operaciones digitales plan de transformación digital

Operaciones Digitales

Marzo de 2021

Plan de Transformación Digital

Contexto de la Necesidad

La Entidad ha venido definiendo en los últimos meses, la estrategia institucional de transformación digital, en un contexto de transformación organizacional, que permita el

cumplimiento de las tareas encomendadas por el gobierno nacional, a través de una oferta de servicios moderna, que responda a la demanda de los aprendices,

empresarios, instructores y ciudadanos en general.

Para el SENA la transformación digital es el proceso de cambiar una organización desde un enfoque heredado a nuevas formas de trabajar, utilizando tecnologías

digitales, social media, móviles y tecnologías emergentes y disruptivas, entre muchos otros aspectos. Este enfoque, implica un cambio en el liderazgo organizacional, un

pensamiento diferente, el fomento de la innovación y nuevos modelos de negocio, que incorporan la digitalización de activos y un mayor uso de la tecnología para mejorar

la experiencia de los colaboradores, clientes, proveedores, socios y en general a todas las partes interesadas de la organización.

Durante el año 2020, la Entidad priorizó varias iniciativas que diesen inicio a la etapa de implementación del plan de transformación digital, para lo cual se ejecutaron las

siguientes iniciativas:

• Definición y operación del gobierno ágil de transformación

• Automatización de la operación: En esta iniciativa se ejecutaron varios proyectos priorizados:

• Diseño e implementación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización

• Reingeniería, Modelamiento y Automatización de los procesos del SENA

Para este año 2021 la Entidad ha priorizado la continuidad de algunas de las iniciativas y la implementación de nuevas, con el objetivo de impactar el eje de eficiencia de la

transformación, para lo cual se proponen las siguientes iniciativas:

• Operación del gobierno ágil de transformación, como eje integrador y articulador de la Transformación Digital

• Implementación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización 2021, con el objetivo de instaurar una estrategia y una cultura de automatización en la Entidad

que permita generar eficiencias.

• Automatización de procesos mediante la implementación de un BPM, con la finalidad de darle continuidad al proyecto de reingeniería y modelamiento

automatizando algunos de los procesos priorizados.


Para facilitar el cumplimiento de su objeto misional, el Decreto 249 de 2004, establece en su artículo 15, las funciones a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera,

entre las cuales, se encuentran:

(…) Artículo 15. Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera:

(…)

2. Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de

servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia (…)

En este sentido, es conveniente mencionar que la ejecución de las actividades de cualquier proceso, requiere de recursos de diferentes tipos, los cuales deben analizarse

integralmente frente a cualquiera de las iniciativas del plan de transformación digital, en el contexto de los procedimientos del gobierno que se para su priorización y

posterior ejecución. Así mismo, en el contexto del Centro de Excelencia en Automatización (CoE), el proceso de automatización requiere el análisis de los diferentes tipos

de recursos, durante el procesos de priorización de procedimientos a automatizar y durante su ejecución, con el fin de determinar los beneficios de la automatización.

(…)14. Liderar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la implantación e integración de los sistemas de información administrativos, contables,

financieros, de adquisiciones y gestión de recursos físicos y de costos.

Los procedimientos que se establezcan para poner en marcha el gobierno ágil de transformación digital, y el Centro de Excelencia en Automatización (CoE), deberán

anidarse en el contexto del sistema de gestión del SENA (siga). Así mismo, la priorización de iniciativas de transformación digital a implementar y de procedimientos a

automatizar, requiere el análisis integral de recursos y de su integración con los sistemas de información administrativos del SENA.

(…) 28. Asesorar a las dependencias en los procesos propios del área.


La optimización de recursos administrativos para el funcionamiento de la Entidad, es una responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, y por ende es

necesario mantener el acompañamiento y asesoría a las dependencias, buscando el apalancamiento tecnológico como instrumento de optimización de recursos de los

diferentes procesos.

(…) 29. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos de la dependencia

y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la dependencia.

La ejecución de iniciativas del plan de transformación digital, demanda una visión integral que sin duda implica la revisión de indicadores de gestión en el contexto de su

aplicación y esta tarea debe estar coordinada con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Así mismo, el portafolio de iniciativas del plan de

transformación digital, hacen parte del portafolio de proyectos que aportan a la materialización del Plan Estratégico Institucional (PEI), cuyo liderazgo y articulación también

hace parte de la Dirección de Planeación.

(…) 30. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en la dependencia.

La estrategia de transformación digital incluye diversas iniciativas que han sido identificadas en el contexto de las acciones de mejoramiento continuo de los procesos del

SENA. En este sentido, y considerando que todos los procesos demandan recursos administrativos para su ejecución, se considera que tanto el gobierno ágil de la

transformación digital, como el centro de excelencia en automatización representan un instrumento para facilitar el mejoramiento de los procesos del sistema de gestión,

dada su transversalidad.


Lo anterior evidencia que la necesidad expuesta, en el contexto de la estrategia de transformación digital de la Entidad y de las acciones de mejoramiento continuo de todos

los procesos, involucran la ejecución de diferentes proyectos que deben ser gestionados articuladamente a través de la implementación del gobierno ágil de la

transformación digital y del centro de excelencia en automatización CoE, para maximizar los beneficios esperados, y que se listan a continuación:

• Canalizar y organizar los esfuerzos requeridos para la implementación de la Transformación Digital de la Entidad, de manera transversal a los diferentes procesos.

• Controlar y gobernar para la gestión integral de la Transformación Digital del SENA, de manera articulada y documentada, para garantizar la optimización de

recursos y realización de beneficios al interior de los diferentes procesos.

• Visión holística de la transformación digital desde una fuente centralizada, con el fin de minimizar esfuerzos

• Apropiación del cambio asociado con la estrategia de Transformación Digital, por parte de la organización desde el seno de cada proceso.

• Maximización esfuerzos e identificación de sinergias internas entre iniciativas del Plan de Implementación de la Transformación Digital, a la luz de las capacidades

actuales de la Entidad.

• Fortalecimiento de las nuevas metodologías de trabajo mediante la agilidad aplicada, al objeto contractual.

• Continuidad e impulso de las iniciativas derivadas del plan de implementación de la Transformación Digital.

• Articulación entre áreas internas del SENA roles del CoE.

• Alineación de tareas de los bots en el contexto de los procesos.

• Difusión de la cultura de automatización y mejora continua


El alcance de la presente iniciativa incluye, entre otros, los siguientes paquetes de trabajo:

• Operar el gobierno de transformación digital el interior del SENA que brinde continuidad y sostenga las iniciativas derivadas del Plan de Transformación Digital.

• Asegurar la alineación a nivel de gestión de portafolio, funcional, tecnología, experiencia de grupos de interés y cambio y comunicaciones para cada una de las

iniciativas dentro de la agenda de transformación.

• Implementar los procesos de la cadena de valor diseñada para el CoE de automatización

• Prestar los servicios de identificación, priorización, desarrollo, pruebas, producción, operación y monitoreo de las soluciones de automatización requeridas por los

grupos de valor del SENA

• Adquisición del licenciamiento definido para el CoE, de acuerdo con el plan de evolución definido por el SENA.

• Realizar la reingeniería y modelamiento de los procedimientos priorizados por el SENA (Dirección de Planeación y Gestión Contractual)

• Intervenir los procesos redefinidos y modelados, automatizando su operación

• Aumentar los niveles de eficiencia de la organización a través de implementación de tecnología BPM en el conjunto de procesos y procedimientos objetivo.

• Adquisición del licenciamiento definido por el SENA, de acuerdo con los resultados del Software Selecction, como componente clave para activar la automatización

de los procesos Bussines Procces Management (BPM).

Alcance Esperado

Dentro de las condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad que requiere el SENA, se encuentran:

• Oferta técnica de los bienes que respondan a las especificaciones y uso que se identifican.

• Los servicios deben responder a las especificaciones técnicas indicadas por la Entidad y su oferta en el mercado debe tener respaldo y servicio post venta en el

país, en los casos que aplique.

• La oferta debe dar cumplimiento de las normas técnicas legales vigentes, de seguridad y políticas asociadas

• La propuesta económica debe incluir como parte del costo, todos los costos directos o indirectos derivados de la ejecución que se prevé.

Alcance Esperado

Lineamientos Técnicos

Modelo de Gobierno Ágil de la Transformación - Operación de la Oficina de Transformación Digital de la Entidad

• Establecer la línea base sobre la cual se realizará la gestión de la Oficina Ágil de la transformación digital, para cada una de las líneas de gestión (funcional, portafolio,

tecnología, experiencia de grupo de interés y cambio y comunicaciones-agilidad)

• Adelantar el acompañamiento al seguimiento y desarrollo del Plan de TD a partir de las actividades previstas para cada una de las cinco líneas de gestión consideradas

en la estructura del gobierno: gestión funcional, de portafolio, de tecnología, de experiencia de grupos de interés y de cambio y comunicaciones, incluida la agilidad y la

elaboración de informes mensuales de avance.

• Gestionar las diez (10) iniciativas del Plan de Transformación Digital para la vigencia 2021

• Continuación Implementación del CoE de Automatización

• Reingeniería, modelamiento y automatización de procesos SENA

• Diseño e implementación de modelos analíticos (6 casos)

• Arquitectura de Big Data y Analítica

• Acompañamiento de la implementación de la Fase II del Dashboard de Empleabilidad

• Implementación de canales digitales

• Acompañamiento de la implementación de la Fase II de Cerebro de Competencias

• Ciudades Inteligentes

• Renovación cultural y generación de nuevas capacidades internas

• Gobierno de la transformación – Oficina Ágil de Transformación Digital

Componente 1

Centro de Excelencia de Automatización (CoE):

Los lineamientos técnicos mínimos asociados a este componente son los siguientes:

• Definir el plan de trabajo del CoE a partir del modelo operativo establecido en la Fase de diseño del mismo

• Definición del mapa de ruta de prioridades de automatización inicial a partir de los ejercicios previos de identificación

• Operación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización

• Implementación de cinco (5) casos de uso de automatización priorizados por el SENA

• Para cada uno de los procesos se deberán implementar cómo mínimo las siguientes actividades principales:

o Definición del proceso mejorado e identificar las actividades automatizables

o Desarrollar las actividades automatizables

o Plan de pruebas de cada uno de los procesos automatizados

o Entrega en ambiente pre productivo del bot construido

o Alinear el desarrollo del bot con los lineamientos de la Oficina de Sistemas

o Soporte de los bots durante 3 meses posteriores a la entrega a satisfacción

Componente 2

Adquisición del licenciamiento del CoE:

En esta actividad se debe incluir la adquisición del licenciamiento definido para el CoE, de acuerdo con el plan de evolución definido por el SENA. El licenciamiento

propuesto incluye:

Componente 3

PROYECTADO Cantidad año 2021Product Item

Control Room 3

Bot Creators 8

Unattended Bot Runners 20

Attended Bot Runners 5

IQBots - # of pages in Production/Year 20.000

Bot Insight Platform 1

Bot Insight Users 10

Discovery Bot analyzer 1

Discovery Bot recorder 5

Private Bot Store -

AARI 5

Workshop de Arquitectura 1

Health Check-up 1

PREMIER SUPPORT 1

Rediseño, modelamiento y automatización de procesos en BPM:

En esta actividad se debe incluir :

• Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de 8 procedimientos de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

• Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de los procedimientos de Gestión Contractual, de manera articulada con los avances de la Fábrica de SW.

• Automatización de 2 procesos modelados (20 procedimientos y 400 actividades aproximadamente). Como propuesta se propone que sean:

- Automatización de los procedimientos de Gestión Contractual en BPM.

- Automatización de los procedimientos de Gestión de PQRS

- Los diseños de los procesos son entregados en formato BPMN 2.0.

- Integración con 10 aplicaciones o plataformas para el intercambio de información con servicios SOAP y REST para los cuales se suministra el contrato

de cada servicio.

Componente 4

Licenciamiento vigencia 2021 BPM:

Adquisición del licenciamiento definido por el SENA, para soportar el componente 4.

Componente 5

Contexto:

El objetivo es implementar una herramienta BPMS con las siguientes características y alcance, en el siguiente escenario hipotético con el fin de estimar costos:

• Implementación y despliegue de la herramienta BPMS.

• Usuarios de la herramienta BPMS: 200 estándar y 10 administradores de procesos.

• Transferencia de conocimiento para roles técnicos en 80 horas.

• Transferencia de conocimiento para roles funcionales en 240 horas.

• La duración del proyecto es de 9 meses.

• No hay migración de datos ni personalización de la solución.

• Se cuenta con disponibilidad de los roles técnicos y funcionales por parte del cliente.

Bajo este escenario, indicar:

Costo de los siguientes ítems:

• Licencias

• Infraestructura OnPremise

• PaaS

Operación del Gobierno Ágil de Transformación Digital

Implementar y operar el Gobierno para la transformación digital del SENA que asegure la sostenibilidad y escalamiento de la estrategia en el marco de las iniciativas y proyectos

incluidos en el Plan de Transformación Digital de la Entidad.

Descripción

• Establecer la linea base sobre la cual se realizará la gestión de la Oficina Ágil de la transformación digital, para cada una de

las líneas de gestión (funcional, portafolio, tecnología, experiencia de grupo de interés y cambio y comunicaciones-agildad)

• Adelantar el acompañamiento al seguimiento y desarrollo del Plan de TD a partir de las actividades previstas para cada una

de las cinco líneas de gestión consideradas en la estructura del gobierno gobierno:

• Gestión funcional

• Gestión de portafolio

• Gestión de Tecnología

• Gestión de experiencia de grupos de interés

• Gobierno de gestión de cambio y comunicaciones

• Agilidad

• Elaboración de los informes mensuales correspondientes a los avances de la gestión de la Oficina Ágil de Transformación

Digital.

• Documento de la línea base del Estado actual de

implementación del Plan de TD, para la gestión

del Gobierno Ágil de la Transformación Digital

desde las diferentes líneas de gestión (funcional,

portafolio, tecnología, experiencia de grupos de

interés y cambio y comunicaciones incluyen

agilidad.

• Informes periódicos de la implementación de

cada una de las líneas de gestión del Gobierno

que incluya las actividades y las métricas para

cada una de dichas líneas, las cuales darán

cuenta del avance en la implementación del Plan

y en el nivel de madurez de la Entidad en

transformación digital. -

EntregablesAlcance

• Operar el gobierno de transformación al interior del SENA que brinde continuidad y

sostenga las iniciativas derivadas del Plan de Transformación Digital

• Asegurar la alineación a nivel de gestión de proyectos, funcionamiento, tecnología,

experiencia de grupos de interés y cambio y comunicaciones para cada una de las

iniciativas dentro de la agenda de transformación.

Objetivos

• Gestión integral de la estrategia de la transformación digital de la Entidad• Logro de una visión holística de la ejecución del Plan de TD desde una fuente

centralizada• Promoción de la apropiación del cambio por parte de la organización• Identificación de sinergias entre iniciativas y actores estratégicos dentro de la Entidad• Nuevas metodologías de trabajo: agilidad• Continuidad a las iniciativas derivadas de la Transformación Digital

Resultados

INICIATIVAS PARA IMPLEMENTACIÓN

Operación del Gobierno Ágil de Transformación Digital (1/3)


Monitorea el cumplimiento de la promesa de valor que cada proyecto, dentro del portafolio, ha identificado en las etapas de validación, además del cumplimiento de los compromisos establecidos dentro de la etapa de implementación. Es la gestión encaminada al aseguramiento del cumplimiento del plan de TD del SENA a través de la operación

Orientada a articular la evolución de la transformación digital en el SENA mediante el soporte a las iniciativas y proyectos contenidos en el Plan de Transformación Digital, en la gestión de servicios de tecnología y en orientación de utilización de herramientas de cuarta revolución industrial y de aplicación de metodologías ágiles

Responsable de coordinar, articular y controlar un conjunto de actividades de manera continua, organizada y permanente, con el fin de transformar de forma positiva las interacciones, frente a las iniciativas de transformación Digital, logrando una nueva experiencia y un alineamiento genuino con los grupos de interés de la entidad

Responsable de asegurar el cumplimiento de las funcionalidades requeridas por el SENA, la identificación, análisis y documentación de los procesos con base en los impactos generados durante la implementación y así mismo, garantizar la operatividad de las implementaciones dada la correcta socialización entre los colaboradores

Responsable de articular, gestionar y acompañar losprocesos de cambio en la implementación de las iniciativas yproyectos de transformación digital del SENA con elpropósito de consolidar una cultura digital ágil, colaborativae innovadora con los diferentes grupos de interésinvolucrados en la Entidad.

Gobierno Ágil de la Transformación Digital - GATD


Facilitador

(1)

Facilitador

(1)

Facilitador

(1)

Facilitador

(1)

Facilitador

(1)

Líder

G. Portafolio

(1)

Líder

G. Tecnología

(1)

Líder G. Experiencia de grupos de interés

(1)

Líder G. Cambio y Comunicaciones

(1)

Coach de Agilidad

(1)

Líder

G. Funcional

(1)

Coordinador Líder GATD

• Acompaña implementación metodologías ágiles en las acciones del GATD

• Grupo de trabajo interdisciplinario que trabaja de la mano de las áreas del SENA que se ven involucradas en el desarrollo de los proyectos de TD desde su definición, como en la ejecución y en el impacto.

• Responsables del análisis de las iniciativas desde cada una de las gestiones que corresponde

• Interacción con las áreas correspondientes que intervienen en el análisis, gestión y medición de las acciones desde las diferentes iniciativas.

Estructura Funcional del Gobierno Ágil de la Transformación Digital – GATD

Equipo de trabajo estimado


Línea de tiempo estimada

Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9

Operación de la Oficina Ágil de Transformación Digital

Establecer la línea base sobre la cual se realizará la gestión de la Oficina Ágil

de la transformación digital

Acompañamiento y seguimiento al desarrollo del Plan de Transformación

Digital desde cada una de las líneas de gestión (Funcional, Portafolio,

Tecnología, Experiencia, Cambio y Agilidad) y la elaboración de informes

mensuales

HITOS

Mes 1

Implementación del Centro de Excelencia

(CoE) de Automatización 2021

Implementar un grupo de trabajo que administre y ejecute los procesos de detección de nuevas oportunidades, el conocimiento, la formación y el desarrollo y mantenimiento de

las soluciones de automatización.

Descripción

• Definir el plan de trabajo del CoE a partir del modelo operativo establecido en la Fase de diseño del mismo

• Definición del mapa de ruta de prioridades de automatización inicial a partir de los ejercicios previos de

identificación

• Operación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización

• Implementación de casos de uso de automatización priorizados

• Adquisición del licenciamiento de plataforma RPA por 12 meses para el desarrollo de la automatización de los

procesos en el marco del CoE

• Informes periódicos de gestión del CoE de

Automatización.

• TO BE del componente de los procesos que se

automaticen

• Process Design & Technical Document de los

procesos que se automaticen

• Plan de pruebas de los procesos que se

automaticen

• Bot en ejecución de los procesos que se

automaticen

• Bot entregado en pre-producción de los procesos

que se automaticen – ambiente tecnológico del

SENA. La infraestructura la deberá entregar el

SENA.

• Resultados de la medición y monitoreo al

funcionamiento del robot de los procesos que se

automaticen

• Licenciamiento de plataforma RPA por 12 meses

EntregablesAlcance

• Implementar los procesos de la cadena de valor diseñada para el CoE de

automatización

• Prestar servicios de identificación, priorización, desarrollo, pruebas,

producción, operación y monitoreo de las soluciones de automatización

requeridas por los grupos de valor del SENA

Objetivos

• Operación del CoE como palanca de la transformación digital del SENA

• Implementación de las automatizaciones priorizadas en el CoE

• Medición de los resultados y beneficios esperados con cada una de las

soluciones de automatización

Resultados

Implementación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización 2021 (1/6)


Estratégicos

Misionales

Soporte

Gestión de la demanda

Gestión estratégica y de conocimiento del CoE

Gestión de la configuración

Gestión de Operación

Gestión de solicitudes y requerimientos

Adopción de la automatización

Gestión de beneficios y captura de valor

• Descubrimiento de procesos

• Priorización

• Diseño técnico y funcional

• Desarrollo

• Pruebas unitarias y de usuario

• Salida a producción

• Gestión estratégica del CoE

• Gestión del conocimiento del CoE

• Monitoreo

• Mantenimiento y soporte

• Gestión de infraestructura

• Gestión de arquitectura

• Mesa de ayuda

• Divulgación y gestión del cambio

• Capacitación de servidores de la

Entidad.

• Reubicación del personal

• Captura de valor y beneficios

El CoE de automatización operará bajo los 7 procesos y 17 procedimientos, definidos en la fase de definición

Proceso

Dirigir y orientar la formulación de la planeación estratégica y operativa del Centro de Excelencia de automatización, con el fin de realizar seguimiento y control, mediante la aplicación de metodologías e instrumentos de planeación y evaluación, para promover y asegurar el mejoramiento continuo de la operación, recursos e instancias del CoE.

Recibir solicitudes o identificar las necesidades, actividades o tramos de proceso con potencial de automatización, confirmar factibilidad funcional y tecnológica de automatización para finalmente establecer el orden de priorización y ejecución de la automatización de acuerdo con el impacto estratégico, operacional, valor, costo y beneficio hacia la entidad.

Establecer el esquema de las actividades definidas para el diseño de los componentes y módulos que van a ser desarrollados para satisfacer los requerimientos de automatización.

Establecer los protocolos de seguimiento y posible estabilización del proceso automatizado para mantenerlo a punto en lo referente a su objetivo en el ambiente de producción del CoE de automatización.

Establecer el protocolo de seguimiento para mantener al día la infraestructura, arquitectura, herramientas y funcionalidad de los procesos automatizados.

Establecer mecanismos que faciliten la adopción de la automatización al interior del SENA por medio de la ejecución de programas de formación, divulgación y adopción del cambio, con el fin de fomentar una cultura de automatización que haga visibles los beneficios que ésta trae para la entidad y sus grupos de interés. Así mismo, implementar estrategias para reubicar a las personas que interactúen con los robots, a la realización de tareas de mayor valor para la entidad.

Asegurar la promesa de valor que generan los procesos automatizados, mediante la definición, monitoreo y validación de los beneficios operativos y de negocio producto de la implementación.

Objetivo

Gestión estratégica y conocimiento del

CoE

Gestión de la demanda del CoE

Gestión de la configuración del

CoE

Gestión de la operación del CoE

Gestión de solicitudes y

requerimientos


Gestión de beneficios y captura

de valor


TransversalArquitecto

automatización

Gestor de la demanda/Funcional

Gestor de cambio del CoE

Agile coach del CoE

Líder de QA

Implementación del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización 2021(4/5)

Líder de CoE de automatización1

1

3

1

1

Célula 1

Desarrolladores2

#Número de personas

necesarias en el rol

Líder técnico1Analista de

ciberseguridad1

Líder de implementación

1

Célula 2

Desarrolladores2

1

Implementación modelo de gobierno

Gestión de la demanda:Descubrimiento de procesosPriorizaciónGestión de beneficios y captura de valor


Gestión de la configuraciónDiseño técnico y funcional

DesarrolloPruebas unitarias y de usuarioSalida a producción

Gestión de OperaciónMonitoreoMantenimiento y soporte

Gestión de solicitudes y requerimientosGestión de

infraestructuraGestión de arquitectura Mesa de ayuda

1 consultor para priorización

(compartido con Gestor de

beneficios)

2 consultores para descubrimiento

Tiempo parcial

Gestor de la operación

1

Analistas de monitoreo

Analistas de soporte y mantenimiento

1

1

2

10

20

Tiempo parcial

Analista funcional 1

Analista de pruebas1

Nota: El equipo del proyecto y el cronograma son de referencia, sujetos a consideración o ajuste por parte del proveedor en su propuesta



Nota: El equipo del proyecto y el cronograma son de referencia, sujetos a consideración o ajuste por parte del proveedor en su propuesta.



Implementación del CoE de Automatización 2021

Definir el plan de trabajo del CoE a partir del modelo operativo establecido

en la Fase de diseño del mismo

Definición del mapa de ruta de prioridades de automatización inicial a partir

de los ejercicios previos de identificación

Operación de el Centro de Excelencia de Automatización (CoE)

Implementación Caso de Uso 1 de Automatización priorizado por SENA





HITOS

Mes 1

Automatización de los procesos del SENA

Automatización de los procesos del SENA (1/4)

Automatización de los procesos redefinidos y modelados en la Fase I del proyecto de reingeniería y modelación de procesos del SENA

Descripción

• Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de ocho (8) procedimientos de la Dirección de Planeación y

Direccionamiento Corporativo

• Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de los procedimientos de la Gestión Contractual (10 procedimientos)

• Automatización de dos (2) procesos en BPM que incluyan un máximo de diez (10) procedimientos entre los dos

(Ejm Gestión Contractual y PQRS)

• Adquisición en nombre del SENA del licenciamiento requerido de plataforma BPM por 12 meses

• Procedimientos de la Dirección de

Planeación y Direccionamiento

Corporativo rediseñados y modelados

en BPMN2.0

• Procedimientos de la Gestión

Contractual rediseñados y modelados en

BPMN2.0

• Diez (10) Procedimientos automatizados

en BPM

• Licenciamiento BPM

EntregablesAlcance

• Realizar la reingeniería y modelamiento de los procedimientos priorizados

por el SENA (Dirección de Planeación y Gestión de PQRS)

• Intervenir los procesos redefinidos y modelados, automatizando su operación

• Aumentar los niveles de eficiencia de la organización a través de

implementación de tecnología BPM en el conjunto de procesos y

procedimientos objetivo.

Objetivos

• Mejora en la eficiencia, incremento de la productividad, incremento de la agilidad, aceleración de la toma de decisiones, aumentar transparencia y trazabilidad, monitorear el rendimiento de los procesos con el fin de obtener una visión completa y general de los procesos interconectados.

• Procesos priorizados automatizados en la plataforma BPM seleccionada por la Entidad

Resultados


• a. Construir las historias de usuario especificando el “Qué” de cada uno de los requerimientos.

• b. Realizar sesiones de trabajo donde se realice levantamiento detallado de los requerimientos para los flujos identificados, tales como campos necesarios,

integraciones necesarias con otras aplicaciones, actividades automáticas y actividades manuales, entre otros.

• c. Construir el diseño detallado del flujo del proceso automatizable, incluyendo la captura de toda la lógica del proceso.

• d. Construir los prototipos de pantallas asociadas a las actividades de los flujos del proceso, alineados con las capacidades de la herramienta de automatización.

• e. Diseñar de los servicios de integración con otras aplicaciones en caso de ser necesarios.

• f. Construir las soluciones de automatización, lideradas por Arquitectos BPM y de Integración.

• g. Definir las características e instrumentos de seguimientos, necesarias para monitorear el desempeño y generación de valor de los procesos, tales como KPI’s,

reportes, entre otros.

• h. Diseñar técnicamente cada proceso, incluyendo el diseño modelo de datos y el diseño técnico de los servicios.

• i. Construir los servicios que soportan las actividades de cada proceso.

• j. Construir las pruebas unitarias asociadas a los servicios de cada proceso.

• k. Construir las orquestaciones de los servicios.

• l. Construir los pipelines para la integración y despliegue continuo de los servicios y orquestaciones.

• m. Cargar los flujos de proceso a implementar.

• n. Construir los formularios reutilizables entre actividades y flujos automatizables

• o. Construir los formularios particulares de cada actividad del flujo automatizable.

• p. Construir los conectores para utilizar los servicios.

• q. Construir la lógica de negocio asociada a los formularios y flujos automatizables.

• r. Construir las reglas de negocio de cada proceso.

• s. Construir los reportes asociados a cada flujo a implementar.

• t. Configurar usuarios y roles de los flujos de proceso implementados.

• u. Realizar las pruebas de integración.

• v. Realizar Pruebas funcionales.

• w. Desplegar los procesos objeto de la automatización

Alcance Automatización de procesos BPM


(2) Analistas

de Proceso

Gerente de Proyecto

(2) Líderes de Procesos

Dedicación Completa

Dedicación Parcial

(2) Consultores de Procesos

(1) Arquitecto

Líder

(2) Desarrolladores

Senior

(2) Consultores

QA

(1) Arquitecto de Integración

(3) Desarrolladores

Junior

(2) Desarrolladores de Integración

(1) Scrum Master





Implementación de la Plataforma BPM y automatización de procesos

Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de 8 procedimientos de la Dirección

de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Rediseño y modelamiento en BPMN2.0 de los procedimientos de Gestión

Contractual

Automatización de diez (10) procedimientos en BPM

HITOS

Mes 1

Elaboró:

Álvaro Martínez S.

Contratista - DAF

operaciones digitales plan de transformación digital

Documents