auditorÍa interna en el Área de compras en la alcaldÍa del …
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
AUDITORÍA INTERNA EN EL ÁREA DE COMPRAS EN LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO TRUJILLO
Autor: Br. Ángel Arcadio
Octubre, 2012
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
AUDITORÍA INTERNA EN EL ÁREA DE COMPRAS EN LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO TRUJILLO
Autor: Br. Ángel Arcadio Tutor: Prof. Yanceth Paredes
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA ILUSTRE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO
DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA
Octubre, 2012
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DEDICATORIA
La fe, paciencia y sabiduría, son los ingredientes fundamentales que
conforman el secreto de la meta hoy alcanzada. Es por ello que este paso
que he dado y logrado con mucho sacrificio se lo dedico:
A DIOS TODOPODEROSO. Fuente de luz y esperanza. Por haberme
iluminado el camino y ver hoy nuestra meta alcanzada.
A mis PADRES, María Crescencia Bastidas de Angel y Arcadio José
Angel Quevedo fuente de amor y generosidad, quienes con sus oraciones y
bendiciones me han iluminado y mantienen viva la esperanza de verme
crecer y trascender cada día más.
A mis HERMANOS(a), que de una u otra manera me ayudaron a lograr
esta meta.
Y a todas aquellas personas que se involucraron para alcanzar este
logro.
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AGRADECIMIENTO
El lograr esta meta que me propuse hace cinco años y medio me
ayudó a comprender lo importante que es estar rodeado de personas que
brinden aliento, valor y cariño, es por ello que quisiera agradecer:
A Dios todopoderoso por iluminarme en este largo camino y brindarme
de salud, bienestar, paciencia y fortaleza para culminar mi meta.
A mi madre y a mi padre por brindarme amor, cariño, comprensión y
apoyarme siempre en todos mis proyectos y metas.
A Yesica, por ser parte de este sueño, estar a mi lado en todo
momento ayudándome cuando más la necesitaba gracias amor por
brindarme tu cariño y compresión.
A mis hermanos Kateherine, Jorswa, Mike, Charlingh, Jackir,
Mikecole, Susan, Nayalingh, Lingh, Napier, Robland. Por ser ejemplo de
constancia y trabajo, por creer en mí y estar a mi lado, espero que mi logro
les sirva de motivación y los invito a que se tracen metas y trabajen con
mucho entusiasmo para lograrlas.
A mis compañeros de estudio, Patricia Yesica, Yusmary, Veronica y
Jose Gregorio. Por brindarme su amistad apoyo y lealtad; formamos un gran
equipo y vivimos cosas que jamás olvidare estoy feliz de haber recorrido este
camino juntos.
A la Universidad de Los Andes por darme la oportunidad de lograr
esta importante meta.
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ÍNDICE GENERAL
Pág. APROBACIÓN DEL TUTOR i DEDICATORIA ii AGRADECIMIENTO iii ÍNDICE GENERAL iv ÍNDICE DE CUADROS vi ÍNDICE DE FIGURAS vii ÍNDICE DE TABLAS viii ÍNDICE DE GRÁFICOS ix RESUMEN x INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema 3 Formulación del Problema 9 Sistematización de la Investigación 9 Objetivos de la Investigación 10 Justificación de la Investigación 10 Delimitación de la Investigación 11
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación 13 Bases Teóricas 16 Bases Legales 44 Definición de Términos Básicos 46 Mapa de Variables 47
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación 48 Diseño de la Investigación 49 Población 49 Técnica e Instrumento de Recolección de Datos 50 Validez del Instrumento 51 Técnicas de Análisis de los Resultados 51
CAPÍTULO IV. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Análisis e Interpretación de los Resultados 53 CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones 80
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Recomendaciones 82 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 86 ANEXOS
Anexo 1. Cuestionario 89 Anexo 2. Constancias de Validación 99
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Pp. 1 Pasos del ciclo de compras 19 2 Mapa de Variables 47
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Pp. 1 Proceso de auditoría interna 30
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ÍNDICE DE TABLAS Tablas Pp.
1 Determinación de necesidades de compras 53 2 Autorización de la compra 54 3 Ejecución de la compra 55 4 Seguimiento del ciclo de compras 56 5 Completación de la entrega de una compra 57 6 Liquidación de una compra 58 7 Asientos contables comunes 59 8 Documentos importantes 60 9 Bases usuales de datos 61
10 Enlace con otros ciclos 62 11 Exploración 63 12 Permisibilidad de la exploración 64 13 Finalidad de la planeación de la auditoría interna 65 14 Plan global de auditoría interna 65 15 Supervisión de otras etapas durante la auditoría interna 66 16 Finalidad de la supervisión en una auditoría interna 67 17 Pasos seguidos para ejecutar una auditoría interna 68 18 Procedimientos aplicados durante la ejecución de una
auditoría interna 69
19 Características del informe de auditoría interna 70 20 Aspectos visibles en el informe de auditoría interna 71 21 Bases de la revisión del desempeño del personal 72 22 Beneficios de las revisiones del desempeño del personal 73 23 Procesamiento de información 74 24 Aplicación de controles generales en el procesamiento de
la información 75
25 Seguridad física en las actividades de controles físicos 76 26 Frecuencia de aplicación de controles físicos 77 27 Segregación de funciones 78 28 Beneficios de la segregación de funciones 78
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ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráficos Pp.
1 Autorización de la compra 54 2 Ejecución de la compra 55 3 Seguimiento del ciclo de compras 56 4 Completación de la entrega de una compra 57 5 Liquidación de una compra 58 6 Asientos contables comunes 59 7 Documentos importantes 60 8 Bases usuales de datos 61 9 Enlace con otros ciclos 62
10 Exploración 63 11 Permisibilidad de la exploración 64 12 Plan global de auditoría interna 66 13 Supervisión de otras etapas durante la auditoría interna 67 14 Finalidad de la supervisión en una auditoría interna 68 15 Pasos seguidos para ejecutar una auditoría interna 69 16 Procedimientos aplicados durante la ejecución de una
auditoría interna 70
17 Características del informe de auditoría interna 71 18 Bases de la revisión del desempeño del personal 72 19 Procesamiento de información 74 20 Aplicación de controles generales en el procesamiento de
la información 75
21 Seguridad física en las actividades de controles físicos 76 22 Frecuencia de aplicación de controles físicos 77 23 Beneficios de la segregación de funciones 79
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
AUDITORÍA INTERNA EN EL ÁREA DE COMPRAS EN LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO TRUJILLO
Autor: Br. Ángel Arcadio Tutor: Prof. Yanceth Paredes Año: 2012
RESUMEN La investigación se ubicó dentro de los estudios descriptivos, por cuanto tuvo como propósito analizar la auditoría interna en el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo. Se adoptó el diseño de campo, transeccional contemporáneo. La población estuvo constituida por la alcaldía del municipio Trujillo, siendo los sujetos informantes el personal que labora en la Dirección de Auditoría Interna los cuales sumaron en total cinco (5) personas. La información se obtuvo por fuentes primarias, directamente de los sujetos para el estudio, mediante la técnica de la encuesta y como instrumento un cuestionario contentivo de veintiocho (28) ítems, sometido a consulta de un panel de tres (3) expertos para determinar su validez. El análisis de los resultados permitió concluir que la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo; depende de las principales funciones que debe realizar el área de compras; las fases del proceso presentan algunas debilidades que inciden en la elaboración del informe, el cual generalmente no es oportuno ni completo; además, no se aplican adecuadamente todos los procedimientos de control interno pertinentes; por ende, no se compara el desempeño del personal actual con el pasado, casi nunca se aplican controles físicos y no se segregan todas las funciones inherentes a las compras. Palabras clave: auditoría, auditoría interna, área de compras, alcaldías.
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INTRODUCCIÓN
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva, que
proporciona seguridad al ente u órgano, para agregar valor, mejorar sus
operaciones, alcanzar sus objetivos institucionales; mediante la práctica de
un enfoque tanto sistémico como profesional; que le permite evaluar y
mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control, así como de
los procesos de dirección. Por tanto, proporciona una garantía razonable
sobre el apego a las sanas prácticas y al marco jurídico-técnico aplicable, de
las actuaciones de los servidores de una institución.
La auditoría interna tiene como propósito ofrecer una garantía
razonable sobre la debida protección de los activos de una organización;
asimismo, la precisión de los registros financieros y confiabilidad suficiente
en la preparación de los estados financieros. Además sirve a los directivos
para evaluar la eficiencia de las operaciones ejecutadas, así como el
desempeño de los sistemas de control. En este sentido, las organizaciones
deben seguir una metodología enfocada en una adecuada planeación,
aplicación de pruebas a los controles y saber cómo comunicar los resultados
obtenidos.
Esta situación motivó la presente investigación que permitió analizar la
auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo;
lo que constituye el objetivo de este trabajo, el cual se estructuró de la
siguiente manera:
En el capítulo I, se especifican aspectos donde se plantea el problema,
asimismo se formula y sistematiza el problema, la cual origina una serie
objetivos, aunado a su justificación y principales criterios que delimitan el
estudio.
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El capítulo II, dentro del marco teórico, se encuentra las investigaciones
consideradas como antecedentes cuyos aportes orientan a la investigadora
de ideas acerca de cómo abordar el tema. Además, se determina el cuerpo
de teorías para la sustentación teórica del conjunto de hechos y
observaciones concernientes a las variables de investigación, tales como:
control cambiario, adquisición de insumos, para luego definir las variables y
mostrar el respectivo mapa.
En el capítulo III, se expone la metodología, el tipo de estudio dentro del
cual se enmarcó la investigación, la población, muestra y las técnicas de
instrumentos empleados para tal fin, así como también la validez y la
confiabilidad de instrumentos.
En el Capítulo IV, se muestra el análisis e interpretación de los
resultados, para la organización de la información de manera sencilla, se
hizo necesario cargar los datos en una hoja tabular, posteriormente se
tabularon las medias para cada ítem. Aunado a ello, tiene la discusión de los
resultados.
Además, en el capítulo V, se exponen las conclusiones obtenidas, así
como las posibles recomendaciones generadas de las mismas, haciendo
especial énfasis en la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía
del municipio Trujillo. Finalmente, se muestran las referencias bibliográficas
que sustenta la investigación, así como los anexos pertinentes.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza un contador
de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la
razonabilidad de los mismos y su apego a las Normas Internacionales de
Información Financiera; para tal efecto se basa en técnicas específicas y en
las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Dentro de este marco de
acción, la auditoría es vista como un proceso sistemático, para obtener y
evaluar de manera objetiva la evidencia relacionada con informe sobre
actividades económicas y otros acontecimientos relacionados.
La auditoría representa la comprobación científica y sistemática de los
libros de cuentas, comprobantes y otros registros financieros, legales de un
individuo, firmas o corporación, con el objetivo de determinar la exactitud e
integridad de la contabilidad, mostrando la verdadera situación financiera y
científica de los estados que se rindan. Por tanto, es consistente al enfocarse
en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo, con las
evidencias que le dieron origen , así como determinar si dichos informes se
ha elaborado observando principios establecidos para el caso.
Desde el punto de vista del control interno, la auditoría interna ha
cambiado la percepción sobre el tema, se considera como una función
inherente al proceso administrativo de toda organización, con el objetivo de
garantizar la eficiencia, eficacia y la transparencia de sus actuaciones; ello
fundamenta la necesidad de que cada entidad se controle a sí misma, lo que
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ayuda a evaluar de forma sistemática todas las actividades que en ella se
producen.
Desde este enfoque, el control interno es un instrumento gerencial por
excelencia que permite a las entidades alcanzar sus objetivos e identificar
aquellos cambios internos y externos que pudieran afectar el logro de los
mismos. Entre los objetivos que puede perseguir de manera general se
tienen los objetivos de autorización, procesamiento, clasificación de
transacciones; verificación, evaluación y salvaguarda física.
Con esto se pudiera sintetizar el concepto de control interno diciendo
que consiste en todos los medios empleados con la finalidad de proteger los
recursos contra pérdidas, fraudes e ineficiencias, promover la exactitud y
confiabilidad de los informes contables, económicos y operativos, apoyar y
medir el cumplimiento de los planes de la empresa y juzgar la eficiencia de la
operación en todas las dependencias de la empresa auditada.
De acuerdo a Cepeda (2003:57), la auditoría interna “es una actividad
de evaluación independiente, dentro de la organización, cuya finalidad es el
examen de las actividades contables, financieras, administrativas y
operativas, cuyos resultados constituyen la base para la toma de decisiones
en los más altos niveles de la organización”. No obstante, aunque los
procedimientos aplicables presentan variaciones, los pasos seguidos en este
tipo de auditoría, son esencialmente los mismos: conocer suficientemente el
control interno, determinar el nivel de riesgo de control existente, realizar
pruebas adicionales de los controles, realizar las pruebas sustantivas
planificadas, terminar la auditoría, formar una opinión y emitir el informe del
auditor.
En una auditoría interna se deben comunicar los asuntos pertinentes
mediante la elaboración de un informe con la finalidad de inducir a la entidad
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examinada que adopte medidas necesarias para la corrección de las
deficiencias y el fortalecimiento del control interno; en consecuencia, las
comunicaciones deben ser precisas, objetivas, concisas, constructivas y
oportunas. Se determina entonces, que la mencionada metodología implica
la aplicación de una serie de procedimientos de control, entre los cuales se
destacan las revisiones del desempeño, el procesamiento de información, los
controles físicos, así como la segregación de funciones.
La auditoría interna permite a las organizaciones el conocimiento sobre
la protección de los activos, evitando pérdidas por fraudes o negligencias,
asegura tanto la exactitud como veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de
decisiones; promoción de la eficiencia de la explotación, estimulación del
seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia; evaluación de la
seguridad, la calidad y la mejora continua.
Para conocer los aspectos inherentes a una auditoría interna, se toma
en cuenta al sector público, el cual constituye un conjunto de actividades
económicas de un país, que presenta características peculiares y
homogéneas, incluye las actividades que están dentro de la esfera
gubernamental: la administración, las empresas nacionalizadas, el sistema
impositivo, la banca oficial, la seguridad social, las corporaciones públicas,
entre otros aspectos. Es decir, es el conjunto de organismos administrativos
mediante los cuales el Estado cumple, o hace cumplir la política o voluntad
expresada en las leyes que hay en el país.
Según Banco Central de Venezuela (2011), a lo largo de todo el siglo
XX, el sector público experimentó un crecimiento vertiginoso, pasando de
una participación menor al 10 % del Producto Nacional Bruto (PNB), a
principios de siglo a un 40 % o más en la década de los 70. A partir de allí, se
inició en años recientes un pequeño y vacilante proceso de retroceso, sobre
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todo mediante la privatización de empresas industriales, de transportes,
bancarias; que estaban en manos del Estado, y un intento de reducción del
gasto social.
Dentro de las entidades que conforman al sector público, se tienen las
alcaldías, las cuales son organismos rectores y vigilantes de las ordenanzas
de los distritos y municipios; desde los inicios de la descentralización han
asumido responsablemente los destinos ciudadanos de quienes viven en
esos distritos y municipios aportando soluciones localizadas y adaptadas a
su radio de acción.
Como contexto específico se estudia a la alcaldía del municipio Trujillo;
cuyo objeto principal es desarrollar a través de los diagnósticos comunales,
proyectos y programas que permitan la participación y el protagonismo del
pueblo; por tanto, busca producir las políticas específicas que permitan la
incorporación integral de las comunidades y vecinos en el desarrollo político,
económico, social del país, de acuerdo a las exigencias planteadas por la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) orientada en el
cumplimiento de los servicios públicos (vialidad, educación, vivienda, entre
otros) para satisfacer necesidades colectivas, así como el bienestar de la
sociedad. (http://www.venezuelasite.com/portal/Detalles/17589.html).
La alcaldía del municipio Trujillo elabora los programas, planes y
proyectos, las acciones se focalizan en: atención integral de las necesidades
y problemáticas de las comunidades, impulsar el proceso de organización
comunal y parroquial en consistencia con el rol protagónico que le
corresponde a los ciudadanos, desarrollar los mecanismos de inserción
productiva de los ciudadanos basados en principios de la economía social.
Dicha alcaldía, cuenta con un Área de Compras, la cual tiene como función
principal garantizar la cantidad e insumos, bienes y servicios de todas y cada
una de las direcciones y dependencias de la alcaldía, velando porque cada
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una de ellas, cuente con materiales, equipos necesarios para una óptima y
eficiente prestación del servicio público en beneficio del colectivo.
El Área de Compras de la alcaldía del municipio Trujillo, se encarga
esencialmente de controlar la recepción de las requisiciones de compra de
las dependencias solicitantes, además examina las requisiciones de compras
ordenadas y clasificadas por el comprador, para determinar rubros y
cantidades a comprar. Asimismo, supervisa el proceso de alimentación de
información de los ítems de la cotización de los proveedores, respecto a
precios, tiempo de entrega y otros datos necesarios, para su actualización.
El Área de Compras de la alcaldía del municipio Trujillo, tiene como
objetivos específicos: proporcionar un mejor control referente a la
adquisición, evaluación y seguimiento de bienes o servicios, además de cada
uno de los procedimientos administrativos de compras; implementar
lineamientos que brinden el apoyo necesario a todas y cada una de las
dependencias que intervienen en el proceso de compras de la Alcaldía
Socialista de Trujillo, establecer procedimientos necesarios para la
tramitación de bienes o servicios y facilitar la toma de decisiones oportuna
por parte de las máximas autoridades de la mencionada alcaldía.
El Área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo; busca reducir
el nivel de inventario, combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes,
implantar control de calidad en las compras, establecer políticas de
adquisición y licitación y mantener registro de los bienes. Es decir, se
encarga de la adquisición y el pago de inventarios, activos fijos, servicios
externos, suministros o abastecimientos.
Por tanto, la importancia de la actividad de compras es significativa, ya
que la típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos
incurridos en el control interno de las compras, consecuentemente es una
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actividad a la que la administración dedica un alto grado de intención, así el
volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios,
y la inversión en estos es el factor principal para alcanzar una favorable
rotación del capital invertido.
Sin embargo, en cuanto a la auditoría interna en el área de compras en
la alcaldía del municipio Trujillo; mediante visita a la misma y conversaciones
informales contenidas con el personal responsable, se logró detectar los
siguientes síntomas: en algunos casos las compras no se analizan con la
finalidad de satisfacer verdaderamente las necesidades de las unidades que
conforman la entidad, se observan debilidades en el registro y control de
cuentas por pagar a proveedores por concepto de compras, lo cual incide
directamente sobre el pago a tiempo, además no se revisa el desempeño
del personal involucrado en el control interno del área de compras.
En el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo, se observa
dicha situación por cuanto se presume el origen en las siguientes causas:
desconocimiento de las funciones que de manera específica debe cumplir el
área de compras, incongruencia de los objetivos de control interno
establecidos, aplicabilidad de una metodología de auditoría interno no
ajustada a las necesidades y capacidades del área de compras, así como, la
inaplicabilidad de procedimientos de control que permitan revisar el
desempeño, procesar de manera adecuada la información, aplicar controles
físicos continuamente y segregar funciones periódicamente.
En caso de que la alcaldía del municipio Trujillo, no aplique de manera
adecuada la auditoría interna en el área de compras; se advierte que no
podrá conocer como ha sido su progreso en cuanto al cumplimiento de las
funciones y proceso a seguir en el área de compras, pues carecerá de una
organización estructural que guíe adecuadamente la distribución de tareas
específicas en esta función.
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Tampoco podrá aplicar adecuadamente el registro y autorización de los
movimientos contables vinculados a las compras, ni podrá ejecutar de
manera correcta revisiones del desempeño del personal involucrado en las
compras, así como la aplicación de controles físicos. Además, la institución
no podrá cumplir a tiempo con las cuentas por pagar a proveedores
resultantes de operaciones de compras a crédito.
Según el planteamiento realizado, es necesario analizar la auditoría
interna en el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo, a fin de
optimizar las funciones y el proceso del Área de Compras. Además de
mejorar los procedimientos ejecutados para el alcance de los resultados
esperados en el control interno del área de compras.
Debido ello, surge la necesidad de llevar a cabo la presente
investigación, la cual se orienta mediante las siguientes interrogantes:
Formulación del Problema
¿Cómo es la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del
municipio Trujillo?
Sistematización del Problema
¿Cuáles son las principales funciones del área de compras en la
alcaldía del municipio Trujillo?
¿Cómo es el proceso de auditoría interna en el área de compras en la
alcaldía del municipio Trujillo?
¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicados durante la
auditoría interna del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo?
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Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Analizar la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del
municipio Trujillo.
Objetivos Específicos
Identificar las principales funciones del área de compras en la alcaldía
del municipio Trujillo.
Describir el proceso de auditoría interna del área de compras en la
alcaldía del municipio Trujillo.
Conocer los procedimientos de control interno aplicados durante la
auditoría interna del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
Justificación de la Investigación
La justificación representa la importancia que tiene específicamente
este trabajo, es el porqué y el para qué es importante llevar a cabo esta
investigación particular. En este caso, para evaluar la justificación se tomó el
enfoque de Méndez (2006), para quien se toman en cuenta tres criterios:
justificación teórica, justificación metodológica y justificación práctica:
Teóricamente, este estudio se llevó cabo según criterios de autores que
hacen mención al tema en estudio y que generan un conocimiento contable
profundizado en la situación existente actual en la alcaldía del municipio
Trujillo, vinculado a la auditoría interna en el área de compras. Con base a
ello, sirve de referencia para futuras investigaciones por cuanto aporta
aspectos teóricos de importancia proporcionados por autores como: Blanco
(2007), Rodríguez (2007), Aguirre (2005), entre otros.
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Desde el punto de vista metodológico, para el alcance de los objetivos
propuestos en la investigación, se aplicaron técnicas e instrumentos de
recolección de datos para obtener la información referente a la auditoría
interna en el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo; a fin de
formular recomendaciones ajustadas, lo que hace del estudio un sustento
metodológico para futuras investigaciones relacionadas al tema; además el
instrumento utilizado puede ser reutilizado en otros procesos investigativos.
A nivel práctico, la investigación adquiere relevancia desde el punto de
vista de la institución, comunidad y personal. Desde la institución, es decir,
alcaldía del municipio Trujillo, logra mejorar una situación existente sobre la
auditoría interna en el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo,
dando a conocer las debilidades presentes con la finalidad de ejecutar
correctivos que permitan mejorar no sólo las funciones, sino procesos y
actividades responsabilidad del área de compras. Desde el contexto de la
comunidad, con esta investigación se pretende brindar un medio a través del
cual se comunique sobre la gestión de la alcaldía mediante la auditoría de
control interno.
Finalmente, a nivel personal, el estudio aporta conocimientos sobre el
tema a los futuros profesionales contables, por cuanto es de saber que en
caso de ejercer funciones públicas, de igual manera, es responsable del
control interno, por lo que se hace necesario que todos conozcan su marco
conceptual, sus componentes, la importancia de su implementación y
operatividad, además de la metodología a seguir para evaluarlo.
Delimitación de la Investigación
Esta investigación se enfocó en analizar la auditoría interna en el área
de compras; partiendo de conceptos teóricos referentes a la auditoría, control
interno y área de compras; de autores como: Blanco (2007), Rodríguez
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(2007), Aguirre (2005), entre otros. En este sentido, el estudio se adscribe a
la Línea de Investigación de Auditoría emitida por el Departamento de
Ciencias Económicas, Contables y Administrativas del Núcleo “Rafael
Rangel” de la Universidad de Los Andes.
El espacio de investigación sobre la problemática estudiada estuvo
determinado por la Dirección de Auditoría y Dirección para el Control Interno
de la alcaldía del municipio Trujillo, tomando como sujetos informantes al
personal que labora en la Unidad de Auditoría Interna.
El estudio con respecto a la auditoría del control interno en el área de
compras comprendió un periodo de tiempo entre Agosto 2011 y Septiembre
de 2012.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En este marco usualmente se explican los conceptos y términos
relacionados con el problema en estudio. A criterio de Balestrini (2006), el
comprende una revisión de los trabajos previos realizados sobre el problema
en estudio y/o de la realidad contextual en la que se ubica, dependiendo de
la naturaleza del trabajo, puede comprender aspectos teóricos, conceptuales,
legales, situacionales de la realidad objeto de la investigación u otros según
convenga al caso.
Antecedentes de Investigación
La investigación bibliográfica permitió la localización de trabajos
recientes relacionados con el tema en estudio. La finalidad de anexas en
forma de síntesis los propósitos establecidos en las diferentes
investigaciones, es realizar aportes significativos al tema a tratar, y con ello
trabajar sobre la base de lo que otros autores han manifestado en sus
resultados. A continuación se presentan algunos aspectos relevantes
encontrados en los mismos.
Guerrero (2011), desarrolló una investigación titulada El control interno en el Área de Compras y Contrataciones del Tribunal Supremo de Justicia, Dirección Administrativa Regional Estado Trujillo. Trabajo
Especial de Grado para optar al Título de Magister Scientarium en Gerencia
Financiera en la Universidad Rafael María Baralt, con el objetivo general de
analizar el control interno en el Área de Compras y Contrataciones del
Tribunal supremo de Justicia, Dirección Administrativa Regional, Estado
Trujillo. La investigación se enmarcó en un estudio descriptivo con diseño de
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campo, la población estuvo representada por 5 sujetos que constituyen el
personal cuyas funciones se relacionan directamente con el área de compras
y contrataciones de la División de Servicios Administrativos y Financieros de
la Dirección Ejecutiva de la Magistratura Regional Trujillo. Como técnica
aplicó una encuesta y como instrumento un cuestionario a escala likert con
51 ítems. De acuerdo a los resultados obtenidos, se evidencia que existe la
necesidad de realizar cambios en función de mejorar el control interno
existente, partiendo de las necesidades de la entidad, los riesgos existentes
y sobre todo de las actividades de control que deben de forma efectiva
ejecutarse. Esto permitió diseñar estrategias de control interno para el Área
de Compras y Contrataciones en la Dirección Administrativa Regional Trujillo,
fundamentadas en la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público (LOAFSP, 2000) y en el Reglamento sobre la Organización del
Control Interno en la Administración Pública Nacional (2005).
La mencionada investigación, guarda relación con el presente proyecto
de investigación porque trata sobre el control interno del Área de compras en
una entidad pública, se observa la presencia de debilidades, las cuales de
igual manera pueden presentarse en la alcaldía del municipio Trujillo.
Garcés (2010), su trabajo titulado Auditoría interna como herramienta para la optimización del control de ingresos en las empresas de proyectos y construcciones del municipio Valera, el
propósito del presente estudio fue determinar la utilidad de la auditoría
interna como herramienta para la optimización del control de ingresos en las
empresas de proyectos y construcciones del municipio Valera. La
investigación tuvo carácter descriptivo con diseño de campo no experimental.
La población estuvo conformada por once (11) empresas de proyectos y
construcciones, registradas en la Alcaldía del municipio Valera donde los
informantes fueron los Gerentes y Contadores de dichas empresas.
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Se utilizó como instrumento un cuestionario conformado por diecisiete
(17) ítems, sometido para su validez al juicio de tres expertos. Los
resultados permitieron concluir que el control de los ingresos obtenidos por
las empresas de proyectos y construcciones del municipio Valera, puede
optimizarse con la aplicación de la auditoría interna, la cual permite no solo
cumplir con los objetivos establecidos, sino además determinar los aspectos
contables que deben considerar para mantener un adecuado control por
medio de procedimientos implícitos en la auditoría.
Este antecedente se vincula con la investigación en curso, ya que trata
sobre como la aplicabilidad de la auditoría interna puede mejorar el control,
incluyendo al área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo.
Ruiz (2009), con su trabajo titulado La auditoría interna como medio de control en las operaciones contables de las empresas concesionarias de vehículos del municipio Valera, estado Trujillo, el
objetivo general de esta investigación fue evaluar la auditoría interna como
medio de control en las operaciones contables de las empresas
concesionarias de vehículos del municipio Valera estado Trujillo, mediante la
identificación de las operaciones contables, etapas del proceso de
implementación de la auditoría interna, técnicas para la obtención de
evidencias y los elementos del de auditoría.
La investigación se formuló como un estudio descriptivo basado en un
diseño de campo no experimental. Para una población de ocho empresas
concesionarias del municipio Valera, estado Trujillo. Por consiguiente, para
la recolección de la información se elaboró una encuesta con 47 ítems
cerrados dirigidos a los auditores de las empresas. Permitiendo concluir que
la auditoría interna como medio de control en las operaciones contables de
las empresas en estudio, aplican eficientemente el registro de las
operaciones, cumplen con las técnicas para la obtención de evidencias lo
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cual conlleva a la emisión de un informe que contiene todos los elementos
necesarios para ser confiable y conciso, sin embargo, se detectó debilidades
en el cumplimiento de las etapas del proceso de auditoría interna como tal,
por lo que se estimó necesario recomendar la revisión de estas etapas con el
objeto de mejorar el proceso y obtener mejores resultados en vía de la
optimización de los procesos contables en las empresas concesionarias de
vehículos del municipio Valera.
Los aportes de la investigación son de tipo tanto teórico como
práctico porque revela que la auditoría interna constituye un medio de
control de las operaciones de forma más efectivas con que cuenta una
organización para verificar el cumplimiento de los objetivos y los planes
pre-establecidos.
Con respecto a estas investigaciones, se deduce que las mismas
guardan estrecha relación con el presente estudio en cuanto al deber ser
del control interno, el cual tiene como finalidad comprobar, inspeccionar e
intervenir para preservar la organización y así apoyar su desarrollo y
sostenimiento. Asimismo, señalan la importancia que reviste analizar los
auditorías del control interno aplicado por las organizaciones públicas para el
logro de sus objetivos organizacionales.
Bases Teóricas
Las bases teóricas están conformadas por ideas, opiniones, teorías y
conceptos aportados por autores reconocidos en el campo de la auditoría,
auditoría del control interno y área de compras; lo que sustenta el desarrollo
de esta investigación.
Tomando en consideración que la investigación tiene como finalidad
Analizar la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del
29
municipio Trujillo; se da inicio a las bases teóricas comenzando con la
conceptualización y funciones del área de compras.
Área de compras
El área de compras cubre los procesos de negocio para la creación de
requisiciones, órdenes de compra, recibo de facturación y el proceso de
pago. La funcionalidad está altamente integrada con la administración de la
cadena de abastecimiento. Por tanto, esta área se encarga de todas
aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para la adquisición de
bienes, mercancías y servicios, el pago de las adquisiciones anteriores;
clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga. Además, el
ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: inventarios, activos
fijos, servicios externos, suministros o abastecimiento. (Rodríguez: 2007).
La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la
típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos incurridos
por una organización por los productos y servicios que vende.
Consecuentemente, es una actividad a la que la administración dedica un
alto grado de atención. Además es de una importancia primordial debido a
las significativas interrelaciones que guarda con otras actividades
gerenciales, pues lo que se compra está directamente relacionado con la
eficiencia productiva. (Santillana: 2003).
Asimismo, tomando en cuenta al autor citado, el volumen de compras
es también determinante de los niveles de inventarios y la inversión en éstos
es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital
invertido. Sumado a ello, la función de compras tiene una relación
operacional directa con las actividades de recepción, almacenes, venta de
desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de
compras es una de las áreas más importantes de una organización.
30
Seguidamente se tratan los aspectos teóricos vinculados a las
principales funciones del área de compras en la alcaldía del municipio
Trujillo; dentro de las cuales se ubican: el ciclo de compras, funciones típicas
del área de compras, asientos contables comunes, formas y documentos
importantes, bases usuales de datos y el enlace con otros ciclos.
Principales funciones del área de compras
Las funciones hacen referencia a las actividades que puede
desempeñar uno o varios elementos con base a la consecución de objetivos
establecidos. Según Blanco (2007: 28), funciones principales de compras
podrían ser adquisición de bienes, mercancías y servicios, e pago de las
adquisiciones anteriores; clasificar, resumir e informar lo que se va adquirir y
lo que se pagó. Es decir, el área de compras de cualquier entidad o empresa
se encarga de la preparación de solicitudes de compras, función específica
de compras, recepción de mercancías y suministros, control de calidad de las
mercancías y servicios adquiridos, registro y control de cuentas por pagar y
los pasivos acumulados y desembolso de efectivo.
No obstante, de la revisión de literatura vinculada al tema a tratar, se
establecen, tomando los criterios de algunos autores como: Rodríguez
(2007), Santillana (2003) y Blanco (2007), las siguientes funciones
principales del área de compras:
El ciclo de compras seguido por el área de compras
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes
mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de
que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el
pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo
31
las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición
de dichos recursos. (Rodríguez: 2007).
A criterio de Santillana (2003: 130), “la función de compras puede ser
vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos”.
En este sentido se determinan como pasos operacionales los siguientes:
Cuadro 1. Pasos del ciclo de compras. Paso Descripción
Determinación de
necesidades
Se determina la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración, es decir, la determinación de los productos y sus especificaciones, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
Autorización de la compra
Debe existir una autorización para proceder a efectuar la compra. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.
Ejecución de la compra
El grupo de compras se ocupa de localizar el proveedor que se considera puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección del proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.
Seguimiento
Hasta el punto que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras, de igual manera, es necesario asegurar que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser analiza de tal forma que satisfaga las necesidades de la organización.
Completar la entrega
En el momento en que se efectúa la entrega se debe determinar si cumple con lo acordado o si se presenta algún cambio de improviso susceptible de reclamo.
Liquidación
En este paso se liquida al proveedor de acuerdo con las bases convenidas, con lo cual concluye la transacción de compra obviamente condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.
Fuente: Adaptado de Santillana (2003:130)
Ahora bien, de manera más explicativa seguidamente se tratan algunos
aspectos vinculados al ciclo de compras, en función del criterio de Santillana
(2003):
Determinación de necesidades en el ciclo de compras
Según Santillana (2003), en cuanto a la determinación de necesidades
se debe contar con algunas fuentes típicas de determinación, tales como:
32
a.- La cédula de producción, al cual, debido a que contempla las
necesidades materiales, identifica los requerimientos específicos en términos
de partidas individuales de productos, especificaciones y condiciones de
entrega.
b.- Un sistema de inventarios con niveles predeterminados de
existencia de cada producto, el cual genera automáticamente órdenes de
requisición por cada partida individual cuando llega a su nivel mínimo de
existencia.
c.- Proyectos especiales para cada inversión de capital que incluya
requerimientos de materiales y servicios.
d.- Otras necesidades operacionales que pueden ser evaluadas en
alguna forma y transformadas en requerimientos de compras. (Santillana,
2003).
En cualquiera de estas situaciones, surgen dudas, las cuales deben ser
consideradas de manera individual:
La primera es si tiene validez generar cierto tipo de necesidad
subyacente, esto incluye tanto el propósito por el cual las partidas
individuales van a ser usadas, como la solidez del procedimiento por el cual
las necesidades básicas se transforman en requerimientos definitivos.
En segundo lugar, debe hacer un amplio análisis para comprobar si el
sistema diseñado opera con eficacia, y finalmente, está la cuestión de
conocer su la necesidad determinada es adecuadamente transmitida al
grupo de compras en la forma de requisición autorizada o por otra
documentación valedera. (Santillana, 2003).
33
En la determinación de necesidades se debe tener en cuenta la
propiedad de las aprobaciones, el completar toda la información que se
requiere y confiabilidad del aspecto numérico.
Autorización de la compra en el ciclo de compras
Desde el enfoque de Santillana (2003: 132), “en algunos casos la
determinación de la necesidad es, el mismo tiempo, la autorización de la
compra”. No obstante, el mismo autor alega que no siempre es así, ya que la
autorización de la compra involucra ciertas cuestiones que generalmente no
son responsabilidad final de las personas que determinan la necesidad.
Dentro de las cuestiones señaladas por el autor citado se tiene la urgencia
de conocer si el producto que se espera comprar está disponible en la
organización, si es factible fabricarlo o comprarlo, si se puede efectuar la
compra, si los requerimientos de la compra son acordes al presupuesto o si
la organización presenta problemas financieros que limiten la compra.
Se determina entonces que la autorización de la compra puede estar
incluida en una parte del formato de requisición o por separado, en una
forma complementaria. Lo importante en este punto es que las aprobaciones
requeridas se aseguren y que el grupo de compras cubra toda la duda de
que lo que se hace beneficia los intereses de la organización antes de
proceder a realizar la compra.
Ejecución de la compra en el ciclo de compras
La ejecución de la compra constituye el corazón de la actividad de
compras, ya que la búsqueda del proveedor y los arreglos definitivos para
acceder a los artículos requeridos. (Santillana, 2003). De acuerdo a este
autor, en la selección del proveedor se deben tomar en cuenta algunas
consideraciones, entre las cuales se destacan:
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a.- La diligencia mostrada por los proveedores, la cual es la base para
que se les considere como una razonable y posible fuente de suministros,
incluyendo tanto nuevos como actuales proveedores.
b.- El alcance y acercamiento para con los proveedores, el cual permite
conocer sus instalaciones, capacidad operativa y problemas relacionados
con ellos, tanto de los actuales como potenciales proveedores.
c.- La confianza en cada proveedor particular debe basarse en las
experiencias pasadas, reputación y posición financiera.
d.- La evaluación de los diversos factores involucrados en la
determinación del servicio a recibir, lo cual incluye precio, condiciones,
absorción de gastos de entrega, tratamiento de gastos de manejo,
mantenimiento de reservas de inventarios, capacidad para satisfacer los
requerimientos de entrega, calidad, servicio de soporte, desarrollo de
productos, entre otros.
e.- Algunos aspectos complementarios como por ejemplo las relaciones
con la comunidad, soporte de negocios pequeños, competencia, reciprocidad
en ventas, políticas gubernamentales, entre otros.
f.- Hasta qué grado la entidad desea sentirse protegida confiando en un
solo proveedor o varios.
La ejecución de la compra debe hacerse aplicando una serie de
procedimientos que incluya: las respectivas autorizaciones, los registros de
proveedores, la aclaración de cualquier duda, el recibimiento de cotizaciones,
recomendaciones, así como la respectiva orden de compras.
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Seguimiento en el ciclo de compras
En cuanto al seguimiento, el departamento de adquisiciones debe
vigilar que los productos comprados se entreguen de acuerdo con la orden
respectiva. En muchas situaciones la relación con otras operaciones de la
organización está sujeta a las condiciones de entrega, por lo que deben
tomarse todas las medidas que las circunstancias requieran. (Santillana,
2003).
Partiendo del autor citado, se puede decir, que es aconsejable que el
comprador o su representante visiten con frecuencia al proveedores con la
finalidad de vigilar el avance de su pedido, inclusive acompañados de un
técnico o especialista para que califique el aspecto calidad.
Para Santillana (2003: 136), estas inspecciones tiene por objeto “que el
comprador tome medidas preventivas para asegurase de que se va a cumplir
con lo acordado”. Razón por la cual se dice que es necesario vigilar que el
avance operativo de la organización sea concordante con la época de
entrega del producto, ya que con éstas medidas se está en condiciones de
tomar acciones inmediatas en caso de presentarse algún problema de
retraso o cambio de especificaciones.
En este caso, se determina en cuanto al seguimiento, que el alcance
de los procedimientos puede variar de acuerdo con la complejidad de las
cédulas de entrega, así como de la época en que ésta se debe hacer
efectiva. Es recomendable el uso de un pizarrón o cuadro que se mantenga
a la vista de los interesados para llevar un buen seguimiento en especial en
lo referente a las fechas.
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Completación de la entrega en el ciclo de compras
En el ciclo de compras debe haber una actividad referente a la
recepción de la mercancía y condiciones de la misma. En efecto, se hace
indispensable efectuar una inspección para cerciorarse de que sus
especificaciones son las requeridas, al igual que el nivel de calidad. Más aun,
en ciertos casos especiales es menester efectuar algunas pruebas
autorizadas por los ejecutivos de operación responsables de aceptar el
producto. (Santillana, 2003).
Se dice que en otros casos puede ser necesario rechazar mercancía de
la que se tenga duda hasta que la revise el proveedor para así determinar si
ésta se debe aceptar o rechazar o bien proceder a una reclamación que
incluya a la empresa transportadora. Posteriormente, se debe establecer un
programa que vigile los aspectos de garantía, y así se tienen ya establecidas
las bases para proceder a liquidar financieramente la operación.
Liquidación en el ciclo de compras
Asimismo, Santillana (2003: 137), expresa que “la liquidación financiera
debe efectuarse de forma separada por el departamento de cuentas por
pagar”. Por tanto, en esta fase se realiza la revisión final pues se debe
cotejar la orden de compra original con los datos de recepción,
condicionados obviamente a posibles deducciones o ajustes. Así, luego de
obtener la aprobación final para su pago y procederse a su distribución. En
este caso, la negociación de los ajustes normalmente la efectúa el
comprador afectado, pero en ciertos casos es necesario pedir asesoramiento
al personal del área de finanzas.
Ahora bien, las funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes, entre otros del ciclo de compras que se describen
37
más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este
ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir
tan solo como una guía general que oriente al auditor cuándo lleve la revisión
del control interno, ya que la identificación y determinación de estas
funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,
entre otros; se deberán efectuar para cada caso en particular. (Blanco,
2007).
Funciones específicas del área de compras
En cuanto al segundo indicador relacionado a las funciones principales
del área de compras se tienen las funciones específicas, conformadas por:
Asientos contables comunes del área de compras
Los asientos contables vienen siendo el registro de las transacciones
realizadas por el ente y estos registros tienen que estar reflejado mínimo en
dos (2) cuentas contables, es decir, un cargo y un abono. A criterio de
Blanco (2007:129), dentro del ciclo de compras se pueden distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
Compras.
Desembolso de efectivo.
Pagos anticipados.
Acumulaciones de pasivos.
Ajustes de compras.
Así, se da paso al cuarto indicador de las funciones principales del área
de compras: las formas y documentos importantes:
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Documentos importantes del área de compras
Los documentos destacan como un medio físico de transmisión de
datos y al mismo tiempo es una herramienta esencial para producir una
acción coordinada, producir la memoria de dicha acción y producir el reporte
del resultado obtenido. De acuerdo a Blanco (2007: 129), dentro del ciclo de
compras los documentos importantes podrían ser:
Órdenes de compras.
Documentos de recepción de mercancías.
Facturas de proveedores.
Notas de crédito.
Recibos de servicios.
Como quinto indicador de las funciones principales del área de
compras, se tiene el uso de bases usuales de datos, las cuales son descritas
a continuación:
Bases usuales de datos del área de compras
Las bases de datos constituyen un conjunto de información sobre la
empresa, la cual permite un acceso directo de datos estructurados
organizados independientemente de su utilización y su implementación. En el
caso del área de compras, las bases usuales de datos, están representadas
por archivos, catálogos, listas, auxiliares, otros; que contienen aquella
información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un
ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las
transacciones. (Blanco, 2007). Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da se pueden clasificar como sigue:
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Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza
para el proceso de las transacciones.
Bases dinámicas. Representadas por información resultantes del
proceso de las transacciones y que como tal se ésta modificando
constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:
Archivos de proveedores (conteniendo nombre, dirección, productos
que ofrece, precios, otros)
Archivos de cuentas por pagar (que tenga las cuentas pendientes de
pago e historial de pagos)
Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.
Finalmente, se hace referencia al último indicador de las funciones
principales del área de compras, al enlace con otros ciclos:
Enlace con otros ciclos del área de compras
Los ciclos representan el conjunto de los pasos o fases de la
contabilidad que se repiten en cada periodo contable, durante la vida de un
negocio (Blanco, 2007). Se pueden distinguir los siguientes enlaces
normales del ciclo de compras con otros ciclos:
Ciclo de tesorería (desembolsos de efectivo).
Ciclo de producción (recepción de bienes, mercancías).
Ciclo de informe financiero (resumen de actividad, póliza de registro
contable)
Auditoría Interna
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La auditoría puede definirse como un proceso sistemático para obtener
y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin
consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si
dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos
para el caso. (Cepeda, 2003).
Es decir, la auditoría busca en todo caso, fundamentar opiniones de
carácter profesional sobre la adecuación de estados financieros de forma
objetiva, por medio de la emisión de informes veraces e imparciales,
ejecutados bajo normas profesionales relacionadas al trabajo de auditoría en
general.
Dentro de las diversas tipologías de la auditoría, se tiene la auditoría
interna la cual de acuerdo a Cepeda (2003: 58), la auditoría interna “es uno
de los medios de control más importantes de los que se vale la alta gerencia
de una organización para la apreciación y evaluación de los resultados
obtenidos”.
Según Rodríguez (2007), un aspecto importante del sistema de
monitoreo de la organización es la función de auditoría interna. Los auditores
internos investigan y evalúan el control interno y la eficiencia con la cual las
diversas unidades de la organización realizan sus funciones asignadas, y
reportan sus hallazgos y recomendaciones a la alta gerencia. Como
representantes de la alta gerencia, los auditores internos están interesados
en determinar su cada área o departamento entiende claramente su labor, si
tiene el personal adecuado, si mantiene buenos registros, si cuida
apropiadamente el efectivo, los inventarios y demás activos; y coopera en
forma armoniosa con otros departamentos.
41
Siguiendo con Cepeda (2003), se tiene que la auditoría interna presenta
las siguientes características:
Es una función inscrita en la estructura de la organización.
Analiza la veracidad de la información que se reporta a la gerencia.
Informa sobre el cumplimiento y mantenimiento de la eficacia,
eficiencia y economía en los sistemas y procedimientos dentro de la
organización.
Para Rodríguez (2007), la auditoría interna persigue cuatro objetivos:
Evaluar permanentemente e independientemente para determinar si el
control interno está operando en forma efectiva y eficiente.
Dar recomendaciones a la alta gerencia para fortalecer los controles
internos existentes o para sugerir otros nuevos.
Promover la eficiencia de los procedimientos existentes.
Tener una posición de los procedimientos en la gestión de la
organización.
Desde el enfoque de Cepeda (2003), para conseguir que los distintos
niveles de la organización asuman plenamente la función de auditoría interna
y participar en la mejora de los métodos de gestión, se hace necesario
establecer un marco en el que el auditor interno y el área funcional que
demanda sus servicios lleven a cabo un trabajo coordinado con objeto de
evaluarle correctamente y detectar los riesgos que debe asumir el área
funcional. El papel que desempeña la auditoría interna comprende:
Asumir que la implantación de un control y los objetivos que con él se
persiguen deben ser asumidos por el conjunto de la administración.
42
La coordinación de la auditoría interna con los coordinadores de área
no supone una pérdida de su estatuto profesional. Pretende ser un
catalizador que persigue la implantación de sus sugerencias y
recomendaciones convenciendo de su necesidad y no de su
imposición.
La responsabilidad de la consecución de los objetivos de gestión se
comparte con las áreas que demandan su trabajo o análisis y es
responsabilidad propia del auditor interno el establecer de una forma
metodología a seguir y la implementación de la misma
Proceso de Auditoría Interna
Todas las etapas de la auditoría interna son muy importantes, las
mismas son:
Figura 1. Proceso de auditoría interna
Fuente: Angel (2012)
Exploración
Según Pérez (2003), la exploración es la etapa en la cual se realiza el
estudio o examen previo al inicio de la auditoría interna con el propósito de
conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los
elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a
Exploración
Planeamiento
Supervisión
Ejecución
Informe
43
realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de
acuerdo con los objetivos previstos. Los resultados de la exploración
permiten, además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y
programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que
se habrán de examinar.
También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno
(contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento se
elabore un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que
asegura que la auditoría habrá de realizarse con la debida calidad,
economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su
ejecución.
Para Rodríguez (2001), en la entidad se deben efectuar entrevistas con
los principales dirigentes con el propósito de explicarles el objetivo de la
Auditoría, y conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura,
cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que desarrolla,
flujo de la producción o de los servicios que presta y, otros antecedentes
imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.
El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado de fiabilidad
otorgado por el jefe de grupo sobre el control interno (contable y
administrativo) se corresponde con los elementos que aportan las revisiones,
comprobaciones y actualizaciones de datos, antecedentes y otras
cuestiones. Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo
referidas a la conveniencia o necesidad de variar el objetivo original o el
alcance de la auditoría interna.
Planeamiento
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Según Pérez (2003), el trabajo fundamental en esta etapa es definir la
estrategia a seguir en la auditoría, conlleva a planear los temas a ejecutar, de
manera que se aseguren la realización de un trabajo de alta calidad y se
logre con la economía, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y
considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre
la entidad en la etapa de exploración, el jefe de grupo procede a planear las
tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos
de la auditoría. Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los
temas que se van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo
con los elementos de que dispone.
Rodríguez (2001), indica que después de que se ha determinado el
tiempo a emplear en la ejecución de cada comprobación o verificación, se
procede a elaborar el plan global o general de la auditoría, el que se debe
recoger en un documento que contenga como mínimo:
Definición de los temas y las tareas a ejecutar.
Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de ellas.
Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea. Se considera
desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.
Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada
especialista, considerando como mínimo:
Nombre del especialista.
Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
Fecha de inicio y terminación de cada tarea.
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Cualquier ampliación del término previsto debe estar autorizada por el
supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de
Auditoría. Según criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la
Auditoría, como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un
solo documento en atención al número de tareas a ejecutar, cantidad de
especialistas subordinados, otros.
Supervisión
De acuerdo a Pérez (2003), el propósito esencial de la supervisión es
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna y la calidad
razonable del trabajo. Una supervisión y un control adecuados de la auditoría
son necesarios en todos los casos, en todas las etapas del trabajo, desde la
exploración hasta la emisión del informe y su análisis con los factores de la
entidad auditada. Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas
de Auditoría y que el informe final refleje correctamente los resultados de las
comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas. Una supervisión
adecuada debe asegurar que:
Todos los miembros del grupo de Auditoría han comprendido, de
forma clara y satisfactoria, el plan de Auditoría, y que no tienen
impedimentos personales que limiten su participación en el trabajo.
La Auditoría se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditoría y las
prácticas generalmente aceptadas para esta actividad.
Se sigue el plan de Auditoría elaborado al efecto y se aplican los
procedimientos previstos, considerando las modificaciones
autorizadas.
Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten
correctamente los señalamientos en el informe final.
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En el informe final de la Auditoría se expongan las conclusiones,
detalles y recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo
con los resultados de las revisiones efectuadas.
La supervisión tiene normalmente dos niveles de ejecución: el que
corresponde al que se realiza sistemáticamente por el jefe de grupo y el que
acomete el funcionario del Ministerio designado como supervisor.
Ejecución
Según Pérez (2003), el propósito fundamental de esta etapa es
recopilar las pruebas que sustenten las opiniones del auditor en cuanto al
trabajo realizado, es la fase, por decir de alguna manera, del trabajo de
campo, esta depende grandemente del grado de profundidad con que se
hayan realizado las dos etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles
de Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que respaldan
excepcionalmente la opinión del auditor actuante.
A criterio de Rodríguez (2001), en esta etapa el supervisor debe visitar
la unidad en la cual se está desarrollando el trabajo, comprobando,
principalmente, mediante la revisión de los papeles de trabajo; que se están
cumpliendo las Normas de Auditoría de acuerdo con la fase del trabajo que
se esté ejecutando, entre ellas: que se haya o se esté realizando un estudio
y evaluación consecuente del control interno (contable y administrativo),
cuyos resultados fundamentarán el alcance y la extensión de las
verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la auditoría
interna.
Informe
Pérez (2003), indica que en esta etapa el auditor se dedica a formalizar
en un documento los resultados a los cuales llegaron los auditores en la
47
auditoría interna ejecutada y demás verificaciones vinculadas con el trabajo
realizado. Comunicar los resultados al máximo nivel de dirección de la
entidad auditada y otras instancias administrativas, así como a las
autoridades que correspondan, cuando esto proceda.
El informe parte de los resúmenes de los temas y de las Actas de
Notificación de los Resultados de Auditoría (parciales) que se vayan
elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el
transcurso de la auditoría interna.
La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más
importante y compleja, por lo que requiere de extremo cuidado en su
confección, en efecto, debe tener un formato uniforme y estar dividido por
secciones para facilitar al lector una rápida ubicación del contenido de cada
una de ellas. Según Rodríguez (2001), el informe de auditoría interna debe
cumplir con los principios siguientes:
Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.
Por escrito.
Oportuno.
Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro,
conciso y fácil de entender.
Que todo lo que se consigna esté reflejado en los papeles de trabajo y
que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y
competentes.
Que refleje una actitud independiente.
Que muestre la calificación según la evaluación de los resultados de
la Auditoría.
Distribución rápida y adecuada.
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Control Interno
El documento “Internal Control Integrated” emitido por “Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)” (citado en
Blanco, 2007), define el control interno, describe sus componentes y
suministra un criterio con el cual los sistemas de información pueden ser
evaluados. El documento ofrece una guía para informe al público del control
interno y provee materiales que los gerentes, auditores, y otros pueden
utilizar para evaluar un sistema de control interno.
Según Santillana (2003:3), “es un conjunto ordenado, concatenado e
interactuante de los objetivos que persigue el control interno para el logro de
la misión y objetivos de la entidad”. Además la responsabilidad de contar con
un eficiente sistema de control interno recae en la más alta autoridad de la
organización.
Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y
alcance, a continuación según Cepeda (2003) el término control interno se
define como el conjunto de planes, métodos y procedimientos adaptados por
una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por
la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.
Como lo explican estos autores, el control interno abarca más allá de
los formatos preestablecidos y llega a toda la organización, en otras palabras
está diseñado para hacer frente a las necesidades de la organización, esto
incluye mucho más que el sistema contable y cubre cosas tales como las
practicas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la
producción, políticas de ventas y auditoría interna, entre otros.
49
Desde el punto de vista de las entidades públicas, como la alcaldía del
municipio Trujillo; el control interno, según la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001),
tiene por objeto promover el acatamiento de las normas legales,
salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna;
promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las
decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y
presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas, los objetivos y
metas propuestas.
En consecuencia, el control interno comprende el plan de organización,
las políticas y normas, así como los procedimientos adoptados para la
autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación,
seguridad y protección de los recursos y bienes que integran el patrimonio
público, incorporados en los procesos administrativos y operativos para
alcanzar los objetivos generales del organismo.
En las mismas líneas de acción, con mayor especificación se tiene el
control interno del área de compras por ser este parte del contexto micro de
investigación:
Control Interno del Área de Compras
Se puede decir que el área de compras es un área muy sensible a los
problemas de control interno, tanto por el importe comprometido en la misma
como por las dificultades propias de la gestión. En este sentido, el control
interno del Área de Compras constituye el plan de organización entre el
sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y
50
confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o
compra. (Blanco, 2007).
Con el control interno del área de compras se busca obtener
información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de
decisiones, prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad,
promover la eficiencia del personal de compras y localizar errores
administrativos, contable y financieros.
Abordado brevemente lo relacionado al control interno del área de
compras, se hace hincapié en lo referente a la auditoría del control Interno y
la metodología a seguir para su aplicación:
Procedimientos de control aplicados durante la auditoría de control interno del Área de compras
De acuerdo a Blanco (2007:102), los procedimientos de control “son las
políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo la
administración, por ejemplo, que se toman las acciones necesarias para
direccionar los riesgos hacia el logro de los objetivos de la entidad”. Por
tanto, tienen diversos objetivos y se aplican en distintos niveles
organizacionales y funcionales.
En este sentido, la metodología para la auditoría interna del área de
compras, implica la aplicación de una serie de procedimientos de control, de
acuerdo a Blanco (2007: 102), se destacan “las revisiones del desempeño, el
procesamiento de información, los controles físicos, así como la segregación
de funciones”.
Revisiones del desempeño
Las revisiones del desempeño están diseñadas para evaluar el
desempeño general y medir el avance hacia metas específicas. Cuando
51
están bien estructuradas, las revisiones del desempeño ofrecen la
oportunidad de reconocer el trabajo del personal, atender áreas que
requieren mejora e identificar necesidades de desarrollo profesional y
capacitación que apoyarán el mayor crecimiento profesional de los miembros
del personal (Blanco, 2007).
Estos procedimientos de control incluyen revisiones del desempeño
actual versus presupuestos, pronósticos, y desempeño del período anterior;
relacionan diferentes conjuntos de datos de operación o financieros- unos
con otros, junto con análisis de las relaciones y acciones de investigación y
correctivas; revisión del desempeño funcional o de actividad, tal como los
prestamos de consumo de un banco, la revisión que hace las administración
de informes por sucursal, regio, y tipo de préstamo, para aprobaciones y
obtenciones de préstamos.
Procesamiento de información
El procesamiento de información hace referencia a la capacidad para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. En este sentido, se desarrolla una variedad de controles
para verificar la exactitud, integridad, y autorización de las transacciones.
(Blanco, 2007).
Para el autor citado, los dos argumentos más amplios de los
procedimientos de control de los sistemas de información son controles de
aplicación y controles generales:
a.- Los controles de aplicación se refieren el procesamiento de las
aplicaciones individuales, estos controles ayudan a asegurar que las
transacciones ocurrieron, están autorizadas, completas y exactamente
registradas y procesadas.
52
b.- Los controles generales comúnmente incluyen controles sobre los
centros de datos y las operaciones de las redes, adquisición y mantenimiento
del software del sistema, seguridad de acceso, adquisición desarrollo y
mantenimiento del sistema de aplicación.
Por ende, estos controles se aplican a ambientes mainframe, miniframe
y usuario final; siendo ejemplos los controles a los cambios de los
programas, controles que restringen el acceso a los programas o a los datos,
controles sobre la implementación de nuevas ediciones de aplicaciones de
software empaquetado, y controles sobre software de de sistemas que
restringen el acceso o monitorean el uso de las utilidades del sistema que
podrían cambiar los datos o los registros financieros son dejar un rastro de
auditoría.
Controles físicos
Los controles son los mecanismos que se utilizan para poder controlar
los accesos y privilegios a los recursos indicados, se encargan de controlar el
acceso físico a los activos. Estas actividades comprenden la seguridad física
de los activos, incluyendo salvaguardas adecuadas tales como instalaciones
aseguradas, acceso seguro a los activos y registros, autorización para el
acceso a programas de computación y archivos de datos; conteo y
comparaciones periódicos con las cantidades que se muestran en los
registros de control (Blanco, 2007).
La extensión en la cual se intenta que los controles físicos prevengan el
hurto de activos que son relevantes para la confiabilidad de la preparación de
estados financieros y por consiguiente de la auditoría, depende de
circunstancias tales como cuando un activo es altamente susceptible a uso
equivocado, por ejemplo esos controles ordinariamente no serían relevantes
cuando cualquier pérdida de inventario sería detectada mediante la
53
inspección física periódica y registrada en los estados financieros. Sin
embargo, si para propósitos de la presentación de informes financieros la
administración confía solamente en los registros de inventario perpetuo, los
controles de seguridad física serían relevantes para la auditoría.
Segregación de funciones
Según el enfoque de Blanco (2007), la segregación de funciones es
una de las principales actividades de control interno, destinada a prevenir o
reducir el riesgo de errores o irregularidades, y en especial el fraude interno
en las organizaciones. Su función es la de asegurar que un individuo no
pueda llevar a cabo todas las fases de una operación/transacción, desde su
autorización, pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los
registros maestros necesarios. Se daría una adecuada segregación de
funciones cuando para realizar una acción fraudulenta o irregularidad se
requiera la confabulación de dos o más empleados
De acuerdo a Blanco (2007: 103), este procedimiento implica la
“asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar las
transacciones, registrar transacciones y mantener la custodia de los activos”,
tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a cualquier
persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraude
en el curso normal de las obligaciones del auditor.
De manera general, se puede decir que la aplicación de los
mencionados procedimientos de control en entidades como la alcaldía del
municipio Trujillo, varían de la formalidad con la cual operan.
Alcaldías
Según la Ley Orgánica del Poder Público Municipal (2006), las alcaldías
forman parte de lo que se conoce como organización del poder municipal. La
alcaldía se expresa a través del Despacho del Alcalde por conformidad al los
54
artículos 51,52 y 53 de la Ley. Las funciones que cumplen las Alcaldías son:
dirigir el Gobierno y la Administración Municipal, ejecutar, dirigir e
inspeccionar los servicios y obras municipales, dictar reglamentos, decretos,
resoluciones y demás actos administrativos de la entidad, suscribir los
contratos que celebre la entidad y disponer gastos y ordenar pagos,
conforme a lo que establezcan las ordenanzas.
Las Alcaldías deben además, estimular la colaboración y solidaridad de
los vecinos para la mejor convivencia de la comunidad, presentar al Consejo
en el mes siguiente a la finalización de cada año de su periodo legal, la
memoria y cuenta de su gestión, conceder ayudas y otorgar becas,
pensiones y jubilaciones de acuerdo con las leyes y ordenanzas.
Alcaldía del Municipio Trujillo
La Alcaldía del municipio Trujillo, estado Trujillo, tiene como misión
instrumentar políticas que permitan que los programas, proyectos y objetivos
trazados se hagan realidad en el mediano plazo, a fin de satisfacer las
necesidades básicas en la prestación de servicios y así cumplir con el
desafío de ampliar la participación de las comunidades que hacen vida en el
Municipio.
Su visión es ser modelo de Gestión Municipal, cuya gobernabilidad
permita la planificación armónica, garantizando en el tiempo y en el espacio,
el eficiente manejo de los servicios públicos, recursos financieros, humanos,
materiales y naturales, con el fin de optimizar la calidad de vida de los
habitantes del Municipio.
La Alcaldía del municipio Trujillo elabora los programas, planes y
proyectos pendientes en el marco de la Revolución Bolivariana en marcha,
las acciones se focalizan en: Atención integral de las necesidades y
55
problemáticas de las comunidades, impulsar el proceso de organización
comunal y parroquial en consistencia con el rol protagónico que le
corresponde a los ciudadanos y desarrollar los mecanismos de inserción
productiva de los ciudadanos basados en principios de la economía social.
Área de Compras de la Alcaldía del Municipio Trujillo
El Área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo, tiene como
función principal garantizar la cantidad e insumos, bienes y servicios de
todas y cada una de las Direcciones y Dependencias de la Alcaldía Socialista
de Trujillo del Estado Trujillo, velando porque cada una de ellas, cuente con
materiales, equipos necesarios para una óptima y eficiente prestación del
servicio público en beneficio del colectivos.
Entre sus objetivos específicos se tienen: el proporcionar un mejor
control referente a la adquisición de bienes y servicios así como en las
evaluaciones y seguimientos de todos y cada uno de los procedimientos
administrativos de compras; implementar lineamientos que brinden el apoyo
necesario a todas y cada una de las dependencias que intervienen en el
proceso de compras de la Alcaldía Socialista de Trujillo, establecer
procedimientos necesarios para la tramitación de bienes y servicios y facilitar
la toma de decisiones oportuna por parte de las máximas autoridades de la
Alcaldía.
En este sentido, el Área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo;
busca reducir el nivel de inventario, combinar lotes pequeños en compra de
lotes grandes, implantar control de calidad en las compras, establecer
políticas de adquisición y licitación y mantener registro de los bienes. Es
decir, se encarga de la adquisición y el pago de inventarios, activos fijos,
servicios externos, suministros o abastecimientos.
56
Bases legales
Para la realización de la presente investigación se utilizaron las
siguientes bases legales:
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV,
1999), establece el derecho de los ciudadanos a realizar control a la gestión
pública, prescripción que fue tomando fuerza al incorporar este derecho en
un conjunto de leyes aprobadas en el marco de la referida constitución, la
promoción del control social a través de diversas estrategias desde 2004 y
con la democratización de la información a través de la política de gobierno
electrónico por parte del gobierno nacional.
Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP, 2001) en su Artículo
1 define entre sus objetivos: “crear mecanismos para promover la
participación y el control sobre las políticas y resultados públicos…”. El
Artículo 134 señala el deber de hacer públicos los compromisos de gestión “a
los fines de permitir el control sobre la gestión pública”. En el Artículo 138 se
establece que “La administración pública nacional, de los estados, de los
distritos metropolitanos y de los municipios deberá establecer sistemas que
suministren a la población la más amplia, oportuna y veraz información sobre
sus actividades, con el fin de ejercer el control social sobre la gestión pública.
Cualquier particular puede solicitar de los órganos y entes de la
Administración Pública la información que desee sobre la actividad de éstos
de conformidad con la ley”.
La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
(LOAFSP, 2000), tiene por objeto regular la administración financiera el
sistema de control interno del sector público, y los aspectos referidos a la
coordinación macroeconómica, al Fondo de Estabilización Macroeconómica y
al Fondo de Ahorro Intergeneracional.
En cuanto al sistema de control interno del sector público, en su artículo
3, menciona que su órgano rector es la Superintendencia Nacional de
57
Auditoría Interna, comprende el conjunto de normas órganos y
procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración
financiera así como la auditoría interna. El sistema de control interno actuará
coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la
Contraloría General de la República tiene por objeto promover la eficiencia
en la captación y uso de los recursos públicos, el acatamiento de las normas
legales en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la información que
se genere y divulgue sobre los mismos; así como mejorar la capacidad
administrativa para evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizar
razonablemente el cumplimiento de la obligación de los funcionarios de
rendir cuenta de su gestión.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF, 2001) en su Artículo 6 establece:
“Los órganos que integran el Sistema Nacional de Control Fiscal adoptarán,
de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
y las Leyes, las medidas necesarias para fomentar la participación ciudadana
en el ejercicio del control sobre la gestión pública”. En el Artículo 14 determina que el Contralor debe “Fomentar la participación ciudadana en el
ejercicio del control social sobre la gestión pública”.
Asimismo, el Artículo 75, de la anterior Ley, da potestad al Contralor
General de la República para dictar normas, haciendo énfasis en: a) La
atención de las denuncias de los ciudadanos y su evaluación, b) El
establecimiento de estrategias de promoción del control social y c) La
promoción de mecanismos de control ciudadano en proyectos de alto
impacto económico, financiero y social.
Definición de Términos Básicos
58
Área de compras: es aquella que planifica los procesos de análisis de
compras, coordina las actividades de dichos procesos y cumple las políticas,
con base a normas y procedimientos del Área, a fin de garantizar la
ejecución oportuna de dotación de materiales y equipos necesarios para el
funcionamiento de la organización. Blanco (2007).
Auditoría: verificación continúa de o periódica de los activos y pasivos
declarados de una empresa u otro tipo de organización. Cepeda (2003).
Control Interno: métodos coordinados y medidas que adopta una
organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la
salvaguarda del patrimonio. Rodríguez (2007).
Orden de compras: es un documento que es controlado por el número de
folio, se prepara en una forma multicopia de tal manera que la información
que contiene pueda ser seguida por otras áreas operativas de la
organización. Santillana (2003:135).
59
Cuadro 2. Mapa de Variables Objetivo General: Analizar la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del municipio Trujillo. Sistematización
del problema Objetivos
específicos Variable Dimensiones Indicadores Sub-indicadores Ítems
¿Cuáles son las principales funciones del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo?
Identificar las principales funciones del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
Auditoría interna
Principales funciones del
Área de compras
Ciclo de compras
Determinación de necesidades. Autorización de la compra. Ejecución de la compra. Seguimiento. Completación de la entrega. Liquidación.
1 2 3 4 5 6
Funciones específicas
Asientos contables comunes. Documentos importantes. Bases usuales de datos. Enlace con otros ciclos.
7 8 9
10 ¿Cómo es el proceso de auditoría interna del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo?
Describir el proceso de auditoría interna del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
Proceso de
auditoría interna
Fases
Exploración. Planeamiento. Supervisión. Ejecución. Informe.
11,12 13,14 15,16 17,18 19,20
60
¿Cuáles son los procedimientos de control aplicados durante la auditoría interna área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo?
Conocer los procedimientos de control aplicados durante la auditoría interna del área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
Control
Procedimientos de control
Revisiones del desempeño. Procesamiento de información. Controles físicos. Segregación de funciones.
21,22 23, 24 25,26 27,28
Fuente: Autor de investigación (2011).
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
La metodología del proyecto incluye el tipo de investigación, las técnicas
y los procedimientos utilizados para llevar a cabo la indagación, atendiendo a
sus características, variable y objetivos.
Tipo de Investigación
La investigación se ubica dentro de los estudios descriptivos, por cuanto
se analizó la auditoría interna en el área de compras de la alcaldía del
municipio Trujillo. En cuanto a las investigaciones descriptivas, Hurtado
(2005: 101), determina que “el propósito es exponer el evento estudiado,
haciendo una enumeración detallada de sus características”.
A criterio de Sabino (2007: 43), “su preocupación primordial radica en
describir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos”.
En este sentido, utilizan criterios sistemáticos que permiten poner de
manifiesto la estructura o el comportamiento de los fenómenos en estudio,
proporcionando de ese modo información sistemática y comparable con la de
otras fuentes.
De lo anteriormente expuesto, el presente estudio se enmarcó dentro de
este tipo de investigación, por cuanto describe información sobre la variable
en estudio, por medio de sus dimensiones e indicadores, con respecto a la
auditoría interna en el área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
ii
Diseño de la Investigación
De acuerdo a Sabino (2007: 63), “el diseño de la investigación tiene
como objeto “proporcionar un modelo de verificación que permita contrastar
hechos con teorías, y su forma es la de una estrategia o plan general que
determina las operaciones necesarias para hacerlo”.
En este caso, siguiendo el enfoque de Hurtado (2005), se adoptó el
diseño de campo, transeccional contemporáneo, ya que la información se
obtuvo a través de fuentes vivas o directas, pues se recolectó en su contexto
natural en un solo momento, es decir, en el presente.
Para Arias (1999:21), la investigación de campo “consiste en la
recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos,
sin manipular o controlar variable alguna”. Esto implica que los datos se
tomaron directamente de la realidad de estudio, es decir, del área de
compras en la alcaldía del municipio Trujillo.
Por tanto, se recolectaron los datos a través del conocimiento primario
de la realidad existente en la alcaldía del municipio Trujillo; respecto a la
auditoría interna en el área de compras, en efecto; la variable fue estudiada
en dicho contexto sin manipulación alguna.
Población
La población se refiere a la medición de sujetos u objetos de estudio, el
planteamiento inicial de la investigación determina la unidad de análisis de la
misma. De acuerdo a Morlés (citado por Arias, 1999: 22), “la población o
universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones
que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, instituciones o
cosas) involucradas en la investigación”.
iii
Para efectos de esta investigación, la población estuvo constituida por
la alcaldía del municipio Trujillo, siendo los sujetos informantes el personal
que labora en la Dirección de Auditoría Interna, los cuales suman en total
cinco (5) personas.
Se evidencia entonces, que no hubo la necesidad de extracción de una
muestra por ser la población relativamente pequeña y estadísticamente
manejable para su estudio, razón por la cual se asumió la población en su
totalidad como entes de estudio y sobre la cual se generalizaron los
resultados obtenidos.
Técnica e Instrumento de Recolección de Datos
La información se obtuvo por fuentes primarias, directamente de los
sujetos para el estudio, tales fuentes estuvieron determinadas por la técnica
e instrumento de recolección de datos aplicados. En este sentido, para
Arias (1999: 25), “las técnicas de recolección de datos son las distintas
formas o maneras de obtener la información son ejemplos de técnicas: la
observación directa, la encuesta en sus dos modalidades (entrevistas o
cuestionario), el análisis documental, análisis de contenido”.
La técnica e aplicada para recolectar los datos fue la encuesta, la cual
permitió obtener la información requerida de una manera cómoda, sin afectar
la disponibilidad de presencia del mismo, además los encuestados podrán
responder lo más tranquilamente la encuesta, originando así resultados lo
más certeros posibles.
Sabino (2007: 99), define los instrumentos de recolección de datos
como “cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los
fenómenos y extraer de ellos información”. En tal sentido, considerando lo
expresado por dicho autor, el instrumento de recolección de datos aplicado
fue el cuestionario, contentivo de veintiocho (28) ítems, aplicado en la
iv
alcaldía del municipio Trujillo al personal que labora en la Dirección de
Auditoría y Dirección para el Control Interno (Ver anexo 1).
Validez del Instrumento
De acuerdo a Sabino (2007), para que un instrumento pueda
considerarse capaz de aportar información objetiva debe reunir los dos
siguientes requisitos básicos: validez y confiabilidad. Asimismo, el autor
determina que la validez “indica la capacidad de la escala para medir las
cualidades para las cuales ha sido construida y no otras parecidas” (p.91); es
decir, el instrumento mide lo que se pretende medir.
En este sentido, para hallar la validez del instrumento se procedió a
someter el cuestionario a consulta de un panel de tres (3) expertos, a
quienes se les entregó el formato del mismo para su corrección y validez. Es
decir, se validó por medio del análisis de contenido, el cual se refiere al
grado en que un instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo
que se mide. (ver anexo 2)
Técnicas de Análisis de los Resultados
Según Hurtado (2005: 163), “en este punto de la metodología el
investigador debe especificar qué tipo de análisis utilizará”. Algunas
investigaciones admiten análisis estadísticos, otras requieren de análisis de
contenido o análisis semiológicos.
Para la presente investigación el criterio para la selección de pruebas
estadísticas tiene que ver con el tipo de investigación, el tipo de procesos
analítico involucrado (descriptivo, comparativo o de correlaciones), el nivel de
medición de los eventos de estudio (nominal, ordinal, intervalo), el número de
eventos, el número de grupos, entre otras cosas.
v
Partiendo de lo expuesto, el análisis de los resultados se realizó
mediante el análisis estadístico con un proceso descriptivo y un nivel de
medición de los eventos nominal, en efecto, se presentaron en forma de
tablas en las cuales se calcularon los porcentajes correspondientes, se
graficaron e interpretaron los mismos.
vi
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Este capítulo está referido a la presentación y análisis de los resultados
estadísticos obtenidos durante la recolección de los datos aportados por la
población objeto de estudio, sobre la auditoría interna en el área de compras
de la alcaldía del municipio Trujillo.
Primer objetivo específico: identificar las principales funciones del
área de compras en la alcaldía del municipio Trujillo:
Tabla 1. Determinación de necesidades de compras 1.- Para la determinación de necesidades de compras, la alcaldía utiliza algunas fuentes como:
Selección Porcentaje (%)
Cédulas de requerimientos 0 0% Sistemas de inventarios 5 100% Proyectos especiales para cada inversión 0 0% Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0%
Total 5 100% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
En la tabla 1 se observa según el 100% de los encuestados que para la
determinación de necesidades de compras, la alcaldía del municipio Trujillo,
utiliza algunas fuentes como los sistemas de inventarios; obviando el uso de
cédulas de requerimientos; lo cual se traduce en desventaja por cuanto se
limita la identificación real de los requerimientos específicos, los cuales a
criterio de Santillana (2003), deben determinarse en términos de partidas
individuales de compras, especificaciones y condiciones de entrega.
vii
Tabla 2. Autorización de la compra 2.- En la alcaldía, una compra es autorizada dependiendo de:
Selección Porcentaje (%)
Disposición del proveedor de lo necesitado
3 60%
Presupuesto de la alcaldía 5 100% Problemas financieros que limiten la compra
0 0%
Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
De acuerdo al gráfico 1, el 100% de los encuestados manifestó que en
la alcaldía del municipio Trujillo; una compra es autorizada dependiendo del
presupuesto; aunado a ello, el 60% alegó que también depende de la
disposición del proveedor de lo necesitado; más no de los problemas
financieros que limiten la compra; por tanto, se pueden presentar debilidades
en cuanto a las aprobaciones requeridas para obtener los máximos
beneficios de la alcaldía; siendo esto considerado incorrecto, pues según
Santillana (2003), este constituye un elementos fundamental para autorizar
una compra.
viii
Tabla 3. Ejecución de la compra 3.- La alcaldía ejecuta una compra a un proveedor cuando confirma del mismo:
Selección Porcentaje (%)
Su capacidad operativa 3 60% Su reputación financiera 2 40% Calidad de los productos que ofrece 2 40% Cumplimiento de políticas gubernamentales
5 100%
Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
En función del gráfico 2, el 100% de los encuestados indicó que la
alcaldía del municipio Trujillo; ejecuta una compra a un proveedor cuando
confirma del mismo el cumplimiento de políticas gubernamentales; asimismo,
el 60% señaló que se considera su capacidad operativa y para un 40% su
reputación financiera y calidad de los productos que ofrece. En general, esta
alcaldía ejecuta la compra, tomando en cuenta aspectos claves de los
proveedores, lo cual se traduce en ventaja, como lo dice Santillana (2003),
ix
esta etapa constituye el corazón de la actividad de compras, según el
proveedor y los arreglos definitivos para acceder a los artículos requeridos.
Tabla 4. Seguimiento del ciclo de compras 4.- La alcaldía hace seguimiento al ciclo de compras con la finalidad de ejecutar acciones para:
Selección Porcentaje (%)
Vigilar la entrega oportuna de la compra 5 100% Prevenir algún problema de retraso 5 100% Cambiar especificaciones de la compra 0 0% Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
Observando el gráfico 3, se evidencia en respuesta del 100% de los
encuestados, que la alcaldía del municipio Trujillo; hace seguimiento al ciclo
de compras con la finalidad de ejecutar acciones para vigilar la entrega
oportunidad de la compra y prevenir algún problema de retraso; aunque no
se realizan cambios a la compra por cuanto no está establecido en las
condiciones; hecho que puede fundamentarse con lo expuesto por Santillana
x
(2003), cuando hace referencia a la necesidad del comprador de tomar
medidas preventivas para asegurase de que se va a cumplir con lo acordado.
Tabla 5. Completación de la entrega de una compra 5.- Para completar la entrega de una compra, la alcaldía debe:
Selección Porcentaje (%)
Asegurar que las especificaciones de la compra son las requeridas
5 100%
Inspeccionar para asegurar el nivel de calidad esperado
2 40%
Rechazar mercancía dudosa 5 100% Establecer un programa que vigile los aspectos de garantía
2 40%
Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
Los datos del gráfico 4 determinan según el 100% de los encuestados,
que para completar la entrega de una compra, la alcaldía del municipio
Trujillo; debe asegurar que las especificaciones de la compra son las
requeridas, así como rechazar mercancía dudosa; el 40% agregó que
además debe inspeccionar para asegurar el nivel de calidad esperado y
xi
establecer un programa que vigile los aspectos de garantía. Se infiere que
en esta alcaldía, la completación de la entrega en una compra presenta
debilidades, por cuanto no se considera en gran escala la realización de
inspecciones continuas, contradiciendo a Santillana (2003), cuando dice que
se hace indispensable efectuar una inspección para cerciorarse de que sus
especificaciones son las requeridas, al igual que el nivel de calidad.
Tabla 6. Liquidación de una compra 6.- La liquidación de una compra, se realiza en la alcaldía:
Selección Porcentaje (%)
Separada de las operaciones de cuentas por pagar
0 0%
Cotejando la orden de compra original con los datos de recepción
4 80%
Después de la aprobación para el pago 5 100% Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
Respecto a la liquidación de una compra, el gráfico 5 muestra en
respuesta del 100% de los encuestados, que liquidación de una compra, se
realiza en la alcaldía del municipio Trujillo; después de la aprobación para el
pago; para el 80% cotejando la orden de compra original con los datos de
xii
recepción; mas no separada de las operaciones de cuentas por pagar; lo cual
se convierte en desventaja, puesto que puede poner en riesgos la aprobación
final de la compra, como lo indica Santillana (2003), la liquidación financiera
debe efectuarse de forma separada por el departamento de cuentas por
pagar.
Tabla 7. Asientos contables comunes 7.- Dentro de los asientos contables vinculados a las compras, realizados por la alcaldía se tienen:
Selección Porcentaje (%)
Compras 5 100% Desembolso de efectivo 0 0% Pagos anticipados 0 0% Acumulaciones de pasivos 4 80% Ajustes de compras 4 80% Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
A partir del gráfico 6, se infiere según el 100% de los encuestados, que
dentro de los asientos contables vinculados a las compras realizados por la
alcaldía del municipio Trujillo; se tienen las compras, asimismo, para el 80%
las acumulaciones de pasivos y ajustes de compras; manifestaron que no se
xiii
realizan pagos anticipados ni se desembolsa efectivo en el área de compras;
lo cual se traduce en ventaja; a criterio de Blanco (2007), los asientos
contables vienen siendo el registro de las transacciones realizadas por el
ente.
Tabla 8. Documentos importantes 8.- En la alcaldía son considerados documentos importantes vinculados a las compras:
Selección Porcentaje (%)
Órdenes de compras 5 100% Documentos de recepción de mercancías 5 100% Facturas de proveedores 5 100% Notas de crédito 5 100% Recibos de servicios 5 100% Ninguno de los anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
Del gráfico 7, el 100% de los encuestados aseguró que en la alcaldía
del municipio Trujillo; son considerados documentos importantes vinculados
a las compras: órdenes de compras, documentos de recepción de
mercancías, facturas de proveedores, notas de crédito y recibos de servicios;
xiv
siendo esto beneficioso para la alcaldía, ya que desde el enfoque de Blanco
(2007), tales documentos constituyen una herramienta esencial para
producir: una acción coordinada memoria de dicha acción y el reporte del
resultado obtenido.
Tabla 9. Bases usuales de datos 9.- Las bases usuales de datos que fundamentan las compras ejecutadas por la alcaldía incluyen:
Selección Porcentaje (%)
Archivos de proveedores 5 100% Archivos de cuentas por pagar 5 100% Pedidos a proveedores pendientes de surtir
2 40%
Ninguna de las anteriores 0 0% Otro 0 0% Fuente: cuestionario aplicado por el investigador (2012).
En el gráfico 8 se observa según el 100% de los encuestados, que las
bases usuales de datos que fundamentan las compras ejecutadas por la
alcaldía del municipio Trujillo; incluyen archivos de proveedores y de cuentas
por pagar; aunado a ello; de acuerdo al 40% implican pedidos a proveedores
pendientes de surtir. En efecto, se considera que se hace uso de bases de