plan de mejora para el Área de compras de la empresa
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PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
PULPAFRUIT S.A.S
NANCY YOHANA MURILLO PONGUTA
UNIVERSIDAD DE BOGOTÁ JORGE TADEO LOZANO
CIENCIAS NATURALES E INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C
2020
PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
PULPAFRUIT S.A.S
NANCY YOHANA MURILLO PONGUTA
PROYECTO DE GRADO
TRABAJO DE FORMACIÓN EMPRESARIAL
JORGE IVAN ROMERO
DIRECTOR DE PROYECTO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE BOGOTÁ JORGE TADEO LOZANO
CIENCIAS NATURALES E INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C
2020
CONTENIDO
ÍNDICE DE FIGURAS 5
RESUMEN 6
INTRODUCCIÓN 7
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA 8
NOMBRE 8
DIRECCIÓN 8
TELÉFONO 8
REPRESENTANTE LEGAL 8
ACTIVIDAD COMERCIAL 8
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS 9
ÁREA DE DESARROLLO DE LA PRÁCTICA 13
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14
JUSTIFICACIÓN 15
OBJETIVOS 16
OBJETIVO GENERAL 16
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16
METODOLOGÍA 16
ANTECEDENTES 17
MARCO TEÓRICO 40
OBJETIVO 46
ALCANCE 46
REFERENCIAS 47
RESPONSABLES 47
ORGANIZACIÓN 47
POLÍTICAS 48
PROCEDIMIENTO 53
OBJETIVO 53
ALCANCE 53
REFERENCIAS 53
DEFINICIONES 53
RESPONSABLES 55
FLUJOGRAMA 58
DESARROLLO 58
ANEXOS 70
FORMATO RECEPCIÓN REQUERIMIENTOS 70
FORMATO RECEPCIÓN PROYECCIÓN DE COMPRA 70
FORMATO CONTROL REQUERIMIENTOS 70
FORMATO ENTREGA DE MUESTRAS 70
FORMATO APROBACIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y/O MATERIAL DE
EMPAQUE 70
FORMATO SOLICITUD COTIZACIONES 70
FORMATO CUADRO COMPARATIVO 70
FORMATO ORDEN DE COMPRA 70
FORMATO ORDEN DE SERVICIO 70
FORMATO ENTREGA DE FACTURAS 70
FORMATO ENTREGA DE SUMINISTROS 70
TÍTULO 70
CONTROL DE CAMBIOS 70
FECHA 70
VERSIÓN 70
MOTIVO DEL CAMBIO 70
RESPONSABLE 70
CONCLUSIONES 71
BIBLIOGRAFÍA 72
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA 1. PRODUCTOS LINEA INFANTIL COMPOTAS………………….……… 8
FIGURA 2. PRODUCTOS LINEA INFANTIL PAPILLA. …………………………..… 8
FIGURA 3. PRODUCTOS BEBIDAS DE FRUTA NÉCTAR…………………..…….. 8
FIGURA 4. PRODUCTOS BEBIDAS DE FRUTA REFRESCO. ……….……..……. 8
FIGURA 5. PRODUCTOS BEBIDAS LÁCTEAS AVENA………………………........ 9
FIGURA 6. PRODUCTOS BEBIDAS LÁCTEAS LECHE SABORIZADA................ 9
FIGURA 7. PRODUCTOS DERIVADOS LACTEOS……………………………..….. 9
FIGURA 8. PRODUCTOS LÍNEA DE SALSAS……………………………………... 10
FIGURA 9. PRODUCTOS MERMELADAS DE FRUTA……………………………. 10
FIGURA 10. PRODUCTOS FRUTA PROCESADA PULPA……………………..... 11
FIGURA 11. PRODUCTOS FRUTA PROCESADA BASE………………………… 11
FIGURA 12. PRODUCTOS LINEA INFANTIL COMPOTAS SIN AZÚCAR……… 11
FIGURA 13.ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE COMPRAS……………………….... 12
FIGURA 14. FLUJOGRAMA DE PROCESO ÁREA DE COMPRAS……………... 20
RESUMEN
En el presente trabajo se realiza un análisis y posterior evaluación de la situación
actual del área de compras en la compañía Pulpafruit S.A.S, teniendo en cuenta las
distintas relaciones con las demás áreas así como el funcionamiento a nivel interno
del área, esto con el fin de identificar y aplicar algún tipo de mejora a que haya lugar.
Inicialmente se hace una caracterización a nivel general de la empresa, de tal forma
que se identifican claramente cada una de las relaciones que se dan entre las
distintas áreas que componen a Pulpafruit, lo cual fundamenta y direcciona los
procesos de la misma.
Por otro lado, se profundiza en el trabajo a nivel interno del área de compras, sus
procesos, sus relaciones, su organización y demás factores a tener en cuenta.
A partir de lo cual se creará un Manual de Compras en el que se contemplan los
lineamientos bajo los que se desarrollará el proceso del área.
INTRODUCCIÓN
Con el pasar de los años la industria Colombiana se ha ido fortaleciendo en
diferentes ámbitos, lo que ha permitido un evidente y significativo crecimiento de la
misma. Colombia es sin duda uno de los países más diversos del planeta, no solo
en aspectos naturales sino también sociales y productivos. Es por ello que a diario
evidenciamos las ventajas que esto proporciona a cada uno de los desarrollos que
en el país se plantean.
Un claro ejemplo de dicha situación es PULPAFRUIT S.A.S, una empresa creada
en el año 1992 por el señor Otto Andelfo Rodríguez Chamorro, quien logró identificar
la diversidad de frutas en el país como una ventaja competitiva. Así pues la
compañía estableció la fruta como su principal materia prima, siendo esta la base
para la fabricación y comercialización de una gran variedad de productos que hoy
por hoy circulan en el mercado nacional e internacional y que satisfacen las
necesidades de una gran cantidad de personas.
Actualmente PULPAFRUIT S.A.S cuenta con alrededor de 500 empleados, con
sede principal en la ciudad de Bogotá D.C y una sucursal establecida en
Barranquilla, sede desde la cual se tramita la exportación de sus productos, así
mismo día tras ha ido ampliando su alcance en el mercado de distintas ciudades del
país como lo son, Cartagena, Bucaramanga, Medellín, Cali, y Villavicencio. La
empresa clasifica sus productos según el mercado objetivo al que se dirigen en tres
categorías: consumo masivo, institucional e industria, así mismo cuenta con cuatro
marcas propias como lo son Baby Fruit, Funky, La Vitta y Deli Salsa, las cuales
están compuestas por una amplia variedad de productos, algunos de estos son;
● Compota
● Papilla
● Salsas de sal
● Mermelada
● Leche saborizada
● Avena
● Jugo
● Néctar
● Pulpa de fruta, entre otros.
Teniendo en cuenta lo anterior en el presente trabajo se busca realizar una
apropiación, evaluación y posterior análisis de cada uno de los procesos realizados
específicamente en el ÁREA DE COMPRAS, con miras a definir los principios de la
ingeniería industrial que se hace pertinente implementar en la empresa
PULPAFRUIT S.A.S.
De esta forma se llega a identificar la necesidad y posterior creación de un Manual
de Compras en el que se establecen las directrices para el funcionamiento del área
y a través del cual se puede llegar a optimizar de forma significativa la productividad
de la misma.
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
NOMBRE
Pulpafruit S.A.S
DIRECCIÓN
Calle 18 Sur No. 28 – 42
TELÉFONO
( 1 ) 727 0783
REPRESENTANTE LEGAL
Otto Andelfo Rodríguez Chamorro
ACTIVIDAD COMERCIAL
Pulpafruit S.A.S se dedica a la producción y comercialización de productos
derivados de la fruta.
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
LINEA INFANTIL
COMPOTA DE FRUTAS PAPILLA TRES CEREALES
FIGURA 1. PRODUCTOS LINEA
INFANTIL COMPOTAS. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
FIGURA 2. PRODUCTOS LINEA
INFANTIL PAPILLA. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
BEBIDAS DE FRUTA
NÉCTAR DE FRUTA REFRESCO DE FRUTA
FIGURA 4. PRODUCTOS BEBIDAS
DE FRUTA REFRESCO. FUENTE:
FIGURA 3. PRODUCTOS BEBIDAS DE
FRUTA NÉCTAR. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
ÁREA COMERCIAL PULPAFRUIT
S.A.S
BEBIDAS LÁCTEAS
AVENA LECHE SABORIZADA
FIGURA 5. PRODUCTOS BEBIDAS
LÁCTEAS AVENA. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
FIGURA 6. PRODUCTOS BEBIDAS
LÁCTEAS LECHE SABORIZADA.
FUENTE: ÁREA COMERCIAL
PULPAFRUIT S.A.S
DERIVADOS LÁCTEOS
FIGURA 7. PRODUCTOS DERIVADOS LACTEOS. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
LÍNEA DE SALSAS
FIGURA 8. PRODUCTOS LÍNEA DE SALSAS. FUENTE: ÁREA COMERCIAL
PULPAFRUIT S.A.S
MERMELADA DE FRUTAS
FIGURA 9. PRODUCTOS MERMELADAS DE FRUTA. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
FRUTA PROCESADA
PULPA DE FRUTA BASES DE FRUTA
FIGURA 10. PRODUCTOS FRUTA
PROCESADA PULPA. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
FIGURA 11. PRODUCTOS FRUTA
PROCESADA BASE. FUENTE: ÁREA
COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
DESARROLLOS RECIENTES
FIGURA 12. PRODUCTOS LINEA INFANTIL COMPOTAS SIN AZÚCAR.
FUENTE: ÁREA COMERCIAL PULPAFRUIT S.A.S
ÁREA DE DESARROLLO DE LA PRÁCTICA
NOMBRE: Compras
NOMBRE DIRECTOR: Juan Manuel Clavijo
NOMBRE JEFE DIRECTO: Clara Yaneth Gómez Rodríguez
FIGURA 13. ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE COMPRAS EN PULPAFRUIT
S.A.S. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dado el crecimiento al que se ha venido adaptando PULPAFRUIT S.A.S puede que
se presenten deficiencias en las diferentes áreas de trabajo que hacen parte de la
compañía, por ello es necesario evaluar y analizar, para así identificar ¿Cuáles son
las mejoras oportunas y viables por aplicar en el área de compras?, esto en
búsqueda del crecimiento continuo de la compañía.
JUSTIFICACIÓN
En la actualidad es de gran importancia que cada una de las empresas trabaje por
un continuo crecimiento y mejoramiento de sus procesos. PULPAFRUIT S.A.S es
consciente de que la competitividad a nivel nacional e internacional cada día es más
compleja, por tanto se hace necesario realizar una evaluación de cada uno de los
procesos con el objetivo de adoptar un modelo de mejora continua. Pulpafruit a lo
largo de los años ha estado en un continuo crecimiento pues gracias a su
consolidación en el mercado se ha visto en la necesidad de ampliar cada día más
su capacidad productiva, es decir, desde su personal hasta sus instalaciones y
equipos. De tal forma que cada uno de los departamentos y áreas se ha ido
reinventando para ir al paso de la compañía y para permitir por supuesto que el
crecimiento sea cada vez más notorio y positivo para todos.
Por otro lado, en concordancia con el crecimiento de la compañía, se identificó la
necesidad de expandir los productos a nuevos mercados internacionales,
esencialmente el mercado europeo, el cual resulta ser uno de los más atractivos
para este tipo de productos, de tal forma que se inició un arduo trabajo para la
implementación del esquema de gestión de seguridad alimentaria FSSC 22000 (
Food Safety System Certification), el cual comprende lo establecido en la norma
ISO 22000:2018, ISO 22002-1:2009, y nueve requisitos adicionales definidos por
GFSI, Global Food Safety Initiative, siendo esta una colaboración mundial que se
encargó de armonizar la normatividad relacionada con la inocuidad de los alimentos.
Así pues, el área de compras será un foco principal a revisar en la compañía dado
su gran nivel de importancia para el funcionamiento de la misma, aún más cuando
se trata de una empresa productora de alimentos, y cuyo fin principal siempre será
garantizar la inocuidad de los productos que ofrece a sus clientes.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Analizar de forma clara y precisa el proceso desarrollado en el área de
compras, para establecer un Manual de Compras en el cual se definan los
lineamientos a nivel organizacional y operacional bajo los cuales estará
condicionado el óptimo funcionamiento del área tanto en la adquisición de
materias primas como de bienes y servicios demandados por la compañía
Pulpafruit S.A.S
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Conocer y apropiarse del proceso desarrollado en el área de compras
de la compañía Pulpafruit S.A.S, así como de cada una de las
actividades que lo componen.
- Analizar y evaluar el proceso de compras que ejecuta la empresa.
- Establecer el Manual de Compras propuesto para el área, en el cual
se contemplen cada uno de los aspectos y directrices necesarias a
nivel organizacional y normativo.
METODOLOGÍA
Inicialmente se desarrollara un proceso de revisión bibliográfica disponible sobre el
área de compras de una compañía lo que permitirá tener una visión global de los
alcances de dicha área para posteriormente contrarrestar con las conclusiones que
surjan de un proceso de observación y análisis que se realizará en el área de
compras actual de PULPAFRUIT S.A.S, así las cosas se evaluaran estos resultados
en búsqueda de identificar posibles mejoras en el área y que por supuesto
repercutirán en la productividad de la compañía.
ANTECEDENTES
La industria colombiana ha tenido un gran crecimiento en los últimos años lo que ha
permitido que pequeñas empresas hayan abarcado un mayor porcentaje en el
mercado y así mismo han tenido que trabajar arduamente para adaptarse y estar a
la par con las novedades que surgen cada día. Para lograr dicha adaptación una
compañía debe funcionar como un sistema donde se interconectan y a su vez se
retroalimentan cada una de las áreas, y en donde todas cuentan con el mismo grado
de importancia ya que todas repercuten en el funcionamiento de la empresa.
El área de compras dentro de una empresa dedicada a la producción es sin duda
de vital importancia pues es la encargada de abastecer tanto insumos principales
para la planta productiva como productos y/o servicios para las áreas de apoyo.
A lo largo de los años se han realizado una gran variedad de proyectos enfocados
a mejorar el área de compras de distintos tipos de empresas en donde se evidencia
no solo la importancia de la misma dentro de las organizaciones si no también el
amplio campo de acción que se puede enfocar para implementar dichas mejoras.
Por ejemplo, Barrios Rodríguez, J.M., & Méndez Castañeda, M. G. (2012), en su
trabajo muestra cómo implementa una serie de mejoras en el área de compras y
además denota la importancia de la relación que sostiene compras con áreas como
el área comercial, y el área de planeación de la producción, pues por un lado
determinarán la demanda del producto en el mercado y por el otro la demanda del
área productiva para cumplir con la oferta suficiente y así cubrir la demanda del
mercado.
Osorio Madrid, A. (2017) diseñó el manual de procedimientos en el proceso de
compras para el área administrativa de una compañía, con el fin de implementar
mejoras significativas, dentro de sus hallazgos más relevantes del trabajo identificó
la importancia del manejo de los formatos adecuados para la formulación del
proceso.
Por otro lado, Álzate Mosquera, J. L. (2017), enfocó su trabajo titulado, Propuesta
de mejoramiento en el área de compras de la empresa construcción, reingeniería,
producción (C.R.P) S.A.S, hacia la implementación de mejoras pero direccionadas
a la reducción de riesgos operativos y administrativos analizando con especial cada
uno los aspectos que influyen en el proceso.
Se relaciona a continuación matriz resumen de algunos de los trabajos relacionados
con el área de compras, utilizados como referentes para el presente trabajo.
CITACI
ÓN
DE
TRABA
JO
OBJETIV
O
GENERA
L
METODO
LOGÍA
PROBLE
MA Y
PREGUN
TA DE
INVESTI
GACIÓN
MARCO
TEÓRICO
O
DE
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NCIA
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DOS Y
CONCLU
SIONES
¿QUÉ
ME
SIRVE
DEL
TRABA
JO?
Barrios
Rodrígu
ez, J.M.,
&
Méndez
Castañe
da, M. G.
(2012).
Propuest
a de
mejoram
iento del
proceso
de
compras
,
teniendo
en
cuenta
su
integraci
ón con
los
proceso
Diseñar
una
propuesta
de
mejoramie
nto del
proceso
de
compras,
teniendo
en cuenta
su
integració
n con los
procesos,
comercial
y
planeació
n de
producció
n para la
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ArtPrint
Ltda.,
El
proyecto
que se
llevó a
cabo
permitirá a
la
compañía
ser más
competent
e,
actualizán
dose y
preparánd
ose para
los retos
que se
encontrar
án durante
la
expansión
de
mercado
buscando
Permite
identifica
r la
importan
cia de la
interrela
ción que
se
genera
entre las
diferente
s áreas
de la
empresa
, con el
área de
compras
.
s
comerci
ales y
planeaci
ón de
producci
ón para
la
empresa
Artprint
LTDA.
buscando
alinear su
operativid
ad con las
políticas
de calidad
de la
compañía.
mejores
resultados
y
satisfacció
n en los
clientes y
haciendo
más
factibles
alianzas
estratégic
as que
permitan
que las
metas
puedan
ser
alcanzada
s. Ver
Anexo 9.
Plan de
acción de
la
compañía
en
búsqueda
de la
compañía.
Osorio
Madrid,
A.
(2017).
Diseñar el
manual de
procedimi
entos en el
La
propuesta
para este
plan de
¿Cuál es
la
importanc
ia de
Dado que
el
presente
trabajo se
Es
importante
diseñar un
manual de
A través
del
presente
trabajo
Plan de
mejora
en el
proceso
de
compras
y
suministr
os en la
empresa
Inverbos
ques
S.A.
proceso
de
compras e
insumos
en el área
administra
tiva de la
empresa
Inverbosq
ues S.A.
mejora se
llevó a
cabo
elaborand
o un
manual de
procedimi
entos para
el proceso
de
compras
dentro de
la
organizaci
ón
adicionan
do a este
los
formatos
necesario
s para dar
formalizaci
ón al
manual de
compras.
diseñar
un
manual
de
procedimi
ento para
llevar a
cabo el
proceso
de
compras
dentro de
una
empresa?
centra en
la
necesidad
de
diseñar
un plan de
mejora en
el proceso
de
compras
dentro de
una
empresa
se hace
necesario
conocer
algunos
conceptos
que
permitan
comprend
er lo
valioso
que es
este
proyecto.
procedimi
entos para
todo tipo
de
procesos
que se
den dentro
de una
organizaci
ón con el
fin de
optimizar
tiempo y
obtener
eficiencia
laboral.
se
muestra
de forma
clara la
importan
cia de un
manual
de
compras
para el
desarroll
o
integral
del área
y por
ende de
la
organiza
ción.
Álzate
Mosquer
a, J. L.
(2017)
Propuest
a de
Formular
una
propuesta
de
mejoramie
nto en el
Esta
investigaci
ón por su
profundida
d y
dimensión
¿Cómo
formular
una
propuesta
de
mejorami
La
práctica
de una
correcta
gestión de
compras
De
acuerdo a
la
investigaci
ón
realizada,
Denota
la
importan
cia de
identifica
r las
mejoram
iento en
el área
de
compras
de la
empresa
construc
ción,
reingeni
ería,
producci
ón
(C.R.P)
S.A.S
área de
compras
de la
empresa
C.R.P
S.A.S de
tal forma
que pueda
reducir sus
riesgos
operativos
y
administra
tivos.
, se
considera
descriptiva
, en la cual
se formuló
nuevo
proceso
de
compras y
una
propuesta
de
mejoramie
nto en el
área de
compras
de la
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Construcci
ón,
Reingenie
ría,
Producció
n, S.A.S,
de tal
forma que
pueda
reducir sus
riesgos
administra
tivos y
operativos
ento en el
área de
compras
de la
empresa
C.R.P
S.A.S de
tal forma
que
pueda
reducir
sus
riesgos
operativo
s y
administr
ativos?
asegura
que la
empresa
tenga los
mejores
proveedor
es para
abastecer
los
mejores
productos
y
servicios,
al mejor
valor total.
La función
de
compras
a menudo
gasta más
dinero
que
cualquier
otra
función de
la
empresa,
así que
compras
proporcio
na una
buena
se
identificó
que los
factores
que
causan
retraso en
el proceso
de
compras
con la
entrega de
materiales
solicitados
a los
proveedor
es, donde
se
encontró
que el
actual
proceso
de
compras
toma de
12 a 18
días para
su
realizació
n.
De otro
lado,
oportuni
dades
de
mejora
en el
área de
compras
dado el
grado de
importan
cia que
esta
represen
ta para
una
organiza
ción.
. Así
mismo se
identificó
el
problema
que causa
el retraso
en las
compras
de los
materiales
para las
obras.
oportunid
ad para
reducir los
costos y
aumentar
los
márgenes
de
beneficio.
Dado que
la compra
ha dejado
de ser
una
actividad
más para
convertirs
e en un
elemento
estratégic
o de la
organizaci
ón, hoy
más que
nunca
resulta
necesario
conocer
las aristas
fundamen
tales
referidas
mediante
la
implement
ación del
nuevo
proceso
de
compras
propuesto,
la
empresa
podrá
reducir el
tiempo del
actual
proceso
de
compras a
7 días, un
día por
cada
subproces
o o
actividad.
Con lo
cual se
espera
mejorar
los
tiempos
de entrega
de los
a esta
temática.
materiales
para la
organizaci
ón. Lo
anterior
estará
determina
do por la
inclusión
del
administra
dor de la
obra en el
proceso,
quien
deberá
involucrar
se
mediante
revisión de
los
proveedor
es y
verificació
n que
estos
puedan
cumplir
con los
tiempos
de entrega
requeridos
así como
con los
demás
requisitos.
Largo
Ortiz, A.
M.
(2018).
Propuest
a de
mejoram
iento de
compras
en
America
n School
Way.
Diseñar
una
propuesta
de
mejoramie
nto del
proceso
de
compras,
teniendo
en cuenta
los
procesos
de
inventario,
almacena
miento,
evaluación
y
selección
de
proveedor
es de la
empresa
American
School
Way,
buscando
Generar
una
evaluación
del
momento
actual de
la
empresa
observand
o de cerca
cada
situación
presentad
a en el
área,
teniendo
un
contacto
directo
para
comprend
er
eficazmen
te la
solución,
por lo cual
es bueno
hacer uso
¿Cuáles
son las
principale
s causas
del
declive
del área
de
compras?
Para
hablar del
desarrollo
del
proceso
de
compras
para
American
School
Way S.A.,
es
necesario
conocer la
manera
en que
una
organizaci
ón puede
estructura
r sus
procesos
de
compras
antes y
durante el
desarrollo
de las
Es
importante
no olvidar
que el
recurso
más
importante
dentro de
una
organizaci
ón es su
recurso
humano
ya que de
ellos
depende
que cada
organizaci
ón pueda
surgir
satisfactor
iamente.
En este
proyecto
se
identifican
las causas
que
En este
trabajo
evidenci
an
clarame
nte lo
importan
te de
identifica
r la
situación
actual
de los
proceso
s a
mejorar.
optimizaci
ón en la
operativid
ad del
proceso
en general
en tiempos
y costos al
final del
primer
semestre
del año
2018.
del modelo
DOFA.
actividade
s diarias
que son
competen
tes para
su área
de una
manera
eficiente,
lo que
conlleva
al estudio
conocimie
nto y
aplicación
de la
norma
ISO 9001:
2015
norma
que
especifica
los
requisitos
necesario
s para
que el
proceso
cuente
con altos
estándare
s de
afectan el
área de
compras
de
American
School
Way y no
permiten
la
optimizaci
ón de
tiempos y
costos
calidad y
brinden
una
mayor
satisfacci
ón al
cliente.
Espino
Acevedo
, E.J.
(2016).
Impleme
ntación
de
mejora
en la
gestión
de
compras
para
increme
ntar la
producti
vidad en
un
concesio
nario de
alimento
s.
Elaborar la
implement
ación de
mejora en
la gestión
compra
orientada
a
increment
ar la
productivi
dad en
una
pequeña
empresa
de
Concesion
ario de
alimentos
Elaborar la
implement
ación de
mejora en
la gestión
compra
orientada
a
increment
ar la
productivi
dad en
una
pequeña
empresa
de
Concesion
ario de
alimentos
¿Cuál es
la
implemen
tación
que
permitirá
la mejora
en la
gestión
compras
para
increment
ar la
productivi
dad en
una
pequeña
empresa
de
Concesio
nario de
alimentos
?
Asubadin
Azubadin
I. (2010).
Describe
en su
trabajo de
estudio
que el
“Control
interno
del
proceso
de
compras y
su
incidencia
en la
productivi
dad de la
empresa
Comercial
Yucailla
Ltda.”.
Esta tesis
se basa
En el
presente
estudio de
investigaci
ón se ha
podido
diagnostic
ar y
proponer
una
mejora de
solución
en una
empresa
destinada
a la venta
de
almuerzos
(Concesio
nario
Alimentici
o); basada
en la
gestión
compras,
Este
trabajo
muestra
clarame
nte la
relación
directa
que
tiene el
área de
compras
con la
producti
vidad de
las
organiza
ciones.
en que la
document
ación de
los
procesos
en las
compras
deberá
ser
analizada
en su
estudio
investigad
o y
expresara
un
inadecua
do control
de
compras,
falta de
experienci
a y
capacitaci
ón del
personal.
Llega a la
conclusió
n que
llevar un
control
interno
un
aspecto
que muy
poco
puede ser
analizado
debido
que la
mayoría
de
empresas
en este
giro son
familiares
y no le dan
la debida
importanci
a a este
aspecto.
bueno es
muy
relevante
porque
permite
cumplir
las
funciones
con
eficiencia.
La
propuesta
de mejora
que nos
presenta
es que
dentro del
control
interno
del
proceso
de
compras
deben
realizar
una
reingenier
ía.
Montene
gro
Jaramillo
, R. M., &
Diseñar un
modelo de
gestión
para los
Para el
desarrollo
del
proyecto
En la
literatura
sobre
compras
La
definición
clara de
los
Amplía
la visión
del área
de
Niño
Aguirre,
I. F.
(2013).
Diseño
del
modelo
de
gestión
de los
proceso
s del
área de
compras
de
combusti
bles.
procesos
del área
de
compras
de
combustibl
es.
se define
realizar
una etapa
de
diagnóstic
o con
fuentes
primarias
para
determinar
el estado
actual del
proceso
de
compras
de
combustibl
es. Una
segunda
etapa
consistent
e en la
revisión
del estado
del arte en
cuanto a
las
organizaci
ones de
compras y
logística.
Con base
el
principal
aspecto
que
resaltan
los
autores
para
lograr una
adecuada
gestión
del
proceso
se refiere
a la
elaboraci
ón del
Manual
de
Compras.
Este
manual es
un
compendi
o de la
estructura
del área
de
compras,
que
contiene
en un solo
lineamient
os de
operación
son
fundament
ales para
la
ejecución
fluida de
los
procesos
de un área
de
compras o
de
cualquier
otro,
evitando
confusion
es en los
alcances
de los
diferentes
roles o
niveles de
toma de
decisiones
, así como
en el
interactuar
con
proveedor
compras
enfocad
o hacia
el sector
de los
combust
ibles.
en esta
informació
n, se
plantean
las
mejores
prácticas
de la
gestión de
compras
en
particular y
se
establece
n las
desviacion
es que se
encuentre
n con base
en el
diagnóstic
o
realizado.
Como
etapa final,
a partir de
este
análisis
comparati
vo, se
define el
modelo de
document
o las
políticas,
procedimi
entos, la
definición
de
responsa
bilidades
y
facultades
de cada
cargo. En
términos
generales
el manual
sirve
como
referencia
para guiar
y
respaldar
la
operación
del grupo
de
compras y
para
aclarar las
dudas
que
surjan en
es y
clientes.
gestión de
compras
recomend
able y las
acciones
necesaria
s para
poder
implement
ar dicho
modelo.
la
ejecución
de los
procesos
o
actividade
s.
Vásquez
Lazo, P.
D.
(2015).
Diseño
de un
manual
de
gestión
de
compras
y
procedi
mientos
para la
evaluaci
ón y
calificaci
ón de
proveed
ores,
Diseñar
una
propuesta
de manual
de gestión
de
compras
en
Pasamane
ría S.A.
junto a
procedimi
entos
tanto para
la
evaluación
y
calificació
n del
desempeñ
o de sus
Utilizando
para ello
una
investigaci
ón de tipo
descriptiva
,
document
al,
bibliográfic
a y de
campo.
Los
manuales
administr
ativos son
indispens
ables
debido a
la
complejid
ad de las
estructura
s de las
organizaci
ones, el
volumen
de sus
operacion
es, los
recursos
de que
disponen,
También
se ha
elaborado
las
propuesta
s de
procedimi
entos
tanto para
la
evaluació
n como
para la
calificació
n al
desempeñ
o de
proveedor
es, los
cuales
igualment
Enfoca
de forma
clara el
proceso
de
compras
hacia la
relación
con los
proveed
ores y su
desemp
eño.
caso:
Pasama
neria
S.A.
proveedor
es.
la
demanda
de sus
productos
, servicios
o ambos,
y la
adopción
de
tecnologí
a de la
informaci
ón para
atender
adecuada
mente
todos
estos
aspectos,
y más.
e se
encuentra
n
adaptados
a la
realidad
actual de
empresa y
con un
enfoque
en la
mejora del
actual del
proceso
de
compras,
por tanto
al
implement
ar la estas
propuesta
s se
tendrá una
base
sólida
para la
selección
y control
de
proveedor
es, siendo
estas las
más
importante
s dentro
del
proceso
productivo
de la
empresa.
Parrales
Yanez,
M. G.
(2017).
Diseño
de un
manual
de
procedi
mientos
para la
gestión
de
compras
en Shoe
Store-
Guayaq
uil.
Analizar la
situación
actual del
departame
nto de
compras
en Shoe
Store en el
año 2016
en base a
la falta de
control y
seguimien
to de las
actividade
s
relacionad
as a la
gestión de
compras.
Se llevará
a cabo una
técnica
document
al que
consiste
en “en
obtener y
registrar
organizad
amente la
informació
n
contenida
en libros,
revistas,
diarios,
informes
científicos,
monument
os
históricos,
ruinas
arqueológi
Con el fin
de
realizar
un
estudio
desde un
ámbito
macro el
desarrollo
de la
presente
investigac
ión se
fundamen
ta en las
siguiente
s tesis de
tercer y
cuarto
nivel:
¿De qué
manera el
diseño de
un
manual
de
procedimi
entos
para la
gestión de
compras
en Shoe
Store
permitirá
llevar a
cabo una
administr
ación del
abastecim
iento más
eficiente,
así como
la gestión
del talento
El
desempeñ
o de las
funciones
y el
ambiente
laboral se
ve
afectado
por la falta
de una
estructura
organizaci
onal y
definición
de un líder
dentro de
la
organizaci
ón que
permita
tener una
visión
clara a los
A través
del
análisis
de la
situación
actual se
identifica
de forma
clara la
importan
cia de
direccio
nar el
proceso
de
compras
.
cas,
etcétera”
(Avilés,
Zorrilla
Arena
Garza,
Soriano, &
Rojas,
2002). Es
por ello
que se
recurrirá a
fuentes de
obras y
tesis de
diferentes
autores
que hayan
profundiza
do en
temas
relacionad
os a la
actividad
de gestión
de
compras y
relacionad
as a la
misma, así
como
proyectos
humano
relaciona
do al
mismo?
colaborad
ores sobre
el rumbo a
seguir de
la
empresa
similares
cuya
propuesta
es el
mejoramie
nto y
creación
de manual
de
procesos.
Arellano
Sigcho,
K. M., &
Soledisp
a
Bohórqu
ez, J. M.
(2013).
Diseño
de un
manual
de
funcione
s y
procedi
mientos
para
mejorar
la
gestión
en la
imprenta
Realizar
un análisis
que
permita
verificar la
forma en
que se
ejecutan
los
procedimi
entos de
trabajo en
la
Imprenta
Delgado,
ubicada en
el Cantón
Milagro,
mediante
la
aplicación
de una
El
presente
proyecto
utilizó dos
tipos de
métodos
que se
aplicaron
en la
investigaci
ón
descriptiva
y la de
campo, los
mismos
que nos
ayudarán
a verificar
la
factibilidad
del tema al
que
¿De qué
manera
los
procedimi
entos de
trabajo
que
actualme
nte se
aplican
en la
Imprenta
Delgado,
ubicada
en el
Cantón
Milagro,
afecta a
sus
niveles de
efectivida
d
“La fecha
exacta de
la
aparición
de la
imprenta
se
encuentra
entre los
hechos
que han
causado
gran
controver
sia a lo
largo de
los siglos.
Los
antiguos
ejemplare
s
impresos
La
administra
ción del
negocio
ha sido
tradicional
ista,
actualmen
te existe
interés por
parte de
su dueña y
gerente de
efectuar
cambios
basados
en la
administra
ción
moderna y
profesiona
l; sin
Muestra
clarame
nte la
importan
cia de un
manual
de
compras
que
establez
ca la
forma
como se
debe
desarroll
ar el
proceso
de
compras
.
Delgado,
ubicada
en el
cantón
Milagro
investigaci
ón que
emplee
técnicas
como la
encuesta y
6
entrevista,
para
ofrecer
alternativa
s que
mejoren la
efectividad
en las
operacion
es del
negocio.
determina
mos la
problemáti
ca se
ejecutará
mediante
la
construcci
ón de
encuestas
o
entrevista
s.
operativa
?
que aún
existen,
señalan
fechas y
nombres
de talleres
que
permiten
dar
seguimien
to a la
historia de
las
impresion
es
aunque
aún no se
pueda
trazar el
cuadro
general
de la
invención
de tan
important
e avance.
embargo
dicho
tradicional
ismo ha
generado
que la
ejecución
de tareas
no esté
acorde a
procedimi
entos
delimitado
s y
previamen
te
establecid
os.
Andrade
Moreno,
E. C.
(2012).
Diseño
del
Diseñar el
manual de
procedimi
entos de
gestión de
compras
El diseño
del manual
de
procedimi
ento de
gestión de
¿Cuáles
son los
procedimi
entos
adecuado
s que le
“Cualquie
r actividad
o grupo
de
actividade
s que
El manual
de
procedimi
entos de
compras
permite
La
importan
cia de
realizar
la
diagram
manual
de
procedi
mientos
de
gestión
de
compras
en
distribuci
ones
eléctrica
s GB
LTDA.
en
DISTRIBU
CIONES
ELÈCTRI
CAS GB
Ltda.
compras
en
DISTRIBU
CIONES
ELECTRI
CAS GB
LTDA,
requiere
de la
ejecución
de tres
fases que
permitirán
identificar,
analizar y
determinar
las
falencias
que se
presentan
en el
proceso
de
compras
logrando
así el
desarrollo
del
proyecto.
permitirán
a la
empresa
Distribuci
ones
Eléctricas
GB Ltda.
Desarroll
ar una
buena
gestión
de
compras?
emplee
un
insumo, le
agregue
valor a
este y
suministra
un
producto
a un
cliente
externo o
interno.
Los
procesos
utilizan
los
recursos
de una
organizaci
ón para
suministra
r
resultado
s
definitivos
.”
describir
cada
actividad y
a través
del
flujograma
represent
ar
gráficame
nte los
procedimi
entos que
interviene
n en el
desarrollo
de las
compras
con sus
respectivo
s
responsab
les, por lo
tanto la
empresa
podrá
tener
mayor
control en
los
procedimi
entos de la
ación de
los
proceso
s se da
por la
claridad
que
estos
brindan
para
identifica
r el
procedi
miento
actual y
por ende
los
aspecto
s a
mejorar.
gestión de
compras.
MARCO TEÓRICO
Distintas definiciones giran en relación a la gestión de compras en una compañía,
y aún más cuando de una empresa industrial se trata. Desde el inicio de los
tiempos se ha contemplado la compra como un proceso en el que se adquiere
algún tipo de bien o servicio a cambio de un pago, según el acuerdo que se logre.
En los inicios de la humanidad este proceso de compra se dio en el llamado
trueque, lo que a través del tiempo fue fortaleciéndose hasta llegar a los modelos
comerciales que se practican hoy por hoy (Heredia, 2007).
Así pues muchos autores como Heredia (2007), en su libro Gerencia de Compras
coinciden en que las compras o adquisiciones son un elemento fundamental para
el desarrollo productivo de una organización, pues abastece y soporta el
funcionamiento de la misma, de tal forma que de la eficiencia de la compra se
desencadena la productividad de las compañías, en concordancia con esto
según Montoya (2002), la compra en las organizaciones siempre se ha realizado
con el fin de realizar las actividades diarias a las que estas se dedican. Además
afirma que de la magnitud de cada compañía, la cantidad de operaciones y la
calidad de las mismas, depende el grado de análisis y profundidad que tendrá
cada decisión final de compra. La compra debe ser un proceso especializado, en
el que el análisis y la racionalidad deben primar en la búsqueda del cumplimiento
de los objetivos, lo que se resume en la adquisición de productos o servicios de
acuerdo a parámetros como cantidad, calidad, precio, tiempo, sitio y proveedor,
que permitan garantizar la máxima rentabilidad para la compañía, y en este
mismo camino la fidelización de los proveedores.
Dentro de los aspectos que denotan la importancia del área de compras en una
organización se destacan los siguientes,
- Compras abastece de forma constante el área productiva de las empresas
con las materias primas que esta requiera.
- Compras interfiere de forma directa con tiempos y movimientos
productivos de la organización, pues es quien maneja la frecuencia y la
cantidad de las adquisiciones.
- Compras tomará control sobre los inventarios de las adquisiciones con
el fin de que estos no afecten la fijación de precios del producto.
- Compras definirá junto con el área de producción y mercadeo los
estándares de calidad para cada una de las compras especialmente de
materias primas, pues de la calidad de los materiales dependerá la del bien
o servicio a ofrecer.
- Las cantidades que estimen para ofertar al mercado, estarán directamente
ligadas al nivel de compras que se prevean.
- Compras influye significativamente en el comportamiento de las utilidades,
pues de la calidad, la cantidad y el precio de las adquisiciones dependen los
demás procesos y resultados.
- Mediante las compras ligadas al proceso productivo, así como las de
procesos de soporte, da paso al correcto funcionamiento de la compañía.
- Tiende a ser una de las pocas áreas que reúne y apalanca los procesos
de todas las áreas de la compañía.
La función principal del área de compras consiste en el suministro constante de
materiales, bienes o servicios a la cadena de producción de forma directa e
indirecta según corresponda. Por otro lado, para el cumplimiento de dicha
función es de vital importancia garantizar aspectos como, cantidades, tiempos,
precios, y lugar acordado, pues el incumplimiento de estas condiciones generará
posibles sobrecostos, y/o retrasos ya sea para vendedores o compradores.
Ahora bien, según lo escrito por Carter (1994), en su libro titulado Mejoramiento
del proceso de compras para tener una visión amplia y precisa de las metas del
área de compras es necesario tener en cuenta los siguientes numerales:
1. Proveer de un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de
operación.
2. Mantener la inversión en inventarios al mínimo.
3. Maximizar la calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
5. Estandarizar materiales disponibles de bajo costo.
6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición.
7. Fomentar las relaciones interfuncionales.
Leonel Cruz Mecinas, en su libro, Compras, principios generales, destaca los
principales objetivos del área de compras entre los cuales se encuentran:
- Manejar y controlar eficientemente el flujo de dinero, buscando que las
compras se conviertan en una inversión para la compañía.
- Interpretar efectivamente la visión de la empresa, de tal forma que
suministre la materia prima y los artículos necesarios para mantener el
crecimiento en camino hacia lo proyectado.
Las compras se pueden clasificar en dos grandes grupos de acuerdo al tipo de
material que se adquiere:
- Compras de materia prima
- Compras de servicios o técnicas:
Sin duda la responsabilidad del área de compras es bastante alta, es por ello
que los autores hacen especial énfasis en el perfil de los profesionales que
laboren en dicha área, y en la importancia de que se establezca de forma clara
la directriz bajo la cual se desarrolla el modelo de compra.
Finalmente la gestión de compras debe estar estructurada y sedimentada bajo
una serie de lineamientos establecidos en el llamado Manual de Compras, este
debe ir en concordancia con el manual general de funcionamiento que maneje la
organización.
Descripción del proceso de compras
Es importante tener en cuenta que a pesar de la gran cantidad de información
que se encuentra referente a la gestión de compras, no es posible definir un
único proceso que se logre adaptar de forma general a todas las organizaciones
pues la magnitud operacional de cada una va a diferir significativamente, pero
si se han establecido algunos pasos lógicos del proceso cuyas variaciones
dependen principalmente del tamaño y los recursos de cada entidad.
Inicialmente, es de vital importancia que el área encargada de las compras de
cada compañía tenga amplio conocimiento y una visión global del estado actual
y de las proyecciones en que va encaminado el objetivo de la misma, aspectos
como la variedad de productos o servicios que ofrece la compañía, la calidad
que se desea brindar, el posicionamiento en el mercado, capacidad operativa y
financiera, deben conocerse claramente para así proceder con el siguiente ciclo
de actividades según Montoya (2002);
1. Detección de necesidades
2. Planear negociación con proveedores
3. Elección de proveedores
4. Realizar pedido
5. Se realiza el pedido desde cada una de las áreas
6. Orden de compra
7. Entrega de pedido
8. Verificación de pedido
9. Pago a proveedores
RESULTADOS OBTENIDOS
Tras una respectiva apropiación y conocimiento del proceso desarrollado en el
área de compras, fue fácil evidenciar distintas situaciones a mejorar, de tal forma
que se estructuró el procedimiento del área de compras.
FIGURA 14. FLUJOGRAMA DE PROCESO ÁREA DE COMPRAS DE
PULPAFRUIT S.A.S. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
A partir del análisis se identificaron una variedad de oportunidades de mejora, y
tras una ardua revisión de las bases teóricas frente al manejo y estructuración
del área de compras, se direccionan dichos aspectos hacia la creación de un
manual de compras,
A continuación se adjunta el Manual de Compras,
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 2
OBJETIVO 2
ALCANCE 2
REFERENCIAS 3
RESPONSABLES 3
ORGANIZACIÓN 3
POLÍTICAS 5
PROCEDIMIENTO 9
OBJETIVO 9
ALCANCE 9
REFERENCIAS 9
DEFINICIONES 10
RESPONSABLES 12
FLUJOGRAMA 15
DESARROLLO 16
ANEXOS 27
FORMATO RECEPCIÓN REQUERIMIENTOS 27
FORMATO RECEPCIÓN PROYECCIÓN DE COMPRA 27
FORMATO CONTROL REQUERIMIENTOS 27
FORMATO ENTREGA DE MUESTRAS 27
FORMATO APROBACIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y/O MATERIAL DE
EMPAQUE 27
FORMATO SOLICITUD COTIZACIONES 27
FORMATO CUADRO COMPARATIVO 27
FORMATO ORDEN DE COMPRA 27
FORMATO ORDEN DE SERVICIO 27
FORMATO ENTREGA DE FACTURAS 27
FORMATO ENTREGA DE SUMINISTROS 27
TÍTULO 27
CONTROL DE CAMBIOS 27
FECHA 27
VERSIÓN 27
MOTIVO DEL CAMBIO 27
RESPONSABLE 27
INTRODUCCIÓN
A lo largo de los años se ha identificado el área de compras como una de las
áreas más importantes de la compañía Pulpafruit S.A.S, pues de esta depende
en gran medida su funcionamiento.
Así pues se hace necesaria la creación del presente Manual de Compras en el
cual se definen cada una de las condiciones organizacionales y operacionales
que guiarán los diferentes procesos y actividades de compras tanto de materias
primas como de bienes y servicios que serán desarrolladas en esta área, así
como las políticas y directrices establecidas para el trámite y la interacción con
las diferentes áreas que intervienen en los mismos.
OBJETIVO
Establecer de forma clara los lineamientos bajo los cuales funcionará el área de
compras de la compañía PULPAFRUIT S.A.S.
ALCANCE
El presente documento abarca cada uno de los aspectos relacionados con las
compras tanto de materias primas como de bienes y servicios tramitados en el
área de compras, tanto a nivel interno como externo, y deberá ser socializado y
conocido de manera detallada por los diferentes departamentos que componen
la organización, y por los trabajadores directamente relacionados con el área.
Por lo anterior todas las órdenes de compra, contratos, ofertas mercantiles,
convenios, negociaciones, acuerdos y órdenes de trabajo estarán regidas por lo
establecido en este documento, exceptuando los contratos cuyo objeto sea la
prestación de servicios o el suministro de bienes por parte de la empresa hacia
un tercero, ya sea persona natural o jurídica y las vinculaciones de personal a
través de contrato laboral, los cuales se regirán por otros apartados no
contemplados para el área en mención.
REFERENCIAS
La normativa aplicable se encuentra relacionada en la matriz de requisitos
legales HSE-FO-048.
RESPONSABLES
Gerente Cadena de Abastecimiento
Director de Compras
Jefe de compras
Analista de compras – Materias primas
Analista de compras – Servicios
Auxiliar de compras
ORGANIZACIÓN
A nivel interno el área de compras contará con el siguiente modelo
organizacional, cuya característica jerárquica es de carácter lineal, es decir la
autoridad fluye en forma descendente.
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE COMPRAS DE PULPAFRUIT S.A.S
POLÍTICAS
Se establecen los siguientes criterios de aprobación para los requerimientos
recibidos en el área de compras:
Todo requerimiento debe tener la aprobación por alguno de estos rangos de
autoridad, teniendo en cuenta el alcance, cantidad, el costo, condiciones de
compra y la trascendencia del mismo.
De la prontitud con que se reciban los requerimientos dependerá el tiempo de
trámite correspondiente por el área de compras. Es importante establecer
tiempos para cada requerimiento, teniendo en cuenta condiciones comerciales
con proveedores y gestiones internas.
El área de compras velará por el cumplimiento del proceso de autorización de
los requerimientos, y solicitará en caso de ser necesarias las aprobaciones al
nivel jerárquico que considere necesario, dada la característica del bien o
suministro, su monto en dinero, o la verdadera necesidad de la adquisición del
bien o servicio.
Si el requerimiento no se recibe de forma clara y detallada, el área de compras
procederá a solicitar la validación a la mayor brevedad posible de la información,
dado que esto implica un reproceso y por ende un retraso del trámite.
Por otro lado, una vez realizada la cotización, para suministros y servicios de alto
costo, se hará necesaria la validación de la cotización con el área solicitante para
obtener su aprobación.
Las decisiones en los procesos de contratación de servicios en Pulpafruit S.A.S
deben estar soportados con mínimo tres (3) cotizaciones y su respectivo cuadro
comparativo.
Las compras de materias primas no soportadas en las proyecciones de venta,
deberán contar con una aprobación escrita por parte de un nivel 2 o 1 de
autorización de requerimientos.
El área de compras manejara un control documental estricto para con los
proveedores tanto de materias primas, material de empaque o servicios. En
donde se incluyan cada uno de los requerimientos establecidos en el sistema de
gestión de la inocuidad alimentaria.
El área de compras ejercerá control estricto en la elección de materias primas,
material de empaque, servicios, o materiales adquiridos, de tal forma que la
prioridad será aportar de forma directa con el compromiso de la compañía que
es ofrecer alimentos inocuos a sus clientes.
No se comprará ningún tipo de materia prima o material de empaque sin la
aprobación por parte del departamento de I+D y por producción.
El área de compras garantiza la trazabilidad de las no conformidades resultantes
de cada uno de los procesos de compra realizados, pues es quien siempre debe
tener contacto directo con proveedores y/o contratistas.
Bajo ningún motivo el personal de compras favorecerá o aprobará por parte de
alguna de las partes interesadas la realización de la compra con algún proveedor
en especial, a cambio de algún tipo de beneficio.
El personal que labora en el área deberá cumplir estrictamente las bases de
valores morales requeridos de tal forma que se garantice la integra transparencia
en cada uno de los procesos. Así mismo el personal debe comprometerse a
mantener reservada la información del área.
Para cada uno de los servicios a contratar el área de compras dará su visto
bueno del cuadro comparativo y el proveedor y/o servicio seleccionado.
El área solicitante registra su recibido y aceptación del requerimiento con su firma
o sello a satisfacción en la factura o remisión del proveedor o manifestándose
por un medio digital, momento en el cual esta se hará responsable ante la
compañía del buen uso del servicio o suministro adquirido.
De igual modo cuando se reciban las facturas en el área de contabilidad, el área
interesada firmará dichas facturas en señal de aprobación por el servicio
recibido. Solo si esto se cumple el área de compras dará trámite a las mismas.
Se establece la realización obligatoria de una relación clara con fecha y hora de
facturas recibidas y entregadas al área contable.
Para los siguientes servicios, el área usuaria realizará los contactos y
procedimientos de gestión de compras, con aval en el proceso del área de
compras. El proceso de selección lo efectuará el área interesada y de acuerdo
con el procedimiento establecido, confirmara a compras la solicitud de pedido de
forma oportuna, clara y detallada, que permita generar orden de compra y
posterior recepción de factura.
Gerencia Financiera, (Nivel 2 de autorización)
- Honorarios
- Consultorías
- Arriendos
- Compra de tiquetes aéreos
- Hoteles
- Servicios de Vigilancia
Jefe Recurso Humano (Nivel 3 de autorización)
- Servicios de alimentación
- Servicios de Temporales
- Medios de transporte (rutas)
- Servicios al personal
- Exámenes de ingreso y relacionados al personal
- Honorarios Jurídicos
Gerentes de Venta, consumo masivo, Industria, Ventas Internacionales, (Nivel 2
de autorización)
- Gastos de Mercadeo en Supermercados
- Agencia de Publicidad
- Actividades de mercadeo y eventos
Jefe de Calidad (Nivel 3 de autorización)
- Servicios especializados de laboratorio
Jefe de Proyectos, Gerencia Agroindustrial (niveles 3 y 2 de autorización):
- Servicios técnicos especializados
- Consultorías y Asesorías técnicas
Gerente de Cadena de Abastecimiento (nivel 2 de autorización):
- Servicios técnicos especializados
- Fletes, y servicios propios de la flota de distribución.
Director de Comercio Exterior (nivel 3 de autorización):
- Gastos Aduaneros
- Fletes, y servicios propios de las operaciones de Importación y
Exportación
Administrador Área Sistemas (nivel 3 de autorización):
- Monitoreo GPS de vehículos propios
- Servicios de soporte de la plataforma tecnológica
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
Planificar, tramitar y adquirir de forma eficiente y controlada cada una de las
compras tanto de materias primas como de bienes y servicios demandados por
Pulpafruit S.A.S, garantizando el correcto trámite de las mismas con la
objetividad, transparencia y parámetros legales pertinentes, y dando
cumplimiento a cada una de las especificaciones de calidad, cantidad, tiempos
de entrega, precios y demás variables en busca de asegurar el habitual
funcionamiento de la compañía y la trazabilidad del sistema de gestión de la
inocuidad alimentaria.
ALCANCE
El presente procedimiento abarca cada una de las actividades y tareas
necesarias para garantizar el debido cumplimiento del objetivo del área,
delimitado desde la recepción de los requerimientos realizados por cada una de
las áreas de la compañía hasta la adquisición satisfactoria de las materias
primas, bienes o servicios tramitados.
Este procedimiento no incluye las disposiciones para las compras en el marco
de proyectos o montajes específicos o servicios especializados del área
Interesada, las cuales se gestionan por el líder del proyecto quien tendrá una
Jerarquía de aprobación 1 o 2, (Gerencias de área, Vicepresidencia Ejecutiva, o
Presidencia), sin embargo, pueden utilizarse los pasos de este procedimiento
como referente.
REFERENCIAS
La normativa aplicable se encuentra relacionada en la matriz de requisitos
legales HSE-FO-048.
DEFINICIONES
- Procedimiento: Corresponde a la forma detallada de cómo se realizará un
proceso o actividad.
- Compra: alude a obtener el equipo, material, insumos, y servicios con una
calidad adecuada, en una cantidad apropiada, a un precio justo y de la
fuente correcta. (Aljian, 1990)
- Proveedor: es aquella organización que proporciona a la compañía algún
producto o servicio.
- Materia prima: se entiende por materias primas a todas aquellas
sustancias líquidas, sólidas o gaseosas que se utilizan en la fabricación
de productos elaborados.
- Servicios: Son todas aquellas actividades especializadas contratadas
externamente con el fin de satisfacer necesidades administrativas,
impulso y mercadeo, jurídicas, auditorías, consultorías, asesorías varias,
arriendos etc., las cuales sirven como apoyo para el normal desarrollo de
las operaciones de la compañía y no incluyen un bien físico o tangible.
- Suministros: Son todos aquellos bienes físicos y tangibles ofrecidos por
otras compañías contratadas externamente con el fin de satisfacer
necesidades de: maquinaria, transporte, obras civiles, mantenimiento de
vehículos, administrativas, los cuales sirven como apoyo para el normal
desarrollo de las operaciones de la compañía.
- Mantenimiento: Es una disciplina cuyo fin es mantener los equipos y
máquinas en estado óptimo de operación, en este se incluye el servicio,
pruebas, inspecciones, ajustes, reemplazo, reinstalación, calibración,
reparación, y reconstrucción.
- Área interesada: Hace referencia a todos aquellos departamentos o
funcionarios que diligencian una requisición, dan fe de la necesidad del
bien o servicio para el desarrollo de su labor y a su vez reciben el
suministro o servicio.
- Requerimiento: Alude al acto de avisar o manifestar una solicitud de
objetos, acciones, o información.
- Orden de compra: Documento que remite el comprador a su proveedor de
forma clara y concisa los requerimientos y especificaciones del producto
a comprar.
- Orden de servicio: Documento que remite el comprador a su proveedor
de forma clara y concisa los requerimientos y especificaciones del material
a comprar, o del servicio a contratar.
- Centro de costo: Este será el área a donde será cargado el costo o gasto
en el que se incurre por concepto de la compra del bien o servicio.
- Forma de pago: Abarca las condiciones y medios de pago que estipula el
proveedor para con su cliente.
- Anticipo: Proceso en el cual se solicita al área financiera el pago
adelantado por concepto de compra ya sea de materia prima o de bienes
y servicios, según condiciones y porcentajes establecidas por el
proveedor.
- Crédito: Corresponde a una forma de pago acordada con el proveedor a
través del cual se financiará el pago de las compras en periodos de tiempo
y hasta un monto definido.
- Contado: Corresponde a una forma de pago acordada con el proveedor a
través del cual se cancela el valor total de la compra en el momento de la
entrega de los bienes o servicios recibidos.
- Negociación: Proceso a través del cual se establecen acuerdos que
orientarán el proceso de compra con el proveedor.
- Descuento: Tipo de beneficio que un proveedor concede a su cliente,
estableciendo porcentaje de reducción en el costo del producto o servicio
adquirido.
- Importación: Hace referencia a la acción de traer productos o materiales
del extranjero.
- Cotización: Documento en el cual un proveedor establece los precios y
especificaciones de compra de los requerimientos solicitados.
- Factura proforma: Documento en el que se referencian los detalles de la
compra que posteriormente se verán reflejado en la factura comercial.
- Factura comercial: Documento a detalle de cantidades, precios,
impuestos, y descuentos, de la compra de bienes o servicios.
- Tiempos de entrega: Tiempo establecido por un proveedor para realizar
la entrega de un producto o servicio solicitado, teniendo en cuenta las
necesidades del cliente.
RESPONSABLES
Gerente cadena de abastecimiento:
Tendrá una visión general de la cadena de abastecimiento de Pulpafruit
S.A.S de tal forma que establecerá las directrices de abastecimiento
necesarias para realizar el proceso de compra bajo las capacidades y
necesidades de la compañía.
Director de compras:
Estará encargado de la supervisión y control del proceso de compra
desarrollado tanto en el área de materias primas como de bienes o
servicios. Así mismo establecerá, cuantificara y expondrá los indicadores
de gestión para el área, en búsqueda de establecer parámetros de mejora
continua.
Así mismo ejercerá control directo sobre los movimientos de inventarios
disponibles en cada una de las bodegas de materia prima y trabajará de
forma continua en la búsqueda de proveedores alternos de acuerdo a las
materias primas y materiales manejados, teniendo en cuenta la
evaluación de proveedores, y el impacto que estas ejercen sobre el
funcionamiento de la compañía.
.
Jefe de compras:
Coordinará de manera conjunta el cumplimiento de la labor de
abastecimiento en materia prima para la planta de producción, así como
el suministro de los servicios, promoviendo el manejo estricto de la
documentación establecida para el área. Así mismo, manejara la decisión
de compra en conjunto con cada analista de compras, apoyándose en
cuadros comparativos de precios, históricos de compras y de acuerdo a
las negociaciones establecidas con los proveedores.
Analista de compras – Materias primas
Estará encargado de asegurar la correcta adquisición de los materiales e
insumos que requiera la planta de producción. Analizara las condiciones
de cada uno de los proveedores, evaluando calidad, precios, tiempos de
entrega, forma de pago, entre otros. Así pues, apoyará a la jefatura de
compra en la consecución, evaluación y homologación de proveedores en
la decisión de compra, para proceder con la creación de la orden de
compra en el software de la compañía - PSL, así como él envió de las
mismas al proveedor correspondiente, a las cuales deberá hacer
seguimiento.
Analista de compras – Servicios
Dentro de sus principales funciones está el recibir y dar trámite a cada uno
de los requerimientos de servicios o compras técnicas remitidas al área
de compras, proceso en el cual se dará cumplimiento a la política
establecida de tres cotizaciones por requisición. De tal forma que estará
encargada del análisis, negociación y posterior creación de la orden de
compra en el software de la compañía - PSL, así como él envió de las
mismas al proveedor, estableciendo de forma clara y oportuna la
información necesaria para que el producto o servicio se preste tal y como
se requiere.
Auxiliar de compras
Apoyará cada una de las actividades a desarrollar dentro del proceso en el
área, de tal forma que tendrá capacidad de manejo en las dos líneas,
materias primas, suministros y servicios, así como de apoyo directo con la
jefatura para generación de informes, documentos, formatos, evaluación y
aplicación de mejoras, y demás actividades que surjan a lo largo del tiempo
en el área.
FLUJOGRAMA
DESARROLLO
ITE
M FLUJOGRAMA
RESPONSA
BLE
REGISTRO /
DOCUMENT
O /
CONTROLA
DESCRIPCI
ÓN
DO A
TRAVÉS DE
1
Analista de
compras -
Servicio
Correo
electrónico
con las
especificacio
nes de cada
requerimient
o
Se recibe el
requerimiento
desde las
distintas
áreas de la
compañía a
través de
correo
electrónico.
2
Analista de
compras -
Servicio
Definición
del
requerimient
o
Se realiza la
evaluación
del tipo de
requerimiento
recibido
(suministro,
servicio,
mantenimient
o)
3
Analista de
compras -
Servicio
Correos
electrónicos
con la
solicitud y
cotizaciones
recibidas.
A través de
correo
electrónico se
solicita la
cotización del
requerimiento
a los distintos
proveedores
registrados y
aprobados en
el programa
de
proveedores
4
Auxiliar de
compras
Cuadro
comparativo
relacionando
las
cotizaciones
Se procede a
realizar un
cuadro
comparativo
en el cual se
contemplan
varios
parámetros a
tener en
cuenta para
la decisión de
compra
5
Analista de
compras -
Servicio
Programa de
proveedores
Se evalúa la
existencia o
no de los
proveedores
que cotizaron
el
requerimiento
, así como la
aprobación
de los
mismos en el
PROGRAMA
DE
PROVEEDO
RES
6
Analista de
compras -
Servicio
Correo
electrónico
de solicitud
de
documentos
y
posteriormen
te el de la
solicitud de
creación del
proveedor.
Registro del
nuevo
proveedor en
el programa
de
proveedores
Dado el caso
que el
proveedor no
se encuentre
registrado en
la compañía y
cumpla los
estándares
establecidos
en el
programa de
proveedores
se procede a
solicitar
documentos
para tramitar
su creación y
finalmente
integrarlo en
el programa.
7
Analista de
compras -
Servicio
Programa de
proveedores
y orden de
servicio
física y en el
software PSL
En caso
contrario
cuando el
proveedor se
encuentre
registrado y
aprobado en
el programa
de
proveedores
se procede
con la
creación de la
orden de
servicio en el
software
PSL.
8
Jefe de
compras –
Director de
compras
Orden de
servicio
liberada en el
sistema y
firmada.
Una vez esté
creada la
orden de
compra se
remite al jefe
de compras y
al director de
compras para
su liberación
en el software
PSL y su
consecuente
aprobación.
9
Jefe de
compras –
Director de
compras
Orden de
servicio
cerrada en el
software PSL
En caso de
que el jefe de
compras o el
director de
compras
detecte algún
tipo de error
en la orden
de servicio
esta será
anulada y se
retomará con
la corrección
de la misma.
1
0
Analista de
compras -
Servicio
Correo
electrónico a
través del
cual se envía
la orden de
servicio, así
como el
registro en el
software del
ingreso de la
misma
Por otro lado,
si la orden de
servicio es
aprobada, se
procede a
enviar y
realizar el
seguimiento
de la misma,
lo que implica
confirmación
de recibido
con el
proveedor y
validación en
el software
PSL de su
ingreso.
1
1
Analista de
compras –
Materia
Prima
Proyección
de compra
En el ámbito
de las
compras de
materia prima
el área recibe
la proyección
de compra
que realiza el
área de
planeación.
1
2
Director de
compras
Aprobación
de compra
según
Realiza la
validación de
la proyección,
teniendo en
proyección
recibida
cuenta las
entregas
pendientes y
acuerdos con
proveedores
1
3
Director de
compras
Correo
electrónico
dando
respuesta al
requerimient
o y
exponiendo
la decisión.
Si a partir de
la evaluación
se determina
que no se
hace
necesario
continuar con
el proceso de
compra, se
procederá a
informar al
departament
o solicitante.
1
4
Analista de
compras –
Materia
Prima
Programa de
proveedores
Por otro lado,
si la compra
es aprobada
se procede a
revisar el
programa de
proveedores,
para
determinar la
existencia y
aprobación
de los
proveedores.
1
5
Analista de
compras –
Materia
Prima
Formato
entrega
de
muestras.
Si en el
momento no
se encuentra
aprobado o
registrado un
proveedor
para el
insumo
requerido, se
realiza un
trabajo en
conjunto con
el área de
investigación
y desarrollo
para evaluar
posibles
proveedores.
1
6
Analista de
compras –
Materia
Prima
Últimas
compras
visualizadas
en el
software PSL
Si el
proveedor
está
registrado y
aprobado en
el programa
de
proveedores,
se continúa
con la
evaluación de
las
cantidades y
precios
históricos del
requerimiento
.
1
7
Jefe de
compras –
Director de
compras
Formato
aprobación
de materias
primas y/o
material de
empaque.
Una vez se
realiza el
análisis de
las compras
históricas del
requerimiento
y de los
proveedores
que ofrecen
el mismo se
realiza la
selección del
proveedor.
De este
pueden surgir
dos
situaciones,
que no se
apruebe de
tal forma que
se retomará
la búsqueda y
evaluación de
otras
opciones, así
mismo si se
aprueba
continuamos
el proceso
1
8
Analista de
compras –
Materia
Prima
Correo
electrónico
de solicitud
de
documentos
y
posteriormen
te el de la
solicitud de
creación del
proveedor.
Registro del
nuevo
proveedor en
el programa
de
proveedores
Dado el caso
que el
proveedor no
se encuentre
registrado en
la compañía y
cumpla los
estándares
establecidos
en el
programa de
proveedores
se procede a
solicitar
documentos
para tramitar
su creación y
finalmente
integrarlo en
el programa
1
9
Analista de
compras –
Materia
Prima
Orden de
compra en
físico y en
software PSL
Ahora una
vez se cree el
proveedor se
continúa con
la creación de
la orden de
compra en el
software PSL
2
0
Jefe de
compras –
Director de
compras
Orden de
compra
liberada en
el sistema y
firmada
Orden de
compra
cerrada en el
software
PSL.
Una vez esté
creada la
orden de
compra se
remite al jefe
de compras y
al director de
compras,
para su
liberación en
el software
PSL y su
consecuente
aprobación.
En caso de
que alguno
de ellos
detecte algún
tipo de error
en la orden
de compra
esta será
anulada y se
retomará con
la corrección
de la misma.
2
1
Analista de
compras –
Materia
Prima
Correo
electrónico a
través del
cual se envía
la orden de
servicio, así
como el
registro en el
software del
ingreso de la
misma
En caso
contrario se
procede
enviando y
confirmando
la recepción
de la orden
de compra,
para
finalmente de
acuerdo a las
fechas de
entrega
establecidas
validar en el
software PSL
el ingreso de
las mismas.
ANEXOS
FORMATO RECEPCIÓN REQUERIMIENTOS
FORMATO RECEPCIÓN PROYECCIÓN DE COMPRA
FORMATO CONTROL REQUERIMIENTOS
FORMATO ENTREGA DE MUESTRAS
FORMATO APROBACIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y/O MATERIAL DE
EMPAQUE
FORMATO SOLICITUD COTIZACIONES
FORMATO CUADRO COMPARATIVO
FORMATO ORDEN DE COMPRA
FORMATO ORDEN DE SERVICIO
FORMATO ENTREGA DE FACTURAS
FORMATO ENTREGA DE SUMINISTROS
TÍTULO
Manual de Compras
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE
27/02/2020 00 Creación del documento Jefe de Compras / Director de
Compras
CONCLUSIONES
El área de compras juega un papel decisivo en la productividad de toda
organización, sin importar la actividad ni el tamaño de la misma.
Para lograr un buen funcionamiento del área de compras es vital estructurar de
forma clara el proceso.
Mediante la creación de un Manual de Compras se establecen las directrices
bajo las cuales funcionará el proceso de compra en la organización.
El manual de compras debe ser claro, conciso y acatado a la realidad de la
compañía en cuestión, pues las variables, roles, procesos y la magnitud de los
mismos puede ser similar entre varias compañías pero no igual.
A lo largo de los años hemos ido enfocados hacia un fin claro y definido como el
ideal para nuestras vidas, una vez finalizamos la educación media nuestro
objetivo se fija en realizar una carrera profesional. De esta forma inicia un largo
recorrido lleno de bajas y altas, en donde se pondrán a prueba las capacidades
de cada uno. Si bien es cierto que durante el proceso lectivo aprendemos
diariamente, es importante evaluar el nivel de preparación que el estudiante
recibe para el cumplimiento de labores como trabajador. Un mundo totalmente
diferente, en el que sacar lo mejor de ti no es opción, es una obligación.
Ahora bien mi experiencia en Pulpafruit S.A.S ha sido bastante positiva, compras
es un área en el que diariamente se presentan situaciones particulares de distinta
índole, a partir de lo cual se fortalece la agilidad para resolver dichas situaciones.
Por otro lado aportó en gran medida a fortalecer aspectos que de un modo u otro
no creía tener fortaleza pero que salieron a flote, con el gran objetivo de cumplir
con lo solicitado.
Y finalmente la amplia conexión que existe entre el área de compras y otras áreas
principales de la compañía permitió dar trazabilidad a los distintos conocimientos
adquiridos a lo largo de la carrera.
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compras de la empresa construcción, reingeniería, producción (C.R.P)
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