mayo 11 pinar 2015

PINAR

mayo 11

2015 Instrumento para la planeación archivística de IMSALUD. Elaborado por OPE Colombia – Contrato de Prestación de Servicios No. 58 del 27 de Marzo de 2015.

Plan Institucional de Archivo

Elaboró OPE Colombia

Empresa Social del Estado

E.S.E. IMSALUD

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO -

PINAR

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Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-

Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 2

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................................................................ 3

1.1. MISIÓN: ................................................................................................................................... 3

1.2. VISIÓN: .................................................................................................................................... 3

1.3. OBJETIVOS CORPORATIVOS: .................................................................................................... 3

2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR ......... 4

2.1. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL ................................................................................. 4

2.2. EJES ARTICULADORES .............................................................................................................. 5

2.3. ASPECTOS CRÍTICOS................................................................................................................. 7

2.4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ............................................. 9

2.5. ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ........................ 13

3. VISIÓN ESTRATÉGICA..................................................................................................................... 14

4. OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 15

5. REFERENTE ESTRATÉGICO ............................................................................................................. 17

6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS ..................................................................................... 20

7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ............................................................................................ 44

8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................. 46


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INTRODUCCIÓN

La Empresa Social del Estado – IMSALUD es una Entidad que presta servicios del primer

nivel de atención en salud del municipio de San José de Cúcuta, creada el 29 de Enero de

1999 mediante acuerdo 0087. Cuenta con personería jurídica, patrimonio propio y

autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Local de Salud, integrante del Sistema

General de Seguridad Social en Salud sometida al Régimen Jurídico provisto en la ley 100

y sus Decretos Reglamentarios.

IMSALUD, Como Entidad pública, debe dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre

el manejo de la Gestión Documental, en especial al Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712

de 2014.

En cumplimiento del citado decreto, ha previsto desarrollar, para el periodo 2015 - 2020,

el Plan Institucional de Archivos –PINAR.

La elaboración del PINAR parte de la realización del análisis de necesidades. Este estudio

se realiza teniendo en cuenta la metodología utilizada en el manual para la formulación del

Plan Institucional de Archivo PINAR, proporcionado por Archivo General de la Nación, y el

Diagnóstico Integral de Archivos. También se tuvieron en cuenta los diferentes planes de

mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de entidades

como: El Archivo General de la Nación.

A partir de éste análisis se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de

IMSALUD teniendo como referente cuatro ejes articuladores: Administración de archivos,

Acceso a la información, Preservación de la información, Aspectos tecnológicos y de

seguridad de la información; y Fortalecimiento y seguridad.

Una vez identificados los aspectos críticos se priorizan las necesidades a satisfacer, se

establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y

proyectos que estarían involucrados en su solución.

Posteriormente se estructuran los planes, metas, fechas de realización e indicadores para

cada uno de ellos. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las

herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución.

De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se logrará

mejorar la gestión documental de la Entidad y responder a las exigencias que al respecto

se generan día a día.


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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el PINAR de la Empresa Social

del Estado IMSALUD es:

1.1. MISIÓN:

La Empresa Social del Estado IMSALUD del Municipio de Cúcuta, es una institución pública

de orden municipal que brinda atención de baja complejidad, con talento humano idóneo y

comprometido con el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios; respetando

el medio ambiente y promoviendo la docencia, la interacción social y la investigación.

1.2. VISIÓN:

En el año 2017 la ESE IMSALUD será la red de prestadores de atención de baja complejidad

preferida por los usuarios en el municipio de Cúcuta, siendo una empresa autosostenible,

reconocida por su valor humano, atención de calidad con enfoque en seguridad, gestión del

riesgo y humanización; consolidada como una ESE que apoya la docencia, la investigación

y la interacción social encaminada al continuo mejoramiento de sus procesos y al bienestar

de la población usuaria.

1.3. OBJETIVOS CORPORATIVOS:

Contribuir al desarrollo social del municipio mejorando la calidad de vida y

reduciendo la morbilidad, la mortalidad, la incapacidad, el dolor y la angustia

evitables en la población usuaria, en la medida en que esté a su alcance.

Satisfacer los requerimientos del entorno adecuando continuamente sus servicios

y funcionamiento.

Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la empresa mediante la aplicación

de principios y técnicas gerenciales que aseguran su supervivencia, rentabilidad

social y financiera.


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2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS – PINAR

2.1. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL

A partir de: el diagnóstico del Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA formulado por el

Archivo General de la Nación – AGN, el Diagnóstico de la Gestión Documental realizado por

la EntidadInterno, y mapa de riesgos realizado por el Área de Archivo Central de la Entidad,

se obtiene el siguiente análisis frente a la Gestión Documental:

o El acto administrativo de creación del comité ya se encuentra actualizada a lo

establecido en el Decreto 1080 de 2015, se encuentra en proceso de implementación.

o La Entidad no tiene el Programa de Gestión Documental que responda a las necesidades

de la Entidad, de conformidad con el decreto 1080 de 2015, que identifique acciones a

corto y mediano plazo para cada uno de los allí planteados, igualmente la Gestión

Documental debe integrarse con las demás sistemas de gestión de la Entidad como el

de Gestión de la Calidad, el MECI, para articularse y unir esfuerzos que apoyen la

gestión de la Entidad con el fin de establecer su plan Institucional de Archivos – PINAR.

o No se ha creado la Ventanilla Única de Correspondencia mediante acto administrativo

según lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la

Nación, igualmente en el Manual de Correspondencia se debe establecer los cargos de

las firmas autorizadas, los procesos y procedimientos, los formatos normalizados que

toda la Entidad debe utilizar para el manejo de las comunicaciones, entre otros

aspectos que permitan a la Entidad llevar un estricto control de sus comunicaciones.

o Los archivos de Gestión no se encuentran organizados bajo criterios establecidos en el

acuerdo 042 de 2002 "por el cual se establecen los criterios para la organización de los

archivos de Gestión en las Entidades Públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,

22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"

o La Organización de las Historias Laborales no cumple con la Circular 004 de 2003 del

Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación

sobre "Organización de las Historias Laborales".

o Los contratos además de encontrarse descentralizados, no se encuentran organizados


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bajo criterios establecidos en el acuerdo 042 de 2002.

o No se han elaborado las Tablas de Retención Documental, TRD, de acuerdo con la

Metodología establecida por el AGN en su Acuerdo 04 de 2013, para la adecuada

administración de los documentos y garantizar la preservación de éstos de acuerdo con

sus valores primarios y/o secundarios.

o El Archivo Central no cuenta con un inventario documental en el formato establecido

por el Archivo General de la Nación en su acuerdo 038 de 2004, igualmente se deben

aplicar las TRD. Se debe crear un formato de control y préstamo de documentos, entre

otros procesos.

o La ESE IMSALUD no cuenta con "Cronograma de Transferencias Documentales" con el

fin de controlar la documentación que ha cumplido sus tiempos de retención tanto en

los Archivos de Gestión como en el Archivo Central, igualmente ayuda a

descongestionar los archivos de Gestión, según lo establecido en el Acuerdo 02 de

2014.

o La Entidad no cuenta con un Programa de Capacitación en temas archivísticos que

permitan a todos los funcionarios el correcto manejo de los documentos que producen,

reciben, gestionan y conservan por los tiempos establecidos en la TRD tal como lo

establece el artículo 18 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

o La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado al que se debe intervenir

aplicando la Metodología establecida por el Archivo General de la Nación Acuerdo No.

02 de 2004. Artículo tercero, Decreto No. 1080 de 2015., Acuerdo No. 04 de 2013,

Acuerdo No. 05 de 2013.

o La Entidad debe elaborar un Programa de Conservación de Documentos que incluya

adecuaciones a las instalaciones físicas del espacio, mobiliario y elementos acordes a

los soportes documentales, cronograma de limpieza, condiciones medio ambientales

de humedad, luz y temperatura, fumigación, desratización y desinfección bajo las

normas establecidas por el Archivo General de la Nación en sus Acuerdos 049 de 2000

y Acuerdo 050 de 2000

2.2. EJES ARTICULADORES

Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la Entidad, que

sirven de base para el análisis y para la valoración del impacto de las necesidades.


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EJE TEMAS A INCLUIR

Administración de archivos Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad,

políticas, procesos y procedimientos.

Acceso a la información Transparencia, servicio al ciudadano, participación y

acceso.

Preservación de la

información

Conservación y almacenamiento.

Aspectos tecnológicos y de

seguridad de la información

Infraestructura tecnológica e seguridad informática.

Fortalecimiento y seguridad Relación con otros modelos de gestión.


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2.3. ASPECTOS CRÍTICOS

A continuación se presenta los aspectos críticos identificados:

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

No se cuenta con el Programa de Gestión

Documental –PGD.

Diferentes tipos de gestión de la

documentación según criterios propios de

los funcionarios,

Incumplimiento de exigencias legales.

La Entidad no tiene creado la Ventanilla

Única de Correspondencia mediante acto

administrativo según lo establecido en el

Acuerdo 060 de 2001, de igual forma la

organización de la misma donde se incluya

un software de gestión documental.

Incumplimiento de exigencias legales,

Perdida de información,

Demora en el trámite de los documentos.

No se han elaborado las Tablas de

Retención Documental.

Incumplimiento de la Metodología

establecida por el AGN en su acuerdo 04

de 2013, Decreto 1080 de 2015.

Desorganización del archivo,

Pérdida de información,

Dificultad para la recuperación de

información,

Pérdida de la memoria institucional.

La Entidad cuenta con un Fondo

Documental Acumulado de documentos de

aproximadamente 25.000 metros lineales

de volumen documental en lo referente a

documentos administrativos e Historias

Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe

intervenir con la metodología establecida

por el Archivo General de la Nación.

Pérdida de documentos e información,

Dificultad para la búsqueda de

información,

Duplicidad de la información,

Acumulación indiscriminada de

documentos que posiblemente ya han

perdido su valor contable, jurídico, legal,

fiscal y administrativo.


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ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

No se cuenta con tablas de valoración

documental. Acumulación y duplicidad de información.

En el Archivo Central no cuenta con un

inventario en el formato establecido por el

Archivo General de la Nación.

Perdida de información

Dificultad para la recuperación de la

Información.

Falta de capacitación al personal de la ESE

IMSALUD en lo referente a manejo de

archivos de Gestión bajos los criterios

establecidos en el acuerdo 042 de 2002,

formatos a utilizar de acuerdo al proceso

de Gestión Documental y demás temas

archivísticos que permitan el correcto

manejo de los documentos que se

producen, reciben, gestionan y conservan

de acuerdo a los tiempos que se

establecen en las TRD.

Conocimiento deficiente por los

funcionarios sobre las responsabilidades

en gestión documental.

Incumplimiento de exigencias legales.

Aplicación de criterios personales en la

organización de archivos.

No se cuenta con un archivo histórico de

la Institución. Pérdida del patrimonio documental


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2.4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a

cada uno de los ejes articuladores, para ello se Aplicó la tabla de criterios de evaluación

(tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR).

Los responsables confrontaron el aspecto crítico No. 1 con los criterios de evaluación del

eje articulador de Administración de archivos con el siguiente resultado:

ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN

DIRECTA

No se cuenta con el

Programa de Gestión

Documental –PGD.

1. Se considera el ciclo vital de los

documentos integrando aspectos

administrativos, legales, funcionales y

técnicos.

2. Se cuentan con todos los instrumentos

archivísticos socializados e

implementados.

3. Se cuenta con procesos de

seguimiento, evaluación y mejora para la

gestión documental.

*

4. Se tiene establecida la política de

gestión documental.

5. Los instrumentos archivísticos

involucran la documentación electrónica. *

6. Se cuenta con procesos y flujos

documentales normalizados y medibles. *


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ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN

DIRECTA

No se cuenta con el


Documental –PGD.

7. Se documentan procesos o actividades

de gestión de documentos. *

8. Se cuenta con la infraestructura

adecuada para resolver las necesidades

documentales y de archivo.

9. El personal de la Entidad conoce la

importancia de los documentos e

interioriza las políticas y directrices

concernientes a la gestión de los

documentos.

10. Se cuenta con el presupuesto

adecuado para atender las necesidades

documentales y de archivo.

*

Total criterios Impactados 5


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Los responsables evaluaron cada uno de los aspectos críticos con cada eje articulador, y el resultado fue el siguiente:

ASPECTO CRÍTICO

EJES ARTICULADORES

TOTAL

Ʃ Administración

de archivos

Acceso a la

información

Preservación

de la

información

Aspectos

tecnológicos y

de seguridad

Fortalecimiento

y articulación

No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –

PGD. 5 4 1 5 4 19

La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de

Correspondencia. 5 5 2 4 6 22

No se han elaborado las Tablas de Retención Documental. 4 4 2 3 4 17

La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado

de documentos de aproximadamente 25.000 metros

lineales de volumen documental en lo referente a

documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS

e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología

establecida por el Archivo General de la Nación.

4 4 1 3 4 16


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ASPECTO CRÍTICO

EJES ARTICULADORES

TOTAL

Ʃ Administración

de archivos

Acceso a la

información

Preservación

de la

información

Aspectos

tecnológicos y

de seguridad

Fortalecimiento

y articulación

No se cuenta con tablas de valoración documental. 2 3 2 4 4 15

En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el

formato establecido por el Archivo General de la Nación. 3 4 2 4 3 16

Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en

Archivística. 5 5 1 2 3 16

No se cuenta con un archivo histórico de la Institución. 3 3 2 3 2 13

TOTAL 31 32 13 28 30

* Calificación de 1 a 10


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2.5. ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de

impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES

ARTICULADORES

VALOR

TOTAL

1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de

Correspondencia. 22

Acceso a la

información 32

2. No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –

PGD. 19

Administración de

archivos 31

3. No se han elaborado las Tablas de Retención

Documental. 17

Fortalecimiento y

articulación 30

4. Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en

Archivística. 16

Aspectos

tecnológicos y de

seguridad

28

5. En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el

formato establecido por el Archivo General de la Nación. 16

Preservación de la

información 13

6. La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado

de documentos de aproximadamente 25.000 metros

lineales de volumen documental en lo referente a

documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS

e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología

establecida por el Archivo General de la Nación.

16

7. No se cuenta con tablas de valoración documental 15

8. No se cuenta con un archivo histórico de la Institución. 13


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3. VISIÓN ESTRATÉGICA

La Empresa Social del Estado – IMSALUD del primer nivel de atención en salud del

municipio de San José de Cúcuta, garantizará la preservación de la información, la

administración de los archivos y el acceso a la información, aplicando instrumentos

archivísticos como El Programa de Gestión Documental – PGD, y las Tablas de Retención

Documental – TRD, con miras a mejorar los archivos de Gestión, Central e Histórico, con

el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una adecuada y

oportuna toma de decisiones.


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4. OBJETIVOS

Para la formulación de objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes

articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES

ARTICULADORES OBJETIVOS

1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla

Única de Correspondencia.

1. Instalar, capacitar e implementar software

de Gestión Documental.

2. Actualizar y aplicar del Manual de Archivo

y correspondencia.

2. No se cuenta con el Programa de

Gestión Documental –PGD.

1. Elaborar, presentar, aprobar y publicar el

Programa de Gestión Documental - PGD

de acuerdo a las necesidades

documentales de la E.S.E

2. Implementar el programa de Gestión

Documental teniendo en cuenta la

producción, recepción, distribución,

trámite, organización, consulta,

conservación y Disposición Final del

Documento.

3. No se han elaborado las Tablas de


1. Elaborar, implementar y capacitar las

Tablas de Retención Documental.

2. Presentar y aprobar las Tablas de


3. Envío de las TRD al Comité Evaluador de

Documentos del Orden Departamental

para su aprobación.

4. Falta de capacitación al personal de la

ESE IMSALUD en Archivística.

1. Elaborar e implementar el programa de

capacitación de acuerdo a la normatividad

vigente y las necesidades en materia

archivística.


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ASPECTOS CRÍTICOS / EJES

ARTICULADORES OBJETIVOS

5. En el Archivo Central no cuenta con un

inventario en el formato establecido por

el Archivo General de la Nación.

1. Implementar el formato único de

inventario documental establecido por el

AGN

2. Elaborar el Inventario Documental del

Archivo Central.

6. La Entidad cuenta con un Fondo

Documental Acumulado de documentos

de aproximadamente 25.000 metros

lineales de volumen documental en lo

referente a documentos administrativos

e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el

cual se debe intervenir con la

metodología establecida por el Archivo

General de la Nación.

1. Capacitar a los funcionarios del archivo

Central en lo correspondiente a

organización del archivo central en lo

referente a documentos administrativos, e

Historias Clínicas de UBAS e IPS.

2. Recopilación y organización de la

información institucional, que permita la

reconstrucción de la Historia Institucional.

7. No se cuenta con tablas de valoración

documental

1. Elaborar e implementar las tablas de

valoración Documental.

8. No se cuenta con un archivo histórico de

la Institución.

1. Capacitar al personal sobre la

conservación documental.

2. Realizar adecuación física, y dotación del

área de archivo central.


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5. REFERENTE ESTRATÉGICO

Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación

con los objetivos específicos y los planes proyectados:

ASPECTOS CRÍTICOS /

EJES ARTICULADORES OBJETIVOS

PLANES Y

PROYECTOS

ASOCIADOS

1. La Entidad no tiene creado

la Ventanilla Única de

Correspondencia

1. Instalar, capacitar e

implementar software de

Gestión Documental.

Plan estratégico

informático.

2. Actualizar y aplicar del Manual

de Archivo y correspondencia.

Plan de

administración de

correspondencia.

2. No se cuenta con el


Documental –PGD.

1. Elaborar, presentar y aprobar

el Programa de Gestión

Documental - PGD de

acuerdo a las necesidades

documentales de la E.S.E


Documental – PGD.

2. Implementar el programa de

Gestión Documental teniendo

en cuenta la producción,

recepción, distribución,

trámite, organización,

consulta, conservación y

Disposición Final del

Documento.


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PLANES Y

PROYECTOS

ASOCIADOS

3. No se han elaborado las

Tablas de Retención

Documental.

1. Elaborar, implementar y

capacitar las Tablas de


2. Presentar y aprobar las Tablas

de Retención Documental.

3. Envío de las TRD al Comité

Evaluador de Documentos del

Orden Departamental para su

aprobación.

4. Falta de capacitación al

personal de la ESE

IMSALUD en Archivística.

1. Elaborar e implementar el

programa de capacitación de

acuerdo a la normatividad

vigente y las necesidades en

materia archivística.

Plan de capacitación.

5. En el Archivo Central no

cuenta con un inventario

en el formato establecido

por el Archivo General de

la Nación.

1. Implementar el formato único

de inventario documental

establecido por el AGN

Plan administración

archivo central 2. Elaborar el Inventario

Documental del Archivo

Central.


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PLANES Y

PROYECTOS

ASOCIADOS

2. La Entidad cuenta con un

Fondo Documental

Acumulado de documentos

de aproximadamente

25.000 metros lineales de

volumen documental en lo

referente a documentos

administrativos e Historias

Clínicas de UBAS e IPS, el

cual se debe intervenir con

la metodología establecida

por el Archivo General de

la Nación.

1. Capacitar a los funcionarios

del archivo Central en lo

correspondiente a

organización del archivo

central en lo referente a

documentos administrativos, e

Historias Clínicas de UBAS e

IPS.

Plan de capacitación

2. Recopilación y organización

de la información institucional,

que permita la reconstrucción

de la Historia Institucional.


archivo central

3. No se cuenta con tablas

de valoración documental

1. Elaborar e implementar las

tablas de valoración

Documental.


archivo central

2. No se cuenta con un

archivo histórico de la

Institución.

1. Capacitar al personal sobre la

conservación documental. Plan de capacitación

2. Realizar adecuación física, y

dotación del área de archivo

central.

Plan de mejoramiento

e infraestructura.


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6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS

Para la formulación de cada uno de los planes y proyectos la ESE IMSALUD, utilizó la

siguiente metodología:

Nombre del Plan y programa

Objetivo

Alcance del Plan o Programa

Responsable del plan o programa

Actividades y su tiempo de ejecución

Responsable de la actividad

Recursos asociados a cada actividad

Indicadores del plan o programa

El resultado fue la construcción de todos los planes y programas, que a continuación se

detallan cada uno en un cuadro.


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Nombre: PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO

Objetivo: Instalar, capacitar e implementar software de Gestión Documental

Alcance: Este plan involucra la adquisición, instalación y capacitación de un software de Gestión Documental para la puesta en

marcha de la ventanilla de radicación para mejorar el trámite y gestión de los documentos de las E.S.E IMSALUD.

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.

ACTIVIDAD Responsable Fecha de

Inicio Fecha Final Entregable Observaciones

1. Adquisición del software de

Gestión Documental

Oficina de Servicios

Generales. 01-04-2015 30-04-2015

Contrato de suministro de

software.

2. Instalación del software de

Gestión Documental

Subgerencia

Administrativa y

Financiera.

01-04-2015 30-04-2015


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3. Capacitación al personal

responsable en la Entidad de la

ventanilla de radicación y el

trámite de documentos.

Oficina de

Informática con el

Proveedor del

Software.

01-05-2015 15-05-2015 Manual de uso y videos de

apoyo.

4. Implementación del software de

Gestión Documental para la

puesta en servicio de la

Ventanilla de radicación.

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

16-05-2015 15-06-2015

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Utilización del software

adquirido

Cantidad de funcionarios que utilizan el software / Total de

personas capacitadas *100 Creciente 90%


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RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Humano 1 Profesional

2 técnicos

Profesional: Ingeniero de Sistemas, que se capacite y conozca

sobre el software para que apoye la implementación del mismo.

Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para

el proceso de radicación, y digitalización en el software.

Físicos

Impresora, Escáner, y Equipo de

cómputo para la ventanilla de

radicación.


E.S.E. IMSALUD

CÓDIGO: FECHA:


PINAR

VERSIÓN:

Borrador

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Nombre: PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Objetivo: Actualizar y aplicar del Manual de Archivo y correspondencia.

Alcance: Actualizar el Manual de Archivo y correspondencia para la puesta en marcha de la ventanilla de radicación con el software de

Gestión Documental.



E.S.E. IMSALUD

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VERSIÓN:

Borrador

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1. Actualizar el manual para que a

través del software de Gestión

Documental se pueda recibir y

registrar la correspondencia

recibida Incluye: Recepción,

clasificación, distribución,

digitalización y registro.

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-05-2015 30-05-2015

Manual de archivo y

correspondencia

actualizado

2. Actualizar el manual para enviar

y registrar la correspondencia de

salida, Incluye: Recepción para

envío, registro, clasificación por

medio de envío, elaboración de

planillas, control, devoluciones.

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-05-2015 30-05-2015

Manual de archivo y

correspondencia

actualizado


E.S.E. IMSALUD

CÓDIGO: FECHA:


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VERSIÓN:

Borrador

Página 26 de 47



INDICADORES


Cantidad de documentación

recibida y despachada por

la ventanilla de radicación

Cantidad de documentos registrados / Cantidad de

documentos recibidos * 100 Creciente 100%

RECURSOS


Humano 2 Técnicos Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para la

puesta en marcha de la ventanilla de radicación.


E.S.E. IMSALUD

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Nombre: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD.

Objetivo:

1. Elaborar, presentar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales

de la E.S.E IMSALUD.

2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite,

organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

3. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

4. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

5. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

Alcance:

1. Elaborar, presentar y aprobar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E

2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite,

organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

3. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

4. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

5. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

6. Implementar y capacitar mediante instructivo de las normas para la organización del archivo de gestión en concordancia con la

TRD de cada oficina.



E.S.E. IMSALUD

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Página 28 de 47





1. Levantamiento de la

información,

coordinando con las

áreas de planeación,

informática, Control

Interno.

Profesional Gestión

Documental 01-04-2015 30-05-2015

Documentos de apoyo

para la realización del

PGD.

2. Elaboración del PGD Profesional en

Gestión Documental 01-04-2015 30-06-2015


Documental

3. Aprobar el PGD Comité Interno de

Archivo Institucional. 01-07-2015 31-07-2015 Acta de Comité

Depende de las

reuniones del Comité.


E.S.E. IMSALUD

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Inicio

Fecha

Final Entregable Observaciones

4. Implementación del

PGD teniendo en

cuenta: Producción,

Recepción, Distribución,

Trámite, Organización,

Consulta, Conservación

y Disposición final de

Documentos.


Documental 01-08-2015 31-12-2020

Listado de asistencia a

capacitaciones.

5. Encuetas de los Tipos

documentales a todas

las oficinas de la ESE.


Documental 11-05-2015 30-05-2015

Cronograma de

programación de visitas.

Encuestas de Tipos

Documentales.

6. Análisis e interpretación

de la información

recolectada.

Equipo

Interdisciplinario

(Acuerdo 004 /2013)

11-05-2015 30-06-2015 Información recolectada,

analizada e interpretada.


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Página 30 de 47




Inicio

Fecha


7. Elaboración de TRD

Equipo

Interdisciplinario

(Acuerdo 004 /2013)

11-05-2015 30-06-2015 TRD Elaboradas

8. Presentación de las TRD

al Comité Interno de

Archivo para su

aprobación.

Comité Interno de

Archivo 01-07-2015 31-07-2015 Acta de aprobación

9. Envío de las TRD junto

con los soportes legales

al Comité Evaluador de

Documentos del Orden

Departamental para su

aprobación.

Comité Interno de

Archivo 01-08-2015 31-08-2015

TRD aprobadas por el

Comité Evaluador de

Documentos del

Departamento.

10. Convalidación con el

AGN

Comité Interno de

Archivo 01-08-2015 31-08-2015


E.S.E. IMSALUD

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Inicio

Fecha


11. Adopción de las TRD Comité Interno de

Archivo 01-09-2015 15-09-2015

Resolución de aprobación

de las TRD.

12. Implementación y

capacitación de las

TRD


Documental 01-10-2015 31-10-2015

Lista de asistencia a

capacitación.

13. Elaborar un

cronograma de

seguimiento de

aplicación de las TRD.


Documental 01-11-2015 31-12-2015

Cronograma de

seguimiento TRD.

INDICADORES


Procesos archivísticos

especificados en el PGD

Cantidad de procesos especificado/# procesos *

100 Creciente 100%


E.S.E. IMSALUD

CÓDIGO: FECHA:


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RECURSOS


Humano Equipo Interdisciplinario

Técnico

Profesional: en Gestión Documental, Especialista en Calidad,

Derecho, Ingeniero Industrial.

Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística


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Nombre: PLAN DE CAPACITACIÓN

Objetivo:

1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia

archivística.

2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a

documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS.

3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

Alcance:

1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia

archivística.

2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a

documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS.

3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera


E.S.E. IMSALUD

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Página 34 de 47





1. Capacitación de acuerdo

a la normatividad vigente

y necesidades en materia

archivística

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-06-2015 31-12-2015

Programa de

Capacitaciones en

Instrumentos Archivísticos

y normatividad vigente.

2. Capacitar a los

funcionarios del archivo

Central en lo

correspondiente a

organización del archivo

central en lo referente a

documentos

administrativos, e

Historias Clínicas de

UBAS e IPS.

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-01-2016 31-12-2016 Programa de

capacitaciones

3. Capacitar al personal

sobre la conservación

documental

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-01-2016 31-12-2016 Programa de

capacitaciones


E.S.E. IMSALUD

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INDICADORES


Personal Capacitado

Cantidad de funcionarios que asistieron a

capacitación programadas/ Total funcionarios

invitados * 100

Creciente 90%

RECURSOS


Humanos

Físico

Profesional

Técnico

Ayudas audiovisuales

Profesional en Gestión Documental

Técnico de Archivo


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Nombre: PLAN ADMINISTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL

Objetivo:

1. Implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN

2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

3. Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional

4. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental.

Alcance:

1. Recepción de transferencias primarias e implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN

2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

3. Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional

4. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera


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Página 37 de 47





1. Programar las

transferencias primarias

a recibir por el archivo

central

Profesional de Archivo 01-02-2016 31-12-2020 Cronograma de

Transferencias

2. Realizar el inventario

documental del archivo

central en el formato

establecido por el AGN

Profesional de Archivo 01-04-2016 31-12-2016

Formato Único de

Inventario Documental

Implementado

3. Utilizar el formato de

préstamo de

documentos

Profesional de Archivo 01-01-2016 31-12-2020 Formato de préstamo

documental.

4. Recopilar la información

institucional que

permita la

reconstrucción de la

Historia Institucional

Subgerencia

Administrativa y

Financiera

01-02-2016 30-06-2016 Informe de la

información recopilada.


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5. Levantamiento de

inventario en estado

natural en el formato

FUID


6. Elaborar, y aprobación

de las Tablas de

Valoración Documental

– TVD

Comité Interno de

Archivo 01-04-2017 30-05-2017 TVD Aprobadas


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Inicio

Fecha


7. Organización del Fondo

Acumulado según las

Tablas de Valoración

Documental y elaborar

actas de eliminación

documental, registro

fotográficos entre otros.


Fondo Documental

organizado según Tablas

de Valoración

Documental.


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INDICADORES


Transferencias primarias

realizadas

Transferencias recepcionadas/ Transferencias

programadas * 100 Creciente 100%

Organización del fondo

acumulado

Cajas intervenido por fondo / total cajas del fondo ó

Metros Lineales intervenido por fondo con todo el

proceso /

Metro lineal Cajas totales del fondo.

Creciente 100%

RECURSOS


Humanos Profesional

Técnico

Profesional en Gestión Documental

Técnico de Archivo


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Nombre: PLAN DE MEJORAMIENTO E INFRAESTRUCTURA

Objetivo: Realizar adecuación física, y dotación del área de archivo central.

Alcance:

1. Adecuación física y dotación del archivo central

2. Cronograma de limpieza, fumigación, desinfección y desratización del área del archivo central y los archivos de gestión.

Responsable del Plan: Subgerencia administrativa y Financiera


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Inicio

Fecha


1. Adecuación física y

dotación del archivo

central

Subgerencia

administrativa y

Financiera

19-10-2015 10-07-2016 Adecuación Física y Dotación

en el archivo central.

Cumplimiento del

acuerdo 049 de 2000.

2. Cronograma de

limpieza, fumigación,

desinfección y

desratización del área

del archivo central y los

archivos de gestión.

Subgerencia

administrativa y

Financiera

01-03-2015 31-12-2020

Cronograma de limpieza,

fumigación, desinfección y

desratización del área del

archivo central y los

archivos de gestión

implementado.

INDICADORES


Avance en adecuación del

archivo central

Avance en ejecución de contrato/ actividades

contratadas * 100 Fijo 100%


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RECURSOS


Físicos

Contrato de remodelación y dotación.

Elementos para limpieza, fumigación,

desinfección y desratización.


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7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

Para la creación del mapa de ruta, La ESE IMSALUD tuvo en cuenta el tiempo de

ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa:

PLAN O PROYECTO

/ TIEMPO

Corto

plazo

(1 año)

Mediano plazo

(1 a 4 años)

Largo plazo

(4 años en adelante)

2015 2016 2017 2018 2019 2020

PLAN ESTRATÉGICO

INFORMÁTICO.

PLAN DE

ADMINISTRACIÓN DE

CORRESPONDENCIA.

PROGRAMA DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

PLAN DE

CAPACITACIÓN

PLAN DE

ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVO CENTRAL

PLAN DE

MEJORAMIENTO E

INFRAESTRUCTURA


E.S.E. IMSALUD

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E.S.E. IMSALUD

CÓDIGO: FECHA:


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8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

La E.S.E IMSALUD diseñó un cuadro de mando integral, basándose en los indicadores

establecidos en cada uno de los planes y proyectos y contemplando la medición

trimestralmente durante la ejecución. El resultado fue el siguiente:

PLANES Y

PROYECTOS

ASOCIADOS

INDICADOR META

Medición trimestral

GRÁFICO OBSERVACI

ONES 1 2 3 4

PLAN ESTRATÉGICO

INFORMÁTICO.

Utilización del

software

adquirido

90%

PLAN DE

ADMINISTRACIÓN DE

CORRESPONDENCIA.

Cantidad de

documentación

recibida y

despachada por

la ventanilla de

radicación

100%

PROGRAMA DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

Procesos

archivísticos

especificados

en el PGD

100%

PLAN DE

CAPACITACIÓN

Personal

capacitado 90%

PLAN DE

ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVO CENTRAL

Transferencias

primarias

realizadas

100%


E.S.E. IMSALUD

CÓDIGO: FECHA:


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Borrador

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PLANES Y

PROYECTOS

ASOCIADOS

INDICADOR META Medición trimestral GRÁFICO OBSERVACI

ONES

Organización

del fondo

acumulado

100%

PLAN DE

MEJORAMIENTO E

INFRAESTRUCTURA

Organización

del fondo

acumulado

100%

Los responsables de la medición se encargarán de alimentar el cuadro de mando, cada

trimestre con el resultado de los indicadores.

mayo 11 pinar 2015

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