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Administración de proyectos de información

Unidad 3. Administración de un proyecto de información

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 1

Ingeniería en Desarrollo de Software

6º semestre

Programa de la asignatura:



Clave:

15143631

Universidad Abierta y a Distancia de México

UnADM




Índice

Unidad 3. Administración de un proyecto de información. .................................................. 3

Presentación de la unidad ................................................................................................. 3

Propósitos .......................................................................................................................... 4

Competencia específica ..................................................................................................... 4

3.1. Análisis de un proyecto de información ....................................................................... 5

3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información .......................................................... 8

3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un proyecto de información

dentro de un marco organizacional .................................................................................. 14

3.2. Implementación de un proyecto de información ........................................................ 21

3.2.1. Las TIC en los sistemas de información ................................................................. 25

3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información ........................... 28

Cierre de la unidad .......................................................................................................... 36

Para saber más ............................................................................................................... 37

Fuentes de consulta ........................................................................................................ 38




Unidad 3. Administración de un proyecto de información.

Presentación de la unidad

La presente unidad aborda temas referentes al análisis de las aplicaciones de los

proyectos de información; así mismo, se observa cómo es posible implementar este tipo

de proyectos en el marco organizacional.

Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de información

(abordados en la Unidad 2. Etapas de un proyecto de información), en esta unidad se

revisarán elementos importantes en la administración del proyecto respecto a su

implementación, por lo que se revisará el tema 3.1. Análisis de un proyecto de

información, en el cual se desarrollará un panorama acerca de las aplicaciones que puede

efectuar un proyecto de información por medio del análisis de sus necesidades. En el

siguiente tema, 3.2. Implementación de un proyecto de información, primero se podrá

conocer las condiciones y elementos necesarios para la implementación de un proyecto,

así como la importancia que tienen las tecnologías de información dentro de los sistemas

de información, para luego tener una comprensión más clara de cómo implementar y

administrar de mejor manera un proyecto de información.

Es importante mencionar que quien realiza la administración de proyectos es el

administrador, que también se le conoce como project management, en español se

traduciría como líder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012, p. 20).

Según el PMBOK1 (por sus siglas en inglés de Project Management Body of Knowledge),

se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el proyecto se

concrete y cubra todas las expectativas “con la mayor eficiencia en cada una de las fases

de la vida del proyecto.” Las principales funciones que realiza un administrador de

proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la planeación, dirección,

control y motivación a quienes forman parte del proyecto entre otras actividades; es decir,

administran actividades temporales debido a que lo proyectos presentan la característica

de discontinuidad (recuerda las característica de los proyectos que se revisaron en la

Unidad 1. Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador de proyectos incluye,

entre otras características, la capacidad de tomar decisiones, el trabajo en equipo, contar

con conocimientos generales sobre administración de proyectos, y sobre el área para la

cual se requiere el proyecto de información; por ejemplo, si se requiere implementar un

sistema para el control de información financiera en una organización, un desarrollador de

1 Publicación del Project Management Institute PMI, “libro internacionalmente conocido como las bases sobre las que se establecen las mejores prácticas de la moderna dirección y gestión de proyectos.” (Alonso, 2008, p. 40).




software puede ser un administrador de proyectos si tiene conocimientos básicos de

administración de proyectos, así como de la forma de realizar el sistema de información

que se requiere para controlar la información financiera: facturas, gastos, ingresos,

egresos, etcétera. Un administrador de proyectos también debe poder manejar

situaciones críticas, relacionarse en forma armoniosa con sus colaboradores y todos los

involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e innovador, entre otras

características.

En general, esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad

de proporcionar una base para efectuar una administración eficiente de un proyecto de

información, para que luego de desarrollar sus etapas se logre una entrega de calidad con

fundamento en su implementación y aplicación.

Propósitos

Al término de esta unidad lograrás:

Identificar las aplicaciones de los proyectos de información.

Detectar las necesidades para la implementación de un sistema de información.

Analizar el desempeño de las tecnologías de información en los sistemas de

información.

Aplicar las etapas de un proyecto de información a partir de las necesidades de un

marco organizacional.

Identificar los aspectos necesarios para la implementación de la administración de

un proyecto de información, a partir de la resolución de problemas informáticos en

un marco organizacional.

Competencia específica

Construir un proyecto de información para resolver una necesidad en una situación

específica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso

administrativo.




3.1. Análisis de un proyecto de información

Es de suma importancia efectuar un análisis previo a cualquier proyecto de sistemas de

información, debido a que a través de este análisis, se pueden identificar de mejor manera

algunos elementos tales como las necesidades reales que pudiera tener una

organización, los requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las

tareas que se deben efectuar y los resultados que deben obtenerse, así como los riesgos

que pueden obstaculizar la concreción del proyecto. Estos elementos son fundamentales

para la planeación y desarrollo de cualquier proyecto de información. Este tema se

enfocará en el análisis de riesgos de un proyecto de sistemas de información.

Los riesgos no son lo único que se analiza respecto a los proyectos de información, pues

en todo proyecto también es necesario analizar y determinar los factores críticos de éxito

(FCE). Esto contribuye a que los administradores de proyectos centren sus esfuerzos en

los puntos clave. Existen estrategias destinadas a identificar los factores críticos de éxito.

FCE es un “término empleado para designar un elemento necesario para que una

organización o proyecto logren su misión” (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Los

FCE son parte esencial de la determinación de la estrategia de un proyecto. Al proceso

que se realiza para identificar, entender y utilizar los FCE se le nombra inteligencia

competitiva (IC), que se define como “el proceso estratégico de identificar, entender y

utilizar los FCE” (Leyva, Rosado y Febles, 2012, p. 41). Algunos FCE, en donde radica la

importancia de la administración de los proyectos, son los siguientes según Torres y

Torres (2012, p. 22 y 23):

Planeación y comunicación: es de esencial importancia planear y mantener una

comunicación fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se

puedan evitar problemas, reducir al mínimo su “impacto sobre el logro del objetivo de un

proyecto cuando éstos se presentan” (Torres y Torres, 2012, p. 22).

Tiempo: establecer el tiempo que se requiere para “diseñar un plan eficaz antes de iniciar

el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto” Torres (2012,

p. 22).

Definición del objetivo: es importante que se defina el proyecto en forma clara,

integrando en el objetivo “un producto un servicio o un resultado esperado, determinado

en función del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente” (Torres y Torres, 2012, p.

22).

Involucrar al cliente: es importante que se involucre al cliente para que se integre

activamente como parte del resultado exitoso de un proyecto.




Satisfacción del cliente: se considera como el fin último y el beneficio mayor de los

proyectos de información. Para ello, es necesario estar en continua comunicación con él,

mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.

Medición y comparación del alcance real con el avance planeado: debe realizarse de

manera regular y oportuna para la aplicación de acciones correctivas inmediatas en caso

de ser necesario.

Evaluación del desempeño: al concluir el proyecto, es necesario evaluar el desempeño

con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en

un futuro.

Realimentación del cliente: es necesario intercambiar con el cliente, como parte del

equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etcétera, es decir, “hacer un recuento de

las lecciones aprendidas” (McLeod, 2000, p. 194).

Para efectos de comprender la importancia del análisis en los proyectos de sistemas de

información se exponen, a continuación, varias definiciones:

“El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar

un sistema nuevo o mejorado” (McLeod, 2000, p. 194).

“El análisis de un sistema de información parte de la revisión de los objetivos generales de

la organización, y de la demostración del cumplimiento de los mismos mediante la

aplicación de los sistemas de información existentes o propuestos” (Stair y Reynolds

2000, p. 545).

Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,

egresos y sus utilidades, el objetivo podría traducirse en una o más necesidades de

información, una de las cuales podría ser la elaboración de un estado de resultados por

medio de una base de datos, que calcule las pérdidas y ganancias de la empresa, por

medio del cálculo de los costos y del ingreso del flujo monetario de la organización.

Con base en las definiciones anteriores, se entiende como análisis de los proyectos de

información a la recaudación de información sobre un sistema ya existente, o por

desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema en donde, a

su vez, deben contemplarse otras alternativas y limitantes, así como investigar su

factibilidad.

Es posible observar que el análisis del proceso de un sistema de información de alguna

empresa u organización pequeña puede resultar algo fácil de efectuarse; por el contrario,




el proceso en una empresa u organización de gran tamaño se tornaría un poco difícil y

tediosa, por lo que Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos:

1. Establecer participantes: definir a los participantes en el estudio del sistema existente

o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal

del sistema de información y administradores. Los participantes desempeñan los

siguientes roles:

Usuarios: manejarán e interactuarán con el sistema.

Beneficiarios: les favorecerá directamente la implementación del sistema de

información.

Personal del sistema de información: personas involucradas en la planeación,

desarrollo, implementación y ejecución del sistema de información.

Administradores: su responsabilidad y tarea principal es el aseguramiento del

funcionamiento de un sistema de información

2. Recopilar los datos y requisitos convenientes: buscar información adicional

relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto, es

preciso identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o internas, para

luego recopilar la información por medio de herramientas como entrevistas, cuestionarios

y observación directa.

3. Analizar los datos y requisitos: identificar las necesidades de los usuarios,

beneficiarios y organización.

4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando

los requerimientos y las prioridades del proyecto: deberá desglosar los requerimientos

que debe cumplir un sistema de información analizando un sistema vigente o un proyecto

de sistema de información. Es preciso plasmar las prioridades del proyecto; es decir, las

funciones principales, así como sus requerimientos fundamentales.

Con la intención de complementar el tema sobre el análisis de un proyecto de

información, es preciso conocer sus aplicaciones para identificar el grado de impacto y

aplicaciones estratégicas en las organizaciones.




3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información

Hoy en día, las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientación sobre el

valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en términos de procesos e

innovación, y no únicamente en cuanto al producto; es decir, que se ha enfatizado en

cuanto a la calidad y cantidad de producción, así como en los servicios involucrados en

dichos procesos.

Así pues, las organizaciones hoy en día dan una gran importancia a su información, la

cual puede ser referente a su propio personal, respecto a su experiencia, conocimiento,

innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe

contar con una fuente de información confiable y segura. Es respecto a este requerimiento

donde se ubica la aplicación de los sistemas de información.

La aplicación de los proyectos de sistemas de información pueden realizarse en diferentes

niveles organizacionales, según sea su necesidad, enfoque o categoría; es posible utilizar

los sistemas de información estratégicamente, de manera ofensiva, defensiva o

controlada.

La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los

proyectos de sistemas de información, según O’Brien y Marakas (2001).




Aplicación de los proyectos de sistemas de información en las organizaciones basado en O’Brien y Marakas

(2001)

Justificación

en cuanto a

costos

Nivel 4. Justificación en cuanto a costos

Se mantiene un control estrecho sobre TI.

Las plataformas y las aplicaciones de tecnología están en constante actualización.

Las evaluaciones del entorno sobre la inversión se realizan sólo en el nivel proyectado.

No existe un plan global de adquisición de tecnología.

Controlada

Nivel 5. Controlada

TI se considera como algo costoso.

La gerencia no está dispuesta a invertir en TI o equipos de cómputo.

Ofensiva

Nivel 2. Ofensiva

Los proyectos de información se consideran como un impulsor de la competitividad.

Las redes de computadoras personales y servidores proliferan en todas las áreas funcionales de la organización.

La organización requiere de la captación de los beneficios de las TI.

Defensiva

Nivel 3. Defensiva

El crecimiento de los proyectos de información es menos controlada que la tasa de crecimiento empresarial.

Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de la industria.

Estratégica

Nivel 1. Estratégico

Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.

Las TI tienen cada vez más demanda en el procesamiento de

transacciones, toma de decisiones, colaboración y procesos

empresariales claves como: reducción de tiempo, costos, mejorar

la calidad y la flexibilidad




Es preciso mencionar que la selección y priorización de proyectos debe efectuarse con

base a los objetivos de la organización, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden

mayor beneficio y que contribuyan al éxito de la organización.

Existen diversos métodos que categorizan de diferente manera los proyectos.

Cash, McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que, según la reducción de costos de las

tecnologías, los sistemas de información han dejado de ser aplicaciones de apoyo al

trabajo, para convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas

importantes y discuten el modelo de categorización de proyectos que a continuación se

muestra:

El modelo de McFarlan propone cuatro categorías de sistemas:

Estratégicas Alto potencial

Aplicaciones críticas para el éxito futuro de una organización

Aplicaciones que podrían ser importantes para el éxito futuro de una organización

Operacionales clave Soporte

Aplicaciones de las cuales la organización actualmente depende

Aplicaciones que son valiosas, pero no son críticas para el éxito de la organización

Categorías de sistemas del modelo de McFarlan Fuente: Llorens, 2005, p. 97.

1. Sistemas estratégicos: son aquellos que aplican la tecnología de información con la

finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas

presentan las siguientes características:

Influyen en diferentes ámbitos dentro y fuera de la organización; por ejemplo, un

sistema de transacciones bancarias por Internet, el cual afecta tanto el estado

financiero del banco que transfiere como a la cuenta y el banco donde se realiza la

transacción.

Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el

sistema.

Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.

2. Sistemas de alto valor potencial: se refiere a los sistemas que tienen posibilidades

futuras de adquirir un alto valor estratégico. Por lo general, los beneficios en estos

proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato. Esto puede deberse a

que, normalmente, integra nuevas ideas u oportunidades tecnológicas, de las cuales aún

no se han explorado todas sus potencialidades.

3. Sistemas operacionales clave: es importante considerar la justificación de costos y

beneficios en este tipo de sistemas. Sin embargo, no siempre la solución de menor costo




puede resultar la más eficaz, por lo que es aún más importante considerar el balance

entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.

4. Sistemas de soporte: pueden no ser indispensables, pero por su capacidad de mejora

de la eficiencia operacional, puede resultar útil contemplarlos.

La aplicación de un proyecto de sistema de información aporta estrategias en la

organización. Puede identificarse mediante una matriz de valoración estratégica (Llorens,

p. 96) en donde se observa una valoración del aporte estratégico de un proyecto donde se

integran dos aspectos:

La línea de acción del proyecto: proveedores, clientes y competidores

El empuje estratégico: alianza, crecimiento, innovación, costo y diferenciación.

Para realizar una valoración de los proyectos, es importante considerar los siguientes

ámbitos de acción:

Respecto a la relación de la organización con los proveedores

Mejorar la capacidad de negociación para obtener mejores condiciones.

Reducir los costos: ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de

servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.

Mejorar la satisfacción del cliente: reducir la posibilidad de que los clientes cambien de

preferencia y busquen otros proveedores.

Posicionar los productos en el mercado: mejorar el conocimiento de los clientes y sus

necesidades.

Identificar y atender nuevos mercados

En cuanto a la relación de la organización con los competidores:

Diferenciar o crear productos y servicios nuevos

Mejorar los canales de distribución

En estos ámbitos de acción, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un

proyecto de sistemas de información se clasifica de la siguiente forma:

1. Diferenciación: un proyecto contribuye a la distinción o diferenciación de la empresa

superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia; por ejemplo,

brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en

forma satisfactoria, etcétera.




2. Costos: cuando un proyecto contribuye a la disminución de costos, tanto para los

clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia

de los proveedores hacia la organización.

3. Innovación: cuando un proyecto apoya la introducción de nuevos productos se

fomentan relaciones novedosas con los clientes, así como la competitividad.

4. Crecimiento: cuando apoya en la flexibilización de los procesos de producción,

contribuye a aumentar la producción o ventas y a expandir geográficamente los mercados

de la empresa.

5. Alianzas: el proyecto contribuye como apoyo a la administración e inversión en

tecnología para evitar que la organización sea superada por sus competidores.

Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoración estratégica,

donde se podrá observar si el proyecto evaluado es “estratégico, de alto valor potencial,

operacional o de soporte”.

Proveedor

Cliente Competidor

Diferenciación

Costo

Innovación

Crecimiento

Alianza

Matriz de valoración estratégica. Fuente: Llorens, p. 97.

Por medio de la matriz de valoración estratégica, se pueden identificar las aportaciones de

los proyectos al logro de la visión y los objetivos de una organización y a los FCE (alta,

Empuje

estratégico

Esfera estratégica




mediana, poca o ninguna), describiendo la contribución de los proyectos a estos factores:

logro de la visión y objetivos de la organización.

Esta descripción se integrará respondiendo a las preguntas: ¿por qué se afirma que el

proyecto tiene cierto grado de contribución?, ¿cómo contribuye al logro de la visión

y objetivos de la organización?, ¿cómo apoya a los factores clave de éxito?

Se integra la descripción de la contribución de los proyectos en una matriz de valoración

estratégica como la que se observa a continuación (Llorens, p. 98):

Proyectos Contribución Visión Objetivos FCE

Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Matriz de valoración estratégica de los proyectos. Fuente: Llorens, p. 98.

En la primera columna, de izquierda a derecha, se integra el nombre de los proyectos. En

la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando que en una

organización se implementen varios para sus diversas áreas funcionales; pero si se

refiere a uno sólo, es posible integrar una única celda. En la segunda columna se describe

la contribución que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organización

mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: “visión”, “objetivos” y “FCE” es

posible integrar valores, por ejemplo de cero a diez, donde cero representa la forma

mínima de contribución, y el diez el grado máximo. También pueden integrarse las

escalas:

0=ninguna

1=Poca contribución

2=Mediana contribución

3=Alta contribución

El análisis de este tipo de herramientas, en las cuales se concentra información sobre la

relación de los proyectos en el buen funcionamiento de la organización, o qué tanto

impactan en su estructura, objetivo, resolución de problemas, en su buen funcionamiento,

es posible detectar qué FCE se está desatendiendo para implementar proyectos de

información que se consideren pertinentes; ante ello, en el siguiente tema se abordará la

relación entre la detección de necesidades con la implementación de un proyecto de

información.




3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un

proyecto de información dentro de un marco organizacional

La detección de necesidades forma parte de la evaluación de proyectos de información;

se inserta como elemento de un estudio donde es posible detectar las necesidades que

pueden ser satisfechas mediante la implementación de los proyectos (Baca, 2006).

“La detección de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluación

diagnóstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeación

normativa, estratégica y táctica de una intervención preventiva; es la base del diseño y la

operación de cualquier programa o proyecto” (Centro de Integración Juvenil, s. f.).

Para efectos de esta unidad, la detección de necesidades se considerará como una

estrategia de evaluación diagnóstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues

en ellas se realizan la clasificación o distribución de flujos de información constantes; sin

embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas

necesidades para, a partir de ello, contar con un flujo de información que cubra las

necesidades reales de las empresas.

De lo anterior parte la necesidad de llegar a la raíz de los problemas, oportunidades o

carencias propios de cada organización, y así cumplir los requerimientos de las mismas,

por medio de la implementación de un proyecto de información.

Para diagnosticar las necesidades reales de una organización, y a partir de ello lograr la

implementación de un proyecto de información, existen una serie de técnicas y

herramientas que contribuyen en la identificación de dichas necesidades. La mayoría de

ellas persiguen la finalidad de recopilar información necesaria para la identificación y




análisis de los problemas o necesidades, a continuación se explican algunas herramientas

para dicho fin.

Diagnóstico organizacional: este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una

organización, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de

identificar las fuentes de los problemas y, en algunos casos, las áreas de oportunidad.

Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:

Recaudación de datos referentes a las operaciones actuales

Analizar dichos datos

Generar conclusiones de un posible cambio o mejora

La información necesaria para diagnosticar los problemas en la organización se puede

recaudar mediante la aplicación de cuestionarios, entrevistas, la observación y los

registros de la organización.

Cuestionario: para la elaboración de preguntas para un cuestionario es importante

considerar las siguientes recomendaciones (Díaz de Rada, 2001):

Respecto de contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y

la información que se espera obtener.

Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:

Preguntas claras breves y concisas.

Deben ser formuladas con una alta precisión.

Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la población a

estudiar, es decir, considerar el nivel académico, contexto social, cultural, etcétera.

Se deben evitar palabras en las preguntas tales como “no sabe”, “no contesta”.

Las preguntas deben ser referidas a un sólo aspecto o relación lógica.

Tipos de preguntas:

1. Abiertas: pueden ser dicotómicas, es decir, que pueden contener dos o más

opciones de respuesta.

Ejemplo: ¿qué opina usted del proceso de capacitación que se lleva a cabo

actualmente?________________________________________________

2. Cerradas: contienen categorías u opciones de respuestas delimitadas.

Ejemplo: ¿qué tiempo se lleva en el proceso de capacitación actual?

a) 15 a 20 días b) 20 a 25 días c) 25 a 30 días




Es conveniente elaborar las preguntas abiertas de tal manera que las respuestas aporten

información que se considere útil en la identificación de un problema u oportunidad.

Es conveniente elaborar adecuadamente las opciones o alternativas de respuesta de las

preguntas cerradas, de manera que no sean confusas y que proporcionen los datos que

realmente se necesitan analizar.

Entrevista: Es una técnica en la que una persona (entrevistador) solicita información

a otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes), para la obtención

de datos de una situación o problema.

La entrevista se refiere a una conversación que se da al menos entre dos personas, una

de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.

El objetivo de la entrevista es obtener información de los entrevistados, así como facilitar,

transmitir información, orientar o dar apoyo en relación con sentimientos,

comportamientos, conflictos de la organización o departamento.

Existen dos tipos de entrevistas, según Campabadal (2005):

a) Entrevista estructurada: es dirigida, las preguntas se preestablecen en el mismo

orden, y son recopiladas en un cuestionario.

b) Entrevistas no estructurada: son libres, las preguntas se elaboran de manera abierta, y

se van elaborando en el transcurso de la conversación.

En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o

tomando nota de ellos.

Al finalizar la entrevista, es posible que se logre analizar los resultados recopilando las

conclusiones relativas al tema de interés.

Observación: debe ser un proceso en el que es preciso poner atención a los

movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectúan en la organización para

detectar, a partir de ello, algún problema u oportunidad que lleve a la necesidad de

implementar el proyecto de información. Es conveniente efectuar dicha observación

por un periodo constante de tiempo; para la observación y medición de algún proceso

especifico puede ser útil la implementación de algunas herramientas de muestreo y

estadísticas, probabilístico, sistemático, errático entre otros.

Registros de la organización: herramienta para la identificación y análisis de

necesidades o problemas. Es importante considerar los registros de información con los




que actualmente cuenta la organización, con la finalidad de analizarlos e identificar algún

problema u oportunidad de mejora en la implementación de un sistema de información.

Para lograr la implementación de un proyecto de información partiendo de la identificación

de necesidades en una organización, es posible también aplicar el enfoque sistémico, el

cual emplea una orientación sistémica para definir problemas y oportunidades para

proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades (Burch y

Grudnitski, 1992, p. 80):

1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento

sistémico

2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas

3. Elegir la solución de sistema que cumpla mejor los requerimientos

4. Diseñar la solución de sistema elegido

5. Implementar y evaluar el éxito del sistema que ha sido diseñado

A continuación se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistémico,

según Burch y Grudnitski (1992, p. 82), para la identificación de necesidades. Esto con la

finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificación de soluciones

a problemas que presente alguna organización, y a partir de ello lograr implementar un

sistema de información.




Enfoque sistémico para la solución de problemas. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 80.

A continuación se explicarán los elementos que conforman el enfoque sistémico:

Definición de problemas y oportunidades

Un problema puede definirse como el “conjunto de hechos o circunstancias que dificultan

la consecución de algún fin” (DRAE, 2013a).

“Una oportunidad es una condición básica que presenta el potencial de resultados

deseados” (Burch y Grudnitski, 992, p. 81).

Con lo anterior, es oportuno aclarar que los síntomas de algún problema deben ser

separados de los problemas en sí, ya que los síntomas son simplemente señales de una

causa o un problema implícito.

Un ejemplo de un síntoma de problema en una organización puede ser el siguiente: las

ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los

empleados encargados han perdido ventas en mostradores, debido a que no logran

Definir el

problema

Desarrollar

soluciones

alternativas

Elegir la solución

Diseñar solución

Implementar la

solución

Su

pe

rvis

ar

y e

va

luar

los r

esulta

do

s




obtener información actual sobre precios y disponibilidad de los productos existentes en el

almacén. En este ejemplo, es posible identificar como oportunidad el incrementar las

ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados recibieran las respuestas

inmediatas a las solicitudes, a través de la implementación de un sistema de control de

información, ventas e inventarios en tiempo real.

Para emplear el pensamiento sistémico en la identificación de algún problema u

oportunidad es importante considerar:

Observar las interrelaciones entre los sistemas

Observar los procesos de cambio en los sistemas

Desarrollar soluciones alternativas

Comúnmente existen distintas maneras de solucionar algún problema o de buscar alguna

oportunidad. Efectuar una sola alternativa limita la opción de considerar varias

características significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).

Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia y retomar las

soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado. Pero en sí las

soluciones provienen de ideas propias y del ingenio.

Luego de ello, podrían generase alternativas más realistas considerando los recursos

financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda

para la toma de algunas decisiones por medio de simulación, pudiendo contribuir en la

generación de variedad de alternativas.

Retomando el ejemplo de la definición de problema y oportunidad, podrían haberse

generado las siguientes soluciones alternativas:

Capacitar al personal para tener una atención inmediata las ventas

Implementar un sistema de control de información, ventas e inventarios en tiempo

real

Invertir en tecnología avanzada para efectuar movimientos en tiempo real

Evaluar soluciones alternativas

Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad

de identificar la mejor solución. Es preciso determinar qué alternativa cumple mejor los

requerimientos específicos o generales, las características y capacidades que sean

necesarias para lograr el éxito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).




Es conveniente clasificar o ponderar los criterios, según el grado de cumplimiento de los

requerimientos del proyecto; por ejemplo, se podría clasificar un criterio referente a los

costos de operación más altos que uno de facilidad de uso.

Elegir la mejor solución

Mediante la guía de la selección de la mejor solución es posible integrar al diseño del

proyecto esta selección, implementarlo y evitar con ello la implementación de un proyecto

que no sea la mejor alternativa ante los problemas. Dentro de ello pueden surgir también

algunos riesgos como la elevación de costos, debido a una mala elección; pueden no

cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.

Luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el proceso de

selección de la mejor solución; para ello es conveniente comparar las diferentes

alternativas. También es posible no elegir la solución de la alternativa con mayor

calificación a causa de diferentes razones; una de ellas podría ser, por ejemplo, una

restricción presupuestaria imprevista, factores políticos u objeciones legales, entre otros;

en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y

Grudnitski, 1992).

Diseñar e implementar una solución

Una vez que se ha elegido la solución, esta debe diseñarse e implementarse.

Particularmente, las especificaciones de diseño podrían detallar las características y

capacidades de los recursos humanos, materiales, así como las actividades de los

sistemas de información que requieren un nuevo sistema.

Un plan de implementación específica los recursos, las actividades y el momento

oportuno para una implementación apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).

Uso del enfoque sistémico

Este enfoque es muy útil en la detección de problemáticas en una organización; sin

embargo, muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que

muchas organizaciones presentan alguna problemática o alternativa, por lo que este

enfoque ayuda en la detección más certera de lo que en realidad necesita la organización,

para luego lograr el diseño de solución y a partir de ello la implementación de un proyecto

de información (Burch y Grudnitski, 1992).




3.2. Implementación de un proyecto de información

La implementación de un proyecto de información es una de las fases más importantes

del ciclo de vida de desarrollo de un sistema. Se considera una de las claves de éxito,

debido a que la correcta implementación será el resultado de un buen proceso a lo largo

del desarrollo de un proyecto; es decir, una implementación correcta indica que las etapas

de planeación, análisis, diseño, codificación, etcétera, han sido efectuados correctamente,

por lo que también indica que el resultado del proyecto será exitoso.

La implementación de un proyecto de información requiere la elaboración de una serie de

tareas antes de que el nuevo sistema de información sea implementado. Al efectuarse las

actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operación

(Burch y Grudnitski, 1992, p. 895).

Preparación para la implementación

Aunque un sistema se encuentre bien diseñado, gran parte del éxito del proyecto depende

de la preparación y ejecución de su implementación.

Es necesaria la elaboración de un reporte final de la implementación, en donde lo más

importante de este documento es el plan de implementación basado en el diagrama de la

técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) o gráfica de Gantt.

Un ejemplo de este plan de implementación puede ser el siguiente:

Plan de implementación L M M J V L M M J V L M M J V

Codificación

Prueba

Instalación

Documentación

Capacitación y soporte Ejemplo de plan de implementación




El último documento formal

Es el reporte final de la implementación. Este reporte es relativo al sistema, es decir, si es

sencillo y con pocos alcances, el reporte será sencillo también; por el contrario, si se trata

de un sistema más complejo, el reporte corresponderá a la complejidad del proyecto. Es

importante desarrollar una parte del reporte final antes de iniciar la fase de

implementación, el resto de reporte se efectúa al finalizar la implementación del nuevo

sistema. Durante el proceso de implementación, se debe preparar la documentación que

contenga los procedimientos y programas; se deben realizar pruebas y registrar los

resultados de éstas, así como los resultados de las conversiones, el seguimiento y por

último la aceptación (Burch y Grudnitski, 1992).

Plan de implementación

Por lo regular, el plan de implementación se empieza algunas semanas o meses antes de

la llegada de la tecnología, según el alcance y complejidad del proyecto.

El plan de implementación para un sistema algo grande o complejo puede medirse en

meses; comprende una coordinación y calendarización de varias actividades y tareas que

pueden efectuar un equipo de implementación.

La siguiente imagen muestra un plan de implementación de un proyecto típico de un

sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992):




1 4 7 9 10 11 12

2

3

6 8

5

Diseño detallado

de sistemas

Solic

itar

tecno

logía

Probar tecnología Instalar tecnología

Revisar

especificaciones

Escribir programa Probar programa Conversión del

sistema

Implementar

seguimiento Aceptar




Plan de implementación de un proyecto típico de un sistema a gran escala. Fuente: Burch y Grudnitski, 1992, p. 897.




Según el ejemplo, cuando la tecnología ha sido evaluada y seleccionada, se genera la

orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnología elegida. Se

conforma un equipo de programación y éste empieza a verificar las especificaciones del

diseño, para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificación. La

capacitación empieza al instante para personal y usuarios, es continua hasta su final.

El proyecto incluye la fase en la cual la tecnología es sometida a una serie de pruebas,

con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se planeó. Al ser

exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversión el cual puede ser

paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).

Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentación clara,

correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operación claros, el

sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado

operacional. Esta transición indica la aceptación del usuario y del personal operacional.

3.2.1. Las TIC en los sistemas de información

Como se ha mencionado antes, los sistemas de información son elementos orientados al

tratamiento para generar información necesaria para la toma de decisiones y

cumplimiento de algún objetivo; es preciso mencionar que las tecnologías de información

son herramientas que facilitan la elaboración de tareas tales como almacenamiento,

procesamiento y transformación de la información, por lo que es posible observar que la

aplicación de las tecnologías de información dentro de los sistemas de información

contribuye en gran medida a el éxito de la elaboración de proyectos de información más

eficientes.

Con la finalidad de reafirmar lo anterior, a continuación se expone la definición de

sistemas de información y conceptos de las tecnologías de información, así como su

contribución en los sistemas de información.

“Un sistema de información se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y

procesar datos para que luego de un análisis, obtener información útil y necesaria para la

organización en la que en la que se encuentra inmerso” (Cotos y Taboada, 2005, p. 4).

“Las tecnologías de la información son un término utilizado para describir la combinación

de la tecnología de informática (hardware y software) con la tecnología de las

comunicaciones (redes de datos, imágenes y voz)” (Fernández, 2006, p. 20).




Previo a la introducción del término de la informática, los sistemas de información se

efectuaban con procesos manuales. Un ejemplo podría ser un sistema de información de

los estados de cuenta de una empresa, los cuales se efectuaban según determinados

procesos y normas estandarizadas. Se calculaban mediante hojas o cuadernos de cálculo

de estados de cuenta, con la finalidad de documentar y archivar información económica

de la empresa. Aún suele ser usual la implementación de algunos sistemas de

información que no empleen la tecnología informática.

Sin embargo, la aparición de la tecnología informática en los sistemas de información ha

detonado una significativa aceptación por parte de las organizaciones, así como por los

desarrolladores de proyectos, gracias a la automatización en los procesos mecánicos que

anteriormente se efectuaban manualmente, esto provoca que en la actualidad se

consideren como un soporte físico de los sistemas de información.

La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de información:

Componentes de un sistema de información con base en el esquema Componentes de un sistema de

información. Fuente: Fernández, 2006, p. 21.

EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de información

en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologías, procesos que son los

responsables de generar o manipular los datos.

Personas Datos Procesos

Tecnologías de información




Las tecnologías de la información se clasifican en dos grupos (Fernández, 2006):

Las tecnologías informáticas: se dividen en componentes de hardware (dispositivos

electrónicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etcétera), y en componentes de

software (código de informática que logra hacer funcionar el hardware). Es posible

también clasificar las tecnologías informáticas como parte de los componentes de un

sistema de información, las cuales pueden ser tecnologías basadas en datos, cuya

función es (capturar, almacenar, y gestionar datos e información), y las tecnologías

basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o

procesos que se efectúan en las organizaciones.

Tecnologías de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexión de la

tecnología informática de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance

considerable en relación con las tecnologías de telecomunicaciones, debido a la

introducción y adaptación a Internet por parte de las organizaciones. Este creciente

avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de información, así como la

interconexión entre diferentes sistemas de información que se ubique en distintos lugares.

Los sistemas de información se diseñaron con la finalidad de satisfacer diferentes

necesidades que gestionen la información. Recopilan datos de la organización, tanto

internos como externos, en la que se desee implementar un sistema de información, para

luego ser analizados, manipulados y procesados según lo requieran, con la finalidad de

generar información útil en la toma de decisiones.

Un sistema de información se encuentra conformado por diferentes componentes, según

Cotos y Taboada (2005), los cuales son:

Los datos: entradas al sistema de información. Son indispensables en la generación de

información.

El usuario: es la persona que utilizará el sistema de información, es quien puede proveer

de información, manipularla y utilizar los resultados generados.

El hardware: es indispensable para que el sistema de información pueda efectuar la

comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.

Los procedimientos: son los que se efectúan sobre los datos y producen distintos

resultados. Forman parte del software del sistema de información, persiguen el objetivo

del correcto procesamiento de las entradas, y que se generen los resultados esperados.

Cada día se emplea en mayor grado la tecnología de información en la automatización de

las actividades de una organización. Los sistemas de información han logrado evolucionar

a partir de la implementación de la tecnología de información como un medio de




automatizar los procesos, y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas

mediante su aplicación; ante ello, es necesario centrar la atención en los beneficios de

implementar proyectos de sistemas de información mediante la administración de

proyectos, lo cual permite “alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello

conlleva” (Torres y Torres, 2012). Esto se revisará con detalle a continuación.

3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información

En lo que respecta a la implementación de un proyecto de sistema de información, es

importante señalar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el

funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentación sea clara,

correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los

recursos y por último, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc

Leod, 2000).

De igual manera, es conveniente recordar que la administración de proyectos de

información apoya en la planeación y programación, organización, dirección y control de

un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que

persiguen el cumplimiento del mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el

análisis, diseño, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de información que

se desee atender en una organización (Torres y Torres, 2012).

Es importante que recuerdes cada una de las etapas que conforman un proyecto de

información, tales como la planeación, programación, organización, dirección, ejecución y

control, donde se observa un desarrollo gradual del proyecto, se detectan las

necesidades, se determinan las características del trabajo, y se concluyen las etapas de

planteamiento de un proyecto. De la misma forma en que los seres humanos tenemos un

ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos, los proyectos

de sistemas de información también tienen su propio ciclo, como se muestra en seguida:




Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Fuente: Coronel,

Morris y Rob, 2011, p. 375.

Las fases se exponen a continuación:

La planeación abarca dos aspectos fundamentales, uno de ellos es la evaluación inicial,

donde se detalla la situación actual de la organización y por qué surge la necesidad de la

implementación de un nuevo sistema. Es importante empezar a prever en esta etapa los

recursos, requerimientos, y tiempos que requiere el sistema (un proceso similar al de la

etapa de administración de proyectos de información que se abarcó en la unidad 2 de la

presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio de factibilidad del sistema,

en donde es posible determinar si es factible lo que se pretende efectuar. Este estudio se

deriva en tres tipos que, según Burch y Grudnitski (1992), son:

1. Factibilidad técnica

2. Factibilidad económica

3. Factibilidad operacional

Evaluación inicial

Estudio de factibilidad

Necesidades del usuario

Evaluación del sistema

existente

Diseño lógico del sistema

Especificación

detallada del sistema

Codificación, prueba y

depuración

Instalación, afinación.

Evaluación

Mantenimiento

Mejora

Planeación

Análisis

Diseño detallado

de sistemas

Implementación

Mantenimiento




La factibilidad técnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes

son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben señalar y describir el equipo

que se empleará, la tecnología existente de software y el personal disponible.

El estudio de factibilidad económica comprende la demostración de que el proyecto

resulta ser factible económicamente. En él se deben englobar aspectos como un análisis

costo-beneficio, costos de operación, producción, entre otros. Este estudio suele ser el

más importante o significante para las organizaciones, ya que es la parte en la que se

convencen de que los beneficios valdrán el costo de proyecto.

El análisis de factibilidad operacional pretende demostrar la utilidad del sistema una vez

que se haya concluido y ejecutado dentro de la organización. Es conveniente que este

tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas, el cual tenga los conocimientos

suficientes del sistema de información.

El análisis determina las necesidades del usuario por medio de una investigación y

análisis de requerimientos. También se efectúa un previo estudio y análisis de la situación

y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente. Por último, se elabora un

análisis del diseño lógico del sistema; es decir, qué lógica se implementará y qué

actividades involucra.

El diseño detallado del sistema considera las especificaciones técnicas que se

requieran para lograr que el sistema genere información de manera eficiente. Los

sistemas pueden ser diseñados para conversión de uno antiguo a otro nuevo. En la

implementación se instalan el hardware, software, los programas de aplicación, y se

implementa el diseño del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema entra en un ciclo

de codificación, prueba y depuración hasta quedar listo para su entrega.

Como última fase del ciclo de vida de un proyecto de información, se presenta la etapa de

implementación del proyecto, la cual suele ser la más costosa debido a que se involucran

personas, herramientas y recursos. Es normal que esta etapa consuma mucho tiempo, ya

que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado y desarrollado

anteriormente durante el ciclo de vida. La etapa de implementación se puede dividir en

seis procesos según Burch y Grudnitski (1992):

Codificación

Prueba

Instalación

Documentación

Capacitación

Soporte




Codificación: consiste en convertir las especificaciones físicas del diseño en líneas de programas. Por lo general, se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a la par con las pruebas del programa. El código debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular. Prueba: se efectúa con la finalidad de descartar cualquier defecto, y con base en el tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser de tipo dinámicas o estáticas, automatizadas o manuales.

Estática: el código a evaluar no se ejecuta.

Automática: el código a evaluar es ejecutado en una computadora.

Manual Automático

Estático Inspecciones Chequeo sintáctico

Dinámico Corrida en frío (desk cheking)

Pruebas de unidad Pruebas de integración Pruebas del sistema

Categorización de los tipos de pruebas. Fuente: con base en Valacich, George y Hoffer, 2004.

Inspecciones: es un elemento para asegurar la calidad. Se considera como una

inspección detallada del código del sistema.

Corrida en frio (desk cheking): se refiere a ejecutar el código para verificar el

funcionamiento adecuado.

Chequeo sintáctico: es una prueba efectuada por compiladores.

Pruebas de unidad: son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en

las cuales únicamente se conocen sus entradas y salidas.

Pruebas de integración: pueden ser profundas o anchas. Verifican que los mecanismos

de protección sean adecuados.

Pruebas del sistema: se dividen en:

Alfa: se efectúan con una muestra de datos reales.

Beta: son evaluaciones de un grupo de colaboradores.

Instalación: proceso en el que se sustituye el anterior sistema de información por uno

nuevo, dentro del proceso de instalación existen cuatro categorías las cuales son:

1. Instalación directa: la instalación del nuevo sistema se efectúa simultáneamente con el

sistema actual, pero luego de la instalación se deja de implementar el sistema actual y

se implementa el nuevo.




2. Instalación en paralelo: la instalación del nuevo sistema se efectúa simultáneamente

con el sistema actual, pero luego de la instalación se sigue implementando el sistema

actual, y se implementa el nuevo sistema simultáneamente por un periodo más.

3. Instalación de localidades individuales: la instalación del nuevo sistema se efectúa por

localidades individuales, se efectúa simultáneamente con el sistema actual, al terminar

la instalación se implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente

localidad.

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema

Nuevo sistema Tiempo

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Localidad n




4. Instalación por fases: en las primeras fases se tiene el sistema actual sin el módulo 1 y

sin el módulo 1 y 2, luego se implementa el primero y se comienza la instalación del

segundo para que luego de la instalación sea implementado.

El proceso de documentación consiste en la recopilación, entrega y explicación al

cliente de la información correspondiente al sistema ( en papel ó formato electrónico),

relacionada con los alcances, funcionamiento, procedimientos y operación del mismo,

aún cuando se capacita al personal podría suceder que no sólo las personas a las cuales

se les da la capacitación utilizarán el sistema, por eso es útil integrar la documentación

misma que se divide en:

Documentación del sistema: integra la documentación interna, la cual se refiere a

las instrucciones técnicas del sistema que será implementado, y se considera

interna ya que maneja la información relacionada con el(los) programa(s) que

serán ejecutados de manera automática por la computadora; y la externa que se

refiere a la información relacionada con el procedimiento del sistema como lo son

Sistema actual

Instalación de un

nuevo sistema


Localidad n+1

Sistema actual Sistema actual

sin el módulo 1 Sistema actual sin el módulo 1 y 2

Instalación

módulo 1

Instalación

módulo 2

Nuevo módulo 1 Tiempo

Nuevo módulo 2 Tiempo




los diagramas de entidad relación, diagrama de clases, CPM, etcétera(los cuales

se abordaron en el tema en la unidad 2 en el sub-tema Técnicas y elementos de

control para proyectos de información). Dicha información se nombra como

externa debido a que se encuentra únicamente relacionada con el procedimiento

del sistema, más no se refiere específicamente al sistema.

Documentación complementaria del sistema: se refiere a hipertextos/tutoriales,

ayuda por línea y manuales de usuario.

Capacitación: Es necesario seleccionar el personal a quienes se les ofrecerá.

Usuarios directos del sistema

Usuarios indirectos del sistema

Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de

usuarios, con la finalidad de que la capacitación que se lleve a cabo sea comprendida en

su mayoría y con claridad.

Método de capacitación Porcentaje relativo

Experto en el sitio 51 %

Instrucción asistida por computadora 12 %

Cursos formales 10 %

Componentes de ayuda de software 10 %

Tutoriales 7 %

Manuales interactivos de capacitación 5 %

Fuentes externas ( vendedores) 5 % Tipos y frecuencias de los tipos de capacitación. Fuente con base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.

Soporte: en esta fase se ofrece el soporte a usuarios por un grupo de personas capaces

de responder preguntas, y así como asistir a los usuarios pertenecientes a una

organización.

En un centro de soporte se efectúan las siguientes tareas:

Instalación de nuevo hardware y software

Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema

Extracción de datos de grandes repositorios para PC

Asignación de cuentas

Responder preguntas básicas

Ofrecer demostración de hardware y software

Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas




Los entregables de los procesos de documentación, capacitación y soporte son:

Proceso Entregable

Documentación Documentación del sistema Documentación del usuario

Plan de capacitación del usuario Clases Tutoriales

Módulos de capacitación de usuarios

Materiales de capacitación Ayudas de capacitación basadas en computadora

Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios Ayuda en línea Carteleras de boletines y otros mecanismos de soporte

Entregables de la documentación de sistemas, capacitación de usuarios y soporte a usuarios. Fuente con

base en: Valacich, George y Hoffer, 2004.

Mantenimiento: una vez que el sistema es operacional los usuarios finales, por lo

general, solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de

mantenimiento del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:

Mantenimiento correctivo: se efectúa en respuesta a errores del sistema.

Mantenimiento adoptivo: se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.

Mantenimiento perfectivo: se hace con la finalidad de mejorar el sistema.

Cualquier cambio estructural del sistema conlleva efectuar todos los pasos del ciclo de

vida de desarrollo del sistema, por lo que siempre se encuentra en alguna de las fases.

Con lo anterior se puede observar que la fase de implementación de un proyecto es en la

que realmente se demuestra lo planeado, con ello se pone a prueba lo bien que se ha

efectuado el proyecto hasta este punto; por ello, es oportuno que en esta etapa se cuide

la administración de proyectos, la cual está dada por la supervisión, dirección y control.

Con la finalidad de comprender más a fondo el tema de implementación, se presenta un

ejemplo sencillo de un sistema de información, el cual consiste en una base de datos para

el control de ventas de una organización. A continuación se detallan los procesos de

implementación:

1. Codificación: el presente sistema se desarrolla en lenguaje de programación de .NET, y el periodo de programación se ha realizado en tres semanas.

2. Prueba: se le aplica el de tipo dinámico. Primero se realiza la prueba de unidad, luego la de integración y, por último, las del sistema.

3. Instalación: se efectúa la de tipo paralelo, ya que se seguirá utilizando el sistema que existe actualmente y, al mismo tiempo, se efectuará la implementación del nuevo sistema.




Documentación: serán los tutoriales, ayuda por línea, manuales de operación y de usuarios.

4. Capacitación: se efectuará en un periodo de tres semanas, y se impartirá a usuarios directos e indirectos. El material de capacitación que se necesitará consiste en un centro de cómputo con el sistema actual instalado, además del personal que lo utilizará.

5. Soporte: el plan contempla la asistencia a usuarios que se efectuarán en una

semana y media. La asistencia en línea se efectuará en un periodo de dos semanas y de manera simultánea.

En esta sección se intentó demostrar que la implementación y la administración deben ir

aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de información son un gran

detonante en el éxito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atención

en la administración del proyecto desde su inicio hasta la implementación y entrega.

Cierre de la unidad

La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la

elaboración exitosa de proyectos de información. Esta última parte de la asignatura, en

general, se enfocó primero en profundizar el proceso de análisis de los proyectos de

información, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos; así

mismo, revisaste una serie de procedimientos con el fin de detectar las necesidades para

la implementación de un proyecto dentro del marco organizacional.

El surgimiento y la importancia de las tecnologías de información, como parte de los

sistemas de información, constituyen una herramienta muy apreciada por las

organizaciones ante la necesidad de los proyectos de información, por medio de los

cuales puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos,

costos y apoyar en el desarrollo organizacional.

Respecto a la implementación de información, se revisaron los pasos seguir para una

adecuada implementación y, por último, se revisó el tema de la administración de los

proyectos de información, el cual pretende demostrar que el éxito de un proyecto está

muy relacionado con la adecuada administración, por lo que se expusieron algunos

aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los requerimientos,

requisitos y objetivos del proyecto.




Para saber más

Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de información se

recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de información:

Mejía, J. (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de información para redes

inalámbricas. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-

ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

Ahumada, L. (2005). Uso de sistemas de información geográfica en los estudios

de riesgo sísmico: aplicación al análisis de sistemas de tuberías. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC en los

sistemas de información, puedes consultar el siguiente recurso:

Cruz, L. (2009). Propuesta de sistema para la planeación de proyectos de

tecnologías de información. Recuperado de

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf

Para profundizar en el tema sobre el análisis de los proyectos consulta el siguiente texto:

Leyva, M., Rosado, R. y Febles, A. (2012). Modelado y análisis de los factores

críticos de éxito de los proyectos de software mediante mapas cognitivos difusos.

Recuperado de

http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf

Un ejemplo de proyecto de sistema de información se expone en forma detallada en el

siguiente documento:

Villanueva, V. y Yáñez, C. (1999). Análisis y diseño de un sistema para el control

de información financiera de proyectos de inversión. Recuperado de

http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html

Sobre el tema de la administración de proyectos, se recomienda la implementación de

algunos softwares que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,

2012). Es una aplicación completa, en la cual se permiten efectuar diferentes procesos de

administración tales como: comunicación empresarial, editor de Gantt avanzado,

importación desde MS Project, gestión de equipos, multi-idioma, multi-moneda,

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf

http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf


http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html




estimación de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, partición de

horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocio, documentación,

retorno de la inversión, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y valor ganado.

Puedes investigar sobre este recurso en Internet.

Fuentes de consulta

Alonso, A. (2008). Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos (OGP) en

su organización. Una guía para mejorar el rendimiento de su organización. Madrid:

Visión Libros.

Baca Urbina, G., (2006). Formulación y evaluación de proyectos informáticos.

México: McGrawHill.

Burch, J. Grudnitski, G. (1992). Diseño de sistemas de información, teoría y

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online-prueba-gratuita/?gclid=CPjFiLfwnLsCFYiSfgodMG0AlA

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Villanueva, V. y Yáñez, C. (1999). Análisis y diseño de un sistema para el control

de información financiera de proyectos de inversión. Seminario de investigación

informática. México: Facultad de Contaduría y Administración, UNAM.

http://lema.rae.es/drae/?val=problema


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