LAS HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO

APLICADA A LOS PROVEEDORES EN LA INDUSTRIA

FEB - 2013

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DESTINADO A PERSONAS CON RESPONSABILIDADES

GERENCIALES O DE SUPERVISION EN LA CADENA LOGISTICA

TIENE POR OBJETIVO MOSTRAR Y SENSIBILIZAR A LOS

PRESENTES EN LA IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO PARA LA GESTION LOGISTICA DE LAS ORGANIZACIONES

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Presentación de Systems & Supplies Los Sistemas de gestión y las

herramientas de Mejoramiento Continuo

Los proveedores

Conclusiones

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EMPRESA DE SERVICIOS, CUYA MISION ES APOYAR A SUS CLIENTES A DISMINUIR LOS ALTOS COSTOS DE INTERRUPCION DE SUS NEGOCIOS

ESTUDIA SUS RIESGOS Y LOS AYUDA A ADMINISTRARLOS, CALIDAD; SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL MEDIO AMBIENTE PROTECCION E INOCUIDAD.

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SIENDO SUS PRINCIPALES HERRAMIENTAS:

CONSULTORIAS

INSPECCIONES Y AUDITORIAS Y

CAPACITACIONES

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SERVICIOS: CONSULTORIAS DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE

GESTION : CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD OCU., MEDIO AMBIENTE, PROTECCION, INOCUIDAD SEGURIDAD INDUSTRIAL: PLANES, REGLAMENTOS,

PROCEDIMIENTOS, IPER, INVESTIGACION ACCIDENTES, ANALISIS CAUSA RAIZ, EVALUACIONES DE RIESGO, PLANES Y RESPUESTA A EMERGENCIAS, AUDITORIAS INOCUIDAD: REVISION Y CERTIFICACION DE

PROYECTOS, HACCP, BPM, INSPECCIONES Y AUDITORIAS DE CUMPLIMIENTO

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SERVICIOS: INSPECCIONES Y AUDITORIAS AUDITORIAS DE CUMPLIMIENTO

INSPECCIONES DE SOLDADURA

EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE SOLDADORES INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE GRÚAS (EQUIPOS DE

LEVANTE) / EQUIPO PESADO Y DE TRANSPORTE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE OPERADORES DE

GRÚA / EQUIPO PESADO Y DE TRANSPORTE SERVICIOS DE SUPERVISIÓN DE CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS PARA INGRESO A OBRA

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SERVICIOS: CAPACITACIONES INTERPRETACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN (ISO,

OHSAS, BASC) AUDITORES INTERNOS DE SISTEMAS DE GESTIÓN (ISO,

OHSAS, BASC, ETC) SENSIBILIZACIÓN DE LA ALTA GERENCIA – SISTEMAS

DE GESTIÓN (ISO, OHSAS, BASC, ETC CURSOS MARÍTIMOS OMI CURSO PARA INSPECTORES NAVALES CURSOS ACREDITADOS DE ISPS E ISM SEGURIDAD INDUSTRIAL

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SISTEMAS DE GESTION Y HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO

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“globalización” “el proceso por el cual un porcentaje creciente de la actividad económica en el mundo ocurre entre personas que viven en distintos países”.

Ante el arribo del consumidor de clase mundial, la reacción más razonable es ofrecer productos y servicios de clase mundial.

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“Para participar con éxito en un mercado globalizado, la calidad de los productos fabricados o de los servicios suministrados es un punto de partida. Quien no ofrece calidad consistente, no es un competidor en este mercado”.

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“La diferenciación entre empresas que cumplen en forma consistente los requerimientos de los clientes está en el grado en que satisfacen sus expectativas”.

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CLIENTES REQUISITOS

DUEÑOS RENTABILIDAD

PROVEEDORES SOCIOS

ORGANIZACIÓN

SOCIEDAD

SEG/MEDIO AMB/ PROTECCION/

INOCUIDAD

PERSONAL PROPIO

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Sistemas de Gestión SISTEMA

DE GESTION

LOGRAR SATISFACCION

STAKEHOLDERS (EXPECTATIVAS)

MEJORAMIENTO CONTINUO

CUMPLIMIENTO SOSTENIDO

CONSISTENTE

CUMPLIR REQUISITOS CLIENTE LEGALES SERVICIO/PRODUCTO

ENFOQUE DE SATISFACCION MEDICION

• AUDITORIAS • REV. X PRESIDENCIA • ACC. CORR / PREV • POLITICA • ANALISIS DE DATOS

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- Garantizar cumplimiento sostenido y consistente de los requerimientos

- Gestionar con procesos bajo control - Actuar el mejoramiento continuo en forma permanente

ADOPTAR BUENAS PRACTICAS Administración, Manufactura, Almacenes….

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1. Organización orientada al cliente 2. Liderazgo 3. Involucramiento del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Gestión con enfoque de sistemas 6. Mejoramiento continuo 7. Objetividad en la toma de decisiones 8. Relación de socio con los proveedores

¿Qué es “Mejoramiento Continuo? Proceso sistemático de mejora del sistema de gestión para lograr mejoras en el desempeño general que sean consistentes con la política de la empresa.

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6. Mejoramiento continuo

• ISO 9001:2000 (8.5.1) La organización debe mejorar continuamente la efectividad de su SGC mediante el uso de:

• HERRAMIENTAS – La política de la calidad

– Los objetivos de la calidad – El resultado de las auditorías – El análisis de datos – Las acciones correctivas – Las acciones preventivas, y – La revisión por la gerencia.

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6. Mejoramiento continuo

PRO-ACTIVA

REACTIVA

NIVEL DE REFERENCIA ARBITRARIO

N.C. POTENCIALES

N. C. ( REALES )

OTRAS SITUACIONES

NO DESEADAS

ACCS. CORRECTIVAS

ACCS. PREVENTIVAS

NO ESENCIALES

MEJORA PROCESOS

COMUNICACIONES

BUROCRACIA, ETC.

ACCS. CREATIVAS

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Ciclo de Shewhart (PECA)

ACTUAR PLANEAR

CONTROLAR EFECTUAR

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Ciclo de Shewhart

P E C

A P1

E1 C1

A1

P2

E2

A2

C2

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Etapas de un proyecto:

Entusiasmo loco Desilusión Caos Búsqueda de culpables Castigo de inocentes Promoción de no participantes Planificación del proyecto

A

E

P

C

SI

NO

Politica

Integrada

Verificación y Acciones

Correctivas

Mejoramiento Continuo

Planificación

Implementación y Operación

Revisión de la Gerencia

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La organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación de sociedad amistosa mejora la habilidad de ambos para crear valor

La comunicación efectiva con los proveedores refuerza sus capacidades mutuas para generar utilidades o lograr ventajas competitivas

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El incumplimiento por parte de los proveedores se transforma en costos irrecuperables para una organización

Un producto o servicio “que no cumple” resulta más caro que aquellos que cumplen

La organización debe desarrollar acciones efectivas para contribuir a mejorar la confiabilidad de sus proveedores

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1. Política de la Calidad 2. Objetivos de la Calidad 3. Auditorías Internas 4. Auditoria interna 5. Análisis de datos 6. Acciones Correctivas y Preventivas 7. Revisión por la Gerencia

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POLITICA INEGRADA

OBJETIVOS INTEGRADOS • 1………. • 2………. • 3………. • 4………. • 5……….

ANALISIS DE DATOS COMITÉ GESTION

REVISION POR PRESIDENCIA

PLANIFICACION DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

CONTROL DE INDICADORES Y METAS

INFORMES ACCIONES

Requerimiento establecido por las normas que regulan los sistemas de gestión. ISO 9,000; ISO 14,000; OHSAS 18000; ISO 22000; BASC, ISPS La Gerencia debe asegurar que la Política adoptada: Satisface los propósitos de la organización Incluye un compromiso de cumplir con:

Los requerimientos, y Mejorar continuamente la efectividad de los sistemas

de gestión implementados. Provee un marco de referencia para establecer y

actualizar los objetivos Es comunicada y entendida en toda la organización

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Es una declaración de los valores y creencias que quien dirige la organización desea impartir a sus empleados, clientes y proveedores.

Es una declaración de valores, tanto de la Calidad, Medioambiente o de la Salud y Seguridad Ocupacional, o todas las anteriores integradas en un Sistema de Gestión, por los cuales la organización desea ser reconocida en el mercado.

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Su entendimiento conceptual permite a los miembros de una organización y sus proveedores a adoptar resoluciones respecto de cada materia (calidad, medio ambiente o seguridad y salud ocupacional), con la misma orientación que la haría el Gerente General si estuviera frente a esa situación.

Cuando hay más de una opción para resolver asuntos relacionados con cada materia, es la aplicación de la política la que permite resolver correctamente.

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Definición (ISO 9000) (3.2.5) Es algo esperado, o deseado en relación

con la calidad. Nota 1: Normalmente se basan el la

Política de la Empresa. Nota 2: Deben establecerse en las

funciones y niveles relevantes de la organización

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La Gerencia debe asegurar que se establecen objetivos, incluyendo los necesarios para satisfacer los requerimientos del producto / servicio, medioambientales y de seguridad, en las funciones y niveles relevantes de la organización. Los objetivos deben ser medibles y consistentes con la Política.

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GENERALIDADES: La organización establecerá objetivos de la calidad,

medioambiente y seguridad para el cumplimiento de su política y para el mejoramiento continuo de la efectividad de su Sistema de Gestión.

Cada concepto relevante de la política puede generar uno o más objetivos.

Existirán Objetivos de Calidad en las funciones y niveles relevantes de la organización.

Deberá establecerse objetivos. para la optimización del cumplimiento de los requerimientos del servicio.

Los objetivos deben ser positivos, motivadores, finitos, factibles y medibles.

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GENERALIDADES: Los objetivos deberán estar documentados y

aprobados por la Gerencia Tendrán controles de avance establecidos y un

responsable a cargo de su cumplimiento Deberán ser conocidos por el personal que tiene

actividades asociadas a su cumplimiento El avance en su logro debe ser medido. Se

adoptará acciones para recuperar atrasos y cumplir las metas

El cumplimiento de los plazos es fundamental para su efectividad

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GENERALIDADES: El incumplimiento de los plazos y/o metas debería

generar acciones correctivas.

Todo incumplimiento de plazos en un SG tiene costos asociados que son irrecuperables.

El control y generación de nuevos objetivos es parte fundamental de la revisión por la gerencia.

Toda mejora tiene siempre un costo asociado. Los objetivos requieren de recursos para ser factibles.

La Gerencia priorizará los objetivos para asegurar que puede asignar los recursos necesarios.

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GENERALIDADES: La norma no establece que la organización deba

tener objetivos en “todas” las funciones y niveles relevantes simultáneamente.

Deberá existir objetivos como mínimo en relación con:

El mejoramiento de la eficiencia en la realización del producto / servicio

Satisfacción de clientes específicos Nivel de desempeño que el mercado

normalmente espera. Desempeño de los proveedores

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EJEMPLOS GENÉRICOS: Eficiencia de los procesos: ◦ Cantidades de producto por hombre-hora ◦ Rechazos por cantidad producida ◦ Detenciones por falta de recursos ◦ Detención por falla de equipos / herramientas ◦ Espera de instrucciones, planos ◦ Oportunidad en disponibilidad de insumos ◦ Tiempo en suministro de insumos ◦ Rechazos de productos por falla de insumos

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EJEMPLOS GENÉRICOS: Satisfacción de clientes: ◦ Tiempos de respuesta de reclamos ◦ Asistencia técnica ◦ Reclamos de clientes ◦ Casos de productos/servicios en garantía ◦ Daños en transporte ◦ Exactitud de facturación ◦ Comunicaciones con clientes ◦ Disponibilidad de atención

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EJEMPLOS GENÉRICOS: Expectativas del mercado: ◦ Disponibilidad ◦ Servicio de post- venta ◦ Garantías ◦ Durabilidad ◦ Servicio técnico ◦ Seguridad asociada al servicio (safety) ◦ Proteccion asociada al servicio (security) ◦ Frecuencia de actualización, etc.

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◦ Requerimiento ISO 9001:2000 (8.4): ◦ La organización debe determinar, recolectar

y analizar los datos apropiados para demostrar la adecuación y efectividad del SGC y para evaluar dónde se puede realizar el mejoramiento continuo del SGC. Lo anterior debe considerar los datos originados como resultado de la medición y monitoreo (de los procesos y del producto) y cualquier otra fuente relevante.

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El análisis de datos proveerá informaciones en relación con:

Satisfacción del cliente (8.2.1) Conformidad con los requerimientos del

producto (7.2.1) Características y tendencias de los procesos y

productos, incluyendo oportunidades para acciones preventivas, y

Proveedores

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El análisis de los datos tiene como propósito generar información sobre deficiencias o espacios de mejora, que permitan adoptar medidas adecuadas de corrección y lograr un mejoramiento continuo.

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sobre: a) Satisfacción del cliente. Los datos de

entrada pueden provenir de: - Mediciones de satisfacción del cliente - Reclamos de clientes - Otros

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sobre: b) Conformidad del producto con sus

requerimientos. Los datos de entrada pueden provenir de:

- Medición y monitoreo del producto - Control del producto no conforme - Medición de satisfacción del cliente - Otros 48

sobre: c) Características y tendencias de los

procesos y productos, incluyendo oportunidades de acciones preventivas. Los datos de entrada pueden provenir de:

- Medición y monitoreo de los procesos - Medición y monitoreo del producto - Indicadores de eficiencia - Indicadores de cumplimiento - Otros

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sobre: d) Proveedores. Los datos de entrada

pueden provenir de: - Evaluación de desempeño de proveedores - Verificación del producto a la recepción - Capacidad de respuesta - Otros

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El resultado del análisis de datos nos permite determinar y aplicar acciones de mejoramiento, tales como: Correcciones Acciones preventivas Acciones correctivas Objetivos de la calidad

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Solo las evidencias de mejoramiento demuestran la efectividad

del análisis de datos.

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Las auditorias internas proveen información sobre: Áreas / procesos satisfactorios Áreas / procesos con deficiencias Estado del mejoramiento continuo No conformidades (SAC)

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Las auditorias internas contribuyen al mejoramiento continuo dando informaciones que permiten: Actualizar el programa de auditorias internas (mayores controles en las áreas / procesos con deficiencias y disminución en las satisfactorias) Adoptar acciones correctivas Asegurar que las acciones correctivas aplicadas continúan siendo efectivas en el tiempo (seguimiento - follow-up)

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La organización deberá tomar acción para eliminar la causa de no conformidades con el objeto de evitar su recurrencia. Las acciones correctivas deberán ser de magnitud apropiada y consecuente con el efecto de las no conformidades encontradas.

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Existirá un procedimiento documentado que defina los requerimientos para: a) Verificar las no conformidades (NC) (incluidos los

reclamos de clientes) b) Determinar las causas de las NC c) Evaluar la necesidad de efectuar acción para evitar

la recurrencia de la NC d) Determinar e implementar las acciones necesarias e) Registrar los resultados de las acciones tomadas f) Verificar la efectividad de las acciones tomadas

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La organización deberá tomar acción para eliminar la causa de potenciales no conformidades con el objeto de evitar su ocurrencia. Las acciones preventivas deberán ser de magnitud apropiada y consecuentes con el efecto de las potenciales no conformidades.

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Existirá un procedimiento documentado que defina los requerimientos para: a) Determinar las potenciales NC y sus causas b) Evaluar la necesidad de efectuar acción para

evitar la ocurrencia de la NC b) Determinar e implementar las acciones

necesarias c) Registrar los resultados de las acciones tomadas d) Verificar las acciones tomadas

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CORRECCIÓN

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ACCION CORRECTIVA

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La Gerencia debe revisar el SG de la

organización a intervalos planificados, para asegurar su continua adecuación y efectividad. La revisión incluirá la identificación de oportunidades para mejorar y la necesidad de cambios en el SG, incluyendo la Política y los Objetivos. Se mantendrá registros de las Revisiones por la Gerencia.

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Datos de entrada: • Resultado de auditorias • Retroalimentación del cliente • Resultado procesos y conformidad producto • Estado de las AC / AP • Seguimiento tareas Revisión anterior • Cambios que puedan afectar al SG, y • Recomendaciones para el mejoramiento

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Desarrollo de la Revisión Gerencia: • La R. G. debe ser anunciada con anticipación para asegurar que todos los participantes estén presentes. • La conducción de la R. G. no puede ser delegada por la Gerencia. • El Gerente escuchará los informes de los Jefes de área de la organización y dispondrá acciones a medida que sea necesario.

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Desarrollo de la Revisión Gerencia: • Las acciones dispuestas por la Gerencia tendrán un responsable a cargo, un plazo de cumplimiento y establecida la forma de reportar cumplimiento • Las acciones pueden efectuadas mediante: Correcciones Acciones Correctivas / Preventivas Objetivos

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Datos de salida (Resultado): El resultado de la R. G. incluirá decisiones y acciones en relación con: • Mejoramiento de la efectividad del SG y sus procesos • Mejoramiento del producto (servicio) en relación con los requerimientos de los clientes • Necesidades de recursos (asignación)

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LOS PROVEEDORES

Todos somos proveedores en la cadena de suministros Cumplimos un doble papel, - Como cliente que recibe un suministro de algún proveedor - Como proveedor de algún cliente En ambos casos estamos obligados a cumplir requisitos

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Los Requisitos – Estándares Nacionales e Internacionales Los proveedores deben cumplir en general: 1. Base Legal en la que se encuentra inmerso el Cliente: Seguridad y S. O.; Medio Ambiente; Inocuidad, etc. 2. Requisitos propios del Producto y/o Servicio 3. Requerimientos establecidos por el Cliente: a) Políticas de Ingreso de personas y vehículos b) Políticas de Higiene y Sanitización, c) Políticas de Recepción de Bienes y Productos: Identificación, Rotulados, Estado, etc. d) Requisitos de Normas y/o Regulaciones

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ISO 9000 - Sistema de Gestión de la Calidad Adquisiciones Proceso de adquisiciones Asegurar que el producto adquirido satisface los requisitos especificados. El tipo y extensión del control aplicado a los

proveedores y al producto adquirido esta en función a su relevancia con el producto final.

Evaluar y seleccionar sus proveedores. Establecerse criterios para su selección, evaluación y

re-evaluación. Mantener registro de los resultados de la evaluación y

cualquier acción necesaria que resulte de la evaluación.

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Información de las adquisiciones

La información asociada a las adquisiciones debe describir el producto a ser adquirido, incluyendo cuando sea apropiado :

a) Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, b) Requisitos de calificación de personal, y c) Requisitos del SGC La organización deberá asegurar que los requisitos

especificados para el producto a adquirir son adecuados, antes de su entrega al proveedor.

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• Verificación del producto adquirido

Debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurar que el producto adquirido satisface los requisitos especificados.

Cuando la organización o sus clientes deseen

efectuar una verificación del producto adquirido en las instalaciones de los proveedores, la organización dejará constancia previa del alcance de ésta verificación, y del método de liberación del producto, en los documentos de compra.

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ISO 22000 - Sistema de Gestión de la Calidad en Alimentos

Para poder optar a ser proveedor de las grandes centrales de compras y empresas alimentarias internacionales.

Las organizaciones que implementen ISO 22001, deben cubrir requisitos clave de varias normas globales denominadas Pre-requisitos como:

Gestión de Calidad Compromiso con una Política de Gestión alimentaria y

mejora continua Principios HACCP (Hazard Analysis and Critical Control

Point) y Codex Alimentarius Programa Pre-Requisitos Buenas Prácticas de Manufactura

(BPM), Buenas Prácticas Agrícolas (BPA) y Buenas Prácticas Higiénicas (BPH)

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ISO 14000 - Sistema de Gestión Ambiental Es importante implicar a los proveedores y subcontratistas en el cumplimiento de nuestros requisitos ambientales. Se comunica la política ambiental de la empresa al

proveedor o se le hace rellenar un insulso cuestionario que en la práctica no sirve de nada.

El nivel de exigencia a los proveedores deberá ir en

función del impacto ambiental de sus actividades

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Los PROVEEDORES de empresas con Sistemas de Gestión DEBEN procurar cumplir los siguientes requisitos: 1) Verificar que su POLÍTICA y OBJETIVOS de Seguridad, Salud y Ambiental sea alineada o que no se contraponga a la Política del Cliente. 2) Identificar y Gestionar los RIESGOS a la seguridad y salud así como los ASPECTOS ambientales significativos de las actividades, servicios u operaciones que brinden al Cliente. (Programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambientales) 3) Identificar y verificar el cumplimiento del MARCO LEGAL en seguridad, salud ocupacional y ambiental donde están enmarcados sus procesos y operaciones. 4) Brindar INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO y CAPACITACIÓN a sus trabajadores para controlar los riesgos o minimizar los impactos ambientales. (Planes de Formación).

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CONCLUSIONES

1. Las partes interesadas están obligando a las organizaciones a adoptar estándares de cumplimiento de requisitos 2. La manera de cumplir con estos requisitos en forma sostenida y consistente es la adopción de Sistemas de Gestión 3. Estos SG exigen Mejoramiento Continuo 4. El mejoramiento Continuo se aplica a los procesos de las organizaciones e incluyen a los procesos que involucran a los proveedores

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5. Los proveedores están obligados a cumplir con requisitos impuestos por sus clientes que han adoptado SG 6. Los clientes que han adoptado SG están obligados a monitorear el desempeño de sus proveedores mediante las herramientas de Mejoramiento Continuo

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LAS ORGANIZACIONES QUE NO ADOPTEN ESTANDARES QUE GARANTICEN EL

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS IMPUESTOS POR LOS STAKEHOLDERS

NO PODRAN ASEGURAR SU PERMANENCIA EN

LOS MERCADOS

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MUCHAS GRACIAS

José L. Marín jmarin@eaconperu.com

Cel: 64149196

Arturo Samith A. asamith@systemssupplies.cl

Cel: 61226774

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