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Manual Preventivo para el Agente Aduanal y la Agencia Aduanal Noviembre 2020.

Elaborado por: Mtro. Javier Miranda Villalobos

Lic. Santos Ibarra Hernández Lic. Karla D. Medina Castañeda

Lic. Christian J. Montaño Rodríguez

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Índice 1 Requisitos para operar la Patente de Agente Aduanal y la Autorización de la Agencia Aduanal 2 Régimen de Tributación del Agente Aduanal y Agencia Aduanal 3 Avisos LFPIORP (Prácticas Preventivas relacionadas con operaciones vulnerables de Comercio Exterior) 4 Prácticas Preventivas relacionadas a la Presunción de Inexistencia de Operaciones (Artículo 69-B del Código Fiscal Federación) 5 Alta de Clientes (Importadores y Exportadores) 6 Conocimiento del Cliente 7 Definir el Perfil del Cliente 8 Formar Expediente Electrónico 9 Recomendaciones de Seguridad en Operación 10 Fomentar Prácticas Preventivas 11 Seguimiento a las Operaciones 12 Anexos

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1 Requisitos para Operar la Patente de Agente Aduanal y la Autorización de la Agencia Aduanal

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Requisitos para Operar la Patente de Agente Aduanal y la Autorización de la Agencia Aduanal

Agente Aduanal (Artículo 160 de la Ley Aduanera)

• Verificar de manera semanal la Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales consultable en el portal del SAT.

• Generar mediante portal SAT dicha Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales (abrir expediente digital y/o físico).

• Conservar y tener a la mano acuse del aviso de apertura y cierre de sus oficinas o sucursales en términos del Código Fiscal de la Federación.

• Presentar el aviso de domicilio para oír y recibir notificaciones en todas y cada una de las aduanas que tenga autorizadas, dentro de la circunscripción territorial de cada aduana; así como, conservar sus acuses.

• Presentar y conservar el aviso de la dirección de correo electrónico para recibir notificaciones del Agente Aduanal y sus mandatarios, en todas y cada una de sus aduanas donde ejerza la patente.

• Informar a la autoridad mediante portal SAT cambio de domicilio fiscal; así como, solicitar la verificación de este.

• En caso de cambio de alguno de sus domicilios para oír y recibir notificaciones, informar a la aduana correspondiente.

• Dar aviso a la autoridad de la suspensión voluntaria de actividades, o en su caso dejar sin efectos aquella(s) aduana(s) que no se este operando.

• Presentar y conservar acuse del aviso sobre los nombres de los empleados, dependientes autorizados y mandatarios.

• Presentar y conservar acuse del aviso de baja de empleados y mandatarios, cuando deje de presentar los servicios al Agente Aduanal.

• Presentar y conservar acuse de aviso de no parentesco con el Administrador y Subadministrador de la(s) aduana(s) de adscripción de la patente.

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Agencia Aduanal (Artículo 167-F de la Ley Aduanera)

• Verificar de manera semanal la Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales,

generada mediante el portal del SAT de la sociedad civil, de sus socios y accionistas. • Presentar y conservar acuse del aviso de apertura y cierre de sus sucursales en

términos del Código Fiscal de la Federación. • Presentar y conservar acuse del aviso del domicilio de su oficina para oír y recibir

notificaciones, en la circunscripción de todas y cada una de las aduanas en las que ejerza la autorización.

• En caso de cambio de alguno de sus domicilios solicitar mediante portal SAT que se lleve la verificación.

• Presentar y conservar acuse del aviso sobre los nombres de los empleados, dependientes autorizados y mandatarios o la ratificación que se realice ante el SAT en su caso.

• Presentar y conservar acuse del aviso de baja de empleados y mandatarios, cuando deje de presentar los servicios a la Agencia Aduanal.

• Presentar y archivar el escrito de incorporación y/o desincorporación de socios de la Agencia Aduanal.

• Presentar y conservar acuse del aviso que se debe presentar cuando alguno de los Agentes Aduanales que integran la Agencia Aduanal, tengan parentesco con el Administrador y Subadministrador de la(s) aduana(s) en las que opera, a fin de que el Agente Aduanal involucrado se abstenga de intervenir en las operaciones que realiza la Agencia Aduanal.

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2 Régimen de Tributación del Agente Aduanal y Agencia Aduanal

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Régimen de Tributación del Agente Aduanal y Agencia Aduanal

• Conforme el catálogo de actividades económicas del SAT, les corresponde estar dados de alta mediante la “Clave 720”.

• Encontrarse al corriente de sus obligaciones fiscales como personas físicas (Agente Aduanal) y de la sociedad civil (Agencia Aduanal).

• Contar siempre con Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales POSITIVA, la cual se verifica ingresando a la dirección electrónica del portal del SAT.

• El Agente Aduanal, los socios y accionistas de la Agencia Aduanal en todo momento deben contar con Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales POSITIVA.

• La actividad preponderante y objeto social, deberá ser el despacho aduanero de mercancías por cuenta ajena, en los diferentes regímenes aduaneros previstos en la Ley Aduanera.

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3 Avisos LFPIORP

(Prácticas Preventivas relacionadas con operaciones vulnerables de Comercio Exterior)

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Avisos LFPIORP (Prácticas Preventivas relacionadas con operaciones vulnerables de Comercio Exterior)

• Tener presente la observancia y aplicación del Manual de Identificación de clientes o usuarios en Materia de Prevención de Lavado de Dinero, dado a conocer mediante circular T-0072/2020 de fecha 21 de mayo de 2020., y sus respectivas actualizaciones.

• Identificar a los clientes que realicen actividades vulnerables. • Recabar copia de la documentación presentada por el cliente o usuario para su

identificación y crear el expediente único de identificación de cada uno de ellos en formato físico y electrónico de manera previa al despacho aduanero.

• En caso de que se realicen operaciones vulnerables, dar aviso mediante el portal a más tardar el día 17 del mes inmediato según corresponda.

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4 Prácticas Preventivas relacionadas a la Presunción de Inexistencia de Operaciones (Artículo 69-B del Código Fiscal Federación)

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Prácticas Preventivas relacionadas a la Presunción de Inexistencia de Operaciones (Artículo 69-B del Código Fiscal Federación)

• Llevar a cabo los procedimientos de los puntos 5 y 6 de este manual para proveedores del Agente Aduanal y de la Agencia Aduanal.

• Verificar de manera permanente el Buzón Tributario y DOF a efecto de corroborar que no se encuentre dentro del “Listado de Contribuyentes (Artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación)”, el Agente Aduanal, la Agencia Aduanal, proveedores de servicios o clientes (importadores o exportadores).

• En caso de que el Agente Aduanal o la Agencia Aduanal, aparezcan publicados en el listado, atender el procedimiento establecido en el artículo 69-B del CFF, a efecto de desvirtuar la incidencia.

• Tratándose de proveedores o clientes recurrentes, se recomienda elaborar “Contrato de Prestación de Servicios”, en donde conste que cuenta con la infraestructura necesaria para prestar el servicio, mismo que debe ser firmado en original por ambas partes.

• Tratándose de adquisición de bienes, llevar a cabo contrato donde se asiente la recepción del bien, describiendo sus características, el cual debe ser firmado en original por ambas partes.

• Se recomienda de manera preventiva la inscripción de los contratos en el Registro Público de la Propiedad o su presentación ante fedatario público.

• Se recomienda elaborar un modelo de control interno y de riesgos en su empresa.

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5 Alta de Clientes (Importadores y Exportadores)

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Alta de Clientes (Importadores y Exportadores) Persona Moral. Solicitar para el alta de cliente, los siguientes documentos en copia; así como, mantenerlos en su archivo correspondiente. (ANEXO A.- Listado de documentos para su verificación):

• Solicitar el llenado del “ANEXO C.- Formato para alta de cliente” firmado en original por el importador o exportador.

• Acta constitutiva de la persona moral, en donde se muestre su inscripción en el Registro Público de la Propiedad y de Comercio.

• Poder notarial del apoderado o representante legal. • Copia de identificación oficial de apoderado o representante legal. • Escrito bajo protesta de decir verdad, firmado por el representante legal del

importador/exportador, en donde conste que no ha sido modificado su cargo, señalando correo electrónico.

• Cédula de Identificación Fiscal emitida por el Registro Federal de Contribuyentes tanto de la persona moral como del apoderado o representante legal.

• Comprobante de domicilio (no mayor de 2 meses). • Acta de verificación de domicilio fiscal. • Encargo conferido. • Carta encomienda preferentemente en exportación para exportación de

mercancías. • Carta de instrucciones, mediante la cual se autoriza a las personas que sean parte

de la empresa, puedan girar instrucciones durante el despacho aduanero, firmada por el apoderado o representante legal.

• Proporcionar a clientes aviso de privacidad con acuse de recibido firmado por el representante o apoderado legal.

• Manifestación por escrito de las cuentas bancarias del cliente, para el pago de honorarios, impuestos y gastos.

• En caso de empresa IMMEX, certificada, PROSEC, etc., exhibición de los documentos originales y cotejo de las copias.

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• Carta de utilización de sellos fiscales (conforme a las RGMCE vigentes). • En su caso proporcionar domicilios de bodegas, almacenes o centros de distribución

donde se entregue mercancías. Persona Física. Solicitar para el alta de cliente los siguientes documentos en copia; así como, mantenerlos en su archivo correspondiente. (ANEXO B.- Listado de documentos para su verificación):

• Solicitar el llenado del “ANEXO C.- Formato para alta de cliente” y firmado en original por el importador o exportador

• Copia de identificación oficial del importador. • Cédula de Identificación Fiscal emitida por el Registro Federal de Contribuyentes. • Comprobante de domicilio (no mayor de 2 meses). • Acta de verificación de domicilio fiscal, en su caso. • Encargo conferido. • Carta encomienda. • Carta de instrucciones mediante la cual se autoriza a las personas que sean parte de

la empresa, puedan girar instrucciones durante el despacho aduaneros, firmada por el importador/exportador.

• Proporcionar a clientes aviso de privacidad con acuse de recibido firmado por el importador o exportador.

• Manifestación por escrito de las cuentas bancarias del cliente, para el pago de honorarios, impuestos y gastos.

• Carta de utilización de sellos fiscales (conforme a las RGMCE vigentes). • En su caso proporcionar domicilios de bodegas, almacenes o centros de distribución

donde se entregue mercancías.

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6 Conocimiento del Cliente

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Conocimiento del Cliente Para tener la certeza sobre la actividad esencial o preponderante del cliente, se debe verificar o constatar, en la medida de los posible la siguiente información:

• Verificar que el domicilio señalado en la cedula de identificación fiscal sea el mismo que el asentado en el “ANEXO C.- Formato para alta de cliente” firmado por el importador o exportador, evitando por completo domicilios virtuales.

• Confirmar a través de visita física, documentando mediante fotografías domicilio del importador o exportador y verificando que se encuentre a la vista en el domicilio del importador o exportador la denominación o razón social del importador o exportador, o las razones por las que no están a la vista.

• Que las instalaciones de la empresa sean acordé con el objeto social del importador o exportador.

• Conocer los procedimientos productivos o de comercialización, de productos y mercancías, utilizados por el cliente.

• La personalidad jurídica del representante legal, mediante entrevista y cotejo de identificación oficial o su equivalente.

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7 Definir el Perfil del Cliente

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Definir el Perfil del Cliente A efecto de que el Agente Aduanal o Agencia Aduanal cuenten con mayor oportunidad y eficiencia en la prestación de los servicios, que contribuyan en la logística y facilitación de las operaciones, se recomienda crear el perfil del cliente, tomando en consideración los siguientes puntos:

• Tamaño de la empresa y operación comercial. • Si el importador o exportador es habitual (cliente) u ocasional (usuario). • Si pertenece a alguna cámara o grupo (CONCAMIN, CONCANACO, CONAJAD, CICEG,

etc.) • Conocer sus principales proveedores y clientes, productos, historial comercial,

certificaciones de seguridad, calidad, trayectoria comercial, número de empleados y tiempo de existencia, principales proveedores, productos, etc.

• Ubicar principales tipos de mercancía importada o exportada a fin de conocer si se trata de mercancía sensible o de difícil identificación.

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8 Formar Expediente Electrónico

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Formar Expediente Electrónico El expediente de la operación, deberá ser enviado siempre de manera completa al correo electrónico autorizado por el importador/exportador, solicitando acuse de recepción. Importación.

• Documentación relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías, contenidos en el comprobante fiscal digital o documento equivalente.

• Conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte.

• Documentación idónea que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias, (Circular T-0132/2013 de fecha 16 de agosto de 2013).

• Documentación que determine la procedencia y el origen de las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias, cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen y otras medidas que al efecto se establezcan.

• Documento digital en el que conste la garantía efectuada a que se refiere el artículo 84-A de la Ley Aduanera, cuando el valor declarado sea inferior al precio estimado que establezca la Secretaría.

• El dictamen emitido por las personas morales autorizadas conforme al artículo 16-C, segundo párrafo, fracción I de la Ley Aduanera, que avale el peso, volumen u otras características inherentes a las mercancías o, en su caso, el certificado vigente que avale que los mecanismos de medición con los que cuente el importador, están debidamente calibrados.

• Manifestación de valor llenada por el importador. • Carta técnica en caso de mercancía de difícil identificación o sensible. • Inscripción en el Padrón de Importadores, o en caso de que se requiera, en el Padrón

de Importador de Sectores Específicos, conforme a los sectores y fracciones arancelarias previstos en la normatividad vigente.

• Si realiza operaciones vulnerables (OV), carta bajo protesta de decir verdad que realiza (OV) y por cada operación exhibir la constancia de dueño beneficiario final de conformidad con la LFPIORPI y sus reglas.

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• En caso de que importen mercancías que ostenten marcas comerciales, solicitar la exhibición del permiso o licencia de uso o explotación de la marca.

En Exportación.

• Factura o comprobante fiscal digital o documento equivalente, relativo al valor de comercialización de las mercancías.

• Documentación que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la exportación, en su caso.

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9 Recomendaciones de Seguridad en Operación

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Recomendaciones de Seguridad en Operación

• Llevar a cabo “previo” de las mercancías que se sujetaran a despacho aduanero, a efecto de realizar una verificación física-documental preventiva cuando las instalaciones de la Aduana lo permitan.

• Evitar llevar a cabo contratación de servicios extras al despacho aduanero de mercancías tales como: fletes, custodias, maniobras de descarga en destino final, etc.

• Extremar cuidado en operaciones que involucren endoso de documentos, y en caso de aceptar este tipo de operaciones, llevar a cabo el alta tanto del cliente que solicita la operación como de su consignatario original, de acuerdo al PUNTO 2 de este Manual.

• La contraprestación que se pague por la prestación de sus servicios, se efectuará mediante transferencia bancaria a la cuenta del Agente Aduanal, registrada conforme la normatividad aplicable mediante cheque personal de la cuenta de la persona que contrate los servicios del agente aduanal, acorde las reglas que emita el SAT.

• Llevar a cabo la tramitación de gafetes siguiendo la guía emitida por el SAT. • Evitar otorgar gafetes o nombrar dependientes autorizados que no trabajen de

manera directa para el Agente Aduanal o Agencia Aduanal. • Evitar por completo recibir y ejecutar instrucciones verbales. • Evitar elaborar o modificar documentos que el contribuyente este obligado a

proporcionar al Agente Aduanal o Agencia Aduanal, por solicitud de este último. • Evitar el despacho de mercancías cuando, de la revisión de los documentos

suministrados por el importador, tales como facturas, certificados de origen, etc., se desprenda o aprecien alteraciones o modificaciones a dichos documentos.

• Tratándose de importaciones o exportaciones solicitadas por personas físicas, establecer y mantener el contacto directo con los mismos o su representante legalmente acreditado.

• Administrar y utilizar de manera adecuada, manteniendo un control estricto de las cuentas de sus clientes para evitar realizar pagos de contribuciones. Evitar realizar pagos a nombre de otro cliente distinto.

• En caso de que la aduana emita escrito de hechos u omisiones o inicie un PAMA, dar seguimiento hasta su total conclusión, ponderando ante todo que, al resolverse el fondo del asunto, se aplique en favor del Agente o Agencia Aduanal, excluyente de responsabilidad, en los casos que así proceda.

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10 Fomentar Prácticas Preventivas

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Fomentar Prácticas Preventivas

• Implementar la práctica de auditorías preventivas a sus operaciones de comercio exterior, por ejercicio fiscal, por ejemplo.

• Constatar periódicamente que el expediente se encuentra debidamente integrado y pagadas correctamente las contribuciones.

• En caso de detectar errores u omisiones en el cumplimiento de alguna obligación en la operación de comercio exterior, analizar la viabilidad de la autocorrección encaminada a proteger la patente o autorización.

• Cuando un cliente solicite una importación de mercancía distinta a las despachadas habitualmente o que no corresponda a su objeto social, establecer contacto directo con el cliente para que justifique el tipo de operación, en caso de no estar justificada no realizar la operación solicitada.

• Informar de manera constante a los clientes sobre la posibilidad de que pueden existir retrasos en la operación.

• Solicitar el pago de servicios, mediante cheque nominativo librado de la cuenta del importador o exportador o bien, en caso de transferencia bancaria, cerciorándose que proviene de la cuenta del cliente.

• Incrementar los mecanismos de control, tratándose de usuarios eventuales u ocasionales.

• Efectuar la revisión previa de las mercancías por personal autorizado del Agente Aduanal o Agencia Aduanal. Con mayor razón para el caso de sectores o mercancías sensibles y/o clientes nuevos y usuarios eventuales u ocasionales.

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11 Seguimiento a las Operaciones

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Seguimiento a las Operaciones

• Solicitar al importador la confirmación de la recepción de sus mercancías. • Entregar cuenta de gastos, pedimentos y anexos al cliente mediante correo

electrónico oficial, solicitando que acuse su recepción. • Cuando la operación lo amerita, realizar reunión de negocios con el cliente a fin de

que valide su conformidad con las operaciones de comercio exterior realizadas.

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12 Anexos

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Experiencia a la Vanguardia