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BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORRERO

DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIN ADMINISTRATIVA

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Gua para su aplicacin

Preparado por: Gloria Yolanda Pacheco Ziga

Octubre de 2009

POR UN VALLE SEGUROCalle 5 24A-91, Cali, Colombia. PBX: (+572) 6200400 Telefax: (+572) 5581233 6200438

www.bibliovalle.gov.co

PROCESO GESTIN ADMININISTRATIVA Gestin Documental Gua para aplicacin de las Tablas de Retencin Documental NORMA

Fecha revisin Fecha Aprobacin Versin 1

INDICE

Alcance de la Aplicacin de las TRD Objetivo y de la Gua 1. Marco Institucional 2. Metodologa para la aplicacin de las TRD3. Descripcin de procesos para la aplicacin de las TRD

4. Unidades de Conservacin en la Organizacin de Archivos de Gestin5. Recomendaciones para el manejo de archivos en las oficinas de

la Biblioteca Departamental 6. Glosario de Trminos 7. Bibliografa

ALCANCE DE LA APLICACIN DE TRD2

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En el marco del archivo total y a partir del ciclo vital de los documentos, que se iniciaen los archivos de gestin, se adelanta el proceso de aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, TRD, encaminado a la organizacin de los documentos que forman parte de estos archivos. Su desarrollo ser orientado por la presente gua, aprobada por el Comit de Archivos de la Biblioteca Departamental Con la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD) se pretende la organizacin de los documentos en cada una de las oficinas, a partir de la fecha de corte la cual sera para cada una de las oficinas, ao 2009, esta organizacin ser acompaada por cada uno de los lderes de los procesos y con la asesoria de la auxiliar administrativa responsable de su aplicacin y seguimiento. Se pretende tambin agilizar los procedimientos de produccin, trmite y consulta de documentos, permitir a la administracin logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio al ciudadano. En este sentido los documentos que hayan sido emitidos con anterioridad a esta fecha, sern denominados como archivos acumulados y su organizacin ser producto de un trabajo orientado con una metodologa diferente a la empleada para los archivos de gestin. Ya que son tipos de archivo con caractersticas y naturaleza diferentes. Dicho trabajo ser adelantado posterior a la organizacin de los archivos de gestin. Al finalizar la aplicacin de las tablas de retencin documental se tendrn los archivos de las oficinas organizados de acuerdo con la estructura indicada en las TRD, junto con un formato diligenciado que relaciona las series y las subseries organizadas y su localizacin dentro de la oficina con el fin de facilitar su ubicacin y acceso.

OBJETIVOS DE LA GUIA

GENERAL:3

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Proporcionar a los funcionarios de la Biblioteca Departamental, encargados de la custodia, manejo y organizacin de los archivos de gestin un instrumento que los oriente y les permita llevar a cabo dicha labor, de una manera, eficaz, eficiente y uniforme, en el marco de la Gestin Documental creado para tal fin.

ESPECIFICOS: 1. Constituirse en una herramienta de apoyo y consulta para la implementacin del proceso de aplicacin del TRD adoptada por la Biblioteca Departamental. 2. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de los documentos y los factores que contribuyen a su deterioro en las oficinas, para lo cual se presentan las soluciones ms indicadas en cada caso .

1. MARCO INSTITUCIONALA continuacin se expone el entorno en el cual se desarrolla la aplicacin de las TRD y se fortalecen en algunas nociones relacionadas con ellas a fin de lograr una adecuada comprensin y apropiacin del proceso. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO4

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Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la entidad institucin en las distintas en sus dependencias. Esta permanencia est definida por las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de Valoracin Documental. En la Biblioteca Departamental se encuentra establecida la existencia de los siguientes tipos de archivos: Archivo de Gestin Conformados por los documentos producidos por una oficina durante su gestin, son documentos activos, en circulacin, custodiados por la misma oficina productora. Constituyen la primera fase del sistema de archivos y se encuentra en cada oficina. Archivo Central Ubicado en el stano de la entidad, compuesto por los documentos que se transfieren desde los Archivos de Gestin, de las dependencias de la Biblioteca Departamental, su consulta es espordica y su eliminacin est supeditada a las Tablas de Retencin Documental. Archivo Histrico o Permanente, Compuesto por los documentos que se transfieren desde el archivo central, y que por decisin del Comit de Archivo deben conservarse permanentemente, dado el valor que poseen para la investigacin, la ciencia o la cultura. De modo que, existir un Archivo Histrico o permanente de la Biblioteca Departamental, en un espacio exclusivo del CECCE.

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2. METODOLOGIA PARA LA APLICACIN DE TRDDada la complejidad de la estructura Organizacional por procesos de la Biblioteca Departamental, que es posible no hayan sido contempladas en este documento es previsible que surjan dudas en el desarrollo del proceso de aplicacin de las TRD, tales inquietudes debern ser consultadas conjuntamente con la unidad de archivo respectiva con el fin de homogenizar procedimientos y lograr un resultado satisfactorio para la entidad. Como objetivos principales en la aplicacin de las TRD se tienen los siguientes: OBJETIVO GENERAL Organizar fsicamente los archivos de la entidad con base en las tablas de retencin documental que para tal objeto fueron elaboradas por la Biblioteca Departamental y aprobadas mediante acuerdo 093 de 30 de mayo de 2008. OBJETIVOS ESPECIFICOS6

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1. Socializar los objetivos, alcances y metodologa, para la aplicacin de las TRD en las oficinas de la Biblioteca Departamental. 2. Reforzar los conocimientos archivisticos que posee el personal de la entidad con el fin de lograr una adecuada comprensin y apropiacin del proceso. 3. Orientar la organizacin de los archivos de gestin. 4. Guiar el diligenciamiento del formato de localizacin de los documentos una vez aplicadas las TRD 5. Ajustar las TRD a partir de los resultados de la organizacin documental. 6. Orientar al personal en lo relacionado con las condiciones locativas y elementos de archivo adecuados para la presentacin de los documentos. PASOS METODOLOGICOS. Entendiendo esta metodologa como el conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un resultado, la Biblioteca Departamental seguir los siguientes pasos metodolgicos, para la organizacin fsica de los documentos en las oficinas. 1. PROGRAMACION DEL TRABAJO Presentacin o socializacin de este proceso a los jefes de divisin y lideres de los procesos que conforman el modelo de gestin de la Biblioteca Departamental. Se elaborar un plan de trabajo concertado con cada uno de los lderes del proceso y con los funcionarios que los conforman, quienes adelantarn el trabajo. Se establecern das y horario de dedicacin de esta actividad. Esta informacin se consignar en un formato de programacin del trabajo y se presentar a cada una de las jefas de divisin. 2. ORGANIZACION DEL ARCHIVO DE GESTIN. En este paso se desarrollar; -Instruccin y entrenamiento. Consiste en las orientaciones e indicaciones dadas al personal de la Biblioteca Departamental, acerca de los conceptos archivisticos, tcnicas de organizacin, conservacin y preservacin documental, conocimiento y familiarizacin de las TRD, Esta labor se realiza por parte de la auxiliar administrativa de gestin documental con el apoyo de un instructor del SENA. Se dirige a las jefas de divisin y a los lderes de los procesos de la entidad.7

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La instruccin se har de manera tcnico prctica y por lo tanto se lleva a cabo a lo largo de la organizacin de los archivos de gestin, esto resulta de vital importancia para lograr una adecuada comprensin y apropiacin del proceso por parte de quienes son responsables del archivo de gestin. -Reunin y organizacin de series documentales. Se trata de la adecuada disposicin de las series documentales, de cada oficina, en los muebles de archivo, guiada estrictamente por la tabla de retencin documental y los principios de organizacin archivistica, Procedencia y Orden Natural. -Depuracin de documentos Actividad que deber llevarse a cabo de forma paralela a la organizacin documental con el fin de retirar de los expedientes el material documental que carece de valor para la oficina. -Rotulacin de carpetas Organizados los documentos al interior de las carpetas, estas deben ser marcadas de manera que permita una adecuada identificacin de su contenido, de ello depende que la informacin de cada expediente, dentro de cada oficina, pueda ser ubicada y consultada de manera ordenada, oportuna y eficiente. -Diligenciamiento del formato de localizacin de documentos. Actividad realizada al final del proceso, como resultado de la organizacin de los archivos de gestin de la oficina. 3. DESCRIPCION DE PROCESOS PARA LA APLICACIN DE TRD

Cuando en una oficina existan varios muebles de archivo, estos debern ser identificados alfanumricamente, esto facilitar el acceso a los documentos una vez se diligencie el formato de localizacin documental, al final de la aplicacin de la aplicacin de la TRD. La sealizacin se realizar de manera indiferente al tipo de mueble de archivo que se encuentren en la oficina y pueden ser entre otros: folderama, estantera, archivador vertical, archivador horizontal, archivador rodante.

E A8

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1 2 2 3 3 1

B C1 2

D

F G

H

El proceso de organizacin de Series y Subseries documentales ser llevado a cabo por los funcionarios de cada oficina o proceso con la orientacin de la oficina de gestin documental deben atenderse los siguientes lineamientos. -Cada oficina debe contar con su TRD aprobada e impresa, la cual es el instrumento bsico para y el punto de partida para la organizacin de los archivos de gestin. - Con base en la Tabla de Retencin Documental, se renen los documentos que conformen cada serie documental. - La ordenacin de las Series y Subseries debe hacer en forma alfabtica, en los muebles de archivo comenzando por el estante o gaveta superior, hasta la ltima en la parte inferior del mueble, Para el caso de las Series documentales que tienen Subseries, estas ltimas se ordenan respetando el orden y codificacin que aparecen en las TRD. Por su parte las unidades documentales de cada Serie o Subserie, se organizar cronolgicamente de acuerdo con el orden natural que fueron generadas: de la fecha ms antigua a la ms reciente. Es decir, las carpetas se ordenaran de arriba hacia abajo, y de adelante hacia atrs como lo indica el grfico.

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En este ejemplo segunda fila, actas y documentos soportes corresponden a los documentos generados al interior del expediente, estos debern distribuirse de manera cronolgica, de la fecha ms antigua, (que quedara en la parte superior de la carpeta) a la DIR.DAF.GA.02.03orden natural de Comit de Archivo 2000 mas reciente manteniendo el Actas de produccin.

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

DIR.DAF.GA.02.03 Actas de Comit de Archivo 2001 DIR,DAF.GA.09 Historia de vehculos DIR.DAF.GA.12 Inventarios 200810

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Noviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

5 4

3 2 1

Carpeta No._______Caja No.__________ DIRECCION GENERAL DIR.11 INFORMESACTAS DIR.11.01 Actas Informes a entes de controlComit. Fechas: extremas:14 .01.199 a 30.12.1999 Folios: Carpeta No._______Caja No.__________ 155

Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

El siguiente paso consiste en ordenar las carpetas al interior de cada archivador, en el orden que lo presenta la Tabla de Retencin documental. 4. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN.

CARPETAS DE ARCHIVO En la Biblioteca Departamental, se manejan tres tipos de carpetas:

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Carpeta de dos cartulinas, que son aptas para la conservacin de documentos de tamao homogneo (carta u oficio) y baja consulta y manipulacin, estas son ubicadas Cartulinas con colgante los flderes colgantes de yute; en

AZ, para series de mucho volumen, su manejo debe ser con mucho cuidado para no deteriorar el documento.

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Carpeta tipo yute, sencilla (2 tapas), tamao oficio, con pestaa, horizontal y vertical, que se ubican en los archivos segn la posicin del mueble.

ROTULACION E IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS Para la identificacin y delimitacin del espacio destinado a cada Serie y Subserie, documental se utilizarn cartulinas de yute, de forma y dimensiones como lo muestra la siguiente imagen, para archivadores verticales y horizontales. Para las Series estas cartulinas deben ser marcadas con letra imprenta, mayscula, negrilla, tipo Arial, tamao18. Si es posible protegidas con contac. Las subseries se separarn utilizando la misma cartulina, marcadas con letra imprenta, tipo titulo, negrilla, subrayadas, tipo Arial, tamao16. Si es posible protegidas con contac.

SERIES:

232.03.11 HISTORIAS

Sub series13

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232.03.11.02 DIR.DT.DAMD.03.01 Certificados de Deps Historias Laboralesito Legal

Cada lmina se ubicar dentro del mueble, insertadas en las carpetas colgantes, donde inicie cada Serie o Subserie, se emplearn las ranuras propias de estas carpetas a manera de celuguia. Una gaveta de archivo, con su identificacin se ver as:

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Para la identificacin de los expedientes que se encuentran al interior de cada carpeta de archivo, se rotula cada uno con la siguiente informacin: BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORRERO DIVISIN TCNICA DESARROLLO Y AUTOMATIZACION DEL MATERIAL DOCUMENTAL 233.03.12 INFORMES 233.03.12.01 Informes de Gestin Fechas: Desde:_DD/MM/AAAA Folios: ____________ CAJA______________ Carpeta 01 hasta: DD/MM/AAAA de _______

ESTANTE____________

Nombre del proceso o que produce los documentos, Cdigo y nombre de la unidad documental, fecha inicial y se deja el espacio para la fecha final, nmero de folios, (se deja el espacio para colocarlos en el momento que se precise), carpeta 01 de ____ se deja el espacio por si la los documentos sobrepasan la capacidad de la carpeta. Caja_____, se deja el espacio para cuando se realice la transferencia al archivo central, darle el nmero que le correspondi y estante ______ se deja el espacio, para cuando el funcionario del archivo central lo inserte en la estantera, le de el numero de ubicacin exacto, con esto se agilizar, el trmite al momento de solicitarse un expediente al archivo central. CAJAS DE ARCHIVO. Las cajas de archivo estn diseadas, para conservar los documentos en papel, formato carta y oficio, son de gran utilidad cuando se trata de archivos acumulados. Estas cajas se pueden utilizar tambin en los archivos de gestin, cuando los muebles de archivo asignados no son suficientes para conservar la totalidad del archivo. Al usar este tipo de cajas, se debe usar la verticalidad y no deben colarse muchas carpetas, para que estas no queden tan ajustadas y permitan extraer e ingresar con15

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facilidad, los expedientes. Estas cajas tambin se les debe colocar identificacin, la cual consiste en un rotulo que debe contener mnimo la siguiente informacinObservacio nes: Ao 2009, del 001 al 580 DIVISIN TECNICA

7 1

DEPENDENCIA

2

OFICINA PRODUCTORA CONTENIDO DOCUEMTAL:

DESARROLLO Y AUTOMATIZACION DEL MATERIAL DOCUMENTAL

3

SERIE ____ Sub Serie XXX Unidad Documental ___

Certificados de Depsito Legal

4

Fechas extremas

DD/MM/AAAA a

NO SE DILIGENCIA EN ARCHIVO DE GESTIN

5 6

Numero de Caja

Numero de Carpetas en la Caja

DOCUMENTOS FACILITATIVOS O DE APOYO Aquellos que no son elaborados por la entidad y no forman parte de las TRD y por ende de los archivos de gestin, pero adquieren importancia como facilitadotes de la gestin; las oficinas podrn otorgar a estos documentos la disposicin que mejor responda a sus necesidades, sin embargo, no deben colocarse en el mismo lugar de los archivos de gestin.

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Estos documentos se pueden agrupar y organizar por categoras en un AZ, Decretos, Acuerdos, Circulares, (por ao de produccin), etc., y, no sern transferidos al archivo central. Es importante y necesario que estos documentos tengan una depuracin anual. COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones oficiales que produce cada oficina, son documentos que pertenecen a sus archivos de gestin ya que forman parte del tramite de los asuntos que all se realizan; en este sentido deben retirarse de las tradicionales categoras como Correspondencia Enviada y/o Correspondencia Recibida, e integrarse a las series documentales correspondientes, de acuerdo a las TRD. Por lo tanto, es necesario que todo comunicacin oficial que produzca una oficina, especifique en el encabezado el ASUNTO al que le da trmite, con el fin de ser fcilmente identificada al memento de su integracin a las Series de las TRD

Las comunicaciones que no sean asimilables a alguna de las Series o Sub series, establecidas para la oficina se considerara como documento facilitativo y se dispondr de ella como se indico en estos casos. FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL

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DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN DOCUMENTAL Formato de Localizacin Documental

Oficina productora______________________________ Semestre:____SERIES y Subseries

Ao: AAAAAo produccin UBICACIN mueble Cuerpo Lado Gaveta - estante

Es un instrumento donde se registran las series existentes en cada oficina de acuerdo a la TRD y su finalidad es facilitar la ubicacin de estos ya organizados en los muebles de archivo de cada oficina y, cuando el funcionario de dicha oficina no se encuentre, no traumatizar la ubicacin del expediente que se requiera.

RELACIN DE SERIES Y SUBSERIES POR GAVETAS O ESTANTES. Teniendo en cuenta el formato de localizacin documental, se pueden elaborar etiquetas que relacionen las series y subseries que se encuentren en cada gaveta o estante. Estas se adhieren a cada estante o archivador y de esta manera se facilitara la localizacin visual de las unidades documentales. Ejemplo:

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DEPURACION DOCUMENTAL En los Archivos de Gestin se realizarn eliminaciones primarias de documentacin, de los documentos que no tienen valores primarios o inmediatos para la gestin, (legales, fiscales, contables o administrativos), ni secundarios o permanentes, (histricos, culturales). El proceso de eliminacin contribuye a recuperar espacios en los Archivos de Gestin, al tiempo que permite conservar slo los documentos que posteriormente pasarn al Archivo Central; el procedimiento contemplar lo siguiente: Separar y clasificarlos documentos. El encargado del Archivo de Gestin en cada dependencia de la Biblioteca Departamental, llevar a cabo la separacin fsica de los documentos objeto de archivo, de la papelera inservible, formas en desuso, formas continuas, papel carbn y formularios que han perdido su vigencia, as como de libros, revistas, folletos y peridicos que se encuentren dentro de las unidades documentales o fsicamente dentro de los archivadores. No sern transferidos al Archivo Central los expedientes que se hayan conformado con la denominacin de correspondencia enviada, debido a que la copia debe estar en el respectivo expediente. No se debe transferir por ningn motivo, los expedientes con copias de Decretos, Resoluciones y Circulares recibidas o enviadas, ya que los originales reposan en el Grupo de Decretos y Resoluciones de la Gobernacin del Valle del organismo competente. Se eliminarn segundas, terceras y cuartas copias, cuando se tengan los originales de los documentos en el respectivo expediente. Se eliminarn manuscritos y documentos personales. Una vez separados fsicamente los legajos, paquetes o flderes que contienen los documentos a eliminar, el responsable del Archivo de Gestin, en la dependencia, lo presentar ante el respectivo jefe para su aprobacin y/o comentarios del caso.19

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Una vez aprobada su destruccin por el jefe del rea, se deben picar y eliminar los documentos. ELIMINACIN DOCUMENTAL A diferencia del proceso anterior, la eliminacin consiste en la destruccin de los documentos que forman parte de las TRD, pero han perdido sus valores primarios y no tienen valor histrico ni cultural. Esta eliminacin se llevar a cabo, una vez hayan sido organizados los documentos los archivos gestin mediante las TRD y slo cuando hayan cumplido su tiempo de retencin establecido en las TRD aprobadas. ARCHIVOS ESPECIALES. Son aquellos constituidos por documentos organizados, conservados y dispuestos al pblico. En este caso viene a ser nuestro archivo fotogrfico, el cual esta bajo la administracin de la Divisin Tcnica, quien ser la responsable de su organizacin Tcnica. 5. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS EN LAS OFICINAS DE LA BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL. Considerando que los documentos que conforman el Archivo de Gestin, sern potencialmente parte del archivo histrico de la entidad, debemos evitar su deterioro causado en la mayora de las veces por la acumulacin de volmenes excesivos en las unidades de conservacin.

Una carpeta puede conservar adecuadamente un volumen entre ochenta y ciento veinte folios (hojas). As mismo, en los expedientes, que por su volumen ocupen ms de una carpeta, se deber indicar cual es la primera parte, la segunda, y as sucesivamente. Ejemplo: Carpeta 01 de 2. Se debe evitar: subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca, perforar, grapar y anillar los documentos; no obstante, en caso de ser necesario unir dos o ms folios grapndolos, debe colocarse una proteccin de papel bond, blanco que asle el gancho metlico y evite su oxidacin.

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Este modelo de protector, ya se aplica en varias de las oficinas de la Biblioteca Departamental y puede ser solicitado en la oficina de Gestin Documental.Pretgeme Ley 594- 2000 Ley General de Archivos

Archivo y Correspondencia

MEDIDAS PARA PRESERVACION DOCUMENTAL La preservacin de documentos de archivos requiere de las siguientes medidas preventivas: Para pasar los folios, No humedecer las yemas de los dedos ni con saliva, ni con agua. No comer, ni beber, en lugares donde se encuentren los documentos, porque atrae insectos, provoca prdidas estructurales y manchas en los documentos.21

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Por ningn motivo, los documentos o unidades de conservacin deben colocarse en el piso, ya que este puede encontrarse hmedo o con grandes partculas de polvo. Nunca tome o levante las carpetas por el marbete, ya que ste se desprender y la unidad de conservacin quedar inservible. Evitar agrupar folios o expedientes en paquetes que requieren el uso de bandas de caucho o cuerdas que rasguen o agrieten las carpetas o libros, se recomienda para el amarre cinta falla. Los documentos que se encuentren en paquetes amarrados con cinta falla, NO deben tomarse del amarre. NO manipule los documentos ms de lo necesario, ni pase las hojas de manera muy rpida, esto puede causar rasgaduras y deterioro en ellos. Evite el contacto del documento con todo tipo de material metlico, esto puede ocasionar rasgaduras y a mediano plazo oxidacin. Cuando los documentos presente rasgaduras, NO se debe recurrir al empleo de cintas adhesivas o pegantes sintticos, como el Colbon, porque cristaliza el papel. No refile ni doble los documentos, gurdelos en carpetas o unidades de conservacin adecuados a su tamao. Por eso es importante elaborar la documentacin, acorde a los tamaos establecidos, para la conservacin. (carta y oficio) En lo posible abstenerse de perforar los documentos. Si es necesario por seguridad, que solamente se le realice por una sola vez.

De la conservacin de este orden depender la eficacia del sistema implantado en el Archivo de Gestin para recuperar en forma rpida y eficiente la documentacin de soporte a la labor administrativa y tcnica dentro de la Biblioteca Departamental.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL La Transferencia Documental "es la remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al Histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental adoptadas". El formato establecido para relacionar la documentacin a transferir e identificar la oficina que la ha generado, es la Relacin de Transferencia. (Anexo N.03). REQUISITOS PREVIOS

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Los expedientes a transferir deben haber cumplido como mnimo dos (2) aos en la dependencia correspondiente, una vez haya finalizado su trmite administrativo. Se deben suprimir materiales abrasivos, como por ejemplo clips, gomas, plsticos, grapas, carpetas innecesarias, impresos en blanco, duplicados, papel carbn, notas adhesivas, y otros. Se deben sustituir las carpetas deterioradas. Los expedientes deben ser ingresados en cajas de conservacin de archivo, las cuales solo podr contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se podrn mezclar expedientes de diferentes oficinas. La caja se debe marcar nicamente con lpiz, NO utilizar marcadores, resaltadores, plumones o cintas adhesivas. No se admitir documentacin fragmentada, ni suelta, as como tampoco documentacin depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o costales). Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de varios, diversos, general o similares. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias de la Biblioteca Departamental, indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestin administrativa, al Archivo Central de la entidad. Las polticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestin al Archivo Central de la Biblioteca Departamental, son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las reas de la entidad. Ser responsabilidad de cada una de las reas de la Biblioteca Departamental, en coordinacin con la Jefa Administrativa y Financiera y el Comit de Archivo de la entidad, la permanente actualizacin del procedimiento establecido para la Transferencia Documental. PRSTAMO DE DOCUMENTOS El funcionario que necesite un documento o carpeta en poder de su dependencia o del Archivo Central de la Biblioteca Departamental, sin excepcin diligenciar el formato de solicitud de prstamo de documentos. Si se presta la carpeta, luego de la utilizacin, se debe colocar en su lugar. El formulario de "AFUERA", establecido contiene los siguientes datos:23

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Fecha de Prstamo Nombre del Solicitante Dependencia Nombre del Documento Prestado Firma de quien recibe Fecha de Devolucin

Al recibir el documento y reintegrarlo a su sitio de origen, se anular el formato o formulario de solicitud de prstamo de documentos y ste se utilizar para efectos de las estadsticas correspondientes. Si se trata de una carpeta, en el formato de solicitud de prstamo de documentos se registra la fecha de devolucin y se guarda por un tiempo prudencial para efectuar la revisin de la misma y establecer responsabilidades en caso de extravo de alguno de los documentos contenidos en la carpeta. Para facilitar el uso esta gua, a continuacin el Glosario Tcnico empleado. 6. GLOSARIO TCNICO Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la ley. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva una vez finalizado su trmite; pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados y sometidos a continua utilizacin, as como a consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Archivo histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin, que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que representa para la investigacin, la ciencia y la cultura. Ciclo vital del documento: O tambin vida til del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.24

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Clasificacin documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. Consulta de documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Comit de archivos: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Depuracin: Operacin por la cual se retiran de la unidad documental, los documentos que no tienen valores primarios, ni secundarios. Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo: Es aquel de carcter general (Leyes, Decretos, Resoluciones, Guas) ue por la informacin que contienen inciden en el desarrollo de las funciones especficas de la Biblioteca. Documento facilitativo: El de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que cumple funciones de apoyo. Eliminacin: Destruccin organizada de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Fechas extremas: Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.25

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Fondo documental: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. Ordenacin: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. Ordenacin documental: ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organizacin de documentos Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Principio de procedencia u origen: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. Seccin: Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Transferencia documental: Remisin tcnica legal y fsicamente verificada, de los archivos de gestin, al archivo central. Esta se debe realizar con base en las TRD y con base en un plan de transferencias. ABREVIATURAS EMPLEADAS EN ESTE INSTRUCTIVO: TRD: Tablas de Retencin Documental

MARCO NORMATIVO EN LA APLICACIN DE LAS TRD DE LA ENTIDAD. Constitucin Poltica de Colombia, Artculos 23, 74 y subsiguientes.26

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Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, "Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones". Ley 734 "Cdigo Disciplinario nico". Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos". Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el se adopta y expide el Reglamento General de Archivos". Resolucin 029 de Junio 17 de 2002, "Por la cual se crea y estructura el Comit de Archivo de la Biblioteca Departamental" y Resolucin 238 de noviembre 27 de 2008, por la cual se modifica la integracin del Comit. Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura Archivo General de la Nacin, "Por la cual se estipula la Elaboracin y Adopcin de las Tablas de Retencin Documental". COMIT DE ARCHIVO Creado con la Resolucin 029 de Junio 17 de 2002 y modificado por la resolucin 238 de 27 de noviembre de 2008, el Comit de Archivo es el rgano asesor interno de la Biblioteca Departamental, cuyo objetivo es el de coordinar y controlar las actividades de la gestin de documentos y administracin de archivos de la institucin, fijando polticas para su manejo.

7. BIBLIOGRAFA La Ley General de Archivos 594 del 14 de julio de 2000. Trascripcin Archivo General de la Nacin de Colombia, 2000. Mini-Manual Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. Archivo General de la Nacin. Segunda edicin. Santafe de Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 1998 Reglamento general de archivos. Archivo General de la Nacin. Texto aprobado por la Junta Directiva del AGN mediante acuerdo 007 del 29 de junio de 1994, Santafe de Bogot.

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