panificadora titos

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIAADMINISTRACIN POR PROCESOS

GRUPO # 6CA4-5Ing. Armando Mora Zambrano

QUITO - ECUADORABRIL - SEPTIEMBRE 201FOTO GRUPAL

INTEGRANTES DE DERECHA A IZQUIERDA:FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ADMINISTRACIN POR PROCESOS

MATRIZ DE EVALUACIN

Semestre: Sep.-feb 2014Curso: CA4-5

Coordinador: Pal Ibarra Grupo: # 6

Secretaria: Katherine RodrguezProf.: Armando Mora

Color de folder: verde oscuro

NAPELLIDOS Y NOMBRESCALIFICACINEVALUACIN COORDINADOR EVALUACIN PROFESOR

1FRAGA DARWIN

2IBARRA PAUL

3NEIRA JONATHAN

4RODRIGUEZ KATHERINE

5SALDAA VERONICA

6SOTO EVELIN

7YUGSI ERIKA

ContenidoCAPTULO I11. ASPECTOS GENERALES11.1. La Empresa11.1.1. Resea Histrica11.1.2 Acerca de PANIFICADORA TITOS11.1.3 Ubicacin y Contacto21.1.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURADO31.2 PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA41.2.1 Principales productos que tiene la empresa41.3.ESTADISTICAS DE PRODUCTOS QUE LA EMPRESA OFRECE51.3.1.ESTADISTICA DE VENTAS E INGRESOS51.3.2.VALORES MENSUALES AO 201391.4 PROBLEMTICA DE LA EMPRESA101.4.1DIAGRAMA CAUSA-EFECTO101.5 PLANIFICACIN ESTRATGICA DE LA PANIFICADORA TITOS111.5.1 MATRIZ AXIOLOGICA DE LA EMPRESA PANIFICADORA TITOS111.5.2 MISIN131.5.3 VISIN131.5.4.OBJETIVOS141.5.4.1 Objetivos generales141.5.4.2 Objetivos especficos141.5.5 METAS151.5.6 POLTICAS151.5.7ESTRATEGIAS151.6.EQUIPO DE TRABAJJO Y ACTIVIDADES161.6.1.Conformacin del Equipo de Trabajo16CAPITULO II182. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE PROCESOS18 2.1 CADENA DE VALOR Y MAPA DE PROCESOS INTEGRADA182.2 INVENTARIO DE PROCESOS Y SUBPROCESOS192.3 SELECCIN DE PROCESOS CON PREGUNTAS CLAVE202.3.1 MATRIZ DE SELECCIN DE PROCESOS212.4 MAPA DE PROCESOS SELECCIONADOS23CAPUTULO III243. ANALISIS DE PROCESOS SELECCIONADOS243.1. HOJA DE COSTOS DEL PERSONAL POR MINUTO PANIFICADORA TITOS243.2. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO PANIFICADORA TITO`S253.2.1. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO (CON PRODUCCION)263.2.2. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO PANIFICADORA TITO`S263.3. HOJA DE COSTOS TOTAL POR MINUTO283.4. SIMBOLOGIA ISO293.5 Diagrama de bloques de cada Proceso323.6 Anlisis de cada Proceso utilizando la diagramacin y Reportes de Novedades Encontradas38543.7 MATRIZ DE ANALISIS RESUMIDA603.8 INFORME FINAL DEL ANLISIS613.9 REPORTE DE NOVEDADES623.10 INFORME FINAL63CONCLUSIONES64RECOMENDACIONES64BIBLIOGRAFIA65Consulta en libros65Consulta de pginas electrnicas:65

CAPTULO I1. ASPECTOS GENERALES1.1. La Empresa 1.1.1. Resea Histrica

PANIFICADORA TITOS

1.1.2 Acerca de PANIFICADORA TITOSLa panadera Titos fue creado en 1992, a mando de la familia Tito Nieves con el fin de elaborar productos de planificacin como son: galletas, tostadas, rosquillas, pan, pasteles, etc., ubicados en la ciudad de QUITO ECUADOR. Desde su fundacin se encuentra localizada en el barrio La gatazo en las calles: Mariscal Sucre Oe-071 Y Av. La mena 2Los productos de la panadera es de labor de autnticos profesionales de la alimentacin, que han aplicado ms de 30 aos de experiencia en el sector panadero y pastelero a la creacin de un concepto de negocio que une el saber tradicional y las modernas tcnicas de elaboracin de pan.Intentando salir adelante con nuestro negocio, tomando determinadas estrategias de ventas, tomamos las mejores decisiones de impulsar y dedicarnos nicamente a la produccin y distribucin de los detalles y decoracin en pastelera y rosquetes, as Panadera Titos logro mejorar nuestra maquinaria y empezamos la comercializacin y distribucin en nuestras sucursales, tambin entregamos pedidos a domicilio para decoraciones en la mesa principal de cualquier tipo de eventos. El mercado demanda cada vez productos ms sanos, naturales y responsables para con sus consumidores. Por eso la panadera Tito`s elabora una amplia gama de propuestas saludables para todas aquellas personas que deseen cuidarse sin renunciar por ello a disfrutar de una textura y un sabor tradicional y de calidad, siempre a la vanguardia en innovacin y renovacin en el campo alimenticio ofreciendo productos alimenticios de la ms alta calidad, valor nutrimental y sabor nico.

1.1.3 Ubicacin y ContactoBarrio la Gatazo en las calles: Mariscal Sucre Oe-071 y Av. La Mena 2. Telfono: 3074097Celular: 0988874512

23

1.1.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURADO

GERENTE PANADERIA

CONTADOR SECRETARIA

CAJERAS PANADEROS PASTELEROS SERVCIOS GENRALES PERSONAL COMERCIAL PERSONAL OPERATIVO PERSONAL ADMINISTRATIVO

1.2 PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA 1.2.1 Principales productos que tiene la empresaLa panadera Titos ofrece una gran variedad de productos de calidad manteniendo un modelo de preparacin tradicional aplicando procedimientos tcnicos con la finalidad de satisfacer las necesidades del consumidor.Los mismos que estn hechos de una mezcla de masa para hornear, harina, agua, huevos. Tambin aade otrosingredientes, como sal, grasa, leche, azcar, chocolate y levaduras tradicionales con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes tratando de mantener estndares de calidad.Otros productos adicionales que ofrece la panadera Titos es la de pastelera, decoracin y una gran variedad de postres y dulces las mismas que tienen un precio cmodo para la adquisicin y estn destinados a un pblico en general.Los productos ms solicitados por los clientes de las panaderas son: Pan de chocolate Pan de dulce Pan de leche Pan integral Pan de linaza Pan de agua o sal (mas consumido) el mismo que tiene varias presentaciones como enrollado, redondo, cachitos. Pastel de chocolate Tartas Dulces de leche Donas Galletas Las mismas que mantienen altos niveles de higiene en su preparacin y tratan de mantener mtodos tradicionales para la elaboracin de sus productos pero tambin aplica mtodos tecnolgicos para agilizar la produccin y satisfacer la demanda.

1.3. ESTADISTICAS DE PRODUCTOS QUE LA EMPRESA OFRECE1.3.1. ESTADISTICA DE VENTAS E INGRESOS

1

2

3

4

1.3.2. VALORES MENSUALES AO 2013

1.4 PROBLEMTICA DE LA EMPRESA 1.4.1 DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

1.5 PLANIFICACIN ESTRATGICA DE LA PANIFICADORA TITOS1.5.1 MATRIZ AXIOLOGICA DE LA EMPRESA PANIFICADORA TITOSActores o grupos de referencia Principios y valoresClientesEmpleadosProveedoresOrganismos de controlIntermediariosCompetenciaSociedadDueosMedio ambiente

Respeto xxxxxXxxX

Honestidad

Xxxxx-xxx

Productividad

-xxxx-Xxx

Competitividad

-xxxxXxxx

Responsabilidad

xxxxx-xxX

Eficiencia -xxxx-xxX

Puntualidad xxxxx-xxX

RespetoEl respeto es la consideracin de que alguien o incluso algo tiene un valor por s mismo y se establece como reciprocidad: respeto mutuo, reconocimiento mutuo.HonestidadLa honestidad es el valor de decir la verdad, ser decente, recatado, razonable, justo u honrado. Desde un punto de vista filosfico es una cualidad humana que consiste en actuar de acuerdo como se piensa y se siente. Se refiere a la cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e ntegraProductividadProductividad puede definirse como la relacin entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricacin la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las mquinas, los equipos de trabajo y los empleados.CompetitividadSe define como la capacidad de generar la mayor satisfaccin de los consumidores fijado un precio o la capacidad de poder ofrecer un menor precio fijada una cierta calidad.

ResponsabilidadLa responsabilidad es un valor que est en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral.Eficiencia Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un objetivo determinado con el mnimo de recursos posibles viable. No debe confundirse con eficacia, que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.PuntualidadEs una actitud humana considerada en muchas sociedades como la virtud de coordinarse cronolgicamente para cumplir una tarea requerida o satisfacer una obligacin antes o en un plazo anteriormente comprometido o hecho a otra persona.

1.5.2 MISIN

Producir y comercializar pan y productos selectos en la zona Sur de la cuidad, surtiendo diariamente con productos econmicos y de calidad, con el fin de obtener beneficios econmicos satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes ms exigentes.

1.5.3 VISIN

Llegar a ser reconocida como una empresa lder a nivel nacional en panificacin de productos alimenticios, por su calidad, confiabilidad y excelencia en el abastecimiento diario tienda a tienda a los costos ms cmodos, logrando as una industria con proyeccin que contribuya al desarrollo del pas.

1.5.4. OBJETIVOSEl objetivo principal de PANIFICADORA TITOS es la produccin y comercializacin de productos alimenticios de calidad, destinados a satisfacer las necesidades de sus clientes.

1.5.4.1 Objetivos generales

Analizar los diferentes procesos productivos que se llevan a cabo en la empresa, para tener un conocimiento ms claro de estos mismos y as determinar las mejores alternativas para mejoras la produccin. Incrementar las ventas de nuestros todos los productos elaborados en la panificadora Ofrecer a los habitantes de la zona1, la posibilidad de poder adquirir productos de panadera frescos, sabrosos, higinicos, con un costo competitivo, en un local confortable y cerca de sus viviendas. Ingresar ms productos a la panadera con la opcin que el cliente puede encontrar la variedad en productos de panadera y pastelera Mejorar la atencin al clientes con capacitaciones continuas al personal1.5.4.2 Objetivos especficos

Elaborar productos que capten la atencin del consumidor ofreciendo alimentos de valor altamente nutricional de calidad Generar total satisfaccin y beneficios adicionales en la dieta alimenticia de las personas consumidoras, mediante la elaboracin personalizada de productos sanos, con sabor casero, de alta calidad y a precios competitivos. Reclutar personal operativo con experiencia en la elaboracin de pan blanco, dulce y pasteles para brindar productos de calidad con una atencin excelente digna de nuestros clientes. Elaborar un pan que satisfaga las necesidades y expectativas del cliente, de manera que ste, pueda degustar de un producto fresco, blando y esponjoso, que perdure, y no pierda sus propiedades en el transcurso de las horas1.5.5 METAS Mantener la preferencia basada en el buen servicio, variedad, la calidad e higiene de nuestros productos elaborados principalmente de materia prima nacional. Obtener financiamientos para la construccin de nuevas sucursales en un plazo de tres aos. Contar con las herramientas necesarias y adecuadas para facilitar y agilizar el trabajo en forma permanente. Mantener actualizado al personal para afrontar los nuevos retos del mercado y ser competitivos.

1.5.6 POLTICAS Las ofertas de la empresa PANIFICADORA TITOS sern dirigidas a los consumidores y tendrn una excelente calidad de atencin al cliente. El personal deber usar adecuadamente el uniforme para tener una excelente presentacin al momento de laborar en el local. Nunca faltara la tica, utilizando cada valor (siendo honesto, responsable, y amable) Mantendr una conducta y control adecuada desde el ingreso hasta la salida de sus labores. Brindar un servicio de calidad siguiendo normas de higiene atendiendo al cliente y empleados de la mejor manera. Se respetara y cumplir las polticas institucionales con respecto a los asuntos ambientales. Trataremos solo con proveedores de confianza sometindolos a evaluaciones peridicas.1.5.7 ESTRATEGIAS

Limitar los costos y gastos a lo mnimamente exigido sin sacrificio de la calidad del producto. Alianzas y adquisicin con otras compaas para el fortalecimiento en el mercado. Calidad en sus procesos productivos. Invertir para innovar en el campo tecnolgico. Investigacin de mercado y desarrollo de nuevos productos Diferenciarse de empresas similares para as poseer una ventaja competitiva

1.6. EQUIPO DE TRABAJJO Y ACTIVIDADES1.6.1. Conformacin del Equipo de TrabajoEmpresa: PANIFICADORA TITOS.1.6.1.1. .Conformacin de los integrantes del grupoEl equipo de trabajo del presente grupo est conformado por los siguientes estudiantes del CA4-5 de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKALos cuales fueron escogidos unos por parte de la seorita Katherine Rodrguez y el seor Paul Ibarra, cada estudiante de manera colaboradora y democrtica escogi a su coordinadora (Paul Ibarra) y a su secretaria (Katherine Rodrguez) para que as el trabajo resulte ms organizado, nuestra carpeta es el color verde oscuro el cual simboliza esperanza, el xito en los estudios y la fuerza en el trabajo.

1.6.1.2. Lugar de trabajo, equipos, suministros y materiales utilizados en la investigacin de la empresa.En los respectivos trabajos enviados por nuestro profesor de ctedra, el Ing. Armando Mora, nosotros como integrantes del grupo requerimos de algunos espacios fsicos y suministro como son:1. Casa de la Secretaria: donde fue el sitio especfico para realizar y ponernos de acuerdo, que es lo que va a realizar cada estudiante, para lo cual los equipos y suministros que utilizamos son los siguientes: computadores porttiles que los estudiantes trajeron para poder facilitar el trabajo, impresora, papel, esteros, cuadernos para anotaciones, etc.2. Biblioteca de la facultad: para realizar consultas de mejor manera en algunas cosas que no se encontraba, y por ultimo;3. La Empresa: en el cual nosotros hicimos una visualizacin de los recursos de la empresa como son: horno, decorador de pasteles, mesas, vitrinas, entre otros

En si toda esto fue la conformacin de mi grupo de trabajo el cual hasta ahora nos llevamos bien, tambin la conformacin del personal de la empresa que con mucha gentileza nos siguen prestando las instalaciones, cabe recalcar que cada estudiante puso todo de si con mucha responsabilidad y honestidad.

Atentamente,

Ibarra Saltos Pal AdrinCoordinador Grupo N6

CAPITULO II2. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE PROCESOS 2.1 CADENA DE VALOR Y MAPA DE PROCESOS INTEGRADACADENA DE VALOR Y MAPA DE PROCESOS INTEGRADO DE LA EMPRESA PANADERA TITOS

RUC Reglamento Interno Patente Municipal Escritura Pblica Registro Mercantil Registro IESS Cdigo de Trabajo

Misin.- Producir y comercializar pan y productos selectos en la zona Sur de la cuidad, surtiendo diariamente con productos econmicos y de calidad, con el fin de obtener beneficios econmicos satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes ms exigentes.Visin.- Llegar a ser reconocida como una empresa lder a nivel nacional en panificacin de productos alimenticios, por su calidad, confiabilidad y excelencia en el abastecimiento diario tienda a tienda a los costos ms cmodos, logrando as una industria con proyeccin que contribuya al desarrollo del pas.Valores.- Respeto, Honestidad, Productividad, Competitividad, Responsabilidad, Eficiencia, Puntualidad.

Objetivo.- El objetivo principal de PANIFICADORA TITOS es la produccin y comercializacin de productos alimenticios de calidad, destinados a satisfacer las necesidades de sus clientes.Estrategias.- Limitar los costos y gastos a lo mnimamente exigido sin sacrificio de la calidad del producto. Alianzas y adquisicin con otras compaas para el fortalecimiento en el mercado.Polticas.- Las ofertas de la empresa PANIFICADORA TITOS sern dirigidas a los consumidores y tendrn una excelente calidad de atencin al cliente. El personal deber usar adecuadamente el uniforme para tener una excelente presentacin al momento de laborar en el local. Nunca faltara la tica, utilizando cada valor (siendo honesto, responsable, y amable).

P. GobernanteMacroproceso

Necesidad de los clientes por reparar su equipo de refrigeracin

Clientes satisfechos mantenimiento exitosoP. Bsicos

Subprocesos

P. HabilitantesActividades

2.2 INVENTARIO DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

En el inventario de procesos contiene una lista de todos y cada uno de los procesos y subprocesos en los cuales podemos clasificarlos para saber en qu orden y cuales son de mayor importancia y jerarqua para la empresa.

INVENTARIO DE PROCESOS Y SUBPROCESOSPANADERA TITOS

CD.PROCESOS Y SUBPROCESOSGOBERNANTESBSICOSHABILITANTES

APOYOASESORA

1.1Planificacin estratgicaX

1.1.1Planificacin operativa anualX

1.1.2Planificacin financiera X

2.1Adquisicin de materia prima X

2.1.1Seleccin de proveedoresX

2.1.2Compra de materia prima X

2.1.3Transporte de materia prima X

2.1.4Almacenamiento de materia prima X

2.2Produccin de materia prima X

2.2.1Transformacin de materia prima X

2.2.2Diseo X

2.2.3EmpaquetamientoX

2.2.4Decoracin de productos X

2.3Comercializacin X

2.3.1Publicidad X

2.3.2Asignacion de rutas de entrega X

2.3.3Entrega de producto elaborado X

3.1AdministrativoX

3.1.1SeguridadX

3.1.2TransporteX

3.1.3MantenimientoX

3.1.4Recursos humanos X

3.2Financiero X

3.2.1PresupuestoX

3.2.2CobranzasX

3.2.3Control de inventarios X

3.3Asesora X

3.3.1Jurdica legalX

3.3.2De mercado X

3.3.3Tcnica en el uso de maquinarias X

2.3 SELECCIN DE PROCESOS CON PREGUNTAS CLAVE

Para realizar la seleccin de procesos de una empresa se necesita previamente tener el inventario de procesos y subprocesos debidamente clasificados, se disea un banco de preguntas cuyas respuestas se califican de forma positiva con el nmero 1 y de forma negativa con el nmero 0 se procede a realizar la seleccin de los procesos con la ms alta calificacin y a trasladarlos a un mapa de procesos ordenados.

Banco de preguntas:

1. Este proceso identifica de forma clara la actividad a la que se dedica la empresa.2. Este proceso tiene un alto importe econmico en la empresa principalmente en razones de liquidez.3. Este proceso incrementa la productividad de los bienes y servicios que se brinda.4. Este proceso influye en la estructura organizacional de la empresa.5. Este proceso incrementa el nmero de clientes existentes.6. Este proceso es de esencial importancia para el cumplimiento de las actividades habituales de la empresa.7. Este proceso da a conocer el servicio que la empresa brinda en el mercado.8. Este proceso garantiza la calidad del producto.9. Si se omite este proceso se dar un impacto negativo en la empresa.10. Este proceso es un complemento para los dems

Preguntas de Seleccin:

A. Este proceso identifica de forma clara la actividad a la que se dedica la empresa.B. Este proceso tiene un alto aporte econmico en la empresa principalmente en razones de liquidez.C. Este proceso incrementa la productividad de los bienes y servicios que se brinda.D. Este proceso influye en la estructura organizacional de la empresa.E. Este proceso es de esencial importancia para el cumplimiento de las actividades habituales de la empresa.

2.3.1 MATRIZ DE SELECCIN DE PROCESOS MATRIZ DE SELECCIN DE PROCESOSPANADERA TITOS

CD.PROCESOS Y SUBPROCESOS PREGUNTASCALIFICACINSELECCIN

ABCDE

1.1Planificacin estratgica111115X

1.1.1Planificacin operativa anual111115X

1.1.2Planificacin financiera110002

2.1Adquisicin de materia prima111115X

2.1.1Seleccin de proveedores010012

2.1.2Compra de materia prima111115X

2.1.3Transporte de materia prima011013

2.1.4Almacenamiento de materia prima011013

2.2Produccin de materia prima111115X

2.2.1Transformacin de materia prima111115X

2.2.2Diseo111003

2.2.3Empaquetamiento111003

2.2.4Decoracin de productos101103

2.3Comercializacin111115X

2.3.1Publicidad111003

2.3.2Asignacion de rutas de entrega110013

2.3.3Entrega de producto elaborado111115X

3.1Administrativo111115X

3.1.1Seguridad000011

3.1.2Transporte110013

3.1.3Mantenimiento010113

3.1.4Recursos humanos111115

3.2Financiero111115X

3.2.1Presupuesto111115X

3.2.2Cobranzas111014

3.2.3Control de inventarios111115X

3.3Asesora111115X

3.3.1Jurdica legal101013

3.3.2De mercado111115X

3.3.3Tcnica en el uso de maquinarias111115X

2.4 MAPA DE PROCESOS SELECCIONADOS 1. PROCESOS GOBERNANTES

1.1.1 PLANIFICACIN OPERATIVA2.1.1 COMPRA DE MATERIA PRIMA2.2.1 TRANSFORMACIN DE MATERIA PRIMA2.33 ENTREGA DEL PRODUCTO ELABORADO3.1.4 RECURSOS HUMANOS3.2.1 PRESUPUESTO3.2.3 CONTROL DE INVENTARIOS3.3.2 DE MERCADO3.3.3 TCNICA EN EL USO DE MAQUINARIAS

2 PROCESOS BSICOS

2.1 ADQUISICIN DE MATERIA PRIMA 2.2 PRODUCCIN2.3 COMERCIALIZACIN

1. PROCESOS GOBERNANTES

1.1 PLANIFICACIN ESTRATGICA

3.PROCESOS HABILITANTES

3.1 ADMINISTRATIVO3.2 FINANCIERO3.3 ASESORA

CAPUTULO III3. ANALISIS DE PROCESOS SELECCIONADOSNCARGOHOJA DE COSTOS DE PERSONAL POR MINUTO

SUELDO MENSUALSUELDO ANUALDCIMO TERCER SUELDODCIMO CUARTO SUELDOAPORTE PATRONALVACACIONESFONDOSTOTAL ANUALCOSTO PERSONAL POR MINUTO

DE

RESERVA

2GERENTE 7008.400,00700340691,358350,0070011.181,360,065

3SECRETARIA4004.800,00400340395,062200,004006.535,060,038

4CONTADOR5006.000,00500340493,827250,005008.083,830,047

5PANADERO4255.100,00425340419,753212,504256.922,250,040

6PASTELERO3404.080,00340340335,802170,003405.605,800,032

8GUARDIA3404.080,00340340335,802170,003405.605,800,032

9CAJERA4004.800,00400340395,062200,004006.535,060,038

3.1. HOJA DE COSTOS DEL PERSONAL POR MINUTO PANIFICADORA TITOS

3.2. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO PANIFICADORA TITO`S

NRUBROSHOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTOANLISIS

MENSUALTOTAL ANUALCOSTO OPERACIN POR MINUTO% DE RUBRO

1MANTENIMIENTO659,007.908,000,015256,86%la empresa est gastando el 57,80% en la materia prima por que est muy ya bien ya que no se podra trabajar sin esto. La depreciacin est siendo usada por un 10,68% por lo que es realista ya que la maquinaria se encuentra en constante trabajo y es el motivo de este porcentaje, la capacitacin personal es de 7,81% y est muy bien se necesita capacitar al personal para as darle un mejor uso a la maquinaria y podra disminuir la depreciacin el arriendo es algo influyente ya que es el establecimiento donde se trabaja y por lo que es un gasto necesario para su trabajo.

2MATERIA PRIMA5548,4466.581,280,1284457,80%

3ALIMENTACIN Y ASEO203,152.437,800,004702,12%

4SUMINISTROS DE LIMPIEZA106,751.281,000,002471,11%

5BOTIQUN75,80909,600,001750,79%

6TRANSPORTE180,002.160,000,004171,87%

7CAPACITACIN PERSONAL750,009.000,000,017367,81%

8TELFONO130,001.560,000,003011,35%

9LUZ25,00300,000,000580,26%

10AGUA15,00180,000,000350,16%

11INTERNET60,00720,000,001390,62%

12ARRIENDO700,008.400,000,016207,29%

13SUMINISTROS Y MATERIALES75,00900,000,001740,78%

14SEGUROS46,60559,200,001080,49%

15DEPRECIACIN1025,4012.304,800,0237410,68%

TOTAL9600,14115.201,680,22223100%

3.2.1. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO (CON PRODUCCION)

NRUBROSHOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO PRODUCCIONANLISIS

MENSUALTOTAL ANUALCOSTO OPERACIN POR MINUTO% DE RUBRO

1MANTENIMIENTO659,007.908,000,015259,05%La empresa est gastando el 76,22 % en la materia prima por que est muy ya bien ya que no se podra trabajar sin esto. La depreciacin est siendo usada por un 14,09 % por lo que es realista ya que la maquinaria se encuentra en constante trabajo y es el motivo de este porcentaje

2materia prima5548,4466.581,280,1284476,22%

3SEGUROS46,60559,200,001080,64%

4DEPRECIACIN1025,4012.304,800,0237414,09%

TOTAL7279,4487.353,280,16851100%

3.2.2. HOJA DE COSTOS DE OPERACIN POR MINUTO PANIFICADORA TITO`S

NRUBROSMENSUALTOTAL ANUALCOSTO OPERACIN POR MINUTO% DE RUBRO

1ALIMENTACION Y ASEO203,152.437,800,004706,07

2SUMINISTROS DE LIMPIEZA106,751281,000,002473,19

3BOTIQUIN75,80909,600,001752,27

4TRANSPORTE180,002160,000,004175,38

5CAPACITACION PERSONAL750,009.000,000,0173622,41

6TELEFONO130,001.560,000,003013,89

7LUZ25,00300,000,000580,75

8AGUA15,00180,000,000350,45

9INTERNET60,00720,000,001391,79

10ARRIENDO700,008.400,000,0162020,92

11SUMINISTROS Y MATERIALES75,00900,000,001742,24

12DEPRECIACION1025,4012.304,800,0237430,64

TOTAL3346,1040153,200,07746100

3.3. HOJA DE COSTOS TOTAL POR MINUTO

HOJA DE COSTOS TOTAL POR MINUTO PANIFICADORA TITO`S

CODIGOCARGOCOSTO PERSONAL POR MINUTOCOSTO OPERACION POR MINUTOCOSTO TOTAL POR MINUTO

1GERENTE 0,0650,077460.1425

2SECRETARIA0,0380,077460,1155

3CONTADOR0,0470,077460,1245

4PANADERO0,0400,222230,2622

5PASTELERO0,0320,222230,2542

6GUARDIA0,0320,222230,2542

7CAJERA0,0380,077460,1155

36

3.4. SIMBOLOGIA ISO

3.5 Diagrama de bloques de cada ProcesoPLANIFICACIN ESTRATGICAINICIOPlanificacin EstratgicaFINDifusin de estrategia de ejecucinFormulacin de la estrategia de ejecucinConsulta a organismos financierosAnlisis y ajuste del Plan Global de InversionesOrganizacin de talleres.Definicin de las metas.Anlisis de objetivosPrograma de trabajo para planificacin estratgicaOrganizacin del proceso de Planificacin

ADQUISICIN DE MATERIAS PRIMAFININICIOAdquisicionesSeleccin de ProveedoresNegociacin de precios para conveniencia.

Comparacin de PreciosAnlisis de los proveedores

PRODUCCIN

FININICIOProduccinProducto terminado listo para la venta.Decorar los productosDejar en reposo a los productosHornear los productosDar forma del producto deseadoMezcla de los ingredientes utilizados Recepcin de materia prima

COMERCIALIZACINFININICIOVentasCliente satisfechoMantener una relacin comercial con el clienteSugerir la adquisicin de ms productosConcretar la ventaNegociar la ventaResponder las inquietudes de los clientesExhibir los productosIdentificar necesidades del clienteLista de Precios y productos

ADMINISTRATIVO

FINMisin, Visin, Objetivos, Estrategias, PolticasINICIOProceso AdministrativoToma de DecisionesIntegracin de RecursosDireccin Descripcin de ActividadesDivisin del TrabajoOrganizacinPlaneacin

FINANCIEROFININICIOProceso FinancieroEjecucin del proyectoDesignacin de RecursosFinanciamientoDiseo de proyectosAnlisis de la necesidad identificadaIdentificacin de necesidades

3.6 Anlisis de cada Proceso utilizando la diagramacin y Reportes de Novedades EncontradasEMPRESA TITOSDiagramacin

Logotipo

Nombre del proceso: GOBERNANTENombre del subproceso: ASIGNACION DE RECURSOSCdigo: 1.5Lugar y Fecha: Quito, 20 de mayo del 2014

Inicio: DISPONIBILIDAD DE RECURSOSResultado: ENTREGA DE RECURSOS Alcance Desde: 01/05/2013 hasta: 20/05/2013

Tiempo del ciclo: 178

Costo de ciclo de proceso: $30.12Eficiencia en tiempo: 25.28%Eficiencia en costo: 23.90%Frecuencia :SEMANALVolumen: 2

NResponsableActividadSimbologaTiempo minutosCostoProblemas detectados

AVNAVAVNAV

1CONTADORREVISION DE LOS RECURSOS DISPONIBLES X304.80EL ARCHIVO VIRTUAL NO ESTA ORDENADO DE IGUAL FORMA EL ARCHIVO FISISCO

2SECRETARIAENTREGA DE DATOS DE RECURSOS DISPONIBLESX283.92NO ENTREGA INMEDIATAMENTE LOS DATOS REQUERIDOS

3GERENTE REVISION DE FORMULARIOS DE RECURSOS DE LOS DEPARTAMENTOS 153.00SE TARDAN DEMASIADO EN ENVIAR LOS FORMULARIOS DE CADA DEPARTAMENTO

4GERENTEESTUDIO Y DECISIN DE DISTRIBUCION DE RECURSOS X204.00

5GERENTE REUNION CON LOS JEFES DEPARTAMENTALES PARA INFORMAR SOBRE LA ASIGNACION DE RECURSOSX306.00LAS NECESIDADES REQUERIDAS RECIEN SALEN A LA LUZ

6GERENTEMODIFICACIONES DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOSX204.00NO HAY CONCORDACNIA CON LO ESTABLECIDO

7CONTADORREGISTRO CONTABLES X152.4EL SITEMA TIENE FALENCIAS PARA EL REGISTRO

TOTAL451137.2022.92

66

MEMORANDUM

PARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOS

DE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis del proceso Asignacin de RecursosLugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones: El anlisis de realizado es con el objetivo de detectar los problemas que estn afectado el proceso de asignacin de recursos, pues ha existido varias sugerencias y molestias de parte de los niveles departamentales adems con el este anlisis podemos encontrar soluciones y realizar modificaciones que beneficia al proceso en estudio. El tiempo que el grupo ha utilizado para el anlisis de este proceso ha sido de una semana en la cual se han detectado las siguientes novedades:

NOVEDADES CUANTITATIVAS:En el presente proceso analizado se ha detectado que para llevar acabo con este es necesario la utilizacin de siete actividades cuyo tiempo de ciclo o duracin del proceso es 158 minutos empleados en todo el proceso. El costo de ciclo del proceso una vez determinada el costo individual de cada trabajador se ha determinado que es de un costo total de $30.12, por otro lado tenemos la eficiencia en tiempo del proceso tiene un 6.49% mientras que la eficiencia en costo es de un 6.77% la frecuencia con que se realiza la asignacin de recursos a cada rea es semanalmente y finalmente el volumen corresponde a 5 reas que se debe cubrir en ese lapso y en esa frecuencia

NOVEDADES CUALITATIVAS:Los problemas detectados en este proceso fueron los siguientes: Al realizar la revisin de los recursos de los que dispone la empresa para continuar con su actividad normal no encontramos con la novedad de que los archivos tanto virtuales como los fsicos no estaban debidamente llevaos ya que existe amplia prdida de tiempo al tener que fijar exactamente cul es la disponibilidad actual, se sabe que el registro virtual es una herramienta gil pero como no estaba bien ordenada no facilita que se cumpla con los objetivos propuestos La entrega de datos de recursos disponibles queda en manos y en responsabilidad de la secretaria, que mediante el anlisis desarrollado se ha detectado que no se entrega inmediatamente los documentos que son requeridos con suma urgencia y existe demora para continuar con las dems actividades Los diferentes departamentos tiene la obligacin de enviar los formularios con los requerimientos urgentes y no urgentes para el desarrollo de sus actividades, pero en su gran mayora tardan demasiado y en ocasiones es necesario recordarles que tenan que enviar los formularios lo cual provoca una descoordinacin en la ejecucin de actividades Las necesidades de recursos que deban haber sido expresadas en los formulario son expuestos en la reunin que se realiza con todos los jefes de rea lo cual produce una prdida de tiempo ya que el trabajo o la actividad desarrollado anteriormente no tiene ningn efecto ni ser ejecutado Por no concordancia con lo establecido en la anterior tarea se tendr que realizar ajustes para definitivamente establecer la distribucin definitiva de los recurso En el rea contable registramos la novedad de que el sistema contable se est haciendo cada vez ms lento por lo que impide que se agilite el proceso de registro contable.

Atentamente:Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N6

EMPRESA TITOSDIAGRAMACION

MEMORANDUMPARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOS

DE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis del proceso de Elaboracin de PresupuestoLugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones: El anlisis realizado es con el objetivo de detectar los problemas que estn afectando el proceso para la elaboracin del presupuesto, pues ha existido varias factores que impiden un correcto proceso de la elaboracin del presupuesto adems con el este anlisis podemos encontrar soluciones y realizar modificaciones que beneficiar al proceso en estudio. El tiempo que el grupo ha utilizado para el anlisis de este proceso ha sido de una semana en el cual se han detectado las siguientes novedades.

NOVEDADES CUANTITATIVAS:En el proceso de elaboracin del presupuesto se ha detectado que se realiza 6 actividades.Tiempo de ciclo o duracin del proceso: 115 minutos empleados en todo el proceso. Costo de ciclo del proceso: tiene un costo de $19,70Eficiencia en tiempo: el proceso tiene un 8,70%Eficiencia en costo: se ha detectado que tiene un 8,12 %La frecuencia: se realiza mensualmente la elaboracin de un presupuesto.Volumen: elaboracin de 2 presupuestos.

NOVEDADES CUALITATIVAS: Los problemas detectados en este problema fueron los siguientes:

En la actividad de ir al registro de la informacin del presupuesto existe una prdida de tiempo ya que los archivos fsicos y virtuales no estn debidamente organizados y su informacin es errneos lo que impide que se logre dar dicha informacin y poder hacer sus respectivos pagos. En el archivo de documentos no existe una correcta eficiencia para poder optimizar el tiempo que es gradualmente necesario en el proceso. La actividad del gerente por su cuenta elaborar un presupuesto que contengan todos los factores que se requieren lo cual no lo hace lo que dificulta que las dems actividades se realicen con eficiencia. La actividad de aprobacin es detenida por el administrador ya que al terminar el presupuesto tiene que ser aprobado y ser registrado cada uno para pago correspondiente. En la actividad de la elaboracin del cheque se presenta falencias en el sistema puesto que este es un sistema que se ha venido trabajando durante varios aos y necesariamente debera ser sustituido por un nuevo, el mismo que permita la agilidad de esta tarea. Para que todos los factores del presupuesto funcionen tiene que ser pagados y as poder usar sus servicios a beneficio de la empresa con el fin de mantener satisfechos a nuestros clientes.

Estas son las novedades que en el anlisis de este proceso se ha podido identificar los cuales estn afectando o creando problemas o dificultades en el proceso de elaboracin del presupuesto.

Atentamente;

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N6EMPRESA TITOSDIAGRAMACION

Logotipo

Nombre del proceso: BsicoNombre del subproceso: DIFUSION Y PUBLICIDAD DEL SERVICIO Cdigo3.3Lugar y Fecha:QUITO, 20 de mayo del 2014

InicioNECESIDAD DE PROMOVER LA EXISTENCIA DEL NEGOCIO E INFORMAR EL TIPO DE SERVICIO.ResultadoATRACCION DE CLIENTESAlcance:Desde:01/05/2014 Hasta:31/05/2014

Tiempo del ciclo: 128Costo de ciclo de proceso: $22.72Eficiencia en tiempo: %

Eficiencia en costo:

Frecuencia: MENSUALVolumen : 2 PUBLICISTAS clientes

NRESPONSABLEACTIVIDADSIMBOLOGATIEMPO MINUTOCOSTODISTANCIA METROSPROBLEMAS DETECTADOS

AVNAVAVNAV

1GERENTEVe la necesidad de atraer clientes y expandir el negocio.x5010No tiene amplia visin emprendedora para atraer ms clientes.

2ADMINISTRADORCoordina la planificacin de la publicidad.x285.32Mala coordinacin de publicidad; solo planifica a corto plazo.

3SECRETARIAContacta a los publicistas y elaboracin del contrato. x121.68Poca destreza en la elaboracin de contratos.

4CONTADORRegistro contable de la publicidad.x50.8

5CONTADORElaboracin de cheque a publicistas.x152.4Falencias en el sistema de impresin de cheques

6AUXILIARDeposita en la cuenta corriente para tener fondos.x182.52

SUMA51230.821.92

MEMORANDUMPARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOS

DE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis de la difusin y publicidad del negocioLugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones: En la ciudad de quito la empresa administradora de bienes inmuebles EMPRESA TITOS desarrolla sus actividades con normalidad. Despus de una charla con el coordinador del grupo y el gerente general se decide realizar un anlisis complejo de los procesos que realiza la EMPRESA TITOS para poder medir con mayor exactitud la eficiencia y eficacia de los mismos.NOVEDADES CUANTITATIVAS: El proceso analizado es un proceso bsico de apoyo, denominado DIFUSIN Y PUBLICIDAD DEL NEGOCIO y cuenta con las siguientes novedades cuantitativas:Nmero de actividades6

Tiempo de duracin30 das

Costo del ciclo21.72

Eficiencia de tiempo3,90%

Eficiencia en costo3,52%

Frecuenciamensual

Volumen2

NOVEDADES CUALITATIVAS: El proceso de DIFUSIN Y PUBLICIDAD DEL NEGOCIO respecto a eficiencia en tiempo y en costo no es alto pues solo alcanzan un promedio de 3.77% el cual puede ser ocasionado por los siguientes problemas: El gerente posee una visin muy pequea al tratarse de buscar mercado y clientes directos para incrementar el tamao del negocio. El administrador del negocio realiza una planificacin de publicidad a corto tiempo; es decir busca propaganda solo por temporadas y no de una forma fija. La secretaria tarde demasiado en elaborar los contratos con los publicistas; tiene pocas destrezas utilizando el programa informtico. El sistema cuenta con falencias al momento de imprimir los cheques; la impresora est en mal estado. Es todo en cuanto puede informar el grupo nmero 2 respecto a este proceso.

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N 6

EMPRESA TITOSDIAGRAMACION

NOMBRE DEL PROCESO: Cobro de cuotas mensualesNOMBRE DEL SUBPROCESO:CODIGO:LUGAR Y FECHA: Quito, 30-05-2014

INICIO: Ponerse de acuerdo con el valor de las alcuotas.RESULTADO: Cobrar el valor exacto de las cuotas.ALCANCEDESDE: 01-05-2014HASTA: 31-05-2014

TIEMPO DE CICLO: 250 MINUTOSCOSTO DE CICLO O PROCESO: 15.95EFICIENCIA EN TIEMPO: 20%EFICIENCIA EN COSTO: 9.40%FRECUENCIA:MENSUALVOLUMEN:25 departamentos

NRESPONSABLE:ACTIVIDAD:SIMBOLOGIATIEMPO MUNUTOSCOSTO $DIST.METROSPROBLEMASDETECTADOS

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1GerenteFijar una cuota mensualX606No ocupa el tiempo necesario para las reuniones

2ContadorCobro de cuotas mensualesX454.05No conoce el valor de las cuotas

3ContadorRegistro de la alcuotasX301.80No maneja bien el sistema contable

4ContadorRegistro de facturasX301.20No maneja bien el sistema contable

5

SecretariaAtender a los copropietarios de los dptos.X351.40No est en el puesto de trabajo

6EmpleadoMantenimiento del edificioX501.50No realiza bien el mantenimiento del edificio

TOTAL502001.5014.45

MEMORANDUMPARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOSDE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis del proceso del Control de AlcuotasLugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones:

Este anlisis sobre el pago a proveedores se realiza ya que en los ltimos meses se ha detectado muchas fallas y demora en dichos cobros, es decir, el propsito es agilitar el cobro de las alcuotas mensuales a los copropietarios del edificio.

Este proceso se realiz dentro de la empresa durante cuatro meses, el cual estuvo a cargo el grupo N 6.

NOVEDADES CUANTITATIVAS:

El proceso analizado que es el cobro de alcuotas mensuales estuvo compuesto por seis actividades en las cuales intervinieron la secretaria, el contador, el auxiliar contable, la persona encargada del mantenimiento y usted; que tuvo un tiempo de duracin de 250 minutos y un costo de $ 15,95 ctvs. Por minuto, esta evaluacin tuvo una frecuencia mensual y un volumen de 25 copropietarios. Adems que la eficiencia en tiempo fue del 20% y su eficiencia en costo fue del 9.40%.

NOVEDADES CUALITATIVAS:

El seor gerente que es que coordina con el presidente del edificio para las reuniones con motivo de acordar las alcuotas mensuales de cada oficina no tiene el tiempo suficiente para hacerlo de una manera adecuada y sin apuros.

El administrador del edificio no lleva un control de los meses que debe cada oficina y cobra meses indebidos, tambin se pudo apreciar que no conoce el valor de las alcuotas.

Durante la evaluacin se pudo apreciar que la seorita secretaria no estaba en su lugar de trabajo todo el tiempo as que no haba quien reciba las facturas que nos venan a entregar y tambin que dichas facturas eran perdidas ya que no exista un sistema de archivo.

El seor contador y la seorita auxiliar contable al momento de ingresar la informacin de las facturas de las alcuotas cobradas muestran que no conoce bien el funcionamiento del sistema que se utiliza en la empresa.

Los copropietarios del edificio no estn satisfechos con el mantenimiento que realiza el conserje ya que no muestra inters en su trabajo

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO NEMPRESA TITOSDIAGRAMACIN

MEMORANDUMPARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOSDE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis de seguridadLugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones: Se realiz el anlisis de procesos seguridad en la EMPRESA TITOS, para destacar la importancia que tiene este en el correcto funcionamiento del local de la entidad, realizamos el estudio del mismo ubicada en la ciudad de Quito, sector La mena en el mes de marzo de 2013.El propsito es dar una solucin a los problemas que acarrea la seguridad en el local comercial y la delincuencia que existe en la ciudad, para generar un ambiente de seguridad dentro del edificio y sus propietarios.

NOVEDADES CUANTITATIVAS: Seguridad, consiste en una serie de actividades que se dan simultnea o consecutivamente para seguridad de los propietarios y arrendatarios del local comercial administrado por nuestra empresa, el tiempo de duracin es de 365 das, el costo del ciclo es de $39,63, la eficiencia en tiempo es de 18.22%, la eficiencia en costos es de 18.16%, la frecuencia es mensual y el volumen es de 3 personas.

NOVEDADES CUALITATIVAS: Se detecta inconsistencia en los contratos a firmar por parte del gerente, la persona encargada de verificar si los guardias cuentan con el equipo necesario para que se desenvuelvan en su trabajo, se da porque la empresa de seguridad no da todas las condiciones necesarias para sus trabajadores. En contabilidad no existe un registro en los proveedores de servicios de la empresa de seguridad encargada del edificio. Adems cuando est el contrato est ya listo para su archivo el asistente contable se da cuenta que el en el contrato falta la firma del gerente de la empresa de seguridad. La secretaria cuando llegan los guardias para tomar sus puestos de trabajo no est en su sitio lo que ocasiona una demora en el reconocimiento de los puestos de trabajo. Los equipos de funcionamiento de las reas comunales del edificio estn en mal estado lo que ocasiona que los guardias no conozcan el funcionamiento efectivo de los equipos para cuando exista una emergencia en el sitio.

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N 6

EMPRESA TITOSDIAGRAMACION ContadorGerente

MEMORANDUMPARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOSDE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Levantamiento y anlisis de apoyo Pago a proveedores Lugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones:El anlisis de realizado es con el objetivo de detectar los problemas que estn afectado el proceso de pago a proveedores, pues ha existido varias sugerencias y molestias de parte de los proveedores adems con el este anlisis podemos encontrar soluciones y realizar modificaciones que beneficia al proceso en estudio. El tiempo que el grupo ha utilizado para el anlisis de este proceso ha sido de una semana en la cual se han detectado las siguientes novedades:

NOVEDADES CUANTITATIVAS: En el proceso de pago a proveedores se ha detectado que se realiza seis actividadesTiempo de ciclo o duracin del proceso: 77 minutos empleados en todo el procesoCosto de ciclo del proceso: tiene un costo de $11,82 Eficiencia en tiempo: el proceso tiene un 6.49% Eficiencia en costo: se ha detectado que tiene un 6.77%La frecuencia: el pago se realiza quincenalmente a los proveedoresVolumen: el pago corresponde a cinco proveedores

NOVEDADES CUALITATIVAS: Los problemas percibidos en la las diferentes actividades del proceso son los siguientes:Los problemas detectados en este problema fueron los siguientes: En la actividad de ir al registro de cuentas por pagar proveedores existe una prdida de tiempo ya que los archivos fsicos y virtuales no estn debidamente ordenados lo que impide que se logre dar con el paradero de los proveedores a los que se debe realizar el respectivo pago. En el archivo de documentos no existe una correcta eficiencia para poder optimizar el tiempo que es gradualmente necesario en el proceso. Al momento de realizar la solicitud para la aprobacin del pago, se emplea demasiado tiempo en realizar el respectivo documento, lo que impide u obstaculiza la continuidad de proceso y existe una paralizacin de mucho tiempo. La actividad de aprobacin del pago existe la novedad de que no se da prioridad a los proveedores cuyo derecho es recibir su pago y su obligacin es continuar entregando sus bines o servicios a la empresa. en la actividad de la elaboracin del cheque exstela falencia del sistema puesto que este es un sistema que se ha venido trabajando durante varios aos y necesariamente debera ser sustituido por un nuevo, el mismo que permita la agilidad de esta tarea. Estas son las novedades que en el anlisis de este proceso se ha podido identificar los cuales estn afectando o creando problemas o dificultades en el proceso de pago a proveedores.

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra Saltos COORDINADOR GRUPO N 6

EMPRESA TITOSDIAGRAMACION

NOMBRE DEL PROCESO: Habilitante de ApoyoNOMBRE DEL SUBPROCESO: Pago de nminaCODIGO: 5.4LUGAR Y FECHA: Quito, 09-05-2014

INICIO: Calculo de sueldo y horas extrasRESULTADO: Empleado satisfecho por el cobroALCANCEDESDE: 01-05-2014HASTA: 31-05-2014

TIEMPO DE CICLO: 270COSTO DE CICLO O PROCESO: 45,20EFICIENCIA EN TIEMPO: :EFICIENCIA EN COSTO: FRECUENCIA:MENSUALVOLUMEN:5

NRESPONSABLE:ACTIVIDAD:SIMBOLOGIATIEMPO MUNUTOSCOSTO $DISTANCIAMETROSPROBLEMASDETECTADOS

AVNAVAVNAV

1SECRETARIACalcular valores para el rol de pago.X405,60No tiene el registro completo de las horas de ingreso y salida.

2contadorRevisar valores para el pago.X304,20No tiene el registro de los anticipos.

3CONTADOREmitir cheques.X7011,20No tiene la cantidad de cheques necesarios.

4contadorRevisar pagos

X407,60No revisa los pagos por no estar en su puesto de trabajo.

5

GERENTEAutorizar pagosX10020,00Ausente en su puesto de trabajo

6EMPLEADOEntregar los cheques.X607,80Pierde registro de pagos.

SUMA7027011,2045,20

MEMORANDUM

PARA: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOSDE: FRAGA DARWIN IBARRA PAUL NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICA SOTO EVELYN YUGSI ERIKA Asunto: Anlisis de Proceso Habilitante de pago de nmina Lugar y fecha:Quito, 20 de Mayo del 2014

De mis consideraciones:

Para mejorar el desempeo de cada uno de los integrantes de nuestra EMPRESA TITOS analizamos la funcin de cada uno, en el proceso de pago de nmina, en sus respectivas actividades, El tiempo utilizado por el grupo para el anlisis del respectivo proceso, ha sido de dos das, en donde se han detectado las siguientes novedades:

NOVEDADES CUANTITATIVAS:El pago de nmina tiene un tiempo de ciclo de 270 minutos un costo de $ 45,20, su eficiencia en tiempo es del 26%, la eficiencia en costo es del 4%, con una frecuencia mensual y un volumen de 6 empleados.

NOVEDADES CUALITATIVAS:En el anlisis realizado se ha detectado lo siguientes problemas: La secretaria no cuenta con el registro completo de la hora de ingreso y de salida, de los empleados, causando que el control de horas de trabajo no sean confiables y no le permitan registrar en forma acertada jornada diaria de cada uno de los empleados. El auxiliar contable, por no tener una adecuada organizacin en sus documentos, el registro de anticipos de los empleados se le perdi, y no tiene un respaldo informtico, retrasando el clculo del valor a pagar a los empleados. El contador, no pidi una nueva chequera a tiempo, por lo que al momento de girar los respectivos cheques de pago a empleados, no contaba con los necesarios para el efecto. El administrador, no revisa los pagos a tiempo, porque no est en su lugar de trabajo, debido a que sali a una cita mdica. El gerente, no autoriza los respectivos pagos, debido a que sali de su puesto de trabajo, por motivos de una reunin fuera de las instalaciones de la empresa. El empleado, extrava el registro de pagos, por lo que no registra completamente la entrega de cheques.

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N 6

3.7 MATRIZ DE ANALISIS RESUMIDAEMPRESA TITOS

NNOMBRE DEL PROCESOS SELECCIONADON DE ACTIVIDADES O PASOSFRECUENCIAVOLUMENTIEMPO

COSTOEFICIENCIANOVEDADES ENTRONTRADAS

AVNAVTOTALAVNAVTOTALTIEMPOCOSTO

1ASIGNACION DE RECURSOS8SEMANAL2451131587,222,9230,1225,28%23,90%NO van de acuerdo con las necesidades.

2PRESUPUESTO6MENSUAL2101051151,618,119,78,70%8,12%No va de acuerdo con los gastos.

5PUBLICIDAD6MENSUAL251231280,821,9222,723,90%3,52%No se coordinan bien las publicidades.

4COBRO DE CUOTAS MENSUALES6MENSUAL25502002501,514,4515,9520%9,40%Desacuerdo en el valor de las alcuotas.

5SEGURIDAD6MENSUAL5452022477,2032.4339,6318,22%18,16%Los guardias no disponen de equipos y materiales necesarios para realizar sus labores.

6PAGO A PROVEEDORES6QUINCENAL 3572770.8011.026,.49%6.77%La prdida de las facturas. (Archivo)

7PAGO DE NMINA6MENSUAL67027034011,245,256,426%4,0%No existe el suficiente presupuesto.

3.8 INFORME FINAL DEL ANLISIS

Este informe se hizo con la finalidad de conocer los principales problemas que existen en la empresa, as como los responsables de cada actividad o proceso.Esta investigacin estuvo a cargo del grupo N 6 y tena como coordinador al Sr. IBARRA PAUL y como integrantes a FRAGA DARWIN NEIRA JONATHAN RODRIGUEZ KATHERINE SALDAA VERONICASOTO EVELYN YUGSI ERIKA; cabe recalcar que todos hicimos la investigacin en grupo.

Los principales problemas detectados fueron los siguientes:En el proceso de cobro de alcuotas se encontraron los siguientes problemas: No ocupa el tiempo necesario para las reuniones No conoce el valor de las alcuotas No maneja bien el sistema contable No maneja bien el sistema contable No est en el puesto de trabajo No realiza bien el mantenimiento del edificio En el proceso de pago a proveedores se encontraron las siguientes novedades: Ausencia del gerente Datos inconsistentes en las facturas, No llena los talonarios de las chequeras, No realiza todos los comprobantes de egreso, Pierde las facturas, No llena el registro de entrega. En este punto son los problemas ms importantes con respecto al funcionamiento de la empresa. Destacando tambin que los problemas de cada proceso se encuentra en el diagrama individual de los procesos.

Atentamente,

Paul Adrin Ibarra SaltosCOORDINADOR GRUPO N6

3.9 REPORTE DE NOVEDADES

Para: Sr. Edison ReyesGERENTE GENERAL DE TITOSCC: ArchivoDe: Srta. Rodrguez KatherineFecha: 26/05/2014Asunto: Adquisicin de Materia PrimaRealizado el anlisis del proceso: Adquisicin de Materia Prima, se encontr lo siguiente:NOVEDADES CUANTITATIVASIngreso: Orden de CompraCosto: 115.50Tiempo: 165

Resultado: Materia PrimaEficiencia en Tiempo: 75.76%Eficiencia en Costo: 77.92%

Frecuencia: SemanalVolumen: 1

El tiempo del siglo del proceso es de 165 minutos, de los cuales 125 minutos son los que agregan valor y 40 minutos son los que no agregan valor los cuales generan el 75.76% en eficiencia en tiempo y el 77.92% en eficiencia en el costo.NOVEDADES CUALITATIVAS Delega responsabilidades Implemento una normativa para uso de celulares Implemento de correo electrnico Revisin de materia prima Maquinaria adecuada Implemento de caramas de seguridad.

Atentamente,

Srta. Rodrguez Katherine

3.10 INFORME FINALEl presente informe tiene como objetivo dar a conocer los diferentes procesos de una empresa y realizar un anlisis de cada uno de ellos, para esto hemos aplicando todo lo ha prendido en clases, mediante este trabajo damos a conocer a nuestra Empresa y sus diferentes novedades que se ha encontrado en los anlisis de procesos, nuestra empresa se llama TITOS la cual se dedica a la produccin y comercializacin de la industria mecnica, est ubicada en el sector la Mena.

Para el presente trabajo hemos utilizado varias herramientas entre estas estn las que el profesor de ctedra el Ing. Armando Mora nos ha dado en clases como son: Cadena de Valor y Mapa de procesos integrada de la empresa. Inventario de Procesos Seleccin de Procesos Hoja de Costos por minuto del personal de operaciones Simbologa Diagrama de anlisis de los procesos Reporte de las novedades Encontradas Matriz de anlisis Resumida

CONCLUSIONES1. Con la utilizacin de varias herramientas de anlisis de procesos, podemos conocer cmo se est desarrollando la empresa, identificando los principales problemas que impiden reducir costos y tiempos para alcanzar la eficiencia y efectividad.2. Mediante el listado de inventario de procesos, la principal actividad de la empresa es: el cobro de alcuotas y pago a proveedores, para el mantenimiento y seguridad adecuado de los edificios.3. Mediante la diagramacin podemos identificar los puntos fuertes y dbiles de la empresa, y de esta forma poder tomar los correctivos necesarios.4. En la cadena de valor y mapa de procesos nos da una visin general de la empresa acerca de los procesos que se ejecutan en la misma. 5. La empresa cuanta con una buena administracin, pese a que cuenta con reducidos recursos humanos, gracias a la correcta asignacin de tareas y recursos (financieros, materiales)RECOMENDACIONES

1. Realizar el anlisis de procesos semestralmente, en el que cada uno de los procesos debe ser analizado en forma detallada con sus respectivas diagramaciones, reporte de novedades y adicionalmente para facilitar el manejo de la informacin con una matriz de anlisis resumida.2. Se debe hacer un control permanente en cartera, si es necesario seguir juicios de coactiva a los condminos, para obtener los fondos necesarios y as sustentar las actividades primordiales en las reas comunales.3. Debe existir una correcta supervisin de las funciones del personal, porque se ha detectado mediante la diagramacin que existe desperdicio de recursos (tiempo y costo).4. La cadena de valor y mapa de procesos deben ser estructurados en forma clara y sencilla para una mejor comprensin, a quienes van a estar dirigidos estos instrumentos.5. Por la buena administracin que mantiene la empresa debe expandir sus operaciones abriendo nuevo mercado en el resto de la ciudad.BIBLIOGRAFIA

Consulta en libros

Libro Dr. Galo Moreno Flores, (Planificacin Estratgica) 2010, Quito-Ecuador

Jos A. Prez de Velasco (Gestin por Procesos), 2010-V

Administracin Tomo 1; Dra. Sandra Dvila Zambrano

Desarrollo De La Materia De Administracin Por Procesos Gua De Aprendizaje, Dr. Galo Moreno vilez, Jos, Wikilearning, El estudio del trabajo en los sistemas de procedimiento de oficina Simbologa Bsica. 2006. Disponible en el sitio electrnico: http://www.wikilearning.com/monografia/el_estudio_del_trabajo_en_los_sistemas_de_procedimiento_de_oficinas-simbologia_basica/16615-5 Consulta de pginas electrnicas:

Becerra, Leonardo. Flujogramas. Sitio electrnico monografias.com. Disponible en el sitio electrnico: http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

Enciclopedia Libre Wikipedia, Diagrama de flujo. Disponible en el sitio electrnico: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

Fundacin Gabriel Piedrahita Uribe, EDUTEKA. Organizadores Grficos, Diagramas de Flujo. 2007. Disponible en el sitio electrnico: http://www.eduteka.org/modulos.php?catx=4&idSubX=116

Guzmn, Anna, Diagrama de flujo. Sitio electrnico monografias.com. Disponible en el sitio electrnico: http://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtml

Instituto Politcnico Nacional. Simbologa diseo de estructuras administrativas. Centro de Estudios Cientficos y Tecnolgicos N.13 Ricardo Flores Magn. Mxico. Disponible en el sitio electrnico: http://www.cecyt13.ipn.mx/ct13/plataforma/estructuras/recursos/material/pdf/capitulo2.pdf

Martnez Enrquez, Miguel ngel. Aspectos generales de los diagramas de flujo. CENETEC. Disponible en el sitio electrnico: http://www.cenetec.salud.gob.mx/descargas/gpc/reunionMayo2008/diagramas_flujo.pdf

Sitio electrnico Slideboom. Diagrama de flujo de proceso. Disponible en el sitio electrnico: http://www.slideboom.com/presentations/58117

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