1. Segmentación de procesos y usuarios por dependencia

Dependencia Procesos Usuarios

Secretaria de Gobierno Evaluar todos los programas y campanas de la administracion municipal tendientes a garantizar los derechos civiles, sociales, vida, honra y bienes. Coordinar la politica a seguir referente al control de precios, pesos y medidas; rifas, juegos y espectaculos; establecimientos publicos, aseo y ornato; ventas ambulantes y estacionarias. Vigilar y atender la reclusion de personas que se hallen a cargo de las autoridades de Policia Municipal; recibir y dar tramite a las querellas ordinarias o sumarias de statu quo; instruir, tramitar y fallar las querellas por contravenciones e infracciones a los codigos de transito; ejecutar el control sobre avisos, vallas, pasacalles.

30 profesonales.

Alrededor de 4000 registros diarios son consultados y descargados a archivos de Microsoft Excel® que posteriormente son validados y consolidados en reportes de seguimiento semanal. Se ha pensado en mejorar los informes a través de la consolidacion de datos haciendo uso del servidor, sin embargo hay escaso conocimiento y soporte en sitio.

Secretaria de Hacienda Custodiar, guardar y controlar los titulos, valores y garantias constituidas a favor del municipio. Conceder plazos y prorrogas a los deudores morosos consultando siempre la capacidad economica de los contribuyentes y favoreciendo los intereses por mora de acuerdo a lo estipulado por la Ley. Manejar y rendir cuentas de los auxilios entregados por la nacion, el departamento y otras entidades. Fijar las politicas a seguir en el cobro de aportes, participaciones y servicios de la nacion, departamento, instituciones oficiales y semioficiales. Expedir los certificados de Paz y Salvo que por concepto de pago de impuestos le sean solicitados y que se encuentren al dia.

20 profesionales

Los usuarios normalmente se acercan a esta secretaria para realizar consultas referentes a impuesto predial y pago del mismo, ocasionando en algunos momentos colapsos administrativos por tener una base de datos de consulta en Oracle® 9i® que segun los funcionarios es bastante lenta en los tiempos de respuesta.

Secretaria de Planeacion y Obras Publicas

Definir y establecer el modelo de desarrollo social, planeando en lo social, lo economico e infraestructura para la toma de decisiones y desarrollo del gobierno municipal. Direccionar los diferentes proyectos que las demas secretarias realicen; Recomendar al consejo municipal y a la alcaldia sobre las politicas y objetivos que el municipio debe desarrollar en materia de obras

20 funcionarios.

Se cuenta con un Sistema de Informacion Geografico (SIG), el cual fue donado por el Instituto Geografico Agustin Codazzi y realiza certificaciones catastrales, de planos prediales, de informacion geodésica y estadisticas el cual se encuentra instalado en un servidor con sistema operativo Microsoft®

publicas, estratificacion y actualizacion catastral, planes de ordenamiento territorial, prevencion y atencion de desastres y Desarrollo Social.

Windows Server 2003® con 10 licencias para acceso. Para el apoyo en los procesos de estratificacion se maneja un Sistema de Informacion el cual interactua con el SIG y cuya informacion es utilizada por las curadurias, via internet. Este sistema se encuentra instalado en el mismo servidor. En promedio se atienden 100 solicitudes diarias de certificaciones y 400 consultas via internet.

Secretaria de Educacion Velar por la construccion de planteles educativos, por su dotacion y mantenimiento al igual que de las instalaciones deportivas y de recreacion con que cuentan las instituciones educativas.

Proveer el profesorado necesario tanto para la parte urbana como la Rural; establecer normas relacionadas con el sistema educativo, del pensum; mantener un estricto control sobre las escuelas y colegios.

Sus funciones en general se pueden sintetizar asi: administrar la educacion en el Municipio, velar por la calidad y cobertura de la educacion y su correcta prestacion, establecer las politicas, planes y programas necesarios, fomentar la investigacion e innovacion del curriculo y orientar la elaboracion y ejecucion de proyectos educativos.

10 funcionarios

Se cuenta con un Sistema de Informacion para los procesos de: matriculas escolares, traslados escolares y gestion de alianzas con la educacion superior.

También se cuenta con un Sistema de Informacion Documental para realizar procesos de: certificaciones laborales de docentes, solicitud de copias de actos administrativos, solicitud de renuncias para docentes, solicitud de subsidio de transporte, inscripcion y ascenso en el escalafon docente y legalizacion de establecimientos educativos.

Secretaria de Salud La vigilancia de la salud publica, el registro de los prestadores de servicios de salud, la gestion de la prestacion de los servicios de salud, la promocion de planes, programas, estrategias y proyectos en salud para el desarrollo del sector y del sistema general de seguridad social.

La vigilancia y control del cumplimiento de las politicas y normas técnicas, cientificas y administrativas que expida el Ministerio de la Proteccion Social.

15 funcionarios

La actualizacion de este sistema se realiza con registros provenientes de documentos y planillas en Microsoft® Excel® que llegan desde los diferentes establecimientos de salud que se encuentran tanto en el area urbana como rural; el numero de registros diarios es en promedio 100.

La supervision y control de los recursos del sector salud para un buen recaudo y aplicacion.

La implementacion y actualizacion de la operacion del Sistema Integral de Informacion en Salud para reportar la informacion a las instancias correspondientes.

Secretaria de Deportes, Recreacion y Cultura

La ejecucion de programas destinados al aprovechamiento del tiempo libre por medio de practicas deportivas, actividades recreativas y eventos culturales en espacios adecuados.

La elaboracion de estudios para identificar los problemas y necesidades del Municipio en el campo deportivo, recreativo y cultural con el fin de formular planes y proyectos que respondan a esas demandas.

El desarrollo de programas para vigilar y supervisar la correcta administracion y funcionamiento de los escenarios deportivos, recreativos y culturales.

La promocion, elaboracion y ejecucion de programas orientados a conservar los valores de la cultura local, asi como la formacion y el apoyo integral a los deportistas.

10 funcionarios

Secretaria de Gestion Ambiental y Mineria

Gestionar las politicas para la conservacion del medio ambiente y proteccion de los recursos naturales; ejercer el control y vigilancia del cumplimiento de estas normas, adelantando investigaciones e imponiendo las sanciones que correspondan.

Adicionalmente acompanar y asesorar la pequena y mediana mineria en los procesos de tecnificacion, mejor aprovechamiento de los recursos y su legalizacion; también expedir los permisos de movilizacion forestal.

7 funcionarios

Oficina Asesora De Control Interno Planear y dirigir los métodos, 12 profesionales

normas, procedimientos y mecanismos de verificacion y evaluacion, que garanticen el cumplimiento de todas las actividades, operaciones y actuaciones de las diferentes dependencias de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes.

Apoyar la toma de decisiones de los directivos a través de la generacion de informes que permitan identificar y controlar las debilidades, vulnerabilidades, riesgos, amenazas y fallas en los procesos misionales.

Secretaria General Planeacion, organizacion, control y ejecucion de los programas de la administracion; atienden la organizacion y el funcionamiento del despacho del alcalde. Estudiar, revisar y preparar los proyectos de acuerdos, resoluciones, decretos y contratos.

12 profesionales.

Volumen diario en promedio de 300 documentos para revisiones y 100 procesos documentales.