uso de microsoft office onenote guía rápida de aprendizaje

ARTÍCULO TÉCNICO GUÍA DE APRENDIZAJE ONENOTE

1 Cómo utilizar la guía de aprendizaje OneNote

Uso de Microsoft® Office OneNote® : Guía rápida de aprendizaje


MICROSOFT® OFFICE ONENOTE® 2003 MEJORA LA PRODUCTIVIDAD AL PERMITIR A LOS USUARIOS CAPTURAR, ORGANIZAR Y REUTILIZAR LA INFORMACIÓN DE UN MODO EFICAZ Y SENCILLO. GRACIAS A SU INTERFAZ INTUITIVA (QUE SE ORGANIZA EXACTAMENTE IGUAL QUE UN CUADERNO DE PAPEL), LOS USUARIOS PUEDEN GESTIONAR RÁPIDAMENTE VARIAS FUENTES DE INFORMACIÓN COMO, POR EJEMPLO, ANOTACIONES MANUSCRITAS O MECANOGRAFIADAS, DIBUJOS, GRABACIONES DE SONIDO Y CONTENIDO DE PÁGINAS WEB, ENTRE OTRAS. ONENOTE ES UNA HERRAMIENTA IDEAL PARA INVESTIGACIÓN, REUNIONES, CONFERENCIAS, ORGANIZACIÓN PERSONAL Y OTRAS TAREAS RELACIONADAS CON LA INFORMACIÓN.

EN ESTA GUÍA RÁPIDA DE APRENDIZAJE, APRENDERÁ LO FUNDAMENTAL PARA UTILIZAR ONENOTE EN LA GESTIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN Y DE IDEAS.

1. INTRODUCCIÓN A LA INTERFAZ DEL CUADERNO ELECTRÓNICO 2. CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE SECCIONES 3. CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE PÁGINAS 4. ASIGNACIÓN DE PRIORIDAD A INFORMACIÓN IMPORTANTE CON

MARCAS DE ANOTACIÓN 5. INTRODUCCIÓN DE ANOTACIONES EN UNA PÁGINA 6. BÚSQUEDA DE ANOTACIONES 7. INTEGRACIÓN DE LAS ANOTACIONES CON OTRAS APLICACIONES

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1. INTRODUCCIÓN A LA INTERFAZ DEL CUADERNO ELECTRÓNICO

Ésta es la pantalla que aparece al abrir por primera vez OneNote:

SUGERENCIA: Como en otras aplicaciones de MS Office, puede organizar el espacio de trabajo del modo que más le convenga. Por ejemplo, puede mover la barra de herramientas de formato a una nueva ubicación arrastrándola y soltándola en otro lugar. También puede personalizar las barras de herramientas agregándole o quitándole botones.

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2. CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE SECCIONES

Cree nuevas secciones en el cuaderno electrónico para organizar las anotaciones de la forma que le parezca más lógica. Por ejemplo, si es estudiante, puede crear una sección para cada asignatura. Cada sección puede contener tantas páginas como desee. Consulte Lección 3: Creación y eliminación de páginas para obtener más información.

Cada sección se guarda en un archivo .one. Por tanto, una vez agregada una sección, no se puede seleccionar la opción de “deshacer”. Debe eliminar la sección para quitarla.

Las fichas de sección se disponen horizontalmente a lo largo de la parte superior de la página. Las secciones nuevas se agregan a la derecha de la sección seleccionada actualmente.

PARA CREAR UNA NUEVA SECCIÓN:

1. Haga clic en el menú Insertar.

2. Haga clic en Nueva sección

Se agrega una nueva ficha de sección a la derecha de la sección seleccionada actualmente (p. ej. “Computador”).

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PISTA: Se asigna un nuevo color a cada sección nueva. Para cambiar el color, haga clic en el menú Formato, seleccione Color de sección y elija un color haciendo clic en él.

3. Escriba un nombre para la nueva sección.

SUGERENCIA: También puede agregar una sección haciendo clic en el icono Nueva sección de la barra de herramientas Estándar.

PARA ELIMINAR UNA SECCIÓN:

1. Haga clic en la ficha de la sección que desee eliminar.

2. Haga clic en el menú Archivo.

3. Seleccione Sección actual y haga clic en Eliminar.

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3. CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE SECCIONES

En las páginas de OneNote es donde puede incluir las anotaciones dentro de las secciones individuales que ha creado. Puede poner nombre a cada página para acceder fácil y rápidamente a las anotaciones. Por ejemplo, si tiene una sección para todas las reuniones a las que asiste, puede agregar una nueva página para cada reunión y poner nombres a las páginas según la fecha o el tipo de reunión.

Las fichas de página se disponen verticalmente en el lado derecho de la página. Para moverse de una página a otra, haga clic en la ficha correspondiente. Las nuevas fichas de página se agregan al final de la lista.

PARA CREAR UNA NUEVA PÁGINA:

1. Haga clic en la ficha de la sección en la que desea agregar una nueva página.

Por ejemplo, para agregar una nueva página dentro de la sección Reuniones de la figura siguiente, haga clic en la ficha de sección Reuniones.

2. Haga clic en el menú Insertar y seleccione Nueva página. SUGERENCIA: También puede agregar una página haciendo clic en el icono Nueva página, que se encuentra justo debajo de las fichas de página, además de en la barra de herramientas Estándar.

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3. Las nuevas fichas de página se agregan al final de la lista. Escriba un Título para la página en el cuadro Título.

SUGERENCIA: Puede mover las páginas a otras secciones haciendo clic con el botón secundario en la ficha de página, seleccionando Mover páginas a y haciendo clic en la sección a la que desea mover la página.

PARA ELIMINAR UNA PÁGINA:

1. Haga clic con el botón secundario en la ficha de página correspondiente y haga clic en Eliminar.

Por ejemplo, para eliminar la página “jueves, 5” de la sección “Reuniones” que se ve a continuación, haga clic con el botón secundario en la ficha de página “jueves, 5” y, después, haga clic en Eliminar.

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4. ASIGNACIÓN DE PRIORIDAD A INFORMACIÓN IMPORTANTE CON MARCAS DE ANOTACIÓN

Con OneNote, puede asignar prioridad a la información agregando marcas de anotación donde desee dentro de las secciones y las páginas. Puede agregar anotaciones a texto, a imágenes y a lienzos de dibujo.

Agregar marcas de anotación le permite encontrar la información importante fácil y rápidamente. También puede asignar prioridad a las anotaciones como mejor le convenga mediante estos tipos de marcas: Tareas pendientes, Importante, Pregunta, Recordar más adelante y Definición. Cada tipo de marca de anotación tiene un símbolo diferente, lo que le hará aún más fácil identificar y encontrar las anotaciones de alta prioridad.

PARA AGREGAR UNA MARCA DE ANOTACIÓN:

1. Haga clic en el párrafo que desee marcar.

2. Haga clic en el menú Formato y seleccione Marcas de anotación. Seleccione un tipo de marca.

3. Puede agregar marcas de varios tipos.

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En el ejemplo siguiente hay dos marcas de anotación: Importante y Tareas pendientes. Puede mostrar iconos de acceso directo para todos los tipos de marcas de anotación. Haga clic en el menú Ver y seleccione Marcas de anotación. La barra de herramientas se muestra en vertical en el lado izquierdo de la página.

NOTA: Puede mostrar iconos de acceso directo para todos los tipos de marcas de anotación. Haga clic en el menú Ver, Barras de herramientas y Marcas de anotación. La barra de herramientas se muestra en vertical en el lado izquierdo de la página.

SUGERENCIA: Mostrar las marcas de anotación en el panel de tareas Resumen de marcas de anotación le permite ver todas las anotaciones que ha marcado en el cuaderno electrónico y crea vínculos directos a esas páginas. Haga clic en el menú Ver y haga clic en Resumen de marcas de anotación.

Con OneNote, puede introducir anotaciones en cualquier punto de la página, lo que le ayudará a incluirlas de acuerdo con su estilo y su forma de pensar. Puede agregar texto, imágenes y sonido, y puede dibujar directamente en la página con tinta digital. También puede dar formato y editar las anotaciones con varias características.

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5. INTRODUCCIÓN DE ANOTACIONES EN UNA PÁGINA

PARA ESCRIBIR ANOTACIONES EN UNA PÁGINA:

Coloque el punto de inserción en cualquier parte de la página y empiece a escribir.

SUGERENCIA: Aplique formato al texto haciendo clic en el párrafo al que desee dar formato o colocando el punto de inserción en una palabra específica. A continuación, utilice las opciones de la barra de herramientas Estándar, N, K y S para texto en negrita, en cursiva o subrayado.

Puede mover grupos de texto por la página haciendo clic en el grupo y arrastrándolo a la nueva ubicación.

Si necesita más espacio en la página para escribir, haga clic en el icono Insertar espacio adicional de escritura en la página correspondiente y arrastre la flecha hacia abajo.

PARA AGREGAR UNA IMAGEN A UNA PÁGINA:

1. Coloque el punto de inserción en la página justo donde desee agregar la imagen. 2. Haga clic en el menú Insertar y seleccione Imagen.

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3. Seleccione la imagen que desea y haga clic el botón Insertar.

SUGERENCIA: Puede cambiar el tamaño de las imágenes fácilmente seleccionándolas y arrastrando los controladores a izquierda o derecha, arriba o abajo.

PARA AGREGAR UN DIBUJO A UNA PÁGINA:

1. Haga clic en el icono Pluma.

2. Haga clic en cualquier punto de la página y utilice el ratón o la pluma para dibujar.

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6. BÚSQUEDA DE ANOTACIONES

En OneNote, hay varias formas de buscar las anotaciones para recuperar rápida y fácilmente la información deseada. Puede buscar por palabra clave, marcas de anotación o fecha de creación y modificación de la página.

PARA BUSCAR LAS ANOTACIONES POR PALABRA CLAVE:

1. Escriba la palabra (o palabras) que necesita encontrar en el cuadro Búsqueda y haga clic en el botón Buscar.

2. Examine los resultados de la búsqueda haciendo clic en las flechas a la izquierda y a la derecha o en el botón Ver lista.

Haciendo clic en las flechas a la izquierda y a la derecha, llegará a cada una de las páginas en las que la herramienta de búsqueda encontró la palabra clave.

Haciendo clic en el botón Ver lista, puede ver un resumen de los lugares en los que se encontró la palabra clave. Los resultados se agrupan por página. Puede ir directamente a cada página haciendo clic en su título.

PARA BUSCAR LAS MARCAS DE ANOTACIÓN:

1. Haga clic en el menú Ver y seleccione Resumen de marcas de anotación.

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2. Se muestra el panel de tareas Resumen de marcas de anotación en el lado derecho del cuaderno electrónico.

3. Haciendo clic en la anotación que está buscando irá directamente a la página correspondiente.

SUGERENCIA: Puede agrupar las marcas como más le convenga. Por ejemplo, puede agruparlas por sección o por fecha. Haga clic en la flecha que hay junto al cuadro de lista desplegable y seleccione un método de agrupamiento.

PARA EXAMINAR PÁGINAS POR FECHA:

1. Haga clic en el menú Ver y seleccione Lista de páginas.

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2. La Lista de páginas se muestra en el lado derecho del cuaderno electrónico.

3. Haga clic en la flecha que hay junto al menú desplegable y seleccione Fecha. Las páginas se agrupan por la fecha en que se escribieron o se actualizaron por última vez. Se organizan en 3 grupos: Ayer, Esta semana y La semana pasada.

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7. INTEGRACIÓN DE LAS ANOTACIONES CON OTRAS APLICACIONES

Integrar las anotaciones le ayudará a hacer más cosas en menos tiempo. Puede recopilar, almacenar y organizar todas las anotaciones en un solo punto para gestionar eficazmente toda su información.

Con OneNote™ resulta sencillo integrar las anotaciones con otras aplicaciones Office. Puede copias y pegar texto, imágenes y gráficos de otras aplicaciones e insertar vínculos a otros archivos en las páginas OneNote™.

PARA PEGAR TEXTO, IMÁGENES O GRÁFICOS EN PÁGINAS ONENOTE:

1. Copie el elemento de la otra aplicación.

2. En OneNote™, haga clic en la página en la que desea colocar el texto o el gráfico.

3. Haga clic en el menú Edición y seleccione Pegar.

SUGERENCIA: Para integrar imágenes de páginas Web, basta con arrastrar el gráfico desde la ventana del explorador hasta el lugar de la página OneNote™ en el que desee colocarlo. Para agregar texto de páginas Web, seleccione el texto y cópielo y péguelo en la página OneNote™ siguiendo los pasos explicados anteriormente.

PARA COPIAR TEXTO Y GRÁFICOS DE ONENOTE A OTRA APLICACIÓN:

1. Haga clic en el elemento que desee copiar.

2. Haga clic en el menú Edición y seleccione Copiar.

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3. Abra la aplicación en la que desea pegar el texto o los gráficos.

4. Pegue el elemento (en las aplicaciones Office, la función de pegado suele estar en el menú Edición).

PARA INSERTAR UN VÍNCULO A OTRO ARCHIVO:

Arrastre el archivo a la página OneNote y suéltelo donde desee que se inserte el vínculo.

En el ejemplo de abajo, se arrastró y se soltó el archivo de Word “Lista de clientes” en la página “jueves, 5”. Haga clic en el vínculo para ir directamente al archivo de Word.

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