Plan de Operaciones 2017 - VisteTuPromoEJERCICIO 2017

“El objetivo principal de la empresa es sistematizar a mitad de año, como consecuencia la rentabilidad estará expresa”

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Tabla de contenido

ContenidoPara los accionistas________________________________________________________1Resumen Operaciones_____________________________________________________2Información recolectada____________________________________________________3Notas de informes financieros______________________________________________7Informe de auditor independiente__________________________________________8Información de contacto___________________________________________________9Información de la compañía________________________________________________9

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Para los accionistasElementos estratégicos destacadosEn al año 2016, hemos descubierto los mercado de promoción Inicial, promoción Primaria y las pre promociones. Además hemos establecido una nueva referencia en cuanto a los precios y los Packs, haciendo hincapié en el valor diferenciador que son las tallas personalizadas, visitas y entregas en el colegio y el servicio de atención al cliente.

Elementos financieros destacadosEl formato de pago con un inicial del 40% del total resulta una estrategia buenísima para captación de clientes, lo malo es que se pierde un flujo importante que es punto a tratar con los proveedores. Queda por definir una estrategia para usar los bancos para depósitos o BIM como una alternativa.

Asi mismo, el sistema de cobro por cheques es una pérdida de tiempo total, se debe cambiar las forma de recojo de dinero de la cuenta bancaria.

Aspectos operativos destacadosUno de los grandes avances en la producción es que ya se saben las cantidades exactas para implantar procesos anteriormente tercerizados como la confección y el estampado. Así mismo en el área de ventas, ha sido el gran problema al momento de buscar y elegir a la persona adecuada.

PerspectivasLas perspectivas para este año son básicamente nuevos modelos de negocios (Anuarios, Viajes y Fiestas) y la duplicación de ventas respecto al año 2016 y aumento en un 5% de la utilidades.

“¿Tiene algo muy importante que decir a los lectores? Destáquelo con una barra lateral.”

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Grover NavarroCEO Corporacion Incatex SAC01 de enero de 2017

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Resumen OperacionesSe han hecho varias mejoras y ya se tienen medidos hasta que punto se puede soportar cierta demanda y empezar a tercerizar o dejar de tercerizar, etc. El objetivo es maximizar la productividad y reducir los costos, así mismo crear un ambiente de trabajo armonioso para mantener a los mejores trabajando. Así mismo, según las experiencias tenemos algunos retos que superar.

En el área Logística, ya se tiene definido una estrategia integral que permite trabajar coordinamente con empresas como URBANER que pueden paliar el transporte para entregas, y así aprovechar mucho mejor los recursos humanos. Así mismo una estrategia de capacitación para nuestros vendedores que serán distrubuidos por zonas. Por otra parte hay un tema que se debe aún analizar que es la logística de compras.

En el área de Desarrollo de Producto, ya se esta logrando el obejtivo que es el de responder efectivamente frente a la demanda de nuestros clientes si deciden hacer prendas diferentes a las que tenemos, y obviamente estandarizando todas las tallas para el rápido y sistematico proceso en producción.

En el área de Producción, se tienen definidos los parámetros que nos permiten tomar decisiones todo en función de la demanda que nos pueda ofrecer una campaña en el área de marketing. Así mismo las previsiones necesarias en el caso de que se supere nuestra maxima capacidad productiva manteniendo la calidad que nos caracteriza.

En el área comercial, se va implantar plantillas para cotización y una estrategia de comunicación efectiva entre esta área y el área de desarrollo de producto, que en principio será la misma. Además unos protocolos para las presentaciones de nuestros vendedores.

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En resumen, se tienen datos e información oportunda para tomar la decision correspondiente dependiendo como va avanzando la demanda, así mismo se va establecer una especie de integración con los otros modelos de negocios que son la elaboración de anuarios, viajes de excursión y fiestas de promociones.

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Información RecolectadaLa forma como se ha establecido los protocolos para establecer los tipos de costos se basan en los costos fijos y variables, dentro de unos límites. Los costos fijos en términos generales son el personal, el mantenimiento, servicios y alquiler. Que en términos de resumen ascienden a S/ 7500.00 en promedio, las cuales se detallan a continuación:

1. Administrador S/ 1500.002. Jefe Producción S/ 900.003. Cortador S/ 1100.004. Manual – Logístico S/ 850.005. Vendedor S/ 1250.006. Diseñador General S/ 900.007. Local, servicios y Mant S/ 1000.00

Estos pagos son bajo el supuesto que todos, absolutamente todos los servicios y recursos que se utilizan son pagados. En los meses anteriores seomitian varios de estos.

Por otra parte se analiza los costos variables en las diferentes áreas.

Para el caso del área de Producción solamente, hasta una producción de 500 prendas entre casacas, poleras y polos, se puede sostener la demanda con cuatro personas (1 Administrador(30%), 1 Jefe de Producción(100%), 1 Cortador(50%), 1 Manual – logístico(100%)) siendo tercerizadas el proceso de bordado, estampado y confección. Cabe resaltar que estos datos son con el sistema anterior sin implementar ninguna mejora.

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Costos de ProducciónLos costos de producción respecto al costo total, están distribuidos según la ilustración que se muestra a continuación.

Ilustración 1. Gráfico de Costos de Producción

65%0%

11%4%

18%2%

Costos de Producción

INSUMO DIRECTO INSUMO INDIRECTOBORDADO ESTAMPADOCONFECCION LOGISTICA PRODUCTIVA

• Insumo Directo. Hace referencia a la tela principal, tela forro, pretinas, cierres, botones, hilos, etc. Este representa el 65% del costo total del pedido por lo que es importante tomar medidas.

1. Implementar mejoras para medir los consumos con mayor exactitud, una balanza es importante.

2. Hacer proyecciones mucho más reales y con altas probabilidades de que sea así para hacer compras anticipadas de telas.

3. Búsqueda de proveedores para establecer alianzas y buscar las rebajas, que por más mínima que sean impactan en los costos.

4. Búsqueda de telas alternativas para promocionar otros telas según los diseños, relacionado directamente con el área marketing.

• Insumo Indirecto. Hace referencia a los papeles, uso de tijeras, piqueteras, bolsas y paquetería. Este reperesenta menos del 1%.

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• Bordado. Representa el 11% del costo total que a mi criterio considerando los distintos tipos de errores que se pudieron generar se debe negociar para reducir a un 8% del costo total. La otra solución es adquirir una bordadora, para ello se debe asumir el pago mensual y el personal que en promedio es de S/ 2200.00, está última es justificable cuando el número de prendas es 600 a 700 y el costo total S/ 25000.00. De momento se toman las siguientes medidas:

1. Negociar con los proveedores para reducir los precios de los bordados que actualemente es de S/ 4.50 en promedio por prenda, a S/ 3.50. Reducción del 20% en el precio por servicios de bordado.

2. Búsqueda de otros proveedores y/o alianzas estratégicas.• Estampado. Representa el 4% del costo; sin embargo su mayor

impacto es el tiempo de elaboración, retrabajo y flexivilidad frente a los clientes, así que es totalemente justificable la compra de una mesa para estampado, el revelador, la plancha y kit de estampado que asciede en promedio a S/ 4000.00.

• Confección. Representa el 18% la modalidad de trabajo fue tercerizar, en estas circunstancias conviene el de implementar una pequeña cuadrilla de confección considerando los gastos incurridos en esta solución representaría el 13% del costo total y mayor poder de implementar calidad y a tiempo.

• Logística Producción. Es el 2% no es mucho; sin embargo hay fuerte impacto en la productividad y es precisamente el hecho de transportar desde el taller hasta Gamarra toma casi medio día.

1. Evaluar el traspaso del talle hacia lugar más cercano en Gamarra.

2. Adquisición de movilidad.• Otro de los factores no considerados son el proceso de trabajo y

herramientas de acabados y manualidades, para soportar la demanda proyectada se debe contar con una máquina brochera neumatica.

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Metas progresivas para incrementar la productividad y bajar costoBajo el supuesto de que con las mejoras se implementen de forma oportuna y efectiva la capacidad de producción aumenta en un 50% progresivamente, hasta un máximo de 1000 prendas con un promedio de 50 colegios con los mismos recursos, con la posibilidad de contratar uno más en el área que haga falta.

1) Desarrollar los diferentes protocolos de sistematización y formatos de control y desarrollo de actividades.

2) Capacitación en nuevas prendas propuestas y capacidad de desarrollo de producto.

3) Propuestas a proveedores y lograr las reducciones en precios tanto de los servicios bordado y confección como las telas.

4) Selección de personal para actividades repetitivas.5) Elaboración de un plan de cultura organizacional y llevar un estricto

control para cumplimiento de estos.6) Elaboración de plan de compas de maquinarias y equipos.7) Implementación de área de confección.8) Implementación de área estampado.9) Traslado a otro local.10) Propuesta de mejora una vez alcanzado la capacidad máxima

de producción.

Para el caso del área Desarrollo Producto, no se ha contado con un área de este tipo en temporadas pasadas, en este caso estará dentro del área comercial y será tratado como un área clave.

Los principales trabajos es desarrollar lo productos y plantear soluciones para optimizar los procesos productivos, así como aumentar la calidad de las prendas. Se designará un mínimo de recursos para hacer como mínimo una colección por cada tres meses.

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Para el caso del área Comercial - Logística, según los resultados ahora procesados ha habido una merma en la eficiencia en la capacidad de conversión las visitas realizadas reduciéndose desde 50% a 40%, el motivo fue principalmente la incapacidad de cerrar las ventas y factores externos como los eventos en cada colegio. Además, se debe tener mayor atención a otras actividades que no se aprovecharon al máximo como la respuesta de cotizaciones. Por tanto, en cuanto a los gastos incurridos en costos de venta asciende a S/ 650.00 en promedio para cubrir 40 visitas al mes, 20 firmas de contrato y 15 entregas.

• Llamadas telefónicas: No hay gastos variables, pero es de muchísima importancia hacer las llamadas y seguimientos hasta hacer el contrato o no. Ha representado uno de las razones principales de la baja conversión.1. Elaborar diagrama de flujo de todo el procedimiento del área.2. Hacer speech para llamadas telefónicas.3. Metodología de seguimiento y contacto a través de directorios.4. Seguimientos hasta contratar o no.

• Visitas a Colegios. Hubo un problema anteriormente por la información que se maneja y la misma comunicación, el costo representa el 20%.1. Agentes comerciales repartidos por zonas para hacer las visitas.

Pago por comisiones y colegio cerrado.2. Hacer muchas más tallas como referencia para toma de medidas y

cada agente lo tenga.3. Crear un sistema adiestramiento para los vendedores y se

aumente la efectividad en las visitas para la conversión en ventas.• Entregas de prendas, representa el 70% del costo de ventas. Pero el

mayor recurso no aprovechado de la mejor forma es el tiempo en el transporte. Para ello se plantean las soluciones siguientes:

1. Para hacer las entregas se hace uso de un tercero URBANER o un aliado taxista que no requiera el transporte de un personal, así mismo boletas para cada zona.

2. Elaboración de boletas para cada zona.

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• Kit de vendedor, representa el 10% y aún no se ha hecho uso correcto de estos, sin embargo, es totalmente indispensable para validar el valor agregado que le brindamos como empresa al cliente.1. Polos con nuestra marca.2. Kit dentro de un folder personalizado.3. Mochila estandarizada.4. Speech y material de ventas.

Para el área de Contabilidad, si bien es cierto hay impuestos relativamente fuertes que merman la utilidad operativa significativa, es necesario considerarlas hasta cierto punto y establecer una estrategia para minimizar los impuestos. Otras áreas que se desarrollan en el transcurso del año:Atención al Cliente / Post Venta.Ingeniería e InnovaciónDiseño y moda

Definición de indicadoresLos indicadores serán nuestras principales herramientas de control para ello se defines según el área.

Descripción Relación Óptimo Preocupante

Número de pedidos por mes Cant pedido/me

s

30 10

Cantidad de tiempo en producir pedido

Nro días/ pedido

8 10