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GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL

DGCP – Portal transaccional Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano

Eric. /Rev.: 000 V04.01

Fecha: 08/08/2016

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana.

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL

Nombre Archivo DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F1B2-E4GC v04.01

Fecha 08/08/2016

Versión v04.01

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas -DGCP

Asunto / Detalle Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo, República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

v00.00 28 19/12/2014 Creación de documento

v00.01 36 22/12/2014 Revisión del documento

v00.02 61 23/01/2015 Actualización al formato DGCP

v00.03 61 28/01/2015 Actualización del documento con el portal

V01.00 61 29/01/2015 Revisión final del documento

V02.00 56 02/07/2015 Actualización del documento

V02.02 56 03/11/2015 Actualización del documento

V03.01 51 01/06/2016 Actualización del documento F1B2



DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Yaraida Vólquez Capacitación

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Angélica Consuegra

Gianina Cáceres

Ingrid De Jesús

Orquidea Almonte

Marianelly Aparicio

Fecha:



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INDICE

COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL ................................................................. 5 1. CREACIÓN DEL PROCESO COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL ................... 6 2. SELECCIÓN ............................................................................................................. 11 3. APERTURA DE OFERTA (SOBRE ECONÓMICO) : ................................................ 39 4. SELECCIÓN O ADJUDICACION ............................................................................. 44 5. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 52 6.



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COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL 1.

El proceso de Compras por debajo del Umbral atenderá las necesidades de compras y contrataciones pequeñas de bienes y servicios requeridos de manera cotidiana, siendo su umbral posicionado justo debajo del umbral de Compras Menores. Comprenderá todas las compras y contrataciones de las instituciones de la Administración Pública, a través del Procedimiento de Selección de Compras por Debajo del Umbral, en función de los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Portal transaccional.

1.1 FASES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL

Creación del Proceso

Borrador ( Opcional)

Selección Apertura de

Ofertas (Sobre Económico)

Evaluación Selección

(Adjudicación)

Creación del Contrato

Gereciamentodel Contrato



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CREACIÓN DEL PROCESO COMPRAS POR DEBAJO 2.DEL UMBRAL

Para iniciar con la creación del proceso deberá hacer login en el portal transaccional, ingresando su usuario y contraseña correctos, esto le llevará directamente al área de trabajo.

Imagen 1. Entrada al Portal transaccional

Dentro del área de trabajo existen diferentes vías por las cuales iniciar con la creación del proceso como son: VIA 1: Haciendo clic en el menú procesos, que se encuentra en la parte superior izquierda del menú inicio y seleccionar la opción Procesos de la Unidad de Compras, en este paso se podrá visualizar todas las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear Nuevo Proceso para realizar una nueva compra.

Imagen 2. Vía 1 para la creación de proceso compras por debajo del umbral



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VIA 2: Seleccionando la opción tipos de procesos, en el menú procesos.

Imagen 3. Vía 2 para la creación de proceso compras por debajo del umbral.

VIA 3: hacer clic en el Menú Ir a y a continuación en Crear Proceso, ubicado en la parte superior de la barra de menú inicio, luego seleccionar el proceso compras por debajo del umbral.

Imagen 4. Vía 3 para la creación de proceso compras por debajo del umbral.



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VIA 4: Pulsar la opción Menú, ubicado en la parte superior en la barra de menú inicio y seguir los siguientes pasos:

Imagen 5. Menú inicio.

1. Seleccionar la opción menú del comprador:

Imagen 6. Menú del comprador.



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2. En la opción procesos deberá hacer clic en tipo de procesos:

Imagen 7. Menú de procesos.

3. A continuación deberá seleccionar la opción del tipo de proceso a elaborar que en este caso es Compras por Debajo del Umbral.

Imagen 8. Crear proceso compras por debajo del umbral.

4. A continuación el portal transaccional le lleva a la siguiente pantalla, en donde cumplimentará obligatoriamente los datos solicitados para poder seguir con la creación del proceso.

Imagen 9. Crear proceso compras por debajo del umbral.



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Tipo de procedimiento: nombre de procedimiento predeterminado por la plataforma. Nombre: es el nombre de lo que desea comprar, ej.: Compra de Computadoras. Unidad de Requisición: servicio o área de trabajo con poder de compra a la que pertenece este proceso, dicha unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del proceso.

Imagen 10. Confirmar proceso compras por debajo del umbral.



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SELECCIÓN 3.

En esta fase el usuario va a continuar la creación del proceso, el portal transaccional muestra una nueva pantalla, dividida en bloques con las siguientes informaciones rellenadas automáticamente:

Estado (rellenado automáticamente). Referencia del procedimiento (rellenado automáticamente): la plataforma rellena

automáticamente este campo de acuerdo con el código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP.

Tipo de procedimiento (rellenado automáticamente). Fase del procedimiento (rellenado automáticamente). Unidad de requisición (rellenado automáticamente).

Pasos Disponibles de Fase Selección: En esta nueva pantalla, el portal transaccional le mostrará un post-it con la información del proceso.

Para completar el formulario del proceso Compras por debajo del Umbral deberá seguir los siguientes pasos:

Imagen 11. Pasos del proceso



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3.1 Paso No.1 Información General

Este paso describirá la información actual del proceso de compra, el mismo está dividido por los siguientes bloques:

3.1.1 Bloque 1:

Información general: en este bloque deberá completar las siguientes informaciones:

Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el portal transaccional.

Nombre: nombre de la compra que se está realizando.

Descripción: breve detalle del título de la compra.

Relacionado con otro proceso: deberá elegir entre las opciones sí o no, si elige sí le aparecerá el siguiente campo:

- Proceso relacionado: podrá buscar a través de una lupa todos los procesos creados por la entidad y seleccionar un o más procesos que pretende asociar. Cuando relaciona otro procedimiento los datos no son sustituidos.

Imagen 12. Bloque información general

Bloque 1

Información General

Bloque 2

Información del contrato

Bloque 3

Ubicación del contrato

Bloque 4

Plan Anual de Compras

Bloque 5

Documentos internos

Bloque 6

Fase de Observaciones



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3.1.2 Bloque 2:

Información del contrato: este bloque se compone de la siguiente manera:

Objeto: deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones por medio de una lista desplegable entre Bienes o Servicios.

- Bienes: En caso de elegir bienes el portal transaccional desplegará varias alternativas de la modalidad de la contratación, donde se deberá elegir entre:

Decreto presidencial Resolución de la máxima autoridad Organismo de financiación externo

Imagen 13. Bloque información del contrato

- Servicios:

Si la elección es Servicios aparecerá un subtipo de contrato, deberá seleccionar una de estas opciones:

Servicios (aparece por defecto). Consultorías. Consultoría basada en la calidad de los servicios.

En este paso se deberá elegir la justificación de la modalidad del contrato y la duración estimada del contrato como muestra en la imagen 14.

Imagen 14. Justificación de la modalidad del contrato



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3.1.3 Bloque 3:

Ubicación del Contrato: es la misma dirección de la unidad de requisición. Si se quita la selección, el Portal transaccional dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos.

Imagen 15. Ubicación a definir del contrato

Imagen 16. Ubicación del contrato seleccionado

3.1.4 Bloque 4

Plan anual de compras: traerá la pregunta ¿es una adquisición planeada? SI O NO.

El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si sea

una adquisición planeada la plataforma le mostrará la siguiente pantalla, en donde añadirá

la adquisición por el PACC.

Imagen 17. Opción Plan Anual de Compras

En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada.

Imagen 18. Opción No – Plan Anual de Compras



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3.1.5 Bloque 5:

Documentos internos: se podrá adjuntar documentos internos, que estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del proceso.

Imagen 19. Documentos internos

3.1.6 Bloque 6:

Fase de observaciones: Este punto presenta la opción de decidir si creará o no una fase Borrador (Observación), si selecciona la opción “Sí” el procedimiento va a tener dos fases. Si el usuario selecciona “No” el procedimiento sólo va a tener una fase y no tiene etapa Borrador (Observación).

Imagen 20. Configuración Fase Borrador

Nota: Un procedimiento con fase de Borrador (observaciones) va a tener la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones y ningún proveedor va a poder presentar ofertas en esta etapa, solo se mostrará como interesado en el proceso. Después de añadir todos los datos el usuario tiene las opciones: “Guardar” o “Aprobar”. Al hacer clic en el botón “Aprobar” los pasos siguientes se quedarán desbloqueados. Todos los datos se quedarán editables hasta la publicación del procedimiento excepto el “Bloque Fase de Observaciones” que no se podrá editar.

Imagen 21. Opción Guardar, cerrar expediente del proceso.



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3.2 Paso No.2 Configuraciones del procedimiento:

En este paso se establecerá las fechas, hora, forma de pago si se limita o no a Mipymes y presupuesto del proceso de compras. El pasó configuraciones del procedimiento estará dividido en ocho bloques que detallamos a continuación:

3.2.1 Bloque 1. Cronograma:

zona horaria

Fecha de publicación del aviso de convocatoria.

Adquisición del pliego de condiciones específicas.

Presentación de aclaración al pliego de condiciones / especificaciones técnicas / términos de referencia.

Reunión aclaratoria.

Plazo máximo para expedir emisión de circulares, enmiendas y /o adendas.

Presentación de oferta económica.

Apertura de oferta económica.

Acto de adjudicación.

Notificación de adjudicación.

Constitución de garantía de fiel cumplimiento.

Suscripción de orden de compras / Orden de servicios.

Publicación de Orden de Compras / Orden de servicios.

Plazo de Validez de las ofertas

Bloque 1. Cronograma

Bloque 2. Mipymes

Bloque 3. Pago de Anticipos

Bloque 4. Visita al Lugar de Ejecución

Bloque 5. Lotes

Bloque 6. Observaciones

Bloque 7. configuraciones avanzadas



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Imagen 22.Bloque cronograma

3.2.2 Bloque 2. Mipymes:

En este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras o no a Mipymes. • ¿Proceso limitado a Mipymes?: deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige Sí, el campo “Limitar este Proceso a Mipymes” va a quedar visible y el procedimiento va a ser público pero solo compañías clasificadas como Mipymes o Mipymes Mujeres podrán presentar ofertas.

Imagen 23.Limitar el proceso a Mipymes

Si elige la opción No, el proceso no quedará limitado a Mipymes.

Imagen 24.No limitar el proceso a Mipymes



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3.2.3 Bloque 3. Pago de Anticipos y Solicitud de garantía:

En este paso se configurará el pago de anticipo del proceso y la solicitud de garantía.

Imagen 25. Bloque Pago de Anticipos y Solicitud de Garantía

El pago de anticipo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar anticipo. (Es un campo obligatorio). Si selecciona la opción Si llenará la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen 23.

- Fecha prevista de pago de anticipos: deberá seleccionar la fecha desde el calendario. - % del anticipo: el usuario deberá introducir el importe en una caja. (De 0 a 20%).

Imagen 26.Pago de anticipo

En el caso de seleccionar la opción No, el Portal transaccional le muestra la siguiente pantalla:

Imagen 27.Pago de anticipo

En La solicitud de garantía procederá a seleccionar entre las opciones Si o No (campo obligatorio). Si selecciona “SÍ”, completará los siguientes campos (la opción “No” esta seleccionada por defecto).

Imagen 28. Solicitud de Garantía

Campos a completar: (Opción “SÍ”): - Cumplimiento: seleccionar entre las opciones Si o No (campo no obligatorio). La opción “Si” esta seleccionada por defecto. Si selecciona Sí, se presentarán los siguientes campos que puede seleccionar:



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Buen uso del anticipo: Cuando se seleccione este campo tendrá que llenar el campo “% del anticipo” (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) son campos no obligatorios.

Fiel cumplimiento del contrato: En el caso de seleccionar este campo tendrá que llenar el campo “% del valor del contrato” (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) que son campos no obligatorios.

Garantía de vicios ocultos: si selecciona este campo va a tener que llenar el campo “% del valor del contrato” (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) que son campos no obligatorios.

Otro: cuando seleccione este campo va a tener que llenar los siguientes campos: campo para poner el nombre de la garantía (obligatorio); “% del valor del contrato”.

3.2.4 Bloque 4: Visitas al lugar de ejecución

¿Permitir las visitas al sitio de ejecución del contrato?: deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige Sí aparecen los siguientes campos:

- Fecha límite para visitas: selección de la fecha y hora a través de un calendario. - Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres).

Imagen 29.Visita al lugar de ejecución

3.2.5 Bloque 5: Lotes:

Definir lotes: podrá elegir entre las opciones Sí o No (campo obligatorio). La opción No estará marcada por defecto.

Imagen 30.Bloque sin lotes



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En caso de elegir la opción Si deberá definir la cantidad y nombre de los lotes.

Imagen 31.Bloque con lotes

3.2.6 Bloque 6: Observaciones:

Este bloque sirve para escribir cualquier observación relacionada con el proceso de compras.

Imagen 32.Observaciones

3.2.7 Bloque 7: Configuraciones Avanzadas:

En caso de elegir la opción si el Portal transaccional le permitirá configurar número de decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de oferta.

Imagen 33.Configuraciones avanzadas

Imagen 34.Configuracion de decimales y presentación de oferta



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Una vez completados todos los bloques del paso configuraciones del procedimiento

deberá pulsar el botón .

3.3 Paso 3 Artículos y preguntas:

Este paso se podrá agregar el registro de la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario estimado, cuenta presupuestaria, de igual forma el Portal transaccional da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite.

Se tendrá que crear el mapa de cantidades. Los campos son los siguientes:

Imagen 35. Editar artículos y preguntas

- Código Artículo: rellenado automáticamente y editable. - Código UNSPSC: sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC. - Cuenta Presupuestaria: cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más que una cuenta presupuestaria asociada.

Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado automáticamente y no editable.

Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más que una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser una drop down con la opción “seleccione” por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles para seleccionar.

Si se borra el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” debe ser borrado automáticamente.



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Si se modifica el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” también debe ser modificado. - Descripción: descripción del artículo que se solicita. Esto campo se va a quedar en blanco y editable. - Cantidad: número de unidades del artículo que se solicita. - Unidad: unidad de medida de los artículos. - Precio unitario estimado: precio estimado de cada artículo (campo obligatorio). - Precio total estimado: rellenado automáticamente. Existe la posibilidad de añadir observaciones o más detalles en cada una de las líneas de la descripción del artículo, a través de la opción “Más descripción”. • Al pulsar el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permitirá exportar a Excel, importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el Portal transaccional hace el importe pero ese campo quedará vacío. • En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico para ese artículo. • La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para el usuario que la creó o para toda la entidad. • Si el mapa de cantidades es muy extenso, permitirá su exportación desde formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el Portal transaccional hace el importe pero eso campo queda vacío.

3.4 Paso 4. Evaluación:

En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a

este proceso. El Portal transaccional hace la pregunta:

Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:

Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).

Imagen 36. Evaluación respuesta que NO



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En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá

configurar la evaluación:

Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).

Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).

Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”

esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de

evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.

Imagen 37. Evaluación respuesta que SI

Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo

de evaluación deberá pulsa el botón , el Portal transaccional habilita los campos para

describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual

indicando el % de ponderación que dará a cada uno.

Imagen 38. Configuración del modelo de evaluación



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Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el Portal transaccional le traerá una línea para

escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar

seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le

validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.

Imagen 39. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado

Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación

3.5 Paso 5. Documentos del procedimiento:

Contiene los siguientes bloques:

3.5.1 Bloque Comentario:

En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los

proveedores.

Imagen 41. Agregar comentarios del procedimiento.



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3.5.2 Bloque Documentos :

En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor

pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar

documentos por tres opciones:

Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el

menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el

documento que desea borrar.

Imagen 42. Bloque documentos

A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar

luego o pasar al siguiente paso.

3.6 Paso 6. Documentos habilitantes :



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Contiene los siguientes bloques:

3.6.1 Lista de Documentos:

En este bloque el Portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de

documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al

seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el

momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para

seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.

Imagen 43. Definir documentos de la oferta

3.6.2 Bloque otros documentos requeridos para la presentación de la oferta:

Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir

entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si

el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento

(Estos documentos serán públicos).

Imagen 44. Bloque otros documentos requeridos



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Al seleccionar los documentos requeridos al proveedor, procederá hacer clic en Guardar y luego en Finalizar Consulta para que el Portal transaccional habilite el paso de invitación y configuración del presupuesto.

3.7 Paso 7. Invitación:

En este paso el comprador procederá a invitar un minino de 1 oferente, procederá a realizar la búsqueda de los proveedores a invitar en función del código UNSPSC del artículo que se está comprando.

Imagen 45. Invitación



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Imagen 46. Buscar y añadir proveedores

Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora

y pulsando .

3.8 Paso 8. Configuración del Presupuesto:

Imagen 88. Bloque Configuración del presupuesto.

Destino del gasto: deberá elegir entre dos opciones: (1) Inversión y (2) Funcionamiento. Este campo es obligatorio.

Origen de los recursos: deberá elegir entre las siguiente: (1) Fuente general, (2) Fuentes con destino específico, (3) Fuentes de recursos propios, (4) Transferencias, (5) Crédito



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interno, (6) Fuentes de terceros, (7) Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros), (8) Fuentes contables, (9) Crédito externo y (10) Donación externa. Este campo es obligatorio.

Imagen 89. Origen de los recursos.

Integración manual: el Portal Transaccional define si es una integración manual, si está cotejado, o automática, si no está cotejado. Campo no editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en caso de ser integración manual este campo es obligatorio y editable. Documento justificativo: se debe adjuntar un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que se va a comprar. Este campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual en caso contrario no queda visible. Total estimado: el valor que se muestra en este campo es el mismo valor de la sumatoria de los artículos agregados en el Sobre 2 de Propuesta económica. Cuenta presupuestaria: el Portal Transaccional presenta la información que ha sido cargada en la lista de precios. La misma posee las siguientes columnas:

Cuenta presupuestaria: muestra el número de la cuenta la que posee el presupuesto.

Valor: muestra el valor a ser consumido de la cuenta. Configurar: es en donde se deberá colocar los datos de la cuenta presupuestaria.

Imagen 90. Cuenta presupuestaria.

Preventivo:

Se ejecutará a través del paso 8 de configuración del procedimiento cuando se esté

creando un proceso, el sistema hará una integración con el SIGEF una vez se hayan

completado los pasos.



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Imagen 91. Preventivo

El usuario deberá pulsar el botón Configurar para editar las cuentas, el sistema le

mostrará la siguiente pantalla en donde deberá editar las cuentas y las partidas

correspondientes y pulsar el botón guardar.

Imagen 92. Configurar cuenta presupuestaria



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Imagen 93. Preventivo

Una vez completados los datos requeridos, pulsar el botón , los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro del Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en la oportunidad. A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado.

Imagen 94. Publicación.



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Imagen 47. Configuración del Presupuesto



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Destino del gasto (obligatorio): deberá seleccionar entre las opciones: si el Portal transaccional tiene las integraciones este vendrá por determinado. - Funcionamiento. - Inversión.

• Origen de los recursos (obligatorio): por medio a un sub menú desplegable seleccionará entre: Fuente general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios, Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa. Esta lista es parametrizable y homologada con el clasificador de fuentes presupuestarias de financiamiento.

• Integración Manual: campo no editable. El Portal transaccional define automáticamente si es una integración automática o manual. Si hay una integración automática este campo no se queda chequeado. Si el Portal transaccional no hace la integración automática o esa integración no existe entonces el Portal transaccional va a chequear el campo. • Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: si la integración manual, este campo es obligatorio y editable, este código es el código que justifica la disponibilidad de presupuesto para esta compra, (extraído del CIGEF). • Documento Justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual. Se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática esto campo no se queda visible. • Total Estimado: el valor presentado en este campo es copiado del valor presentado en el paso 2. Campo visible y no editable. • Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El Portal transaccional presenta en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla va a contener 3 columnas:

Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor a ser consumido de la cuenta Estado: estado de la integración



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A lo largo de la creación del procedimiento, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador y podrá seguir trabajando en él posteriormente.

Cancelar procedimiento: podrá cancelar la creación del procedimiento. el Portal transaccional obliga a que justifique con un campo para observaciones. esta acción se puede realizar antes de finalizar la creación del procedimiento. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado “cancelado”.

Finalizar creación: el Portal transaccional asume los datos cumplimentados en todos los pasos de creación del procedimiento y hace visible la opción “publicar”. si faltara por completar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está cumplimentado.

Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, tendrá que confirmar el flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de realización de la acción en su correo electrónico. Si el responsable de aprobar el flujo rechaza la acción, el usuario tramitador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes. Si se aprueba la acción, se podrá publicar el procedimiento. Si no hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, podrá pulsar la opción “Publicar”. Publicar: al pulsar esta opción, el Portal transaccional espera hasta que se cumpla la fecha marcada para publicación, según el cronograma registrado, el procedimiento queda publicado, pudiendo ser consultado por cualquier interesado. Nota: el Portal transaccional no permitirá la publicación del procedimiento si no cuenta con la reserva presupuestaria en base al valor estimado. Nota: a medida que se van realizando acciones en la plataforma (apertura, análisis, adjudicación, etc.), el estado del procedimiento va cambiando. La plataforma tiene un módulo que agrupa los procedimientos por estado para facilitar su búsqueda.



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3.9 Publicación Diferida:

Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el Portal transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.

Imagen 48. Publicación Diferida.

Una vez publicado el procedimiento:

El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información.

Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado.

Cancelar procedimiento: el Portal transaccional obliga a que el usuario justifique la

cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado.

Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - “Consultas Activas” (sin login). - “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma.



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3.10 Declarado Desierto:

Imagen 49. Declarado Desierto.

En caso de que ningún proveedor presente oferta mediante el Portal transaccional, ni tampoco se presentará a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, deberá hacer clic en opciones, y luego en Declarar Desierto. A continuación el Portal transaccional le muestra la pantalla siguiente:



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Imagen 50. Declarado Desierto.

Procederá a confirmar la declaración de desierto y si desea o no relanzar el proceso nuevamente, adjuntar un documento justificativo esta declaración de desierto y agregar comentarios internos o externos. En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento.



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3.11 Adendas:

Las adendas que se podrán realizar son:

Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán incorporadas a la opción de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas.

Modificación en las fechas del cronograma

Cambiar configuración

Cambiar el formulario de respuesta

Cambiar la evaluación

Cambiar pliegos y documentación



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APERTURA DE OFERTA (SOBRE ECONÓMICO) : 4.

El Portal transaccional mostrará la siguiente pantalla:

Imagen 51. Paso apertura de oferta



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A continuación el Portal transaccional le muestra la siguiente pantalla:

Imagen 52. Paso aperturas sobres

Imagen 53. Adjuntar documentos internos.

El Portal transaccional presentará la opción de documentos internos, en donde podrá adjuntar cualquier tipo de documentación relacionada con la apertura de la oferta tales como son las actas firmadas y escaneadas, entre otros documentos. A seguidas el Portal transaccional muestra una pantalla con las ofertas recibidas, si existiera alguna oferta presentada fuera del plazo de presentación de ofertas deberá decidir si será admitida o excluida.

En esta pantalla deberá seleccionar la opción abrir sobres y luego abrir. Las ofertas de los proveedores son recibidas en el Portal transaccional con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción fases de apertura del expediente, habrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón “abrir”. Se accederá al contenido de las ofertas a través del Portal transaccional, accediendo por la opción fases de apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y



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descargando la documentación en el paso documentos y pudiéndose consultar el precio de la oferta. Se podrá hacer una evaluación de criterios, según lo establecido en la fase de creación del proceso, en el paso evaluación o se podrá hacer un mapa comparativo de precios en el Portal transaccional.

Para poder hacer la apertura de ofertas el usuario tiene que pulsar el botón “Iniciar” o “Abrir Sobres”. Después de pulsar el botón “Abrir”, se accederá al contenido de las ofertas a través del Portal transaccional, accediendo a la casilla Fases de Apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y descargando la documentación en el paso Documentos y pudiéndose consultar el precio de la oferta. Luego de consultar el precio de la oferta deberá seleccionar la opción habilitar o excluir ofertas.

Imagen 54. Habilitar o excluir ofertas



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Evaluación de Oferta Económica:

Se podrá realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma. Una vez desencriptadas las ofertas podrá validar las mismas y descargar documentos para la evaluación, desde esta paso podrá evaluar los precios presentados, pulsando en el

botón . A seguidas el Portal transaccional mostrará la siguiente imagen:

Imagen 55. Análisis de precios

Imagen 56. Evaluar precios

En esta pantalla se contemplará un mapa comparativo con los diferentes precios recibidos mediante las ofertas y analizados por el Portal transaccional.



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Para ver detalladamente el análisis de comparativa de precios que el Portal transaccional elabora procederá hacer clic en la opción “Ver Detalle”. El Portal transaccional da la posibilidad de que las ofertas recibidas sean ordenadas por importe o valor de la oferta de mayor a menor o viceversa, dentro del área de trabajo del procedimiento en la opción Ofertas. Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del proceso. Se podrá realizar la evaluación en el Portal transaccional o fuera del Portal transaccional.



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SELECCIÓN O ADJUDICACIÓN 5.

La adjudicación se podrá hacer desde cuatro puntos:

En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.

A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

En el área de trabajo del procedimiento, en la opción adjudicación. siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (id de la adjudicación).

Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la adjudicación).

Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos detallados a continuación:

5.1 Paso 1. Información general:

El paso información general está compuesto por varios bloques que son los siguientes: Bloque Título:

Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Imagen 57. Bloque título



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Bloque Resumen:

Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Otras Referencias/Ids: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Imagen 58. Bloque Resumen

Bloque Datos Generales:

Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Imagen 59. Bloque Datos Generales

Bloque Información del Contrato:

Tipo de contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Local de ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.



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Imagen 60. Bloque Información del Contrato

Bloque Comentarios a la adjudicación o Selección:

Comentario: caja de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.

Imagen 61. Bloque Comentarios a la Adjudicación o Selección

Bloque Anexos a la adjudicación

Se podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir Documento.”

Imagen 62. Bloque Anexos a la Adjudicación

Bloque Configuración del presupuesto:

Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Documento Justificativo: esto campo sólo es visible cuando la integración fue manual. El usuario podrá descargar el documento añadido.

Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no editables.



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Imagen 63. Bloque Configuración del Presupuesto

Bloque Información de la Unidad de Compras o Entidad Contratante:

Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Imagen 64. Bloque Entidad Contratante

Bloque Aprobadores para la apertura:

Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción.

Imagen 65. Bloque Aprobadores para la Apertura

Bloque Clasificación: En la lista de proveedores que enviaron sus ofertas, aparecerá la siguiente información:

Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.).

Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.



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Valor total de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Resultado: deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir.

Puntuación: indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores.

Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, se podrá añadir un comentario para una oferta en concreto.

Opción para ver el detalle de la oferta.

Imagen 66. Clasificación

Bloque Selección de adjudicatarios

Proveedor: deberá seleccionar el proveedor adjudicatario. Una vez seleccionado el proveedor, el Portal transaccional presenta en este campo la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores.

De igual forma seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir seleccionados”.

Imagen 67. Selección de Adjudicatarios

Bloque Artículos a adjudicar

Tras la selección de los artículos a adjudicar, el Portal transaccional presenta la lista final y tendrá que pulsar en la opción “Agregar Seleccionados” y luego “Confirmar” para seguir con la adjudicación. Esto valor va a ser cruzado con el valor del umbral.

Imagen 68. Selección de Adjudicatarios



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Bloque Lista de Proveedores Adjudicados Una vez confirmados los artículos a adjudicar el Portal transaccional presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: • Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el Portal transaccional genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el Portal transaccional direcciona el usuario para la pantalla de creación del contrato). • Opción para ver la lista de los artículos. • Borrar.



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Información General de Selección:

Imagen 69. Información general de selección



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5.2 Paso 2. Informe Final:

Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación:

Opción 1: La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el nombre del proveedor, además de otros datos.

Opción 2: Se podrá cargar en la plataforma una plantilla definida por la Entidad Contratante con su imagen corporativa así como los campos del documento.

Opción 3: Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción” Añadir una nueva” y se cargará el mismo.

Imagen 70. Crear Informe Final.

Una vez generado el documento de la notificación de la adjudicación se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”. A continuación, se habrá de pulsar en el botón “Publicar” para ponerlo a disposición de los proveedores que han presentado una oferta. A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: - Imprimir: la adjudicación se podrá imprimir en cualquier estado. - Cancelar adjudicación: Si se hubiese equivocado en la adjudicación se puede cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores que han enviado una oferta. - Finalizar adjudicación: el Portal transaccional asume los datos completados en la adjudicación y hace visible el paso “Informe Final”. Si faltara por completar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está completo. - Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación: podrá pulsar la opción Finalizar adjudicación.



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CREACIÓN DEL CONTRATO 6.

Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados.

Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.

Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.

Pasos del Contrato:

El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor.

Los pasos son los siguientes:

Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de

Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).

A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;

Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

Paso 1.

Información general

Paso 2.

Condiciones

Paso 3.

Bienes y servicios

Paso 4.

Documentos del Proveedor

Paso 5.

Documentos del Contrato

Paso 6.

Configuración del procedimiento

Paso 7.

Ejecución del Contrato

Paso 8.

Facturas del Contrato

Paso 9.

Modificaciones del Contrato

Paso 10.

Incumplimientos



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Los estados del contrato son:

Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido

Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).



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NOTAS


guÍa del proceso de compras por debajo …...ubicación del contrato: es la misma dirección de la...

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