propuesta de estrategias para el acompañamiento técnico y
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Propuesta de estrategias para el acompañamiento técnico y la capacitación en organizaciones
de la economía social y cooperativa ubicadas en zonas de post-conflicto en Colombia
DANIELA BORJA ACOSTA
ANYI MILENA ROJAS BONILLA
MILLER JHOAN PRIETO FRANCO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2018
II
Propuesta de estrategias para el acompañamiento técnico y la capacitación en organizaciones
de la economía social y cooperativa ubicadas en zonas de post-conflicto en Colombia
DANIELA BORJA ACOSTA
ANYI MILENA ROJAS BONILLA
MILLER JHOAN PRIETO FRANCO
ASESOR
NUBIA MIREYA SANDOVAL SANCHEZ
DIRECTOR
JOSE OBDULIO CURVELO HASSAN
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2018
III
Tabla de Contenido
Introducción ............................................................................................................................... 1
Justificación ............................................................................................................................... 3
Objetivos .................................................................................................................................... 4
Objetivo general ..................................................................................................................... 4
Objetivos específicos.............................................................................................................. 4
Primer Capítulo .......................................................................................................................... 5
Una aproximación al concepto de contabilidad de gestión ........................................................ 5
1.1. Introducción ................................................................................................................ 5
1.2. La contabilidad como un sistema ................................................................................ 6
1.3. La noción de contabilidad de gestión .......................................................................... 9
1.3.1. Visiones clásicas ..................................................................................................... 11
1.3.2. Cosmovisiones contemporáneas ............................................................................. 14
1.4. Elementos sustanciales de la contabilidad de gestión de hoy ................................... 17
1.4.1. Hipótesis fundamental ............................................................................................ 17
1.4.2. Elaboración de presupuestos. ................................................................................. 18
1.4.3. Determinación del costo de producción. ................................................................ 19
1.4.4. Eficiencia de la organización. ................................................................................. 19
1.5. Conclusiones ............................................................................................................. 21
Segundo Capítulo ..................................................................................................................... 22
Caracterización de las prácticas de contabilidad de gestión en pequeñas organizaciones ...... 22
2.1. Introducción .................................................................................................................. 22
2.2. Las MiPymes en Colombia ........................................................................................... 22
2.2.1. Definición y características .................................................................................... 22
2.2.2. MiPymes en Colombia ........................................................................................... 24
2.3. Las prácticas de contabilidad de gestión ....................................................................... 27
2.4. La contabilidad de gestión en las prácticas de costos ................................................... 27
2.4.1. Clasificación de los costos ...................................................................................... 28
2.4.2. Sistemas y prácticas de costeo ................................................................................ 32
2.5. La contabilidad de gestión en las prácticas presupuestales ........................................... 38
2.5.1. Métodos y técnicas de prepuestos .......................................................................... 39
2.6. Conclusiones ................................................................................................................. 43
Tercer Capítulo ........................................................................................................................ 45
IV
Modelos y metodologías de contabilidad de gestión más usados ............................................ 45
3.1. Introducción .................................................................................................................. 45
3.2. Modelos y metodologías de contabilidad de gestión .................................................... 46
3.2.1. Definición modelos y metodologías ....................................................................... 46
3.2.2. Modelos y metodologías de contabilidad de gestión. ............................................. 46
3.3. Gestión documental en pequeñas y medianas empresas (pymes) ................................. 47
3.4. Sistemas de costos y presupuestos ................................................................................ 49
3.5. Capital de trabajo .......................................................................................................... 53
3.6. Conclusiones ................................................................................................................. 56
Cuarto Capítulo ........................................................................................................................ 58
Propuesta de metodologías para la aplicación de la contabilidad de gestión en las
organizaciones estudiadas ........................................................................................................ 58
4.1. Introducción .............................................................................................................. 58
4.2. Metodologías basadas en la contabilidad de costes .................................................. 58
4.2.1. La metodología basada en el Costeo Absorbente ................................................... 60
4.2.2. La metodología basada en el Costeo Basado en Actividades ABC ....................... 62
4.2.3. Estructura del formato de control y costeo propuesto ............................................ 64
4.3. Metodología basada en los presupuestos ...................................................................... 69
4.4. Conclusiones ................................................................................................................. 74
Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................ 76
Lista de referencias .................................................................................................................. 77
V
Lista de Tablas
Tabla 1. Modificaciones en la contabilidad de gestión a través del tiempo ............................ 14
Tabla 2. Paralelo entre la contabilidad de gestión y la contabilidad financiera ....................... 16
Tabla 3. Esquema para presupuesto simple ............................................................................. 18
Tabla 4. Clasificación de las MiPymes. ................................................................................... 23
Tabla 5. MiPymes registradas en el RUES primer trimestre de 2016 ..................................... 25
Tabla 6. Cantidad de MiPymes desagregadas primer trimestre de 2016 ................................. 25
Tabla 7. Ventajas de ser reconocida como una Mipyme ......................................................... 26
Tabla 8. Ejemplos de costos controlables y no controlables ................................................... 30
Tabla 9. Procesos para la gestión documental ......................................................................... 48
VI
Lista de Figuras
Figura 01. Evolución de la contabilidad .................................................................................... 7
Figura 02. Elementos principales de la contabilidad de gestión actualmente .......................... 20
Figura 03. Impacto de las Mypimes en Colombia. .................................................................. 25
Figura 04. Clasificación de los costos de producción .............................................................. 28
Figura 05. Sistemas y prácticas de costeo ................................................................................ 32
Figura 06. Ejemplo de costeo por órdenes de producción ....................................................... 34
Figura 07. Ilustración de un costeo por procesos ..................................................................... 35
Figura 08. Ilustración de un costeo por el método variable ..................................................... 36
Figura 09. Esquema del contenido de un costeo por el método absorbente ............................ 37
Figura 10. Pasos para elaborar un presupuesto ........................................................................ 39
Figura 11. Métodos y técnicas de presupuestos ....................................................................... 40
Figura 12. Esquema de presupuestos ....................................................................................... 52
Figura 13. Esquema de asignación de costos ........................................................................... 53
Figura 14. Ejemplo de almacenamiento de papeles de trabajo ................................................ 59
Figura 15. Formato de control y costeo bajo Costeo Absorbente ............................................ 61
Figura 16. Formato de control y costeo basado en actividades ABC ...................................... 63
Figura 17. Hoja Resumen y Costeo ......................................................................................... 64
Figura 18. Primer Parte Del Formato de Control y Costeo...................................................... 65
Figura 19. Segunda Parte del Formato de Control y Costeo.................................................... 66
Figura 20. Tercer Parte del Formato de Control y Costeo ....................................................... 66
Figura 21. Hoja Para Relación de Materiales .......................................................................... 67
Figura 22. Hoja de Relación de la Nomina .............................................................................. 67
Figura 23. Hoja de Relación de Otros Costos y Gastos. .......................................................... 68
Figura 24. Hoja Resumen ingresos y gastos mensuales .......................................................... 69
Figura 25. Figura Resumen ingresos y gastos anuales. ........................................................... 70
Figura 26. Figura ingresos y gastos reales ............................................................................... 71
Figura 27. Figura desviación presupuesto ingresos y gastos. .................................................. 71
Figura 28. Figura Detalle ingresos y gastos mes a mes. .......................................................... 72
VII
Resumen
El presente trabajo tiene como objetivo proponer estrategias para el acompañamiento
técnico y capacitación en organizaciones de la economía social y cooperativa ubicadas en
Colombia, permitiendo indagar e implementar modelos y metodologías de contabilidad de
gestión que les permita afianzar conocimientos, fortaleciendo su capacidad de reacción ante
un mercado cambiante que exige una veraz y congruente información contable y financiera.
Para el desarrollo de este trabajo se ha recopilado información desde los inicios de la
contabilidad, dando una aproximación al concepto de contabilidad de gestión. Teniendo en
cuenta que la mayoría de organizaciones en Colombia son pymes y MiPymes, y que a su vez
son las que más problemas de gestión contable presentan, se da una caracterización de las
prácticas de contabilidad de gestión donde se pueden observar las fortalezas y debilidades
que estas muestran en el desarrollo de su actividad económica.
Se dan a conocer varios modelos y metodologías de contabilidad de gestión que se
pueden implementar para tener efectividad, y en donde sus estándares de competitividad y
eficacia sumen y sean garante de un crecimiento en el mercado.
Finalmente, después de un estudio relevante se proponen metodologías para la
aplicación de la contabilidad de gestión con el cual las empresas tendrán una herramienta de
apoyo para fortalecer información y poder dar sostenibilidad a la compañía, generando
ingresos y rentabilidad que permita crecer con el transcurrir del tiempo, haciéndose visible y
competitiva frente a otras organizaciones de la misma rama ante un mercado volátil.
Palabras claves: Contabilidad de gestión, pymes, MiPymes, información, modelos,
metodologías
VIII
Abstract
The objective of this paper is to propose strategies for technical support and training
in organizations of the social and cooperative economy located in Colombia, allowing to
investigate and implement management accounting models and methodologies that allow
them to consolidate knowledge, strengthening their capacity to react to a changing market
that demands a truthful and congruent accounting and financial information.
For the development of this work, information has been gathered from the beginning
of accounting, giving an approximation to the concept of management accounting. Taking
into account that most of the organizations in Colombia are SMEs and SMEs, and that in turn
are the ones that have the most accounting management problems, there is a characterization
of management accounting practices where the strengths and weaknesses can be observed.
what they show in the development of their economic activity.
Several management accounting models and methodologies are presented that can be
implemented to be effective, and where their competitiveness and efficiency standards add up
and guarantee growth in the market.
Finally, after a relevant study, methodologies for the application of management
accounting are proposed, with which companies will have a support tool to strengthen
information and be able to give sustainability to the company, generating income and
profitability that will allow it to grow with the passing of time. time, becoming visible and
competitive against other organizations of the same branch before a volatile market.
Key words: Management accounting, SMEs, MiPymes, information, models, methodologies
1
Introducción
La contabilidad ha tenido cambios significativos; evolucionando así sus metodologías
de análisis, comprensión y gestión buscando siempre un mejor resultado en las empresas que
requieren de los servicios de contabilidad; dicho de otro modo, para las empresas que buscan
sostenibilidad en el mercado a largo plazo.
Por lo tanto, la importancia de la contabilidad de gestión en las empresas modernas, y
que esta importancia se da a medida que el mercado va surgiendo y avanzando rápidamente
hasta el punto en el que la globalización abarca todo tipo de empresa sea grande o pequeña y
se debe estar a la vanguardia de lo que el mercado va exigiendo.
Una de las prioridades de las empresas hoy por hoy es poder posicionarse y
mantenerse en el mercado por tiempo indefinido; posicionar su marca, su nombre y su trabajo
en un mercado competitivo, y la contabilidad de gestión se presta para poder de forma
organizada, dar una realidad exacta de la actualidad monetaria en la empresa, y esto es, un
punto de partida importante para el mantenimiento de una empresa en el mercado.
La investigación de la relevancia de la contabilidad de gestión en las empresas, se
realizó por el interés que se tiene por crear herramientas y estrategias que las empresas
puedan implementar para poder ir a la vanguardia del mercado, teniendo como punto de
partida que las pequeñas empresas muchas veces fracasan no porque su idea sea una mala
idea de mercado, sino por falta de una herramienta, modelo o metodología contable que
permita organizar sus operaciones y divisar una realidad comprensible de la empresa para
crear estrategias de mejoramiento y sostenibilidad.
La investigación se realizó abordando temas desde el inicio de la contabilidad,
continuando con los comienzos de la contabilidad de gestión, haciendo una comparación
2
entre cada uno de estos dos conceptos y develando la importancia de la contabilidad de
gestión en las empresas modernas.
Para dar respuesta y solución al objetivo general de esta investigación se da respuesta
a los siguientes objetivos en el desarrollo de cada uno de los capítulos que comprende el
trabajo:
1.Realizar una aproximación al concepto de contabilidad de gestión.
2.Caracterizar las prácticas de contabilidad de gestión en pequeñas organizaciones
3.Describir los modelos y metodologías de contabilidad de gestión, más usados.
4.Plantear una metodología para la aplicación de la contabilidad de gestión en las
organizaciones estudiadas.
Dando respuesta a los objetivos expuestos se da al lector las herramientas necesarias
para implementar herramientas sostenibles para dar fluidez y capacidad a su pyme o mipyme.
3
Justificación
La implementación de sistemas de contabilidad de gestión veraces, es un asunto que
cada día van requiriendo las pymes y MiPymes colombianas, ya que el no poseer una
metodología de gestión contable sostenible abre la posibilidad que la empresa no cuente con
las herramientas suficientes para adaptarse a los cambios sorpresivos y constantes que trae el
mercado actual.
Ir a la vanguardia del mercado requiere decisiones justificadas para obtener la mejor
salida a una problemática planteada, lo que plantea la siguiente investigación es proponer
estrategias para el acompañamiento técnico y la capacitación en organizaciones de la
economía social y cooperativa ubicadas en Colombia.
Un modelo de contabilidad de gestión es una herramienta que permite a los pequeños
empresarios obtener información fehaciente de su compañía en un tiempo real, además de
esto muestra la realidad de la empresa a corto, mediano y largo plazo.
Teniendo un sistema de gestión contable las empresas darán a conocer su compañía a
posibles inversores que pretendan desembolsar su dinero en su idea de negocio y adicional a
esto y como base de gran importancia; podrá dar a los pequeños y medianos empresarios las
bases necesarias para la toma de decisiones, siempre en pro de crecimiento y sostenibilidad.
El implementar un sistema de gestión contable en una pequeña empresa es un gran
paso al progreso, ya que se denomina como una empresa organizada y con pleno
conocimiento de su puesta en marcha.
4
Objetivos
Objetivo general
Proponer estrategias para el acompañamiento técnico y la capacitación en organizaciones de
la economía social y cooperativa ubicadas en zonas de post-conflicto en Colombia.
Objetivos específicos
1. Realizar una aproximación al concepto de contabilidad de gestión.
2. Caracterizar las prácticas de contabilidad de gestión en pequeñas organizaciones
3. Describir los modelos y metodologías de contabilidad de gestión más usados.
4. Plantear una metodología para la aplicación de la contabilidad de gestión en las
organizaciones estudiadas.
5
Primer Capítulo
Una aproximación al concepto de contabilidad de gestión
El presente capítulo se centra en el concepto de contabilidad de gestión partiendo de la
definición de la ciencia contable al transcurrir el tiempo.
Se abre la necesidad de tener fuentes confiables de información financiera para obtener
ganancias sostenibles y en este capítulo se recopila la historia que transcurrió entre una
necesidad y otra al adaptarse a los cambios del mercado.
1.1. Introducción
En este capítulo se pretende dar claridad al concepto de contabilidad de gestión,
partiendo de la definición de la ciencia contable como una técnica que se usa con el fin de
tener información organizada y confiable, permitiendo a la administración de las entidades y
a los usuarios externos tomar decisiones y conocer la salud económica y financiera de la
misma.
Así mismo, se busca conocer el origen de la contabilidad de gestión y su desarrollo a
lo largo del tiempo, resaltando su importancia en las organizaciones y el impacto que tiene en
los resultados que generan las entidades; lo anterior teniendo en cuenta que es la rama
encargada de proveer información sobre la historia y composición financiera de la entidad.
Adicional a lo anterior, se pretende realizar una línea de tiempo que refleje el manejo
que las entidades daban a la contabilidad de gestión en sus orígenes y lo que en la actualidad
se conoce de esta técnica, resaltando los elementos sustanciales que hacen de ésta una
herramienta básica para la correcta administración y toma de decisiones.
6
1.2. La contabilidad como un sistema
Para entender la importancia que tiene la ciencia contable en la economía actual,
primero se debe definir el concepto de contabilidad y sus objetivos. Por tanto, la contabilidad
es considerada una técnica cuyo fin es clasificar, registrar y controlar las operaciones que
realiza una entidad en el ejercicio de sus actividades, con la cual se pueda emitir información
financiera de una forma estructurada y sistemática (Hanni Aguilar, 2017).
La finalidad de la contabilidad según José Pombo (2017) se basa en reflejar la
situación económica y financiera de la entidad al comienzo del ejercicio, así como las
variaciones que se producen a lo largo de sus actividades, determinando con esto el resultado
obtenido en sus operaciones y su situación al final del ejercicio. Esta información sirve de
base para la toma de decisiones, para la planificación y para el control que realiza la
administración sobre la entidad, con el objeto de lograr los resultados esperados en las
operaciones que realiza a lo largo del ejercicio.
Con lo anterior se puede concluir que la técnica contable es de gran importancia en el
mercado actual debido a que sirve de base para una correcta administración y para tomar
decisiones de manera adecuada y eficiente. Si se observa los orígenes de la contabilidad, José
Pombo (2017) dice:
Hasta la aparición de los primeros sistemas de registro, la gestión de los
negocios casi siempre fue intuitiva, basada en el conocimiento individual de
técnicas de producción o comercialización y limitada por el ámbito espacial
reducido; por el ámbito informativo; por el ámbito financiero; por el ámbito
tecnológico. (p.2)
Por lo anterior, la administración de una entidad y el conocimiento frente a su
rentabilidad se hacía más compleja en aquel entonces, la carencia de comunicaciones, de
7
contabilidad, de entidades de intermediación y de tecnología no permitían que se tuviese un
control eficiente de la información financiera.
A causa de las limitaciones anteriormente expuestas nace la teoría de la “Partida
Doble” en el año 1494 instaurada por Fray Luca Pacioli, permitiendo con esto conocer el
estado económico y financiero de una entidad de manera ordenada y progresiva.
Según Paccioli, las anotaciones en el Libro Diario constan de dos partes
claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra Por (debe del
asiento contable) y la otra con la letra A (haber del asiento contable),
antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Estas anotaciones eran
efectuadas con las normas de la partida doble, la cual, Paccioli aseguraba, él
solo enseñaba, pero ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes.
(Jeannette Herz, 2015, p. 18)
A continuación, se puede visualizar la evolución de la contabilidad:
Figura 1: Evolución de la contabilidad
Autoría propia. Fuente: José Rey Pombo (2017). Contabilidad General. http://cort.as/-BCtD
Con respecto a lo anterior, evidente que la contabilidad nació de la necesidad de tener
información sobre las operaciones que se realizan en el ejercicio ordinario de una entidad; sin
embargo, para que esta información sea útil es necesario que cumpla con ciertas
Año 3050 a. C. La
aparición de la “Partida
Simple”
Año 2000 a.C. Código
Hammurabi con
enfoque a prácticas
contables
Año 600 a.C. Tribunal de
cuentas fiscaliza recaudos
tributarios
Año 1202.
Incorporación de los
números arábicos
Año 1494. Fray Luca
Pacciolo publica su libro
"La Summa explicando
la Partida Doble
Año 1548. El expansionismo
mercantilista y nuevos
modelos de conocimiento
contable
Siglo XVII. Napoleón
esparce la
contabilidad
Siglo XIX. El código de
Napoleón (1808) inicia la
Revolución Industrial y los
cambios en la contabilidad.
Siglo XII . Fabricantes
florentinos de telas,
seda y lana aplican
primeros conceptos de
contabilidad de gestión.
Año 2009. Ley 1314 principios
y normas de contabilidad e
información financiera y de
aseguramiento de información
aceptados en Colombia.
8
características entre las que se pueden destacar la relevancia, la fiabilidad, la comparabilidad
y la claridad.
De igual forma, es de gran importancia que la información que suministra la
contabilidad tenga las características anteriormente mencionadas, con lo anterior se genera
mayor confianza y claridad para los destinatarios de la información contable y financiera de
la entidad.
Cabe resaltar que los destinatarios de la información no son únicamente los
responsables de la administración de la entidad, son muchas las personas y entidades que
hacen uso de estos datos, de ahí la importancia de que sea confiable, transparente, clara y
concisa.
Entre los destinatarios de la información contable tenemos a los directivos de la
entidad, a sus socios o accionistas, al Estado, a los trabajadores de la entidad, a proveedores y
acreedores, a analistas financieros (Eslava, Martínez y Zambrano, 2016) todos ellos con un
fin específico, como la recolección de impuestos en el caso del Estado y las utilidades de la
entidad en el caso de los socios y accionistas.
Por tanto, la información contable no es considerada un asunto privado de la entidad
que la emite, por el contrario, es información de interés público que sirve de apoyo para la
toma de decisiones para más de una persona o entidad. Por eso, cada día es más evidente la
normalización de la técnica contable con el fin de que sea homogénea y comprensible para la
sociedad en general.
Para que la técnica contable se pueda aplicar es necesario que exista un hecho
contable el cual se puede definir según José Pombo (2017) como: “Todo acontecimiento
económico-administrativo que repercute en el patrimonio de la empresa y que, por tanto, es
susceptible de ser captado o representado contablemente” (p. 32). Los hechos económicos
9
pueden o no afectar el patrimonio de la entidad, esto depende de la transacción realizada y las
cuentas que intervengan en el devengo contable.
La devengación contable es el reconocimiento en la contabilidad de un hecho
económico surgido en las operaciones que realiza la entidad, y que la afectan
económicamente en el momento en el que ocurre, independientemente de cuando este hecho
se considere realizado (José Rey, 2017). En otras palabras, devengar es registrar ingresos o
gastos generados en las operaciones de la entidad en el momento que nacen; mientras que
realización es reconocerlos cuando se cobra o se paga dichos ingresos o gastos.
En conclusión, la técnica contable es de gran importancia en la economía actual
debido a que contribuye a la toma de decisiones y a la gestión empresarial, a través de la
generación de información contable y financiera de forma organizada que refleja la situación
actual e histórica de una entidad.
1.3. La noción de contabilidad de gestión
A continuación, se puede apreciar la evolución de la contabilidad de gestión a través
del tiempo:
HISTORIA
QUE ES CONTABILIDAD
FINALIDAD
PARTIDA DOBLE
REVOLUCION INDUSTRIAL
Benedicto Cotrugli Todo comerciante debe llevar tres libros: El mayor, el comun
indice, el diario y el borrador.
Se basa en reflejar la situación económica y financiera de la entidad al comienzo del
ejercicio.
La contabilidad es considerada una técnica cuyo fin es clasificar, registrar y
controlar las operaciones que realiza una entidad en el ejercicio de sus actividades,
con la cual se pueda emitir información financiera de una forma estructurada y
sistemática. (Hanni Aguilar, 2017).
La contabilidad por partida doble debe su nombre al hecho de que cada asiento del
Diario da lugar a la inscripción de dos partidas o asientos en el Libro Mayor, una de
ellas al Debe y la otra al Haber . (Esteban Hernández, 2005, p. 26).
La contabilidad de costes se generaliza en las industrias manufactureras como
consecuencia de la necesidad de informacion para tomar decisiones organizativas.
Fenicios, habiles comerciantes perfeccionaron los sistemas contables y los
egipcios se encargaron de difundirlos .
1494
17501850
1.100
1.458
1.460
1.470
10
HISTORIA
QUE ES CONTABILIDAD
FINALIDAD
PARTIDA DOBLE
REVOLUCION INDUSTRIAL
Benedicto Cotrugli Todo comerciante debe llevar tres libros: El mayor, el comun
indice, el diario y el borrador.
Se basa en reflejar la situación económica y financiera de la entidad al comienzo del
ejercicio.
La contabilidad es considerada una técnica cuyo fin es clasificar, registrar y
controlar las operaciones que realiza una entidad en el ejercicio de sus actividades,
con la cual se pueda emitir información financiera de una forma estructurada y
sistemática. (Hanni Aguilar, 2017).
La contabilidad por partida doble debe su nombre al hecho de que cada asiento del
Diario da lugar a la inscripción de dos partidas o asientos en el Libro Mayor, una de
ellas al Debe y la otra al Haber . (Esteban Hernández, 2005, p. 26).
La contabilidad de costes se generaliza en las industrias manufactureras como
consecuencia de la necesidad de informacion para tomar decisiones organizativas.
Fenicios, habiles comerciantes perfeccionaron los sistemas contables y los
egipcios se encargaron de difundirlos .
1494
17501850
1.100
1.458
1.460
1.470
RENACIMIENTO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
SEGUNDA REVOLUCION INDUSTRIAL CONSOLIDACION
HERRAMIENTAS DE LA GESTION PARA LA TOMA DE DECISIONES
ECONOMIA DE LA INFORMACION VS TOMA DE DECISIONES
TIC
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PYMES (PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS)
Pilares de la economía latinoamericana, convirtiéndose en alternativa para el
desarrollo social y económico de los países, por su contribución a la generación de
empleo y al PIB. Muchas de ellas están condenadas a desaparecer debido a una
serie de factores, entre los que están las fallas en las mismas políticas de los
gobiernos hacia el sector y en la dirección de las pymes como unidades de negocio.
afrontan un entorno dinámico y complejo caracterizado por la incertidumbre, por lo
que deben estar preparadas para dar respuestas a los cambios para el logro de sus
objetivos organizacionales que les ayude a lograr competitividad empresarial. La
Dirección Estratégica centra gran parte de sus esfuerzos en identificar aquellos
factores que más influyen en el éxito competitivo.
Se desarrollan tecnicas para medir el coste de los factores primarios con la idea de
fijar el precio de venta y no la de controlar los costes.
Desarrollo de los centros de produccion. Comienza a tener mayor importancia los
costes generales. Primeros trabajos sobre costes estandar.
Desarrollo del ROI. Control de los gastos comerciales. En Francia se desarrolla el
metodo contable de las secciones o grupos homogenos.
Desarrollo de modelos de planificacion. Nuevas tecnicas presupuestarias. Creacion
en E.U del Cost Accounting Standards boards (1970). Promulgacion del grupo 9 de
contabilidad analitica del plan español.
Las TIC son el conjunto de sistemas y productos que captan la información del
entorno, la almacenan, la procesan, la comunican y la hacen inteligible a las
personas, así como la transmisión de la misma a través de la interconexión de
equipos que facilitan la construcción de redes. La innovacion es importante en el
sostenimiento de las empresas y las TIC son fundamentales en este sostenimiento
hoy en dia.
18501880
2007 2016
2007 2016
1900 1920
1945 1960
1960 1980
2007 2016
11
Autoría propia. Fuente: Gutiérrez Ponce (1991) Evolución histórica de la contabilidad de costes y gestión.
http://uahpren112.blogspot.com/2008/12/historia-de-la-contabilidad.html
1.3.1. Visiones clásicas
A lo largo de la historia, la contabilidad ha tenido cambios significativos;
evolucionando así sus metodologías de análisis, comprensión y gestión buscando siempre un
mejor resultado en las empresas que requieren de los servicios de contabilidad; dicho de otro
modo, para las empresas que buscan sostenibilidad en el mercado a largo plazo.
Según (Escobar A, 2016) El primer estudio riguroso sobre contabilidad lo realizó
Fray Luca Pacioli en el siglo XV, quien recogió en su tratado Summa Arithmetica,
Geometría, Proportioni et Proportionalita (Venecia, 1494) el sistema contable de la partida
doble, tal como era practicado por los mercaderes venecianos de su tiempo, y establece
principios importantes que fundamentan la contabilidad como por ejemplo que no hay deudor
sin acreedor, sumas iguales y todo valor que ingresa es deudor que sale, entre otros (p.162),
sin embargo no es un tratado suficiente para lo que se requirió en años posteriores, en donde
los costos, las dinámicas del mercado y la organización interna de las compañías tomaron un
lugar significativo en la reserva de capital y en la toma de decisiones de dichas
RENACIMIENTO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
SEGUNDA REVOLUCION INDUSTRIAL CONSOLIDACION
HERRAMIENTAS DE LA GESTION PARA LA TOMA DE DECISIONES
ECONOMIA DE LA INFORMACION VS TOMA DE DECISIONES
TIC
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PYMES (PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS)
Pilares de la economía latinoamericana, convirtiéndose en alternativa para el
desarrollo social y económico de los países, por su contribución a la generación de
empleo y al PIB. Muchas de ellas están condenadas a desaparecer debido a una
serie de factores, entre los que están las fallas en las mismas políticas de los
gobiernos hacia el sector y en la dirección de las pymes como unidades de negocio.
afrontan un entorno dinámico y complejo caracterizado por la incertidumbre, por lo
que deben estar preparadas para dar respuestas a los cambios para el logro de sus
objetivos organizacionales que les ayude a lograr competitividad empresarial. La
Dirección Estratégica centra gran parte de sus esfuerzos en identificar aquellos
factores que más influyen en el éxito competitivo.
Se desarrollan tecnicas para medir el coste de los factores primarios con la idea de
fijar el precio de venta y no la de controlar los costes.
Desarrollo de los centros de produccion. Comienza a tener mayor importancia los
costes generales. Primeros trabajos sobre costes estandar.
Desarrollo del ROI. Control de los gastos comerciales. En Francia se desarrolla el
metodo contable de las secciones o grupos homogenos.
Desarrollo de modelos de planificacion. Nuevas tecnicas presupuestarias. Creacion
en E.U del Cost Accounting Standards boards (1970). Promulgacion del grupo 9 de
contabilidad analitica del plan español.
Las TIC son el conjunto de sistemas y productos que captan la información del
entorno, la almacenan, la procesan, la comunican y la hacen inteligible a las
personas, así como la transmisión de la misma a través de la interconexión de
equipos que facilitan la construcción de redes. La innovacion es importante en el
sostenimiento de las empresas y las TIC son fundamentales en este sostenimiento
hoy en dia.
18501880
2007 2016
2007 2016
1900 1920
1945 1960
1960 1980
2007 2016
12
organizaciones. Puesto que se requiere que haya un enfoque más interno en el sistema de
gestión de las compañías para su segura sostenibilidad.
De esta necesidad anteriormente mencionada surge la contabilidad de gestión que:
Su papel ha sido, y será, el de proveer información confiable, útil y veraz a los
usuarios internos y externos sobre la historia y composición financiera de una
unidad económica en particular, sea ésta pública o privada, con o sin ánimo de
lucro. De allí que la contabilidad se defina como un sistema compuesto por un
conjunto de postulados teóricos que explican la forma de valuación,
acumulación y organización de la información en las unidades económicas, y
permite medir y explicar de manera precisa los hechos económicos y analizar
la empresa como una unidad económica con una dinámica propia y un
potencial de crecimiento y desarrollo. (Maldonado 2003)
Teniendo claro lo anterior se puede empezar a analizar que la importancia de la
contabilidad de gestión se da a medida que el mercado va surgiendo y avanzando
rápidamente hasta el punto en el que la globalización abarca todo tipo de empresa sea grande
o pequeña y se debe estar a la vanguardia de lo que el mercado va exigiendo.
Retomando la historia, en su momento fueron las los fabricantes florentinos de telas,
seda y lana del siglo XII quienes intervinieron en esta creación de “nueva visión de
contabilidad”, en donde aplicaron prácticas de control directivo actuales, tales como
descentralización en orden, ciclos presupuestarios y planificadores, presupuestos flexibles y
planes incentivos (Buelvas-Meza y Mejía-Alfaro, 2014, pag.6).
Kaplan, comenzó estudiando los avances producidos en la contabilidad de costes en
las últimas décadas del XIX como consecuencia de las demandas impuestas por el nacimiento
del ferrocarril y la industria del acero. La creación de los ferrocarriles fue significativa en la
13
competitividad de la revolución industrial. Sin embargo, no fue la única creación que motivo
a Kaplan en su investigación, también lo fue las grandes creaciones de ventas al por menor
quienes aprovecharon la distribución constante de productos de consumo masivo; esto hizo
ver la necesidad de las empresas de estar muy al tanto del producto y todo lo que abarca
dicho producto (mano de obra, distribución, costos directos, costos indirectos, entre otros)
Un papel importante en el siglo XX lo jugó Dupont Powder Company en 1903:
A partir de una unión de empresas familiares independientes, dando lugar a
una forma corporativa nueva e interesante desde el punto de vista de la
gestión. Los directivos de la organización integrada se enfrentaron a unos
problemas nuevos: el coordinar las distintas actividades de producción y
marketing; y el de decidir la asignación más ventajosa de capital entre las
distintas actividades. Esta compañía comprendió lo importante que era ser
fuerte de adentro hacia afuera y no descuidar el constante avance de mercado
en cuanto a propaganda, tecnología e innovación. (p.107 revista de Computis,
2006).
En la década de los 60 la contabilidad de costos tomó gran fuerza ya que empezó a
consolidar sus objetivos y herramientas para implementarse en las compañías con
instrumentos contables más fuertes y desarrollados, dando a los empresarios y gerentes bases
para la solución efectiva de problemas de planificación y control y así tener un mayor
sostenimiento en el mercado y a su vez ser generadores de empleos fijos y constante.
La necesidad de las empresas más relevante es poder posicionarse y mantenerse en el
mercado por tiempo indefinido; posicionar su marca, su nombre y su trabajo en un mercado
competitivo, y la contabilidad de gestión se presta para poder de forma organizada, dar una
14
realidad exacta de la actualidad monetaria en la empresa, y esto es, un punto de partida
importante para el mantenimiento de una empresa en el mercado.
Así, a lo largo de la historia la contabilidad de gestión ha mutado su forma de
procesos adecuándose cada uno de ellos a la mejora de las compañías, haciéndose fuerte de
adentro hacia afuera. Como síntesis de dicho cambio se presenta el siguiente esquema:
Tabla 1. Modificaciones en la contabilidad de gestión a través del tiempo
Autoría propia. Fuente: Buelvas-Meza y Mejía-Alfaro (2014). El papel de la contabilidad de gestión en el
sistema de información contable y su incidencia en la rentabilidad de las empresas. Recuperado de:
https://bit.ly/2DmApg7
La contabilidad de gestión se ha visto modificada en sus conceptos con base a las
necesidades de la época. Como se muestra en la tabla anterior, cada década desde los años
sesenta se ha enfocado la contabilidad en una verdad específica, es decir, dando respuesta a
una necesidad en concreto.
1.3.2. Cosmovisiones contemporáneas
Ahora, teniendo en cuenta el tratamiento de la contabilidad de costes y gestión a lo
largo de la historia, desde su creación hasta nuestros días; teniendo este conocimiento previo,
surge la pregunta: ¿Qué importancia o implicaciones tiene este método de contabilidad en la
actualidad? Se da respuesta a la anterior pregunta.
Preocupación fundamental es la determinación y el control del coste
Determinación del coste
Control de mano de obra directa
Cargas directas y cargas indirectas
Distintos costes para distintas tareas
En función de las necesidades informativas de los usuarios
Entorno cambiante, la necesidad de los usuarios cada vez más sofisticadas
Consideración de aspectos cualitativos
Orientación estratégica a la toma de decisiones
Vinculación con las variables del comportamiento
Sistemas de incentivos
Aspectos culturales, tecnológicos, etc.
Verdad absoluta (previa a los años 60's)
Verdad condicionada (década 60's)
Verdad costosa (década 70's)Necesidad de sopesar la relación coste-beneficio de las diferentes
alternativas de información
Verdad realizada (década 80's)
Verdad estratégica
15
La dinámica a nivel mundial obliga a las organizaciones a ser competitivas o dejar de
existir, en este sentido la competitividad empresarial se ha convertido en una exigencia para
la supervivencia de las empresas (Artail, 2007). Varios estudios muestran que las empresas
que logran posicionarse en el mercado son aquellas que innovan en su campo: Son más
fuertes al interior de sus compañías y muestran esa misma fuerza en el mercado en el que se
desenvuelven.
Para ser más fuerte internamente, la alta gerencia debe analizar lo que proporciona
esta fuerza dentro de las compañías; en este punto vale la pena entrar a analizar cada uno de
los factures relevantes dentro de las compañías:
- Factor mano de obra: Personas preparadas para responder a su trabajo de forma
óptima y efectiva; a esto también debemos agregar la capacidad de la empresa de
tener a sus empleados satisfechos con lo que están haciendo y satisfechos con el
lugar en donde están situados.
- Factor organizacional: Es importante que la compañía tenga un control interno
masivo, en donde se sepan las “reglas de juego” la visión y misión de la empresa,
al igual que las fortalezas y debilidades, como los derechos y responsabilidades de
cada uno de los participantes de la compañía.
- Factor procesos: Los procesos que se emiten en la compañía son importantes para
comprender el costo- beneficio que tienen ellos dentro de la compañía.
- Factor costos y gestión: El saber con exactitud los costos generales e individuales
que tiene cada uno de los procesos que se efectúan en la compañía, nos da
herramientas relevantes para la toma de decisiones próximas y futuras.
- Factor registro: Los registros contables son de gran importancia, las empresas hoy
en día deben comprender la importancia de llevar cada uno de sus ingresos y
egresos de manera eficaz, real y organizada, para poder dar un punto de vista y
16
partida real de lo que la compañía está generando (ganancias o pérdidas), y así,
poder comprender que pasos debemos efectuar para poder mejorar o salir de la
crisis si este fuera al caso.
Luego de la gran depresión de 1929 y la finalización de la segunda guerra mundial el
control de gestión se convierte en uno de los instrumentos más importantes por las grandes
empresas. (Amat Salas, 2016), esta necesidad de consolidar la contabilidad de gestión como
un instrumento necesario y vital en la sostenibilidad de las empresas hace crear el cuadro de
mando integral (CMI) que:
Ha permitido tener una visión global del proceso de gestión de la organización,
resaltando elementos que incluso podrían redefinirse tales como la misión, visión,
valores, objetivos a largo plazo, líneas estratégicas, visión de negocio, objetivos,
indicadores, metas, iniciativas estratégicas y recursos. También ha permitido integrar
los recursos humanos y factores tales como la promoción, retribución y evaluación.
(p.7)
Con base en lo anterior se puede hacer una comparación entre la contabilidad de
gestión y la contabilidad financiera y así se logra tener más claridad de la importancia y
diferencia de cada una:
Tabla 2. Paralelo entre la contabilidad de gestión y la contabilidad financiera
características de la información contabilidad de costes contabilidad financiera
cumplimiento de obligaciones/ requerimientos
legalesno está sujeta sí está sujeta
Exactitud en los cálculos Interesa información útil antes que exacta si
SegmentaciónEntiende a la empresa como suma de las
partes
Tienen generalmente una orientación
global
Principios de contabilidad generalmente
aceptados
Necesidad de principios propios para
garantizar la relevancia y fiabilidad
amplia tradición en los principios de
contabilidad generalmente aceptados
dimensión temporal
perspectiva ex ante y ex post. Importancia
de la oportunidad y proyección de la
información hacia el futuro
perspectiva ex post
periodicidad periodicidad establecida por las
necesidades de la información suele tener una periodicidad anual
17
Autoría propia. Fuente: Buelvas-Meza y Mejía-Alfaro (2014). El papel de la contabilidad de gestión en el
sistema de información contable y su incidencia en la rentabilidad de las empresas. Recuperado de:
https://bit.ly/2DmApg7
La tabla anterior muestra una comparación de la forma en la que se lleva la
información en la contabilidad de costes y en la contabilidad financiera.
Esto hace que la contabilidad tome otro rumbo en las organizaciones y aunque
inicialmente se creó por la necesidad de tener control y solidez en las multinacionales, es
indispensable que este tratamiento se de a las pequeñas y medianas empresas que son un
porcentaje elevado en el país y generar la sostenibilidad que ellas requieren para que así
mismo la economía en general se sostenga a lo largo del tiempo.
1.4. Elementos sustanciales de la contabilidad de gestión de hoy
1.4.1. Hipótesis fundamental
El principal elemento de la contabilidad no solo de gestión si no de cualquier tipo es
la Hipótesis Fundamental, es decir el Negocio en Marcha, La Contaduría General de la
Nación (2014) dice:
Negocio en Marcha: se presume que la actividad de la empresa se lleva a cabo
por tiempo indefinido conforme a la ley o acto de creación; por tal razón, la
regulación contable no está encaminada a determinar su valor de liquidación.
Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de
transformación o liquidación de una empresa, se deben observar los criterios
establecidos en las normas que se definan para tal efecto. (p.7)
Por ende, se entiende que para que exista la contabilidad de gestión, y un plan de
negocio debe cumplirse la Hipótesis Fundamental, la cual indica que la empresa se encuentra
18
en funcionamiento y no hay intenciones de detenerlo, ni tampoco un riesgo latente de caer en
quiebra en un futuro próximo.
Adicional a este principio fundamental de la contabilidad, existen otros elementos
importantes y que son utilizados específicamente para la contabilidad de gestión, Herz Ghersi
(2018) expone que algunos de estos elementos son: “la elaboración de presupuestos, la
determinación del costo de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas
operativas de la organización, así como el desempeño de los ejecutivos de la misma” (p.39).
1.4.2. Elaboración de presupuestos.
De acuerdo con Mendoza Roca (2017), “El presupuesto es un completo plan
financiero diseñado para orientar al empresario hacia la consecución de las metas propuestas”
(p.12). Teniendo en cuenta esto la elaboración de presupuestos es una herramienta que puede
ayudar a cualquier empresa a tener mayores utilidades y un mejor funcionamiento, ya que
permite tener un panorama general de la empresa y sobre este tomar decisiones acertadas y
que traigan beneficios para la misma.
A continuación, se puede observar un ejemplo de la elaboración de un presupuesto de
ingresos y gastos:
Tabla 3. Esquema para presupuesto simple
INGRESOS PRESUPUESTO REALSALDO
NEGATIVO/POSITIVO
x 1 1 0
x 1 2 -1
x 1 0 1
TOTAL 3$ 3$ -$
GASTOS PRESUPUESTO REALSALDO
NEGATIVO/POSITIVO
x 2 2 0
x 0 1 -1
x 1 1 0
TOTAL 3$ 4$ 1-$
RESUMEN PRESUPUESTO REALSALDO
NEGATIVO/POSITIVO
TOTAL INGRESOS 3$ 3$ -$
TOTAL GASTOS 3$ 4$ 1-$
TOTAL -$ 1-$ 1$
19
Elaboración propia, esquema simple para realizar un presupuesto en una pequeña empresa.
1.4.3. Determinación del costo de producción.
La contabilidad de costos tiene muchas funciones y beneficios para las empresas,
algunos de ellos son determinar el costo de producir un artículo para poder establecer su
precio de venta y por ende calcular la utilidad o perdida obtenida en el periodo, también es
una herramienta para la planeación estratégica de la empresa, brinda información para
elaboración de estadísticas e informes y permite la correcta toma de decisiones. (Polo, 2017,
p. 15)
Es decir, que la elaboración de presupuestos y la determinación del costo de
producción son herramientas de alto impacto en la contabilidad de gestión, sin embargo se
debe tener en cuenta que ambas están sujetas a variaciones, dado que quien fija realmente los
precios de venta tanto del artículo que realice la empresa o los que requiere adquirir para la
elaboración del mismo es el mercado, dependiendo de la oferta y demanda que haya, por lo
cual no es posible alcanzar un 100% de certeza en estos cálculos.
1.4.4. Eficiencia de la organización.
Para la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas y los ejecutivos de la
empresa es necesario implementar indicadores de gestión que permitan hacerle seguimiento
tanto a las áreas como a los empleados, estos indicadores pueden ser de cumplimiento de
metas, de ventas, de la cantidad de nuevos clientes, de utilidades, de horas extras, en general
se pueden establecer la cantidad de indicadores que se consideren necesarios y que sean
realmente útiles para el crecimiento de la empresa.
Establecer dichos indicadores es muy importante y se puede resumir en una frase
citada por Salgueiro (2015) que dice:
20
Cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en
números, puede decirse que sabes algo acerca de ello; pero, cuando no puedes
medirlo, cuando no puedes expresarlo en números, tu conocimiento es muy
deficiente y poco satisfactorio. Lord Kelvin. (p.19).
Figura 2: elementos principales de la contabilidad de gestión actualmente
Autoría propia. Información tomada de Herz Ghersi, 2018).
Los elementos sustanciales de la contabilidad de gestión son aquellas herramientas
que permitan tener un control permanente sobre las operaciones de la empresa, que también
brinden un pronóstico de un futuro próximo y que incidan de manera positiva en la toma de
decisiones basadas en números y cálculos que estén en pro a la generación de mayores
utilidades y el sostenimiento y crecimiento de la organización en el tiempo.
Negocio en
MarchaPresupuestos
Costo de
producción
Eficiencia de la
organización
Para medir la eficiencia es
necesario implementar indicadores
de gestión que permitan hacerle
seguimiento tanto a las áreas como
a los empleados.
Elementos sustanciales contabilidad de Gestión
Indica que la empresa se
encuentra en funcionamiento y no
hay intenciones de detenerlo, ni un
riesgo latente de quiebra en un
futuro próximo.
Es un completo plan financiero
diseñado para orientar al
empresario hacia la consecución
de las metas propuestas.
Se basa en establecer el precio de
venta y por ende es una
herramienta fundamental para
calcular la utilidad o perdida
obtenida en el periodo.
21
1.5. Conclusiones
La contabilidad ha influido en la evolución de las organizaciones puesto que es la
forma más efectiva de crear y mostrar resultados reales. Se tiene el reto de crear
sostenibilidad en las organizaciones, mostrando a ellas la necesidad de crear sistemas de
contabilidad y orden que balanceen los procesos en las compañías.
El avance del mercado demanda nuevas responsabilidades y estrategias de
sostenibilidad. Los procesos contables y de gestión que se han implementado en el transcurso
de los años han sido de total trascendencia para el mercado actual.
La contabilidad de gestión toma una relevancia en el sistema de contabilidad general,
puesto que ahora el sistema quiere tomar una perspectiva en donde la administración tome
garante en la toma de decisiones en la compañía, de esta forma tener un control más claro de
la compañía en general.
En el tema de inversión también se debe reconocer a la contabilidad de gestión como
la herramienta más utilizada por los futuros inversores para la decisión final de inversión.
Haciendo un comparativo entre la contabilidad clásica y la contabilidad de gestión se
puede concluir que con el transcurrir del tiempo, el llevar una contabilidad clásica se vuelve
algo obsoleto ante las exigencias del mercado, por ello la contabilidad de gestión es más que
una nueva forma de llevar las cosas, se vuelve una herramienta significativa en el desarrollo
económico de la compañía.
Dado el análisis histórico que se ha dado a la contabilidad en general, se puede
concluir que el método de costes es el más efectivo en cuanto a rentabilidad y realidad en la
presentación de estados financieros de empresas Pymes y grandes compañías.
22
Segundo Capítulo
Caracterización de las prácticas de contabilidad de gestión en pequeñas organizaciones
Tomando como punto de partida la aproximación al concepto de contabilidad de
gestión, en este capítulo se busca definir las pequeñas organizaciones en Colombia de
acuerdo a las normas vigentes, con el fin de tener mayor visión respecto a su importancia en
la economía nacional y al desarrollo de sus actividades al interior de la organización.
Así mismo, se pretende abordar los sistemas y prácticas de contabilidad de gestión
que realizan estas organizaciones, partiendo de la idea de que ésta se encuentra directamente
relacionada con la contabilidad de costos y la contabilidad presupuestaria.
2.1. Introducción
Para comenzar, se busca abordar los componentes y clasificación de los costos y su
importancia en el proceso de producción, presupuesto y toma de decisiones, para
posteriormente tratar los diferentes sistemas y prácticas de costeo que utilizan las
organizaciones y las particularidades que cada uno trae consigo.
2.2. Las MiPymes en Colombia
2.2.1. Definición y características
Para empezar, es necesario tener claro el concepto de las MiPymes, las cuales fueron
legalmente reconocidas en Colombia por medio de la Ley 590 del 2000 “Ley Mipyme”, este
término nace de la abreviación de las micro, pequeñas y medianas empresas; dicha Ley se
encargó de definir dos criterios para su clasificación, que fueron el número de empleados y el
valor de los activos, esta Ley fue reformada en el 2004 por la Ley 905, que es la que se
encuentra vigente en Colombia.
23
De acuerdo con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia “la Ley
905 del 2004 define que se entiende por micro (incluidas las Famiempresas), pequeña y
mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o
jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios,
rural o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parámetros”:
Tabla 4. Clasificación de las MiPymes.
Tomada de www.mincit.gov.co
Por otra parte, las NIIF para Pymes también definen y establecen ciertas
características para considerar una empresa como pequeña o mediana,
“1.2 Las pequeñas y medianas entidades son entidades que:
(a) no tienen obligación pública de rendir cuentas; y
(b) publican estados financieros con propósito de información general para
usuarios externos.
Son ejemplos de usuarios externos los propietarios que no están implicados en
la gestión del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de
calificación crediticia.” (NIIF para Pymes modificadas en 2016).
24
Adicionalmente también define a que hace referencia la obligación pública de rendir
cuentas, las Niif para pymes establecen:
“1.3 Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas cuando:
(a) sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado
público o están en proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en un
mercado público (ya sea una bolsa de valores nacional o extranjera, o un
mercado fuera de la bolsa de valores, incluyendo mercados locales o
regionales); o
(b) una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de
fiduciaria para un amplio grupo de terceros (la mayoría de bancos,
cooperativas de crédito, compañías de seguros, comisionistas e intermediarios
de valores, fondos de inversión y bancos de inversión cumplirían este segundo
criterio)”.
2.2.2. MiPymes en Colombia
Actualmente, en Colombia las MiPymes conforman un amplio porcentaje del
mercado, y día tras día se constituyen más, estas entidades se han vuelto primordiales para el
desarrollo económico del país. Esto se puede evidenciar en las cifras expuestas por
Confecámaras:
“Según el Dane, las MiPymes generan alrededor de 67% del empleo y aportan
28% del Producto Interno Bruto (PIB). No cabe duda sobre la importancia de
las Pymes en nuestro país. Las micro, pequeñas y medianas empresas son
fundamentales para el sistema productivo colombiano, como lo demuestra el
25
hecho de que, según el Registro Único Empresarial y Social (Rues), en el país
94,7% de las empresas registradas son microempresas y 4,9% pequeñas y
medianas”, explica Julián Domínguez, presidente de la Confederación
Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras, 2016).
Figura 3. Impacto de las Mypimes en Colombia.
Autoría propia. Información tomada de Confecámaras, 2016.
Tabla 5. MiPymes registradas en el RUES primer trimestre de 2016
Autoría propia. Fuente tomada de Confecámaras 2016
Tabla 6. Cantidad de MiPymes desagregadas primer trimestre de 2016
Autoría propia. Fuente tomada de Confecámaras 2016
Personas Naturales 1,561,733.00
Sociedades 979,220.00
Total Mypymes 2,540,953.00
Mipymes primer trimestre 2016
Micro 1,522,394.00 Micro 749,806.00
Pequeñas 14,567.00 Pequeñas 100,350.00
Medianas 2,000.00 Medianas 27,107.00
No determinadas* 22,772.00 No determinadas* 101,957.00
Total Mypimes P. Naturales 1,561,733.00 Total Mypimes P. Naturales 979,220.00
*El dato de activos no ha sido actualizado
Mipymes primer trimestre 2016 (P. Naturales) Mipymes primer trimestre 2016 (Sociedades)
26
Como se puede observar en la información de la Tabla 6 hay un número considerable
de estas mipymes que no informan cómo es debida la información para tener un dato
actualizado de sus activos y poder clasificarlas correctamente. Es de conocimiento general
que en Colombia una buena cantidad de MiPymes viven en la informalidad, y no han
realizado ningún tipo de registro como sociedad comercial, para esto sería conveniente
informarlos de las ventajas que tiene ser reconocidos como una MiPymes. Según el Grupo
Bancolombia.
“Para impulsar el crecimiento de este segmento empresarial, el gobierno ha
diseñado diferentes mecanismos de apoyo que solo se pueden otorgar a las
empresas que cumplen con los criterios establecidos por la Ley MiPymes.
Entre los más importantes se encuentran, líneas de crédito preferentes para
capital de trabajo, adquisición de activos productivos e inversión; Garantías
para facilitar el acceso a créditos y programas de apoyo al crecimiento y la
innovación”. Grupo Bancolombia (2018)
Tabla 7. Ventajas de ser reconocida como una Mipyme
Autoría propia. Tomada de información de www.grupobancolombia.com.co
Ventajas Características ¿Como Solicitarlo?
Líneas de crédito
preferentes
Bancóldex es la Banca de Desarrollo del Gobierno colombiano y tiene a su
cargo el diseño de líneas de créditos preferentes, en términos de tasa de
interés y plazos de pago para que las mipymes financien su capital de
trabajo o adquieran activos productivos.
Se realiza a través de los bancos
comerciales, solicitando las
líneas de crédito mipyme de
Bancoldex.
Facilitar el acceso a
créditos
El Fondo Nacional de Garantías cuenta con una herramienta que garantiza
un porcentaje del crédito solicitado ante la banca comercial de tal manera
que los empresarios logren el monto que requieren, así no cuenten con las
garantías exigidas por la entidad financiera.
Lo pueden solicitar los
empresarios ante la entidad
financiera con la que tramita sus
recursos.
iNNpulsa Colombia, una iniciativa que gestiona los diferentes programas
de apoyo para las mipymes y diseña convocatorias para otorgar recursos a
los empresarios y los emprendedores que desean crecer.
Dirigiendose al Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo.
Programa de Transformación Productiva -PTP-, el programa Más
Productiva y Mipyme digital, que lidera el Ministerio de las TIC.
Dirigiendose al Ministerio de las
TIC.
Programas de fortalecimiento y desarrollo empresarial que adelantan las
diferentes cámaras de comercio del país, en estos pueden acceder a
convocatorias para implementar sistemas de innovación, mejorar su
productividad, y acceder a procesos de mentoría, entre otros.
Dirigiendose a las distintas
Camaras de Comercio del país.
Programas de apoyo
al crecimiento y la
innovación
Ventajas de ser reconocida como una mipyme
27
Es importante resaltar que aparte de las ventajas y planes del gobierno anteriormente
mencionados, para ayudar a los pequeños empresarios con sus negocios es necesario
proponerles nuevas formas para llevar su contabilidad de gestión y sobre todo más prácticas y
sencillas, que no le generen una carga, sino que al contrario sea de beneficio, en pro al
desarrollo de su negocio y le aporte herramientas para aumentar sus utilidades.
2.3. Las prácticas de contabilidad de gestión
Como se ha expuesto con anterioridad, la contabilidad de gestión es una herramienta
de gran importancia para la administración y la toma de decisiones dentro de una
organización. Según Joaquin Cuervo, Jair Osorio y María Duque (2013) dicen:
En la relación de la información de costos con la contabilidad de gestión
actualmente se habla de gerencia estratégica de costos, como una relación
orientada a la utilización de la información para apoyar la toma de decisiones
de la administración, la gestión presupuestal, la planeación y el control (p. 40).
Con lo anterior se puede deducir que la contabilidad de gestión está directamente
relacionada a la contabilidad de costos y la contabilidad de presupuestos, trayendo consigo
beneficios en la medición de los costos de producción y las proyecciones que se realizan al
interno de la organización
2.4. La contabilidad de gestión en las prácticas de costos
Antes de hablar sobre las prácticas y/o métodos empleados en las organizaciones para
la medición y asignación de costos es necesario conocer los componentes del mismo y su
clasificación.
28
Los componentes del costo de un bien o un servicio corresponden a la materia prima,
la mano de obra y los costos indirectos de fabricación con los que se obtiene un producto
terminado, cuyo objetivo final es ser comercializado y genere utilidades para la entidad
(Ángel Fierro y Francy Fierro, 2015). Por tanto, es de gran importancia tener una óptima
contabilidad de gestión que permita medir los costos con mayor exactitud.
2.4.1. Clasificación de los costos
Los costos que se presentan en las operaciones de la organización tienen varias
clasificaciones dependiendo de su necesidad y la forma que como la entidad pretenda realizar
control de los mismos. En la figura 4 se puede observar las clasificaciones más comunes que
se presentan en las organizaciones.
Figura 4: Clasificación de los costos de producción
Autoría propia. Fuente: Rolando Eslava Zapata, Andersson Martínez Nieto, Marilym Zambrano Vivas (2016).
http://revistas.upel.edu.ve/index.php/dialectica/article/viewFile/5446/2841
Como se puede evidenciar en la figura anterior, son bastantes las clasificaciones de
los costos y cada una sirve para tomar decisiones internas y externas por parte de la
administración de la organización.
2.4.1.1. Costos directos e indirectos
Totales
Unitarios
Directos
Indirectos
Controlables
No controlables
De acuerdo con su nivel de
prorrateo
De acuerdo a su
identificaciónDe acuerdo a su control
CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
Mixtos
De acuerdo con el momento
en que se reflejan en el
resultado
Del periodo
Del producto
De acuerdo con la
afectación que hacen al
flujo de caja
Imputados
De oportunidad
De acuerdo con su
comportamiento frente a los
niveles de operación
Fijos
Variables
De acuerdo con el momento
en que se calculan
Históricos
Predeterminados
29
Según Sandra Alvear, Jorge Canteros, Juan Jara, Patricia Rodríguez (2013) los costos
indirectos son aquellos que consumen medios de producción y que afectan el proceso general,
sin embargo, no se puede calcular el costo por cada producto sino a nivel de producción;
mientras que los costos directos son aquellos consumidos en el proceso de un producto o
servicio sobre el que se puede calcular con facilitad su valor.
En otras palabras, los costos directos son fácilmente cuantificables y por tanto su
distribución en el producto se hace más sencilla, mientras que los costos indirectos a pesar de
que también son cuantificables su distribución en el producto son más dispendiosos debido a
que no se conoce con exactitud el grado que se corresponde.
2.4.1.2. Costos fijos, variables y mixtos
Los costos fijos son aquellos que permanecen constantes a pesar del volumen de
producción que se presente, mientras que los variables si presentan modificaciones si el
volumen de producción cambia; así mismo, los costos mixtos son aquellos que tienen un
grado fijo y uno variable (Carlos Rincón y Fernando Villarreal, 2013).
Dando alcance a lo anterior, se puede considerar un costo fijo la mano de obra debido
a que esta es constante todos los meses; mientras tanto, un costo variable puede ser la materia
prima, debido a que, entre más volumen de producción halla más materia prima se utilizará.
2.4.1.3. Costos controlables y no controlables
Los costos controlables son aquellos en los que la administración de la entidad tiene
autoridad para que se generen o no, mientras que los costos no controlables son aquellos en
de los que la administración no posee control, sino que está bajo el control de tercero
(Marjorie Sanjines, 2017).
30
Así mismo, se puede asociar un costo controlable con la mano de obra debido a que es
la administración la que decide cuanto personal requiere para sus actividades y el sueldo que
les será atribuido; mientras que un costo no controlable puede ser un arrendamiento cuyo
costo no es decisión de la entidad sino del tercero que presta el servicio. A continuación, se
relacionan algunos ejemplos de costos controlables y no controles para una organización.
Tabla 8. Ejemplos de costos controlables y no controlables
Autoría propia. Fuente: Marjorie Sanjines, 2017. Aplicación de las normas contables mediante las fórmulas
respectivas para distribuir los costos fijos al total de unidades producidas. Recuperado de
http://repositorio.utmachala.edu.ec/bitstream/48000/10215/1/ ECUACE-2017-CA-DE00509.pdf
Como se puede evidenciar en la tabla 8, los costos controlables pueden ser
modificados por decisiones propias organización, mientras que los no controlables no
dependen de factores internos sino de decisiones expuestas por entes ajenos a la entidad.
2.4.1.4. Costos históricos y predeterminados
Los costos históricos son aquellos que se determinan una vez se concluye en proceso
de producción, mientras que los costos predeterminados se determinan antes y durante el
proceso de producción (Carlos Robles, 2012). En otras palabras, los costos históricos son
aquellos que la administración define una vez tiene conocimiento de todo el recurso usado en
la producción; en cambio, los costos predeterminados se conocen desde que se empieza el
proceso por lo que no es necesario esperar hasta que este finalice para conocer su costo final.
Un ejemplo de lo anteriormente descrito es la elaboración de un producto; en los
costos históricos la entidad acumula todos los desembolsos de realizó para la elaboración del
Costos Controlables Costos no Contolables
Sueldos Arrendamientos
Comisiones a empleados Depreciaciones
Insumos Impuestos
Mantenimientos
31
producto con el objetivo de prorratearlos al finalizar la producción y así obtener el costo real
del producto. Por otro lado, en los costos predeterminados la entidad no tiene necesidad de
esperar al cese de la producción para conocer los costos que se van a asignar al producto, lo
anterior debido a conocimientos previos de la producción y a generalidades de la producción
que se está realizando.
2.4.1.5. Costos del Periodo y del producto
Los costos del periodo son los que se reflejan en el resultado del ejercicio en el
periodo en que fueron consumidos, mientras que los costos del producto son aquellos que se
registran en el resultado una vez se haya efectuado la venta del mismo (Cuervo et al, 2013).
De acuerdo a lo anterior, en la clasificación de costos del periodo no es necesario que
se materialice la venta para registrar los costos incurridos, mientras que en los costos del
producto es una condición que la venta se haya realizado y que por tanto el producto se haya
retirado del inventario.
2.4.1.6. Costos imputados y de oportunidad
Estos costos según Franklin Latorre (2016) son: “costos hipotéticos en el sentido que
son ajenos a la contabilidad o no reconocidos como tales, en este sentido se dice que son
costos teóricos y de gran importancia en la toma de decisiones financieras” (p. 522).
Así pues, este tipo de costos es de gran importancia para la administración de la
entidad debido a que, con base en ellos se pueden obtener presupuestos o estimaciones de
ventas y utilidades; con lo cual en un futuro se pueden establecer los costos reales del
producto o servicio que se pretende ofrecer.
2.4.1.7. Costos Totales y unitarios
Los costos totales son aquellos que corresponden a una categoría específica de la
32
producción, mientras que los costos unitarios son los que se encuentran distribuidos en cada
unidad de producción (Cuervo et al, 2013).
Es decir, los costos que se generan en toda la producción se consideran costos totales;
sin embargo, estos son distribuidos en cada uno de los productos elaborados convirtiéndose
así en costos unitarios.
2.4.2. Sistemas y prácticas de costeo
Entre los sistemas y las prácticas de costeo se pueden encontrar dos clasificaciones,
los métodos de acumulación y los métodos de asignación del costo. La diferencia las dos
clasificaciones radica en que el primero es utilizado para recopilar los costos de producción, y
el segundo para asignar dichos costos al producto.
Figura 5 Sistemas y prácticas de costeo
Autoría propia. Fuente: Carlos Rincón et al, 2013. Costos Decisiones Empresariales. Recuperado de
https://bit.ly/2yWykna
Como se puede evidenciar en la figura 5, existen diversos sistemas y prácticas de
costeo; sin embargo, algunos son utilizados únicamente para la toma de decisiones y
actividades netamente administrativas, toda vez que ciertos sistemas no son aceptados
normativamente para el costeo de bienes y servicios.
Por procesos
Ordenes de
producción
Sistemas y prácticas de
costeo
Métodos de
acumulación
Métodos de
asignación del costo
Costeo basado en
actividades ABC
Costeo absorbente
Costeo directo
Costeo variable
Truput accounting
33
2.4.2.1. Métodos de acumulación
Los métodos de acumulación hablan de la forma en que se recopila la información de
costos y con la que posteriormente se da origen a la forma como se calcula el costo de un
producto o servicio (Joaquin Cuervo et al, 2013). A continuación, se describen los métodos
de acumulación más utilizados:
2.4.2.1.1. Ordenes de producción
Este sistema es muy común en pequeñas organizaciones, según María Barrera (2012)
se puede definir como:
Un sistema propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar
con el producto o el lote en cada orden de trabajo en particular, a medida que
se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden
especifica. Así mismo, es propio de empresas que producen sus artículos con
base en el ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en
donde los diferentes productos pueden ser identificados fácilmente por
unidades o lotes individuales (p. 21).
Así mismo, un método muy utilizado por entidades que tienen una producción muy
limitada, donde el elemento central para el registro de los costos es la orden de producción o
fabricación.
Particularmente estos costos se calculan de forma independiente en cada orden o lote
que se genere en la producción. A continuación, se puede observar un ejemplo de costeos por
órdenes de producción.
34
Figura 6. Ejemplo de costeo por órdenes de producción
Autoría propia. Fuente: María Barrera (2012). Sistema de costeo por órdenes de producción y su incidencia en la
rentabilidad en la fábrica de calzado casos de la ciudad de Ambato, durante el primer semestre del año 2011.
Recuperado de http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/1909/1/TA0180.pdf.
Como se puede evidenciar en la figura 6, cada orden de producción cuenta con su
respectivo costo de materiales, mano de obra y CIF, obteniendo con esto el costo unitario del
producto elaborado.
2.4.2.1.2. Por procesos
Según Joaquin Cuervo et al. (2013) este método se utiliza cuando la entidad presenta
altos volúmenes de producción, cuando existe una producción constante y donde se pueda
identificar diferentes procesos productivos. La característica de este método es que los costos
de cada proceso se acumulan y se trasladan al siguiente proceso, de forma tal que el último
proceso contenga los costos acumulados de todos los procesos anteriores y con esto obtener
el costo del producto elaborado.
En otras palabras, el método de acumulación por procesos consiste en asignar
determinado monto a cada proceso productivo que genera la compañía con el objetivo que el
producto absorba todos los costos incurridos por la entidad cuando este finalice su proceso de
producción.
Materiales 1,200,000 Materiales 1,450,000
Mano de Obra 430,000 Mano de Obra 590,000
CIF 260,000 CIF 340,000
Total Costos 1,890,000 Total Costos 2,380,000
Unidades Producidas 30 Unidades Producidas 40
Costo Unitario 63,000 Costo Unitario 59,500
Orden de Producción #1 Orden de Producción #2
35
Figura 7. Ilustración de un costeo por procesos
Autoría propia. Fuente: Joaquin Cuervo et al. (2013). Costeo basado en actividades ABC. Recuperado de
http://cort.as/-BILj
Con base en la figura 7, se puede concluir que el costo final del producto se puede
obtener solo cuando todos los procesos de su elaboración hayan culminado, toda vez que
cada uno le aporta cierto grado de costo al producto final.
2.4.2.2. Métodos de asignación del costo
Son los conceptos y elementos que se incluyen dentro del costo del producto y por
ende en valor de los inventarios.
2.4.2.2.1. Truput accounting
Este método de asignación de costos considera que el material directo en la mayoría
de los casos es el único costo inventariable y que por tanto los demás costos deben ser
incluidos en el resultado del periodo, sin embargo, este método no es válido desde el punto de
vista contable (Joaquin Cuervo et al, 2013).
Es decir, el costo total del producto estaría compuesto únicamente de los materiales
directos y otros costos absolutamente variables (como lo es las horas extras en el caso de la
mano de obra); sin embargo, este modelo no está reflejando el costo real del producto debido
a que no se está teniendo en cuenta costos fijos y costos indirectos que son necesarios para la
producción y por los cuales la entidad debe incurrir en desembolsos.
PROCESO
#1
PROCESO
#2
PROCESO
#3PRODUCTO
FINAL
36
2.4.2.2.2. Costeo variable
El método de asignación de costos por costeo variable considera, según Magdalena
Arredondo (2012) que:
Los únicos costos que deben formar parte del costo de producción son
aquellos que tengan un comportamiento variable con relación a los cambios de
los volúmenes de producción, es decir, únicamente se van a considerar los
costos de materia prima, mano de obra y costos indirectos que sean variables.
Los costos fijos de producción se considerarán como gastos del periodo, por lo
que se deberán registrar en el estado de resultados en un renglón aparte (p. 1).
En ese orden de ideas, en el modelo del costeo variable no se tendría en cuenta el
costo por mano de obra fija, únicamente la parte variable que se presenta por el alto
incremento de la producción. Lo anterior es una de las razones que para que este método no
sea válido en la legislación colombiana como un método de asignación de costos.
Figura 8. Ilustración de un costeo por el método variable
Autoría propia. Fuente: Magdalena Arredondo. (2012). Costeo directo y costeo absorbente. Recuperado de
http://roa.uveg.edu.mx/repositorio/licenciatura2015/90/Lectura1Costeodirectoy costeoabsorbente.pdf
La figura 8 refleja los costos que deben ser incluidos en el producto según el método
de asignación de costos por costeo variable.
2.4.2.2.3. Costeo directo
El método de asignación de costos por costeo directo considera como costos
inventariables únicamente a los costos que están directamente asociados a la producción, es
37
decir los costos fijos y los costos variables; los costos indirectos no se consideran costos
inventariables, por tal motivo se incluyen en el resultado del periodo y no en el costo del
producto (María Duque, Jair Osorio, Didier Agudelo, 2010).
2.4.2.2.4. Costeo absorbente
Este método de asignación de costos, según la Universidad Libre (2012) consiste en:
Sin importar su comportamiento con el volumen de actividad; esta forma de
asignación de costos se conoce como costeo total o absorbente y es el que
tradicionalmente se usa para preparar los estados financieros para usuarios
externos a la organización. En este método se tiene en cuenta las materias
primas, la mano de obra directa, los costos indirectos variables y los costos
indirectos fijos para conformar el costo de producción. El costeo absorbente se
conoce también con el nombre de costeo total (p. 93).
Figura 9. Esquema del contenido de un costeo por el método absorbente
Autoría propia. Fuente: Universidad Libre. (2012). Revista cultural unilibre. Recuperado de http://cort.as/-BIOY
Con base en la figura 9, el costeo absorbente incluye todos los costos que se generan
en el proceso de producción de un bien o un servicio, ya sea fijo o variable, directo o
indirecto; por tanto, este sistema es el más usado en la asignación de costos en las entidades y
38
por tanto aceptado según la legislación colombiana.
2.4.2.2.5. Costeo basado en actividades ABC
En este modelo se incluye dentro del costo del producto, tanto los costos de
producción como los gastos de administración y de ventas incurridos por la entidad en el
periodo en que se realizó el producto, anterior partiendo de la idea que todos aquellos gastos
deben ser recuperados con la venta y que tanto la estructura administrativa como la comercial
son necesarias para que el producto llegue hasta el consumir final (Joaquin Cuervo et al,
2013).
Cabe resaltar que este tipo de cálculo permite tenemos mayor visión frente a la
situación económica de la entidad y por tanto es una herramienta que facilita la toma de
decisiones por parte de la administración; sin embargo, no es método aceptado por la
normatividad colombiana para el cálculo y costeo de productos y servicios.
2.5. La contabilidad de gestión en las prácticas presupuestales
La contabilidad de gestión además de aportar bases técnicas para la contabilidad de
costos es de vital importancia en la elaboración de presupuestos al interior de la entidad.
Según José Manuel Tránchez (2013):
Se puede también afirmar que el presupuesto será el plan de actuación de
cualquier actividad económica, y, como toda acción racional planificada,
deberá estar caracterizado, en primer lugar, por la explicación de lo que se
desea alcanzar, en segundo término, por la cuantificación económica estimada
de los costes en los que habrá que incurrir para su consecución, y, por último,
por la previsión o anticipación de los medios que se consideran que serán
necesarios para llevar a cabo la referida actividad (p. 6).
39
Con lo anterior se puede deducir que los presupuestos tienen como finalidad reflejar
de forma anticipada los resultados que la entidad espera obtener en el futuro, teniendo en
cuenta la estimación de ingresos, costos y gastos basados en datos históricos o estudios
previos y con total claridad de los medios con los que se esperan obtener dichos resultados,
todo esto con el fin de realizar sus actividades con base en el presupuesto y lograr las metas
definidas. En la figura 10 se relacionan los pasos que se deben tener en cuenta al momento de
realizar un presupuesto:
Figura 10. Pasos para elaborar un presupuesto
Autoría propia. Fuente: José Manuel Tránchez, 2013. Los Presupuestos Públicos. Recuperado de http://e-
spacio.uned.es/fez/eserv.php?pid=bibliuned:500853&dsID=n11.7_Los_Presupuestos _P__blicos.pdf
En la figura anterior se puede observar que para realizar un presupuesto se deben
tener en cuenta tres pasos; el primero consiste en establecer las metas u objetivos que se
esperan alcanzar en el desarrollo de las actividades de la organización, el segundo se basa en
cuantificar los costos y gastos en los que la entidad incurrirá para lograr las metas
anteriormente propuestas, y por último se deben estudiar los medios con los que se lograrán
dichos propósitos.
2.5.1. Métodos y técnicas de prepuestos
A continuación, se estudiarán tres métodos de presupuestos los cuales son bastantes
40
usadas por las entidades.
Figura 11. Métodos y técnicas de presupuestos
Autoría propia. Fuente: José Manuel Tránchez, 2013. Los presupuestos públicos. Recuperado de http://e-
spacio.uned.es/fez/eserv.php?pid=bibliuned:500853&dsID=n11.7_Los_Presupuestos_P__blicos.pdf
El objetivo de la contabilidad de presupuestos es hacer una estimación de los ingresos,
costo y gastos en que incurrirá la entidad por realizar determinadas operaciones en un futuro
determinado; sin embargo, cada método de presupuestos realiza dichas estimaciones con base
en datos diferentes para obtener un resultado similar.
2.5.1.1. Presupuesto Incremental
Esta técnica tiene como finalidad elaborar presupuestos para un periodo determinado
partiendo de datos históricos de la entidad. Para lo anterior es necesario que los importes al
cierre de los presupuestos de periodos pasados no hayan tenido deviaciones que no sean
entendibles y que las actividades a realizar no presenten variaciones considerables en la
cantidad o tipo de producto que se va a efectuar.
En otras palabras, para aplicar este método de presupuestos es necesario contar con
información histórica que no haya presentado variaciones considerables y que por tanto son
fuente fiable para proyectar las actividades y resultados que tendrá la entidad en un futuro
41
determinado (José Manuel Tránchez, 2013).
2.5.1.2. Presupuesto basado en resultados
Con el fin de conceptualizar el presupuesto basado en resultados Héctor Pérez (2015)
indica que:
Según la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (2013), el Presupuesto
basado en Resultados es un conjunto de actividades y herramientas que
permiten apoyar las decisiones presupuestarias en información que
sistemáticamente incorpora consideraciones sobre los resultados del ejercicio
y que motiva a las instituciones a lograrlos, con el objetivo de mejorar la
calidad del gasto, así como la mejora de los bienes y servicios, y promoverla
transparencia y rendición de cuentas (p. 82).
Así mismo, los presupuestos basados en resultados buscan tener mayor control frente
a los gastos de la entidad con el fin de que estos sean administrados de una manera más
eficiente y por tanto se obtenga un mayor resultado al final del ejercicio. De igual forma, este
tipo de presupuestos tienen sus fundamentos en resultados generados con anterioridad y, por
tanto, al tener en cuenta las variaciones del mercado, pueden ser fuentes fiables para la
proyección de resultados.
2.5.1.3. Presupuestos base cero
Según José Barea Y José Antonio Martínez (2012), el presupuesto base cero consiste
en segmentar la entidad por áreas de desempeño y que a su vez el responsable de cada área
identifique las funciones que debe realizar, el personal que requiere para desarrollar sus
actividades y la inversión necesaria para cumplir con sus obligaciones al interior de
organización.
42
La finalidad de lo anteriormente expuesto, es que cada responsable del presupuesto
busque la manera de optimizar recursos, cumpliendo sus obligaciones al interior de la
organización al menor costo posible, obteniendo mayor utilidad para la entidad y por tanto el
cumplimiento optimo del presupuesto.
Sin embargo, para que este tipo de presupuesto sea efectivo el gobierno de la entidad
debe tener una estrecha relación con los responsables de cada segmento de la organización,
así como también se deben identificar los objetivos a cumplir con el fin de que todos los
integrantes de la entidad trabajen bajo estos y se obtengan resultados esperados (José Barea Y
José Antonio Martínez, 2012).
43
2.6. Conclusiones
Las prácticas de contabilidad de gestión que se presentan al interior de una compañía
son utilizadas dependiendo de la necesidad o la forma en que esta desee reflejar su
información contable y financiera.
La contabilidad de costos y la contabilidad presupuestaría están directamente
relacionadas con la contabilidad de gestión, lo cual contribuye a que se tenga mayor control
de las actividades y una visión más clara de las metas que se esperan cumplir en un futuro
determinado.
En los métodos enfocados al costeo de bienes y servicios se puede evidenciar que son
muchos los métodos que se presentan al interior de las entidades, pero son muy pocos los que
por norma están autorizados para su uso; sin embargo, cabe resaltar que las entidades pueden
hacer uso de estos métodos para temas netamente administrativos y para tomar decisiones de
una forma más acerca.
El método de Costeo basado en actividades ABC, cuya finalidad es tener en cuenta
todos los costos y gastos incurridos en el costeo del bienes y servicios, lo cual desde el punto
de vista administrativo puede ser una herramienta bastante eficiente que puede ayudar a
reducir de forma significativa la posible pérdida en el resultado al final del ejercicio.
En la contabilidad de gestión enfocadas a los presupuestos se puede concluir que las
entidades realizan sus presupuestos partiendo de información histórica que les sirve de base
para calcular el resultado de sus operaciones en un futuro determinado.
Se evidencia que el objetivo de estos métodos es estructurar información relacionada
con los ingresos, costos y gastos en los que espera incurrir en un periodo determinado con el
fin de hacer constante seguimiento a los objetivos propuestos y al cumplimiento de las metas.
44
Las prácticas y métodos mencionados con anterioridad tienen como propósito que la
entidad tenga mayor control de sus actividades diarias, establezca sus costos de operación de
la forma más adecuada con el fin de obtener utilidades optimas, tenga claridad de los
objetivos y metas que esperar realizar a corto, mediano y largo plazo, y pueda hacer un
correcto seguimiento a los resultados obtenidos vs. los esperados.
45
Tercer Capítulo
Modelos y metodologías de contabilidad de gestión más usados
Presentación
En este capítulo se abordan temas de gran relevancia como lo son los modelos y
metodologías de contabilidad de gestión más utilizadas; se entiende por modelo según la Real
Academia de la Lengua Española (RAE)“un arquetipo o punto de referencia para imitarlo o
reproducirlo”, partiendo de esta definición se profundizará en las estrategias más utilizadas
por las empresas que llevan una trayectoria en el mercado y que su fin principal es poder
ganar prestigio, renombre, permanencia, competitividad y visibilidad en el mismo.
3.1. Introducción
A medida que va evolucionando el mercado, se van buscando nuevas estrategias en el
registro de la información contable, como se ha mostrado en capítulos anteriores, y es por
este mismo cambio que en las empresas se crea la necesidad de ir a la vanguardia del
mercado, buscando estrategias, modelos y metodologías que permitan ofrecer mejores
resultados para el ente económico, para posibles inversionistas y para una duradera y exitosa
existencia en el mercado actual.
Las Pymes son empresas en donde se requiere emplear herramientas basadas en la
necesidad de mostrar su realidad económica de manera eficaz y que sus costes no importunen
el normal desarrollo de su actividad; por tal motivo se dan a conocer en el siguiente capítulo
algunos métodos en donde pueden llevar un control masivo de costos y gastos, un
enriquecimiento y fortalecimiento desde el interior de la compañía, que muestre su
competitividad en el mercado y metodologías que otorgaran la información pertinente para
una acertada toma de decisiones.
46
3.2. Modelos y metodologías de contabilidad de gestión
3.2.1. Definición modelos y metodologías
Según la Real Academia de la lengua española (RAE), un modelo es “un
arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo”. Así mismo, metodología es “un
conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o una exposición
doctrinal”. Por su parte ,los modelos y metodologías de contabilidad de gestión son aquellos
sistemas que se han reproducido en las empresas en el transcurrir del tiempo, con el fin de
generar un beneficio para la misma a largo plazo; esto, a su vez, muestra la forma organizada
y sistematizada en la que las compañías han generado herramientas informativas en donde no
solo la parte externa goza del beneficio de las mismas, sino también son herramientas claves
para el desarrollo y control general del ente económico dando así la pauta principal para la
toma de decisiones y requisitos para su contante progreso y avance en la competitividad del
mercado y las exigencias de una globalización que va acelerando en el transcurrir del tiempo.
3.2.2. Modelos y metodologías de contabilidad de gestión.
En los últimos años, las empresas han creado la necesidad de generar sistemas que
permitan analizar no solo externa sino internamente la realidad empresarial y económica de
cada compañía. Esto con el fin de ser competitivas a lo largo del tiempo y con el transcurrir
de los años sean visibles en el mercado general. Según Álvarez Morales, (2017):
Son diversos los autores que consideran a los sistemas de información contable
como mecanismos que favorecen la toma de decisiones en la gestión
empresarial. Esto se debe, fundamentalmente, a que ofrecen los elementos
necesarios para solucionar los problemas que se presentan en el desarrollo de
47
los procesos de las entidades, caracterizados, a su vez, por su alto grado de
problematicidad debido, esencialmente, al dinamismo y a las exigencias del
entorno en el que tanto las empresas como las pymes llevan a cabo sus
actividades. (Pag.46)
Dado lo anterior, se han creado varios modelos y metodologías para garantizar un mayor
control en las compañías, generando información real y organizada para la toma de
decisiones y futuro estable a corto plazo del ente económico.
A continuación, se muestran modelos de contabilidad de gestión utilizados por las
empresas colombianas y su impacto en las compañías y en el mercado.
3.3. Gestión documental en pequeñas y medianas empresas (pymes)
Es de vital importancia tener un registro congruente y constante de todas las actividades
que una empresa desarrolla en el transcurrir de su actividad económica. Poder plasmar y
tener conocimiento de los ingresos y salidas en los que incurre la compañía juega un papel
importante en la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
Por lo anterior en Colombia La Ley de archivo 594 del 2000 da relevancia absoluta a
la teneduría de archivos informativos, creando así, el programa de gestión documental. Según
el archivo general de la Nación (2012):
El programa de gestión documental es un instrumento archivístico que fórmula
y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por una entidad,
48
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.
Este modelo resulta de gran importancia desde dos puntos de vista: Un punto de vista
interno, que permite a cada uno de los responsables del control y toma de decisiones dentro
de la compañía a tener una visión clara del recorrido y marcha de la compañía, y el segundo
para los posibles inversionistas, ya que pueden tener acceso a la realidad de la empresa
mediante documentos soportes que definen el estado de la misma y de esta forma tomar esta
información como una herramienta de apoyo para la tomar una decisión adecuada y
pertinente.
Tabla 9. Procesos para la gestión documental
PROCESOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL
Planeación
Conjunto de actividades establecidas para el control
documental en las organizaciones desde su creación hasta disposición
final.
Producción
Conjunto de actividades que permiten identificar al interior de la
organización las áreas productoras, definir tipos documentales, establecer
soportes en los cuales se almacenará la información.
Gestión y
tramite
Acciones necesarias establecidas para garantizar el registro, trámite,
distribución, recuperación y acceso a los documentos
Organización
Operaciones técnicas que permiten la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos.
Transferencia
Actividades establecidas en la organización con el fin de garantizar él
envió de información en las diferentes fases del archivo.
49
Disposición de
documentos
Selección e identificación de los documentos en las diferentes fases de
archivo, estableciendo su conservación temporal, permanente o
eliminación conforme a lo establecido en las tablas de retención
documental
Preservación a
largo plazo
conjunto de medidas y acciones establecidas a los documentos con el fin
de garantizar su preservación, sin inferir su soporte o almacenamiento
Valoración
Proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de
los documentos, definiendo su tiempo en cada fase de archivo y
finalmente determinar su disposición final.
Autoría propia. Fuente: Angie Lised Medina (2017) Recuperado de file:///G:/GESTION%20CONTABLE.pdf
Todo plan de mejoramiento cuenta con una serie de procesos y técnicas para que su
resultado sea el esperado por la persona o grupo de trabajo que propone dicho plan. En el
anterior cuadro se muestra el paso a paso para llevar una documentación adecuada en las
organizaciones y así poder disponer de información, real, veraz y concisa.
3.4. Sistemas de costos y presupuestos
Según Álvarez Morales (2017), La gestión de costos parte del supuesto que las distintas
actividades que componen la cadena de valor de la empresa poseen un carácter global y
continuo, esto a su vez hace que los costos se conviertan en un punto de apoyo clave para la
toma de decisiones estratégicas y prolongadas pues son los talantes a descifrar las ventajas
competitivas que tenemos en el mercado y a resaltar las desventajas que está generando la
empresa y así poder menguarlas.
50
El costo, como categoría económico financiera juega un papel fundamental no
solo en el desarrollo de la economía empresarial, sino desde el punto de vista
social. Tiene una importancia decisiva en la optimización del empleo de
recursos cuya utilización adecuada reviste especial importancia para la
sociedad. (Pag.48)
Teniendo en cuenta lo anterior, el sistema de costos es una de las herramientas más completas
en la contabilidad de gestión, puesto que abarca todos los peldaños significativos de la
compañía: Costos directos, costos indirectos, mano de obra, materia prima, tiempo de
producción, entre otros. Al lograr unir y plasmar todos los costos en los que incurre una
organización en el accionar de su actividad económica, se puede obtener con mayor certeza
un amplio plano de utilidad, en donde las cifras se pueden armonizar para poder conseguir la
sostenibilidad requerida y la ganancia deseada.
También, es de suma importancia lo que plantea el autor al decir “importancia social”
ya que una compañía sostenible en el tiempo, será siempre una generadora de empleo
constante y esto impulsa la economía. Al tener el País una tasa de desempleo que vaya
menguando con el tiempo, se podrá visualizar un panorama de mayor crecimiento en todos
los sectores productivos del país.
El sistema de costos debe influir en cierto grado un papel proactivo, esencialmente en
la elaboración de un plan de negocios estratégico, una planificación basada en objetivos,
aplicación y dirección de dichos objetivos que permitan mayor certeza del resultado final
(Pag.50)
El desarrollo de este plan de gestión contable requiere también un enfoque en el
personal; debe ser personal preparado para el pleno desarrollo de las actividades
51
encomendadas y adicional a esto se debe contar con un sistema que permita regular el
desarrollo adecuado de las actividades exigidas.
No obstante, se percibe que la mayoría de las MiPymes y algunas pymes no cuentan
con dichos requerimientos, esto hace que se deban tomar medidas organizativas para
equilibrar a estas compañías con el resto de las compañías en el mercado.
En el caso del desarrollo del ente económico de las pymes y MiPymes es importante
tener claro que se necesita un resultado que se dé a presente, no se requiere para la toma de
decisiones plazos extremadamente largos, ya que no va a cabalidad con la exigencia del
mercado. Es por esto que:
El presupuesto flexible, como expresión del principio de adaptabilidad, es el
indicado. Actualmente se utiliza un presupuesto que es fijo para todo el año, lo
cual le resta utilidad. Por ello, es válido considerar que la presupuestación por
actividades, mediante la utilización de un presupuesto flexible, legitimaría el
papel de este mecanismo (Álvarez Morales, 2017, pag.52).
El presupuesto de una compañía es el que permite fijar en el corto plazo las metodologías
mejor adaptadas para los posibles cambios en el mediano y largo plazo. Es de resaltar que
una empresa que tiene la capacidad de presupuestar sus actividades: Sea mensual, trimestral,
semestral, anual u otra forma de organizar, está dada a poder solventar las futuras situaciones
que se generen en el desarrollo de su actividad económica.
Sin embargo, los presupuestos no son una herramienta meramente preventiva;
también se puede afirmar que las empresas que tienen un sistema de presupuestos organizado,
pueden tener más control de los ingresos y salidas de la compañía y así tomar decisiones de
fortalecimiento o de crecimiento, sea el caso.
52
La siguiente figura muestra el ciclo que tienen los presupuestos dentro de las empresas y
como cada uno de ellos están ínfimamente entrelazados y sujetos a cumplir el presupuesto de
ventas que es en el que recae la responsabilidad del conglomerado de los demás presupuestos
utilizados:
.
Figura 12. Esquema de presupuestos
Autoría propia. Recuperado de http://www.loscostos.info/presmaestro.html.
Como se observa en la figura número 13, la asignación de costos se distribuye en tres
puntos de partida importantes: mano de obra directa, materiales directos de fabricación y
costos indirectos de fabricación.
Cada uno de estos puntos de partida, están plenamente organizados en departamentos
de producción y proceso y cada uno de ellos cumple con una función específica dentro de la
compañía. La suma final de cada uno de estos puntos de partida y departamentos dará como
resultado el costo final o costo del producto terminado:
53
Figura 13. Esquema de asignación de costos
Autoría propia. Recuperado de http://slideplayer.es/slide/3562372/.
3.5. Capital de trabajo
La necesidad que exista un capital de trabajo dentro de la empresa, se puede evidenciar
cuando aparecen diferencias entre el ciclo operativo de la empresa y su ciclo de efectivo
(García Águila, 2017, Pag.32)
La creación del capital de trabajo como un modelo de contabilidad de gestión, se da
en la necesidad que tiene la empresa de tener liquidez para su buen funcionamiento y
permanente puesta en marcha, este capital de trabajo se da por medio de inventarios, cuentas
en bancos y efectivo, inversiones, etc. También se requiere para dirigir las actividades
gerenciales utilizadas en la operación de los activos circulantes, con el fin de lograr una
utilidad de las ventas y las inversiones realizadas en Inventarios y Cuentas por Cobrar,
durante del ciclo operativo de una empresa (García Águila, 2017, Pag.32)
54
La utilización del capital de trabajo recae principalmente en la distribución y
manipulación de los activos y pasivos corrientes, al obtener un balance general de la
utilización de los corrientes antes mencionados se podrá generar una visión clara de la
realidad de la empresa en cuanto a su liquidez y viabilidad. Sin embargo, Porlles, Quisque y
Salas (2013) (Pag.33) mencionan que una correcta administración del capital de trabajo
dependerá de los pronósticos financieros que se realicen en la empresa.
Cuando se habla de una correcta administración del capital de trabajo, se debe tener
en cuenta la forma en la que los directivos de la compañía están realizando su plan de acción,
es de suponer, que, al tener un plan de acción debidamente ejecutado, el riesgo se minimiza y
la inversión y liquidez crece, de lo contrario será muy fácil denotar el agravante financiero en
el cual puede decaer la compañía.
La importancia del capital de trabajo es tener una idea clara de cuánto tiempo tarda el
dinero en hacerse efectivo, por ejemplo: Cuanto tiempo toma el recaudo de las cuentas por
cobrar, o que tanto tiempo tiene un stock de inventario en rotación.
Esto, permite tener un dominio total de los ingresos y salidas de la compañía para
poder hacer un seguimiento general y crear estrategias y metodologías de corrección si es el
caso o afianzar las herramientas que están siendo útiles para la compañía.
Las Pymes se han convertido en la columna vertebral de la económica en Colombia y
hacer este debido seguimiento genera en estas empresas, herramientas para que su flujo de
capital se rote de la manera más adecuada. Según García Aguilar, 2017:
Tomando en cuenta la competitividad a la que se enfrentan con grandes
empresas, deben ser generadoras de ideas innovadoras para alcanzar la
madurez en el mercado. El reto al que se enfrentan particularmente, es que
operan en entornos dinámicos, sin embargo, el aprendizaje colectivo y la
55
difusión de sus competencias internas, les ayudará a convertirse en empresas
exitosas o fracasar (Pag.36-37)
Por lo anterior se devela la importancia de crear un sistema que pueda ser útil para la vida
productiva de las pymes, son estas pequeñas medianas empresas las que deben tomar
posicionamiento en el mercado global y tener un excelente plan de acción es el talante
principal para lograrlo. Un buen paso para accionar este plan es concretar políticas internas
que armonicen la compañía y la hagan más fuerte de adentro hacia afuera.
56
3.6. Conclusiones
La recopilación de datos es de suma importancia ya que es precisamente en esta
recopilación en donde se puede tener una matriz principal de decisión; el pertinente archivo
de una compañía podrá ofrecer a los gerentes la fiabilidad necesaria para la toma de
decisiones acertadas, a los inversores les brindará la oportunidad de conocer a profundidad el
futuro de su inversión, al equipo en general le brindara las herramientas necesarias para un
eficaz desarrollo de sus actividades y a los agentes externos como lo son los entes
fiscalizadores un control total de información que permita mostrar la veracidad y autonomía
de la empresa tratada.
En la organización y desempeño de la compañía, se hace evidente la necesidad de
ejercer un eficiente sistema de costos y presupuestos dentro de la misma. Estos sistemas
permiten a la compañía tomar decisiones acertadas en cuanto a sus políticas internas y
organizacionales; al tener un control de los costos de la compañía se podrá obtener una
rentabilidad constante y control de riesgo más oportuno.
Un buen presupuesto dentro de una compañía y con más ímpetu, en una compañía
pequeña, es la garantía de un progreso y una estabilidad en el mercado, al tener un plan de
trabajo se puede definir con mayor seguridad los pasos a seguir para hacer crecer la empresa.
En estos planes de trabajo se involucra la empresa en todo su esplendor y es, en la toma de
decisiones de cada uno de los peldaños interventores que se podrá competir en un mercado
globalizado.
En un moderado y buen distribuido manejo de capital, está la respuesta a la solvencia
de la compañía. Es importante tener presente que un buen manejo de caja y sus fluctuaciones,
dan como resultado la sostenibilidad de la compañía y es precisamente en este tipo de
57
controles en donde se da una buena base a la empresa teniendo en cuenta las variaciones del
mercado.
Cada uno de los métodos anteriormente mencionados tienen un grado de fiabilidad y
eficacia que son de vital importancia en la para la empresa, ya es decisión de cada una de
ellas y con respecto a cada una de las necesidades que requiera cubrir, la decisión de que
método o que métodos utilizar para poder continuar a cabo con su actividad económica.
Lo más importante es reconocer que si se es fuerte desde adentro, se podrá mostrar
fuerte y competitivo afuera, en el hilo comercial.
58
Cuarto Capítulo
Propuesta de metodologías para la aplicación de la contabilidad de gestión en las
organizaciones estudiadas
En el presente capítulo, se realiza propuesta de metodologías que pueden utilizar las
pequeñas organizaciones para la aplicación de la contabilidad de gestión en las actividades
que estas desarrollan.
Se hace claridad, que las organizaciones estudiadas son en general todas las entidades que
conforman el grupo de Pymes y Mipymes del territorio colombiano, por lo que en el
desarrollo del capítulo no se hace énfasis de una organización específica.
4.1. Introducción
Partiendo de la idea que la contabilidad de gestión está directamente relacionada con la
contabilidad de costes y la contabilidad presupuestaría, a continuación, se recomendarán
algunas metodologías que las entidades pueden implementar para cada uno de los escenarios
mencionados con anterioridad.
Cada metodología planteada será desarrollada en el programa Excel, teniendo en cuenta
que en la actualidad se puede acceder con facilidad a un dispositivo informático y por tanto la
entidad podrá implementar los métodos sin inconvenientes.
4.2. Metodologías basadas en la contabilidad de costes
Como se pudo observar en el segundo capítulo del presente trabajo, la contabilidad de
gestión basada en el costeo de productos y servicios se centra en determinar la metodología
59
de acumulación y de asignación de costos que más le favorezca a la entidad para el correcto
control de sus operaciones.
Partiendo de lo anteriormente expuesto, se propone que las entidades estudiadas hagan
uso del método de acumulación basado en Ordenes de Producción con el fin de recopilar
todas las erogaciones incurridas en la elaboración del producto o servicio y así obtener con
mayor certeza el costo del mismo.
Adicionalmente, este método es de gran ayuda para las organizaciones estudiadas debido
a que su producción es limitada y se hace más fácil llevar el control de cada costo incurrido
en la elaboración del producto.
Por otra parte, con respecto a las metodologías de asignación de costos, y teniendo en
cuenta que son pocas las aceptadas por la normatividad colombiana para el costeo de los
productos y servicios se propone que las pequeñas organizaciones lleven el control de sus
órdenes de producción a través de una estructura preestablecida en Excel, teniendo en cuenta
dos métodos estudiados en el segundo capítulo de este trabajo.
En primer lugar, es importante que las organizaciones que cada orden de producción
cuente con su respectivo papel de trabajo de asignación de costos, por lo que se recomienda
que en el dispositivo informático se cuente con un espacio destinado a conservar la
información del costeo de bienes y servicios como se visualiza en la figura 14.
Figura 14. Ejemplo de almacenamiento de papeles de trabajo
Autoría propia. Fuente propia.
60
Así mismo, y con el fin de que las organizaciones cuenten con una herramienta práctica y
de fácil acceso para el control de sus costos de producción, se ha elaborado un formato en
Excel para el control y costeo de cada orden de producción que se elabore al interior de la
compañía, teniendo en cuenta la metodología de asignación de costos utilizada y su función
en las operaciones de la entidad.
4.2.1. La metodología basada en el Costeo Absorbente
Como se puedo evidenciar en el segundo capítulo de este trabajo, la metodología del
costeo absorbente es la más completa de todas las prácticas de costeo estudiadas, toda vez
que incluye para el costeo de productos y servicios todas las erogaciones relacionadas con los
materiales, la mano de obra y los otros costos de fabricación.
Sin embargo, la metodología del costeo absorbente no tiene en cuenta los gastos de
administración y ventas que son necesarios en las operaciones de la entidad, y que la
administración debe asegurar que se recuperarán con la venta del producto o servicio
elaborado.
Por lo anterior, se recomienda que la metodología del costeo absorbente sea utilizada para
calcular el costo del inventario y a su vez para ser reflejado en la información financiera que
la entidad proporciona a los diferentes organismos, en otras palabras, esta metodología sería
de uso externo. A continuación, se relaciona el formato propuesto para el control y costeo de
las ordenes de producción bajo el costeo absorbente.
61
Figura 15. Formato de control y costeo bajo Costeo Absorbente
Autoría propia. Fuente propia.
En la figura 15 se puede visualizar el formato de costeo y control de producción
propuesto para que las entidades puedan implementar la contabilidad de gestión en el
desarrollo de sus operaciones a través de la metodología del Costeo Absorbente.
Orden de Producción # Fecha Pactada de Entrega
Fecha Inicio Operación Fecha Fin Operación
Cliente Nombre Cliente
Dirección Ciudad
E-mail Teléfono
Artículo Unidad Medida Cantidad Costo Unit Costo Total
#¡DIV/0! -
Importe % Paricip Contabilización
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
-
Observaciones
Seguros, fletes y costos esporádicos
Arrendamientos, servicios, depreciaciones
Seguridad, supervisores
Horas extras, pagos de nomina extraordinarios
Sueldos de operarios
Materia prima esporádica
Materia prima de primer necesidad
COSTOS TOTALES
Otros Costos Incurridos
Tipo de Costo
Material Directo
Material Indirecto
Mano de Obra Fija
Mano de Obra Variable
Costos Indirectos de Fabriación
Mano de Obra Indirecta
DETALLE DE LA PRODUCCIÓN
Descripción
DETALLE DE LOS COSTOS INCORRIDOS
Logo de la CompañíaDatos Generales de la Compañía
COSTEO ABSORBENTE - USO EXTERNO Y FINANCIERO
Artículo Costo Unit Tipo Utilidad Margen % Precio Venta
#¡DIV/0! Sobre Costo 20% #¡DIV/0!
#¡DIV/0! Sobre Venta 20% #¡DIV/0!
Descripción
MARGENES Y RENTABILIDAD
Firma Supervisor Firma Gerente
62
4.2.2. La metodología basada en el Costeo Basado en Actividades ABC
El coste de productos y servicios basado en la metodología del coteo basado en
actividades ABC no está autorizado por la normatividad colombiana para ser utilizados en la
determinación de los costos de producción y por tanto en el cálculo de los inventarios.
Sin embargo, esta metodología es de gran ayuda para las organizaciones debido a que
además de contemplar las erogaciones por materiales, mano de obra y costos indirectos de
fabricación (que están inmersos en la metodología de costeo absorbente), incluye los gastos
de administración y ventas en los que debe incurrir la entidad para el desarrollo de sus
operaciones.
Así mismo, se debe tener en cuenta que la administración debe garantizar que los gastos
de administración y ventas incurridos en sus actividades sean recuperados una vez se realice
la venta del producto y servicio elaborado, lo cual no es posible visualizar desde la
metodología del costeo absorbente, pero si desde el costeo basado en actividades ABC.
Por lo anterior, se recomienda que las organizaciones hagan uso de esta metodología de
forma paralela con la del costeo absorbente, siendo el costeo basado en actividades ABC una
herramienta administrativa para toma de decisiones y análisis de precios de ventas y
rentabilidad. A continuación, se relaciona el formato propuesto de la metodología explicada,
el cual parte de la misma estructura que el de la metodología basada en costeo absorbente,
pero con la particularidad que este incluye los gastos de administración y ventas.
63
Figura 16. Formato de control y costeo basado en actividades ABC
Autoría propia. Fuente propia.
La figura 16 refleja el formato de costeo y control de producción propuesto para que las
entidades puedan implementar la contabilidad de gestión a través de la metodología del
Costeo Basando en Actividades ABC.
Orden de Producción # Fecha Pactada de Entrega
Fecha Inicio Operación Fecha Fin Operación
Cliente Nombre Cliente
Dirección Ciudad
E-mail Teléfono
Artículo Unidad Medida Cantidad Costo Unit Costo Total
#¡DIV/0! -
Importe % Paricip Contabilización
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
#¡DIV/0! Inventarios
#¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Gasto Admon
- #¡DIV/0! Gasto Ventas
-
Artículo Costo Unit Tipo Utilidad Margen % Precio Venta
#¡DIV/0! Sobre Costo 20% #¡DIV/0!
#¡DIV/0! Sobre Venta 20% #¡DIV/0!
MARGENES Y RENTABILIDAD
Descripción
Seguridad, supervisores
Arrendamientos, servicios, depreciaciones
Seguros, fletes y costos esporádicos
Sueldos, depreciaciones, servicios
Sueldos, comisiones, fletes, impuestos
DETALLE DE LOS COSTOS INCORRIDOS
Observaciones
Materia prima de primer necesidad
Materia prima esporádica
Sueldos de operarios
Horas extras, pagos de nomina extraordinarios
Mano de Obra Indirecta
Firma Supervisor Firma Gerente
Gastos de Administración
Gastos de Ventas
COSTOS TOTALES
Costos Indirectos de Fabriación
Otros Costos Incurridos
Mano de Obra Fija
Mano de Obra Variable
Material Directo
Material Indirecto
Datos Generales de la Compañía Logo de la Compañía
DETALLE DE LA PRODUCCIÓN
Descripción
Tipo de Costo
COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES ABC - USO INTERNO Y ADMINISTRATIVO
64
4.2.3. Estructura del formato de control y costeo propuesto
Como se mencionó anteriormente, para realizar el control y costeo de productos y
servicios en las organizaciones estudiadas se propone un formato en Excel que cuenta con
cuatro hojas para usos específicos que se detallan a continuación:
4.2.3.1. Hoja “Resumen y Costeo”
En la hoja de resumen y costeo se puede visualizar los formatos de costeo absorbente y
costeo basado en actividades ABC el cual refleja los datos básicos de la orden de producción,
los costos incurridos en la misma y el cálculo del precio de venta teniendo en cuenta la
utilidad que se espera tener. En la figura 17 se puede observar la estructura del formato
propuesto.
Figura 17. Hoja Resumen y Costeo
Autoría propia. Fuente propia.
Con base en la anterior figura, el importe de cada costo incurrido se diligencia de forma
automática conforme se haga uso de las demás hojas de archivo; así mismo, el costo unitario
es calculado de forma automática teniendo en cuenta los costos totales y las cantidades
65
producidas. De igual forma, el precio de venta es calculado con base en el costo del producto
después del costeo y el margen que se espera tener con la venta.
4.2.3.1.1. Estructura del formato de resumen y costeo
El formato de resumen y costeo cuenta con tres partes, una de ellas debe ser diligenciada
de forma manual y dos se hacen de forma automáticas conforme se de uso a las demás hojas
del archivo de Excel.
Con base en lo anterior, el primer parte del formato contiene los datos básicos de la orden
de producción como lo son las fechas de operación, los datos del cliente y el producto a
elaborar. Esta información se debe diligenciar de forma manual. Cabe resaltar que el costo
unitario y total lo diligencia de forma automática el Excel.
Figura 18. Primer Parte Del Formato de Control y Costeo
Autoría propia. Fuente propia.
Por otra parte, el segundo componente del formato de control y costeo contiene el detalle
de los costos incurridos en la producción. Los materiales se alimentan de la hoja denominada
“Materiales”, la mano de obra de la hoja “Nomina” y los costos de la hoja “Costos y Gastos”.
Cabe aclarar que este formato es diligenciado de forma automática por Excel, adicionalmente
Orden de Producción # Fecha Pactada de Entrega
Fecha Inicio Operación Fecha Fin Operación
Cliente Nombre Cliente
Dirección Ciudad
E-mail Teléfono
Artículo Unidad Medida Cantidad Costo Unit Costo Total
#¡DIV/0! -
DETALLE DE LA PRODUCCIÓN
Descripción
Logo de la CompañíaDatos Generales de la Compañía
66
cuenta con unas observaciones para dar mayor claridad de lo que compone el rubro y la
forma como se registra contablemente.
Figura 19. Segunda Parte del Formato de Control y Costeo
Autoría propia. Fuente propia.
Así mismo, la tercera parte del formato sirve de base para establecer el precio de venta de
producto o servicio elaborado, teniendo en cuenta el margen que se espera obtener y sobre
qué base espera hacerlo, si sobre el costo o sobre la venta. Esta información es calculada de
forma automática por el Excel, únicamente se debe actualizar el margen y la formula del
precio de ventas con utilidad sobre la venta.
Figura 20. Tercer Parte del Formato de Control y Costeo
Autoría propia. Fuente propia.
4.2.3.2. Hoja “Materiales”
La hoja denominada materiales sirve para relacionar los costos incurridos en la orden de
producción clasificándolos por materiales directo e indirectos; así mismo, conforme se
alimente esta hoja la información se verá reflejada en el formato de resumen y costeo para
que sea tenida en cuenta en el costo final del producto o servicio. La figura 21 refleja la
estructura de la hoja materiales.
Importe % Paricip Contabilización
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
- #¡DIV/0! Inventarios
-
Observaciones
Seguros, fletes y costos esporádicos
Arrendamientos, servicios, depreciaciones
Seguridad, supervisores
Horas extras, pagos de nomina extraordinarios
Sueldos de operarios
Materia prima esporádica
Materia prima de primer necesidad
COSTOS TOTALES
Otros Costos Incurridos
Tipo de Costo
Material Directo
Material Indirecto
Mano de Obra Fija
Mano de Obra Variable
Costos Indirectos de Fabriación
Mano de Obra Indirecta
DETALLE DE LOS COSTOS INCORRIDOS
Artículo Costo Unit Tipo Utilidad Margen % Precio Venta
#¡DIV/0! Sobre Costo 20% #¡DIV/0!
#¡DIV/0! Sobre Venta 20% #¡DIV/0!
Descripción
MARGENES Y RENTABILIDAD
67
Figura 21. Hoja Para Relación de Materiales
Autoría propia. Fuente propia.
Con base en lo anterior, el diligenciamiento de la hoja de materiales es de vital
importancia debido a que, es la que contiene la mayor parte de los costos de producción por
tratarse de los insumos para la elaboración del producto.
4.2.3.3. Hoja “Nomina”
La hoja denominada nomina costa de una planilla en la cual se pueden relacionar las
diferentes erogaciones que incurre la entidad por sus empleados, clasificados por producción,
administración y ventas. En la figura 22 se visualiza la estructura del formato a diligenciar.
Figura 22. Hoja de Relación de la Nomina
68
Autoría propia. Fuente propia.
Esta hoja alimenta todos los rubros relacionados con la mano de la obra en el formato de
resumen y control, y en el caso del costeo basado en actividades ABC alimenta las casillas de
gastos de administración y ventas.
4.2.3.4. Hoja “Costo y Gastos”
La hoja denominada costos y gastos tiene como fin relacionar tanto los costos indirectos
de fabricación como otros costos y gastos en los que incurre la compañía para la ejecución de
sus actividades. Como se puede visualizar en la figura 23, cada rubro debe ser categorizado
con base en su naturaleza, toda vez que uno alimenta una información diferente en el formato
de resumen y costeo.
Figura 23. Hoja de Relación de Otros Costos y Gastos.
Autoría propia. Fuente propia.
69
Para complementar lo anterior, Los costos indirectos y de fabricación y otros costos son
tenidos en cuenta en la metodología del costeo absorbente; mientras que los gastos de
administración y de ventas también se incluyen en el costeo basado en actividades ABC.
4.3. Metodología basada en los presupuestos
Uno de los elementos sustanciales de la contabilidad de gestión es la elaboración de
presupuestos, dicha actividad permite a las empresas tener control de sus gastos y una
adecuada toma de decisiones. Es por esto, por lo que se plantea la siguiente metodología, la
cual le ofrece a las empresas una manera sencilla de realizar su presupuesto anual. En la
plantilla se trabaja con un ejemplo de una empresa familiar manufacturera.
La plantilla diseñada en Excel está compuesta por 13 hojas, de las cuales 12 corresponden
al detalle de cada mes del año y la hoja restante al resumen anual, donde se puede evidenciar
de manera sencilla los ingresos y gastos que se estiman para el año, así mismo el archivo
tiene herramientas visuales en la última fila, las cuales permiten identificar de una manera
ágil el comportamiento de los ingresos y gastos, y en el mes que fueron más altos o bajos.
Figura 24. Hoja Resumen ingresos y gastos mensuales
Autoría propia. Fuente propia.
70
Adicionalmente en esta misma hoja podrán encontrar un resumen del total de ingresos y
gastos permitiendo tener un control de las utilidades, y comprobar que el presupuesto fue
elaborado de manera correcta, igualmente incluye graficas que ayudan para realizar un
análisis adecuado y para el cual no se requerirán conocimientos avanzados contables o de
gestión empresarial, ya que no se debe olvidar el público a quien está dirigido esta
herramienta.
Figura 25. Figura Resumen ingresos y gastos anuales.
Autoría propia. Fuente propia.
Igualmente, quien haga uso de esta plantilla tendrá un gráfico igual en el que podrá
ingresar los valores reales de los ingresos y gastos, y otro cuadro donde podrá observar la
desviación que se presenta con el presupuesto, lo cual permite realizar un seguimiento
constante a la empresa y controlar los resultados del mes para en caso de que haya pérdidas
poder contrarrestarlas a tiempo.
71
Figura 26. Figura ingresos y gastos reales
Autoría propia. Fuente propia.
Finalmente, en la primera hoja estará una tabla automática que reflejará la desviación.
Figura 27. Figura desviación presupuesto ingresos y gastos.
Autoría propia. Fuente propia.
En las siguientes 12 hojas se encuentra el detalle mensual por mes lo cual adicional a
tener el presupuesto del mes, los integrantes de la empresa tendrán un seguimiento detallado
de los gastos, podrá analizar temas como él porque algún gasto fue mayor un mes, o por el
contrario no hubo, y así tomar decisiones adecuadas y necesarias para el cumplimiento de los
pedidos, o distintos compromisos que tenga la empresa.
72
Figura 28. Figura Detalle ingresos y gastos mes a mes.
Autoría propia. Fuente propia.
73
La primera hoja se actualiza de forma automática, de acuerdo con los datos diligenciados
en las demás, las hojas del detalle mensual se deben diligenciar manualmente con los gastos e
ingresos que se establezcan para el presupuesto, sin embargo, los subtotales y totales son
automáticos, esto permite que el diligenciamiento de la planilla sea de manera sencilla y ágil
para cualquier persona que requiera usarla.
Esta plantilla está diseñada para las Mipymes, ya que usualmente estas empresas no
tienen grandes estructuras ni sistemas operativos robustos que realicen todos los cálculos y
análisis contables y financieros necesarios para la correcta administración de una empresa.
Pero toda esta información es necesaria para mantenerla a flote, es por esto por lo que se
diseña pensando en dichos usuarios, para facilitar la gestión de su negocio.
74
4.4. Conclusiones
La contabilidad de gestión es una herramienta de vital importancia para la correcta
administración y toma de decisiones al interior de la compañía, por tanto, se han propuesto
dos metodologías que pueden ser utilizadas por las pequeñas organizaciones para la
implementación de esta rama de la contabilidad en sus operaciones diarias.
La primera metodología propuesta se basa en la gestión de costos dentro de la
organización, en la cual se desarrolló un formato en Excel para su implementación mediante
el método de acumulación de Ordenes de Producción y los métodos de asignación de costos
basados en Costeo Absorbente (para uso externo) y Costeo Basado en Actividades ABC (para
su interno).
Lo anterior permitirá que las organizaciones cuenten con una forma más práctica de
asignar los costos correspondientes a cada bien o servicio que elaboren, y así mismo,
establecer un precio de venta optimo en el que puedan recuperar la inversión realizada en la
producción, administración y venta de los mismos.
En cuanto a la segunda metodología propuesta, se realiza una aproximación a la gestión
de los presupuestos que son de vital importancia para la toma de decisiones y el control de las
metas y/u objetivos que las organizaciones se proponen previamente a sus operaciones.
Es por tanto que se plantea un formato en Excel donde se puede realizar la recopilación
de toda la información relacionada con los ingresos, costos y gastos en los que espera incurrir
la compañía en un momento dado, con el fin de tener un presupuesto estimado y llevar el
control de la operación deseada y la efectivamente realizada, todo con el objetivo de conocer
la eficiencia y efectividad de la organización frente a las metas propuestas.
Con las dos metodologías planteadas se busca que las pequeñas organizaciones sean más
eficientes en el desarrollo de sus actividades diarias, teniendo mayor control de su
75
información contable y financiera y por tanto facilitando la toma de decisiones a corto,
mediano y largo plazo.
Como las pequeñas organizaciones o “Mipymes” tienen una alta representatividad en la
economía colombiana; es de vital importancia que estas, fortalezcan su información contable
y financiera a través de herramientas prácticas y de fácil acceso, con el fin de que sean más
eficientes, competitivas y tengan un crecimiento constante que favorezca la estabilidad
interna de la organización y su vez la economía nacional del país.
76
Conclusiones y recomendaciones
A lo largo de la presente investigación logró demostrarse que las MiPymes tienen un impacto
muy alto en la economía colombiana y que son precisamente a estas empresas a las que más
se les debe dar relevancia para la sostenibilidad económica de la Nación, por ende, es vital e
importante para la salud economía de estas compañías contar con estrategias y metodologías
de contabilidad de gestión que armonicen su estabilidad con la competitividad del mercado.
La contabilidad de gestión es primordial para las compañías ya que permite tener
operaciones organizadas que dan como resultado información de calidad y fehaciente que
facilita el control interno, la presentación adecuada a usuarios internos y externos, y atraer
futuros inversores.
Se puede contar con un sistema de contabilidad de gestión organizado por medio de
Excel, teniendo una herramienta funcional que podrá brindar información y control efectivo a
la compañía sin generar un costo de adquisición elevado.
Si bien esta investigación abordó temas como la complejidad de las empresas en el
transcurrir del tiempo al descifrar las mejores herramientas para llevar a cabo sus
operaciones, también plateó una solución veraz y eficaz para solventar dichas problemáticas,
dando a conocer un sistema de control de información con acceso a todas las empresas.
Adicional a esto se da una concepción de la historia que ha llevado a la administración a ir a
la vanguardia del mercado.
77
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