· web view2018/07/01 · sistemas de gestiÓn y control integrados (sisteda, sgc y meci) manual...

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOINFORMACIÓN ESTRATÉGICA

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI)

MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020


MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Versión 2

Código: MEDE01.07.18.M02

Macroproceso: Direccionamiento EstratégicoProceso: Información Estratégica

Marzo 2021

Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.

Página 1 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN..............................................................................................................4

1. OBJETIVO..................................................................................................................5

2. ALCANCE...................................................................................................................5

3. DEFINICIONES..........................................................................................................5

4. ANTECEDENTES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI..........................................................................9

5. EL AMBIENTE INSTITUCIONAL DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI....................................11

6. FUNDAMENTO DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI........................................................................14

7. ESTRUCTURA DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI....................................16

7.1. MARCO LEGAL VIGENTE DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA........................................................................................................17

7.2. OBJETIVO DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA21

7.3. ALCANCE DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA.22

7.4. ELEMENTOS DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA........................................................................................................22


Página 2 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

7.4.1. Principios..........................................................................................................24

7.4.2. Componentes...................................................................................................28

7.4.3. Lineamientos....................................................................................................29

7.4.4. Guías, instructivos y formatos..........................................................................32

7.4.5. Estructura organizacional.................................................................................37

7.4.6. Proceso información estratégica......................................................................38

7.4.7. Proceso estadístico..........................................................................................39

7.4.8. Resultados y Valor público...............................................................................42

8. ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA........................43

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..........................................................................45

10. REFRENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................46


Página 3 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

INTRODUCCIÓN

Aunque la idea de gestionar la información es un rasgo distintivo de la segunda mitad del siglo XX, es indiscutible que para la década de los noventa el recurso información, empieza a cobrar un gran valor para la gran mayoría de empresas. Este valor se fundamentaba en la eficiencia que ésta les aportaba a los procesos productivos y al soporte que brindaba para la toma de decisiones. En este contexto social, surgen espacios de conocimiento donde la información, apoyada por la expansión de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), se convierte rápidamente en una herramienta imprescindible para enfrentar los retos del desarrollo actual.

Y este proceso se ha venido fortaleciendo no solo en empresas privadas, sino también en entidades públicas. El Departamento Administrativo de Planeación Municipal (DAPM), a través de la Subdirección de Desarrollo Integral (SDI), ha identificado la necesidad de facilitar la apropiación de los instrumentos y lineamientos a nivel de diseño, producción, análisis y difusión de la gestión de información estadística a los organismos de la Alcaldía de Santiago de Cali, específicamente apoyándose en la función que le fue otorgada a través del Decreto Extraordinario 411.0.20.0515 de 2016 “Por el cual se determina la estructura de la Administración Central y las funciones de sus dependencias”, que indica en el artículo 82 una función de la SDI que se relaciona directamente con el propósito de este manual “[…] 25. Desarrollar la formulación, implementación y evaluación del Modelo de Producción de Información de la Alcaldía de Santiago de Cali, y de los instrumentos derivados del mismo.

Teniendo en cuenta lo anterior, y con el objeto de facilitar la implementación del Modelo de Gestión de Información Estadística para la Alcaldía de Santiago de Cali, el correspondiente manual establece los principios, los componentes, los lineamientos y las guías, al tiempo que describe su relación con la estructura organizacional, específicamente con los procesos: Información Estratégica y el Proceso Estadístico, en los que la Gestión Basada en Resultados se convierte en uno de los objetivos fundamentales de este Modelo, ya que a través de este resultado se puede evidenciar la planeación y gestión realizadas para generar valor público.


Página 4 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

En este sentido, para contribuir a generar resultados que resuelvan las necesidades y problemas de la ciudadanía, resulta adecuado que los organismos de la entidad y específicamente los productores responsables del diseño, producción, análisis y difusión de información estadística, articulen sus procesos y procedimientos a los lineamientos, guías y estándares que se proponen en este manual, y así poder asegurar la calidad, accesibilidad, aprovechamiento y uso de la información estadística para la planificación territorial.

1. OBJETIVO

Describir e institucionalizar el modelo, los principios, los componentes, los lineamientos, las guías, la estructura organizacional, los procesos específicos, la gestión basada en resultados, las estrategias y las herramientas a través de las cuales se desarrolla el Modelo de Gestión de Información Estadística en la Alcaldía de Santiago de Cali.

2. ALCANCE

Este manual comprende los antecedentes, el marco legal vigente, el modelo, los principios, los componentes, los lineamientos, las guías, la estructura organizacional, el proceso de Información Estratégica y el Proceso Estadístico, la gestión basada en resultados, las estrategias y las herramientas de gestión de información estadística que se utilizan al interior de la Administración Distrital de Santiago de Cali y que son lideradas por el Departamento Administrativo de Planeación Municipal, específicamente desde la Subdirección de Desarrollo Integral.

3. DEFINICIONES

Los siguientes términos son aplicables para el propósito de este manual:

ACCESIBILIDAD. Facilidad con que la información estadística puede ser ubicada y obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de


Página 5 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

difusión, así como la disponibilidad de los metadatos y los servicios de apoyo para su consulta.

ANÁLISIS. Fase del proceso estadístico en la que se examina la consistencia y coherencia de la información consolidada y se generan los productos definidos en el diseño.

ANONIMIZACIÓN DE MICRODATOS. Proceso técnico que consiste en transformar los datos individuales de las unidades de observación, de tal modo que no sea posible identificar sujetos o características individuales de la fuente de información, preservando así las propiedades estadísticas en los resultados.

BASE DE DATOS. Conjunto o colección de datos interrelacionados entre sí, que se utilizan para la obtención de información de acuerdo con el contexto de los mismos y que son almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

CALIDAD ESTADÍSTICA. Es el cumplimiento de las propiedades que debe tener el proceso y el producto estadístico, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.

CÓDIGO NACIONAL DE BUENAS PRÁCTICAS. Instrumento técnico y regulador, cuya finalidad es contribuir al mejoramiento de la producción y difusión de las estadísticas oficiales.

COHERENCIA. Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación.

COMPARABILIDAD. Es la característica que permite que los resultados de diferentes operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e interpretarse entre sí o con respecto a algún parámetro común.

CONTINUIDAD. Hace referencia a la garantía de la producción permanente de la operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así como en el soporte normativo.

CREDIBILIDAD. Es la confianza que depositan los usuarios en los productos


Página 6 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

estadísticos, basándose en la percepción de que éstos se producen de manera profesional de acuerdo con los estándares estadísticos adecuados, y que las políticas y prácticas son transparentes.

DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS. Fase del proceso estadístico en la que se determinan y validan las necesidades de información estadística, se establecen objetivos de la operación estadística y se construye el plan general de trabajo.

DICCIONARIO DE DATOS. Es el conjunto de datos acerca de los datos, es decir, los metadatos. El esquema de una tabla es un ejemplo de metadatos. Un sistema de base de datos consulta el diccionario de datos antes de leer o modificar los datos reales.

DISEÑO Y PRUEBAS. Fase del proceso estadístico en la que se definen, prueban y documentan los instrumentos y procedimientos para la ejecución, análisis y difusión.

DIFUSIÓN. Fase del proceso estadístico en la que se pone a disposición de los usuarios la información estadística, a través de los medios de divulgación establecidos.

DOCUMENTO METODOLÓGICO. Documento que presenta de manera completa, clara y coherente todas las características técnicas del diseño y ejecución de una operación estadística, lo que permite su análisis, control, replicabilidad y evaluación, de modo que se mejore la comprensión y aprovechamiento de la información estadística producida en la entidad, bajo el contexto de los principios de coherencia, comparabilidad, integralidad y calidad de las estadísticas.

EJECUCIÓN. Fase del proceso estadístico en la que se examina la recolección y procesamiento de los datos.

EXACTITUD. Grado en que los resultados de la operación estadística se aproximan y describen correctamente las cantidades o las características que se desean medir. INFORMACIÓN ESTADÍSTICA. Conjunto de resultados y la documentación que los soportan, que se obtiene de las operaciones estadísticas y que describen o expresan características sobre un elemento, fenómeno u objeto de estudio.


Página 7 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

INTERPRETABILIDAD. Facilidad con la que los usuarios pueden entender, utilizar y analizar los datos, teniendo en cuenta el alcance de los mismos.

MARCO LEGAL. Es el resumen de la normatividad en la que se circunscribe la operación estadística, recopilando los aspectos legales que caracterizan contextualizan y delimitan el fenómeno de estudio.

METADATOS. Información necesaria para el uso e interpretación de las estadísticas. Los metadatos describen la conceptualización, calidad, generación, cálculo y características de un conjunto de datos estadísticos.

MICRODATOS. Son los datos sobre las características de las unidades de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otros), que constituyen una unidad de información de una base de datos y que son recogidos por medio de una operación estadística.

OPERACIÓN ESTADÍSTICA. Aplicación de un proceso estadístico sobre un objeto de estudio que conduce a la producción de información estadística.OPORTUNIDAD. Se refiere al tiempo que transcurre entre la ocurrencia del fenómeno de estudio y la publicación de la información estadística, de tal manera que sea útil para tomar decisiones.

PLANIFICACIÓN ESTADÍSTICA. Proceso técnico, dinámico, permanente y concertado entre los diferentes organismos de la entidad, para definir, organizar y priorizar las estadísticas que requiere la entidad para la toma de decisiones.

PRECISIÓN. La propiedad de estimar la realidad del fenómeno de estudio con un error aleatorio mínimo.

PROCESO ESTADÍSTICO. Conjunto sistemático de actividades encaminadas a la producción de estadísticas que comprenden, entre otras, detección de necesidades, el diseño, la recolección, el procesamiento, el análisis y la difusión.

PUNTUALIDAD. Es el cumplimiento del calendario establecido para la publicación de los resultados de la operación estadística.


Página 8 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

REGISTRO ADMINSITRATIVO. Mecanismo que recoge información sobre una acción sujeta a regulación o control. Su responsable lo recaba en el ejercicio de funciones públicas y como resultado de necesidades fiscales, tributarias u otras. Se crea entonces con la finalidad de visibilizar la administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimiento de obligaciones legales de la sociedad.

RELEVANCIA. Se refiere al grado en que las estadísticas satisfacen las necesidades de información de los usuarios.

TRANSPARENCIA. Condición bajo la cual el productor de estadísticas pone a disposición de los usuarios los metadatos que permiten conocer el desarrollo de la operación estadística.

4. ANTECEDENTES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI

La perspectiva de lo que hoy entendemos como Gestión de Información Estadística y el Modelo que la representa, tuvo sus inicios a una menor escala varios años atrás, y con el transcurrir del tiempo, y la interrelación de las estrategias y acciones desarrolladas, se convirtió en el Modelo existente hoy, que seguramente mostrará su evolución con el paso de otros años más.

En el año 2012 el DAPM a través de la SDI, inició la ejecución del proyecto Diseño, Construcción e Implementación de un Sistema de Indicadores Sociales (Ficha EBI 046010), que tenía como propósito reunir en una misma instancia virtual, información agregada y producida por la entidad, que permitiera conocer las condiciones de desarrollo social de Santiago de Cali. Sin embargo, y dado que para ese entonces la oferta estadística de los organismos no estaba en condiciones de suplir esa necesidad, se hizo necesario realizar una prueba piloto en algunos organismos que permitiera conocer el estado de la producción de estadísticas.

Ya para las vigencias 2013 y 2014, la SDI gestionó los convenios interadministrativos de cooperación institucional No. 411.0.27.2./13 de 2013 y No. 4132.0.26.4.002-46010 de 2014 con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), con el


Página 9 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

propósito de contar con su asesoría para la realización en profundidad de un diagnóstico de la situación de los procesos de producción de información estadística en la entidad, lo que arrojó como resultado un marco de acción denominado Plan Estadístico Territorial (PET), siguiendo la metodología trazada por el DANE, definiendo políticas, objetivos estratégicos, metas, instrumentos, programas estadísticos y el plan de financiamiento necesarios para ser ejecutado en el periodo 2016-2019. Cabe resaltar aquí la creación del Archivo Municipal de Datos (AMDA), que adaptando los lineamientos del Archivo Nacional de Datos del DANE, dispone para consulta web, las operaciones estadísticas documentadas y las bases de datos que éstas generan.

Dentro del conjunto de acciones propuestas se planteó la formulación del Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos en la Alcaldía de Santiago de Cali, como resultado se generó un nuevo convenio interadministrativo de cooperación No. 4132.0.27.2.005 entre el Departamento Nacional de Estadística – DANE y la Alcaldía de Santiago de Cali para desarrollar capacitaciones sobre construcción de indicadores y Línea Base de Indicadores, elaborar la caracterización de los registros administrativos priorizados de uso estadístico, así como formular un Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos. La implementación de esta metodología se desarrolló en cuatro fases: identificación y selección de los registros administrativos, diagnóstico del estado actual de los registros, definición de las acciones de fortalecimiento y, por último, la formulación del Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos priorizados por el Distrito de Santiago de Cali.

Durante ese periodo 2016-2019, a la par que se desarrollaba el Plan Estadístico con todas sus acciones, se definieron diversos conjuntos de indicadores que pudieran dar cuenta de las situaciones sociales de Santiago de Cali, y especialmente, que pudieran agruparse bajo un mismo criterio en términos de su documentación, buscando con esto un estándar que facilitara posteriores almacenamientos e intercambios de información estadística agregada.

Para el último año de ese periodo, en 2019, se estableció nuevamente un convenio interadministrativo No. 4132.0.10.26.1.598 con el DANE que tuvo como propósito actualizar el diagnóstico de la producción de información estadística en la Alcaldía de Santiago de Cali y generar un nuevo Plan Estadístico Territorial 2020 - 2024, con las acciones a seguir derivadas de dicho diagnóstico y de igual, manera a través de este convenio, se generó la primera prueba piloto para la implementación del estándar


Página 10 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

estadístico Statistical Data and Metadata eXchange (SDMX).

Cabe resaltar que, durante el desarrollo de todo este proceso, existen tres elementos clave que no pueden perderse de vista: i) La necesidad imperante que existe en la entidad de establecer estándares no solo para el proceso estadístico en general, sino también para los intercambios específicos de la información resultante de estos procesos estadísticos. De ahí que se promuevan los estándares Data Documentation Initiative (DDI) y Statistical Data and Metadata eXchange (SDMX); el primero para documentar operaciones estadísticas y los datos que genera, y el segundo, para documentar e intercambiar información agregada o indicadores. ii) La apertura de datos, el fácil acceso a la información y la promoción del aprovechamiento de esta, si bien se ha acentuado en los últimos años, ha venido trabajándose desde hace un par de décadas a través del anuario estadístico Cali en Cifras, que reúne datos de diversas temáticas y se han puesto a disposición de los usuarios interesados, en formato físico y digital. iii) Es necesario institucionalizar cada vez más los enfoques y las estrategias dirigidas a afianzar en la Alcaldía de Santiago de Cali, el ejercicio técnico de producción de estadísticas en sus diferentes fases, así como su aprovechamiento; de modo que los datos e información generada se refuercen como un activo de valor que facilita la toma de decisiones. Para esto, se emitió el Decreto No. 4112.010.20.0565 de 2019, que crea el Comité Técnico de Gestión de Información Estadística, que tiene como propósito contribuir a la estandarización y armonización de la actividad estadística, con el fin de obtener estadísticas coherentes, comparables, evitar duplicidad de tareas, reducir la carga a los productores de información, mejorar la credibilidad y confianza en las estadísticas y en los organismos de la administración que las producen.

5. EL AMBIENTE INSTITUCIONAL DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI

Finalizando la década del 90, las Naciones Unidas definió la Gestión basada en Resultados como un enfoque para mejorar la eficacia y cualificar la rendición de cuentas de las organizaciones públicas y la introdujo en todas sus agencias; así mismo, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) así como otros organismos multilaterales la hicieron parte de sus actuaciones en diversos países y se convirtió en el camino más apropiado para abordar la revisión y evaluación de las funciones públicas en relación


Página 11 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

con los presupuestos y con los productos y servicios entregados a la ciudadanía, articulando la planeación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos, de modo que respondan a resultados efectivos beneficiosos para la ciudadanía.

Si bien este proceso requiere instrumentos, metodologías y herramientas adecuadas, la Gestión Basada en Resultados es mucho más que eso y se ha propuesto como una forma de ver y de hacer la gestión, especialmente en entidades públicas, debido a la misionalidad de éstas orientada a generar y mantener condiciones de bienestar y buen vivir para los ciudadanos.

Teniendo en cuenta que este enfoque se ha afianzado en las intervenciones de los organismos multilaterales y también en los mismos gobiernos nacionales especialmente durante la última década, va cobrando más importancia la necesidad de una toma de decisiones informada en todos y cada uno de los procesos que supone aplicar la Gestión Basada en Resultados, de modo que las acciones realizadas y las modificaciones que siempre son necesarias, puedan hacerse en el transcurso de la implementación sin que eso altere el logro de las metas esperadas.

La implementación de la Gestión Basada en Resultados requiere tener siempre presente en aquellos que la implementan, tres interrogantes: “¿Estamos haciendo lo correcto, nuestras intervenciones nos llevan a nuestro objetivo? / ¿Estamos haciendo las cosas de la manera correcta? / ¿Cómo sabemos?” (UNOC 2018).

Responder a estas preguntas únicamente es posible si se cuenta con datos e información resultante de capacidades estadísticas institucionales instauradas y fortalecidas, de modo que se cuente con entornos dinámicos en los que fluya la información, se haga uso de ésta y exista una relación estable entre oferta y demanda.

En este contexto, la Alcaldía de Santiago de Cali define como su misión generar “las condiciones necesarias para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la administración efectiva de los recursos, propiciando la participación ciudadana en la gestión pública, el ejercicio de los derechos y deberes constitucionales y la convivencia pacífica de sus habitantes, con el fin de mejorar su calidad de vida”; por lo que plantearse las tres preguntas enunciadas anteriormente, es cada vez más necesario.


Página 12 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Así mismo, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), como marco de referencia establecido para “dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y los organismos públicos”, se sustenta en “generar resultados que satisfagan las necesidades y atiendan los problemas de los ciudadanos. Es en torno a estos resultados que deben girar todas sus actuaciones y decisiones”.

De ahí que la planeación y todas las acciones de las entidades públicas deban estar orientadas hacia el logro de resultados que vayan más allá de entregar productos y puedan incidir positivamente en responder acertadamente a las demandas y necesidades de la población. Y esto es justamente lo que pretende la tercera dimensión de MIPG, Gestión con valores para resultados, buscando facilitarle a la entidad la ejecución de actividades que la conduzcan a conseguir los resultados de mediano y largo plazo propuestos, aprovechando el talento humano y la aplicación de los principios orientadores de la entidad.

En este mismo sentido, la quinta dimensión de MIPG (Información y Comunicación), que define la Política de Gestión de Información Estadística, cobra mayor sentido ya que es la movilizadora del flujo de información al interior de la entidad, en relación con su misión y de cara a la ciudadanía. Esta Política “busca que las entidades generen y dispongan la información estadística, así como la de sus registros administrativos, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el líder de la Política, para mejorar la efectividad de su gestión y planeación basada en evidencias; garantizando una continua disponibilidad de información de calidad a lo largo del ciclo de la política pública” (DAFP 2019).

Por su parte, el DAPM, de acuerdo al Decreto 411.0.20.0516 de 2016, ha asumido la función de “Coordinar la consolidación y la producción de la información estadística como insumo para la planificación del Distrito de Santiago de Cali”; y específicamente determina a la SDI, las siguientes responsabilidades:

25. Desarrollar la formulación, implementación y evaluación del Modelo de Producción de Información de la Alcaldía de Santiago de Cali, y de los instrumentos derivados del mismo.


Página 13 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

26. Regular el intercambio de información estadística en la Alcaldía de Santiago de Cali.27. Brindar apoyo a los organismos para la generación de información estadística para la planificación y la toma de decisiones.28. Realizar estudios para la planificación del Distrito de Santiago de Cali en los temas de su competencia.29. Implementar, administrar y mantener actualizado el Archivo Municipal de Datos - AMDA.

Se entiende entonces que contar con buenas estadísticas permite ejercicios técnicos de planificación con conocimiento de la situación sobre la que se planea, realizar seguimiento detallado sobre cómo se está avanzando hacia los objetivos definidos, el uso de los distintos recursos involucrados, qué tanto funcionan las intervenciones realizadas o por qué no lo hacen y, finalmente, identificar qué tan pertinentes han sido dichos objetivos, la eficiencia, eficacia, resultados, impactos y sostenibilidad de las políticas públicas, estrategias, programas y proyectos.

Para que todo lo anterior sea posible y se esté en capacidad de desarrollar apropiadamente un enfoque de Gestión Basada en Resultados, debe incorporarse el uso de evidencia que cumpla con todos los requisitos de la calidad estadística, en el ciclo integrado de la gestión pública, ya que la capacidad estadística de la entidad es la que sustenta no solo la planeación, sino también el monitoreo y la evaluación. Esta incorporación es necesaria debido a que está comprobada la relación directa entre sistemas estadísticos fortalecidos y mejores capacidades estatales.

Para ello, el DAPM ha desarrollado un modelo para la Gestión de la Información Estadística que busca no solamente facilitar la implementación de la quinta dimensión de MIPG en relación con el tema, sino también ir un poco más allá desarrollando y fortaleciendo la capacidad de la entidad para dar cuenta de manera certera del logro de los resultados esperados con la prestación de servicios, así como con la ejecución de diversas acciones de la entidad. Se busca entonces que este modelo apoye la toma de decisiones informada con estadísticas de calidad, integradas a un sistema de flujo de información en términos amplios.


Página 14 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

6. FUNDAMENTO DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI

Como ya se dijo, el enfoque necesario y requerido para que una entidad territorial pueda dar cuenta de qué tanto ha logrado los objetivos de sus estrategias y acciones, en términos de resultados y cambios positivos que favorezcan la calidad de vida de la población, es el de la Gestión Basada en Resultados. Sin embargo, ésta necesita la realización de un escenario previo, que es la Gestión de la Información Estadística; de lo contrario, va a carecer del insumo vital: los datos y la información.

Se asume entonces que esos insumos no están dados por sí solos en el contexto y no obedecen por naturaleza, a las necesidades de los diferentes actores de la entidad. De ahí que su generación, adecuación, tratamiento y circulación, debe estar enmarcada en un proceso, visto como una amplia actividad estratégica, y no como una simple acción operativa que asegure la generación y entrega de un servicio.

Así, se entiende la gestión de la información estadística como un proceso estratégico que toma a dicha información como un bien de valor en la entidad, y en esa medida, supone garantizar la obtención, despliegue y utilización de recursos de todo tipo, que garantice que ese bien se mantenga en la entidad en las condiciones y calidades necesarias para que pueda coadyuvar al logro de la misión de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Dado que se entiende la información como un bien, requiere al igual que con otros bienes que genera la entidad, de un proceso entendido en términos amplios, que tome ciertos insumos, desarrolle una serie de pasos y actividades para agregarle valor, y pueda generar determinados productos o servicios de información, bajo parámetros de calidad, garantizando el flujo de la información y conociendo a cabalidad su ciclo de vida.

En este sentido, el desarrollo estratégico de la gestión de la información, supone tres premisas fundamentales: i) la información estadística responde a unas necesidades (que pueden ser o no, de tipo normativo), ii) esta información tiene unos consumidores (dentro y fuera de la entidad) y, iii) las fases, componentes y procesos estratégicos asociados a la información estadística, son transversales en el sentido en que cruzan


Página 15 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

las fronteras y establecen una comunicación casi obligada entre diferentes organismos de la entidad, y aun al interior de un mismo organismo.

Conocer la forma en que operan estas premisas al interior de la entidad, será parte de la garantía de que la gestión de la información estadística sea exitosa en términos de funcionamiento y utilidad. De ahí que siendo ésta un producto valioso generado por la entidad, la información estadística tiene en cierto sentido, un valor de cambio y un valor de uso; entendiendo el primero como el cálculo del esfuerzo y la inversión de recursos de diversa naturaleza, que debe hacer la entidad para generar un producto de calidad (información estadística adecuada a estándares ciertos que le otorgan credibilidad, pertinencia, rigurosidad, entre otras características). Y un valor de uso, relacionado con la valoración que haga el consumidor interno o externo de dicha información estadística, en relación a si satisface o no sus necesidades informacionales.

Entendiendo entonces la gestión de la información estadística desde una mirada estratégica, que involucra procesos, estructuras, componentes, lineamientos, entre otros, se hace necesario conocer algunos aspectos como los tipos de información estadística que se generan en la entidad (estratégica, táctica y operativa), la dinámica de los flujos de información (canales de comunicación entre productores y usuarios), el ciclo de vida de la información y la cultura informacional de la entidad (si las personas tienen el conocimiento necesario para interactuar con la información en todas sus fases).

Se espera entonces que el Modelo de Gestión de Información Estadística sea un facilitador que conecte de manera fluida elementos que en un principio pueden parecer dispares: la misión de la entidad, las funciones establecidas en el Decreto Extraordinario 411.0.20.0516 de 2016, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y, muy especialmente, la Gestión Basada en Resultados. Siendo ésta última, la gran consumidora de información estadística estratégica.

7. ESTRUCTURA DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA EN LA ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI

La estructura del Modelo de Gestión de Información Estadística está compuesta por


Página 16 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

diferentes elementos que habilitan el proceso mediante el cual se analiza y controla sistemáticamente, a lo largo del ciclo de vida, la información estadística que se genera, produce, analiza y usa en la entidad en correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. Este proceso a su vez contempla mantener la información estadística en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello requiere de procedimientos y actividades que detallen cada fase del proceso estadístico para que éste cumpla con los estándares de calidad deseados; de esta manera se generan aprendizajes y mejoras en la producción de la información estadística en la entidad, así como la innovación en la ejecución de los procesos de gestión de información, la identificación de problemas sociales, económicos y ambientales y la mejora en la prestación de los servicios públicos y sociales que evidencien la generación de valor público.

7.1. MARCO LEGAL VIGENTE DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

La aplicación del Modelo de Gestión de Información Estadística solo es posible si existe un contexto institucional y legal que le dé el alcance requerido y que permita que sus componentes sean facilitadores del aprovechamiento de la información estadística para tomar decisiones acertadas. A continuación, se mencionan las normativas que guardan relación con la ejecución del Modelo y que guardan relación con los elementos que lo componen.

El Decreto Extraordinario No. 411.0.20.0516 de 2016 por el cual se determina la estructura de la Administración Central y las funciones de sus dependencias, establece en el artículo 79 que el DAPM tiene, entre otras funciones, la de “Coordinar la consolidación y producción de la información estadística como insumo para la planificación de la Administración”.

Y así mismo le asigna a la SDI, estas responsabilidades en cuanto a la información estadística para la planificación:

25. Desarrollar la formulación, implementación y evaluación del Modelo de Producción de Información de la Alcaldía de Santiago de Cali, y de los instrumentos derivados del mismo.26. Regular el intercambio de información estadística en la Alcaldía de Santiago de Cali.


Página 17 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

27. Brindar apoyo a los organismos para la generación de información estadística para la planificación y la toma de decisiones.28. Realizar estudios para la planificación del Distrito de Santiago de Cali en los temas de su competencia.29. Implementar, administrar y mantener actualizado el Archivo Municipal de Datos-AMDA.30. Desarrollar espacios de coordinación intersectorial e interinstitucional en temas inherentes a la competencia de la Subdirección.

El Plan Estadístico Territorial 2020-2024 incluye dentro de sus objetivos, específicamente el objetivo 1. Coordinar la producción de información estadística para la planificación territorial, definiendo como una estrategia 1.1. La integración de los organismos productores de información estadística estratégica para la planificación territorial al Modelo Genérico del Proceso Estadístico, para el logro de esta estrategia se diseñaron las siguientes acciones:

1.1.1 Coordinar la actualización de los lineamientos Distritales adaptados y adoptados para la generación de información estadística.1.1.3 Socializar al personal de la Administración Central, los lineamientos y normatividad vigente nacional relacionados con la producción de información estadística.1.1.5 Elaborar y hacer seguimiento el plan de trabajo del comité técnico de gestión de la información estadística anual.1.1.6 Diseñar lineamientos técnicos para la entrega de productos o servicios relacionados con la producción de información estadística ejecutados por la misma entidad o por terceros.1.1.7 Generar los lineamientos para incorporar el enfoque diferencial en los proyectos estadísticos.

A nivel nacional, la Alcaldía de Santiago de Cali como ente territorial, hace parte del Sistema Estadístico Nacional-SEN y debe seguir las directrices allí emitidas. Así, el artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”, modificó el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015, así:

“Artículo 160. Sistema Estadístico Nacional, Créase el Sistema Estadístico Nacional, en


Página 18 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

adelante SEN, con el objetivo de suministrar a la sociedad y al Estado estadísticas oficiales nacionales y territoriales de calidad. El SEN utilizará los lenguajes y procedimientos comunes, respetando los estándares estadísticos internacionales y los objetivos del código de buenas prácticas en materia estadística. Además, el SEN optimizará el uso de los registros administrativos producidos por todas las entidades que lo conforman y contribuirá con la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas del país, con enfoque diferencial.”

En este mismo sentido, el parágrafo 4 del artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 garantiza una plena identificación y caracterización de la oferta de información estadística en el país, siendo los entes territoriales los llamados a reportar la creación, actualización y cualquier otra novedad en la producción y difusión de información estadística o registros administrativos en el sistema informático destinado para ello.

Sumado a la normatividad vigente, existen también directrices institucionales de diverso tipo, que facilitan la aplicación del Modelo de Gestión de Información Estadística y que incluso promueven de manera explícita la producción de estadísticas de calidad, para que puedan ser usadas en procesos de toma de decisiones y de identificación de la agregación de valor, en relación con las acciones que ejecuta la entidad.

Este es el caso del MIPG, definido como “un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio” (DAFP 2019).

Dado que este marco de referencia integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad en un único sistema de gestión, articulándose con el Sistema de Control Interno, dirige la gestión pública y la arquitectura institucional que le da forma, a que todos los ciudadanos puedan gozar de sus derechos, satisfacer sus necesidades y resolver sus problemáticas, a través de la acción del Estado específicamente orientada a generar valor público y a dotar de sentido sus estrategias, para que sea posible mejorar la calidad de vida.

Esto lo logra definiendo 7 dimensiones que se desarrollan gracias a diferentes políticas de gestión y desempeño institucional, y que se espera sean implementadas de forma


Página 19 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

articulada; dos de ellas son relevantes para la gestión de la información estadística: la dimensión No. 5 de Información y Comunicación, y la dimensión No. 6 denominada Gestión del Conocimiento y la Innovación.

La dimensión de Información y Comunicación, tiene como propósito “garantizar un adecuado flujo de información interna, es decir aquella que permite la operación interna de una entidad; así como de la información externa, esto es, aquella que le permite una interacción con los ciudadanos…”; y para esto llama la atención sobre que, tanto la información como la documentación que la sustenta, debe gestionarse adecuadamente al interior de la entidad, de modo que sea posible responder a dicho propósito, siempre protegiendo los datos, y sin que se pierda la trazabilidad de esa gestión.

Una de las políticas que sustenta la implementación de esta Dimensión es la Política de Gestión de la Información Estadística, que busca generar y disponer información estadística para mejorar la efectividad de la gestión y planeación en la entidad, basada en evidencias. Y para ello, define en términos generales, tres grandes acciones:

a. Planear, organizar y fortalecer la información estadística, a través de los diferentes instrumentos de planificación estadística existentes.b. Fortalecer cada uno de los mecanismos a través de los cuales la entidad recolecta información, incluidos los registros administrativos.c. Asegurarse de contar con información relevante, accesible, precisa, oportuna y comparable; a partir de los criterios de calidad estadística.

Por otro lado, la dimensión No. 6 de Gestión del Conocimiento y la Innovación también es una dimensión transversal ya que “busca que las entidades públicas analicen las formas en las que genera, captura, evalúa y distribuye el conocimiento, de manera que éstas puedan aprender de sí mismas y de su entorno, con el objetivo de mejorar su gestión”. En este sentido, mantener vivo el ciclo de política pública, adaptarse a las tecnologías emergentes y en últimas, realizar una adecuada gestión de cara al ciudadano, es más sencillo si la entidad valora el conocimiento que se produce en su interior, facilita su circulación y promueve la creación a partir de éste.

Para facilitar esto, establece su propia política de gestión de conocimiento e innovación, que gira alrededor de 4 grandes ejes:


Página 20 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

a. Generación y producción de conocimiento.b. Herramientas para el uso y la apropiación.c. Analítica institucional.d. Cultura de compartir y difundir.

Como se ve, ambas dimensiones no solo están estrechamente ligadas, sino que es casi imposible pensar en crear, dinamizar y difundir conocimiento, sin que intervenga la información estadística. Por esto, MIPG brinda el marco institucional facilitador del Modelo de Gestión de Información Estadística.

Respondiendo a la necesidad de garantizar la calidad del proceso de producción y difusión de la información estadística, la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico NTCPE 1000, incorpora los requisitos mínimos de calidad del proceso estadístico para las entidades del SEN que produzcan y difundan estadísticas. Los requisitos de esta norma técnica se deben aplicar de acuerdo con las disposiciones legales aplicables a la entidad.

Luego de presentar los lineamientos técnicos de calidad para la producción y difusión de la información estadística, la Norma (NTCPE 1000) también presenta los recursos organizacionales que se deben determinar y seleccionar para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del proceso estadístico y sus resultados. Estos recursos comprenden personas, infraestructura, ambientes de trabajo apropiado, recursos de seguimiento y medición y conocimiento de las fases del proceso estadístico.

7.2. OBJETIVO DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

El Modelo de Gestión de la Información Estadística no es un producto solamente informático, no es ni siquiera una cuestión técnica. Inicia con la misión, los objetivos, los procesos y las funciones de la entidad y con el reconocimiento de la necesidad de producir de la mejor manera, compartir y usar información. La gestión de información estadística está relacionada con gestionar los flujos de los datos y llevar la información estadística correcta a las personas que la necesitan, de manera que sea posible tomar buenas, mejores y nuevas decisiones, de manera acertada.

En este orden de ideas, el objetivo general del Modelo de Gestión de Información


Página 21 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Estadística se define como el proceso que permite gestionar, mediante su identificación, generación, producción, análisis, difusión y evaluación sistemática a lo largo de su ciclo de vida, a la información estadística que se usa en la entidad en correspondencia con su misión, sus objetivos, sus procesos y sus funciones. Este proceso a su vez contempla mantener la información estadística en un formato que permita su acceso oportuno, así mismo como la innovación en su ejecución, la identificación de problemas sociales, económicos y ambientales y la mejora en la prestación de los servicios públicos y sociales que evidencien la generación de valor público.

7.3. ALCANCE DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Este Modelo de Gestión de Información Estadística cobra vida con la identificación de las operaciones estadísticas estratégicas existentes y que se asocian directamente con lo requerido para el cumplimiento de la misión, los objetivos, los procesos y funciones de la entidad; continúa con la generación, producción, análisis, difusión y evaluación sistemática de la información estadística, su posterior sistematización o documentación; y termina con el acceso oportuno y socialización de esta, para evidenciar la generación de valor público por parte de la entidad.

7.4. ELEMENTOS DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Los elementos del Modelo de Gestión de Información Estadística son valorados sistemáticamente en diferentes dimensiones: estas contemplan la definición de principios que orientan de manera transversal los lineamientos por los cuales se debe regir el proceso estadístico. A partir de los principios y los lineamientos establecidos en el Modelo, se fundamenta el desarrollo de cualquier operación estadística en la entidad. A continuación, se presentan los elementos integrantes del Modelo de Gestión de Información Estadística y sus relaciones.


Página 22 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Gráfica 1. Elementos del Modelo de Gestión de Información Estadística

Principios: Ideas fundamentales que rigen el Modelo y que reflejan el pensamiento, la conducta y el desarrollo de sus componentes, su estructura y en general todos sus instrumentos, técnicas y aplicaciones.

Componentes: Categorías que agrupan y de las que derivan todas sus partes y se establecen los lineamientos del Modelo.

Lineamientos: Son orientaciones de carácter general que aterrizan la forma en que debe aplicarse el Modelo de Gestión de Información Estadística al interior de la entidad Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.

Página 23 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

y que facilitan su implementación.

Guías: Son instrumentos técnicos que describen la forma práctica en que el Modelo de Gestión de Información Estadística se despliega o se ejecuta, a través de tareas y descripciones paso a paso de las actividades a desarrollar.

Estructura organizacional: Presenta las herramientas y actividades gruesas que enmarcan el desarrollo del Modelo de Gestión de Información Estadística y que permiten el cumplimiento de las funciones misionales al interior de la entidad pública, definiendo lo que ésta debe hacer acorde a su naturaleza como parte del Estado. Incluye el Modelo de Operación por Procesos (MOP) y el Decreto Extraordinario No. 411.0.20.0516 de 2016.

Proceso información estratégica: Es básico para la supervivencia del Modelo de Gestión de Información Estadística ya que permite movilizar metas, objetivos, políticas, proyectos y estrategias, a través del cumplimiento de conjuntos de actividades y tareas específicas y continuas dentro de la estructura organizativa propia de la entidad.

Proceso estadístico: Es un conjunto de fases desarrolladas a través de actividades estandarizadas, que facilitan el cumplimiento de los parámetros estadísticos y la adopción de un lenguaje común en el proceso de generar datos e información de calidad y acorde con las necesidades de la entidad.

Resultados y Valor público: El Modelo de Gestión de Información Estadística está orientado a la verificación del logro de resultados y de valor público, entendido como los cambios sociales observables y susceptibles de medición que la entidad provoca como respuesta a necesidades o demandas, a la resolución de problemáticas o al cumplimiento de derechos de la ciudadanía.

7.4.1. Principios A continuación se relacionan los principios de elementos del modelo gestión de la información estadística.

Articulación con la misión de la entidad: Los organismos productores de la información estadística de la entidad, deben garantizar las condiciones necesarias para poder evaluar la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales que se le brindan a la ciudadanía en general. De igual forma deben incluir dentro de


Página 24 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

sus procedimientos, una estructura organizativa adecuada, indicadores de producto y resultado y otros procesos que permitan la identificación de problemáticas en la ciudad, para de esta manera generar, a través del análisis de la información, una correcta planificación del desarrollo económico, social y ambiental del territorio. Así mismo se debe generar una adecuada administración efectiva de los recursos, la que se evidencia a partir de las acciones planificadas, orientadas a una Gestión Basada en Resultados, con el propósito de analizar y difundir los resultados obtenidos y el impacto generado en la calidad de vida de la población, con información estadística de calidad.

Coordinación institucional: La coordinación de los organismos productores de información estadística en el marco del Decreto No. 4112.010.20.0565 de 2019, que crea el Comité Técnico de Gestión de Información Estadística, permite planificar y ejecutar la actividad estadística de la entidad de manera participativa, propiciando espacios de trabajo conjunto, esencial para la apropiación del Modelo de Gestión de Información Estadística y así mismo, propender por la calidad, la comparabilidad y coherencia de la información que se produce en la entidad.

Planeación de la producción estadística: A partir de este principio se definen los objetivos, metas y acciones para organizar y fortalecer la información estadística fundamental para la planificación territorial. Desde este principio se consolida como herramienta guía, el Plan Estadístico Territorial como un procedimiento que le aporta al direccionamiento estratégico de la entidad. Con la implementación del Plan se busca que los diferentes organismos de la entidad puedan definir un conjunto de acciones encaminadas a fortalecer la producción, accesibilidad y uso de la información estadística.

Estandarización: Este principio se enfoca en los marcos de referencia que se han desarrollado para facilitar la estandarización en la producción estadística. Uno de estos marcos, a manera de ejemplo, es el Modelo Genérico del Proceso Estadístico, el cual plantea la posibilidad de usar un modelo que sirva como marco conceptual de referencia y facilite la ejecución de las actividades con una orientación a procesos. De igual forma la estandarización la podemos entender como la introducción de un conjunto común de estándares (definiciones, clasificaciones, métodos, indicadores, metadatos, etc.) que pueden ser aplicados en los procesos de generación de información estadística en la entidad. Las


Página 25 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

operaciones estadísticas recurrentes, estandarizadas, con mayor control de calidad y que se relacionan con la generación de valor público y la misión de la entidad, podrán ser propuestas para ser considerados como Información de Interés Distrital (operaciones estadísticas estratégicas).

Uso óptimo de los recursos disponibles: La producción de información estadística fundamental para la planificación territorial debe disponer de los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos adecuados para satisfacer las necesidades de información estadística de los organismos en relación con la misión y objetivos de la entidad. De esta manera se promueve el uso de los recursos de información de una forma eficiente y efectiva, lo cual permite implementar una serie de procedimientos para evaluar y justificar la producción de nuevas operaciones estadísticas, así como el rediseño o eliminación de las ya existentes, en relación con su costo y uso.

Compromiso con la calidad de la información: Todos los organismos de la entidad productores de información estadística deben trabajar conforme a las normas, principios y estándares que se generan desde el Modelo de Gestión de Información Estadística. De igual manera, todos los organismos productores de información se comprometen a implementar las estrategias y acciones planteadas en el Plan Estadístico Territorial, las cuales propenden por fortalecer la producción de información estadística bajo estándares de calidad. Los integrantes del Comité Técnico de Gestión de Información Estadística de cada organismo son participantes activos en la elaboración y actualización de lineamientos de calidad para el Modelo de Gestión de Información Estadística.

Imparcialidad y objetividad: Las operaciones estadísticas que se generen en cualquier organismo de la entidad debe garantizar el uso de normas, técnicas, métodos y procedimientos establecidos con criterios técnicos estadísticos, comparables y científicos. De igual manera, se debe garantizar la documentación y el acceso a los usuarios en general de las diferentes fases del proceso estadístico generado, respetando la independencia científica y realizándolo de forma objetiva, profesional y transparente, de modo que los usuarios reciban un trato equitativo, es decir, la igualdad de acceso a los datos para todos los usuarios de la información estadística de la entidad.


Página 26 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Construcción de información con criterios técnicos: Los organismos productores de información estadística deben emplear metodologías solidas, que incluyan principios científicos y éticas profesionales con relación a los procedimientos utilizados en cada una de las fases del proceso estadístico: detección y análisis de requerimientos, diseño y pruebas, ejecución, análisis, difusión y evaluación.

Transparencia: Este principio busca que todas las operaciones estadísticas estratégicas de la entidad estén a disposición de los usuarios, desde sus metadatos, metodologías, bases de datos y resultados de los análisis de la información, lo cual permita conocer de manera visible, coherente e íntegra, el desarrollo de la operación estadística.

Accesibilidad: Todos los organismos productores de información estadística deben garantizar el acceso a los datos, los cuales deben ser presentados de forma clara y comprensible, y difundidos de manera adecuada, permitiendo el acceso equitativo a todos los usuarios. De esta manera, la difusión de los datos y la información estadística se debe realizar utilizando diferentes medios y formatos abiertos, para que puedan ser fácilmente ubicadas, y estén disponibles con metadatos, metodología, guías técnicas y servicios de apoyo para su descarga, consulta y visualizaciones.

Anonimización de datos e información: Los organismos productores de información estadística deben transformar los datos relativos a las personas, de tal forma que se proteja la privacidad y confidencialidad de las fuentes de información que sustentan los resultados de la operación estadística. Cada organismo de la entidad es responsable de la anonimización de los datos, ya que con ella se garantiza la protección de identificación o localización de las personas; de igual manera se deben emplear procesos técnicos que aseguren el almacenamiento, actualización y acceso a los sitios donde se encuentran alojados los datos, tales como archivos físicos, archivos magnéticos, espacios virtuales o servidores.

Aprovechamiento estadístico de registros administrativos: La entidad debe propender por la identificación de los trámites propios que tienen un potencial estadístico (Registros Administrativos), para su fortalecimiento a través de un plan


Página 27 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

dirigido a mejorar sus calidad e incrementar su uso; lo cual permitirá rediseñar sus variables, mejorar sus procedimientos internos, controlar la gestión del organismo y generar datos e información estadística que facilite la toma de decisiones basadas en evidencias.

Innovación orientada al conocimiento: Los organismos deben fomentar la investigación de nuevos métodos innovadores y fuentes de datos nuevas y alternativas que aporten al desarrollo de sus operaciones estadísticas, que estén a la vanguardia de los avances del conocimiento y de los nuevos desarrollos tecnológicos. Se debe fomentar en los productores de información estadística, la exploración y utilización de nuevas fuentes de datos, tanto internos como externos, o la combinación de fuentes de datos existentes y nuevos, como un aporte al fortalecimiento de sus operaciones estadísticas.

7.4.2. Componentes. A continuación, se relacionan los componentes de elementos del modelo gestión de la información estadística.

El Modelo de Gestión de Información Estadística lo integran cuatro componentes que los diferentes organismos de la entidad deben considerar al momento de diseñar un proceso estadístico para que sus necesidades de información estén alineadas a dicho Modelo. Los componentes son los siguientes:

Componente conceptual: Dicta las directrices para que los organismos de la entidad gestionen la información estadística de acuerdo a los estándares y al modelo establecido.

Componente metodológico: Brinda un conjunto de herramientas y técnicas para la correcta producción de la información estadística.

Componente tecnológico: Establece los criterios para mejorar la comunicación entre productor y usuario de información, facilitando el acceso de este último a toda la oferta disponible

Componente de gestión del cambio: Este componente marca la diferencia entre una gestión de información exitosa, de una que no lo es. Una operación exitosa está relacionada con la articulación entre necesidades y expectativas de


Página 28 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

información por parte de los usuarios, el contenido en sí mismo, los productos o servicios de información ofertados y un entorno que favorezca el cambio, las nuevas formas de hacer y la innovación en la mejora de procesos y procedimientos. Y para ello es necesario que las personas estén más dispuestas a este entorno cambiante y se propicie un ambiente flexible y creativo; de esta forma habrá mayor aprovechamiento, mayor productividad y mayor calidad.

7.4.3. Lineamientos A continuación se relacionan los lineamientos de elementos del modelo gestión de la información estadística.

a) Modelo de Gestión de Información Estadística: El DAPM como coordinador de la producción de la información estadística debe realizar el entendimiento preciso, claro y documentado de la situación actual y objetivo del modelo que permita identificar los procesos, roles, actores y recursos con los que se cuenta, para conocer las capacidades estadísticas de cada uno de los organismos de la entidad. Para este propósito se toma como herramienta técnica la metodología de Plan Estadístico Territorial (PET) – DANE.

b) Responsabilidades compartidas del Modelo de Gestión de Información Estadística: El DAPM tiene la responsabilidad de coordinar las actividades estadísticas de los productores a través del Comité Técnico de Gestión de Información Estadística de la entidad (Decreto No. 4112.010.20.0565 de 2019). Esto se refiere en particular, al uso de conceptos y procedimientos estadísticos adecuados, la aplicación de los estándares y los esfuerzos internos para reducir al mínimo las duplicidades en la recolección de datos, la producción y difusión de la información estadística. De igual manera, a través de este medio de coordinación se establecen procedimientos, mecanismos, herramientas, directrices y acuerdos que garantizan la coordinación efectiva del Modelo. Todo esto incluye: Formulación e implementación PET; Difusión coordinada de información estadística, a través del Sistema de Indicadores de Santiago de Cali y el Archivo Municipal de Datos (AMDA); Apoyo en la aplicación de estándares y clasificaciones y Procesos comunes de gestión de la Calidad Estadística (NTC PE 1000 Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico).

c) Actualización del inventario de operaciones estadística: El DAPM como coordinador de la producción de la información estadística debe gestionar y mantener actualizado el inventario de operaciones estadísticas y de registros administrativos de la entidad.


Página 29 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

d) Clasificación de las operaciones estadísticas: Cada organismo de la entidad debe clasificar de acuerdo con lo descrito en el numeral 7.4.7. Proceso estadístico del presente manual, la información estadística que de acuerdo con sus necesidades de información se relaciona directamente con la misión, las funciones y los procesos que lidera en estos tres tipos: Información Estadística Operativa, Táctica o Estratégica, para luego ser aprobadas por el comité técnico de gestión de información estadística e incluidas el inventario de operaciones estadística de la entidad.

e) Mapa de las operaciones estadísticas: A través de la herramienta metodológica del PET, el DAPM debe definir y mantener actualizado el mapa de información de las operaciones estadísticas de la entidad identificando los flujos de información actuales, sus objetivos, clasificación temática y el tipo de operación.

f) Utilización de trámites o registros administrativos con fines estadísticos: Los organismos de la entidad deben inclinarse por la utilización de los registros administrativos como fuente fundamental en la producción y el análisis de información estadística.

g) Evaluación de la continuidad de operaciones estadísticas: El Comité Técnico de Gestión de Información estadística de la entidad revisa y justifica de acuerdo con las necesidades de información, el nivel de recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos (costo y uso de la información estadística), la continuidad, rediseño, agregación o eliminación de las operaciones estadísticas estratégicas del inventario.

h) Control y seguimiento a los recursos para la producción de operaciones estadísticas: se espera que cada organismo de la entidad presente cada seis meses al Comité Técnico de Gestión de Información Estadística un ejercicio de análisis que describa de manera clara y precisa la situación actual de las operaciones estadísticas, el cual debe incluir un seguimiento a los recursos asignados y empleados por cada operación estadística, para su posterior revisión por parte del Comité, con el fin de optimizar los recursos de la entidad.

i) Fase de detección y análisis de requerimientos para operaciones estadísticas: Todos los organismos de la entidad deben identificar y analizar sus necesidades de información a través de la aplicación del Formato de Detección y Análisis de Requerimientos de Información MEDE01.07.01.18. P05.I02, para su posterior aprobación en el comité técnico de gestión de información estadística de la entidad como operación estadística estratégica.

j) Datos relativos a las personas en las operaciones estadísticas: Las operaciones


Página 30 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

estadísticas que recopilen datos relativos a las personas deben seguir las directrices consignadas en las guías metodológica y técnica para la recopilación, producción, almacenamiento, seguridad y análisis sistemático de los datos relativos a las personas, para su posterior caracterización sociodemográfica (MEDE01.07.01.18. P09.G02 - MEDE01.07.01.18. P09.G03).

k) Protección de datos personales en las operaciones estadísticas: Cada organismo productor de información estadística debe adoptar las medidas específicas para garantizar que los datos recopilados se conservarán de acuerdo con la política para el tratamiento de datos personales del Distrito de Santiago de Cali. https://www.cali.gov.co/tic/publicaciones/1344/polticas_seguridad_de_la_informacin/

l) Base de datos de operaciones estadísticas: Cada organismo productor de información estadística establece las disposiciones físicas, tecnológicas, administrativas y organizativas para proteger la seguridad e integridad de las bases de datos estadísticas que tiene a su cargo.

m) Diseño de cuestionarios para operaciones estadísticas: Para el caso de las operaciones estadísticas que recopilan datos a través de encuestas, deben desarrollar el proceso de operacionalización de variables, el cual debe incluir los Objetivos, Variables, Tipos de variable, Definiciones, Categorías, Indicadores y Preguntas, para su posterior análisis y aprobación sistemática por parte del Comité, antes de la recolección de los datos. De igual manera, los diseños de la encuesta, las selecciones de muestras y los métodos de estimación deben estar bien fundamentados y serán revisados y examinados por el comité.

n) Documentación de las operaciones estadísticas: Todos los organismos de la entidad que posean dentro de sus procesos del sistema de gestión, operaciones estadísticas estratégicas, deben de cumplir la aprobación de sus documentos metodológicos, cuestionarios, manuales, documentación de sistemas y demás instrumentos antes de iniciar el proceso de producción de información.

o) Estándar de documentación para operaciones estadísticas estrategias: Las operaciones estadísticas clasificadas como estratégicas utilizarán los estándares internacionales denominados: Iniciativa de Documentación de Datos (DDI) y el de Iniciativa de Metadatos Dublin Core, para describir los datos producidos, los cuales serán publicados en el Archivo Municipal de Datos (AMDA).

p) Estándar tecnológico para operaciones estadísticas estrategias: Las operaciones estadísticas que produzcan indicadores definidos como estratégicos, utilizarán el estándar Statisticad Data and Metadata eXchange (SDMX) para la documentación


Página 31 de 48

https://www.cali.gov.co/tic/publicaciones/1344/polticas_seguridad_de_la_informacin/

https://www.cali.gov.co/tic/publicaciones/1344/polticas_seguridad_de_la_informacin/





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

y almacenamiento de sus indicadores, así como el componente tecnológico de dicho estándar, con el fin de garantizar una transmisión habitual de datos y metadatos tanto a usuarios internos de la entidad, como a cualquier organización ya sea de tipo internacional o nacional.

q) Uso y aplicación del Marco Geoestadístico en las operaciones estadísticas: Todos los organismos de la entidad que recopilen información estadística de las temáticas sociales, económicas y ambientales que incluya el espacio geográfico donde esta se origina, deben utilizar los lineamientos, normas y procedimientos establecidos en la guía de uso y aplicación del Marco Geoestadístico Territorial de Santiago de Cali (MEDE01.07.01.18. P09.G04).

r) Formación para el aprendizaje continuo del proceso estadístico: El DAPM a través de las acciones establecidas en el PET, promoverá la continua capacitación del personal de la entidad y propondrá procesos de formación básicos y medios con el fin de mejorar la producción y el uso de la información estadística en la entidad. https://www.cali.gov.co/planeacion/publicaciones/147380/videotips-de-gestion-de-la-informacion/

7.4.4. Guías, instructivos y formatos. A continuación, se relacionan las guías, instructivos y formatos de elementos del modelo gestión de la información estadística.

Las guías, instructivos y formatos del Modelo de Gestión de Información Estadística son instrumentos diseñados por el DAPM, que se ponen a disposición de los organismos de la entidad para asegurar la calidad del proceso de producción y difusión de la información estadística. Existe un conjunto de estándares técnicos asociados a cada componente del modelo; a continuación, se listan las guías, instructivos y formatos, que se encuentran asociados al proceso Información Estratégica (MEDE01.07), específicamente al subproceso Diseño, producción, análisis y divulgación de información (MEDE01.07.01):

Código del documento Nombre ObjetivoMEDE01.07.01.18.P03.G01 Guía para la documentación de

una Operación EstadísticaBrindar los lineamientos basados en el Código Nacional de Buenas Prácticas (CNBP) y los requerimientos del Sistema Estadístico Nacional (SEN), de


Página 32 de 48

https://www.cali.gov.co/planeacion/publicaciones/147380/videotips-de-gestion-de-la-informacion/

https://www.cali.gov.co/planeacion/publicaciones/147380/videotips-de-gestion-de-la-informacion/





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Código del documento Nombre Objetivoforma estándar, completa y de fácil lectura, que permitan la identificación, elaboración y redacción de las etapas que comprende el diseño de una operación estadística en la Alcaldía de Santiago de Cali.

MEDE01.07.01.18.P03.G02Guía para la Documentación de Sistemas y Bases de Datos de Operaciones Estadísticas

Brindar los lineamientos basados en el Código Nacional de Buenas Prácticas (CNBP) y los requerimientos del Sistema Estadístico Nacional (SEN), de forma estándar, completa y de fácil lectura, que permitan la identificación, elaboración y redacción de las diferentes secciones que comprenden la documentación de los sistemas de información y la base de datos de una operación estadística de la Alcaldía de Santiago de Cali.

MEDE01.07.01.18.P03.G03Guía para la construcción de Diccionarios de Datos del Archivo Municipal de Datos - AMDA

Brindar los lineamientos que faciliten la construcción del diccionario de datos de las operaciones estadísticas a ser publicadas en el Archivo Municipal de Datos de Santiago de Cali (AMDA), siguiendo sus requerimientos y el uso del lenguaje común de la Estrategia Gobierno en línea (MINTIC).

MEDE01.07.01.18.P05.G01 Guía de la Gestión del Sistema de Indicadores Sociales

Presentar la estructura funcional del sistema de indicadores sociales, con el fin de conocer el proceso de gestión de la información, a través el conocimiento de la arquitectura del sistema.

MEDE01.07.01.18.P08.G01 Guía para el Diseño e Implementación de Observatorios

Brindar los lineamientos para el diseño conceptual, metodológico y de implementación de los Observatorios en la Alcaldía de Santiago de Cali.

MEDE01.07.01.18.P09.G01 Guía para Divulgación de Dar a conocer los diferentes


Página 33 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Código del documento Nombre Objetivo

Información de Operaciones Estadísticas

mecanismos de divulgación de información existentes en la entidad, para realizar publicaciones de resultados e información en general, relativa a las operaciones que se encuentran en el Inventario de Operaciones Estadísticas (IOE)de la Administración Distrital de Santiago de Cali.

MEDE01.07.01.18.P09.G02Guía metodológica para la Recopilación Sistemática de Datos Relativos a las Personas

Proporcionar a los organismos de la Administración Distrital, las directrices metodológicas y técnicas para la recopilación, producción, almacenamiento, seguridad y análisis sistemático de los datos relativos a las personas, para su posterior caracterización sociodemográfica.

MEDE01.07.01.18.P09.G03Guía técnica para la Recopilación Sistemática de Datos Relativos a las Personas

Proporcionar a los organismos de la Administración Distrital, las directrices metodológicas y técnicas para la recopilación, producción, almacenamiento, seguridad y análisis sistemático de los datos relativos a las personas, para su posterior caracterización sociodemográfica.

MEDE01.07.01.18.P09.G04Guía de uso y aplicación del Marco Geoestadístico Territorial de Santiago de Cali

Proveer a los diferentes organismos de la alcaldía de Santiago de Cali, los lineamientos, normas y procedimientos para integrar la información estadística de las temáticas sociales, económicas y ambientales, generadas a través de los censos, encuestas y registros administrativos, al espacio geográfico donde esta se origina.

MEDE01.07.01.18.P05.F01.I02 Instructivo para el diligenciamiento del registro de las series de tiempo de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento del Formato para el registro de las series de tiempo de indicadores, con el fin de facilitar la aplicación e


Página 34 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Código del documento Nombre Objetivointerpretación del mismo y el almacenamiento de la información de las series de tiempo de los indicadores en la plataforma del Sistema de indicadores sociales e institucionales.

MEDE01.07.01.18.P05.F03.I02

Instructivo para el diligenciamiento del registro de metadatos de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento del Formato para el registro de metadatos de indicadores, con el fin de facilitar la aplicación e interpretación del mismo y el almacenamiento de la información de las fichas técnicas de los indicadores en la plataforma del Sistema de indicadores sociales e institucionales.

MEDE01.05.09.18.P06.I02

Instructivo para el diligenciamiento de la Encuesta electrónica de Identificación y Satisfacción de Usuarios de la Información Estadística de la Alcaldía de Santiago de Cali

Este instructivo tiene por objeto explicar el debido diligenciamiento de la encuesta electrónica de identificación y satisfacción de usuarios internos y externos de información estadística, con el fin de recopilar información clara y completa por medio del buen uso a la plataforma en que fue diseñada.

MEDE01.05.09.18.P06.I01

Instructivo para el diligenciamiento de la Encuesta en físico de Identificación y Satisfacción de Usuarios de la Información Estadística de la Alcaldía de Santiago de Cali

Este instructivo tiene por objeto explicar el debido diligenciamiento de la encuesta de identificación y satisfacción de usuarios internos y externos de información estadística, con el fin de recopilar información clara y completa por medio del buen uso del formato en que fue diseñada.

MEDE01.07.01.18.P05.I02Instructivo para el diligenciamiento de las fichas técnicas de indicadores

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento de las fichas técnicas de indicadores en la Entidad, con el fin de facilitar la aplicación e interpretación de lasmismas y fortalecer los soportes que formalizan un indicador y los resultados que estos representan.


Página 35 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Código del documento Nombre Objetivo

MEDE01.05.09.18.P06.DM01

Documento metodológico identificación y satisfacción de usuarios de información Estadística de la Alcaldía de Santiago de Cali

Documentar metodológicamente la etapa de diseño de la operación estadística “Identificación y Satisfacción de Usuarios de Información Estadística de la Alcaldía de Santiago de Cali”.

MEDE01.07.01.18.P05.I02Autorización para la publicación de operaciones estadísticas en el Archivo Municipal de Datos

Este formato de autorización permite publicar en el Archivo Municipal de Datos (AMDA) toda la información pertinente y relacionada con las diferentes Operaciones Estadísticas que se producen en la entidad.

MEDE01.07.01.18.P05.I02

Formato para el registro de las series de tiempo de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento del Formato para el registro de las series de tiempo de indicadores, con el fin de facilitar la aplicación e interpretación del mismo y el almacenamiento de la información de las series de tiempo de los indicadores en la plataforma del Sistema de indicadores sociales e institucionales.

MEDE01.07.01.18.P05.I02 Ficha Técnica de Formulación de Indicadores

Con el propósito de estandarizar la información básica de un indicador se diseñó esta ficha técnica la cual recoge la descripción general de los principales componentes que integran un indicador.

MEDE01.07.01.18.P05.I02

Formato para el registro de metadatos de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento del Formato para el registro de metadatos de indicadores, con el fin de facilitar la aplicación e interpretación del mismo y el almacenamiento de la información de las fichas técnicas de los indicadores en la plataforma del Sistema de indicadores sociales e institucionales.

MEDE01.07.01.18.P05.F04 Ficha Técnica de Seguimiento de Indicadores de Trámites y

Con el propósito de estandarizar la información básica para el


Página 36 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Código del documento Nombre ObjetivoServicios Seguimiento de Indicadores de

Trámites y Servicios.

MEDE01.07.01.18.P05.F05 Ficha Técnica de Seguimiento de Indicadores

Establecer los criterios básicos para el correcto diligenciamiento de las fichas técnicas de indicadores en la Entidad, con el fin de facilitar la aplicación e interpretación de las mismas y fortalecer los soportes que formalizan un indicador y los resultados que estos representan.

MEDE01.07.01.18.P05.I02 Formato de Detección y Análisis de Requerimientos de Información

Este formato tiene como propósito identificar y analizar los requerimientos y/o necesidades para la operación estadística que se quiere diseñar.

7.4.5. Estructura organizacional A continuación se relaciona la estructura organizacional de elementos del modelo gestión de la información estadística.

Como ya se mencionó anteriormente, el Decreto Extraordinario 411.0.20.0515 de 2016 establece dentro de las funciones de varios organismos de la Administración Central, responsabilidades asociadas a la producción de información estadística y específicamente, determina que el Departamento Administrativo de Planeación Municipal tiene la función de coordinar la producción y consolidación de esta información estadística.

Esto es relevante porque constituye el andamiaje básico a partir del cual se pueden desarrollar procesos estadísticos que, al ser requeridos y fomentados por la estructura organizacional, afianzan en la entidad la creación de procesos, mecanismos, instrumentos, métodos, etc., que fomentan la continuidad y el mejoramiento de la generación de estadísticas. En otras palabras, sin un marco funcional establecido institucionalmente, la producción de datos e información para tomar decisiones no es más que un conjunto de acciones demasiado puntuales, dispersas e intermitentes sin mayores resultados ni repercusiones.En este mismo sentido, lo ya establecido en el Decreto en mención guarda articulación con lo definido a nivel nacional en MIPG, y su más reciente política hasta la fecha, la de Gestión de Información Estadística, que se ha detallado en un apartado anterior.


Página 37 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Como se ve, es necesaria una estructura organizacional articulada y definida bajo parámetros similares para que el Modelo de Gestión de Información Estadística funcione de manera concreta y cumpla sus propósitos relacionados con la información estadística de calidad al servicio de decisiones y acciones que generen resultados.

Un ejemplo de ello son los observatorios constituidos en la Administración Distrital, que pueden ser tomados como uno de los escenarios donde la Gestión de la Información actúa de manera concreta: sus procesos de recolección de información (primaria y/o secundaria), buscan adaptarse a los lineamientos dictados por el DAPM, que ejerciendo el rol de coordinador, propone una ruta que facilita la instauración de producción de estadísticas relevantes, de modo permanente, que le permita a la entidad documentar y aprender del conocimiento generado y, especialmente, proponer alternativas de solución a diversidad de problemáticas en distintas áreas temáticas.

7.4.6. Proceso información estratégica. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por la entidad en el año 2011, generó una nueva forma de trabajar, permitiendo a la entidad enfocarse en su objetivo misional, y así mismo evidenciar el valor público que generan los bienes y servicios que presta la entidad, los cuales están enfocados a satisfacer las necesidades y demandas de los ciudadanos con integridad y calidad. Este enfoque basado en procesos implicó la definición sistemática de un conjunto de interacciones entre cada uno de los macroprocesos y sus procesos, con el propósito de alcanzar los resultados previstos, de acuerdo con las políticas de calidad y el direccionamiento estratégico de la entidad. De esta manera la entidad a establecido una representación del Modelo de Operación por Procesos (MOP) de la siguiente manera, que se relaciona de manera directa con el Modelo de Gestión de Información estadística:

Macroprocesos Estratégicos (MEDE01): Son aquellos relacionados con el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de disposición de recursos y revisiones por la Dirección.

Proceso Información Estratégica (MEDE01.07): El cual tiene por objetivo, “Coordinar e impartir lineamientos para la información estadística y geográfica de la Alcaldía de Santiago de Cali a través de su identificación, diseño, estandarización, integración, procesamiento, análisis y divulgación, asegurando su calidad para fortalecer las operaciones de la entidad y promover el acceso y uso


Página 38 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

de la información entre los ciudadanos en el Distrito de Cali”. Subproceso Diseño, producción, análisis y divulgación de información

(MEDE01.07.01): Este subproceso que hace parte del proceso Información Estratégica, tiene por objetivo “Coordinar el diseño, estandarización, recolección, procesamiento, análisis y divulgación de la información Estadística; proporcionando los lineamientos para la gestión de la misma, facilitando su acceso mediante herramientas tecnológicas, a la entidad para la toma de decisiones y la planificación del desarrollo del Distrito de Santiago de Cali, y a la ciudadanía en general para su conocimiento”.

Procedimientos: o Formulación del Plan Estadístico Territorial (MEDE01.07.01.18. P01).o Implementación del Plan Estadístico Territorial (MEDE01.07.01.18. P02).o Archivo Municipal de Datos - AMDA (MEDE01.07.01.18. P03).o Sistema de Indicadores Sociales - SIS (MEDE01.07.01.18. P05).o Cali en Cifras (MEDE01.07.01.18. P06).o Datos abiertos (MEDE01.07.01.18. P07).o Diseño e implementación de observatorios (MEDE01.07.01.18. P08).o Diseño e implementación de una operación estadística (MEDE01.07.01.18.

P09).

7.4.7. Proceso estadístico. La información estadística requiere producirse de manera estandarizada, en el sentido de seguir criterios mínimos de producción sin importar cuál sea el objeto de estudio o sus mecanismos de recolección, procesamiento o difusión. Esto, unido a las funciones ya mencionadas del DAPM y de la SDI y al camino ya recorrido en relación con lo descrito en el apartado de Antecedentes, hace que sea necesario fortalecer, estructurar y sistematizar la propuesta que se ha venido desarrollando en cuanto a gestionar los datos y la información, para la toma de decisiones, considerándose un aspecto fundamental si se quiere dotar de valor y utilidad a las estadísticas producidas.

En este contexto, la sistematización de los procesos estadísticos no es otra cosa que su documentación bajo criterios comunes, lo que garantiza que tanto los usuarios como otros productores conocen el detalle de cada fase del proceso de producción, facilitando el aprendizaje e incluso minimizando los riesgos de empezar de cero cada vez que se presenta la rotación de personal al interior de dichos procesos.


Página 39 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Es decir, sin importar quiénes hagan parte de la producción, la documentación asegura un ejercicio continuado del proceso y su duración en el tiempo, en relación con los resultados que produzca. En esta misma vía, permite la revisión, evaluación y mejora de los procesos de producción de información estadística, a la luz de arrojar mayores beneficios en el análisis y en la toma de decisiones.

Dado que la generación de estadísticas no difiere de otros procesos en el sentido de que debe ser eficiente, la aplicación de estándares y buenas prácticas busca mejorar esa eficiencia al tiempo que responde a entornos institucionales con presupuestos limitados y con mayores niveles de demanda de información.

Para ello, este Modelo de Gestión de Información Estadística adopta la Arquitectura Común de Producción de Estadísticas (CSPA por sus siglas en inglés) desarrollada por la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (UNECE) y adoptada ya por diferentes organismos multilaterales y gobiernos.

Se define como un marco de referencia que proporciona:

Una guía general que reúne todos los elementos posibles que están presentes en una entidad para producir estadísticas de calidad, estableciendo relaciones entre ellos e interdependencias.

Un lenguaje común que permite a todos los actores involucrados, comunicarse de manera clara y sin ambigüedades, lo que es bastante relevante cuando se trata de entornos estadísticos y de aprovechamiento de información.

Uniformidad porque busca proporcionar una implementación homogénea en toda la entidad, del marco de acción.

Estandarización, ya que define patrones y especificaciones comunes que se espera sean implementadas, y sean la premisa para la interacción entre productores y usuarios de la información estadística.

Al interior de esta arquitectura, se definen algunos entornos facilitadores para la producción concreta de datos e información. Uno de ellos es el Modelo Genérico del Proceso Estadístico (GSBPM por sus siglas en inglés), que nació “del trabajo de las agencias estadísticas de Nueva Zelanda, Suecia, Australia, Noruega, Países Bajos y la […] OCDE, a través de sesiones de trabajo conjunto sobre metadatos estadísticos (METIS). Actualmente el GSBPM es utilizado por más de 50 organizaciones de


Página 40 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

estadística en todo el mundo para gestionar y documentar la producción estadística (DANE 2017).

Este estándar que ya ha sido lo suficientemente probado, propone una estructura de procesos y subprocesos que definen qué se necesita para producir estadísticas oficiales, bajo un marco estándar y una terminología armonizada que hace posible que los procesos de producción estadística compartan un mismo lenguaje en términos de métodos y componentes; así mismo, integra estándares en datos y metadatos estadísticos, lo que permite generar, por ejemplo, nuevos procesos de información agregada (indicadores) bajo infraestructuras armonizadas y lenguajes comunes.

Como se mencionaba anteriormente, la definición del Modelo de Gestión de Información Estadística se encuentra enmarcada en la noción de Arquitectura Común de Producción de Estadísticas. De esta manera, el Modelo se convierte en la principal herramienta de planeación, la cual ayuda a identificar, definir, organizar e integrar los datos requeridos por los procesos para el cumplimiento de la misión de la entidad, tanto de nivel operativo como táctico y estratégico. Para facilitar el desarrollo incremental, ordenado y coherente de dicho Modelo, es necesario adoptar y seguir el conjunto de políticas, principios, lineamientos, guías, métodos, conceptos y estándares comunes que rigen la producción de información estadística, la cual va a apoyar el análisis de cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo y la toma de decisiones basadas en evidencias.

En esta medida, el Modelo de Gestión de Información Estadística es la representación de la estructura y manejo de la información institucional de forma confiable, eficaz y oportuna, que facilita la toma de decisiones y da cuenta del estado de cumplimiento de las metas propuestas por la entidad. Su definición se enfoca en formalizar y complementar los requerimientos de datos e información de acuerdo con las necesidades de información que se relacionen directamente con la misión, las funciones y los procesos que lidera cada organismo de la entidad. Es a partir de este criterio, que se clasifica la información estadística de la entidad en tres categorías:

Información Estadística Operativa: Esta categoría agrega la información estadística que le provee a la entidad las consultas básicas, a partir de las cuales se pueden evidenciar el rendimiento de las actividades diarias que se realizan en la entidad, (Número de personas entendidas en los puntos de atención o Tiempo


Página 41 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

promedio de radicación de una petición, queja o reclamo). Información Estadística Táctica: Realiza seguimiento y control a los planes,

políticas, programas y proyectos que los organismos han planteado y ejecutan desde instrumentos como el Plan de Ordenamiento Territorial o el Plan de Desarrollo Distrital. De igual manera, facilita el análisis y el monitoreo del rendimiento de los procesos y habilita el reporte a entes gubernamentales y externos en general. Se caracteriza por monitorear, corregir y tomar decisiones a corto y mediano plazo.

Información Estadística Estratégica: En esta categoría se agrupa la información estadística que permite controlar, medir y generar retroalimentación sobre el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad. Este tipo de información se caracteriza porque los análisis realizados evidencian resultados y cambios en los problemas identificados; de igual manera identifican patrones y tendencias que se generan a partir del desarrollo de las metas y estrategias que se plantearon, las cuales deben evidenciar qué tanto han mejorado las condiciones de vida de los ciudadanos.

7.4.8. Resultados y valor público A continuación se relacionan los resultados y valor público de elementos del modelo gestión de la información estadística.

El Modelo de Gestión de Información Estadística, si bien es un marco de acción independiente que brinda por sí solo orientaciones, métodos y lineamientos en su ámbito propio de aplicación, también juega un papel importante como facilitador, en la Gestión Basada en Resultados.

Sin datos no es posible construir información, y sin información, se desconoce si se han alcanzado los objetivos propuestos de las intervenciones públicas. De esta forma, este Modelo permite articular y darle fluidez a la cadena de valor público que enlaza desde el momento inicial de la ejecución (disposición de insumos), hasta el momento de más largo alcance en el que se verifican la existencia de modificaciones en las condiciones de vida de la población, pasando por la cuantificación de productos y la revisión de resultados.

Si se revisa el ciclo de vida de la Gestión Basada en Resultados, que define las fases de Establecimiento de la visión, Definición del mapa de resultados y el marco de la gestión, Planificación del monitoreo y la evaluación, Implementación de la supervisión y


Página 42 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Gestión de la Evaluación, la información estadística es uno de los componentes transversales que atraviesa todo el ciclo, y sin la cual su aplicación no sería posible, ya que sus tres principales dinámicas: Planificación, Monitoreo y Evaluación, requieren de manera indispensable, del panorama que brindan los datos (UNOC 2018).

Ahora bien, de la rigurosidad con la que se desarrolle el proceso de gestión de los datos y la información estadística, dependerá responder acertadamente a la cuestión enunciada más arriba en el texto, respecto a conocer si las estrategias y acciones implementadas, resultaron en el logro de los objetivos propuestos.

Dar cuenta de si existió o no un cambio medible y verificable en determinada situación, permitirá avanzar en conclusiones respecto a la posible creación de valor público a partir de las acciones realizadas, identificando si las necesidades de la ciudadanía y sus problemáticas fueron resueltas con estas intervenciones.

Como se ve, el Modelo de Gestión de Información Estadística se convierte en un articulador que comunica la implementación de la Gestión Basada en Resultados, con la creación de valor público, poniendo el desempeño institucional de la entidad en sintonía con las directrices de nivel nacional definidas entre otras, en MIPG, y con la orientación de organismos multilaterales y gobiernos para conocer en profundidad, qué tanto cambian favorablemente las condiciones de vida de los ciudadanos.

8. ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Dado que el DAPM ya había desarrollado de manera empírica este Modelo de Gestión con la ejecución de los proyectos de inversión Sistema de Indicadores Sociales y Plan Estadístico Territorial (PET), éstos fueron tomados como las dos estrategias fundamentales a través de las cuales el DAPM no solo coordina la producción de información, sino que también desarrolla acciones que facilitan y mejoran esa producción y la ponen a disposición de todos los usuarios y productores.

Enfoque: El trabajo en ambos proyectos se dirige hacia el mejoramiento de la producción de datos e información estadística, de acuerdo con estándares definidos por el DANE como referente nacional y por organismos multilaterales de producción de


Página 43 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

estadísticas. Por un lado, el Plan Estadístico Territorial se centra en los estándares de producción de datos, en el transcurso de todo el proceso estadístico, desde el diseño hasta la difusión y reutilización. Como ya se describió, hace parte de una metodología de planificación estadística del DANE, que, partiendo de conocer el estado de la producción de datos y la oferta y demanda de estos, plantea acciones para mejorar esa producción, asegurándose que tanto los procesos estadísticos como las habilidades informacionales de sus responsables, sean potenciadas y usadas para fortalecer la capacidad estadística de la entidad.

De otro lado, el Sistema de Indicadores dirige el trabajo hacia la información agregada que puede desprenderse de esa producción de datos, facilitando producir, almacenar y procesar indicadores, bajo estándares definidos que faciliten su intercambio y establezcan un mismo idioma en esta fase del proceso estadístico, para que todos los actores involucrados puedan mantener una dinámica de producción e intercambio fluida y cumplir así con las responsabilidades misionales de los organismos involucrados. En este sentido, el Sistema busca generar un entorno de difusión y aprovechamiento de la información estadística agregada, orientada a objetivos y con lenguajes comunes que faciliten el diálogo entre productores y usuarios.

Con el trabajo realizado tanto en el PET como en el SIS, se busca mantener una linealidad en cuanto a potenciar la apropiación y el uso que los organismos y la entidad en su conjunto, pueden hacer de información estadística que se produce en diferentes nichos e incluso más importante, avanzar hacia escenarios de intercambio con lenguajes unificados y claros, que respetan la autonomía de los procesos propios de cada productor.

En este sentido, un pilar fundamental lo constituye evidenciar de la mano con el productor, que los datos y la información que busca generar, pueden mejorarse en sus procesos tanto de elaboración como de los resultados que arroje, con dos resultados relevantes en el Modelo: i) dichos procesos de producción se hacen más fluidos con el uso de herramientas y la aplicación de estándares y, ii) el usuario o consumidor de esa información adquiere un rol igual de relevante, asignándole un mayor valor a la demanda de información y promoviendo la apertura de usos más diversificados de la información estadística. Esto es importante dado que, como se ha mencionado a lo largo del texto, el mejoramiento de los procesos de producción de información estadística, la normalización y estandarización de datos y la definición de lineamientos,


Página 44 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

entre otros, solo tiene sentido cuando esta información es usada en todo su potencial.

Rutas de aplicación institucional: El desarrollo tanto del Plan Estadístico Territorial como del Sistema de Indicadores, desde sus inicios y ahora a la luz del Modelo de Gestión de Información Estadística, se organiza a través de la definición, estructuración, diseño, producción y puesta en marcha de estrategias de aprendizaje y familiaridad con temáticas diversas relacionadas con el detalle de lo que implican los procesos estadísticos, que en ocasiones pueden suponer dificultades de entendimiento.

Para ello se presta especial atención a los siguientes elementos:

Disponibilidad permanente en web, de todos los documentos asociados a este Modelo y de material de consulta relacionado.

Herramientas de aprendizaje de fácil acceso, como video tips que presentan diferentes aspectos del Modelo.

Espacios como talleres, cursos y divulgaciones en los que se presentan no solo los documentos, si no también experiencias de éxito ocurridas en la entidad, con la aplicación de los instrumentos o guías definidas.

Plataformas de visualización para datos y para indicadores, que se ajustan a los estándares internacionales, y que son de fácil comprensión y navegación.

Acompañamiento del Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE, en el diseño e implementación de lineamientos y metodologías.

Acompañamiento a los técnicos de los diferentes organismos, encargados de producir los datos y la información, de modo que la transición hacia la implementación del Modelo sea fluida y acorde con los productos esperados y con las funciones misionales del organismo respectivo.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS CÓDIGOGuía para la documentación de una Operación Estadística MEDE01.07.01.18.P03.G01

Guía para Divulgación de Información de Operaciones Estadísticas MEDE01.07.01.18.P09.G01


Página 45 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

DOCUMENTOS CÓDIGOGuía metodológica para la Recopilación Sistemática de Datos Relativos a las Personas MEDE01.07.01.18.P09.G02

Guía técnica para la Recopilación Sistemática de Datos Relativos a las Personas MEDE01.07.01.18.P09.G03

Guía de uso y aplicación del Marco Geoestadístico Territorial de Santiago de Cali MEDE01.07.01.18.P09.G04

Instructivo para el diligenciamiento del registro de las series de tiempo de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

MEDE01.07.01.18.P05.F01.I02

Instructivo para el diligenciamiento del registro de metadatos de indicadores de la Administración central del Distrito de Santiago de Cali

MEDE01.07.01.18.P05.F03.I02

Guía para la Documentación de Sistemas y Bases de Datos de Operaciones Estadísticas MEDE01.07.01.18.P03.G02

Guía para la construcción de Diccionarios de Datos del Archivo Municipal de Datos – AMDA MEDE01.07.01.18.P03.G03

Guía de la Gestión del Sistema de Indicadores Sociales MEDE01.07.01.18.P05.G01

10. REFRENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Banco Mundial y Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, OCDE (2016). Libro de Consulta: Buenas prácticas recientemente identificadas de gestión para resultados de desarrollo, Nueva York.

Comisión Económica para América Latina y el Caribe, CEPAL (2019), Código Regional de Buenas Prácticas en Estadísticas para América Latina y el Caribe, Santiago, Chile.

Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa, UNECE (2016), Modelo genérico del proceso estadístico, Ginebra, Suiza.Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.

Página 46 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP (2019), Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE (2017), Código Nacional de Buenas Prácticas Estadísticas de Colombia, Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE (2017), Norma técnica de la calidad del proceso estadístico NTC-PE 1000: Requisitos de calidad para la generación de estadísticas, Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE (2014), Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas basadas en registros administrativos. Dirección de Regulación, Planeación, estandarización y Normalización DIRPEN, Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE (2014), Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas derivadas. Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización DIRPEN, Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE (2012), Guía para la elaboración de documentos metodológicos estándar de las operaciones estadísticas , Bogotá, Colombia.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE (2009), Metodología de planificación estadística estratégica institucional – PEEI, Bogotá, Colombia.

Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia UNICEF (2017), Manual sobre la gestión basada en resultados: la labor conjunta en favor de la niñez. Nueva York.

Hernández Forte, V. (2016), La gestión del conocimiento en las organizaciones, Alfaomega, Buenos Aires.

Naciones Unidas: comisión económica para Europa (2009), Cómo hacer comprensibles los datos: Una guía para presentar estadísticas. Ginebra.


Página 47 de 48





ESTADÍSTICA

MEDE01.07.18.M02

VERSIÓN 2

FECHA DE ENTRADA EN

VIGENCIA17/mar/2020

Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos OCDE (2019), Recomendación del Consejo de la OCDE sobre Buenas Prácticas Estadísticas

Oficina de Estadísticas de la Unión Europea Eurostat (2017) Código de Buenas Prácticas de las Estadísticas Europeas: Para las autoridades estadísticas nacionales y Eurostat (la autoridad estadística de la Unión Europea), Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Luxemburgo.

Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (2018), Manual para Gestión Basada en Resultados y la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, Viena.

Ponjuán Dante, G. (2007), Gestión de información: Dimensiones e implementación para éxito organizacional, Ediciones Trea, Gijón.

Ponjuán Dante, G. (2008), Gestión de información: precisiones conceptuales a partir de sus orígenes, Informação & Informação. V. 13. 26-38.

Rueda Martínez, I. (2015), Manual de gestión del conocimineto: Fundamentos, conceptos básicos y aplicaciones en la actividad empresarial, Dextra Editorial, Madrid.

Elaborado por: Carlos Andrés Torres Ricaute – Contratista Cargo: No Aplica Fecha: 05/dic/2020 Firma:

Revisado por Guido Escobar Morales Cargo: Profesional Universitario Fecha: 05/dic/2020 Firma:

Aprobado por: Elver Marino Montaño Mina Cargo: Subdirector de Desarrollo Integral Fecha: 05/dic/2020 Firma:


Página 48 de 48

· web view2018/07/01 · sistemas de gestiÓn y control integrados (sisteda, sgc y meci) manual...

Documents