revision de alineamiento estrategico -...

RREEVVIISSIIÓÓNN DDEELL AALLIINNEEAAMMIIEENNTTOO EESSTTRRAATTÉÉGGIICCOO DDEE

LLAASS PPRROOPPUUEESSTTAASS DDEE PPRROOCCEESSOOSS YY

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

MMSS..NNCC..LLII..0055..0011..0022..0011 MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE SSAALLUUDD DDEE CCOOSSTTAA RRIICCAA -- NNIIVVEELL CCEENNTTRRAALL

ÁÁRREEAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN:: NNIIVVEELL CCEENNTTRRAALL

PREPARADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

INGA. ANDREA CARVAJAL JIMÉNEZ INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS

VALIDADO POR : UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

LICDA. MARÍA ISABEL ESPINOZA HERNÁNDEZ ING. JAVIER BERMÚDEZ BARAHONA

LIC. JOSÉ FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ

REVISADO POR: DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ

VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 19/08/11

DE 22 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL VERSIÓN 1

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS YY PPRROOTTOOCCOOLLOOSS

REVISIÓN DEL ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LAS PROPUESTAS DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: MS.NC.LI.05.01.02.01

“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”

1. Introducción Este procedimiento dicta los parámetros para realizar la revisión del alineamiento estratégico de las propuestas de procedimientos generadas por las diversas unidades organizativas encargadas de la emisión de procedimientos que conforman la institución. Dicha revisión debe realizarse con el fin de que se logre orientar a los encargados para que los productos finales correspondan a las necesidades de las diferentes funciones del Ministerio de Salud, y al mismo tiempo guarden concordancia con los parámetros establecidos de forma, contenido y alineación estratégica.

2. Objetivo Garantizar el alineamiento estratégico de las propuestas de procedimientos mediante la orientación a las Unidades Organizativas encargadas de la emisión de procedimientos durante la elaboración o modificación de los mismos.

3. Productos

Producto Final:

• Procedimiento alineado estratégicamente y conforme con los requerimientos de forma y contenido.

Productos Intermedios:

• Observaciones realizadas al documento.

• Informe de oportunidades de mejora.

• Herramienta de alineamiento estratégico aplicada.

4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en su nivel central.

5. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el glosario del manual de procedimientos del Ministerio de Salud.

• Alineamiento estratégico

• Instrumento

• Marco estratégico

• Oportunidad de mejora







6. Referencias • Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud,

Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2008.

• MS.NI.GN.09 ¿Cómo elaborar un procedimiento? Norma 0

• Criterios Directores para el diseño de procesos institucionales, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2007.

7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.1 Revisar que se encuentre la documentación completa del proceso

Nivel Central

Unidad de Desarrollo Organizacional

8.2 Revisar el diagrama del proceso Nivel Central


8.3 Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso

Nivel Central


8.4 Incorporar las observaciones al diagrama del proceso

Nivel Central

Unidad Organizativa responsable del proceso que

se está revisando

8.5 Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento

Nivel Central


8.6 Revisar el formato del documento Nivel Central


8.7 Revisar los apartados contenidos en el documento

Nivel Central


8.8 Realizar la lectura analítica del documento Nivel Central


8.9 Aplicar la herramienta de alineamiento estratégico para el documento

Nivel Central


8.10 Elaborar el Informe de oportunidades de mejora

Nivel Central


8.11 Realizar la reunión de retroalimentación para el procedimiento

Nivel Central


8.12 Remitir los documentos de alineamiento estratégico

Nivel Central


8.13 Analizar las observaciones realizadas al documento

Nivel Central


se está revisando

8.14 Incorporar la observaciones al documento Nivel Central


se está revisando







8. Procedimiento

8.1. Revisar que se encuentre completa la documentación del proceso La Unidad de Desarrollo Organizacional debe realizar la revisión del diagrama del proceso presentados por la Unidad Organizativa responsable del proceso, dicha entrega debe realizarse de forma digital (enviados vía correo electrónico) y debe contener:

• El diagrama en formato de Office Excel

En caso de que el documento encontrado no cumpla con el formato de diagrama establecido la Unidad de Desarrollo Organizacional debe rechazar la revisión y comunicar a la Unidad Organizativa responsable del proceso respondiendo el correo en el cual debe indicar cuál es el formato establecido y debe aclarar que no se debe dar trámite a la solicitud hasta cuando no se reciba la documentación completa.

8.2. Revisar el diagrama del proceso La Unidad de Desarrollo Organizacional debe revisar el diagrama del proceso de forma digital. Se debe revisar que se apegue a los lineamientos de formato establecidos en el documento MS.NI.GN.09 ¿Cómo elaborar un procedimiento? Norma 0. Adicionalmente, debe revisar la secuencia lógica de las actividades y la asignación de responsabilidades. En caso de que el diagrama del proceso requiera ser mejorado, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe ejecutar la actividad 8.3, en caso contrario comunica a la Unidad Organizativa responsable que el diagrama elaborado cumple con los requisitos, por lo cual debe proceder a la elaboración del procedimiento o protocolo y posteriormente a su envío a la Unidad de Desarrollo Organizacional, pasando a la actividad 8.5.

8.3. Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso

La Unidad de Desarrollo Organizacional debe reunirse con la Unidad Organizativa encargada del proceso, a fin de explicar personalmente cuáles fueron las oportunidades de mejora detectadas en el diagrama del proceso, dicha reunión se debe coordinar con anticipación y aclarar las dudas que se presenten. La Unidad de Desarrollo Organizacional debe propiciar el debate para llegar al consenso de cuáles serán la modificaciones realizadas al diagrama. En cada reunión que se realice, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe llenar la bitácora de reuniones que se muestra en el Anexo 3: Bitácora de reunión de retroalimentación y entregar el archivo del diagrama revisado

8.4. Incorporar las observaciones al diagrama del proceso La Unidad Organizativa responsable debe incorporar las observaciones realizadas en la reunión de retroalimentación al diagrama del proceso, y debe enviar los documentos del procedimiento de vuelta a la actividad 8.1 Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento; hasta cuando se consideren satisfactorios los cambios realizados tanto por la Unidad de







Desarrollo Organizacional como por como por la Unidad Organizativa encargada del proceso, se debe proceder con la actividad 8.5 Revisar el formato del documento.

8.5. Revisar que se encuentre completa la documentación del procedimiento La Unidad de Desarrollo Organizacional debe realizar la revisión de los documentos presentados por la Unidad Organizativa responsable del proceso, dicha entrega debe realizarse de forma digital (enviados vía correo electrónico o disco compacto) y debe contener:

• El procedimiento en formato de Office Word

• El diagrama en formato de Office Excel

• Los anexos en formato digital

En caso de que alguno de los documentos se encuentre ausente o incompleto, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe rechazar la revisión y comunicar a la Unidad Organizativa responsable del proceso respondiendo el correo en el cual debe indicar cuáles son los documentos faltantes y debe aclarar que no se debe dar trámite a la solicitud hasta cuando no se reciba la documentación completa.

8.6. Revisar el formato del documento La Unidad de Desarrollo Organizacional debe realizar la revisión del documento de forma digital. Se debe revisar el formato del documento sometido a evaluación en su totalidad, dicho formato debe apegarse a las pautas establecidas en el documento MS.NI.GN.09 ¿Cómo elaborar un procedimiento? Norma 0. En caso de que se encuentren faltas en el formato, se debe indicar mediante la inclusión de comentarios en todos aquellos puntos que se necesiten con el fin de mostrar las oportunidades de mejora.

8.7. Revisar los apartados contenidos en el documento Con base en lo especificado en el documento MS.NI.GN.09 ¿Cómo elaborar un procedimiento? Norma 0, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe revisar que el documento contenga la totalidad de los apartados requeridos en un procedimiento. En caso de que se encuentren inconsistencias, se debe indicar en cada falta mediante la inclusión de comentarios donde sean requeridos.

8.8. Realizar la lectura analítica del documento La Unidad de Desarrollo Organizacional debe realizar una lectura cuidadosa y detallada del documento en su totalidad, con el fin de detectar los puntos donde se encuentre cualquier pérdida de secuencia en las actividades, debe revisar además que en la redacción se visualicen las unidades organizativas por nivel de gestión que participan; que las responsabilidades de cada nivel de gestión dentro de una actividad sean claramente identificables y que se visualicen los límites con el fin de evitar confusiones. Adicionalmente se deben visualizar las decisiones que hay que realizar según el caso (ejemplos: si hay que realizar revisiones de información, verificación de documentos, validaciones entre otros) y detallar las acciones a seguir luego de la tomar la decisión.







En caso de que en el procedimiento, en el apartado denominado “Referencias” se haga mención a algún(os) documento(s) aparte; la Unidad de Desarrollo Organizacional debe revisar estas fuentes con el fin de confirmar que dicha referencia sea válida y aplicable según cada caso que se esté analizando.

Simultáneamente, se debe detectar cualquier falta de ortografía y/o incongruencia en la redacción del texto. En todos los casos de oportunidades de mejora detectadas se debe indicar mediante la inclusión de comentarios donde sean requeridos.

8.9. Aplicar la herramienta de alineamiento estratégico para el documento La Unidad de Desarrollo Organizacional debe aplicar la herramienta de alineamiento estratégico que constituye una evaluación basada en los criterios directores para el diseño de procesos apegado a los lineamientos establecidos en el Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud; dicha herramienta se muestra en el Anexo 1: “Herramienta de alineamiento estratégico”, escogiendo para cada ítem la respuesta que esté acorde a lo analizado en el procedimiento que se está sometiendo a revisión.

En caso de que el documento se encuentre alineado estratégicamente, se debe notificar a la Unidad Organizativa responsable del proceso en revisión mediante correo electrónico, y finalizar el proceso, para que el documento alineado continúe el procedimiento MS.NI.NG.12 Emisión y control de los manuales de procedimientos. En el caso contrario, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe continuar con la ejecución de la actividad 8.9 Elaborar el informe de oportunidades de mejora.

8.10. Elaborar el informe de oportunidades de mejora La Unidad de Desarrollo Organizacional debe elaborar el informe de oportunidades de mejora, en el cual se debe plasmar las oportunidades de mejora encontradas, tanto generales como específicas, así como las observaciones adicionales encontradas. Se debe procurar que la redacción de este informe sea sencilla y concisa para facilitar la interpretación por parte del lector. Para elaborar dicho informe se debe utilizar la plantilla que se muestra en el Anexo 2: “Plantilla de informe de oportunidades de mejora”.

8.11. Realizar la reunión de retroalimentación La Unidad de Desarrollo Organizacional debe reunirse con la Unidad Organizativa encargada del proceso, a fin de explicar personalmente cuáles fueron las oportunidades de mejora detectadas en el proceso, y aclarar las dudas que se presenten. En caso de que a raíz del debate realizado surjan modificaciones a las oportunidades de mejora, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe añadir dichas modificaciones donde corresponda. En cada reunión que se realice, la Unidad de Desarrollo Organizacional debe llenar la bitácora de reuniones que se muestra en el Anexo 3: “Bitácora de reunión de retroalimentación”.

8.12. Remitir los documentos de alineamiento estratégico La Unidad de Desarrollo Organizacional debe remitir la versión digital del documento revisado, así como el informe de oportunidades de mejora y la herramienta de alineamiento estratégico por medio de correo electrónico a la Unidad Organizativa responsable del proceso







8.13. Analizar las observaciones realizadas al documento La Unidad Organizativa responsable del proceso bajo análisis, debe analizar las observaciones realizadas por la Unidad de Desarrollo Organizacional al documento, en caso de que a la hora de realizar las correcciones se presenten dudas adicionales, debe solicitar la colaboración a la Unidad de Desarrollo Organizacional para solventar las dudas.

8.14. Incorporar las observaciones al documento La Unidad Organizativa responsable debe incorporar las observaciones realizadas, a fin de que el documento quede conforme con los requerimientos de formato y contenido, así como alineado estratégicamente.

Una vez incorporadas las modificaciones propuestas, la propuesta de procedimiento se debe enviar a la actividad 8.1, ya que la Unidad de Desarrollo Organizacional se debe cerciorar que las modificaciones efectuadas logren alinear estratégicamente la propuesta de procedimiento.







9. Indicadores de gestión e impacto Indicadores de gestión

• Tiempo promedio de duración de revisión del alineamiento de una propuesta de procedimiento: Promedio de los tiempos utilizados en la revisión de cada una propuestas en un trimestre.

Indicadores de impacto • Porcentaje de propuestas de procedimientos alineadas desde la primera revisión: Porción

de propuestas que se encuentran alineadas según los resultados de la primera revisión en relación con el total de propuestas revisadas en un trimestre.







10. Diagrama de Flujo

Código: MS.NC.LI.05.01.02.01 Unidad organizativa:

Unidad de Desarrollo

OrganizacionalInga. Andrea Carvajal

Versión 1 27/10/2010

Actividades

Código Descripción UDO Unidad Organizativa

8.1 Revisar que se encuentre la documentación completa del proceso

Incluye el procedimiento, el diagrama del proceso y los anexos (tanto incluidos en el proceso como la versión digital)

Se encuentra información faltante?

8.2 Revisar el diagrama del proceso

El diagrama del proceso debe ser mejorado?

8.3 Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso

8.4 Incorporar las observaciones al diagrama del proceso

8.5 Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento

Se encuentra información faltante?

8.6 Revisar el formato del documento

8.7 Revisar los apartados contenidos en eldocumento

8.8 Realizar la lectura analítica del documento

8.9 Aplicar la herramienta de alineamientoestratégico para el documento

Utilizando la herramienta mostrada enel Anexo 1: Herramienta dealineamiento estratégico

¿Los documentos se encuentra alineados?

8.10 Elaborar el Informe de oportunidades demejora

Utilizando el formato mostrado en elAnexo 2: Plantilla de informe deoportunidades de mejora

8.11Realizar la reunión de retroalimentación parael procedimiento

8.12 Remitir los documentos de alineamientoestratégico

Vía correo electrónico

8.13 Analizar las observaciones realizadas aldocumento

Existen dudas o consultas acerca de larevisión realizada

Realizar la evacuación de las dudas

8.14 Incorporar la observaciones al documento

Diagrama de Flujo Proceso de nivel 3: REVISIÓN DEL ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

DE LAS PROPUESTAS DE PROCEDIMIENTOS

Hoja 1 de 1

Unidad Organizativa

Detalle Flujo de Información

INICIO

No

Si

Si

No

Si

No

No

Si

Si

No







11. Anexos

Anexo 1: Herramienta de alineamiento estratégico

Instrumento de alineamiento de documentación prioritaria del Ministerio de Salud

ObjetivoGuiar la revisión de los manuales de procedimiento y organización con el fin de garantizar que los criterios directores de diseño definidos por las autoridades de lainstitución se cumplan y se encuentren alineados con el Marco Estratégico del Ministerio de Salud.

Instrucciones: 1.El instrumento se utiliza para la evaluación de cada uno de los manuales, es decir, se debe completar una herramienta de alineamiento para cada procedimiento denivel 0, 1 y 2. En el manual de organización se debe completar una herramienta de alineamiento para cada una de las unidades organizativas.

2.El responsable de la aplicación debe contar con conocimiento sobre los criterios directores de diseño de procesos, el Modelo Conceptual y Estratégico de la Recoríade la Producción Social de la Salud, así como el Marco y Plan Estratégico del Ministerio de Salud. Además, en caso de tener dudas debe evacuarlas antes de laaplicación y estar seguro de que entiende como se operativizan en los manuales los criterios y aspectos mencionados.

3. Se debe inciar con el manual de nivel 0 y continuar con los de nivel 1 y 2, hasta completar un proceso completo (incluyendo los tres niveles de gestión).

4. Primero el responsable debe leer de forma completa el manual a analizar con el fin de entenderlo de manera global, y de ser necesario, aclarar las inquietudes defondo con alguno de los participantes en el diseño del mismo.

5. Posteriormente, lo vuelve a leer, pero esta vez va completando el instrumento, y de ser necesario, anontando las observaciones en las partes del manual que requierenajustes posteriores. Además debe identificar los aspectos de formato que requieren corrección.

6. Se dispone de tres opciones de respuesta: Cumple, No cumple, No aplica. Se debe marcar con una equis (X) o con un check (J ).

Cumple: significa que el crietrio, aspecto estratégico o de formato se encuentra operativizado explícitamente en el manual. No cumple: significa que no se evidencia la incoporporación del criterio o aspecto en el manual analizado.

No aplica: se utiliza cuando los criterios directores o aspectos estratégicos van dirigidos a un proceso específico que no tiene relación con el que se estáanalizando.

7 D é d li d l i t t l t l bl d h l i ti lid l l t t

Responsables de la AplicaciónLa aplicación de este instrumentos es responsabilidad de la Unidad de Desarrollo Organizacional







Información General

Nivel:

Fecha:

Aspectos de Revisión

Lineamientos Directores Cumple No Cumple

No aplica

• Hay llamadas a actores sociales y a responsablesinstitucionales, quedando explícito en el manual como unpaso obligatorio.

• Se establecen, en el proceso de concertación de actoressociales, actividades de conciliación de intereses ycoordinación de acciones.

• En la primera actividad del proceso se visualiza el uso deplanes y ajustes del proceso de Planificación Intrainstitucional como insumo para realizar el diagnóstico de necesidades

• Se da la formulación de políticas y lineamientos de gestióninstitucional

Aplica para los procesos deconducción y orientaciònestratégica institucional, direcciónintrainstitucional

•Se evidencia la integración del SEVRI a los procesos deplanificación intrainstitucional

Solo para el proceso de PI

• Hay controles explícitos de calidad y alineamiento en laelaboración e integración de planes estratégicos y operativos.

Se evidencian en el diagrama conun tríangulo. En el texto debe quedar explícitoque la actividad es para garantizarel alineamiento y ajuste delproceso con los resultadosesperados en función del marco yplan estratégico.

• Se presentan explícitamente las relaciones de articulacióncon otros procesos de rectoría, por medio del proceso deAtención al Cliente Interno y Externo

Solo aplica para procesos deRectoría

• Se presentan relaciones de vinculación entre los procesosde gestión intrainstitucional a ejecutar en cada unidad

i ti• Los manuales cuentan con indicadores de impacto ygestión• Se visualiza de manera explícita la ejecución de accionescorrectivas inmediatas durante la ejecución de las actividades

Eso lo incluiria en lo de Mejoracontinua

• Los manuales incorporan la gestión de auditoría especificay el mejoramiento continuo como actividades obligatorias.

• En la actividad de Autoevaluación de proceso se visualiza elseguimiento y evaluación de resultados (cumplimiento yrendimiento)

Incluye el seguimiento y controlde los indicadores

• Se evidencia la desconcentración de actividades deacuerdo con el rol asignados a cada nivel de gestión (central,regional, local) en que se ejecutan las actividades.

• Se especifica la unidad organizativa responsable deejecutar cada actividad

Responsable de la aplicación del instrumento:

Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de Salud

Nombre del manual a evaluar (incluir Código):

Observaciones#

1

Lista de Verificación

Desconcentración operativa

3

Rendición de cuentas:Generar capacidad para asegurar

que los funcionarios públicos respondan por sus acciones mediante información, justificación y eventuales

consecuencias de errores

Orientación al impacto:Resultados en función de nuestra

misión

El ejercicio del liderazgo como ente rector:

“Convencer antes de ordenar”

2

Mejora continua:Cumplimiento de metas y rendimiento

del uso delos recursos.

5

4

Forma de operativizarlos en los manualesNivel de Cumplimiento

Incluye procesos de GI








Lineamientos Directores Cumple No Cumple

No aplica

•Al menos en el objetivo del proceso, se debe especificar quese hace con enfoque de promoción de la salud, de derechosy posicionamiento de la cultura de la no exclusión

• Se incluyen actividades de participación de actores sociales clave con enlace al proceso de concertación de actoressociales.

•Se visualiza el abordaje de los factores salutogénicos ypatogénicos que determinan la salud de la población

• Se visualizan acciones para garantizar que el accionar detodos los funcionarios sea coherente con el posicionamientode imagen deseado y la estrategia institucional.

Aplica para los procesos deMercadotecnia Intrainstitucional,Desarrollo Organizacional yGestión de Recursos Humanos

• Los procesos de Mercadotecnia de la Salud y deMercadotecnia institucional estén articulados entre sí, demanera que ambos se complementen.

Aplica entre los procesos deMercadotecnia de Institucional yMercadotecnia de la Salud

• Se presenta articulación entre los procesos deMercadotecnia institucional, planificación institucional ydesarrollo organizacional, para garantizar el alineamiento delas comunicaciones.

Aplica entre los procesos deMercadotecnia de Institucional,Planificación Institucional yDesarrollo Organizacional.

• Los procesos de Mercadotecnia institucional y el deDesarrollo Organizacional deben estar explicitamentearticulados con el de Gestión de Recursos Humanos paragarantizar la implementación de la cultura organizacional

• Los manuales Incorporan actividades de identificación denecesidades y expectativas de los clientes externos ointernos.• La responsabilidad de atención al cliente de diseñar, aplicary retroalimentar respecto a la aplicación de instrumentos deidentificación de necesidades y de medición de lasatisfacción con la participación activa desde el punto devista técnico de las personas o equipos responsables del

• Los manuales establecen enlaces obligatorios con elproceso de atención al cliente interno y externo.

• El proceso de Atención al cliente incorpora identificación denecesidades y expectativas, y evaluación y mejoramiento delservicio brindado (Ventanilla única y contraloría de servicio)

9 Puntos de control• Se planifican actividades de evaluación sistemática de lacalidad de productos, procesos y sistemas para la gestiónintrainstitucional

Aplica para los procesos decontrol interno, auditoria interna,Desarrollo Oganizacional,Planificación Intrainstitucional,atención al cliente interna yexterna, supervision

10Simplificación de trámites y flujos de

proceso

• El proceso de atención al cliente interno y externo noconlleva trámites excesivos (Cada paso del proceso agregavalor al mismo).

11Asignación de autoridad y

responsabilidad

• En el manual hay claridad en la asignación de la autoridad y responsabilidad de acuerdo con las competencias. Quedaclaro la unidad organizativa responsable de la actividad y losaportes que otras unidades organizativas deben brindar paragarantizar la calidad del proceso y sus productos.

# Forma de operativizarlos en los manualesNivel de Cumplimiento

Observaciones

6

7

8

Posicionamiento de la imagen institucional

Realizar las acciones con enfoque hacia el cliente interno y externo

Promoción de la Salud y Participación Social Inteligente para

la no Exclusión para los procesos de Rectoría de la








Aspectos relacionados con el Modelo, Marco y Plan

Estratégico del MSCumple No

CumpleNo

aplica

Al menos en la introducción y objetivo de cada proceso ounidad organizativa de rectoría se hace referencia a uno omás de estos conceptos

Aplica para procesos de Rectoría de la Salud

Cuando alguno de estos conceptos se utiliza en el manual ladefinición y contexto corresponden a lo que establece elModelo.

Cuando el concepto se utliza se hace referencia explícita alModelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de laProducción Social de la Salud.

13

Componentes del Modelo Conceptual y Estratégico

4.1. Misión del Sistema Nacional de Salud

4.2. Funciones generales del Sistema Nacional de Salud

4.3. Funciones sustantivas para el ejercicio de la rectoría

4.4. Cadena de valor de las funciones sustantivas para el ejercicio de la

rectoría

Se hace referencia a las funciones sustantivas y su desarrollo en el manual de procedimientos corresponde con su definición según el Modelo.


Se visualiza claramente el rol del nivel central (políticoestratégico, tecnico normativo), regional (enlace) y local(operativo)

Lo que se establece en los manuales de procesos de rectoríade la salud, no contradice la estrategia maestra del Ministeriode Salud.


Con el contenido y desarrollo de los procedimientos se lograel cumplimiento de todos o al menos la mayoria de losobjetivos del manual.Existen procedimientos que aseguren la revisión, evaluacióny ajustes perídicos del Marco Estratégico del Ministerio deSalud

Aplica para el proceso de Planificación Intraintitucional

Lo que se establece en los manuales no contradice a algunode estos aspectos.

16 Objetivos específicos relacionados con el proceso

Los objetivos especificos del Plan Estratégicos se encuentranvinculados con los procesos

15

Marco EstratégicoMisiónVisión

Estrategia maestraValores institucionalesObjetivos estratégicos

Estrategias para la Operativización de la Rectoría de la Producción Social

de la Salud5.1. Desconcentración y

descentralización5.2. Participación social inteligente

para la no exclusión5.3. Ámbitos en que el Ministerio de

Salud ejerce la rectoría

14

Bases conceptuales del Modelo3.1. Producción social de la salud

3.2. Promoción de la salud3.3. Enfoque de Derechos

3.4. Sector Salud3.5. Sistema Nacional de Salud

3.6. Sistema de Producción Social de la Salud

12

# Observaciones

Nivel de Cumplimiento

Forma de operativizarlos en los manuales







Nivel:

Fecha:

Cumple No Cumple No aplica

Logo

Nombre del Procedimiento

Verdana 20, negrita, alineado a la derecha

Código Verdana 18, negrita, alineado a la derecha

Nivel de Gestión Verdana 12, negrita, alineado a la derecha

Área de gestión Verdana 12, alineado a la derecha

Preparado por: Equipo de Mejora Continua

“Incluir aquí el nombre completo de los

integrantes de los equipos”

Equipos de Mejora Continua Entidad oganizacional a la que

Nombre del Funcionario

Puesto del Funcionario

Nombre del Funcionario

Puesto del Funcionario

Versión Nº: Fecha de Emisión:

Productos

Alcance

Aspectos a ConciderarNivel de Cumplimiento

Tabla de información general

Portada

Observaciones

Revisar que se presente la siguiente información:

Color Azul: centrado.

Establece el o los niveles de gestión que aborda el proceso, además el cuadro correspondiente a este apartado se lleno satisfactoriamente.

Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de Salud

Información GeneralNombre del manual a evaluar (incluir Código):


Este espacio es para firma del funcionario

Se identificaron los productos intermendios (si aplica) o el producto final según la necesidad del proceso

Existe el apartado

Basada Norma Cero

Aprob ado por:

validado por :“Incluir aquí el nombre

completo de los

Revisado por:Este espacio es para firma

del funcionario

Introducción

Se visualiza que la redacción de la introducción está en función del producto

Existe el apartadoObjetivo

Existe el apartado, Redactado en función de los productos








Código

Nivel de CumplimientoObservaciones

Las actividades redactadas en sustantivo derivado del verbo se desarrollan en un procedimiento de otro nivel, en caso contrario el verbo debe estar en

infinitivo

Diagrama

En el diagrama utilizado se identifica la unidad organizativa o nivel de gestión que realiza la actividad.

Cada una de las actividades del diagrama corresponde a en nombre y contenido a las establecidas en el manual.

Cuenta con indicadores de Impacto

Inicio

Cuenta con indicadores de gestiónIndicadores

Descripción de actividades

Se ha utilizado redacción en tercera persona

los verbos se utilizan en presente

Decisión

Conector

El diagrama se encuentra inserto en el documento del proceso Fin

Formato (hacer link)

Responde a la naturaleza del proceso

El emcabezado cuenta con el logo del MS, color azul

Cumple con la siguiente simbología:

Responsabilidad

En el apartado: Se establece claramente la o las unidades organizacionales involucradas en la ejecución del procedimiento

En la descripción de las actividades: se evidencia las acciones que debe ejecutar cada una unidades organizativas en los tres niveles de gestión

El cuadro correspondiente a este apartado se lleno satisfactoriamente.

En cuanto a la definición de los responsables: existe concordancia entre lo que se inidica en cuadro con respecto a cada actividad.

Aspectos a Conciderar

Acción








Texto

Pie de página

Aspectos a Conciderar

Nivel de Cumplimiento

Observaciones

Se presenta el Nivel de Gestión correcto

Cuando se utilice una palabra en inglés, ésta debe indicarse entre comillas, por ejemplo “software” o “hardware”.

El título de los anexos debe estar centrado en letra Arial, número 18 y negrita.

Formato

Se encuentra en recuadro de doble linea la frase "DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD"

introducción, objetivo, alcance, definiciones, referencias, responsables, procedimiento, indicadores y flujo de proceso, se deben presentar como títulos

numerados en letra Arial, número 14, en negrita, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos.

Se presenta el nombre "Manual de Procedimientos y Protocolos"

El texto se presenta justificado, en letra Arial, número 11, con interlineado sencillo y espaciado anterior de 6 puntos y posterior de 0 puntos. No se debe

dejar espacios adicionales entre cada párrafo.

El Código es el correcto

Las actividades o etapas del procedimiento deben presentarse con título numerado, en letra Arial, cursiva, número 12, con interlineado sencillo,

espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos.

Si en el contenido del procedimiento es necesario subdividir las actividades, éstas deben presentarse como título numerado, en letra Arial, cursiva, número 11, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6

puntos.

Encabezado







Nivel:

Fecha:


Los archivos asociados a un procedimiento de cualquier nivel se encuentra dentro de una carpeta

El nombre de la Carpeta esta identificada de las siguiente forma: Código del proceso y nombre del proceso

Los archivos electrónicos estan identificado de la siguiente forma: Código del proceso y nombre del proceso

Los archivos electrónicos relacionados con los anexos del procedimientos se encuentran identificados de la siguiente forma: Anexo X Nombre del anexo.

El encabezado de los anexos cuentan con el logo del Ministerio de Salud

Todos los anexos que se mencionan en la prosa del proceso estan insertados al final del documento

Los formularios se encuentran códificados

El encabezado cumple con los lineamientos establecidos por el proceso de Gestión Documental

Formularios

Formato de Anexos

Aspectos a ConciderarNivel de Cumplimiento

Observaciones

Carpeta electrónica

Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de SaludInformación General

Nombre del manual a evaluar (incluir Código):


Otros Aspectos







Anexo 2: Plantilla de informe de oportunidades de mejora

Ministerio de Salud República de Costa Rica

INFORME DE OPORTUNIDADES DE MEJORA

Cuadro Resumen

Asunto: Revisión y análisis del proceso …….. Revisión realizada por: Para contactar

Nombre del funcionario Correo electrónico

Código y nombre del proceso: Agregar… Unidad organizacional responsable: Agregar…

Fecha: Agregar…

1. FUENTES DE INFORMACIÓN • Herramienta de la norma cero • Proceso MS.NI.GN.09 ¿Cómo elaborar un procedimiento? • Instrumento de alineación de documentación prioritaria del Ministerio de Salud

2. OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS

2.1 GENERALES Agregar…

2.2 ESPECÍFICAS

2.2.1 Portada Agregar…

2.2.2 Introducción Agregar…







2.2.3 Objetivo Agregar…

2.2.4 Productos Agregar…

2.2.5 Alcance Agregar…

2.2.6 Definiciones Agregar…

2.2.7 Referencias Agregar…

2.2.8 Responsables Agregar…

2.2.9 Procedimiento Agregar…

2.2.10 Indicadores Agregar…

2.2.11 Diagrama Agregar…

2.2.12 Anexos Agregar…

3. OBSERVACIONES ADICIONALES Agregar…







Anexo 3: Bitácora de reunión de retroalimentación Reunión # X Unidad de Desarrollo Organizacional-DDEI Fecha: XX/XX/XX

Asunto o Proyecto:

Objetivo:

Lugar

Hora de Inicio Hora de Finalización

I. Agenda

Actividad Tiempo Responsable Equipo de trabajo Equipo de trabajo Equipo de trabajo Equipo de trabajo Equipo de trabajo

II. Asistencia

Nombre Cargo Asistencia Presente Presente Presente Presente Presente

III. Asuntos discutidos y acuerdos

Observaciones

Elaborado por: XXX

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