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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL SDIS

MANUAL DE USUARIO FUNCIONALCOORDINADOR

APLICATIVO WEB RAD REGISTRO DE ASISTENCIA DIARIA COMEDORES

Bogotá D.C., abril de 2019Subdirección de Investigación e InformaciónElaboró: Hans Alexander Cruz Lozano

PROCESO DE GESTIÓN DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

MANUAL DE USUARIO COORDINADORAPLICATIVO REGISTRO ASISTENCIA DIARIA A

COMEDORES

Código: MNL-SMT-007

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Fecha: Memo Int 2019019881 – 05/04/2019

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Contenido

1. Objetivo...................................................................................................................................3

2. Glosario...................................................................................................................................3

3. Descripción del Software........................................................................................................3

4. Iconos de Navegación.............................................................................................................3

4.1. Botones de Control..................................................................................................................3

5. Desarrollo................................................................................................................................5

5.1. Uso de Contraseñas............................................................................................................5

5.2. Acceso al Aplicativo.............................................................................................................5

5.3. Menú Principal.....................................................................................................................6

5.4. Menú Ayuda........................................................................................................................6

5.5. Menú Asistencia..................................................................................................................9

5.6. Informe Registro Asistencia:..............................................................................................19

5.7. Solicitud Registro Fuera de Horario..................................................................................21

5.8. Menú Salir.........................................................................................................................26

6. Administración del instructivo................................................................................................27

7. Documentos de Referencia...................................................................................................27

8. Aprobación del documento...................................................................................................27



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1. Objetivo

Documentar los pasos que se deben tener en cuenta para el registro de raciones entregadas en cada comedor y administración de las solicitudes para el registro de información fuera de horario de atención, en el aplicativo web de Registro de Asistencia Diaria a comedores (RAD).

2. Glosario

Asistencia: toma de registro de persona quien recibe ración de alimentación.

Asistente: persona encargada de registrar la asistencia de los participantes.

Beneficiario: participante o persona quien recibe la ración o alimento.

Comedor: lugar donde se realiza la entrega del alimento a los participantes, Centro de Desarrollo Comunitario (CDC) o Unidad Operativa.

Coordinador o Gestor: persona encargada del comedor comunitario quien parametriza en el aplicativo a los asistentes.

Interventoría: autorización que se da en caso de que no se cumpla con los horarios establecidos para la toma de asistencia diaria de los participantes al comedor.

Solicitudes RFH: solicitud de Registro Fuera de Horario (RFH).

3. Descripción del Software

Es un programa creado para el registro de asistencia a comedores comunitarios, con la intención de facilitar el proceso informático de registro de usuarios que asisten a los diferentes comedores de la Secretaría Distrital de Integración Social.

4. Iconos de Navegación

Una vez ya ingresado al menú principal se puede acceder a todos los módulos que conforman la aplicación, siempre y cuando tenga permiso para el acceso a cada uno de ellos. A continuación, se presenta los iconos:

4.1. Botones de control

Editar un registro (Novedad): habilita la entrada de datos en los campos del registro actual, permitiendo su modificación. Al pulsar este botón se deshabilitan todos los botones restantes excepto el de Salvar y el de Cancelar. De acuerdo con el que se seleccione de estos, se actualizan permanentemente los datos modificados en el registro actual o se cancela la



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acción. Se deshabilita, después de haberse seleccionado y se habilita nuevamente cuando termine la acción.

Adiciona un registro al archivo: limpia el contenido de los campos en la pantalla, y los habilita para la entrada de datos, para la creación de un nuevo registro en el archivo principal según el módulo en el cual se esté trabajando. Al pulsar este botón se deshabilitan todos los botones restantes excepto el de Salvar y el de Cancelar. De acuerdo con el que se seleccione de estos, se crea el registro o se cancela la acción. Se deshabilita, después de haberse seleccionado y se habilita nuevamente cuando termine la acción.

Grabar: se habilita cuando se entra en modo de Adición o de Modificación de registros de novedades y permite guardar (graba datos en el disco duro) o salvar los cambios hechos en el registro actual del archivo principal según el módulo en el cual se esté trabajando. Se deshabilita, luego de terminar su función.

Cancela acción: se habilita cuando se pulsan los botones de Adicionar o Modificar y permite la cancelación de la acción seleccionada (Crear o Modificar), es decir no salva cambios realizados. Se deshabilita, después de realizar su función.

Desplegado de registros: abre una ventana y despliega los registros del archivo principal según el módulo en el cual se esté trabajando en forma de columnas. De acuerdo con la cantidad de columnas (campos) y filas (registros) del archivo, se puede hacer desplazamiento horizontal y vertical por medio de la barra desplazamiento respectivo. Se puede ir a través de las columnas hacia la derecha con la tecla de cursor derecha o con el tabulador, de igual forma hacia la izquierda con la tecla de cursor a izquierda o con mayúsculas sostenida y tabulador. El desplazamiento vertical abajo y arriba se puede lograr con las teclas de Avance y Retroceso de página respectivamente. En esta ventana se puede ubicar un registro por medio de un clic de Mouse en el registro deseado. Al salir de esta ventana pulsando ESC o cerrando la ventana los campos del registro seleccionado, se actualizan en la pantalla de edición. Se deshabilita, cuando el usuario entra a modificar o adicionar registros al archivo.

Desplegado de registros: abre una ventana y despliega los registros del archivo principal según el módulo en el cual se esté trabajando en forma de columnas. De acuerdo con la cantidad de columnas (campos) y filas (registros) del archivo, se puede hacer desplazamiento horizontal y vertical por medio de la barra desplazamiento respectivo. Se puede ir a través de las columnas hacia la derecha con la tecla de cursor derecha o con el tabulador, de igual forma hacia la izquierda con la tecla de cursor a izquierda o con mayúsculas sostenida y tabulador. El desplazamiento vertical abajo y arriba se puede lograr con las teclas de Avance y Retroceso de página respectivamente. En esta ventana se puede ubicar un registro por medio de un clic de Mouse en el registro deseado. Al salir de esta ventana pulsando ESC o cerrando la ventana los campos del registro seleccionado se actualizan en la pantalla de edición. Se deshabilita, cuando el usuario entra a modificar o adicionar registros al archivo.



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Exportar a Excel: esta es una opción de ayuda al usuario, porque le permite exportar la consulta o informe al formato Excel.

Desplegado de registros: mediante este icono, el sistema RAD genera todos los reportes en formato PDF.

5. Desarrollo

Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicación se recomienda utilizar únicamente el siguiente navegador:

Google Chrome

5.1 Uso de contraseñas

El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e intransferible, que es responsable del buen manejo de esta, la cual no debe ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer a los sistemas informáticos de la entidad al abuso intencional o accidental.

El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que se generen bajo su autenticación, cualquier acción que se lleve a cabo bajo esta circunstancia no exonera al funcionario de la responsabilidad por algún tipo de daño, como pérdida, modificación, sustracción o eliminación de información.

Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes dependencias, informar oportunamente a la Subdirección de Investigación e Información la creación, modificación o eliminación de las cuentas de usuarios con sus contraseñas.

Las cuentas de usuario se desactivan de inmediato al momento que el funcionario o contratista se desvincule de la entidad.

5.2 Acceso al aplicativo

Para el ingreso a la aplicación se realiza mediante el navegador Google Chrome, ingresando la siguiente dirección rad.sdis.gov.co y pulsando Enter.

Al momento de ingresar al aplicativo, aparece un cuadro de diálogo, solicitando el usuario y contraseña de acceso al sistema, digite los datos “QUE LE HAN SIDO ASIGNADOS” a través de la Subdirección de Abastecimiento.



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Para ingresar a REGISTRO DE ASISTENCIA DIARIA A COMEDORES (RAD) debe estar registrado y aprobado por la Subdirección de Abastecimiento.5.3 Menú principal

Una vez ingresado al menú principal se puede acceder a todos los módulos que conforman la aplicación, siempre y cuando tenga permiso para el acceso a cada uno de ellos.

5.4 Menú ayuda

Cambio de contraseña. Se recomienda cambiar la contraseña una vez haya ingresado, en el menú ayuda encuentra la opción “Cambiar contraseña”:

Allí aparece la información del usuario:



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Debe dar clic en modo de edición para editar contraseña:

En este modo de edición se habilita los recuadros de contraseña actual, nueva contraseña y repetir contraseña, por lo que se deben seguir los siguientes pasos:

• Digite la contraseña actual.• Digite nueva contraseña.• Confirme la contraseña en el siguiente cuadro de texto. Recuerde que la contraseña

debe tener mínimo 8 caracteres.• De clic en el recuadro de grabar la información de contraseña.



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Al realizar la acción le arroja un mensaje de confirmación

Para salir de esta opción debe dirigirse al menú cambio de contraseña, se despliega un submenú con la opción SALIR.



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5.5 Menú asistencia

Registro de asistencia

Se encuentra un submenú que muestra:• Raciones contratadas día: raciones autorizadas por la Subdirección de Abastecimiento

Raciones validadas para hoy: Cantidad de raciones que se entregaran. Raciones entregadas: Va aumentando según registró

• Fecha y hora: día del registro



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Para crear un nuevo registro debe ingresar en modo de edición:

Así mismo, dentro de las opciones de registro, encuentra la identificación biométrica facial (fotografía) o dactilar (huella), por foto asistencia o con la consulta por algunos de los parámetros antes indicados (nombres y apellidos, por número de documento de identificación, o por lector de código de barras).

El sistema abre la siguiente ventana donde encuentra un cuadro de lista y de selección para hacer su registro:



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Digitar el número o nombre del participante a registrar, en el campo Identificación Beneficiario.

Conforme a lo indicado, si el registro se va a realizar por identificación biométrica, debe garantizar que la casilla de verificación se encuentre activa.

Posteriormente el sistema abre una ventana donde se encuentra un cuadro de lista y de selección para hacer su registro por identificación biométrica.



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Nota: recuerde que la identificación biométrica puede realizarse por dos medios, biometría facial (fotografía) o biometría dactilar (huella).

Para el primer caso, registro por biometría facial (fotografía) en el cuadro de diálogo debe dejarse activa la opción de “Captura de biografía” y dar click en aceptar.

Posteriormente, el sistema abre la ventana en la que requiere la toma de la fotografía, para lo cual debe garantizarse que la cámara web se encuentre conectada y funcionando correctamente. Así mismo, para que la imagen sea capturada, se debe enfocar dentro del



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recuadro rojo y en el momento en el que el rostro es reconocido por el sistema, éste hace la captura automáticamente.

Al realizar la captura, el sistema arroja los datos del participante que luego de ser verificados, graba la información seleccionando la opción guardar. Terminado el registro, si requiere realizar un nuevo registro, la ventana se limpia cuando grabé y se puede realizar los pasos ya mencionados.

Ahora bien, si el registro es por biometría dactilar (huella), en el cuadro de diálogo debe dejarse activa la opción de “Captura de huellas digitales” y dar click en aceptar.



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Enseguida, el sistema habilita la ventana en la que solicita la toma de huellas, para lo cual debe garantizarse que el lector de huella digital se encuentre conectado y funcionando correctamente. Así mismo, al momento de tomar la huella debe tenerse en cuenta que, para realizar el registro de asistencia, debe tomarse dos huellas de dedos diferentes.

Finalizada la toma de huellas, el aplicativo arroja los datos del participante, información que luego de ser verificada, puede grabarse seleccionando la opción guardar. Terminado el proceso, si requiere realizar un nuevo registro, la ventana se limpia cuando grabé y se puede realizar los pasos ya mencionados.



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Dentro del proceso de registro de asistencia y como se mencionó anteriormente, también se encuentra el registro por foto asistencia, que si se requiere la opción de foto asistencia se hace necesario que la casilla de verificación de foto asistencia se encuentre activa, la cual le arroja la siguiente imagen, para esta opción debe tener la cámara conectada al computador.



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Dar clic en el botón de encendido y posteriormente dar clic en captura de imagen.

La foto de archivo es la que se imprime en los carnés. Para cambiar la foto de archivo seleccione la opción Cambiar foto de archivo.



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Capture la imagen la cual también sirve para el registro de asistencia. Para grabar la información digitada de la solicitud seleccione la opción de guardar



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Terminado el registro, si requiere realizar uno nuevo, la ventana se limpia cuando grabé y se puede realizar los pasos ya mencionados.

Para salir de esta opción diríjase al menú REGISTRO DE ASISTENCIA, donde se despliega un submenú con la opción SALIR.



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5.6 Informe registro asistencia:

Despliegue el menú Asistencia y selección la opción “Informe registro asistencia”

Una vez haya ingresado al menú, siga los pasos como aparecen en la siguiente imagen, así:• Fecha: De, digite la fecha inicio que desea consultar.• Fecha: A, digite la fecha final de la consulta.• Informe detallado: seleccionar personas que recibieron ración en la fecha mencionada.

Generar, al dar clic en generar el sistema descarga un archivo en formato Excel.

El archivo en Excel contiene los siguientes campos:• SECREATRÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL.• Informe detallado de registro asistencia a comedores. Fecha del – a la fecha informe.• Asistencia-Cód. Und Operativa-Nomb Und Operativa- Identificación SIRBE-Nombre

Beneficiario-Fecha Registro- Fecha Asistencia- Id Usuario-Nombre Usuario- Nombres Beneficiario- Primer Apellido Beneficiario- Segundo Apellido Beneficiario- Tipo Toma asistencia-Tipo Registro- Solicitud.



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Para salir de esta opción diríjase al menú “INFORME REGISTRO ASISTENCIA” se despliega un submenú con la opción SALIR.

5.7 Solicitud registro fuera de horario

Cuando intente realizar un registro fuera del horario establecido, el sistema le muestra el mensaje que se evidencia en la siguiente gráfica.



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Despliegue el menú Asistencia y selección la opción “Solicitud registro fuera de horario”

Para realizar una solicitud de registro fuera del horario, de clic en el botón de entrar modo de edición para crear una nueva solicitud.

Siga los pasos como aparecen en la siguiente imagen, así:



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Solicitud fecha a registrar: digite la fecha de la solicitud de registro fuera de horario.

Motivo solicitud: despliega una lista para seleccionar el motivo por el cual hace la solicitud. Seleccione el motivo acorde al imprevisto y conforme al mismo, el aplicativo solicitará se anexen uno o varios documentos los cuales serán el soporte. Se deberá realizar el proceso dando clic en el recuadro como se muestra a continuación:



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Seleccione la ubicación del archivo. Recuerde que el archivo no debe sobrepasar el tamaño permitido (1.5 Gb) y tiene que ser formato PDF, de lo contrario no puede continuar ya que le arroja un mensaje de error.



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En el recuadro de observación debe escribir la justificación del porqué se solicita registro fuera de horario, o lo que se le quiera comunicar al interventor o supervisor en relación con el tema.

Seleccione el Check List para enviar la solicitud al guardar y a continuación de click en el recuadro de grabar la información digitada de la solicitud.

Nota: recuerde antes de dar click en grabar cerciorarse de que el recuadro “Enviar solicitud al guardar” se encuentre activo. Luego de realizado este proceso la solicitud desaparece, lo que indica que la misma fue redireccionada al interventor o supervisor para su estudio.

5.8 Menú salir

Le permitirá salir del programa.

6. Administración del instructivo



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Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, Subdirección de Investigación e Información.

7. Documentos de referencia

No aplica

8. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Hans Alexander Cruz Lozano

Viviana Carolina Durango Ruiz

Fernando Ospina

Álvaro Andrés Rueda Zapata

Cargo/Rol

Contratista Subdirección de Investigación e

Información

Contratista Gestora SIG Proceso y dependencia

Contratista - Subdirección de Investigación e información

Subdirector de Investigación e

Información



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