Gestin de los Interesados

GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTOFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicin

Procesos de la gestin de InteresadosIdentificar a los InteresadosIdentificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participacin, interdependencias, influencias y potencial impactoPlanificar la gestin de los interesadosDesarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e interesesGestionar los compromisos con los InteresadosComunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de inters adecuadosControlar los compromisos con los interesadosHacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesadosAnlisis de los Interesados Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesadosIdentificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordajeMatriz de poder/intersMatriz de poder/influenciaMatriz de influencia/impactoModelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidadAnlisis de los InteresadosPara personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamenteConocer las razones de su oposicinElaborar un plan de tratamientoPara los implicados del equipo de trabajoElaborar plan de tratamientoAnlisis de los interesadosEl anlisis de los Interesados es un documento que brinda informacin importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesadosFunciones de los interesados en el proyecto Hechos nicos sobre los interesadosNivel de influencia e inters de los interesados en el proyectoSugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

No en P

5Ejemplo de anlisis de interesados del proyecto (Stakeholders)Interesados clavesdel proyectoAhmed SusanOrganizacinDireccin internaEquipo del proyectorolPatrocinador y uno de los fundadores de la compaaExperto en secuenciacin del ADNFactores nicosTranquilo, enfocado en el negocioPHD en biologa, fcil trabajar con ellaNivel de intersMuy altoMuy altoNivel de influenciaMuy altoExperta en la materiaSugerencias en el manejo de las relacionesMantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rpidoPuede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificacionesNo en P

6Modelos de clasificacinMatriz de poder / intersMatriz de poder / influenciaMatriz de influencia / impactoModelo de prominenciaClases de interesados con base en: su poder, urgencia y legitimidadMatriz de Poder / Inters

No en P

8Registro de InteresadosDocumento donde se identifica a los interesados. Contenido:Informacin de identificacinNombrePuesto en la organizacinUbicacinRolDatos de contactoInformacin de evaluacinPrincipales requisitosPrincipales expectativasExpectativasInfluencia potencialFase en el Ciclo de vida donde el inters es mayorClasificacin de los interesadosInterno/ExternoPartidario/Neutral/Opositor Matriz de anlisis de los interesadosInteresadoInters(es) en el ProyectoEvaluacin de impactoEstrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir ObstculosInteresadoUbicacinObservacionesRiesgoPlanActividadRolResponsabilidadSeguimientoFechaObservacinAccinResponsableEstadoEjemplo 1Ejemplo 2Identificar a los Interesados4.1Develop Project Charter5.2Collect requirements8.1Plan Quality Management10.1Plan Communications Management11.1Plan Risk Management11.2Identify Risks12.1Plan procurement Management12.1Plan procurement Management13.1Identify stakeholders13.2Plan Stakeholder ManagementProject Stakeholder ManagementOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject charterStakeholder registerProcurement documentsEnterprise/OrganizationStakeholder registerIdentify stakeholders4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5.2Recopilar Requisitos8.1Planificar la gestin de la Calidad10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones11.1Planificar la Gestin de Riesgos11.2Identificar Riesgos12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones13.1Identificar a los Interesados13.2Planificar la Gestin de los InteresadosGestin de los Interesados del ProyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaActa de constitucinRegistro de interesadosDocumentos de adquisicionesEmpresa/OrganizacinRegistro de interesadosIdentificar a los InteresadosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de IniciacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los InteresadosEntradasActa de Constitucin del ProyectoDocumentos de AdquisicinFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasRegistro de InteresadosHerramientas y tcnicasAnlisis de los InteresadosJuicio de ExpertosReunionesIdentify stakeholdersInputsProject charterProcurement documentsEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsStakeholder registerTools & TechniquesStakeholder analysisExpert judgmentMeetingsClasificacin de interesadosIndiferenteResistenteNeutral De apoyoLder InteresadoIndiferenteResistenteNeutralDe apoyoLderInteresado 1DDInteresado 2DDInteresado 3D AA Actual D DeseadoPlan de gestin de los interesadosFormal / informalDetallado / Genrico

Contenido sugerido:Niveles de compromiso actuales y deseablesAlcance e impacto de cambio de interesadosInterrelaciones y superposiciones entre los interesadosRequisitos de comunicacin de los interesadosInformacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalleMotivo de distribucin de informacin e impacto esperadoTiempo y frecuencia de distribucin de informacinMtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin

Planificar la Gestin de los Interesados4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.2Recopilar Requisitos13.1Identificar a los Interesados13.2Planificar la Gestin de los Interesados13.3Gestionar los compromisos de los InteresadosGestin de los Interesados del ProyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosPlan de gestin de interesadosRegistro de interesadosDocumentos del proyectoEmpresa/OrganizacinPlan Stakeholder Management4.2Develop Project Management Plan5.2Collect requirements13.1Identify stakeholders13.2Plan Stakeholder Management13.3Manage Stakeholder EngagementProject Stakeholder ManagementOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject management planProject documents updatesStakeholder management planStakeholder registerProject documentsEnterprise/OrganizationPlanificar la Gestin de los InteresadosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los InteresadosEntradasPlan para la Direccin del ProyectoRegistro de InteresadosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasPlan de Gestin de los InteresadosActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosReunionesTcnicas AnalticasPlan Stakeholder ManagementInputsProject management planStakeholder registerEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsStakeholder management planProject documents updatesTools & TechniquesExpert judgmentMeetingsAnalytical techniquesEntender necesidades de comunicacin grupales e individualesLas personas no son partes intercambiables Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes! * Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784 Preferencias personales afectan las necesidades de comunicacinLos introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblicoA las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a pasoA los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicacionesRara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitenteLa ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborablesBarreras idiomticasDiferentes normas culturales Gestionar las expectativas de los interesadosLos gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes interesadas Idear maneras para identificar y resolver problemas Dos instrumentos importantes: Matriz de expectativas de gestin Registro de polmicasEjemplo de matriz de expectativas de gestin Medida de xitoPrioridadExpectativas SugerenciasAlcance2La especificacin del alcance define claramente los requerimientos obligatorios y opcionales Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios antes de considerar los opcionalesTiempo 1No hay fecha para la terminacin del proyecto. Cada gran tem se debe acordar y programar de la manera ms realistaCumplir con todas las fechas importantesTerminar a tiempoEl patrocinador y el gerente del programa deben estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el cumplimiento del calendarioCostos3Este proyecto es crucial para la organizacin. Si se justifica claramente la necesidad de ms fondos, ellos tienen que estar disponiblesHay reglas estrictas para los gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy importantes, pero se pueden analizar cambios en stos para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del cronogramaCalidad6La calidad es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar el sistemaEl personal nuevo debe tomar cursos internos para estar seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los estndares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuentaSatisfaccin del cliente4Nuestros clientes esperan que seamos profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos para terminar el proyectoTodas las presentaciones y documentos formales para los clientes deben ser elaborados por escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser contestadas en menos de 24 horasProyeccin del ROI5El caso de negocio para este proyecto prev un ROI* del 40% dentro de los dos aos siguientes a la implementacinNuestro departamento de finanzas trabajar con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos ayudar en futuros negocio con este y otros clientesEtc.* ROI: Return On InvestmentEjemplo de registro de polmicasPolmica#DescripcinImpacto en el proyectoFecha de reporteReportada porAsignada aPrioridad(A/M/B)Fecha de respuesta

EstadoComentarios1Costo de los servidores 10% mayor a lo planeadoPequeo incremento de costos en el proyecto5/15JeanOdedA6/15CerradaEl patrocinador accedi a aumentar los fondos para cumplir el plazo2Dos personas abandonaron el proyectoNecesario reasignar personal9/26GauravKarenM10/2AbiertaSi Karen no puede reasignar personal en una semana deber hablar directamente con PeterEtc.Formas de manejar los conflictosConfrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un acercamiento problema-solucinCompromiso: Usar un acercamiento dar- recibirSuavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de acuerdoForzar: Acercar a ganar-perderRetiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencialEl conflicto puede ser buenoEl conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms duro y con ms colaboracin Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivosInvestigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo Informe de lecciones aprendidasEl gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un informe de lecciones aprendidas Una reflexin que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas los informes de lecciones aprendidas en un informe resumenDisponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidasGestionar los Compromisos de los Interesados4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto4.5Realizar el Control Integrado de Cambios4.5Realizar el Control Integrado de Cambios9.4Dirigir el Equipo del Proyecto10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones10.3Controlar las Comunicaciones13.2Planificar la Gestin de los Interesados13.3Gestionar los compromisos de los Interesados13.4Controlar los compromisos de los InteresadosGestin de los Interesados del ProyectoDocumentos del proyecto actualizadosSolicitud de cambiosRegistro de cambiosActivos de procesos de la organizacin actualizadosPlan de gestin de interesadosActivos de procesos de la organizacinPlan de direccin del proyecto actualizadoDocumentos del proyectoPlan de gestin de las comunicacionesRegistro de asuntosEmpresa/OrganizacinManage Stakeholder Engagement4.2Develop Project Management Plan4.5Perform Integrated Change Control4.5Perform Integrated Change Control9.4Manage Project Team10.1Plan Communications Management10.3Control Communications13.2Plan Stakeholder Management13.3Manage Stakeholder Engagement13.4Control Stakeholder EngagementProject Stakeholder ManagementProject documents updatesChange requestsChange logOrganizational process assets updatesStakeholder management planOrganizational process assetsProject management plan updatesProject documentsCommunications management planIssue logEnterprise/OrganizationGestionar los Compromisos de los InteresadosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de EjecucinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los InteresadosEntradasPlan de Gestin de InteresadosPlan de Gestin de ComunicacionesRegistro de CambiosActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasRegistro de IncidentesSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasMtodos de ComunicacinHabilidades InterpersonalesHabilidades de GestinManage Stakeholder EngagementInputsStakeholder management planCommunications management planChange logOrganizational process assetsOutputsIssue logChange requestsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updatesTools & TechniquesCommunication methodsInterpersonal skillsManagement skillsControlar los Compromisos de los Interesados4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto4.3Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto4.5Realizar el Control Integrado de Cambios13.3Gestionar los compromisos de los Interesados13.4Controlar los compromisos de los InteresadosGestin de los Interesados del ProyectoPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosDatos sobre el desempeo del trabajoInformacin sobre el desempeo del trabajoSolicitud de cambiosActivos de procesos de la organizacin actualizadosPlan de direccin del proyecto actualizadoDocumentos del proyectoRegistro de asuntosEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoControl Stakeholder Engagement4.2Develop Project Management Plan4.3Direct and Manage Project Work4.4Monitor and Control Project Work4.5Perform Integrated Change Control13.3Manage Stakeholder Engagement13.4Control Stakeholder EngagementProject Stakeholder ManagementProject management planProject documents updatesWork performance dataWork performance informationChange requestsOrganizational process assets updatesProject management plan updatesProject documentsIssue logEnterprise/OrganizationProject documentsControlar los Compromisos de los InteresadosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y ControlPertenece al rea de conocimiento Gestin de los InteresadosEntradasPlan para la Direccin del ProyectoRegistro de IncidentesDatos sobre el Desempeo del TrabajoDocumentos del ProyectoSalidasInformacin sobre el Desempeo del TrabajoSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasSistema de Gestin de InformacinJuicio de expertosReunionesControl Stakeholder EngagementInputsProject management planIssue logWork performance dataProject documentsOutputsWork performance informationChange requestsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updatesTools & TechniquesInformation management systemsExpert judgmentMeetings