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PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE COMPRAS DE FOGEL ANDINA
S.A.S
LEIDY DIANA CUELLAR MONTOYA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2014
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PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE COMPRAS DE FOGEL ANDINA
S.A.S
LEIDY DIANA CUELLAR MONTOYA
TUTORA
FAISURY HERRERA QUIMBAY
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2014
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 7
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................... 8
1.1. RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................ 8
1.2. MISIÓN ...................................................................................................... 9
1.3. VISIÓN ....................................................................................................... 9
1.4. VALORES CORPORATIVOS .................................................................. 10
1.5. POLÍTICA DE CALIDAD .......................................................................... 10
1.6. SERVICIOS QUE PRESTA ...................................................................... 10
1.7. NÚMERO DE EMPLEADOS .................................................................... 11
1.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................ 13
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN .......................................... 14
3. EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................... 18
4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN ........................................... 19
5. OBJETIVOS .................................................................................................... 20
5.1. GENERAL ................................................................................................ 20
5.2. ESPECÍFICOS ......................................................................................... 20
6. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 21
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ........................................ 27
8. PRESENTACIÓN Y ÁNALISIS DE LOS RESULTADOS ................................ 29
9. CONCLUSIÓN ................................................................................................ 33
10. RECOMENDACIONES ............................................................................... 34
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................... 38
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Análisis DOFA ............................................................................... 11
Ilustración 2. Estructura organizacional ............................................................. 13
Ilustración 3. Formato de Reclamo por Reposición ............................................... 29
Ilustración 4. Registro de Seguimiento .................................................................. 30
Ilustración 5. Listado de Seguimiento de las Órdenes de Compra ........................ 31
Ilustración 6. Seguimiento de Órdenes de Compra con Nota o Evento ................ 35
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LISTA DE ANEXO
ANEXO 1 ............................................................................................................... 36
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SÍSTESIS
En la actualidad el departamento de compras para cualquier empresa o compañía es de vital importancia para el comportamiento productivo de ésta, puesto que permite la búsqueda de alternativas para obtener los insumos al precio más bajo disminuyendo el costo del producto final y aumentando las utilidades de la empresa. Este documento describe el proceso que implementa el departamento de compras de Fogel Andina S.A.S y las estrategias que serán efectuadas para mejorar dicho proceso.
Descriptores: Orden de compra, Sistema Uno Inter Prises, Trazabilidad
ABSTRACT
In present business operations the purchasing department for any business or company is vital to the productive performance of the company, since it allows the search for alternatives and obtaining the lowest prices from its suppliers. By decreasing the cost of the final product and increasing the profits of the company. This document describes the process needed to implement the strategy of the purchasing department of Fogel Andina S.A.S.
Descriptors: Purchase Order System One Inter Prises, Traceability
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INTRODUCCIÓN
Fogel Andina S.A.S es una empresa creada para atender al mercado suramericano, cuya actividad es la fabricación y comercialización de equipos de refrigeración, su objetivo principal es consolidar su crecimiento, mediante una mayor participación en el mercado.
Es así, como según el plan estratégico de Fogel Andina S.A.S implementa una serie de estrategias que apuntan al incremento de las ventas, al margen de contribución, a la reducción de los costos, a la contención del crecimiento de los gastos y la reducción de los costos de financiamiento del capital de trabajo con el fin de lograr su objetivo.
De este modo, el departamento de compras se convierte en un determinante para obtener buenos resultados en la disminución de los costos de los insumos y mejorar la rentabilidad de la empresa; de esta manera surge la necesidad que el departamento tenga un buen proceso, no solo al momento de realizar las negociaciones con los proveedores minimizando los costos o emitiendo las órdenes de compra a tiempo, sino también mejorando los seguimientos de las mismas.
Por consiguiente, el presente trabajo se enfoca en las estrategias que debe implementar el departamento de compras, para mejorar los seguimientos de las órdenes de éstas y así controlar las fechas de entrega de los proveedores, con el fin que el departamento sea eficiente y contribuya con el objetivo de la empresa.
Tomando en cuenta lo anteriormente planteado, este trabajo se referencia de documentos sobre otras empresas que han mejorado el departamento de compras mediante estrategias que incluyan el seguimiento de las órdenes de compra.
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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
FOGEL, en Centro América, dio sus primeros pasos en 1967 cuando el Sr. William Fogel se asoció con unos inversionistas centroamericanos, con el propósito de aprovechar la instauración del Mercado Común Centroamericano y atender la incipiente pero prometedora demanda de Refrigeración Comercial en al área.
En 1981 los problemas políticos en Nicaragua Fogel se traslada a Guatemala, en donde fundaron la nueva fábrica, Refrigeradores de Guatemala S.A, gracias a su liderazgo en el mercado y a la preferencia de las principales firmas de bebidas gaseosas, cervezas, jugos y refrescos naturales, lácteos, avícolas, empacadoras de embutidos, hielo, helados y otros productos alimenticios, se ha logrado impresionantes tasas de crecimiento. En 2007, FOGEL ANDINA, SA es fundada en Cali, Colombia, para atender a todo el mercado andino.
Refrigeradores de Guatemala, SA –REFRIGUA– cambió su nombre comercial a FOGEL DE CENTROAMÉRICA, SA en octubre de 2007, actualmente atiende a clientes en 34 países en todo el continente americano, el Caribe y África, siendo sus principales clientes las industrias cerveceras, embotelladoras de bebidas carbonatadas, industrias de bebidas no carbonatadas tales como las industrias de bebidas isotónicas y embotelladoras de agua purificada, industrias lácteas y fabricantes de helados. También en 2007, FOGEL ANDINA, SA es fundada en Cali, Colombia, para atender a todo el mercado andino, consolidándose rápidamente como líder en la región con una capacidad de producción inicial de 12,000 unidades por año, creciendo a la capacidad actual de 36,000 unidades por año.
Hoy en día se constituye como una sociedad Anónima Simplificada (S.A.S) ya que brinda beneficios al no exigir un número de accionistas determinado permitiendo que la sociedad pueda ampliar o reducir el número de sus accionistas a su conveniencia, desaparece la responsabilidad laboral y
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tributaria que recae sobre los socios de las sociedades limitadas, el objeto social de la sociedad puede ser abierto, es decir, que puede hacer todo aquello que no esté prohibido por la ley, además, no es necesario que el representante legal tenga un suplente, ayudando así, a reducir los costos.
Adicional a esto, producen más de 120 modelos diferentes de equipos de refrigeración, con una variedad de más de 250 versiones de estos modelos para atender a los mercados y a los clientes anteriormente mencionados.
1.2. MISIÓN
Somos una empresa que provee equipos de refrigeración comercial, confiables, duraderos y adaptados a los requerimientos del cliente; para la exhibición, almacenamiento y venta de productos fríos.
Utilizamos tecnología de punta y materiales de calidad mundial y capacitamos a nuestro recurso humano para desempeñarnos profesional y éticamente con permanente sentido de urgencia.
Brindamos a nuestros clientes entregas a tiempo, asistencia y capacitación técnica mediante un servicio personalizado.
Siempre buscamos la satisfacción de nuestros clientes, la rentabilidad de los accionistas y el bienestar de nuestros colaboradores y la comunidad.
1.3. VISIÓN
Para el 2015, seremos en el área andina la marca más reconocida en soluciones de frío a nivel comercial, manteniendo nuestra actual posición de liderazgo.
Lograremos esto por medio de innovación permanente, calidad, bajo consumo energético de nuestros productos, servicio personalizado, soporte técnico y precio competitivo”, protegiendo el medio ambiente.
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1.4. VALORES CORPORATIVOS
Honestidad
Integridad
Proactividad
Servicio
Persistencia
Sentido de Urgencia
Respeto
1.5. POLÍTICA DE CALIDAD
Fabricamos y comercializamos equipos innovadores de refrigeración comercial adaptados a los requerimientos del cliente, utilizando tecnología moderna, materiales de calidad mundial y personal competente.
Mantenemos un proceso permanente de mejora continua.
Nos comprometemos a lograr:
La satisfacción del cliente.
El bienestar de nuestros colaboradores.
La rentabilidad de la organización.
La protección del medio ambiente, en todos los procesos que ejecuta la empresa. (Fogel Group, 2014)
1.6. SERVICIOS QUE PRESTA
La empresa cuenta con una red de servicio técnico especializado en todos los países donde se comercializan los equipos.
La empresa cuenta con un equipo comercial con alta experiencia, dedicado a la promoción y venta de los equipos..
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1.7. NÚMERO DE EMPLEADOS
Fogel Andina S.A.S cuenta con 230 empleados que se dividen en siete áreas como: junta directiva, gestión gerencial, recursos humanos, ventas y mercadeo, logística de materiales, producción, gestión de calidad.
Ilustración 1. Análisis DOFA
AMENAZAS
DEBILIDADES
-Altos costos logísticos, fletes terrestres, marítimos y portuarios en Colombia. -Largos tiempos de entrega de importantes componentes y materiales. -Incrementos de costos de materias primas principales, cobre, acero, aluminio, plásticos. -Potencial inestabilidad política y variabilidad normativa en algunos países vecinos de la región. -Pronunciadas fluctuaciones del tipo de cambio en Colombia. -La reevaluación incentiva las importaciones de equipos terminados. -Poco conocimiento de los competidores chinos y turcos (producto terminado e insumos)
-Altos volúmenes de inventarios por importación de materiales que no se consiguen en Colombia o son de precios muy elevados, obligando a la empresa a traer mayores volúmenes para disminuir costos de transporte y tiempo de reposición. -Relativo alto costo de fletes en las ventas por la relación: volumen/valor de los productos. -Sobrecostos logísticos para cubrir pedidos no planeados o con nuevos diseños de los que no se tiene el material ni la experiencia. -Estructura comercial y logística débil para penetrar mercados de ventas al detal y a crédito. -Alta concentración de las ventas en pocos clientes. -Red de distribuidores limitada.
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Fuente: suministrada por el área de recursos humanos
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
-Bajo porcentaje de cobertura y de disponibilidad de equipos de frío en los puntos de venta de la región.
-Existe un interés por parte de los clientes por los nuevos e innovadores desarrollos de equipos de refrigeración. -Oportunidad de expandir operaciones de fabricación en otras regiones del mundo.
-Concientización por parte de los supermercados en utilizar equipos más eficientes para sus islas de congelación. -Crecimiento continuo del formato Autoservicios en Colombia no solo con la llegada de nuevas cadenas extranjeras sino con la ampliación que están realizando los nacionales. -Desarrollo de productos con menor consumo energético.
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1.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Ilustración 2. Estructura organizacional
Fuente: suministrada por el área de recursos humanos
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2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN
El propósito de Fogel Andina S.A.S es la provisión de quipos de refrigeración comercial para la exhibición, almacenamiento y venta de productos fríos; por ende, los procesos misionales de la empresa, deben apoyarse de áreas como la comercial, de planeación y de compras; estas tres son las encargadas de satisfacer las necesidades del cliente.
El departamento comercial se encarga de conocer las necesidades del cliente y realizar las ventas, el departamento de planeación se encarga de proyectar los insumos que se necesita en un futuro para la fabricación del producto final, y el departamento de compras es el encargado de realizar las compras ya sea nacionales o internacionales para cubrir las necesidades del departamento antes mencionado, a su vez es el encargado de cotizar y negociar los precios de los materiales con los proveedores para reducir los costos del producto final.
De acuerdo a lo anterior, se hace necesario que los tres departamentos trabajen de la mano; ya que, la toma de decisiones de uno termina afectando al otro, por tanto se hace indispensable tener en cuenta los cambios que ha tenido la empresa en el último año, como la implementación de un nuevo sistema de software llamado Enterprise One que ayuda a mejorar los procesos de la empresa y permite que cada área tengan acceso a la misma información sin necesidad de tener que desplazarse del puestos de trabajo.
Por ello, el presente trabajo está enfocado en el área de compras, y se hace necesario identificar los diferentes pasos que realiza dicho departamento para determinar las causas que lo afectan y por ende las necesidades a satisfacer.
1. Paso: Solicitud por parte del departamento de planeación
El departamento de planeación ingresa al sistema Enterprise One la lista de los materiales que se necesitan para producir, es así, como los compradores revisan diariamente dicho sistema para determinar cuáles son los insumos que se requieren con urgencia para realizar la orden de compra.
2. Paso: Contactar al proveedor
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Después de identificar la falta de material en la planta el comprador se comunica con el proveedor más acertado para negociar los precios y si cuentan con disponibilidad de materiales para la entregar de éstos en las fecha pactadas.
3. Paso: Elaboración de orden de compra
La orden de compra se elabora a través del sistema Enterprises One donde se ingresan datos como:
a. Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido. b. Número de orden de compra. c. Nombre y número de localización del proveedor. d. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida. e. Términos de entrega y de pago. f. Cantidad de artículos solicitados. g. Descripción. h. Precio unitario y total. i. Costo total de la orden. j. Datos del lugar de entrega de la orden. (Asociación Mexicana de
Estándares para el Comercio Electrónico, AMECE, 2004)
4. Paso: Envío de la orden de compra
La solicitud de compra se envía a través del correo electrónico por parte del comprador al proveedor.
5. Paso: Solicitud de fecha de entrega y factura proforma
El comprador solicita las fechas de salida (Estimated time of departure-ETD) que tiene estimada el proveedor para embarcar el material y al mismo tiempo solicita la factura proforma que es una factura no comercial la cual contiene las referencias y cantidades que proveedor tiene planeado para la entrega.
6. Paso: Solicitud del documento
El comprador solicita al proveedor documentos como: lista empaque, certificado de origen de los materiales y la factura (invoice)
7. Paso: Seguimiento de órdenes de compra
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El comprador toma como guía las fechas estimadas de entrega por el proveedor las cuales el área de compras presume tener confirmadas para contar con los materiales en la planta de Fogel Andina S.A.S.
8. Paso: Envío de información al área de comercio exterior
El área de compras informa al área de comercio exterior las fechas aproximadas de entrega que brinda el proveedor para que ellos puedan recoger los materiales y posteriormente realizar el proceso de nacionalización.
9. Paso: Confirmación de llegada de los materiales
El área de compras confirma la fecha de llegada de los materiales por medio del área de comercio exterior o el área de almacenamiento, quienes ingresan diariamente los materiales que llegan, ya sean nacionales o importados; para así, dar cumplimiento a las necesidades de la planta.
Estrategias 1
-Identificación de las problemáticas que se presentan en el área compras.
Acciones de la estrategia No. 1
a) Realizar entrevistas tanto al jefe como al asistente de compras, para identificar las necesidades del área en cuestión. (anexo No.1)
b) Inspeccionar el historial de archivos del departamento de compras para analizar su proceso e identificar sus procesos de mejora.
c) Examinar los reportes que Fogel Andina S.A.S realiza cada año para analizar el comportamiento del área de compras.
Estrategia 2
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-Asistencia técnica en materia de seguimiento de órdenes de compra para el personal encargado del departamento compartiendo experiencias con otras empresas e investigando procesos de compras.
Acciones de la estrategia No. 2
a) Invitar a diferentes conferencistas que cuenten con experiencia en seguimientos de órdenes de compras para que orienten al personal de dicha área.
b) Realizar un comité de retroalimentación a partir de las experiencias compartidas con otras empresas para identificar procesos de mejora en el proceso llevado a cabo en Fogel Andina S.A.S.
Para este trabajo se hace necesario contar con una investigación descriptiva o
diagnóstica con el propósito de identificar la situación actual del área de compras
de la empresa Fogel Andina S.A.S y el nivel de conocimiento de los encargados
referente al tema.
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3. EJE DE INTERVENCIÓN
Una vez realizado el diagnóstico del departamento de compras se pretende incidir en el seguimiento de las órdenes de compra cuyo proceso, permite conocer a los proveedores cumplidos y a los que tienen falencias en las entregas; del mismo modo, asegurar que el material llegue a tiempo evitando que la planta suspenda las funciones ante la falta de insumos y que la empresa llegue a tener pérdidas. Es por ello, que surge la necesidad por parte del departamento de implementar un plan de mejoramiento para el seguimiento de las órdenes compras que permita estructurar la forma adecuada de llevarlo a cabo, a fin que la empresa no tenga inconvenientes por la ausencia de materiales para la producción de los equipos de refrigeración.
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4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN
El propósito del departamento de compras, es adquirir los insumos necesarios en el momento indicado, con la cantidad y la calidad requerida y a un buen precio. De ahí la razón de poder realizar un plan de mejoramiento que permita al departamento de compras tener la plena seguridad que su proceso no afectará a ningún departamento y en especial a la empresa.
En suma, Fogel Andina S.A.S se verá favorecida ya que fortaleciendo el área compras mejorará la comunicación con los proveedores, la disminución de los costos que acarrea no solo los materiales sino el transporte y la producción; convirtiendo el área más eficiente en las fechas de entrega en que la planta lo requiere y obteniendo así una mejor dinámica en su gestión comercial y poder continuar siendo una de las empresas líderes en la fabricación y comercialización de equipos de refrigeración.
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5. OBJETIVOS
5.1. GENERAL
Diseñar un plan de mejoramiento para el área de compras con el fin de optimizar el proceso de seguimiento de órdenes de compra.
5.2. ESPECÍFICOS
Determinar el estado actual del departamento de compras.
Actualizar la base de datos en el sistema Enterprise One de los proveedores.
Brindar acompañamiento conceptual al equipo técnico de la empresa, dando la información necesaria frente a los requerimientos del departamento de compras.
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6. MARCO TEÓRICO
El propósito de este documento es explorar, presentar, revisar y resumir el papel vital que cumple el departamento de compras en las operaciones comerciales. Para ello, es importante contar con referencias teóricas que sustente la investigación.
Como primera medida se hace indispensable describir el proceso que realiza el comprador para tener una idea clara de cuál es su función y la importancia que tiene dentro de la empresa. Igualmente, comprender el proceso de administración y manejo de órdenes de compra; para así, tener una mejor percepción de las estrategias que se han planteado.
Según las consideraciones del documento del Grupo ODE de Gestión y Planificación Integral S.A (2006) se hace importante describir las funciones del comprador para conocer detalladamente su proceso. Siendo el siguiente:
Permanece en contacto con el proveedor para analizar las características de los productos, calidades, condiciones del servicio, precio y pago.
Solicita muestras de productos a proveedores para asegurar que reúna las condiciones específicas que requiere la producción.
Emite las órdenes de compra en el momento adecuado para que su recepción se ajuste a las necesidades de producción.
Busca proveedores alternativos que mismos insumos en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales.
Establece los plazos de entrega al proveedor.
Reenvía los formatos de reposición de calidad y solicita nota crédito o reposición del material al proveedor.
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Recibe y verifica las facturas que envía el proveedor.
Entrega las facturas al área de contabilidad para el registro, pago y contabilización de éstas.
Hay que mencionar, además las habilidades y cualidades que tienen los compradores al momento de realizar la negociación, la facilidad de trato y relación que tienen estos con los proveedores y lo activos que son en su trabajo.
Teniendo en cuenta que una de las principales funciones de los compradores es la emisión de las órdenes de compra se hace necesario establecer su concepto:
Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas.
Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial. (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, AMECE, 2004, pág. 4)
Es decir, es una solicitud formal al proveedor para suministrar materiales o productos, de acuerdo a las condiciones y precios acordados. Aunado a lo anterior, se hace necesario conocer cómo se emiten las órdenes de compra cada vez que se desea adquirir una nueva mercancía, del mismo modo resaltando la importancia que tiene la tecnología de la información en éste proceso, por ello, AMECE (2004) resalta que:
Un sistema de información constituye un elemento clave en el proceso de administración y manejo de órdenes de compra, su importancia radica en el óptimo control y seguimiento que le dan a los artículos, así como su desempeño en el punto de venta.
La tecnología de información debe contemplar la totalidad de los datos del producto, que van desde su rotación, costo, hasta el detalle histórico de ventas.
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En particular la generación de las órdenes se determina en función a la información proporcionada por estos, tomando en consideración los inventarios de seguridad, puntos de re-orden, tiempos de surtido y niveles de cumplimiento en las mismas.
Con lo anterior, se puede confirmar como la tecnología de la información resulta un elemento clave para una empresa ya que facilita el manejo y procesamiento de la información. Es así, como se toma como referencia el software Enterprise One para la emisión de las órdenes facilitando al comprador la generación de las mismas.
“Para generar una orden, debe proporcionar información sobre el proveedor que debe surtirla, la sucursal/planta que la solicita y la dirección de entrega. Estos datos reciben el nombre de información del encabezado de órdenes. La información del encabezado que introduzca determinará la forma en la que el sistema procederá la orden. Por ejemplo:
La información del proveedor determina la dirección a la que se envía la orden, las condiciones de pago, etc.
La información del origen determina la unidad de negocios responsable de la orden y la dirección en la que se entregará la mercancía y los servicios.
La información fiscal determina la manera en la que sistema calcula los impuestos de la orden.” (J.D. Edwards World Source Company, 2000, págs. 2-3)
Cuando se compra mercancía a proveedores internacionales en el sistema se debe ingresar el tipo de moneda extranjera en que se cancela; ya sea en dólares, marcos, francos o yenes.
“Antes de hacerse la anterior operación, debe introducir la siguiente información:
Si el proveedor usa moneda extrajera.
El tipo de moneda que usa el proveedor. (que se tiene como valor implícito de la pantalla información del Maestro de proveedores).
La moneda base de la compañía.
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El tipo de cambio de la moneda (uno de los tipos predefinidos del sistema Procesamiento de varias monedas extranjeras).” (J.D. Edwards World Source Company, 2000, págs. 2-4)
De igual manera, cabe anotar que no es suficiente tener un sistema de software de calidad que genera bien las órdenes de compra sino se realiza una respectiva trazabilidad. Para conocer y saber en qué consiste la trazabilidad es primordial tener claro el concepto de importación y cuales es su proceso general. Una importación se puede definir como la solicitud de materiales, productos o servicios de un país a otro con un fin comercial. Según (2010) “El Código de Aduanas define la importación como la introducción de mercancías de procedencia extranjera o de zona franca industrial de bienes y de servicios al territorio nacional” Una vez entendido el concepto de importación se hace necesario nombrar y conceptualizar los pasos del proceso general, cuya función es realizada por el departamento de comercio exterior dentro de una empresa, relacionando directamente a otros departamentos en especial al de compras; el cual, es el área de interés en este trabajo.
Los pasos de una importación según el libro de Perilla (2010) son los siguientes:
1. Estudio de mercado y factibilidad de la importación: es el primer punto debido a que se debe investigar la producción nacional o la existencia en el mercado de productos importados de similares características para así poder elaborar un costeo de la operación que permita evaluar la viabilidad de la transacción.
2. Cotización Internacional: en esta, se deben tener en cuenta la forma de negociación, origen, condiciones de pago, medios de transporte, devaluación o revaluación del dólar, impuesto o gastos internos que se presenten para el manejo de las mercancías.
3. Aprobación de permisos de importación: los registros y licencias de importación son aprobados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo donde dichas solicitudes y sus modificaciones deberán radicarse ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior.
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4. Negociación de fletes y obtención de seguros: hay que tener en cuenta el costo de transporte y el seguro ya que determina el valor en aduanas permitiendo este analizar la viabilidad de la importación.
5. Establecer medios de pagos: ya que las importaciones podrán estar financiadas por el proveedor de la mercancía, los intermediarios del mercado cambiario y las entidades financieras del exterior.
6. Embarque de mercancía: para proceder al embarque; se requiere la factura comercial, documentos de transporte, certificado de origen cuando se requiera, lista de empaque, certificado de calidad cuando la norma lo exija.
7. Nacionalización de la mercancía: éste es el punto más importante de la importación, debido a que se logra la libre disposición de la mercancía.
Una vez entendido el proceso de una importación, se define el concepto de trazabilidad para llegar al punto fundamental de éste trabajo. Según la Norma Internacional ISO 9001:2000 define la trazabilidad como:
“la capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo examen. Pueden servir de soporte las hojas de ruta, los registros de entradas y salidas, los registros de ubicación del producto en almacén, las etiquetas identificativas,...” (Ministerio de Fomento, 2005, pág. 24)
Con lo anterior, se puede decir que la trazabilidad es una herramienta de apoyo que sirve para rastrear la historia de los productos desde su proceso de producción o punto de origen, comercialización y destino final teniendo como referencias documentos que registren su ubicación. De igual modo, es necesario tener presente los tipos de trazabilidad que existen para comprender cuál es su importancia y aplicación dentro de la empresa. La primera de ellas, es la trazabilidad ascendente o trazabilidad hacia atrás; la cual, consiste en la recepción de los productos, como deben registrarse, quiénes son sus proveedores, como se han recibido, cuando se recibió, como se hizo, y que controles se tuvieron en cuenta; la segunda es la trazabilidad interna o de proceso, que es la relación entre los productos que se han recibido y los procedimiento que estos han tenido, donde
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debe registrase cuando cambia, se dividen o mezclen los productos; a partir de cuándo se crea y como se crea; y la última, es la trazabilidad descendente o adelante, está radica en saber cuáles son los productos o equipos expedidos por la empresa y cuales son entregados al cliente, registrando a quién se le entrega, que se ha entregado, el medio de transporte utilizado, y los controles logísticos. (Villagrán, 2008)
Esto quiere decir, que la trazabilidad brinda beneficios para la empresa; ya que, controla el nivel de stock, los procesos productivos, coordina con los distribuidores y disminuye costos operativos y productivos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en este documento solo se implementará un solo tipo de trazabilidad; la cual es la ascendente o hacia atrás, puesto que solo se realizará éste proceso a las mercancías compradas por el departamento de compras, específicamente a las órdenes de compra; teniendo en cuenta registros de información como: nombre del comprador, la fecha de emisión o creación de la orden, envío del correo con la solicitud por parte del comprador al proveedor, fecha de aproximada de despacho por parte del proveedor, y monitorea de llamadas.
Conforme a lo anterior, es necesario que el departamento de compras tenga claro la importancia que tiene la trazabilidad en su proceso ya que esto permitirá la seguridad y el buen funcionamiento de la empresa.
Todos los anteriores conceptos son fundamentales para entender la importancia del proceso de trazabilidad en la empresa Fogel Andina S.A.S.
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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS
ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Lista de actividades:
Actividad 1: Inducción por parte de la asistente de compras, elaboración de
órdenes de compra, realizar cambios de precios y modificaciones de moneda
nacional a moneda extrajera.
Actividad 2: Inspección del archivo de compras, por medio, de la observación y
documentos legajados en carpetas A-Z.
Actividad 3: Realización de entrevista al personal del departamento de compras.
Actividad 4: Seguimiento de órdenes de compras, llamar al proveedor y
responder correos electrónicos (medio día, cinco días a la semana).
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Actividad 5: Reorganizar el archivo del departamento de compras para analizar
su proceso.
Actividad 6: Actualizar la base de datos de los proveedores para darle ingreso al
sistema.
Actividad 7: Inducción por parte del jefe de comercio exterior para la identificación
de los documentos de importación y exportación.
Actividad 8: Organizar archivo del área de comercio exterior.
Actividad 9: Inducción por parte de la asistente de tesorería para la realización de
pagos a proveedores.
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8. PRESENTACIÓN Y ÁNALISIS DE LOS RESULTADOS
Entrevista: la entrevista se realizó a los tres integrantes del departamento de
compras donde se realizaron preguntas cerradas y abiertas sobre el área al
respecto, con el fin de determinar el estado actual y las necesidades. Es así, como
por medio de las entrevistas los compradores hacen énfasis en la necesidad de
contar con un asistente cada uno para realizar el seguimiento de las órdenes de
compra o disponer de un sistema que permita agilizar dicho seguimiento, debido a
que el tiempo no es suficiente para realizar dicha actividad a cabalidad y evitar
inconvenientes con las fechas en que se requieren los materiales en planta.
Otra necesidad que se identifica, es la ausencia de seguimiento a los reclamos de
los materiales por reposición que envía el departamento de calidad a los
compradores, dichos reclamos consisten en unos formatos que contienen la
siguiente información: fecha del reclamo, fecha de ingreso de la mercancía,
nombre del proveedor, referencia del producto, cantidad ingresada y cantidad de
material no conforme; igualmente, en el formato hay un espacio donde especifican
si se requiere reposición del material o nota crédito para así saber cómo el
proveedor va a garantizar el material que no llegó en buen estado o no pasó la
prueba de calidad implementada por la empresa. Una vez recibido el formato el
comprador lo reenvía al proveedor solicitando su respectiva observación, después
de esto el comprador solo espera que el proveedor responda.
Ilustración 3. Formato de Reclamo por Reposición
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Registro del seguimiento de las órdenes de compra: El registro de la órdenes
de compra se lleva en un cuadro en Excel que se extrae del sistema Enterprise
One, dicho cuadro contiene la fecha de emisión de la orden de compra, nombre
del proveedor, referencia, descripción del producto, cantidad ordenada y cantidad
pendiente de la orden de compra, precio unitario de cada referencia, precio total
de cada orden de compra, fechas estimas de despacho (ETD) y fechas estimadas
de arribo (ETA), estas dos últimas, son suministradas por el departamento de
comercio exterior una vez la agencia de aduanas solicita vía correo electrónico
proceder a nacionalizar la mercancía importada. Como se muestra a
continuación:
Ilustración 4. Registro de Seguimiento
Fuente: Suministrada por el Departamento de Compras
Como se puede observar el cuadro anterior tiene dos colores cada uno tiene un
significado, el color verde quiere decir que los materiales que se solicitaron en esa
orden de compra ya se encuentran nacionalizando y el color azul significa que los
materiales se encuentran en camino o embarque.
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El objetivo de éste cuadro es llevar un registro histórico del seguimiento de las
órdenes de compra con el fin de llevar un control exacto de su ubicación; para así,
dar cumplimiento al departamento de producción e igualmente poder identificar
los proveedores cumplidos y no cumplidos.
.
Seguimiento de las órdenes de compra telefónicamente: Esta actividad hace parte del seguimiento de las órdenes de compra; es aquí, donde el comprador o su asistente se comunica con el proveedor para confirmar que efectivamente los materiales solicitados en las ordenes si se hayan enviado en la fecha establecida, una vez el proveedor confirma la fecha de entrega o la fecha de embarque en caso que sea una importación, se prosigue a cambiarla en el sistema; ya que, esta fecha asegura al departamento de planeación y al de producción que no existe riesgo alguno sobre posibles faltantes de materiales en la planta.
Para la realización de las llamadas se toma como guía los listados que se imprimen todos los días para las órdenes de compra nacional; ya que, estos ingresan todos los días al almacén o bodega porque su tiempo de tránsito toma entre dos a tres días dependiendo de la ciudad donde se encuentre ubicada la empresa del proveedor, caso contrario a lo materiales importado de los listados se imprimen cada ocho días debido a que el tránsito de estos se puede tomar entre 30-45 días según el país de origen del material.
Ilustración 5. Listado de Seguimiento de las Órdenes de Compra
Fuente: Suministrada por el Departamento de Compras.
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Cabe anotar, que se facilita éste seguimiento cuando se trata de un proveedor nacional y no de un proveedor del exterior; ya que, la persona que realiza esta actividad debe tener conocimiento del idioma inglés para poder comunicarse con ellos. Sin embargo, el correo electrónico y el traductor de google resultan de suma importancia para la realización del seguimiento; puesto que, por estos medios se facilita la comunicación con los proveedores del exterior sin la necesidad de llamar telefónicamente.
Actualización de la base de datos del Sistema Enterprise One: Para la actualización de la base de datos primero se relaciona en un cuadro de Excel la información de los proveedores a los cuales se les está comprando actualmente, ingresando información básica de éste como: nombre de la empresa, nombre del contacto o proveedor, número telefónico, número de fax, dirección de la empresa, país y ciudad. Luego se ingresaran al sistema los precios que había envía cada proveedor y tienen archivado en folder A-Z.
Es importante la actualización constante de los precios en el sistema cada vez que llegue una cotización; ya que, éste genera la orden de compra con la información que tenga ingresada. Si este proceso no se genera constantemente no solo trae indiferencias entre las áreas que requieren estos valores sino también, aumenta el costo de los equipos, generando menos utilidades para la empresa.
Realización de comité: Cada dos semanas el jefe de planeación y logística reúne al personal del departamento de planeación, compras y comercio exterior para conocer las necesidades de cada uno y así, entre todos buscar la solución. Caso puntual, fue el día 17 de abril de 2014, donde se identificó que el sistema permite la emisión de una orden compra en cualquier instante a pesar que la referencia o material ya no se deba comprar o importar porque su tiempo de transito no cumple con la fecha que se requiere en la planta. Esto quiere decir que el sistema no se encontraba programado el “tiempo de espera” (lead time), tiempo que el sistema limita de acuerdo al origen del proveedor para emitir una orden de compra sirviendo éste como guía para conocer el tiempo de tránsito de la mercancía.
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9. CONCLUSIÓN
Después de haber analizado el proceso que realiza el departamento de compras y
observar cómo se efectúa el seguimiento de las órdenes de compra en la empresa
Fogel Andina S.A.S, se concluye que la trazabilidad es uno de los pasos claves
para el buen desarrollo de su proceso, debido a que no solo permite tener el
control de la ubicación de los materiales, sino también; mantener en contacto con
el proveedor y conocer el estado en que llega el producto a la empresa.
Es así, como la realización de éste trabajo permite a los compradores darse
cuenta de la importancia en realizar el seguimiento a las órdenes de compra,
debido a que la ausencia de éste termina afectando todo su proceso. Del mismo
modo, se concluye la importancia de mantener capacitado al personal del
departamento de compras en temas de comercio exterior ya que les permite
entender el tiempo que toma la legalización de las mercancías, permitiendo así, no
tener que depender del área de comercio exterior; ya que tienen el conocimiento
del tiempo exacto que requiere cada material en llegar a la empresa.
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10. RECOMENDACIONES
Se recomienda al departamento de compras de la empresa Fogel Andina S.A.S
tener presente la importancia del seguimiento de las órdenes de compra; ya que,
emitir bien una orden de compra, buscar el mejor precio para los materiales y
buscar proveedores alternativos no es suficiente para tener un buen resultado en
el proceso.
Por ello se recomienda:
Llevar un registro estadístico de las mejoras a los procesos efectuados en
el departamento de compras.
Realizar cada trimestre informes que demuestren el comportamiento de los
procesos implementados.
Capacitar a los integrantes del departamento de compras en temas de
comercio exterior para logar un proceso más efectivo en el seguimiento de
las órdenes de compra.
Establecer indicadores que permitan identificar en que parte del
seguimiento de las órdenes de compra genera sobre costos, bien sea
porque se emitió la orden de compra tarde o tuvo un error, por
incumplimiento del proveedor, incumplimiento de pago de la empresa al
proveedor o el material no llega en buen estado y se debe solicitar
reposición generando inconvenientes en la producción.
¿En qué consiste el Plan de mejoramiento para el área de compras de Fogel
Andina S.A.S?
El plan de mejoramiento para el área de compras de Fogel Andina S.A.S, consiste
en mejorar el séptimo paso “seguimiento de orden de compra” con el objetivo de
rastrear y controlar la ubicación de los productos o materiales que se solicitan en
las órdenes de compra, bien sea nacionales o importados.
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Por ende, el plan de mejoramiento para el departamento de compras requiere
solicitar al departamento de comercio exterior que agregue una nueva actividad en
sus funciones diarias. La cual, el área de comercio exterior tendrá que digitar las
fechas confirmadas como el ETD (fecha estimada de salida) y el ETA (fecha
estimada de arribo) a los listados del seguimiento de las órdenes de compra que
se encuentran el sistema Enterprise One por medio de una nota o evento, para
poder conocer cuál es la fecha exacta en que llega el material a la planta de la
empresa y no tener que llamar al proveedor nuevamente para saber si realmente
embarco o despacho en la fecha que se le indicó en la orden de compra. Como se
muestra es la siguiente ilustración:
Ilustración 6. Seguimiento de Órdenes de Compra con Nota o Evento
Con las notas o eventos no solo se verá los beneficios al momento de conocer la
fecha exacta en que llega el material a la planta Fogel Andina S.A.S, sino que
también se evitará inconvenientes de comunicación con los demás departamentos
ya que todos pueden acceder a la misma información.
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Otra actividad del plan de mejoramiento, es realizar una reunión semanal solo
para los integrantes del departamento de compras para así, poder concientizarlos
de la importancia del seguimiento de las órdenes de compra.
ANEXO 1
Para la elaboración de la entrevista se realizará preguntas abiertas y cerradas a
las al personal del área de compras como los son el jefe y sus asistentes,
teniendo en cuenta que cada una de las respuestas es de igual importancia.
Entrevista semi-estructurada
Cuestionario sobre el departamento de compras
Nombre del entrevistado: _______________________________
¿Cuánto tiempo lleva trabajando en la empresa?
a. 0-1 año ___ b. 2-4 años___ c. 5 años en adelante ____
¿En cuántas áreas ha trabajado?
a. 1-3 ____ b. 4-6 ___ c. 7 en adelante ____
¿En qué áreas ha trabajo?
a. Gestión gerencial ___ b. Recursos humanos_____ c. Ventas y mercadeo__
d. logística de materiales ____ e. Producción ___ Gestión de calidad ___
¿Cuánto tiempo lleva en el área de compras? _____
¿Considera necesario recibir asesoramiento frente al tema? Si ___ No ___
¿Considera necesario contar con un asistente para el proceso de compra?
Si ___ No ____
¿En que considera necesaria la asistencia?
a. Las ordenes compras
b. El seguimiento de órdenes de compra
c. Archivar
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d. Cotizar precios con los proveedores
e. Todas las anteriores
¿Qué debilidad o necesidad identifica en el área de compras?
____________________________
¿Considera prudente tener proveedores que estén certificados con productos de
buena calidad? Si___ No ____
Describa el proceso de compra _______________________________________
¿Qué paso considera el más importante del proceso de compras?____________
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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de Compra. Mexico D.F: Estandares en Acción. Obtenido de
http://www.amece.org.mx/amece/Documentos/procesos/ordenes_compra/MANUAL_OD
C.pdf
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Obtenido de http://www.ode.es/er20061/
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Denver, CO: J.D. Edwards. Obtenido de
http://docs.oracle.com/cd/E12399_01/jded/acrobat/XeSAPO.pdf
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Obtenido de http://www.fomento.gob.es/NR/rdonlyres/23C12F31-2179-47C0-AA6B
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Perilla, R. G. (2010). Manual para Importaciones y Exportaciones. Bogotá, DC: Guadalupe
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Villagrán, R. H. (2008). Introducción a la trazabilidad. Buenos Aires, Argentina: El escribal.
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ndente+(hacia+delante):+saber+cuales+son+los+productos+expedidos+por+la+empresa,+
acotados+con+alguna+informaci%C3%B3n+de+trazabilidad+(lote,+fecha+de+caducidad/c
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