Sistema de Facturación Electrónica de Colombia

Tópicos• Introducción a la Facturación 

Electrónica;• Resumen del Modelo actual de 

Colombia;• Descripción del nuevo Modelo 

propuesto;• Marco regulatorio;• Beneficios para las empresas, el 

país y la DIAN;• Comparación de los Modelos 

exitosos en Latinoamérica;

• Flujos de operación propuestos;• Descripción de la solución para 

Pymes;• Certificados Digitales;• Esquema técnico de los 

documentos;• Integración con los sistemas de la 

DIAN;• Plataforma Tecnológica;• Estrategia general del Proyecto;• Entregables;• Cronograma general del Proyecto.

IntroducciónLa Facturación Electrónica se ha convertido en un proyecto clave dentro de la estrategia de Gobiernos Digitales de varios países de Latinoamérica, siendo Chile, Brasil y México los países que cuentan con los modelos más maduros, los cuales se han venido desarrollando desde el año 2003 y han sido objeto de estudio recientemente por parte de la DIAN, ya que engloban las mejores prácticas en este tipo de proyectos.En estos países también se han cometido errores en la implementación de la facturación electrónica y estas experiencias están disponibles para ser aprovechadas por la DIAN con vistas a una rápida y exitosa implementaciónde su nuevo modelo.Un modelo de Facturación Electrónica óptimo debe permitir un mejor control tributario por parte de DIAN, pero también debe ser capaz de proponer beneficios sustanciales para las empresas, de manera que éstas se incentiven a adoptarlo. La DIAN ha entendido su importante papel en este proceso y es así que ha decidido modificar la reglamentación existente actualmente, introduciéndole una serie de mejoras enfocadas a facilitar la masificación de la Facturación Electrónica.

Mapa mundial de la Facturación Electrónica

Modelo actual de ColombiaEl modelo de Facturación Electrónica que actualmente rige en Colombia tiene algunas características que impiden su rápida masificación, además de no facilitar el control por parte de la DIAN:•No existe un formato estándar definido para los documentos electrónicos, lo cual dificulta el intercambio de éstos por parte de las empresas, ya que pueden recibirse documentos en múltiples formatos.•No existe un mecanismo estándar que permita garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos.•La DIAN no cuenta con una plataforma central para validar los documentos electrónicos emitidos, lo que genera una gran dificultad para los receptores, quienes no tienen como validar la legitimidad tributaria de los documentos recibidos.•No existe ningún mecanismo que permita comprobar tecnológicamente la validez de la representación gráfica impresa de los documentos.

Descripción general del nuevo modelo propuesto

El nuevo modelo propuesto – Sistema de Facturación Electrónica (SIFEL) – cuenta con las siguientes características:•Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) tienen un formato estándar, el cual facilita el intercambio de documentos entre todos los actores, tales como: Emisores, Receptores, Bancos, DIAN, etc.•Los DTE son firmados electrónicamentemediante los Certificados Digitales de los contribuyentes, con lo cual se les garantiza su integridad y autenticidad.•La representación gráfica de los  DTE tienen una definición específica, conteniendo un código de barras que permite garantizar su integridad y autenticidad.•La DIAN cuenta con una plataforma de facturación electrónica, la cual le permite controlar todo el proceso de enrolamiento de los contribuyentes, además de recibir y validar los DTE emitidos por éstos. Esta plataforma cuenta con web services que deben ser utilizados en forma segura por los contribuyentes, para enviar sus respectivos DTE y que también pueden ser utilizados para consultar la validez de los DTE enviados por sus proveedores.•Se establecen las notificaciones electrónicas que deben ser generadas por cada una de las partes durante el intercambio de DTE.

Marco Regulatorio• Los orígenes legales de factura electrónica y sucesivos cambios se remontan a la Ley 223 de 

1995 que modificó el artículo 616‐1 del Estatuto Tributario y dio origen al Decreto Reglamentario N°1094 de 1996, donde se definió factura o documento equivalente y se otorgó atribuciones al Gobierno Nacional con la facultad de reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta.

• Posteriormente la Ley 527 de 1999 contemplo, entre otros aspectos, lo relativo a documentos electrónicos, firmas digitales, entidades de certificación y Comercio Electrónico.

• Luego se siguió avanzando en incorporar novedades legales sobre la materia, llegando a promulgar la Ley 962 de 2005, en la cual se consigna el propósito de concretar en este instrumento el principio de neutralidad tecnológica y equivalencia funcional de los actos electrónicos, ampliando el ámbito de utilización de la factura electrónica. 

• Las bases de lo que actualmente opera como modelo de facturación electrónica, se encuentran en una serie de Decretos Reglamentarios y Resoluciones generadas por la DIAN, partiendo por el Decreto Reglamentario N°1929 de Mayo de 2007, el cual también expresamente deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996; Decreto 4510 de noviembre de 2007 y la Resolución No 14465 de noviembre de 2007 DIAN, que especifica los aspectos técnicos en detalle.

BENEFICIOS DEL PROYECTOSistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Beneficios de SIFEL para las empresas• Mejoramiento de los procesos de financiamiento, especialmente por parte de las PYMEs, a través 

de mecanismos como el Factoring Electrónico, disminuyendo el costo del Capital de Trabajo.• Legitimización de las PYMEs ante el mercado, principalmente ante los actores financieros, 

mejorando sus posibilidades de acceso al Crédito.• Reducción de los tiempos para la Devolución del IVA, debido al mayor control existente por parte 

de la DIAN.• Disminución de los controles en la cadena logística, debido a la utilización de Guías de Despacho 

con las mismas especificaciones que el resto de los documentos tributarios.• Reducción de los costos de emisión, envío y almacenamiento de facturas.• Disminución de los tiempos de tramitación de los documentos tributarios.• Aumento de la eficiencia en los procesos de recepción de facturas de proveedores, disminuyendo 

los errores de procesamiento y validación.• Mejoramiento de la relación con los socios de negocio (Clientes y Proveedores), a través del 

intercambio eficiente, seguro y estandarizado de documentos electrónicos.• Aumento de la transparencia y la trazabilidad de los procesos de comercio.• Facilitación del cumplimiento de las obligaciones tributarias, debido a la validación de las facturas 

y las operaciones contables por parte de la DIAN.

Beneficios de SIFEL para el País• Mejoramiento general en el sistema de administración tributaria del país.• Aumento exponencial del control en la logística, debido a la capacidad de rastreo 

instantáneo de las cargas transportadas, a través de los documentos electrónicos y sus opciones de verificación, inclusive geográfica.

• Fortalecimiento de la competitividad y la imagen país.• Integración nacional, regional y con sus socios comerciales.• Mejor manejo de riesgos y niveles de seguridad en la gestión tributaria y 

aduanera.• Aumento de la recaudación, evitando la elusión y evasión.• Mejor utilización de los beneficios que otorgan los Acuerdos de Libre Comercio.• Alineamiento de Colombia a estándares internacionales en lo relativo a 

administración tributaria y facilitación del comercio.• Beneficios ecológicos debido a la disminución del uso del papel, evitando la tala 

de millones de árboles.• Mayor bienestar de las personas, debido a una mayor productividad de la 

sociedad en su conjunto.

Beneficios de SIFEL para DIAN• Modernización del Estado con instituciones ágiles y eficientes.• Acceso oportuno (en línea) a la información de calidad para la 

toma de decisiones.• Fiscalización inteligente y coordinada.• Optimización de los recursos, tanto humanos como materiales.• Instrumento de apoyo para la gestión pública.• Interoperación con otras instituciones públicas.• Masificación del uso de Internet, a través de nuevos servicios para 

las empresas.• Mejorar el control de las operaciones tributarias y aduaneras.• Prevención de operaciones que faciliten el lavado de activos.

COMPARACIÓN DE LOS MODELOS EXITOSOS DE LATINOAMÉRICA

Sistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Comparación de los Modelos exitosos de Latinoamérica

• Chile:– Formato único estándar (XML) para todos los tipos de 

documentos (DTE);– Certificados Digitales para firmar electrónicamente los DTE;– Validación de los documentos (con un delay permitido) en la 

plataforma del Servicio de Impuestos Internos (SII), excepto las boletas electrónicas (tickets y servicios masivos);

– Representación gráfica impresa con código de barras bidimensional (PDF417).

– Libros de Compra y Venta Electrónicos mensualmente.– Notificaciones electrónicas de aprobación y/o rechazo de los 

documentos.– Registro de cesión de créditos controlado por el SII.– Solución gratuita para las PYME (web) provista por el SII.

Comparación de los Modelos exitosos de Latinoamérica

• Brasil:– Formato estándar de los documentos (XML) para las facturas mercantiles (NF‐e);

– Certificados Digitales para firmar electrónicamente las NF‐e;

– Formato NO estándar para las facturas de servicios y ventas al detalle (impuesto controlado por los municipios);

– Validación en‐línea de las NF‐e en las plataformas de las Secretarías de Fazenda Estaduales (SEFAZ);

– Representación gráfica impresa con código de barras lineal.

– Solución gratuita para las PYME (NO web) provista por la SEFAZ.

Comparación de los Modelos exitosos de Latinoamérica

• México:– Formato estándar (XML) para todos los tipos de documentos (CFD);– Coexisten actualmente dos modelos: 1) CFD – para empresas que 

adoptaron tempranamente la facturación electrónica, y 2) CFDI – para la masificación.

– Validación en‐línea de los CFDI a través de plataformas privadas provistas por terceros, con autorización y certificación del Servicio de Administración Tributaria (SAT);

– Certificados Digitales para firmar electrónicamente los CFD y CFDI, otorgados directamente por el SAT.

– Representación gráfica impresa con código bidimensional (QRCode), el cual permite una validación más efectiva de los documentos.

– Soluciones gratuitas para las PYME provistas por las empresas certificadoras privadas, como parte de la exigencia del SAT.

FLUJOS DE OPERACIÓN PROPUESTOS

Sistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Control de Acceso

El acceso a las funcionalidades de Facturación Electrónica será sólo a utilizando Certificados Digitales, pero los Receptores podrán consultar la validez de sus documentos recibidos sin necesidad de contar con Certificado.

El acceso a las funcionalidades de Facturación Electrónica será sólo a utilizando Certificados Digitales, pero los Receptores podrán consultar la validez de sus documentos recibidos sin necesidad de contar con Certificado.

Los Representantes Legales podrán definir los usuarios autorizados de sus empresas, a través de las funcionalidades ya existentes (RUT), para acceder a las funcionalidades de Facturación Electrónica.

Los Representantes Legales podrán definir los usuarios autorizados de sus empresas, a través de las funcionalidades ya existentes (RUT), para acceder a las funcionalidades de Facturación Electrónica.

Flujo de Emisión (Pymes)

Las pequeñas empresas contarán con una solución gratuita de facturación, la cual podrán utilizar a través de la Web.

Las pequeñas empresas contarán con una solución gratuita de facturación, la cual podrán utilizar a través de la Web.

Autorización de Folios

Las empresas grandes y medianas que utilicen soluciones de Facturación Electrónica de terceros, deberán provisionar los rangos de Folios para cada tipo de documento y sucursal, a través de la funcionalidad web que proveerá la DIAN.

Las empresas grandes y medianas que utilicen soluciones de Facturación Electrónica de terceros, deberán provisionar los rangos de Folios para cada tipo de documento y sucursal, a través de la funcionalidad web que proveerá la DIAN.

Las pequeñas empresas que utilicen la solución web de la DIAN, no tendrán que provisionar rangos de Folios, sino que será la misma solución la que lleve el control de los Folios utilizados.

Las pequeñas empresas que utilicen la solución web de la DIAN, no tendrán que provisionar rangos de Folios, sino que será la misma solución la que lleve el control de los Folios utilizados.

Flujo de Emisión (Grandes y Medianas)

Soluciones de Facturación Electrónica

El sistema de gestión de la empresa (ERP) se integra a la solución de Facturación Electrónica y emite los documentos en formato XML y firmados electrónicamente.

El sistema de gestión de la empresa (ERP) se integra a la solución de Facturación Electrónica y emite los documentos en formato XML y firmados electrónicamente.

Las facturas electrónicas se imprimen automáticamente y se realiza el despacho de las mercancías.

Las facturas electrónicas se imprimen automáticamente y se realiza el despacho de las mercancías.

Las facturas electrónicas se envían automáticamente a la plataforma de la DIAN para su validación, a través de los web services correspondientes.

Las facturas electrónicas se envían automáticamente a la plataforma de la DIAN para su validación, a través de los web services correspondientes.

El status de validación de las facturas electrónicas es recibido por la solución de Facturación Electrónica.

El status de validación de las facturas electrónicas es recibido por la solución de Facturación Electrónica.

Después de validadas ante la DIAN, las facturas electrónicas son enviadas automáticamente a los destinatarios, utilizando las direcciones Email provistas por éstos durante el proceso de enrolamiento ante la DIAN.

Después de validadas ante la DIAN, las facturas electrónicas son enviadas automáticamente a los destinatarios, utilizando las direcciones Email provistas por éstos durante el proceso de enrolamiento ante la DIAN.

Flujo de Recepción

Soluciones de Facturación Electrónica

Las empresas reciben las facturas electrónicas de sus proveedores y las validan automáticamente a través de sus soluciones de Facturación Electrónica, usando los web services de la DIAN correspondientes.

Las empresas reciben las facturas electrónicas de sus proveedores y las validan automáticamente a través de sus soluciones de Facturación Electrónica, usando los web services de la DIAN correspondientes.

Soluciones de Facturación Electrónica

Validación de Cesión de Créditos

El Emisor Electrónico solicita ceder una Factura Electrónica a una entidad de Factoring (Cesionario).

El Emisor Electrónico solicita ceder una Factura Electrónica a una entidad de Factoring (Cesionario).

La entidad de Factoring verifica a través de la plataforma SIFEL que dicho DTE no se haya cedido previamente.

La entidad de Factoring verifica a través de la plataforma SIFEL que dicho DTE no se haya cedido previamente.

Soluciones de Facturación Electrónica

Registro de Cesión de Créditos

El Emisor Electrónico recibe la confirmación para ceder una Factura Electrónica, de parte de una entidad de Factoring (Cesionario).

El Emisor Electrónico recibe la confirmación para ceder una Factura Electrónica, de parte de una entidad de Factoring (Cesionario).

El Emisor Electrónico registra la cesión de crédito en la plataforma de la DIAN.El Emisor Electrónico registra la cesión de crédito en la plataforma de la DIAN.

La cesión de crédito es notificada, tanto a la entidad de Factoring, así como al pagador de la factura.

La cesión de crédito es notificada, tanto a la entidad de Factoring, así como al pagador de la factura.

SOLUCIÓN PARA PYMESSistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Solución para PymesLa solución gratuita para Pymes permite el ingreso de todas las informaciones necesarias para generar los diferentes tipos de DTE establecidos por la reglamentación. Esta solución es completamente web y cuenta con funcionalidades que facilitan la operación de facturación de las Pymes, almacenando automáticamente las informaciones de los Clientes y Proveedores, así como de los productos.

La solución gratuita para Pymes permite el ingreso de todas las informaciones necesarias para generar los diferentes tipos de DTE establecidos por la reglamentación. Esta solución es completamente web y cuenta con funcionalidades que facilitan la operación de facturación de las Pymes, almacenando automáticamente las informaciones de los Clientes y Proveedores, así como de los productos.

Solución para Pymes

La solución también calcula los impuestos y permite ingresar otros tipos de informaciones adicionales, tales como: impuestos específicos, retenciones, referencias a otros tipos de documentos, etc.

La solución también calcula los impuestos y permite ingresar otros tipos de informaciones adicionales, tales como: impuestos específicos, retenciones, referencias a otros tipos de documentos, etc.

Solución para Pymes

La solución permite llevar un registro histórico de todos los TE emitidos y/o recibidos, los cuales pueden ser consultados usando diferentes criterios de búsqueda, distribuidos electrónicamente, impresos, etc.

La solución permite llevar un registro histórico de todos los TE emitidos y/o recibidos, los cuales pueden ser consultados usando diferentes criterios de búsqueda, distribuidos electrónicamente, impresos, etc.

CERTIFICADOS DIGITALESSistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Certificados Digitales• Recomendamos que se reutilice la infraestructura de generación y 

administración de Certificados Digitales (PKI) con que cuenta la DIAN, con el objetivo de aprovechar todas las inversiones ya realizadas en este sentido y las funcionalidades que ya se encuentran operativas, además de garantizar bajos costos de los certificados que son entregados a las pequeñas empresas.

• Sin embargo, dicha infraestructura deberá transformarse en una Autoridad Certificadora Abierta, para que los Certificados Digitales puedan ser utilizados no sólo en la relación entre la DIAN y los contribuyentes, sino también entre los contribuyentes Emisores y Receptores, principalmente en el proceso de confirmación de los documentos electrónicos.

• Deberán compatibilizarse los actuales sistemas de la DIAN, para que no sólo utilicen los Certificados Digitales que actualmente son generados, sino que también acepten los nuevos certificados y los que sean provistos por otras Autoridades Certificadoras también abiertas, pero privadas.

ESQUEMA TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS

Sistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Diagrama del esquema XML de los DTE

Diagrama del esquema XML de la Firma Digital del DTE

INTEGRACIÓN CON LOS SISTEMAS DE LA DIAN

Sistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Integración con back‐office de la DIAN (Muisca)

• El nuevo Sistema de Facturación Electrónica (SIFEL) deberá integrarse a los actuales sistemas de la DIAN, especialmente a Muisca, para poder extraer toda las informaciones necesaria y así poder realizar las correspondientes validaciones en el proceso de aprobación de las facturas de los contribuyentes.

• Recomendamos que la integración sea un proceso batch y se realice a través de web services, emulando otras integraciones existentes actualmente.

• A través de esta integración, SIFEL puede operar con bastante independencia de los actuales sistemas de la DIAN, lo que significa que no tendrá mayores impactos en la infraestructura tecnológica existente.

PLATAFORMA TECNOLÓGICASistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Plataforma TecnológicaRecomendamos que sea utilizada una infraestructura de Cloud‐Computing de alguno de los proveedores existentes, al menos en la etapa inicial, debido a las siguientes razones:•Ajustados plazos del proyecto;•Mínima inversión en activos y en su lugar, manejar un costo operacional;•Grandes requerimientos de escalabilidad – algunas soluciones de Cloud‐Computing tienen escalabilidad casi infinita y el proyecto de Facturación Electrónica tiene un elevado potencial de crecimiento en el consumo de infraestructura tecnológica;•Seguridad anti‐terrorismo  – algunas soluciones de Cloud‐Computing están hosteadas fuera del país y puede implementarse una replicación automática en diferentes continentes;•Aislar la nueva solución a las plataformas existentes actualmente, debido a la poca madurez y/o estabilidad que las plataformas actuales puedan tener;•Menor costo total de la solución (TCO).

Cloud Services Manager

SQL Azure Servers Manager

SQL Azure Database Dashboard

Hosted Services Dashboard

Hosted Services Instance Scale

Third Party Applications Manager

Third Party Applications Manager

Third Party Applications Manager

Identity & security

Business analytics Media HPC

SQL database

noSQL databaseWebsites

Cloud services Blob Connect

Virtual network

Traffic managerVMs

Global Physical Infrastructureservers/network/datacenters

Automated

Elastic

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ESTRATEGIA GENERAL DEL PROYECTO

Sistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)

Estrategia general del Proyecto• Piloto pre‐operativo: El objetivo de este Piloto es terminar de 

diseñar el modelo de facturación electrónica en conjunto con algunas empresas representativas del mercado, las cuales aporten sus ideas y conocimiento de sus respectivos negocios.

• Implementación de la Plataforma Tecnológica.• Implementación de la Plataforma de Mensajería.• Piloto operativo: Este Piloto ya sería con la plataforma de la DIAN 

funcionando, aunque en modo “marcha blanca”, por lo cual las empresas que participen podrán realizar pruebas muy cercanas a la realidad.

• Implementación de SIFEL Pyme: Esta solución podría der liberada inclusive antes que la Plataforma de Mensajería, de manera que las pequeñas empresas puedan comenzar a utilizarla inmediatamente, aunque sea en modalidad opcional.

Cronograma – Etapa InicialMacro‐Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

Manual de integración con la Plataforma de la DIANPiloto Pre‐operativo (15 empresas)Preparación de bases de Licitación para Infraestructura de Cloud‐ComputingContratación de Personal DIANContratación de Proveedor de Cloud‐ComputingImplementación de Plataforma de MensajeríaAnálisis, Diseño y Desarrollo de funcionalidades adicionales (Control de Folios, integraciones con sistemas DIAN, etc.)Implementación de solución Web para pequeñas empresasPiloto operativo (50 empresas)GO‐LIVE (Fase I)Mantenimiento Fase I (mejoramiento continuo de funcionalidades e integraciones con sistemas DIAN)Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación de funcionalidades de Contabilidad Electrónica (Libros Diario, Balance y Mayor).

Entregables• Manual de Integración del Contribuyente;• Plataforma de Mensajería instalada y operativa;

• Solución SIFEL Pyme instalada y operativa;• Documentación Tecnológica del proyecto;• Documentación Funcional de todo el sistema.

MUCHAS GRACIASSistema de Facturación Electrónica de Colombia (SIFEL)