guía visual office eclesial versión 1.6: módulo económico

8/14/2019 Gua visual Office Eclesial versin 1.6: Mdulo Econmico

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Versin 1.5

Mdulo Econmico


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Gua Visual Office Eclesial 1.5

Econmico

Centro de Formacin y Desarrollo de la R.I.I.A.L Nuestra Seora de Guadalupe

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INTRODUCCIN

La presente Gua Visual quiere ser una ayuda ms para el manejo del programa Office Eclesial. Enesta gua encontrar ayudas referentes al mdulo ECONMICO.

Tenga presente que en la misma no encontrar explicaciones conceptuales (ya que stas se hallanpresentes en documentos o en la ayuda en lnea del Office), sino que ver las pantallas fundamentales quecomponen el Office junto a los procedimientos correspondientes. Es decir, esta es una gua que apunta amostrarle visualmente los pasos necesarios para realizar las distintas tareas.

Habiendo aclarado previamente esto, ponemos en manos de Nuestra Seora de Guadalupe todo eltrabajo oculto que hay detrs del Office y que une, por la comunin de los santos, a tantos hermanos del

continente que colaboran en este proyecto.


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ECONMICO 1.5

Permite:

Visualizar los movimientos de ingresos y egresos registrados en los distintos perodos. Configurar un plan de cuentas organizadas mediante rubros. Agendar vencimientos de deudas que pueden ser nicas o que peridicamente se repiten (Ej.: im-

puestos, crditos, etc.). Los mismos sern visualizados en la ventana de datos del cuadro Referen-cias de Office de la Agenda.

Registrar los datos de personas que colaboran econmicamente con la parroquia.

Pantalla Principal

Pantalla 1

Estructura de Econmico1. Barra de Men

1.1. Archivo1.2. Cuentas1.3. Socios1.4. Ayuda

2. Barra de conos2.1. Plan de cuentas2.2. Movimientos2.3. Vencimientos2.4. Reportes2.5. Socios2.6. Ayuda2.7. Salir


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1.1. Archivo

1.1.1. Configuracin1.1.2. Vencimientos1.1.3. Reportes

1.1.4. Salir


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1.1.1. Configuracin Pasos

1. Tilde la opcin Trabajar con impu-tacin por Centro de Costos si lo

considera conveniente. Esta opcinhabilitar una nueva subpantalla enla pantalla Plan de Cuentas.2. Ingrese la cantidad de dgitos quedesea usar en la definicin del Plande Cuentas.3. Seleccione la cuenta de registrodel dinero que ingresa o egresa (Cajao Bancos)4. Seleccione la cuenta donde seregistran las colaboraciones econ-micas de los socios de la parroquia.5. Selecciones la cuenta donde seregistran los ingresos por intencionesde misas.6. Seleccione la cuenta donde seregistran los estipendios que abonanlos celebrantes.7. Haga clic en Saldo al Inicio, sidesea iniciar las cuentas con unsaldo determinado. Aparecer laprxima pantalla que se encuentradebajo a la izquierda, advirtindoleque los valores ingresados influirnen los saldos actuales. Pulse Aceptara dicho Aviso y proceda como seindica en la prxima pgina.8. Una vez definidos los saldosiniciales o no, para finalizar haga clicen Aceptar.


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1.1.1. Configuracin Saldo al Inicio Pasos

1. Haga clic en el Rubro que desea yluego en el botn Desplegar para ver

las cuentas que contiene y encontrarla que busca.2. Haga clic en la cuenta (nunca en elrubro)3. Haga clic en Modificar. Aparecerla prxima pantalla.

4. Ingrese la fecha del saldo o hagaclic en el botn de la derecha paraque le muestre un calendario.5. Ingrese el importe correspondien-te.6. Haga clic en Aceptar.


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2. Barra de Herramientas

Pantalla 2

2.1. Plan de cuentas2.2. Movimientos2.3. Vencimientos2.4. Reportes2.5. Socios2.6. Ayuda2.7. Salir


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2.1. PLAN DE CUENTAS

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a Plan de Cuentas.

2.1.1. Plan de Cuentas Opciones

Cerrar: Sale de Plan de Cuen-tas.Nuevo: Crea un rubro o unacuenta.Modificar: Modifica los datosde un rubro o una cuenta.Borrar: Borra un rubro (con lascuentas que incluye) o unacuenta.Desplegar: Muestra los rubroscon sus respectivas cuentas.Contraer: Muestra solamentelos rubros (vista por defecto).Mostrar: Muestra en pantallael listado de Plan de Cuentas.Imprimir: Imprime el listadode Plan de Cuentas.Centro Costos: Habilita unasub-pantalla para la gestin de

centros de costos.Ayuda: Ayuda en lnea.

2.1.2. Plan de Cuentas / Nuevo Rubro o Cuenta Pasos

1. Haga clic en Nuevo de la panta-lla anterior.

2. Para agregar:2.1. Nuevo Rubroa. Haga clic en Rubro.b. Seleccione el tipo de cuentas

que va a contener (Activo, Ingre-

sos, Egresos).c. Ingresar el cdigo, la denomi-nacin y la fecha de la ltima modi-ficacin.

d. Haga clic en Aceptar.

2.2. Nueva Cuentaa. Haga clic en Cuentab. Seleccione el Rubro al que va

a pertenecer la cuenta haciendoclic en la lista Cuenta del Rubro.

c. Tilde si es una cuenta banca-ria.

d. Ingresar el cdigo, la denomi-nacin y la fecha de la ltima modi-ficacin.

e. Haga clic en Aceptar.


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2.1.3. Plan de Cuentas / Centro de Costos Opciones

Centro Costos: Habilita unasub-pantalla para la gestin decentros de costos.

Nuevo: Crea un nuevo centro decosto.Modificar: Modifica los datos deun centro de costo.Borrar: Borra un centro de costo.Recuperar: Recupera los centrode costos borrados temporalmen-te.Limpiar: Borra definitivamentelos centros de costos borradostemporalmente con la opcin

Borrar.Borrados: Muestra en pantallalos centros de costos borradostemporalmente con la opcinBorrar.

2.1.4. Agregar Nuevo Centro de Costo Pasos

1. Haga clic en Nuevo de la pantallaanterior.2. Ingrese el cdigo del centro decosto.3. Ingrese la denominacin del centrode costo.4. Ingrese la fecha de la ltima modi-ficacin.5. Haga clic en Aceptar.


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2.2. MOVIMIENTOS

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a Movimientos.

2.2.1. Movimientos Opciones

Cerrar: Sale de movimientos.Bloquear: Cierra un perodo conta-ble, al cual no se le podrn imputarnuevos movimientos.

Desbloquear: Permite desbloquearun perodo bloqueado por error.Ingresos-Efectivo: Permite regis-trar un movimiento de Ingreso enefectivo.Egresos:* Efectivo: Permite registrar unmovimiento de egreso en efectivo.* Cheque: Permite registrar unmovimiento de egreso mediantecheques.Canje: Permite registrar movimien-tos desde Caja a Bancos y vicever-sa.Borrar: Borra un movimiento.Ayuda: Ayuda en lnea.

Pasos1. Haga clic en Perodo para ver elmes que desea.2. Haga clic en Ao.3. Tilde Activo, Ingresos o Egresospara que se activen las diferentescuentas.4. Elija la cuenta de la listadesplegable.

2.2.2. Ingresos Pasos

1. Haga clic en Ingresos.2. Ingrese la fecha del ingreso

manualmente o a travs del botnde la derecha que muestra uncalendario.3. Haga clic en Buscar (Ingresa alMdulo de Personas) si desearegistrar el responsable del ingreso.4. Ingrese el Concepto o Detalle delIngreso.5. Seleccione de la lista desplega-ble la cuenta a la se imputa elingreso.6. Seleccione de la lista el centrode costo si lo considera necesario.7. Ingrese el importe.8. Haga clic en Agregar as puedeseguir registrando otros movimien-

tos de ingreso.9. Para finalizar haga clic en Acep-tar.


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2.2.3. Egresos / Efectivo Pasos

1. Haga clic en Egresos / Efectivo.2. Ingrese la fecha del egreso ma-nualmente o a travs del botn de laderecha que muestra un calendario.3. Ingrese el Concepto o Detalle delIngreso.4. Seleccione de la lista desplegablela cuenta a la se imputa el egreso.5. Seleccione de la lista el centro decosto si lo considera necesario.6. Ingrese el importe.7. Haga clic en Agregar as puedeseguir registrando otros movimientosde egreso.8. Para finalizar haga clic en Aceptar.

2.2.4. Egresos / Cheques Pasos

1. Haga clic en Egresos / Cheques.2. Selecciona la cuenta del Bancoque corresponda.3. Ingrese el Nmero de Cuenta.4. Ingrese la fecha del egreso ma-nualmente o a travs del botn de laderecha que muestra un calendario.5. Ingrese el Concepto o Detalle delIngreso.6. Seleccione de la lista desplegablela cuenta a la se imputa el egreso.7. Seleccione de la lista el centro decosto si lo considera necesario.8. Ingrese el importe.9. Haga clic en Agregar as puedeseguir registrando otros movimientosde egreso.10. Para finalizar haga clic en Acep-tar.

2.2.5. Canje Pasos

1. Haga clic en Canje.2. Seleccione la cuenta De... y A...Puede elegir:

* De Caja a Cuenta Banco* De Cta. Bco. A a Cta. Bco B

No se puede de Caja a Caja.3. Ingrese la fecha del egreso ma-nualmente o a travs del botn de laderecha que muestra un calendario.4. Ingrese el Nro. De Cheque.5. Ingrese el Concepto o Detalle delIngreso.6. Ingrese el importe.7. Para finalizar haga clic en Aceptar


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2.3. VENCIMIENTOS

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a Vencimientos.

2.3.1. Vencimientos Opciones

Cerrar: Sale de vencimientos.Pagar: Paga un vencimiento.Nuevo: Genera un venci-miento.Modificar: Modifica los datosdel vencimiento seleccionado.Borrar: Borra el vencimientoseleccionado.Ayuda: Ayuda en lnea.

Pasos1. Haga clic en el Perodo quedesee (en meses).2. Haga clic en el ao.3. Haga clic en el vencimientoque aparece en la lista y pulse elbotn Pagar para cancelarlo opulse el botn Nuevo para regis-trar un nuevo vencimiento.

2.3.2. Registrar Vencimientos Pasos

1. Haga clic Nuevo de la pantallaanterior (Pantalla 2.3.1.). Apare-cer la pantalla de la izquierda.2. Ingrese la fecha del venci-miento manualmente o a travsdel botn de la derecha quemuestra un calendario.3. Ingrese el tipo de vencimiento

tildando si es nico o mensual(peridico).4. Ingrese el Concepto o Detalledel vencimiento.5. Seleccione de la lista desple-gable la cuenta a la se imputa elvencimiento.6. Seleccione de la lista el centrode costo si lo considera necesa-rio.7. Ingrese el importe.8. Haga clic en Aceptar.


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2.3.3. Pagar Vencimientos Pasos

2.3.3.a

2.3.3.b

2.3.3.c

1. Seleccione el vencimiento quedesea pagar en la primer pantallade la izquierda (Pantalla 2.3.3.a)2. Haga clic en Pagar. Aparecerla segunda pantalla de la izquier-da (Pantalla 2.3.3.b)

2. Ingrese el importe a pagar(Total o Parcial).3. Seleccione el tipo de pago:

3.a. En efectivo3.b. Cheques. En caso de

pagar con cheques, seleccione elBanco e ingrese el nro. de cuentao cheque?4. Haga clic en Aceptar parafinalizar.

En caso de pulsar el botnDiferir, aparece el calendarioque permite diferir la fecha delvencimiento (Pantalla 2.3.3.c)


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2.4. REPORTES

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a Reportes.

2.4.1. Reportes Opciones

Cerrar: Sale de reportes.Mostrar: Muestra en pantalla el

reporte seleccionado de la listaReportes disponibles.Imprimir: Imprime el reporteseleccionado de la lista Repor-tes disponibles.Ayuda: Ayuda en lnea.

Pasos1. Seleccione el Mes y Ao Desde yel Mes y Ao Hasta que deseaconsultar.2. Seleccione el Centro de Costo quedesea o deje la opcin por defecto(Todos los centros de costo)3. Haga clic en el reporte que deseade la lista Reportes disponibles4. Haga clic en :

4.1. Mostrar si desea ver una vistaprevia del reporte.

4.2. Imprimir si desea imprimir elreporte.5. Haga clic en Cerrar.

Ejemplo de Reporte a la izquierda.


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2.5. SOCIOS

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a Socios.

2.5.1. Socios Opciones

Cerrar: Sale de socios.Nuevo: Registra un nuevosocio.

Modificar: Modifica datos deun socio.Borrar: Permite dar de baja unsocio.Recibos: Permite gestionar losrecibos.Mostrar: Muestra en pantalla ellistado de socios.Imprimir: Imprime el listado desocios.Ayuda: Ayuda en lnea.

2.5.2. Nuevo Asistente de Socios Colaboradores Paso 1 Pasos

1. Haga clic en Nuevo de la panta-lla anterior (Pantalla 2.5.2.)2. Haga clic en el botn Buscar, elcual abrir el Mdulo Personas y lepermitir seleccionar el socio desdeall. El nuevo socio seleccionadoaparecer debajo del botn Buscar(Segunda pantalla a la izquierda)3. Haga clic en Siguiente.


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1. Ingrese el importe de la cuotasocietaria.2. Seleccione de la lista Colaborarla periodicidad de la cuota.3. Ingrese el nmero de da a partirdel cual quiere que se le cobre.4. Haga clic en Siguiente.


1. Seleccione el lugar de pago de lacuota:

Domicilio Particular (Semuestra debajo)

Parroquia2. Haga clic en Finalizar.


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2.5.5. Emisin de Recibos de los Socios Colaboradores Pasos

1. Seleccione el perodo mensual yel ao.2. Haga clic en el botn Recibos.Aparecer la pantalla que se en-cuentra abajo a la izquierda.

OpcionesCerrar: Sale de recibos.Crear recibos: Genera losrecibos del perodo para todoslos socios.Imprimir: Imprime todos losrecibos.Modificar: Permite modificar elimporte del recibo del socioseleccionado.Borrar: Permite borrar el recibodel socio seleccionado.Imprimir: Imprime el recibo delsocio seleccionado.Pagar: Permite registrar elpago del recibo.Ayuda: Ayuda en lnea.

2.5.6. Crear Recibos Pasos

1. Haga clic en Crear Recibos.

Aparecer una pantalla confirman-do que los recibos se han creadocon xito y se podrn observar enla lista de la pantalla las columnasRecibo e Importe con los datoscorrespondientes. El botn CrearRecibos se inhabilitar, ya que hansido creados.2. Haga clic en Imprimir si deseaimprimir todos los recibos.


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2.5.6. Modificar el importe de un recibo Pasos

1. Seleccione de la lista en panta-lla el recibo del socio que desea.2. Haga clic en Modificar. Apare-cer la pantalla de abajo a laizquierda.3. Ingrese el importe que corres-ponda.4. Haga clic en Aceptar.

2.5.6. Emisin de Recibos de los Socios Colaboradores Pasos

1. Seleccione de la lista en panta-lla el recibo del socio que desea.2. Haga clic en Pagar. Aparecerla pantalla de abajo a la izquierda.3. Ingrese manualmente la fechade pago o haga clic en el botn dela derecha para seleccionar lafecha en el calendario que lemostrar.4. Ingrese el importe a pagar.5. Haga clic en Aceptar.


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2.6. AYUDA

Pasos1. Haga clic sobre el cono para ingresar a la Ayuda.

2.6.1. Ayuda Pasos

1. Haga clic en las palabrassubrayadas con lneas conti-nuas para ver su contenido enotra pantalla.2. Las palabras subrayadascon lnea discontinua mues-tras por lo general definicioneso conceptos en la mismapantalla.3. Haga clic en ndice si deseaver la Ayuda Total del OfficeEclesial con sus diferentesmdulos.4. Haga clic en Buscar, parabuscar referencias a un de-terminado tema.5. Haga clic en Historial paralos tems de ayuda reciente-mente consultados.

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