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Versión: 06 11/12/2013 Página 1 de 18

Proceso: Gestión Documental Código: GDO-F-03

CIUDAD Y FECHA. Bogotá 21 de Julio de 2017 1. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD QUE GENERA EL INFORME: Seguimiento al desarrollo del proceso de Rendición de Cuentas celebrada por la Entidad el día 19 de junio de 2017. 2. OBJETO DEL INFORME: Evaluar los resultados del proceso de Rendición de Cuentas celebrada por la Entidad el día 19 de junio de 2017, detectar buenas prácticas y extraer experiencias que retroalimentarán la planificación estratégica para enriquecer y perfeccionar el diseño e implementación de la misma en las próximas vigencias. 3. RESUMEN: En cumplimento a los aspectos normativos sobre los procesos de rendición de cuentas, el Archivo General de la Nación presenta cada año a la ciudadanía su informe sobre la gestión realizada en cada vigencia. En ese sentido se trabaja en un plan que contempla las diferentes líneas de acción y orienta a las dependencias responsables de su ejecución en las actividades competentes de los procesos de rendición de cuentas. Lo anterior se realizó basado en el Manual Único de Rendición de Cuentas, documento guía emitido por la Presidencia de la Republica, junto con el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación, orientado al cumplimiento del documento CONPES No. 3654 de 2010, que establece la política de Rendición de Cuentas como un proceso permanente orientado a consolidar una cultura de apertura informativa, transparente y de dialogo entre el Estado y los ciudadanos, al determinar la necesidad de: “Consolidar la rendición de cuentas del ejecutivo como un proceso permanente, que comprenda tanto la oferta de información clara y comprensible como espacios institucionalizados de explicación y justificación de las decisiones, acciones y resultados en el ciclo de la gestión pública. Igualmente, la política busca aumentar sustancialmente el número de ciudadanos y organizaciones que hacen parte de ejercicios de rendición de cuentas” Para la ciudadanía, un buen proceso de rendición de cuentas tiene como beneficio la posibilidad de estar informado desde la fuente principal de la gestión y los resultados de esta, así mismo sobre los temas específicos de interés para que el ciudadano pueda ejercer de mejor manera su derecho de participación a través del control social. 4. CONTENIDO: En tal sentido la entidad dio cumplimiento a las líneas de acción dadas por el gobierno nacional así: ACTIVIDADES PREVIAS A LA AUDIENCIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS La preparación de la jornada de audiencia de rendición de cuentas, se realizó teniendo en cuenta el manual único de rendición de cuentas, contempló diferentes actividades que requerían la participación de la Oficina Asesora de Planeación como responsable de liderar el

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proceso en la entidad, así mismo la participación de la oficina de comunicaciones y los procesos misionales, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno. Previo a la realización de la audiencia, el equipo responsable de su organización se reúne con el fin de dar línea de las actividades a trabajar por cada una de las áreas que participan para lograr la interacción real con los ciudadanos. Para la publicación de la información generada se habilitaron los diferentes canales de comunicación desde los cuales los ciudadanos pueden realizar la consulta y el seguimiento del ejercicio de rendición de cuentas del Archivo General de la Nación. Página Web: www. Archivogeneral.gov.co http://www.archivogeneral.gov.co/rendicion-de-cuentas Se dispuso de la página web del AGN, la publicación del banner de invitación a la rendición de cuentas, en la sección noticias recientes.

El 19 de julio el AGN invita a la rendición de cuentas sobre su gestión en el 2016

El miércoles 19 de julio, el Archivo General de la Nación realizará la jornada de rendición de

cuentas a la ciudadanía, vigencia 2016, en desarrollo de la política fijada en el Conpes 3654 de

2010 y orientada por los lineamientos metodológicos y contenidos mínimos definidos en el

artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y el artículo 48 de la Ley 1757 de

2016.

Es por ello que con la metodología Expogestión por subdirecciones, a partir de las 8:00 a.m., y

en diferentes escenarios de la entidad, desde la Dirección General se invita a toda la comunidad

institucional, partes interesadas y a la ciudadanía en general a que nos acompañen y participen

activamente.

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Es de anotar que la rendición de cuentas es el deber de la administración pública de informar,

explicar y dialogar con la ciudadanía, sobre la forma en que se administran los recursos, las

políticas públicas e informar sobre los avances o resultados de los planes de desarrollo y de

acción, garantizando de esta manera, el derecho de los ciudadanos de acceder a la información

pública.

Con este tipo de actividades, el AGN cumple con su deber de realizar actividades con las cuales

se pueda ejercer el derecho ciudadano al control social.

¡ENTRADA LIBRE!

Fecha de la noticia: Martes, Julio 4, 2017 Fecha Evento: Miércoles, Julio 19, 2017 - De 08:00 hasta 12:30 La Oficina Asesora de Planeación elaboró la cartilla de Rendición de Cuentas año 2016 publicada en la página web de la entidad en el siguiente link: http://www.archivogeneral.gov.co/rendicion-de-cuentas Se publicaron banner con resultados específicos de las metas estratégicas de la Entidad.

Se publicó en la página la encuesta de percepción, resultados de la encuesta, la cartilla con los resultados de la gestión de la entidad en la vigencia 2016 y la invitación a la audiencia pública.

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Elaboración de la cartilla de rendición de cuentas vigencia 2016. El documento publicado contiene los resultados de gestión de la entidad en la vigencia 2016, logros significativos de cada uno de los ejes estratégicos, desarrollo de los proyectos de inversión, resultados estados financieros, cumplimiento de la ejecución presupuestar y la gestión contractual, modernización institucional y resultados del plan anticorrupción y atención al ciudadano.

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LOGROS SIGNIFICATIVOS PRESENTADOS Eje Estratégico 1. Modernización de Archivos Públicos. Banco Terminológico permitirá a las entidades orientar la formulación de sus propios bancos terminológicos como componente del PGD (Programa de Gestión Documental), así como impulsar en 4.400 entidades la construcción de sus TRD (Tablas de Retención Documental)

Durante la vigencia 2016, en cifras se resume la certificación de convalidación de TRD para 5 Entidades y de TVD para 3

Para la vigencia 2016 se transfirieron 3.609 metros lineales, los cuales corresponden de acuerdo a su procedencia así: cuatro a través de comodato/custodia, uno a través de compra, ocho a través de donación y siete a través de transferencias de Entidades estatales.

En el último año se ha venido fortaleciendo al interior de la entidad el desarrollo de proyectos archivísticos y venta de servicios, dada la tendencia negativa en los ingresos de los últimos años, mediante la ejecución de contratos interadministrativos con diferentes entidades, con los cuales se contribuye al índice trasparencia del Gobierno Nacional.

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Eje Estratégico 2. Gestión del Patrimonio Documental.

En la vigencia 2016, se realizó la intervención a 2’693.934 folios, se microfilmaron 820.169 folios y se realizó la digitalización de 10’280.322 folios.

Durante la vigencia 2016 se evidenció un aumento de los fondos descritos respecto al año anterior, logrando la descripción de 13 fondos documentales durante este último año.

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Durante la vigencia 2016, se atendieron 13.356 consultas del acervo documental custodiado por el AGN con 1.785 usuarios, 5.206 consultas de protocolos notariales con 2.780 usuarios y 3.457 consultas de catalogos con 1.675 usuarios

Eje Estratégico 3. Modernización y Homogenización del SNA. Se definieron en ocho (8) prioridades estratégicas o retos con sus metas.

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Durante la vigencia 2016, se puede observar la cobertura de 12.722 Entidades bajo el SNA Se observa que para la vigencia 2016, se realizaron visitas a 32 Entidades y seguimientos de

PMAs a 218 Entidades.

A diciembre 31 de 2016 el AGN ha venido desarrollando una estrategia de articulación y acompañamiento para los Consejos Territoriales de Archivo (38 departamentales y 6 municipales).

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Eje Estratégico 4. Fortalecimiento Institucional. Para la vigencia 2016, el resultado de la formulación del Plan Estratégico Institucional 2015-2018, se definió en cuatro prioridades estratégicas o retos con sus metas

Los resultados anteriores, se desplegaron por cada eje estratégico y fueron presentados y publicados en la página web en la cartilla Rendición de Cuentas AGN vigencia 2016. Así mismo se presentaron los resultados de la encuesta de los temas de interés que la ciudadanía quiso preguntar acerca de la entidad.

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Diseño de la invitación a la audiencia. Invitación directa a actores asociaciones y gremios relacionados con el sector cultura a través de correo electrónico y llamadas telefónicas

En Redes sociales como Twitter y Facebook La entidad participó en la feria del libro FILBO, del 25 de abril a mayo 8 de 2017, en el stand 412, evento en el cual los visitantes realizaron preguntas acerca de la entidad algunas como: ¿Hay cartas de suicidio o despedida de alguien famoso o ciudadano?; ¿Hay alguna carta declarando asesinato o conspiración?; ¿Existe un sello de Simón Bolívar y donde lo encuentro?; ¿Hay un registro de archivo de todas las plazas de mercado?; ¿Si hay documentos que ya recibió el AGN, porque todavía no están disponibles para la consulta?; ¿Por qué no se permite la consulta de los documentos originales en soporte papel?; ¿Ofrece el AGN el servicio de investigación de fondos documentales para usuarios particulares?; ¿Ofrece el AGN el servicio de transcripción de documentos para usuarios particulares?; ¿Cuáles son los beneficios de tener el carné de investigador del AGN?; ¿Es posible reducir los tiempos de entrega de las fotocopias de documentos? Los temas de mayor interés para la ciudadanía a través de correo institucional, redes sociales y contactos frecuentes de los ciudadanos en la entidad fueron los siguientes: Gestión Documental (50% votos), Retos, nuevos proyectos y Eficiencia Administrativa (38,9% votos c/u), Modernización Institucional (33% votos) y Plan de Acción Institucional (27,8% votos). AUDIENCIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS La Audiencia de Rendición de Cuentas se realizó en las instalaciones del Archivo General de la Nación el día 19 de Julio de 2017 con el desarrollo de la siguiente agenda:

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El evento fue presentado por la moderadora principal Dania Asprilla del equipo de comunicaciones de la Entidad, inició la apertura el Director General Encargado Dr. Jorge Enrique Cachiotis, acompañaron la sesión la Secretaria General Dra. María Clemencia Maldonado Sanín, la Subdirectora del Sistema Nacional de Archivos Dra. Clara Inés Beltrán, la Subdirectora de Proyectos Archivísticos Dra. Ana María Chaves y la Subdirectora de Tecnologías de la Información Dra. Erika Rangel.

A continuación, se dividieron por grupos a los participantes. Cada grupo fue dirigido a las salas de exposición del piso -2 de la Entidad donde cada Subdirección presentó resultados de su gestión explicando igualmente el trabajo que cada grupo realiza desde los diferentes procesos misionales de la Entidad.

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Las Subdirecciones de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos presento a la ciudadanía en cine arte temas como talleres de organización de documentos, aseguramiento de la calidad y administración integral de la documentación, servicios que presta la entidad.

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La Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental presentó los procesos de digitalización, restauración, transferencias y el servicio de biblioteca

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La Subdirección del Sistema Nacional de Archivos mediante una presentación en video mostró a la ciudadanía la ejecución de asistencias técnicas, el proceso de inspección y vigilancia y el trabajo de archivos étnicos y derechos humanos.

La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico presento mediante un juego los procesos de innovación en la gestión documental, la preservación digital y el documento electrónico.

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5. CONCLUSIONES: La Oficina de Control Interno evidenció que en el proceso de inscripción se registraron 142 personas en 8 listas de asistencia interna de las cuales 14 son ciudadanos externos a la entidad y los restantes 128 son funcionarios y contratistas del AGN que participaron en este ejercicio. La Oficina de Control Interno analizó y evaluó los elementos del diseño del proceso de rendición de cuentas, mediante criterios de alto, medio y bajo donde ALTO es el cumplimiento con evidencias de cada paso que establece el manual de rendición de cuentas. MEDIO es el cumplimiento de algunos de los criterios y/o pasos establecidos en el manual de rendición de cuentas y BAJO que no se tuvo en cuenta los lineamientos metodológicos señalados en el manual de Rendición de Cuentas, así:

Elemento Evaluado

Criterio Grado de Cumplimiento

Elaboración de Diagnóstico

Se realizó el balance de las debilidades y fortaleza internas sobre las acciones de rendición de cuentas efectuadas en el año anterior.

BAJO

Se tuvo en cuenta los resultados del FURAG. BAJO

Caracterización de Ciudadanos y Grupos de Interés

Se tuvo en cuenta la caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos de interés para el diseño de estrategias de rendición de cuentas y lograr la participación activa de los mismos en el proceso.

BAJO

Identificación de necesidades de información de los actores

Se realizaron las acciones de necesidades de información que permitan cumplir con las expectativas de los actores identificados. BAJO

Identificación de la capacidad operática y necesidad de recursos

Se tuvieron en cuenta los recursos físicos, financieros, tecnológicos y humanos con los que cuenta la entidad para realizar el diseño y posterior ejecución del proceso de rendición de cuentas de la Entidad

ALTO

Acciones de Información

Se presentaron datos y contenidos sobre la gestión y el resultado de esta.

ALTO

Se presentó el cumplimiento de las metas misionales.

ALTO

Se realizó exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos de la Entidad

ALTO

Acciones de Diálogo

Se respondieron las preguntas que los cuidadnos expresaron acerca de la Entidad

ALTO

Se cumplieron las expectativas del ciudadano con respecto a la información suministrada.

MEDIO

Acciones de Incentivos

Se llevaron a cabo gestiones que contribuyeron a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas a Servidores Públicos.

MEDIO

Se llevaron a cabo gestiones que contribuyeron al conocimiento de la cultura de rendición de cuentas al ciudadano.

MEDIO

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La Oficina de control Interno no evidenció para el ejercicio de rendición de cuentas de la vigencia 2016, la construcción del Análisis del Estado de Rendición de Cuentas en la Entidad, por lo que la calificación otorgada para los tres primeros criterios es baja. De acuerdo a los resultados de participación ciudadana, no se observó el diagnóstico de balance de debilidades y fortalezas internas sobre las acciones de rendición de cuentas del año anterior, en donde se tuvieran en cuenta las preguntas FURAG. No es claro si se tuvo en cuenta la caracterización de usuarios de la Entidad, ni las necesidades de información como el inventario de la cantidad y tipo de información que produce la Entidad a partir de la aplicación de la estrategia de Gobierno en Línea, la valoración de la información y la identificación de la información faltante. De igual manera se calificó grado de cumplimiento medio, en el componente de acciones de dialogo, puesto que, aunque se elaboraron, utilizaron y desarrollaron las acciones de información, de los 142 participantes solo 14 fueron ciudadanos externos a la entidad, los restantes 128 fueron funcionarios de la misma. Consideramos que el uso de mecanismos participativos apoyados en el uso de tecnologías de la información como chat, redes sociales y aplicaciones móviles fue más efectivo en el desarrollo de este ejercicio. La oficina de Control Interno recomienda que se realice el cronograma para la rendición de cuentas con cada uno de los elementos de proceso (acciones de información, acciones de dialogo y acciones de incentivos), las actividades y fechas de cumplimiento de cada una de ellas en la vigencia, que estén armonizadas con las actividades de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, lo que ayudará a llevar un seguimiento y control efectivos al cumplimiento de las mismas. Es importante que este cronograma sea visible y socializado a todos los procesos internos que hacen parte del ejercicio de rendición de cuentas. HUGO ALFONSO RODRÍGUEZ ARÉVALO Jefe Oficina Control Interno 24-07-2017 PROYECTÓ: LINA ANDREA CORDON PALENCIA Profesional OCI 22-05-2017

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