alcaldia de puerres trd (2)

Upload: julius30

Post on 20-Jul-2015

259 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

ENTIDAD: ALCALDIA DE PUERRES UNIDAD ADMINISTRATIVA: ALCALDIA DE PUERRES DEPENDENCIA O PROGRAMA: TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL CODIGO: 100CODIGO:TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALOFICINA PRODUCTORA: INSPECCION DE POLICIA CDIGO 110.1-01 110.1-01.01 110.1-01.02 110.1-01.03 110.1-02 110.1-02.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS Actas de Concejos de Seguridad Actas de Conciliacin o Compromiso Actas de Conciliacin de transito RETENCIN AG AC DISPOSICIN FINAL CT E M S Hoja 1 de 3 PROCEDIMIENTOPor su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar

4

20

X

110.1-03 110.1-03.01

ACCIDENTES Accidentes de transito Levantamiento topogrfico Fotografas Copia de documentos de vehculos Acta de compromiso o numero de espoa Resoluciones de transito ANTECEDENTES Antecedentes policivos AUTORIZACIONES Autorizaciones para mingas Autorizaciones viajes de mobiliarios CERTIFICACIONES Certificado de defuncin Fotocopia de cedula del difunto Fotocopia de cedula del solicitante Certificado de antecedentes policivosCOMISIONES Comisiones de Embargo y Secuestro Comisiones de Corponario Comisiones del Ejercito Comisiones de Juzgados Comisiones de fiscala general de la nacin Comisiones de ICBF

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar

4

6

X

5

15

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar Se seleccionaran de acuerdo con las disposiciones del comit de Archivo. Por su valor legal, jurdico y administrativo son archivos que no se deben eliminar

110.1-04 110.1-04.01 110.1-04.02 110.1-05 110.1-05.01 110.1-05.02

2

3

X

2

3

X

3

5

XPara tener un registro de ellos se deben Microfilmar.

110.1-06 110.1-06.01

4

3

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Firmas Responsables: ALCALDE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: INSPECCION DE POLICIA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 110.1-07 COMPARENDOS Comparendos o informes 110.1-07.01 de polica 4 5 Cedula del infractor Fotocopia de los documentos del vehculo 110.1-08 CIRCULARES 110.1-08.01 2 4 Circulares 110.1-09 110.1-09.01 110.1-10 110.1-10.01 110.1-11 110.1-11.01 110.1-12 110.1-12.01 110.1-13 110.1-13.01 110.1-13.02 110.1-14 110.1-14.01 110.1-14.02 110.1-14.03 CITACIONES Citaciones de Querellas COMITES Comit de orden pblico del Municipio COMUNICADOS Comunicados DENUNCIAS Denuncias por perdidas de documentos DESISTIMIENTOS Desistimientos Civiles Desistimientos Penales INFORMES Informe a Corponario de observacin ocular Informe de polica de establecimientos (cierre) Informes de Alcaldia OFICIOS Oficios Enviados Oficios Recibidos Hoja 2 de DISPOSICIN FINAL CT E M S 3

PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que se deben Microfilmar

X

X

3

4

X

3

5

X

2

3

X

1

2

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar Son documentos que se pueden seleccionar Son documentos que se pueden seleccionar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar

2 2 4 4 3 2 2

4 4 6 6 5 3 3

X X X X X X X

110.1-15 110.1-15.01 110.1-15.02

Son documentos que se pueden seleccionar despus de cumplir con su vida til

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: INSPECCION DE POLICIA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC QUERELLAS 110.1-16 Querellas Penales 110.1-16.01 4 5-Querella -Copia de CC del quejoso -Constancia de administracin -Descargos -Boletas de citacin -Acta -Dictamen medico legal Querellas Civiles -Solicitud de inspeccin ocular -Fotocopia de escritura publica -Certificado de instrumentos pblicos -Fotocopia de cedula del denunciante -Constancia administrativa -Citacin -Descargos -Acta de buena conducta

Hoja 3 de 3 DISPOSICIN FINAL CT E M S X PROCEDIMIENTO Por su valor legal, jurdico y administrativo, son documentos que no se deben eliminar

110.1-16.02

5

5

X

110.1-17 110.1-17.01 110.1-18 110.1-18.01

RESOLUCIONES Resoluciones TRAMITES Tramites de pago -Titulo valor -Motivo de denuncia civil -Constancia administrativa -Citacin -Acta de compromiso -Recibos de cancelacin

4

20

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar Por su valor legal, jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar

4

20

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS GENERALES Hoja 1 de 3 RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO PROCEDIMIENTO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 190-01 ACTAS Por su valor legal, jurdico y 4 5 X 190-01.01 administrativo son Actas de Entrega 4 5 X Actas de Reuniones 190-01.02 documentos que no se deben 4 5 X Actas de Liquidacin 190-01.03 eliminar 190-02 CERTIFICACIONES Son documentos que se 3 4 190-02.01 Certificaciones de pago X pueden seleccionar y ver su 3 4 Certificaciones de 190-02.02 X disposicin final presentacin de propuestas 190-03 CONTRATOS Por su valor legal, Jurdico y 190-03.01 administrativo son archivos Contratacin Directa -Disponibilidad que no se pueden depurar presupuestal -Estudio de Conveniencia y oportunidad -Corroboracin de inexistencia de personal 4 5 X -Hoja de vida con soportes -Contratos -Pliza -Resolucin de aprobacin de pliza -Resoluciones de pago -Actas de cumplimiento -Liquidacin

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDIA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS GENERALES Hoja 2 de 3 RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO PROCEDIMIENTO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 190-03.02 Por su valor legal, Jurdico y Contratos con Invitacion Publica administrativo son archivos -Disponibilidad que no se pueden depurar -Estudio de conveniencia -Pre pliegos -Observaciones -Resolucion de apertura -Pliegos definitivos -Adenda 4 5 X -Presentacion de propuestas -Evaluacion de Propuestas -Resolucion de adjudicacin -Contrato -Poliza -Resolucion de aprobacin de poliza -Actas de avance -Resolucion de pago -Actas finales -Actas de liquidacin 190-04 DOCUMENTOS La muestra se determina por Documentos MECI 190-04.01 2 2 X el Comit de Archivo y el invitado competente 190-05 ESTUDIOS La muestra se determina por 190-05.01 3 5 X el Comit de Archivo y el Estudios de Conveniencia invitado competente 190-06 FORMATOS La muestra se determina por 190-06.01 2 3 X el Comit de Archivo y el Formato de diligenciamiento invitado competente 190-07 INFORMES La muestra se determina por 2 3 X 190-07.01 el Comit de Archivo y el Informes de contratacin 190-07.02 invitado competente bimensual 2 3 X Informes de actividades Convenciones CT: Conservacin Total Fecha:____________________ E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDIA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS GENERALES Hoja 3 de 3 RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO PROCEDIMIENTO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 190-08 INVENTARIOS Se seleccionan de acuerdo 190-08.01 2 3 X con las disposiciones del Inventarios comit de Archivo 190-09 OFICIOS Se seleccionan de acuerdo X 190-09.01 3 5 con las disposiciones del Oficios Enviados X Oficios de Respuesta 190-09-02 3 5 comit de archivo X Oficios Recibidos 190-09-03 3 5 190-10 RESOLUCIONES Por su valor legal, jurdico y 3 3 X 190-10.01 administrativo son Resoluciones de pago 3 3 X Resoluciones de Banco 190-10.02 documentos que no se 3 3 X Resoluciones de salud 190-10.03 deben eliminar 3 3 X Resoluciones de nomina 190-10.04 3 3 X Resoluciones de pensiones 190-10.05 Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CULTURA Y DEPORTE RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 130-01 ACTAS 3 3 130-01.01 Actas de entrega 3 3 Actas de liquidacin 130-01.02 3 3 Actas de inicio 130-01.03 3 3 Actas de recepcin 130-01.04 3 3 Actas de campeonato 130-01.05 3 3 Actas de reuniones 130-01.06 3 3 Actas de prstamo 130-01.07 130-02 BOLETINES 130-02.01 Boletines informativos 2 1 130-03 130-03.01 130-03.02 130-04 130-04.01 130-05 130-05.01 CITACIONES Citaciones informativas Citaciones a congreso tcnico CRONOGRAMAS Cronogramas de actividades ESTUDIOS Estudios de conveniencia y oportunidad DOCUMENTOS Documentos MECI FICHAS Fichas INVENTARIOS Inventarios muebles Inventarios deportivos 1 1 1 2 2 2 Hoja 1 de 2 DISPOSICIN FINAL CT E M S X X X X X X X PROCEDIMIENTO Por su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

X X

X

2

3

X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminarSe seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

130-06 130-06.01 130-07 130-07.01 130-08 130-08.01 130-08.02

2

2

X

1

2

X

de de

bienes materiales

2 2

3 3

X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables:

Fecha:____________________

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CULTURA Y DEPORTE RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 130-09 NORMAS Normatividad vigente 130-09.01 4 5 X 130-10 130-10.01 130-10.02 130-11 130-11.01 OFICIOS Oficios enviados Oficios Recibidos PROGRAMAS Programas Deportivos Actas de Remision Citaciones Planillas de juego Programas de campeonatos Programas de infancia, niez y adolescencia Programa escuela de guitarra bsica PROYECTOS Proyectos culturales Proyectos de implementacin Proyectos sociales REQUERIMIENTOS Requerimiento de personal SUMINISTROS Suministros Hoja 2 de 2

PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que se deben Microfilmar Son documentos que se pueden seleccionar segn las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar

2 2

3 3

X X

3 3 3

4 4 4

X X X

130-11.02 130-11.03 130-11.04 130-12 130-12.01 130-12.02 130-12.03 130-13 130-13.01 130-14 130-14.01

3 3 3

2 2 2

X X X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden depurar

2

3

X

1

2

X

Son documentos que se pueden seleccionar segn disposiciones del comit de archivo Son documentos que se pueden seleccionar segn disposiciones del comit de archivo

Convenciones: CT: conservacin total E: eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin ALCALDE JEFE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 110-01 AUTORIZACIONES 110-01.01 3 1 Autorizacion para apertura temporal de negocios 110-02 CIRCULARES 110-02.01 3 4 Circulares 110-03 110-03.01 110-04 110-04.01 110-05 110-05.01 110-06 110-06.01 110-07 110-07.01 110-07.02 110-08 110-08.01 110-09 110-09.01 110-10 110-10.01 110-10.02 ESTUDIOS Estudios de conveniencia INFORMES Informe de observatorio del delito DOCUMENTOS Documentos MECI MEMORANDOS Memorandos OFICIOS Oficios Enviados Oficios Recibidos (Actas) PERMISOS Permisos de festivales QUEJAS Y RECLAMOS Quejas y reclamosRESOLUCIONES Resolucion de aprobacin de apertura de nuevos locales comerciales Resolucin de renovacin de locales comerciales

Hoja 1 de 1 DISPOSICIN FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Son documentos que se pueden seleccionar y ver su disposicin final Son documentos que se pueden seleccionar y ver su disposicin final Son documentos que se pueden seleccionar y ver su disposicin final Por su valor legal, jurdico y administrativo por eso no se deben eliminar Son documentos que se pueden seleccionar segn el comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo por eso no se deben eliminar Son documentos que se pueden seleccionar segn el comit de archivo Son documentos que se pueden seleccionar segn el comit de archivo Son documentos que se pueden seleccionar segn el comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo por eso no se deben eliminar

X

4

5

X

3

2

X

2

2

X

2

3

X

2 2

3 3

X X

1

1

X

2 3

3 3 X

X

3

3

X

Convenciones CT: Conservacin Total Fecha:____________________ E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO MUNICIPAL CDIGO 190.1-01 190.1-01.01 190.1-01.02 190.1-01.03 190.1-01.04 190.1-02 190.1-02.01 190.1-03 190.1-03.01 190.1-04 190.1-04.01 190.1-05 190.1-05.01 190.1-05.02 190.1-06 190.1-06.01 190.1-07 190.1-07.01 190.1-07.02 190.1-08 190.1-08.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS Actas de prstamo Actas de incineracin Actas de conformacin de comit Actas de reunin de comit CIRCULARES Circulares internas CONSTANCIAS Constancias de soporte de documentos COMITES Comit de archivo INFORMES Informes mensuales actividades Informes anuales INVENTARIOS Inventarios varios RETENCI N AG AC 2 2 2 2 3 3 3 3 3 2 DISPOSICIN FINAL CT E M S X X X X X La muestra se determina por el Comit de Archivo y el invitado competente La muestra se determina por el Comit de Archivo y el invitado competente Por su valor legal, jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar La muestra se determina por el comit de archivo y el invitado competente La muestra se determina por el comit de archivo y el invitado competente La muestra se determina por el comit de archivo y el invitado competene Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se pueden eliminar Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar

2

3

X

2

3

X

de

3 3

2 2

X X

2

2

X

OFICIOS Oficios enviados Oficios recibidos TABLAS Tablas de Retencion Documental

3 3

2 2

X X

3

3

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SEC.AGRICULTURA, ASISTENCIA TECNICA Y DESARROLLO RURAL Hoja 1 de 1 RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 160-01 ACTAS Por su valor legal, jurdico y 2 3 X 160-01.01 administrativo son documentos Actas varias 2 3 X Actas de entrega 160-01.02 que no se deben eliminar 2 3 X Actas de prstamo 160-01.03 2 3 X Actas de devolucin 160-01.04 2 3 X Actas de compromiso 160-01.05 160-02 CERTIFICACIONES Se seleccionan de acuerdo con 1 2 X 160-02.01 las disposiciones del comit de Certificaciones para solicitud de crdito de productores archivo agropecuarios 160-02.02 1 2 X Certificacin de constancia de asistencia tcnica y/o capacitacin 160-02.03 1 2 X Certificaciones pertenencia a proyectos 160-02.04 1 2 X Certificaciones varias 160-03 DOCUMENTOS Se seleccionan de acuerdo con 160-03.01 las disposiciones del comit de 2 2 X Documentos MECI archivo 160-04 EVALUACIONES Por su valor legal, jurdico y 160-04.01 2 1 X administrativo son documentos Evaluaciones Agropecuarias que no se deben eliminar 160-05 INFORMACION Se seleccionan de acuerdo con 160-05.01 2 2 X las disposiciones del comit de Informacin medio ambiente archivo 160-06 OFICIOS Se seleccionan de acuerdo con 2 1 X 160-06.01 las disposiciones del comit de Oficios Enviados 2 1 X 160-06.02 archivo Oficios Recibidos 160-07 160-07.01 160-08 160-08.01 160-08.02 PROYECTOS Proyectos REGISTROS Registro de asistencia tcnica Registro de solicitud de vacunacin 1 2 X Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

1 1

2 2

X X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Fecha:____________________

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIAMUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIACDIGO 110.2-01 110.2-01.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ASUNTOS NO CONCILIABLES ESPECIAL. 1. ABUSO SEXUAL INFANTIL Denuncio con No. De radicacin consecutivo Cuenta secretarial Auto que abre P.A.R.D. Valoracin medico legal Valoracin Psicolgica Medida de restablecimiento de Derechos Denuncia penal Auto de verificacin de garantas Constancia tratamiento psicolgico Constancia seguimiento psico social Auto de cierre ASUNTOS CONCILIABLES 1. CUSTODIA Y CUIDADO PERSONAL Acuerdo conciliatorio EXITOSO Acta de conciliacin y Resolucion aprobatoria Conciliacin FRACASADA Auto qque declara fracasada la conciliacin Traslado Auto de apertura a periodo probatorio Citacin audiencia de fallo AUDIENCIA DE FALLO Resolucin de Decisin Notifica por estrado o estado Auto de cierre de P.A.RD. 2. MALTRATO INFANTIL Denuncia Cuenta secretarial Auto que abr P.A.R.D. Medida de restablecimiento de derechos INFORME- denuncia Oficio remisorio Sancin Auto de cierre RETENCIN AG AC DISPOSICIN FINAL CT E M S

VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

Hoja 1 de 6 PROCEDIMIENTOPor su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

3

3

X

110.2-02.01

3

3

X

Por su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

3

3

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Fecha:____________________

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 110.2-02.01 1. DISMINUCION DE CUOTA ALIMENTARIA 3 3 Denuncio o solicitud Cuenta secretarial Auto Citacin No. Acta de acuerdo Constancia de No. De acuerdo Auto de cierre 2. EXONERACION DE 3 3 CUOTA ALIMENTARIA Denuncia o solicitud Cuenta secretarial Auto Citacin No. AUDIENCIA DE CONCILIACION Acta de acuerdo Constancia de no acuerdo Auto de cierre Hoja 2 de DISPOSICIN FINAL CT E M S X 6

PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que se deben Microfilmar

X

Convenciones: CT: conservacin total E: eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 3. FIJACION DE CUOTA 110.2-02 ALIMENTARIA 110.2-02.01 Denuncia Cuenta secretarial Auto que abre P.A.R.D. Citacin No. Notificaicon personal No. P.A.R.D. Auto de verificacin de garantas AUDIENCIA DE CONCILIACION Acta de conciliacin y Resolucion aprobatoria del acuerdo logrado CONCILIACION FRACASADA Auto que declara fracasada Realizacin de demanda a un juzgado de reparto de familia en Ipiales Auto de cierre Traslado Auto de apertura Citacin audiencia de fallo AUDIENCIA DE FALLO Resolucin de decisin Notificacin del estrado o estado Auto de cierre de P.A.R.D.

Hoja 3 de 6 DISPOSICIN FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Son documentos que se pueden seleccionar y ver su disposicin final

3

1

Convenciones CT: Conservacin Total Fecha:____________________ E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDIA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIACDIGO 110.2-02.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 4. INASISTENCIA ALIMENTARIA Incumplimiento Liquidacin de cuotas alimentarias atrasadas Constancia que no pago de cuotas alimentarias Requerimiento prejudicial Pago efectivo No pago, se requiere por segunda vez Prequerimiento prejudicial Oficio de propuesta Oficio de directo obligado Pago en efectivo No pago: se adelanta denuncia proceso ejecutivo 5. AUMENTO DE CUOTA ALIMENTARIA Denuncia o solicitud Cuenta Secretarial Auto Citacin No. Notificacion personal No. P.A.R.D. Citacin No. Auto de verificacin de garantas AUDIENCIA DE CONCILIACION Acta de acuerdo Constancia de no acuerdo Auto de cierre AUDIENCIA DE CONCILIACION Acta de conciliacin y resolucin aprobatoria del acuerdo logrado Conciliacin FRACASADA Auto que declara fracasada Traslado Auto de pertura Citacin audiencia de fallo RETENCI N AG AC 2 3 DISPOSICIN FINAL CT X E M S Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se pueden eliminar

Hoja 4 de 6PROCEDIMIENTO

110.2-02.01

3

3

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDEA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIA SERIES Y TIPOS CDIGO DOCUMENTALES 110.2-02.01 AUDIENCIA DE FALLO Resolucin de Decision Notificacin por estrado o estado Auto de cierre P.A.R.D. 110.2-02.01 6. REGULACION DE VISITAS Denuncia Cuenta secretarial Auto que abre P.A.R.D. Citacin No. Notificacin personal No. P.A.R.D. Auto de verificacin de garantas AUDIENCIA DE CONCILIACION Acta de conciliacin y resolucin aprobatoria del acuerdo logrado Conciliacin FRACASADA Auto que declara fracasada Traslado Auto de apertura Citacin audiencia de fallo AUDIENCIA DE FALLO Resolucin de decisin Notificacin por estrado o estado Auto de cierre de P.A.R.D 110.2-02.01 7. SEPARACION DE CUERPOS Y SUSPENSIN DE VIDA EN COMUN Denuncio Cuenta secretarial Auto que avoca conocimiento Notificacin personal Citacin Acuerdo conciliatorio EXITOSO Acta de acuerdo conciliatorio Auto de cierre de P.A.R.D. Conciliacin FRACASADA Constancia de no acuerdo Auto de cierre Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin Hoja 5 de 6 DISPOSICIN FINAL PROCEDIMIENTO CT E M S

RETENCIN AG AC

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

3

3

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

3

3

X

Fecha:____________________

S: SeleccinALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Firmas Responsables:

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: COMISARIA DE FAMILIACDIGO 110.2-02 110.2-02.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Denuncio Cuenta secretarial Auto Valoracin medico legal Medida de proteccin provisional Botificacion policial a la Policia de Puerres Notificacin personal al agresor Citacin No. AUDIENCIA Conciliacin exitosa Seguimiento psicolgico Realizacin de demanda a un juzgado de reparto de familia en Ipiales Auto de cierre SALVEDAD Auto de cierre Informe de incumplimiento Reabre el proceso Citacin No. Descargos del agresor Sancin de tipo pecuniario Citacin No. Notificacin personal Informe al Tesorero Municipal Informe por parte del Tesorero Municipal de cumplimiento Informe por parte del Tesorero Municipal de Incumplimiento Oficios remisorio delcaso o resolucin Aplicacin de sancin Auto de cierre OFICIOS Oficios Enviados Oficios Recibidos 8. RETENCIN AG AC DISPOSICIN FINAL CT E M S

Hoja 6 de 6 PROCEDIMIENTOPor su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

3

3

X

110.2-03 110.2-03.01 110.2-03.02

2

1

X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Fecha:____________________

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 140-01 ACTAS Actas de entrega de 140-01.01 3 3 documentos 140-02 140-02.01 CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES EXTERNAS Certificaciones de Bancos Certificaciones a entes de control Certificaciones del Ministerio de Hacienda y crdito publico Certificados catastrales CERTIFICACIONES INTERNAS Certificaciones para dependencias de la Alcaldia COMPROBANTES Comprobantes de Egreso CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Extractos bancarios Consignacin Notas debito y crdito Hoja 1 de DISPOSICIN FINAL CT E M S X 3

PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

1 1 1

2 2 2

X X X

1

2

X

140-02.02

1

2

X

140-03 140-03.01 140-04 140-04.01

3

3

X

3

2

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones: CT: conservacin total E: eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC DOCUMENTOS 140-05 2 2 Documentos MECI 140-05.01 140-06 140-06.01 140-07 140-07.01 FACTURAS Facturas Predial de Impuesto

Hoja 2 de 3 DISPOSICIN FINAL CT E M SX

PROCEDIMIENTOLa muestra la determina el comit de archivo y el invitado competente.

3

1

X

140-08 140-08.01 140-08.02 140-08.03 140-08.04 140-08.05 140-09 140-09.01 140-09.02 140-09.03

140-10 140-10.01 140-11 140-11.01 140-11.02

GIROS FOSYGA INTERVENTORIA DE D.L.S. Oficio Remisorio Informacin de giro interventoria de D.L.S. INFORMES Informe a Contadura General de la Nacin Informe a Contralora General de la Nacin Informe a Contralora Departamental de Nario Informe a planeacin nacional Informe a Ministerio de Hacienda y Crdito publico IMPUESTOS Impuesto de Industria y Comercio Impuesto sobretasa a la gasolina Impuesto de vehculos automotores Oficio remisorio de la entidad que paga Formularios de liquidacin NOMINA Nomina mensual de todos los funcionarios OFICIOS Oficios Enviados Oficios Recibidos

2

3

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 2 2 2

X X X X X X X X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

2

2

X

2 2

1 1

X X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones CT: Conservacin Total Fecha:____________________ E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO

CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDACDIGO 140-12 140-12.01 140-12.02 140-13 140-13.01 140-14 140-14.01 140-15 140-15.01 140-16 140-16.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PAZ Y SALVOS Paz y salvo catastral Pas y salvo de cobro PLANILLAS Planilla de seguridad social Formatos RECIBOS Recibos de caja RESOLUCIONES Resoluciones Codazzi RETENCI N AG AC 2 2 1 1 DISPOSICIN FINAL CT E M S X X Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Hoja 3 de 3PROCEDIMIENTO

3

3

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminarX Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

2

1

de

Agustn

2

3

X

RETEFUENTES Formatos de Retencin en la Fuente

3

3

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: GERENCIA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: ALMACEN CDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCI N AG AC DISPOSICIN FINAL CT E M S Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO

19O.2-01 190.2-01.01 190.2-01.02 190.2-02 190.2-02.01 190.2-03 190.2-03.01 190.2-03.02 190.2-04 190.2-04.01 190.2-05 190.2-05.01 190.2-06 190.2-06.01 190.2-07 190.2-07.01 190.2-08 190.2-08.01 190.2-09 190.2-09.01 190.2-09.02 190.2-09.03 190.2-10 190.2-10.01 190.2-11 190.2-11.01

ACTAS Actas de prstamo Actas de baja AUTORIZACIONES Autorizaciones COMPROBANTES Comprobantes de entrega Comprobantes de Recibido CONVENIOS Convenio de Comodato DOCUMENTOS Documentos MECI COTIZACIONES Cotizaciones DEVOLUCIONES Devoluciones GUIAS Guias de Despacho INVENTARIOS Inventarios de Infraestructura Inventarios de consumo Inventario de proveedores ORDENES Ordenes de entrega PEDIDOS Pedidos varios

2

1

X

1

1

X

2 2

1 1

X X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

2

3

X

2

2

X

1

1

X

2

1

X

1

2

X

1 1 1

1 1 1

X X X

1

2

X

1

1

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPIO DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURACDIGO 120-01 120-01.01 120-02 120-02.01 120-02.02 120-02.03 120-03 120-03.01 120-03.02 120-03.03 120-03.04 120-03.05 120-03.06 120-04 120-04.01 120-05 120-05.01 120-06 120-06.01 120-06.02 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS Actas de Compromiso CERTIFICACIONES Certificaciones recibo de obra Certificaciones de lo ejecutado Certificaciones de suministro CONVENIO Convenio Plizas Resolucin de aprobacin plizas Acta de inicio Ejecucin Acta de liquidacin DOCUMENTOS Documentos MECI INFORMES Informes tcnicos RETENCIN AG AC 2 2 DISPOSICIN FINAL CT E M S X

Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTOPor su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar X X X Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

2 2 2 2 2 2 2 2 2

1 1 1 3 3 3 3 3 3 X X X X X X

Por su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

de

2

2

X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2

2

X

OFICIOS Oficios Enviados Parte tcnica Respuesta del oficio Oficios Recibidos

2

3

X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

2

3

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Fecha:____________________

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE RETENCI SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC 101-01 ACTAS Actas de posesin 101-01.01 3 2 Actas de premiacin de 101-01.02 3 2 carnavales y aos viejos101-02 101-02.01 101-02.02 101-02.03

Hoja 1 de DISPOSICIN FINAL CT E M S X

4

PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

101-02.04

101-02.05 101-02.06 101-02.07 101-02.08 101-02.09 101-02.10 101-03 101-03.01 101-03.02 101-03.03 101-03.04

101-04 101-04.01 101-04.02

ACUERDOS Se derogan acuerdos Crea comit municipal de adulto mayor Autoriza al Alcalde de comprometer vigencias futuras Fijan grados y escala de remuneracin de personera Fijan presupuesto de gastos y rentas Establece escala de viaticos Grados y escala de remuneracin de alcalda Establece estructura administrativa Funciones generales Creacin de Biblioteca CERTIFICADOS Certificados de supervivencia Certificados de vecindad Certificados de residencia Certificados laborales CIRCULARES Circulares externas Circulares internas

2 2 2

2 2 2

X X X

2

2

X

2 2 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2

X X X X X X

1 1 1 1 3 3

1 1 1 1 2 2

X X X X X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones: CT: conservacin total E: eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNCIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO DOCUMENTALES AG AC CT E M S101-05 101-05.01 101-06 101-06.01 101-07 101-07.01 101-08 101-08.01 CONSTANCIAS Constancias varias COMITES Conformaciones de Comits INFORMES Informes varios

Hoja 2 de 4 PROCEDIMIENTOSe seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

3 2

1 3 X

X

2

3

X

101-08.02 101-08.03 101-08.04 101-08.05

101-08.06 101-08.07

101-08.08 101-08.09 101-08.10 101-08.11 101-08.12

PROYECTOS DE ACUERDOS Autorizacin al Alcalde para celebrar convenios y contratos Adiciones Crear rubros y traslados de presupuesto Crear subsidio familiar de vivienda de inters social Autorizacin al Alcalde para suscribir convenios de asociacin para vivienda de inters social Autoriza descuentos tributarios Aprueba modificaciones al plan de salud territorial y plan operativo de inversin en salud Crear concejo municipal de paz Adopta funciones y adopta otras disposiciones Autoriza al ejecutivo municipio para exonerar tributos Reglamente el reconocimiento de gastos de transporte de los del concejo que residen en zonas rurales Conceden estmulos fiscales en pago de estampillas municipales

2 2 2 2 2

2 2 2 2 2

X X X X X

2 2

2 2

X X

2 2 2 2 2 2

X X X

2

2

X

2

2

X

Convenciones CT: Conservacin Total

Fecha:____________________

E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDECDIGO101-09 101-09.01 101-09.02 101-09.03 101-09.04 101-09.05 101-09.06

Hoja 3 de 4DISPOSICIN FINAL CTX X X X X X

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DECRETOS Categorizacin del Municipio Juntas de animales Urgencia manifiesta Cesiones extra concejo Estado planta de personal Permiso funcionario compensatorio Cierre transito vehicular Liquidacin presupuesto Reduccin presupuesto Restablece vacaciones funcionarios Nombramiento de encargo Condolencias de persona que presto servicios Adopta medidas de seguridad Elecciones Reglamenta uso de publicidad poltica en Puerres Prohbe expendio y uso de plvora horario laboral Compensatorio a funcionarios OFICIOS Oficios enviados Oficios Respuesta de peticin Oficios accin de Tutela Oficios Ministerio del Interior y de Justicia Oficios Recibidos

RETENCI N AG AC2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3

PROCEDIMIENTO

E

M

S

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

101-09.07 101-09.08 101-09.09 101-09.10 101-09.11 101-09.12 101-09.13 101-09.14 101-09.15 101-09.16 101-09.17

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

X X X X X X X X X X X

101-10 101-10.01 101-10.02 101-10.03 101-10.04 101-10.05

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

X X X X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del Comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO

Fecha:____________________

CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE CDIGO 101-11 101-11.01 101-11.02 101-11.03 101-11.04 101-11.05 101-11.06 101-11.07 101-11.08 101-11.09 101-11.10 101-11.11 101-11.12 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCI N AG AC DISPOSICIN FINAL CT E M S Hoja 4 de 4 PROCEDIMIENTO

101-11.13 101-11.14 101-11.15 101-11.16 101-11.17 101-11.18 101-11.19

RESOLUCIONES Resoluciones de viaticos Ordena cancelacin de prima de vacaciones Rgimen subsidiado Comisin funcionario de salida Construccin Apertura de contratacin Autoriza recursos Retiro de beneficiarios adulto mayor Restablece vacaciones Suspende carnet Declara innecesarios recursos Aprueba garanta de cumplimeinto Reingreso de adulto mayor Presmisos ordinarios a funcionarios Autorizacin retiro de cesantias Reconstruir decretos de nombramiento a docentes Orden al merito, consultorias ambiental Premiacin afiche ganador en carnavales Cancelacin de cesantias

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2

1

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

CODIGO: TRD REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SANEAMIENTO AMBIENTAL DISPOSICIN RETENCIN SERIES Y TIPOS FINAL CDIGO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 171-01 ACTAS 171-01.01 Actas de inspeccin y 171-01.02 vigilancia 2 2 X Actas de inspeccin y control 2 2 X 171-01.03 de alimentos 171-01.04 Acta de medicamentos 2 2 X Actas de toma de muestra de 2 2 X 171-01.05 alimentos Actas de toma de muestra de 2 2 X 171-01.06 agua 171-01.07 2 2 X Acta de decomiso 171-01.08 2 2 X Acta de destruccin 171-01.09 2 2 X Acta de congelamiento 171-01.10 2 2 X Acta de visita 171-01.11 2 2 X Acta de nombramiento de Junta de Administracin de acueducto INFORMES Informe de convenio inter administrativo Informe a Supervisores Informe a Secretaria de Salud Informe a Personeria Informe a Inspeccion de Policia Informe a CORPONARIO Informe a INVIMA Informe a procuradura Agraria y Ambiental PROGRAMAS Programa de ambiental 171-04 REQUERIMIENTOS Requerimientos de Saneamiento Ambiental 3 3 X

Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

171-02 171-02.01 171-02.02 171-02.03 171-02.04 171-02.05 171-02.06 171-02.07 171-02.08 171-03

2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3

X X X X X X X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

saneamiento

2

3

X

Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar Por su valor legal, Jurdico y administrativo son archivos que no se deben depurar

Convenciones: CT: conservacin total E: eliminacin M: Microfilmacin

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 2 DE 5 RETENCI DISPOSICIN SERIES Y TIPOS N FINAL CDIGO PROCEDIMIENTO DOCUMENTALES AG AC CT E M S150-04 150-04.01 150-04.02 150-04.03150-05 150-05.01 150-05.02 150-05.03 150-05.04 150-05.05 150-05.06

150-05.07 150-05.08

150-05.09 150-05.10 150-05.11 150-05.12 150-05.13 150-05.14 150-05.15 150-05.16

BAASE DE DATOS Base de datos SISBEN 2 Base de datos SISBEN 3 Base de datos foliados SISBEN CERTIFICACIONES Certificaciones varias Estratificacin urbana Estratificacin rural Certificacin de uso de suelo Certificacin de esquema de ordenamiento territorial Certificacin de Juntas de Accin Comunal Certificacin de radicaciones de proyectos del Banco de Proyectos Certificaciones para tramite de cedula SISBEN Certificaciones para vivienda SISBEN Certificaciones para estudio SISBEN Certificaciones para tramite de libreta militar SISBEN Certificacin para trabajo SISBEN Certificacin para comisaria de familia Certificacin para cupo de carnet SISBEN Certificado o ficha SISBEN Certificado de defuncin SISBEN

2 2 21 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 21 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

X X XX X X X X X X X X X X X X X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Convenciones CT: Conservacin Total Fecha:____________________ E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO

CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO Hoja 3 de 5CDIGO150-06 150-06.01

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CITACIONES Citaciones CIRCULARES Circulares Internas y externas COMITES COMIT DE ATENCION Y PREVENCION A DESASTRES CLOPAD Actas Informes tcnicos Resolucin de conformacin de comit Listado de afectados Planes de contingencia COMUNICADOS Comunicados para Emisora Comunicados para Parroquia CONSTANCIAS Constancia de supervivencia Constancia de residencia y vecindad DOCUMENTACION Documentacin foliada SISBEN Tarjeta de identidad Cedulas Registro civil DOCUEMNTOS MECI

RETENCI N AG AC2 3

DISPOSICIN FINAL CTX

PROCEDIMIENTO

E

M

S

150-07 150-07.01 150-08 150-08.01

2

3

X

3

2

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

150-09 150-09.01 150-09.02 150-10 150-10.01 150-10.02 150-11 150-11.01

1 1

1 1

X X

1 1

1 1

X X

Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

2

2

X

150-11.02

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin Firmas Responsables:

Fecha:____________________

ALCALDIA JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO RETENCI DISPOSICIN FINAL SERIES Y TIPOS N CDIGO DOCUMENTALES AG AC CT E M S 150-12 ESTRATIFICACION RURAL 150-12.01 Encuestas 2 1 X 150-12.02 Hoja 4 de 5 PROCEDIMIENTO

Fichas de encuestas estratificacin rural

de

150-13 150-13.01 150-13.02 150-14 150-14.01 150-14.02 150-14.03 150-14.04 150-14.05 150-14.06 150-15 150-15.01

FICHAS Fichas de registro de Proyectos Fichas tcnicas FORMATOS Formatos de actualizaciones Formatos de inclusin de personas Formatos para certificacin de duplicidad Formatos para solicitud de retiro de un hogar Formato para solicitud de retiro de personas Formatos para encuestas nuevas INFORMES Informes de Gestion Proceso o novedad DNP Actualizaciones Registros Certificados de defuncin Certificado de duplicidad Cedula Informe Departamento Nacional de Planeacion Informe a Corponario Informe a Secretaria de Educacion y Cultura Informe CREPAD Informe ECOPETROL Informe para Alcaldia Informes Varios

1 1 2 2 2 2 2 2

1 1 2 2 2 2 2 2 X X X X X X

X X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2

2

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

150-15.02 150-15.03 150-15.04 150-15.05 150-15.06 150-15.07 150-15.08

2 2 2 2 2 2 2

2 2 2 2 2 2 2

X X X X X X X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: Seleccin

Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO Hoja 5 de 5 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T INVENTARIOS 150-16 Por su valor legal, jurdico y administrativo Inventarios SISBEN 150-16.01 son documentos que no se deben eliminar 2 1 X 150-17 150-17.01 150-18 150-18.01 150-18.02 150-19 150-19.01 150-20 150-20.01 150-21 150-21.01 LIBROS Libro de registro SISBEN OFICIOS Oficios enviados Oficios recibidos PERMISOS Permiso para uso de espacio publico PLANES Planes de contingencia Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo las las

1 2 2

1 2 2

X X X

2

2

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2

3

X

150-22 150-22.01

150-23 150-23.01 150-23.02

PROGRAMAS Programa COMPARTEL Acta de Compartel Comportamiento de transaccin Constancia de cambio de modem Datos de energa elctrica PROYECTOS Proyectos Individuales Cartas de presentacin Certificaciones Metodologa aplicada Diseo Registro fotogrfico Actas Planos Documentacin de la entidad competente RESOLUCIONES Resoluciones para Licencias de Construccin Resoluciones para venta parcial de predios

3

3

X

3

3

X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2 2

3 3

X X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 1 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T 170-01 ACTAS Por su valor legal, jurdico y administrativo 3 170-01.01 2 X Actas de reunin de comits son documentos que no se deben eliminar 3 170-01.02 2 X Actas de aseguramiento 3 170-01.03 2 X Actas de comit de poltica social 3 170-01.04 2 X Afiliacin a rgimen subsidiado 3 170-01.05 2 X Actas comit de discapacidad 3 170-01.06 2 X Actas adulto mayor 3 170-01.07 2 X Actas desplazados 3 170-01.08 2 X 3 Actas de Concejo de paz 170-01.09 2 X 3 Actas de concejo territorial de 170-01.10 2 X salud social 3 Actas de salud publica 170-01.11 2 X 3 Actas Comit municipal de 170-01.12 2 X riesgos laborales 3 Acta de entrega de material 170-01.13 2 X Accin social 3 Acta de empalme accin social 170-01.14 2 X 170-02 170-02.01 170-02.02 170-02.03 170-03 170-03.01 CERTIFICACIONES Certificaciones de afiliacin a rgimen subsidiado Certificaciones de buenas practicas de manufactura de salud publica Certificacin de vinculacin al programa social CIRCULARES Circulares de accin social 1 1 1 2 2 2 X X X Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo las Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo las

2

2

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: Seleccin

Firmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 2 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T CONTRATOS 170-04 Por su valor legal, jurdico y administrativo Contratacion administracin de 170-04.01 son documentos que no se deben eliminar 2 3 X recursos de rgimen subsidiado Minuta de Contrato Poliza de garanta Resolucin de aceptacin de poliza Disponibilidad Registro presupuestal Actas de liquidacin 2 3 X Contratacin actividades 170-04.02 colectivas de salud publica Minuta de contrato Disponibilidad Registro presupuestal Actas de liquidacin 170-04.03 Contratacin de prestacin de 2 3 X servicios de salud de primer nivel a poblacin pobre no afiliada al rgimen subsidiado Minuta Disponibilidad Registro presupuestal Actas de liquidacin CONVENIOS 170-05 Por su valor legal, jurdico y administrativo Convenios 170-05.01 son documentos que no se deben eliminar 2 3 X Minuta del convenio Disponibilidad presupuestal Documentos requeridos para la legalizacin del convenio (cedula, Rut, pasado judicial, antecedentes fiscales, antecedentes disciplinarios) DOCUMENTACION LEGAL 170-06 Por su valor legal, jurdico y administrativo 3 3 X Leyes 170-06.01 son documentos que no se deben eliminar 3 3 X Protocolos 3 3 X Guias 3 3 X Circulares Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 3 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T DOCUMENTACION PIU 170-07 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 1 X 170-07.01 Caracterizacin son documentos que no se deben eliminar 2 1 X Datos generales del Municipio 2 1 X Componentes de atencin a poblacin desplazada 2 1 X Planes de acompaamiento 170-07.02 DOCUMENTACION MECI 2 2 X DOCUMENTACION DE 170-08 Se seleccionan de acuerdo con las VACUNACIONES FELINAS Y 170-08.01 disposiciones del comit de archivo 1 2 X CANICAS Recibos de vacunacin original y copia Planillas de vacunacin consilidados ELABORACION DE 170-09 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 2 X PROYECTOS SOCIALES 170-09.01 son documentos que no se deben eliminar objetivos generales especficos responsable justificacin metodologa tiempo de ejecucin ejecutar quien seguimiento y evaluacin ENCUESTAS 170-10 Se seleccionan de acuerdo con las 2 2 X datos de identificacin del PIU 170-10.01 disposiciones del comit de archivo 2 2 X Datos de vivienda PIU 170-10.02 2 2 X Datos salud PIU 170-10.03 Situacin de desplazamiento 2 2 X 170-10.04 PIU ENTREGAS DE AYUDAS 170-11 Por su valor legal, jurdico y administrativo HUMANITARIAS 170-11.01 son documentos que no se deben eliminar 2 3 X Formatos de visitas domiciliarias PIU 170-11.02 2 3 X Actas de entrega PIU 170-11.03 2 3 X Fotos PIU 170-11.04 2 3 X Evidencias PIU EVALUACIONES 170-12 Por su valor legal, jurdico y administrativo EVALUACION GENERAL 170-12.01 son documentos que no se deben eliminar 3 3 X Ficha de evaluacin Evidencias Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin

Fecha:____________________

M: Microfilmacin

S: SeleccinFirmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 4 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T FICHAS 170-13 Se seleccionan de acuerdo con Fichas de enfermedades 170-13.01 2 1 X disposiciones del comit de archivo crnicas no trasmisibles 170-14 170-14.01 170-14.02 170-14.03 170-14.04 170-14.05 170-15 170-15.01 170-15.02 170-15.03 FORMULARIOS Formularios Formularios del consorcio PROSPERAR Formulario de Reclamos Formulario de Novedades Formatos de corresponsabilidad 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 X X X X X X X X Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo

las

las

INFORMES Informes de Gestion Informes financieros Informes epidemiolgicos Ficha epidemiolgica Actas de visita Actas de seguimiento 170-15.04 Informes de coordinacin PIU 170-15.05 Informes de pago de P.F.A. 170-15.06 Informes encuentros de cuidado 170-15.07 Informes Procuraduria Social MODIFICACIONES 170-16 Modificaciones de leyes de 170-16.01 coordinacin PIU NORMAS 170-17 Normas de coordinacin PIU 170-17.01 OFICIOS 170-18 Oficios enviados 170-18.01 Oficios recibidos 170-18.02 Invitaciones 170-18.03 Fuentes de verificacin 170-18.04 Solicitud de colaboracin en 170-18.05 actividades Oficios enviados- remisin de 170-18.06 quejas en salud publica Oficios enviados- citaciones de 170-18.07 salud publica Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin S: Seleccin

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

2 2 2 2 2 3 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

X X X X X X X X X X X X X Fecha:____________________ Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo las

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar Se seleccionan de acuerdo con las disposiciones del comit de archivo

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL RETEN DISPOSICIN SERIES Y TIPOS CIN FINAL CDIGO DOCUMENTALES A A CG 170-19 170-19.01 170-19.02 170-19.03 PLANES Plan operativo anual PIU Plan de salud publica Plan de salud territorial 2 2 2 C 1 1 1 T X X X E M S

Hoja 5 de 7 PROCEDIMIENTO

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

170-20 170-20.01 170-20.02 170-20.03 170-20.04 170-20.05

170-20.06

PROGRAMAS Programa de salud adulto mayor Programa de desplazados Programa de accin social Programa de salud publica o saneamiento ambiental Programa de discapacidad Oficios enviados Oficios recibidos Cronogramas de actividades Informes mensuales Visitas domiciliarias de inspeccin Visitas domiciliarias de control Encuestas Documentos varios (formularios, copias de cedulas, datos telefnicos, datos promotoras, datos pacientes, valoraciones, actas, circulares) Programa de salud ocupacional (riesgos laborales) Introduccin Justificacin Marco legal Marco terico Poltica de salud ocupacional Objetivos Informacin general de la Entidad Subprograma de medicina preventiva y del trabajo Subprograma de higiene industrial Subprograma de seguridad industrial Panorama de factores de riesgo

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

X X X X X

Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo

las

1

2

X

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin FIRMAS RESPONSABLES: S: Seleccin ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

Fecha:____________________

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 6 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T 170-20.07 Por su valor legal, jurdico y administrativo Programa de salud ocupacional de los trabajadores informales son documentos que no se deben eliminar 2 1 X Panorama de factores de riesgo Encuestas nacionales para la caracterizacin del personal informal Evidencia de actividades realizadas (fotos, lista de asistencia, oficios, informe de cada actividad econmica, tabulacin de 2 1 X encuestas Programa SIVIGILA 170-20.08 Epidemiologia Diagnostico Anlisis Tratamiento Seguimiento 2 1 X Informe final Programa de Aguas 170-20.09 Actas Informes Actas de toma de muestras Informe de anlisis de calidad Informe a secretaria de salud QUEJAS Y RECLAMOS 170-21 Se seleccionan de acuerdo con las 1 2 X Queja emitida por quejoso 170-21.01 disposiciones del comit de archivo 1 2 X Oficio remisorio a la oficina o 170-21.02 entidad implicada 1 2 X Respuesta del implicado a 170-21.03 Secretaria de Salud 170-21.04 1 2 X Seguimiento a la anomalia REGISTROS 170-22 Por su valor legal, jurdico y administrativo 3 3 X Registro de asistencia 170-22.01 son documentos que no se deben eliminar 170-23 170-23.01 REQUERIMIENTOS Requerimientos de saneamiento ambiental 2 2 X Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO Hoja 1 de 5 RETEN DISPOSICIN SERIES Y TIPOS CIN FINAL PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A CG C T E M S

150-01 150-01.01

ACTAS Actas de Prstamo de documentacin 150-01.02 Actas de Prstamo de mobiliario 150-01.03 Actas de entrega DNP SISBEN 150-01.04 Actas avalar que se registran en SISBEN 150-01.05 Actas especiales SISBEN 150-02 AUTORIZACIONES 150-02..01 Autorizacin temporal 150-02.02 Autorizacin de ocupacin 150-02.03 de espacio publico Autorizaciones para la realizacin de eventos150-03 150-03.01 150-03.02 150-03.03

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 X X X X X

1 1 1

2 2 2

X X X

Se seleccionan de acuerdo con disposiciones del comit de archivo

las

150-03.04 150-03.05 150-03.06 150-03.07 150-03.08 150-03.09 150-03.10 150-03.11 150-03.12 150-03.13

BANCO DE PROYECTOS actas de Entrega Acta de Recibido Acuerdo de creacin del Banco de Proyectos Certificaciones Circulares Encuestas Formatos de asistencia a reuniones Formatos de formulacin de proyectos Oficios Enviados Oficios Recibidos Oficios de recepcin Ordenes de despacho de computadores para educar Solicitud de recursos

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

X X X X X X X X X X X X X X

POR SU VALOR LEGAL, JURIDICO Y ADMINISTRATIVO SON DOCUMENTOS QUE NO SE DEBEN DEPURAR

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: Seleccin

Firmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Y GESTION SOCIAL Hoja 7 de 7 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T VIGILANCIAS 170-24.01 Por su valor legal, jurdico y administrativo Vigilancias de obras sanitarias 2 1 X 170-24.02 son documentos que no se deben eliminar Vigilancia Epidemiologica 2 1 X Fichas Epidemiologicas Cirdulares Certificados de nacido vivo y defuncin Actas de COVE (comit de vigilancia epidemiologica) registro de tema tratado Constancia de reunin Oficios enviados y recibidos Protocolos de eventos de inters en salud publica Actas Informes Informe BAI (Busqueda activa institucional) SIVIGILA (Sistema de Vigilanci Epidemiologica) Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO Hoja 1 de 3 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T ACTAS 102-01 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 1 X Actas Comit MECI 102-01.01 son documentos que no se deben eliminar 2 1 X Actas de Empalme 102-01.02 2 1 X Actas buzn de sugerencias 102-01.03 AUDITORIAS 102-02 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 3 X Auditorias internas 102-02.01 son documentos que no se deben eliminar AUTO EVALUACIONES 102-03 Por su valor legal, jurdico y administrativo 1 2 X Autoevaluacion 102-03.01 son documentos que no se deben eliminar CIRCULARES 102-04 Por su valor legal, jurdico y administrativo 1 2 X Circulares internas 102-04.01 son documentos que no se deben eliminar CODIGOS 102-05 Por su valor legal, jurdico y administrativo 3 2 X Codigo de Etica y Valores 102-05.01 son documentos que no se deben eliminar 3 2 X Cdigo de buen goberno DOCUMENTOS 102-06 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 2 X Documentos MECI 102-06.01 son documentos que no se deben eliminar ENCUESTAS 102-07 La muestra la determina el comit de archivo 1 2 X Encuestas 102-07.01 y el invitado competente EVALUACIONES 102-08 Por su valor legal, jurdico y administrativo Evaluacin institucional por 102-08.01 son documentos que no se deben eliminar 2 2 X dependencias Evaluacin independiente al 102-08.02 2 2 X sistema de control interno EVIDENCIAS 102-09 La muestra la determina el comit de archivo 1 2 X Evidencias 102-09.01 y el invitado competente INFORMES 102-10 Por su valor legal, jurdico y administrativo 2 3 X Informes a Entes de Control 102-10.01 son documentos que no se deben eliminar 2 3 X Informes de Gestion 102-10.02 OFICIOS 102-11 La muestra la determina el comit de archivo 2 3 X Oficios Enviados 102-11.01 y el invitado competente 2 3 X Oficios Recibidos 102-11.02 Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables:

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA:CONTROL INTERNO Hoja 2 de 3 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T MANUALES 102-12 2 1 X Por su valor legal, jurdico y Manual de funciones y 102-12.01 administrativo son documentos que competencias laborales 2 1 X no se deben eliminar Manual de contratacin 102-12.02 2 1 X Manual de indicadores de 102-12.03 gestin 2 1 X Manual de manejo de riesgos 102-12.04 2 1 X Manual de auditorias internas 102-12.05 2 1 X Manual de evaluacin 102-12.06 2 1 X Manual de atencin al 102-12.07 ciudadano 102-12.08 Manual de procesos y 2 1 X procedimientos Manual de gesstion humana 102-12.09 2 1 X Manual de capacitaciones 102-12.10 2 1 X Manual de polticas de 102-12.11 2 1 X operacin por procesos Manual de comunicacin e 102-12.12 2 1 X informacin 102-12.13 2 1 X Manual de gestin documental 102-12.14 2 1 X Manual de desempeo laboral MONOGRAMA 102-13 Por su valor legal, jurdico y administrativo 1 2 X Monograma 102-13.01 son documentos que no se deben eliminar 102-13 102-13.01 102-13.02 102-13.03 102-13.04 102-13.05 102-13.06 102-13.07 102-13.08 PLANES DE MEJORAMIENTO Plan de mejoramiento individual Plan de mejoramiento por procesos Plan de mejoramiento institucional Plan de comunicaciones Plan de capacitaciones Plan de incentivos Plan de induccin Plan de emergencia institucional 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 X X X X X X X X X

Por su valor legal, jurdico y administrativo son documentos que no se deben eliminar

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: SeleccinFirmas Responsables: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA:CONTROL INTERNO Hoja 3 de 3 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T PROGRAMAS 102-14 Por su valor legal, jurdico y 2 1 X Programa de bienestar social 102-14.01 administrativo son documentos Programa de salud 2 1 X 102-14.02 que no se deben eliminar ocupacional REGLAMENTOS 102-15 Por su valor legal, jurdico y 2 3 X Reglamento de higiene y 102-15.01 administrativo son documentos seguridad industrial que no se deben eliminar Reglamento interno de 2 3 X 102-15.02 trabajo

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: Seleccin

ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERRES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CODIGO: TRD VERSION: 01 FECHA: 06-09-2011

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA:PLANEACION Y DESARROLLO COMUNITARIO Hoja 1 de 1 RETEN DISPOSICIN CIN FINAL SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO CDIGO DOCUMENTALES A A C E M S G C T ACTAS 150-01 Por su valor legal, jurdico y 2 1 X Actas de prstamo de 150-01.01 administrativo son documentos documentos 2 1 X que no se deben eliminar Actas de prstamo de 150-01.02 mobiliario Actas de entrega DNP 2 1 X 150-01.03 SISBEN 150-01.04 Actas de avalar que se 2 1 X registren en SISBEN AUTORIZACIONES 150-02 La muestra la determina el comit 2 1 X Autorizaciones Temporales 150-02.01 de archivo y el invitado 2 1 X Autorizaciones de ocupacin 150-02.02 competente de espacio publico 150-02.03 Autorizacin de realizacin 2 1 X de eventos BANCO DE PROYECTOS 150-03 Por su valor legal, jurdico y Actas de entrega 150-03.01 administrativo son documentos Actas de recibido que no se deben eliminar Acuerdo de creacin Bco. de Proyectos Certificaciones Circulares Encuestas Formatos de asistencias a 2 3 X reuniones Formatos formulacin de proyectos Oficios enviados Oficios recibidos Oficios de recepcin Ordenes de despacho de computadores para educar Solicitud de recursos 150-04

Convenciones CT: Conservacin Total E: Eliminacin M: Microfilmacin

Fecha:____________________

S: Seleccin

FIRMAS RESPONSABLES: ALCALDE JEFE DE CONTROL INTERNO CUSTODIA DE ARCHIVO