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LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR ASIGNADO A

LA JEFATURA PARA LA PROTECCIÓN

PRESIDENCIAL

BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE DE 2019

LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN

Y USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR ASIGNADO A LA JEFATURA PARA LA

PROTECCIÓN PRESIDENCIAL

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GESTIÓN DE SEGURIDAD, APOYO LOGÍSTICO, COMUNICACIÓN Y PRENSA.

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CONTENIDO

1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 3

4. CLASIFICACIÓN ................................................................................................................. 4

5. LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL EQUIPO AUTOMOTOR. .......................... 5

5.1 Asignación del componente automotor...................................................................... 5

5.1.1 Requisitos para la asignación de vehículos o motocicletas ................................... 5

5.1.2 Asignación equipo automotor DAPRE-PONAL ...................................................... 5

5.2 Seguridad con el componente automotor ................................................................. 7

5.2.1 Conducción y Medidas de Seguridad. .................................................................. 7

5.2.2 Parámetros para conducción ............................................................................... 7

5.2.3 Protocolo de conducción PONAL-DAPRE.............................................................. 8

5.2.4 Desplazamiento fuera de la ciudad de Bogotá ................................................... 10

5.2.5 Protocolo en Caso de Siniestros Viales ............................................................... 11

5.2.6 Reporte de Novedades Administrativas o Siniestros Viales ................................ 11

5.2.7 Parqueo de equipo automotor en las instalaciones autorizadas ........................ 12

5.2.8 Autorización parqueo fuera de las zonas establecidas por DAPRE ..................... 14

5.3 Mantenimiento del componente automotor ........................................................... 14

5.3.1 Designación enlace movilidad en coordinaciones .............................................. 14

5.3.2 Verificación física ............................................................................................... 14

5.3.3 Mantenimientos del parque automotor ............................................................ 15

5.3.4 Revisión e inspección periódicas ........................................................................ 15

5.3.5 Plan de Mantenimiento Programado ................................................................. 16

5.3.6 Seguro Obligatorio y Revisión Técnico Mecánica y de Gases.............................. 17

5.3.7 Solicitud SOAT y RTM para el Equipo automotor de la Policía Nacional ............. 17

5.3.8 Solicitud SOAT y RTM para el Equipo automotor del DAPRE .............................. 18




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5.3.9 Suministro de Combustible ................................................................................ 19

5.3.10 Suministro de Combustible Fuera de Bogotá Equipo Automotor DAPRE ......... 20

5.3.11 Cumplimiento e Instrucción al Personal ........................................................... 21

6. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 21

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 22

8. REQUISITOS TECNICOS ................................................................................................... 22

9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................... 22

10. ANEXOS .......................................................................................................................... 22




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1. OBJETIVO

Definir lineamientos para una adecuada administración y uso del equipo automotor, así

como establecer criterios operacionales para la asignación, seguridad y mantenimiento

de los vehículos, los cuales permitan prolongar la vida útil y el óptimo funcionamiento

del equipo automotor empleado para el servicio de la Jefatura para la Protección

Presidencial, previniendo siniestros viales relacionados con el mal uso y manipulación

de los vehículos y/o motocicletas; que se materialicen en investigaciones en materia

administrativa, disciplinaria y penal.

2. ALCANCE

El lineamiento aplica para todo el personal adscrito a la Jefatura para la Protección

Presidencial, que tenga asignado equipo automotor propiedad del DAPRE y Policía

Nacional, para el cumplimiento de las funciones de protección del señor Presidente;

Vicepresidente de la República; su familia; y altos funcionarios de la Presidencia.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Accidentes de tránsito. De acuerdo al artículo 2° del código Nacional de Tránsito Ley 769 del 2002, se define Accidente de tránsito como: evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y bienes involucrados e igualmente afecta la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o las vías comprendidas en el lugar o dentro de la zona de influencia del hecho. Certificado de idoneidad: Según el Manual Logístico de la Policía Nacional el personal que conduzca vehículos de la Institución (Policía Nacional), deberá obtener el certificado de idoneidad expedido por la Escuela de Seguridad Vial de la Policía Nacional; además, portará los elementos y documentos exigidos por la ley, el certificado se obtiene después de superar los requisitos psicotécnicos, teóricos y prácticos según la Resolución No. 04969 del 12 de diciembre de 2013. Conductor: Funcionario habilitado y capacitado técnica y teóricamente para operar un vehículo (Ley 769 de 2002).

Equipo Automotor: Para efectos del presente lineamiento se entenderá por equipo automotor, cualquier medio de transporte terrestre, entiéndase automóviles, camionetas, microbús, pickup y motocicletas, utilizado por el personal en comisión permanente en la Función Pública.




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PSI: Portal de Servicios Internos (PSI), aplicativo de consulta que permite a los integrantes de la Policía Nacional, como clientes internos de la organización, encontrar en un sitio web toda la información para trámites internos, con altos niveles de seguridad. RTM: Revisión técnico mecánica y de gases – (RTM), todos los vehículos automotores, deben someterse anualmente a revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes, según la Ley 769 de 2002. SIGEA: Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional –SIGEA, cuyo objetivo es mantener un control centralizado del equipo automotor institucional con registros históricos de cada bien, desde el momento en que se da de alta hasta su devolución a la entidad comodante o se propone para remate. SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito - SOAT, póliza que ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito e indemniza a los beneficiarios o las víctimas por muerte o incapacidad médica según el caso. (Res. 1565 de 2014, Ministerio de Transporte).

4. CLASIFICACIÓN

En el artículo 24 de la Resolución No. 0093 de 2019 de la Presidencia de la República,

Por el cual se delegan unas funciones, se conforman unos comités y se dictan otras

disposiciones, el parque automotor de la entidad se clasifica en:

Vehículos para el servicio de seguridad y protección: son aquellos destinados para prestar el servicio de seguridad y protección al señor Presidente de la República y su familia, el Vicepresidente de la República y su familia, y a los funcionarios de la entidad que por la

naturaleza de sus funciones lo requieran.

Vehículos de asignación oficial: son aquellos asignados por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República al servicio de un servidor público de la Entidad, para el cumplimiento de actividades inherentes a su cargo.

Vehículos para el servicio operativo: son aquellos destinados exclusivamente para atender necesidades ocasionales e indispensables propias del objeto de la Entidad.

Según el artículo 44 de la Resolución No. 04935 de 2013, “Por la cual se expide el Manual

Logístico de la Policía Nacional”, el componente de movilidad de la Policía Nacional para

efectos de su función se clasifica de la siguiente manera:




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Vehículos de dirección y comando: son los destinados para uso de los funcionarios que ejercen cargos de dirección, jefatura o comando. Vehículos operativos: son los destinados exclusivamente en el servicio de vigilancia urbana y rural, escoltas servicios de protección, tácticos o de operaciones especiales, y en actividades de inteligencia o investigación criminalPr0sp3r1dad Vehículos logísticos: Son aquellos que realizan actividades de apoyo al servicio policial, facilitando y complementando las tareas operativas.

5. LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL EQUIPO AUTOMOTOR.

La adecuada administración y uso del equipo automotor, se establece bajo los criterios operacionales de asignación, seguridad y mantenimiento.

5.1 Asignación del componente automotor

5.1.1 Requisitos para la asignación de vehículos o motocicletas

Con el objeto de establecer líneas de responsabilidad para el uso adecuado y mantenimiento del equipo automotor de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y de la Policía Nacional, se establecen los siguientes requisitos internos para gestionar la asignación:

Licencia de conducción vigente Carné de identificación policial o del DAPRE vigente Certificado de idoneidad vigente para vehículo o de motocicleta de acuerdo a

necesidad (aplica para vehículos de propiedad de la Policía Nacional). Generar la solicitud al correo electrónico [email protected] por

parte de los grupos, coordinaciones y esquemas.

5.1.2 Asignación equipo automotor DAPRE-PONAL

Asignación por primera vez: El funcionario se debe dirigir a las instalaciones de la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO), o al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE), previa solicitud enviada al correo al Grupo de Transportes por parte del Responsable de movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial y llevar consigo copia de los documentos relacionados en el numeral 5.1.1 del presente documento, el procedimiento se debe realizar a través de las diferentes herramientas en caso de Policía Nacional, el Sistema de Información

mailto:[email protected]




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para la Gestión del Equipo Automotor (SIGEA), y las actas de asignación individual por parte del DAPRE, en ambos casos se debe solicitar copia del formato de inventario.

Asignación por Ausencias: Cuando el funcionario que tiene asignación directa de vehículos o motocicletas se ausente del servicio por las siguientes situaciones administrativas, (plan vacacional, vacaciones extraordinarias, cursos de ascenso, comisiones de estudio, comisiones al exterior, incapacidades médicas, entre otras), se debe llevar a cabo por parte de cada uno de los Jefes directos el procedimiento de solicitud de asignación del vehículo o motocicleta, a través de correo electrónico [email protected] con el fin de adelantar los trámites que corresponden ya sea con la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO) o el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), es de anotar que al funcionario que se le hará la nueva asignación, debe contar con los requisitos establecidos y relacionados en el numeral 5.1.1 del presente lineamiento.

Cuando el personal se encuentre en vacaciones, permiso, licencia, incapacidades, excusa del servicio, suspensión, traslado de la unidad, cursos de capacitación o ascenso, traslado interno o retiro de la institución, deberá hacer entrega de los vehículos o motocicletas asignados al Jefe inmediato, quien efectuará la solicitud de asignación a otro funcionario, es de aclarar que el equipo automotor deberá entregarse en perfecto estado de aseo.

Es responsabilidad de todas las Coordinaciones de la Jefatura para la Protección Presidencial, la implementación de una carpeta para cada uno de los vehículos y motocicletas de uso oficial (PONAL, DAPRE), adjuntando los documentos relacionados en el Anexo No. 1 del presente lineamiento. Nota 1: para el uso del equipo automotor en caso excepcional o por necesidades del servicio por parte de un conductor diferente a quien lo tiene asignado, el Enlace de Movilidad deberá efectuar la verificación de licencia de conducción y prueba de idoneidad para vehículos de propiedad de la Policía Nacional (si es el caso), dejando la anotación en el micrositio de la Jefatura para la Protección Presidencial en la intranet DAPRE, aplicación “Movilidad.1”.





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5.2 Seguridad con el componente automotor

5.2.1 Conducción y Medidas de Seguridad.

De acuerdo por datos procesados por el Observatorio Nacional de Seguridad Vial (ONSV), con base en los registros proporcionados por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF), en Colombia entre enero y julio de 2019, se registraron de manera preliminar 3.629 fallecidos, los usuarios de motociclista representan el 52.1% del total de fallecidos y el 55.9% del total de lesionados registrados en el país.

Teniendo en cuenta la responsabilidad que le asiste a cada funcionario que cuenta con asignación directa de vehículos o motocicletas por parte de la Jefatura para la Protección Presidencial, se fijan parámetros para la conducción y se translitera el protocolo de conducción de Policía Nacional y las medidas establecidas por el Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE), en la Guía para prevenir eventos de responsabilidad extracontractual del Estado por accidentes de tránsito con vehículos al servicio del DAPRE (G-GA-01), las siguientes acciones permiten generar medidas de protección y autocuidado en el manejo de automotores, mitigando en todo momento situaciones que pongan en riesgo la vida, la integridad y los bienes.

5.2.2 Parámetros para conducción

Los conductores de vehículos o motocicleta durante los desplazamientos deberán portar el carné de identificación y los documentos reglamentarios del automotor (licencia de tránsito del vehículo, licencia de conducción, SOAT y revisión técnico mecánica); para efectos de la conformación de la carpeta hoja de vida del vehículo actualizada, estas deben reposar en cada una de las Jefaturas de Coordinaciones y Grupos. La conducción debe realizarse con el uniforme acorde con el servicio a cumplir y usando el código de vestuario ordenado por la Coordinación o Esquema, de igual manera queda totalmente prohibido conducir con ropa de civil, vehículos de la Policía Nacional identificados con colores y simbología institucional. El uniforme debe ser acorde con el servicio a cumplir.

Por ningún motivo los funcionarios pertenecientes a la Policía Nacional, podrán conducir vehículos de la Unidad Nacional de Protección (UNP) y de las Fuerzas Militares- FFMM, exceptuando situaciones que por fuerza mayor se vea afectada la integridad y la seguridad del protegido. Lo anterior será supervisado y controlado por los coordinadores, jefes de esquema y grupos de la Jefatura para la Protección Presidencial.




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Uso de casco para conductores de motocicletas: Según la Organización Mundial de Salud (OMS), usar un casco de buena calidad puede reducir el riesgo de muerte por trauma craneoencefálico hasta en un 40%. El manejo y uso de medidas e implementos de seguridad adecuados, pueden marcar la diferencia entre la vida o la muerte en el uso de motocicletas. de acuerdo a comunicados de prensa consultados de la página oficial del Ministerio de Trasporte y la Agencia Nacional de Seguridad Vial; el uso del casco puede salvar la vida del conductor y el pasajero, como quiera que reduce el impacto de las lesiones o daños en el cráneo. Estos imprescindibles implementos de seguridad salvan las vidas de los motociclistas al evitar o amortiguar los golpes y las heridas en la cabeza. Los motociclistas que no utilizan un casco tienen un porcentaje más alto de probabilidades de muerte o sufrir lesiones permanentes. Por lo anterior y según la Ley 769 de 2002 Código Nacional de Transito se deberá utilizar el casco de seguridad por los conductores y los acompañantes cuando hubieren. Los desplazamientos antes, durante y después del servicio deberán realizarse en los medios de transporte asignados para el mismo, dada la circunstancia que, por fuerza mayor, se deban realizar por sus propios medios, el funcionario de Policía, FFMM, UNP, deberá informar al Jefe del servicio, así como al Suboficial de Servicio en que medio se movilizará informando la llegada a su destino y las novedades presentadas de manera inmediata.

Abstenerse de usar o emplear los vehículos de uso oficial asignados en actividades de carácter particular. Aunado a lo anterior, el Jefe de esquema diariamente deberá realizar una verificación física del estado del parque automotor asignado, con el fin de detectar novedades, las cuales deberán ser informadas de manera inmediata.

5.2.3 Protocolo de conducción PONAL-DAPRE

Conforme se establece en la Guía para prevenir eventos de responsabilidad extracontractual del Estado por accidentes de tránsito con vehículos al servicio del DAPRE (G-G-01). Antes de poner en marcha el motor del vehículo se debe:

Revisar que todas las ventanillas, retrovisores y luces exteriores estén limpios Verificar que alrededor e interior del vehículo no existan objetos extraños o que

bloqueen la marcha Comprobar el estado de los neumáticos y la presión de inflado de las llantas.




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Revisar los fluidos: niveles de agua, aceite, líquido refrigerante, líquido de frenos, líquido limpiaparabrisas y líquido de dirección cerrar y, de ser necesario, colocar el seguro a todas las puertas

Ubicar el asiento del conductor de tal forma que la conducción sea cómoda y al alcance de todos los mandos.

Ajustar los retrovisores anteriores y exteriores. Verificar el funcionamiento de las luces tanto internas como externas. Comprobar todos los indicadores incluyendo el de combustible. Colocar los cinturones de seguridad.

Durante la marcha del automotor.

El consumo de combustible del vehículo depende fundamentalmente del estilo de conducción y el terreno por el que circula. Para lograr una conducción económica se debe:

Evitar calentar el motor más de cinco minutos No elevar en exceso las revoluciones por minuto. Seguir estrictamente el programa de revisiones de mantenimiento recomendado

por la casa fabricante. Utilizar el aire acondicionado en el lugar y por el tiempo estrictamente necesario. Conducir a velocidad moderada y promedio sin sobrepasar los límites permitidos. Reducir la velocidad cuando se conduzca por carreteras destapadas. Mantener la presión de inflado de las ruedas establecida por el fabricante. No sobrepasar los estándares de peso del vehículo. No apoyar el pie en el pedal de freno mientras se conduce. Mantener el equipo automotor permanentemente alineado y balanceado. El gasto de combustible es mayor con viento lateral o frontal; para compensar la

resistencia se debe conducir a velocidades bajas.

Conducción nocturna:

Como quiera que la conducción nocturna representa mayores riesgos que la diurna, es importante recordar:

Disminuir la velocidad y aumentar las distancias de seguridad entre los vehículos,

especialmente si la carretera no está bien iluminada. Ajustar los retrovisores para evitar que los demás vehículos lo deslumbren.




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Mantener los faros limpios y bien orientados evitar mirar las luces de los vehículos que se aproximen.

Portar el equipo de carretera completo.

Conducción con lluvia:

La lluvia y el asfalto mojado hacen la conducción más peligrosa, es preciso tener en cuenta lo siguiente: La lluvia dificulta la visión y hace que aumente la distancia de frenado, por lo cual se

debe reducir la velocidad. Mantener en buenas condiciones las gomas de los limpiaparabrisas. Los neumáticos se deben mantener en buen estado, es decir, con un labrado que

posibilite una frenada brusca sin provocar patinadas. Conducir con los faros encendidos. No conducir sobre charcos a alta velocidad. Pruebe suave y continuamente los frenos.

De acuerdo con la normatividad vigente se remienda a los conductores del parque automotor abstenerse de lo siguiente:

Cometer actos contra la moral y las buenas costumbres en el desempeño del

servicio. Utilizar el vehículo fuera del horario de servicio sin la autorización respectiva. Utilizar el vehículo para enseñar a conducir, o cualquier otra actividad ajena a su

destinación. Dejar abandonado el vehículo. Permitir la conducción del vehículo por otro funcionario o persona extraña. Transportar un número de personas o carga que exceda lo señalado en la licencia de

conducción del vehículo. Llevar el vehículo a reparación o mantenimiento sin la respectiva autorización del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Realizar cualquier otra conducta atentatoria del buen servicio, de acuerdo con la

naturaleza del cargo. Irrespetar o violar las normas de tránsito.

5.2.4 Desplazamiento fuera de la ciudad de Bogotá

Todos los desplazamientos efectuados fuera de la ciudad de Bogotá, requieren la elaboración de la Orden de Servicios y plan de marcha (F-SA-57), documento que se debe elaborar con anterioridad con el fin de planificar las condiciones en la cuales se




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realizará la salida del equipo automotor, siendo este el único soporte documental para este tipo de procedimientos.

5.2.5 Protocolo en Caso de Siniestros Viales

Para el equipo automotor de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se deberá atender lo establecido en el Procedimiento en caso de que ocurra un incidente y/o accidente de tránsito (P-GA-22) y después del evento el Procedimiento atención de siniestros de bienes de la entidad (P-GA-05).

Para el equipo automotor de propiedad de Policía Nacional, en caso de siniestro el conductor comprometido debe ceñirse al siguiente protocolo institucional establecido en el Manual Logístico:

Informar la novedad al superior inmediato. Según el caso y teniendo en cuenta el lugar donde se desarrollaron los hechos, debe

tomar contacto con la Policía de Carreteras o con la autoridad de tránsito del lugar. No realizar pagos, ni transacciones, ni conciliaciones con el tercero o sus

causahabientes. En caso de accidente donde haya heridos u homicidio, permanecer en el lugar y

auxiliar a las víctimas, procurando trasladar de inmediato a los lesionados al hospital más cercano.

Lo anterior con el objeto de realizar los trámites administrativos correspondientes para cumplir a cabalidad con lo estipulado en la Ley 1476 del Julio 19 de 2011 “por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”, concordante con la Directiva Administrativa Permanente No. 010 DIPON-SUDIR del 12/10/2016 “actuaciones administrativas por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional”.

5.2.6 Reporte de Novedades Administrativas o Siniestros Viales

Las novedades administrativas que se causen con el personal de conductores de la

Policía Nacional, Departamento Administrativo de la Presidencia y la Unidad Nacional de

Protección, que tenga asignado para el servicio equipo automotor, deberán ser

informadas inmediatamente por escrito a la Jefatura para la Protección Presidencial,

adjuntando los documentos que se relacionan a continuación, así:




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Comunicación oficial (memorando interno), informando la novedad

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia del certificado de idoneidad vigente para vehículo o de motocicleta de acuerdo

la situación (aplica para vehículos de propiedad de la Policía Nacional, según la

Resolución No. 04969 del 12 de diciembre de 2013).

Copia de la licencia de conducción

Registro fotográfico

Copia de la orden de servicios (cuando aplique)

Copia orden de marcha (para desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá)

Informe policial de accidente de tránsito (cuando aplique)

Croquis (bosquejo topográfico) (cuando aplique)

Cabe resaltar que en los casos de siniestros con vehículos del Departamento Administrativo de la Presidencia, la Jefatura para la Protección Presidencial notificará mediante memorando al Jefe del Área Administrativa, quién es el responsable del parque automotor conforme la Resolución 0093 de 2019, quién a través de la Coordinación del Grupo de Transportes, realizará los trámites correspondientes ante la aseguradora de la entidad, en tal sentido se dará alcance a la Oficia de Control Interno Disciplinario para la indagación disciplinaria si fuera el caso.

Tanto el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República como la Policía Nacional, cuentan con pólizas de seguro todo riesgo para atender los siniestros ocurridos al parque automotor; motivo por el cual, se prohíbe la intervención por parte de terceros, en talleres no autorizados, actuaciones que conllevan investigaciones disciplinarias.

Si durante el siniestro resulta lesionado y/o muerto un funcionario de la Policía Nacional se deberá realizar los trámites correspondientes con el fin de dar cumplimiento al procedimiento “Elaborar informe administrativo por lesión o muerte”, así mismo verificar la Directiva Administrativa Permanente No. 002 de 2006 "Reconocimiento derechos prestacionales por muerte en servicio activo y actos especiales del mismo" y Directiva Administrativa Permanente No. 007 DIPON-SEGEN del 16/10/2014 "Elaboración informativos administrativos por muerte o lesión”.

5.2.7 Parqueo de equipo automotor en las instalaciones autorizadas

Según la Guía para el Uso de Parqueaderos en el DAPRE (G-GA-02) clasifica y distribuye siete (7) zonas de parqueo, así:




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Clasificación Zona de Parqueo de Vehículos Oficiales Zona de Parqueo de Vehículos Particulares Zona de Parqueo de Vehículos de Visitantes Zona de Parqueo de Vehículos de Personas en Condición de Discapacidad Zona de Parqueo de Motocicletas Oficiales Zona de Parqueo de Motocicletas Particulares Zona de Parqueo de Bicicletas Distribución

SEDE ENCARGADO UBICACIÓN CANTIDAD DE

PARQUEADEROS

Edificio PH - DAPRE –

Fondo de Promoción de

la Cultura

Coordinador Grupo de Transportes

Sótano 1 17

Sótano 3 95

Sótano 4 59

Edificio Galán Grupo de Servicios Generales DAPRE

Galán 1 47

Galán 2 100

Parqueadero Carrera 9 Carrera 9 160

Palacio de Nariño Jefatura para la Protección

Presidencial Casa de Nariño 36

TOTAL 514

Instrucciones Los vehículos de uso oficial (PONAL, DAPRE, UNP), asignados a los diferentes esquemas de protección, están distribuidos de acuerdo a las necesidades del servicio en los parqueaderos relacionados anteriormente, de ser necesario la coordinación para facilitar un espacio adicional de parqueadero, este se autorizará de acuerdo a disponibilidad de los mismos previa autorización de la Jefatura para la Protección Presidencial. Una vez culminado el servicio todos los vehículos y motocicletas asignados a las actividades de protección y de uso oficial, deberán ser parqueados en los puntos autorizados relacionados anteriormente, es obligación del Jefe de Coordinación, Esquema o Grupo, velar por la supervisión y Control del parque automotor asignado a sus diferentes servicios.




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Acatar los criterios expuestos en la Guía para el Uso de Parqueaderos en el DAPRE (G-GA-02), en cuanto a condiciones generales, prohibiciones y reclamaciones por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

5.2.8 Autorización parqueo fuera de las zonas establecidas por DAPRE

Con el fin de establecer acciones de control para el parqueo del equipo automotor fuera de las zonas establecidas por DAPRE, se establecen las siguientes instrucciones, las cuales serán de estricto cumplimiento por parte del personal adscrito a la Jefatura para la Protección Presidencial, así:

Si el funcionario cuenta con equipo automotor asignado para el desarrollo de las labores de protección en los diferentes esquemas de seguridad y por razones de horario y dinámica del servicio requiere parquearlo fuera de las zonas establecidas por DAPRE, deberá realizar solicitud escrita ante la Jefatura para la Protección Presidencial, con el visto bueno del Jefe de Esquema y apoyado del Coordinador (Altos Funcionarios, Vicepresidencia, Anticipativa, Avanzadas, entre otros), donde se sustente la solicitud y se prevea la seguridad del vehículo, en todo caso la autorización será potestativa del señor Jefe de Protección Presidencial.

5.3 Mantenimiento del componente automotor

5.3.1 Designación enlace movilidad en coordinaciones

En atención a los parámetros establecidos mediante Resolución 03295 del 15 de octubre de 2010, por medio del cual se expide el “Manual Logístico de la Policía Nacional”, Las coordinaciones, esquemas y grupos de la Jefatura para la Protección Presidencial nombrarán un funcionario como enlace de movilidad, para generar seguimiento y control del equipo automotor con relación a mantenimientos preventivos o correctivos, solicitud de repuestos, asignaciones, reportes de novedades, SOAT, entre otros que coadyuven al adecuado uso y cuidado del equipo automotor.

5.3.2 Verificación física

Para los automotores de propiedad de la Policía Nacional las coordinaciones, esquemas y grupos de la Jefatura para la Protección Presidencial, según el cronograma establecido trimestralmente deberán presentar ante los responsables de movilidad del Grupo Administrativo de la Jefatura para la Protección Presidencial, los vehículos y motocicletas asignados para la protección del señor Presidente y Vicepresidente de la República y su familia, y altos funcionarios de la Presidencia, con el propósito de verificar la existencia




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física y el estado de los bienes, dejando constancia mediante el formato estandarizado que establece la Policía Nacional 1LA-FR-007 “Revista Física del Parque Automotor”, el cual deberá diligenciarse y archivarse en la carpeta de hoja de vida del automotor.

Los vehículos de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, deberán ser presentados al Grupo de Transportes previa coordinación con el Jefe de Grupo con el fin de verificar el estado y funcionamiento de los vehículos.

5.3.3 Mantenimientos del parque automotor

La ejecución del mantenimiento preventivo del equipo automotor asignado a la Jefatura para la Protección Presidencial, permite la prolongación de la vida útil y la reducción de gastos en mantenimiento correctivo, con el fin de fortalecer el proceso de mantenimiento y adecuación del equipo automotor, las coordinaciones deberán realizar supervisión, control e instrucción al personal designado como conductores con relación al correcto uso, mantenimiento, respeto por las señales de tránsito, y temas relacionados que se consideren pertinentes, dejando evidencia de lo actuado mediante soportes documentales.

5.3.4 Revisión e inspección periódicas

Equipo automotor de la Policía Nacional: según el Manual Logístico de la Policía Nacional se deben efectuar revisiones periódicas como medio de control para evidenciar el estado y las condiciones de funcionamiento del vehículo en los lapsos de tiempo que se determinan a continuación:

Diariamente

Verificar el nivel de refrigerante en el depósito. Verificar el funcionamiento de las luces exteriores. Verificar la presión de inflado de las llantas incluido el repuesto. Verificar que estén funcionando los indicadores del tablero de instrumentos, si

indican alguna falla, dirigirse al servicio de mantenimiento. Verificar nivel de aceite Verificar Nivel de líquido de frenos y demás fluidos indispensables para el

funcionamiento del vehículo.




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Mensualmente.

Comprobar que no existan fugas. Verificar el funcionamiento de los limpiaparabrisas y difusores. Limpiar las gomas de los limpiaparabrisas. Alinear unidades de luz. Verificar el estado del silenciador y tubo de escape. Comprobar el estado y funcionamiento de los cinturones de seguridad. Revisar el estado de las llantas y el estado de ajuste de los pernos periódicamente Limpiar los desagües de las puertas y carrocería. Comprobar el nivel del líquido de la dirección asistida. Limpiar la batería y sus bornes.

Para el caso de los vehículos diésel se debe drenar el filtro sedimentador quincenalmente. Equipo automotor del DAPRE: Según lo establecido por el Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01), se debe realizar una inspección sin excepción alguna, por los conductores; dicha actividad se realizará haciendo uso del Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo F-GA-43; este formato debe ser entregado semanalmente al Grupo de Transportes. En caso que el conductor evidencie alguna novedad en el vehículo inspeccionado, esta se debe registrar en el Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo F-GA-43. El Grupo de Transportes del DAPRE, definirá si esta novedad pone en riesgo la integridad del conductor y la operación del vehículo; en tal caso, se restringirá la salida y operación del mismo, la novedad evidenciada será atendida según criterio técnico de la coordinación, garantizando su corrección en el menor tiempo posible.

5.3.5 Plan de Mantenimiento Programado

El Responsable de movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial, debe solicitar la información del último mantenimiento preventivo efectuado al componente automotor asignado por parte de la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO) y el Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE), esta información deberá ser entregada de manera semestral como base de datos a los responsables de movilidad de cada una de las coordinaciones, esquemas y grupos adscritos a la Jefatura para la Protección Presidencial, quienes deben verificar los datos, actualizar y de ser necesario se efectúen las solicitudes que correspondan con (DIPRO, DAPRE), para la




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realización de los mantenimientos preventivos que correspondan, si el equipo automotor ya cumplió el kilometraje para tal fin. Para el equipo automotor de DAPRE se deberá atender lo definido en el procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo al Parque Automotor P-GA-17 y el Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01) numerales 6.3.2; 6.3.3; 6.3.4 y 6.3.5. Para el equipo automotor de Policía Nacional se deberá atender lo definido en el artículo 48 de la Resolución No. 04935 del 12 de diciembre de 2013 por la cual se expide el Manual Logístico de la Policía Nacional”.

5.3.6 Seguro Obligatorio y Revisión Técnico Mecánica y de Gases.

Según el Código Nacional de Tránsito Terrestre Ley 769 de 2002, para poder transitar en el territorio nacional todos los vehículos deben estar amparados por un seguro obligatorio vigente-SOAT, así mismo, todos los vehículos automotores deben someterse anualmente a revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminante-RTM, lo anterior se regirá por las normas actualmente vigentes o aquellas que la modifiquen o sustituyan. Es responsabilidad del Coordinador, Enlace de Movilidad y Jefe de Esquema generar mecanismos para alertar las fechas de vencimiento de estos documentos reglamentarios y bajo la coordinación del Responsable de Movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial, llevar a cabo los trámites correspondientes para la renovación de estos documentos; si por algún motivo el SOAT o la RTM se venciera, el vehículo debe ser estacionado en las zonas establecidas hasta tener los documentos vigentes.

5.3.7 Solicitud SOAT y RTM para el Equipo automotor de la Policía Nacional

Para la renovación de SOAT las Coordinaciones, Esquemas y Grupos deben realizar la gestión a través del Responsable de Movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial, quien efectuará enlace con la Dirección de Protección y Servicios Especiales (DIPRO) para solicitar sean remitidos y ser entregados a las dependencias solicitantes. Para la renovación de la RTM, el conductor que tenga asignado el vehículo o motocicleta, debe dirigirse al Grupo de Movilidad DIPRO y solicitar la orden de suministro, que le permitirá presentar el vehículo en el Centro de Diagnóstico dispuesto, el vehículo o motocicleta debe ser presentado en óptimas condiciones mecánicas y en perfecto estado de aseo; una vez sea expedido el nuevo certificado, se deberá tomar fotografía y ser enviado al correo electrónico [email protected]





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Con el propósito de dar aplicabilidad a las herramientas tecnológicas dispuestas por el Ministerio de Transporte las Coordinaciones, Esquemas, Grupos y Enlace de Movilidad o el Conductor que tenga asignado parque automotor, pueden hacer la consulta a través del link https://www.runt.com.co/ciudadano/consulta-placa

Por lo anterior se da a conocer el paso a paso por medio del cual se puede verificar si el vehículo o motocicleta tiene SOAT o RTM vigente; este procedimiento se debe realizar introduciendo el NIT de la Policía Nacional (800141397) según la gráfica.

5.3.8 Solicitud SOAT y RTM para el Equipo automotor del DAPRE

Se lleva a cabo mediante el Grupo de Transportes DAPRE, quienes suministran la información necesaria e indican el procedimiento para la expedición del certificado, una vez sea expedido el certificado vigente, se deja el original de la RTM en la carpeta del

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vehículo en el Grupo de Transportes y copia en la carpeta que debe tener cada vehículo, así mismo, informar a la cuenta de correo [email protected] con el fin de actualizar las bases de datos. La Coordinación del Grupo de Transportes DAPRE, adelanta los procesos contractuales correspondientes con el fin de adquirir las pólizas SOAT del parque automotor previo a las fechas de vencimiento, las cuales conforme la normatividad vigente son expedidas de forma electrónica, dejando copia impresa en las carpetas de los vehículos, enviando copia del mismo al correo electrónico [email protected], con el fin de actualizar las bases de datos.

5.3.9 Suministro de Combustible

Las diferentes Coordinaciones o Esquemas de Protección, deberán aplicar controles permanentes frente al suministro de combustible, como elemento vital para el control de consumo y para el mantenimiento preventivo y correctivo, mantendrán en perfectas condiciones de funcionamiento el odómetro del equipo automotor, como también informarán el kilometraje real al momento de tanquear en las estaciones autorizadas con el fin de evitar inconvenientes con los próximos tanqueos.

Equipo automotor de la Policía Nacional: al momento de realizar el tanqueo de combustible se debe manifestar de manera correcta el kilometraje del vehículo o motocicleta al operario de la estación de servicio, teniendo en cuenta al suminístralo de manera incorrecta se generará bloqueo del chip por parte de la Dirección Administrativa y Financiera (DIRAF), por lo tanto, al presentarse esta situación se debe generar un llamado de atención a través del formulario de seguimiento y evaluación, así:

ANOTACIÓN: Se realiza la presente anotación al evaluado teniendo en cuenta el reporte generado por el grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera (DIRAF), toda vez que está induciendo al error, dictando o permitiendo digitar el kilometraje del odómetro en forma errónea e irreal en el momento del suministro de combustible en las estaciones de servicio autorizadas para dicho fin. Por lo tanto, se compromete a realizar el procedimiento de suministro de combustible conforme a las recomendaciones y compromisos estipulados en el Manual Logístico y en el procedimiento (1LA-PR-O018) Administración combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional. Equipo automotor del DAPRE: se deben seguir los parámetros de la Guía (G-GA-01), que a la letra dice: se abastecerá del combustible estrictamente necesario para mantenerse en operación y servicio según corresponda, para lo cual se dispondrá de las herramientas






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y medios que permitan el control permanente de los consumos, que en todo caso estarán acordes con las políticas de austeridad y racionalización del gasto público. Dicho abastecimiento únicamente se efectuará en el lugar autorizado, siempre que se dé cumplimiento a los procedimientos establecidos y se cumpla con los requisitos y controles adoptados para tal fin.

5.3.10 Suministro de Combustible Fuera de Bogotá para Equipo Automotor DAPRE

En atención al suministro de combustible para los vehículos del DAPRE que por

necesidades del servicio se genere la necesidad de realizar desplazamiento fuera de la

capital, es pertinente atender a las siguientes recomendaciones simplificadas como un

ABC, así:

Implicaciones: Mediante correo electrónico por parte de las coordinaciones que presentan la necesidad, enviar al Responsable de Movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial al correo electrónico [email protected] La información necesaria como ciudad de origen y destino, conductor y el valor a suplir la necesidad de combustible.

En vista de lo anterior, el listado de direcciones de las estaciones de servicio autorizadas, será proporcionado por parte del Coordinador de Transportes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), en el momento de hacer entrega de bonos o tarjeta de suministro de combustible de acuerdo al lugar de destino.





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Soportes Documentales. Hace referencia a los soportes producto del uso de los bonos o tarjeta de suministro de combustible, recibo impreso con placa y kilometraje, colillas de los bonos, los cuales deben ser allegados una vez culminada la comisión.

Responsabilidad. La que debe asumir cada funcionario frente a irregularidades en el inadecuado uso de este tipo de elementos que son para el servicio en cumplimiento de agendas oficiales.

5.3.11 Cumplimiento e Instrucción al Personal

Finalmente se insta a los coordinadores, Jefes de Esquema, Grupos y demás personal con mando de la Jefatura para la Protección Presidencial, atender sin excepción los lineamientos establecidos en los numerales anteriores e impartir instrucción eficaz y efectiva trimestralmente, al personal bajo su mando sobre el contenido del presente documento, Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01), Plan de Seguridad Vial para la Policía Nacional Resolución 03678 del 17 de junio de 2016, dejando constancia en soportes documentales firmados por los funcionarios, los cuales reposarán en cada dependencia como registro de lo actuado y deberán ser presentados en la revista física del componente automotor. Igualmente es perentorio dejar registro (ayuda de memoria) trimestral de la instrucción sobre recomendaciones encaminados a la preservación del parque automotor y las medidas para mitigar los accidentes de tránsito. Lo anterior será controlado y supervisado por el Responsable de Movilidad de la Jefatura para la Protección Presidencial.

6. MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia.

Ley 1476 del 19 de julio de 2011, por la cual se expide el régimen de responsabilidad

administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio

de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública.

Ley 769 del 2002, por medio del cual se expide el código nacional de tránsito

terrestre.




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7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento

8. REQUISITOS TECNICOS

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015. Numeral 7.1 Recursos.

9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe para la Protección Presidencial

Jefe del Área Administrativa

10. ANEXOS

Anexo 1: Figura definida para primera hoja de la carpeta del equipo automotor

Anexo 2: Documentos que deben incluirse en la carpeta del equipo automotor




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ANEXO 1: Figura definida para hoja de identificación de la carpeta del equipo automotor

Imprimir en una hoja tamaño carta la siguiente figura que será la hoja de identificación de la carpeta del equipo automotor, siendo diligenciada completamente.




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ANEXO 2: Documentos que deben incluirse en la carpeta del equipo automotor

En una hoja tamaño carta se deberá tomar copia de los siguientes documentos, los cuales deberán legajarse a continuación de la hoja de identificación individual de vehículo, siendo actualizados cada vez que se renueven:

1. Licencia de tránsito 2. SOAT vigente 3. RTM vigente 4. Licencia de conducción 5. Certificado de idoneidad 6. Certificación de la asignación del vehículo extraída del PSI o la emitida por DAPRE 7. Registros de los últimos mantenimientos 8. Registros de siniestros 9. Inventario extraído del sistema de información (PONAL o DAPRE) al momento de la

asignación Para los documentos tamaño credencial se podrán ubicar de la siguiente forma:

lineamientos para la administraciÓn y uso del equipo ... · equipo automotor: para efectos del...

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