sistema de facturación y existencias - a & h...

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Lanceros del Rey 5829 Teléfono: 97855695 1

S i s t e m a d e

F a c t u r a c i ó n y

E x i s t e n c i a s

M A N U A L D E L U S U A R I O

Todos los derechos A & H Computación. La reproducción total o parcial, por cualquier

medio, de este manual queda prohibida sin autorización expresa y por escrito de A & H

Computación.

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Tabla de Contenidos del Manual

1. INTRODUCCION ......................................................................................................... 5

2. CONVENCIONES ......................................................................................................... 5

3. PUESTA EN MARCHA ................................................................................................ 6

4. EL SISTEMA PASO A PASO ....................................................................................... 7

5. Empresas. ....................................................................................................................... 8

5.1. Actualizar ......................................................................................................................... 8

5.2. Seleccionar ...................................................................................................................... 11

5.3. Salir ................................................................................................................................. 12

6. Tablas ........................................................................................................................... 12

6.1. Atributos ......................................................................................................................... 12

6.2. Bodegas ........................................................................................................................... 12

6.3. Categorías ....................................................................................................................... 13

6.4. Productos ........................................................................................................................ 14

6.5. Formas de Pago .............................................................................................................. 15

6.6. Vendedores ..................................................................................................................... 15

6.7. Sujetos Económicos........................................................................................................ 16

6.8. Ficha de Clientes ............................................................................................................ 17

6.9. Estaciones de Impresión ................................................................................................ 17

6.10. Parámetros ..................................................................................................................... 18

7. Comercial ..................................................................................................................... 18

7.1. Boletas ............................................................................................................................. 18

7.2. Notas de Venta ............................................................................................................... 19

7.2.1. Actualizar ..................................................................................................................................19

7.2.2. Aprobar ......................................................................................................................................20

7.3. Guías de Despacho ......................................................................................................... 21

7.4. Facturas .......................................................................................................................... 22

7.4.1. Directa .......................................................................................................................................22 7.4.2. Por RUT.....................................................................................................................................23 7.4.3. Cancelación ...............................................................................................................................24

7.5. Notas de Crédito............................................................................................................. 25

7.6. Notas de Débito .............................................................................................................. 26

7.7. Carga Auxiliar de Ventas .............................................................................................. 26

7.8. Precios ............................................................................................................................. 27

8. Existencias ................................................................................................................... 27

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8.1. Ingresos ........................................................................................................................... 27

8.2. Egresos ............................................................................................................................ 28

8.3. Traspasos ........................................................................................................................ 28

8.4. Inventario Real ............................................................................................................... 29

9. Listados ........................................................................................................................ 31

9.1. Listado de Documentos ................................................................................................. 31

9.2. Listado de Movimientos ................................................................................................ 31

9.3. Ventas Netas ................................................................................................................... 31

9.3.1. Por Productos .............................................................................................................................31 9.3.2. Por Clientes ...............................................................................................................................31

9.4. Libro de Ventas .............................................................................................................. 31

9.5. Costo de Ventas .............................................................................................................. 32

9.6. Existencias ...................................................................................................................... 32

9.6.1. Inventarios .................................................................................................................................32 9.6.2. Tarjeta de Existencias ................................................................................................................32

10. Consultas .................................................................................................................. 33

10.1. Consulta de Documentos ............................................................................................... 33

10.2. Consulta de Movimientos .............................................................................................. 33

10.3. Ventas Netas ................................................................................................................... 33

10.3.1. Resumen por Vendedor .............................................................................................................33 10.3.2. Por Productos .............................................................................................................................34 10.3.3. Por Clientes ...............................................................................................................................34

10.4. Comisiones ...................................................................................................................... 34

10.5. Costo de Ventas .............................................................................................................. 35

10.6. Proyecciones de Venta ................................................................................................... 35

10.6.1. Por Cliente .................................................................................................................................35 10.6.2. Por Producto ..............................................................................................................................36

10.7. Existencias ...................................................................................................................... 36

10.7.1. Inventarios .................................................................................................................................36 10.7.2. Tarjeta de Existencias ................................................................................................................37

11. Utilitarios ................................................................................................................. 38

11.1. Cascada ........................................................................................................................... 38

11.2. Mosaico ........................................................................................................................... 38

11.3. Impresión Windows ....................................................................................................... 38

11.4. Seguridad ........................................................................................................................ 38

11.5. Re cálculo ........................................................................................................................ 39

11.6. Procesos .......................................................................................................................... 39

11.6.1. Maneja Folios ............................................................................................................................39 11.6.2. Crea Folios.................................................................................................................................40 11.6.3. Cambio de Usuario ....................................................................................................................40

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11.6.4. Autorización Temporal ..............................................................................................................40

11.7. Sistemas .......................................................................................................................... 40

11.8. Servidor Remoto ............................................................................................................ 41

11.9. Acerca de ........................................................................................................................ 41

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1 . I N T R O D U C C I O N

Este sistema administrativo computacional fue diseñado para el manejo de la información de facturación y existencias de una empresa. Al adquirir el sistema usted recibirá:

� Este Manual del Usuario en formato electrónico.

� Copia en formato electrónico o CD con el programa de instalación del sistema.

� Instalación del sistema en su equipo y 2 horas de capacitación.

� Garantía de funcionamiento.

2 . C O N V E N C I O N E S

En este manual se entenderá por: Actualización: opción que le permitirá ingresar o editar un registro (o varios registros) de una tabla de las bases de datos del sistema. Eliminar: opción que le permite sacar en forma permanente un registro (o varios registros) de una tabla del sistema. Consultas: opción donde se despliega en pantalla una consulta de datos de cualquier tabla del sistema. Imprimir: opción donde se despliega en la impresora una consulta de datos de cualquier tabla del sistema por medio de la impresora. Seleccionar: opción donde se le informa al sistema con qué empresa está operando el sistema. Recuerde que este sistema tiene la característica de poder manejar múltiples empresas por lo que se debe “informar a éste” con cual va a trabajar. Para facilitar este proceso, en la pantalla de ingreso al sistema se sugiere usar el primer registro de la lista de empresas ordenada alfabéticamente.

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3 . P U E S T A E N M A R C H A

Para echar a andar el sistema se recomienda seguir los siguientes pasos:

� Crear los atributos de los productos:

o Colores

o Envases

o Tamaños y

o Unidades

� Crear bodegas de la empresa (A partir de la 001 a la 999). La bodega 000 corresponde a la suma de la empresa.

� Crear categorías de la existencia. Corresponde a los niveles (1, 2 y 3) como ser Familias, Subfamilias y Grupos de Bienes.

� Crear productos. Se individualiza uno a uno los productos de la existencia de la empresa asignando los atributos que más adelante se exponen.

� Crear formas de pago.

� Crear vendedores de la empresa

� Digitar el inventario inicial (Ingreso)

� Organización del trabajo mensual:

o Digitación de movimientos � Ingresos y Egresos de existencia � Notas de Venta, Guías de Despacha � Facturación

o Centralización del libro de ventas o Procesar la existencia (cálculo de valores tanto en cantidades como en

valores a costo promedio) � Cierre anual y generación de apertura año siguiente.

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4 . E L S I S T E M A P A S O A P A S O

Esta es la pantalla de inicio del sistema. En ella aparecerá el nombre del sistema y el nombre y el RUT del dueño de la licencia de uso.

Luego de unos segundos se descargará la pantalla de inicio y se desplegará la pantalla de acceso al

sistema. En el primer cuadro de lista aparecen los nombres de los usuarios autorizados a acceder al sistema; y en el segundo

cuadro de lista los nombres de las empresas autorizadas para el usuario seleccionado.

Una vez digitada la contraseña, puede seleccionar la empresa con la que va a operar, o si lo desea, modificar la contraseña que posee actualmente (oprimiendo Cambio de Clave). Si desea cambiar la contraseña, el sistema desplegará una ventana como la que muestro al lado.

Luego de digitar la contraseña en forma adecuada el sistema cargará en memoria el menú principal, con todas las opciones autorizadas por el administrador del sistema:

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5 . E m p r e s a s .

5.1. Actualizar

Actualizar: le permitirá editar la tabla de empresas. Cada empresa deberá ser codificada con un número que va desde el 1 al 999. Deberá llenar los otros campos con los valores correspondientes, de acuerdo a las características de cada empresa a manejar con el sistema.

Campos a llenar: • Código: nº de empresa. de 1 a 999 • R.U.T.: Rol Único Tributario

• Nombre: nombre de fantasía de la empresa

• Razón social: nombre legal de la empresa

• Dirección; Comuna; Ciudad; Región; Teléfono

• C.A.E: código de actividad económica. Este número es entregado por el SII. Al hacer la iniciación de actividades.

• Giro: corresponde a la descripción del CAE.

• Mutual SN: colocar “S” si se está adherido y “N” sino.

• %: porcentaje adicional de cotización. El porcentaje base (actualmente 0.95% se define en la ventana de parámetros con el icono del reloj)

• Nombre: nombre de la mutual. Si va a pagar a través del Previred en forma automática colocar este nombre exacto al definido en las tablas de equivalencia.

• Adh: número de adherente de la mutual.

• CCAF SN: colocar “S” si se está adherido y “N” sino.

• Nombre: nombre de la caja. Si va a pagar a través del Previred en forma automática colocar este nombre exacto al definido en las tablas de

• RUT Rep Legal: RUT del representante legal.

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equivalencia. • Nombre: nombre del representante

legal de la empresa. • Estado civil y Nacionalidad: digitar

el estado civil y la nacionalidad del representante legal de la empresa

. • Por último seleccionar con que sistemas manejará esta empresa, y si ésta tiene

derecho a crédito fiscal o no. Si no tiene derecho al centralizar el libro de compra los montos del IVA se contabilizarán en conjunto con la cuenta seleccionada en el neto.

Para cargar un registro en pantalla debe digitar el número de la empresa que buscar u oprimir [Enter] y buscar en el cuadro de lista el nombre deseado escribiendo el nombre o parte de este (Para finalizar y seleccionar el registro deseado hacer doble clic o [Enter]). Una vez cargado en pantalla podrá oprimir los botones Guardar para guardar los cambios; Eliminar para eliminar el registro (esto eliminará TODA la información de la empresa); Consultar para desplegar en pantalla una lista de las empresas; Imprimir para emitir una nómina en la impresora y Salir. Botón Consulta: esta opción despliega en pantalla un formulario como el siguiente. A efectos de explicar los iconos de este formulario mostraré esta pantalla de consulta con los distintos formularios que se detonan desde aquí. Esto es aplicable a TODAS las pantallas de consulta como estas.

Icono mostrar información específica

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En esta opción usted puede filtrar la consulta mostrada en pantalla usando hasta tres campos anidados con un Y o un O lógico. Los operadores son igual =, mayor que >, mayor o igual que >=, meno que <, menor o igual que <= o distinto <>

Además esta opción le permitirá ordenar la consulta (pestaña dos de esta ventana) de acuerdo a tres campos que puede elegir de la lista usando arrastrar y colocar. Cada uno de estos conceptos puede utilizarse para ordenar la consulta en forma ascendente o descendente.

Icono deshacer: deshace los cambios y retorna a la consulta original. Icono copiar a memoria: copia los datos a memoria y los deja disponibles para ser pegados en cualquier otro software Windows. Icono copiar a texto: copia los datos a un documento de texto en el directorio de sistema subcarpeta Imágenes. Icono guardar consulta:

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Formulario que permite guardar las consultas generadas. Pueden ser guardadas bajo los nombres Personales en forma local, o como Generales en la red y disponibles para todos los usuarios. Icono abrir consulta

Este formulario permite abrir una consulta guardada ya sea en forma local (Personales) o en la red (Generales). Al oprimir el botón Aceptar la instrucción es evaluada en la pantalla de consulta. Para borrar haga clic sobre la línea a borrar y arrastre hacia el icono del basurero. Icono Imprimir

Este icono cargará un formulario que le permite definir informes para ser impresos en un papel. Seleccione el título del informe, los campos y los títulos de los campos y los largos de cada uno de estos. El informe será emitido en la impresora que usted tenga predeterminada. Icono salir: sale de la consulta.

5.2. Seleccionar

Con ésta opción le "avisa" al sistema con qué empresa desea trabajar (sin selección no podrá entrar al resto de los menús). Para seleccionar una empresa sólo deberá seleccionarla desde el cuadro de lista. En la parte inferior de la pantalla del menú principal aparecerá el nombre de la empresa seleccionada. Al seleccionar una empresa, el sistema cerrará todas las ventanas abiertas pues estas pueden estar relacionadas con la empresa anterior.

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5.3. Salir

Sale del sistema.

6 . T a b l a s

6.1. Atributos

Formularios que permiten el ingreso de las tablas de: Colores, Envases, Tamaños y Unidades que caracterizan a cada Bien de nuestro Inventario. Los datos a aportan corresponden al código (identificador) y un nombre que describe dicha característica. La ventana de ingreso es la siguiente:

6.2. Bodegas

Formulario para el ingreso de las bodegas de la empresa. Al menos debe crear una para poder ingresar el maestro de productos ya que este es un atributo exigido. Para cada bodega el sistema crear en forma automática una ubicación (001). Datos a digitar: Código numérico, Descripción, Dirección, Comuna, Ciudad, Teléfono, Facturable (Si está marcada aparece en las ventanas de venta), Consignación y RUT del consignatario. Además tiene una pestaña donde puede crear las ubicaciones (si hay más de una) dentro de la bodega.

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6.3. Categorías

En este formulario se definen las familias (nivel 1), subfamilias (nivel 2) y grupos de bienes en que podemos subdividir la existencia. La lógica del código corresponde con estas definiciones. Nivel 1: Corresponderá a los primeros dos dígitos del código Nivel 2: Corresponderá a los dígitos tercero y cuarto del código Nivel 3: Corresponderá al dígito quinto del código Por ejemplo si la existencia fuera de productos automotrices, podría diseñarse así las categorías y productos Familia Nivel 1

Subfamilia Nivel 2

Grupo Nivel 3

Código del producto

Descripción

0100000000 Nacionales 0101000000 Vehículos 0101100000 Accesorios 0101100001 Espejos 0101100002 Micas 0102000000 Camiones 0102200000 Accesorios 0102200001 Espejos 0102200002 Micas 0200000000 Importados 0201000000 Vehículos 0201100000 Accesorios 0201100001 Espejos 0201100002 Micas 0202000000 Camiones 0202200000 Accesorios 0202200001 Espejos 0202200002 Micas

Pantalla de ingreso (Debe hacer clic sobre el nivel que va a crear. Pero debe crear primero los niveles 1, luego los 2 y por último los 3):

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6.4. Productos

Al ingresar a esta opción se desplegara en pantalla este formulario. Al seleccionar los tres niveles el sistema le informará cual es el último código ingresado en dicha categoría. Si desea que el código controle existencia debe marcar la opción “Mueve existencia”. El “Código Técnico” corresponde a un código alternativo a usar para consultar este producto. Los otros campos con de carácter informativo. Pestaña “Información Comercial”: agrega nuevos atributos del producto.

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6.5. Formas de Pago

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de formas de pago. El campo número de días se utiliza para sugerir la fecha de vencimiento de los documentos de venta.

6.6. Vendedores

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de vendedores de la empresa. Para que este registro aparezca en los formularios de venta debe estar tildado el campo “Habilitado”.

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6.7. Sujetos Económicos

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de sujetos económicos. En esta tabla deberá guardar los RUT con que se relaciona la empresa. Los registros grabados serán válidos para todas las empresas creadas en el sistema. Con el botón Sucursales usted podrá obtener una pantalla con las sucursales asociadas a un determinado RUT. Datos a ser digitados: • RUT del cliente o proveedor • Secuencia: número de 01 hasta 99, para diferenciar las sucursales. Debe crear en

todo caso primero la secuencia 00 que corresponde a la casa matriz. • Tipo: seleccione tipo de RUT • Nombre o Razón Social., Dirección, Comuna, Ciudad, Teléfono, FAX, E-Mail, Giro

del negocio todos campos alfanuméricos.

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6.8. Ficha de Clientes

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de ficha de clientes de la empresa. Corresponde casi exactamente a la tabla de sujetos económicos, pero en esta se guardan exclusivamente los clientes, proporcionando información más amplia de cada uno de ellos y permitiendo hacer seguimiento.

6.9. Estaciones de Impresión

Opción para actualizar, consultar o imprimir en papel la tabla de estaciones de impresión de la empresa. Cada estación de impresión representa una unidad lógica de impresión a efecto de llevar correlativos de folios específicos a dicha estación de impresión. Para definir una estación de impresión y asociarla con la especifica del computador debe modificar el archivo SISTEMAS.INI que se encuentra en C:\Windows, escribiendo en la clave Est_Impres el nombre de ésta.

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6.10. Parámetros

En el formulario Parámetros se digitan valores que son de carácter general en el sistema. Datos a ser digitados: • Dólar: digitar el valor del tipo de cambio con respecto al dólar. • U.F. día: digitar el valor de la Unidad de Fomento del día. • I.V.A.: digitar el valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado. • I.L.A. : digitar el valor porcentual del Impuesto de Alcoholes. • I.V.A. especial: digitar el valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado especial. • Honorario: digitar el valor porcentual de la Retención de Impuesto de Segunda

Categoría (Impuesto de Retención de Honorarios). • Dólar Aduana: digitar el valor del dólar aduana. • Nombre alternativo: digitar el nombre que le dará al Plan de Cuentas Alternativo del

sistema. • Digito Pérdidas: primer digito para las cuentas de pérdidas. • Digito Ganancias: primer digito para las cuentas de ganancias.

7 . C o m e r c i a l

7.1. Boletas

Formulario para el ingreso de boletas. Pasos para digitar: • Seleccionar numero de boleta o dar [Enter] para ingresar una nueva • Seleccionar RUT, bodega, forma de pago, fecha y vencimiento, dirección de envío

y vendedor. • En la pestaña Boleta ingresar los códigos de existencia que está vendiendo y dar

grabar línea para cada uno de ellos. • Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla

para ingresar el documento en su totalidad. El sistema de forma predeterminada mostrará una vista previa del documento de tal manera que puede verlo y luego enviarlo a la impresora.

Si los códigos de existencia tienen tildado “Mueve existencia” el sistema verificará si hay disponibilidad; sino no permitirá emitir este documento.

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Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de boletas es como se muestra en la imagen siguiente

7.2. Notas de Venta

7.2.1. Actualizar

Formulario para el ingreso de notas de venta. Pasos para digitar: • Seleccionar numero de nota de venta o dar [Enter] para ingresar una nueva • Seleccionar RUT, forma de pago, fecha y vencimiento, dirección de envío y

vendedor. • En la pestaña Nota de Venta ingresar los códigos de existencia que está

vendiendo y dar grabar línea para cada uno de ellos. • Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la

pantalla para ingresar el documento en su totalidad. El sistema de forma predeterminada mostrará una vista previa del documento de tal manera que puede verlo y luego enviarlo a la impresora.

Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter].

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7.2.2. Aprobar

Una vez emitida la nota de venta, debe pasar por el proceso de aprobación o rechazo, para poder ser despachada o facturada como se muestra en la siguiente ventana. Para generar esto debe: Actualizar la ventana Seleccionar la o las notas de venta Aprobar o rechazar El formulario de aprobación es como se muestra en la imagen siguiente:

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7.3. Guías de Despacho

Formulario para el ingreso de guías de despacho. Pasos para digitar: • Seleccionar numero de guía o dar [Enter] para ingresar una nueva • Seleccionar RUT, bodega, nota de venta, orden de compra, forma de pago, fecha y

vencimiento, dirección de envío y vendedor. Si la nota de venta existe, el sistema desplegará la información de dicha nota de venta junto con las cantidades y códigos de existencia ingresados en ella.

• Si digita el número de la nota de venta el sistema desplegará la información digitada previamente en dicho documento.

• En la pestaña Guía de despacho ingresar los códigos de existencia que está vendiendo y dar grabar línea para cada uno de ellos.

• Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla para ingresar el documento en su totalidad. El sistema de forma predeterminada mostrará una vista previa del documento de tal manera que puede verlo y luego enviarlo a la impresora.


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Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de guías de despacho es como se muestra en la imagen siguiente:

7.4. Facturas

7.4.1. Directa

Formulario para el ingreso de facturas directas (la otra modalidad es la facturación por RUT que consiste en facturar las guías pendientes de un RUT específico). • Seleccionar numero de factura o dar [Enter] para ingresar una nueva • Seleccionar RUT, bodega, nota de venta, guía de despacho, orden de compra,

forma de pago, fecha y vencimiento, dirección de envío y vendedor. Si la nota de venta existe, el sistema desplegará la información de dicha nota de venta junto con las cantidades y códigos de existencia ingresados en ella.

• Si digita el número de la nota de venta o la guía de despacho, el sistema desplegará la información digitada previamente en dicho documento.

• En la pestaña Factura ingresar los códigos de existencia que está vendiendo y dar grabar línea para cada uno de ellos.

• Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla para ingresar el documento en su totalidad. El sistema de forma predeterminada mostrará una vista previa del documento de tal manera que puede verlo y luego enviarlo a la impresora.


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Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de facturación directa es como se muestra en la imagen siguiente:

7.4.2. Por RUT

La modalidad de Factura por RUT funciona seleccionando un número de factura, RUT y rango de fechas para Notas de Venta o Guías de Despacho. Luego de oprimir el botón Carga, el sistema desplegará en la pestaña “Selección de Documentos” los documentos que corresponden a dichos criterios de selección, donde podrá además deseleccionar manualmente los documentos que quiera. Pantalla de este formulario:

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7.4.3. Cancelación

En el formulario de cancelación de documentos puede dar de baja los documentos cancelados (este formulario es para cuando no dispone de sistema de contabilidad para cancelar el documento). Para operarlo debe digitar el documento(s) a cancelar y la forma de cancelación de cada uno de estos. A medida que vaya digitando oprima el botón “Grabar línea” y para finalizar oprima el botón Grabar en la parte superior del formulario. Pantalla de este formulario:

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7.5. Notas de Crédito

Formulario para el ingreso de notas de crédito. Datos a digitar: Seleccionar numero de nota de crédito o dar [Enter] para ingresar una nueva • Digitar número de factura relacionada. El sistema cargará en pantalla los datos de

ese documento. • Seleccionar RUT, bodega, forma de pago, fecha y vencimiento, dirección de envío y

vendedor. • En la pestaña Nota de Crédito podrá modificar las cantidades de los códigos de

existencia que está vendiendo y dar grabar línea para cada uno de ellos. • Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla


Si los códigos de existencia tienen tildado “Mueve existencia” el sistema verificará si hay disponibilidad; sino no permitirá emitir este documento. Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de notas de crédito es como se muestra en la imagen siguiente:

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7.6. Notas de Débito

Formulario para el ingreso de notas de débito. Datos a digitar: Seleccionar numero de nota de débito o dar [Enter] para ingresar una nueva • Digitar número de factura relacionada. El sistema cargará en pantalla los datos de

ese documento. • Seleccionar RUT, bodega, forma de pago, fecha y vencimiento, dirección de envío y

vendedor. • En la pestaña Nota de débito podrá modificar las cantidades de los códigos de

existencia que está vendiendo y dar grabar línea para cada uno de ellos. • Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla


Los códigos de existencia que use en este formulario no deben tener tildado “Mueve existencia”. Si desea revisar un documento ingresado previamente sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de notas de débito es como se muestra en la imagen siguiente:

7.7. Carga Auxiliar de Ventas

Con este formulario podrá cargar al sistema contable el auxiliar de ventas. Debe elegir los criterios de selección, oprimir el botón resumen. Si los datos están OK oprima el botón “Contab.” Para traspasar los registros al auxiliar de ventas del sistema de contabilidad. El botón Modifica le permite modificar el modelo de contabilización asignado a una factura determinada. La imagen siguiente muestra este formulario:

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7.8. Precios

Formulario para manipular listas de precios. Permite hacer ajustes en forma global eligiendo familias, subfamilias o grupos completos. También pueden hacerse estos cambios uno a uno y luego grabar Para ejecutar elija la familia, subfamilia o grupo; elija el porcentaje; luego oprima “Recal”; y por último Grabar e imprimir si quiere sacar una lista de precios impresa. La imagen siguiente muestra este formulario:

8 . E x i s t e n c i a s

8.1. Ingresos

Formulario para generar ingresos a la existencia de la empresa. Datos a digitar: • Seleccionar numero de ingreso o dar [Enter] para ingresar una nuevo • Seleccionar RUT, bodega, fecha y glosa del movimiento • En la grilla digitar los códigos y las cantidades de existencia que está registrando y

dar grabar línea para cada uno de ellos. • Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla

para ingresar el documento en su totalidad Si desea revisar un documento ingresado sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de ingresos es como se muestra en la imagen siguiente:

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8.2. Egresos

Formulario para generar egresos a la existencia de la empresa. Datos a digitar: • Seleccionar numero de egreso dar [Enter] para ingresar una nuevo • Seleccionar RUT, bodega, fecha y glosa del movimiento • En la grilla digitar los códigos y las cantidades de existencia que está registrando y

dar grabar línea para cada uno de ellos. Aquí el sistema verifica si existe suficiente existencia para sacar la cantidad del o de los productos seleccionados.

• Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla para ingresar el documento en su totalidad

Si desea revisar un documento ingresado sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de egresos es como se muestra en la imagen siguiente:

8.3. Traspasos

Formulario para generar traspasos a la existencia de la empresa. Datos a digitar: • Seleccionar numero de traspaso dar [Enter] para ingresar una nuevo • Bodega de origen y de destino • Glosa del movimiento • En la grilla digitar los códigos y las cantidades de existencia que está registrando y

dar grabar línea para cada uno de ellos. Aquí el sistema verifica si existe suficiente existencia para sacar la cantidad del o de los productos seleccionados.

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• Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla para ingresar el documento en su totalidad

Si desea revisar un documento ingresado sólo debe digitar su número y dar [Enter]. El formulario de traspasos es como se muestra en la imagen siguiente: Si bien el traspaso no involucra cambios en la existencia de la empresa, si importa un cambio en la distribución de los inventarios por bodega, de ahí que se verifique si la bodega de dispone de existencia necesaria para servir a la bodega de destino en las cantidades seleccionadas

8.4. Inventario Real

En esta ventana podrá ingresar la toma de inventario y dejarla registrada en el sistema para después analizar las diferencias. Modo de operación: • Seleccionar un número de folio, bodega y ubicación. Digitar una fecha y glosa para

el movimiento. • Oprimir el botón cargar, el que llevará a pantalla la existencia actual de acuerdo al

sistema. • En la grilla digitar cantidades de existencia reales de acuerdo a la toma de inventario

realizada. Una vez finalizado este proceso oprimir Grabar en la parte superior de la pantalla para ingresar el documento en su totalidad

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9 . L i s t a d o s

9.1. Listado de Documentos

Emite un informe en la impresora de documentos por estado (inicializados, emitidos, nulos o todos) para un rango de fechas, vendedor, y ordenados de acuerdo a criterio a seleccionar.

9.2. Listado de Movimientos

Emite un informe en la impresora de movimientos (código a código) de documentos por estado (inicializados, emitidos, nulos o todos) para un rango de fechas, vendedor, y ordenados de acuerdo a criterio a seleccionar.

9.3. Ventas Netas

9.3.1. Por Productos

Emite un informe en la impresora tanto detallado como resumido, de documentos por producto para un rango de fechas. El sistema ordena por producto y luego por cliente.

9.3.2. Por Clientes

Emite un informe en la impresora tanto detallado como resumido, de documentos por cliente para un rango de fechas. El sistema ordena por cliente y luego por producto

9.4. Libro de Ventas

Emite un informe en la impresora que entrega como resultado el libro de venta en un rango de fechas.

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9.5. Costo de Ventas

Emite un informe en la impresora que entrega como resultado el costo de venta detallado por cada uno de los documentos de venta emitidos y los códigos de existencia incluidos en estos.

9.6. Existencias

9.6.1. Inventarios

Emite un informe en la impresora del inventario, tanto físico como valorizado, por bodega o para la empresa en su totalidad (bodega 000)

9.6.2. Tarjeta de Existencias

Emite un informe en la impresora de la tarjeta de existencias de un código específico, tanto físico como valorizado (para la bodega 000), por bodega o para la empresa en su totalidad (bodega 000)

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1 0 . C o n s u l t a s

10.1. Consulta de Documentos

Emite un informe documentos por estado (inicializados, emitidos, nulos o todos) para un rango de fechas, vendedor, y ordenados de acuerdo a criterio a seleccionar.

10.2. Consulta de Movimientos

Emite un informe de movimientos (código a código) de documentos por estado (inicializados, emitidos, nulos o todos) para un rango de fechas, vendedor, y ordenados de acuerdo a criterio a seleccionar.

10.3. Ventas Netas

10.3.1. Resumen por Vendedor

Emite un informe resumen de documentos por vendedor y rango de fechas.

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10.3.2. Por Productos

Emite un informe tanto detallado como resumido de documentos por producto para un rango de fechas. El sistema ordena por producto y luego por cliente.

10.3.3. Por Clientes

Emite un informe tanto detallado como resumido de documentos por cliente para un rango de fechas. El sistema ordena por cliente y luego por producto

10.4. Comisiones

Esta opción entrega un detalle de comisiones calculadas por medio del porcentaje asignado al vendedor y el porcentaje asignado a la factura especifica calculado una vez

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que dicha factura se haya cancelado un 100%. La información de cancelación el sistema la extrae del sistema contable.

10.5. Costo de Ventas

Consulta que entrega como resultado el costo de venta detallado por cada uno de los documentos de venta emitidos y los códigos de existencia incluidos en estos.

10.6. Proyecciones de Venta

10.6.1. Por Cliente

Consulta acumulada de las proyecciones de venta, ordenadas por cliente.

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10.6.2. Por Producto

Consulta acumulada de las proyecciones de venta, ordenadas por producto.

10.7. Existencias

10.7.1. Inventarios

Entrega en pantalla el inventario, tanto físico como valorizado, por bodega o para la empresa en su totalidad (bodega 000)

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10.7.2. Tarjeta de Existencias

Entrega en pantalla la tarjeta de existencias de un código específico, tanto físico como valorizado (para la bodega 000), por bodega o para la empresa en su totalidad (bodega 000)

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1 1 . U t i l i t a r i o s

11.1. Cascada

Despliega las ventanas cargadas del sistema en forma de cascada.

11.2. Mosaico

Despliega las ventanas cargadas del sistema en forma de mosaico.

11.3. Impresión Windows

El sistema posee dos modalidades de impresión. Si esta opción del menú está seleccionada, todas las impresiones del sistema tendrán como formato de salida la tipografía Times New Roman y dirigirán la impresión hacia la impresora predeterminada de Windows. Si esta opción no está seleccionada, la salida se realizará directamente hacia el puerto LPT1 para impresoras matriz de punto con impresión formato DOS. El sistema intenta hacer análogos ambos tipos de informes ajustando la tipografía de tal manera que las tabulaciones sean similares.

11.4. Seguridad

Con esta opción del sistema usted puede definir los usuarios y los accesos que tendrá en el sistema. Cada usuario se le podrá asignar un nivel:1 – acceso completo; 2 – se le prohíbe las opciones de anular, 3 – no tiene acceso a eliminar; 4 – sólo mirar. Adicionalmente se relacionará a cada usuario definido la estructura de menú del sistema (en el TAB privilegios). Para bloquear una opción a un usuario sólo tendrá que dar doble clic sobre la opción hasta

que delante de ésta aparezca la palabra Oculto; si desea cambiar esto de nuevamente doble clic sobre esa opción hasta que aparezca la palabra Visible. Para acceder a un usuario determinado debe primero seleccionar el sistema donde se va a restringir y al hacer doble clic aparecerán los usuarios permitidos en el sistema.

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11.5. Re cálculo

Se usa para verificar y rectificar las cantidades de existencia de tal manera de mantener la congruencia entre los movimientos y los saldos, así como también para re calcular los costos unitarios de cada uno de los movimientos. Como función adicional también se liberarán los folios que hayan sido bloqueados por cualquier motivo.

11.6. Procesos

11.6.1. Maneja Folios

En este formulario usted podrá tanto bloquear como liberar folios para los tipos de documentos mostrados en el panel de la derecha. Un folio se bloquea ya sea cuando el bloqueado por el administrador del sistema para impedir su uso, como cuando un usuario está trabajando y por algún motivo (corte de luz, caída del PC o del sistema) el sistema deja de funcionar anómalamente

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11.6.2. Crea Folios

En este formulario usted podrá tanto crear, anular y borrar folios para los tipos de documentos mostrados en el panel de la izquierda. Para que un documento quede grabado, debe estar su respectivo folio creado.

11.6.3. Cambio de Usuario

Opción de menú para el cambio de usuario. En todos los movimientos se va registrando el RUT del usuario que lo realizó; si cambia de usuario el sistema grabará ahora el RUT del nuevo usuario.

11.6.4. Autorización Temporal

Idéntica a la opción anterior, pero válida sólo para efectuar una grabación y luego volver al usuario anterior.

11.7. Sistemas

Con esta opción usted podrá cambiarse de sistema de acuerdo a su selección. Los sistemas disponibles al momento de la edición de este manual son: Abastecimiento, Contabilidad, Facturación, Producción, Remuneraciones.

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11.8. Servidor Remoto

Permite conectarse a otros servidores que tienen instalado el sistema.

11.9. Acerca de

Opción que le reportará información de la propiedad intelectual del sistema.

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