1. Objetivo

Estandarizar las acciones y contenidos que deben considerar los Gestores SIG de dependencia para dar inducción en los temas del Sistema Integrado de Gestión, al servidor, servidora o contratista nuevo que ingrese a su área.

2. Glosario

Gestor de dependencia: Servidor o contratista cuyo rol es realizar apoyo técnico y operativo a los Gestores de proceso y los Jefes de las dependencias de la entidad, en la planificación, implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.

Gestores DADE para el SIG: Servidores o contratistas de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico cuyo rol corresponde a ser el apoyo técnico y operativo del Representante de la Alta Dirección de la entidad y del Sistema Integrado de Gestión.

3. Desarrollo

A continuación se describen los pasos a ejecutar para la realización de la inducción:

a) Identificar qué personas han ingresado a la dependencia y acordar con cada una de ellas un encuentro de mínimo una hora para el desarrollo de la inducción al SIG.

b) Enseñar a la persona que recibe la inducción, la estructura orgánica u organigrama de la entidad (ruta: Mapa de procesos / Direccionamiento Estratégico / documentos asociados / Estructura Orgánica), y ayudarla a identificar la dependencia en la cual desempeñará sus funciones u obligaciones.

La reflexión en esta parte de la inducción debe girar en torno a la importancia de contar con una estructura que permita a la entidad identificar sus competencias y organizarse en torno a ellas. Para el caso de la SDIS dichas responsabilidades están definidas en los decretos 607 de 2007, 149 de 2012, 445 de 2014 y 587 de 2017. (Ruta: Nomograma/Decreto Distrital 607 de 2007).

Es muy importante enfatizar que si bien la estructura orgánica (dependencias) permite la organización por competencias, la entidad cuenta con dos formas más de operación las cuales se complementan entre sí; estas son: a) Los procesos que articulan la gestión, y b) los proyectos de inversión por medio de los cuales se ejecutan los recursos de la entidad. Estas formas de operación (dependencias-procesos-proyectos) al contrario de funcionar de manera aislada, interactúan permanentemente.

c) Se continúa presentando la definición del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y cada uno de los subsistemas que lo conforman, así:

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Sistema Integrado de Gestión: El Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Integración Social es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias, instrumentos y acciones orientadas a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.

El Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Secretaría Distrital de Integración Social, está conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).El SGC permite mejorar el desempeño de la entidad, ofrecer servicios que cumplan con los requisitos de los usuarios, los legales y los reglamentarios con el fin de aumentar su satisfacción. La implementación del Subsistema de Gestión de la Calidad y de su enfoque basado en procesos, contribuye a la planificación de la operación de la entidad, la articulación entre las dependencias, la optimización de los recursos y la generación de impacto en las actividades desarrolladas.

Este subsistema es coordinado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y tiene como norma de referencia específica la Norma Técnica Colombia NTC - ISO 9001:2015.

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).El SRS como uno de los ejes articuladores del Sistema Integrado de Gestión tiene como propósito fundamental mantener y fortalecer la gestión de la Secretaría Distrital de Integración Social como una entidad ética, transparente y socialmente responsable que permite la interrelación efectiva entre todos los actores que intervienen para su adecuado funcionamiento, a través de convenios, alianzas, el fortalecimiento de la comunicación, el diálogo y la participación ciudadana.

Este subsistema es coordinado en su implementación y sostenibilidad por la Subsecretaría y tiene como normas de referencia específica la Guía Técnica Colombiana GTC 180 y la Norma ISO 26000:2010.

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).El SGSI es un conjunto de políticas de administración de la información. El propósito del subsistema es garantizar que los riesgos de la seguridad de la información sean conocidos, gestionados y minimizados por la entidad de una forma documentada, sistemática, estructurada, repetible, eficiente y adaptada a los cambios que se produzcan en los riesgos, el entorno y las tecnologías.

Según, la NTC ISO 27001 "La gestión de la seguridad de la información vela por la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, mediante la aplicación de un proceso de gestión de riesgo" para evidenciar y dar a conocer a los interesados sobre los riesgos asociados a los activos de información y la adecuada gestión de los mismos.

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Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).El SIGA es el encargado de planear, dirigir y controlar los procesos de producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición final, preservación a largo plazo y valoración documental de la entidad, comprometiéndose con una gestión documental eficiente y efectiva en cumplimiento de las normas y metodologías vigentes en la materia, con la atención oportuna en la recepción documental y los tiempos adecuados para su distribución y trámite, trabajando en pro de la salvaguardia del patrimonio documental de la Secretaría Distrital de Integración Social.

Este Subsistema es coordinado por la Dirección de Gestión Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera y tiene como referencia específica la ley 594 de 2000-ley general de archivo, y la norma ISO 15489-1:2016.

Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)El SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

Su alcance aplica a todos los trabajadores sin distinción del tipo de vinculación, incluidos las empresas subcontratadas, trabajadores en misión, usuarios y visitantes en todas las instalaciones y actividades de la Secretaría Distrital de Integración Social.

Este subsistema es coordinado por la Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano y tiene como normas de referencia específica el Decreto 1072 de 2015, Decreto 52 de 2017 y la Norma Técnica Colombiana NTC – OHSAS 18001:2007.

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).El SGA busca mejorar las condiciones ambientales de la entidad, a través, de la formulación, elaboración, adopción, implementación seguimiento y control de herramientas estratégicas de planeación ambiental (planes, programas y actividades), que conlleven a la prevención, mitigación y minimización de impactos y aspectos nocivos al ambiente los cuales están asociados al desarrollo misional diario de la entidad, manteniendo un entorno sano para los ciudadanos y ciudadanas.

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Este subsistema es coordinado por la Dirección de Gestión Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera, tiene como norma de referencia específica la Norma Técnica Colombia NTC - ISO 14001:2004.

Subsistema de Control Interno (SCI).El SCI busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos, metas institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue el cumplimiento de las normas vigentes, la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

Este subsistema es coordinado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, y tiene como documento de referencia el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.

d) Luego se presenta la Política y cada uno de los objetivos del SIG indicando su ruta de consulta (Mapa de procesos / Política y Objetivos SIG), y enfatizando que el cumplimiento de tales objetivos requiere del compromiso de todos los servidores, servidoras y contratistas de la entidad.

e) La inducción continúa con una breve definición del modelo de operación por procesos.

Fuente: ISO. Documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para los sistemas de gestión. 2003, p. 5)

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f) Se prosigue ingresando al mapa de procesos de la entidad a través de los módulos dispuestos para el Sistema Integrado de Gestión en la intranet y en la página Web.

Una vez en el mapa se hace mención a la estructura del mismo (procesos de direccionamiento, procesos misionales, procesos administrativos y procesos de Seguimiento y control) y se identifican cada uno de los procesos sin entrar en este momento a identificar los liderazgos; excepto en el caso de los procesos a los que más aporta desde su gestión la persona que recibe la inducción.

g) Una vez identificados los procesos institucionales se hace alusión al contenido temático al interior de cada proceso, su forma de acceso, estructura y funcionalidad. Es importante detenerse en cada tema y especificar los contenidos aplicables al puesto de trabajo de la persona que está recibiendo la inducción: Caracterización del Proceso, Caracterización de Procedimientos, Documentos asociados, Indicadores y Riesgos.

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h) Seguimiento: Se debe conservar el registro de la inducción (planilla de asistencia) y

reportarlo a los Gestores DADE. Este reporte debe consolidarse y remitirse trimestralmente mediante correo electrónico adjuntando copia de las planillas de asistencia de las inducciones realizadas en el periodo correspondiente.

4. Observaciones

El presente instructivo corresponde a una actividad complementaria a la inducción al puesto de trabajo del Procedimiento de Capacitación y Desarrollo, por lo tanto, no excluye la realización de la misma.

En el caso que el servidor o contratista que ingrese sea asignado para desempeñar el rol de Gestor SIG de Proceso o Gestor SIG de Dependencia, la inducción será realizada por el equipo de Gestores DADE para el SIG; para lo cual, el jefe de la Dependencia debe informar a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, para la programación de la misma.

Previo al desarrollo de la inducción al SIG de los servidores y/o contratistas, el Gestor de dependencia debe identificar todas las directrices y elementos controlados (procesos, procedimientos, documentos asociados, indicadores, riesgos, normas y acciones de mejora) en los que tenga participación la persona que ingresa al área.

La inducción al Sistema Integrado de Gestión deberá realizarse en un tiempo no mayor a un (1) mes calendario a partir del momento en que la persona ocupe el puesto de trabajo asignado.

En el caso que se hagan vinculaciones masivas, el Gestor de Dependencia podrá organizar grupos para facilitar el desarrollo de la inducción.

Los ejercicios de reinducción deben adelantarse anualmente conservando los mismos contenidos de éste instructivo y podrán realizarse de forma grupal.

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Si se requiere el desarrollo a profundidad de algún tema, se podrá solicitar a los Gestores DADE un ejercicio de socialización grupal que se podrá realizar luego de surtir la inducción establecida en este instructivo.

Si la Inducción se realiza a un servidor o contratista asignado para desempeñarse como responsable o coordinador de una unidad operativa, se debe socializar y diligenciar el formato Lista de chequeo de requisitos mínimos por subsistema (código FOR-TH-054), la cual se encuentra en los documentos asociados del Proceso Gestión del Talento Humano,.

5. Administración del instructivo

La administración de este instructivo estará a cargo de la Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización.

6. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Viviana Lucia Mendoza Hortúa Jilmar Andrés Hernández María Clemencia Pérez Uribe

Cargo/RolContratista Subdirección de

Diseño, Evaluación y Sistematización – Equipo SIG

Gestor SIG Dirección de Gestión Corporativa Directora de Gestión Corporativa

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