ipsca facturacion electronica 2009- 20090301

ipsCA, IPS Certification Authority, S.L. www.ipsca.com CIF B62210695Edificio Twin Golf A, Calle Perú 6, 28290 – Las Matas (Madrid)Tel. + 34 916 308 568 Fax +34 917 710 757 we do signature

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Implantación de la facturación electrónica

Mar. 2009


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1. Introducción a la factura electrónica1. Preguntas frecuentes de la AEAT2. Otras preguntas frecuentes

2. Descripción de la solución1. Consideraciones

• Formato de ficheros y firmas• CA y soporte certificado• Integración con ERPs• Entrega de facturas

2. Arquitectura y descripción de los componentes de la solución

3. Fases para la implantación

4. Casos de clientes

5. ipsCA y sus clientes

Índice


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Índice


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Preguntas frecuentes

¿Qué es una factura electrónica?

Según la AEAT:

• “Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

• Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.

• En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.”

La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios


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Preguntas frecuentes (II)

¿Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica?

• La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Otras disposiciones que afectan a la facturación en general, y tratan la facturación electrónica en algunos de sus artículos son: • Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturación

• Directiva 2006/112/CE, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.


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Preguntas frecuentes (III)

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

•Ahorro de costes•Mejora de la eficiencia •Integración con la aplicaciones de gestión internas, de la empresa•Optimización de la tesorería •Obtención de información en tiempo real •Reducción de tiempos de gestión •Agilidad en la toma de decisiones •Administración y contabilidad automatizadas. •Disminución de costes de los documentos en papel. •Control de acciones erróneas •Uso eficaz de los recursos financieros •Flujos de transacciones agilizados •En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas


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Preguntas frecuentes (III): ROI

Algunas consultoras han estimado el ahorro de costes en:

• Gartner Group:• Los costes suelen reducirse en un 66%

• PriceWaterHouseCoopers:• Entre un 60 y un 80%

• Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):

• Hasta un 40% de ahorro

Algunas consultoras han estimado el ahorro de costes en:

• Gartner Group:• Los costes suelen reducirse en un 66%

• PriceWaterHouseCoopers:• Entre un 60 y un 80%

• Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):

• Hasta un 40% de ahorro


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Preguntas frecuentes (IV)

¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente?

• Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito.

• En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.

• El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente


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Preguntas frecuentes (V)

¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?

El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios.

¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?

El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:• Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma. • Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero. • Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.


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Preguntas frecuentes (VI)

¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?

Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes:

Por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura.

No existen un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma:

Igual que en el caso anterior no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...


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Índice


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Escenarios de implantación de la factura electrónica

Su empresa

ClienteEmisión de facturas a

clientes

Recepción de facturas de proveedores

Digitalización certificada de facturas

Cliente

Cliente

Comenzar a enviar a sus clientes facturas en formato electrónico:• generación de PDF o XML con los datos de la factura• Firma electrónica de la factura electrónica• Envío al cliente de la factura

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Escenarios

Su empresa

Emisión de facturas a clientes

Recepción de facturas de

proveedores

Digitalización certificada de facturas

Proveedor

Comenzar a recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico:• Recepción de las facturas• Validación de las firmas electrónicas• Integración en con el ERP corporativo

2Proveedor

Proveedor


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Escenarios

Emisión de facturas a clientes

Recepción de facturas de proveedores

Digitalización certificada de

facturas

Digitalizar todas las facturas históricas recibidas en papel y eliminación del papel• Escaneo de las facturas con un software homologado• Firma electrónica de las facturas y almacenaje de las mismas• Destrucción del papel

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ERP

Ciclo basico de Firma

Información a firmar

Certificado

Software de Firma electrónica: el algoritmo de firma implementado en este software necesita como entrada del proceso de firma un certificado y la información a ser firmada. El resultado es un documento firmado


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Índice


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Consideraciones: formato de Facturas

Los formatos estándar para las facturas electrónicas suelen ser:

• Formato PDF

• Amplio uso en la empresa privada

• Fácilmente legible y portable

• Estándar ISO, pensado para admitir firma electrónica

• Validación gratuita (Adobe Reader)

• Formato Facturae (AEAT) en XML

• XML: integración de datos

• Obligatorio, por ley, para las facturas emitidas a la administración pública

• En proceso de adaptación a diferentes sectores de actividad


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- Dependiendo del formato de fichero se aplica un formato de firma:

- PDF: En este caso la firma más comunmente usada es la firma PDF-PKCS#7, que en PDF admite la representación de la misma visualmente en el documento, donde habitualmente se emplea el logo de la empresa, la firma manuscrita del responsable, o un texto que muestre la información del firmante.

- Los receptores del documento firmado pueden validar las firmas con un simple Adobe Reader

- XML o Facturae: para los ficheros con formato XML lo más conveniente es emplear como formato de firma XAdES (XML Advanced Electronic Signatures)

- Para poder validar las firmas, los receptores del documento firmado deben poseer algún software que les permita hacerlo.

Principales formato de firma


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Ejemplo de firma electrónica sobre PDF

Propiedades de la firma:

Autenticación: sé quien firmó el documento

Integridad: el documento no ha sido modificado con posterioridad a la firma

No repudio: el firmante no puede negar que fuera el quien lo firmó al comprobarse la validez del certificado en caducidad y estado de revocación

Firma electrónica

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Elementos principales de Facturae

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Consideraciones: CAs y certificados

La Autoridad Certificante (CA)

• Entidades homologadas por el Ministerio: FNMT, Camerfirma, Firma Profesional, CatCert, IZENPE

• Dan fe de la autenticidad del poseedor de una identidad digital

El Certificado

• Identidad digital de una persona física o jurídica

• Estándar mundial X.509 v3 (OSI)

• Ciclo de vida: emisión / caducidad / revocación

• Emitidos por la CAs quienes facilitan saber su estado (CRLs, OCSP)

• Soporte físico del certificado:

• Almacén de la máquina

• Soporte USB

• Soporte tarjeta criptográfica

• HSM,…


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La factura electrónica: ERPs

Los ERPs suelen ser capaces de generar ficheros que facilitan la integración con otros sistemas:

• PDF

• CSV

• XML

• XML – Facturae

• …


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Consideraciones: integración con ERPs

Existen diferentes alternativas para la entrega de las facturas a los clientes:

• Email: búsqueda de direcciones dentro de la propia factura

• Portal de publicación de facturas

• FTP

• Notificación segura…


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Índice


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Sistema de emisión de facturación electrónica y facturaeAutoridades

Certificadoras TSA

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2’

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3’ 3’’

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Características de la plataforma U-Sign Appliance

BUS SOA

ipsCA U-Sign Appliance

Interfaz de Usuario

Servidor de AplicacionesWorkFlowBPM

Proceso de Almacenado

• La plataforma ha sido desarrollada de acuerdo con la normativa legal vigente tanto para facturación electrónica como para firma de otro tipo de documentos con validez legal:

• ipsCA figura registrada en la página de la AEAT como “Desarrolladores para facturación electrónica con formato Facturae”

• Soporte de los principales estándares de mercado: X.509, SOAP, XAdES, PDF, OCSP, CRL, TSA…

• Posibilidad de alta disponibilidad

• Escalable

• Soporte al cliente


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Funcionalidades adicionales

Captura Pre-Firma Firma y certificados

Entrega y custodia

• Movimiento de ficheros• Carga de plantillas con datos

• Transformación a PDF• Filtro• Sellado• Anexar ficheros• Troceo• PDF417

• Gestión de certificados X.509• Firma y validación de diferentes formatos de ficheros: (PDF, XMLs,…) y firma (XAdES, PKCS#7, PDF,…)• Timestamping

• Envío de emails y localización de direcciones• Impresión• Movimiento a carpetas de red• FTP• …

Las funciones principales de la plataforma se centran en la gestión de certificados y firma electrónica, sin embargo, la plataforma ofrece otras funcionalidades necesarias en el proceso de desmaterialización


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Estándares soportados

Certificados digitales

ISO/ITU-T X.509v3

PKCS#7 RFC 2315 - PKCS #7: Cryptographic Message SyntaxPDF Firma electrónica PDF según la IETFXAdES ETSI TS Basic Electronic Signature (XAdES-BES, EPES y T)

http://uri.etsi.org/01903/v1.2.2/ts_101903v010202p.pdf

TSA RFC 3162 Time-Stamp ProtocolSHA1 NIST FIPS PUB 180-1 Secure Hash AlgorithmCRL RFC 3280 - Certificate and Certificate Revocation List (CRL)

Profile

OCSP RFC 2560 - Consultas OCSP sobre la validez de los certificados utilizado

SMTP RFC 2821 - Simple Mail Transfer ProtocolFTP RFC 2585 - Operational Protocols: FTP


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Índice


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Fases para la implantación

La duración estimada de la instalación, integración, pruebas y puesta en marcha del proyecto puede variar entre 1 día en su forma más simple, a 2 meses en las complejas.

Solicitud del certificado a la CA seleccionada si no se dispone

Notificación a clientes

Integración.. Pruebas..con ERPPuesta en

marcha…Factores determinantes en la duración de la implantación:

• Adecuación del formato extraíble del ERP al formato deseado de factura electrónica• Sistema de envío/entrega de facturas• Sistema de almacenaje final de las facturas


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1. Introducción a la factura electrónica1. FAQ de la AEAT2. Otras dudas habituales

1. Descripción de la solución1. Consideraciones previas

• Selección del formato• Integración con ERPs• Entrega de facturas

1. Arquitectura de la solución• Descripción de los Componentes

2. Fases para la implantación1. Emisión de certificado2. Notificación e integración con proveedores y clientes relevantes3. Implantación4. Puesta en marcha



Índice


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La factura electrónica: experiencias reales

Experiencias reales:

Empresa matriz de una red de franquicias del sector salud: Emite alrededor de 16.000 facturas al año. Ahorro estimado CADA AÑO: 60.000 €

• La impresión: tinta, impresora de todas las facturas• Las hojas preimpresas• Sobres• Franqueo de los envíos• Costes del tiempo que dedica el personal en el manipulado • Costes del tiempo que dedica el personal al envío• Almacenaje de papel

Algunos de nuestros clientes


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1. Introducción a la factura electrónica1. FAQ de la AEAT2. Otras dudas habituales

1. Descripción de la solución1. Consideraciones previas

• Selección del formato• Integración con ERPs• Entrega de facturas

1. Arquitectura de la solución• Descripción de los Componentes

2. Fases para la implantación1. Emisión de certificado2. Notificación e integración con proveedores y clientes relevantes3. Implantación4. Puesta en marcha



Índice


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ipsCA, la empresa

► Empresa íntegramente española pionera en Europa en su actividad desde 1995.

► Más de 8.000 clientes en todo el mundo usan nuestras soluciones incluyendo pymes, consultoras, grandes empresas y entidades bancarias.

► Mas de 350 socios y partners internacionales y nacionales, entre los que destacan firmas como Adobe, Microsoft, Actividentity, Realsec, HP, Sun Microsystems, Nokia, Lotus, Netscape y la FNMT.

► Autoridad Certificadora Raíz en todos los productos Microsoft desde el año 1999.

► Líder en España en soluciones de firma electrónica

► IpsCA es miembro activo de numerosos grupos de trabajo relacionados con los Servicios de Certificación Digital y DNI electrónico, firma y factura electrónica: ASIMELEC, CEN eInvoicing 2 workshop (EU), MITYC, EXBBPP …


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ipsCA, cartera de productos y servicios

ipsCA divide sus actividades en 3 áreas:

► Autoridad Certificadora

► Soluciones integrales basadas en firma electrónica y custodia con valor probatorio:► Factura electrónica► Firma de contratos► Custodia digital► Notificación telemática► Adaptación a la LISI► Compulsa electrónica► Visado Digital► Formularios telemáticos► …

► Soluciones de identidad digital


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ipsCA, algunos de nuestros clientes


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Peticiones de demo de ipsCA

http://www.ipsca.com/es/DemoArea/ipsCA-U-Sign-firma-electronica/firma_electronica_demo_ipsCA.asp


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Gestión de incidencias de clientes

http://support.ipsca.com/support/


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ipsCA - Referencias de clientes por verticales


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e-Administrac.: Formularios telemáticos

e-Administrac.: Formularios telemáticos

e-Administrac.: gestión de

subvenciones

e-Administrac.: gestión de

subvenciones

e-Administrac.: Digitalización

certificada

e-Administrac.: Digitalización

certificada

Verticales y referencias de clientes

Sistema de F.E. dentro del workflow interno en el proceso de revisión de las solicitudes de subvención. Servicio de portafirmas con un repositorio central de documentos y firma en puestos clientes de los técnicos

Sistemas de e-administración, donde la administración pone a disposición del ciudadano y/o empresas la presentación de solicitudes y formularios que pueden presentarse telemáticamente

Sistema que agiliza la gestión de documentos entregados en papel por los ciudadanos a la administración para su distribución entre los distintos organismos registrando y digitalizando dichos documentos con F.E.


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Factura Electrónica

Factura Electrónica

Visado DigitalVisado Digital

Empresas de Trabajo temporal

Empresas de Trabajo temporal

Sistemas de emisión de facturas electrónicas con plena validez legal y recepción con validación de las firmas de las facturas recibidas. Integración con ERPs y portales de clientes corporativos.Digitalización del proceso de visado de los Colegios Profesionales. Los proyectos son firmados por parte de los colegiados y enviados al Colegio, donde tras su revisión se visan con F.E..

Sistemas online de firma de Contratos de Puesta a Disposición (CPDs) entre la ETT y sus clientes.



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Tasaciones electrónicasTasaciones electrónicas

Sistema de gestión de la emisión de los informes de tasación y generación y firma del informe final con firma electrónica

Recetas electrónicas

Recetas electrónicas

El sistema de receta electrónica se concibe para permitir a médicos y veterinarios generar y firmar electrónicamente las recetas que antes se utilizaban en papel

Workflows de firma

Workflows de firma

Sistema worklow integrado con un sistema de firma electrónica

VALORACIONES Y TASACIONES

HIPOTECARIAS



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Entidades financierasEntidades financieras

Sistema de firma electrónica de las transacciones realizadas por los clientes de una entidad bancaria de forma segura con Firma Electrónica.

HospitalesHospitales

Sistema de firma de informes médicos, radiografías y análisis en hospitales

AseguradorasAseguradoras

Firma de certificados por parte de la aseguradora bajo demanda a sus aseguradoras



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Votoelectrónico

Votoelectrónico

Voto electrónico en junta de los accionistas o miembros de una asociación u organismo

IdentidadDigital

IdentidadDigital

PKI envirements inside companys for identify their employees in the corporate systems



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