gestion de stakeholders

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GESTIN DE COMUNICACIONESNIVEL BASICO

AGENDA

Conceptos

Anlisis de Stakeholders

Identificacin de Stakeholders

Recoleccin y anlisis de informacin

Caracterizacin de Stakeholders

Definir la Participacin de los Stakeholders

Gestin de Stakeholders

Estrategias de manejo

Gestin de Comunicaciones

Gestin de Problemas

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QU SON LOS STAKEHOLDERS?

Personas u organizaciones cuyos intereses (actividades)pueden ser afectados o pueden afectar la ejecucin oculminacin del proyecto.

Desarrollan inters en el proyecto

Crean y mantienen expectativas del proyecto

Ejercen influencia sobre el proyecto.

Tambin se les conoce como:

Grupos de inters

Interesados

Involucrados

Participantes

Dolientes

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PERSPECTIVA DEL STAKEHOLDER

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Efectos Positivo

s

Stakeholder se ve beneficiado

Efectos Neutros

Stakeholder ni se ve perjudicado ni beneficiado

Efectos Negativ

os

Stakeholder se ve perjudicado

Stakeholder

Proyecto

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TIPOS DE STAKEHOLDERS

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Los que respaldanLos que respaldanLos que se Los que se oponenoponen

Los neutralesLos neutrales

En el caso de verse beneficiado, sus actividades ayudan al xito del proyecto

En el caso de verse perjudicado, sus actividades pueden impedir el xito del proyecto

En el caso de no verse beneficiado o perjudicado, el Stakeholder se mantiene indiferente

POR QU ES IMPORTANTE LA GESTIN DE LOS STAKEHOLDERS?

Contribuye a:

Minimizar el riesgo del proyectoproveniente de un posible impactonegativo.

Maximizar las contribuciones positivasu oportunidades.

Manejar la complejidad de lasrelaciones

Mejora la reputacin y transparenciaempresarial.

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UNA GESTIN INADECUADA DE LOS STAKEHOLDERS ES UNA DE LAS

PRINCIPALES CAUSAS DEL FRACASO DE LOS PROYECTOS!

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POR QU SON IMPORTANTES LOS STAKEHOLDERS?

Dependiendo de la capacidad de influencia delstakeholder sobre el proyecto, podra afectar elxito del mismo, impactando en:

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Objetivos

Entregables

Desempeo (alcance,

tiempo, costo)

Adopcin

FACTORES CLAVES A GESTIONAR

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Necesidades o Intereses

Surgen de la percepcin que el stakeholder tiene del proyecto.

Expectativas

Surgen de los beneficios o perjuicios derivados del proyecto.

Influencia

Se origina en la posicin que adopta el stakeholder sobre el proyecto.

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QU GESTIONAR EN CADA UNO DE ELLOS?

Intereses

Detectar necesidades

ocultas respecto al proyecto

Identificar conflictos potenciales

Expectativas

Asegurarse de que no se tengan o se hagan falsas expectativas

Asegurarse de poder responder a las expectativas

Influencia

Aprovecharla cuando facilite el xito del proyecto

Contenerla cuando

comprometa el xito del proyecto

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BENEFICIOS

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Ayuda a crear un mejor

entendimiento y soporte al proyecto

Construye las bases para

crear estrategias efectivas y

personalizadas de compromiso

hacia los Stakeholders.

Permite identificar fuentes

potenciales de cambios al proyecto

Facilita la identificacin de riesgos y su

planes de respuesta

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LIMITACIONES

Consume mucho tiempo y dinero, especialmente si se requiere un anlisis exhaustivo y riguroso

Depende de las habilidades y experiencia de los analistas. Puede ser muy subjetivo.

Puede existir dificultad para conseguir la informacin sobre los Stakeholders del proyecto

Debe ser realizado regularmente debido a que el poder, las relaciones y la importancia de los Stakeholders puede

cambiar rpidamente

Debe buscar un balance entre los intereses de los diferentes Stakeholders

AGENDA

Conceptos









Gestin de Problemas

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ANLISIS DE STAKEHOLDERS

4. Definir participacin de los Stakeholders

3. Caracterizacin de los stakeholders

2. Recoleccin y anlisis de informacin

1. Identificacin de los Stakeholders

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CMO RECONOCERLOS?

Personas y organizaciones relacionadas directa o indirectamentecon el proyecto.

Interesados en el "producto" del proyecto.

Constructores del "producto" del proyecto.

Aportantes de recursos.

Afectados en el corto o largo plazo por el proyecto y susactividades.

Interesados en el desempeo del proyecto.

Pueden ser internos o externos al proyecto.

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4. Definir participacin

3. Caracterizacin


1. Identificacin

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CMO IDENTIFICAR LA INFORMACIN?

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Inters

Provee recursospara el proyecto?

Tiene algn conflicto de intereses con respecto al proyecto?

Tiene conocimiento y experiencia en el tema objeto del proyecto?

Expectativas

Cul es elbeneficio directoque elStakeholderesperara recibirdel proyecto?

Cules son loscambiosesperados queafectaran a losStakeholderscomoconsecuencia delproyecto?

Influencia

Participa en posiciones decisorias o de autoridad?

De donde obtiene su liderazgo u autoridad? (e.g.es formal o informal?)

Controla los recursos estratgicos ($$$)?


3. Caracterizacin


1. Identificacin

FUENTES

Informacin Histrica

Otros gerentes de proyecto

Investigaciones

Otros Stakeholders

Fuentes internas de la Organizacin

Fuentes que provienen de otros proyectos

Peridicos y Revistas

Material impreso sobre los Stakeholders

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3. Caracterizacin


1. Identificacin

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CONFIDENCIALIDAD

La informacin sobre los Stakeholders esconfidencial, por lo tanto, el acceso a lainformacin de los Stakeholders debe serRESTRINGIDA

El lder del proyecto debe determinar losniveles de autorizacin dentro delproyecto para acceder a dichainformacin

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3. Caracterizacin


1. Identificacin

JUGADORES CLAVES

Jugadores Claves

Nivel de

Influencia

sobre el

proyecto

Nivel de

Impacto por el

Proyecto

Reaccin actual

Frente al

Proyecto

Nivel de

cooperacin

requerida

Nivel de Poder

e Influencia en

la Oganizacin

Diagnstico actual Plan de Accin

Alto (A)

Medio (M)

Bajo (B)

Alto (A)

Medio (M)

Bajo (B)

Entusiasta (E)

Oponente (O)

Neutro (N)

Indispensable (I)

Necesarios (N)

No Necesario

(NN)

Alto (A)

Medio (M)

Bajo (B)

A A E N A

Apstol clave

cooperante con

poder

M M N NN B Terrorista

A A E NN A Apstol

A A N I A Terrorista Crtico

B B O I B Vulnerable

Busca establecer cul es la importancia de los Stakeholders y cules son los Stakeholders claves para desarrollar una estrategia de acercamiento y planear cmo influenciarlos


3. Caracterizacin


1. Identificacin

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Establecer para cada stakeholder el papel que jugardentro del proyecto y en que fases ser involucrado.

Brindar claridad sobre las responsabilidades dentro delproyecto

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3. Caracterizacin


1. Identificacin

MATRIZ RACI

El que toma la decisin final; debe asegurarse de que sea lo correcto y que se haga - El que deber rendir cuentas.

Accountable

La persona que tiene que realizarlo

Responsible

Debe ser consultado antes de tomarse una decisin o de actuar. Es un proceso bidireccional.

Consulted Informed

Debe ser informado despus de una decisin o accin. Es un proceso unidireccional.

AGENDA

Conceptos









Gestin de Problemas

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GESTIONAR A LOS STAKEHOLDERS

Consiste en comunicarse y trabajar conjuntamentecon los interesados para satisfacer sus necesidadesy abordar los problemas a medida que se presentan

Involucra tres aspectos principales:

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ESTRATEGIAS DEMANEJO

De acuerdo con la informacin recopilada en los pasos anteriores,definir cmo se trabajar con los Stakeholders para facilitar larelacin e incrementar la probabilidad de aceptacin del proyecto.

GESTIN DECOMUNICACIONES

Disear y aplicar una estrategia de comunicaciones especfica parael proyecto, efectiva y eficiente, que se ajuste a las diversas ycambiantes necesidades de informacin de todos los Stakeholdersa lo largo del ciclo de vida del proyecto.

GESTIN DE PROBLEMAS

Incluye abordar elementos que usualmente anticipan futurosproblemas y la aclaracin y solucin de problemas que han sidoidentificados

ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

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Stakeholders Stakeholders que respaldanque respaldan

Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto

Construya relaciones fuertes con ellos. Sea proactivo

Utilicelos para que influyan sobre los adversarios o neutrales a favor del proyecto

Convierta a los stakeholders pasivos en activos

Hgalos participes activos en la construccin de los entregables del proyecto

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Stakeholders Stakeholders NeutralesNeutrales

Monitoree su comportamiento constantemente para detectar cambios

Mantngalos informados, asegrese que todos los Stakeholders reciben la misma informacin del proyecto

Este atento a los issues y problemas y busque resolverlos a la mayor brevedad


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Los Los StakeholdersStakeholdersAdversariosAdversarios

Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto

Busque oportunidades para comunicar el estado del proyecto y las directivas tomadas para satisfacer las necesidades de los stkh

Mantenga una actitud positiva y flexible frente a los cambios propuestos

Aplique habilidades de negociacin, de influencia y de facilitador

Aplique la Escucha activa

Mantenga siempre abierta la comunicacin formal e informal

Asegurar la calidad de la informacin

Identificar los mtodos de comunicacin preferidos por ellos y selos para distribuir la informacin

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GESTIN DE COMUNICACIONES

Es un medio para garantizar que los Stakeholders delproyecto se mantienen satisfechos.

Busca garantizar la apropiada y oportuna generacin,recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin ydisposicin final de la informacin del proyecto.

Trata la interaccin que ocurre entre todos los Stakeholders(para el intercambio de informacin) en el transcurso delciclo de vida del proyecto.

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GESTIN DE COMUNICACIONESPLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Comprende identificar las necesidades de informacin de losStakeholders y determinar una forma adecuada para satisfacer esasnecesidades con un enfoque de comunicaciones:

Quin necesita qu informacin Cundo ser requerida Cmo ser entregada Por Quin

Es un proceso que se inicia en la planeacin pero debe ser revisadoregularmente en las distintas fases del proyecto.

Permite al director de proyecto documentar el enfoque ms eficientey efectivo para comunicarse con los interesados:

Efectivo: Formato correcto, momento oportuno, impacto correcto

Eficiente: informar slo lo necesario

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Plan de ComunicacionesStakeholder Informacion Requerida Enviada por Objetivo del envio Frecuencia Medios de Entrega

Persona o Grupo Tipo de informacin o mensaje

De esta persona o Grupo o a travs de

Informativo, aprobacin, seguimiento Cuando o cada cuanto Entregada por

SponsorInforme de estado del

proyectoGerencia de proyectos del

MacroProceso de produccin

Seguimiento Quincenal Reunin

Plan de proyecto, Cambios Aprobacin A necesidad Reunin

Gerencia de Produccin

Informe de estado del proyecto Gerentes de proyectos de

Produccin

Seguimiento Semanal Reunin

Plan de proyecto, Cambios Aprobacin A necesidad Reunin

Gerente Programa

Informe de estado del proyecto Gerentes de

proyectos de Produccin

Seguimiento Semanal en el comit operativoPWA

Plan de proyecto, cambios Informativo A necesidad

Gerencia de proyectos del

MacroProceso de produccin

Decisiones de la organizacin sobre el

proyectoSponsor Informativo Cuando sea necesario reunin

Solicitudes de cambioGerentes de proyectos de Produccin

Gestin Cuando sea necesarioDocumentos

formales enviados por

E-mailControles de cambio

aprobadosComit de Control de

Cambios Gestin Cuando sea necesario PWA

Riesgos/issues identificados

Gerentes de proyectos de Produccin

Gestin Cuando sea necesario PWA

Plan de proyecto, cambios

Gerentes de proyectos de Produccin

Seguimiento A necesidad Reunin

Matriz de Comunicaciones -Gestin

Gerente de

Proyecto

Sponsor

Comit Operativo

Proveedores

Equipo de proyecto

Decisiones de la organizacin

sobre el proyecto

Plan de proyecto Informe de estado

Informe de estado del Programa y dems

proyectos

Informe de estado

Plan de proyecto Solicitudes de cambioCambios aprobados

IssuesRiesgos

Informe de estado

Planeacin Valoraciones de impacto

de cambiosIssues

RiesgosInforme de estado

Solicitudes de cambioIssues

RiesgosAvance de las tareas a

cargo

Plan de proyecto Solicitudes de cambioCambios aprobados

IssuesRiesgos

Informe de estado

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Gestin de problemas

Identificacin de un issue o problema

Revisar y articular los planes de accin para las situaciones

problemticas identificadas

Monitorear la efectividad de las

acciones de resolucin

Comunicar oportunamente los

issues y sus acciones de resolucin de

acuerdo con el plan de comunicaciones

En caso de que las acciones no den

resultado escalar el problema al gerente

de programa o al sponsor

Gestionar o garantizar el proceso

de control de cambios, producto

de los issues que as lo requieran.

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