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AUTOTEXTOS, TEXTOS RAND,

PANEL DE NAVEGACION,

IMPRIMIR DOCUMENTO

Ing. Vallejos

Autotextos• La creación de un autotexto resulta útil cuando se debe incluir

muchas veces un párrafo repetitivo en un documento.• Una solución es contar con varias ventanas abiertas y copiar

el texto de una a otra. MS Word dispone de una función que nos ahorrará este trabajo tedioso.

• La utilidad de un autotexto es convertir en Autotexto el párrafo o texto que se desea repetir y, a partir de ahora, sólo será necesario insertarlo cuando se necesite.

• MS Word posee una serie de autotextos que ya están definidos, como por ejemplo un saludo o la despedida de carta, pero también contamos con la opción de poder crear autotextos a medida.

2Ing. Vallejos

Crear Autotextos• Ejemplo : Crearemos el autotexto de los datos de contacto del

CIS. Los paso son los siguientes:1. En un documento cualquiera, digitar el texto que se

necesita repetir.

2. Seleccionar las líneas de texto digitadas.3. Ficha INSERTAR, grupo TEXTO seleccionar la opción

ELEMENTOS RAPIDOS y luego AUTOTEXTO.4. En el cuadro de dialogo hacer clic en «Guardar selección

en galería de Autotexto»

3Ing. Vallejos

CIS - LIMA NORTE(01) 202-4342 Anexos 2089 - 2199Correo: [email protected]

Crear AutotextosEn la casilla «NOMBRE» colocar el nombre del autotexto para la selección actual, por defecto, MS Word asigna como nombre el texto de la primera línea.

4Ing. Vallejos

Haciendo clic en Aceptar este queda guardado y listo para ser usado

Usar un Autotexto1. Abrir el documento en el que se desea insertará el autotexto.2. Ubicar el cursor en la posición del documento en la que se

desea insertar el autotexto.3. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS

RÁPIDOS, opción AUTOTEXTO y seleccionar el AUTOTEXTO a insertar.

5Ing. Vallejos

Eliminar un AutotextoExisten dos rutas para cargar el cuadro de dialogo en el cual se puede eliminar un AUTOTEXTO.1. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS

RÁPIDOS, opción Organizador de bloques de creación.

6Ing. Vallejos

Eliminar un Autotexto2. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS

RÁPIDOS, opción AUTOTEXTO, clic derecho sobre el AUTOTEXTO a eliminar y seleccionar «Organizar y Eliminar».

7Ing. Vallejos

Eliminar un AutotextoEn ambos casos abrirá la ventana en la cual deberemos seleccionar el AUTOTEXTO a eliminar y luego hacer clic en el botón ELIMINAR.

8Ing. Vallejos

Textos Aleatorios• MS Word dispone de una función poco conocida, mediante la

cual es posible generar, de manera automática, cierto número de párrafos con varias líneas de texto para cada párrafo.

• La función de texto aleatorio nos permitirá utilizar varios párrafos de texto con el fin de realizar pruebas con el formato de los mismos y poder ajustar el efecto visual resultante.

• Cuando hablamos de textos aleatorios en MS Word nos estamos refiriendo a la función: RAND

9Ing. Vallejos

Función RAND• La forma de uso de esta función es muy sencilla:– Colocar el siguiente texto: =RAND()– Presionar Pulsar la tecla Enter

Esta acción insertar automáticamente tres párrafos de texto.• Es posible definir la cantidad de párrafos que se desean insertar y

el número de líneas aproximado de cada uno de ellos, de la siguiente forma:

=RAND(P, L), donde: P = Nro de párrafos L = Nro de líneas aprox. por párrafo

Para insertar 5 párrafos, con 10 líneas cada uno la sintaxis sería: =RAND(5, 10)

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Panel de Navegación• El panel de navegación permite ver todos los encabezados y

páginas del documento en un formato claro de arriba abajo; busque y reestructure fragmentos de contenido arrastrando los encabezados; y busque todas las apariciones de palabras, frases o elementos específicos como ilustraciones y tablas, sin tener que desplazarse por los resultados de la búsqueda.

• Con el panel de navegación, que se abre en una ventana independiente, te orientas más fácilmente en documentos voluminosos. De hecho, muestra una versión Índice de tu documento que contiene todos los niveles de título.

11Ing. Vallejos

Panel de NavegaciónPara abrir el panel de navegación la ruta es la siguiente:

Ficha VISTA,

Grupo MOSTRAR

Seleccionar PANEL DE NAVEGACIÓN.

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Panel de NavegaciónEl panel de navegación nos brindas tres vistas básicas:1. Pestaña de Títulos y subtítulos.2. Pestaña de Paginas.3. Pestaña de Resultados de búsquedas.

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Trabajo para casa: Panel de Navegación.Definición y manejo del panel de navegación:1. Pestaña de Títulos y subtítulos.

• Que se necesita para que funcione esta pestaña.• Como mover, insertar, eliminar un titulo.

2. Pestaña de Paginas.• Como desplazarse entre las paginas del documento.• Que otras opciones brinda esta pestaña.

3. Pestaña de Resultados de búsquedas.• Que tipos búsquedas existen y• Como se realizan las búsquedas(simples y avanzadas).

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Imprimir un documento• Antes de imprimir debemos REVISAR el aspecto general del

documento para ver si está todo correcto, para lo cual nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, existen dos formas de verificarlo:

• En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o

• En la barra de estado deberá estar marcada esta opción.

15Ing. Vallejos

Revisión del documentoLas versiones anteriores a Word 2007 contaba con la Vista preliminar, a partir de Word 2010 en adelante ya no existe esta opción, pero se ha adicionado en la pestaña Vista algo interesante, que son las opciones de Zoom:El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, lo mismo sucede con Dos páginas, mostrándose una al costado de la otra.

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Opciones del Grupo ZOOM• 100%: muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el

tamaño de la ventana de Word.• Ancho de pagina: ajusta la página al ancho de la ventana de

Word.• Una página: ajustará la página al espacio que tenga en la

pantalla.• Dos páginas: ajustará dos páginas al espacio que tenga en la

pantalla.

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Revisión del documento

Para mostrar varias paginas tenemos la opción:• Zoom: el botón Zoom nos mostrara la siguiente ventana en

donde encontraremos la opción Varias Paginas:

18Ing. Vallejos


• Haciendo clic en el icono del monitor nos mostrara la opciones disponibles para la vista de Varias Paginas.

19Ing. Vallejos


• Luego seleccionamos la opción que necesitamos y hacemos clic en el botón Aceptar.

Para imprimir un documento debemos cargar la ventana de las opciones de impresión, para lo cual existen dos formas de hacerlo:• Con el método abreviado mediante el teclado:

Ctrl + P• Ficha ARCHIVO, opción IMPRIMIR.

La ventana de impresión esta dividida en dos secciones:1. La sección izquierda: muestra todas las opciones de impresión

que nos brinda MS Word.2. La sección derecha: muestra una vista previa del documento.

20Ing. Vallejos

Impresión del documento

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Opciones de la sección derecha:• Para visualizar una o mas paginas utilizamos la barra del zoom

para variar el porcentaje de la vista o los botones – ó +

• Para ir a una pagina especifica digitamos el numero de la misma en la casilla de paginas

o nos movilizamos con labarra de desplazamiento vertical

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Opciones de la sección izquierda:Estas son las opciones de configuración para la impresión:

Copias del documento:• Elegir cuántas copias imprimir del documento.

Impresora:• Escoger qué impresora usaremos para la impresión, si no

deseamos la impresora predeterminada.• Modificar las Propiedades de la impresora seleccionada, por

ejemplo: imprimir en blanco y negro.

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Configuración:• Imprimir paginas: Todo el documento, hojas activas o bien la

selección realizada.• Modo de impresión: a una cara o a doble cara.• Intercalación:

– Impresión sin intercalación: imprime X veces cada página. 3 copias de que 4 páginas: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4

– Impresión con intercalación: imprime el trabajo completo, una vez tras otra, ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

• Orientación y el tamaño del papel.• Márgenes del documento.• Numero de páginas a incluir en cada hoja impresa.• Acceder a la Configuración de página.

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Ing. Vallejos

Revisión Ortográfica y GramáticaEvitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho mas fácil. En forma predeterminada, conforme vayamos escribiendo; Word ira subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Ejemplo, con un punto.

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