Instalación de Office Eclesial Versión Parroquial

Instalación local (con archivo oevpia.exe)

• Haga doble clic en el paquete que descargó de la web

• Haga clic en Setup y siga las instrucciones en pantalla.

• ATENCIÓN: Si instala en Windows NT o 2000 es muy probable que vea este mensaje: "En este momento está instalada la versión x.xx de SHELL.DLL, correspondiente a idioma...

El paquete que está instalando contiene el mismo componente, correspondiente a español

castellano.¿Desea sobreescribir el archivo actual?" Debe responder NO. Luego preguntará: "¿Desea conservar esos archivos de las versiones del idioma actual?" Debe responder SI

• Al finalizar quedará creado un grupo de programas llamado Aplicativos RIIAL y dentro de él un ícono de Office Eclesial, a través del cual accederá al programa.

Distribución de discos (con archivo oevpdd.exe)

• Haga doble clic en el paquete que descargó de la web

• Aparecerá una ventana con información. Haga clic en Aceptar

• Se le informa que los discos serán descomprimidos en c:\oediscos. Haga clic en Unzip para comenzar

• Al finalizar se ve el mensaje: 220 file(s) unzipped successfully. Haga clic en Aceptar y luego clic en Close

• Al finalizar la descompresión, en c:\vpdiscos quedarán creadas 3 carpetas llamadas: Disco1, Disco2 y Disco3. Copie los contenidos de cada carpeta desde el Explorador de Windows a diskettes separados para realizar la distribución.

Cómo empezar a utilizar Office Eclesial (Versión Parroquial) ?

Los datos solicitados para ingresar a Office Eclesial son los siguientes: Usuario: ADMINISTRA - Contraseña: 123456

Office Eclesial es un paquete de software que integra distintas funciones administrativas

que se realizan normalmente en una parroquia. La Versión Preliminar 2 incluye los siguientes módulos: Agenda, Personas, Catequesis, Sacramental, Económico, Directorio y Misas.

A fin de facilitar la gestión de la información parroquial, Office Eclesial ha sido

desarrollado con una única base de datos de personas, en la cual se almacena la información que proviene de los distintos módulos. De esta forma, un niño que será bautizado, un catequista, o un colaborador de la parroquia son ingresados cada uno desde su módulo correspondiente, pero son almacenados en una única base de datos, logrando así que la información sea ingresada una sola vez y que luego pueda aprovecharse al máximo.

Además, dado que la información que almacena Office Eclesial es relativa a una parroquia

en particular, se debe configurar para todos los módulos, de una sola vez, la información sobre el clero, los ministros y lugares de culto (u otros) donde se desarrollan las actividades parroquiales.

Los pasos básicos recomendados a seguir para empezar a utilizar Office Eclesial son los

siguientes:

1. Completar los datos de la instalación que se solicitan al ingresar por primera vez 2. Agregar las personas que utilizarán el sistema a la base de datos de Personas 3. Asignar las mismas personas como usuarios de Office Eclesial 4. Configurar el Clero, los Ministros y Lugares de Office Eclesial 5. Seleccionar el módulo con el que se quiere trabajar

Sacramental Paso 1: Libros Sacramentales

Definiciones � Los libros sacramentales son los archivos donde se registrarán las actas que deben almacenarse para

cada sacramento. � Cada sacramento debe tener al menos un libro creado para poder cerrar el ciclo de carga de la

información, y cada uno de ellos lleva la información de sólo un tipo de sacramento. � Los cinco tipos posibles son: Bautismos, Eucaristía, Confirmación, Matrimonio y Exequias. � Los libros sacramentales que tienen información almacenada no pueden borrarse, para proteger la

información almacenada de posibles borrados accidentales, � Los denominados “Libros por defecto” son los libros que obligatoriamente deben existir para poder

asentar como actas las inscripciones de las personas que recibirán un sacramento. Creación Cuando un libro es creado se solicita la siguiente información: Año de apertura, número del libro y especificación de numeración: Manual, para el caso de las actas históricas que deban cargarse con numeración irregular, o Automática, para los libros nuevos, en cuyo caso debe especificarse la cantidad de folios que tendrá el libro y la cantidad de actas por folio que se desean registrar. Tipos de libros por defecto Existen dos tipos de libros por defecto, fundamentalmente para permitir cargar tanto información actual como histórica de la parroquia. Dado que los encargados de cargar esta información en muchas ocasiones deben trabajar con ambos tipos de datos casi simultáneamente, esta característica sirve para evitar la confusión acerca de dónde se debe guardar cada acta en su lugar correcto. Actual: en este libro serán asentadas como actas todas las inscripciones sacramentales de la actualidad. Tiene como objetivo proveer el lugar donde se almacenan la información sacramental nueva de la parroquia. Histórico: en este libro se asentarán las actas de los libros que existían en la parroquia antes de que se implementara el sistema. Bloqueo y desbloqueo Una vez que los libros han recibido la totalidad de las actas que se preveía para su capacidad, deben protegerse los mismos para evitar el agregado de actas adicionales. Para esto existen las funciones de bloqueo, que impide el agregado de actas adicionales, y la de desbloqueo, por si se ha bloqueado un libro por error. No está permitido el bloqueo de un libro por defecto. Cómo cerrar un libro por defecto y abrir otro nuevo 1) Crear un libro nuevo 2) Asignarlo como libro por defecto actual 3) Bloquear el anterior libro por defecto Modificación de un libro existente Una vez creado, un libro sólo puede recibir las siguientes modificaciones: - Año de cierre - Observaciones Borrado de un libro Sólo está permitido el borrado de un libro vacío que no haya sido asignado como libro por defecto. Paso 2: Celebraciones

Definiciones Antes de poder anotar inscripciones para recibir sacramentos, es necesario que previamente sean creadas las fechas en las que éstos se celebrarán. Como además es común que la parroquia tenga previstas las celebraciones para un cierto lapso con anticipación, esta opción permite que sean cargadas las mismas.

Información Debe ingresarse la fecha, hora, lugar y celebrante asignados. Estos dos últimos datos podrán tomarse de la configuración de clérigos, ministros y lugares precargada en el sistema. Atención: si esta información no es ingresada totalmente, no podrán asentarse como actas válidas las inscripciones que se asignen a la celebración, dado que son datos pedidos obligatoriamente por el Derecho Canónico. Paso 3: Inscripciones

Definiciones La inscripción para recibir un sacramento es el paso en el cual el módulo Sacramental solicita toda la información necesaria para poder llegar a asentar un Acta Sacramental. Dado que la mayoría de las veces la información se va agregando parcialmente y que la celebración del sacramento en general no se realiza en la misma fecha de la inscripción, o bien puede directamente no realizarse, Sacramental divide las operaciones de Inscripción y de Asentar Actas para cubrir todas las posibilidades operativas. Sirva como ejemplo el caso de un matrimonio que desea inscribir a su hijo para recibir el Bautismo. En el momento en que realizan la inscripción ellos podrán aportar el nombre y apellido del niño, y tal vez elegir una fecha de celebración. A su vez el responsable de la Parroquia les informará sobre la documentación que deben traer para que el niño pueda recibir el Bautismo. La información que se va obteniendo en cada uno de estos pasos puede ir incorporándose a través de las Inscripciones de Sacramental. Información para Bautismo, Confirmación, Eucaristía y Matrimonio La información de las personas que están relacionadas con una Inscripción Sacramental proviene siempre del módulo Personas. Por este motivo, al tener que seleccionar una persona para una inscripción en Sacramental, tendremos dos alternativas: seleccionar una persona ya cargada previamente o bien ingresar los datos de una persona nueva. Presionando el botón [...] que se encuentra al lado de cada persona se abrirá el módulo Personas. Para seleccionar una persona existente: 1) Colocar en apellidos y/o nombre los datos que se conozcan y hacer clic en Buscar para ver si ya

existe en la base de datos. 2) Si aparece en la lista de personas de la Ventana de Datos, hacer doble clic en la misma 3) Hacer clic en Aceptar, con lo cual la persona quedará asignada en la Inscripción. Para cargar una nueva persona: 1) Hacer clic en Nuevo 2) Ingresar la información mínima requerida (Apellido, Nombre y Sexo) 3) Hacer clic en Guardar 4) Hacer clic en Aceptar, con lo cual la persona quedará asignada en la Inscripción Se debe tener en cuenta que, dependiendo del sacramento que se trate, el Derecho Canónico manda que en cada acta sacramental sea almacenada una cierta información mínima. Esa misma información es de ingreso obligatorio en Sacramental, por lo cual no se considerará completa una inscripción hasta tanto cuente con toda esa información. Una inscripción incompleta no puede asentarse como acta sacramental, por lo cual el módulo Sacramental tampoco lo permite. Puede saber qué información falta para completar una inscripción haciendo clic en el botón Qué falta? En la lista de inscripciones, las que están completas tienen a la izquierda un signo de admiración. Inscripción especial en Confirmación y Eucaristía Las inscripciones de Bautismo y Matrimonio deben hacerse individualmente por la forma en que se maneja habitualmente dicha información. Sin embargo, las inscripciones a Eucaristía y Confirmación provienen generalmente de un grupo de personas que han completado su preparación a través de la Catequesis. Dado que Office Eclesial también posee el módulo Catequesis, la información de inscripciones también puede provenir del mismo, simplificando la tarea de carga. De este modo, los grupos de catequesis que se conforman pueden ser inscriptos de una sola vez, restando luego sólo el ingreso de los datos adicionales que el Derecho Canónico requiere para asentar un acta sacramental de Confirmación.

Paso 4: Asentar Actas

Definiciones Como se explicaba en el paso 3 (Inscripciones), la Inscripción para un sacramento y el asentado de actas en libros sacramentales están separados para permitir la mejor organización de la secretaría parroquial. Asentar un acta sacramental supone que se ha cumplido con el ingreso de toda la información de una inscripción que el Derecho Canónico requiere para poder incorporarla a un libro sacramental. Dónde asentar actas Dado que la información de inscripciones siempre está asociada a una fecha de celebración, para asentar actas sacramentales se debe acceder al menú de Celebraciones de cada sacramento. Allí se encuentra el botón Asentar que permite transformar las inscripciones que están completas (es decir, que poseen toda la información obligatoria) en Actas Sacramentales. Cómo asentar actas

1) Seleccionar las inscripciones habilitadas que se transformarán en actas sacramentales. Esto permite que en el caso de que algún inscripto cambie de fecha de celebración o no pueda presentarse, pueda quedar pendiente para una próxima celebración.

2) Hacer clic en Asentar. Esta operación asentará las actas en el libro por defecto Actual que se muestra debajo en la misma ventana. Si no existiera asignado un libro por defecto, salga de asentar, cree un libro y asígnelo como libro por defecto Actual

Paso 5: Asentar Notas Marginales

Definiciones Una vez que las actas sacramentales ya se encuentran asentadas en los libros, de la misma forma que ocurre con los libros físicos, pueden asentarse en las mismas las notas marginales que sean necesarias. Office Eclesial permite asentar las notas marginales especificando razón, fecha, lugar, localidad, libro y folio de la misma. Asimismo permite el registro de notas marginales secretas, las cuales pueden visualizarse a través del módulo Sacramental pero no son impresas en los certificados que se emitan. Cómo asentar notas marginales

1) Ingresar a través de Actas o Búsqueda para ubicar el Acta donde debe asentarse la nota marginal. (ver el Paso 6 para más detalles)

2) A la derecha de Notas Marginales hacer clic en el botón Agregar. 3) Ingresar la información de la nota marginal y hacer clic en Aceptar. 4) Salir del asistente para actas haciendo clic en Cancelar o Terminar.

Paso 6: Búsqueda de información sacramental

Cómo buscar información

1) Haga clic en la barra de herramientas en Búsqueda 2) Seleccione el sacramento sobre el cual desea hacer la búsqueda 3) Ingrese la información que dispone para la búsqueda, que puede ser: año de asentación del acta

sacramental, apellidos, nombre o documento de la persona 4) Las actas que tienen coincidencias con la información suministrada en el paso 3 son mostradas

en la ventana de datos. Seleccione el acta cuya información desea ver y haga clic en Siguiente. 5) Si no se encuentran registros, dicha ventana aparece en blanco y el asistente de búsqueda no le

permite avanzar hacia el siguiente paso. Puede hacer clic en Anterior para cambiar los datos de la búsqueda e intentar nuevamente.

Paso 7: Uso de la carga de Actas Históricas

1) Deben crearse libros (de Bautismo o Matrimonio) con numeración manual y asignarlo como

libro por defecto Histórico 2) Al agregar actas históricas los números de acta y folio deben agregarse manualmente, lo cual ha

sido previsto para permitir el ingreso de libros históricos con numeración irregular. 3) Debe ingresar luego los datos de la celebración. Esta información queda almacenada y permite

su reutilización en un acta siguiente, ya sea asentada una tras otra o bien en distintos días.

Cuando los datos de la celebración varían, debe ingresar a Celebración y modificar la información.

4) Luego deben ingresarse los datos de las personas del sacramento y la información que el Derecho Canónico manda anotar obligatoriamente.

5) A continuación debe validarse la información ingresada sobre las personas. Para eso deberá hacer clic en el botón [...] que se encuentra a la derecha de cada persona. Allí tendrá distintas opciones: - Si ya existe una persona con el nombre ingresado, aparecerá su información en la ventana y tendrá dos posibilidades: si la persona listada es la misma que se está ingresando, hacer clic en la misma y luego en Seleccionar, y si no es la misma persona pero tiene el mismo nombre, haciendo clic en Agregar se agregará dicha persona a la base de personas - Si no existe una persona con esos datos haciendo clic en Agregar se agregará a la base de Personas

6) Una vez ingresados y validados todos los datos, se habilitará el botón Asentar para asentar el acta en el libro.

7) Si el estado del acta es aún Incompleta, haga clic en el botón “Qué falta?” para saber qué es lo que deja incompleta el acta.

Catequesis Introducción Este módulo de Office Eclesial le permite administrar la información de catequesis de la parroquia y, adicionalmente, facilitar la anotación en libros sacramentales de las personas que finalizan la catequesis preparatoria para la eucaristía o la confirmación. Definiciones Tipos de catequesis: este item permite llevar registro de los diversos tipos de catequesis que se desarrollen en la parroquia. Existen dos tipos fijos de catequesis: Eucaristía y Confirmación, que sólo pueden modificarse en su nombre pero no pueden eliminarse ya que de su existencia depende la facilidad para hacer luego los registros sacramentales correspondientes. Catequistas: permite llevar el registro de los catequistas de la parroquia. Si bien los datos personales se ingresan desde el mismo módulo Personas, aquí deben indicarse las personas que luego podrán seleccionarse en Cursos, y además obtener listados de catequistas. Aulas: permite llevar registro de las aulas que se utilizan para el dictado de catequesis. Cursos: en este punto se utiliza toda la información registrada en Tipos de catequesis, Catequistas y Aulas para armar los cursos de catequesis, sus calendarios de clases y conformar los grupos de catequizandos. Cómo empezar a trabajar con el Módulo Catequesis La forma sugerida para trabajar con este módulo es la siguiente: 1) Crear los Tipos de Catequesis y Aulas con que se trabaja en la Parroquia. 2) Agregar los Catequistas que trabajan en la Parroquia a la lista de catequistas. 3) Para cada año calendario, crear los cursos correspondientes indicando el/los Catequistas asignados,

Ciclo y Período. Ciclo indica el año de catequesis (primero, segundo, etc) y Período debe indicar el año calendario (2001, 2002, etc)

4) Para cada curso creado: - Armar el calendario de clases correspondiente – Asignar los catequizandos

5) La información ingresada, además de poder visualizarse en el módulo Catequesis, se agrega a los datos visibles en las Referencias de Office Eclesial de la Agenda.

Económico Introducción Este módulo de Office Eclesial ha sido diseñado para administrar la actividad económica de una parroquia de manera sencilla, registrando los ingresos y egresos, utilizando un plan de cuentas que puede adaptarse en cada instalación de Office Eclesial que se realiza. Además posee dos funciones que pueden resultar útiles en algunas parroquias: Registro de vencimientos: para recordar y registrar los pagos con facilidad Socios colaboradores: para registrar las colaboraciones de los fieles con el sostenimiento del culto El sistema ha sido pensado para que pueda ser operado fácilmente por personas con pocos conocimientos de administración económica, pero igualmente requiere poseer nociones básicas de organización de cuentas, ingresos y egresos, que no son descriptos en el presente manual. Definiciones Plan de cuentas: es el conjunto de cuentas que la Parroquia necesita para poder administrar y visualizar organizadamente su movimiento contable. Office Eclesial tiene un plan de cuentas predeterminado, pero además: - La versión Obispado de Office Eclesial permite generar un plan de cuentas totalmente

personalizado, de modo que las diócesis pueden sentar las bases generales de la organización económica de sus parroquias.

- Las parroquias pueden realizar modificaciones sobre el plan de cuentas para poder obtener el detalle contable que necesitan exactamente.

Configuración: dado que los módulos de Office Eclesial interactúan entre sí para evitar la redundancia de información y funciones, la configuración permite predeterminar cuentas que son utilizadas por otros módulos. Tal es el caso del módulo Misas, para el cual en el módulo Económico pueden asignarse separadamente las cuentas de ingresos y egresos de estipendios. Centro de costos: a través de este concepto puede especificarse, además de la cuenta de ingreso o egreso, la dependencia o división a la que debe imputarse el movimiento. Si, por ejemplo, una parroquia cuenta con un comedor parroquial y desean distinguirse los gastos de mantenimiento de la parroquia de los del mismo, pueden crearse los centros de costo “Parroquia” y “Comedor” de modo que al imputar los movimientos ya se facilite la posterior visualización de la información. Rubros y Cuentas: el plan de cuentas se organiza en Rubros y Cuentas para facilitar la organización contable de la parroquia. Los Rubros sirven para agrupar Cuentas y totalizar importes de un determinado grupo de conceptos, como pueden ser, por ejemplo, los ingresos por colectas parroquiales o los egresos por impuestos y servicios. Las Cuentas sirven para imputar específicamente los conceptos, de modo que luego puedan visualizarse los totales propios de las mismas y saber exactamente los importes correspondientes. Un ejemplo es: Rubro Colectas Cuenta Colecta de Caritas Cuenta Colectas dominicales Cuenta Obolo de San Pedro Cuenta Colecta Pro Africa Ingresos: una vez organizado el plan de cuentas, a través de esta opción se contabilizan fácilmente los ingresos de la parroquia. Egresos: una vez organizado el plan de cuentas, a través de esta opción se contabilizan fácilmente los egresos de la parroquia, que pueden hacerse en efectivo o cheques de una cuenta bancaria. Canje: si la parroquia posee cuentas bancarias y realiza transferencias entre las mismas y la caja parroquial, Canje le permite realizar esos movimientos. Es especialmente útil para registrar los depósitos y extracciones bancarios. Vencimientos: a través de esta opción pueden registrarse las fechas en la que debe abonarse cualquier tipo de obligación económica, de modo que en la fecha mencionada aparezcan en la Agenda de Office Eclesial los recordatorios de pago. En la fecha de pago sólo resta por confirmar, diferir o cancelar el pago, haciéndose automáticamente la imputación en la cuenta.

Socios colaboradores: el sostenimiento del culto con el que colaboran los fieles necesita ser registrado en la contabilidad de la parroquia, debe facilitar el pago a quienes aportan y el control al consejo económico. Esta opción permite emitir recibos, registrar los aportes, la periodicidad de los mismos y el lugar de pago, además de contabilizar automáticamente los mismos en una de las cuentas de ingresos parroquiales. Cómo empezar a trabajar con el Módulo Económico 1) Ajustar las opciones configurables del módulo:

- Trabajar con imputación por centro de costos: esto es opcional, y por defecto, Office Eclesial no utiliza centros de costos para la registración contable. - Seleccionar la cuenta sobre la que se registra el ingreso y egreso de dinero, normalmente denominada “Caja”. Al seleccionar aparecen SÓLO las cuentas que fueron registradas dentro del Plan de Cuentas como cuenta de “Activo” - Seleccionar las cuentas relacionadas con el módulo Misas y la de Socios Colaboradores.

2) Configurar el plan de cuentas: Office Eclesial trae precargado un plan de cuentas inicial que en muchos casos puede no ser adecuado para las parroquias que lo usen. Por este motivo, ese plan de cuentas es totalmente modificable de forma que puedan agregarse, quitarse y modificarse todos los rubros y cuentas que sean necesarios. Además, en aquellas diócesis que desean proveer a sus parroquias de un plan de cuentas unificado o común, podrán crear y distribuir el mismo utilizando Office Eclesial (Versión Obispado)

3) Ingresar los saldos iniciales de las cuentas: una vez adecuado el plan de cuentas a la realidad local, se podrán cargar los saldos iniciales con que se cuenta, por ejemplo en Caja y en Bancos.

4) Registrar los ingresos y egresos: en la dinámica de trabajo habitual, el operador de Office Eclesial podrá registrar los ingresos y egresos fácilmente, indicando la fecha, persona o institución, concepto, imputación e importe del movimiento y emitir los comprobantes impresos que necesita. En base a esta operatoria se irán completando los datos que luego se podrán obtener en los reportes, como la planilla de caja diaria, el mayor de cuentas y otros.

5) Registrar los vencimientos: a través de esta opción pueden registrarse las fechas en la que debe abonarse cualquier tipo de obligación económica, junto con toda la información necesaria: persona o institución, concepto, imputación e importe del movimiento. De este modo en la fecha mencionada aparecerán en la Agenda de Office Eclesial los recordatorios de pago. Llegada la fecha sólo resta por confirmar, diferir o cancelar el pago, haciéndose automáticamente la imputación en la cuenta.

Misas Introducción El módulo Misas permite realizar fundamentalmente las siguientes funciones: - Agendar las celebraciones, sean periódicas y regulares o no y visualizarlas en la agenda de Office

Eclesial - Registrar las intenciones que los fieles solicitan para las celebraciones agendadas - Recibir los estipendios que los fieles ofrecen por las intenciones e imputarlos automáticamente en el

módulo económico - Registrar la celebración efectiva de las celebraciones agendadas - Registrar el pago de los estipendios de una celebración a su celebrante e imputarlo automáticamente

en el módulo económico Definiciones Horarios: son los horarios de celebración de las Misas que pueden agendarse para determinados días de la semana o en horarios especiales. Intenciones: son los pedidos que los fieles solicitan para la celebración de la Misa, por ejemplo, en acción de gracias, por alguna petición en particular, en honor de un santo patrono, por un aniversario, etc. Tipos de intenciones: el módulo permite crear estos tipos a fin de que al anotar la intención se pueda especificar el tipo, y así poder luego visualizar en los reportes una discriminación de los mismos. Estipendios: así se denominan al importe que los fieles ofrecen espontáneamente por la celebración de una Misa según su intención, que luego es entregado al celebrante de la misma. Cómo empezar a trabajar con el Módulo Misas

1) Crear los tipos de intenciones si es necesario su uso 2) Crear los horarios de Misas 3) Agregar las intenciones que los fieles solicitan 4) Luego de la celebración, confirmar su realización a través del botón “Celebración” 5) Para registrar el pago del estipendio al celebrante, utilizar el botón “Estipendio” que está dentro

del marco “Estipendios celebrante”