manual de proceso de requisición compra-recepción de...
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Manual de Proceso de Requisición Compra-Recepción de Herramientas y equipos
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TABLA DE CONTENIDO
Antecedentes ................................................................................................................................................................ 3
Objetivo del Proceso .................................................................................................................................................... 3
Procedimiento Área Administración ............................................................................................................................ 4
Procedimiento para Alta de Requisición ..................................................................................................................... 4
Alta de Requisición para Herramientas y Equipos ....................................................................................................... 6
Procedimiento para Consulta de Requisición ............................................................................................................. 8
Procedimiento para Recepción de orden de Compra ............................................................................................... 10
Generalidades ............................................................................................................................................................. 12
Ayuda ............................................................................................................................................................. 13
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Antecedentes
La urgente necesidad de controlar con exactitud el gasto que genera la compra de herramientas y
equipos para los diferentes proyectos, ha impulsado el crecimiento del SISER y así lograr el objetivo.
Objetivo del Proceso
Lograr que en el sistema SISER AF se controlen y administren todas las requisiciones, compras,
recepciones y asignaciones de cualquier herramienta y equipo de trabajo que se compren para el
desarrollo del trabajo que se le realiza al cliente para encontrar el porcentaje de rentabilidad de los
proyectos que hemos adquirido, tener por completo el control histórico de quien cuando y donde están
asignados los equipos y herramientas que se han comprado.
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Procedimiento Área Administración
El módulo se integro al sistema SISER AF y la dirección para entrar es la siguiente:
Dentro del corporativo Bauhaus San Antonio: http://192.168.1.190
Conexión fuera del corporativo: http://148.244.97.194
Una vez dentro de la aplicación nos pedirá nuestro usuario y contraseña.
Después de haber entrado al sistema tenemos que ir a ADMINISTRACIÖN/REQUISICIONES/ALTA.
Procedimiento para Alta de Requisición
Al hacer clic en el menú ADMINISTRACION/REQUISICIONES/ALTA, el sistema abre una ventana que
nos permite seleccionar el tipo de requisición de compra que queremos generar.
Hasta el día de hoy podemos generar 4 tipos, las cuales describimos a continuación:
Materiales: Permite generar el requerimiento para comprar cualquier tipo de materiales y consumibles
que necesites para suministrar al cliente en los trabajos de mantenimiento que le hacemos día con día,
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en ella puedes especificar si estos son fuera de iguala, o incluso para que inmueble entre otros datos
más.
Servicios: Esta permite generar el requerimiento para subcontratar un proveedor de servicios que
realice un trabajo para nuestro cliente y que no esté catalogado como un correctivo mayor, así mismo
se debe recepcionar directamente a una orden de trabajo.
Herramientas y Equipos: Podemos generar un requerimiento para que se comprenden herramientas y
equipos de trabajo para desempeñar las labores de mantenimiento y limpieza que nos contrato el
cliente siempre y cuando estén contempladas en el presupuesto designado para ellas.
Uniformes: Aquí se podrá generar la requisición para la compra de los uniformes de vestimenta para la
presentación ante el cliente de los técnicos, intendentes e ingenieros de servicio que realizan los
trabajos ante el cliente. Cabe mencionar que esta, sólo la podrá hacer personal autorizado para ello.
Al hacer clic en cada unos de los iconos, el sistema nos da una breve descripción de las requisiciones.
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Alta de Requisición para Herramientas y Equipos
Esta pantalla es desde donde podemos ingresar la requisición de herramientas y equipos, la pantalla es
muy similar que la que se usa para los materiales, y debemos capturar los siguientes datos:
Almacén: Permite seleccionar un almacén al cual ingresaremos la requisición de esta manera
controlaremos el inventario de las mismas.
Se compra en: Permite seleccionar la plaza en donde se generara la compra, si la plaza seleccionada
es México, la compra se hará directamente en el departamento de compras. De lo contrario la deberá
autorizar el departamento de control presupuestal y podrá comprarla la plaza misma solicitante.
Proyecto: Permite seleccionar el proyecto para el cual se compraran las herramientas y equipos.
Tipo de Servicio: Nos permite seleccionar de entre dos tipos de servicio (Limpieza y Mantenimiento).
Tipo de Gasto: Nos permite seleccionar de entre dos tipos de gasto los cuales son “Arranque de
Proyecto” y “Reemplazo de Herramienta”.(Si es fuera de iguala el tipo de servicio es mantenimiento o limpieza se pedirá el
numero de listado de materiales o de orden de trabajo)
Solicita: Muestra una lista de personal que puede hacer el requerimiento de las mismas. Cuando no
encontramos a alguien en esta lista debemos pedir al departamento de Sistemas que lo dé de alta.
Proveedor: Nos permite seleccionar o dejar en blanco el proveedor si es que no sabemos cuál será.
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Clave de Herramienta: Nos permite
ingresar la clave de la herramienta o
equipo que previamente debe existir en el
catálogo de herramientas y equipos del
sistema. Si no contamos con la clave
podemos Buscarla directamente en el
mismo catálogo, haciendo clic en el botón
en forma de lupa .
Cantidad: Podremos definir la cantidad
de herramienta que se desea comprar.
$unitario: Permite indicar el precio
unitario de la herramienta si es que lo
sabemos. En caso de la requisición generada con alguna partida en cero o sin costo, esta misma le
llegara directamente al departamento de compras para ser costeada y posteriormente al departamento
de control presupuestal para su autorización o rechazo. Tendremos que hacer clic en el botón .
Para ir agregando una a una las partidas de la requisición.
Observaciones: Permite documentar
algún comentario del motivo de la
requisición, este no debe ser más
largo de 100 caracteres.
I.V.A.: Esta opción se puede
modificar dependiendo el porcentaje
de I.V.A. que aplique en la misma.
Al finalizar la captura debe hacer clic en el botón guardar .
El sistema le indicará a quien se informa de su requisición y que número de folio le asigno a la misma y
permitiéndonos imprimirla si fuera necesario dando clic en el botón .
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Procedimiento para Consulta de Requisición
Para poder consultar una requisición en especifico, debemos hacer clic en el menú
ADMINISTRACION/REQUISICIONES/CONSULTA.
Al hacer esto, se abre una ventana con una pantalla, esta pantalla permite consultar cualquier
requisición generada en el sistema para darle algún tipo de seguimiento como por ejemplo:
Consulta de todos los datos de la requisición: (datos generales y datos de partidas como precios,
cantidades, claves, descripciones, observaciones, etc.)
Impresión de la Requisición: Permite imprimir en tres modalidades: una lista de todas las
requisiciones mostradas (solo sus datos generales), una sola requisición en este caso la que se
selecciono, e imprimir varias requisiciones seleccionadas previamente.)
Modificación de la misma: (sólo si no está autorizada o cancelada, mientras la requisición este en
estatus alta, completar, o modificar autorizada, se podrá modificar cualquier dato de la misma.)
Autorización de la requisición: (sólo si es personal autorizado podrá autorizar o rechazar la
requisición.)
Generar Listado de Excedente (Solo para las requisiciones de material de limpieza Fuera de Iguala y
lo podrá generar solamente el personal autorizado.)
La pantalla nos permite filtrar la información por un rango de fechas, por el número de requisición, por el
estatus, o por el tipo de requisición según lo requiramos.
Una vez seleccionando los filtros que necesitamos basta con hacer clic en el botón buscar .
El sistema mostrara una lista de todas las requisiciones que cumple con el filtro que se especifico y da
diferentes opciones en cada una, dependiendo del estatus en el que se encuentren:
: Permite seleccionar la requisición. Y sólo puede seleccionar una a la vez para modificación,
consulta o impresión.
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: Permite Autorizar o Rechazar la requisición siempre y cuando sea un usuario autorizado para
esta acción.
Una vez que nos autorizaron la requisición, se generara la orden de compra automáticamente si es que
no le cayo al departamento de compras para generarla manualmente, después de revisar que la orden
de compra se genero correctamente y que tiene todas las herramientas y equipos podemos
recepcionarla en nuestro almacén o en un inmueble según aplique.
A continuación se explica de qué manera se debe recepcionar este tipo de órdenes de compra
generadas por una requisición de compra de herramientas y equipos.
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Procedimiento para Recepción de Orden de Compra
La recepción de las herramientas y equipos se puede generar desde la consulta de orden de compra
esto en el menú COMPRAS/CONSULTAR OC.
En esta pantalla podemos buscar la
orden de compra que necesitamos
recepcionar, por medio de filtros
como un rango de fechas, el mismo
número de orden de compra o el
proveedor posteriormente ya que nos
mostro la información, debemos
seleccionar la orden de compra
haciendo clic en el cuadrito que
aparece al final de la lista, para que
se marque con una palomita.
Después debemos hacer clic en el
botón recepcionar al hacerlo, el
sistema abre una pantalla diferente,
que nos muestra los datos de la orden de compra y nos pide algunos datos extras como se explica a
continuación.
En pantalla nos muestra en automático
los datos generales de la orden de
compra de herramienta que se genero
por medio de la requisición. Datos
como:
Orden de Compra, Nombre del
Proveedor, Fecha de la O.C. Y los
datos de todas sus partidas (partida,
clave herramienta, descripción, unidad
de medida, cantidad, costo unitario.)
Estos datos son sólo informativos para
poder asegurar que la OC que
estamos recibiendo es la correcta.
Así mismo nos pide algunos datos
extras que son necesarios para poder recepcionar la orden de compra. Estos datos son los siguientes:
Recepción en: Permite definir si el material se va a recepcionar en un almacén o en un inmueble
directamente.
Al seleccionar la opción Inmueble el sistema nos pide dos datos a) el Proyecto b) el Inmueble
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Al seleccionar la opción almacén, el sistema nos muestra que seleccionamos en un principio en la
requisición. Y oculta el cuadro de Inmueble que describimos anteriormente.
Fecha Factura: Permite indicar la fecha de expedición de la factura (dd/mm/aaa).
No. Factura: Permite indicar el número de factura este dato solo debe ser numérico.
Importe: Permite indicar el importe sin I.V.A. de la factura y no puede ser distinto del que se especifico
en la orden de compra y requisición.
Recibido: Permite indicar la cantidad de material a recepcionar (puede ser parcial).
Generalidades
Mostrar Datos: permite mostrar los datos de una consulta que se haya generado en el sistema
para esa pantalla.
Imprimir: Permite generar una impresión de vista previa de un documento para posteriormente
imprimirlo en papel si fuera necesario. (Toma en cuenta el ahorro de papel y si no es necesario no lo
imprimas).
Modificar: Permite hacer modificaciones a registros guardados en el sistema.
Eliminar: Permite eliminar definitivamente un registro de la base de datos.
Recepcionar: Permite dar entrada al inventario a la herramienta que se compro.
Buscar: Permite hacer una búsqueda en el catálogo dependiendo del campo en el que se
encuentre.
Limpiar: permite borrar los datos de los campos para poder meter nuevamente la información
cabe mencionar que no borra la información de la base de datos.
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Guardar: Permite salvar la información que se genero en la pantalla en la que se encuentra el
botón.
Salir: Este icono permite, en cualquier lugar que se encuentre, salir de esa pantalla sin guardar
los cambios por ello es importante estar seguro de que se desea cerrar la pantalla antes de dar clic en
ese icono.
Ayuda
Cualquier duda o complicación que se tenga en alguno de los procesos anteriores, favor de ponerse en
contacto con el área de sistemas de Bauhaus:
Nombre Correo Radio Extensión
Leslie Johanna Vela M. [email protected] 5351 5385
Luis Javier Hernández B. [email protected] 5351 5367
Ricardo Beristain R. [email protected] 5320 5368