manual azucar

Manual de Procedimientos

ÍNDICE

Índice

.............................................................

I

Presentación

............................................................

II

Estructura Orgánica

............................................................

III

Simbología

............................................................

IV

Descripción de Procedimientos

............................................................

V

Elaboración del Programa Operativo Anual

............................................................

1

Seguimiento a Solicitudes de Apoyo ............................................................ 5 Seguimiento al Periodo de ZAFRA de cada Ingenio

............................................................

8

Comprobación de Gastos por Viáticos

............................................................

11

Elaboración de Proyectos Productivos

............................................................

14

Participación en Eventos, Ferias, Congresos y Convenciones

............................................................

17

Elaboración del Reporte Semanal ............................................................

7 Asesoría para Apoyos a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera

............................................................

20

Tecnificación del Campo Cañero

............................................................

23

Directorio ............................................................ VI

Firmas de Autorización. ............................................................ VII

I


El presente Manual de Procedimientos, muestra los procedimientos de la Coordinación de

Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera, señalando el procedimiento y las

Normas que lo rigen, así como el área que lo desarrolla y la descripción de cada actividad que

conforma dicho procedimiento.

Con la división de responsabilidades comprometidas y la mejora continua de sus procesos

de trabajo, la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera,

orienta sus actividades a cumplir con los preceptos que consagra el Plan Veracruzano de

Desarrollo 2005-2010, así como otros programas especiales a su cargo.

Así como, la responsabilidad de ejecutar una administración pública, accesible, moderna,

eficiente, eficaz orientada al servicio y a resultados, apegada a la ética y a la transparencia de

su desempeño que responda con flexibilidad y oportunidad a los cambios estructurales que

presenten las funciones.

II

PRESENTACIÓN


III

ESTRUCTURA ORGÁNICA

TITULAR DE DESPACHO DE LA

SEDARAPA

SUBSECRETARIO DE DESARROLLO AGRICOLA Y

FORESTAL

COORDINACION DE FOMENTO A LA

AGROINDUSTRIA AZUCARERA, ALCOHOLERA

Y PILONCILLERA

SUBCOORDINACION DE

PROYECTOS PRODUCTIVOS Y ENLACE CON INGENIOS Y

ORGANIZACIONES

OFICINA DE PROYECTOS

PRODUCTIVOS

OFICINA DE ENLACE CON

INGENIOS Y ORGANIZACIONES

OFICINA DE ESTADISTICA DE LA AGROINDUSTRIA

AZUCARERA ALCOHOLERA Y PILONCILLERA

OFICINA DE SEGUIMIENTO

A LA PRODUCCION AZUCARERA ALCOHOLERA

Y PILONCILLERA

SUBCOORDINACION DE SEGUIMIENTO Y

ESTADISTICA A LA PRODUCCION AZUCARERA

ALCOHOLERA Y

PILONCILLERA


Terminal Indica el inicio y término del procedimiento. Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento. Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Conector de actividad Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

IV

SIMBOLOGÍA


Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica. Preparación o Conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.


DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

V


1

. NOMBRE: Elaboración del Programa Operativo Anual. OBJETIVO: Plantear una serie de proyectos relacionados con el área azucarera, alcoholera

y piloncillera que permitan atender las solicitudes de los productores interesados.

FRECUENCIA: Anual. El Programa Operativo Anual se elabora de acuerdo el presupuesto autorizado por SEFIPLAN a la SEDARPA y los recursos que esta asigne y a la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera. Procederá bajo los lineamientos de la Secretaria de Finanzas y Planeación. Elaboró:

Unidad Administrativa

Revisó: Coordinación de Fomento a la Agroindustria

Azucarera Alcoholera y Piloncillera

Autorizó: Área del Secretario de

Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS


ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Oficina de Proyectos Productivos

1

2

3

4

4A

5

6

7

Recibe de la Unidad Administrativa de la SEDARPA el Presupuesto autorizado, en original, para la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera. Turna Circular en original con instrucciones a las áreas diversas para la elaboración del Programa Operativo Anual priorizando acciones de acuerdo al presupuesto financiero autorizado. Integra acciones para la correcta elaboración del Programa Operativo Anual. Presenta Propuesta del Programa Operativo Anual al Coordinador de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera. ¿Es aprobada la propuesta del Programa Operativo Anual? En caso de no ser aprobado: Devuelve a las áreas el Programa Operativo Anual para su corrección. Continua con actividad 3 En caso de estar correcta: Elabora el Programa Operativo Anual del ejercicio, en original y copia, con las Solicitudes y Proyectos recibidos durante el año, recaba firmas del Coordinador de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera y del responsable del proyecto. Elabora Oficio en original y copia anexando el Programa Operativo Anual. Envía Oficio en original y Programa Operativo Anual en original a la Unidad Administrativa y archiva como acuse de recibido la copia del Oficio en el expediente del POA.

2


7A

7A.1

7A.2

7A.3

8

Pasa el tiempo ¿Procede? En caso de no proceder: Recibe Oficio en original de la Unidad Administrativa junto con el Programa Operativo Anual con las correcciones pertinentes y archiva como acuse de recibido el Oficio en el expediente del POA. Realiza los ajustes necesarios al presupuesto sobre la base de las asignaciones de recursos financieros hechos por la Secretaria de Finanzas y Planeación. Elabora Oficio en original y copia Envía Oficio a la Unidad Administrativa anexando el Programa Operativo Anual corregido en original y Archiva como acuse de recibido la copia del Oficio en el expediente del POA. Continúa con la actividad No. 8 En caso de proceder: Recibe de la Unidad Administrativa Oficio de autorización del POA y copia del Formato del Programa Operativo Anual y archiva Oficio de forma cronológica y permanente en el expediente del POA. FIN DEL PROCEDIMIENTO

3


5

NOMBRE: Seguimiento a Solicitudes de Apoyo. OBJETIVO: Dar un seguimiento operacional a las peticiones en materia azucarera,

alcoholera y piloncillera para lograr un desarrollo integro de los mismos. FRECUENCIA: Diario. Constitución de Veracruz que consigan el derecho de petición y la afirmativa ficta que si no hay ningún impedimento obliga a otorgar lo que se pide. Ley de Desarrollo Rural Sustentable en donde se organizaron los productores piloncilleros. Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de azúcar. Programa de Alianza para el Campo que estipula los apoyos para los productores de caña.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS




1

2

3

4

3A

3A.1

4

5

Recibe de parte del interesado o de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario Rural Forestal y Pesca la Solicitud de apoyo en original. Ingresa al Sistema de Control de Correspondencia y registra la Solicitud de apoyo en el sistema de Control de Correspondencia. Turna al área correspondiente la Solicitud de apoyo en original para su contestación. ¿Procede la solicitud de apoyo? En caso de no proceder: Elabora un Oficio de notificación, en original y copia, informando porque no procede la Solicitud de apoyo. Envía Oficio de notificación en original al interesado firmando de recibido en copia, Archiva acuse de recibido la copia de Oficio de notificación de manera cronológica y permanente en el expediente de Solicitudes de Apoyo. Fin. En caso de proceder: Elabora Oficio de notificación en original y dos copias informando que procede el apoyo e indicando los requerimientos necesarios para su ejecución. Envía Oficio de notificación en original al interesado, archiva de manera cronológica y permanente en el expediente de Solicitudes de Apoyo, turna copia al área correspondiente para su seguimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO

6


8

NOMBRE: Seguimiento al periodo de ZAFRA de cada Ingenio. OBJETIVO: Dar un seguimiento estadístico para el análisis e interpretación de los

resultados, así como las tendencias para extrapolar cuales serán los resultados de la ZAFRA.

FRECUENCIA: Periódica. La Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera enviará oficio a todos los gerentes de los ingenios solicitándoles su apoyo para que giren sus instrucciones a sus departamentos de laboratorio y campo para que diariamente se nos proporcionen la información requerida. El auxiliar de la Oficina Estadística, solicitará la información a los responsables de departamento de cada ingenio y elaborará un formato el cual contendrá los datos estadísticos de la zafra. La coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera publicará los datos más relevantes de la zafra para proporcionarlo a la Secretaria de Despacho.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS



Oficina de Estadística de la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera

1

2

3

4

Envío de oficios de la oficina de Estadística a los gerentes de los Ingenios Solicitando la información. Pasa el tiempo Recaba vía telefónica los datos de la caña molida y azúcar producida a la fecha de cada Ingenio. Elabora Reporte de Zafra a la fecha con la información que recaba de cada Ingenio en original y 3 copias. Envía Reporte de Zafra a la fecha al C. Secretario de Despacho de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario Rural Forestal y Pesca en original, turna copia al Coordinador de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera, turna copia al Subcoordinador de Seguimiento y Estadística a la Producción Alcoholera y Piloncillera y archiva de manera cronológica y permanente en el Expediente de Zafra. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

9


11

NOMBRE: Comprobación de gastos por viáticos. OBJETIVO: Contar con un documento que permita dar seguimiento de las obras y acciones

del ejercicio presupuestal. FRECUENCIA: Periódica. La Coordinación revisará al término de la comisión el reporte de actividades por parte del comisionado y la coordinación verificará que el comisionado compruebe los gastos que le fueron proporcionados. La Coordinación realizará el trámite de comprobación ante la unidad Administrativa.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

NORMAS

PROCEDIMIENTO


4


Oficina de Estadística de la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera

1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

Recibe Facturas en original con Reporte de Actividades del viaticado. Clasifica Facturas de Gastos por peajes, desayunos, comidas y cenas. Revisa que las Facturas estén correctas de acuerdo a lo marcado en el Manual de Viáticos de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario Rural Forestal y Pesca. Realiza el Paquete de Facturas, pegando cada una de las facturas en orden cronológico en hojas blancas. Elabora el llenado de los Formatos de Comprobación de Viáticos y Elabora Orden de Pago en original, anexando Formato de Comprobación de Viáticos y Paquete de Facturas Recaba firmas del Coordinador de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera en los formatos de comprobación de gastos. Envía al Departamento de Recursos Financieros de la SEDARPA Reporte de Actividades, Paquete de Facturas, Formatos de Comprobación de Viáticos y Orden de Pago en original. ¿Procede la Comprobación de gastos? En caso de no proceder: Continúa con actividad 4 En caso de proceder: Se Solicita mediante oficio el pago de los gastos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

12


14

NOMBRE: Elaboración de Proyectos Productivos. OBJETIVO: Establecer los mecanismos de operación para fomentar la producción del

campo cañero. FRECUENCIA: Anual. La Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera realizará la elaboración de proyectos productivos, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Sedarpa y basados en las solicitudes de los productores. Los Proyectos Productivos deberán estar integrados por Perfil, Expediente Técnico y Anexo Técnico.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS




1

1A

2

2A.

2A.1

2A.2

3

4

Elabora y Presenta Perfil de Proyecto en original a la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera ¿Se aprueba Perfil de Proyecto? En caso de no aprobarse Perfil de Proyecto: Recibe de la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera el Perfil de Proyecto y Archiva de manera cronológica temporal o permanente en original. Fin. En caso de autorizarse Perfil de Proyecto: Recibe de la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera autorización por escrito. Elabora Expediente Técnico en original y dos copias Valida con la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera Turna para revisión Perfil del proyecto y Expediente Técnico a la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera. Pasa el tiempo. ¿Cumple los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Continua con la actividad 4 En caso de cumplir con los requisitos: FIN DEL PROCEDIMIENTO.

15


17

NOMBRE: Participación en Eventos, Ferias, Congresos y Convenciones. OBJETIVO: Dar a conocer las acciones y resultados en materia azucarera, alcoholera y

piloncillera que se desarrollan en el Estado, así como difundir el otorgamiento de apoyos y estímulos a productores.

FRECUENCIA: Periódica. Las participaciones en dichos eventos se sujetarán a la calendarización programada por la Secretaria de Desarrollo Agropecuario Rural Forestal y Pesca.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS



Oficina de Enlace con Ingenios y Organizaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe Oficio con instrucciones en original del C. Secretario de Despacho de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal y Pesca o Invitación en original de Instituciones, Dependencias, H. Ayuntamientos y Organizaciones de productores para participar en eventos, ferias, exposiciones y talleres. Turna el Oficio o Invitación en original con instrucciones a la Subdirección de Proyectos Productivos y Enlace con ingenios y organizaciones. Solicita a la Oficina de Enlace con Ingenios y Organizaciones información y materiales diversos para su presentación en el evento Recibe, del personal de la oficina de Enlace con Ingenios y Organizaciones, selecciona y prepara material para su exposición en el evento. Organiza o participa en el evento, feria, congreso o convención. Pasa el tiempo. Retira y guarda el material utilizado al finalizar el evento, feria, congreso o convención Elabora Informe en original y copia Turna Informe en original al C. Secretario de Despacho de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario Rural Forestal y Pesca, archiva de manera cronológica copia de Informe y acuse de recibido en el Expediente de Informes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

18


20

NOMBRE: Elaboración del Reporte Semanal. OBJETIVO: Mantener informado al C. Secretario de la Secretaria de Desarrollo

Agropecuario Rural Forestal y Pesca sobre las actividades que se realización semanalmente en la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera.

FRECUENCIA: Semanal. El Informe Semanal tendrá que hacerse llegar los días lunes de cada semana al área del Secretario de Despacho de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario Forestal y Pesca. El Informe Semanal deberá realizarse en formato de Tarjetas Informativas y contener información clara y concisa respecto a las actividades que se hayan realizado.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

NORMAS

PROCEDIMIENTOS



Oficina de Seguimiento a la Producción Azucarera Alcoholera y Piloncillera

1

2

3

4

4A

5

6

Solicita de forma verbal a las diferentes áreas de la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera un Informe de Actividades Semanal por área, en original.

Pasa el tiempo.

Recibe de las diferentes áreas de la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera Informe de Actividades Semanal por área. Analiza el Informe de Actividades Semanal por área para seleccionar las actividades más relevantes que se llevaron a cabo en la semana en la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera. Elabora Informe Semanal en formato de tarjetas informativas en original y dos copias.

¿Esta Correcto y completo el informe? En caso de no estar correcto: Continúa con la actividad 3. En caso de estar correcto y completo: Se obtienen dos copias del Informe. Turna Informe Semanal al C. Secretario de Despacho de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal y Pesca, una copia al Coordinador de Fomento de la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera, y la segunda copia se archiva de manera cronológica, temporalmente o permanente en el Expediente de Informes Elaborados

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

21


23

NOMBRE: Asesoria para apoyos a la Agroindustria Azucarera, Alcoholera y Piloncillera. OBJETIVO: Brindar orientación para la obtención de apoyo de los distintos programas que

existen para el desarrollo de la agroindustria azucarera, alcoholera y piloncillera.

FRECUENCIA: Periódica. La Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera Solicitará copia de la Solicitud original dirigida al C. Secretario de Despacho, respecto al apoyo que están requiriendo. Se le orientará al promovente respecto a los apoyos que existe y los datos que debe de recabar para cumplir con la normatividad que se requiere. Se le proporcionará al promovente el listado de los requerimientos.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

NORMAS

PROCEDIMIENTO




1

2

3

3A.

3A.1

4

5

6

Recibe Solicitud de Asesoría en original de los productores cañeros. Analiza si hay personal disponible para poder otorgar la Asesoría. ¿Hay personal disponible? En caso de no haber personal disponible: Programa la asesoría de acuerdo a la disponibilidad del personal Elabora Oficio de Respuesta en original y copia y envía el original al solicitante y archiva como acuse de recibido la copia en el Expediente de Solicitudes de Asesoría. Pasa el tiempo. Continúa con actividad No. 4 En caso de haber personal disponible: Realiza asesoría con los productores que la hayan solicitado. Evalúa Asesoría y elabora Reporte de Asesoria en original y copia. ¿Esta Correcto y completo el informe? En caso de no estar correcto: Continúa con la actividad 3. En caso de estar correcto y completo: Se obtienen dos copias del Informe.

24


Turna Reporte de Asesoria en original a la Subcoordinación de Proyectos Productivos y Enlace con Ingenios y Organizaciones de la Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera y archiva copia como acuse de recibido en el Expediente de Solicitudes de Asesoria. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

25


27

NOMBRE: Tecnificación del Campo Cañero. OBJETIVO: Obtener apoyo para la modernización del campo a través de la adquisición de

tractores e implementos agrícolas. FRECUENCIA: Periódica. La Coordinación se verificará el número de Solicitudes de apoyo dirigidas al Señor Secretario solicitando apoyos para maquinaria. La Coordinación supervisará que la documentación cuente con los requisitos (constancia de ser productor, de la tenencia de la tierra, del aval de las organizaciones y/o del Comité de Producción, capacidad para pagar la parte que el corresponde). La Coordinación de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera apoyará la adquisición de la maquinaria correspondiente y comprobará los apoyos correspondientes a estos programas.

Elaboró: Unidad

Administrativa




Despacho

Fecha: Septiembre

2009

PROCEDIMIENTO

NORMAS




1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe copia de la Solicitud de apoyo dirigida al Señor Secretario de los productores cañeros. ¿Se verifica la disponibilidad presupuestal? En caso de no existir disponibilidad. Archivan las solicitudes de apoyo de manera cronológica temporal. Fin. En caso de existir disponibilidad. Informa la documentación que se necesita para integrar su expediente. Pasa el tiempo Recibe al productor. Interroga al productor acerca de la empresa que quiere que le proporcione la maquinaria Otorga el apoyo correspondiente. Se elabora la Comprobación del apoyo proporcionado, Se Integra completa y correctamente los expedientes de los productores con las copias de las facturas certificadas ante notario, Se integran todos los se elaboran los PRO-01 Se recaba la Firma del Coordinador de Fomento a la Agroindustria Azucarera Alcoholera y Piloncillera. Se entrega la documentación ante el Departamento de Recursos Financieros en el área de Control Financiero, Copias de Facturas certificadas, Pro-01 y Formatos Solicitados de acuerdo a la normatividad

28


¿Procede la comprobación? En caso de no proceder: Continúa con la actividad 7. En caso de proceder: Se les da una fecha para informarse sobre su apoyo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

29


ING. JUAN HUMBERTO GARCIA SANCHEZ SECRETARIO DE DESPACHO DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, Y PESCA ING. JOSÉ FRANCISCO HERRERA ORTIZ COORDINADOR DE FOMENTO A LA AGROINDUSTRIA AZUCARERA ALCOHOLERA Y PILONCILLERA

ING. ARTURO AMADOR VIRGEN SUBCOORDINADOR DE PROYECTOS PRODUCTIVOS Y ENLACE CON INGENIOS Y ORGANIZACIONES. LIC. HUMBERTO PEÑA REYES SUBCOORDINADOR DE SEGUIMIENTO Y ESTADISTICA A LA PRODUCCION AZUCARERA ALCOHOLERA Y PILONCILLERA LAE. RAUL DE JESUS ARMENTA RODRIGUEZ TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SEDARPA

DIRECTORIO

VI


ING. JUAN HUMBERTO GARCIA SANCHEZ SECRETARIO DE DESPACHO DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, Y PESCA ING. JOSÉ FRANCISCO HERRERA ORTIZ COORDINADOR DE FOMENTO A LA AGROINDUSTRIA AZUCARERA ALCOHOLERA Y PILONCILLERA LAE. RAUL DE JESUS ARMENTA RODRIGUEZ TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SEDARPA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

VII

manual azucar

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