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2 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
El incremento de la eficacia y eficiencia dependen en gran medida de la
apropiada y continua realización de actividades de los diferentes procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad, que promuevan el mejoramiento continuo y
el compromiso permanente de todos los integrantes de la organización.
Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en
consideración toda la información que tiene a disposición para efectuar la
adecuada revisión al SGC (ISO 9001:2015). Esta información proviene de
diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la
satisfacción de los clientes y retroalimentación de partes interesadas
pertinentes, cuestiones externas e internas pertinentes al SGC, el desempeño
de los procesos, el cumplimiento de objetivos de la calidad, la conformidad
del servicio, el estado y eficacia de las acciones correctivas y acciones para
abordar, los riesgos y oportunidades, los cambios que podrían afectar al SGC,
las recomendaciones para la mejora del SGC, los resultados del seguimiento y
medición al SGC, el desempeño de los proveedores, los resultados de la gestión
realizada sobre los riesgos identificados, la adecuación de recursos, los
servicios prestados por Termotasajero S.A. E.S.P. a Termotasajero Dos S.A
E.S.P., los controles generados por la Zona franca permanente especial, entre
otros.
Este informe evidencia el compromiso que asume la alta dirección con la
implementación, mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión
de la Calidad.
3 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, INCLUÍDA LA
POLÍTICA, OBJETIVOS Y EL ALCANCE DEL SGC
La planificación estratégica fue revisada por la alta dirección en el 2017 a la cual se le
realizaron pequeños ajustes con la aplicación de la norma ISO 9001:2015 y encontrándose
que es adecuada y conveniente para el Sistema de Gestión de la Calidad y para la estrategia
de la organización. Se capacitó al personal respecto a la política, objetivos, alcance del
SGC y su importancia para organización, entre otros temas. Esta información está disponible
en varios medios para las partes interesadas pertinentes, trabajo realizado durante el 2017
y hasta la fecha de la presente revisión. Su entendimiento y aplicación se evalúa a través
de las auditorías internas.
2. ESTADO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS
PREVIAMENTE POR LA DIRECCIÓN
No aplica, debido a que es la primera revisión por la alta dirección al SGC.
3. CAMBIOS EN LOS FACTORES EXTERNOS E
INTERNOS PERTINENTES AL SGC
En cuanto a los factores externos e internos, en el 2017 se generó un análisis y se estableció
esta información a través de las matrices PCI y POAM. Para contar con un mayor nivel de
seguimiento de los factores internos el mayor enfoque sería sobre la imagen corporativa,
el acceso a capital y la rentabilidad; para los factores externos se le realizaría un mayor
seguimiento a la estabilidad del sector y la política tributaria.
4 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
4. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y
EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD.
4.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y
RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
Se revisa la encuesta de satisfacción del cliente de venta de energía, la cual refleja que
tienen una muy buena percepción, con una calificación de 5, en una escala de 1 a 5.
Se identificaron las partes interesadas pertinentes y sus requisitos para el SGC y, así mismo,
se determinó a nivel de cada proceso sus partes interesadas y su comunicación con estos.
Se encuentra una retroalimentación fluida y abierta, en donde son atendidos correctamente
de acuerdo a los requerimientos. La retroalimentación de las partes interesadas se
evidencia a través las matrices de partes interesadas y su comunicación que se tiene en
cada proceso del SGC.
PARTE INTERESADA PERTINENTE
REQUISITOS PERTINENTES PROCESO
RESPONSABLE
INT
ER
NA
TRABAJADORES (Directivos, Empleados,
Sindicato) y PROCESOS
Condiciones laborales y estabilidad laboral
Gestión Humana (Termotasajero S.A
E.S.P.)
Desarrollo profesional Gestión Humana
(Termotasajero S.A E.S.P.)
Cumplimientos legales laborales, seguridad y salud en el trabajo.
Gestión Humana (Termotasajero S.A
E.S.P.) y SST
ACCIONISTAS (Capital Privado)
Resultados financieros Gestión gerencial y
estrategia
Planes de Inversión. Gestión gerencial y
estrategia
5 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
EX
TE
RN
A
CLIENTES (XM, AGENTES REGULADOS Y NO
REGULADOS)
Cumplimiento del despacho de energía Operación de planta
Cumplimiento de los contratos de venta de energía
Gestión Comercial (Termotasajero S.A
E.S.P.)
Satisfacción Gestión Comercial (Termotasajero S.A
E.S.P.)
PROVEEDOR EXTERNO (Servicios y Materiales)
Cierre de la compra Gestión compras
(Termotasajero S.A E.S.P.)
Cumplimiento de los contratos Gestión compras
(Termotasajero S.A E.S.P.)
GOBIERNO - ESTADO -AUTORIDADES -
ENTIDADES DE CONTROL
Cumplimiento de la normatividad legal aplicable vigente
Todos los procesos del SGC
Reporte de novedades y/o inconvenientes relevantes
Todos los procesos del SGC
Cumplimiento de compromisos adquiridos con las licencias ambientales
Gestión Ambiental y Gestión Gerencial y
estratégica
COMUNIDAD
Posibilidades de empleo Gestión Humana
(Termotasajero S.A E.S.P.)
Cuidar los aspectos medio ambientales Gestión Ambiental
4.2 GRADO DEL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA
CALIDAD.
En esta revisión se evidencia que los objetivos de la calidad se están cumpliendo a través
del resultado de los indicadores de gestión. Se revisa la planificación del cumplimiento de
los objetivos del SGC, el cual se viene cumpliendo para lo recorrido del 2017. Hacia delante,
se revisarán los objetivos actuales de la calidad y se analizará plantear objetivos
estratégicos adicionales que resuman las metas de la compañía de una forma más integral.
Ver Matriz Planificación del cumplimiento de los objetivos del SGC (2017).
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4.3 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
El desempeño de los procesos del SGC, en su mayoría es satisfactorio. Los diferentes
procesos han venido participando activamente en el reporte de indicadores de gestión. Este
reporte muestra el seguimiento mensual al desempeño en las reuniones del grupo primario
del SGC.
En el proceso de gestión de calidad se encuentra que la eficacia de las acciones correctivas
en el SGC requiere de más tiempo y madurez para que pueda arrojar un mayor número de
datos de acciones eficaces. El resultado de la validación de las competencias requiere ser
abordado con las acciones correctivas pertinentes sin demora. El factor de disponibilidad
de planta por mantenimiento se encuentra con tendencia a la baja, por lo cual se debe
aumentar el monitoreo a sus resultados para tomar las acciones pertinentes cuando sean
necesarias.
Hacia delante, se revisarán aquellos indicadores que históricamente se vienen cumpliendo
holgadamente, y se buscará realizar nuevas mediciones en otros temas críticos.
Ver Matriz de despliegue de objetivos en indicadores 2017
El desempeño general de la organización para la prestación del servicio de generación de
energía eléctrica al 31 de mayo se describe a continuación:
• Energía neta producida: 181.155.506 kWh
• Consumo de carbón: 69.902,8 t
• Horas en servicio: 1.196,2 h
• Horas indisponibles por disparo de planta o mantenimiento correctivo: 110,38 h
• Factor de disponibilidad de planta: 97,05 %
• Confiabilidad: 95,71 %
• Eficiencia de planta (neta): 32,23 %
• Total de arranques de planta: 5
Nota 1: Se tiene bajo despacho de energía debido al exceso de oferta de energía
hidroeléctrica en el sistema eléctrico nacional.
Nota 2: En el mes de mayo se realizó el mantenimiento programado a la unidad y se
efectuaron pruebas, las cuales fueron exitosas.
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4.4 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
El indicador de la prestación del servicio de generación de energía eléctrica de 165 MW
netos por parte de la organización cuando el sistema interconectado de energía lo ha
requiero sea cumplido a excepción de los eventos no conformes, se presenta en la siguiente
gráfico para lo recorrido del 2017. Las salidas no conformes se deben a su mayoría a ajustes
de una planta nueva que pasó de la etapa de comisionamiento a la etapa operativa. Estas
salidas son normales mientras se estabiliza los sistemas y la producción de energía eléctrica.
Las anteriores salidas no conformes fueron atendidas con acciones correctivas para evitar
su recurrencia, de las cuales actualmente dos se encuentran en implementación o en
periodo de demostrar su eficacia.
1
3
0 0 00
1
2
3
4
Num
ero
de
Even
tos
-Sa
lidas
No
Co
nfo
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MES
Salidas no conformes Feb 2017 - Jun 2017
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4.5 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
Las no conformidades actuales obedecen a incumplimientos por requisitos internos
organizacionales dentro de los procesos y a salidas no conformes. Se cuentan con las
acciones correctivas acordes para dar solución a las misma y evitar que se vuelvan a
presentar.
ACCIONES CORRECTIVAS EN FASE DE DESARROLLO:
OPERACIÓN. ( 0 )
MANTENIMIENTO. ( 3 )
GESTIÓN REPORTES. ( 0 )
GESTIÓN HUMANA. ( 1 )
ALMACEN. ( 1 )
SISO. (0 )
GESTIÓN AMBIENTAL. ( 0 )
TECNOLOGIA INFORMATICA. ( 0 )
GESTIÓN GERENCIAL Y
ESTRATEGIA. ( 0 )
CALIDAD. ( 1 )
OBRA CIVIL ( 1 )
ZONA FRANCA ( 0)
COMPRAS ( 0 )
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4.6 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y
OPORTUNIDADES
Se implementaron las matrices de riesgos y oportunidades para cada proceso del SGC y otra
específica para la generación de energía, y se tomaron acciones para abordar los riesgos y
las oportunidades. Esto tuvo un impacto positivo en el número de acciones proactivas
dentro del SGC.
ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS EN FASE DE DESARROLLO:
1
19
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5
3 33
32
01
5
0
1
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3
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5
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20
Ac
cio
ne
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bo
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es
go
s
Procesos
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ACCIONES PARA ABORDAR OPORTUNIDADES EN FASE DE DESARROLLO:
4.7 RESULTADO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
En la revisión de los indicadores de gestión, incluyendo su análisis, y en la evaluación de
todos los procesos del SGC, se evidencia que se cuenta con un buen comportamiento de las
actividades más críticas, exceptuando el resultado adverso en la eficacia de las acciones
correctivas, validación de las competencias y disponibilidad de planta por mantenimiento,
que todavía presentan dificultad para alcanzar las metas propuestas, para lo cual se
establecen acciones correctivas o un mayor seguimiento a estos resultados.
Adicionalmente se realiza seguimiento a los procesos a través de los grupos primarios
mensuales del SGC con los líderes de los procesos, donde se revisa el estado de los
indicadores de gestión, el consolidado de todas las acciones e información relevante para
el SGC.
2
8
0
3
3
1
0
0
1
2
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3
1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Acciones de mejora para abordar oportunidades
Pro
ce
so
s
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4.8 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS
Las auditorías se realizaron bajo la norma NTC ISO 9001:2015. El plan de auditoria
establecido para este ciclo dejo claro el objetivo, el alcance y los criterios de auditoria. A
través de la contratación de un servicio externo, se realizaron las auditorías internas en
Termotasajero Dos, hecho que enriqueció el ejercicio, dado que para la primera auditoria
interna una empresa especializada externa revisa la actuación del sistema de gestión bajo
los parámetros de la norma técnica de calidad. El equipo de Auditores Internos participó
como observadores en la actividad según la programación. En el 2016 Se realizó formación
para nuevos auditores en la norma NTC ISO 9001:2015.
Ciclo de auditorías internas 2017:
PROCESOS No
conformidades Observaciones
OPERACIÒN DE PLANTA 0 1
MANTENIMIENTO DE PLANTA 0 3
GESTION COMERCIAL (Externo) 0 0
GESTIÓN DE ALMACEN 0 2
SEGURIDAD Y SALUD 0 2
GESTIÓN AMBIENTAL 0 2
TECNOLOGIA INFORMATICA (Externo) 0 1
GESTIÒN DE CALIDAD (Externo) 0 6
GESTIÒN CIVIL (Externo) 0 1
GESTIÒN DE COMPRAS (Externo) 1 1
GESTIÒN GERENCIAL Y ESTRATEGIA 0 4
GESTION HUMANA (Externo) 0 4
TOTAL 1 27
Se analiza el informe de la preauditoría externa realizada en junio del 2017, la cual
demuestra que la implementación de los nuevos estándares de la ISO 9001:2015 se vienen
cumpliendo, aunque se encontraron algunas no conformidades para las cuales se cuenta
con planes de acciones correctivos y a la fecha ya se iniciaron las actividades para
atenderlas. Al igual se evidenciaron varias observaciones, las cuales se analizaron y en su
mayoría se atenderán a través de las acciones correspondientes en el SGC.
12 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
4.9 DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS
Se identifica que para esta revisión no se encuentran proveedores reprobados, pero se
tienen algunos con un desempeño medianamente confiable, por los que se les realizó la
debida retroalimentación para que mejoren su calificación para la próxima evaluación
según el procedimiento de gestión de compras de Termotasajero S.A. E.S.P. con un total
de 92.55 % como proveedores con desempeño confiable y un 7.45 % como proveedores con
un desempeño medianamente confiable.
Para efectos del procedimiento de Gestión de procesos externos de Termotasajero Dos S.A.
E.S.P. para el caso de los servicios prestados por Termotasajero, este se encuentra valorado
como bueno. Este resultado se da porque Termotasajero Dos es una planta nueva, se están
ajustando los servicios prestados por parte de Termotasajero y se encuentra en proceso de
aprendizaje.
5. ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS
Los recursos financieros suministrados para la normal ejecución de las actividades están
acordes y son suficientes. Los recursos humanos del servicio prestado por Termotasajero y
los propios de Termotasajero Dos para el proceso de implementación del SGC han sido los
necesarios. Se evaluará formar nuevos auditores para cubrir vacaciones, incapacidades o
evento fortuitos y poder suplir sin contratiempos próximas auditorías internas.
A nivel general para esta revisión, los recursos son los adecuados para la presente revisión.
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se revisa y se evidencia que se tienen en cuenta la mayoría de las oportunidades de mejora
que se documentan en los informes de auditorías y de las oportunidades que se presentan
en las matrices de riesgos y oportunidades, además de algunas oportunidades para la
mejora que se identifican en otras fuentes como lo es por ejecución de actividades,
autoevaluaciones entre otras. Una oportunidad de mejora relevante es la revisión de los
indicadores de gestión de los diferentes procesos, objetivos estratégicos y oportunidades
en las matrices de cada proceso.
Otra oportunidad relevante es el de adelantar trabajos para instalar plataformas e
iluminación en la planta para disminuir así el riesgo de accidentes por trabajos en alturas
y mejorar los tiempos en los trabajos de mantenimiento.
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7. CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SGC
• Situaciones políticas que afectan el orden público.
• Situaciones del entorno, como lo son los paros de transporte, vías de acceso a la
planta, el orden público y la delincuencia que puedan afectar la operación y
continuidad de la prestación del servicio de generación de energía. Una forma de
mitigar esto es a través de terceros con un sistema de seguridad física que busca
apoyar la gestión de la central de generación de energía.
• Cambios en la reglamentación en zona franca. Una forma de mitigar esto es con una
permanente interacción con los gremios (ANDI, ANALDEX), otras empresas de
generación eléctrica que se encuentran en zonas francas y entes regulatorios, para
anticiparse a algún cambio regulatorio.
• Cambios en las políticas generales de la organización.
• Desarrollo de nuevas líneas de negocio nacionales e internacionales.
• Normatividad cambiante y exigente a nivel ambiental de carácter nacional e
internacional. Una forma de mitigar esto es con una permanente interacción con las
autoridades ambientales, para anticiparse a algún cambio regulatorio.
• Cambios en el sector energético, en las condiciones comerciales y jurídicas del
sector de la energía eléctrica. Una forma de mitigar esto es con una permanente
interacción con los gremios, las autoridades y demás participantes del sector, para
anticiparse a algún cambio que afecte al sector.
• Cambios en la regulación en seguridad y salud en el trabajo que influya en el SGC.
Una forma de mitigar esto es con un permanente seguimiento a las propuestas del
gobierno en este sentido y el análisis de su impacto sobre la planta.
8. SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
8.1 OPORTUNIDADES DE MEJORA
N°
PROCESO
OPORTUNIDAD PARA LA MEJORA
1. Gestión ambiental Es adecuado mantener campañas todos los años sobre el tratamiento adecuado de residuos para el aumento de la cultura ambiental. Gestionar los recursos humanos y técnicos para dar cumplimiento del PMA.
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2. Gestión calidad Evaluar formar nuevos auditores para cubrir vacaciones, incapacidades o evento fortuitos y poder suplir sin contratiempos próximas auditorías internas.
3. Gestión Gerencial y Estratégica
Revisión de indicadores actuales de gestión y crear nuevos orientados a temas de rentabilidad y eficiencia en los recursos.
4. Gestión Calidad Considerando que en el 2017 se implementó el SGC, se debería reforzar el conocimiento en los fundamentos de la norma ISO 9001:2015 a los líderes de los procesos. Capacitación en gestión de riesgos. Realizar auditorías internas combinadas entre Termotasajero y Termotasajero Dos.
5. Todos los procesos Continuar con los acompañamientos por parte del proceso de calidad a todos los procesos de la organización.
6. Gerencia y estrategia Aumentar los seguimientos a los diferentes procesos en la etapa de estabilización de las actividades y de generación de energía.
8.2 NECESIDADES DE CAMBIO EN EL SGC
Evaluar la posibilidad a futuro de integrar al SGC un software para el mantenimiento del
mismo.
Contar con un auditor externo para realizar las auditorías internas en la organización.
8.3 NECESIDAD DE RECURSOS
Formar nuevos auditores internos de calidad para el primer semestre del 2018.
Generación y aprobación de los diversos presupuestos de los procesos del SGC para el
2018.
