1. Programas de Auditoría (NAGU. 2.30)

2. Enfoque NIC-SP 12 Existencias

3. Programa de Auditoría a las Existencias

Programa de Auditoría de Existencias bajo el enfoque NIC-SP 12 Existencias

1X-

Sistema Nacional de Control y Auditoría

Gubernamental

Sistema Nacional de Área

X

Autor : C.P.C Juan Francisco Alvarez Illanes (*)

Título : Programa de Auditoría de Existencias bajo el enfoque NIC-SP 12 Existencias

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 10 - Agosto 2009

Ficha Técnica

S u m a r i o

* Asesor y consultor de Gobiernos Regionales y Locales. Asesor y Sociedades de Auditoría Externa, Conferencista a Nivel

Nacional.

Info

rme

Espe

cial

1. Programas de Auditoría (NAGU. 2.30)

Para cada exámen especial se debe preparar programas especí� cos que incluyan objeti-vos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación; así como el personal encargado de su desarrollo.

Su � exibilidad debe permitir modi� cacio-nes, mejoras y ajustes que a juicio del audi-tor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de exámen.Los programas de auditoría guían las accio-nes del auditor y sirven como elemento que

consolida el control de la labor realizada. Permiten también la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, cautelando que la conse-cución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos. En conclu-sión el programa de auditoría debe ser lo su� cientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.

2. Enfoque NIC-SP 12 Existencias

a) Medición de Existencias Los inventarios deberán medirse al

costo1 o al valor neto realizable el que resulte menor, excepto cuando se reci-ban como donaciones o transferencias en bienes, cuyo costo se medirá a valor razonable (p.15 y 16 NIC-SP 12).Por otro lado, el párrafo 17 de la NIC-SP 12 señala que, Las existencias deberán medirse al menor valor entre el costo de adquisición y el costo corriente de reposición cuando se mantengan para:a) Distribuir sin contraprestación a cam-

bio (distribución gratuita), o por una contraprestación insigni� cante; o

b) Consumirlos en el proceso de producción de bienes y servicios que van a ser distribuidos sin con-traprestación a cambio, o por una contraprestación insigni� cante.

1 El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros gastos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actua-les, entendiendo como costo de adquisición aquel que comprende el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables por la entidad de las autori-dades � scales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales y suministros. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán al determinar el costo de adquisición. (18 y.19.NIC-SP 12).

Costo de los inventarios Los párrafos 24 y 27 de la NIC-SP 12

señalan que: se incluirán otros costos, en el importe de los inventarios, siem-pre que se hubieran incurrido en ellos, para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo una entidad puede adquirir existencias con � nanciamiento pagando intereses por el periodo de pago aplazado, el importe pagado por intereses, se reconocerá como gasto a lo largo del periodo de � nanciamiento, salvo de que se trate de activos calificados (Compra con � nanciamiento cuando las existencias aún no se pueden disponer o su fecha de ingreso a almacén va a demorar un tiempo necesario que cubra el periodo de � nanciamiento los mismos que están señalados por el p. de la NIC-SP 5) (p.27 NIC-SP 12).

b) ¿Que métodos de valoración de inventarios se debe utilizar?

El método preferente de valoración de inventarios es el de primeros en entrar, primeros en salir.

PEPS o FIFO y como alternativa se utilizará el método de costo prome-dio ponderado. Por tanto, la entidad utilizará el mismo método, en forma consistente, para todos los inventa-rios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, por ejemplo para materiales de construcción en la ejecución de obras públicas, puede estar justi� cada la utilización de fórmu-las de costo también diferentes. (p 35. NIC-SP 12).

De lo manifestado anteriormente pode-mos señalar que los párrafos 32 y 33 de la Nic-sp 12, indican que el método de valoración o costeo de las existencias que no son habitualmente intercam-biables (ingreso y consumo), entre sí,

Actualidad Gubernamental N° 10 - Agosto 2009

Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser apli-cados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y su� cientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos y Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. Por lo tanto el auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los proce-dimientos a aplicar.

así como de los bienes y servicios pro-ducidos y segregados para proyectos especí� cos, se determinará a través de la identi� cación especí� ca de sus costos individuales lo que signi� ca que cada tipo de costeo concreto se aplica a cada proyecto u obra especí� cos, siendo éste, el tratamiento adecuado para éste tipo de proyectos .

c) ¿Cuáles son las existencias bajo el ámbito de la NIC-SP 12?

1301 Bienes y Suministros de Funciona-miento

1302 Bienes para la Venta-Mercaderías1303 Bienes de Asistencia Social1304 Materias Primas1305 Materiales. Auxiliares, Suministros y

Repuestos1306 Envases y Embalajes1307 Productos en proceso1308 Productos terminados1309 Bienes en tránsito

d) Valor Realizable Neto y deterioro de valor

El costo de las existencias, puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén dañados, si se han convertido parcial o totalmente en obsoletos, o si sus precios de mercado han caído. La práctica de rebajar el saldo de los inventarios, por debajo del costo hasta igualar al valor neto realizable, es coherente con el punto de vista según el cual dichos activos no deben registrarse por encima de los beneficios económicos futuros o servicios potenciales económicos esperados a realizar con su venta, intercambio, distribución o uso por lo tanto, La rebaja en los inventarios hasta alcanzar el valor realizable neto, se suele calcular para cada tipo de bien. En algunas circunstancias, sin embargo, puede resultar apropiado agrupar bienes similares o relaciona-dos. Este puede ser, el caso de bienes en inventario que tienen propósitos o usos finales similares y no pueden ser, por razones prácticas, evaluados separadamente de otros productos de la misma línea. En consecuencia no es apropiado realizar rebajas a cada existencia deteriorada o desvalorizada, basada en clasificaciones de inventa-rios, si no por el contrario estimar el deterioro y llevar a pérdidas. (p 38 y 39 NIC-SP 12).

Veamos el ejemplo:

Cemento adquirido para una construcción, por exposición a los efectos de la naturaleza (lluvia), se malogro el cemento.¿Determinar el Valor neto realizable y el deterioro de un Valor?

Informe EspecialInforme EspecialX

2X Actualidad Gubernamental N° 10 - Agosto 2009

I. Objetivos Generales• Verificar la consistencia de las existencias,

evaluando la documentación sustentatoria, así como el adecuado registro de sus operaciones y presentación en los EE.FF.

• Verifi car si los importes señalados en los EE.FF. corresponden a la existencia, control y propiedad de la entidad.

II. Objetivos especí� cos de la auditoría a las existencias

a. Generales• Verifi car que los saldos mostrados en el Ba-

lance General existen o han existido y están bajo el control o propiedad de la entidad.

• Verificar que los saldos de las existencias representan bienes que se esperan consu-mir o vender dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad.

• Comprobar que el importe de las salidas son uniformes con los costos reales o de adqui-sición (Metodo PEPS).

• Constatar el establecimiento de medidas de seguridad y si los controles proporcionan satisfacción de auditoría principalmente a los aspectos relacionados con la seguridad de los bienes y la restricción de acceso físico a las áreas de almacenes, la debida aprobación de todos los documentos que respaldan la ad-quisición, recepción y despacho de bienes.

b. Especí� cos• Verifi car si las existencias se controlan me-

diante registros adecuados.• Verifi car si existen procedimientos que con-

� rmen la existencia física.• Examinar si las existencias se encuentran

valoradas de manera adecuada.• Verifi car si el ciclo de almacén (entrada, stock y

salida) funciona y actúa según los procedimien-tos de� nidos y conserva la unidad de almacén.

• Verificar si las existencias se encuentran identi� cadas, protegidas y custodiadas.

• Verifi car la segregación apropiada de funcio-nes en el área de almacén.

• Comprobar las mercaderías, materia prima y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros (otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad).

• Comprobar si las existencias están debida-mente registradas y valuadas de conformidad con los métodos establecidos por la NIC-SP12 «Existencias» aprobado por Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad N.° 029-2002-EF/93.01.

• Comprobar que la totalidad de las existencias existen físicamente y son de propiedad de la entidad.

• Verifi car que las existencias están valoradas a su costo de adquisición o mercado, el más bajo, de acuerdo con métodos de valoración generalmente aceptados.

• Comprobar si existe estimaciones para desva-lorizaciones de existencias para la cobertura de períodos de valor de las mismas (ítems dañados u obsoletos).

• Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si éstas están centralizadas en el Plan Anual de Contrataciones.

• Verifi que como se desarrolla el ciclo completo de compras, internamiento, distribución y custodia.

III. Conocimiento de la Entidad• Prepare y actualice los fl ujogramas de abasteci-

mientos y control patrimonial para su compren-sión y su inclusión en el archivo permanente.

• Revise la información obtenida durante la etapa de plani� cación y revisión estratégica y obtenga extractos sobre aspectos que tengan relación con las existencias, especialmente las que se realizan a través de procesos de selección.

• Obtenga información de los acuerdos en los niveles de decisión, principalmente aquellos relacionados con las existencias o � uctuaciones más signi� cativas.

IV. Corte de Operaciones a) Realice el corte de operaciones de compras

e ingresos a almacén, así como la salida de bienes y requerimientos de bienes solicitados, obteniendo información a esa fecha y aplique las siguientes pruebas:• Comprobar que las partidas recibidas antes

del inventario físico � guran incluidas en las existencias ( Kardex e informes de control de existencias ), y que a su vez fueron registradas antes de la mencionada fecha.

• Seleccionar algunas partidas recibidas con posterioridad al inventario físico o a la fecha del exámen y determinar que los bienes se dieron como ingresados al almacén después de la fecha del corte.

b) Realice el Corte de operaciones y de documen-tos, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario físico o del exámen, mediante la realización de las siguientes pruebas:

• Comprobar que los documentos fuentes (O/C. P:C:S.,N:E.A, etc.) generados antes del inven-tario físico o del exámen , fueron registradas como ingresos y salidas, antes de la mencio-nada fecha, así como que fueron excluidas de las existencias.

• Obtener información sobre documentos generados con posterioridad al exámen y determinar que los ingresos y salida de bienes, se realizó después de dicho momento, así como que el registro a existencias se ha reali-zado también con posterioridad a esa fecha.

c) Revisar la secuencia correlativa del Kardex de existencias (ingresos y salidas) para veri� car la incorporación y segregación de los movimientos de existencias.

d) Seleccionar algunas facturas de compras así como de las órdenes de compra y/o Pedidos comprobantes de salida correspondientes, de importancia y magnitud, realizadas antes y después de la fecha del corte documentario o durante el exámen y determinar si su registro y control ha sido correcto.

V. Procedimientos de Auditoría a efectuara. Procedimientos mínimos

• Los procedimientos deberán incluir la verifi -cación física del inventario.

• Realizar pruebas de exactitud aritmética, valo-rización de existencias, revisión de existencias en tránsito, veri� cación de su contabilidad y revisión del corte de operaciones.

• El objeto fundamental de la verifi cación del inventario físico es satisfacer uno de los proce-dimientos seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a � n de determinar la totalidad de las existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribución y uso.

• El auditor deberá asegurarse de que las existencias estén valoradas de acuerdo al valor de adquisición o de mercado, el más bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en ejercicio anteriores, de no ser así, se deberá revelar en el informe de auditoría cuanti� cando el efecto del cambio de criterio.

3. Programa de Auditoría a las Existencias

Solución

Escenario 1

Cemento adquirido para una obra 10,000(-) Estimación de la desvalorización (4.000)_____Importe o valor en libros 6,000====

Escenario 2

Cotizac.de cemento malogrado 4000Gastos incurridos para su venta (100)_____Valor neto realizable 3,900====

Sistema Nacional de Control y Auditoría Gubernamental X

3X

• Respecto a las existencias en tránsito, se de-berá veri� car, si existen al cierre del ejercicio, bienes en transito haciendo un seguimiento a su recepción posterior, así como su docu-mentación sustentatoria.

• Se verifi cará también que la contabilización se encuentre adecuadamente registrada habiéndose ajustado las diferencias puestas de mani� esto durante la veri� cación de la valorización.

• Se deberá conciliar por muestreo las can-tidades despachadas con las cantidades solicitadas, así como las cantidades adqui-ridas, a � n de constatar la integridad de las transacciones, como comprobar la unidad de almacén.

• Se comprobará los cortes de inventario de ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al � nal del ejercicio a � n de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que no hayan recogido sus pedidos o viceversa.

• Analizar el método de valuación de existen-cias.

b. Procedimientos aplicados • Describa los siguientes aspectos del sistema

de contabilidad: - Cómo se inician las transacciones. - Los registros contables, documentos de

soporte, y cuentas especí� cas involucra-das; y

- El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general.

• Verifi car las de material dañado. • Seleccione algunas salidas de bienes partien-

do de los registros de los mayores auxiliares, asegurándose que coincidan con las cantida-des en unidades y precios con los pedidos y comprobantes de pago, así como de registro de salida en el kardex físico.

• Analice la composición de las existencias. - Rotación de existencias - Anticuamiento - Tipo de insumo

c. Procedimientos alternativos• Compruebe si se cuenta con políticas de

adquisición y distribución, y si se basan en programaciones adecuadas, las mismas que deben estar incluidas en el plan anual de contrataciones.

• Verifi que si cuentan con un plan anual de contrataciones y la frecuencia con que es modi� cado.

• Verifi que que las adquisiciones de bienes estén registradas adecuadamente y com-pruebe que los procedimientos y docu-mentos utilizados para el ingreso, recepción y despacho son adecuados.

• Verifi que la existencia de los bienes en alma-cén y contraste con lo señalado en los EE.FF. y registros auxiliares (Mayor auxiliar, kardex físico, control visible, información emitida a la fecha, etc.).

• Compare el precio de algunos bienes con facturas de proveedores y cotizaciones de proveedores varios.

• Compruebe la precisión matemática de los inventarios y contraste con lo registrado en los kárdex físico, órdenes de compra, pedido, comprobante de salida.

• Revise los registros de inventarios perpetuos (kárdex físico, control visible de almacén) y compare con los resultados del inventario físico.

• Haga un corte de ingresos y salidas de almacén examinando los registros de in-greso y salida de bienes y cerciórese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme con la exactitud del pedido comprobante de salida.

• Compare precios de inventarios con precios de mercado y veri� que el valor registrado.

• Revise la cobertura de seguros y la protección física de inventarios.

• Verifi que si los pedidos de materiales se so-licitan en base a una programación prevista

y si éstas se efectúan a través de solicitudes de materiales o requisiciones.

• Compruebe las autorizaciones de las soli-citudes de materiales y contraste con los pedidos atendidos veri� cando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y veri� que previamente el uso y destino que se le da.

• Compruebe si existen adquisiciones o se efec-túan compra de existencias con recursos no considerados en el presupuesto institucional.

• Verifique el control establecido para los ingresos de materiales tanto de compras, do-naciones, transferencias y otras modalidades de adquisición y qué documentos y registro utiliza.

• Verifi que el control establecido para las sali-das de almacén, tanto como para solicitudes, pedidos o requisiciones de las distintas uni-dades orgánicas y que documentos y registro utiliza.

• Compruebe el movimiento de existencias, es-pecialmente los materiales de construcción u otras existencias que por su operatividad no ingresan al almacén central y son deposi-tados en otros almacenes (almacén de obra) y veri� que que la copia de la recepción y conformidad del pedido sea recepcionado por el personal responsable.

• Verifique si existen registros auxiliares de inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y si se controlan indistintamente, tanto en almacén como en contabilidad.

• Verifique la organización del almacén, si las existencias mantienen un orden y están acomodadas en forma ordenada para facilitar su manipulación, recuento y localización.

• Compruebe si existen reportes o información sobre existencias obsoletas, deterioradas o de poco movimiento y estado de conservación

tes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado.

• Inspeccione las existencias almacenadas y exa-mine su distribución, custodia y control.

• Solicite el listado de las existencias obsoletas y de poco movimiento y contraste son la estimación para desvalor en la cuenta de mayor provisión para cuentas de cobranza dudosa.

• Compruebe la existencia de controles estable-cidos y veri� que la e� cacia de los mismos a � n de determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturación y la distribución.

• Para determinados meses, verifi car la evidencia del control comprobando la correlatividad nu-mérica de los documentos fuente. Así como la comprobación de la aprobación respectiva con el movimiento de existencias.

• Comprobar por muestreo, la emisión de pedidos comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente: - Su correlatividad. - Sello y � rma de recepción conforme.- Comprobación matemática de cantidades y

valores. - Su inclusión en las notas de contabilidad

(voucher, salida de bienes), así como en el balance de comprobación.

IX. Pruebas detalladas de transacciones de saldos

• Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a � n de familiarizarse con éste. Revisar los asientos en las cuentas de mayor general de existencias y estimación para desvalorización de existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias física.

• Revise los estados fi nancieros y compare los esta-dos con los que se encuentran registrados en los libros auxiliares, a � n de veri� car la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento, merca-derías, materias primas, auxiliares y reproducción.

• Obtener el listado de existencias físicas y verifi car su exactitud matemática, inspeccionar.

X. Identi� car los factores de riesgo de control • La seguridad física de las existencias es inadecua-

da. • No existen procedimientos para la toma de

inventarios y si los hay son inadecuados.• No se realizan oportunamente las conciliaciones

de los recuentos físicos con los registros auxilia-res.

• Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales no aparecen registrados en los registros de contabilidad.

• Los registros permanentes de existencias (kár-dex, control visible de almacén) se encuentran atrasados y su información es inadecuada.

• Existe una acumulación de transacciones atra-sados especialmente en lo que se re� ere a los pedidos de comprobantes de salida.

Actualidad Gubernamental N° 10 - Agosto 2009

VI. Documentos fuentes a exigir• Archivos de órdenes de compras.• Archivo de notas de entrada de almacén. • Archivo de pedidos comprobantes de salida. • Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos

de cotizaciones. (File procesos de selección)• Archivo de correspondencia recibida y permitida. • Archivo de licitaciones y otros Procesos de selec-

ción. • Tarjetas de control kárdex. • Auxiliares, análisis de cuentas, ingresos y salidas

de bienes. • Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de

bienes (notas de contabilidad).• Libro de actas del comité permanente de adju-

dicaciones, comité especial, etc. • Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida

de bienes. • Informes evacuados.

VII. Procedimientos analíticos • Realizar pruebas globales de comprobación entre

las adquisiciones (órdenes de compra emitidas) y la ejecución del presupuesto realizada durante un período determinado.

• Efectuar análisis de las notas de contabilidad (in-greso, salida de bienes) a efectos de comprobar la cuanti� cación y valoración de las órdenes de compra, notas de entrada y pedidos comproban-te de salida.

VIII. Pruebas de cumplimiento de controles • Verifi que la utilización de documentos de requisi-

ción o pedidos justi� cados de solicitud de bienes por áreas de responsabilidad y compruebe la salida de éstos bienes con la emisión de los pedidos comprobantes de salida.

• Revise y haga un seguimiento de la rotación de existencias y variación de precios en los ítems que se adquieren con frecuencia.

• Verifi que si las existencias que son sometidas a recuentos físicos periódicos y los ajustes resultan-

XI. Evaluación del control interno La evaluación del ambiente de control interno es un

aspecto que tiene relación directa con el enfoque de auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil. El enfoque sustantivo resultará más apropiado, especialmente en lo que se re� ere a la veri� cación del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas con la veracidad e integridad.

La revisión, estudio y evaluación del control interno de esta área deberá dirigirse a los siguientes aspectos: • Segregación adecuada de las funciones de

autorización, adquisición, almacenaje, registro, custodia y distribución de existencias.

• Establecimiento de adecuados controles me-diante registros de todos los ingresos y salidas de bienes.

• Inspección periódica y sorpresiva de los inventa-rios, comparándolos con los registros auxiliares, kárdex, control visible de almacén y saldos de cuentas de mayor.

Informe EspecialInforme EspecialX

4X Actualidad Gubernamental N° 10 - Agosto 2009

• Verifi cación periódica de los inventarios para determinar posibles ítems dañados, obsoletos o de lento movimiento.

• Estudio de la protección física que se le otorga a las existencias. Procedimientos de evaluación de control interno.

1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido.

2. Veri� car el establecimiento de controles básicos de las existencias. a. Inventarios físicos.b. Instrucciones para los inventarios. c. Supervisión adecuada. d. Identifi cación y ordenamiento de stock. e. Establecimiento de sistemas de recuento

físico. f. Establecimiento de control de inventarios. g. Identificación de existencias en poder de

terceros. h. Identi� cación de existencias obsoletas, dete-

rioradas o de lento movimiento. i. Comparación de los registros de existencias/

contabilidad.

XII . Evaluación del riesgo de control • Ante la posibilidad que los ítems del rubro exis-

tencias no se hayan registrado en su totalidad o incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad.

• Los rubros que conforman las existencias son los ÍTEMS del activo corriente más difícil de controlar.

• El control para establecer los saldos, de las exis-tencias son inadecuados.

• El uso de inventarios periódicos y otros pro-cedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de existencia.

• Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimien-tos de control relacionados con las compras, su-pervisión de niveles de las partidas de existencias y su revisión periódica.

• Verifi car la adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas relacionadas con las existencias.

• Las transacciones signifi cativas a menudo repre-sentan áreas de mayor riesgo.

• Examinar detenidamente cuando los precios de las existencias � uctúan signi� cativamente en comparación con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloración de precios al dar la salida correspondiente.

• La seguridad física de las existencias es inadecua-da.

a. Criterios para identificar el riesgo de control alto - Los ítems de existencias no se encuentran

protegidos adecuadamente. - Los procedimientos para el conteo de inven-

tario físico son inadecuados.- Los registros auxiliares no se concilian con el

mayor general o existen partidas signi� cativas pendientes de conciliación.

- Falta de procedimiento de corte de� nidos o supervisión por parte de la administración.

- Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kardex físico. control visible de almacén, etc.).

- Ausencia de procedimientos para identi� car las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas, o que no se llevan a cabo.

- El inventario físico está sobrevalorado para ocultar faltantes de existencias.

b. Identi� car los factores de riesgo de control - La seguridad física de las existencias es

inadecuada. - No se realizan oportunamente las conciliacio-

nes de los resultados de los inventarios físicos con los kárdex de control de inventarios.

- Corno consecuencia de los inventarios físicos, se requieren ajustes signi� cativos, se han identi� cado montos signi� cativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general.

- Los registros permanentes de las existencias no son con� ables.

- Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularización y � rma de recepción poste-rior.

- Existen transacciones acumuladas no conta-bilizadas.

XIII. Procedimientos especí� cos asociados a la NIC-SP-12

1. Reconocimiento Las existencias, se reconocerán, cuando de su

Adquisición y distribución pueda generar be-ne� cios en forma de desarrollo de actividades que apoyén al desempeño de funciones y com-petencias y además, los inventariosse puedan medir con� abilidad exista un control sobre ellos y tenga un costo (p. 83M.C)

2. Valuación• Se toma como base el costo de adquisición

o mercado, el más bajo. • Las diferencias de cambio por compra de

existencia originada por pasivos en moneda extranjera plenamente identi� cadas (saldos en almacén) deberán ser asumidas como gastos de acuerdo con el p. 15 NIC - 5 p. 12 - Existencias Inicialmente el costo de Adquisi-ción incluye, todos los gastos desembolsados, hasta si ingreso a almacen y esten listos para ser atendidos.

• La valuación del movimiento de las existen-cias se efectuará siguiendo el método «PEPS», primera en entrar, primera en salir.

• En cuanto a la estimación para desvalori-zación de existencias, se efectuarán con el � n de cubrir pérdidas del valor original de adquisición.

• El precio de compra incluye, además del precio neto facturado por el proveedor, los � etes, seguros, gastos, derechos de importa-ción y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de funcionamiento al almacén de la entidad.

• El precio de adquisición comprenderá tam-bién el impuesto que grava la adquisición de las existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisición cuando éste no sea recupera-ble directamente (caso de mercaderías para la venta referida al crédito � scal).

3. Principios de contabilidad a veri� car Aseveraciones Contables Veri� car el saldo de las adquisiciones de existen-

cias y control interno correspondiente. Existencia Si se tiene para el consumo, así como para su

aplicación en obras públicas. Veracidad Comprobar si las existencias han sido utilizadas,

tanto en los proyectos de inversión (obras públicas), así como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad.

Integridad Verificar que las existencias se encuentran

adecuada e íntegramente contabilizadas y acumuladas en sus registros correspondientes, así como sus ajustes han sido efectuados apro-piadamente.

Valuación y exposición Examinar que las existencias se encuentran va-

luadas a su costo de adquisición, asimismo que hayan sido adecuadamente resumidos, clasi� ca-dos y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión.

XIV. Seguimiento de Operaciones1. Revisar los aspectos más importantes del cuestio-

nario de control interno y seleccione los puntos críticos.

2. Haga seguimiento a los puntos críticos, selec-cione una transacción de cada tipo y veri� que su movimiento a través del sistema desde que ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya.

3. Necesidad o requerimiento de bienes.4. Compra o adquisición (directa, selectiva o pro-

ceso licitario). 5. Solicitud o pedido.

6. Despacho de bienes de consumo. 7. Consumo o utilización. 8. Discuta con el funcionario responsable del

proceso de operación sobre los puntos en con� icto o no concordantes con lo registrado o informado.

9. Observar despachos, recepción y almacenaje y comentarios.

XV. Pruebas del Sistema de Flujo de Operaciones de Almacen

1. Con relación a los saldos de existencias del almacén registradas como consumo, veri� car de manera selectiva lo siguiente:a. El requerimiento con la respectiva autoriza-

ción. b. La PECOSA con la evidencia de su recepción

para su consumo. c. El adecuado costeo de las salidas de alma-

cén. 2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros

montos no usuales.

XVI. Determinación de Exactitud Matemáticaa. Cruzar el total del inventario de suministros de

funcionamiento con el mayor general.b. Veri� car selectivamente el cálculo matemático

de las partidas de mayor valor y otras de menor valor.

XVII. Determinación de la Razonabilidad de la Valuación

a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros adecuados.

b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del kárdex.

c. De ser más e� caz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o catálogos.

d. Indagar base, método de determinación y con-sistencia de la valuación de inventarios.

e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea más bajo.

XVIII. Muestreo por ObsolescenciaObtener o revisar lo siguiente: a. Kárdex valorizado para ver grado de movimiento

de las partidas.b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movi-

miento. c. El importe de la obsolescencia.

XIX. Inventario tomado en una fecha diferente que la de Fin de Año

a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de com-pras y ventas al � n de año (ver los procedimientos de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina).

b. Comparar el margen bruto para los siguientes períodos:1. Primer día del año hasta la fecha del inven-

tario físico.2. Fecha de inventario físico hasta � n de año.

c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el � n de año anotar y hacer seguimiento de operaciones no usuales.

d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuación del municipio.

XX. Conclusiones1. Aclarar todas las observaciones encontradas

en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusión de las observaciones.

2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los fun-cionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.

3. Evaluar los descargos recibidos a fin de de-terminar las observaciones de� nitivas que se presentan en el informe largo.

4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las reco-mendaciones del caso.