forma para aprobar una requisiciÓn de compras …

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INSTRUCTIVO PARA ELABORAR, ANULAR Y APROBAR REQUISICIONES

DE COMPRA

MACROPROCESO: Gestión Logística COD: GELO-IN-106 VERSIÓN 3

TABLA DE CONTENIDO

FORMA PARA ELABORAR UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS (FVAREQN)….2

FORMA PARA ANULAR REQUISICIÓN (FPARDEL)…………………………..….16

FORMA PARA APROBAR UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS (FVAUAPP)….19

NOTAS IMPORTANTES……………………………………………………………...…24

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DE COMPRA


1. FORMA PARA ELABORAR UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS (FVAREQN)

Digite la forma FVAREQN en el campo acceso directo y luego presiona la

tecla Enter.

Colocar la palabra NEXT en el campo Requisición y luego hacer clic en

Bloque Siguiente.

BLOQUE SIGUIENTE

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DE COMPRA


Diligenciar los campos: Fecha de Entrega, Solicitante, Organización (centro

de costo), Email, Envío (ALPRIN): Todos los campos se deben diligenciar

en letra MAYUSCULA.

Luego de completar los campos requeridos, se debe hacer clic en el botón

Bloque Siguiente.

Diligenciar el campo Proveedor: Debe ingresar el NIT, código o C.C del

proveedor o dejar este campo en blanco si desconoce el proveedor.

BLOQUE SIGUIENTE

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DE COMPRA


Luego de completar los campos requeridos, se debe hacer clic en el botón

Bloque Siguiente y el sistema asignará un consecutivo a la requisición

R00XXXXX.

Diligenciar los campos (Descripción, Unidad (UM), Cantidad, Precio Unitario

y Observaciones): Se coloca en MAYUSCULA el nombre del bien solicitado

en el campo Descripción. Luego se debe digitar la Unidad de Medida,

Cantidad y en “Precio Unitario” colocar el valor presupuestado o cotizado

del artículo. Debemos pasar por todos los campos presionando la Tecla

TAB para actualizar los datos en el sistema. (No se debe modificar el

campo Grupo de Impuestos):

DIGITAR EL NIT, CODIGO O C.C DEL PROVEEDOR

BLOQUE SIGUIENTE

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DE COMPRA


Para los artículos de importación debe agregar al valor presupuestado los

gastos de nacionalización que corresponden 40% del valor inicial

Para ampliar la información del artículo se hace clic en Opciones y luego se

escoge Texto del Elemento de la lista desplegable.

V

Digite el precio unitario

Colocar siempre una cuenta de acuerdo con la naturaleza de la compra

V

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DE COMPRA


Se hace clic en el botón Bloque Siguiente para que el solicitante agregue en

MAYUSCULA la información adicional del bien (marca, referencia, modelo,

color, especificaciones del material impreso, #orden de trabajo, etc):

Para los equipos es importante que se especifique en el texto del Elemento

los accesorios o componentes que incluye, no colocarlo como ítems

adicionales en la descripción de la requisición:

Guardar

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Una vez diligenciada la información se guarda y para salir de esta ventana

se hace clic en el botón Salir (X).

Luego hacer clic en el botón Bloque Siguiente para colocar el cargo

presupuestal: Fondo, Organización (Orgn), Cuenta y Programa (Prog), y

presionar la tecla TAB para pasar por cada uno de los campos hasta

mostrar el valor total.

- Se debe colocar siempre la Cuenta para que la requisición pueda ser

completada. La cuenta contable digitada debe corresponder a la naturaleza

del gasto y tener disponibilidad presupuestal.

Colocar siempre una cuenta de acuerdo con la naturaleza de la compra

V

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CASO ESPECIAL

1. Cuando varios artículos se cargan a un mismo centro de costo deben colocar el

chulo en contabilidad de documento y diligenciar todos los artículos:

Luego hacen clic en Bloque Siguiente para colocar el cargo presupuestal.

Colocar chulo en

este campo

Después de diligenciar todos los artículos, agregar el cargo

presupuestal

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CASO ESPECIAL

2. Cuando cada artículo se carga a diferentes centros de costo no deben colocar

el chulo en contabilidad de documento:

No colocar chulo en este

campo

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DE COMPRA


Para incluir el siguiente artículo, se debe hacer clic en el botón Bloque

Anterior para volver al campo Descripción. Como el cursor se ubica en el

último artículo ingresado, se debe presionar la tecla de desplazamiento

hacia abajo para ingresar el nuevo artículo y seguir los mismos pasos

descritos anteriormente:

BLOQUE ANTERIOR

Al ubicarse en el segundo artículo, notara que el FOAPAL

se encuentra en blanco. Haciendo clic en Bloque

Siguiente para adicionar el FOAPAL a cada artículo.

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DE COMPRA


CASO ESPECIAL

3. Cuando un sólo artículo tiene dos o más cargos presupuestales, se debe tener

claro el porcentaje del valor que se debe cargar a cada centro de costo. Se deben

ubicar en el cargo presupuestal, colocar chulo en Extendido y escribir el porcentaje

que se debe cargar a este foapal.

Colocar chulo en campo

extendido

Colocar porcentaje a cargar para este FOAPAL y luego

presionar la tecla TAB

Colocar el primer FOAPAL

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Luego con la barra de desplazamiento, bajan a la siguiente fila para que

digiten el siguiente cargo presupuestal y escriben el porcentaje a cargar.

Colocar porcentaje a cargar para segundo

FOAPAL y luego presionar la tecla

TAB

Colocar el segundo FOAPAL

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Para el último FOAPAL presione la tecla TAB de forma repetida hasta que

aparezca el saldo que debe asumir este cargo presupuestal.

Si la compra tiene dos o más cargos presupuestales y tiene un monto

presupuestado exacto para cada uno, coloque el monto que debe asumir

cada foapal y para el último foapal presione la tecla TAB de forma repetida

hasta que aparezca el saldo que debe asumir este cargo presupuestal.

Para agregar información acerca del Responsable del Bien, Ubicación,

Número de activo que se reemplaza (según sea el caso), justificación de la

compra y observaciones adicionales importantes como envío de

cotizaciones, envío de arte, etc. Se debe hacer clic en Opciones y luego se

escoge Texto del Documento de la lista desplegable.

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Luego se hace clic en el botón Bloque Siguiente y se ingresa la información.

Una vez diligenciada la información se guarda y para salir de esta ventana

se hace clic en el botón Salir (X).

Completar Requisición: Para que la requisición pueda completarse en el

sistema, el Status debe estar Balanceado (BALANCED) en todos los

campos como se detalla en la siguiente ventana:

Se debe seleccionar el aprobador, que corresponde al administrador del

centro de costo. Cuando se apruebe la requisición, llegará a la Sección de

Compras para iniciar la gestión de adquisición.

Dar doble clic

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Finalmente hacen clic en Completar para enviar la requisición a cola de

aprobación o pueden hacer clic en Proceso si tienen alguna información

pendiente por agregar o corregir.

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2. FORMA PARA ANULAR REQUISICIÓN (FPARDEL)

Ingresa a la forma FPARDEL, coloca en Código Solicitud el número de la

requisición a anular y luego hace clic en el botón Bloque Siguiente.

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Luego hace clic en el menú Opciones- Acceder Fecha de Anulación:

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Hacer clic en Buscar Código de Razón donde se desplegará una lista de

razones de la anulación y debe escoger una de las opciones descritas:

Dar clic en aceptar

Finalmente se anula la requisición haciendo clic

en el botón Hacer Anulación Permanente

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3. FORMA PARA APROBAR UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS (FVAUAPP)

El aprobador de la requisición ingresa a la forma FVAUAPP y hace clic en

el botón Bloque Siguiente, para que aparezcan las requisiciones que se

encuentran en su cola.

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DE COMPRA


El Aprobador puede aprobar o desaprobar una requisición, y puede verificar

la información digitada haciendo clic en el botón Detalle.

Importante: Si el aprobador es quien elabora la requisición, al

completarla en FVAREQN inmediatamente quedará aprobada.

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El Aprobador hace clic en menú Opciones – Consulta de Documentos, el

cual lo llevará a la pantalla de consulta FVIREQN.

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DE COMPRA


Luego hace clic en el botón Bloque Siguiente para ingresar a la información

de la requisición.

Para volver a la pantalla de aprobación hacen clic en el botón Salir (X) dos

veces hasta llegar nuevamente a la forma de aprobación FVAUAPP.

Para aprobar la requisición hacen clic en el botón Aprobar, se mostrará una

ventana de seguridad para confirmar o cancelar la aprobación.

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Si la decisión es aprobar, hace clic en el botón Ok. Si no, en este momento

puede cambiar de decisión y hace clic en Anular para ir al pantallazo inicial.

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4. NOTAS IMPORTANTES

La descripción del bien, la información del texto del elemento y texto del

documento deben colocarse en letras mayúsculas.

Digite el precio cotizado o presupuestado. En caso de desconocer el precio

digite valor (1) uno.

Deben colocar siempre una cuenta en la información del cargo

presupuestal, no dejar en blanco. La cuenta contable digitada debe

corresponder a la naturaleza del gasto y tener disponibilidad presupuestal.

Si la requisición fue completada, no puede ser modificada. Para poder

editar la información deben solicitar al Aprobador que desapruebe la

requisición a través de la forma FVAUAPP, para que luego usted ajuste la

información necesaria ingresando a la forma FVAREQN.

Si la requisición fue aprobada, pero contiene errores o no se comprarán los

productos, deben informar a la Sección de Compras vía Ofelia o correo

electrónico a la mayor brevedad, y debe proceder a la anulación de la

requisición por medio de la forma FPARDEL.

Para las compras de inversión de pregrado que requieren la aprobación del

Decano y Vicerrector Académico se deben seguir los siguiente pasos:

• El Departamento Académico debe elaborar la requisición de compra,

dejarla en proceso e informar vía ofelia o email a la Decanatura el número

de la requisición.

• La Decanatura debe revisar y completar la requisición en el sistema

enviando a cola de aprobación del Vicerrector Académico.

• Una vez la Vicerrectoría Académica revisa y aprueba la requisición de

compras, llegará a la Sección de Compras para iniciar la gestión de

adquisición.

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DE COMPRA


Para las compras de postgrados se requiere la aprobación del Director

Administrativo y Financiero de Postgrados como se describe a

continuación:

• La Coordinación de Especialización o Maestría debe elaborar la requisición

de compra, enviarla a cola de aprobación del Director Administrativo y

Financiero de Postgrados e informarle vía ofelia o email el número de la

requisición.

• Una vez el Director Administrativo y Financiero de Postgrados revisa y

aprueba la requisición de compras, llegará la notificación a la Sección de

Compras.

La Sección de Compras envía confirmación de recibido en máximo dos (2)

días hábiles-. Si no recibe respuesta en este tiempo el solicitante de la

compra debe contactar a la Sección de Compras o puede consultar el

estado de su requisición a través de las formas de Banner FVIDOCH y

FVIREQN.

forma para aprobar una requisiciÓn de compras …

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