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SIPRA- Almacén

INDICE

1. Inicio de la aplicación 4 1.1 Como ingresar al sistema 4 1.2 Requerimientos mínimos 5

2. Introducción al Almacén 6 3. Menús 6

3.1 Catálogos 6 3.1.1 Proveedores 6 3.1.2 Programas 8 3.1.3 Unidades Responsables 9 3.1.4 Agrupadores 10 3.1.5 Familias de Productos 13 3.1.6 Productos 16 3.1.7 Unidades de entrada y salida 19 3.1.8 Conceptos de inventario 22 3.1.9 Partidas 25 3.1.10 Impuestos 27

3.2 Aplicaciones 30 3.2.1 Entradas 30 3.2.2 Devoluciones sobre entrada 33 3.2.3 Salidas 34 3.2.4 Devoluciones sobre salida 36 3.2.5 Documentos de inventario 38 3.2.6 Captura de Inventario Físico 39

3.3 Reportes 43 3.3.1 Impresión de documentos 43 3.3.2 Diario de movimientos 45 3.3.3 Auxiliar de movimientos por cliente 46 3.3.4 Inventario Actual 47 3.3.5 Inventario Físico vs Existencia Actual 47 3.3.6 Proforma de Inventario Físico 48 3.3.7 Impresión de marbetes 49 3.3.8 Kardex 52

3.4 Configuración 53 3.4.1 Empresas 53 3.4.2 Almacenes 56

Sistema DIF Jalisco 2

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3.4.3 Usuarios 57 3.4.4 Acceso a Usuarios 59 3.4.5 Cambiar Contraseña 61 3.4.6 Permisos a Usuarios 61 3.4.7 Crear nuevo ejercicio 63 3.4.8 Interfaz a Contpaq 63 3.4.9 Configuración Avanzada 65

3.5 Cierre 66 3.6 Acerca de ... 67


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1. INICIO DE LA APLICACION

Para iniciar la aplicación se hace doble clic sobre el icono de SIPRA e inmediatamente se va a desplegar un menú donde escogeremos la imagen que dice ALMACEN.

1.1 COMO INGRESAR AL SISTEMA

Para ingresar al sistema es necesario contar con un nombre de usuario y contraseña

autorizada, es decir, que con anterioridad se le halla asignado estos datos. Al iniciar tendremos que poner el nombre de usuario en el recuadro que dice nombre de

usuario y la contraseña enseguida, cuando estos datos estén completos presionamos el botón de “Ingresar”.

En caso de que el usuario no sea escrito correctamente o no sea autorizado aparecerá un mensaje de error como el siguiente, y en ese caso verifique sus datos o póngase en contacto con el administrador de la aplicación.


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Después de que el usuario sea correcto, mostrara una ventana donde nos pedirá el nombre de la empresa, que podemos seleccionar, el almacén ,que será el Almacén General, y por ultimo seleccionamos el año con el que queremos estar trabajando. Cuando ya están llenos todos estos datos, damos un clic en el botón de “Iniciar sesión” y podremos empezar a utilizar la aplicación. Es necesario llenar todos los datos para poder entrar.

1.2 REQUERIMIENTOS MINIMOS

Para poder acceder a la aplicación la computadora debe de poseer las siguientes características:

1. Poseer tarjeta de red y conexión a la red. 2. Tener privilegios para poder acceder a los recursos de la red. 3. Tener 5 GB de disco duro (mínimo) 4. Memoria de 64 MB (mínimo).


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2. INTRODUCCIÓN AL ALMACEN Esta aplicación fue desarrollada con la finalidad de administrar todo lo que se refiera al Almacén, como son los proveedores, inventarios, productos, etc. A continuación se explica la función de cada menú.

3. MENÚS 3.1 CATÁLOGOS Dentro de este menú se encuentran englobadas todas las opciones para administrar la aplicación, de aquí se derivan las operaciones mas importantes.

3.1.1 PROVEEDORES En este catalogo se muestran todos los proveedores con los que cuenta el almacén. Dentro de este catalogo podemos editar cada proveedor o eliminarlo o agregar uno nuevo o incluso buscar proveedores.


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Podemos agregar un nuevo proveedor, solo damos un clic en el letrero de “Nuevo Proveedor” y nos llevara a un formulario para introducir los nuevos datos del proveedor. Cuando los datos estén completos damos un clic en el botón de “Enviar”o si no nos regresamos con la flecha de la parte superior.

Para modificar los datos de un proveedor, primero lo localizamos, y a la izquierda del código aparecen dos botones uno azul y uno rojo, presionamos el botón azul e inmediatamente nos desplegara los datos del proveedor y podremos modificarlos, para guardar los cambios damos un clic en botón de “Enviar” para que se hagan las modificaciones a la base de datos, o si no queremos modificar, podemos regresar a la vista de los proveedores por medio de la flecha que esta en la parte superior.

Para eliminar a un proveedor, al igual que en la modificación lo tenemos que localizar y con los botones que aparecen a la izquierda del código, el botón rojo lo elimina o también podemos eliminar varios proveedores, solo seleccionamos cada uno palomeando la casilla de la izquierda de cada proveedor y en la parte inferior dice “A los seleccionados:” y aparece un botón rojo y con él los eliminamos, o también podemos seleccionar todos los proveedores poniendo una palomita en la parte superior de la lista de proveedores. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.


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Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio del

nombre, y con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

Podemos clasificar el como se muestren los proveedores, ya sea por el código (que por defecto esa es la vista) o por nombre o por fecha, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de proveedores dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que en la parte superior, también, indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos proveedores con el botón de “Final”. 3.1.2 PROGRAMAS En este catalogo se muestran todos los programas dentro del Sistema DIF. Pero este no es editable, es decir, no se pueden eliminar o modificar ni agregar uno nuevo, por que este catalogo se toma del modulo de PRESUPUESTOS, solo podemos hacer búsquedas y clasificar la manera en la que se muestran los registros.

Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio del nombre, o ambos, y con el botón de búsqueda nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

De manera similar al catalogo de proveedores podemos clasificar el como se muestren los programas, ya sea por el código (que por defecto esa es la vista) o por nombre,


SIPRA- Almacén solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista. El número de programas dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que en la parte superior, también, indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos programas con el botón de “Final”.

3.1.3 UNIDADES RESPONSABLES. En este catalogo se muestran todas las direcciones y sus respectivos departamentos. De igual manera al catalogo de Programas este no es editable, es decir, que no se puede modificar o eliminar ni agregar uno nuevo, por que también se toma del modulo de PRESUPUESTOS, pero se pueden hacer búsquedas y clasificar la manera en lo que se muestran.

Para hacer una búsqueda, se puede hacer por medio del código de la unidad o departamento y/o el nombre (unidad responsable) y nos mostrara los datos de esa unidad o


SIPRA- Almacén también podemos introducir el código de la dirección y/o su nombre y nos aparecerán todos los departamentos pertenecientes a esa dirección.

De manera similar a los otros catálogos podemos clasificar el como se muestren los datos, ya sea por el código de la unidad (que por defecto esa es la vista) o por nombre de la unidad, o por el código de dirección o el nombre de la dirección; solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista. El número de unidades responsables dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que en la parte superior, también, indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos registros con el botón de “Final”.

3.1.4 AGRUPADORES En este catalogo se muestran todos los agrupadores de familias y además se pueden modificar los agrupadores existentes o eliminarlos o agregar un nuevo agrupador e incluso se puede hacer búsquedas de los mismos.


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Para agregar un nuevo agrupador solo localizamos el mensaje que dice, “Nuevo Agrupador” y nos mostrara un formulario para llenar los datos del nuevo agrupador. Cuando ya deseemos guardar los datos damos un clic en el botón de “Enviar” o si no damos un clic la flecha de la parte superior.

Para modificar los datos de un agrupador, primero lo localizamos, y a la izquierda del código aparecen dos botones y el de color azul es para modificar, damos un clic en él y nos aparecerán los datos de cada agrupador para modificar. Cuando estén listas las modificaciones damos un clic en el botón de “Enviar” para que se guarden los cambios o si no en la flecha no guardamos los cambios.


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Para eliminar a un agrupador, al igual que en la modificación lo tenemos que localizar y con los botones que aparecen a la izquierda del código, el botón rojo lo elimina o también podemos eliminar varios agrupadores, solo seleccionamos cada uno palomeando la casilla de la izquierda de cada agrupador y en la parte inferior dice “A los seleccionados:” y aparece un botón rojo y con él los eliminamos, o también podemos seleccionar todos los agrupadores poniendo una palomita en la parte superior de la lista de agrupadores. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.

Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio del nombre, y con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.


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Podemos clasificar el como se muestren los agrupadores, ya sea por el código (que por defecto esa es la vista) o por nombre o por fecha, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de agrupadores dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que en la parte superior, también, indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”. 3.1.5 FAMILIAS DE PRODUCTOS En este grupo se encuentran todas las familias de productos disponibles en el almacén. Podemos trabajar con cada una de estas familias, ya sea modificándolas, o eliminarlas, etc.


SIPRA- Almacén Para agregar una familia de productos lo hacemos por medio del link que dice “Nueva Familia” e inmediatamente nos aparecerá un formulario para llenar los nuevos datos. Cuando deseemos guardar los nuevos datos, damos un clic en el botón de “Enviar” o si no deseamos guardar los datos solo nos salimos del formulario con la flecha de la parte superior del formulario.

Para modificar los datos de una familia de productos, primero debemos de localizar la familia que deseamos modificar, después, a la izquierda del código se encuentran dos botones, el de color azul es para modificar, dando un clic sobre el botón nos mostrara un formulario con los datos actuales (los cuales se pueden modificar). Cuando deseemos guardar los datos que modificamos, solo debemos de presionar el botón “Enviar” para que las modificaciones sean efectivas, de lo contrario con la flecha de la parte superior del formulario salimos de la parte de las modificaciones.

Para eliminar una familia de productos, al igual que en la modificación lo tenemos que localizar y con los botones que aparecen a la izquierda del código, el botón rojo lo elimina o también podemos eliminar varias familias, solo seleccionamos cada una palomeando la casilla de la izquierda de cada agrupador y en la parte inferior dice “A los seleccionados:” y aparece un botón rojo y con él las eliminamos, o también podemos


SIPRA- Almacén seleccionar todos las familias poniendo una palomita en la parte superior de la lista de familias de productos. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.

Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio de la descripción, y con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

Podemos clasificar el como se muestren las familias de productos, ya sea por el código (que por defecto esa es la vista) o por descripción o por agrupador o por fecha, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de familias dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todas se muestran en pantalla así que en la parte superior, también, indica cuales son las que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”.


SIPRA- Almacén 3.1.6 PRODUCTOS Dentro de este catalogo se encuentran todos los productos que están en existencia en el almacén. Podemos trabajar con cada uno de los productos, es decir, lo podemos modificar, eliminar o agregar un nuevo producto.

Para agregar un nuevo producto lo hacemos ubicando el link que dice “Nuevo Producto”, después nos aparecerá un formulario para llenar los datos del nuevo producto. Si tenemos alguna duda sobre cual es el código que corresponde a este nuevo producto podemos consultar cual fue el último (según el agrupador al que pertenezca el producto) solo presionando el botón de “Ver últimos consecutivos” y nos desplegara una lista con el código del agrupador, el nombre y el último código que fue agregado a esa familia. Cuando


SIPRA- Almacén ya estén llenos todos los datos del nuevo producto, para guardarlos en el sistema, solo presionamos el botón que dice “Guardar” o de lo contrario en la parte superior del formulario aparece una flecha y con eso nos salimos del formulario.

Para modificar un producto primero lo tenemos que localizar dentro de la lista de productos, después a la izquierda del código del producto aparecen dos botones, el de color azul es para modificar, dando un clic sobre el nos muestra todos los datos del producto para modificar. Si deseamos guardar los cambios solo damos clic sobre el botón de “Guardar” y si no con la flecha de la parte superior del formulario salimos de la ventana de modificación.


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Para eliminar un producto, al igual que en las modificaciones, primero lo tenemos que localizar y después en los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo es para eliminar el registro, o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.

Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código del producto o por medio de la descripción del producto, o por medio de del código de familia, o por medio del nombre de la familia, o por el tipo de unidad de medida (kilo, litro, etc) y con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.


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Podemos clasificar el como se muestren los productos, ya sea por el código del producto (que por defecto esa es la vista) o por descripción o por código de familia o la descripción de la familia o por unidad de medida o por fecha, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de productos dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que, en la parte superior, también indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”. 3.1.7 UNIDADES DE ENTRADA Y SALIDA Dentro de este catalogo se encuentran todos las unidades de medida en las que se puede presentar un producto. Y además podemos trabajar con cada uno de los registros de este catalogo (modificarlos, eliminarlos, etc).


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Para agregar una nueva unidad de medida, solo tenemos que buscar el link que dice “Nueva Unidad de entrada y salida” y nos mostrara un formulario para llenar los nuevos datos. Cuando esta lleno el formulario damos un clic en el botón “Enviar” y los datos se


SIPRA- Almacén guardaran en el sistema, si no queremos guardar los datos, nos salimos de la ventana del formulario con la flecha que esta en la parte superior del formulario.

Para modificar los datos de una unidad, primero la tenemos que localizar, después con los botones que están a la izquierda del código, el de color azul es el que modifica los datos, si presionamos ese botón nos mostrara los datos de la unidad y lo que se puede modificar. Cuando deseemos que los cambios que hicimos se guarden solo presionamos el botón que dice “Enviar” y se guardaran de los contrario solo tenemos que salirnos de la ventana de modificación con la flecha que aparece en la parte superior del formulario.

Para eliminar una unidad de entrada y salida, al igual que en las modificaciones, primero lo tenemos que localizar y después en los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo es para eliminar el registro, o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.


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Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio de la descripción y con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

Podemos clasificar el como se muestren los productos, ya sea por el código de la unidad de entrada y salida (que por defecto esa es la vista) o por descripción, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de unidades de entrada y salida que están dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero no todos se muestran en pantalla así que, en la parte superior, también indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”. 3.1.8 CONCEPTOS DE INVENTARIO Dentro de este catalogo se encuentran todos los conceptos de inventario. Podemos trabajar con cada registro de este catalogo (modificar, eliminar y consultar).


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Para agregar un nuevo concepto de inventario, solo tenemos que buscar el link que dice “Nuevo Concepto de Inventario” y nos mostrara un formulario para llenar los nuevos datos. Cuando esta lleno el formulario damos un clic en el botón “Enviar” y los datos se guardaran en el sistema, si no queremos guardar los datos, nos salimos de la ventana del formulario con la flecha que esta en la parte superior del formulario.

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Para modificar los datos de un concepto, primero lo tenemos que localizar, después con los botones que están a la izquierda del código, el de color azul es el que modifica los datos, si presionamos ese botón nos mostrara los datos del concepto y lo que se puede modificar. Cuando deseemos que los cambios que hicimos se guarden solo presionamos el botón que dice “Enviar” y se guardaran de los contrario solo tenemos que salirnos de la ventana de modificación con la flecha que aparece en la parte superior del formulario.

Para eliminar un concepto de inventario, al igual que en las modificaciones, primero lo tenemos que localizar y después en los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo es para eliminar el registro, o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.


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Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio de la descripción, o seleccionando uno de los siguientes criterios: carga, abandona o ambos, con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

Podemos clasificar el como se muestren los productos, ya sea por el código del concepto de inventario (que por defecto esa es la vista) o por descripción, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de conceptos de inventario que están dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero si no todos se muestran en pantalla, en la parte superior, también indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”. 3.1.9 PARTIDAS Dentro de este catalogo se encuentran todos las partidas, es decir, conceptos del gasto para el almacén. Este catalogo no es editable, es decir, no se pueden hacer


SIPRA- Almacén modificaciones, ni eliminaciones, ni agregar una nueva partida. Pero si podemos hacer búsquedas de las partidas existentes.

Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo el código o por medio de la descripción, con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos un nombre, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.


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Podemos clasificar el como se muestren las partidas, ya sea por el código (que por defecto esa es la vista) o por partida, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de partidas que están dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero si no todos se muestran en pantalla, en la parte superior, también indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”. 3.1.10 IMPUESTOS Dentro de este catalogo se muestran todos los posibles impuestos que se pueden agregar a los productos del almacén. En este catalogo si se pueden agregar, o modificar o eliminar los registros existentes.

Para agregar un nuevo impuesto, solo tenemos que buscar el link que dice “Nuevo Tipo de impuesto” y nos mostrara un formulario para llenar los nuevos datos. Cuando esta


SIPRA- Almacén lleno el formulario damos un clic en el botón “Enviar” y los datos se guardaran en el sistema, si no queremos guardar los datos, nos salimos de la ventana del formulario con la flecha que esta en la parte superior del formulario.

Para modificar los datos de un tipo de impuesto, primero lo tenemos que localizar, después con los botones que están a la izquierda del código, el de color azul es el que modifica los datos, si presionamos ese botón nos mostrara los datos del concepto y lo que se puede modificar. Cuando deseemos que los cambios que hicimos se guarden solo presionamos el botón que dice “Enviar” y se guardaran de los contrario solo tenemos que salirnos de la ventana de modificación con la flecha que aparece en la parte superior del formulario.

Para eliminar un tipo de impuesto, al igual que en las modificaciones, primero lo tenemos que localizar y después en los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo es para eliminar el registro, o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.


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Para hacer una búsqueda, puede ser solo introduciendo la descripción, con el botón de búsqueda y nos mostrara el resultado de la misma. Cuando introducimos la descripción, nos mostrara todos los registros que posea esa o esas palabras.

Podemos clasificar el como se muestren los tipos de impuestos, ya sea por descripción (que por defecto esa es la vista) o por el IVA, solo dando un clic sobre el criterio de clasificación que aparece en la parte superior de la lista.

El número de tipos de impuesto que están dentro del sistema se muestra en la parte superior, pero si no todos se muestran en pantalla, en la parte superior, también indica cuales son los que se están mostrando. Para desplazarnos dentro de los registros lo podemos hacer por medio de las flechas que aparecen en la parte superior, o podemos irnos a los primero dando un clic sobre el botón de “Inicio” o a los últimos agrupadores con el botón de “Final”.


SIPRA- Almacén 3.2 APLICACIONES En este menú se encuentran englobadas las opciones principales para hacer movimientos dentro del almacén, es decir, notificar las entradas y las salidas del almacén, así como las devoluciones.

3.2.1 ENTRADAS Dentro de este menú se encuentran englobadas las opciones principales para realizar una entrada. Cuando entramos a esta opción se mostrara una pantalla como la de a continuación.

Tenemos dos opciones para manipular las entradas. La primera opción es “Nueva Entrada”, que quiere decir que queremos crear una

entrada para el almacén. Para esto seleccionamos esta opción y damos clic en el botón de “Continuar” y aparecerá una forma donde tenemos que llenar los datos de la entrada. Para proporcionar un mejor servicio, para llenar los datos de los proveedores, del concepto de gasto, la fecha (que debe de ser una fecha valida para el periodo que se este trabajando) , de la unidad responsable y del programa (que están relacionados, es decir, que si seleccionamos una unidad responsable entonces cuando deseemos seleccionar el programa solo nos mostrara los referentes a esa unidad y viceversa; si seleccionamos el programa nos mostrara a que unidad corresponde), podemos seleccionarlos con el botón que aparece en la parte derecha de la cada una de las filas se mostrara todos los datos existentes dentro del sistema y podemos seleccionar el que nosotros necesitamos, o también podemos introducir los datos directamente.

Para introducir los datos de los productos, primero podemos seleccionarlo de una lista que se despliega dando un clic en el botón de “?” o introducirlo directamente con su clave; luego ponemos la cantidad de productos y el precio de cada unidad y


SIPRA- Almacén automáticamente se hará el calculo. Si deseamos ver la información del producto seleccionado solo damos un clic en el botón con la figura “0”. Ahora, si queremos agregar mas productos damos un clic en el botón que dice “Agregar producto” e inmediatamente se modifica la forma para poder introducir el nuevo producto o también dando un enter se agregara. De manera especial es necesario recalcar que cada producto que deseemos que quede en la entrada debe de estar agregada por que si no, no se incluirá. Es importante ver que esta forma tiene un numero de folio y con el cual se hará referencia a esta entrada. Para guardar la entrada solo damos clic en el botón que dice “Guardar”. Pero si no, entonces solo damos clic en el link de “regresar”.

La segunda opción es consultar una entrada existente, para ello seleccionamos la opción de “Consulta” e inmediatamente nos aparecerá una ventana con los folios, el nombre del proveedor y la fecha de todas las entradas que se han hecho hasta ese momento y podemos seleccionarla o hacer una búsqueda por medio del folio o incluso podemos ignorar esta ventana y teclear directamente el numero de folio, cuando estemos listos damos clic en el botón de “Continuar” y nos aparecerá la información de la entrada.


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Si la entrada esta dentro del periodo actual, podemos hacer modificaciones en los datos de la entrada, como son la fecha, el proveedor, la unidad responsable, el programa, el concepto del gasto. De los productos podemos hacer modificaciones directamente si es que no ha habido mas salidas de ese producto, en caso contrario nos aparecerá un botón de color azul que nos dirá cual es el numero de folio de la ultima salida registrada. También se pueden agregar mas productos a la entrada. Si deseamos imprimir la entrada, en la parte inferior se encuentran los botones para imprimir (dependiendo del tipo de impresora en la que deseemos imprimir).


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3.2.2 DEVOLUCIONES SOBRE ENTRADA Dentro de este menú podemos trabajar con lo referente a las devoluciones pero referentes a las entradas. Tenemos dos opciones para trabajar aquí.

La primera opción es para generar una devolución, con el botón de “Continuar” y nos aparecerá un recuadro donde tenemos que teclear el numero de folio de la entrada. Para dar un mejor servicio, puede seleccionar el numero de folio por medio de la lista que se despliega dando un clic en el botón de “...”; solo seleccionamos el numero de folio y se asigna automáticamente. Para visualizar la devolución solo debemos de dar clic en el botón de “Generar devolución sobre entrada” para que los datos se muestren.


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Cuando los datos de la devolución estén en pantalla podemos eliminar de los productos que no se van a devolver, pero esto no quiere decir que los eliminemos de la entrada. También podemos hacer modificaciones en cuanto a la cantidad de productos, si no hay existencias suficientes nos aparecerá un mensaje como el siguiente:

Si estamos seguros de que los datos son correctos y queremos aplicar la devolución entonces presionamos el botón de “Guardar”. La otra opción es la consulta de las devoluciones sobre las entradas, es decir, podemos ver cada una de las devoluciones que se han sucedido hasta ese momento, solo debemos seleccionar el numero de folio y nos mostrara los datos de las devoluciones que se han hecho. 3.2.3 SALIDAS Al igual que en las entradas al almacén, este se refiere a las salidas del almacén y para trabajar con este menú se presentan dos opciones que son la de “Nueva salida” y “Consulta”; a continuación se explica cada una de ellas.


Cuando deseemos crear una nueva salida, solo tenemos que seleccionar esa opción y dar un clic en el botón de “Continuar”; después nos aparecerá una forma donde debemos de llenar cada uno de los datos que se están pidiendo. Para facilitar un poco el llenado de esta forma, en la fecha (que debe de ser una fecha dentro del periodo vigente), el cliente, la unidad responsable y programa que están vinculados, es decir, si seleccionamos una unidad responsable cuando seleccionamos el programa nos aparecerán los relacionados con la unidad responsable y viceversa; el concepto de gasto lo podemos llenar dando un clic en el botón que aparece a la derecha de cada una de las filas y nos mostrara una lista con los datos que se necesita en cada caso, solo debemos de seleccionar el que se necesite. Al igual en los productos podemos introducir cada uno de ellos poniendo directamente la clave o seleccionando de la lista que aparecerá cuando se presiona el botón “?”. Si deseamos ver la

SIPRA- Almacén información del producto seleccionado solo damos un clic en el botón con la figura “0”. Para que el producto quede registrado en la salida damos un clic en el botón que dice “Agregar producto” o dando un enter y quedara incluido en la forma y además podremos agregar otro producto, pero es importante decir que cada producto debe de ser agregado por que si no, no quedara de forma definitiva en la salida. Cuando deseemos guardar los datos de la salida solo damos un clic en el botón de “Guardar” y los datos quedaran guardados como una salida. Es importante notar que esta forma en la parte superior izquierda posee un numero de folio, que es importante que recuerde por que con el se hará referencia a esta salida dentro del sistema.

La otra opción es la de consultar las salidas que se han hecho, para ello solo seleccionamos la opción de “Consulta”, nos aparecerá una lista con los folios, el cliente y la fecha de las salidas que se han registrado, seleccionamos el que deseamos ver y damos clic en el botón de “Continuar” y aparecerá los datos de esa salida. Podemos imprimir los datos de esta salida con los botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla (el botón a presionar dependerá del tipo de impresora al que se quiere enviar la impresión). También se pueden hacer modificaciones dentro de las salidas pero tienen que estar dentro del periodo vigente y que no halla ninguna entrada posterior.


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3.2.4 DEVOLUCIONES SOBRE SALIDA En esta opción del menú aplicaciones se utiliza para hacer devoluciones sobre las salidas, es decir, de los productos que salieron del almacén y que se regresaron por algún motivo. Podemos realizar una devolución sobre salida o consultar las devoluciones existentes.

Para hacer una nueva devolución sobre salida, tenemos que seleccionar esta opción en la pantalla inicial y después damos un clic en el botón de “Continuar” y no con esto nos mostrara una pantalla con una forma donde debemos de seleccionar el numero de folio de la salida, para dar un mejor servicio dentro de la aplicación podemos ver una lista de todas las salidas que existen hasta el momento, solo presionando el botón de “...” que aparece a la derecha del folio y seleccionamos el que necesitemos, para ver los datos de la devolución damos un clic en el botón de “Generar devolución sobre salida”.Si no deseamos hacer una devolución podemos presionar el link que dice “Regresar”.


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Podemos eliminar los productos que no deseemos devolver con el botón rojo que aparece a la izquierda de cada producto, pero esto no quiere decir que se elimine de la salida. También podemos hacer modificaciones en cuanto a la cantidad de productos, si no hay existencias suficientes nos aparecerá un mensaje como el siguiente:

Cuando deseemos aplicar la devolución solo damos un clic en el botón de “Guardar”. Para consultar las devoluciones existentes, solo debemos de seleccionar la opción de “Consulta” y teclear el numero de folio de la devolución para ver los datos de dicha devolución o también seleccionando el numero de folio de la lista que aparece al seleccionar la opción de “Consulta”.


SIPRA- Almacén 3.2.5 DOCUMENTOS DE INVENTARIO En esta opción es para administrar todos los documentos que se involucran en el inventario del almacén. Podemos crear un nuevo documento o consultarlo.

Para crear un nuevo documento primero debemos de seleccionar el tipo de documento de inventario, la lista se despliega dando un clic sobre la flecha que aparece a la derecha del campo, los tipos de documentos de inventario son:


SIPRA- Almacén Cuando seleccionamos el tipo de documento damos clic sobre el botón de “Continuar” y nos aparecerá por cada uno de los documentos una forma para llenar los datos. La forma para los documentos que abonan al almacén es la siguiente:

La forma para los documentos que cargan al almacén es la siguiente:

Se debe llenar los datos de cada una de las formas. Para llenar los datos de los productos se puede hacer tecleando su clave o seleccionándolo de la lista que se despliega presionando el botón “?”, para agregar otro producto o guardar el existente, damos clic en el botón de “Agregar producto” y se guarda. Cuando deseemos guardar el documento damos clic en el botón de “Guardar” y se guardara el documento. Es importante ver el numero de folio del documento por que con el se identificara este documento dentro del sistema. La otra opción que es la de consulta de los documentos, al igual que al crear un nuevo documento tenemos que seleccionar el tipo de documento e introducir el numero de folio, o seleccionarlo de la lista que nos aparece y damos un clic en el botón de continuar para que nos muestre la información de ese documento. Podemos modificar los datos de este documento o también imprimirlo por medio de los botones que están en la parte inferior de la ventana. 3.2.6 CAPTURA DE INVENTARIO FISICO Para hacer la captura del inventario físico, primero debe de estar recavada toda la información, para ello se puede auxiliar de la proforma de inventario físico que esta dentro del menú Reportes (Sección 3.3.6).


SIPRA- Almacén El menú que aparece al inicio nos muestra dos opciones, la del lado izquierdo es para capturar los datos y la del lado derecho es para importar los datos que se hallan capturado y ponerlo en el sistema.

Si deseamos generar el formato en Excel, entonces nos pedirá que seleccionemos el almacén y seleccionar una de las opciones que aparecen en la parte inferior, damos clic en el botón de “Generar Archivo” para ver el archivo en Excel.

Cuando presionamos el botón nos aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:


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Solo tenemos que seleccionar la opción que mas nos convenga, de preferencia

seleccionamos el botón de Guardar, y al finalizar le damos clic en el botón de “Abrir”. Inmediatamente nos aparecerá el archivo en Excel para que capturemos los datos.

Cuando todos los datos estén capturados guardamos el archivo, es importante recalcar que tiene que estar en una carpeta compartida dentro de la red,, y además cuando lo guardamos tenemos que especificar de que tipo de archivo va a ser, en la opción “Guardar como tipo” y seleccionamos “Texto (delimitado por tabulaciones”).


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Si deseamos importar inventario físico desde TXT, es decir, que el archivo de Excel que se genero con anterioridad lo importamos al sistema pero en formato TXT entonces presionamos el link y nos mostrara una pantalla como la siguiente:

Debemos de llenar los datos correctamente para que se importe el archivo,

seleccionando el almacén y la ubicación donde se encuentra el archivo (que tiene que ser una carpeta compartida), con el botón de “Examinar...” podemos ubicar el archivo.


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Cuando todo los datos estén listos solo presionamos el botón de “Importar Datos” y

se generara automáticamente y aparecerá un mensaje que lo confirme.

3.3 REPORTES

Dentro de este menú se encuentran todas las opciones para generar los reportes que

son necesario para llevar el control del almacén. Un reporte es una lista de todos los datos que se encuentran dentro del sistema y cuyo propósito es de impresión.

3.3.1 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Esta opción es para generar reportes referentes a los movimientos del almacén, es

decir, las entradas, las salidas y las devoluciones. Para generarlo tenemos que seleccionar el tipo de documento, escribir un rango de fechas y seleccionar de que manera queremos que se muestre. Cuando todos los datos estén completos presionamos el botón de “Generar Reporte”.


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En el reporte se mostrara, por fecha cada uno de los movimientos realizados en esa

fecha; y cada movimiento muestra los artículos involucrados y además una cantidad parcial de cada movimiento. Al final muestra un total, que es la suma de los movimientos de ese día. A continuación se muestra un reporte generado en pantalla.


SIPRA- Almacén 3.3.2 DIARIO DE MOVIMIENTOS

Este reporte tiene la finalidad de mostrar de los artículos que se encuentran en el

almacén y las modificaciones (entradas y salidas o devoluciones) que han sufrido diariamente.

Para ello primero tenemos que seleccionar que tipo de movimiento queremos que nos muestre, después seleccionar un rango de fechas y podemos seleccionar un rango de productos para que se muestren o si no especificamos ninguno nos mostrara todos los productos que hallan tenido modificaciones dentro del periodo especificado. O también puede seleccionar el producto de la lista que se mostrara cuando presionamos el botón “?” que esta a la izquierda del recuadro para introducir el numero de folio.

En el reporte se mostrara los datos de los productos especificados, junto a la fecha en la que sufrieron alguna modificación y el monto de cada uno de los movimientos. Este reporte solo se mostrara en pantalla.


SIPRA- Almacén 3.3.3 AUXILIAR DE MOVIMIENTOS POR CLIENTE

Este reporte es para visualizar todos los movimientos que se han hecho a los

productos del almacén pero se clasificaran de acuerdo a la unidad responsable que lo solicite.

Para generar el reporte correctamente primero se debe de especificar un rango de fechas, y también especificar que unidad o unidades responsables queremos que se muestren en el reporte.

En el reporte se mostraran por cada una de las unidades especificadas los

movimientos (entrada, salida y devolución) que se hallan registrado en el periodo de tiempo especificado. Este reporte únicamente se puede ver en pantalla.


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3.3.4 INVENTARIO ACTUAL

Este reporte tiene la finalidad de ver todos los productos y su estado actual, es decir,

cual es la existencia de cada uno de los productos que se encuentran en el almacén y ver los movimientos que se han hecho recientemente.

Para generar este reporte primero tenemos que escribir un rango de fechas, después podemos seleccionar cualquiera de las opciones que se presentan a continuación y por ultimo seleccionar de que manera queremos que se muestre el reporte, en pantalla o en un archivo en Excel.

El reporte muestra el producto, la unidad de medida, cuales fueron las existencias

iniciales, cuantas entradas y cuantas salidas se generaron para ese producto, la existencia actual, el costro promedio y el costo total promedio (que es el precio por unidad por las existencias actuales).

Al final del reporte se muestra los totales de todo el inventario.

3.3.5 INVENTARIO FISICO vs EXISTENCIA ACTUAL Este tiene la finalidad de comparar lo que hay en el inventario con las existencias

físicas y saca la diferencias entre estas dos cantidades. Para generar este reporte primero debimos de haber capturado el inventario físico y

después haberlo importado (Sección 3.2.6). Ahora para generar el reporte solo tenemos que escribir la fecha y seleccionar si queremos ver en pantalla o en formato de Excel.


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El reporte que saldrá como resultado de esta consulta es uno donde muestra el

producto, las existencias iniciales, el inventario, el costo, las existencias físicas y al final una diferencias entre las existencias del inventario y las existencias físicas.

3.3.6 PROFORMA DE INVENTARIO FISICO Este es un formato de ayuda para capturar el inventario, es decir, es una forma

imprimible para capturar de forma manual el inventario y después poder vaciar la información recopilada en el sistema (3.2.6 Captura de Inventario Físico).

Para poder generar este reporte solo tenemos que seleccionar un rango de productos que queremos que aparezca dentro del reporte y seleccionando una de las opciones que están en el pie, para poder hacer una mejor selección de los productos que deben de incluirse dentro del reporte.


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Este reporte solo se muestra en pantalla. A continuación se muestra un ejemplo de

cómo será el reporte.

3.3.7 IMPRESIÓN DE MARBETES Este reporte tiene el propósito de imprimir las caídas de cada producto. Para llevarlo

acabo primero tenemos que seleccionar un rango de productos (o si no ponemos un rango se imprimirán todos los productos), y al final seleccionamos de los artículos que deseamos, si queremos que se impriman solo los que están en existencia o todos.


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Cuando los datos están completos y presionamos el botón de “Generar reporte nos

mostrara una pantalla como la que se ve a continuación:

Pero de esta manera no se imprimirán los marbetes, tenemos que dar un clic con el

botón derecho del mouse y en la opción de “Ver código fuente” damos un clic y veremos un archivo de texto como el siguiente:


Y el documento de texto que se genere lo guardamos con un nombre que podamos reconocer. Es importante saber en que parte quedo guardado este documento por que se necesitara en el siguiente paso. Como nota importante es de destacar que la impresión no se puede hacer en este punto, por el tipo de impresora que se necesita para generar los marbetes.

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Después tenemos que entrar al símbolo del sistema (MS-DOS). Que puede hacer entrando en el menú Inicio, Programas (en Windows XP en Accesorios se encuentra el símbolo del sistema). O en Inicio Ejecutar, escribimos cmd.exe y nos lo abrirá. Cuando este abierto tenemos que ubicarnos en el directorio en el que guardamos el archivo de texto.

Ayuda Extra: Con el comando cd podemos entrar en el directorio que deseemos la forma de cómo utilizarlo es la siguiente: [cd nombre], donde nombre es el nombre de la carpeta. Con el comando dir nos despliega el contenido de la carpeta en la que nos encontramos, la forma de utilizarlos es: [dir].

Cuando estemos ubicados en el directorio en el que se encuentra el archivo de texto escribimos edit nombre donde nombre es el nombre del archivo de texto. O también solo escribir edit.


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Cuando abramos el archivo ya podemos hacer la impresión.

Para cerrar, en el menú Archivo y luego Salir, y regresaremos a la pantalla en negro.

Para cerrar esta pantalla solo tecleamos exit y enter.

3.3.8 KARDEX Este reporte nos muestra, por cada uno de los productos del almacén el historial de

movimientos (entradas, salidas y devoluciones) que se realizaron en un periodo de tiempo especificado. Los datos se muestran ordenados por la fecha.

Para generar este reporte primero tenemos que especificar un periodo de tiempo y después un rango de productos de los que queremos ver los movimientos (si no especificamos los productos se mostraran todos los que tengas movimientos dentro de la fecha especificada).


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El reporte se mostrara solo en pantalla.

3.4 CONFIGURACIÓN La configuración se centra en aspectos de administración de la aplicación, es decir, que en este menú se encuentran englobadas todas las opciones para configurar accesos a la aplicación, etc.

3.4.1 EMPRESAS Dentro de esta ventana se encuentran enlistadas las empresas que pueden acceder al almacén. Como este almacén es solo para el Sistema DIF Jalisco, entonces esa es la única empresa que se presenta en esta opción. Al igual que en los catálogos en esta opción se pueden agregar otras empresas, o modificar las existentes, o eliminarlas.


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Para agregar una nueva empresa primero tenemos que ubicar el link que dice “Nueva Empresa”, y después nos presenta un formulario para llenar los datos. Cuando los datos estén llenos y deseemos guardar los datos, solo tenemos que dar un clic en el botón de “Enviar” y los datos se guardaran en el sistema, pero si no deseamos guardar cambios entonces solo tenemos que salirnos de la ventana dando un clic en la flecha que esta en la parte superior del formulario.

Para modificar los datos de una empresa, primero lo tenemos que localizar, después

con los botones que están a la izquierda del código, el de color azul es el que modifica los datos, si presionamos ese botón nos mostrara los datos de la empresa y lo que se puede modificar. Cuando deseemos que los cambios que hicimos se guarden solo presionamos el botón que dice “Enviar” y se guardaran de los contrario solo tenemos que salirnos de la ventana de modificación con la flecha que aparece en la parte superior del formulario.


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Para eliminar una empresa, al igual que en las modificaciones, primero lo tenemos que localizar y después en los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo es para eliminar el registro, o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.


SIPRA- Almacén 3.4.2 ALMACENES Dentro del sistema se encuentran varios almacenes, así que aquí se encuentran cada uno de ellos y se pueden editar, es decir, modificar los datos o eliminar o incluso agregar uno nuevo.

Para agregar un nuevo almacén, primero tenemos que localizar el link que dice “Nuevo Almacén” (parte inferior de la lista), y nos aparecerá un formulario para llenar sus datos; cuando deseemos guardar los datos damos un clic en el botón de “Enviar” y los datos se guardaran, pero si no queremos guardar los datos solo tenemos que presionar la flecha de la parte superior del formulario.

Para modificar, primero tenemos que localizar el registro y, a la izquierda del código aparecen dos botones y el de color azul es para modificar, nos aparecerán los datos del almacén para modificarlos. Cuando deseemos guardar los cambios solo tenemos que dar un clic en el botón de “Enviar” y si no solo tenemos que dar un clic en la flecha que aparece en la parte superior de la lista.


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Para eliminar al igual que para modificar, primero tenemos que localizar el registro, y los botones que están a la izquierda del código, el de color rojo elimina el registro o podemos hacer una eliminación de varios registros, seleccionándolos en la casilla que esta a la izquierda de los botones de modificación y al final de la lista aparece un mensaje que dice “A los seleccionados” y seguida de un botón de color rojo (para eliminar) y con esto se eliminan todos los registros que se seleccionen o si deseamos eliminar todos los registros lo hacemos seleccionando la casilla que se encuentra en la parte superior de la lista. Antes de eliminarlos aparecerá un mensaje para confirmar la acción.

3.4.3 USUARIOS En esta sección es para ver una lista de los usuarios que pueden acceder al sistema. En ella vemos su nombre de usuario y su nombre. Al igual que los catálogos podemos hacer modificaciones, eliminaciones, etc.


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Para agregar un nuevo usuario, primero tenemos que localizar un link que dice “Nuevo Usuario” y aparecerá un formulario para llenar sus datos; es necesario que el nombre de usuario no sea menor de 6 caracteres, la contraseña también debe de poseer mínimo 6 caracteres. Cuando los datos estén completos podemos guardar al nuevo usuario damos un clic en el botón de “Guardar”, si no deseamos guardar el nuevo usuario solo damos un clic sobre la flecha que esta sobre el formulario.


SIPRA- Almacén Para modificar un usuario, primero tenemos que localizar al usuario, a la izquierda del nombre de usuario aparecen dos botones, el de color azul es para modificar los datos de un usuario. Si deseamos guardar los nuevos datos solo damos un clic sobre el botón que dice “Guardar”, y si no en la flecha que aparece en la parte superior del formulario.

Para eliminar un usuario, al igual que para modificarlos, lo tenemos que localizar primero y después con el botón rojo que se encuentra a la izquierda del nombre, la eliminación también se puede hacer de varios registros al mismo tiempo para ello se tienen que seleccionar cuales se quiere eliminar o se pueden seleccionar todos solo dando un clic sobre la casilla de la parte superior de la lista, para eliminarlos se da clic en el botón rojo de la parte inferior de la lista. Aparecerá un mensaje de confirmación antes de completar la acción.

3.4.4 ACCESO A USUARIOS Aquí se encuentran enlistados los usuarios que pueden acceder a este almacén, es decir, por cada almacén aparecerá una lista diferente de usuarios. En esta lista aparece cual es el usuario, con cual empresa debe de ingresar, a que almacén puede acceder (que por lo regular es en el que nos encontramos) y el año al que puede acceder. Esta pantalla es para visualizar, prácticamente, cuales usuarios son los que pueden utilizar el sistema.


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Para los usuarios mostrados en esta lista solo pueden ser eliminados, a la izquierda del nombre de usuario se encuentra un botón rojo, este es para eliminar al usuario. Puede hacerse por cada uno o en conjunto con otros, para eso solo tenemos que seleccionar los usuarios que deseamos eliminar y en la parte inferior de la lista hay otro botón rojo y con esto los eliminamos. Y también se le puede asignar a cada usuario acceso a otros almacenes del sistema, para esto solo damos un clic en el link que dice “Otorgar acceso a usuario” y nos mostrara otra pantalla para seleccionar el usuario y el almacén y después solo debemos de seleccionar el almacén al que deseamos darle acceso.


SIPRA- Almacén 3.4.5 CAMBIAR CONTRASEÑA Esta opción es principalmente para el usuario que este utilizando el sistema (individual), donde primero nos aparece el nombre del usuario y después tenemos que introducir la contraseña actual y después tenemos que introducir una nueva contraseña y por ultimo confirmar la nueva contraseña.

Es recomendable que su contraseña no sea menor a 6 caracteres, cambie periódicamente su contraseña para que sus accesos al sistema sean mas seguros, cuide que sus contraseñas no se repitan y, por ultimo y no menos importante, nunca revele sus contraseñas. 3.4.6 PERMISOS A USUARIOS Esta sección tiene la función de darle permisos a los usuarios para utilizar toda la aplicación, es decir, a cada usuario se le da acceso a una parte del sistema o a toda dependiendo de sus necesidades. Aparece una lista con el nombre de todos los usuarios, similar a la lista de acceso a usuarios, pero en esta la única posibilidad para trabajar con ellos es solo para modificar los permisos que tiene cada. En la izquierda del nombre de usuario aparece un botón de color azul (que es para modificar) y presionándolo (por cada usuario) nos aparecerá una lista con todos los menús que tiene el sistema y con una casilla de verificación, en la cual si esta marcada, quiere decir que ese usuario tiene acceso a esa opción; de lo contrario no puede acceder a esa opción.


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SIPRA- Almacén Cuando los nuevos permisos sean aplicados aparecerá un mensaje donde confirme que la acción se realizo con éxito. El mensaje será como el siguiente:

3.4.7 CREAR NUEVO EJERCICIO Esta opción es para crear un nuevo ejercicio, es decir, es cuando se desea abrir otro año para agregar movimientos a un almacén. Para generar el nuevo ejercicio solo seleccionamos la empresa que por lo general es Sistema DIF Jalisco, el almacén y el año; y para terminar y crear el nuevo ejercicio solo damos un clic en el botón de “Crear nuevo ejercicio”.

3.4.8 INTERFAZ A CONTPAQ Esta opción es principalmente utilizable para cuando se necesita generar información para transformarla fuera del sistema. Para ello nos presentara primero un formulario para poder generar la interfaz (es importante recalcar que la fecha que se especifique tiene que una donde se hallan dados movimientos en el almacén).


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Cuando todos los datos estén completos generamos los datos con el botón “Generar Interfaz” y nos desplegara una pantalla con todos los datos necesarios, pero de una manera desorganizada, como se muestra a continuación:

Entonces para que se vea de una manera mas organizada, sobre la ventana del sistema se da un clic derecho y aparecerá un menú, buscaremos en el, la opción que dice “Ver código fuente” y nos mostrara un archivo de texto, y este solo lo guardamos.


SIPRA- Almacén 3.4.9 CONFIGURACIÓN AVANZADA Dentro de este menú se presentan dos opciones para manejar la configuración avanzada.

La primera “Elegir tipo de costeo” es para elegir de que manera se va a presentar el costro de los productos, puede ser PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas), UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas), Promedio (El costo promedio del producto), Ultimo costo. Al seleccionar cualquiera de estas opciones si deseamos que el precio sea al que seleccionamos solo presionamos el botón de “Guardar Cambios” o si no solo en el link de “Regresar”.

La segunda opción es “Especificar folios de documentos” nos muestra los folios de los documentos, es decir de cada documento (Entradas, Salidas, Devolución sobre entrada, Devolución sobre salida) se muestra los folios de cada documento, cuando aparece deshabilitado el campo de los folios es por que ese tipo de documento ya tiene movimientos y no se pueden modificar y además se muestra el ultimo folio de dicho documento, cuando aparece habilitado el campo es por que no hay movimientos en ese tipo de documento y se puede manipular los folios. Si deseamos guardar los cambio lo hacemos con el botón de “Guardar folios”.


SIPRA- Almacén 3.5 CIERRE En este apartado de la aplicación es para cerrar un periodo. Un periodo es una extensión de tiempo.

Cada periodo es de un mes, por lo cual cuando se desea cerrar un periodo todos los movimientos dentro del almacén, dicho mes deberán de estar concluidos, por que cuando se cierre el periodo ya no se volverá a abrir, es decir, ya no se podrán agregar nuevos movimientos. Para aplicar el cierre solo seleccionamos el nuevo periodo (mes) y después solo damos clic en el botón de “Guardar Cambios” para cerrar el periodo.


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3.6 ACERCA DE ... Aquí aparecerá la información de la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información, en el departamento de Desarrollo de Sistemas. Se muestra el nombre de cada una de las personas que laboran en el departamento.

sipra- almacén - jaliscosistemadif.jalisco.gob.mx/almacena/ayuda_almacen_sipra.pdfsipra- almacén...

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