REGLAMENTO COMITÉ DE

BIENESTAR, RECREACIÓN Y

DEPORTES

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“REGLAMENTO DE BIENESTAR, RECREACION Y DEPORTES

EL CONSEJO DE ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA NACIONAL

DEL SECTOR DE LAS COMUNICACIONES Y ENTIDADES AFINES Y

RELACIONADAS, LTDA. COOPMINCOM,

En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 72, literal a) de los estatutos de COOPMINCOM, establece las

funciones del Consejo de Administración, dentro de las cuales se encuentra

la de elegir los miembros de los comités especiales y la de aprobar el

reglamento Interno de cada uno de ellos.

Que la Asamblea General Ordinaria celebrada el 24 de febrero de 2.001 en

Bogotá D.C. Aprobó la creación del Comité de Bienestar, Recreación y

Deportes.

Que es necesario y conveniente establecer normas y procedimientos básicos

para el funcionamiento del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes

y facilitar el cumplimiento de sus funciones, en cumplimiento de la ley y los

estatutos.

Que se hace necesario adoptar un nuevo reglamento de bienestar,

recreación y deportes, incorporando en él todos los cambios, actualizaciones

y modificaciones realizadas por el consejo de administración hasta la fecha.

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OBJETIVO Y RECURSOS DEL COMITÉ DE BIENESTAR, RECREACIÓN Y

DEPORTES

Artículo 1˚.- Objetivo: El objetivo básico del comité, es el de promover,

fomentar y organizar eventos de carácter recreativo, deportivo y de bienestar,

dirigido a los asociados hábiles y a los miembros de su núcleo familiar, con el

ánimo de buscar la integración, el aprendizaje y práctica de los deportes y en

general el desarrollo de un estilo de vida sana. También impulsará la

aprobación de estímulos y subsidios para fomentar el turismo como parte de

recreación.

Artículo 2˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes, está creado

para fomentar y desarrollar la recreación, el eco-turismo y la actividad

deportiva, como fuente de salud y entretenimiento de sus asociados y

beneficiarios a través de escuelas de formación deportiva, patrocinios,

torneos internos, bienestar y recreación en general.

Artículo 3˚.- Recursos: Están constituidos por las apropiaciones que haga la

Asamblea General de Asociados y las donaciones que se efectúen con tal

fin.

GENERALIDADES

Artículo 4˚.- De acuerdo con lo establecido en el artículo 93 de los estatutos,

el Comité de Bienestar, Recreación y Deportes, estará integrado por cuatro

(4) miembros designados por el Consejo de Administración, uno de los

cuales debe ser integrante del Consejo de Administración de Coopmincom y

ejercerá funciones de coordinador, pudiendo ser reelegidos o removidos

libremente en forma parcial o total en cualquier momento.

Artículo 5˚.- El Comité Recreación y Deportes tendrá los

siguientes dignatarios:

1. Un Coordinador, miembro del Consejo de Administración y

designado por éste, quien presidirá la reunión.

2. Un Secretario

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3. Dos (2) vocales

PARÁGRAFO: Para las reuniones del comité se requiere la presencia del

coordinador,

Artículo 6˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes se reunirá por lo

menos una (1) vez al mes en forma ordinaria, y extraordinaria cuantas veces

sea necesario. El quórum para deliberar el comité, lo constituye la presencia

de tres (3) de sus miembros y sus decisiones se adoptarán por mayoría. De

lo tratado en las reuniones quedará constancia en acta que deberá contener

como mínimo, lo siguiente:

1. Lugar, fecha y hora de iniciación y terminación de la sesión. 2. Nombres y apellidos de todos los asistentes. Deberán constar

cuales miembros no asistieron con causa justificada. 3. Orden del día aprobado y desarrollado. 4. Relación de los temas discutidos y las decisiones tomadas. 5. Anexos de los informes pertinentes. 6. Proposiciones presentadas, dejando constancia de las decisiones

adoptadas, conclusiones y compromisos. 7. Constancia de lectura y aprobación del acta correspondiente.

PARÁGRAFO: Las actas deberán conservarse siempre dentro de las

instalaciones de COOPMINCOM, debidamente registradas en el libro de

actas destinado para tal fin.

Artículo 7˚.- La convocatoria a las reuniones ordinarias las hará el

Coordinador del comité de acuerdo con el calendario de reuniones y

programa de trabajos previamente establecidos y extraordinarios cuando se

requieran.

Artículo 8˚.- Una vez iniciada la reunión del comité, el secretario del mismo,

dará lectura al orden del día propuesto, el cual podrá ser modificado con la

aprobación de la mayoría de los miembros del comité. Una vez aprobado el

orden del día definitivo, la reunión deberá someterse a él. Cualquier

intervención que se salga del orden del día aprobado, debe ser interrumpida

de forma inmediata, por quien esté presidiendo la reunión.

Artículo 9˚.- Las decisiones del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes

se tomarán de acuerdo con el siguiente procedimiento:

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1. Cada asunto, tema o materia, será presentado por la persona u organismo que corresponda.

2. Terminada la presentación, el Coordinador de la reunión declarará abierta la discusión para que cada uno de los asistentes pueda expresar sus opiniones, observaciones, inquietudes, preguntas o propuestas que conduzcan a la decisión pertinente.

3. Para tomar las decisiones se necesitará el voto de la mayoría de los miembros del Comité presentes en la reunión.

Artículo 10˚.- De las decisiones adoptadas por el comité serán

solidariamente responsables todos los miembros del comité participantes en

la reunión y que hayan dado su voto, excepto el miembro del comité que

haga expresamente salvamento de voto, con la debida sustentación y

dejando constancia en el acta respectiva.

Artículo 11˚.- Para el uso de la palabra, presentación de mociones, e

interpelaciones se tendrán en cuenta los siguientes criterios.

1. Ningún asistente a las reuniones del comité podrá hacer uso de la palabra sin que haya sido concedida por quien preside la reunión.

2. El uso de la palabra se otorgará en el orden en que sea solicitada. 3. Ningún ponente podrá ser interrumpido mientras tenga el uso de la

palabra; a menos de que se trate de solicitar explicación sobre el tema expuesto o que se haya salido del asunto en discusión.

4. Quien preside la sesión, cuidará que quien intervenga no haga alusiones irrespetuosas, imputaciones de mala intención al comité y sus integrantes, Consejo de Administración, asociados y trabajadores de la Cooperativa.

Artículo 12˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes podrá volver

sobre asuntos ya resueltos, solamente si antes se vota favorablemente una

reconsideración.

Artículo 13˚.- El integrante del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes

de COOPMINCOM que falte a dos (2) reuniones sin justa causa, o que no

cumpla con diligencia las tareas que se le asignen, será removido del

comité. Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar. En tal situación el

comité informará al Consejo de Administración de COOPMINCOM quien

procederá a a removerlo y a elegir su reemplazo.

Parágrafo. Los integrantes del comité deben estar al día en las obligaciones

al momento de su nombramiento y permanecer en esta condición mientras

sea integrante de este comité. En caso de incumplir esta obligación, la

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administración deberá informar con los soportes inmediatamente y será

removido del comité en la siguiente reunión del consejo de administración.

FUNCIONES

Artículo 14˚.- Son funciones del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes:

1. Presentar al Consejo de Administración un presupuesto anual que abarque los eventos a desarrollar y un informe mensual de la gestión realizada. Para los gastos a ejecutar en cada actividad, presentará al Consejo de Administración, un mínimo de dos (2) cotizaciones de los gastos a ejecutar en el evento. La Gerencia de Coopmincom por su parte deberá obtener una tercera cotización que también será presentada para la toma de la decisión pertinente por parte del consejo. Una vez aprobados, los gastos no podrán exceder el monto autorizado.

2. Evaluar las solicitudes recibidas y determinar la participación de los asociados en los diferentes eventos bajo criterios que garanticen la igualdad para los asociados.

3. Canalizar por intermedio del Gerente de COOPMINCOM la asignación de los recursos para cada evento realizado e informar al Consejo de Administración mediante escrito donde discrimine los conceptos y valores pagados.

4. Recomendar al Consejo de Administración, se autorice la participación

de los asociados en distintas modalidades recreativas y deportivas externas, siempre y cuando sea en representación de COOPMINCOM y se cuente con el presupuesto requerido.

5. Informar al Consejo de Administración el nombre del asociado que por

su conducta antideportiva o irrespetuosa, ya de palabra o de hecho agreda a un contrario , compañero, trabajador y/o directivo y otras acciones comprobadas para que sé que decida y califique la gravedad de la falta y si hay lugar se le apliquen las sanciones pertinentes.

6. Tomar la determinación, si así se requiere, por razones de fuerza

mayor u otras que fueren necesarias, de aplazar, postergar o cancelar en última instancia, toda actividad de carácter recreativo o deportivo programada comunicándole al consejo de administración.

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7. Cumplir con las actividades recreativas y deportivas programadas para lo cual sus asociados deportistas y beneficiarios, estarán el día, hora y lugar, citados para la iniciación de los eventos.

8. Proyectar los instructivos donde se incluirán los requisitos para

participar en los eventos; En todo caso los asociados deberán estar y permanecer al día en todas sus obligaciones, desde el día anterior a la fecha de inscripción del mismo.

9. Recibir solicitudes respetuosas de los asociados, sugerencias,

comunicaciones, y otras que se refieran únicamente con los eventos recreativos y deportivos.

10. Evaluar las solicitudes recibidas, analizarlas, decidir y dar respuestas,

de ser procedente reconsiderar la decisión y de lo contrario remitirla al consejo de administración para consideración y decisión.

11. Establecer que los asociados relacionados por las

administraciones como inscritos para los eventos programados, lo hayan hecho en debida forma según verificación de soportes que debe adjuntar la administración. Esta inscripción deberá hacerse personalmente en las oficinas de la Cooperativa, por fax o correo electrónico diligenciando y firmando el instructivo. Todo evento debe contar previamente con un instructivo, que se debe leer, diligenciar y firmar por el asociado, para su inscripción en señal de aceptación; del cual se le entrega copia al asociado. El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes, deberá confirmar en la actividad la asistencia de las personas inscritas, informara al consejo de administración las novedades.

12. El asociado y / o su beneficiario que se inscriba y no asista al evento por causa no justificada, deberá asumir los valores en que incurrió la cooperativa por su inscripción para el respectivo evento y se aplicara una sanción de seis (6) meses para participar en eventos, en consecuencia el comité informara al consejo de administración los asociados que no justificaron su inasistencia para dar cumplimiento a lo expuesto en este reglamento y estatutos de cooperativa. Las excusas debidamente soportadas tendrán un término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de la realización del evento individual o por equipos, para ser radicadas en la cooperativa.

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PARÁGRAFO: Cuando el asociado no asista a torneos, campeonatos o actividades, realizada por equipos y no presente oportunamente la excusa debidamente soportada y mientras no sea aceptada, no podrá participar en actividades durante un año incluido el siguiente torneo por equipos similar al que faltó. Además de pagar los valores en que incurrió la cooperativa por su inscripción. De igual manera el comité informara al consejo de administración para su decisión. Las excusas debidamente soportadas tendrán un término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de la realización del evento para ser radicadas en la cooperativa. Las excusas por asuntos laborales y de estudio solo serán válidas para justificar la inasistencia a actividades o eventos que se realicen en sábado y/o domingo cuando el asociado no trabaja o estudia regularmente los sábados y/o domingos; según corresponda respectivamente a uno de estos días o a los dos.

13. Recomendar al Consejo de Administración la celebración de convenios y contratos con otras personas naturales o jurídicas que permitan la realización de las actividades de recreación, deporte y turismo.

14. Cuidar los elementos de recreación y deportes de propiedad de

COOPMINCOM y suministrados por ella para el desarrollo de los eventos programados. La administración de Coopmincom entregara al comité los elementos y dotación necesaria para adelantar el evento, incluida cámara fotográfica, de video u otros.

15. El comité informara a la administración y al consejo de administración, los daños que se presenten durante la realización del evento programado, en bienes de la cooperativa o sitio contratado para tal efecto.

Artículo 15˚.- La participación del asociado, sus beneficiarios o

acompañantes en eventos programados donde se permita su

participación y esté autorizada, está condicionado al registro que

previamente haya realizado en la sede de la Cooperativa de los nombres e

identificaciones de los mismos, aportando los documentos soporte del

parentesco y soporte de afiliación a la EPS o régimen subsidiado

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PARAGRAFO 1. Para tener derecho a participar en cualquier evento, el

asociado debe tener una antigüedad mayor a Un (1) año.

PARAGRAFO 2. El asociado debe estar totalmente al día en las obligaciones

con la Cooperativa al día anterior al inicio de las inscripciones y

permanecer en estas condiciones para participar en el evento o solicitar un

auxilio establecido por Coopmincom.

PARAGRAFO 3. Un asociado que se encuentre en mora en el período

durante el cual están abiertas las inscripciones a cualquier evento, no puede

participar en él, así se ponga al día durante al cierre de las inscripciones.

PARÁGRAFO 4: Cuando se programe un evento, si al realizar

las inscripciones es mayor la demanda que los cupos disponibles, se

procederá así:

Se recibirán inscripciones hasta el cupo máximo aprobado previamente por el consejo de administración, según evento a realizar, inscribiendo además un 20% de asociados, en lista de espera para reemplazar en caso de que asociados cancelen su participación.

La cancelación de la inscripción para eventos o actividades solo puede

hacerse por escrito con cinco días hábiles de antelación a la iniciación de la

actividad.

Adicionalmente la cooperativa podrá inscribir acompañante por asociado

cuando este lo solicite en el instructivo, sin menoscabar el cupo máximo de

asociados, condicionado a que haya cupo, de ser viable su participación

deberán pagar previamente el valor respectivo.

Artículo 16˚.- Los asociados tendrán derecho a participar en tres actividades

al año, clasificadas en los siguientes grupos:

a) GRUPO UNO: Torneo de Bolos, Campeonato de Tejo, Gimnasio,

Caminata, Natación, adulto mayor de 75 años y Escuelas de

Formación Deportiva; en donde Gimnasio y Natación son

excluyentes. EL asociado puede tomar dos (2) de este grupo y una del

grupo dos.

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b) GRUPO DOS: Curso de Conducción, Escuela de Manualidades o

idiomas. El asociado puede escoger dos (2) de este grupo y una del

primer grupo.

Se exceptúan de esta norma las Celebraciones del día de la Mujer,

del Asociado y del Niño.

ACTIVIDADES DEL GRUPO UNO

A. TORNEO DE BOLOS, podrán participar solo asociados; se dará almuerzo al jugador el día de la clausura.

B. CAMPEONATO DE TEJO, podrán participar solo asociados, se

suministrará camiseta a los participantes y se ofrecerá almuerzo en la clausura al asociado y un acompañante previamente inscrito en la cooperativa, siempre y cuando el asociado haya participado en todas las fechas, control que llevará los miembros del Comité.

C. GIMNASIO: La Cooperativa otorgará el auxilio de Gimnasio solo

para asociados, bajo las siguientes condiciones: El auxilio se otorgará según la antigüedad del asociado por un semestre de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:

Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% Máximo $ 80.000 Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% Máximo

$100.000 Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% Máximo $170.000 Mayor a 13 años 70% Máximo $220.000

El asociado podrá escoger el Gimnasio que desee, incluida la tarjeta

Tu Cur siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos por la cooperativa entre otros factura original, RUT y CÁMARA DE COMERCIO VIGENTES.

Carta dirigida al Comité de Deportes solicitando el auxilio dentro los

términos establecidos por el consejo y anexando los soportes requeridos.

No se admitirán solicitudes extemporáneas.

El asociado debe pagar por lo menos un (1) Semestre continuo al año

y la Cooperativa sobre el valor del semestre subsidiará el porcentaje o valor máximo correspondiente, por una sola vez al año.

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El asociado debe tener mínimo un año de afiliado. Debe estar y permanecer al día.

D. CAMINATAS están destinadas exclusivamente para los asociados. Si

el asociado desea llevar un acompañante o invitado, debe cancelar la totalidad del costo que demande dicho acompañante, previa autorización del comité.

E. NATACIÓN: Las Clases de NATACION las podrá tomar el asociado o

beneficiario hasta los 16 años en forma excluyente, con las siguientes opciones:

- CON LA ENTIDAD APROBADA POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ó

- CON OTRA ENTIDAD POR TRES CICLOS CONTINUOS Sábados y Domingos ó 1 solo día fin de semana.

Costo: La Cooperativa otorgará un auxilio según la antigüedad del asociado de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:

- Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% - Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% - Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% - Mayor a 13 años 70%

El asociado se inscribe en la Cooperativa con la firma del respectivo instructivo, además paga en la institución que elija el valor total del curso, anexa la FACTURA ORIGINAL a medida que vayan iniciando los ciclos y la Cooperativa reembolsará el valor pagado por el asociado de acuerdo con la antigüedad máximo el valor que cobra la Entidad aprobada. Si el curso es de menos horas se pagará proporcionalmente.

El Asociado debe comprometerse a tomar los tres ciclos en forma continua y a remitir a la Cooperativa finalizados los ciclos certificación de la Entidad con la cual tomó los 3 ciclos continuos, de lo contrario se le cobrará el costo del curso por los tres ciclos (Podrá tomarlo el asociado ó el beneficiario hasta los 16 años).

Requisitos: Estar y permanecer al día con las obligaciones contraídas con la Cooperativa, tener firmado el instructivo del evento, tener más de 1 año de Antigüedad, haber realizado el Nivel I de Cooperativismo y no exceder el número de actividades aprobadas al año.

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F. ESCUELAS DEPORTIVAS: (FÚTBOL, TENIS ó PATINAJE) las podrá tomar el asociado o beneficiario hasta los 16 años en forma excluyente, con las siguientes opciones:

- CON LA ENTIDAD APROBADA POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ó

- CON OTRA ENTIDAD POR TRES CICLOS CONTINUOS Sábados y Domingos ó 1 solo día fin de semana.

Costo: La Cooperativa otorgará un auxilio según la antigüedad del asociado de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:

- Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% - Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% - Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% - Mayor a 13 años 70%

El asociado se inscribe en la Cooperativa con la firma del respectivo instructivo, además paga en la institución que elija el valor total del curso, anexa la FACTURA ORIGINAL a medida que vayan iniciando los ciclos y la Cooperativa reembolsará el valor pagado por el asociado de acuerdo con la antigüedad máximo el valor que cobra la Entidad aprobada. Si el curso es de menos horas se pagará proporcionalmente.

El Asociado debe comprometerse a tomar los tres ciclos en forma continua y a remitir a la Cooperativa finalizados los ciclos certificación de la Entidad con la cual tomó los 3 ciclos continuos, de lo contrario se le cobrará el costo del curso por los tres ciclos (Podrá tomarlo el asociado ó el beneficiario hasta los 16 años).

Requisitos: Estar y permanecer al día con las obligaciones contraídas con la Cooperativa, tener firmado el instructivo del evento, tener más de 1 año de Antigüedad, haber realizado el Nivel I de Cooperativismo y no exceder el número de actividades aprobadas al año.

G. ADULTO MAYOR, podrán participar solo asociados mayores de 75 años con un acompañante.

ACTIVIDADES DEL GRUPO DOS:

a. Curso de Conducción: solo para asociados. Las condiciones están estipuladas en el Reglamento. de Educación.

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b. Curso de Idiomas. solo para asociados. Las condiciones están estipuladas en el Reglamento de Educación.

c. Escuelas de Manualidades: solo para asociados. Las condiciones están estipuladas en el Reglamento de Educación.

Las Actividades que se exceptúan de los grupos mencionados anteriormente

son:

1. Celebración del Día de la Mujer, en la cual participan asociadas mayores

de 14 años. Tener un año de antigüedad, curso de cooperativismo nivel

I y estar y permanecer al día

2. Celebración del Día del Asociado, actividad en la cual pueden participar

asociados mayores de 18 años. Tener un año de antigüedad, curso de

cooperativismo nivel I y estar y permanecer al día

3. La Celebración del Día del Niño se realizará para los Asociados hasta 13

años 364 días de edad y para los Asociados adolescentes de 14 a 17 años.

Tener un año de antigüedad, estar y permanecer al día.

Artículo 17˚.- Los desembolsos correspondientes a cubrir los costos de

cada evento se efectuarán por COOPMINCOM directamente. Para

efectos de control presupuestal, todo gasto que afecte el Presupuesto del

Comité, debe contar con una orden de servicio o contrato suscrito por la

Ordenadora del Gasto, documento en el cual debe quedar claramente

especificado el valor del gasto y el nombre de las personas beneficiarias,

cuya copia debe ser remitida al Departamento de Contabilidad para la

respectiva Causación. Otra copia de este documento se remitirá al Comité y

una última copia quedará en poder de la funcionaria de Coopmincom

encargada del control de los eventos.

PARÁGRAFO: El comité por cada evento realizado informará al Consejo de

Administración y mediante relación discriminada indicará valores pagados,

conceptos de cada uno de ellos y documentos que soporten debidamente los

desembolsos.

Artículo 18˚.- El comité deberá seguir las políticas y directrices fijadas por el

Consejo de Administración en la ejecución de los eventos programados.

Artículo 19˚.- Los eventos que se programen deberán ser divulgados de manera amplia y suficiente para asegurar la participación de los asociados y sus beneficiarios previo cumplimiento de los requisitos exigidos.

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DISCIPLINARIAS

Artículo 20˚.- Quien habiéndose inscrito y confirmado su participación y no

asista por lo menos al 70 % del evento sin causa debidamente justificada y

sin soportar, deberá pagar el equivalente al valor en que incurrió la

cooperativa con su inscripción al evento al cual se inscribió. Para tal efecto

deberá otorgar la autorización de descuento en el momento de la inscripción

PARÁGRAFO: Los asociados participantes y sus beneficiarios, deberán cumplir con las normas de convivencia, respeto y disciplina durante el desarrollo de cada una de las actividades o eventos en los que participen, de lo contrario el asociado responsable, se hará acreedor a una sanción conforme al reglamento y a los estatutos y la suspensión por el término de seis (6) meses para participar en actividades de la cooperativa Artículo 21˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes informará al Consejo de Administración los nombres de los asociados que se hayan hecho acreedores a sanciones por no asistir a la actividad para la cual se inscribieron, sin la debida justificación y sin soportes pertinentes. Artículo 22˚.- El incumplimiento del presente reglamento dará lugar a las

sanciones disciplinarias que contemplen los estatutos o reglamentos

establecidos por el Consejo de Administración.

Artículo 23 ˚. El presente reglamento reforma recopila y unifica la

normatividad expedida por el Consejo de Administración en esta

materia y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Aprobado por el Consejo de Administración en su reunión No. 1825 del 19

de Mayo de 2017, el cual surte efecto legal a partir del diecinueve (19) de

Mayo de 2017.

Dado en Bogotá, D. C., a los diecinueve (19) días del mes de Mayo (05) del

año 2017.

POR

EL CONSEJO DE ADMINISTRACION,

(Original Firmado) (Original Firmado)

LUIS ALFONSO CAMACHO DELGADO FULTON BERMUDEZ VALLEJO

Presidente Secretario