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JORNADAINTERNACIONAL
DE ARCHIVOSPIURA – PERÚ
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INTRODUCCIÓN
En una sociedad como la peruana, donde el elemento probatorio es fundamentalmente el escrito, donde la cultura del “papelito manda” y “a la prueba me remito”, en donde siempre nos estamos refiriendo al documento tangible y verificable, se debe hacer todos los esfuerzos por dotar a éste, al documento, de los elementos que le den el carácter de indiscutible y no repudiable.
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INTRODUCCIÓN
En este orden de cosas, creemos que una acción a considerarse como fundamental, que contribuye decididamente a preservar la integridad y transparencia de los documentos, es la oportuna y debida numeración de sus hojas.
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ANTECEDENTES
Hace aproximadamente un año, entidades integrantes del SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA), fuimos invitados a conformar un grupo de trabajo cuyo objetivo sería elaborar una propuesta de directiva que regule el proceso de foliación de los documentos de archivo de la administración pública.
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ENTIDADES PARTICIPANTES ENTIDADES PARTICIPANTES
Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Privada INDECOPI
Oficina de Normalización Previsional ONP
Registro Nacional de Identidad y Estado Civil RENIEC
Servicio Nacional de Meteorología SENAMHI
Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria SUNAT
Banco de la Nación BN Superintendencia del
Mercado de Valores SMV Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado OSCE
Poder Judicial PJ Banco Central de Reserva
del Perú BCRP. Oficina Nacional de
Procesos Electorales ONPE
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GRUPO DE TRABAJO
Durante este tiempo y mediante la discusión enriquecedora, el grupo ha elaborado un documento que, sin pretender ser perfecto, es una propuesta aterrizada desde la experiencia de sus integrantes, con el objeto de dotar a los funcionarios de la administración pública, responsables de la gestión documental, de un instrumento que regule el procedimiento de foliación de los documentos de archivo.
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EL PROYECTO DE REGLAMENTO
EN RESUMEN PROPONE LO SIGUIENTE
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FINALIDAD Lograr que las entidades públicas
cuenten con un instrumento de gestión que regule el procedimiento de foliación de sus documentos de archivo
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OBJETIVO Controlar la existencia de los
documentos de archivo. Mantener el orden y la correlatividad
de los documentos emitidos y recibidos.
Evidenciar la transparencia de la actividad pública.
Contribuir con la política de acceso a la información y transparencia.
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BASE LEGAL Ley No 25323 Sistema Nacional de
Archivos Ley No 27444 Ley del Procedimiento
Administrativo General. Ley No 27658 Ley Marco de la
Modernización de la Gestión del Estado. Ley No 27806 Ley de transparencia y
Acceso a la Información Pública Ley No 28296 Ley General del
Patrimonio Cultural de la Nación.
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LA FOLIACIÓN
La foliación es el acto físico de numerar, cada hoja que conforma la pieza documental, de forma correlativa.
Se inicia con el primer documento presentado o generado Se realiza en el sentido de la acumulación (de forma ascendente
o descendente) Se puede emplear lapicero de tinta azul o negra, pero también
cualquier medio mecánico o electrónico que asegure el número de hojas.
El folio se registra en la parte superior derecha de la hoja. En números arábigos occidentales:
Legibles Sin enmendaduras Sobre un espacio en blanco Sin alterar los textos Y evitando escribir con trazos fuertes
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ANEXO N° 2
- Para el caso de que se use el sello estandarizado para la foliación de los documento, se tendrá como referencia el siguiente modelo.
- El registro del folio se realizará en el mismo sentido en que han sido
acumulados los documentos respetando el orden cronológico.
AGN DNDAAI FOLIO
Para el caso de registro del folio, se debe lograr la siguiente legibilidad de la muestra: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. Debiendo tener mayor cuidado entre los números 1 y 7 , 3 y 5 , a fin de evitar errores.
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SE FOLIAN NO SE FOLIAN
Todo documento de archivo
Las constancias (hojas testigo) de documentos retirados. Fotografías DVD(s) Planos,
Las hojas que contengan documentos adheridos.
Las hojas que no contengan información en recto no vuelto
Las unidades documentales que tengan paginación de fábrica.
El reverso de las hojas ya foliadas
Las hojas de trámite, salvo parecer contrario de la entidad.
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ANEXO N° 1
HOJA TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA
SERIE:
……………………………………………………………………………………………………..…
…
UNIDAD DOCUMENTAL:
……………………………………………………………………………………………………..…
…
FOLIO:
………………………………………………………………………..…………………………..…
….
DESCRIPCIÓN:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………
DATOS DE LA UBICACIÓN ACTUAL DEL FOLIO EXTRAÍDO:
………………………………………………………………………………………………………
…
FECHA DE RETIRO DEL FOLIO:
………………………………………………………………………………………………………
…
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
………………………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………
FIRMA DEL RESPONSABLE
FOLIO
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ERRORES EN LA FOLIACIÓN
Para los casos en los que se detecten errores en la foliación de documentos generados por la entidad o recibidos, tales como repeticiones en los números, ilegibilidades u omisiones, se procederá a recoger estas ocurrencias en el formato CONSTANCIA DE REGISTRO DE ERRORES (anexo 3).
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ANEXO N° 3
CONSTANCIA DE REGISTRO DE ERRORES
El que suscribe
HACE CONSTAR
El ……………………….(documento) de fecha …………………………, de asunto
……………….. ha sido OBSERVADO, por presentar ……………………………..
(Repetición, ilegibilidad u omisión de folio). Detectándose el error en el folio/ desde el
……….al…………..
Fecha,
Nombres y Apellidos:
Cargo:
Firma:
AGN DNDAAI FOLIO
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ACUMULACIÓN INCORPORACIÓN
Es el proceso de acopio de documentos o expedientes producto de la unión de un o más procedimientos decididos por la autoridad responsable.
Para el caso de las acumulaciones, los expedientes serán re foliados tachándose la foliación anterior con una línea oblicua y registrándose la foliación correspondiente, dejando una constancia que indique “Documento o Expediente Acumulado” el cual también se foliará.
Es el proceso de integrar, anexar o insertar documentos a solicitud de la entidad o autoridad competente a fin de resolver un asunto.
En el caso de las incorporaciones, deberá mantenerse la foliación original de los expedientes que se incorporen, dejándose constancia de dicha incorporación y del número de folios. Esta constancia se folia.
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ANEXO N° 4
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
DOCUMENTO:
CANTIDAD DE FOJAS ACUMULADAS:
DEL FOLIO: AL FOLIO:
NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO:
FIRMA:
Ejemplo:
AGN DNDAAI FOLIO
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ANEXO N° 5
CONSTANCIA DE INCORPORACIÓN
PROCEDENCIA DEL DOCUMENTO:
DOCUMENTO:
CANTIDAD DE FOJAS INCORPORADAS:
DEL FOLIO: AL FOLIO:
NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO:
FIRMA:
Ejemplo:
AGN DNDAAI FOLIO
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EL DESGLOSE
El desglose de hojas o partes de un documento u expediente, solo procederá para aquellos casos en los que la autoridad competente así lo determine. Para estos casos será obligatorio dejar copias autenticadas de los documentos retirados, agregando, además, al final del expediente la “constancia de desglose”. La misma que continuará con foliatura del expediente. 20
ANEXO N° 6
CONSTANCIA DE DESGLOCE DE DOCUMENTOS
SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO
Sr. …
Jefe de……..
(Nombres y Apellidos), con DNI N° …….., domiciliado en ……………. Trabajador de …….., solicito a usted el desglosamiento de la ……(documento)…………. De fecha …….., la cual resuelve la apertura de mi proceso administrativo por …………………..
Siendo el motivo de dicho desglose la presentación de dicho documento a la ……… Sala Penal del Poder Judicial de ……………… ; cuyas fojas son del N° ……. Al …….., pertenecientes a la Oficina de ………………
V° B°
………..
Nombres y Apellidos
Autorizado por
Sr./. Sra. ……….. Jefe de Firma
AGN DNDAAI FOLIO
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DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
La foliación es requisito para el inicio de un trámite.
La entidad determina quien folia el documento (ella o el administrado)
Es un requisito para la transferencia documental Se recomienda que los documentos históricos
sean foliados con lápices blandos (HB o B) Los documentos que pasan por un proceso de
conversión, de papel a digital, serán procesados tal como lo establece los dispositivos técnicos legales vigentes.
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COMENTARIOS FINALES
Lo expuesto, vuelvo a repetir, no es un documento final, es una propuesta que será revisada por las instancias pertinentes de AGN
La propuesta presentada no alcanza a los documentos virtuales.El grupo de trabajo ha considerado que dada la complejidad y particularidad de estos documentos, por la diversidad de normas técnicas y legales que los reglamentan, deben tener una suerte de directiva propia.
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A TODOS USTEDES GRACIAS POR SU TIEMPO
Para terminar, me parece pertinente y correcto hacer una mención especial a quien, en representación del Archivo General, ha sabido liderar el grupo desde su rol de coordinadora. Digo rol sin creer en él, porque en realidad Marlyn Rivera Huamán ha sabido ser la presidenta del grupo, la coordinadora, motivadora y secretaria técnica.