formato trd y tvd sena norte de santander

FORMATOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAREGIONAL NORTE DE SANTANDER

Presentado por: Oscar Gomez Latorre

Julio Yordano Gálvez LeónAzucena Ascensio Núñez

Gabriel Villamizar VillamizarTecnólogos Administración Documental

SAN JOSÉ DE CÚCUTA, NORTE DE SANTANDERNOVIEMBRE, DE 2009

LISTA DE FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Anexo 01. Encuesta Estudio Unidad Documental.

Anexo 02. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.

Anexo 03. Formato Único de Inventario Documental.

Anexo 04. Instructivo Formato Unico de Inventario Documental.

Anexo 05. Autorización de Eliminación en Archivo Central.

Anexo 06. Formato de Legajo.

Anexo 07. Formato de Descripción Documental Archivo de Gestión o Administrativo.

Anexo 08. Formato de Descripción Documental Archivo Central o Intermedio.

Anexo 09. Formato de Descripción Documental Archivo Histórico o Permanente.

Anexo 10. Formato Encuesta Estudio Aviso Traspaso de Documentos.

Anexo 11 Formato Ficha o Guía de Afuera.

Anexo 12. Formato Inventario Individual de Documentos.

Anexo 13. Formato Rotulo de Cajas.

Anexo 14. Instructivo del Formato Tablas de Retención Documental

Anexo 15. Formato Tabla de Retención Documental.

FORMATOS

Formato 01.

Encuesta Estudio Unidad Documental.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Regional Norte de Santander

GESTION DOCUMENTALCódigo: FT-ET-1-01-1Versión:01

FORMATO ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD

DOCUMENTAL

Vigente desde:28/09/2009

Página

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA: DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:DIRECCION REGIONAL depende de la DIRECCION GENERAL

2. Fecha de última asignación de funciones28 DE ENERO DE 2004

3. Acto administrativoDECRETO

4. FuncionesEl Consejo Regional y el Director Regional cumplirán las funciones establecidas en los artículos 16, 19 y 20 de la Ley 119 de 1994, respectivamente.

5. Unidades documentales que tramitanACTAS, ACUERDOS, CONVENIOS, RESOLUCIONES, INFORMES,COMUNICACIONES (correspondencia producida y las circulares)

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI X NO

7. Sistema de organización de los archivos de gestiónCRONOLOGICO

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?1 Metros lineales.



GESTION DOCUMENTALCódigo: FOR-MPA-SGD-1-01-1Versión:01

FORMATO ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD

DOCUMENTAL


Página

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productora:DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL

2. Nombre la unidad documentalACTAS

3. Función de la oficina que la genera o la tramitaLas regionales estarán administradas por un Director Regional, que será representante del Director General, de su libre nombramiento y remoción, y tendrá la responsabilidad de coordinar, administrar y velar por la ejecución de las actividades del SENA dentro de su jurisdicción.

4. Caracteres extremos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATOPapel X ExpedienteCinta Magnética LibroMicrofilme Documento simple XOtro¿Cuál?

4.3 Ordenación CRONOLOGICA

4.4. Estado de conservación BUENA

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Tablas de retención documental del 2005

6. Trámite Original 1Número de copias 1

7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada

En otra. SI NO X

¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

ACTAS

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite

EL DESPACHO

10. ¿Con qué periodicidad se produce?10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual10.4 Otra X ¿Cuál? REUNIONES EXTRAORDINARIAS

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién loEstablece? LO CONSERVAN DURANTE UN AÑO SEGÚN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

12. En el archivo de gestión, la consultan12.1 La misma oficina X 12.2 Otras Oficinas X

¿Cuáles? OFICINA JURIDICA, OFICINA GESTION HUMANA12.3 Otras Entidades ¿Cuáles?

12.4 Personas Naturales12.5 ¿Por qué la consultan?

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferenciasdel archivo de gestión a otros archivos?Central X Histórico Otros ¿Cuáles?

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidaddocumental?

14.1 ¿Con qué frecuencia?14.2 ¿Qué años?

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite yConservación de esta unidad documental?NINGUNA

16. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados:Nombre y cargo:Nombre y cargo:

Funcionario responsable del archivo:Ciudad y Fecha:

Anexo 02.

Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.

1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS

1.1 ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

1.1.1 Formato y Numero de Copias

Las comunicaciones oficiales se elaboran en papel preimpreso, en original y una copia, original para el destinatario y la copia para la oficina productora. (Cuando se maneja el aplicativo ONBASE, dependencias 1010 – 1040 - 1060 – 1080 -

Cuando la comunicación se prepare para la firma de los Subdirectores Regionales se debe elaborar una copia adicional para el archivo de gestión de cada uno de sus despachos.

1.1.2 Tipos Documentales

Los tipos documentales normalizados por la Entidad para las comunicaciones oficiales son:

Carta Memorando Circular

1.1.2.1 Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medioExterno (entidades y personas naturales), en lo relacionado con la función de quien las firma, y cuando la Entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, invitaciones a eventos de capacitación, llamados de atención…).Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. (Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.2.2 Memorando. El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes (Director Regional, Subdirectores y Coordinadores de Grupo) con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas alas dependencias.

Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. (Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.2.3 Circular. Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto Dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: carta y circular general.

Las circulares generales pueden ser de tipo informativo o normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Regional, Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.3 Recomendaciones Especiales

1.1.3.1 Se debe escribir en la línea de asunto de todas las comunicaciones, el Nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompañada de los datos adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organización del archivo de gestión.

1.1.3.2 En los derechos de petición y tutelas, se recomienda adicionar en la líneaDel asunto el numero de radicado dado por la unidad de correspondencia.

1.1.3.3 En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en laLínea de asunto el número del proceso, del fallo o de la sentencia, acompañada de todos los datos que soliciten los Tribunales o Juzgados.

1.1.3.4 Incluir después de las iniciales del transcriptor, el código de la serie o Subserie documental a la cual pertenece la comunicación, con el fin de facilitar su ubicación en el archivo.

1.1.3.5 Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, nunca sePodrán elaborar en papel reciclado.

1.1.3.6 Cuando las comunicaciones se elaboren en mas de dos hojas, a partir de laSegunda se debe colocar en la parte superior el nombre del destinatario con su titulo y el numero digito 2, 3,4 etc.

1.1.3.7 En la parte inferior se debe colocar el número del antecedente.

1.2 ELABORACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES

Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de una copia (original para el área a cargo de su radicación y copia para la oficina productora).

Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se puede diseñar en el computador, si no se cuenta con la papelería impresa. Se anexa modelo.

Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes:

1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones

1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por el Consejo Directivo Nacional o Regional y por el Director Regional.

1.2.1.2. Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carácter administrativo relativos a la marcha de la entidad a nivel nacional como Regional.

El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCION, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.

La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario.Para registrar el número en el área a cargo de su radicación se debe dejar el espacio necesario.

Ejemplo: ACUERDO DE 2008

RESOLUCION DE 2008

1.2.2. Documentos Contractuales: Convenios y Contratos

1.2.2.1. Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o Empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones reciprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional.

1.2.2.2. Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o mas partes, en donde se Establecen obligaciones reciprocas.

El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.

La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en el área a cargo de su radicación, deberá dejarse el espacio necesario.

Ejemplo: CONVENIO DE 2008

CONTRATO DE 2008

1.2.3. Recomendaciones generales en la producción y manejo de los documentos

Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del

documento, por lo tanto, NUNCA deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz sobre el documento.

Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan decepcionado en papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información.

2. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de las oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia o en el Grupo de Administración de Documentos todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlar su tramite a través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar instrumentos de control.

2.1 Recepción de comunicaciones oficiales y otros envios en la dependencia

El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia.

2.2 Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia

El encargado en cada dependencia de la distribución y trámite de la correspondencia deberá controlar los siguientes trámites:

2.2.1 Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios

2.2.2 La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren pendientes de trámite.

2.2.3 Cuando se trate de comunicaciones externas (entidades, personas naturales, Regionales y Centros de Formación Profesional) a las que se les ha dado respuesta escrita, se de be colocar en la parte inferior de la hoja de respuesta le numero del antecedente, para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que ha sido tramitado y se pueda descargar.

2.2.4 Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin respuesta, porque no lo amerita.

2.3 Recordatorios de Correspondencia

2.3.1 La Unidad de Correspondencia remitirá mensualmente o cuando lo amerite a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de trámite como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren como soporte de los archivos de gestión porque no requieren respuesta.

2.3.2 De igual forma, cada dependencia deberá elaborar un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trámite a carga de cada uno de los funcionarios.

3. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

La Ley General de Archivos (594 de 2000) estableció la obligatoriedad para las entidades del estado, de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su aprobación.

Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 de 30/10/2001, el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las dependencias con resolución 01515 de 05 de diciembre de 2001

De acuerdo con la restructuración de la entidad

6. PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GUIA DE AFUERA, que se observa a continuación.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio.

En todos los casos diligencie el formato “Ficha o Guía de Afuera” y ubíquela en el lugar de donde fueron retirados los documentos.

Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Guía de afuera:

FICHA O GUIA DE AFUERA

DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO

FECHA DE RETIRO

FECHA DEVOLUCION

FIRMA

Actas del Consejo Directivo

54 Orbidio Velandia Niño, Director

Administrativo y Financiero

04-03-10 04-03-23

Cuando es un tipo documental ya sea carta, memorando o circular


DOCUMENTO No. RADICADO

No. FOLIOS

NOMBRE DEL USUARIO

FECHA DE RETIRO

FECHA DEVOLUCION

FIRMA

Carta alcaldía de Ocaña

1-2008-002805

2 Carlos David Triana, Centro

CIES

08-11-25 08-11-17

Anexo 03.

Formato Único de Inventario Documental



GESTION DOCUMENTALCódigo: INS-MPA-SGD-1-01-2Versión:01

FUID FORMATO UNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL


Página

Dirección General

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: REGISTRO DE ENTRADA: Día Mes Año

NÚMERO DETRANSFERENCIA:DEPENDENCIA QUE RECIBE:

OBJETO: I

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O

ASUNTOS

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DECONSERVACIÓN

NÚMERO DE FOLIOS

SOPORTE

FRECUENCIA DE

CONSULTA

NOTAS

No. de Orden

CODIGOInicial Final CAJA CARPEP. TOM

OOTRO

I

ELABORADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:NOMBRE:CARGO:FECHA:

FIRMA:

SECRETARÍA GENERAL - Grupo Administración de Documentos Hoja 26 De

Anexo 04.

Instructivo Formato Único de Inventario Documental.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental es el proceso archivistito mediante el cual la unidad

administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez

cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para

el Archivo de Gestión.

Para las áreas administrativas de la Regional y para los Centros de Formación

Profesional el archivo central estará a cargo de la Dirección Regional en cumplimiento

de la Resolución 00102 de 2005.

PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

Solicite asesoria a los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos

o del archivo central de la Regional.

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan

cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y deban transferirse al

archivo central.

Realice la selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son

esenciales en el expediente, como son: impresos, publicaciones periódicas

(revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores,

copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de

Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral de expediente; entre otros.

Ordenación de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrás del otro

en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultimo

documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la

carpeta.

Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en

atención a la cronología correspondiendo el número uno (1) al documento más

antiguo y el número mayor al documento mas reciente.

Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y

la cronología en forma ascendente.

Si ha empleado ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora,

retírelos. Utilice las tapas legajadoras para agrupar los documentos que

corresponde a cada expediente y amárrelos con cinta de faya. Si se cuenta con

carpetas desacidificadas utilícelas para efectuar las transferencias.

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n)

tantas carpetas vaya a transferir.

Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta

de cartulina o desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con esfero

o lápiz de mina negra el numero de la carpeta a transferir.

Ejemplo:

Carpeta No. 1 caja ______

SENA –Dirección General

2020 SECRETARIA GENERAL

2020-02 ACTAS

2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional

Fechas: 96-02-01 a 96-12-27

Folios: 55

Expediente 1 de 5

|Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la

misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia

documental. Ejemplo:

Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regístrelo con lápiz en

el inventario documental al frente de la serie y del expediente que se

encuentra en la caja.

Solicite la asesoria y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios

del archivo central.

Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato

“INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL” e imprímalo en original y copia.

Cuando el funcionario que ofrece la asesoria conceptué que la transferencia

cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmara el inventario

documental en la casilla correspondiente.

La dependencia que transfiere solicitara a los funcionarios del área de

servicios generales su colaboración para trasladar el material documental a

transferir a las bodegas del archivo central y elaborara el memorando

mediante el cual hace entrega formal del material.

Los funcionarios del archivo central devolverán una copia del inventario

documental con la localización de los documentos en la bodega de archivo

central para facilitar la consulta cuando los requiera para consulta la oficina

productora.

Anexo 05.

Autorización de Eliminación en Archivo Central.

RegionalNorte de Santander




ACTA DE ELIMINACION DE DOUMENTOS


Página

ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS No. ___ DEL __________

FECHA:

DEPENDENCIA:

OFICINA PRODUCTORA:

PARTICIPANTES:

OBJETO: Autorizar la eliminación de la Serie Documental:

del periodo comprendido entre el:

DESARROLLO:

1. CUMPLIMIENTO TÉRMINOS DE RETENCIÓN

De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental aprobada mediante Resolución 002626 del 15 de diciembre 2005 de la Dirección General del SENA que establece su obligatoriedad, la Serie Documental_________________________________, se debe conservar físicamente en el Archivo de Gestión ___ año y ___ años en el Archivo Central, después de terminada la vigencia y una vez microfilmada se podrá eliminar el soporte físico papel y conservar permanentemente el microfilm.

2. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

No. De

ordenCódigo

Nombre de las series,

subseries y descripción

del contenido

Fechas extremas

Unidad de conservaciónNo. De

folios

Microfilmadas rollos

Inicial Final caja legajo carpeta tomo

CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la Serie Documental descrita en el inventario documental anexo, se ha cumplido el tiempo de Retención establecido en la TRD, se considera que puede eliminarse el soporte papel previo aval del Comité de Archivo de la Regional Norte de Santander.

__________________________ __________________________

Jefe Oficina Productora Funcionario a Cargo de la Documentación

______________________________ Funcionario a Cargo del Archivo Central Anexo: Inventario para eliminación documental (____folios).

Anexo 06.

Formato de Legajo.



GESTION DOCUMENTAL

Código: INS-MPA-SGD-1-01-4Versión:01

LEGAJO


Página

Anexo 07.

Formato de Descripción Documental

Archivo de Gestión o Administrativo.




FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVO


Página

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION


ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVO

1. SIGNATURA: _____________________________

2. TITULO Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENASección:Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION

4. NIVEL DE DESCRIPCION

5. a) Volumenb) Soporte:

6. NOTA /RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _____________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.A. LUGARES___________________________________________________________________

6-B NOMBRES / CARGOS _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6-C TEMAS _______________________________________________________ _______________________________________________________

Anexo 08.


Archivo Central o Intermedio.

Código: INS-MPA-SGD-1-01-6



GESTION DOCUMENTAL Versión:01


ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO


Página




ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

1. SIGNATURA: ______________________________

2. TITULO Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENASubfondo:Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION

4. NIVEL DE DESCRIPCION

5. a) Volumenb) Soporte:

6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICAO _____________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. HISTORIA DE LA CUSTODIA :______________________________________

8. FORMA DE INGRESO

9. SITUACION LEGAL

10. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION

11. NUEVOS INGRESOS

12. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

12 - A. LEGAJOS _____________ CAJAS ________

12 – B. FOLIOS _____________________________________________________12 _C. No. DE ORDEN ______________________________12 – D TIPO DOCUMENTAL ________________________

13. NOTA / RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. CONDICIONES DE ACCEBILIDAD _________________________________________________________________________________________________________

15. INSTRUMENTOS CONSULTA ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

16. UBICACIN DE LOS ORIGINALES ___________________________________

17. NOTAS ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Anexo 09.


Archivo Histórico o Permanente.

Código: INS-MPA-SGD-1-01-7



GESTION DOCUMENTAL Versión:01


ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE


Página



FICHA DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

1. SIGNATURA

2. TITULO

3. FECHAS DE PRODUCCION ___________________________________________4. NIVEL DE DESCRIPCION ____________________________________________

5. a). Volumen ______________________________________________________b) Soporte _______________________________________________________

6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICA ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. FECHAS DE ACUMULACION _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. HISTORIA DE LA CUSTODIA ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. FORMA DE INGRESO ________________________________________________

10. SITUACION LEGAL __________________________________________________

11. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION ________________________________________________________________________________________________

12. NUEVOS INGRESOS __________________________________________________

______________________________________________________________________

13. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ______________________________________________________________________________________________________________

13-A LEGAJOS _______ CAJAS _______

13-B FOLIOS __________________________________________________________

13-C No. DE ORDEN _____________________________________________________

13-D TIPO DOCUMENAL _______________________________________________

14. – A LUGARES _______________________________________________________________________________________________________________________________

14-B NOMBRES / CARGOS __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14-C TEMAS ______________________________________________________________________________________________________________________________________

15. LENGUA DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________

16. CARACTERISTICAS FISICAS ___________________________________________________________________________________________________________________

17. CONDICIONES DE ACCESIBILIDAD ____________________________________________________________________________________________________________

18. DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCION ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

19. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

20. UBICACIÓN DE LOS ORIGINALES _____________________________________

21. EXISTENCIA DE COPIAS ____________________________________________________________________________________________________________________

22. UNIDADES DE DESCRIPCION RELACIONADAS ______________________________________________________________________________________________

23. DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

24. NOTA DE PUBLICACION ______________________________________________

25. NOTAS ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Anexo 10.

Formato Encuesta Estudio Aviso

Traspaso de Documentos.




FORMATO ENCUESTA ESTUDIOAVISO TRASPASO DE

DOCUMENTOS


Página

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:_________________________________________________________________________

2. Fecha de ultima asignación de funciones:_________________________________________________________________________

3. Acto administrativo:_________________________________________________________________________

4. Funciones:______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_____________________________________________

5. Unidades documentales que tramitan:_________________________________________________________________________

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI __ NO __

7. Sistema de organización de los archivos de gestión:_________________________________________________________________________

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?_________________________________________________________________________




FORMATO ENCUESTA ESTUDIOAVISO TRASPAO DE

DOCUMENTOS


Página

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D)

1. Oficina productora: ______________________________________________________2. Nombre la unidad documental: _____________________________________________3. Función de la oficina que la genera o la tramita: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Caracteres extremos:4.1 Soporte

Papel ___Cinta Magnética ___Microfilme ___Otro ___

4.2 FormatoExpediente ___Libro ___Documento simple ___

4.3 Ordenación _______________________4.4 Estado de conservación ____________________

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________6. Tramite:

Original: _______________________________________Número de copias: _______________________________

7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada en otra unidad:SI ___ NO ___¿En cuál o cuáles? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

10. ¿Con qué periodicidad se produce?Diaria: ___ Semanal: ___ Mensual: ___Otra: ___ ¿Cuál? ______________________________________

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. En el archivo de gestión la consultanLa misma oficina: ___ Otras oficinas: ____¿Cuáles? ______________________________________________________________Otras entidades: ___ Cuales? _____________________________________Personas naturales: ______________________________________________________¿Por qué la consultan? ___________________________________________________

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de trasferencias del archivo de gestión a otros archivos?Central: ___ Histórico: ___ Otros: ___ Cuales? ___________________13.1 Con que periodicidad se realizan? _______________________________________

14. En el archivo central, ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? _________¿Con que frecuencia? _____________________________¿Qué años? _____________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

16. OBSERVACIONES:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo: _________________________________________________________Nombre y cargo: _________________________________________________________Nombre y cargo: _________________________________________________________

Funcionario responsable del archivo: _________________________________________

Ciudad y fecha: ______________________________

Anexo 11.

Formato Ficha o Guía de Afuera.






Página


DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO

FECHA DE RETIRO

FECHA DEVOLUCION FIRMA

Actas del Consejo Directivo

54 Orbidio Velandia Niño, Director

Administrativo y Financiero

04-03-10 04-03-23


DOCUMENTO No. RADICADO No. FOLIOS

NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE RETIRO

FECHA DEVOLUCION

FIRMA

Carta alcaldía de Ocaña

1-2008-002805 2 Carlos David Triana, Centro CIES

08-11-25 08-11-17

Anexo 12.

Formato Inventario Individual de Documentos.




FORMATO INVENTARIO INDIVIDUAL DE

DOCUMENTOS


Página

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAINVENTARIO INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS

ANEXO 2

N°. De orden N°. Oficio Fecha Asunto N°. Folios Observaciones

Acumulación Folios

Responsable __________________________

Anexo 13.

Formato Rotulo de Caja.




FORMATO ROTULO DE CAJA


Página



PERIODO

No. CAJA: ESTANTE No.

CODIGO: SERIE:

DETALLE AÑO

MICROFILMAR SI: NO:

ROLLO: UBICADO EN : TERMINO DE RETENCION:

ELIMINAR EL: DD: _____ MM: _____ AA: _____

Anexo 14.

Instructivo de Formato de Tabla de Retención Documental.

EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institución, así se

identifica la entidad que produjo los documentos.

Oficina Productora:

Corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o

grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de

sus funciones.

Código: En este campo se consignará el número asignado a las series y

subseries documentales.

Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al

conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio

de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie,

subserie y tipos documentales que configuran los expedientes.

Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de

Retención Documental, las series, subseries y tipos documentales se

escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de

letra:

Serie: Mayúscula sostenida y en negrita

Subserie: Mayúscula inicial y en negrita

Tipos Documentales: Tipo oración

Retención: En este campo se define y registra el número de años que la

unidad documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo

de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC).

Retención en el Archivo de Gestión (AG): Se determinó en años el tiempo de

permanencia de los documentos en éste.

Retención en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los

documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes

dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series

determinando en años.

Tradición Documental: En este campo se define si el documento analizado

es un Original (O) o una Copia (C).

Disposición Final: Corresponde a la selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades con miras a su Conservación Total (CT),

Selección (S), Conservación en otros soportes: Microfilme o digitalización

(M/D) o eliminación (E).

Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor

permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan

sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la

Institución. Así mismo, son Patrimonio documental los documentos

producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la

cultura.

Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que

han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor

histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la

tecnología.

Microfilmación u Otro Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y

microfilmación.

Selección (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial

de la documentación por medio de muestreo.

Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados

en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación.

Sobre las muestras se debe tener en cuenta:

Cada vez que cambie el formato, de un documento que la Tabla de

Retención Documental propone eliminar, el jefe de archivo, seleccionará y

conservará una muestra. Esta observación se hace para varios documentos

en la TRD, porque los formatos del mismo documentan prácticas bien sean

contables, económicas, etc. Además con ellas se puede describir la historia

del diseño gráfico.

Las muestras seleccionadas, según las indicaciones de la Tabla de

Retención Documental, la transferirá el Jefe de Archivo Central al Archivo

Histórico de la Institución y son de conservación permanente, de valor

patrimonial.

Ver instructivo para diligenciar formato de TRD en el Anexo 14.

Anexo 15.

Formato Tabla de Retención Documental.




FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL


Página

OFICINA PRODUCTORA:

Código Series y tipos documentalesRetenciónen años

Tradición documental

Disposición final Procedimientos

D S Sb AG AC Org. Cop. CT E I S

CONVENCIONES

TRADICION DOCUMENTAL DISPOSICION FINAL SIMBOLOSOrg= Original Cop = Copia CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección * Tipos

documentales

Coordinador de Archivo:

Ciudad y Fecha:

formato trd y tvd sena norte de santander

Documents