m inisterio de relaciones exteriores · 2017-08-14 · de almacén y ubicación e bodega de los...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GA-PT-01

NOMBRE: GESTIÓN ADMINISTRATIVA / ENTRADA DE ALMACÉN VERSIÓN: 9

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ALMACÉN Página 1 de 25

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 12/08/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del documento.

2 Se modificó el flujo de actividades y los documentos asociados.

3

Ajuste del procedimiento en cuanto:

• Responsabilidad por aplicación conforme la Resolución 4255 de 2010.

• Reemplazo de la expresión “de los soportes necesarios” por “con factura, contrato y certificado a satisfacción por parte del interventor”; “clasificación, codificación de los mismos; actualización del kardex de almacén y ubicación e bodega de los elementos, incluye el cierre diario y consolidación mensual del almacén” por “clasificarlos, codificarlos y ubicar en bodega los elementos adecuadamente” en el Alcance.

• Eliminación de la expresión “el anexo (1), que forma parte del presente procedimiento establece los diferentes conceptos por los cuales se presentan entradas de elementos a almacén y los soportes requeridos” en el Alcance.

• Eliminación del Decreto 2649 de 1993 e inclusión de la Resolución 4255 de 2010 en la base legal.

• Cambio del documento asociado GA-FO-03 a registro.

• Cambio de los registros “facturas de compra, contratos y convenios” a documentos asociados.

• Inclusión del documento asociado “Certificación del interventor”.

• Inclusión de los registros GA-FO-29.

• Cambio de las expresiones “adquisiciones” por “compra” y “traspasos” por “traslados” en las políticas de operación.

• Eliminación de la expresión “u orden de compra” en las políticas de operación.

• Adición de la expresión “y certificación del interventor” en la observación de la actividad No. 1 del flujograma Entrada de Almacén.

• Eliminación de las expresiones “orden de compra, suministro o pedido respectivo” en la observación de la actividad No. 2 del flujograma Entrada de Almacén.

• Eliminación de las expresiones “orden de compra, orden de servicio, resolución” en la observación de las actividades Nos. 6 y 7 del flujograma Entrada de Almacén.

• Reemplazo de la expresión “y además, es” por “Si es un” en la observación de las actividades Nos. 6 y 7 del flujograma Entrada de Almacén.

• Reemplazo del contenido de la observación de “si es un bien un bien inmueble adquirido en el exterior” por “escritura y si es del caso planos” en las actividades Nos. 6 y 7 del flujograma Entrada de Almacén.

• Cambio de denominación de responsable de “auxiliar administrativo” a “funcionario asignado” en las actividades Nos. 8 y 9 del flujograma de Entrada de Almacén.

• Reemplazo de la expresión “según las disposiciones vigentes” por “en bodega” en la actividad No. 9 del flujograma Entrada de Almacén.

• Cambio de la actividad No. 11 “Armar y verificar los boletines diarios y a fin de mes consolidar la cuenta” por “Imprimir los boletines diarios y mensual” en el flujograma Entrada de Almacén.

• Inclusión de la observación “Diligenciar el formato GA-FO-03 Comprobante para ingreso por devolución de mercancías” en la actividad No. 1 del flujograma de Entrada de Almacén (reintegro al almacén de






elementos de consumo)

• Cambio de la expresión “verificación completa de los bienes recibidos” por “Confrontar los bienes recibidos contra los elementos estipulados en el contrato” en el primer punto de control.

• Eliminación de la expresión “remisión o” en el primer método de control.

4

Ajuste del procedimiento:

• Adición de la expresión “muebles y” en el Objetivo.

• Modificación de la expresión “interventor” por “supervisor” en el procedimiento.

• Adición de la expresión “o quien haga sus veces, para realizar la entrada de los bienes al almacén y se emite” y “de acuerdo con la señalización establecida” en el Alcance.

• Eliminación de la Resolución 4255 de 2010, adición del Decreto 624 de 1989 y Plan General de Contabilidad Pública en la base legal.

• Eliminación de la expresión “incluyendo el efectivo” en la definición de bienes, eliminación de la definición “CUBS” y modificación de la definición de “donación”.

• Eliminación de los documentos asociados.

• Adición de los registros “Boletines diarios de almacén mensual y consolidado de almacén”, “Asignación de código de barras de los bienes muebles” y “Acta de recibo temporal”.

• Adición de la expresión “Para efectuar la entrada al almacén por concepto de donación un bien mueble o inmueble se debe diligenciar el formato GA-FO-29 Solicitud de Autorización Previa de Recibo Donación de Bienes” en las políticas de operación.

• Reemplazo de la expresión “verificando” por “el supervisor debe verificar” en la observación de la actividad No. 2, eliminación de la expresión “o lugar de puesta en marcha si es del caso” en la actividad No. 3, actualización de la actividad No. 4 y su respectiva observación, y adición de la nueva actividad No. 10 del flujograma Entrada de Almacén.

• Adición del flujograma “donaciones recibidas” en el desarrollo del procedimiento.

• Adición de tres registros en el tercer punto de control.

• Actualización Base Legal

5

• Actualización Base Legal, se incluye Resolución 0213F “por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones”, se deroga la Resolución 4333 de 2012.

• Actualización de las definiciones

• Inclusión de Documentos Asociados

• Actualización de los Registros

• Actualización de las Políticas de Operación

• Actualización desarrollo de las actividades

• Actualización en los puntos de control

6

• Se incluyen dentro de la Base Legal los Decretos 3258 de 2002, 1067 y 1068 de 2015, las Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003.

• Se incluyen dentro de los documentos asociados “contrato y convenio”

• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento en la actividad de “entrada de almacén” la actividad 8 “registro de elementos de contrato en aplicativo SIAD” y la actividad 10 “registrar en el SIAD la compra”






7

• Se incluye dentro de la Base Legal el Decreto 869 de 2016 y las Resoluciones 533, 620 de 2015, 087 y 3279 de 2016

• Se incluyen dentro de las definiciones las siglas “SIAD, SIGUEME, SISE y SITAC”

• Se actualiza de manera general el desarrollo del procedimiento.

8

• Se elimina de la Base Legal el Plan General de Contabilidad Pública y se incluyen las resoluciones 693 de 2015 y 0213 de 2017.

• Se incluye dentro de los Documentos Asociados el Plan General de Contabilidad Pública.

• Se elimina de los registros: acta de recibo, boletines diarios de almacén y se incluye: boletín movimientos de almacén.

• Se incluye el numeral 7 “sistemas de información y otros medios electrónicos”.

• Se actualiza en el desarrollo del procedimiento, los registros.

9

• Se incluye en el alcance “Grupo Interno de Trabajo de Almacén” y se ajusta la redacción.

• Se organiza la base legal de acuerdo en lo establecido en la guía GD-GS-01.

• Se elimina de documentos asociados la factura.

• Se incluye dentro de los registros “Correo electrónico, memorando, remisión, acta de entrega de Thomas Greg, comprobante de SITAC y factura.

• Se incluye en las políticas de operación “documentos valor”.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento en el nuevo formato y se incluyen las actividades “Entradas al almacén de documentos valor por compra”, “Entradas al almacén de documentos valor por reposición” y “Entradas al almacén (por reintegro documentos valor anulados”.

• Se incluye en los puntos de control “Recibir memorando con relacion de documentos valor anulados y que no vengan fisicamente”

ELABORÓ CARGO FECHA

NORMA CONSTANZA VARGAS Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de

Almacén 11/08/2017

MONICA PAOLA AREVALO MORALES Técnico Administrativo 11/08/2017

REVISÓ METODOLOGICA CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 11/08/2017

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ Director Administrativo y Financiero 11/08/2017

NORMA CONSTANZA VARGAS TORRES COORDINADOR GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

11/08/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

VICTOR ALFONSO ARIAS Jefe (E) Oficina Asesora Planeación y

Desarrollo Organizacional 12/08/2017






1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para efectuar la recepción de bienes muebles y elementos de consumo, protegerlos y conservarlos de acuerdo a las normas administrativas y fiscales vigentes, mientras permanezcan en la bodega de almacén. 2. ALCANCE El procedimiento comprende la recepción, verificación y aprobación con factura, contrato y certificado a satisfacción por parte del supervisor o quien haga sus veces; el Grupo Interno de Trabajo de Almacén realizará la entrada de los bienes al almacén y emitirá el comprobante de ingreso de elementos, clasificará codificará y ubicará en bodega los elementos adecuadamente, de acuerdo con la señalización establecida. 3. BASE LEGAL

• Ley 863 de 2003: Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para

estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas. • Ley 734 de 2002, Artículo 34: Deberes de todo servidor público 4,21, y 22 • Ley 488 de 1998: Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones

fiscales de las Entidades Territoriales. • Ley 383 de 1997: Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasión y el

contrabando, y se dictan otras disposiciones. • Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones

Exteriores y se dictan otras disposiciones. • Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentado del Sector

Hacienda y Crédito Público • Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector

Administrativo de Relaciones Exteriores. • Decreto 3258 de 2002: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las

declaraciones tributarias y para pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 020 de 1992: Por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan funciones.

• Decreto 624 de 1989: Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales Estatuto Tributario. Artículo 125, con sus Leyes modificatorias.

• Resolución 0213 de 2017: Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015.

• Resolución 3279 de 2016: Por medio de la cual se delegan algunas funciones. • Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para

Entidades de Gobierno, incorporado el Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533






de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo.

• Resolución 087 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015.

• Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno.

• Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones.

• Resolución 0213F de 2013: Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones.

• Resolución 2769 de 2009: Por la cual se constituye y reglamenta el Comité de Bienes.

4. DEFINICIONES

ADQUISICIONES: Son operaciones a través de las cuales el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores mediante contrato adquiere bienes.

BIENES RECIBIDOS EN COMODATO: Representa los bienes recibidos en préstamo a título gratuito de bienes que hace una entidad de naturaleza pública o privada al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores por cierto tiempo, para su uso o administración, mediante contrato suscrito entre las partes, donde se estipula el tiempo que va a estar el bien en comodato.

BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIÓN: Son los recibidos por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de las entidades del Gobierno Nacional sin que medie traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución.

DONACIÓN: Son los bienes recibidos por voluntad de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, distinta de una Entidad Estatal Colombiana, la cual transfiere gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores previa aceptación el Ordenador del Gasto.

OTRAS ENTRADAS: Llámese así aquella clase de entradas que tienen un tratamiento diferente a las demás y se presentan en los siguientes casos:

Sobrantes de bienes en el almacén cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo físico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los registros contables.






Sobrantes de bienes en servicio cuando al realizarse la verificación en cada una de las dependencias, se

encuentran bienes que no están incluidos en el informe de bienes en servicio.

REINTEGRO DE BIENES EN SERVICIO: Es la reincorporación al almacén de los bienes devolutivos entregados por la administración a una dependencia, por considerarse inservibles, obsoletos o para reasignación.

Para el caso de bienes de consumo, es la reincorporación al almacén de lo que se previó utilizar y que finalmente no se consumió.

REINTEGRO POR COMPAÑÍAS DE SEGUROS: Cuando un bien se da de baja por pérdida total o por hurto, y realizadas las gestiones administrativas con las compañías de seguros, logran que éstas restituyan los bienes en las mismas cantidades y características.

REINTEGRO POR GARANTÍA: Cuando los bienes suministrados por un proveedor salen defectuosos o en mala calidad, se solicita que restituyan los bienes en mal estado por unos en perfecto estado.

SIAD: Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal.

SIGUEME: Sistema de inventario para la gestión y ubicación de elementos en el exterior.

SISE: Sistema de información del servicio exterior.

SITAC: Sistema de información para trámites de asuntos consulares.

TRASLADO: En la transferencia de bienes entre funcionarios y contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Se caracteriza porque la titularidad del bien sigue siendo de la entidad, solo cambia el responsable de su custodia o administración.

TRASPASO: Es la transferencia de bienes procedentes de entidades oficiales del orden Nacional Colombiano a los activos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se caracteriza porque la titularidad del bien cambia de la entidad que traspasa al que recibe, sin afectar el patrimonio de la nación.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Plan General de Contabilidad Pública. Contrato Convenio 6. REGISTROS

GA-FO-03 Comprobante para ingreso por devolución de mercancías. GA-FO-29 Solicitud de Autorización Previa de Recibo Donación de Bienes. Comprobante de ingreso Boletín movimientos de almacén.






Código de barras de los bienes muebles. Acta de bienes recibidos en donación. Correo electrónico. Memorando. Remisión. Acta de entrega de Thomas Greg. Comprobante de SITAC. Factura.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:

Sistema de Información Contable para la Administración y Desarrollo de Personal (SIAD) Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF II) Sistema de Inventario para la Gestión y Ubicación de Elementos en el Exterior (SIGUEME)

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El ingreso o entrada de bienes según su origen puede producirse por compras, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, sentencias y por traslados entre dependencias o misiones diplomáticas y/o consulares de Colombia en el Exterior. Para efectuar la entrada al almacén por concepto de donación un bien mueble o inmueble se debe diligenciar el formato GA-FO-29 Solicitud de Autorización Previa de Recibo Donación de Bienes. El ingreso material y real de los bienes a la bodega del almacén se considera perfeccionado cuando el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén o quien haga sus veces, recibe los bienes, la factura o documento equivalente, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el almacén y efectuar los registros en contabilidad.

Aquellos bienes que de acuerdo con lo establecido en el contrato se reciben en un lugar distinto al almacén o requieren procesos de instalación, para realizar la entrada al almacén además de los documentos establecidos se deben contar con un acta firmada por el funcionario responsable del recibo de los bienes y el almacenista.

BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN

DONACIONES NACIONALES: La intención de donación debe ser dirigida al Representante Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.






Debe estar firmada por el representante legal de la entidad donante y en ella se debe relacionar la descripción de los artículos a donar, el valor unitario, el valor total y la destinación que tendrán los mismos. Anexar el Certificado de Cámara de Comercio. Las personas naturales que deseen realizar algún tipo de donación al Ministerio de Relaciones Exteriores deberán adjuntar una certificación sobre el origen de los fondos o bienes a donar. En caso que el bien donado sea nuevo, se debe anexar la factura o copia de la factura respectiva, si da a lugar. Si el bien donado no es nuevo, debe solicitarse certificación firmada por el contador o revisor fiscal de la entidad donante indicando el valor en libros de los bienes objeto de la donación, o realizar entrega del avalúo técnico o cotizaciones por entidad externa, o funcionario con los conocimientos técnicos o comerciales requeridos con el fin de verificar que los precios de los mismos sean los reales o similares. La solicitud de autorización de donación debe llevar el visto bueno y firma del Ordenador del Gasto. Para la expedición de Certificados de Donación por parte del Contador Público del Fondo Rotatorio y previa autorización de la Dirección Administrativa y Financiera, la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Almacén debe anexar los siguientes documentos:

a. Acta de recibo por donación de los bienes. b. Certificado del Revisor Fiscal de la Entidad donante donde se especifique el valor de los bienes. c. Escritura pública para Bienes Muebles o Inmuebles cuando haya lugar. d. Para Bienes no devolutivos (especie, servicios): Acta de Recibo y/o Cumplido de recibo a

satisfacción. DONACIONES INTERNACIONALES: La intención de donación debe relacionar la descripción de los artículos a donar (características, cantidad, valor unitario, valor total). DOCUMENTOS VALOR: El Almacén General será el encargado de recepcionar y custodiar un stop de pasaportes fronterizos, de emergencia, exentos, tripulante terrestre y etiquetas de visa, sin utilizar, cabe resaltar que estos serán enviados a las Oficinas Consulares, cuando estas lo requieran.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 ENTRADA AL ALMACEN POR COMPRA NACIONAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir y analizar los documentos que originan la compra de bienes para la

posterior recepción de elementos.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Almacén.

3

Coordinar con proveedores y supervisores la fecha, hora y

lugar de entrega de elementos.


Almacén.

El supervisor debe verificar que la calidad, cantidad, estado y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato y factura.

4

Revisar y recibir en el almacén los elementos con la supervisión y concepto

técnico del supervisor.


Almacén y/o funcionario asignado del Grupo Interno de almacén.







No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

4.1

¿Requiere verificación mediante

inspección y certificación?

SI

Remítase a la actividad 5.

NO Remítase a la actividad 8.

5

Acusar recibido de elementos con remisión en

depósito y/o factura.


Almacén.

Esta actividad aplica para casos en que no haya instalación in situ de los bienes y el contrato esté en ejecución. Esta actividad se realiza siempre y cuando se haga entrega de productos.

5.1 ¿Hay diferencias entre lo físico y lo

estipulado?

SI



6

Suspender transitoriamente y no recibir los bienes hasta

solucionar la situación.

Supervisor de la dependencia.

Anexando la certificación expedida por los peritos, técnicos o científicos. Esta actividad los supervisores de contrato de todas las dependencias.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

Finalizar el proceso.






9.2 ENTRADA AL ALMACEN BIENES EN EL EXTERIOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Registrar en el SIIF la

compra o el gasto.

Funcionario asignado de la Misión u Oficina

Consular.

3 Verificar y legalizar la

compra o el gasto.

Funcionario asignado del Grupo Interno de

Trabajo de Servicios al Exterior.

4

Verificar la información en SIGUEME contra factura de compra y legalización de la

relación de gastos.

Funcionario asignado

Grupo Interno de Trabajo de Almacén.

5 Realizar registro contable en

el SIAD de la compra.








9.2 ENTRADA AL ALMACEN BIENES EN EL EXTERIOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

6

Elaborar e imprimir comprobante de ingreso en el SIAD y enviar a Misión o

Sede Consular.



Comprobante

de ingreso.

7

Imprimir y pegar código de barras a los elementos

comprados de acuerdo a las necesidades de la Misión o

Sede Consular.


Consular.

Código de barras de los

bienes muebles.

8

Imprimir el boletín movimientos de almacén,

diarios y mensual.

Funcionario asignado Grupo Interno de

Trabajo de Almacén.

Boletín

movimientos de almacén.







9.3 ENTRADA AL ALMACEN (POR REINTEGRO AL ALMACÉN DE ELEMENTOS DE CONSUMO).


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Recibir solicitud de reintegro.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo de

Almacén y/o funcionario

asignado del Grupo

Interno de almacén.

GA-FO-23 Comprobante para ingreso

por devolución de mercancías.

3 Recibir el bien.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


4 Inspeccionar físicamente y

determinar su estado.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

4.1 ¿Lo físico

concuerda con los inventarios?

SI



5 Informar al solicitante la

incongruencia.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


6 Rectificar la información de

reintegro.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


7 Elaborar el respectivo

comprobante de ingreso.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Comprobante

de ingreso.








TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS







9.4 DONACIONES RECIBIDAS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir comunicación informando la intención de

donación de parte del donante, solicitando la

documentación soporte.


Almacén y/o funcionario asignado del Grupo Interno de almacén.

3

Diligenciar el formato respectivo anexando los

documentos soportes para efectuar la autorización de la

donación.


Consular.

GA-FO-29 Solicitud de autorización previa de recibo donación bienes. Acta de bienes

recibidos en donación.

4 Registrar la entrada al almacén en el SIAD.



5 Imprimir comprobante de

ingreso.



Comprobante de

ingreso.






9.4 DONACIONES RECIBIDAS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS







9.5 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR POR COMPRA


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Verificar y recibir remisión de los documentos valor con

previa autorización del interventor del contrato.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Remisión.

3

Verificar la factura, cantidad, series, tipo de documento

valor y total que coincida con remisión.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Remisión. Factura.

3.1 ¿La información

es correcta?

SI



4 Registrar los documentos

valor en el aplicativo SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo







9.5 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR POR COMPRA


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5 Imprimir comprobante del

SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Comprobante

de SITAC.

6

Reunir documentos y entregarlos al interventor del

contrato.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Remisión. Factura.

Comprobante de SITAC.







9.6 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR POR REPOSICIÓN.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Verificar y recibir remisión de los documentos valor con

previa autorización del interventor del contrato.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Remisión.

3 Verificar el acta de entrega emitida por Thomas Greg.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Acta de entrega

de Thomas Greg.

3.1 ¿La información

es correcta?

SI



4 Registrar los documentos

valor en el aplicativo SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo







9.6 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR POR REPOSICIÓN.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5 Imprimir comprobante del

SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Comprobante

de SITAC.

6

Reunir documentos y entregarlos al interventor del

contrato.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Remisión. Acta de

entrega de Thomas Greg. Comprobante

de SITAC.







9.7 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR ANULADOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir y revisar los memorandos de documentos

valor anulados de las oficinas expedidoras, con el documento valor anulado en

físico.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Memorando.

3 Revisar estado del envío en

el aplicativo SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


3.1 ¿El estado del

envío es correcto?

SI



4

Realizar solicitud a la oficina expedidora para que realice

el movimiento en el aplicativo SITAC.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Correo

electrónico.






9.7 ENTRADA AL ALMACEN DE DOCUMENTOS VALOR ANULADOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5

Realizar recepción del documento valor anulado al

inventario del almacén.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


6

Ingresar en custodia de bodega de pasaportes los documentos recibido en

estado de anulado.

Coordinador Grupo



asignado del Grupo


Correo

electrónico.

Se realiza relación de documentos valor a través de correo electrónico.







10. PUNTOS DE CONTROL

ENTRADA DE ALMACÉN

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

CRITICA Y VULNERABLE DESCRIPCIÓN DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.1 Recibir bienes que no correspondan a lo solicitado o estipulado en el contrato.

Confrontar los bienes recibidos contra los

elementos estipulados en el contrato.

Cada vez que se reciba un bien


Almacén y/o funcionario asignado.

Contrato.

9.2 Información no confiable en la tenencia y originalidad de los bienes de las misiones.

Verificación de documento de compra.

Cada vez que se realice una compra



Factura.

9.1 y 9.2

Recibir documentos que no cumplan con los requisitos de ley o que estos contengan errores.

Verificación, revisión y comprobación (matemática).

Verificar cada factura.



Memorando informando error al

supervisor y proveedor

Memorando del

Grupo Interno de Trabajo de Servicios

al Exterior

Resolución de asignación de

partida.

Factura de compra.

9.1, 9.2, 9.3 y 9.4.

Fallas en el ingreso de la información al SIAD.

Revisión exhaustiva de la información ingresada.

Cada vez que se elabore el

comprobante.



Comprobante de ingreso.

9.7

Recibir memorando con relacion de documentos valor anulados y que no vengan fisicamente.

Verificar el memorando contra los documentos valor

en físico.

Cada vez que se reciban

documentos valor anulados.



Memorando.

11. ANEXOS. N/A

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