modulo de aprendizaje - ms word

Universidad Nacional Federico Villarreal 2012

Prof Antoni Zuacutentildeiga Paacutegina 1

SESIOacuteN DE CLASE 01

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hicieacuteramos

en una hoja de papel que luego puede ser impresa Por lo tanto existe un aacuterea

en la cual podemos escribir y unos maacutergenes los cuales no podemos

sobrepasar

Estos maacutergenes se definen en la pestantildea Disentildeo de paacutegina en el grupo de

herramientas Configurar paacutegina donde tambieacuten podremos encontrar

herramientas para seleccionar la Orientacioacuten Saltos de paacutegina Tamantildeo

Nuacutemeros de liacutenea Columnas y Guiones

UNIDAD 02

El Disentildeo de Paacutegina se encuentra en la parte superior dentro de la Pestantildea Disentildeo de Paacutegina Al hacer clic saldraacute los siguientes maacutergenes en mencioacuten



Al hacer clic sobre el botoacuten Maacutergenes aparecen unos maacutergenes predeterminados Si ninguno nos sirve podremos definir unos desde la opcioacuten Maacutergenes Personalizados

Al hacer clic en el botoacuten Tamantildeo se abre una lista de Tamantildeos predeterminados Pero al igual que en los maacutergenes aquiacute tambieacuten se puede personalizar el tamantildeo de la hoja haciendo clic en la opcioacuten Maacutes tamantildeos de papel



Si escogemos la opcioacuten de personalizar veremos la siguiente

ventana

En la pestantildea Maacutergenes podemos fijar los maacutergenes tecleando los

centiacutemetros deseados en cada

campo Superior InferiorIzquierdo y Derecho Tambieacuten el

de Encuadernacioacuten que es un espacio adicional reservado para

encuadernar las hojas

- Orientacioacuten Indicamos si la paacutegina tiene orientacioacuten vertical (la maacutes usual) o horizontal - Paacuteginas Podemos establecer varias paacuteginas en ese caso tenemos varias opciones Maacutergenes simeacutetricos Dos paacuteginas por hoja o Libro plegado Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostraraacute claramente en queacute consisten



- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos daraacute una

idea bastante aproximada de coacutemo afectan los cambios que hemos introducido

al disentildeo de la paacutegina

- Si pulsamos el botoacuten Establecer como predeterminado los valores actuales

seraacuten los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos

En la pestantildea Papel determinaremos el tipo de papel a

utilizar en la impresora A4 Carta etc y tambieacuten la bandeja

de la que tomaraacute el papel la impresora en caso de que

tenga maacutes de una



En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten

de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la

zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar

encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en

cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes

Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina



Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR

Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno

de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la

opcioacuten Editar

Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio

de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo

del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc

El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de

la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina

Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles



Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea

punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten

Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa



Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar

Elementos raacutepidos Permite desde la

opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha



Inserta una imagen o foto guardada en el disco

Inserta imaacutegenes

predisentildeadas

Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione



En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de

opciones

Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las

paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la

parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no

aparece en el documento

Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro

documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la

pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo

doacutende queremos que aparezca el nuacutemero

Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento

Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha



Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de

encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de

edicioacuten

En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones

En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por

ejemplo concinta

En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los

cuales se les aplica alguacuten tipo de formato

En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra

Paacutegina o Paacuteg por ejemplo

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable

asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la

ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos



Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con

posibles formatos predeterminados entre los que elegir

Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la

numeracioacuten de las paacuteginas

Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la

primera seccioacuten)

Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en

Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten

podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina

marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un

formato




1 Crear tablas

Una tabla estaacute formada por celdas o casillas

agrupadas por filas y columnas En cada celda se

puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos

Para crear una tabla accedemos siempre desde

la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten

Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles

formas de crear tablas



CODIGO NOMBRE PRECIO

001 monitor $ 10000

002 Parlantes $ 3000

11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3

12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una

ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla



El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde

y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador

13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar

Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y

simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la

formaraacuten

Para retocar una tabla dibujando sus bordes

deberemos situarnos en ella De este modo veremos

que disponemos de una pestantildea de Herramientas

de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar

bordes encontraremos las herramientas que nos

ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla



Desplazarse

Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo

introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay

diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una

tabla



Seleccionar

o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado

izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una

pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute

o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la

columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha

negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute

o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una

celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la

izquierda de la fila y haciendo clic

o Tambieacuten se pueden seleccionar

celdas filas y columnas haciendo

clic dentro de la celda y

arrastrando a lo largo de las

celdas que queramos seleccionar



Borrar

Para borrar una celda columna o una fila basta con

seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido

pulsar la tecla Suprimir

EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas



Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos

encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos

pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten

Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas

La pestantildea Disentildeo muestra las

herramientas que se observan a

continuacioacuten



Contiene los grupos de herramientas de

acceso directo Opciones de estilo de tabla

Estilos de tabla Dibujar bordes

La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de

herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen



Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla

Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten

Datos



Vamos a ver las funciones

maacutes interesantes de eacutestas

herramientas

Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten

Borrador Es el complemento del

laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya

que permite borrar las liacuteneas de la

tabla Basta colocarse en la liacutenea a

borrar y hacer clic



Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones

podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que

forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor

adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que

queramos

Color de la pluma Con este

icono podemos dar color a los

bordes de la tabla elegir el tipo

de borde y rellenar las celdas

con color



Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre

una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas

como muestra esta imagen

Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos

de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten

podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las

distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la

forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas



Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)

Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee



Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas

- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra

iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla



Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar

pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla

Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla

En eacutel Word nos presentaraacute de queacute

manera va a convertir el texto en

tabla En nuestro ejemplo podemos

comprobar que se van a crear 3

columnas y 6 filas y que para

separar el texto se han usado

Tabulaciones



Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y

seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo

Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter

queremos utilizar para separar los datos de cada celda

En nuestro caso elegir

Tabulaciones devolveriacutea

la tabla a su aspecto

original asiacute que vamos a

escoger Puntos y comas y

Marcas de paacuterrafo para

que veas el resultado clic

en aceptar




La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto

no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan

errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no

concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo

Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma



Revisar al finalizar

Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office

hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten



Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas

1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar

y luego sobre el icono de la

barra de herramientas de acceso raacutepido

2- Pulsando la tecla F7



Ejemplo

En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no

encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa

palabra

Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V



Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos

Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento

bull Omitir todas Cada vez que vuelva

a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin

realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea

revisando el documento



bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada

bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten

bull Cambiar todas

Cambia automaacuteticamente todas las

veces que aparezca la palabra

seleccionada de la lista de sugerencias

por la palabra no encontrada



bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten

En el cuadro Idioma del diccionario

tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar



La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases

La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto





1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de

herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar

2- Pulsar la Tecla F7

Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar

Una vez realizado este cambio

podemos comenzar a realizar la

revisioacuten de una de estas dos

formas



Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no

es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de

realizar nuestras propias correcciones

Para ver y modificar las diferentes opciones de la

Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el

botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten



A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten

Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un

cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las

posibilidades maacutes interesantes

Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula



Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc

Poner en mayuacutescula la primera

letra de celdas de tablas Cuando

hay texto en una celda hace que

empiece por mayuacutescula

Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana



Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con

la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la

primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de

mayuacutesculas

Reemplazar texto mientras

escribe Al activar esta casilla

sustituye las palabras de la

columna

bull Tambieacuten tenemos disponible el

botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten

Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la

primera letra de una oracioacuten podemos indicar una

lista de abreviaturas para las que no queremos que se

aplique la regla como podemos ver en la imagen




hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste

bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen

escribir en mayuacutesculas



bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si

marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las

palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c

Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica

bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)




Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas

Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las

que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en

todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos

variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)

Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos



Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos

Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook



Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente



Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento

Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)



Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la

opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que

contiene el origen de datos

Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de

Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la

carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta

Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de

Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para

introducir los valores en la lista

Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el

cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de

origen de datos en el que indicaremos de

doacutende cogeraacute los datos



Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten



En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten



Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia

Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes

Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente

Permite insertar en la

posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal

como vimos con el asistente



Permite insertar en la posicioacuten

del cursor un campo del origen

de datos

Permite resaltar los campos combinados si la

opcioacuten estaacute activada los datos

correspondientes a campos combinados

aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil

localizarlos dentro del documento

Distribuir etiquetas Esta

opcioacuten estaacute disponible con un

documento de tipo etiquetas



Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono

de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos

Si queremos ver el aspecto que tendraacute el

documento combinado hacer clic en el

botoacuten

Este botoacuten permite ver el documento

principal con los nombres de los campos

o bien con los datos



Hacer clic sobre el icono

los campos del origen

de datos apareceraacuten resaltados

Pues los siguientes botones permiten

desplazarse por las filas del origen

para comprobar por ejemplo si los

datos que salen son los esperados

Permite ver los datos del

primer registro del origen

Permite visualizar el uacuteltimo

registro

Permite visualizar el

registro anterior


registro siguiente

Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute

visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un

registro determinado escribiendo el nordm del registro



Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser

largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un

registro a otro con los botones de desplazamiento en estos

casos se utiliza hacer Clic

En Buscar ponemos el valor que queremos buscar

En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor

Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente



Haciendo clic en el icono se

abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar

correspondencia donde podremos hacer todo esto

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)



Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten

Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de

diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y

se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo



Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar

correspondencia por ejemplo con el icono y clic

En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten

En Campo seleccionamos el campo

que va a formar parte de la condicioacuten

En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)

En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo



Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)



El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde

definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se

puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar

campos

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar



La opcioacuten Imprimir documentos permite

enviar a la impresora el resultado de la

combinacioacuten

Podemos imprimir Todos los registros (todos los

destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro

actual (el que estamos visualizando en este momento o un

grupo de registros (Desde - Hasta)

Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero

Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a

combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo



Al hacer clic sobre el botoacuten Maacutergenes aparecen unos maacutergenes predeterminados Si ninguno nos sirve podremos definir unos desde la opcioacuten Maacutergenes Personalizados

Al hacer clic en el botoacuten Tamantildeo se abre una lista de Tamantildeos predeterminados Pero al igual que en los maacutergenes aquiacute tambieacuten se puede personalizar el tamantildeo de la hoja haciendo clic en la opcioacuten Maacutes tamantildeos de papel




ventana































opcioacuten Editar






















predisentildeadas





opciones















edicioacuten



ejemplo concinta




















formato




1 Crear tablas











001 monitor $ 10000













formaraacuten









Desplazarse





tabla



Seleccionar

















Borrar













continuacioacuten












Datos





herramientas






borrar y hacer clic







queramos





con color































Tabulaciones














en aceptar























Ejemplo



palabra














bull Cambiar todas


























formas





























mayuacutesculas




columna












































































de datos















botoacuten
















registro


registro anterior


registro siguiente











































campos






combinacioacuten











ventana































opcioacuten Editar






















predisentildeadas





opciones















edicioacuten



ejemplo concinta




















formato




1 Crear tablas











001 monitor $ 10000













formaraacuten









Desplazarse





tabla



Seleccionar

















Borrar













continuacioacuten












Datos





herramientas






borrar y hacer clic







queramos





con color































Tabulaciones














en aceptar























Ejemplo



palabra














bull Cambiar todas


























formas





























mayuacutesculas




columna












































































de datos















botoacuten
















registro


registro anterior


registro siguiente











































campos






combinacioacuten
































opcioacuten Editar






















predisentildeadas





opciones















edicioacuten



ejemplo concinta




















formato




1 Crear tablas











001 monitor $ 10000













formaraacuten









Desplazarse





tabla



Seleccionar

















Borrar













continuacioacuten












Datos





herramientas






borrar y hacer clic







queramos





con color































Tabulaciones














en aceptar























Ejemplo



palabra














bull Cambiar todas


























formas





























mayuacutesculas




columna












































































de datos















botoacuten
















registro


registro anterior


registro siguiente











































campos






combinacioacuten























predisentildeadas





opciones















edicioacuten



ejemplo concinta




















formato




1 Crear tablas











001 monitor $ 10000













formaraacuten









Desplazarse





tabla



Seleccionar

















Borrar













continuacioacuten












Datos





herramientas






borrar y hacer clic







queramos





con color































Tabulaciones














en aceptar























Ejemplo



palabra














bull Cambiar todas


























formas





























mayuacutesculas




columna












































































de datos















botoacuten
















registro


registro anterior


registro siguiente











































campos






combinacioacuten











opciones















edicioacuten



ejemplo concinta




















formato




1 Crear tablas











001 monitor $ 10000













formaraacuten









Desplazarse





tabla



Seleccionar

















Borrar













continuacioacuten












Datos





herramientas






borrar y hacer clic







queramos





con color































Tabulaciones














en aceptar























Ejemplo



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