PROCESO DE REVISION DE FACTURACION ELECTRONICAINTRODUCCIN

Una factura electrnica es un documento electrnico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.La factura electrnica es, por tanto, la versin electrnica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas ltimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrnicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrnicos o digitales. Una factura electrnica se construye en 2 fases:1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrnico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y aade el sello digital a la mismaAl terminar obtenemos una factura que nos garantiza:Que la persona fsica o jurdica que firm la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

Para realizar la revisin del proceso de facturacin electrnica se cuenta con un portal llamado XSA que nos proporciona el proveedor TRALIX. Con XSA se puede realizar:Emitir, recibir y validar cualquier tipo de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD/CFDi)Imprimir los CFD/CFDi que usted desee, incluso puede definir a cuales clientes siempre se les debe imprimir su comprobanteEntregar sus CFD/CFDi por medios electrnico, ahorrando costos de papelera y mensajeraTener un portal de consulta para sus clientes, elevando as la imagen y el nivel de servicio que se proporciona.Validar automticamente todos los CFD/CFDi que emita y reciba. XSA le avisa si le entregan un CFD/CFDi que NO es vlido.

Y como cliente FTP utilizamos FILEZILLA que es una multiplataforma de cdigo abierto y software libre, licenciado bajo la Licencia Pblica General de GNU. Soporta los protocolos FTP, SFTP y FTP sobre SSL/TLS (FTPS).

PROCEDIMIENTO PARA DARLE SOLUCION A LOS REPORTES EN LA GENERACION DE LAS FACTURAS ELECTRONICAS

REPORTE DE ERRORES EN LA GENERACION DE LAS FACTURAS ELECTRONICAS

Los gerentes de cada sucursal nos tendrn que mandar un correo electrnico donde especifique la situacin de sus facturas; en dicho correo nos tienen que proporcionar los datos correspondientes para identificar la factura y as nosotros poder rastrearla. Los datos requeridos para rastrear la factura son: nmero de folio de la factura, fecha de cuando generaron la factura, y/o el folio de venta. Por la parte del rea de soporte tcnico Se tiene que estar revisando el correo electrnico frecuentemente para estar al pendiente de cualquier reporte que se llegara a presentar.

Primeramente tenemos que ver qu informacin nos enviaron para buscar la factura requerida, para mayor facilidad a la hora de buscar la factura es muy necesario que nos den el No. De folio de las factura; pero si en algn caso el gerente no nos proporciona el nmero de folio de la factura tendremos que realizar una consulta a la base de datos de la sucursal correspondiente por medio del SQL 2000 ingresando el folio de venta con el fin de saber el nmero de folio de la factura en cuestin, contamos con querry previamente estructurado localizado en el servidor-bd en la carpeta de tecnologas de la informacion.

Ya contando con el nmero de folio de la factura y los dems datos podemos continuar ingresando al portal donde se generan las facturas.INGRESO AL PORTAL XSA

Para ingresar al portal de XSA primeramente tenemos que dirigirnos a nuestro navegador web y en la barra de direcciones tenemos que poner la siguiente direccin IP https://173.205.255.91/. Ya dentro del portal nos pedir el usuario y la contrasea.

En la pgina principal podemos revisar en forma general el nmero de facturas emitidas, las enviadas, canceladas, el estado de los folios, el nmero de errores a la hora del envo y los errores de operacin entre algn otro dato ms.

1) dentro del portal tenemos que dirigirnos a la pestaa de CFDs.CFDs

2) dentro de la pestaa de CFDs debemos buscamos el filtro serie , donde se nos desplegara una lista de letras las cuales corresponden a las iniciales de cada sucursal, As Podemos filtrar a cada sucursal para ver sus facturas correspondientes, ya filtrada los archivos de las facturas podremos ver el estatus de las facturas ya generadas. Es muy importante ingresara a configuracin avanzada y agregar la fecha inicial la cual es la fecha de cuando fue generada la factura y en fecha final el da en cuando se realiza la consulta para mayor facilidad es necesario marcar en ordenar por serie/folio para poder identificar el No. De factura.

En esta pantalla podemos identificar el folio de factura, el estado de la factura; tambin aqu podemos descargar los archivos ya sea en formato PDF Y XML donde viene la factura para poder la reenviar si fuera el caso. RFC Estado de la factura Folio de la factura

Identificando dichos datos se presentan dos casos; 1: que se haya generado la factura pero no se enviaron los archivos XML y PDF a los correos correspondientes o que el folio de la factura no est en el listado de CFDI, esto es porque no se gener la factura por haber tenido algn error a la hora de generarla. A continuacin detallaremos los pasos a seguir para cada uno de los casos:

Se gener la factura pero no se enviaron los archivos XML y PDF a los correos correspondientes: en este caso lo que tenemos que hacer es descargar los dos archivos, el PDF y el XML; posteriormente se le tiene que enva a la sucursal un correo con los archivos adjuntados informndoles que es la factura del Folio de venta correspondiente al requerido. El folio de venta no est en la lista de CFDI: si el folio de venta no est en el listado de CFDI es porque la factura tuvo un error a la hora de generar dicha factura, la mayora de estos errores son porque el cliente dio mal sus datos o capturaron mal los datos cliente. Para identificar cual fue el error tenemos que buscar en el servidor de la sucursal que presenta dicho caso la carpeta OK:Presionamos el botn de la ventana de Windows junto con la letra r, as no abrir la ventana de ejecutar, ingresamos la siguiente direccin e ingresamos a la carpeta OK\\Svr-(sucursalcorrespondiente)\sua\WinSCP\CFDI\Facturas\OK Ya dentro de la carpeta OK encontraremos todos los archivos planos (.txt) de todas las facturas hechas en esa sucursal para identificar la factura que estamos buscando es necesario sabes dos puntos, la fecha en que se hizo la factura y el No. De Factura; dichos archivos estn acomodados por la fecha de cuando fueron generados ejemplo:

Factura_25022014115352

Fecha de cuando fue generadaDD/MES/AO

Ya teniendo el da, el mes y el ao en que fue generado abrimos los archivos de ese da y buscamos el folio de factura, uno por uno. (Por lo regular vienen acomodados de forma ascendente).Folio de factura

Ya en el archivo plano (.txt) podemos realizar ciertas modificaciones como cambio de fecha en la fue hecha la factura, en el RFC o algn dato incorrecto del cliente.

3) Ya identificando el folio de la factura correspondiente copiamos el nombre del texto en el que est guardado el archivo plano(.txt) de la factura.

Posteriormente tenemos que ingresar nuevamente al portal XSA dirigirnos a la pestaa de CFDS y darle click en la sub pestaa archivo fuente, en el espacio donde dice nombre tenemos que pegar el nombre del archivo fuente de la factura que copiamos, tambin debemos colocar la fecha inicial de cuando se gener la factura y en fecha final la fecha de cuando se realiza la consulta.

Al entrar al portal nos encontraremos una pantalla como la siguiente:

Aqu se pega el nombre del archivo plano(.txt) donde est guardado los datos de la factura.

Unas ves ya habiendo ingresado los datos correspondientes le damos click en buscar y nos aparecer otra pantalla como estas:

Verificamos que la factura corresponda a ala que estamos buscando, como podemos darnos cuenta el archivo fuente marca un error, para averiguar cul es el error que nos est imposibilitando el generar la factura le damos click en error, y nos arrojara una pantalla como esta:

En esta pantalla nos arroja los errores de generacin por los cuales no se pudo generar dicha factura, especificando el dato incorrecto; el cual tenemos que corregir, los errores ms frecuentes son:

ERROR EN EL RFC: Cuando existe un error con el RFC, lo que tenemos que hacer es comentarle al gerente de la sucursal que los datos del cliente, en este caso es el RFC no corresponde y que ser necesario se ponga en contacto con el cliente inmediatamente y corrobore los datos, posteriormente volverla a generar la factura usando el mismo folio de factura. FECHA Y HORA DE GENERACIN FUERA DE RANGO: Este error sucede cuando reenviamos una factura despus de 3 das de haberse generado, la solucin es muy fcil solo necesitamos entrar nuevamente al archivo plano ubicado dentro del servidor, abrirlo y posteriormente corregirle la fecha ( que se encuentre dentro de 2 a 3 das de diferencia respecto al da en que se hace la consulta) en 3 campos diferentes:

321

Ya posteriormente de haber cambiado el da dentro del archivo fuente de la factura, le damos click en guardar como para guardar el archivo cambindole nicamente el da al da en que se actualizo, como se realiz dentro del archivo, y lo guardamos en una carpeta en el escritorio de la computadora que ests utilizando.Teniendo el archivo fuente en el escritorio hacemos uso de nuestro cliente FTP Filezilla con el cual volveremos a reenviar nuestro archivo fuente al portal XSA para que se vuelva a generar la factura.Ya dentro de filezilla lo primero que tenemos que hacer es conectarnos desde el servidor de la sucursal ala que corresponda la factura ** y transferir el archivo del escritorio de tu PC al sitio remoto donde tomaran el archivo fuente y lo subirn al portal, nicamente tenemos que arrastrar el archivo de una ventana a otra. Posteriormente tenemos que esperar 5 min. Que es el tiempo promedio que tarda en hacer la transferencia al portal XSA.

Arrastra el archivo fuenteElige el servidor de la sucursal del cual se va a mandar la factura

Posteriormente tenemos que ingresar nuevamente al portal XSA dirigirnos a la pestaa de CFDS y darle click en la sub pestaa archivo fuente pegamos el nombre del archivo fuente con la fecha actualizada y colocamos en la fecha inicial la fecha que se corrigi en el archivo y en fecha final la fecha de cuando se realiza la consulta le damos click en buscar y nos aparecer el archivo ya generado.

ERROR POR CONCEPTO: Este error se refiere a que a la hora de realizar la venta la metieron como pedido y no como venta as que el folio de venta no corresponde por lo cual no generara la factura, aqu lo que se tiene que hacer es que el vendedor o gerente vuelvan a meter la factura cambindole el tipo de venta.