MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA RETENISR WEB

Manual de uso de la herramienta RetenISR Web

El ingreso al sistema se realiza por medio de las aplicaciones WEB de la SAT www.sat.gob.gt/aplicaciones, en donde debe acceder el usuario (NIT del agente retenedor) y contrasea que se asign a travs del envo del formulario SAT 0901 por medio de BancaSAT. Los colaboradores ingresan de la misma manera solo que con el NIT personal y la clave que se auto-asign en el formulario SAT 0901 enviado a travs su contrato personal por medio de BancaSAT.

Al ingresar al sistema se le permitir al usuario titular utilizar el mismo (con todas las opciones) o delegar roles a los usuarios que desee. Es indispensable que los usuarios a quienes se les delegar el uso del sistema, cuenten con acceso a las aplicaciones WEB de SAT por medio de su contrato personal de BancaSAT.La delegacin debe realizarse por medio de la opcin Administracin de Cuenta, en la cual ingresar el (los) NIT del (de los) usuario(s) a quien(es) desee delegar el uso del sistema. Los roles delegables son:

Supervisor, Operador Rgimen General y Operador Rgimen Asalariados.

Posteriormente, el usuario a quien se le han delegado opciones, podr utilizar el sistema ingresando en la direccin indicada, digitando usuario (NIT del usuario delegado), contrasea y seleccionando el cuadro Colaborador.

RGIMEN ASALARIADOS

Rol de Supervisor:

El usuario delegado como Supervisor tendr acceso a las siguientes opciones:

RgimenAsalariado

1. DeclaracionesEmpleados

a) ImpresinAutorizacinMasiva2. Declaraciones Agente Retenedor.

a) DeclaracinAnual

b) ConciliacinAnual

c) ExcesosDevoluciones

3. Reportes

a) Declaraciones Asalariados

b) Retencin Mensual

Procesos Especiales

1. Formulario105.

Rol Operador Rgimen Asalariados.

El usuario tendr acceso a las siguientes opciones:

RgimenAsalariado

1. Sujeto de Retencin

2. DeclaracionesEmpleados

a) DeclaracinProyectada

b) DeclaracinActualizada

c) DeclaracinDefinitiva

d) ImpresinAutorizacinMasiva

e) Ajuste de Retencin y Suspensiones

3. Declaraciones Agente Retenedor.

a) DeclaracinAnual

b) ConciliacinAnual

c) ExcesosDevoluciones

4. Cargas

a) CargaInicial

b) CargaActualizadas

5. ExportarDefinitivas

6. Reportes

c) Declaraciones Asalariados

d) Retencin Mensual

7. Procesos Especiales

a) Formulario105. 1. Sujeto de RetencinEn esta pantalla debe ingresar NIT del empleado y fecha de inicio y dar clic en grabar. Al grabar la informacin anterior habilitar en la parte de abajo la seccin de Otro patrono o Expatrono, si aplica, en donde permite el ingreso de la informacin de NIT, tipo (Otro Patrono o Expatrono), Renta Neta (Ingresos obtenidos totales, sin deducciones), Retenciones practicadas si le retuvieron sino colocar cero; en el caso de Otro Patrono, colocar fecha inicio de labores y grabar la informacin; en el caso de Expatrono, se coloca fecha de inicio y fecha de fin y se graba la informacin.

En los casos cuando se termina la relacin laboral, se debe hacer la definitiva para que automticamente refleje la fecha fin de labores en esta pantalla, misma que se explicar ms adelante en este manual. Asimismo cuando se presenten recontratacin de empleados, se coloca un cheque en nuevo en inicio de labores indicando la fecha a partir de la cual se reinicia la relacin laboral y se ingresan los datos de la empresa como expatrono cuando se tuvo la relacin laboral en ese mismo ao.2. Declaraciones EmpleadosOpcin que permite operar las Declaraciones ante el patrono. Para ello debe seleccionar el tipo de declaracin que desea ingresar (Proyectada, Actualizada o Definitiva). Al trabajar estas declaraciones, el sistema asignar estados de: generada, autorizada, anulada o pagada.

a) Declaracin Proyectada (Formulario SAT-1109) (Inicio de relacin laboral inicio de perodo)En esta pantalla el sistema al digitar el NIT del empleado importar, el nombre, fecha de inicio de labores y en los casos que corresponda, los datos de Otros patronos y Expatronos ingresados anteriormente en la opcin Sujeto de Retencin; por lo que nicamente debe digitar los ingresos a obtener con el patrono actual, as como las deducciones y crditos que servirn para que el sistema automticamente determine el impuesto a retener. Es importante indicar que en esta declaracin no aparece el rubro de Gastos mdicos pues no se pueden proyectar a menos que se cuente con documento soporte y para poder realizar el registro en el sistema deber primero hacer la proyectada y luego hacer una declaracin actualizada. En esta pantalla el Agente de Retencin tiene la opcin, a solicitud del empleado, de no utilizar o renunciar al derecho del 50% de crdito estimado por IVA, para hacerlo debe seleccionar el cuadro que est junto a la casilla Menos Crdito Estimado por IVA y el sistema no aplicar este crdito para el clculo de la retencin.La declaracin al tener estado de generada puede anularse, permitiendo volver a ingresar los datos correctamente. Al asignarle estado de autorizada, el sistema no permite la modificacin de la misma, si desea realizar algn cambio solo podr hacerlo por medio de generar una Declaracin Actualizada.b) Declaracin Actualizada (Formulario SAT-1109)Pantalla por medio de la cual, puede realizar cambios durante el perodo de imposicin, a la Declaracin Proyecta.

Al ingresar, observar que la pantalla difiere de la proyectada ya que muestra casillas adicionales como el rubro en deduccin de gastos mdicos que en esta declaracin se puede proyectar siempre y cuando se cuente con documento soporte y previo a contar con una declaracin proyectada en el sistema del empleado, las casillas adicionales despus de la renta imponible, las cuales sirven para mostrar el crdito de lo retenido por expatrono(s) y las retenciones practicadas a la fecha por el patrono actual contando con una casilla que contiene la suma de ambas. La casilla de renta con el patrono actual se puede modificar desde esta pantalla, pero las de otros patronos y expatronos deben modificarse previo a ingresar a esta pantalla a travs de la opcin Sujeto de Retencin en el men principal.La declaracin Actualizada al ser generada puede anularse, pero si se autoriza ya no se podr modificar. Para poder realizar algn cambio se debe hacer una nueva declaracin actualizada. c) Declaracin Definitiva (Formulario SAT-1109)Por medio de esta pantalla podr realizar la ltima modificacin correspondiente al periodo de imposicin o dar de baja a los empleados cuando as lo amerite. El sistema mostrar los datos de la Declaracin Proyectada o los datos de la ltima actualizacin autorizada. En esta opcin cuando se trate de fin del periodo de imposicin, ingresar el monto del crdito fiscal correspondiente a la planilla del IVA presentada ante la SAT y si se trata de una definitiva por baja esa casilla queda con valor cero de manera automtica, debido a que an no se ha presenta la misma a la SAT.La declaracin definitiva con estado de generada puede anularse y en estado de autorizado podr tambin anularse siempre y cuando no se hubiera generado el formulario de pago SAT 105 Declaracin Jurada y Recibo de Pago Mensual de Retenciones del ISR e Impuesto Sobre Productos Financieros, pues con la generacin de este formulario cierra el mes para que en el siguiente ya no aparezca el empleado y queda lista la informacin para conciliacin. Adicionalmente cuando la declaracin definitiva es autorizada y se determina que es procedente el saldo a pagar o bien el total de las retenciones practicadas, el sistema muestra un icono que permite visualizar o imprimir la constancia de retencin.d) Impresin Autorizacin MasivaEn esta opcin permite imprimir de manera masiva las declaraciones ante el patrono, tanto Proyectadas, Actualizadas o Definitivas. Para realizarlo debe seleccionar: El tipo de declaracin, el estado de las declaraciones: Generada, Autorizada, Anulada o Pagada, el ID de carga, seleccionar mes o todo el ao, Tambien puede realizar la bsqueda por rango de declaraciones ante el patrono si los tiene, presiona icono de buscar y luego le permite seleccionar las que desea de ese grupo que muestre o todas y presiona imprimir.Tambin puede realizar la bsqueda para autorizar masivamente siguiendo los mismos pasos.

e) Ajuste a Retencin y SuspensionesOpcin que permite modificar directamente la retencin mensual determinada en una declaracin ante el patrono ya sea proyectada o actualizada y que las bases de clculo estn bien, solo que se le descuenta de menos o de ms al empleado. Para ello deber ingresar el NIT del empleado seleccionado el icono de buscar el sistema le mostrara los meses que tiene autorizado para retenerle segn declaracin y en acciones muestra un icono el cual permite habilitar el campo para ingresar el monto a ajustar o colocar cero. Para los casos de suspensin por cualquier motivo debe seleccionarse el icono de suspensin ya se parcial o total. Con ambos procedimientos se habilitan los iconos para grabar y eliminar.3. Declaraciones Agente Retenedor.Opcin del sistema que se utilizar cuando se concluya un periodo de imposicin, habiendo verificado previamente que los empleados tengan registrado el crdito de IVA presentado a la SAT y los ajustes que correspondan para dicha liquidacin por medio de las declaraciones ante el patrono, para que el sistema pueda generar de manera automtica al ingresar a la opcin de Declaraciones Agente Retenedor la que se seleccione. Estas declaraciones tendrn los estados de: Generada, autorizada, anulada y presentada. Entre ellas: Declaracin Anual de Retenciones a Empleados en Relacin de Dependencia formulario SAT-107, Conciliacin Anual de Retenciones Practicadas a Empleados en Relacin de Dependencia formulario SAT-108 y el Detalle de las Retenciones Practicadas en Exceso y Devueltas a Trabajadores en Relacin de Dependencia formulario SAT-114.

a) Declaracin Anual (Formulario SAT-107)La Declaracin Anual de Retenciones a Empleados en Relacin de Dependencia, en estado generada y autorizada puede ser anulada. Sin embargo, una vez sea presentada ya no se podr anular sino nicamente rectificar.Esta declaracin debe ser presentada a la SAT directamente desde el sistema RetenISR Web. Cuando se deba rectificar la declaracin el procedimiento es autorizar la declaracin, igualmente se procede si el caso de trata presentacin extempornea; en ambos casos el sistema accionar al momento de autorizar la misma, el icono para generar el archivo para enviar por BancaSAT para el pago de la multa correspondiente segn el caso en base al Cdigo Tributario. b) Conciliacin Anual (Formulario SAT-108)La Conciliacin Anual de Retenciones Practicadas a Empleados en Relacin de Dependencia en estado generada puede ser anulada. Al estar en estado de autorizada se puede anular siempre que no exista una Declaracin Anual con estado de generada.Al concluir la Declaracin y Conciliacin Anual (Formulario SAT 107 y 108) termina el proceso de Conciliacin anual de las retenciones practicadas a empleados en relacin de dependencia.

c) Excesos Devoluciones (Formulario SAT-114)El Detalle de las Retenciones Practicadas en Exceso y Devueltas a Trabajadores en Relacin de Dependencia, es un reporte que el agente retenedor debe imprimir y los empleados a quienes se les ha realizado la devolucin deben firmar el documento, para que posteriormente sea presentado fsicamente ante la Administracin Tributaria, para dar cumplimiento a lo establecido en el reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y presentar fsicamente dicho reporte ante la SAT.Este detalle tambin cuenta con estados de generado y autorizado que se pueden anular y rectificar.4. Cargas

En el sistema no solo puede digitar las declaraciones ante el patrono, si ya cuenta con sistemas integrados que realizan estas declaraciones, puede aprovechar esa informacin y trasladarla a una estructura en un formato Excel, el cual permitir capturar las bases de las declaraciones y recalcular para verificar que el impuesto fue determinado de manera correcta en sus sistemas. Este proceso proporciona los insumos necesarios para generar el recibo de pago en la seccin de rgimen asalariado. Si necesitar de cambios en la declaracin proyectada, pues puede utilizar la Carga de Actualizadas.

Para obtener la estructura y parmetros del archivo que se debe conformar con datos extrados desde otros sistemas, de Clic AquPara obtener el formato Excel que le servir para vaciar los datos en donde conformar el archivo de carga masiva de Clic Aqu Al tener generado el archivo, en esta pantalla debe buscar el archivo Excel en el directorio guardado, presionando la tecla Examinar y al pegarlo se realiza el proceso de carga de las declaraciones presentadas ante el patrono. a. CargaInicialEs un proceso de lectura de datos conforme a la estructura del archivo Excel que realiza el sistema, para determinar los clculos de manera automtica del impuesto mensual del empleado. Estos datos pueden ser exportados para su verificacin a una hoja Excel. El sistema al verificar que los datos respetan la estructura requerida habilita icono de Grabar para registrar las declaraciones Proyectadas. Para dar por terminado el proceso, deber seleccionar la opcin de DeclaracionesEmpleados y seleccionar Impresinb. CargaActualizadasProceso de lectura de datos conforme a la estructura del archivo Excel que realiza los clculos para la determinacin del Impuesto de manera automtica. Esta carga sirve cuando se necesite de cambios en la declaracin proyectada para redeterminar una nueva retencin mensual de acuerdo a los parmetros legales.5. Exportar DefinitivasEste proceso sirve al agente de retencin para no digitar ao con ao las declaraciones proyectadas. Le permite generar las declaraciones proyectadas tomando como base las Declaraciones Definitivas del ao inmediato anterior, para que se verifiquen y sean ratificadas previamente a ser autorizadas.

6. Reportes

El sistema cuenta con consultas de las Declaraciones de los empleados y de las retenciones mensuales que integran un formulario SAT 1055 de cada mes.

a) DeclaracionesAsalariados

Opcin del sistema que permite obtener consultas de las declaraciones de los empleados por tipo: Proyectada, actualizada, defintiva, todos y por estados de: Generada, Anulada, Autorizada y Todos, de cada tipo de declaracin. Es un reporte el cual puede exportar a una hoja Excel con todas sus columnas de bases y clculos automticos para servir de insumos para preparar otro tipo de reportes o graficas en respectiva hoja.b) RetencinMensual

Reporte que facilita el mostrar cada una de las retenciones generadas por las declaraciones de empleados en estado de autorizadas, que conforman el monto total consignado en el formulario SAT 1055 en cuanto a cantidad de empleados exentos y afectos, y la retencin de los ltimos.

7. Procesos EspecialesMen del sistema en donde genera automtica las retenciones practicadas al rgimen Asalariados, rgimen general.

1. Formulario105El formulario SAT 1055 al seleccionar el mes y dar clic en Realizar clculos, con base a las declaraciones y constancias muestra de manera automtica parte de la seccin de Rgimen Asalariados, debiendo ingresar manualmente lo correspondiente a Pagado en el mes, que es el monto total de lo pagado a los empleados en cada mes, de empleados exentos y afectos. Tambin debe ingresar manualmente las retenciones practicadas de periodos anteriores por ajustes de los empleados que no cubrieron el total del ISR del ao anterior y tambin de ingresar manualmente la casilla de las devoluciones del ao anterior, en el rgimen de asalariado. En la seccin de las facturas especiales debe ingresar la base si es por venta el 10% y si es por servicios el 20% para determinar sobre ellas automticamente el 31% del ISR. Incluye la parte de autoliquidacin en caso de presentacin extempornea o rectificaciones.RGIMEN GENERAL Rol de Supervisor:

El usuario delegado como Supervisor tendr acceso a las siguientes opciones:

1. Impresin de Constancias de Retencin

2. Generacin de Formulario de pago SAT 105.

Rol Operador Rgimen General.

El usuario tendr acceso a las siguientes opciones:1. Generacin de Constancias

2. Impresin de Constancias

3. Carga de documentos (Carga masiva)

4. Generacin del Formulario SAT 105. 1. Generacin de Constancias:Esta opcin se utilizar para elaborar constancias de retencin del ISR e ISPF. Para ello el usuario debe digitar el NIT del proveedor y los datos de la(s) factura(s) sobre la(s) que se emitir la Constancia de Retencin. Por default el sistema muestra el mes actual, sin embargo el usuario puede seleccionar otro mes anterior al perodo actual, por medio del combo que est en la parte superior izquierda de la pantalla. El Sistema permite trabajar simultneamente dos perodos que aun no se han cerrado (actual-anterior). En esta misma pantalla, el usuario selecciona la Actividad y el Concepto por los cuales realizar la retencin. Los clculos sern efectuados de forma automtica con base en los valores ingresados por el usuario.

Es importante indicar, que se puede ingresar ms de una factura para generar una constancia, de igual forma permitir seleccionar varios conceptos de retencin para una misma factura. Para los conceptos de Premios de lotera y Dietas no es obligatorio el ingreso de datos en las casillas de serie y nmero de factura.

Para los casos de retencin por concepto de Impuesto Sobre Productos Financieros, se debe generar una constancia exclusivamente por este impuesto. Posterior al ingreso de los datos del proveedor y de la(s) factura (s) debe primero dar clic en seleccionar todas o las facturas que desee formen parte de la constancia, luego dar clic en el botn Agregar. Dando la opcin de imprimir una constancia por cada factura ingresada o bien continuar agregando ms facturas del mismo proveedor, para emitir una constancia consolidada. Si se ha cometido algn error en el ingreso de datos puede eliminar al dar clic en la equis (X) roja ubicada al lado derecho de la informacin de la factura agregada. Al estar seguro de haber ingresado los datos correctamente de clic en el botn Autorizar que aparece al final de la informacin de las facturas agregadas. En este momento debe ingresar la fecha con que ser emitida la (s) Constancia (s) de retencin.La impresin de las constancias la puede realizar una a una seleccionando el icono que aparece al extremo derecho de la lnea de la constancia. La misma es generada en archivo PDF.

Una vez autorizada la constancia puede imprimirla. Al salir de la opcin de impresin de la constancia si desea ver el detalle debe dar clic a la funcin F5 y digitar nuevamente el NIT del retenido con lo cual le mostrar la informacin de las constancias. Si desea volver a imprimir la constancia deber presionar F5 e ingresar el NIT del contribuyente y dar clic en imprimir.

Al finalizar el mes, la informacin esta lista para formar parte del recibo de pago mensual del ISR e ISPF.

Las constancias autorizadas, previo a la Generacin del Formulario de Pago SAT 105, pueden ser anuladas. Posterior a dicha Generacin deber realizar una rectificacin.

2. Impresin de ConstanciasAdicional a la opcin de imprimir constancias individuales desde la pantalla de ingreso de informacin, el usuario puede realizar la impresin de forma masiva, por medio de la opcin Impresin de Constancias.

En esta opcin debe ingresar el rango de fechas de las constancias, o el correlativo de constancias autorizadas que desea imprimir.El sistema le mostrar el listado de constancias de retencin realizadas de acuerdo al parmetro de bsqueda ingresado. El usuario tiene la opcin de seleccionar una, varias o todas las constancias. El sistema imprimir de forma masiva las constancias seleccionadas.

3. Carga de DocumentosEl sistema permite la carga masiva de documentos, por medio de generar un archivo Excel que contenga la siguiente informacin:

NIT

Serie de factura

Nmero de Factura

Fecha de Factura (dd/mm/aa)

Cdigo de Actividad

1 Actividad Mercantil

2 Actividad No Mercantil

3 Otros conceptos Cdigo de Concepto

1 Ventas

2 Servicios Profesionales

3 Arrendamientos

4 Servicios profesionales, tcnicos o de naturaleza no mercantil prestados por personas individuales

5 Servicios de arrendamiento prestados por personas individuales

6 Dietas

7 Servicios tcnicos prestados por personas jurdicas

8 Servicios de arrendamiento prestados por personas jurdicas

9 Premios por loteras, rifas, sorteos, bingos y eventos similares (Importe Neto)

10 Intereses afectos (Decreto 26-95)

La carga masiva se realizar por medio de la opcin Carga de Documentos, el sistema devolver el resultado de la carga. Un archivo se considera vlido si el 100% de su contenido es correcto, de lo contrario se le detallarn los errores cometidos, para que corrija y vuelva a cargar la informacin.

Al cargar el archivo correcto, tendr la opcin de imprimir de forma masiva las Constancias de Retencin ingresando la fecha con la que sern impresas.

Generacin De Formulario SAT 105Para la generacin del formulario de pago SAT 105, es necesario que el 100% de las constancias del rgimen general y que las declaraciones proyectadas ante el patrono del rgimen asalariados, se encuentren con estado autorizado. La opcin para generar el formulario SAT 105 se encuentra en el men Procesos Especiales.-

El usuario ingresar manualmente la informacin de los valores relacionados con facturas especiales.

El sistema calcular de forma automtica los valores de retencin por concepto de Rgimen General y Asalariados del ISR e ISPF.

Al verificar que la informacin generada es la correcta, el usuario debe autorizar el formulario SAT 105 y posteriormente generar el archivo para envo de declaracin electrnica, el cual debe ser transmitido por medio de BANCASAT.

La obligacin tributaria se dar por concluida hasta el momento que se realice la presentacin y pago del formulario por medio de BancaSAT.