REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ DE ARCHIVO

ACTA 004

FECHA: 27 de septiembre de 2013

HORA: De las 08:00 a las 12:00 horas

LUGAR: Paraninfo Universidad del Valle

ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

ORDEN DEL DÍA

1 Verificación del quórum

2 Lectura y aprobación del Acta 003

3 Convalidación de la Tabla de Retención Documental

4 Aplicación de la Tabla de Retención Documental

5 Publicación en la página web

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar.

2. Lectura y aprobación del Acta 003

El presidente procedió a leer y aprobar el Acta 003 – Reunión Ordinaria del Comité de Archivo (sobre la aprobación de la Tabla de Retención Documental de la dependencia Coordinación Extensión)

3. Convalidación de la Tabla de Retención Documental

El presidente comunicó al comité que la Tabla de Retención Documental fue exitosamente convalidada por el Concejo Departamental de Archivos el día 27 de septiembre.

Reunión Comité de Archivo – Acta 004 2

Guadalajara de Buga, 27 de septiembre de 2013

4. Aplicación de la Tabla de Retención Documental

Mediante el presente acto administrativo se procede a difundir la convalidación y aplicación a la Tabla de Retención Documental por medio de una capacitación a cargo del vicepresidente a todos los servidores públicos de la entidad para garantizar su aplicación. También se mencionó que se realizara un instructivo de Tablas de Retención Documental para reforzar y formalizar la organización de documentos y preparación de las transferencias documentales teniendo en cuenta el cronograma que establecerá la Unidad de Archivo de la entidad.

5. Publicación en la página web

La Tabla de Retención Documental será publicada en la página de la dependencia Coordinación Extensión el día 4 de octubre de 2013.

CONVOCATORIA

La próxima reunión se programó para el día de 27 de octubre de 2013 a las 08:00 horas en el paraninfo de la Universidad del Valle.

JORGE ALBERTO BARBOSA RICARDO MONTANER BEDOYA

Presidente Vicepresidente

Anexo: uno (un folio)

ACTIVIDAD FECHA HORA

Capacitación a las dependencias Asistencia Administrativa, Secretaria Académica y Apoyo Técnico

30 de septiembre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Capacitación a las dependencias Comité Académico, Coordinación Bienestar Universitario, Coordinación Extensión y Coordinación Calidad

1 de octubre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Capacitación a las dependencias Biblioteca, Coordinación Humanidades, Coordinación Licenciatura en Literatura y Coordinación Licenciatura en Historia

2 de octubre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Capacitación a las dependencias, Coordinación Psicología y Coordinación Ciencias Básicas

3 de octubre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Capacitación a las dependencias Coordinación Administración de Empresas, Coordinación Contaduría Pública y

4 de octubre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Capacitación a las dependencias Coordinación Tecnología en Sistemas, Coordinación Tecnología en Electrónica y Coordinación Ingeniería Industrial

5 de octubre de 2013De las 09:00 a las 12:00 horas

Seguimiento de aplicación de la Tabla de Retención Documental

8 de enero de 2014De las 07:00 horas a las 12:00 horas