modulo 4 - ms powerpoint

Universidad Católica Santa María SEDELSUR

CURSO BÁSICO DE INFORMÁTICA MÓDULO IV – MS POWERPOINT

Docente: José Luis Ponce Segura 1 de 17 e-mail: [email protected] Cel. 952636911 www.redtacna.net

PARTE PRIMERA:

GENERALIDADES DEPOWERPOINT

1. QUÉ ES POWERPOINT

De todos es sabido que la información presentada de forma gráfica consigue llegar más a la audiencia. No nos engañemos, estamos en la era de las imágenes y de la transmisión de información por medios audiovisuales. Cada vez es más común tener que presentar informes, trabajos, investigación, etc. en soportes visuales y ante

un público determinado.

Microsoft PowerPoint es una aplicación informática que permite realizar presentaciones profesionales que, posteriormente, pueden mostrarse en la pantalla de un ordenador, proyectarse a una pantalla mediante un cañón de proyección, o bien, utilizarse como soporte impreso. Nos centramos en esta aplicación, entre otras razones, por ser la más utilizada en los ámbitos docentes y profesionales.

Una presentación es un desarrollo gráfico de una idea o concepto, y consiste en una secuencia de diapositivas a través de las cuales se irán exponiendo las ideas que se desea hacer llegar a la audiencia. Es decir, una presentación es un conjunto de diapositivas que desarrollan una idea.

Por diapositiva entendemos una página de una presentación donde se puede insertar texto, imágenes, dibujos, sonidos, películas y cualquier otro objeto creado por otra aplicación. Es equivalente a una página en Word. Podríamos decir que es la unidad mínima de trabajo de la aplicación.




2. ENTORNO DE TRABAJO DE POWER POINT

3. BUENAS PRESENTACIONES

3.1. Antes de tocar el ordenador

Suelo decir en clase que antes de siquiera encender el ordenador para preparar una presentación, es más, antes de estar a un metro de distancia del ordenador, se tiene que tener claro qué se va a decir. No es recomendable pensar que delante de una pantalla de PowerPoint las ideas acudirán a la mente siguiendo un incierto proceso mágico.

El hecho de tener claro qué se va a decir, implica haber trabajado el tema en profundidad. Se tiene que dominar el tema, si no, aunque se diseñen unas diapositivas impactantes no se logra transmitir nada y, recuerda: el público no es tonto.

“Un presentador poco preparado transmite un mensaje negativo a su audiencia: Para mi ustedes no son importantes. Si lo fueran, me habría preparado mejor”.

Andrew & McMeel, 1998




Primera idea: antes de preocuparte por el diseño, preocúpate por el contenido.

Cuando digo “preocuparse por el contenido”, no sólo hago referencia a dominar el tema, sino a definir el objetivo de la presentación. Aunque es más difícil que pase, si puede ser que pese a saber mucho del tema no logremos transmitir porque hemos sido caóticos, o no teníamos claros los objetivos que queríamos conseguir.

Segunda idea: establece unos objetivos claros y concretos sobre la presentación.

¿Qué quieres que la gente recuerde de tu presentación? ¿Qué les vas a aportar? ¿Qué es interesante transmitir? ¿Cómo lo vas a estructurar y sintetizar? ¿En cuánto tiempo? Son preguntas que sin dudarlo te debes plantear al enfrentarte a la realización y exposición de una presentación.

Otro factor clave en esta etapa inicial es tener claro cuál es tu público objetivo. ¿A quién va dirigida la presentación? Por trivial que parezca la pregunta no lo es. Una sesión sobre habilidades directivas no va a ser igual –no tendría que ser, bajo mi modesta opinión – para un grupo de gestores de PYMES, que para un grupo de estudiantes de ADE, o para un grupo de gestores públicos. Pese a hablar sobre

un mismo tema, la sesión/presentación tendrá que adecuarse al nivel de conocimientos de la audiencia. De ahí que para fijar unos objetivos adecuados y lograr transmitir bien, tendrás que saber y tener presente, a quién va a ir dirigida tu exposición.

Tercera idea: tener presente a quién va dirigida la exposición.

A estas alturas de este punto, supongo que muchos estaréis pensando: “Sí, sí pero si no sabes hablar

en público, ¿qué?”. Pues bien, esto no pretende ser una oda a los libros de autoayuda, pero si me estás leyendo y eres de los que te has hecho esta pregunta, créeme que la práctica todo lo hace.

Cierto es que el poder de oratoria y las dotes de comunicador son elementos a tener en cuenta (no vamos a entrar en el debate de si son habilidades innatas o no) pero siempre se pueden aprender y mejorar. Así que si eres de los que crees que eres un mal orador, de entrada, focaliza tu esfuerzo en los otros puntos mencionados. Con el tiempo ya irás puliendo lo demás.

En conclusión, la persona encargada de realizar la presentación debe:

Tener las ideas claras. Dominar el tema a explicar (“saber de lo que se va a hablar”; cuánto más domines el tema más

fácil te resultará hacer la presentación). Tener claro el objetivo que persigue con la presentación Tomar en consideración el nivel de conocimientos sobre la materia que posea la audiencia

(además de si será un grupo homogéneo o heterogéneo, interesados o no en la temática…) - Perder el miedo escénico y el miedo a la oratoria.

3.2. Ideas a tener en cuenta para el diseño

Una vez ya tenemos respuestas a las preguntas planteadas en el apartado anterior, es el momento de

preocuparse por el diseño de la presentación.

Es importante que se tenga un guión de la exposición. Hay personas que funcionan con guiones escritos y otras con guiones mentales. Tanto da, pero que haya un guión es fundamental. Este guión es el que marcará el hilo conductor de la explicación. Recuerda que una presentación es un conjunto de diapositivas con una secuencia lógica.

Es importante fijar un buen título que resuma la esencia de lo que se va a explicar. Puede ser más o menos impactante, pero sin duda tiene que resumir/englobar la temática que se va a explicar.




Es recomendable poner una segunda diapositiva con la estructura de la presentación. Sería algo así como el índice de la presentación. Del mismo modo, creo que es importante cerrar la presentación con una diapositiva de fin. Normalmente, en esta se suele agradecer la atención. En cuanto a consideraciones generales para definir la mayor parte de las diapositivas voy a mencionar una serie de puntos que creo de interés:

1. No se debe incluir mucho texto en las diapositivas (las líneas de texto deben ser breves, con una

separación apropiada, puede ayudar el hecho de resaltar palabras en distintos colores). Recordad: son ideas, ¡no párrafos!

2. Debes ser lo más conciso posible. Usa palabras o verbos de acción. 3. Elimina palabras que no causen impacto (mientras, eso, pero…) 4. No uses adverbios intensificadores (muy, verdaderamente…) 5. El título es el punto principal de una diapositiva. 6. Los efectos tienen que acompañar la explicación no a distraer.

7. Cuántas más palabras utilizas, más difícil será ajustar el texto a la diapositiva y más probable que abrumes a la audiencia.

8. Es aconsejable incluir colores en las diapositivas, pero ¡no abusar de ellos! De todas formas dependerá en gran medida del estilo de presentación (formal, informal…)

9. Se pueden utilizar imágenes para reforzar una idea de texto escrita. Incluso es aconsejable. 10. Sobre todo conviene utilizar diseños que resulten fáciles y rápidos de asimilar por la audiencia.

3.3. Cuestiones finales

En una buena presentación es una mezcla de tres elementos (Rotondo y Rotondo, 2002): CONTENIDO, DISEÑO y EXPOSICIÓN. Al hablar de contenido nos referimos a la investigación y organización de la información; el diseño hace referencia a la arquitectura de las diapositivas y la exposición a la forma en que se transmite el mensaje (no voy a entrar a explicar la comunicación no verbal, pero recomiendo que os informes sobre ello).

Se precisa marcar unos objetivos claros. Para ello, intenta responder a esto:

¿Qué quiero transmitir a la audiencia?

Los asistentes tienen que encontrar un valor en tu presentación. Piensa en las muchas ocasiones que te has preguntado: ¿Qué saco de esto?




GUÍA PRÁCTICA - POWERPOINT




INICIANDO POWERPOINT Coloque el puntero del mouse sobre el botón Inicio, presione sobre la etiqueta Programas. Se desplegará un listado de programas presione el mouse sobre Microsoft PowerPoint ENTORNO POWERPOINT

DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA Como podrá observar ya contamos con una diapositiva inicial, así mismo, ésta posee un diseño

predeterminado: Diapositiva de Título, si desea cambiar el diseño de la diapositiva sólo deberá ir al Menú INICIO, en nuestro caso, por ahora trabajaremos con el diseño predeterminado (diapositiva de título)




Ahora proceda a agregar el Título y subtitulo según se muestra en la imagen:

AGREGAR NUEVA DIAPOSITIVA Proceda a agregar las siguientes diapositivas, éstas se pueden añadir de varias formas:

Pulsa en el botón que se encuentra dentro del Menú INICIO. Así también puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M. Tenga en cuenta primero el diseño de la diapositiva.

Título

Subtítulo Para agregar el texto adicional, haga clic en el Menú INSERTAR, luego Cuadro de texto y por último haga clic en la ubicación donde desea insertar el texto

¿Qué tipo de diseño de diapositiva es?

Título, imágenes prediseñadas y texto

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Agregue las siguientes diapositivas según se observa a continuación, no se olvide de seleccionar el diseño para cada una.

¿Sabes cómo iniciar la presentación de tus diapositivas? Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Presentación con diapositivas, luego seleccionar: Desde el principio ó Desde la diapositiva actual. También puedes pulsar en el botón

que aparece en la parte inferior derecha de la ventana, otra forma es

pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.

CAMBIANDO EL TEMA / ESTILO DE LA DIAPOSITIVA Desde el Menú DISEÑO deberá seleccionar el tema de la dispositiva que usted desee. Una vez aplicado un estilo de diapositiva, observará Usted que cambiará también la combinación de colores,

tipo de letra, etc.




MODOS DE VISUALIZACIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS: Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en los

distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. Para ello deberá acceder al Menú VISTA, luego verá una serie de opciones tal como se muestra a continuación:

El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

COMBINACIÓN DE COLORES DEL ESTILO DE LA DIAPOSITIVA

Una vez establecido el estilo de la dispositiva, la misma tendrá una combinación de colores definida, entonces ahí viene la pregunta ¿Te agrada los colores del estilo de la diapositiva seleccionada? NO…., bueno, entonces procederemos a cambiar la combinación de colores. Para ello solo deberá hacer clic en Combinación de Colores que se encuentra en

el Panel de Tareas.

1- Seleccione Colores

2- Seleccione una combinación de colores de su agrado




Muy bien, Y si deseo colocar una imagen de fondo, bueno, entonces tendrás que seguir los siguientes pasos: CAMBIANDO EL FONDO DE UNA DIAPOSITIVA

Para éste punto, lo que se busca es cambiar el fondo de la dispositiva Nro. 4. para ello deberá ir al Menú

Diseño, luego hacer clic en el último botón llamado [Estilo de Fondo] , luego deberá

elegir [Formato del fondo…] , seguidamente se mostrará la ventana Dar formato a fondo, en esta deberá seleccionar como sigue:

Marcar la casilla, esto para ocultar los gráficos del fondo de la diapositiva.

Luego para insertar la imagen de fondo, tiene 3 alternativas: 1- Archivo: Utilice esta opción

cuando desea insertar una imagen desde el disco de su PC, USB u otro medio de almacenamiento.

2- Portapapeles: Para insertar imágenes que tenga en el portapapeles, es decir si ha copiado una imagen (CTRL + C), esa la podrá insertar como fondo.

3- Imágenes prediseñadas: Para insertar imágenes desde la galería que ofrece PowerPoint.

No se olvide que el cambio realizado afectará sólo a la dispositiva actual, si desea que afecte a todas las diapositivas deberá hacer clic en [Aplicar a todo]

Para finalizar haga clic en Cerrar

Puede probar otras opciones, cómo son:

Textura: Imágenes especiales para fondo pre-establecidas.

Relleno Sólido: Para establecer un color específico como fondo

Relleno Degradado: Para establecer más de un color y que éstos se combinen en una dirección establecida.




INSERTANDO OBJETOS A LA DIAPOSITIVA

Entendamos como objetos a imágenes, tablas, organigramas, video clips, etc.

Insertar una imagen

Primero debe insertar una nueva diapositiva, presione CTRL + M Luego elija el diseño para ésta diapositiva: “Título y texto encima de los objetos”

1. Para insertar una tabla 2. Para insertar gráfico 3. Para insertar imágenes

SmartArt 4. Para insertar imágenes

desde archivo 5. Para insertar imágenes

prediseñadas. 6. Para insertar Clip

multimedia

Para el caso nuestro haremos clic en 5 - Insertar Imagen desde archivo Entonces nos visualizará la ventana Insertar Imagen, procedamos a buscar la imagen deseada:

correo_e.jpg, la seleccionamos y luego haremos clic en Insertar




Luego proceda a ingresar el texto donde corresponda según la imagen que se muestra a continuación:

AHORA HÁGALO USTED: Debe agregar una nueva diapositiva y ésta deberá contener una tabla, tal como se muestra en la imagen siguiente:




INSERTANDO FORMAS A LA DIAPOSITIVA

PowerPoint te permite dibujar formas ya prediseñadas, como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas formas, etc.

Para insertar alguna forma prediseñada tienes que ir al menú INSERTAR, luego seleccionar , elegir la forma que necesites y luego sólo hacer sobre la dispositiva.

Dentro de cada categoría tenemos varias formas, por ejemplo:

Proceda a realizar la siguiente diapositiva Pregunta: ¿Qué diseño utilizo para ésta diapositiva? Y la respuesta es el diseño “Sólo Título”




TRANSICIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS: Las Transiciones, especifican cómo se efectuará el cambio de una diapositiva a otra. Con los efectos de

transición se suaviza el paso de una a otra diapositiva en una presentación. Bueno, apliquemos ello a nuestras diapositivas, para ello siga los siguientes pasos:

Ubíquese en la Primera Diapositiva

Diríjase al menú Animaciones

Transición de la Diapositiva

Sonido de la transición: éste se reproduce cuando cambien de una diapositiva a otra (opcional)

Velocidad de transición: Lento, Medio, Rápido

Aplicar a Todo: CUIDADO, Para aplicar a todas las diapositivas

Avanzar a la diapositiva: Para indicar como pasar de una diapositiva a otra, generalmente Al hacer clic con el mouse




APLICANDO ANIMACIÓN PERSONALIZADA: Esto quiere decir que podremos aplicar diferentes animaciones a cada uno de los objetos de una diapositiva. Bueno apliquemos ello a nuestras diapositivas, para ello siga los siguientes pasos: Ubíquese en la última diapositiva. Haga clic en el menú Presentación, luego seleccione Personalizar animación…

1. Seleccione el objeto al que desea aplicar la animación. 2. En el panel de tareas haga clic en Agregar efecto 3. Luego seleccione el estilo de aparición del efecto: Entrada.

4. Ahora seleccione el Efecto que más le agrade: Cuadros bicolores.




Ahora hágalo Usted, aplique efectos de animación a los demás objetos de la diapositiva, para ello siga los pasos anteriores.

Observe más abajo la diapositiva con todos los objetos con una animación establecida, y es por ello que cada

uno tiene un número, éste nos indica el orden de animación de c/u de ellos. Ahora seleccione un objeto y cambie las propiedades de la animación, tal como se aprecia en la imagen:

INSERTAR HIPERVÍNCULOS En Microsoft PowerPoint, un hipervínculo es una conexión entre diapositivas, a una presentación personalizada,

a una página Web o a un archivo. El hipervínculo puede ser texto o un objeto como una imagen, gráfico, forma, etc.

Usted cuando ingresa a Internet y visita una página web, luego desde ésta va a otra y a otra y así sucesivamente, ahí está haciendo uso de los hipervínculos.




Bueno, ahora agregaremos hipervínculos a algunos objetos de una diapositiva, para ello siga los siguientes pasos: Agregue una diapositiva después de la primera. Esta deberá tener la siguiente apariencia:

Luego seleccione el primer tema “Qué necesito para tener Internet”

Luego haga clic en el menú Insertar, luego seleccione Hipervínculo… y nos visualizará la siguiente ventana:

En ella debe seleccionar la diapositiva a vincular.

1. En Vincular a: seleccione Lugar de este documento. 2. Seleccione la diapositiva a que se vinculará: 3. ¿Qué necesito para tener Internet? 3. Haga clic en Aceptar para crear el hipervínculo.

Ahora debe repetir los mismos pasos para vincular los demás temas con las diapositivas respectivas

Bueno, hasta otra oportunidad será, JLPS

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