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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL - SDIS

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos

Segunda versiónFecha de aprobación: junio de 2018

PROCESO DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

Código: PLA-BS-006

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Fecha: 10/07/2018 - Memo INT. 39240/2018

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COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

MARIA CLEMENCIA PEREZ URIBEDirectora de Gestión CorporativaLILIANA PULIDO VILLAMILDirectora de Análisis y Diseño Estratégico MARITZA DEL CARMEN MOSQUERA PALACIOSDirectora Territorial MARGARITA BARRAQUER SOURDISDirectora PoblacionalGINA ALEXANDRA VACA LINARESSubdirectora Administrativa y FinancieraALVARO ANDRES RUEDA ZAPATASubdirector de Investigación e Información ALEXANDRA CECILIA RIVERA PARDOSubdirectora de Diseño, Evaluación y SistematizaciónJENNIFER ANDREA BERMUDEZJefe Oficina Asesora JurídicaYOLMAN JULIAN SÁENZ SANTAMARIAJefe Oficina de Control InternoORLANDO RUEDA DIAZAsesor o responsable del área de Gestión documental de la Secretaria

1. PROPOSITO..............................................................................................................................6



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2. ALCANCE..................................................................................................................................6

3. BASE LEGAL.............................................................................................................................7

4. DEFINICIONES..........................................................................................................................8

5. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................8

6.1 Misión..............................................................................................................................10

6.2 Visión..............................................................................................................................11

6.3 Política del Sistema Integrado de Gestión......................................................................11

6.4 Objetivos Sistema Integrado de Gestión – SIG..............................................................12

6.5 Objetivos Estratégicos....................................................................................................13

6.6 Líneas estratégicas de la Secretaria Distrital de Integración Social...............................14

7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR...................14

8. OBJETIVOS..........................................................................................................................14

8.1 Objetivo General.............................................................................................................14

8.2 Objetivos Específicos......................................................................................................14

9. PLANES Y PROYECTOS.....................................................................................................15

10. MAPA DE RUTA................................................................................................................18

11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO................................................................................20

12. METODOLOGÍA IMPLENTADA........................................................................................20

12.1 Identificación de la Situación Actual..............................................................................20

12.2 Identificación de los Aspectos Críticos..........................................................................23

12.3 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores................................................25

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................26

CUADROS Pág.

Cuadro No. 1. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión...............................................12

Cuadro No. 2. Presupuesto……………………………………………………………………...20



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Cuadro No. 3. Planes y Proyectos.……………………………………………………………..21

Cuadro No. 4. Aspectos Críticos………………………………………………………………..26

Cuadro No. 5. Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.……………………………………….27



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ANEXOS

ANEXO No. 1. Mantener, actualizar y parametrizar constantemente la herramienta tecnológica.

ANEXO No. 2. Actualizar y elaborar los Instrumentos archivísticos

ANEXO No. 3. Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos de gestión en las dependencias y Subdirecciones Locales de la Entidad.

ANEXO No. 4. Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos que fueron trasladados al Archivo Central de la Entidad.

ANEXO No. 5. Digitalizar las series documentales de valor histórico y de conservación total, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención y valoración documental.

ANEXO No. 6. Mitigar los riesgos de deterioro físico, químico y biológico a los documentos de archivo en las Subdirecciones Locales, por causa de diferentes factores.

ANEXO No. 7. Adquirir espacios que cubran la capacidad documental generada en los archivos de gestión de las Subdirecciones Locales.

ANEXO No. 8. Herramienta de Seguimiento.

1. PROPOSITO



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El Plan Institucional de Archivos – PINAR – de la Secretaría Distrital de Integración Social tiene como propósito, diseñar soluciones sistemáticas que permita reparar las dificultades de la gestión documental en un futuro ideal, así como los planes y programas para alcanzarlos.

De igual forma tiene como finalidad el compromiso de cumplimiento, por parte de todos y todas los (as) servidores (as) públicos (as) de la entidad, con los objetivos, estrategias, planes, proyectos y acciones acordadas, así como con los resultados que se esperan obtener en la gestión y tratamiento archivístico de los documentos que generan los procedimientos, normas, funciones asignadas y operaciones de la entidad.

El fin es minimizar los riesgos para la atención y servicio a los usuarios de la Secretaría Distrital de Integración Social por medio del fortalecimiento de la cultura de gestión administrativa del documento eficaz y transparente a través de objetivos que cumplir realizando sobre ellos seguimiento y control.

La Secretaría Distrital de Integración Social, comprometida con el mejoramiento continuo y en evidencia a los cambios normativos generados en los últimos años relacionados con la función archivística, la gestión documental y el uso de nuevas tecnologías; proyecta el presente Plan Institucional de Archivos, como una herramienta de planeación de la función archivística, el cual debe ser articulado con los demás planes y proyectos estratégicos de la entidad, debido a que los archivos contribuyen a la eficacia y eficiencia del Distrito en el servicio social.

De igual manera para enfrentar los retos de las operaciones de gestión documental, contribuyendo al respaldo, que también, aportan los demás Procesos del Sistema Integrado de Gestión para beneficiar las necesidades y expectativas de sus usuarios y/o partes interesadas.

2. ALCANCE

El Plan Institucional de Archivos – PINAR, permite orientar los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, para guiar y desarrollar la función archivística de la Secretaría Distrital de Integración Social en un periodo determinado; donde se requiere de la participación, articulación y coordinación permanente del Despacho del Secretario (a) de la SDIS, los responsables del Subsistema Interno de Gestión y Archivo –SIGA, los responsables del Subsistema de Seguridad de la información , la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, la Oficina Asesora Jurídica y los productores de la información de cada una de las dependencias.

Con el documento Pinar se busca la orientación y puesta en marcha de sus objetivos con relación al cumplimiento de la normatividad archivística del archivo General de la Nación como la del Archivo de Bogotá, y así contribuir con la promoción del control social en el Distrito Capital, el cambio cultural y la capacidad estratégica de la prestación de servicios basados en la oportunidad, calidad, excelencia y transparencia desde la misión de la Entidad.

3. BASE LEGAL

Leyes



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Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado:

Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 514 de 2006: "por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público" (Artículo 1).

Ley 1437 de 2011: Capítulo IV “…autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”.

Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión 8 y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).

Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” (Artículos 24,25 y 26).

Decretos

Decreto 2609 de 2012: Presidente de la República de Colombia “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8).

Decreto 2482 de 2012: Presidente de la República de Colombia. “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.

Decreto 1080 de 2015: Presidente de la República "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República"

4. DEFINICIONES



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Administración de archivos: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.1

Aspecto Crítico: percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Instrumentos archivísticos: herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.2

Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el fututo. 3

Plan Estratégico Institucional: instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.4

Plan de acción anual: es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la Entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.5

Riesgo: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.6

5. INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos de la Secretaría Distrital de Integración Social, SDIS, se ha estructurado de acuerdo con lo previsto en el Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR- del Archivo General de la Nación,7 y en consecuencia con la Ley General de Archivos 594 de 2000, la Ley de Transparencia y del Derecho a la Información Pública Nacional 1712 de 2014, Decreto Distrital 514 de 2006, y el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015; donde menciona en el Capítulo V Gestión de Documentos, Artículo 2.8.2.5.8 Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental, en el cual, el Plan Institucional de Archivos – PINAR se contempla como estrategia fundamental para la entidad, 1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C. p.1. Artículo 1. 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14 de julio de 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000. P.1. Artículo 3. 3 COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Et al. Metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión. [en línea] Bogotá, 2012.4 Ibid. P. 67.5 Ibid. p. 67.6 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartillas de Administración Pública. Guía de Administración del Riesgo. [en línea] Bogotá, 2009. Disponible desde http://portal.dafp.gov.co/form/fomularios. Retrive_publicaciones?no=558.p.24.7 Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/manuales#overlay-context=



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basándose en las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos realizado y los factores críticos señalados como oportunidades de mejora según hallazgos de órganos de control y vigilancia.

El Plan Institucional de Archivos de la Secretaría Distrital de Integración Social, se desarrolla como herramienta de planeación que permite reconocer y realizar seguimiento a los proyectos, planes, acciones y programas relacionados con las actividades pertinentes del quehacer archivístico que comprenden desde la planeación / elaboración de los documento hasta su disposición final8, articulados en el marco del Plan Estratégico de la Secretaría Distrital de Integración Social 2016 – 20209, Plan de Acción10 y en el contexto de la directriz de la Política de Gestión Documental11 inmersa en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad, cuya finalidad es asegurar los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos mediante la implementación de las normas vigentes aplicables para preservar la memoria institucional de la Secretaría Distrital de Integración Social.

El documento PINAR - se sustenta en herramientas o instrumentos encaminados a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística12 y la gestión documental13, contiene el conjunto de normas que aplican, regulan o definen a los procesos, procedimientos, funciones, deberes, obligaciones que la entidad tiene asignadas para el ejercicio de sus operaciones y competencias delimitando su ámbito de responsabilidad, regulando sus actuaciones y contexto del procedimiento administrativo, evidenciando las interrelaciones entre sus dependencias y las relaciones que tiene con otras entidades del orden distrital o nacional en el desarrollo de su misión, de la misma manera, soporta sus proyectos, planes, acciones, programas, procesos, productos y servicios.

Algunos de los beneficios de realizar e implementar el Plan Institucional de Archivos – PINAR - como regla y cultura de trabajo archivístico son:

Evitar la inmediatez, sirve como marco de referencia para planificar y desarrollar los objetivos y metas establecidas a corto, mediano y largo plazo de las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico.

Fortalece el Proceso de Gestión de Bienes y Servicios – Gestión Documental a partir de priorizar la toma de decisiones, viabiliza el uso conforme de recursos previstos y mejora de la eficacia, eficiencia y responsabilidad de la gestión funcional y administrativa de la entidad.

Permite identificar y analizar los inconvenientes de gestión documental de manera general, estableciendo actividades, buenas prácticas, política de operación, gestión y procedimiento archivístico para el logro de objetivos, y disminuye los riesgos

8 Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información9 Disponible en: http://old.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/2016documentos/Plan%20Estrat%C3%A9gico%202016%20-%20final.pdf10 Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/ 11 Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/sistema-integrado-de-gestion/politicas-y-objetivos-sig 12 Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos13 Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.



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documentales desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Involucra el conocimiento de la gestión del documento para facilitar y orientar la práctica del principio de transparencia en la gestión y la rendición de cuentas en términos de resultados alcanzados, de acuerdo con las acciones de seguimiento, medición, mejora y evaluación periódicamente de los proyectos, planes y acciones establecidas.

Su articulación permite que toda la entidad tenga un enfoque consistente en materia de función archivística y coordina los proyectos, planes y acciones relacionados con la gestión del documento.

6. CONTEXTO ESTRATÉGICO

La SDIS es la Entidad del Distrito encargada de liderar y formular las políticas sociales del Distrito Capital para la integración social de las personas, las familias y las comunidades, con especial atención para aquellas que están en mayor situación de pobreza y vulnerabilidad; ejecutar las acciones que permitan la promoción, prevención, protección, rehabilitación y restablecimiento de sus derechos, mediante el ejercicio de la corresponsabilidad y la cogestión entre la familia, la sociedad y el Estado.

La misión institucional compromete el trabajo integral con transparencia y aporta a la transformación de las condiciones sociales, donde la exclusión se constituye en barrera para el goce pleno de los derechos y el acceso real a oportunidades que fortalezcan una vida digna. Su énfasis en la reducción de la segregación social, confiere al ser humano el lugar más importante, por ello es el centro de las preocupaciones desde el enfoque diferencial con especial atención a las niñas y los niños.14

El contexto estratégico se soporta en las funciones, procesos, deberes, obligaciones que la entidad tiene asignadas para el ejercicio de sus operaciones y competencias, está definida en el Plan Estratégico 2016 – 2020.

La Misión, Visión y Objetivos Estratégicos de la Secretaria de Integración Social se adoptaron por medio de la Resolución, SDIS No. 1356 del 30 de septiembre de 2016.

El Sistema Integrado de Gestión, está compuesto por siete subsistemas de los cuales está inmerso el Subsistema de Gestión Documental.

6.1 Misión15

La Secretaría Distrital de Integración Social es: “La Secretaría Distrital de Integración Social, es una entidad pública de nivel central de la ciudad de Bogotá, líder del sector social, responsable de la formulación e implementación de políticas públicas poblacionales orientadas al ejercicio de derechos, ofrece servicios sociales y promueve de forma articulada, la inclusión social, el desarrollo de capacidades y la mejora en la calidad de vida de la población en mayor condición de vulnerabilidad, con un enfoque territorial”.

6.2 Visión

14 Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/integracion-social15 Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/plataforma-estrategica/mision-y-vision



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La Visión de la Secretaria Distrital de Integración Social es: “La Secretaría Distrital de Integración Social, será en el 2030 una entidad líder y un referente en política poblacional y en la promoción de derechos, a nivel nacional, por contribuir a la inclusión social, al desarrollo de capacidades y a la innovación en la prestación de servicios de alta calidad, a través de un talento humano calificado, cercano a la ciudadanía y con un modelo de gestión flexible a las dinámicas del territorio. Lo anterior para alcanzar una Bogotá equitativa, con oportunidades y mejor para todos.”

6.3 Política del Sistema Integrado de Gestión

La política del Sistema Integrado de Gestión de la entidad, es: “La Secretaría Distrital de Integración Social en cumplimiento de su misión, se compromete con sus usuarios, funcionarios, contratistas, visitantes, ciudadanía y otras partes interesadas a implementar las siguientes líneas orientadoras para el fortalecimiento de su gestión institucional:

1. Ofrecer servicios con calidad, calidez, eficiencia, eficacia y efectividad orientados a la satisfacción de los usuarios.

2. Promover la Responsabilidad Social institucional mediante la construcción y participación ciudadana en las políticas públicas y su control social, la gestión transparente y la atención a la ciudadanía con enfoque diferencial e incluyente.

3. Proteger los activos de información de la Entidad para mitigar los riesgos que afectan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

4. Asegurar la custodia, administración, organización, oportunidad y conservación de todos los documentos que conforman el patrimonio documental de la Entidad.

5. Prevenir los accidentes de trabajo y aparición de enfermedades laborales a través de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, asociados a las actividades de la Entidad, adoptando medidas de control necesarias que promuevan entornos de trabajo seguros y saludables.

6. Desarrollar acciones para la protección del medio ambiente mediante la identificación y control de aspectos e impactos ambientales, enfocados a la prevención de la contaminación generada por las actividades de la Entidad.

7. Implementar acciones encaminadas al desarrollo de los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación en el marco de la gestión de Control Interno.

8. Dar cumplimiento a los requisitos legales, organizacionales suscritos y otros vigentes aplicables a la operación de la entidad.

9. Asegurar la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

10. Destinar los recursos necesarios para la implementación y sostenibilidad del SIG.”16

16 Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/sistema-integrado-de-gestion/politicas-y-objetivos-sig



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6.4 Objetivos Sistema Integrado de Gestión – SIG

Los objetivos del SIG, son:

Cuadro No. 1. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.Fuente: Secretaría de Integración Social. Objetivos Sistema Integrado de Gestión – SIG. Disponible en: http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/sistema-integrado-de-gestion/politicas-y-objetivos-sig El Plan Estratégico 2016 - 202017 de la entidad establece los objetivos estratégicos, así como la articulación de proyectos y metas.

Para el cumplimiento del objetivo estratégico “Fortalecer la capacidad institucional y el talento humano a través de la optimización de la operación interna, el mejoramiento de los procesos y 17 PLAN ESTRATEGICO. [En línea] 2018 [Consultado el: 10 de mayo de 2018] Disponible en:http://old.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/2016documentos/Plan%20Estrat%C3%A9gico%202016%20-%20final.pdf



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http://old.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/2016documentos/Plan%20Estrat%C3%A9gico%202016%20-%20final.pdf

http://www.integracionsocial.gov.co/index.php/entidad/sistema-integrado-de-gestion/politicas-y-objetivos-sig

los procedimientos, y el desarrollo de competencias con el propósito de incrementar la productividad organizacional y la calidad de los servicios que presta la SDIS.” desde la función archivística, se tiene establecida la siguiente estrategia y meta.

Estrategia: Optimización de la operación interna, el mejoramiento de los procesos y los procedimientos, y el desarrollo de competencias.

Meta: Implementar el subsistema interno de Gestión Documental y Archivo en un 45,92%

6.5 Objetivos Estratégicos

Los objetivos estratégicos de la entidad son:

Propósito Misional

1. Formular e implementar políticas poblacionales mediante un enfoque diferencial y de forma articulada, con el fin de aportar al goce efectivo de los derechos de las poblaciones en el territorio.

2. Diseñar e implementar modelos de atención integral de calidad con un enfoque territorial e intergeneracional, para el desarrollo de capacidades que faciliten la inclusión social y mejoren la calidad de vida de la población en mayor condición de vulnerabilidad.

3. Diseñar e implementar estrategias de prevención de forma coordinada con otros sectores, que permitan reducir los factores sociales generadores de violencia y la vulneración de derechos, promoviendo una cultura de convivencia y reconciliación.

Gestión del conocimiento para la toma de decisiones

4. Generar información oportuna, veraz y de calidad mediante el desarrollo de un sistema de información y de gestión del conocimiento con el propósito de soportar la toma de decisiones, realizar el seguimiento y la evaluación de la gestión, y la rendición de cuentas institucional.

Eficiencia Institucional

5. Fortalecer la capacidad institucional y el talento humano a través de la optimización de la operación interna, el mejoramiento de los procesos y los procedimientos, y el desarrollo de competencias con el propósito de incrementar la productividad organizacional y la calidad de los servicios que presta la Secretaría Distrital De Integración Social.

6.6 Líneas estratégicas de la Secretaria Distrital de Integración Social

1. Propósito Misional. Hacer referencia al desarrollo de las acciones e instrumentos de gestión de la entidad que están directamente relacionados con su particular naturaleza institucional y son la identidad de la Secretaría.

2. Gestión del Conocimiento para la toma de decisiones. Esta línea se refiere a la capacidad de la organización relacionada con el conocimiento de su ámbito de gestión, así como el efecto



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derivado de su actuación. Esta línea aporta a la entidad valor agregado, relacionado con la capacidad organizacional de comprender la realidad, ser sensible a sus dinámicas y transformaciones, además de contar con argumentos objetivos y confiables para tomar decisiones.

3. Eficiencia Institucional. La eficiencia institucional está relacionada en esta línea con la relación entre la rentabilidad y beneficios sociales, generados con el concurso de la entidad, respecto de los esfuerzos y recursos que esta demanda y la forma en que los orienta en cumplimiento de sus funciones.

7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

La Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS, dirigente de los servicios sociales, la inclusión social, desarrollo de capacidades y la mejora en la calidad de vida de la población en mayor condición de vulnerabilidad, garantizará la preservación, administración, organización y acceso a la información de los servicios sociales, a través de la actualización, elaboración de los instrumentos archivísticos y la utilización de una herramienta tecnológica como apoyo a la gestión de los documentos físicos y electrónicos como parte del Sistema de Gestión Documental, que permita contribuir con el servicio y atención a los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición física documental, en concordancia con la normatividad archivista vigente, la asignación pertinente de presupuesto para el desarrollo de las actividades a corto, mediano y largo plazo.

8. OBJETIVOS

8.1 Objetivo General

Fortalecer la Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Integración Social, a través de los programas, proyectos y planes establecidos de conformidad con la normatividad archivística vigente y la articulación con los demás sistemas de gestión institucional, para alcanzar una mejor función archivística y una mayor eficiencia administrativa.

8.2 Objetivos Específicos

Los objetivos establecidos para cumplir con la visión estratégica del PINAR, son:

Elaborar y actualizar los Instrumentos Archivísticos.

Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos de gestión en las dependencias de la Entidad.

Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos que fueron trasladados al Archivo Central de la Entidad.

Digitalizar las series documentales de valor histórico y de conservación total, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención y valoración documental.



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Adquirir espacios que cubran la capacidad documental generada en los archivos de gestión de las Subdirecciones Locales.

Mantener, actualizar y parametrizar constantemente la herramienta tecnológica de acuerdo a las necesidades documentales presentadas objeto al cumplimiento administrativo y misional de la Entidad.

Mitigar los riesgos de deterioro físico, químico y biológico a los documentos de archivo en las Subdirecciones Locales, por causas de diferentes factores.

9. PLANES Y PROYECTOS

Los planes y proyectos están elaborados de acuerdo a cada uno de los objetivos establecidos; por lo tanto, en su formulación para este documento se tendrá en cuenta el nombre del plan o proyecto y objetivo, y el documento completo se adjuntará a este mismo como anexo.

Los planes y programas propuestos son los siguientes:

1. Nombre: Plan de Trabajo para la Parametrización e Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y de Archivo.

Objetivo: Mantener, actualizar y parametrizar constantemente la herramienta tecnológica de acuerdo a las necesidades documentales presentadas objeto al cumplimiento administrativo y misional de la Entidad. Ver Anexo 1.

Recomendaciones:

A partir del año 2020, se debe continuar con el soporte y mantenimiento de la herramienta tecnológica de Gestión de Documentos Electrónicos y archivo - AZDIGITAL y continuar si es el caso las necesidades de digitalización y cargue de expedientes electrónicos asociados a las tablas de retención documental y fondo documental acumulado de la SDIS, de acuerdo a las necesidades documentales establecidas por la Entidad.

2. Nombre: Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría Distrital de Integración Social.

Objetivo: Elaborar, implementar y aplicar los Instrumentos Archivísticos identificados en el PINAR, establecidos a partir del Decreto No. 1080 de 2015.

Recomendaciones:

Cumplido con la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos, se debe dar continuidad con la actualización cada vez que se requiera, debido al surgimiento de actos administrativos de carácter interno y externo, actualización de procesos y procedimientos, reestructuraciones que afecten la estructura orgánica y funcional de la Entidad.

A partir del año 2020 se debe dar continuidad con la elaboración de las Tablas de Valoración Documental, herramienta que permitirá contribuir a la organización del fondo



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documental acumulado, disminuir racionalmente el volumen documental, identificar la documentación de valor histórico o permanente y proteger y conservar el patrimonio histórico documental de la Entidad. Ver anexo 2.


Objetivo: Realizar seguimiento a la aplicación de Tabla de Retención Documental - TRD a los archivos de gestión en las dependencias y las Subdirecciones Locales de la Entidad. Ver Anexo 3.

Recomendaciones:

Estar en constante socialización, seguimiento y control en cuanto a la aplicación de la tabla de retención documental en cada una de las dependencias del Nivel Central y las Subdirecciones Locales.


Objetivo: Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos que fueron trasladados al Archivo Central de la Entidad. Ver Anexo 4.

Recomendaciones:

A partir del año 2020, se debe dar continuidad con la organización del archivo que pertenece a la Tabla de Retención Documental y que reposa en el Archivo Central; en cumplimiento de la normatividad archivística y las recomendaciones de la Dirección Archivo de Bogotá.

5. Nombre: Plan para la Aplicación de la Disposición Final de los Documentos.

Objetivo: Digitalizar las series documentales de valor histórico y de conservación total, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención y valoración documental. Ver Anexo 5.

Recomendaciones:

A partir del año 2020, se debe continuar con la digitalización de documentos de acuerdo a las necesidades documentales identificadas en la Tabla de Retención y en las Tablas de Valoración Documental de la SDIS; de igual manera fortalecer el cargue de expedites electrónicos que permita brindar y acceder a la información de manera eficiente y eficaz, por medo de la herramienta tecnológica de Gestión de Documentos Electrónicos y archivo – AZDIGITAL.

6. Nombre: Sistema Integrado de Conservación - SIC de la Secretaría Distrital de Integración Social.



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Objetivo: Mitigar los riesgos de deterior físico, químico y biológico a los documentos de archivo en las Subdirecciones Locales, por causa de diferentes factores. Ver Anexo 6.

Recomendaciones:

Se debe realizar socializaciones permanentes del Sistema Integrado de Conservación - SIC, que garantice la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.18

7. Nombre: Plan de Gestión de la Subdirección de Plantas Físicas

Objetivo: Adquirir espacios que cubran la capacidad documental generada en los archivos de gestión de las Subdirecciones Locales. Ver Anexo 7.

Las Subdirecciones Locales identificadas con necesidad de espacio para la ubicación de los archivos de gestión, de acuerdo al Diagnóstico Integral de Archivos de fecha 29 de diciembre de 2017, son: Suba, Barrios Unidos – Teusaquillo, Engativá, Santafé - Candelaria, Usme – Sumapaz, Ciudad Bolivar y San Cristóbal.

Recomendaciones:

Para la adquisición de espacios, se recomienda tener en cuenta la siguiente normatividad:

Acuerdo 49 de 2000 (Mayo 5), por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

Acuerdo 008 de 2014(Octubre 31), Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

Presupuesto Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA

El presupuesto total está compuesto por dos partes:

a. Presupuesto para actividades permanentes

Debe ser proyectado para cada año teniendo en cuenta la totalidad de las actividades de las metas del proyecto que son de vital desarrollo y necesarias para implementar y velar por la sostenibilidad del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA en la

18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 06 de 2014 (15 octubre), por medio del cual se desarrollar los artículos 45,47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000”



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entidad, esto quiere decir, que se ajustará a las necesidades identificadas de carácter permanente.

b. Presupuesto producto de la identificación de factores críticos

Adicionalmente, se debe contemplar el siguiente presupuesto para los factores críticos identificados en el mapa de ruta y los objetivos asociados a los mismos. En este sentido el presupuesto identificado para los años 2017 y 2018 corresponde a los recursos previamente aprobados que se encuentran consolidados en el Plan Anual de Adquisiciones y en ejecución. En cuanto al presupuesto proyectado para la vigencia 2019 corresponde a los precios de mercado vigentes con el correspondiente crecimiento del Índice de Precios al Consumidor y normatividad legal vigente identificada a la fecha.

ITEMS CORTO PLAZO LARGO PLAZO2017 2018 2019

PINAR $ 3.897.694.229 $ 2.439.025.000 $ 5.398.272.695

PROYECTO $9.327.527.063(Ejecución) $ 2.439.025.000 $1.934.892.036

(Proyectado) Cuadro No. 2. Presupuesto Fuente: Elaboración propia

10. MAPA DE RUTA

El mapa de ruta, es una herramienta que permite identificar, compilar y comprender el orden en que se van a desarrollar los planes, programas y proyectos relacionados con la función archivística de la Secretaría Distrital de Integración Social. El mapa de ruta se construyó de la siguiente manera:

Evaluando los aspectos críticos más relevantes Analizando el tiempo de ejecución de los mismos Realizando la asignación presupuestal necesaria que asegure el cumplimiento de los

planes y programas Ubicando el personal idóneo para ejecutar la labor proyectada

Los planes establecidos a corto, mediano y largo plazo para desarrollar en el PINAR serán en un periodo de 2018 – 2019.

ITEMS OBJETIVOS P LAN O PROYECTO

TIEM PO

Corto plazo

(1 año)Mediano plazo (1

a 4 años)

2018 2019 2020 2021

1

Mantener, actualizar y parametrizar constantemente la herramienta tecnológica de acuerdo a las necesidades documentales presentadas objeto al cumplimiento administrativo y misional de la Entidad.

Plan de Trabajo para la Parametrización e Implementación

del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y de

Archivo.

2

Actualizar y elaborar los Instrumentos archivísticos, tales como: a). Actualización del Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría Distrital de

Integración Social.



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b). Actualización de La Tabla de Retención Documental (TRD). c). Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD). d). Elaboración de Tabla de Valoración Documental (TVD).e). Actualización Sistema Integrado de Conservación (SIC).f). Elaborar las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. g). Elaboración del Inventario Documental. h). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo - MOREQ i). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad

3

Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos de gestión en las dependencias y Subdirecciones Locales de la Entidad.



4Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD a los archivos que fueron trasladados al Archivo Central de la Entidad.



5

Digitalizar las series documentales de valor histórico y de conservación total, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención y valoración documental.

Plan para la Aplicación de la Disposición Final de los

Documentos

6

Mitigar los riesgos de deterioro físico, químico y biológico a los documentos de archivo en las Subdirecciones Locales, por causa de diferentes factores.

Sistema Integrado de Conservación - SIC de la Secretaría Distrital de

Integración Social

7Adquirir espacios que cubran la capacidad documental generada en los archivos de gestión de las Subdirecciones Locales.

Plan de Gestión de la Subdirección de Plantas Físicas

Cuadro No. 3. Planes o Proyectos Fuente: Elaboración propia con datos obtenidos del Diagnóstico Integral de ArchivosNota: Estos planes estarán sujetos a seguimiento y posibles cambios



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11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

La herramienta de seguimiento diseñada tiene como objetivo realizar el monitoreo y control en un periodo de tiempo, para medir el avance de la implementación de los planes y proyectos establecidos como estrategias de desarrollo del Plan Institucional de Archivos – PINAR. Se tomó como base la ficha de seguimiento del Manual formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR. (Ver anexo 8)

El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA, realizará la revisión y actualización de esta herramienta en concordancia con los seguimientos establecidos por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico – DADE y/o la Oficina de Control Interno, con el propósito de medir las mestas y objetivos de las actividades programadas en el Plan de Acción de la Entidad en atención al artículo 2 del Decreto 612 de 2018.

12. METODOLOGÍA IMPLENTADA

La metodología empleada para la formulación del PINAR, es la propuesta por el Archivo General de la Nación en el Manual “Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR” del año 2014 y contempla los siguientes aspectos:

12.1 Identificación de la Situación Actual

Para el desarrollo de la evaluación actual de los puntos críticos de la institución, se elaboró un documento “Diagnóstico Integral de Archivos, presentado el 29 de diciembre de 2017 a la Secretaría Distrital de Integración Social, donde se especifican las debilidades archivísticas.

Por lo tanto el Diagnóstico Integral de Archivos se elaboró en el marco del Decreto 607 de 2007, que establece las funciones de la Dirección Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera, a través del área de Gestión Documental y en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1080 de 2015; que garantice una visión completa de la gestión documental y la función archivística en la entidad, teniendo en cuenta aspecto administrativos, tecnológicos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y su organización.

Las conclusiones y recomendaciones resultado del diagnóstico muestran la situación actual de la SDIS, identificando de manera general la problemática a las cuales se enfrenta la función archivística, de los cuales se analizan y toman los aspectos críticos para la elaboración del Plan Institucional de Archivos – PINAR.

Las siguientes son las conclusiones y recomendaciones:

Se recomienda realizar capacitaciones relacionadas con la Tabla de Retención Documental, organización de archivos y conservación de documentos, se debe tener claridad sobre los documentos funcionales y misionales que se manejan en las dependencias de la entidad.



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Las capacitaciones que ha recibido el personal encargado de la gestión documental en las dependencias, se ha realizado de manera general.

Se debe verificar los documentos que tramitan los asesores y aquellos que identifican como comunicaciones o correspondencia.

El depósito donde reposa el archivo debe estar debidamente identificado de igual manera la estantería con forme a las series y subseries documentales que tiene en la TRD.

Se debe utilizar el Formato Único de Inventario Documental, debido que algunas dependencias no lo utilizan para llevar los inventarios.

El área de Gestión Documental debe hacer seguimiento, verificación, acompañamiento en la aplicación de los lineamientos archivísticos, con el fin de cumplir con la normatividad archivística.

No se tiene claro que es un documento de apoyo y tampoco los que hacen parte de la TRD.

Se debe continuar con la actualización de la Tablas de Retención Documental, debido a que existen documentos que no se reflejan en las series documentales, de igual manera revisar la disposición final de los mismos; por otra parte se debe tener en cuenta la última reestructuración que tuvo la entidad, con el Decreto Distrital 587 de 01 noviembre de 2017.

Se deben actualizar los procesos y procedimientos de la entidad, debido a que son la base fundamental para la actualización de las Tablas de Retención Documental.

Se recomienda actualizar el Normograma de la entidad, incluyendo los actos administrativos generados y relacionados con la parte funcional, misional y temas relacionados con la Gestión Documental.

Se deben aplicar las Tablas de Retención Documental en las dependencias del Nivel Central y las Subdirecciones Locales para alcanzar el 100% de su aplicación.

Se evidenció la falta de espacio para la conservación de los archivos de gestión en las dependencias del Nivel Central y las Subdirecciones Locales de la SDIS, debido a que se está trasladando documentación al Archivo Central sin que se cumpla el tiempo de retención estipulado en la TRD.

En el Archivo Central se evidenció documentación que corresponde a la Tabla de Retención Documental, el cual debe ser debidamente organizada de acuerdo a los lineamientos archivísticos, además tener en cuenta la elaboración de la hoja de control para cada expediente.

Se recomienda la actualización del Programa de Gestión Documental – PGD, para la Secretaría Distrital de Integración Social.



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Se recomienda la digitalización con la disposición final establecida en la TRD, de algunas series documentales, debido a su valor histórico e importancia, como son las series documentales de Resoluciones e Historias Laborales en especial las de los pensionados.

La Entidad debe contar con una herramienta tecnológica como instrumento para el manejo de la gestión documental en la entidad, esta debe ser implementada teniendo en cuenta las TRD debidamente aprobadas. De igual manera, la herramienta deberá permitir el modelo y creación de flujos de trabajo para la automatización de los procedimientos contenidos en cada uno de los procesos establecidos en la Entidad y debidamente actualizados y ajustados.

Se requiere contar con un profesional en el tema de conservación documental, que preste apoyo para tratar documentación identificada con deterioro físico, químico y biológico, por causa de diversos factores.

Se debe proceder una vez se termine de realizar el inventario documental en el Archivo Central con la elaboración de las Tablas de Valoración Documental; que permita la organización del fondo documental acumulado a partir del año 1960 hasta el año 2006, de igual manera dar cumplimiento a los lineamientos trazados por la normatividad archivística Nacional y Distrital.

Se debe elaborar el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico en la Secretaría Distrital de Integración Social.

Se requiere de la elaboración del proceso de gestión documental, que permita establecer procedimentalmente los lineamientos para la administración, control y conservación de los documentos oficiales en sus diferentes soportes en la Secretaría Distrital de Integración Social.

La entidad debe realizar un acto administrativo para el registro de firmas autorizadas, de igual manera si se utilizan para firmas electrónicas y firmas digitales.

Se debe dar continuidad al consecutivo de las comunicaciones oficiales, para comunicaciones recibidas, enviadas e interna; en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001.

Se debe elaborar políticas para las comunicaciones oficiales vía Fax y correo electrónico.

La Entidad debe normalizar y controlar la producción documental electrónica bajo los estándares y políticas impartidas por el Archivo de Bogotá y el Archivo General de la Nación.

Se debe elaborar al interior de la entidad la política para el manejo de la gestión documental, alineada a los requisitos establecidos a los organismos externos que rigen el manejo de la gestión documental como son el Archivo de Bogotá y el Archivo General de la Nación.



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La entidad debe realizar la tabla de control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Se recomienda que la SDIS actualice el Sistema Integrado de Conservación, con el fin de incluir los documentos electrónicos.

Se debe incluir en las Tablas de Retención Documental TRD - las especificaciones de los documentos electrónicos.

Se debe incluir en Plan de Prevención y Atención de Desastres, el plan para el manejo de los documentos de archivo.

12.2 Identificación de los Aspectos Críticos

En el Diagnóstico Integral de Archivos de la Secretaría Distrital de Integración Social se identificaron los siguientes aspectos críticos:

ITEMS ASPECTOS CRITICOS RIESGO

1

Falta de elaboración y actualización de instrumentos archivísticos para la gestión documental tales como:

a). Actualización del Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b). Actualización de La Tabla de Retención Documental (TRD). c). Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD). d). Elaboración de Tabla de Valoración Documental (TVD).e). Actualización Sistema Integrado de Conservación (SIC).f). Elaborar las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. g). Elaboración del Inventario Documental. h). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. i). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

* Dificultad en la búsqueda y recuperación de la información, por parte de los administradores de la documentación.

* Desconocimiento en la aplicación de los procedimientos, lineamientos y política de gestión documental.

* Incumplir con la normatividad legal vigente.

* Cúmulo de documentos sin ningún proceso de organización.

* No garantizar adecuadamente el acceso, conservación y preservación a largo plazo de la memoria institucional de los archivos de la Entidad.

* No poder suplir las necesidades documentales e información solicitada por los ciudadanos con alto riesgo de vulnerabilidad.

2 No se aplican totalmente las Tablas de Retención Documental en los archivos de gestión de las Dependencias del Nivel Central y las Subdirecciones Locales.

* Dificulta la búsqueda y recuperación de la información, por parte de los administradores de la documentación.

* Afecta la planeación, organización, control, conservación,preservación y servicios de información de los archivos de la Entidad.

* Cúmulo de documentos sin aplicación de procesos de organización.




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ITEMS ASPECTOS CRITICOS RIESGO *Afecta la integridad de los expedientes.

3Falta de organización de documentos correspondientes a la TRD, que reposan en el archivo central.

* Dificulta la búsqueda y recuperación de la información, por parte de los administradores de la documentación.

* Afecta la planeación, organización, control, conservación,preservación y servicios de información de los archivos de la Entidad.

* Cúmulo de documentos sin aplicación de procesos de organización.


*Afecta la integridad de los expedientes.

4

No se digitalizan series documentales de valor histórico y de conservación total que garanticen la integridad y conservación de los documentos.

* Perdida de la memoria institucional.

* Reducción de la eficiencia administrativa.

* Acceso ineficiente a los documentos por las partes interesadas.

* Deterioro de la documentación por manipulación.

5

No se cuenta con suficiente espacio para conservar y custodiar los archivos de gestión en las subdirecciones Locales.

* Deterioro documental.

* Afecta la búsqueda y recuperación de la información.

* Afecta la planeación, control, conservación, preservación y servicios de información en los archivos de las Subdirecciones Locales y Unidades Operativas.

6

No se cuenta en la Entidad aún con una herramienta tecnológica como instrumento para el manejo de la gestión documental en la entidad, esta debe ser implementada teniendo en cuenta las TRD debidamente aprobadas. De igual manera, la herramienta deberá permitir el modelo y creación de flujos de trabajo para la automatización de los procedimientos contenidos en cada uno de los procesos establecidos en la Entidad y debidamente actualizados y ajustados.

* Dificulta la recuperación y acceso a la información de manera rápida y precisa.

* Afecta la eficiencia, seguridad de la información y optimización de procesos.

* Afecta el ahorro del papel y se incumple con la política cero papel.

* Niega la posibilidad de aplicar el Programa de Gestión Documental en atención a los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición física documental.

* Afecta el servicio y administración del archivo de manera eficiente y eficaz.

7 Deterioro físico, químico y biológico de documentos de archivo en las Subdirecciones Locales.

* Perdida del patrimonio documental institucional.

* No poder suplir las necesidades de consulta de información.

Cuadro No. 4. Aspectos Críticos Fuente: Elaboración propia con datos obtenidos del Diagnóstico Integral de Archivos

12.3 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores

La priorización consistió en determinar de manera objetiva los Aspectos Críticos de mayor impacto, asociados a Ejes Articuladores de la Gestión Documental, basados en los principios de la función archivística.



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Los Ejes Articuladores que fueron asociados a los Aspectos Críticos, fueron:

Administración de Archivos Acceso a la Información Preservación de la Información Aspectos tecnológicos y de seguridad Fortalecimiento y articulación

Como resultado, se obtuvo la puntuación del impacto negativo de cada Aspecto Crítico sobre cada Eje Articulador, indicando así la mayor prioridad en la atención que dicho aspecto debe recibir en la Entidad:

No ASPECTOS Críticos Administración de archivos

Acceso a la Información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación TOTAL

1

Falta de elaboración y actualización de instrumentos archivísticos para la gestión documental tales como:

a). Actualización del Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b). Actualización de La Tabla de Retención Documental (TRD). c). Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD). d). Elaboración de Tabla de Valoración Documental (TVD).e). Actualización Sistema Integrado de Conservación (SIC).f). Elaborar las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. g). Elaboración del Inventario Documental. h). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. i). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

6 7 10 9 9 41

2

No se aplican totalmente las Tablas de Retención Documental en los archivos de gestión de las Dependencias del Nivel Central y las Subdirecciones Locales.

4 7 6 6 9 32

3Falta de organización de documentos correspondientes a la TRD, que reposan en el archivo central.

4 7 6 6 9 32

4

No se digitalizan series documentales de valor histórico y de conservación total que garanticen la integridad y conservación de los documentos.

6 5 7 9 4 31

5No se cuenta con suficiente espacio para conservar y custodiar los archivos de gestión en las subdirecciones Locales.

7 2 6 3 2 20

6

No se cuenta en la Entidad aún con una herramienta tecnológica como instrumento para el manejo de la gestión documental en la entidad, esta debe ser

10 9 10 10 9 48



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No ASPECTOS Críticos Administración de archivos

Acceso a la Información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación TOTAL

implementada teniendo en cuenta las TRD debidamente aprobadas. De igual manera, la herramienta deberá permitir el modelo y creación de flujos de trabajo para la automatización de los procedimientos contenidos en cada uno de los procesos establecidos en la Entidad y debidamente actualizados y ajustados.

7Deterioro físico, químico y biológico de documentos de archivo en las Subdirecciones Locales.

5 3 7 2 7 24

TOTAL 42 40 52 45 49 Cuadro No. 5. Aspectos Críticos y Ejes ArticuladoresFuente: Elaboración propia con datos obtenidos del Diagnóstico Integral de Archivos

BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C. p.1. Artículo 1.

Colombia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del plan Institucional de archivos – PINAR. Bogotá, 2014.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14 de julio de 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000. P.1. Artículo 3.

COLOMBIA. LEYES DECRETOS. Decreto 1080 de 2015 (Mayo 26), Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515 [consultado el 28-05-2018].

COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Et al. Metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión. [en línea] Bogotá, 2012.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartillas de Administración Pública. Guía de Administración del Riesgo. [en línea] Bogotá, 2009. Disponible desde http://portal.dafp.gov.co/form/fomularios. Retrive_publicaciones?no=558.p.24.

PLAN ESTRATEGICO. [En línea] 2018 [Consultado el: 10 de mayo de 2018] Disponible en: http://old.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/2016documentos/Plan%20Estrat%C3%A9gico%202016%20-%20final.pdf

Elaboró Revisó AprobóNombre Orlando Rueda Díaz

Luz Smith Forero MosqueraJilmar Andrés Hernández Chaparro

Sandra Elvira Ponce ZapataMaría Clemencia Pérez UribeGina Alexandra Vaca Linares



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http://portal.dafp.gov.co/form/fomularios

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515

Catalina María Rodríguez Laverde Diana Marcela Caucali Beltrán

Anyerson Ortiz Navarro Vilma Deyanira Sánchez Ulloa

Katherinne Rodríguez Lozano

Cargo/Rol Contratistas Subdirección Administrativa y Financiera

Gestor SIG del proceso de Gestión de Bienes y Servicios

Gestor SIG de la Subdirección Administrativa y Financiera

Gestor SIG del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo

Directora de Gestión Corporativa

Subdirectora Administrativa y Financiera



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