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ORGANIZACIÓN ADUANAL DE QUERETARO S.C.

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Procedimiento de Información Documentada

Código SGC 11

Este Documento es propiedad de Organización Aduanal de Querétaro, S.C. queda prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización de la Dirección General.

Organización Aduanal de Querétaro S.C. con el propósito de controlar y

resguardar la información contenida en los documentos utilizados para su operación ha

elaborado el “Procedimiento para el Control de Documentos” y hace una clasificación

según su grado de importancia y el impacto que tendría el extravío o robo de esta

documentación, con el fin de establecer responsabilidades y llevar un mejor registro de los

documentos.

Los documentos deberán cubrir las siguientes características:

-Incluir logo de Organización Aduanal de Querétaro o Tamex de Querétaro.

-El pie de página deberá contener:

a) Leyenda de privacidad y a la izquierda en tamaño pequeño el Logo de OAQ o TDQ.

b) El encabezado: Logo, Nombre de la Empresa, Nombre del Documento, número de

páginas, versión, código (Se determinó que la codificación de los documentos inicia con

SGC y el número consecutivo).

El acceso a la edición de cualquier documento o la generación de uno nuevo, se realiza a

través del Responsable del Sistema de Gestión de Calidad.

Siglas de documentos del sistema:

C = Acción correctiva

O = Oportunidad de mejora

NC = No conformidad

Q = Auditoría interna Querétaro

L = Auditoría interna Laredo

La versión más vigente de un documento es la que se encuentra en la red. Los

documentos liberados se encuentran disponibles en la red de forma inmediata.

Clasificación de la Documentación según su importancia

Grado de

Importancia

Características del

Documento Donde se Resguardan Documentos

Alto Estos documentos

directamente afectan a las

áreas sensibles, como son la

fiscal y legal.

-Expedientes fiscales de la

empresa se resguardan

con llave en Dirección.

-Expedientes de los

clientes se resguardan con

llave en Gerencia de

-Expedientes fiscales de

la empresa (Acta

Constitutiva, poderes

notariales, trámite ante

SHCP ).

-Expedientes de


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Código SGC 11


Comercialización.

-Expedientes de los

empleados se resguardan

en Rec. Humanos.

-Expedientes de la

operación se resguardan

de manera digital en portal

y física en archivo fiscal.

clientes

-Expedientes de

empleados

Expedientes de

operación

Medio Son los documentos que

afectan de manera considera-

ble la seguridad de OAQ

Calidad Sistema de Gestión de

Calidad y Seguridad

Bajo Estos documentos no

repercuten directamente a la

seguridad ni a las áreas

sensibles, pero si se

recomienda sea información

confidencial.

Según el área se

resguarda por oficina o en

el archivo muerto

Lista maestra de

registros (Anexo 2)

Clasificación de Registros según su tipo

Los accesos a las carpetas en la red que contiene la documentación modificable del

Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad están permitidos solo al: Responsable de

Sistemas, Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad y a los Representantes de la

Dirección.

Nombre del Registro Responsable

del Resguardo Donde se Mantienen

Por cuanto

tiempo

Lista maestra de documentos Calidad Archivo electrónico en la PC

asignada para su trabajo Indeterminado

Inventario de Documentos

Externos

Cada área

responsable

Archivo electrónico en la PC

asignada para su trabajo o archivo

físico

Indeterminado

Documentos aprobados

(Vigentes) Calidad


asignada para su trabajo Indeterminado


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Código SGC 11


Documentos aprobados (No

vigentes) Calidad


asignada para su trabajo 1 año

Procedimiento

No. Responsable Acción Registro

relacionado

1 Personal OAQ

Cualquier usuario puede identificar la necesidad de una

actualización o generación de un nuevo documento, por

ejemplo: Procedimiento, Introducción, Método, etc.

---

2 Personal OAQ

En el caso de documentos de origen externo, estos tienen

definido un responsable y de igual forma que con un

documento interno, cualquier modificación, actualización,

obsolescencia o documento nuevo, al ser recibido por el

usuario responsable internamente del mismo deberá:

1.- Someterlo a revisión del dueño del proceso.

2.- Al responsable del sistema de gestión de la calidad.

3.- Determinar cualquier acción, comunica-ción,

capacitación, etc.

---

3 Calidad

En el caso de un documento nuevo, este provee al usuario

un archivo formato en blanco indicándole el número

consecutivo que le corresponde al documento en su área. En

el caso de actualizaciones, provee una copia del original en

el programa Microsoft vigente en que se esté realizando, o

en su caso, una copia impresa.

La distribución debe ser: Dueño de proceso, involucrados,

clientes internos y externos.

Nota:

Todos los documentos deben estar codificados, y

resguardados por sus responsables respetando su grado de

importancia en materia de seguridad y dando cumplimiento a

la norma OEA.

---

4 Gerente del Todos los documentos nuevos o actualizados son verificados Solicitud de


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Código SGC 11


Área / Director

General /

Responsable de

Sistemas /

Calidad

y autorizados por el Gerente del Área o el Director General a

través de la solicitud de cambios al sistema (SGC 99). Una

vez hecho algún nuevo documento, modificación o

actualización, se actualizará la Lista Maestra de

Documentos.

cambios al

sistema

(SGC 99)

Lista

Maestra de

Documentos

(Anexo 1)

5 Calidad

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad y

Seguridad al recibir la autorización de un nuevo documento

o su actualización y el archivo correspondiente,

inmediatamente:

1.- Marca el documento con codificación, protege para que

no sea editado y lo guarda en la red.

2.- Archiva original en carpeta “ISO 2015”

3.- Cambia de ubicación el archivo sustituido hacia la carpeta

“Documentos no Vigentes”

6

Responsable del

documento /

Calidad

Toda vez autorizado y liberado en la red, el usuario

responsable del documento:

1.-Debe informar a todo el personal involucrado en el

documento que se ha realizado una actualización.

2.-En caso de ser necesario determina las necesidades de

capacitación y las procesa a través del procedimiento de

Recursos Humanos.

3.-Determina si el documento debe estar disponible en otras

ubicaciones físicas, además de la red. Cualquier documento

de versiones anteriores en esta circunstancia es retirado, o

bien marcado con sello No Vigente.

---

7 Calidad

Entrega o préstamo de documentos

-Los usuarios pueden tener acceso a los documentos solo

con autorización de Calidad.

-Todos los colaboradores de la empresa pueden tener

---


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Código SGC 11


acceso a los documentos de uso común que se encuentran

en la red.

-El acceso a los documentos confidenciales es restringido,

solo los responsables involucrados con los documentos

pueden tener acceso a él.

-Los documentos en electrónico deben estar protegidos

contra modificaciones.

-Cualquier modificación o violación a la naturaleza del

documento, sin autorización previa de Calidad o Dirección

General, será sancionada de manera administrativa.

-No se permite extraer de las oficinas documentación, sin

previa autorización, de cualquier índole que sea.

Fin de Procedimiento

Anexos

Anexo 1: Lista Maestra de Documentos

# Nombre Revisión Fecha

emisión Responsable de

su control Actualización

SGC 01

Manual del Sistema de Gestión de Calidad

2017 2012 Comité de calidad 2017

SGC 03

Análisis de riesgos 2017 2017 Comité de calidad 2017

SGC 04

Planes de contingencia 2017 2017 Comité de calidad 2017

SGC 05

Procedimiento de mantenimiento

2017 2017 Rec. Humanos 2017

SGC 07

Acta de recorrido 2017 2012 Rec. Humanos 2017

SGC 11


2017 2012 Calidad 2017

SGC 13

Solicitud de servicio 2017 2012 Comercialización 2017

SGC 15

Minuta de reunión 2017 2012 Comité de calidad 2017

SGC 17

Proceso de comercialización 2017 2012 Comercialización 2017

SGC 18

Políticas de aceptación de clientes

2017 2012 Comercialización 2017

SGC 19

Requerimiento de documentos y de información de clientes



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Código SGC 11





SGC 20

Encuesta de satisfacción al cliente


SGC 23

Proceso de recursos materiales

2017 2012 Rec. Materiales 2017

SGC 24

Formato para evaluación de proveedores

2017 2012 Rec. Materiales 2017

SGC 25

Formato para evaluación de proveedores TDQ

2017 2017 Recursos Materiales

2017

SGC 26

Comprobación de gastos de viaje


2017

SGC 27

Comprobación de gastos TDQ 2017 2017 Recursos Materiales

2017

SGC 28

Relación de gastos de caja chica


2017

SGC 29

Relación de gastos de caja chica TDQ


2017

SGC 30

Proceso de recursos humanos 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 31

Políticas de reclutamiento y selección de personal

2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 32

Descripción de puesto 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 33

Descripción de puesto TDQ 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 34

Check-list de expediente de personal


2017

SGC 35

Check-list de expediente de personal TDQ


2017

SGC 36

Hoja de servicio de personal 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 37

Hoja de servicio de personal TDQ


2017

SGC 38

Formato de asignación de material de trabajo


2017

SGC39 Examen socioeconómico 2017 2012 Rec. Humanos 2017

SGC 40

Programa de inducción para el trabajador de nuevo ingreso


2017

SGC 41

Programa de inducción para el trabajador de nuevo ingreso TDQ


2017

SGC 42

Procedimiento de baja de personal


2017

SGC 43

Check-list de baja de personal 2017 2017 Rec. Humanos 2017

SGC 44

Procedimiento de baja de personal TDQ

2017 2017 Rec. Humanos 2017


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Código SGC 11





SGC 45

Check-list de baja de personal TDQ


2017

SGC46 Drug policy 2017 2017 Rec. Humanos 2017

SGC 47

Carta responsiva uso de vehículo


2017

SGC 48

Carta responsiva uso de vehículo TDQ


2017

SGC 49

Carta responsiva uso de Nextel


2017

SGC 50

Carta responsiva uso de equipo móvil TDQ


2017

SGC 51

Employee warning report TDQ 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 52

Programa de capacitación 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 53

Evaluación de la eficacia de la capacitación


2017

SGC 54

Programa de capacitación TDQ


2017

SGC 55

Evaluación de la eficacia de la capacitación TDQ


2017

SGC 56

Evaluación de desempeño 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 57

Evaluación de desempeño TDQ


2017

SGC 58

Registro de horas extras 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 59

Registro de horas extras TDQ 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 60

Salary increase TDQ 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 61

Solicitud de permiso 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 62

Solicitud de permiso TDQ 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 63

Solicitud de vacaciones 2017 2012 Recursos Humanos

2017

SGC 64

Vacation/time out request 2017 2017 Recursos Humanos

2017

SGC 65

Proceso de tráfico 2017 2016 Operaciones 2017

SGC 66

Proceso de operaciones 2017 2012 Operaciones 2017

SGC 67

Bitácora de pedimentos 2017 2012 Operaciones 2017

SGC68 Bitácora de pedimentos TDQ 2017 2017 Operaciones 2017


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Código SGC 11





SGC 69

Proceso de entrada de bodega 2017 2017 Operaciones 2017

SGC 70

Reporte de mercancía sin documentos TDQ

2017 2017 Operaciones 2017

SGC71 Bitácora de folios TDQ 2017 2017 Operaciones 2017

SGC 72

Procedimiento para previo 2017 2012 Operaciones 2017

SGC 73

Reporte de reconocimiento para previo


SGC 75

Proceso de salida de bodega 2017 2017 Bodega 2017

SGC 76

Check-list armado de salida TDQ


SGC 77

Formato de salida de aeropuerto


SGC 78

Check-list de expediente digital


SGC 79

Entrega de expedientes a facturación


SGC 80

Entrega de expedientes a facturación TDQ


SGC 81

Solicitud de rectificación TDQ 2017 2017 Operaciones 2017

SGC 82

Políticas de manejo de mercancías TDQ


SGC 84

Proceso de administración 2017 2012 Administración 2017

SGC 85

Proceso de tecnologías de información

2017 2014 TI 2017

SGC86 Políticas de TI 2017 2014 TI 2017

SGC 87

Procedimiento de servicio no conforme

2017 2012 Calidad 2017

SGC 88

Formato de no conformidad 2017 2012 Calidad 2017

SGC 89

Formato de no conformidad TDQ

2017 2017 Calidad 2017

SGC 90

Procedimiento de acciones correctivas y oportunidades de mejora

2017 2012 Calidad 2017

SGC 91

Acciones correctivas y oportunidades de mejora

2017 2012 Calidad 2017

SGC 92

Acciones correctivas y oportunidades de mejora TDQ

2017 2017 Calidad 2017

SGC 93

Procedimiento de auditoría interna



Versión 01

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Código SGC 11





SGC 95

Notificación y programa de auditorías internas


SGC 96

Check-list de auditoría interna 2017 2012 Comité de calidad 2017

SGC 97

Informe de auditoría interna 2017 2012 Comité de calidad 2017

SGC 98

Minuta de revisión por la dirección


SGC 99

Solicitud de cambios al sistema


Ley federal del trabajo 2017 2012 Externo

Ley del Impuesto Federal de Importación y Exportación

2017 2012 Externo

Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento

2017 2012 Externo

Ley del Impuesto Especial sobre Tasa única y su Reglamento

2017 2012 Externo

Código Fiscal de la Federación y su Reglamento

2017 2012 Externo

Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social y su Reglamento

2017 2012 Externo

Ley Aduanera 2017 2012 Externo

Ley de Comercio Exterior 2017 2012 Externo

Nmx-r-026-scfi-2009 2017 2012 Externo

Tratados de libre comercio 2017 2012 Externo

Nmx-cc-9001-imnc-2008 2017 2012 Externo

Nmx-cc-9000-imnc-2005 2017 2012 Externo

Reglamento de la ley aduanera

2017 2012 Externo

Carta instrucciones Externo

Factura del embarque Externo

Lista de empaque Externo

Guía aérea/BL Externo

Cartas RRNAs Externo

Certificados de origen Externo

COVES Externo

Edocuments Externo

Facturas comprobados Externo


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Código SGC 11


Anexo 2: Lista Maestra de Registros

Nombre Responsable Lugar de

resguardo Temporalidad de

resguardo Tipo de

resguardo

Tarifa de Servicios Comercialización Portal OAQ y

carpeta de cliente

Durante la relación con el cliente

Electrónico y papel

Solicitud de Servicio Comercialización Carpeta de

cliente Durante la relación

con el cliente Electrónico

y papel

Encuesta de satisfacción

Comercialización Carpeta de satisfacción

1 año Papel

Requerimiento de documentos y de

información de Clientes Comercialización Portal OAQ


Electrónico

Expediente de Cliente Comercialización Portal OAQ y

carpeta de cliente



Bitácora de pedimentos Operaciones Carpeta de pedimentos

5 años Papel

Reporte de Reconocimiento para

Previo Operaciones

Expediente de operación

5 años Papel

Pedimento Glosado Operaciones Expediente de

operación 5 años Papel

Documentos de despacho

Operaciones Expediente de

operación 5 años

Papel y/o electrónico

Formato de Salida de Aeropuerto



Entrega de Expedientes a Facturación

Operaciones Carpeta de formatos

5 años Papel

Check-list de Expediente Digital

Operaciones Portal OAQ 5 años Electrónico

Bitácora de folios Bodega Carpeta de folios 5 años Papel

Reporte de mercancía sin documentos TDQ

Bodega

Carpeta de reportes de

mercancías sin documentos

5 años Papel

Check-list armado de salida TDQ



Fotos de mercancía Bodega Expediente

digital SLAM 5 años Electrónico

Boleta de entrada Bodega Expediente de


Entrada de bodega Bodega Expediente de


Relación de carga Bodega Expediente de


Evaluación de Operaciones Electrónico 5 años Electrónico


Versión 01



Código SGC 11


corresponsales

Póliza de cheques Tesorería Oficina

Archivo fiscal 2 meses 5 años

Papel

Transferencias Tesorería Oficina

Archivo Fiscal 2 meses 5 años

Papel

Conciliaciones bancarias

Tesorería Oficina

Archivo Fiscal 1 año 5 años

Papel

Cuentas por pagar Tesorería,

integración de cuentas

Oficina 60 días Papel y

Electrónico

Archivos XML y PDF

Tesorería, integración de

cuentas, facturación

Oficina 5 años Electrónico

Reporte de comprobaciones

Integración de cuentas

Oficina Indeterminado Electrónico

Acuses de recibo Cobranza/Mensa

jería Archivo fiscal 1 año

Papel y electrónico

Notas de crédito Cobranza Oficina 5 años Papel

Facturas canceladas Cobranza Oficina 5 años Electrónico

Expediente de proveedor

Recursos Materiales

Oficina 5 años Papel

Lista de raya Recursos Materiales

Archivo Fiscal 5 años Papel

Recibos de pago Recursos Materiales

Archivo fiscal 5 años Papel

Cédula de determinación de cuotas del IMSS

Recursos Materiales

Oficina Archivo fiscal

1 año 5 años

Papel

Formato 2% sobre nómina

Recursos Materiales


Expedientes de personal Recursos humanos


Check-list de expediente de personal

Recursos humanos


Evaluación de proveedores

Recursos humanos

Carpeta física 1 año Papel

Acta de recorrido Recursos materiales

Archivo físico 1 año Papel

Descripción de puestos Recursos humanos

Expediente del personal

5 años Papel

Programa de capacitación

Recursos humanos

Archivo físico 1 año Papel

Evaluación de desempeño del personal

Recursos humanos


1 año Papel

Hoja de servicio de personal

Recursos humanos


1 año Papel

Requisición de personal Recursos humanos


1 año Electrónico

o papel


Versión 01



Código SGC 11


Minuta de reunión Quien la genere Carpeta de

minutas 1 año Papel

Indicadores mensuales de área

Gerencias de área y comité de

calidad

Carpeta de reportes

1 año Electrónico

Check-list de auditoría interna

Comité de calidad

Carpeta de auditorías

1 año Electrónico

y papel

Informe de auditoría Comité de

calidad Carpeta de auditorías

1 año Electrónico

y papel

Minuta de revisión por la dirección

Comité de calidad

Carpeta de auditorías

1 año Electrónico

y papel

No conformidades Comité de

calidad Carpeta no

conformidades 1 año


Acciones correctivas y oportunidades de

mejora

Comité de calidad

Carpeta acciones

correctivas y oportunidades

de mejora

1 año Electrónico

y papel

organizaciÓn aduanal de versión 01 …€¦ · -expedientes de los empleados se resguardan en...

Documents