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Guía para la preparación ypresentación de la

INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIAa la DIAN

Año Gravable 2012

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PublicaciónGuía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN Año Gravable 2012ISBN 978-958-8515-15-1Editora actualicese.com

Autor: Diego Hernán Guevara M.Compilador: Diego Hernán GuevaraCoordinación Editorial: María Cecilia Zuluaga C.Diseño & Diagramación: Héctor Mario Piedrahita Z.Corrección de estilo e Impresión: Feriva S.A.

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Esta publicación fue editada e impresa en Santiago de Cali en marzo 11 de 2013

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Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN / Año Gravable 2012

Contenido

Nota del autor ..............................................................................................................................................................................................................Presentación y resumen de novedades normativas ...................................................................................................................................Formulario 10006. Presentación de Información por envío de archivos ..........................................................................................Cuadro Sinóptico. Resumen de las categorías de informantes por el año gravable 2012 ylos formatos que deben utilizar ...........................................................................................................................................................................

Capítulo 1Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de informaciónexógena tributaria por parte de la DIAN ..........................................................................................

1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales ....................................................................1.2 Distinción de las distintas categorías de entidades o personas informantes ...........................................................................1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la DIANantes de finalizar el respectivo año fiscal ........................................................................................................................................................

Capítulo 2Análisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el año gravable 2012la información exógena tributaria exigida a entidades especializadas ............................................

2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera(incluidos fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras (Arts. 623, 623-1, 623.2 (sic) del E.T.; Resolución 111 de octubre 31 de 2012) ............................2.2 Información exigida a las cámaras de comercio (Art. 624 del E.T.,Resolución 112 de octubre 31 de 2012) ..........................................................................................................................................................2.3 Información exigida a las bolsas de valores y comisionistas de bolsa (Art. 625 y 628 del E.T.,Resolución 113 de octubre 31 de 2012) ..........................................................................................................................................................2.4 Información exigida a las EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensación(Art. 626 del E.T.; No se expidió Resolución) .................................................................................................................................................2.5 Información exigida a Registraduría Nacional del Estado Civil (Art. 627 del E.T.;Resolución 114 de octubre 31 de 2012) ..........................................................................................................................................................2.6 Información exigida a notarios (Art. 629 del E.T., Resolución 115 de octubre 31 de 2012) .............................................2.7 Información exigida a tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentosequivalentes (Art. 629-1 del E.T., Resolución 116 de octubre 31 de 2012) ......................................................................................2.8. Información exigida a jueces civiles (Art. 630 del E.T.: No se expidió Resolución) ..............................................................2.9. Información exigida a grupos empresariales (Art. 631 del E.T.;Resolución 118 de octubre 31 de 2012) ..........................................................................................................................................................

Capítulo 3Análisis a la información exigida por el año gravable 2012 a contribuyentesy no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.....................................................

3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre31 de 2012 (Literal “a” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 3 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .............................3.2 Información respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos (Literales “b” y “e” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 4 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ...................

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3.3 Información respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante (Literal “c” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 5 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .............................3.4. Información respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 Literal “f”del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 6 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .............................................................................3.5 Información respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en lasdeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012 (Literale “e” y “f” del Art. 631 del E.T.;Artículos 1, 2 y 7 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .......................................................................................................................3.6 Información respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012(Literal “g” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1, 2 y 16 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .................................................3.7 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio2012 (Literal “h” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 8 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .........................................3.8 Información sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos ypatrimonio 2012 (Literal “i” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 9 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ..................3.9 Información sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio2012 (Literal “k” del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 10 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ......................................3.10 Información especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios,consorcios, operados en contratos de exploración de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; órganosque financien gastos con recursos del tesoro nacional) (Arts. 11 a 15 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ............

Capítulo 4Suministro de la información exógena tributaria del año gravable 2012 através del portal de internet de la DIAN ...........................................................................................

4.1 Qué son los servicios informáticos electrónicos (SIE) de la DIAN ................................................................................................4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de informaciónpor envío de archivos” ..............................................................................................................................................................................................4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detectó errores ......................................................4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados ..................................................................................................................................

Capítulo 5Prevalidador para la elaboración o validación de la informaciónexógena tributaria, año gravable 2012 ............................................................................................

5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseñado por la DIAN ...............................................................................5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador ...............................................5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información quecontendría el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones ..............................................................................................

Capítulo 6Formalidades que se deben cumplir en el proceso deentrega de la información exógena tributaria ..................................................................................

Capítulo 7Régimen sancionatorio aplicable a dicho proceso ............................................................................

7.1 Análisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolución 11774 de diciembrede 2005, que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporáneamente, o con errores, o corrijan, la información exógena tributaria solicitada por la DIAN .......................7.2 Término que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministrenoportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados porquienes sí presentan la información (“firmeza” de los reportes”) ......................................................................................................

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Capítulo 8Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes deinformación exógena tributaria ........................................................................................................

8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar .................................................................................................8.2 Sobre la presentación de la información por envío de archivos ...................................................................................................8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos ......................................................................................................8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información ..................................................................................................8.5 Identificación de terceros ..............................................................................................................................................................................

Capítulo 9Ejemplos prácticos para los reportes exigidos en la Resolución 117de octubre 31 de 2012, artículo631 del E.T. .....................................................................................

9.1 Reporte literal “a”. - Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012,art. 3 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1010 versión 8 ...............................................................................................................9.2 Reporte literal “c”.- Retenciones que le practicaron durante el 2012 a laentidad informante.Art. 5 de la Resolución 117, Formato 1003 versión 7 ................................................................................................................................9.3 Reporte literal “e”. Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadas a tales terceros.; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8; Primera parte: Caso de quienes sí podrán reportar a los terceros solo si igualan o superan el límite mínimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo, o el límite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otrasrentas de trabajo .(ver parágrafos 1 y 5 del art. 4) ......................................................................................................................................9.4 Reporte literal “e.” - Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadasa tales terceros; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8; Segunda parte: Caso dequienes reportarán a la totalidad de los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptosdistintos a pagos laborales (sin importar su cuantía) y pagos laborales y demás rentas detrabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del art. 4) .................................................................................9.5 Reporte literal “f.” - Ingresos recibidos durante el 2012, Art. 6 de laResolución 117 de 2012, Formato 1007, versión 8 ...................................................................................................................................9.6 Reporte de los literales e y f. IVA descontable e IVA generado del año 2012.Art. 7 de la Resolución 117 de 2012, Formatos 1005 versión 7 y 1006 versión 7 .......................................................................9.7 Reporte literal “g” – Ingresos recibidos para terceros durante el 2012.Art. 16 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1647, versión 1 ..........................................................................................................9.8 Reporte literal “h” - cuentas por pagar a Diciembre 31 de 2012.,Art. 8 de laResolución 117 de 2012, Formato 1009 versión 7 ......................................................................................................................................9.9 Reporte literal “i”. - cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012.,Art. 9 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1008 versión 7 ..............................................................................................................9.10 Reporte literal “k”. - Otros datos de la declaración de renta o de ingresosy patrimonio 2012.; Art. 10 Resolución 117 de 2012, formatos 1011 versión 6, y 1012 versión 7 ....................................9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias encontratos de mandato; Art. 13, Resolución 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055 .........................

Normatividad ....................................................................................................................................

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Gracias por adquirir esta nueva edición de la obra Guía para la pre-paración y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN en la cual se han hecho todas las actualizaciones convenien-tes y necesarias para estudiar dicho tema en su aplicación para

los reportes del año gravable 2012, los cuales se deben entregar en los pri-meros meses del año calendario 2013.

En lo que respecta al suministro de información por el año gravable

2012, el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, ha introducido nueva-mente bastantes cambios importantes en lo que se refiere a los reportes para cruces de información que se exigen anualmente a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (artículo 631 del Estatuto Tributario). En efecto, con su Resolución 117 de octubre 31 de 2012 tomó la decisión de aumentar notoriamente el universo de personas jurídicas obligadas a entregar el conjunto completo de los casi doce formatos espe-ciales mencionados en la resolución pues redujo el tope de ingresos brutos en el año 2011 que obligan a esa tarea y ya no se lee que las responsables

sean las que obtuvieron en ese año anterior ingresos brutos fiscales (de renta más ga-nancia ocasional) superiores a $500.000.000 sino las que obtuvieron ingresos brutos fiscales superiores a $100.000.000. Igualmente, modificó el grado de detalle con el que se deberán elaborar varios de los formatos de dicha resolución (en algunos de los for-matos se tendrán que entregar más datos mientras que en otros se dejaron de pedir algunos que se venían solicitando en todos los años anteriores).

Al respecto, es importante comentar que si en la información exógena del año gra-vable 2012 ya no se solicita el reporte de algunos datos (por ejemplo, del detalle de los saldos fiscales a diciembre 31 de 2012 en caja, inventarios y activos fijos) ello se debe a que dicha información solo quedará reflejada esta vez en otro de los reportes especia-les que solo se empezó a pedir por el año gravable 2011, a saber, el reporte del formato 1732 (ver Art. 631-3 del E.T. y la Resolución 017 de febrero de 2012). En efecto, por el 2012 ese formato 1732, que pide un alto grado de detalle para la información contable y fiscal con que se elabora la declaración de renta 2012 de las personas naturales y jurí-dicas obligadas a llevar contabilidad y obligadas a declarar renta en el formulario 110, se solicitó otra vez con la Resolución 0043 de marzo 5 de 2013 y esta vez lo entregarán más personas jurídicas pues la obligación recaerá en aquellas que sean declarantes de renta por el 2012 (con o sin ánimo de lucro pero sin incluir a las que presenten declara-ción de ingresos y patrimonio) y que en el año anterior, 2011, hubieran tenido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del 2011, el criterio fue tener en el año anterior, 2010, un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrán esta tarea. Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad entregarán ese formato si sucede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bru-to en el año anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Adicionalmente, esta vez el formato 1732 ya no tendrá 343 renglones sino 451 y se exige que sea entregado el mismo día de la presentación de la declaración y no dentro de los tres meses siguientes a la presentación de la declaración que fue lo que sucedió con la declaración del 2011 (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la “Guía para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas año gravable 2012”). De esa forma entonces no se repetirá lo sucedido en los reportes del año gravable 2011 cuando algunas personas jurídicas y naturales quedaron obligadas a entregar tanto la información exógena de la Resolución 11429 de octubre de 2011 como la información

Diego Hernán Guevara M.Líder de Investigación Contable y Tributaria, actualicese.com

Amigo lector:


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del formato 1732 y con ambos tipos de reportes le hicieron llegar dos veces una misma información a la DIAN.

El resumen de estas y otras novedades importantes contenidas en el paquete de re-soluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 se destaca unas páginas más adelante, en la sección “Presentación y resumen de novedades normativas”. Además, como este tema puede generar novedades durante el periodo comprendido entre la fecha de publicación de esta obra y la fecha en que se vencerán los plazos para la entrega de la información, lo animamos a estar pendiente de las novedades que puedan surgir y que publicaremos oportunamente en nuestro portal de internet www.actualicese.com. Vale la pena desta-car a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las resoluciones anuales de exógena pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal al que pertenecerá la información y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo año gravable al que pertenece la información. Por ello en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013 pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo (Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: “Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcón normativo”.)

En virtud de lo anterior, esta publicación pretende mostrar los puntos más im-portantes que deben conocer y tener presentes todos aquellos que están obligados a responder por la información del año gravable 2012 que la DIAN ha solicitado a través de sus resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 (quiénes están obligados, cuánta información tiene que entregar cada reportante, la forma de hacerlo, los plazos, las sanciones a que se expone, etc.). La obra se acompaña de varios ejercicios que ilustran de forma práctica cómo elaborar los reportes de la Resolución 117 e incluye un DVD en el que se recopilan algunas videoconferencias ilustrativas sobre el tema y también las normas, herramientas en Excel, prevalidadores, y demás documentos de apoyo (en especial las cartillas instructivas de la DIAN sobre el proceso de presentación virtual de la información), los cuales consideramos de gran ayuda para quienes los consulten.

Teniendo presente que según el Art. 638 del E.T. la DIAN cuenta con hasta tres años después de vencido el calendario de plazos para la entrega de información del 2012 y en dicho periodo de tiempo efectuar revisiones de la información a quienes la presentaron o exigírsela a quienes no la entregaron estando obligados a hacerlo, es por eso que aconsejo que esta obra sea conservada en sus bibliotecas al menos por ese tiempo, pues podrá ser útil en caso de controversias con la DIAN o incluso si usted es asesor, para recordar las nor-mas y aplicarlas a los reportantes que no hayan entregado oportunamente la información y que requieran de sus servicios para cumplir con esta obligación en forma extemporánea.

Esperamos que el estudio de esta publicación, junto con los materiales comple-mentarios contenidos en el DVD que la acompaña, le sea de utilidad para resolver los interrogantes más comunes que se pueden tener al momento de cumplir con esta im-portante obligación. Si desea hacernos llegar algún comentario sobre esta obra, escrí-banos al correo [email protected].

Con sentido de gratitud, Diego Hernán Guevara Madrid

Cali, Marzo 11 de 2013


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Presentación y resumen de novedades normativas

La elaboración y entrega de la información exógena tributaria establecida en los artículos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario y que es solicitada anualmente1 por la DIAN a ciertos actores especiales de la economía (como a los Bancos, Notarios, Cámaras de Comercio, entre otros), al igual que a un gran universo de empresas

y personas naturales (entre ellas a todas las que hayan practicado retenciones en la fuente de renta, IVA o timbre por cualquier monto durante el año), se ha convertido en años recientes en un proceso cada vez más extenso y tecnificado.

En efecto, estos reportes que anteriormente solo se podían entregar en medios mag-néticos (disquetes o CD) y debían ser llevados físicamente hasta las oficinas de la DIAN, desde el año 2006 son entregados a través del portal de internet de la DIAN, usando para ello la firma digital emitida por la misma DIAN. Además, hasta lo que fueron los repor-tes del año gravable 2010 se permitió que solo quienes tuvieran que entregar un único formato de los muchos exigidos por la DIAN, y siempre y cuando a la fecha de la entre-ga del mismo no estuvieran obligados a cumplir con entregar o presentar virtualmente otras obligaciones administradas por la DIAN, pudieran entregar ese único formato en un dispositivo magnético (una memoria USB). Sin embargo, a partir de los reportes del año gravable 2011 se dispuso que sin importar si es uno solo el formato el que se deba entre-gar, todos se deben entregar únicamente en forma virtual a través del portal de la DIAN (aunque las resoluciones indican que solo en aquellos casos en que se presenten compli-caciones técnicas con el portal que impidan transmitir la información, se permitirá que el reportante lleve sus archivos hasta las sedes de la DIAN en algún dispositivo magnético). 2

Adicional a lo anterior, hasta los reportes del año gravable 2004 la información se podía recolectar en simples hojas de trabajo de Excel las cuales se convertían a un ar-chivo de extensión “.prn”. Pero a partir del año gravable 2005 en adelante, y para que la información pueda ser leída por la plataforma conocida como MUISCA (Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado que fue estrenada por la DIAN en enero de 2003), se exige que los reportes se elaboren en archivos con el estándar XML los cuales tienen restricciones especiales, tales como que la cantidad de registros que pue-de contener cada archivo no debe exceder el límite de 5.000 registros, o que el nombre que se les debe dar ha de cumplir cierto algoritmo específico, etc.

Por ello, y para facilitar la elaboración de ese tipo de archivos (lo cual sería muy complicado para la mayoría de los reportantes que no tienen conocimiento sobre cómo elaborar archivos en el estándar XML), la DIAN permite descargar desde su portal una herramienta gratuita conocida como “Prevalidador tributario” que trabaja en el am-biente Excel (en su versión 2000 o superior) y facilita que los archivos queden elabo-rados en el estándar XML, al tiempo que permite hacer verificaciones útiles en el mo-mento de preparación de la información para impedir que contenga errores de forma.

De otra parte, y por virtud de las facultades especialísimas que se le dieron a los director de la DIAN con el artículo 631-2 del E.T. (creado por la Ley 863 de diciembre de 2003), estos han aprovechado la oportunidad para manejar a su antojo (según los pla-nes de fiscalización que se tracen) los criterios con los cuales se define quiénes deben ser informantes y qué tanta información le deben entregar a la DIAN.

Además, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las reso-luciones anuales de exógena, pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal al que corresponderá la información y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respec-

1. Adviértase que a lo largo

del mismo año gravable, y por virtud de lo que le permite el

artículo 684-2 del Estatuto Tributario, la DIAN también

recibe información exógena tributaria en forma mensual,

bimestral o semestral de parte de otras entidades

tales como los frigoríficos, o los comercializadores de

pieles, o los que ejecutan convenios internacionales de

cooperación, o los que expiden y/o aceptan facturación

electrónica. Tales reportes no serán analizados en la

presente obra pues la misma solo versa sobre los reportes

que se solicitan anualmente en virtud de los artículos 623 a

631-1 del Estatuto Tributario. Vale la pena aclarar que la

palabra “exógena” hace contraste con la palabra

“endógena”, pues la primera se refiere a la información

que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de

parte de los contribuyentes y demás administrados por

la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a la información que fluye desde

las dependencias internas de la entidad.

2. Según lo dispuso el numeral 11 del artículo 1, y el numeral

9 del art. 3 de la Resolución DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011, el hecho de quedar

obligado por primera vez a presentar reportes de información exógena

tributaria en forma virtual automáticamente implica que

también se queda obligado a presentar del mismo modo

todas las declaraciones tributarias a partir del mes siguiente a aquel en el que se venzan los plazos para presentar la información

exógena.


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tivo año gravable al que pertenecerá la información. Por ello, en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013, pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Y así de temprano también tienen que publicar el respectivo prevalidador tributario. Este gran cambio permitirá que las empresas y personas sí puedan definir de qué for-ma tienen que ir registrando todas las operaciones con terceros desde el comienzo el año y así evitarse la sorpresa de que justo cuando ya iba a finalizar el año, el director de la DIAN les pida la información de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del año que ya se estaba cerrando3. Pero ese cambio también le va a permitir a los que juegan a la evasión tributaria a conocer con mucha anticipación de qué forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales ter-minarían siendo reportados por ellas al final del año. Así mismo ese cambio permitirá que si las resoluciones se conocerán desde antes de empezar el respectivo año fiscal, entonces la DIAN si podrá recibir la información de las personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se vayan liquidando durante el año pues hasta ahora, como las resolucio-nes solo salían dos meses antes de acabarse el año fiscal, entonces todas esas personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la información por esa fracción de año fiscal en que sí habían hecho operaciones. Como sea, aunque el director de la DIAN publique con gran anticipación las resoluciones de solicitud de información exógena tributaria para un determinado año fiscal, el punto es que siempre se requerirá que se acabe el año fiscal para poder consolidar la información fiscal del año y empezar a armar los reportes y hasta se requerirá conocer cómo serán los formularios para la declaración de renta de ese respectivo año y así hacer el trabajo completo de que la información exógena coincida con los respectivos renglones de ese formulario (pero el problema es que el formulario sí lo expiden es cuando ya se haya acabado el año fiscal).

No cabe duda, entonces, de que estos puntos ayudan a que la administración tri-butaria realice mejores cruces de información, con lo cual se ha logrado fiscalizar me-jor los valores declarados por los responsables de presentar declaraciones tributarias de impuestos nacionales, hasta el punto de que municipios como Bogotá y Cali, entre otros, han seguido el mismo camino de solicitar anualmente reportes similares para controlar los impuestos locales que ellos administran.

Incluso ha permitido en especial que la DIAN detectara cada año, desde el año 2005 en adelante, una gran cantidad de personas naturales que debían declarar renta pero no lo habían hecho y son perseguidas como “omisas” (por el año gravable 2004 se de-tectaron 400.000; por el 2005, 800.000; por el 2006, 350.000 y por el 2007, 170.000). En todo caso, en relación con los reportes del año 2006 hubo evidencia de que muchos de esos “omisos” no lo eran en realidad, pues la DIAN en ese momento usó equivoca-damente una parte de la información exógena tributaria. El error consistió en que si un mismo informante había entregado el reporte del formato 1001 con pagos a terceros, y el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a esos mismos terceros, el sistema de la DIAN sumó los “valores bases” de esos dos reportes como si se tratara de ingresos diferentes recibidos por el mismo tercero, cuando en realidad era un mismo ingreso reportado en dos formatos diferentes.4

Y unido a la exigencia de los reportes tradicionales de información exógena tribu-taria anual, la DIAN también empezó a solicitar a partir del año gravable 2011 en ade-lante, mediante una resolución independiente y en virtud de lo dispuesto en el art. 631-3 del E.T. (creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), la información adicional especial conocida como el “reporte de información con relevancia tributaria” que se entrega en el formato 1732 y que equivale a suministrar un mayor detalle sobre las cifras de la declaración de renta de algunos de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (ver resolución 017 de febrero de 2012 y la Resolución 0043 de Marzo 5

3. Como fue lo que justamente sucedió a finales del 2011, cuando las resoluciones de octubre de ese año indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discriminar por separado del respectivo costo o gasto.

4. Para evitar ese tipo de errores, a partir de los reportes del año gravable 2011 ya no se utiliza el formato 1002, pues toda la información sobre pagos a terceros y sus retenciones queda unificada solamente en el formato 1001.


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de 2013). Mediante ese formato la DIAN obtiene información adicional que no obtiene con los reportes anuales de exógena, pues en él se incluyen las cifras contables del año fiscal (en los reportes de exógena solo se revelan los saldos fiscales del año gravable pero no se incluyen saldos contables).

Novedades normativas

En vista de lo anterior, la presente obra se ha preparado para ayudar a entender mejor cuáles fueron los requerimientos de información exógena tributaria que en vir-tud de lo señalado en los artículos 623 a 631-1 del E.T. fueron definidos por la DIAN para el año gravable 2012 a través de sus resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012, publicadas en el Diario Oficial 48.600 de dicha fecha.

En relación con los reportes de las entidades especializadas (bancos, notarios, cá-maras de comercio, registraduría y tipógrafos), las resoluciones 111 a 116 de octubre 31 de 2012 no introdujeron novedades importantes en relación con quiénes son los obligados a entregar los reportes ni con el tipo de información por entregar (todos los reportes se harán al mismo estilo con que se hicieron los del 2011, con los mismos cri-terios y con los mismos formatos). La única novedad importante está en el reporte del art. 623-1 (sobre diferencias de más del 40% entre declaraciones y estados financieros presentados a los bancos cuando se solicitan préstamos), pues a raíz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derogó el inciso primero del art. 620 del E.T. quedaba claro que desde julio 9 de 2012 en adelante los bancos no podrían obtener la informa-ción sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar préstamos y por tanto el parágrafo del art. 7 de la Resolución 111 estableció que el reporte del art. 623-1 (formato 1025 versión 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompañados de la de-claración de renta evidenciándose diferencias de más del 40% en algunas cifras de am-bos documentos (ver también el concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial será uno de los que desaparecerá automáticamente en los reportes del próximo año gravable 2013.

En relación con la información para cruces de información solicitada a los contri-buyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (art. 631 del E.T.), esta vez las disposiciones de la Resolución 117, comparadas con las que contenía la Resolución 11429 de 2011 para ese mismo año gravable, han introdu-cido cambios importantes relacionados con el universo de los informantes que tendrán el deber de entregar información del año 2012, al igual que con el tipo de información que se les exige.

En efecto, esta vez la Resolución 117 dispone que las personas jurídicas, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012, quedarán obligadas a entregar el conjunto completo de los formatos del 2012 si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000. Para definir si se excede o no dicho tope, se deben sumar los ingresos brutos ordinarios más los que constituían ganancias ocasionales (ver concepto DIAN 13446 febrero 2012 que ratifica al 16455 de febrero 2009). Esa es una disminución bastante importante en ese criterio generador de la obligación de entregar los reportes pues la información completa del 2011 la entregaron solo las personas jurídicas declaran-tes de renta o de ingresos y patrimonio que en el año anterior (2010) hubieran obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 (ver Resolución 11429 de octubre de 2011). In-cluso, se debe comentar que cuando la DIAN publicó unos borradores de sus resoluciones del 2012 en fecha octubre 19 de 2012, en ellos se indicaba que la intención del director de la DIAN era exigir a todas las personas jurídicas declarantes de renta o de ingresos y patri-monio (sin importar el monto de los ingresos brutos del 2011) a entregar el conjunto total de los reportes del 2012. Sin embargo, cuando se expidieron las resoluciones definitivas en


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octubre 31 de 2012 la obligación cubrió solo a aquellas que en el 2011 hubieran superado los $100.000.000 de ingresos brutos.

Igualmente, la Resolución 117 ya no incluye como criterios para quedar obligado a entregar todos los reportes del 2012, el hecho de ser “gran contribuyente a la fecha en que se expide la resolución” o el de ser “persona jurídica que por el 2012 usará los beneficios de la Ley 1429 de 2010”. Así mismo, en el caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas, la Resolución 117 dispone esta vez que estarán obligadas a entre-gar el conjunto completo de los formatos del 2012 las que en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $500.000.000 (el mismo tope usado en los reportes del 2011), pero indicando esta vez que no importa si la persona natural o su-cesión ilíquida (incluidas las colombianas y extranjeras, residentes o no en Colombia, obligadas o no a llevar contabilidad) estará o no obligada a presentar declaración de renta por el 2012. Este es un ajuste importante gracias al cual le llegarán a la DIAN más reportes que en años anteriores de parte de las personas naturales y de las sucesio-nes ilíquidas, pues hasta los reportes del año gravable 2011 las personas naturales y sucesiones ilíquidas quedaban obligadas a entregar los formatos solo cuando cumplían la doble condición de tener en el año anterior el tope de ingresos brutos y al mismo tiempo estar obligadas a presentar la declaración de renta del nuevo año. Por tanto, en lo que se refiere a los reportes del 2012, si una persona natural obtuvo en el 2011 ingresos brutos superiores a $500.000.000 y no queda obligada a declarar renta por el año gravable 2012, en todo caso le tendrá que entregar a la DIAN por lo menos el detalle de sus ingresos y gastos del 2012 (algo que no se conseguía en años anteriores). Y en cuanto a las que obtuvieron en el 2011 el tope de ingresos antes mencionado y al mismo tiempo sí quedan obligadas a declarar renta por el año gravable 2012, estas no solo entregarán los reportes sobre sus ingresos y gastos del 2012 (art. 4 y 6 de la Resolución 117), sino que también entregarán el detalle de sus cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, al igual que el de otros datos a diciembre 31 de su declaración de renta 2012 (ver artículos 8, 9 y 10 de la Resolución 117).

De igual forma, si una persona natural o una sucesión ilíquida declarante de renta por el 2012 no obtuvo en el 2011 ingresos superiores a $500.000.000, pero durante el 2012 sí recibió ingresos propios más ingresos facturados para terceros por un monto superior a $500.000.000, deberá entregar por lo menos el formato 1647 (literal “g” del art. 631). En los reportes del año 2011, en este criterio para quedar obligado a hacer este reporte también se incluía a las personas jurídicas pero esta vez solo se mencionan a las naturales. Por tanto, las personas jurídicas que hayan facturado durante el 2012 ingresos para terceros y que tengan la obligación de entregar el formato 1647, serán esta vez solo las que en el 2011 obtuvieron ingresos propios superiores a $100.000.000 sin importar cuanto sean sus ingresos propios más los facturados para el tercero du-rante el 2012.

La Resolución 117 también dispuso que las personas naturales y jurídicas de todo tipo (obligadas o no a presentar declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012), si son personas o entidades que en el 2011 no obtuvieron los topes de ingresos brutos que antes comentamos, pero que durante el 2012 practicaron retenciones en la fuente (de renta o de IVA o de timbre) sin importar el monto de tales retenciones, quedarán obligadas a efectuar por lo menos el reporte de los literales “b” y “e” del art. 631 del E.T. (pagos a terceros y sus retenciones en el formato 1001, y detalle de IVA descontables del 2012 en el formato 1005).

En los reportes del 2011 esa obligación solo se exigía si el total de retenciones prac-ticadas por todos los conceptos (renta, IVA y timbre) superaba los $3.000.000. Por tanto, en el 2012, de esta obligación solo se salvarían aquellas personas naturales o jurídicas agentes de retención que no practicaron ni un solo valor por retenciones en la fuente (ni


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de renta, ni de IVA ni de timbre). Además, a las personas naturales y jurídicas agentes de retención durante el 2012 que sí deban entregar por lo menos el formato 1001 con el re-porte de pagos a terceros, otra vez se les exige que lo deben hacer reportando la totalidad de los terceros por pagos o abonos originados en conceptos diferentes a pagos laborales, y a los terceros por pagos laborales y rentas de trabajo solo si superan los $10.000.000 durante el año 2012. Esto significa que cuando vayan a reportar los pagos o abonos en cuenta por conceptos diferentes a salarios y rentas de trabajo, no pueden tomar en cuen-ta el límite de reportar solo a los terceros con pagos o abonos en cuenta que superen los $500.000, pues ese límite solo lo pueden utilizar todos los demás reportantes del formato 1001, pero no los que lo entregan por el solo hecho de haber sido agentes de retención durante el 2012 (ver parágrafos 1 y 2 de art. 4 de la Resolución 117).

En cuanto al tipo de información que se exige por el 2012, la Resolución 117 dispu-so que entre los obligados a entregar el formato 1010 con el detalle de socios, accionis-tas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 también figurarán los fondos de empleados (con tal de que todos sean reportantes que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000). Incluso, esta vez el art. 3 de la Resolución pide que en el formato 1010 queden reportados la totalidad de los socios, accionistas, comune-ros, cooperados y asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el valor nominal de sus aportes a dicha fecha.5

En el reporte de los saldos de cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, los artículos 8 y 9 de la Resolución 117 fijaron nuevas reglas para hacer los reportes de los terceros que componen esas partidas, así: a) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es superior a $500.000.000, entonces se reportan en forma individualizada a los terceros que tengan saldos supe-riores a $1.000.000; y b) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es inferior a $500.000.000, entonces solo se reporta en forma individualizada a los que terceros que tengan saldos superiores a $5.000.000.

De igual forma, la Resolución 117 no exigió realizar el formato 1004 con el de-talle de los “descuentos tributarios” que se utilicen en la declaración de renta 2012. Y en el formato 1011, con los “otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012”, ya no se piden datos como el del saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 en caja (antiguo concepto 1105), ni el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones (antiguos conceptos 1501 a 1518), ni los datos del juego de inventarios (antiguos conceptos 1401 a 1407), ni los datos del juego de inventarios de semovientes (antiguos conceptos 1408 a 1412), ni los detalles de los conceptos de “compensaciones” que se utilicen en la declaración de renta 2012 (antiguos conceptos 8251 a 8252). La razón para no pedir esta vez di-cha información es porque la misma solo se verá reflejada dentro del formato 1732, formato que esta vez se exigió con la Resolución 0043 de marzo 5 de 2013 y que de-berán entregar aquellas personas jurídicas obligadas a llevar contabilidad, con o sin ánimo de lucro, que sean declarantes de renta por el 2012 en el formulario 110 (sin incluir las que sean declarantes de ingresos y patrimonio) y que en el año anterior, 2011, hubieran tenido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del reportes del 2011, el criterio fue tener en el año anterior, 2010, un pa-trimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrán esta tarea (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la “Guía para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas año gravable 2012”). Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad entregarán ese formato si su-cede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bruto en el año anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Con esto se evita repetir la experiencia de los reportes

5. Hasta el 2011, en dicho

reporte solo se incluían a los que tuvieran aportes por valor

nominal igual o superior a $5.000.000.


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del año gravable 2011 cuando sucedió que quienes quedaron obligados a entregar tanto la información exógena de la Resolución 11429 de 2011 como la información del formato 1732 (Resolución 017 de febrero de 2012), le hicieron llegar a la DIAN una misma información dos veces, pues la DIAN, al expedir la Resolución 017 de fe-brero de 2012 y el formato 1732, volvía a pedir información fiscal que ya había exi-gido en la Resolución 11429 del 2011. Incluso, se debe destacar que como las reso-luciones de solicitud de información exógena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedición de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de información exógena (en especial el 1008, el 1009 y el 1011) no solicitan ninguna información sobre los activos ocultos en años anteriores y que ahora se estén incluyendo en la declaración de renta 2012, o sobre los pasivos inexistentes que se venían incluyendo en declaraciones anteriores pero que en el 2012 se dejarán de incluir, y que es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 sí le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104,113, 119, 133, 167, 185 y 210 en el nuevo formato 1732). Además, en el formulario 110 para la de-claración 2012 de los obligados a llevar contabilidad, que también fue definido en la misma Resolución 0043 de marzo 5 de 2013, solo se agregaron el renglón 69 y el 85 para controlar los efectos de la utilización de dicho saneamiento fiscal permitido por la ley 1607 (y a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para la declaración de renta 2012 de los no obligados a llevar contabilidad).

Adicionalmente, alrededor de la utilización en el 2012 del saneamiento fiscal inclu-yendo activos que antes se habían omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido “compras del 2012” pues el formato 1001 es solo para informar las verdaderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. Así que si esos activos que ahora se estén declarando en el 2012 en realidad se habían comprado en años anteriores al 2012, lo que tocaría es corregir los formatos 1001 de años anteriores si es que aun no les han pasado los tres años siguientes a su presentación que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exógena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro).

Los únicos formatos de la Resolución 117 para reportes del 2012 que sufrieron alguna modificación en su estructura o listado de conceptos en comparación con los utilizados en los reportes del 2011, son aquellos que deben utilizar las sociedades fi-duciarias para cumplir con los tres reportes que les exige el art. 14 de la Resolución.6

Además, la expedición del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 mediante el cual se reglamentó el art. 376-1 del E.T., permite prever que para el año gravable 2013 la DIAN va a tener que modificar los formatos 1001 y 1003. Y es que el decreto 1159 dispone que a antes de junio de 2013 la DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen no practicarían las retenciones por el siste-ma de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendrá que hacer exclu-sivamente a través de los bancos. Por tanto, en ese caso el formato 1001 podrá incluir costos y gastos que son del año 2013 (ya que el costo o gasto se seguirá registrando por causación), pero la retención sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el año 2014 (cuando se pague el respectivo costo o gasto).

Así, el formato 1001 de un determinado año podrá quedar con costos, gastos y sin retenciones, y el del año siguiente quedará sin costos y gastos pero sí contendrá datos sobre retenciones practicadas. Eso implicará que la DIAN se vea obligada a cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad que sufre la retención, pues cuando reporten que “sufrieron una retención”, e informen incluso el “valor

6. Ver los nuevos formatos 1013, versión 8, para detallar quiénes son los fideicomitentes dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; formato 1058 versión 9 para reportar los ingresos que se obtuvieron dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; y formato 1014 versión 9 para detallar los pagos y sus retenciones que se hicieron por cuenta de cada tipo de fideicomiso administrado.


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base” sobre el cual se la practicaron, esos datos del “valor base” pueden quedarle en un año mientras que para el agente de retención los datos en su formato 1001 le quedaron en otro año anterior. Eso es lo que hoy día viene sucediendo si el pagador son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la nación ya que esas entidades registran los costos y gastos por causación pero las retenciones por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fácil esperar que la DIAN modifique en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el parágrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que los mismos bancos serán los que diariamente empe-zarán a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quiénes ordenaron los pagos, sobre qué bases, qué retenciones se practicaron y quiénes las sufrieron (y lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente:

“Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.”

Los plazos para la entrega de los reportes del año gravable 2012 se vencerán entre el 9 de abril y el 22 de abril de 2013 para quienes en esas fechas tengan la categoría de grandes contribuyentes; y entre el 24 de abril y el 30 de mayo de 2013 para todos los demás reportantes. Al respecto, debe tomarse en cuenta que la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 modificó la lista de grandes contribuyentes agregando a dicha lista nuevas entidades y retirando otras.

Recordemos además, que en relación con la información del año 2011, la DIAN aprovechó toda la que se le entregó hasta junio de 2012 y con base en ella puso en servicio una nueva sección en su portal de internet denominada “Consulta de infor-mación para declaración de renta” (https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/De-fInfoEconomica.faces). Este servicio permitió a todas las personas naturales consultar gratuitamente antes de agosto de 2012 (es decir, antes de que se vencieran sus decla-raciones de renta del año gravable 2011), cuáles fueron las operaciones del 2011 que bajo su NIT fueron reportadas por todos los distintos informantes de exógena (bancos, notarios, empresas). Gracias a ello las personas naturales podrían evaluar si esos datos eran ciertos y si quedaban o no obligadas a presentar la declaración de renta 2011, y en caso positivo tendrían información más completa para elaborarla correctamente. Eso mismo se espera que la DIAN haga con los reportes del 2012.

Además, en los artículos que se incluyeron nuevamente en las resoluciones de octubre de 2012, denominados “Contingencia”, la DIAN indicó que si en las fechas en que se vencería la entrega de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, en ese caso el reportante tendrá que llevar los archivos físicamen-te en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar también el archi-vo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Qué esperar de esta publicación

En esta publicación se hará un análisis básico del paquete de resoluciones 111 a 116 y también de la Resolución 118 (que regulan la información exigida a entidades especializadas como bancos, notarios y cámaras de comercio, entre otros), y se ana-lizará en especial cómo esa información tiene el principal propósito de rastrear a las


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7. Véase el tipo de datos que se exige, por ejemplo, a los bancos con la Resolución 111 y compárese con lo indicado en los art. 592 a 594-3 del Estatuto Tributario, artículos que fueron modificados incluso con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012; Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: “Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcón normativo”.

8. Dichos ejemplos se entregarán en archivos de Excel contenidos en el DVD que acompaña esta obra para que los interesados los estudien con más detalle o los usen como plantillas para hacer sus propios informes.

personas naturales que por el monto de sus operaciones quedan obligadas a presentar declaración de renta por el del año gravable 2012.7

Nos extenderemos con ejemplos prácticos sobre la forma de hacer los reportes exigidos por la Resolución 117 de octubre 31 de 2012, relativos a los datos de los so-cios y accionistas a diciembre 31 de 2012, o los datos sobres pagos a terceros durante el 2012, etc.8 Incluso, mencionaremos lo que podría pasar si las declaraciones tributa-rias con las cuales debe coincidir la información solicitada por la DIAN (Retenciones en la fuente del 2012, IVA del 2012, Renta del 2012) llegan a ser corregidas después de haberse entregado la información exógena a la DIAN.

Así mismo, mostraremos los puntos más importantes que se deben conocer a la hora de utilizar el “prevalidador” que la DIAN publicó en su portal de internet para construir todos los formatos de que tratan las resoluciones en su conjunto, e ilustrare-mos sobre la forma en como se haría la entrega de la información virtualmente a través del portal de la DIAN.

Por último, se harán comentarios pertinentes sobre el régimen sancionatorio que actualmente se aplica para quienes no entreguen, entreguen extemporáneamente, en-treguen con errores o corrijan la información solicitada por la DIAN. Igualmente, desta-caremos el plazo que tiene la DIAN para imponer la sanción respectiva ante cualquiera de esos eventos.

Los comentarios y apreciaciones contenidos en este material son responsabilidad exclusiva de su autor. No se asume ningún tipo de responsabilidad en relación con su aplicación ni con los resultados que se deriven de ello. Este material constituye solo una guía. Es obligación de los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias consultar directamente las normas vigentes y dar cumplimiento a las mismas.


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Formulario 10006. Presentación de Información por envío de archivosDocumento que se genera por parte de la DIAN como constancia de la entrega de los reportes. Se deberá

obtener uno de estos documentos por cada distinto formato que se llegue a reportar.

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Resumen de las categorías de informantes por el año gravable 2012 y los formatos

que deben utilizar

Guía detallada que describe cada uno de los formatos que deben utilizar las distintas personas o entidades informantes.



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horr

o y

créd

ito, lo

s org

anis

mos

coop

era-

tivos

de

grad

o su

peri

or, l

as 6

23-2

inst

ituci

ones

aux

iliar

es d

el c

oo-

pera

tivis

mo,

las

coop

erat

ivas

mul

tiact

ivas

y in

tegr

ales

y lo

s fo

ndos

de

em

plea

dos

que

real

icen

act

ivid

ades

fina

ncie

ras

(ver

el n

umer

al

2.1

de es

ta o

bra)

623,

623

-1

y 62

3-2

111

1019

8N

oN

oIn

form

ació

n de

mov

imie

ntos

de

cons

igna

cion

es e

n cu

enta

s cor

rien

tes y

de

ahor

ro y

el

sald

o a

dici

embr

e 31

1020

6N

oN.

A. (N

o ap

lica)

Info

rmac

ión

sobr

e em

isió

n y/

o re

nova

cion

es d

e CD

Ts y

/o d

epós

itos s

imila

res

1021

6N

oN

oIn

form

ació

n de

inve

rsio

nes

en c

arte

ras

cole

ctiv

as, f

ondo

s m

utuo

s de

inve

rsió

n y

dem

ás fo

ndos

adm

inis

trad

os p

or s

ocie

dade

s vi

gila

das

por

la S

uper

inte

nden

cia

Fi-

nanc

iera

1022

7N

oN.

A.In

form

ació

n so

bre

ahor

ros v

olun

tari

os e

n fo

ndos

de

pens

ione

s

1023

6N

oN

oIn

form

ació

n de

cons

umos

con

tarje

tas c

rédi

to

1024

6N

oN

oIn

form

ació

n de

ven

tas a

trav

és d

el si

stem

a de

tarje

tas d

e cr

édito

1025

6N

oN

oIn

form

ació

n a

sum

inis

trar

por

dife

renc

ias

pres

enta

das

en lo

s es

tado

s fin

anci

eros

y

la d

ecla

raci

ón d

e re

nta

y co

mpl

emen

tari

os

1026

6N

oN

oIn

form

ació

n de

pré

stam

os o

torg

ados

por

los b

anco

s, de

más

ent

idad

es v

igila

das p

or

la S

uper

inte

nden

cia

Fina

ncie

ra y

por

los f

ondo

s de

empl

eado

s

Cám

aras

de

Com

erci

o (V

er n

umer

al 2

.2 d

e est

a ob

ra)

624

112

1038

6N

oN.

A.In

form

ació

n de

las s

ocie

dade

s cre

adas

1039

6N

oN.

A.In

form

ació

n de

las s

ocie

dade

s liq

uida

das

Bols

as d

e Va

lore

s (Ve

r num

eral

2.3

de e

sta

obra

)62

511

3, A

rt. 1

1041

6N

oN.

A.In

form

ació

n de

las

oper

acio

nes

que

real

izar

on lo

s co

mis

ioni

stas

de

Bols

a du

rant

e el

año

Regi

stra

durí

a N

acio

nal (

Ver n

umer

al 2

.5 d

e est

a ob

ra)

627

114

1028

7N

oN.

A.la

info

rmac

ión

de la

s céd

ulas

de

ciud

adan

ía c

orre

spon

dien

tes a

per

sona

s fa

lleci

das

dura

nte

el a

ño 2

012

Com

isio

nist

as e

n Bo

lsas

de

valo

res (

Ver n

umer

al 2

.3 d

e est

a ob

ra)

628

113,

Art

. 210

427

No

N.A.

Info

rmac

ión

de la

s per

sona

s o e

ntid

ades

a cu

yo n

ombr

e ef

ectu

aron

ope

raci

ones

por

un

mon

to a

cum

ulad

o en

el a

ño 2

012

supe

rior

a 1

0.00

0.00

0

Not

ario

s (Ve

r num

eral

2.6

de e

sta

obra

)62

911

510

328

No

Sí

Dato

s de c

ada u

na d

e las

per

sona

s o en

tidad

es q

ue ef

ectu

aron

enaj

enac

ión

de b

iene

s o

dere

chos

dur

ante

el a

ño 2

012.

Los

con

cept

os a

usa

r se

rían

los

nuev

os c

once

ptos

qu

e fij

ó la

Sup

erin

tend

enci

a de

Not

aria

do e

n su

Res

oluc

ión

7144

de

agos

to 6

de

2012

Tipó

graf

os e

labo

rado

s de

fact

uras

de

vent

a (V

er n

umer

al 2

.7 d

e est

a ob

ra)

629-

111

610

377

No

N.A.

Dato

s de

cada

una

de

las p

erso

nas o

ent

idad

es a

qui

enes

ela

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ron

trab

ajos

de

im-

pres

ión

de fa

ctur

as

Entid

ad c

on á

nim

o de

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o o

pers

ona

natu

ral c

omer

cian

te, q

ue

actú

a co

mo

la M

atrí

z de

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Grup

os E

mpr

esar

iale

s re

port

ados

en

Cám

aras

de

Com

erci

o a

dici

embr

e 31

de

2012

(Ver

num

eral

2.9

de

esta

obr

a)

631-

111

8

1034

6N

oN

oIn

form

ació

n de

los E

stad

os F

inan

cier

os co

nsol

idad

os a

dic

. 31

de 2

012

1035

6N

oN.

A.In

form

ació

n de

las c

ompa

ñías

subo

rdin

adas

nac

iona

les

1036

7N

oN.

A.In

form

ació

n de

las c

ompa

ñías

subo

rdin

adas

del

ext

erio

r

Cuad

ro S

inóp

tico

res

umen

de

las

cate

gorí

as d

e in

form

ante

s po

r el

año

gra

vabl

e 20

12 y

los

form

atos

que

deb

en u

tiliz

ar(e

n la

info

rmac

ión

sobr

e lo

s for

mat

os se

des

taca

en

rojo

los f

orm

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que

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nuev

os o

que

sufr

iero

n ca

mbi

os e

n su

est

ruct

ura

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r ello

cam

bian

de

vers

ión,

o q

ue in

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o su

frie

ron

cam

bios

en

el li

stad

o de

co

ncep

tos q

ue s

e ut

iliza

n pa

ra d

ilige

ncia

rlos

)


21

Cate

gorí

a de

Per

sona

o e

ntid

ad in

form

ante

Artíc

u-lo

del

Es

tatu

to

Trib

uta-

rio

que

solic

ita la

in

form

a-ci

ón

Reso

lu-

ción

que

ap

lica

para

el

repo

rte

por e

l año

gr

avab

le

2012

Form

atos

a u

tiliz

ar

Info

rmac

ión

que

cont

endr

á el

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ato

Núm

ero

Vers

ión

¿Cam

-bi

o la

ve

rsió

n pa

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l re

port

e de

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e añ

o?

¿Cam

bio

la li

sta

de co

n-ce

ptos

a

usar

de

ntro

de

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ato?

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

tidad

es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

del

lite

ral “

a)”

del A

rt. 6

31 d

el E

.T, (

Ver

num

eral

3.1

. de

esta

ob

ra):

1. P

erso

nas

jurí

dica

s co

n án

imo

de lu

cro,

Em

pres

as C

omun

itari

as,

Coop

erat

ivas

y F

ondo

s de

Em

plea

dos,

que

en e

l año

gra

vabl

e an

te-

rior

(201

1) h

ayan

obt

enid

o in

gres

os b

ruto

s fis

cale

s (in

cluy

endo

los

cons

titut

ivos

de

“ren

ta o

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” más

los

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ivos

de

“Gan

an-

cias

Oca

sion

al”)

supe

rior

es a

cien

mill

ones

de p

esos

($10

0.00

0.00

0).

631,

lite

ral

“a”

117,

art

s. 1,

2 y

310

108

No

N.A.

Info

rmac

ión

de to

dos

los

soci

os, a

ccio

nist

as, c

omun

eros

, coo

pera

dos

y ha

sta

aso-

ciad

os d

e lo

s fo

ndos

de

empl

eado

s, a

dic.

31 d

e 20

12, i

nclu

ido

dire

ccio

nes,

valo

r in

trín

seco

fisc

al d

el a

port

e a

dic.

31 y

por

cent

aje

de p

artic

ipac

ión

(los d

ivid

endo

s y

part

icip

acio

nes s

e re

port

arán

en

el fo

rmat

o 10

01)

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

tidad

es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

de

los

liter

ales

"b)"

y "e

)" d

el A

rt. 6

31 d

el E

.T. (V

er n

umer

ales

3.

2 y

3.5

de es

ta o

bra)

:

1. P

erso

nas

nat

ural

es y

asi

mila

das

(es

deci

r, su

cesi

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ilíq

uida

s),

oblig

adas

o n

o a

lleva

r co

ntab

ilida

d, c

olom

bian

as o

ext

ranj

eras

, ob

ligad

as o

no

a pr

esen

tar p

or e

l 201

2 de

clar

ació

n de

rent

a, y

que

en

el a

ño g

rava

ble

ante

rior

(201

1) h

ayan

obt

enid

o in

gres

os b

ruto

s fis

cale

s (in

cluy

endo

los

cons

titut

ivos

de

“ren

ta o

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aria

” m

ás lo

s co

nstit

utiv

os d

e “G

anan

cias

Oca

sion

al”)

supe

rior

es a

qui

nien

tos m

i-llo

nes d

e pe

sos (

$500

.000

.000

).

2. P

erso

nas j

uríd

icas

y as

imila

das,

con

o si

n án

imo

de lu

cro,

pub

licas

o

priv

adas

, ob

ligad

as a

pre

sent

ar p

or e

l 201

2 de

clar

ació

n de

rent

a o

de in

gres

os y

pat

rim

onio

, y q

ue e

n el

año

ant

erio

r (20

11)

haya

n ob

teni

do in

gres

os b

ruto

s fis

cale

s (in

cluy

endo

los

cons

titut

ivos

de

“ren

ta o

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aria

” m

ás lo

s co

nstit

utiv

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anan

cias

Oca

sion

al”)

su

peri

ores

a ci

en m

illon

es d

e pe

sos (

$100

.000

.000

).

3. T

odas

las

entid

ades

de

dere

cho

públ

ico,

los

fond

os d

e in

vers

ión,

lo

s fo

ndos

de

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res,

los

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os m

utuo

s de

inve

rsió

n, c

arte

ras

co-

lect

ivas

, los

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os d

e pe

nsio

nes

de ju

bila

ción

e in

valid

ez,

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os

de e

mpl

eado

, la

s co

mun

idad

es o

rgan

izad

as y

las

dem

ás p

erso

nas

natu

rale

s y

jurí

dica

s, su

cesi

ones

ilíq

uida

s y

soci

edad

es d

e he

cho,

qu

e ha

yan

efec

tuad

o du

rant

e el

201

2 re

tenc

ione

s en

la fu

ente

de

todo

tipo

(ren

ta, I

VA, t

imbr

e; d

ecla

rada

s o n

o) si

n im

port

ar el

mon

to

de d

icha

s ret

enci

ones

.

4. L

os e

ntes

púb

licos

del

niv

el n

acio

nal y

terr

itori

al d

e lo

s ór

dene

s ce

ntra

l y d

esce

ntra

lizad

o co

ntem

plad

os e

n el

art

ícul

o 22

del

Est

a-tu

to T

ribu

tari

o, n

o ob

ligad

os a

pre

sent

ar d

ecla

raci

ón d

e in

gres

os y

pa

trim

onio

, ind

epen

dien

tem

ente

del

mon

to d

e su

s in

gres

os e

n el

añ

o an

teri

or (2

011)

.

631,

lite

ral

“b” y

“e”

117,

art

s. 1,

2, 4

y 7

1001

8N

oN

o

Pago

s efe

ctua

dos a

terc

eros

(en

Colo

mbi

a o

en e

l ext

erio

r), s

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dedu

cibl

es o

no

en

rent

a, y

los

valo

res

de la

s re

tenc

ione

s a

títul

o de

rent

a, IV

A o

timbr

e p

ract

icad

as a

ta

les t

erce

ros

(incl

uyen

do la

s dire

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nes d

el te

rcer

o). S

e re

port

an e

n fo

rma

indi

vi-

dual

izad

a si

sup

eran

los

$10.

000.

000

por

conc

epto

s de

sal

ario

s y

pago

s la

bora

les,

o si

supe

ran

los $

500.

000

por c

ualq

uier

otr

o co

ncep

to. E

n el

cas

o de

las p

erso

nas y

en

tidad

es d

el ít

em 3

de

este

sub

grup

o de

info

rman

tes,

ello

s sí r

epor

tan

la to

talid

ad

de lo

s pag

os a

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eros

por

conc

epto

s dife

rent

es a

sala

rios

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agos

labo

res,

y e

n lo

s pa

gos l

abor

ales

solo

si e

l ter

cero

acu

mul

ó m

ás d

e $1

0.00

0.00

0

1005

7N

oN.

A.To

talid

ad d

e lo

s IV

A to

mad

os c

omo

desc

onta

bles

en

las

decl

arac

ione

s de

IVA

del

2012

Cuad

ro S

inóp

tico

res

umen

de

las

cate

gorí

as d

e in

form

ante

s po

r el

año

gra

vabl

e 20

12 y

los

form

atos

que

deb

en u

tiliz

ar(e

n la

info

rmac

ión

sobr

e lo

s for

mat

os se

des

taca

en

rojo

los f

orm

atos

que

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nuev

os o

que

sufr

iero

n ca

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os e

n su

est

ruct

ura

y po

r ello

cam

bian

de

vers

ión,

o q

ue in

clus

o su

frie

ron

cam

bios

en

el li

stad

o de

co

ncep

tos q

ue s

e ut

iliza

n pa

ra d

ilige

ncia

rlos

)


22

Cuad

ro S

inóp

tico

res

umen

de

las

cate

gorí

as d

e in

form

ante

s po

r el

año

gra

vabl

e 20

12 y

los

form

atos

que

deb

en u

tiliz

ar(e

n la

info

rmac

ión

sobr

e lo

s for

mat

os se

des

taca

en

rojo

los f

orm

atos

que

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nuev

os o

que

sufr

iero

n ca

mbi

os e

n su

est

ruct

ura

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cam

bian

de

vers

ión,

o q

ue in

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o su

frie

ron

cam

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en

el li

stad

o de

co

ncep

tos q

ue s

e ut

iliza

n pa

ra d

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ncia

rlos

)

Cate

gorí

a de

Per

sona

o e

ntid

ad in

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ante

Artíc

u-lo

del

Es

tatu

to

Trib

uta-

rio

que

solic

ita la

in

form

a-ci

ón

Reso

lu-

ción

que

ap

lica

para

el

repo

rte

por e

l año

gr

avab

le

2012

Form

atos

a u

tiliz

ar

Info

rmac

ión

que

cont

endr

á el

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ato

Núm

ero

Vers

ión

¿Cam

-bi

o la

ve

rsió

n pa

ra e

l re

port

e de

est

e añ

o?

¿Cam

bio

la li

sta

de co

n-ce

ptos

a

usar

de

ntro

de

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ato?

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

tidad

es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

r-m

ació

n de

l lite

ral “

c)” d

el A

rt. 6

31 d

el E

.T. (V

er n

umer

al 3

.3 d

e es

ta

obra

):

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de

repo

rtan

tes p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31

631,

lite

ral

“c”

117,

Art

. 1,

2 y

510

037

No

No

Info

rmac

ión

de la

tota

lidad

de l

as re

tenc

ione

s en

la fu

ente

que

le p

ract

icar

on d

uran

te

el 2

012

(a tí

tulo

de

rent

a, IV

A y

timbr

e)

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

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es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

del

lite

ral “

f)” d

el A

rt. 6

31 d

el E

.T. (V

er n

umer

ales

3.4

y 3

.5 d

e es

ta o

bra)

:

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de

repo

rtan

tes p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31

631,

lite

ral

“f”

117,

Art

. 1,

2, 6

y 7

1006

7N

oN.

A.In

form

ació

n de

los

IVA

gene

rado

s lle

vado

s a

las

decl

arac

ione

s de

IVA

del 2

012.

Se

deta

llan

en fo

rma

indi

vidu

aliz

ada

solo

si la

bas

e so

bre

la cu

al se

gen

eró

es u

na b

ase

igua

l o su

peri

or a

$1.

000.

000

1007

8N

oN

o

Info

rmac

ión

de lo

s in

gres

os p

ropi

os fa

ctur

ados

dire

ctam

ente

dur

ante

el a

ño. S

e re

-po

rtan

en

form

a in

divi

dual

izad

a si

del

terc

ero

se r

ecib

iero

n in

gres

os ig

uale

s o

su-

peri

ores

a $

1.00

0.00

0. A

dem

ás, s

i dur

ante

el a

ño s

e re

cibi

eron

ingr

esos

a tr

avés

de

man

data

rios

, o c

onso

rcio

s y

unio

nes

tem

pora

les,

o de

ope

raci

ones

en

cont

rato

s de

ex

plor

ació

n, o

de

inte

rmed

iari

os c

omer

cial

es, e

sos

ingr

esos

ent

once

s se

rep

orta

n so

lo c

on e

l ni d

el m

anda

tari

o, o

el c

onso

rcio

, o la

uni

ón te

mpo

ral,

o el

ope

rado

r del

co

ntra

to d

e ex

plor

ació

n, o

del

inte

rmed

iari

o co

mer

cial

, y d

igita

ndo

la c

ifra

tota

l en

algu

na d

e la

s col

umna

s esp

ecia

les q

ue p

ara

esos

caso

s inc

luye

el f

orm

ato.

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

tidad

es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

del

lite

ral “

g)” d

el A

rt. 6

31 (V

er n

umer

al 3

.6 d

e est

a ob

ra):

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de r

epor

tant

es p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31.

2. L

as p

erso

nas

natu

rale

s y

asim

ilada

s (c

olom

bian

as o

ext

ranj

eras

, ob

ligad

as o

no

a lle

var

cont

abili

dad)

que

est

én

oblig

adas

a p

re-

sent

ar d

ecla

raci

ón d

el im

pues

to so

bre

la re

nta

del a

ño 2

012

y q

ue

haya

n re

cibi

do d

uran

te e

l 201

2 in

gres

os p

ara

terc

eros

, cua

ndo

la

sum

a de

los

ingr

esos

pro

pios

mas

los

ingr

esos

rec

ibid

os p

ara

ter-

cero

s, en

el a

ño 2

012,

sea

sup

erio

r a

quin

ient

os m

illon

es d

e pe

sos

($50

0.00

0.00

0).

631,

lite

ral

“g”

117,

Art

. 1

y 16

1647

1N

oN

o

Info

rmac

ión

de la

tota

lidad

de

los

ingr

esos

que

rec

ibie

ron

para

terc

eros

por

des

a-rr

olla

r fig

uras

com

o la

de

inte

rmed

iaci

ón c

omer

cial

(ca

so p

or e

jem

plo

de l

os c

o-m

erci

ante

s qu

e re

cibe

n m

erca

ncía

s en

con

sign

ació

n y

las

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uran

por

cue

nta

del

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ero,

etc

.,). S

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port

a in

clui

do d

irecc

ione

s de

quie

n en

treg

ó el

ingr

eso

y de

qui

en

final

men

te e

s el

due

ño d

el in

gres

o. S

i el i

ngre

so s

e re

cibí

a pa

ra e

l ter

cero

per

o en

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rtud

de

un co

ntra

to d

e m

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to, o

por

ser m

iem

bro

de u

n co

nsor

cio

o un

ión

tem

-po

ral, o

aso

ciad

o de

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cont

rato

de

expl

orac

ión

de h

idro

carb

uros

, gas

es y

min

eral

es,

en e

se c

aso

ese

ingr

eso

reci

bido

se

repo

rta

en o

tros

form

atos

(ver

art

.11,

12

y 13

de

la re

solu

ción

).

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

tidad

es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

del

lite

ral “

h)”

del A

rt. 6

31 d

el E

.T: (

ver

num

eral

3.7

de

esta

ob

ra):

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de r

epor

tant

es p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31.

631,

lite

ral

“h”

117,

Art

. 1

y 8

1009

7N

oN

o

Info

rmac

ión

de lo

s sal

dos f

isca

les d

e la

s cue

ntas

por

pag

ar a

dic

iem

bre

31 d

e 20

12.

Si e

l tot

al d

e lo

s pas

ivos

del

repo

rtan

te a

dic

. 31

de 2

012

es su

peri

or a

500

.000

.000

, en

ese

caso

se re

port

a a

los t

erce

ros c

on sa

ldos

supe

rior

es a

1.0

00.0

00. S

i el t

otal

de

los p

asiv

os d

el re

port

ante

a d

ic. 3

1 de

201

2 es

infe

rior

a 5

00.0

00.0

00, e

n es

e ca

so se

re

port

a a

los t

erce

ros c

on sa

ldos

supe

rior

es a

5.0

00.0

00.


23

Cate

gorí

a de

Per

sona

o e

ntid

ad in

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ante

Artíc

u-lo

del

Es

tatu

to

Trib

uta-

rio

que

solic

ita la

in

form

a-ci

ón

Reso

lu-

ción

que

ap

lica

para

el

repo

rte

por e

l año

gr

avab

le

2012

Form

atos

a u

tiliz

ar

Info

rmac

ión

que

cont

endr

á el

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ato

Núm

ero

Vers

ión

¿Cam

-bi

o la

ve

rsió

n pa

ra e

l re

port

e de

est

e añ

o?

¿Cam

bio

la li

sta

de co

n-ce

ptos

a

usar

de

ntro

de

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-m

ato?

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

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es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

rma-

ción

del

lite

ral “

i)” d

el A

rt. 6

31 d

el E

.T. (V

er n

umer

al 3

.8 d

e est

a ob

ra):

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de

repo

rtan

tes p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31

631,

lite

ral

“i”11

7, A

rt.

1 y

910

087

No

No

Info

rmac

ión

de lo

s sa

ldos

fis

cale

s de

las

cuen

tas

por

cob

rar

a di

ciem

bre

31 d

e 20

12.

Si e

l tot

al d

e la

s cu

enta

s po

r co

brar

del

rep

orta

nte

a di

c. 31

de

2012

es

su-

peri

or a

500

.000

.000

, en

ese

caso

se

repo

rta

a lo

s te

rcer

os c

on s

aldo

s su

peri

ores

a

$1.0

00.0

00. S

i el t

otal

de

las c

uent

as p

or c

obra

r del

repo

rtan

te a

dic

. 31

de 2

012

es

infe

rior

a $

500.

000.

000,

en

ese

caso

se re

port

a a

los t

erce

ros c

on sa

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supe

rior

es

a $5

.000

.000

.

Las

sigu

ient

es p

erso

nas

y en

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es o

blig

adas

a e

ntre

gar

info

r-m

ació

n de

l lite

ral “

k)” d

el A

rt. 6

31 d

el E

.T. (V

er n

umer

al 3

.9 d

e es

ta

obra

):

1. T

odos

los m

ism

os re

port

ante

s que

enu

ncia

mos

en

los í

tem

s 1 y

2

del s

ub-g

rupo

de r

epor

tant

es p

ara

los l

itera

les “

b” y

“e” d

el A

rt. 6

31.

631,

lite

ral

“k”

117,

Art

. 1,

2, y

10

1011

6N

oN

o

Deta

lle d

e la

tota

lidad

de

Otro

s da

tos

de la

s de

clar

acio

nes

de re

nta

o de

ingr

esos

y

patr

imon

io a

ño g

rava

ble

2012

( de

talle

de

los

ingr

esos

no

grav

ados

; det

alle

de

los

cost

os y

ded

ucci

ones

esp

ecia

les

tom

ados

en

la d

ecla

raci

ón; d

etal

le d

e la

s re

ntas

ex

enta

s tom

adas

en

la d

ecla

raci

ón)

1012

7N

oN

oDe

talle

de

los s

aldo

s a d

ic. 3

1 en

Ban

cos e

inve

rsio

nes f

inan

cier

as, a

l igu

al q

ue e

l sal

-do

a d

ic. 3

1 po

r acc

ione

s o cu

otas

pos

eída

s en

soci

edad

es (n

acio

nale

s o d

el ex

teri

or)

En to

dos l

os C

onso

rcio

s y U

nion

es T

empo

rale

s que

func

iona

ron

du-

rant

e el

201

2, q

uien

tuvo

la o

blig

ació

n de

exp

edir

la fa

ctur

a de

los

ingr

esos

gen

erad

os p

or e

se C

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o U

nión

Tem

pora

l est

á ob

li-ga

do a

sum

inis

trar

(sin

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rtar

las c

arac

terí

stic

as d

e los

mie

mbr

os

del C

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o U

nión

Tem

pora

l) la

info

rmac

ión

espe

cial

men

cion

a-da

en

el a

rt.1

1 de

la R

esol

ució

n 11

7. (V

er n

umer

al 3

.10

de es

ta o

bra)

631,

lit

eral

es

“b”, “

e”, “

f”,

“h” e

“i”

117,

Art

. 1,

2 y

11

1585

1N

oN.

A.In

form

ació

n de

los I

VA d

e lo

s cos

tos y

gas

tos d

etal

land

o cu

ál m

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bro

lo to

mó

com

o IV

A de

scon

tabl

e. Se

repo

rta

la to

talid

ad d

e lo

s IVA

des

cont

able

s

1586

1N

oN.

A.In

form

ació

n de

los

IVA

gene

rado

s en

los

ingr

esos

det

alla

ndo

cuál

mie

mbr

o lo

de-

clar

ó co

mo

IVA

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rado

. Se

repo

rta

al te

rcer

o en

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a in

divi

dual

izad

a si

el I

VA se

ge

neró

sobr

e un

ingr

eso

igua

l o su

peri

or a

$1.

000.

000

1587

1N

oN

o

Info

rmac

ión

de c

uent

as p

or c

obra

r a

dic.

31 a

favo

r de

l con

sorc

io d

etal

land

o cu

ál

mie

mbr

o es

el v

erda

dero

due

ño d

e es

a cu

enta

por

cob

rar.

Si e

l tot

al d

e la

s cu

enta

s po

r cob

rar a

dic

iem

bre

31 e

s sup

erio

r a $

500.

000.

000,

ent

once

s se

repo

rta

en fo

rma

indi

vidu

aliz

ada

a lo

s te

rcer

os c

on s

aldo

s su

peri

ores

a 1

.000

.000

. Si e

l tot

al d

e la

s cu

enta

s po

r co

brar

a d

ic. 3

1 es

infe

rior

a $

500.

000.

000,

ent

once

s se

rep

orta

a lo

s te

rcer

os co

n sa

ldos

igua

les o

supe

rior

es a

$5.

000.

000

1588

1N

oN

o

Info

rmac

ión

de

cuen

tas

por

paga

r a

dic.

31 a

car

go d

el c

onso

rcio

det

alla

ndo

cuál

m

iem

bro

es e

l ver

dade

ro re

spon

sabl

e de

esa

deu

da. S

i el t

otal

de

las c

uent

as p

or p

a-ga

r a d

icie

mbr

e 31

es s

uper

ior a

$50

0.00

0.00

0, e

nton

ces s

e re

port

a en

form

a in

divi

-du

aliz

ada

a lo

s ter

cero

s con

sald

os su

peri

ores

a $

1.00

0.00

0. S

i el t

otal

de

las c

uent

as

por p

agar

a d

ic. 3

1 es

infe

rior

a $

500.

000.

000,

ent

once

s se

repo

rta

a lo

s ter

cero

s con

sa

ldos

igua

les o

supe

rior

es a

$5.

000.

000

1043

8N

oN

o

Pago

s efe

ctua

dos a

terc

eros

(en

Colo

mbi

a o

en e

l ext

erio

r), p

or cu

enta

de

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-br

os, ,

y lo

s va

lore

s de

las

rete

ncio

nes

a tít

ulo

de re

nta,

IVA

o tim

bre

pra

ctic

adas

a

tale

s ter

cero

s (in

cluy

endo

las d

irecc

ione

s del

terc

ero)

. Se

repo

rtan

en

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a in

divi

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ada

si su

pera

n lo

s $10

.000

.000

por

conc

epto

s de

sala

rios

y p

agos

labo

rale

s, o

si su

pera

n lo

s $50

0.00

0 po

r cua

lqui

er o

tro

conc

epto

.

Cuad

ro S

inóp

tico

res

umen

de

las

cate

gorí

as d

e in

form

ante

s po

r el

año

gra

vabl

e 20

12 y

los

form

atos

que

deb

en u

tiliz

ar(e

n la

info

rmac

ión

sobr

e lo

s for

mat

os se

des

taca

en

rojo

los f

orm

atos

que

son

nuev

os o

que

sufr

iero

n ca

mbi

os e

n su

est

ruct

ura

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r ello

cam

bian

de

vers

ión,

o q

ue in

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o su

frie

ron

cam

bios

en

el li

stad

o de

co

ncep

tos q

ue s

e ut

iliza

n pa

ra d

ilige

ncia

rlos

)


24

Cuad

ro S

inóp

tico

res

umen

de

las

cate

gorí

as d

e in

form

ante

s po

r el

año

gra

vabl

e 20

12 y

los

form

atos

que

deb

en u

tiliz

ar(e

n la

info

rmac

ión

sobr

e lo

s for

mat

os se

des

taca

en

rojo

los f

orm

atos

que

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nuev

os o

que

sufr

iero

n ca

mbi

os e

n su

est

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ura

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cam

bian

de

vers

ión,

o q

ue in

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o su

frie

ron

cam

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en

el li

stad

o de

co

ncep

tos q

ue s

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iliza

n pa

ra d

ilige

ncia

rlos

)

Cate

gorí

a de

Per

sona

o e

ntid

ad in

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ante

Artíc

u-lo

del

Es

tatu

to

Trib

uta-

rio

que

solic

ita la

in

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a-ci

ón

Reso

lu-

ción

que

ap

lica

para

el

repo

rte

por e

l año

gr

avab

le

2012

Form

atos

a u

tiliz

ar

Info

rmac

ión

que

cont

endr

á el

form

ato

Núm

ero

Vers

ión

¿Cam

-bi

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ve

rsió

n pa

ra e

l re

port

e de

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e añ

o?

¿Cam

bio

la li

sta

de co

n-ce

ptos

a

usar

de

ntro

de

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ato?

En t

odos

los

Cons

orci

os y

Uni

ones

Tem

pora

les

que

func

iona

ron

dura

nte

el 2

012,

qui

en tu

vo la

obl

igac

ión

de e

xped

ir la

fact

ura

de

los

ingr

esos

gen

erad

os p

or e

se C

onso

rcio

o U

nión

Tem

pora

l est

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cion

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117

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num

eral

3.

10 d

e es

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631,

lit

eral

es

“b”, “

e”, “

f”,

“h” e

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117,

Art

. 1,

2 y

1110

458

No

No

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ión

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dos

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los

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000

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s o e

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ades

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s m

iner

os

631,

lit

eral

es

“b”, “

e”, “

f”,

“h” e

“i”

117,

Art

. 1,

2 y

12

1046

8N

oN

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Pago

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rcer

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port

an e

n fo

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indi

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00 p

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pag

os la

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supe

ran

los $

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to.

1048

8N

oN

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indi

vidu

aliz

ada

si e

l ing

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1.00

0.00

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1049

7N

oN.

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s

1050

7N

oN.

A.In

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s en

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esos

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alla

ndo

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clar

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IVA

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000

1051

8N

oN

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enta

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s po

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brar

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000.

000,

ent

once

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en

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divi

dual

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los

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es a

$1.

000.

000.

Si e

l tot

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e la

s cu

enta

s po

r co

brar

a d

ic. 3

1 es

infe

rior

a $

500.

000.

000,

ent

once

s se

rep

orta

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rcer

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igua

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000.

000

1052

8N

oN

o

Info

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dero

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000.

000,

ent

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s se

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31 e

s in

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0.00

0, e

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ta a

los

terc

eros

con

sa

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igua

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supe

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$5.

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000


25

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gorí

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form

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Artíc

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ción

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ón

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able

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12

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Info

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ntro

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ent

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llega

do a

ac

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com

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tari

os e

n co

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tos

de m

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to o

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trat

ista

s de

-le

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s en

con

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n de

lega

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los

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gres

os e

n el

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11, d

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Ver n

umer

al

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esta

obr

a)

631,

lite

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les “

b”, “

e”,

“f”, “

h” e

“i”

117,

Art

. 1,

2 y

13

1016

9N

oN

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rcer

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rent

a, IV

A o

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port

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vidu

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n lo

s $10

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.000

por

co

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e sa

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s y p

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rale

s, o

si su

pera

n lo

s $50

0.00

0 po

r alg

ún o

tro

conc

epto

.

1017

8N

oN

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form

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s par

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dant

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al te

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a in

divi

dual

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a si

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ngre

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supe

rior

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$1.0

00.0

00

1018

8N

oN

o

Info

rmac

ión

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uent

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obra

r a

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31 d

etal

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o cu

ál m

anda

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brar

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erio

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.000

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0.00

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cobr

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dic

. 31

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feri

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00.0

00, e

nton

ces

se r

epor

ta a

los

terc

eros

con

sal

dos

igua

les

o su

peri

ores

a

$5.0

00.0

00

1027

8N

oN

o

Info

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ión

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ar a

dic

. 31

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anda

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l ver

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e es

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31 e

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$5

00.0

00.0

00, e

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s ter

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rior

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000.

000.

Si e

l tot

al d

e la

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por

pag

ar a

dic

. 31

es in

feri

or a

$50

0.00

0.00

0,

ento

nces

se re

port

a a

los t

erce

ros c

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ldos

igua

les o

supe

rior

es a

$5.

000.

000

1054

8N

oN.

A.In

form

ació

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tos d

etal

land

o cu

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anda

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e. Se

repo

rta

la to

talid

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e lo

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s

1055

8N

oN.

A.In

form

ació

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l IVA

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o en

los

ingr

esos

det

alla

ndo

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man

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o IV

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e re

port

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indi

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ada

si e

l IVA

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un

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peri

or a

$1.

000.

000

Toda

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s so

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ades

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ias

que

dura

nte

el 2

012

adm

inis

trar

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imon

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omos

(Ver

num

eral

3.1

0 de

esta

obr

a)63

111

7, A

rt. 1

, 2

y 14

1013

8Sí

SíLa

info

rmac

ión

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ión,

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del f

idei

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mis

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1014

9Sí

SíLo

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000.

000

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les,

o si

sup

eran

los

$500

.000

por

cu

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tro

conc

epto

.

1058

9Sí

SíLo

s in

gres

os re

cibi

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carg

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gos

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a in

divi

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izad

a si

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98),

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l Órg

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gres

os e

n el

201

1 su

peri

ores

a

$500

.000

.000

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a o

ctub

re 3

1 de

201

2 no

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si

dur

ante

el 2

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com

o op

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n co

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631

117,

Art

. 1,

2 y

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1056

8N

oN

oPa

gos e

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uado

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rcer

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form

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51

Nota

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iliza

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ncia

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)

Cap

ítul

o 1

Bases normativas en que se sustenta la exigencia de Información Exógena Tributaria

por parte de la DIAN

Clasificación del deber de entregar información exógena en el conjunto de obligaciones que tienen los sujetos pasivos de las obligaciones ad-ministradas por la DIAN. Estudio de las normas que rigen la forma y el momento en que se deben expedir las resoluciones


Temario1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales

1.2 Distinción de las distintas categorí�as de entidades o personas informantes.

1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo año fiscal


28

1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales

Para entender un poco más el fundamento jurídico que tiene la DIAN para exigir el suministro de información exógena tributaria, es necesario conocer la clasificación que las normas fiscales hacen de las obligaciones tributarias administradas por la dicha institución.

En efecto, las obligaciones tributarias administradas por la DIAN y a cargo de los distintos sujetos pasivos de las mismas, están divididas básicamente en dos grupos:

a. Las obligaciones sustanciales: que se relacionan con la obligación que tiene cada contribuyente de pagar los impuestos administrados por la DIAN (IVA, renta, re-tención, GMF, aranceles, etc.) si incurre en el hecho que los genera. Al respecto, en el artículo 1 del Estatuto Tributario se dispone lo siguiente:

“ARTICULO 1o. ORIGEN DE LA OBLIGACIÓN SUSTANCIAL. La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.”

Y en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003 de la DIAN (en el Título I, Capítulo 1, numeral 1.2), se menciona lo siguiente:

“En conclusión, la obligación tributaria sustancial nace de una relación jurídica que tiene origen en la Ley, y consiste en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la realización del presupuesto generador del mismo” (subrayado fuera del texto) b. Las obligaciones formales: que son las enunciadas en los artículos 555 a 633 del

E.T., dirigidas a que el contribuyente cumpla con la obligación sustancial. Entre ellas se incluyen:

• Inscribirse en el Registro Único Tributario- RUT y mantenerlo actualizado (Art. 555-2 E.T. y Decreto 2788 de 2004 modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011; ver también el Art. 658-3 del E.T.).

• Expedir factura de venta (Art. 615 y siguientes del E.T.)

• Elaborar y presentar las declaraciones tributarias (Art. 574 a 611 del E.T.)

• Suministrar la información que la autoridad tributaria le exija, ya sea en respues-tas a requerimientos ordinarios (Art. 684, literal “c”) o a través de los reportes anuales de información exógena tributaria (anteriormente conocidos como repor-tes en “medios magnéticos”; ver Arts. 622 a 633 del E.T.).

Como se ve, los reportes de información exógena tributaria califican en el grupo de “obligaciones formales”. Su ubicación en ese grupo implica varias particularidades pro-pias de dichas obligaciones tales como, por ejemplo, que se les apliquen sanciones muy especiales (para nuestro caso, la contenida en el art. 651 del E.T. regulado por la Re-solución 11774 de diciembre de 2005); o que la DIAN cuente con un plazo de tiempo especial para imponer tales sanciones (ver capítulo 6 de esta publicación); o que a dichas obligaciones formales no las ampare el “beneficio de auditoría” el cual solo ampara las declaraciones de Renta y de IVA y Retención en la fuente (Arts. 689-1 y 705-1 del E.T.).

Los artículos 622 a 633 existen hace

mucho tiempo en el Estatuto Tributario (con excepción del 631-3 que

lo creó la Ley 1430 de 2010 y que estableció el “reporte de información

con relevancia tributaria” el cual se entregó por primera

vez por el año gravable 2011 en el novedoso

“formato 1732”, formato que por el 2012

se volverá a entregar según lo indicado en

la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013).

Por ese motivo dichos artículos contienen

la expresión “medio magnético”. Sin

embargo, en vista de que desde el 2006

la DIAN estrenó sus “servicios informáticos

electrónicos”, la información exigida ya

no se suministra a través de “medios magnéticos”

(como el CD o una USB), sino que hoy día

se exige entregarlos por “medios electrónicos”,

es decir, a través del portal de internet de la DIAN. Además, la palabra “exógena”

hace contraste con la palabra “endógena”,

pues la primera se refiere a información que llega

hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte

de los contribuyentes y demás administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a información que fluye desde las dependencias internas de la entidad.


29

1.2 Distinción de las distintas categorías de entidades o personas informantes.

Dado que algunas entidades y personas manejan información especializada, en los artículos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario se mencionan varias categorías de enti-dades informantes y a cada uno de ellas se les pide reportar un tipo de información es-pecífica (ver el cuadro sinóptico resumen en las páginas iniciales de esta publicación).

Así, tenemos que en los Arts. 623, 623-1 y 623-2 (sic) se señala una información especial que se exige en forma exclusiva a las “entidades del sector financiero” (bancos, cooperativas de ahorro y crédito, fondos de empleados, fondos de valores, fondos de pensiones, etc.).

Igualmente, existen otros artículos con exigencia de información especializada y son:

» El Art,. 624, que exige información especializada a las cámaras de comercio.

» El Art. 625, que exige información especializada a las bolsas de valores;

» El Art. 626, que exige información especializada a las EPS, fondos de pensiones, ARP, SENA, ICBF y cajas de compensación;

» El Art. 627, que exige información especializada a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

» El Art. 628, que exige información especializada los comisionistas de bolsa.

» El Art. 629, que exige información especializada a los notarios.

» El Art. 629-1, que exige información especializada a los tipógrafos elaboradores de facturas.

» El Art. 630, que exige información especializada a los jueces.

» El Art. 631-1, que exige información especializada a la persona o entidad que tenga la calidad de matriz en los grupos empresariales (ley 222 de 1995).

» El art. 631-3 (creado con el art. 17 de la Ley 1430 diciembre 29 de 2010), que le permite al director de la DIAN solicitar lo que se conoce como “reporte de informa-ción con relevancia tributaria” (formato 1732). El año gravable 2011 fue el primero en el que se solicitó dicho reporte y se utilizó para exigirles a algunos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad un mayor detalle en las cifras contables y fiscales con las que se había elaborado la declaración de renta de dicho año. Por el año gravable 2012, nuevamente se solicitó ese mismo reporte del formato 1732 según la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013

Pero con el art. 631 (titulado “para estudios y cruces de información”) se le exige información a toda persona jurídica, persona natural o sucesión ilíquida (contribuyen-te o no contribuyente de los impuestos nacionales administrados por la DIAN), con tal de que cumpla ciertos requisitos especiales. Esos reportes se exigen sin importar que al mismo tiempo le pueda corresponder presentar una o varias de las otras informacio-nes especializadas contenidas en los artículos antes citados.


30

En relación con esos reportes, es importante conocer que el art. 631-2 del E.T., creado con la ley 863 de diciembre de 2003, que le da al director de la DIAN la facultad para manejar a su libre discreción los valores absolutos objeto de la información de que tratan los arts. 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del E.T.

Por ese motivo, los valores objeto de reporte o los valores que fijan el criterio con el que se define quiénes deben presentar la información (por ejemplo, el nivel de in-gresos brutos en el año gravable anterior a aquel que se va a reportar), se pueden dejar igual a los de años anteriores o modificarlos ya sea para aumentarlos o para disminuir-los (como justamente sucedió con las resoluciones para solicitud de información de los años gravables 2011 y 2012). Eso explica incluso por qué razón los valores absolutos que se mencionaban hasta diciembre de 2003 en esos artículos no tuvieron que quedar convertidos al estándar de la UVT (unidad de valor tributario), tal como sí se hizo con todas las demás cifras que estaban contenidas en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias para cuando fue expedida la ley 1111 de diciembre de 2006, que hizo dicha conversión de valores absolutos a valores en UVT.

Además, junto con todos esos informes definidos en los artículos del Estatuto Tri-butario., coexisten hoy en día otros reportes exigidos a través de normas que no están contenidas en dicho Estatuto y que podríamos calificar como pertenecientes al uni-verso de los reportes de información exógena tributaria (son exigidos en virtud de las facultades de fiscalización que se dan a la DIAN en el artículo 684 y 684-2 del E.T., o por causa de otras normas especiales). Tales reportes son:

» Los exigidos en el art. 58 de la Ley 863 de diciembre de 2003, y que se entregan mensualmente dentro del mismo año gravable por parte de cualquier entidad pú-blica o privada que ejecute convenios de cooperación y asistencia técnica con or-ganismos internacionales (ver el Decreto 4660 Nov. de 2007). Los reportes del año 2012 se hicieron según las instrucciones de la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011. Y los reportes del 2013 los realizarán de acuerdo con las instrucciones de la Resolución 119 de octubre 31 de 2012.

» Los exigidos por la Resolución 12889 de noviembre de 2007 (modificada con las Resoluciones 1274 de febrero de 2008, 3460 de abril de 2008 y 0924 de enero de 2009), los cuales se entregan en forma semestral dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de frigoríficos (sacrificio de animales para el consumo humano).

» Los exigidos por la Resolución 4450 de mayo de 2008, los cuales se entregan se-mestralmente dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales y jurídicas y sus asimiladas, que procesan y/o comercializan pieles y/o cueros en desarrollo de las actividades de curtido, preparación y teñido de cueros y/o pieles y/o cueros de animales bovinos y bufalinos.

» Los exigidos por la Resolución 14465 de noviembre 28 de 2007, los cuales se en-tregan en forma bimestral dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurídicas que expidan y/o acepten facturación electrónica.

Sobre esos tres reportes no ahondaremos en

la presente obra, únicamente nos

referiremos a los reportes que están

regulados en el E. T., art. 623 a 631-1 del E.T.


31

1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo año fiscal

La información a que se refieren los Arts. 623 a 631-1 del E.T debe suministrase por periodos anuales.

Por tal razón, para cada una de las categorías de entidades informantes que men-cionamos anteriormente, la DIAN expide anualmente una resolución especial indivi-dual en la que se aclara cuál es la información que se ha de reportar, a quiénes les corresponde informarla, la forma de reportarla y los plazos para entregarla.

Esas resoluciones deben publicarse por lo menos con dos meses de anticipación a la fecha de finalización del respectivo año fiscal al cual pertenezca la información (ver art. 631, parágrafo 3). Además, si no se emite una nueva resolución al llegar un nuevo año, se entiende que se empleará la más reciente resolución que se haya expedido.

Sin embargo, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exógena pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal al que pertenecerá la información y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respec-tivo año gravable al que corresponde la información (Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: “Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcón normativo”).

Por ello en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013 pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitirá que las empresas y personas sí puedan definir de qué forma tienen que ir registrando todas las opera-ciones con terceros desde el comienzo el año y así evitarse las sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el año el director de la DIAN les pida la información de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del año que ya se estaba cerrando, como fue lo que justamente sucedió a finales del 2011 cuando las resoluciones de octubre de ese año indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discriminar por separado del respectivo costo o gasto.

Pero ese cambio también le va a permitir a los que juegan a la evasión tributaria a conocer con mucha anticipación de qué forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales terminarían siendo reportados por ellas al final del año. Así mismo ese cambio permitirá que si las resoluciones se conocerán desde antes de em-pezar el respectivo año fiscal, entonces la DIAN si podrá recibir la información de las personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se vayan liquidando durante el año pues hasta ahora, como las resoluciones solo salían dos meses antes de acabarse el año fiscal, entonces todas esas personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la información por esa fracción de año fiscal en que sí habían hecho operaciones. Como sea, aunque el director de la DIAN publique con gran anticipación las resoluciones de solicitud de información exógena tributaria para un determinado año fiscal, el punto es que siempre se requerirá que se acabe el año fiscal para poder consolidar la información fiscal del año y empezar a armar los reportes y hasta se requerirá conocer cómo serán los formularios para la declaración de renta de ese respectivo año y así hacer el trabajo completo de que la infor-mación exógena coincida con los respectivos renglones de ese formulario (el problema es que el formulario, de expedirse, lo hacen cuando ya se ha acabado el año fiscal).

► En relación con la información que hace referencia el art. 58 de la ley 863 de dic. de 2003, esos reportes son mensualizados y se van entregando en el trascurso del propio año fiscal utilizando un prevalidador tributario especial diseñado por la DIAN; los reportes de los frigoríficos y de los procesadores de cuero se entregan por semestres, usando un prevalidador tributario especial para cada uno de ellos.


32

En relación con la información exógena tributaria correspondiente al año gravable 2012, la DIAN expidió, en octubre 31 de 2012 (Diario Oficial 48.600 de la misma fecha), un paquete de ocho resoluciones totalmente nuevas (resoluciones 0111 hasta 0118) las cuales remplazan las que se habían expedido en octubre de 2011 (11423 a 11430).

Dichas resoluciones expedidas en octubre 31 de 2012 reglamentan la información que se va a suministrar por cada categoría de entidades y personas informantes así: (ver el cuadro sinóptico resumen en las páginas iniciales de esta publicación):

• La Resolución 111 reglamenta la información que se va a suministrar por las enti-dades financieras (art. 623, 623-1 y 623-2(sic) del E.T.)

• La Resolución 112 reglamenta la información suministrada por las cámaras de comercio (art. 624 del E.T.).

• La Resolución 113 reglamenta la información a suministrar por las bolsas de valo-res (art. 625 del E.T.) al igual que la que suministrarán los comisionistas de bolsa (art. 628 del E.T.).

• La Resolución 114 reglamenta la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil (art. 627 del E.T.).

• La Resolución 115 reglamenta la información suministrada por los notarios (art. 629 del E.T.).

• La Resolución 116 reglamenta la información suministrada por los tipógrafos ela-boradores de facturas (art. 629-1 del E.T.).

• La Resolución 117 reglamenta la información suministrada por los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (art. 631 del E.T.).

• La Resolución 118 reglamenta la información suministrada por los grupos empre-sariales (art. 631-1 del E.T.).

Adviértase además que en relación con la información que deben enviar los jue-ces civiles y las entidades de la seguridad social y parafiscales (art. 626 y 630 del E.T.) desde hace varios años la DIAN no les ha expedido a los respectivos informantes nuevas resoluciones y por consiguiente esas entidades harían sus reportes según la más reciente resolución emitida.

Tenga presente que hasta los reportes del año

gravable 2006 la DIAN decía que los reportes del

art.631-1 se aplicaban también a los grupos

económicos. Ese exceso de facultades de la DIAN produjo varios fallos del Consejo de Estado, entre

ellos el fallo 15626 de septiembre de 2007 y el

17236 de septiembre de 24 de 2009, en los que se dijo que la DIAN no

podía hacer extensiva la exigencia de este reporte a los grupos económicos,

pues solo le aplicaba a los grupos empresariales

de la Ley 222 de1995, y con ello la DIAN ya

no volvió a decir en las resoluciones del año 2007

y siguientes con las que regula el art. 631-1 del

E.T. que la información sea exigible también a los

“grupos económicos”.

Se debe resaltar que la información y/o sus correcciones de cada

año fiscal, para los informantes que no

la hayan presentado oportunamente y les sea

exigida por la DIAN dentro del plazo que tiene

la DIAN para hacerlo, o para quienes les toque

corregirla porque la DIAN les detectó errores

o el propio informante los detectó, se suministrarían

con las resoluciones y el prevalidador que rigieron

para cada año fiscal.

Cap

ítul

o 2

Análisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el año gravable 2012 la información exógena tributaria exigida a

entidades especializadas

Resoluciones 111 a 116 y 118 de octubre 31 de 2012, que hacen referen-cia a la información mencionada en los artículos 623 a 629-1 y 631-1 del Estatuto Tributario, exigida a entidades especializadas como entidades financieras, notarios, bolsas de valores, Registraduría Nacional, cámaras de comercio, tipógrafos y grupos empresariales.


Temario2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras

2.2 Información exigida a las Cámaras de Comercio

2.3 Información exigida a las Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa

2.4 Información exigida a las EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de Compensación

2.5 Información exigida a Registradurí�a Nacional del Estado Civil

2.6 Información exigida a notarios

2.7 Información exigida a tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equiva-lentes

2.8. Información exigida a Jueces Civiles

2.9. Información exigida a Grupos Empresariales


34

En las páginas siguientes se mencionan los aspectos más importantes de las re-soluciones 111 a 116 y de la 118 de octubre 31 de 2012, las cuales contienen las exigencias de información por el año gravable 2012 a las entidades especia-lizadas mencionadas en los arts. 623 a 629-1 y 631-1 del E.T. El análisis de la

Resolución 117 se hará en el capítulo 3.

2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras

Artículos 623, 623-1 y 623-2 (sic) del E.T.Resolución 111 de octubre 31 de 2012

¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución?

A los bancos y demás entidades vigiladas por la Superfinanciera, incluidos los fon-dos de valores, fondos de inversión, fondos de pensiones, fondos mutuos de inversión, sin que se tenga que tomar en cuenta ningún requisito especial sobre nivel de ingresos o patrimonio a diciembre 31 del año anterior (para nuestro caso, a diciembre 31 de 2011). Es decir, aplica a la totalidad de esas entidades.

También aplica para las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos coopera-tivos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas mul-tiactivas e integrales y los fondos de empleados sin importar sus niveles de ingresos o patrimonio a diciembre del año anterior (en este caso, diciembre 31 de 2011), con la condición de que sean entidades que realicen actividades financieras.

¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012?

Deben reportar la siguiente información:

1. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados suministrarán los datos de las personas jurídicas y natu-rales que hayan efectuado consignaciones durante el 2012 en cuentas de ahorro y corrientes, vigentes o canceladas a diciembre 31 de 2012, por valores superiores a $25.000.000.

En el reporte se debe señalar el tipo de concepto por el cual la cuenta ha merecido estar exonerada del 4 x mil (Art. 879 del E.T.). Al respecto recordemos que en el sistema financiero cada cuentahabiente solo puede tener una única cuenta exone-rada del 4 x mil, aunque los pensionados pueden tener hasta 2; (ver los numerales 1 y 14 del art. 879). Se reportará al titular principal de la cuenta y a los secunda-rios y/o firmantes autorizados, si los hay. Adicionalmente, se deberán reportar las consignaciones, sin importar su monto, para las cuentas corrientes y de ahorro de un mismo cuentahabiente cuando sus saldos consolidados a diciembre 31 de 2012 sean iguales o superiores a $5.000.000. Los topes de referencia antes menciona-dos fueron los mismos usados en los reportes del año 2011.

Para este reporte se usará el mismo formato 1019 versión 8 que se utilizó en los reportes del 2011.

Entre tales consignaciones se

incluyen, los valores provenientes de

préstamos otorgados por la entidad financiera

reportante pero no se incluyen los cheques

consignados y devueltos ni los traslados entre

cuentas abiertas en la misma entidad

reportante. (Ver parágrafo 1 del numeral

1 del art. 1)

Es claro que dar a conocer esta

información desde octubre 31 de 2012

facilitó que los evasores jugaran a no dejar

esos saldos de más de $5.000.000 a diciembre

31 de 2012 en sus cuentas para no ser

reportados.

Para todos los efectos, adviértase que las

cifras tributarias que se incluyan en cualquiera

de los reportes exigidos con estas resoluciones se reportan en pesos,

sin decimales, comas o fórmulas.


35

2. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados suministrarán los datos de quienes constituyeron CDT o inversiones similares durante 2012 por más de $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Se reporta al titular principal de la inversión y a los secundarios si los hay. Además, si en la misma entidad el inversionista únicamente renovaba un mis-mo CDT, tales renovaciones no se suman como nuevas inversiones del año aunque sí se reportará por lo menos el interés que el inversionista se haya ganado en di-chas renovaciones (ver parágrafo del numeral 2 del art. 1 Resol. 111, y el concepto DIAN 018799 de Mar. 3 de 2006).

Para este reporte se usará el mismo formato 1020, versión 6 que se utilizó en los reportes del 2011.

3. Los administradores de carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán bajo su propio NIT informar según lo dispuesto en el literal a del artículo 623 del Estatuto Tributario, los datos de sus inversionistas y/o partícipes, relativos al año gravable 2012, indicando los datos de quiénes hicieron operaciones durante el 2012 por montos superiores a $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual).

Para este reporte se usará el mismo formato 1021, versión 6 utilizado en los repor-tes del 2011.

4. Los fondos de pensiones voluntarias informarán los datos de quienes hicieron aho-rros voluntarios en dichos fondos durante 2012, sin importar su cuantía (por el 2011 el criterio fue el mismo).


5. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera debe-rán informar los datos de quienes hicieron consumos y/o avances con tarjetas de crédito superiores a $20.000.000 (por el 2011 el tope fue igual)


6. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera debe-rán informar los datos de quienes hayan recibido ingresos por ventas recaudadas con tarjetas de crédito superiores a $10.00.000 (incluido el IVA). Por el 2011 el tope fue igual.

Para este reporte se usará el mismo formato 1024 versión 6 utilizado en los repor-tes del 2011.

7. Los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y los fondos de empleados deberán informar los datos de a quiénes se otorgó préstamos por más de $20.000.000. Por el 2011 el tope fue igual.

Para este reporte se usará el mismo formato 1026 versión 6 que se usó en los re-portes del 2011.


36

8. Los bancos y demás entidades financieras deberán informar los datos de quienes presentaron durante el 2012 (al menos entre enero 1 y julio 8 de 2012) unos esta-dos financieros de años anteriores acompañados de las respectivas declaraciones de renta de esos años, para un proceso de crédito, pero en los cuales se detectaba que la utilidad contable antes de impuestos excedía en más de un 40% al valor de la renta líquida de la respectiva declaración, o que el patrimonio neto contable excedía en más de un 40% al patrimonio líquido de la declaración de renta (Art. 623-1 del E.T. y el artículo 7 de la Resolución). En este punto es necesario comentar que a raíz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derogó el inciso pri-mero del art. 620 del E.T. quedaba claro que los bancos, desde julio 9 de 2012 en adelante, ya no podían obtener la información sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar préstamos y por tanto el parágrafo del art. 7 de la Resolución 111 les dice que el reporte del art. 623-1 (formato 1025 versión 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompañados de la declaración de renta y en los que se evidenciaran las diferencias de más del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver también el Concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial será uno de los que desaparecerá automática-mente en los reportes del próximo año gravable 2013.

Para este reporte se usará el mismo formato 1025 versión 6 que se usó en los re-portes del 2011.

La importancia de estos reportes que son entregados por los bancos y entidades financieras, en especial los referentes a montos de consignaciones efectuados durante el año, o montos de CDT y demás inversiones efectuadas durante el año, o consumos hechos con tarjetas de crédito durante el año, radica en que con ellos se podrá rastrear a las personas naturales y sucesiones ilíquidas que por el año gravable 2012 quedarían obligadas a declarar renta.

En efecto, y de acuerdo con lo contemplado en el artículo 594-3 del E.T., cualquier persona natural, sea asalariada o trabajador independiente o de menores ingresos, quedará obligada a presentar declaración de renta por el año gravable 2012 si incum-ple de un total de seis requisitos, alguno de los tres siguientes. (este último en su mo-mento había modificado el numeral 3 del art. 593 del E.T.). Esos cambios sí aplican a partir del mismo año 2012 pues las normas de los arts. 593 y 594-1 son normas de procedimiento tributario.

» Sus consumos con tarjetas de crédito durante el año 2012 no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049).

» Sus compras y consumos totales en el año 2012 (en efectivo, más tarjetas de cré-dito, más cheques, más tarjetas débito, o permutas, etc.) no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049).

» El valor total de consignaciones bancarias, depósitos e inversiones financieras efectua-das durante el año 2012, no debió exceder de $117.221.000 (4.500 UVT x $26.049).

¿De qué manera harán la entrega de los archivos?

Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Véase artículo 7 del Decreto 2634 de

diciembre 17 de 2012 el cual se ve afectado con los cambios que

los artículos 18 y 198 de la Ley de Reforma

tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012

le hicieron al art. 594-1 del E.T. y al Art. 15 de la

Ley 1429 de 2010 (este último en su momento

había modificado el numeral 3 del art. 593

del E.T.). Estos cambios aplican a partir del

mismo año 2012 pues las normas de los arts.

593 y 594-1 son normas de procedimiento

tributario


37

Según el Art. 10 de la Resolución 111, el representante legal de la entidad reportante está obligado a hacer el reporte (tanto inicial como de las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN.

Además, la norma indica que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com).

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas como “daños en los equipos”, o “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital” o cambian al representan-te legal, deben pedir el cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo Art. 11, Resol. 111).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del año 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 11 de la Resolución 111) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan pro-blemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendría que llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar también el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Plazos

El plazo para hacer el reporte número 8 de los que alistamos anteriormente (sobre estados financieros que mostraban diferencias superiores al 40% con la declaración de renta respectiva en los procesos de solicitud de crédito, art. 623-1 del E.T.) se vencerá, para cualquier nit, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39, Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).

Para los demás reportes, el art. 9 de la Resolución 111 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la informa-ción, es o no un “gran contribuyente” (responsabilidad “13” en el RUT).

Debe tenerse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Tales plazos son:

Grandes contribuyentes: Último dígito del NIT

(sin incluir dígito de verificación) Hasta

1 9 de abril de 20132 10 de abril de 20133 11 de abril de 20134 12 de abril de 20135 15 de abril de 20136 16 de abril de 20137 17 de abril de 20138 18 de abril de 20139 19 de abril de 20130 22 de abril de 2013

► Los reportes no son firmados ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”. Solo los firma el “Representante Legal”


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Personas jurídicas (que no sean grandes contribuyentes):

Últimos dos Dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación) Fecha

96 a 00 24 de abril de 201391 a 95 25 de abril de 201386 a 90 26 de abril de 201381 a 85 29 de abril de 201376 a 80 30 de abril de 201371 a 75 2 de mayo de 201366 a 70 3 de mayo de 201361 a 65 6 de mayo de 201356 a 60 7 de mayo de 201351 a 55 8 de mayo de 201346 a 50 9 de mayo de 201341 a 45 10 de mayo de 201336 a 40 14 de mayo de 201331 a 35 15 de mayo de 201326 a 30 16 de mayo de 201321 a 25 17 de mayo de 201316 a 20 20 de mayo de 201311 a 15 21 de mayo de 201306 a 10 22 de mayo de 201301 a 05 23 de mayo de 2013

2.2 Información exigida a las Cámaras de Comercio

Art. 624 del E.T.;Resolución 112 de octubre 31 de 2012


Cámaras de comercio de toda Colombia, sin importar ningún criterio en especial.


Datos de las sociedades (incluidas dirección y código de país) que se hayan creado o liquidado durante el año 2012 (sin importar el tipo de sociedad ni su capital social). Cuando se trate del dato de las sociedades creadas durante el año, se debe identificar a los socios o accionistas con sus respectivos aportes. Si son socios o accionistas del exte-rior, se les identificará con el NIT con que los mismos se identifican en el exterior para los efectos del impuesto de renta de sus países. Si no usan NIT en ese país, entonces se reportarán con los seudo-NIT especiales permitidos por la DIAN para estos casos, los cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000.


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Se debe advertir que en el caso de las sociedades distintas de las anónimas, la información que le exigen a las Cámaras de Comercio sobre socios de las sociedades creadas y el dato de las sociedades liquidadas, es algo que la DIAN ya tiene dentro del RUT de tales sociedades (ver la página 4 del RUT de una persona jurídica). Por tanto, la información solo le es útil a la DIAN si la sociedad creada fue una “anónima”, pues para ese tipo de sociedades en el RUT solo se consignan los datos de los miembros de la junta directiva. En el caso de las sociedades anónimas simplificadas S.A.S., estas a veces no tienen juntas directivas y por tanto el RUT no le figura ningún dato a la DIAN. En relación con las sociedades por acciones, no importa si el capital suscrito fue pagado o no, pues lo que reporta la Cámara es el dato del “capital suscrito” sin importar si este se pagó o no.

En cuanto al dato de las sociedades que se liquidan durante el año, esa información le servirá a la DIAN para enterarse de si estas han cumplido o no con el proceso de cancelar el RUT, ya que antes de cancelarlo deben cumplir con todas las obligaciones tributarias sustanciales y formales que les correspondan. El proceso de cancelación del RUT se realiza según lo indicado en el art. 11 del Decreto 2788 de agosto de 2004, modificado con el art. 5 del Decreto 2645 de julio de 2011.

Es importante comentar que hasta la fecha no se conoce la forma como las Cáma-ras de Comercio entregarían a la DIAN otro reporte especial contenido en el art. 15 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011, el cual se les exige para controlar a las perso-nas naturales y jurídicas que se inscriban en las Cámaras de Comercio diciendo que se acogen a los beneficios de pequeñas empresas de la Ley 1429.

El Art. 15 del Decreto 4910 de 2011 dice:

“ARTÍCULO 15. Deber suministrar información por parte de las Cámaras de Comercio y el Mi-nisterio de Salud y Protección Social a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

1. Por parte de las Cámaras de Comercio en relación con Nuevas Pequeñas Empresas o Peque-ñas Empresas preexistentes. Las Cámaras de Comercio conformarán el listado de las empresas inscritas en el registro mercantil que cumplan con los requisitos de activos totales y número de trabajadores que las identifica como pequeñas empresas, según se definen en el artículo segundo de la Ley 1429 de 2010 en concordancia con el artículo 1° del presente Decreto, e igualmente de las empresas que matriculadas al amparo de la Ley 1429 de 2010 se inscri-bieron o renovaron su matrícula mercantil antes del 31 de marzo de cada año. Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras o de quien haga sus veces, enviarán la información contenida en el registro anterior a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en los términos y con las especificaciones técnicas que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.”

Formato a utilizar

Para este reporte se usará los mismos formatos 1038 (versión 6) y 1039 (versión 6) que se utilizaron en los reportes del 2011.


Es importante que el RUT de la cámara de comercio refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Según el art. 6 de la Resolución 112, el representante legal de la Cámara de Co-mercio queda obligado a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones,


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usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no requiere ser firmada ni por contador ni por revisor fiscal). Adicionalmente, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 7 Resolución 112).

En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del año 2011, la DIAN in-cluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 7 en la Resolución 112) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendría que llevar los archivos física-mente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informan-te tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Plazos

El plazo para este reporte se vencerá, para cualquier número de NIT que tenga la cámara de comercio, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).

2.3 Información exigida a las Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa

Arts. 625 y 628 del E.T.;Resolución 113 de 31 de octubre de 2012


Bolsas de valores de Colombia y personas jurídicas que funcionan como comisio-nistas de bolsa, ambos sin importar ningún criterio en especial.


Las bolsas de valores deberán reportar los datos (incluidas direcciones) de la tota-lidad de los comisionistas inscritos en la bolsa y el valor acumulado de las transaccio-nes realizadas por ellos en la bolsa durante el 2012 (sin importar su monto). Se reporta también la comisión pagada al comisionista y la retención que le practicó la bolsa.

Para este reporte se usará el mismo formato 1041 versión 6 que se utilizaron en los reportes del 2011.

Las personas jurídicas comisionistas de bolsa reportarán los datos (incluidos di-rección y código del país de residencia) de las personas o entidades que efectuaron durante el 2012, y a través del respectivo comisionista, enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa cuando el valor acumulado en el año


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en cabeza de una misma persona o entidad sea superior a $10.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Si la comisionista tuviese que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso los identificaría con el NIT con que ese tercero se identifica en el exterior para efectos del impuesto de renta de esos países. Y si no usan NIT en ese país, entonces se podrán usar los seudonits diseñados por la DIAN que empiezan en 444444001 y que pueden avanzar hasta 444449000.

Para este reporte se usará el mismo formato 1042 versión 7 que se utilizaron en los reportes del 2011.


Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Según el art. 5 de la Resolución 113, el representante legal de la entidad repor-tante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Ade-más, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (pará-grafo art. 7 Resolución 113).

En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN inclu-yó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 de la Resolución 113), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digi-tal” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporanei-dad en el proceso.

Plazos

El plazo para el reporte de las bolsas de valores (art. 625 del E.T.) vencerá, para cualquier número de NIT, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciem-bre 17 de 2012).

Para los reportes de las comisionistas de bolsa, el art. 4 de la Resolución 113 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la información, es o no un “gran contribuyente” (responsabilidad “13” en el Rut. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.


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Tales plazos son:

Grandes contribuyentes:

Último dígito del NIT(sin incluir dígito de verificación) Hasta


Personas jurídicas (que no sean grandes contribuyentes):

Últimos dos Dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación) Fecha



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2.4 Información exigida a las EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de Compensación

Art. 626 del E.T.;No se expidió resolución


EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensación.


Relación de quienes no se encuentren a paz y salvo por concepto de aportes a ta-les entidades. Por causa de este reporte, se entiende entonces por qué la DIAN, en el reporte del literal “e” del art. 631 del E.T. (artículo 4 de la Resolución 117), pidió que la entidad o persona informante reporte el total de pagos a las entidades de seguridad so-cial y parafiscales incluido el aporte del trabajador. Con un reporte en esas condiciones se podrá hacer el cruce de información con el que entregan directamente las entidades de la seguridad social y parafiscales.

Formatos a utilizarNo aplica.

Plazos

En los decretos sobre plazos que el gobierno expide al fin del año no se fijan plazos para este reporte, pero podría asimilarse a los otros vencimientos que se mencionan en dicho decreto, a saber, en mayo de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).

2.5 Información exigida a Registraduría Nacional del Estado Civil

Art. 627 del E.T.;Resolución 114 de octubre de 2012


A la Registraduría Nacional del Estado Civil.


Información de las cédulas de personas fallecidas durante el 2012. Para entender por qué le es útil a la DIAN este dato, es importante conocer lo que establecen los Arts. 650 y 791 del E.T.

En esas normas se dice lo siguiente:

“ARTICULO 650. SANCIÓN POR USO FRAUDULENTO DE CEDULAS. El contribuyente o respon-sable que utilice fraudulentamente en sus informaciones tributarias cédulas de personas fallecidas o inexistentes, será denunciado como autor de fraude procesal.


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La Administración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos pa-trimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.”

“ARTICULO 791. DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS CON PERSONAS FALLECIDAS. La Ad-ministración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.”

Por consiguiente, si los reportantes de la información exógena de la Resolución 117, donde se informa sobre beneficiarios de costos y gastos del 2012, o de IVA descontables del 2012, o de pasivos a diciembre 31 de 2012, llegaran a reportar datos con cédulas que, según la Registraduría, pertenecen a personas fallecidas, en ese caso se les puede iniciar un proceso por fraude. La única explicación aceptable sería que la operación la hayan hecho con la persona natural antes de fallecer; o que los familiares de la persona fallecida no hicieron la liquidación de la sucesión y por ello las operaciones, hasta que se liquide la sucesión, se siguen haciendo con la cédula del fallecido (sucesión ilíquida).

Formatos a utilizar

Para este reporte se usará el mismo formato 1028 versión 7 utilizado en los repor-tes del 2011.


Es importante que el RUT de la Registraduría refleje la responsabilidad “14-infor-mante de exógena”.

Según el art. 4 de la Resolución 114, el Registrador Nacional del Estado Civil queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Registrador podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com)

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (pará-grafo art. 5 Resolución 114).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 5, Resolución 114), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Plazos

De acuerdo con el artículo 3 de la Resolución 114, el plazo vencería el 1 de marzo de 2013.


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Esa misma fecha está confirmada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 con el que se fijaron algunos vencimientos de obligaciones tributarias para el año 2013.

2.6 Información exigida a notarios

Art. 629 del E.T.;Resolución 115 de octubre de 2012

¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución?

A todos los notarios de Colombia, sin importar ningún criterio en especial.


Datos de las personas o entidades que durante el año 2012 hayan efectuado ena-jenaciones de bienes o derechos ante la notaría, sin importar su cuantía (se reporta entonces operaciones desde $1 en adelante).

El notario reporta los datos de todos los que participaron en la operación (los com-pradores y vendedores principales y secundarios), el monto de la operación y la reten-ción en la fuente que al notario le haya tocado practicar al vendedor o vendedores.

Formato a utilizar

Usarán el mismo formato 1032 versión 8 que se utilizó para los reportes del 2011. Adicionalmente, en la columna donde se reportan los “Códigos de los actos sujetos a registro”, los notarios tendrán que utilizar los códigos que fueron definidos en la Re-solución 7144 de agosto 6 de 2012 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro.

En el formato 1032 el notario solo debe reportar los valores que por retenciones en la fuente a título de renta llevaba cada mes al renglón 37 del formulario 350 para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente. Pero todos los demás valores de retención distintos, ya sea a título de renta o de IVA o de timbre, los reportarán en el formato 1001 a que hace referencia el artículo 4 de la Resolución 117, pues también lo deben presentar todos los que hayan sido agentes de retención durante el 2012 (entre ellos los notarios). Por tanto, en el formato 1001 se reportarán las demás retenciones que como persona natural haya practicado durante el 2012, pero distintas a las ya re-portadas en el formato 1032.


Es importante que el RUT del notario refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Según el art. 5 de la Resolución 115, el notario queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos elec-trónicos” de la DIAN y la “firma digital” expedida por la DIAN. Además, la norma esta-blece que si la DIAN lo autoriza, el notario podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co). Téngase presente que si el notario ya tiene firma digital por hallarse obligado a presentar sus declaraciones tributarias virtualmente (art. 1 Resolución DIAN 12761 de diciembre de 2011), con esa misma firma digital

► Si el Notario tiene que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso la Resolución 115 da a entender que ese tercero siempre se tendrá que reportar con el nit con se identifica en el exterior, pues en el art. 8 de la Resolución se dice que para reportar a los terceros del exterior solo se usará el tipo de documento “42. Tipo de documento extranjero” (cuando se conoce el nit con que ese tercero se identifica en el exterior) y ya no se incluye el tipo de documento “43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN”, el cual se usa cuando no se conoce ese Nit y se permitía usar los seudonits 444444001 a 444449000.

► Reportaría, por ejemplo, las retenciones de IVA al régimen simplificado pues el notario es un responsable del régimen común.


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deberá presentar sus reportes de información exógena 2012. Además, la información que entregue el notario solo será firmada por él, pues no necesita firmas adicionales de contador.

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (pará-grafo art. 6 Resolución 115).

En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN inclu-yó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 en la Resolución 115), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digi-tal” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporanei-dad en el proceso.

Plazos

Según el artículo 4 de la Resolución 115, los plazos dependen de los dos últimos dígitos del NIT del notario.

Tales plazos son:

Últimos dos Dígitos del NIT )sin incluir dígito de verificación) Fecha



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2.7 Información exigida a tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes

Art. 629-1 del E.T.;Resolución 116 de octubre de 2012


A todas las empresas de tipografía (de personas jurídicas o de personas naturales) que sin importar su nivel de ingresos o patrimonio en diciembre del año anterior (en este caso, a diciembre de 2011) hayan efectuado durante el 2012 trabajos de elabora-ción de facturas de venta o documentos equivalentes a factura.


Los datos de sus clientes atendidos durante 2012 (sin incluir direcciones) y los datos de las facturas que les tipografiaron.

Además, si el trabajo de tipografía de facturación se le hizo a una persona del ré-gimen simplificado, la casilla donde se le informaría el “número de resolución de au-torización de la numeración” se diligenciaría con un cero (ver parágrafo del Art. 2 de la Resolución 116). Toda esa información la debió ir recopilando a lo largo del año la tipografía, pues así se lo exige el art. 618-2 del E.T.

Con este reporte la DIAN podrá confirmar que los clientes de la tipografía solo han mandado a imprimir las facturas en papel con los mismos números de facturación que solicitaron ante la DIAN cuando diligenciaron el formulario 1302 y que la resolución de autorización de numeración que le entregaron a la tipografía es la misma que la DIAN les había emitido. El número de la resolución de autorización y los datos del tipógrafo deben ser visibles en el cuerpo de las facturas impresas en papel (Resolución 3878 de 1996). En las facturas impresas con software de facturación no se requiere llevar ningún documen-to ante los tipógrafos, pues el propio software de la empresa debe imprimir el número de resolución de autorización de numeración dentro de las facturas (ver art. 617 del E.T.)

Formatos a utilizar

Para este reporte se usará el mismo formato 1037 versión 7 utilizado en los repor-tes del año 2011.


En primer lugar, es importante que el RUT de persona jurídica de la tipografía de persona jurídica, o el RUT del tipógrafo persona natural, reflejen la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Según el art. 4 de la Resolución 116, tanto los representantes legales de las tipogra-fías personas jurídicas como el tipógrafo persona natural, están de nuevo obligados a entregar el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) únicamente de forma virtual usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” expedida por la DIAN. Esta información no es avalada por contador, ni por revisor fis-cal. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el reportante podría usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co).

► El rango de numeración tipografiada, el número de la resolución de autorización de facturación con la que se autorizó por parte de la DIAN dicha numeración de las facturas, y la fecha en que se hizo el trabajo de impresión.

► En el formato 1037 no existe la casilla “tipo de documento”, pues se entiende que todo cliente tiene que contar con NIT expedido por la DIAN; por tanto, a los terceros incluidos en dicho formato se les deberá reportar con ese NIT; sin embargo, no es obligatorio diligenciar el dato del dígito de verificación de dicho NIT.

► Por tal razón es un error lo escrito en el parágrafo 5 del art. 5 de la Resolución cuando insinúa que todavía es posible la “presentación presencial”.


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Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (pará-grafo art. 6 Resolución 116).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN inclu-yó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 en la Resolución 116), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digi-tal” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporanei-dad en el proceso.

Plazos

Según el art. 3 de la Resolución 116, los plazos, sin importar si se trata de una tipo-grafía de persona jurídica o una tipografía de persona natural, se vencerán según los dos últimos dígitos del NIT del reportante, así:

Últimos dígitos Fecha



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2.8. Información exigida a Jueces Civiles

Art. 630 del E.T.No se expidió resolución.

¿A quiénes les corresponde hacer el reporte?

A todos los jueces civiles de Colombia, sin importar ningún criterio en especial.

Tipo de información que reportaron por el 2012

Los datos de quienes suscribieron títulos valores y que hayan sido presentados ante el juez durante el 2012 en un proceso ejecutivos de “mayor cuantía” (los que su-peren 90 salarios mínimos mensuales vigentes; ver art. 19 del Código Civil). Esto sirve para que la DIAN rastree la responsabilidad de las partes frente al impuesto de timbre (art. 519 y siguientes del E.T.).

Recordemos que el impuesto de timbre solo se generó sobre los documentos fir-mados hasta diciembre el 2009, pues a partir del 2010 la tarifa del impuesto de timbre quedó fijada en 0%. Además, en el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 se determinó que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando después del 2010 (ver también conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011; ver también el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 que modificó al 1189 de 1988 sobre cómo devolver retenciones de timbre que se hayan practicado indebidamente desde el 2010 en adelante).

Formatos a utilizarNo aplica.

¿De qué manera hacen la entrega de los archivos?

Se entendería que sería en forma únicamente presencial llevando el “oficio” elabo-rado por el juez, tal como lo menciona el art. 630 del E.T. (ver Concepto DIAN 048967 de julio 21 de 2005).

PlazosEl juez hace el reporte cada vez que se inicie el proceso ejecutivo.

2.9. Información exigida a Grupos Empresariales

Art. 631-1 del E.T.;Resolución 118 de octubre 31 de 2012


A la persona jurídica (con ánimo de lucro o sin él) o persona natural comerciante, que al cierre del año 2012 tenga la condición de “matriz” (socio o accionista mayorita-rio) dentro de cualquier “grupo empresarial”.

En caso de que la matriz sea una entidad del exterior que no tiene sucursales en Colombia, el art. 2 establece que el informe lo hará la subordinada en Colombia que

Los grupos empresariales son los que cumplen las condiciones mencionadas en los artículos 28 y siguientes de la ley 222 de 1995 y deben hacer figurar la inscripción de dicho grupo empresarial en el registro mercantil de todas las sociedades que componen dicho grupo. Además, de acuerdo con las sentencias del Consejo de Estado 15309 de mayo de 2007, 15626 de septiembre de 2007 y 17236 de septiembre de 2009, la DIAN ya no puede exigirles la información a los simples grupos económicos, como pretendió hacerlo hasta los reportes del año gravable 2006.


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tenga mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo em-presarial.

Es importante destacar que en el Art. 3 de la Resolución 118 se dispuso que solo si la matriz del grupo empresarial es una persona jurídica de naturaleza no societaria (por ejemplo, una fundación o agremiación), o es una persona natural no comerciante, en esos casos el reporte lo haría la subordinada con mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo empresarial.

En todo caso, si la matriz es una sociedad comercial que a diciembre 31 de 2012 se encuentra en estado de liquidación, es claro que su único propósito será el de vender sus activos lo más rápido posible para pagar sus pasivos (ver arts. 218 a 222 del Código de Comercio). Por consiguiente, en la contabilidad de esa sociedad matriz sus “inversiones en acciones o cuotas” ya no se tomarían como inversiones permanentes sino temporales, es decir, que las piensa vender en menos de un año (ver inciso segundo del art. 61 del De-creto 2649 de 1993). Si ese es el caso, esa sociedad matriz, por aplicación de lo indicado en el art. 122 del Decreto 2649 de 1993, no está obligada a consolidar los estados finan-cieros del grupo empresarial y por consiguiente queda exonerada de hacer este reporte.


Las personas o entidades matrices de los grupos empresariales deben enviar, a más tardar el 30 de junio de 2013, los datos de los estados financieros consolidados contables a diciembre 31 de 2012 del grupo empresarial.

También deben detallar quiénes son las entidades subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior.

Formatos a utilizar

Se usarán los mismos formatos 1034 (versión 6), 1035 (versión 6) y 1036 (Ver-sión 7) utilizados en los reportes del año 2011.


En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona informante re-fleje la responsabilidad “14-informante de exógena”.

Según el art. 7 de la Resolución 118, el representante legal de la entidad reportante o la persona natural comerciante reportante, están obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, se podrá usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (pará-grafo art. 8 Resolución 118).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 8 de la Resolución 118) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una

A las entidades subordinadas del

exterior debe identificárselas con el

NIT con que las mismas se identifican en el

exterior para efectos del impuesto de renta

de sus países.; si no usan NIT en ese país,

entonces se reportarán con los seudonits

especiales permitidos por la DIAN para

estos casos los cuales inician en 444444001 y

pueden avanzar hasta el 444449000.


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USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servi-cios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

Plazos

Según el art. 5 de la Resolución 118, para todos los reportantes, sin importar si es una entidad o una persona natural y sin importar el NIT, el plazo vencería en junio 30 de 2013. Esa misma fecha está ratificada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 en el cual se fijaron plazos para obligaciones tributarias a cumplirse durante el 2013.

Cap

ítul

o 3


Análisis a la información exigida por el año gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos

administrados por la DIAN

Artículo 631 del E.T. Resolución 117 de octubre 31 de 2012.

Información sobre la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año gravable 2012, declaraciones de IVA del 2012 y declaraciones de re-tención en la fuente del 2012.

Obligación adicional de entregar información del art. 631-3, información con relevancia tributaria, formato 1732.

Temario3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012

3.2 Información respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos

3.3 Información respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante

3.4. Información respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012

3.5 Información respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012

3.6 Información respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012

3.7 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

3.8 Información sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

3.9 Información sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

3.10 Información especializada solicitada a algunos informantes especiales


53

Como lo establece el título del artículo 631 del E.T., esta información es solicita-da para hacer “cruces de información” entre los contribuyentes y no contribu-yentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (renta, retencio-nes en la fuente, IVA). En la práctica equivale a enviarle a la DIAN los “anexos”

de las declaraciones tributarias del año gravable 2012 para que dicha entidad efectúe todos los cruces de información entre los “anexos” de todos los que terminen siendo informantes o para rastrear la obligación de declarar renta de las personas naturales y sucesiones ilíquidas que pueden o no estar obligadas a declarar al final del año. Vea-mos algunos detalles importantes sobre la forma como la DIAN decide qué tanto de la información del art. 631 del E.T. es la que solicita cada año.

El art. 631 del E.T. está compuesto de trece “literales” (desde el “a” hasta el “m”), y cada uno de ellos se relaciona con un punto distinto de la información tributaria que los contribuyentes y no contribuyentes diligenciaron en sus declaraciones tributarias del año gravable (literales “a” hasta “k”); o se relacionan con la compra de activos fijos durante el año (literal “j”); o con asuntos propios de las “obligaciones formales” de los contribuyentes, como por ejemplo, informar la numeración de las facturas de venta que emplearon para el registro de sus ventas (literales “l” y “m”).

El texto oficial de ese artículo con la versión que tuvo hasta diciembre 26 de 2012 (es decir, hasta antes de ser modificado con el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de esa fecha) mencionaba lo siguiente:

“ARTICULO 631. PARA ESTUDIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la Administración de Impuestos, el Director de Impuestos Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos:

a. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividen-dos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles.

b. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.

c. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y valor de la retención y ciudad donde les fue practicada.

d. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del concepto y valor acumulado por beneficiario.

e. <Literal modificado por el artículo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a….; con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable.

f. <Literal modificado por el artículo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a… con indi-cación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso.

g. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicación de la cuantía de los mismos.

► Es importante destacar que la DIAN, a comienzos de agosto de 2012 y luego de haber recibido los reportes de exógena por el año gravable 2011, publicó en su página un nuevo servicio denominado “Consulta de información para declaración de renta” (visitar el siguiente enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEconomica.faces).

Con este servicio gratuito las personas naturales que tuvieran su propio RUT y su cuenta de usuario creada en el portal de la DIAN pudieron conocer antes de agosto de 2012 (es decir, antes de presentar su declaración de renta del año gravable 2011) los datos que bajo su Nit habían sido incluidos en los reportes entregados por las empresas por el año gravable 2011.

Las que no tenían RUT ni cuenta de usuario, podían ir a las sedes físicas de la DIAN para conocer la información.

Lo mismo se espera que la DIAN realice con la información que le entreguen los reportantes por el año gravable 2012 (ponerla al servicio de las personas naturales antes de las fechas en que se venzan los plazos para la presentación de su declaración de renta año gravable 2012 que según el art. 14 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 transcurrirán a partir de agosto 9 de 2013)


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h. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cual-quier índole, con indicación de su valor.

i. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de crédi-tos activos, con indicación del valor del crédito.

j. Descripción de los activos fijos adquiridos en el año, cuyo costo de adquisición exceda de ….., con indicación del valor patrimonial y del costo fiscal.

k. La discriminación total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las de-claraciones tributarias.

l. <Literal adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997>. El valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación del número y tipo de máquina registradora y/o intervalos de numeración de facturación de venta utilizada en el año, ciudad y dirección del establecimiento;

m. <Literal adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997>. Cuando el valor de la factura de venta de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan costo, deducción u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, sea su-perior a ocho millones cien mil pesos ($8.100.000), se deberá informar el número de la factura de venta, con indicación de los apellidos y nombres o razón social y el NIT del tercero.

PARÁGRAFO 1o. La solicitud de información de que trata este artículo, se formulará mediante Resolución del Director de Impuestos Nacionales, en la cual se establecerán, de manera general, los grupos o sectores de personas o entidades que deben suministrar la información requerida para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no podrán ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde deberá enviarse.

PARÁGRAFO 2o. Cuando se trate de personas o entidades que en el último día del año inme-diatamente anterior a aquél en el cual se solicita la información, hubieren poseído un patrimonio bruto superior a…, o cuando los ingresos brutos de dicho año sean superiores a…., la información a que se refiere el presente artículo, deberá presentarse en medios magnéticos que sean procesables por la Dirección de Impuestos Nacionales.

PARÁGRAFO 3o. Parágrafo adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La información a que se refiere el presente artículo, así como la estable-cida en los artículos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto Tributario, deberá presentarse en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico, para la transmisión de datos, cuyo contenido y características técnicas serán definidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al último día del año gravable por el cual se solicita la información”.

Cada año entonces la DIAN decide cuánta de esa información o cuántos de estos trece literales son los que se deberán desarrollar o trabajar. No necesariamente pide reportar la información de todos a la vez.

Sucede además que según el parágrafo 2 del art. 631, la obligatoriedad de repor-tar la información de uno o todos los literales de este artículo debía depender de los topes de patrimonio bruto o de ingresos brutos que tuvieran las personas jurídicas y las personas naturales (obligadas y no obligadas a llevar contabilidad) a diciembre 31 del año anterior al que pertenece la información que se solicita. Esos topes iban subiendo de año en año como sucede con todas las cifras absolutas del E.T. (art. 868 y 869 del E.T.).

Pero con el art. 23 de la ley 863 de diciembre de 2003 se agregó al E.T. un nuevo artículo, el art. 631-2, y allí se indicó que los topes a diciembre 31 del año anterior serán manejados a voluntad del director de la DIAN. Dicho artículo dice lo siguiente:


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“ARTÍCULO 631-2. VALORES DE OPERACIONES OBJETO DE INFORMACIÓN. <Artículo adicio-nado por el artículo 23 de la Ley 863 de 2003>. Los valores y datos, de que tratan los artículos 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del Estatuto Tributario, así como los plazos y los obligados a suministrar la información allí contemplada, serán determinados mediante Resolución expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en forma individual o acumulada respecto de las operaciones objeto de información.

PARÁGRAFO. El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presen-tará anualmente un informe al Congreso de la República, dando cuenta de los resultados de gestión obtenidos por la entidad con la información reportada por los obligados.”

Es a causa de estas normas que cada año el Director de la DIAN puede “jugar” con los topes o con el tipo de información que quiera solicitar y en consecuencia todos esos valores absolutos que antes estaban contenidos en los Arts. 623 a 631 no se volvieron a “actualizar” en los años 2004 y siguientes y mucho menos fueron convertidos al están-dar de la UVT con la Ley 1111 de diciembre de 2006.

Podemos hacer a esta altura un repaso histórico sobre los topes de ingresos bru-tos, aquellos que se han usado para hacer exigible la información del art. 631 del E.T., en especial para los años que todavía pueden ser exigidos por la DIAN si no se le han presentado (ver art. 638 del E.T.):

Parámetros para presentar la información del art. 631 del E.TResumen de los parámetros que han obligado a personas naturales -obligadas o no

a llevar contabilidad- y a personas jurídicas -con ánimo de lucro o sin él, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio- a presentar la información del art. 631 del E.T. en los años más recientes en los cuales todavía pueden ser exigidos por la DIAN si no se han sido presentado (ver art. 638 del E.T.)

Las operaciones

del año gravable

Debían serreportadas por

si los ingresos brutos )renta más ganancia

ocasional) del año anterior fueron

mayores a:

Verresoluciones

2009

Personas jurídicas y natu-rales declarantes de renta o de ingresos y patrimo-nio (obligadas o no a llevar contabilidad)

$1.100.000.000 (requisito para que personas jurídi-cas y naturales quedaran obligadas a entregar la in-formación de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio)

7935 de julio 28 de 2009

2010


$1.100.000.000 (requisito para que personas jurídi-cas y naturales quedaran obligadas a entregar la in-formación de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio)

8660 de agosto 30 de 2010


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Aclarado lo anterior, se establece que de los 13 literales de los que se compone el art. 631 del E.T. (literales “a” hasta el “m”), la DIAN ha pedido, a través de su Resolución 117 de octubre 31 de 2012, que por el año gravable 2012 solo se desarrollen 9 literales, a saber, “a”, “b”, “c”, “e”, “f”, “g”, “h”, “i” y “k”.

Y de acuerdo con las instrucciones contenidas en los artículos 1 y 2 de dicha Reso-lución, se entiende que ciertos reportantes desarrollarán solo algunos de esos literales, por ejemplo, algunos solo tendrán que reportar la información de los literales “b” y “e” sobre pagos y retenciones practicadas a terceros, junto con el detalle de IVA tomados como descontables en declaraciones de IVA; pero que otros reportantes sí tienen que desarrollar la información de varios de esos literales. Se debe examinar cada caso en particular.

Por eso pasaremos a mirar en detalle quiénes y de qué forma desarrollarán cada uno de esos nueve literales que la DIAN ha pedido por el año 2012.

Las operaciones

del año gravable

Debían serreportadas por

si los ingresos brutos )renta más ganancia

ocasional) del año anterior fueron

mayores a:

Verresoluciones

2011


$500.000.000 (requisito para que personas jurídicas y nat-urales quedaran obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no depend-ían de este criterio)

11429 de octubre 31 de 2011

2012


$100.000.000 (requisito para que las personas jurídicas queden obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio); o $500.000.000 (requisito para que las perso-nas naturales queden obliga-das a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no de-pendían de este criterio)

117 de octubre 31 de 2012

Ver Cuadro Sinóptico resumen

de las categorías de informantes por el año

gravable 2012 y los formatos que deben

utilizar.


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Obligación adicional de entregar “información con relevancia tributaria”(formato 1732)

Es importante destacar que a raíz de lo establecido en el art. 631-3 del E.T. (creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), desde el año gravable 2011 en adelante el director de la DIAN, adicionalmente a la información del art. 631, también ha solicitado lo que se empezó a conocer como el “reporte de información con relevan-cia tributaria”. Ese 631-3 dice lo siguiente:

“ARTÍCULO 631-3. INFORMACIÓN PARA EFECTOS DE CONTROL TRIBUTARIO. El Director Ge-neral de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes.”.

Es claro que el director de la DIAN no tiene que cumplir plazos forzosos para publicar la resolución con la que pediría esa “información con relevancia tributaria” en cuestión, lo cual sí tiene que cumplir cuando expide la resolución para exigir la información tradicional del art. 631, pues en este último caso, la resolución, hasta an-tes de que dicho art. 631 fuera modificado con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, la debía expedir por lo menos dos meses antes de finalizar el año fiscal. Fue por esta razón que en relación con el año gravable 2011 el director de la DIAN expidió la Resolución 017 de febrero 27 de 2012, con la cual se dispuso que la “información con relevancia tributaria del 2011” se exigía solo a ciertos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad, los cuales debían usar un formato especial que se empezó a conocer como el formato 1732, y en el que tendrían que entregar los detalles sobre las cifras contables y fiscales con las que se habían elaborado su decla-ración de renta 2011. Por tanto, al haber pedido en febrero de 2012 esa “información con relevancia tributaria del 2011”, y siendo el caso que para esa fecha ya se habían expedido las resoluciones de octubre de 2011 con la información exógena tradicional para el art. 631 del E.T, fue claro que las personas y entidades obligadas a entregar ambos tipos de información le enviaron a la DIAN en forma duplicada varios datos del año fiscal 2011.

Para evitar esta duplicidad es que la nueva Resolución 117 de octubre 31 de 2012, al pedir la información exógena del año 2012, ya no pide ciertos datos que antes sí se exigían (por ejemplo, el saldo fiscal a diciembre de 2012 del valor en caja y de los activos fijos), pues esa información quedará reportada esta vez en el formato 1732 el cual se volvió a exigir para el año gravable 2012 con la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013. Por el año 2012, serán más personas jurídicas las que tendrán que entregar ese formato 1732 pues la obligación recaerá en aquellas que sean declaran-tes de renta por el 2012, con o sin ánimo de lucro pero sin incluir a las que presentan declaración de ingresos y patrimonio, y que en el año anterior (2011) hubieran te-nido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del 2011, el criterio fue tener en el año anterior (2010) un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrán esta tarea. Las personas naturales obligadas a lle-var contabilidad entregarán ese formato si sucede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bruto en el año anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Adicional-mente, esta vez el formato 1732 ya no tendrá 343 renglones sino 451 y se exige que sea entregado el mismo día de la presentación de la declaración y no dentro de los tres meses siguientes a la presentación de la declaración que fue lo que sucedió con la declaración del 2011 (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la “Guía para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas año gravable 2012”).


58

En la exógena del 2012 no se podrá informar sobre el saneamiento patrimonial de la Ley 1607 de 2012 pero sí se hará en el formato 1732

Se debe destacar que como las resoluciones de solicitud de información exógena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedición de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de información exógena (en especial el 1008, el 1009 y el 1011) no solicitan ninguna in-formación sobre los activos ocultos en años anteriores y que ahora se estén incluyendo en la declaración de renta 2012, o sobre los pasivos inexistentes que se venían inclu-yendo en declaraciones anteriores pero que en el 2012 se dejarán de incluir, y que es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 sí le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104, 113, 119, 133, 167, 185 y 210 en el nuevo formato 1732). Además, en el formulario 110 para la declaración 2012 de los obligados a llevar contabilidad, que también fue definido en la misma Resolución 0043 de marzo 5 de 2013, solo se agregaron el renglón 69 y el 85 para controlar los efectos de la utilización de dicho saneamiento fiscal permitido por la ley 1607. Adicionalmente, alrededor de la utiliza-ción en el 2012 del saneamiento fiscal incluyendo activos que antes se habían omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido “compras del 2012” pues el formato 1001 es solo para informar las ver-daderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. Así que si esos activos que ahora se estén declarando en el 2012 en realidad se habían comprado en años anteriores al 2012, tocaría corregir los formatos 1001 de años anteriores si es que aun no les han pasado los tres años siguientes a su presen-tación que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exógena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro)

Los siguientes son comentarios que tienen pertinencia para el desarrollo de cual-quiera de los reportes exigidos en la Resolución 117.

1. Quienes tengan que llegar a utilizar los “seudo-nits” que se mencionan en el texto de la Resolución 117 con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior cuando no manejan NIT para efectos del impuesto de renta en sus países (“seudo-nits” que empezarían con el número 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-nit de esos a algún beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar en todos los distintos reportes (socio, costo o gasto, cuenta por cobrar, cuenta por pagar, patrimonio, etc.) con ese mismo “seudo¬¬-nit”.

2. Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la Resolución 117 se reportan en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

3. En relación con el monto de los ingresos brutos a diciembre de 2011 superiores a $100.000.000 -caso de las personas jurídicas- o superiores a $500.000.000 -caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas- el cual sirve de referencia para saber si la persona jurídica o natural queda obligada a efectuar la mayoría de los reportes mencionados en la resolución, es importante precisar lo siguiente:

a. Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el año 2011, involucrando tanto los denunciados en la sección de “rentas ordinarias” (renglón 45 del formulario 110 declaración de renta 2011, o el renglón 39 en el formulario 210 de la declaración de renta 2011) como los que figuren en la sección de “ganancias ocasionales” (renglón 65 del mismo formulario 110, o


59

el 53 en el formulario 210). Lo anterior, por cuanto así lo dispone el parágrafo del art. 1 de la Resol. 117 (ver también el concepto DIAN 016455 de febrero de 2009 ratificado con el 13446 de febrero 28 de 2012).

b. Del punto anterior se exceptúa a los distribuidores minoristas de combusti-bles líquidos y derivados del petróleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina multiplicando el respectivo margen de comercialización señalado por el gobierno por el número de galones vendidos y restándole lue-go el margen de pérdida por evaporación (ver concepto 039190 de mayo 9 de 1997 y la pregunta No.30 respondida en el concepto 097942 de diciembre 24 de 2010).

c. En el caso de las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA), los $100.000.000 a diciembre de 2011 se examinarían involucrando todo el valor que en ese año facturaron dichas CTA.; es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (ver el Concepto DIAN 55690 de agosto 16 de 2005 y el Concepto de la Supersolidaria 20091100086401 de mayo 11 de 2009, que confirman que en las CTA el ingreso para el asociado no se contabi-liza como “ingresos recibidos para terceros”, pues si así lo hicieran se estaría configurando una intermediación laboral expresamente prohibida en el Art. 17 del Decreto 4588 de 2006).

4. Para la entrega de los reportes en forma virtual, la norma establece (parágrafo 4 del art. 19 de la Resolución 117) que si la DIAN lo autoriza el representante legal de la entidad reportante, o la persona natural misma obligada a hacer el reporte, podrían usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co.). En todo caso, si el reportante ya tiene mecanismos de firma digital con los cuales viene presentando declaraciones tributarias en forma virtual, porque lo obligaba alguno de los criterios de la Resolución 12761 de diciembre de 2011, en ese caso no necesita solicitar nuevos mecanismos, pues con ese mismo se presentará la in-formación exógena (ver parágrafo 3 del art. 19 de la Resolución 117)

5. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha firma digital o cambian a última hora de representante legal en las personas jurídicas, en tales casos deben pedir un nuevo mecanismo como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo del art. 20 Resolución 117). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “con-tingencia” (art. 20 de la Resolución 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco se puede re-cibir los archivos, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.

6. En el texto del parágrafo del artículo 2 de la Resolución 117 se repitió la misma instrucción que se había establecido en las Resolución 11429 de octubre de 2011, a saber, que las sociedades y las sucesiones ilíquidas que se liquidaron antes de la expedición de la Resolución, pero sin haber cancelado su RUT, a todas ellas se les va a exigir que antes de poder ir a cancelar su RUT deben entregar entonces la información que les corresponda de acuerdo con lo exigido en la Resolución 117 y


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que corresponda a la fracción del año 2012 por el cual efectuaron operaciones. Es decir, reportarían las retenciones practicadas a terceros en esa fracción de año o el detalle de los IVA descontables y generados declarados en esa fracción del año, o los pagos a terceros, etc., pero no reportarían los “saldos de deudores a diciem-bre 31 de 2012”, ni de “pasivos a diciembre de 2012”, ni de “socios o accionistas a diciembre de 2012”, pues justamente esas entidades y/o sucesiones no alcanzaron a llegar a diciembre 31 de 2012. Las que se hayan liquidado después de expedida la Resolución, también tendrán que entregar la información que les corresponda antes de permitirles cancelar su RUT.

7. En los casos en los que durante el año 2012 se haya producido “fusión de socieda-des”, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o en la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2012 la(s) sociedad(s) que desaparecieron en el proceso de fusión (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).

8. En el caso de escisión de sociedades durante el 2012, la obligación de hacer los reportes del art. 631 recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2012 alcanzó a realizar la sociedad escin-dida (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).

9. En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero en la fecha en que se hi-cieron las operaciones con él. No es obligación por tanto, estar averiguando si para la fecha en que se entregará el reporte ese tercero ha cambiado de dirección.

10. Si no se conoce el dígito de verificación de un NIT, o se tienen dudas en los nom-bres completos y apellidos de un tercero, lo mejor es usar el servicio gratuito del portal de la DIAN conocido como “Consulta Estado RUT” (ver el siguiente enlace:(https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.fa-ces). Con esta herramienta, lo único que se necesita es digitar la cédula de la persona natural o el NIT de la persona jurídica (sin necesidad de digitar el dígito de verificación), y el servicio de la DIAN, si ese tercero tiene RUT en la DIAN, le dejará conocer los datos completos de sus nombres, apellidos o razón social pero no deja ver la dirección que ese tercero tenga en el RUT. Por tanto, el dato de la dirección de ubicación del tercero sí se tiene que seguir reportando con los datos que internamente tenga el reportante sobre ese tercero. Recuérdese que en las instrucciones que traen los formatos diseñados por la DIAN se dice que el dígito de verificación de un NIT solo se reporta si se conoce. Por tanto no es obligatorio. Además, con ese servicio virtual gratuito de la DIAN que acabamos de comentar se puede salir de las dudas sobre si a una persona natural se le reporta con “cé-dula” (tipo de documento “13”), o con “NIT” (tipo de documento “31”), pues si la persona no figura en el RUT de la DIAN, entonces solo se le la debe reportar como “cédula”. Si se comete el error de reportarla como “NIT” sin figurar en el RUT de la DIAN, entonces luego de entregados los formatos la DIAN dirá que los registros son equivocados para esos terceros y la razón será que “el NIT no existe en RUT”. Ello llevaría a la necesidad de tener que volver a corregir los registros de esos terceros.

En estos casos se podría volver inútil para la DIAN el contar con

direcciones que ya no servirían, o incluso,

es desgastante que los reportantes envíen a la

DIAN las direcciones de terceros que por tener

RUT ya tienen reportada esa dirección a la DIAN; además, se podría estar violando lo indicado en el artículo 44 de la ley 962 de 2005, Ley anti

trámites, que indica que si un sujeto ya le envió

información a la DIAN, entonces tal entidad

no tiene que volvérsela a solicitar; por tanto,

si un reportante de exógena ya le mandó

en años anteriores las direcciones de ciertos

terceros, entonces sobre esos mismos terceros

no debería volver a mandarle direcciones;

como sea, la DIAN, en el concepto 31198 de mayo de 2012 dijo que al pedir

que los informantes entreguen direcciones

terceros, eso “no es pedir información que la

DIAN ya tiene”…


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3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012

Literal “a” del art. 631 del E.T.Artículos 1, 2 y 3, Resolución 117 de octubre 31 de 2012

¿A quiénes les corresponde desarrollar dicho literal?

Este reporte corre por cuenta solamente de las personas jurídicas con ánimo de lucro (ver códigos “01” a “99” en la casilla 63, y código “01” en la casilla 70, segunda página de su RUT), las empresas comunitarias (código “10” en la casilla 69 de la se-gunda página de su RUT), las cooperativas de todo tipo (códigos “01” hasta “99” en la casilla 66 de la segunda página de su RUT) y los fondos de empleados (opción “15” en la casilla 65 segunda página del RUT), pero siempre y cuando hubieran existido en el año anterior (año 2011), y en dicho año anterior hayan obtenido ingresos brutos supe-riores a $100.000.000.

¿Cuál información se solicita?

Datos (incluidas direcciones y código del país) de todos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el monto del valor nominal de sus aportes a dicha fecha.

El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el período (caso de las sociedades comerciales y las em-presas comunitarias), o el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado o asociado (caso de las cooperativas y fondos de empleados; ver cuenta 3205 en el plan único de cuentas de esas entidades), no quedarán incluidos en el formato 1010 pues se deberán llevar al formato 1001 con los conceptos 5043 (caso de sociedades comerciales) o 5059 (caso de cooperativas y fondos de empleados; ver art. 4 de la Resolución 117). Con ese ajuste la DIAN logra conocer cuál fue el valor de participaciones o dividendos o remanentes que se repartieron a todos los socios, incluidos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros o asociados que no quedarían incluidos en el formato 1010 (porque a diciembre 31 ya no son miembros de la entidad) pero que sí habían alcanzado a recibir dividendos, o participaciones o remanentes antes de vender sus acciones o aportes.

Para hacer el reporte se deben seguir los siguientes pasos:

1. Se deben reportar a todos los socios,, o accionistas,, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 incluyendo tanto a los que residen en Colombia como a los que residan en el exterior. A los que residan en el exterior se les iden-tificará con el NIT que usen para efectos del impuesto de renta o su similar en sus países de residencia. Si no usan NIT en ese país, se les reportará con los seudo-nits que se mencionan en la Resolución, los cuales equivalen a un tipo de documen-to “43” y empiezan con 444444001 pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000.

2. Para definir el valor por el cual se reporta el monto de su aporte social a diciembre 31 de 2012, se debe proceder así:

a. El reportante que sea sociedad comercial, o el reportante que sea empresa comunitaria, reportará como “valor patrimonial del aporte” del socio o accio-

► Hasta los reportes del 2011, solo se llevaban al reporte a los socios, accionistas, cooperados o comuneros si el valor nominal de su aporte a diciembre 31 era superior a $5.000.000.


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nista o comunero a diciembre 31 de 2012 el resultado que se obtenga de tomar el porcentaje de participación que el socio o accionista tenga a diciembre 31 de 2012 y multiplicarlo por el patrimonio líquido fiscal de la sociedad o empresa comunitaria a diciembre 31 si es positivo (Renglón 41 de su formulario 110 para declaración de renta 2012, o el renglón 212, casilla tipo 1, si también le corresponde entregar el formato 1732 ). Cuando el valor a reportar del aporte a diciembre 31 sea negativo, el valor patrimonial del aporte deberá informarse como cero (0).

b. El reportante que sea cooperativa o fondo de empleados, reportará como “va-lor patrimonial del aporte del cooperado o asociado” el valor contable que le figura en las cuentas del PUC, códigos 3105 (aporte social) y 3110 (fondo de revalorización de aportes).

Al respecto, es importante aclarar que el valor patrimonial por el cual quede repor-tado en el formato 1010 el aporte social a diciembre 31 de 2012 de un socio, accionista, cooperado o comunero o asociado, no siempre será igual al valor fiscal por el cual lo re-flejaría en su propio patrimonio fiscal. En efecto, los aportes en el patrimonio fiscal de los socios, accionistas, cooperados o comuneros o asociados solo se incluyen por lo que haya sido el costo fiscal para cada uno de ellos pero nunca se deben incluir por valores intrínsecos (ni fiscales ni contables) que les lleguen a certificar las entidades donde los poseen (ver Arts. 268 y 272 del ET). Por tanto, la información que entregue la entidad en el formato 1010 sobre el “valor patrimonial del aporte” a diciembre 31 del 2012 del socio, o accionista, o comunero, o cooperado, o asociado, no siempre va a cruzar con el valor que a su turno vayan a incluir ellos en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o hasta en sus formatos 1012, si les corresponde entregarlos (ver Art. 10 numeral 2 de la Resolución 117).

La DIAN entonces solo puede usar los datos que le lleguen en el formato 1010 de parte de las entidades como un referente del valor aproximado que el socio, o accio-nista, o cooperado, o comunero o asociado debe tener reconocido como un activo en su patrimonio fiscal a diciembre de 2012. Y si ese socio, o accionista, o cooperado, o comunero o asociado es una persona natural o una sucesión ilíquida, entonces la DIAN puede presumir que según el valor del aporte que reportó la entidad en el formato 1010, entonces esa persona natural o sucesión ilíquida si puede quedar obligada a de-clarar, pues ese solo activo (el aporte en las entidades) tiene un valor fiscal alto que sumado a los otros que también tenga la persona natural o sucesión ilíquida a diciem-bre 31 de 2012 la haría exceder el monto de patrimonio bruto que la obligaría a decla-rar renta por el 2012 (son 4.500 UVT de patrimonio bruto a diciembre de 2012, unos $117.221.000, lo que obligaría a la persona a declarar renta; ver art. 592 y siguientes del E.T.). Así mismo, es fácil suponer que si a la DIAN le llegarán esta vez los datos de los aportes de todos los socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, eso entonces le permitirá detectar que los contribuyenes a los cuales les esté haciendo algún tipo de embargos o de cobros coactivos sí tienen algo de acciones o aportes con los cuales responder ante las deudas de la DIAN y por tanto la DIAN les podrá embargar esas acciones o cuotas

Formato a utilizar

Usarán el mismo formato 1010 versión 8, utilizado en los reportes del año 2011.

En él se exigen las direcciones de todos los terceros (tanto domiciliados en Colom-bia como domiciliados en el exterior). En todo caso, cuando se trate de los domiciliados en el exterior los datos de “dirección”, “código del departamento.” y “código del munici-pio” no se diligenciarán pues solo se les reporta el “código del país”. El formato además


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tiene dos columnas especiales para reportar el porcentaje de participación del socio, o accionista, o cooperado, comunero, o asociado a diciembre de 2012 (una columna donde la participación porcentual se escribirá sin separador de cifras decimales, y la otra donde se detallará cuántas eran las cifras decimales para la cifra de la primera columna).

Si en vez de cédula se reporta el NIT (tipo de documento “31”), en ese caso el “dí-gito de verificación del Nit” se informa solo si se conoce.

Manera de hacer la entrega de los reportes

En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la res-ponsabilidad “14-informante de exógena”. Y que el representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

Adicionalmente, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta in-formación no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte depen-derán de si el reportante, para la fecha en que se entregará el reporte, es un “grande contribuyente” (con responsabilidad “13” en el RUT) o si es una persona jurídica no grande contribuyente. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de di-ciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyen-tes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Los plazos son:

Grandes contribuyentes:

Último dígito del NIT(sin incluir dígito de verificación) Hasta



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Personas jurídicas (que no sean Grandes contribuyentes):

Últimos dos Dígitos del NIT )sin incluir dígito de verificación) Fecha


¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la empresa reportante des-cubre que se hace necesario corregir su declaración de renta 2012, y con ello cam-bia el renglón 41 de patrimonio líquido?

En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con el valor inicial-mente llevado a la declaración de renta 2012 en el renglón 41, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomaría en cuenta el valor de la corrección a la declaración de renta, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente re-portados pero que eran erróneos).

Lo triste en este caso es que aunque esa corrección a la declaración de renta no generaría sanción, en todo caso, porque sí se haría necesario entrar a corregir el re-porte de información exógena (y hasta el formato 1732 si también están obligados a entregarlo), la sanción vendría justamente por ese otro lado.

Como quien dice: quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tribu-tarias si sucede que ya han presentado la información exógena y hasta el formato 1732 (ver Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.1 de esta publicación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012.

Los datos que se muestran en dicho

numeral están tomados del archivo en Excel

titulado “Literal a del artículo 631 del E.T

”, pestaña “hojas de trabajo”, incluido en

el DVD que acompaña esta publicación y que

puede ser utilizado como plantilla para

elaborar sus propios casos particulares.


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3.2 Información respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos

Literales “b” y “e” del artículo 631 del E.TArtículos 1, 2 y 4, Resolución 117 de octubre 31 de 2012

¿Por qué se unifican en un solo formato los pagos o abonos en cuenta a terceros y sus respectivas retenciones?

Al igual que con los reportes del 2011, la DIAN decidió que en un solo formato, el formato 1001 versión 8, los obligados a hacer este reporte deberán entregar la in-formación de los pagos o causaciones a terceros por todo concepto durante el 2012 -compra de activos, compra de inventarios, valores tratados como cargos diferidos, dis-tribución de dividendos y participaciones, costos y gastos- al igual que las retenciones a título de renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre tales pagos o abonos en cuenta.

Cada pago o causación puede terminar siendo reportado con retención o sin ella lo cual depende de si el pago estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente, pues las normas vigentes indican que hay muchos casos en los cuales no se tienen que practicar retenciones a título de renta, por ejemplo, si un tercero era beneficiario de un pago que constituía para él un ingreso no gravado, o una renta exenta, o era una pequeña em-presa de la Ley 1429 de 2010, o un autorretenedor de renta, etc. En estos casos, a los pagos o causaciones no se les practican retenciones a título de renta. Lo mismo sucede si el pago o causación no arrojaba la base mínima en el momento del pago para quedar sujeto a retenciones a título de renta o de IVA, o quizás incluso se pudo haber tratado de pagos a trabajadores independientes prestadores de servicios a los que entre enero y abril de 2012 se les aplicó el art. 173 de la Ley 1450 de 2011 (reglamentado con el Decreto 3590 de septiembre de 2011) y entre mayo y diciembre de 2012 se les aplicó el art. 13 de la Ley 1527 de 2012 (reglamentado con el decreto 1950 de septiembre de 2012) y por tal motivo el pago no sufrió retención a título de renta, pues eran pagos mensuales que no superaban los 300 UVT con la primera Ley o los 100 UVT con la segunda Ley.

Por consiguiente, al pedir que en el formato 1001 quede reportado el pago total al tercero sin importar si sufrió o no retenciones, la DIAN está logrando manejar mayor información, pues en el pasado la DIAN, con los que solo entregaban el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas (formato que dejó de usarse desde los reportes del año 2011) y no entregaban el formato 1001, solo terminaba recibiendo información de los pagos o causaciones que se habían hecho a favor de un tercero y que sí habían sufrido retenciones, pero dejaba de recibir la información de todos los demás pagos que no sufrían retenciones.

Además, al hacer el reporte de los pagos y sus retenciones en un solo formato, la DIAN también subsana el problema que tuvo cuando utilizó en el pasado equivocada-mente los reportes del año gravable 2006, ya que en esa ocasión, si un mismo repor-tante entregaba el formato 1001 y el 1002, el sistema de la DIAN terminaba sumando los dos valores bases de cada formato, creando así equivocadamente un monto total de pagos a un mismo tercero que en realidad no era correcto (el pago que figuraba en el formato 1001 era casi siempre el mismo “valor base” que le figuraba al mismo tercero en el formato 1002). Por causa de ese error la DIAN envió equivocadamente cartas en el 2008 a personas naturales a las que consideró omisas por no haber declarado el año 2006 creyendo que sí habían recibido ingresos que los obligaban a declarar.


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Es importante comentar que a partir del año gravable 2013 cuando se lleven a la práctica las medidas del Decreto 1159 de junio de 2012 (el cual reglamentó el art. 376-1 del E.T), será necesario que la DIAN termine modificando otra vez su formato 1001. Y es que el decreto 1159 dispone que la DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen ya no practicarían las retenciones por el sistema de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabi-lizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendrá que hacer exclusivamente a través de los bancos. Por tanto, en el caso el formato 1001 po-drá quedar incluyendo costos y gastos que sí son del año 2013 porque el costo o gasto sí se seguirá registrando por causación, pero la retención sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el año 2014, cuando se pague el respectivo costo o gasto. Así que el formato 1001 de un determinado año podrá quedar con costos y gastos y sin reten-ciones, y el formato del año siguiente podrá quedar sin costos y gastos pero sí contener datos sobre retenciones practicadas.

Esto también implicará que la DIAN tenga que cambiar el formato 1003 que ela-bora la persona o entidad que sufre la retención, pues cuando esa persona o entidad informe que “sufrió una retención” e informe incluso el “valor base” sobre el cual se la practicaron, esos datos pueden quedarle en un año, mientras que para el agente de retención los datos en su formato 1001 le quedaron en otro año anterior. Eso es lo que hoy en día ya viene incluso sucediendo cuando el pagador son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la Nación, ya que éstas registran los costos y gastos por causación, pero las retenciones, por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fácil prever que la DIAN modificará en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el parágrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando que los mismos bancos serán los que diariamente empezarán a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quié-nes ordenaron los pagos, sobre qué bases, qué retenciones se practicaron y quiénes las sufrieron (y lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente:


¿A quiénes les corresponde entregar este reporte?

El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus posibles retenciones en la fuente corre por cuenta de los siguientes tipos de reportantes:

1. Las personas naturales y asimiladas (incluyendo hasta las sucesiones ilíquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin importar si por el año 2012 quedan o no obligadas a declarar renta.

2. Las personas jurídicas y asimiladas (con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas), que estén obligadas a presentar por el 2012 declaración de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el año gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos bru-tos fiscales (incluidos los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a cien millones de pesos ($100.000.000).

3. Todas las siguientes entidades las cuales en su mayoría son no declarantes de renta ni de ingresos y patrimonio, sin importar sus ingresos en el año anterior (2011),


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pero siempre y cuando hayan practicado algún valor por concepto de retenciones en la fuente a título de renta, o de IVA, o de timbre durante el 2012:

a. Entidades de derecho público (es decir, las que tienen marcada alguna opción en la casilla 64 de la segunda página de su RUT).

b. Los fondos de inversión (los que tiene escogida la opción 07, ó 08 en la casilla 65 de la segunda página de su RUT).

c. Los fondos de valores. d. Los fondos mutuos de inversión (los que tienen escogida la opción 17 en la

casilla 65 de la segunda página de su RUT).e. Carteras colectivas. f. Fondos de pensiones de jubilación e invalidez (los que tienen escogida la op-

ción 10 en la casilla 65 de la segunda página de su RUT). g. Todas las demás personas jurídicas y naturales y las sucesiones ilíquidas, que

no están mencionadas en ninguno de los numerales 1 y 2 anteriores, ni en los literales anteriores de este numeral 3, pero que durante el 2012 hayan prac-ticado algún valor por concepto de retenciones en la fuente (ya sea a título de renta, o de IVA o de timbre).

Si las entidades y personas mencionadas en este numeral 3 no practicaron ningún va-lor de retenciones durante el 2012, entonces no tendrían que entregar este reporte.

4. Todos los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obli-gados a presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio. Se dice que son todos, pues no importa el monto de los ingresos brutos que les figuren en sus contabilidades del año anterior (2011) (ver literal “h” en el art. 1 de la Resolución 117). Ese art. 22 del E.T. dice lo siguiente:

“ARTICULO 22. ENTIDADES QUE NO SON CONTRIBUYENTES. No son contribuyentes del im-puesto sobre la renta y complementarios, la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Dis-tritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporacio-nes Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los estable-cimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

Tampoco será contribuyente la propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993.

El Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero, Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, y no está obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio”.

5. Todos los que actuaron como mandatarios en contratos de mandato; todos los miembros encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales; todos los operadores en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minera-les; todas las sociedades fiduciarias administradoras de fideicomisos; y todos los secretarios de los órganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, también deben informar los pagos a terceros que realizaron por actuar como eje-cutores de los recursos en todas esas figuras especiales, pero que no les consti-tuían costos y gastos propios sino que eran costos y gastos cubiertos por cuenta de los mandantes, o de los miembros del consorcio, o de la unión temporal, o de los asociados del contrato de exploración, o de los fideicomisos administrados, etc. El reporte de esa clase de pagos especiales no los hacen en el formato 1001 sino en otros formatos específicos que mencionan los art. 11 a 15 de la Resolución 117.


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Si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejó de funcionar en algún momento dentro del año 2012 y no habían ido a cancelar el RUT antes de la expedición de la Resolución 117, en ese caso, antes de poder ir a cancelar el RUT, les pedirán que presenten este reporte con los pagos y retenciones que hayan alcanzado a practicar en la fracción de año 2012 por la cual funcionaron. Lo mismo pasará con los que se liqui-daron después de la expedición de la Resolución (para poder cancelar el RUT tendrán que entregar el reporte).

Además, el parágrafo 1 del art. 1 de la Resolución 115 sobre la información exigi-da a notarios (ver numeral 2.6 de este publicación) hace la precisión de que el notario no debe incluir en el formato 1001 las retenciones que solo deben quedar reportadas en su formato 1032 mencionado en esa otra resolución (retenciones practicadas por ventas de bienes y derechos ante su notaría las cuales se denunciaban en el renglón 37 de sus formularios mensuales de retenciones en la fuente del 2012). Por tanto, el notario entregaría el formato 1001 por el solo hecho de que en el año 2012 haya “practicado retenciones”, así sea únicamente las que practicó sobre venta de bienes o derechos en su notaria (ver concepto DIAN 059040 sep. 2012). Pero al momento de elaborar el formato 1001 con el detalle de sus “pagos a terceros en el año”, no se ve-rán en la columna de “retenciones a titulo de renta” las que ya reportó en el formato 1032.

¿Cuál información solicita?

Se solicita informar los datos, incluidas las direcciones de correo urbano, de los beneficiarios tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior, por costos y deducciones en que se incurrió durante 2012 -incluidas compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios, los valores tratados como activos diferidos y hasta los pagos o distribuciones de dividendos, participaciones o remanentes a los socios, accionistas, cooperados o comuneros- sin importar si son o no deducibles fiscal-mente en la renta del año 2012, cuando el valor acumulado en el año 2012 en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o causaciones y sin incluir el IVA que pueda traer acu-mulado porque dicho IVA se dejó como mayor valor del pago o causación, sea igual o superior a quinientos mil pesos $500.000 (ver parágrafo 1 del art. 4). Si el pago fue por salarios y demás pagos laborales o por otras rentas de trabajo a los independientes ta-les como honorarios, servicios, comisiones, en ese caso el tope se eleva a $10.000.000 para que el tercero tenga que ser reportado en forma individualizada (ver el parágrafo 5 del art. 4).

En todo caso, los reportantes que mencionamos en el numeral 3 de nuestro listado de los que entregarán esta información (ver literal “c” del el art. 1 y el literal “c” del art. 2, de la Resolución 117), quedan obligados a entregar el detalle de la totalidad de los pagos o causaciones a terceros por conceptos distintos a pagos laborales, es decir, sin importar que estén por debajo de $500.000. Y en cuanto a pagos laborales y otras rentas de trabajo sí les permiten reportar en forma individualizada solamente a los terceros que recibieron pagos por encima de los $10.000.000 (ver art. 4, parágrafos 1, 2 y 5, de la Resolución 117).

Adicionalmente, alrededor de la utilización en el 2012 del saneamiento fiscal permitido por el art. 163 de la Ley 1607, con el cual se pueden incluir activos que antes se habían omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido “compras del 2012” pues el formato 1001 es solo para informar las verdaderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. Así que si esos activos que ahora se estén declarando en el 2012 en realidad se habían comprado en años anteriores al 2012,


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tocaría corregir los formatos 1001 de años anteriores si es que aun no les han pasado los tres años siguientes a su presentación que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exógena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro)

Cuando las operaciones de pagos o abonos en cuenta con un mismo tercero supe-ren los topes antes comentados, entonces cada concepto por el cual acumuló pagos o causaciones se reportará con alguno de los 52 posibles “conceptos” diseñados por la DIAN, de forma tal que la suma de los valores reportados en todos esos “conceptos” arroje el total del pago o causación efectuada por el 2012 con dicho tercero. Por ejem-plo, si un tercero tiene pagos por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000, en ese caso, porque la suma de los dos valores superaría los $500.000, el tercero sí debe ser detallado en el reporte, pero los $300.000 se le reportarían con el concepto 5004 y los otros $250.000 con el concepto 5002. En columnas aparte se discriminará el IVA acumulado que pueda estar sumando con el pago o causación al tercero y los tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye timbre) que se le hayan practicado o asumi-do. Todos estos campos pueden quedar en ceros si en efecto no había un IVA sumando con el pago o si no se le hizo ningún tipo de retenciones.

Además, el primer inciso del artículo 4 de la Resolución 117 establece que el pago o causación se reporta “según el concepto a que correspondan”. Esa frase es diferente a la que se usó hasta los reportes del año 2010 cuando se leía “según el concepto contable a que corresponda” (ver la resolución 8660 de 2010). Por tanto, al eliminar la palabra “contable”significa que si, por ejemplo, en los “inventarios” de un reportante (ejemplo de una constructora) se registraron valores por honora-rios, por mano de obra o por servicios, esos valores cargados en un inventario y que no corresponden a una compra de mercancías, no se reportarían como “compra de inventarios”como se podría creer a primera vista, sino con el concepto más exacto que corresponda (honorarios, salarios, servicios, etc.). De esta forma incluso habría mayor coherencia con el monto de la retención que se le haya practicado al tercero pues la tarifa para una retención sobre un “honorario” es muy distinta de la tarifa para una “compra de mercancía”.

Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, entonces esos terce-ros se agruparían dentro de cada uno de los 53 conceptos diseñados por la DIAN y se reportan con un único registro que lleva como NIT el número 222222222, razón social “cuantías menores” y la dirección de la entidad o persona informante. Como quien dice, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como máximo 53.

Si el reportante tiene que detallar la totalidad de los pagos diferentes a pagos la-borales y rentas de trabajo (literal “c” del art. 1 y literal “c” del art. 2 de la resolución), entonces los únicos registros con el nit 222222222 que pueden figurar en su repor-te serían los que realizaría con el concepto “5001-salarios y demás pagos labores” o con los conceptos 5002, 5003 y 5004 -si son honorarios, comisiones o servicios con trabajadores independientes- pues esos son los únicos casos en los que se les per-miten reportar en forma individualizada solo a los terceros que acumularon más de $10.000.000 y todos los demás terceros de esos conceptos sí pueden reportarlos en el registro de cuantías menores con el nit.222222222.

En vista de que esta en esta ocasión la DIAN volvió a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que serían no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que estos en todo caso, tienen que ser gastos reales, o sea, reconocidos a su vez como un ingreso por par-te del tercero, y no gastos o costos simplemente estimados, como por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está adelantándose ante los jueces.

Tenga presente que en el listado de conceptos del formato 1001 figuran esta vez 58 posibles conceptos la mayoría de los cuales son para reportar los pagos que sí le constituían costo o gasto al reportante (incluso el nuevo concepto 5061 mencionado en el ítem 49 no se usaría dentro del formato 1001 sino solo en el formato 1014 exclusivo de las fiduciarias; ver art. 14 de la Resolución). Pero dentro de ese listado se incluyeron 4 conceptos en los que nunca tendría cabida la posibilidad de usar el nit 222222222 de “cuantías menores”, pues es forzoso identificar al tercero así sea la propia persona o entidad informante. Nos referimos a los conceptos 5049 hasta 5052 por las autorretenciones que el propio reportante se haya autopracticado (ver parágrafos 12 y 13 del art. 4). Por tanto, solo quedan 53 conceptos en los cuales sí habría cabida para usar el registro “222222222 cuantías menores”.


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Cuando se esté diligenciando el formato 1001, hay dos columnas para reportar el pago:

En la primera, denominada “Pago deducible”, irán solo los valores deducibles fis-calmente (por ejemplo, el 25% del valor del 4 x mil).

En la segunda, denominada “Pago no deducible”, irán los costos y gastos no dedu-cibles (por ejemplo, el 75% del 4 x mil).

Si el reportante es alguna entidad no contribuyente de renta, sea que deba presen-tar o no declaración de ingresos y patrimonio 2012 (ver Arts. 598 y 599 del E.T.), en ese caso todos los pagos o causaciones los reporta únicamente en la columna “pagos no deducibles” y siempre dejará en ceros la columna “pagos deducibles” (ver el parágrafo 10 del art. 4).

Además, en los otros formatos similares al 1001 (como los 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056) que son utilizados solo para reportar los pagos especiales hechos por los tipos de reportantes especiales que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar información sobre pagos a terceros -mandatarios en contratos de mandato, el encargado de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.- no existe la columna de “pagos no deducibles”, pues el reportante solo tiene que informar a quién hizo el pago y por cuenta de quién lo hizo, pero sin importar cómo lo utilizará este último.

Hay que comentar que si la DIAN pide hacer el reporte de los pagos que no sean de-ducibles fiscalmente, eso implicaría que si el reportante es una persona natural (obli-gada o no obligada a llevar contabilidad), tendría que reportar todos sus gastos per-sonales que en efecto son no deducibles (viajes, comidas, ropa, etc.). La DIAN no hizo salvedades al respecto y por ende se vuelve algo utópico creer que una persona natural lleva el registro de esos gastos como para luego poder entrar a reportarlos. El problema es que si no reportan esos “gastos” y la contraparte sí reporta su respectivo “ingreso” obtenido con la persona natural., entonces la DIAN se quedaría sin cómo hacer el res-pectivo “cruce de información” y tendría la facultad para sancionar a la persona natural por “información de gastos no suministrados”. Así que lo mejor será que las personas naturales obligadas a hacer el reporte de gastos y que no llevaron registros de ellos durante el año, traten de reportar todo lo que más puedan.

Además, en la estructura del formato 1001 (y en la de sus similares, los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), se sigue indicando que cuando un reportante tenga que detallar el pago o causación que haya efectuado a favor de un tercero durante el 2012, en ese caso no solo tendrá que distinguir si ese gasto o costo en el que incurrió será o no deducible en su declaración de renta, sino que también tendrá que distinguir, en columnas individuales, si ese gasto o costo tiene incluido algún valor por IVA que no fue tomado como descontable en las declaraciones de IVA y que por eso se llevaba como mayor valor del gasto (ver parágrafo 14 del art. 4).

Si no se hace esa separación entre el pago y su IVA, obviamente se alteran para la DIAN los procesos de cruces de información con el tercero, pues dicho tercero como contrapartida, en su formato 1007 solo reportará que tuvo un “ingreso” pero no lo reporta junto con el IVA generado, ya que éste lo reporta en otro formato distinto a aquel en el que reporta sus ingresos (lo hace en el 1006). Así que, si la DIAN solo cruza el formato 1001 del comprador con el 1007 del vendedor, entonces se necesita que el IVA sí esté discriminado.

Lo anterior significaría que para estos reportes del 2012 no hay posibilidad de que el IVA que esté sumando como mayor valor de un costo o gasto se pueda dejar repor-


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tado en la misma columna donde estará el valor bruto del costo o gasto, sino que dicho IVA, en todos los casos, tendrá que ser discriminado en las columnas que para tal fin se diseñaron en el formato 1001. Y si algún reportante controlaba ese IVA por aparte en las cuentas contables del PUC 511570, o 521570, o 731570, sucede que ese control no es el más efectivo, pues no queda controlado el IVA que quedó como mayor valor de los inventarios registrados en la cuenta 14 del PUC, o de los activos fijos registra-dos en la cuenta 15 del PUC, o de los diferidos registrados en la cuenta 17 del PUC. En consecuencia, si algún reportante no tiene discriminados los IVA que están sumando en todas las cuentas donde se pudo haber dejado acumulado, una solución que puede intentar aplicar para conocer esos IVA sería la de fijarse en cuál fue el valor base sobre el cual practicó la retención de IVA al tercero y allí se descubriría el valor del IVA que había cobrado ese tercero, o si era un tercero del régimen simplificado, se descubre el IVA teórico sobre el cual se calcula la retención asumida de IVA. Ahora, si el reportan-te no fue agente de retención de IVA pero sí fue agente de retención de renta, en ese caso puede calcular cuál fue el valor base de la retención a título de renta y a ese valor base calcularle la tarifa de IVA respectiva que se generaba sobre el costo o gasto que sí era gravado con IVA (ya sea 1,6%, 10%, 16%, etc.). El problema en este último caso es si el pago se hacía a alguien que era autorretenedor de renta, o que el pago no daba base para practicar la retención de renta, o que era un pago que le constituía una renta exenta o un ingreso no gravado, ya que en todos esos casos no se tienen datos de re-tenciones de renta, pues no se les aplicaba. Y así como en los reportes del 2011 y 2012 ha sido necesario discriminar por aparte el IVA que se quedaba sumando con los costos y gastos, lo mismo nos podemos imaginar que sucederá por el 2013 cuando entre los costos y gastos también empiece a quedar acumulado el nuevo impuesto al consumo creado con los arts. 71 a 83 de la Ley 1607 de 2012. Así que lo mejor será que desde ya, al momento de ir registrando los costos y gastos del 2013, también se empiece a llevar un control que permita al final del año tener discriminado el valor del impuesto al consumo (el cual solo se cobra en los servicios de alimentación, en la telefonía móvil y en ciertos vehículos).

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2012 como miembros de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar, o si durante el 2012 actuaron como mandantes en contratos de mandato o como aso-ciados en un contrato de exploración de hidrocarburos o gases, en esos casos no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus declara-ciones de renta, pero que fueron originados por su participación en esos consorcios o uniones temporales, en los contratos de exploración de hidrocarburos o en los contra-tos de mandato. Este último caso es típico, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmo-biliaria para que cubra los costos de administrar un bien raíz y practique directamente las retenciones, o se utiliza a una agencia aduanera para que ella cubra los gastos de las importaciones y exportaciones y practique directamente las retenciones. Lo anterior por cuanto tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador en los contratos de exploración de hidrocarburos (ver Parágrafo 1 del art. 11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del art. 13, en la Resolución 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos los demás costos y gastos que no se hayan originado por su participación en ese tipo de figuras. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, consorcio u operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los man-dantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los miembros de los contratos de hidrocarburos.


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También se puede destacar que si alguien adquirió un activo fijo o unos inventarios y los recibió porque fue beneficiario de la liquidación de una sucesión ilíquida o porque se los dieron en calidad de donación en especie, en ese caso el activo o inventario ad-quirido en esa forma no se reporta pues no se efectuó ningún “pago al tercero”. Esto es algo que tendría que reportar solo en el formato 1007, pues fueron “ingresos recibidos en especie de terceros”

Y si pensamos en el caso de los activos adquiridos bajo leasing en modalidad de “Leasing financiero” (numeral 2 del art. 127-1 del E.T.), allí es claro que ese valor re-gistrado en los “derechos intangibles” de la contabilidad (cuenta 162535), no se debe reportar como “compra de activo” pues los contratos de Leasing son simples “contratos de arrendamiento” y por tanto el dueño del activo (la entidad financiera que lo dio en Leasing) no lo ha todavía.

De igual forma, en el caso de los dineros que las cooperativas debitan en sus cuen-tas del pasivo en las que se reflejan las partes pertinentes de los excedentes de ejerci-cios anteriores que son trasladados a tales cuentas del pasivo, esos débitos en esa cuen-ta fueron pagos a terceros para ejecutar los excedentes de años anteriores tal como lo pide la norma cooperativa, pero no son pagos a los asociados de la cooperativa y por tanto no se puede decir que se informarían como “distribución de excedentes” (con-cepto 5059). Esos débitos, entonces, se reportan como “pagos no deducibles” y con los NIT de esos terceros a los que se les hizo el pago.

En el desarrollo de este literal “e” (para el cual se usa el formato 1001) solo se ma-nejarán los costos y gastos que sí tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los demás costos y gastos tales como el gasto depreciación o la deducción por activos fi-jos productivos, por no tener un beneficiario externo real se reportarían solo por quie-nes deban desarrollar la información del literal “k” y lo harían usando el formato 1011 (ver numeral 5 del art. 11 de la Resolución 117 y el numeral 3.9 de esta publicación). Recordemos que la “deducción por activos fijos productivos” (art. 158-3 de E.T), es una deducción especial que luego del año gravable 2010 solo la pueden seguir utilizando los contribuyentes que hayan incluido ese beneficio en sus “contratos de estabilidad jurídica”, Ley 963 de 2005, firmados con el Estado.

Sobre el “gasto o costo por diferencia en cambio”, habría que comentar que éste en realidad nunca es reconocido por el beneficiario del exterior como un “ingreso”. Piense, por ejemplo, que el beneficiario del exterior tenía una cuenta por cobrar de 100 dólares y se le pagan 100 dólares, por tanto él nunca reconoce un mayor “ingreso” porque a la empresa colombiana, en el momento del pago le tocó registrar por efectos de la tasa de cambio, un “gasto diferencia en cambio”. Incluso a veces el “gasto por diferencia en cam-bio” se origina por ajustar a la baja unos dólares que se tienen en efectivo en caja fuerte, y eso tampoco es reconocido por ningún tercero como un “ingreso”. Entonces, ese “gasto o costo por diferencia en cambio”, como en verdad no fue pagado al tercero, no se reporta en el formato 1001. Y tampoco se reportaría en el 1011 pues en él no hay diseñado un concepto especial para ese tipo de gastos. El detalle de esa partida sí se quedaría viendo en el renglón 327 del formato 1732 para quienes tengan que elaborarlo.

Así mismo, todo el que esté obligado a desarrollar la información del literal “e” (por pagos o causaciones a terceros) queda obligado a elaborar el reporte que se pide en el artículo 7, numeral 1, de la Resolución 117, es decir, deberá reportar en otro formato especial (el formato 1005) la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVA descontables que haya llevado a las seis declaraciones de IVA presentadas durante el 2012 (ver el numeral 3.5 de esta publicación). En ese otro formato 1005 solo se piden nombres y NIT del tercero y la cifra del IVA descontable (no se piden direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, se ahorra este trabajo.


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Así mismo, si el costo o gasto fue tomado por más del 100% del verdadero valor pa-gado o causado –por ejemplo, la donación a la fundación Gustavo Matamoros, que se deduce en un 125% del valor pagado (ver art. 126-2 del E.T.). En este caso al tercero, en el formato 1001, solo se le reporta con el 100% del valor pagado (para nuestro ejemplo, con el concepto 5013). Pero luego, si al reportante le corresponde entregar también el formato 1011, le pedirán que reporte (sin nombres de terceros) el valor que finalmente sí se tomó como deducible en la declaración de renta, en este caso, todo el 125% del pago y con el concepto 8222. Esto servirá para que la DIAN controle que lo reportado, por ejemplo, en el formato 1001 con el concepto 5013, al ser multiplicado por un máximo de 125% le arroje lo que figura en el formato 1011 y concepto 8222. Verificaciones similares se deben tener presentes para otros conceptos que se utilicen en el formato 1001, tales como los siguientes:

a. Concepto 5020. Valor de compra del activo sobre el cual el reportante se tomará el beneficio del art. 158-3 (inversión en activos fijos productivos, beneficio que solo lo pueden aplicar en el 2012 los contribuyentes que tengan incluido ese beneficio den-tro de sus contratos de estabilidad jurídica de la Ley 963 de 2005 firmados con el Estado): en este caso, en el formato 1011, y con el concepto 8200, se informará como máximo un 30% de lo que esté reportado en el 1001 con el concepto 5020.

b. Concepto 5010. Valores pagados entre enero 1 y diciembre 31 de 2012 por concepto de pagos parafiscales al ICBF, SENA y caja de compensación, sin importar de qué nominas fuesen. En este caso, en el formato 1001 se reporta el valor pagado a esas entidades (y no el meramente causado) y que por tanto está sumando entre los costos y gastos laborales deducibles (ver art. 114 del E.T. y el concepto DIAN 42747 de mayo de 2009). Pero como ese mismo valor es el que también se reportará lue-go en los renglones informativos 32 del formulario 110 ó 31 del formulario 210 para declaración de renta por el año gravable 2012, lo que sucederá es que al hacer el formato 1011 y con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se volverán a reportar esos mismos valores, recordemos que el formato 1011 no maneja nombres de terceros; (adviértase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaración de renta 2012 y por eso, cuando mencionamos algún renglón de ese formulario, asumimos que tendrán la misma ubicación que tuvieron en el for-mulario del 2011). Además, si algún empleador generó durante el 2012 nuevos puestos de trabajo y se los otorgaba al tipo de personas especiales mencionadas en los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010 (desplazados, mujeres mayores de 40 años, etc.), es posible que el empleador quiera usar el 9% de los parafiscales pagados so-bre los salarios de ese tipo de trabajadores y llevarlo no como una deducción, sino como un descuento del impuesto de renta. Por tanto, a ese tipo de empleadores les sucederá que en el renglón 32 del formulario 110 ó el 31 del formulario 210 les queda reportado todo el valor de parafiscales pagados a esos trabajadores especia-les durante el año, pero no todo ese valor de esos renglones se tomó como “costo o gasto”, pues hay una parte que se tomó como “descuento del impuesto de renta”. Por tanto, si ese es el caso, entonces en el formato 1011 se entiende que con los conceptos 8241, 8242 y 8243 solo irá reportada aquella parte que de los valores llevados al renglón 32 del formulario 110 ó al 31 del 210 sí se haya tomado como “costo o gasto” pero no la parte que se haya tomado como “descuento tributario”.

c. Conceptos 5011 y 5012. Valores pagados (y no los simplemente causados) entre ene-ro 1 y diciembre 31 a las entidades de seguridad social en salud, pensiones y ARP, incluido el aporte del trabajador. En este caso, en el formato 1001, usando las co-lumnas de “pago deducible” y “pago no deducible”, se reportarán con cada entidad de la seguridad social la parte que de ese pago era el aporte del empleador -parte deducible- y la parte que era el aporte del trabajador -parte no deducible para el reportante (ver parágrafo 11 del art. 4). Sin embargo, cuando se elabore la decla-


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ración de renta 2012, en los renglones informativos 31 del formulario 110 ó 30 del formulario 210, solo se pide reportar los aportes pagados durante el año sin incluir los aportes del trabajador. En todo caso, en el formato 1011 no se diseñó un código para volver a detallar los pagos efectuados a las entidades de seguridad social y que sean los que finalmente se tomará como deducibles el reportante. Los valores a reportar en los conceptos 5011 y 5012 se tomarían de las planillas integradas de liquidación de aportes (PILA) pagadas entre enero 1 y diciembre 31 de 2012, pero se tendría que incluir hasta los valores que se hayan cancelado por copagos al sistema de salud cuando el cotizante quiere darle cobertura a personas que no son de su grupo familiar básico. Sin embargo, en caso de los aportes a pensiones solo se pide el aporte “obligatorio” y no habría que incluir los aportes voluntarios. La intención de este reporte es que la DIAN pueda cruzar esta información con los reportes que a su vez le hacen llegar las EPS, ARL y los fondos de pensiones, en los que indican quiénes están al día o no en sus pagos laborales (ver art. 626 del E.T.).

d. Concepto 5001. Pagos laborales. Al momento de hacer el formato 1001, este es el único concepto en el cual al tercero solo se le reporta valores si los mismos están efectivamente pagados y no simplemente causados, pues lo que se busca es ras-trearle el ingreso que el asalariado sí debe reconocer como ingreso en el 2012 y que lo podría obligar a declarar renta, ya que los asalariados, por no estar obligados a llevar contabilidad, solo reconocen como ingresos del año los efectivamente recibi-dos en dinero o en especie (ver art. 27 del E.T.). Sin embargo, como al empleador le es posible deducir los gastos laborales a pesar de que solo estén causados, con tal que haya pagado efectivamente los aportes de seguridad social y parafiscales con plazo hasta antes de presentar la respectiva declaración de renta, (ver art. 664 del E.T.), por esta razón en el formato 1011 y con el concepto 8207, le piden que infor-me el total de los costos y gastos laborales del año que se está tomando como de-ducibles sin importar si están causados y/o pagados. Esto mismo debe tenerse en cuenta si una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado (CTA o PCTA) está obligada a hacer este reporte, pues en tal caso los pagos por “compensaciones” hechos a sus asociados se reportarían con el mismo criterio con el que se repor-tarán los pagos por salarios y demás pagos laborales en una empresa normal, es decir, reportando a los asociados cuyas compensaciones hayan sido efectivamente pagadas y que sean iguales o superiores a los $10.000.000. Lo anterior es así por cuanto la DIAN en sus conceptos 4592 de enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007, ha explicado que las CTA mensualmente deben depurar esos pagos por compensaciones, para efectos de la retención en la fuente, como si fueran pagos por salarios, y hasta les deben dar al final del año el mismo formulario 220 por certificados de ingresos y retenciones laborales.

e. Conceptos 5002, 5003 y 5004. Pagos o causaciones por honorarios, comisiones o ser-vicios. En este punto habría que comentar que al formato 1001 se llevan individua-lizados los valores pagados y/o causados al tercero -ya sea persona natural o per-sona jurídica que obtuvo ese tipo de ingresos- si estos pagos o causaciones, junto con los demás pagos o causaciones por diferentes conceptos, le acumularon más de $500.000. Pero si el tercero beneficiario de estos pagos era una persona traba-jadora independiente que solo acumuló pagos o causaciones por estos conceptos, solo se le reporta individualmente si tales pagos o causaciones le superaron los $10.000.000 (ver primer inciso del parágrafo 5 del art. 4)

f. Concepto 5028. Devoluciones de pagos de años anteriores y sus respectivas devolu-ciones de retenciones de renta o de IVA: Si un contribuyente había efectuando un pago en un año anterior y ya había hecho igualmente la retención de renta en ese mismo año anterior, lo que sucede cuando devuelven o anulan la operación en otro año fiscal posterior es que para poder reversar la retención de renta practicada al


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sujeto pasivo, éste tiene que cumplir con lo indicado en el art. 5 del Decreto 1189 de 1988 para garantizar que esa retención de renta que le van a devolver no la usó en la declaración de renta de ese año anterior. Si ya la había usado, entonces el agente de retención no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en la fuente de renta por pagar, sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y así ninguno de los dos -ni el sujeto pasivo ni el agente de retención- tie-nen que afectar sus declaraciones de retención o de renta ya presentadas o por presentar. Si la devolución origina el tener que devolver retenciones de IVA, en ese caso el sujeto pasivo tiene que cumplir con lo indicado en el art. 11 del Decreto 380 de 1996 para garantizar que no se la había tomado en ningún formulario de IVA ya presentado. Si ya la había usado, entonces el agente de retención no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en fuente de IVA por pagar sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y así ninguno de los dos -ni el sujeto pasivo ni el agente de retención- tienen que afectar sus declaraciones de retención o de IVA ya presentadas o por presentar. Para los reportes de estos tipos de devoluciones de retenciones se dice que “el valor base” debe quedar reportado totalmente en la columna de “pagos no deducibles” (ver parágrafo 12 del art. 4).

g. Conceptos 5053 y 5054. Retenciones a título de timbre y devoluciones de retenciones de timbre: Aquí el principal problema es que en el formato 1001 la DIAN sigue sin incluir la columna en la cual se reportarían este tipo de retenciones, pues el for-mato solo tiene diseñadas las columnas para las retenciones a titulo de Renta o de IVA. Por tanto, se entiende que lo único que se puede reportar en relación con este tipo de retenciones son solamente los “valores base”. Adicionalmente, en el caso de los documentos sin cuantía, pero que generan un “impuesto de timbre”como salvoconductos, visas, etc. (art. 521 del E.T.), el parágrafo 12 del art. 4 establece que el “valor base” de ese tipo de retenciones quedaría reportado en la columna “pagos no deducibles”. ¿Pero cómo reportar una “base” cuando en realidad no la había? Es por eso que se entendería que esas operaciones de retención de timbre sobre documentos sin cuantía no habría que reportarlas. Solo entonces se reporta-rían los valores base de las retenciones de timbre que sí se hayan practicado sobre documentos con cuantía. Y aquí surge la duda porque durante el 2012 y desde el año 2010 en adelante, estos documentos no están generando impuesto de timbre.

En relación con las “devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores” que se pide detallar con el concepto 5054, hay que comentar que la DIAN misma en concepto 52759 de junio de 2000, dijo que con las retenciones de timbre no es posible hacer “devoluciones”. En consecuencia, si las retenciones a título de timbre no es posible “devolverlas” cuando se anulen los documentos que la originaron, la única manera de aceptar que un agente de retención haya debitado el pasivo de retenciones de timbre sería cuando el documento estuvo equivocadamente sujeto a impuesto de timbre y alguna norma especial lo exoneraba o cuando la retención de timbre fue practicada con una tarifa superior a la permitida (ver al respecto el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 con el cual se modificó el art. 6 del Decreto 1189 de 1988). Nótese que lo que pide incluso la DIAN en los reportes de exógena 2012 son las devoluciones de retenciones de timbre sobre “operaciones del año anterior”. Eso indicaría que si un agente de retención practicó la retención de tim-bre durante el 2012 y la devuelve durante el mismo año 2012, este tipo de devolu-ción no se reporta con el concepto especial 5054. Como sea, no es creíble que a la DIAN le sirva de algo que los agentes de retención de timbre le informen los datos de los terceros a los cuales se les hicieron “devoluciones de retenciones de timbre” y mucho menos “sobre operaciones del año anterior”, pues ningún tercero usa las retenciones de timbre para disminuir el valor a pagar de algún tipo de declaración tributaria y más bien todo lo que le retienen se le convierte en un gasto por im-puestos no deducible, algo que no sucede con las retenciones de IVA.

► Ver el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 donde se dijo que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando después del 2010; ver también conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011.


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Formatos a utilizar

Se usará el mismo formato 1001, versión 8, utilizado en los reportes del 2011.

Si el reportante es alguno de los que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar esta información de pagos y retenciones a terceros (es decir, los mandatarios en contratos de mandato, o los encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), usarían el formato 1001 para reportar sus pro-pios costos y gastos. Pero para reportar los pagos especiales que ejecutaron por cuenta de sus mandantes o miembros, deben hacerlo en los otros formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056, que son los mismos usados en los reportes del 2011 (ver artículos 11, 12, 13, 14 y 15 de la Resolución).

El formato el 1001 y sus similares, tienen las siguientes particularidades:

• Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia. . En el caso de que sea un tercero domiciliado en el exterior, sin importar si por el 2012 el reportante estuvo o no sujeto al régimen de precios de transferencia (artículos 260-1 a 260-10 del Estatuto Tributario), lo único que se le reporta es el NIT que usa en ese país de residencia (o se le asigna uno de los seudo-Nits que estén en el rango de 444444000 a 444449000), pero no se le reporta dirección, código de departamento ni código de municipio (esos campos se le dejan en blanco). Sí se les reporta el código del país (Parágrafo 7 del art. 4 de la Resolución 117).

• Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reportaría solo si se conoce (no es dato obligatorio).


La persona jurídica reportante o la persona natural reportante en sus respectivos RUT deben tener figurando la responsabilidad “14-Informante de exógena”. Y si aún no tienen firmas digitales para el representante legal de la persona jurídica o para la persona natural reportante

Todos los reportantes deben entregar el formato 1001 (así sea su único formato a entregar) únicamente en forma virtual por el portal de internet de la DIAN. Eso signifi-ca que si el representante legal de las personas jurídicas obligadas a hacer los reportes o la persona natural misma obligada a entregar los datos de sus pagos a terceros, son individuos que hasta el momento no tienen asignada una firma digital en la DIAN, de-ben solicitarla con tiempo -a más tardar faltando tres días hábiles antes de que se venza el plazo para entregar la información- y luego tienen que activarla (téngase presente que estos reportes solo los firma el representante legal o la persona obligada a reportar pero no los tienen que firmar ni sus contadores ni sus revisores fiscales). En el trámite para obtener las firmas digitales debe escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN o enviar a un apoderado, mandar a un simple por tercero autorizado. Este último es el que iría hasta la DIAN con una carta simple autenticada ante notario (ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117). En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que debe quedar indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” (junto con una contraseña,) para que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue y efectúe el proceso de “activación” en el portal de internet de la DIAN (en ese proceso es donde se podrá autoasignar una nueva contraseña que solo él conocerá) y luego sí lo pueda usar para firmar los reportes que entregará.

Para más detalles, véanse las cartillas

instructivas de la DIAN para obtención

y activación de mecanismos de

firma digital y para utilización de los

servicios informáticos electrónicos del portal

de internet de la DIAN, archivos que están

incluido en el DVD que acompaña esta

publicación, pestaña “Anexos”


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Para poder obtener los mecanismos de firma digital es necesario que el represen-tante legal (en el caso de las personas jurídicas) tenga su propio RUT y que allí le figure la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”. Si el representante legal aún no tiene RUT, le tocará empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011 que modificaron el Decreto 2788 de 2004, a saber:

• Llevar el original y una fotocopia de la cédula. • Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios públicos o de impuesto

predial correspondientes al sitio que va a mantener reportado como dirección en la DIAN.

• Llevar constancias de tener una cuentas bancarias (si le aplica), y si no puede ir personalmente tiene que mandar a un apoderado (que no tendría que ser obliga-toriamente abogado pues así se desprende de lo establecido en los arts. 34 y 68 del Decreto-Ley anti trámites 019 de enero de 2012).

Lo mismo aplica si el representante ya tiene RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad “22”.

Si el representante legal o la persona natural obligada a reportar, ya tienen asig-nada firma digital, ya sea que se la asignaron para firmar virtualmente las declaracio-nes tributarias o para entregar otros tipos de reportes a la DIAN, no deben solicitar una nueva, pues con la ya asignada podrán también entregar virtualmente los reportes de la información exógena. Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, con la firma que le asignaron la primera vez firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y con ella misma también puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado.

Todo el trámite de obtención y activación de la firma digital es gratuito y se puede empezar a realizarlo desde ya para no dejarlo para los últimos días.

Conviene aclarar que si alguien está obligado a entregar estos reportes de informa-ción exógena de forma virtual, automáticamente queda por esa sola razón obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la Resolución 12761 de diciembre de 2011).

Eso sería aplicable en especial a las personas naturales que por primera vez les corresponda entregar información exógena ya que empezarían a prestar declaraciones tributarias virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se venza el plazo para entregar los reportes de exógena, pues las personas jurídicas, desde julio de 2012 en adelante, están siempre obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar declaracio-nes de retención en la fuente (ver art. 1 numeral 12, y art. 2, ambos de la Resolución 12761 de 2011 la cual fue modificada con la Resolución 0019 de febrero de 2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de exógena solo los firmará el representante legal, sucederá que si el reportante es alguien que luego tendrá que presentar sus de-claraciones en forma virtual, en tal caso para la presentación de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, será necesario que también le consigan firmas digitales a éstos si aun no las tienen.

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver parágrafo art. 20 Resolución 117). Por eso conviene tener copias del archivo del mecanismo de firma digital en varios sitios.


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En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 20 en la Resolución 117), en el cual se in-dica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas téc-nicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para intentar cargarlos directamente en los computadores de la DIAN. Si eso tampoco funciona, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporanei-dad en el proceso.

Se debe tener presente la restricción que existe a la hora de construir cualquiera de los formatos de la Resolución 117, referente a que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros. Por tanto, quienes tengan que detallar los pagos y retenciones practicadas a terceros durante el 2012, y el reporte les exija incluir más de 5.000 regis-tros, deberán elaborar varios “formatos 1001”, guardando el límite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo de otro con el “número de consecutivo de envío” (véase más detalles en el capítulo 4 y 5 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicación)

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o per-sona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su decla-ración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial los renglones sobre costos y deducciones, o alguna de las declaraciones de retención en la fuente de los meses del 2012?

En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicial-mente declarados, era uno con errores. Por tanto al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello) en el que ya se toma-rían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o las correcciones a las declaraciones de retención en la fuente, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; aplicaría un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos. Y todo sin importar incluso que el propio reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN lo detecta-ra y lo obligara; ver concepto 80262 de noviembre de 2005).

Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias, si ya la habían presentado.


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Ejemplos prácticos

En el Capítulo 9, numerales 9.3 y 9.4, se presentan dos ejemplos sobre la forma como se puede hacer este reporte. El primero de ellos para los reportantes que sí pue-den reportar a los terceros por conceptos distintos a salarios y rentas de trabajo en forma individualizada solo si superen los $500.000. El segundo, para aquellos repor-tantes a quienes les corresponde reportar la totalidad del pago al tercero sin importar su cuantía, cuando se trata de pagos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo.

3.3 Información respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante

Literal “c” del Art. 631 del E.TArtículos 1,2 y 5, Resolución 117 de octubre 31 de 2012

¿A quiénes les corresponde desarrollarlo?

Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:

1. Las personas naturales y asimiladas (incluyendo hasta las sucesiones ilíquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin importar si por el año 2012 quedan o no obligadas a declarar renta.

2. Las personas jurídicas y asimiladas (con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas), que estén obligadas a presentar por el 2012 declaración de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el año gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos bru-tos fiscales (incluidos los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a cien millones de pesos. ($100.000.000).


Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a titulo de renta, a título de IVA y a título de timbre que los terceros le hayan practicado durante 2012 a la entidad o persona informante.

A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informará el NIT, la razón social o los nombres y apellidos, el concepto de la retención sufrida y las retenciones que le fueron practicadas por parte de ese tercero. Igualmente como sucedió con los reportes del 2011, a cada tercero también habrá que incluirle el “valor base” sobre el cual dicho tercero practicó la retención, y la dirección del tercero.

Eso significaría que cuando se esté reportando el “valor base” de una retención de IVA que le hayan practicado al informante, habrá que reportar también el valor de la venta antes de IVA para que haya coherencia con el “valor base” que a su turno reporta-rá en ese concepto el agente de retención (los agentes de retención de IVA reportan en el formato 1001, como valor base de una retención de IVA practicada al régimen común o al régimen simplificado, el valor de la compra antes de IVA).

► No se incluyen en este reporte las “autorretenciones” a título de renta, pues estas se reportan en el desarrollo de los literales “b” y “e”, formato 1001, pagos y retenciones. Ver numeral 3.2 de esta publicación.

► Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Literal e y b del Art.631 del E.T”, pestaña “hojas de trabajo”, incluidos en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado como plantilla para elaborar sus propios casos particulares.


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Es importante comentar que a partir del año gravable 2013 cuando se lleven a la práctica las medidas del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 (el cual reglamentó el art. 376-1 del E.T), este reporte de las retenciones que le practican al informante muy seguramente desaparecerá. Y es que el Decreto 1159 dispone que la DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen ya no practicarían las retenciones por el sistema de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ésta se tendrá que hacer exclusivamente a través de los bancos. Si los bancos son quienes quedarán con la información sobre quién ordenó el pago y quién sufrió las retenciones, entonces éstos serán los encargados de hacer llegar diariamente a la DIAN los reportes sobre esas operaciones (lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012). En consecuencia, en el parágrafo 1 del art 8 del Decreto 1159 de 2012 se dispuso lo siguiente:


Ese mecanismo contemplado en el art. 376-1 del E.T. y el Decreto 1159 de junio de 2012, de que las retenciones de renta y de IVA se practiquen solamente en el momento del pago, es algo que desde el año 2000 ya vienen haciendo las entidades ejecutoras del presupuesto nacional (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, si por ejemplo durante el 2012 una persona o empresa recibió un pago de parte de una de esas entidades del Estado ejecutoras del presupuesto nacio-nal, entonces en su formato 1003 dirá cual fue el “valor base” sobre el cual la entidad del Estado le hizo las retenciones. Pero la entidad del Estado, en su formato 1001, no necesariamente va a tener el mismo “valor base”, pues el costo o gasto pudo haber que-dado registrado en el 2011 mientras que la retención la practicaron en el 2012 en el momento del pago. Por eso entonces, para esos casos de los que sufrieron retenciones por caja de parte de entidades ejecutoras del presupuesto nacional, es muy fácil prever que no siempre tiene que existir cruce en los “valores base” de quien entrega el formato 1003 y los “pagos del año al tercero” que se verían en el formato 1001 de la entidad del Estado.

En relación con la retención sufrida a título de impuesto de timbre -que contable-mente se registra en una cuenta de gasto impuestos, cuenta PUC 511510 la cual no es deducible fiscalmente- se debe destacar que durante el 2012 y luego de la sentencia de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, quedó claro que el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre los documentos sin cuantía, por ejemplo, salvoconductos, o visas, etc. (ver art. 521 del E.T), pues el fallo el Consejo de Estado determinó que en razón a que desde el 2007 la tarifa de impuesto de tim-bre para los documentos de cuantía determinada quedó establecida en cero por ciento (0%), entonces esa misma tarifa se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2007 pero que se sigan ejecu-tando en la actualidad.

Lo anterior significa que si durante el 2012 el impuesto de timbre solo le fue prac-ticado al reportante sobre documentos sin cuantía, entonces el campo “valor base” de-bería ser de cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al momento de diligenciarlo en el prevalidador de la DIAN para año gravable 2012 (que fue publicado por la DIAN en febrero de 2013), exige que haya un valor base superior a cero y que incluso tiene que ser igual o mayor al valor de la retención de timbre. Ante ese error del prevalida-dor consideramos que lo único que se puede hacer entonces es reportar como “valor base” un valor igual al valor de la retención de timbre y luego comunicar por escrito a


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la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuantía.

Se entiende además que el espíritu de la norma es que la DIAN estaría exigiendo las retenciones a título de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en sus de-claraciones de renta 2012 (Renglón 79 en el formulario 110 ó el 64 en el formulario 210). Por tanto, si durante el año 2012 al reportante sí le hicieron, por ejemplo, retenciones en la fuente a título de renta pero no las incluyó en su declaración 2012 (porque no consi-guió el certificado, por ejemplo), entonces esas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo correcto será reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las haya tomado o no en su declaración de renta, pues de esa forma la DIAN sí podrá hacer el cruce respectivo con la información que a su vez enviará a la misma DIAN el agente de retención de renta.

El mismo argumento anterior también sería aplicable en cuanto a las retencio-nes de IVA que le hayan hecho durante el 2012 al reportante. Es decir, reportaría todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 60 de sus declaraciones de IVA bimestrales del año 2012. Además, si alguna retención de IVA se la practicaron en algún momento del año 2012, pero las terminó registrando contablemente y tomándoselas fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2013 (pues eso lo permite el art. 484-1 del E.T. y el art. 31 del Decreto 3050 de 1997), en ese caso esas retenciones quedarían en el reporte del formato 1003 -para que haya cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1001- pero no coincidiría con los valores llevados a las declaraciones de IVA del 2012.

Formatos a utilizar

Formato 1003, versión 7 (el mismo que se usó en los reportes del 2011).

En ese formato 1003 se entiende que no es posible usar el seudo-nit “222222222” pues se deberá reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros que les hicie-ron retenciones a las personas o entidad informante (se reportan todas esas retencio-nes sin importar su cuantía).

Se reporta el concepto de la retención sufrida, el NIT del tercero, la razón social o nombres del tercero, la dirección del tercero, el valor base y la retención que le prac-ticaron. Si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce.


En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural infor-mante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, el representante legal de la entidad también tenga debe tener su pro-pio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica repor-tante o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los “servicios informáticos elec-trónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal.


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Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el rut) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, transcurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicación)

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o perso-na natural reportante descubre que necesita hacer correcciones a su declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012, o a las declaraciones de IVA del 2012 y tiene que modificar los valores por retenciones a favor de renta o de IVA que ini-cialmente se había tomado?

En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicial-mente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello) en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos.

Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.2, se presenta un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 2012.

3.4. Información respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012

Literal “f” del art. 631 del E.TArticulos 1,2 y 6 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012


Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver numeral 3.3. de esta publicación).

Los datos que se presentan en dicho

numeral están tomadosdel archivo en Excel

titulado “Literal c del artículo 631 del E.T”,

pestaña “hojas de trabajo”, incluidos en el DVD que acompaña esta publicación y que

puede ser utilizado como plantilla para

elaborar sus propios casos particulares.


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Datos de aquellos terceros -tanto los domiciliados en Colombia como los domici-liados en el exterior- de quienes se recibieron durante 2012 ingresos netos propios (es decir, “después de devoluciones”) cuando el valor acumulado de dicho ingreso neto en cabeza de un mismo tercero, reuniendo todas las cuentas del ingreso en las que le figuren valores, sea igual o superior a $1.000.000.

La intención es que el reporte total de los ingresos coincida con el total de ingre-sos que se denuncien tanto en la sección de “rentas ordinarias” -renglones 42 a 44 en el formulario 110 para declaración de renta 2012 ó renglones 35 a 38 del formulario 210 para declaración de renta 2012- como en la sección de “ganancias ocasionales” -renglón 65 del formulario 110, ó o renglón 53 del formulario 210- de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (adviértase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaración de renta 2012 y por eso, cuando mencionamos algún renglón de ese formulario, asumimos que tendrán la misma ubica-ción que tuvieron en el formulario del 2011)

Como quien dice, a diferencia del reporte de costos y gastos, en este reporte de in-gresos solo se toman en cuenta los valores fiscales y no la información de ingresos que sean solamente contables pero que no pasarían a la declaración de renta, por ejemplo, un “ingreso de ejercicios anteriores”, un “ingreso método de participación”o “ingreso por recuperación de provisiones”, etc. Esos ingresos que solo son contables pero no fiscales únicamente se quedarían reflejando dentro de los renglones 285 y simiares del formato 1732 para quienes sí queden obligados a entregar dicho formato (Véase la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013)

En relación con este reporte, la DIAN otra vez ha indicado expresamente que si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2012 como miem-bro de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar; o si fue asociado de un contrato de exploración de hidrocarburos, gases, y minerales; o si actuó como mandante en contratos de mandato o administración de-legada;, o usó a otra entidad o persona para que le hiciera intermediación comercial y por tanto facturara los ingresos por cuenta de ellos; o recibió ingresos por tener par-ticipaciones en algún tipo de fideicomisos, en ese caso todos esos valores por ingre-sos recibidos a través de esas figuras especiales quedarán reportados en columnas independientes especiales que se diseñaron al formato 1007, pero se reportan solo con los NIT de esos terceros que lo representaban en la generación de su ingresos (ver parágrafo 6 del art. 6 de la Resolución). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucede que el mandatario, el consorcio, el operador del contrato de hidro-carburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012, ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, oconsorcio o el operador del contrato de hidrocar-buros ya no entregarían los reportes detallados que a ellos se les piden en los arts. 11 a 13 de la Resolución 117 -entre ellos el que informa los nombres de los terceros que pagaban los ingresos que le pertenecían al mandante, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados del contrato de hidrocarburos- y se entiende que en ese caso le tocaría hacerlo con todo el detalle a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

De otra parte, hay que mencionar que algunos ingresos sí figurarían en la declara-ción de renta o de ingresos y patrimonio, pero que no irían al reporte. Tales ingresos son, por ejemplo:

► El criterio se mira desde el punto de vista del “ingreso neto” y no del “ingreso bruto”, pues quienes reportarán los costos y gastos también reportarán las “compras netas” superiores a $500.000.


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1. Ingreso por intereses presuntivos en préstamos en dinero a socios: Ese ingreso, por no ser un valor “real” sino “presuntivo”, no se reportaría. Además, como dice la norma, de lo que se trata es de informar sobre los terceros “de quienes se hayan recibido” los ingresos, y ese “interés presunto” no fue en verdad “recibido” del socio o accionista.

2. Ingreso por diferencia en cambio: Ese tipo de “ingreso” tampoco fue “recibido” de parte de los beneficiarios del exterior. Esto se ratifica en el hecho de que en el pa-sado (entre 1992 y 2006), cuando existían los “ajustes por inflación fiscales” y se formaba el ingreso fiscal del “saldo crédito corrección monetaria fiscal”, ese tipo de “ingreso” proveniente de ese tipo de “ajustes”, tampoco se llevaba a los reportes de exógena de esos años.

3. Ingresos por recuperación de deducciones. Estos ingresos tampoco se recibieron de algún tercero. Un ejemplo de ellos es el mencionado en los artículos 90 y 196 del E.T., que menciona que si al vender un activo fijo depreciable se obtuvo una utili-dad, entonces de ésta, la parte que corresponda a la depreciación acumulada que traía el activo hasta la fecha de venta se considera una “renta líquida por recupe-ración de deducciones” y la DIAN dice que las “rentas líquidas por recuperación de deducciones” se denunciarían en el renglón 43 de ingresos brutos no operacio-nales de la declaración de renta (ver la Cartilla instructiva para la declaración de renta y el Concepto DIAN 52752 de agosto 3 de 2005). Por tanto, de la venta de un activo, solo se reporta el precio de venta y se hace con el nombre del comprador. Pero la “utilidad” llevada a “recuperación de deducciones”, aunque sea fiscal, no se lleva a los reportes de exógena.

Sobre este tema se debe tener cuidado con la forma en como que se llevan a la de-claración de renta o de ingresos y patrimonio, algunos ingresos especiales como, por ejemplo, la venta de activos fijos , o las permutas, o las daciones en pago. En todos los casos, el ingreso bruto que se origina de todas esas operaciones, pues todas se asimilan a ventas debe quedar denunciado en el formulario de la declaración de renta o de in-gresos y patrimonio y por ende en el reporte de información exógena, así suceda que en las cuentas del ingreso contable no figuren tales ingresos o figuren en forma parcial Por ejemplo, si se usa un activo de la empresa para hacer dación en pago y con ello cancelar un pasivo, en la contabilidad acreditan el activo y debitan el pasivo pero no afectan el estado de resultados contable. Sin embargo, en la declaración de renta esa operación se denunciaría y reportaría como si hubiese sido una venta, informando el precio de venta del activo -el precio con el cual de una vez quedaba cubierto el pasivo- en los renglones 43 ó 65 del formulario 110, o renglones 38 ó 53 del formulario 210; y en el renglón de “otros costos” (renglones 50 ó 66 del formulario 110, o renglones 43 ó 54 del formula-rio 210) se denuncia el costo fiscal de venta del activo. Y si lo que se hizo con el activo no fue darlo como dación en pago sino una venta normal, también en la contabilidad solo quedará reflejada en el estado de resultados la “utilidad y/o pérdida” en venta del activo, pero en la declaración se debe denunciar como ingreso bruto el precio de venta -en el renglón que le corresponda según si constituye renta ordinaria o si constituye ganancia ocasional; ver también los renglones 292 a 295 en el formato 1732). - y como “otros costos” el costo fiscal que tenía el activo hasta la fecha de venta (ver conceptos 037543 de 2000 y 036641 de mayo 20 de 2011).

Adicionalmente existen otros valores por ingresos que en la contabilidad no pasan por el estado de resultados, pero que deben quedar reflejados como tales en la declara-ción de renta y luego en el reporte de información exógena. Tales ingresos son el valor acreditado durante el año en las cuentas de “ingreso por prima en colocación de acciones o cuotas sociales”, cuenta 3205 del PUC; o el “ingreso por donaciones recibidas”, cuenta 3210. Incluso, el primero de esos ingresos (el de “prima en colocación de acciones”) se denuncia como “ingreso bruto” en el renglón 43 del formulario 110 para declaración de


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renta 2012, pero luego se resta en el renglón 47 como “ingreso no gravado” (artículo 36 del E.T. antes de ser modificado por la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012; ver también el renglón 286 en el formato 1732); incluso, adviértase que los valores que se tomen como “ingreso no gravado” en la declaración de renta se tienen luego que informar en el for-mato 1011, y con los conceptos 8001 hasta 8029; ese formato se diligencia en desarrollo del “literal k” del artículo 631 del ET (ver el numeral 3 del art. 10 de la Resolución 117; subtema 3.9 de esta publicación).

En relación con los ingresos que sí se reportarían, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas ellas debe constar el nombre del cliente (art. 617, literal c del E.T.). En cambio, en los “documentos equi-valentes a factura” de que trata el Art. 616-1 del E.T. (por ejemplo, el tiquete de má-quina registradora o las boletas de entradas a espectáculos públicos) no se exige que figure el nombre del cliente (art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente, como los bancos, y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras (ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997), se podrá aceptar que no era posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y por tanto esos ingresos así facturados o contabilizados se reportarían con el “seudo-nit” 222222222, en el concepto que le corresponda de los cuatro conceptos que diseñó esta vez la DIAN, y colocando como razón social la frase “cuantías meno-res” y la dirección de la entidad informante (ver inciso tercero del parágrafo 1 del art. 6 de la Resol. 117).

Los terceros que sí son identificables porque se usaba factura de venta, pero que no alcancen a acumular el tope de $1.000.000 en todo el año 2012, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los cuatro conceptos diseñados por la DIAN (“Ingresos brutos operacionales”, “Ingresos brutos no operacionales”, “Ingresos brutos por intereses y rendimientos financieros”, “Ingresos por intereses correspondientes a créditos hipotecarios”), usando para ello el NIT 222222222 “cuantías menores”, y “tipo de documento 43”.

Así mismo, quienes tengan la obligación de desarrollar la información de este literal “f” reportando los detalles de sus ingresos fiscales del año 2012, también que-dan obligados a detallar los IVA generados llevados a las declaraciones del IVA -si presentaron tales declaraciones de IVA durante el 2012 y tomando como IVA genera-do hasta los que se forman de las “devoluciones en compras”- pero solo si el ingreso que generó ese IVA, o la devolución en compra que dio lugar al IVA generado, fue igual o superior al $1.000.000. El detalle de ese IVA lo harán en otro formato distinto, a sa-ber, el formato 1006 (ver inciso segundo del art. 7 de la Resolución 117; numeral 3.6 de esta publicación). En todo caso, ese detalle de los IVA generados no lo tendrán que entregar si los mismos fueron IVA que se generaban por el hecho de que existió un mandatario que facturaba los ingresos y el IVA, un consorcio que facturaba los ingre-sos y el IVA o un operador de contratos de exploración que facturaba los ingresos y el IVA. En tales casos, esos IVA generados solo se reportan por parte de ese mandatario, el consorcio o el operador del contrato de exploración, y ellos usarán los formatos especiales 1586, 1050 y 1055 que se mencionan en los art. 11 a 13 de la Resolución 117 (ver el parágrafo 1 del art. 11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del art. 13, en la Resolución 117)

Formatos a utilizar

Se usará el mismo Formato 1007, versión 8, que se usó para los reportes del 2011. En ese formato se reportan los ingresos operacionales y no operacionales. No se exige


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reportar direcciones de los terceros, sino únicamente el dato del “código del país de residencia”. Y si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

Tenga presente que todo “mandatario” en el desarrollo de contratos de mandato -por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces- sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma espe-cial los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar los ingresos que facturaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban (Arts. 11 a 13 de la Resolución 117). Lo harán con los mismos topes y restric-ciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican los artículos 11 a 16 de la Resolución 117 (formatos 1017, 1045, 1048). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1007, allí reportarían solo sus ingresos propios.


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcu-rrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “Grandes Contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los que sean Grandes Contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra)

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012, la persona jurídica o perso-na natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declara-ción de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial sus renglones de ingresos brutos en renta o en ganancias ocasionales?

En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmen-te declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello), en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos)


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Quienes presentan información exógena deben pensar en todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.5 se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “f” del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2012.

3.5 Información respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012

Literales “e” y “f” del art. 631 del E.TArtículos 1,2 y 7 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012


El reporte sobre los IVA descontables lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la información sobre pagos a terceros, literal “e” del art. 631, formato 1001(ver el numeral 3.2 de esta publicación), siempre y cuando haya sucedido que en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA solicitando en ellas valores por IVA descontables.

El reporte sobre los IVA generados lo realizarán todos aquellos reportantes que ha-yan tenido que elaborar la información sobre ingresos recibidos en el año 2012, literal “f” del art. 631, formato 1007 (ver numeral 3.6 de esta publicación), siempre y cuando en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA y en ellas se hayan reportado IVA generados.


Se solicita informar el detalle de la totalidad de terceros con los cuales se origina-ron la totalidad de los valores por IVA descontable que se llevó a las declaraciones del VIA durante el 2012 -incluido el IVA descontable que se originaba de las devoluciones en ventas. Para ello se usará el mismo formato 1005, versión 7 utilizado en los reportes del año 2011.

En cuanto al detalle de los terceros con los cuales se originó el IVA llevado como IVA generado a las declaraciones de IVA del 2012 (incluido el IVA generado que surgía de las devoluciones en compras), solo se pide reportar a los terceros si el ingreso base que generó ese IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron lugar a IVA generados, fueron iguales o superiores a $1.000.000.

Para efectos de ambos reportes, si la entidad o persona natural informante lle-gó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales; si durante el 2012 actuó como man-dante en contratos de mandato o como miembros de un consorcio o unión temporal, en estos casos no deben reportar los IVA generados y descontables que figurarían en sus contabilidades y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas a través de dichas figuras, pues tales IVA generados y des-contables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o

► Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Literal f del Art.631 del E.T”, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.


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por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el consorcio o unión temporal. Ellos lo harán usando los formatos especiales 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055 mencionados en los arts. 11, 12 y 13 de la Resolución 117 (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117). Por tanto, la persona o empresa solo reportará todos los demás IVA que sí generaba o pa-gaba en forma directa (sin intervención de su intermediario). La resolución no aclara lo que pasaría si el mandatario, consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

En relación con el reporte de los IVA descontables que se llevaría al formato 1005, se debe comentar que si se tienen IVA descontables que nacían como contrapartida del hecho de que el reportante practicó durante el año 2012 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en Colombia, éstos se reportarán con el NIT que esa persona o empresa no domiciliada en Colombia emplea en el exterior. Si no usan NIT en el exterior, enton-ces se les asignaría un seudo-nit de los que van en el rango 444444001 a 444449000, y “tipo de documento-43”. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni códigos de países. Recuerde que cuando alguien no domiciliado en Colombia llega a prestar servicios dentro de Colombia, en ese caso el IVA tiene que figurar relacionado en el contrato suscrito con el no domiciliado y dicho contrato hace las veces de factura (ver art. 3 del Dec. 380 de febrero de 1996; el art. 12 del Dec. 1165 de junio de 1996; y el numeral 2 del art. 5 del Decreto 3050 de diciembre de 1997; ver también el Concepto Unificado del IVA 001 de junio de 2003, titulo XII, numeral 2.4). Recuerde también que sobre ese tipo de IVA descontable con los no domiciliados en Colombia, es obligación del pagador en Colombia practicar la retención de IVA del 100% (ver parágrafo del art. 437-1 del E.T.)

Además, en relación con el reporte de los IVA descontables, el artículo 7 de la Reso-lución vuelve a incluir el inciso que también figuró en los reportes del 2011 y que dice:

“El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto so-bre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del año gravable 2012, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado.”

Esa instrucción indica que si las empresas generan IVA con documentos equi-valentes a factura, como los tiquetes de máquinas registradoras en los cuales no hay nombre del cliente y por tanto reportan tanto el ingreso como el IVA generado con el seudo-nit 222222222, entonces, si tuvieron que registrar una devolución en ventas y por consiguiente un “IVA descontable por devolución en ventas”, ese tipo de IVA des-contable sí se podría reportar usando el NIT 222222222 y el valor irá en la columna que le diseñaron al formato 1005, la columna para “IVA descontable por devolución en ventas”. Por esta razón ahora el prevalidador tributario de la DIAN permite que en el formato 1005 puedan existir registros con el NIT 222222222, pues hasta los reportes del año 2010 no lo permitía.

Igualmente, por el hecho de haber agregado por aparte la columna para reportar los “IVA descontables que surgen de una devolución en ventas”, la DIAN podrá subsanar también el problema que se generaba hasta los reportes del 2010 cuando se tenía que reportar una devolución en ventas y el beneficiario era una persona natural o jurídica que simplemente es cliente de la empresa reportante, pero que nunca figuran en el RUT de la DIAN como un responsable del régimen común facultado para generar IVA.


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En efecto, cuando ese IVA de la devolución en ventas con ese tipo de clientes quedaba reportado en la misma columna normal de los IVA descontables que sí son facturados por empresas o personas del régimen común, la DIAN, por no conocer que ese IVA se originaba de una devolución en ventas, podía entonces malinterpretar que esa persona natural o jurídica debía haber declarado esos IVA como IVA generado.

La confusión que se podrá seguir presentando es cuando el reportante indique que tiene un “IVA descontable” en la columna de IVA normal pero con una persona natural que pertenece al régimen simplificado. Obviamente este es un valor que figura como IVA descontable simplemente por el efecto que tienen las aplicaciones de las retencio-nes en la fuente a título de IVA asumidas con esas personas del régimen simplificado, y no porque esa persona lo haya facturado al reportante. En esos casos, como no hay nada que ayude a distinguir esta situación, cuando la DIAN vea esos IVA descontables tomados por el reportante con esas personas no podrá distinguir si fue que la persona natural les facturó ese IVA descontable o si simplemente es un IVA descontable pro-ducto de la mecánica de las retenciones de IVA asumidas con el régimen simplificado. Para solucionar esto se necesitaría que los registros en el formato 1005 usaran algún concepto diferenciador pero esos conceptos no han sido diseñados. O quizás la DIAN sencillamente cruzará la información de este formato 1005 con la información sobre retenciones de IVA al régimen simplificado reportadas en el formato 1001, pues en ese formato existe una columna independiente para ese tipo de retenciones de IVA.

En este punto conviene aclarar de qué forma se debió haber manejando durante el año el valor de los IVA que al final de cada bimestre se sometía al prorrateo ordenado en el art. 490 del E.T. parar lograr que al final del año esos IVA se reporten correcta-mente, ya sea porque se quedaban finalmente formando mayor valor de los gastos y se reflejarían en el formato 1001, o porque se dejaron como IVA descontable y se verán reflejados en el formato 1005.

Los IVA que se deben someter a prorrateo son solo los causados y/o pagados a un tercero y que se relaciona indistintamente con la generación de los ingresos excluidos, gravados y exentos del periodo. Por esta razón tales IVA son “transitoriamente” un IVA descontable, pero al final del bimestre luego de hacer el prorrateo ordenado por el artí-culo 490 del Estatuto Tributario, se tiene que decidir cuál parte se deja como “IVA des-contable” y cuál parte se reclasifica para registrarlos como mayor valor del costo o gasto.

Al momento del prorrateo es cuando muchos deciden hacer un único registro den-tro de la cuenta de IVA acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y gastos y utilizando un solo tercer genérico o interno que se crean al interior de cada empresa tales como “prorrateo”, o “DIAN”, y otros similares.

Pero aquí es donde radica el error, pues al final del año, en la cuenta del IVA, no les quedaría claro cuáles son los terceros que sí formaron IVA descontables (y que se llevan al formato 1005) y cuáles son los terceros cuyo IVA fue eliminado de la cuenta de IVA descontable y llevado como mayor valor de los costos y gastos. Además cuando tengan que hacer el formato 1001, no sabrán a cuál(es) tercero(s) su IVA fue transito-riamente descontable pero que finalmente se terminó llevando al mayor valor del costo o gasto con dicho tercero.

La única manera de solucionar esos impases es que en cada bimestre, al momen-to de decidir que un cierto monto de todo ese IVA transitoriamente descontable del bimestre se tenía que llevar al costo o gasto, entonces ese monto que allí se acreditará se debe hacer justamente con el NIT de uno o varios cualquiera de los terceros que durante el bimestre se registraron como IVA transitorios.


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Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre noviembre-diciembre de 2012 se hicieron en la cuenta “24080202-IVA descontable transitorio” los siguientes débitos:

LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000 (por un gasto honorarios)LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000 (por un recibo de teléfono)LA Z SA, NIT 890.000.002, $300.000 (por una papelería)Total IVA transitoriamentedescontables ........................................................ $600.000

Y al finalizar el bimestre se establece que de esos $600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los costos y gastos pues no se pueden tomar como IVA descontable en la declaración del IVA.

En ese caso, el registro crédito de los $500.000 se puede hacer de la siguiente forma:

LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000 (por un gasto honorarios)LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000 (por un recibo de teléfono)LA Z SA, NIT 890.000.002, $200.000 (por una papelería)

Cuenta Nombre cuenta Tercero Db Cr

51109501 IVA que se queda como mayorvalor de los honorarios LA X SA, NIT 890.000.000 100.000

51359501 IVA que se queda como mayorvalor de los servicios LA Y SA, NIT 890.000.001 200.000

51959501 IVA que se queda como mayorvalor de los gastos diversos LA Z SA, NIT 890.000.002 200.000

24080202 IVA descontable transitorio LA X SA, NIT 890.000.000 100.000

24080202 IVA descontable transitorio LA Y SA, NIT 890.000.001 200.000

24080202 IVA descontable transitorio LA Z SA, NIT 890.000.002 200.000

Nótese que al acreditar la cuenta “24080202-IVa descontable transitorio” con los mismos NIT con que inicialmente fue debitada, se logra que al finalizar el año cada ter-cero en esa cuenta solo quedaría con el saldo de lo que sí fue finalmente tomado como IVA descontable en las declaraciones de IVA. En este ejemplo, solo el tercero “LA Z S.A.” es el que quedaría con un saldo de $100.000 que es el que finalmente la empresa se tomó como IVA descontable.

Al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales dentro de cada tipo de gasto, se logrará que al hacer el formato 1001 sí se pueda conocer el valor del costo o gasto con el tercero -por ejemplo en los honorarios estaría entre las subcuentas 511005 has-ta 511095- y el valor del IVA que se quedaba como mayor valor del respectivo tipo de gasto -en nuestro ejemplo estará en la subcuenta especial 51109501- pues así es como se exigen hacer los registros en el nuevo formato 1001.

Además, si en el ejemplo anterior, el valor a acreditar en la cuenta del IVA transi-torio no fueran $500.000 sino solo $20.000, entonces se puede escoger cualquiera de los tres terceros del bimestre y al elegido se le haría su registro crédito por el valor de $20.000. Siempre lo que se deberá cuidar es que al tercero al que se escoja hacerle la acreditación no vaya a quedar con saldo contrario.


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En cuanto al reporte de los IVA generados que se llevaría al formato 1006, es im-portante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas esas facturas es obligatorio tomar el dato del cliente (art. 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA que se haya generado también debe ser identificable con el nombre del cliente. En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el art. 616-1 del E.T. (por ejemplo el “tiquete de máquina registradora”, o las “boletas de en-tradas a espectáculos públicos”), no se exige que figure el nombre del cliente (ver art. 4, Decreto 522 de marzo de 2003).

Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente, como los bancos y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras (ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997) se podrá aceptar que no fue posible identificar al tercero con quien se obte-nían los ingresos y su respectivo IVA generado. Por tanto, esos IVA generados en ese tipo de condiciones se reportarían con el seudo-nit 222222222, y colocando como ra-zón social la frase “cuantías menores” (ver art. 7, numeral 2 de la Resolución).

Además, el artículo 7 incluye un inciso donde se lee:

“El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con perso-nas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.”

Sobre esa instrucción hay que aclarar que cuando se hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir, cuando hacemos exportaciones), esas ventas no generan IVA, osea, se toman como ventas exentas. Pero si la venta se hizo a personas extranjeras que sí esta-ban en Colombia cuando se les hizo la venta (por ejemplo, los turistas), allí tiene validez la instrucción de la DIAN pues a ellas sí se les facturaría con IVA y en tales casos a esos extran-jeros tocará reportarlos con los NIT con que se identifican tributariamente en el exterior o si no con los seudo-nits que maneja la DIAN en los reportes de información exógena.

Esta vez el formato 1006 sigue incluyendo la columna especial para reportar los IVA generados que surgen de una devolución en compras y así evitar que queden reportados en la misma columna donde sí estarán reportados los IVA generados normales. Con eso se logra eliminar la confusión de que a la DIAN se le informaba en el formato 1006 sobre un “IVA generado” con un determinado tercero, pero en el formato 1007 no le figuraba el ingreso obtenido con ese tercero, todo porque no se podía distinguir que ciertos IVA ge-nerados surgen precisamente de una devolución en compras y no de una venta gravada.

Formatos a utilizar

Para los IVA tomados como descontables en las declaraciones del IVA del 2012 se utilizará el mismo Formato 1005, versión 7, utilizado en los reportes del año 2011. Ese formato no exige “direcciones” y si se usa NIT, el dígito de verificación solo se reporta si se conoce.

Para el IVA generado se usará el mismo Formato 1006, versión 7, utilizado en los reportes del 2011. No se exige reportar direcciones de los terceros. Si en lugar de cédu-la se reporta el “NIT”, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce.


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Téngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato, como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces, sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los IVA que generaba sobre los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. También los IVA de costos y gastos que cubría por cuenta del mandante y que fueron tomados como descontables solo por este último. Igual tarea le corres-ponde al “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y al “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todas ellos tienen que reportar esos IVA generados o descontables que facturaban o pagaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055).


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117 los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto debe tenerse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verifica-ción). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el re-porte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicación)

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la empresa o persona repor-tante descubre que se necesita hacer correcciones a su declaraciones de IVA del 2012?

En este caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores ini-cialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo re-porte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).


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Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.6, se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el re-porte relativo a sus IVA generados e IVA descontables del año 2012.

3.6 Información respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012

Literal “g” del art. 631 del E.T.Artículos 1, 2 y 16 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012


Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que menciona-mos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver numeral 3.3. de esta publicación).

Adicionalmente, este reporte también deberá ser entregado por las personas na-turales y asimiladas -colombianas o extranjeras, residentes o no, obligadas o no a llevar contabilidad- que están obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año 2012 y que durante el 2012 facturaron ingresos para terceros durante el 2012, pero solo si la suma de los ingresos propios más los ingresos fracturados para terceros en el año 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).


De acuerdo a lo indicado en el artículo 16 de la Resolución 117, si alguna persona o entidad “recibía” (entiéndase “facturaba”) ingresos para terceros y lo hacía por la ejecución de figuras diferentes a la de“contratos de mandato”, “consorcios y uniones temporales”o “contratos para exploración de hidrocarburos”, en ese caso debe infor-mar los datos de la totalidad de los ingresos netos (antes de IVA) que durante el 2012 recibió (facturó) por cuenta de un tercero, indicando tanto los datos completos del ter-cero que cancelaba los dineros -sin incluir direcciones pero sí el código del país- como los datos del tercero a nombre del cual se recibían (facturaban) los ingresos (indicando para estos últimos hasta su dirección de correo urbano y su país).

Este reporte, que se hará en el mismo formato 1647 versión 1 utilizado en los re-portes del 2011, es el que tendrían que efectuar personas o entidades que facturaban ingresos por cuenta de terceros en el desarrollo de figuras especiales tales como la inter-mediación comercial, la cual es utilizada, por ejemplo, por las agencias de viaje a favor de las aerolíneas comerciales, pues cuando se van a comprar tiquetes aéreos la agencia de viajes factura la venta del tiquete no bajo la figura de un contrato de mandato actuando como la mandataria, sino bajo la figura de un contrato de intermediación comercial (ver art. 433 y 455 del E.T. y art. 8 del Decreto 1165 de 1996, y el concepto DIAN 007024 de enero de 2007, que confirman que la agencia de viajes sí tiene que expedir la factura). Además, la aerolínea en su formato 1007 dirá que recibió sus ingresos del tercero “agen-cia de viajes XX” (que fue la que le ayudaba a facturar el ingreso) y así no tendrá que usar los NIT de sus miles de pasajeros compradores de los tiquetes.

Así mismo en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003, Título II (hechos generadores del IVA), Capítulo II (hecho generador en la venta de bienes) , numeral 1.2.6, se menciona que en la figura de “dejar mercancía en consignación”, la entidad

► Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo IVA generado y desctaobles, lierales “e” y “f” del art.631 del E.T”, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

► Recuérdese que los que facturaban por cuenta de terceros pero por la ejecución de contratos de mandato, o por la ejecución de consorcios y uniones temporales o por la ejecución de contratos de exploración de hidrocarburos, siempre han tenido la obligación de reportar el ingreso facturado por cuenta del tercero, al igual que los costos y gastos que cubrían por cuenta del tercero y lo hacen con los formatos especiales que están mencionados esta vez en los arts. 11 a 13 de la Resolución 117.


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o persona a la que le encargaron dicha mercancía empezará a venderla con su propia facturación, pero una parte del ingreso es para el tercero dueño de la mercancía que la dejó en consignación y por tanto ambos -el dueño de la mercancía y el que se encargó de venderla- son responsables del IVA (cada uno tiene que declarar la parte del ingreso que le corresponda junto con su IVA), pero uno solo es el que factura (el almacén donde dejaron la mercancía en consignación). En consecuencia, los que vendían esas mercan-cías dejadas en consignación son otros de los que tienen que reportar el formato 1647.

Lo mismo pasaría en los restaurantes cuando en la factura o tiquete de máquina registradora el restaurante termina incluyendo “las propinas”, las cuales son un ingreso solo para sus empleados.

Otro caso más sería el de las empresas personas jurídicas que prestan servicios de transporte de carga o de pasajeros usando vehículos de otras personas o empresas. En ese evento la empresa de transporte tiene que facturar todo el servicio, pero le toca dis-criminar que una parte era el ingreso para el dueño del vehículo y otra parte sí era su ingreso propio (ver art. 102-2 del E.T.). Si ese ingreso facturado por cuenta del dueño del vehículo sufría retenciones en la fuente a título de renta por parte del cliente final, cada una de las partes se toma esa retención según la participación que tenga en el ingreso.

En cuanto a las cooperativas de trabajo asociado, recordemos que cuando ellas facturan tienen que registrar todo el valor del servicio como ingreso bruto y luego lo que le pagan a los asociados figurará en la cuenta de gastos. Por tanto, allá no existe la cuenta de ingresos recibidos para terceros, pues así lo ha confirmado la propia Super-intendencia de la Economía Solidaria en su Concepto 20091100086401 de mayo 11 de 2009. Con ese concepto se dio claridad sobre lo que indica el art. 102-3 del E.T. (ver también el Concepto 099 de octubre 31 de 2006 del Consejo Técnico de la Contaduría). En consecuencia, la CTA en el formato 1007 reportará todo el ingreso como propio y en el 1001 reportará el pago a los asociados.

En todos los casos en que se hayan facturado ingresos para terceros por causa de intermediación comercial, es importante comentar que si el sistema para facturar esos ingresos consistía en usar tiquetes de máquina registradora (en los cuales nunca se queda viendo el nombre del cliente), entonces en el formato 1647, y aunque el art. 16 de la Resolución no lo dice expresamente, sí es posible usar el NIT 222222222 para identificar al tercero que cancelaba el ingreso así facturado (eso se comprueba al hacer el ejercicio en el prevalidador diseñado por la DIAN para elaborar el formato 1647).

Todos los ingresos que se facturaban por cuenta del tercero se pueden haber registra-do en la cuenta del PUC de comerciantes 281510-Venta por cuenta de terceros. Si al final del año 2012 quedaban saldos en esa cuenta, éstos se reportarían en el formato 1009 de pasivos a diciembre 31, pero solo con el tercero a cuyo nombre se recibían los ingresos.

Así mismo, es importante comentar que si una persona jurídica o natural solo estaba prestando sus cuentas bancarias para movilizar los dineros que otras personas jurídicas o naturales ya habían facturado directamente pero no podían consignar en sus cuentas por tenerlas embargadas (por ejemplo, de los abogados que a veces hacen cobros jurídi-cos de las carteras morosas de sus clientes pero cuando éstas se recaudan terminan lle-vando esos dineros a sus propias cuentas), es claro entonces que esas otras personas que ya habían facturado el ingreso reportan tales ingresos en su respectivo formato 1007.

Pero la persona natural o jurídica que solo prestaba sus cuentas, tendría que decir que esos dineros le constituían un pasivo con el verdadero dueño de los dineros y por tanto no tiene que hacer este reporte del formato 1647, ya que en ese caso no facturó esos ingresos (solo los recaudaba).


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Formato a utilizar

Se usará el mismo formato 1647, versión 1, utilizado en los reportes del 2011


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verifica-ción). Para los demás, transcurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el re-porte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.7 se muestra un ejemplo de la forma como una socie-dad comercial que recibió (facturó) ingresos para terceros recolectaría los datos nece-sarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a tales ingresos.

Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Literal g del art.631 del E.T “, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

3.7 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

Literal “h” del art.631 del E.TArtículos 1, 2 y 8 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012


Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que menciona-mos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (nu-meral 3.3. de esta publicación).


Datos de aquellos terceros, tanto los domiciliados en Colombia como los domici-liados en el exterior, incluidas las direcciones solo para los ubicados en Colombia, con


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quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas fiscalmente a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez el art. 8 de la Resolución 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), en ese caso deberá discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por pagar es igual o inferior a los $500.000.000, entonces reportará en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $5.000.000.

Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso), se agruparán en un único registro -uniendo tanto los do-miciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior- dentro de cada uno de los 8 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222222222, razón social “cuantías menores” y “Tipo de documento 43”.

En cuanto al concepto diseñado por la DIAN como “2207-Saldo pasivo por cálculo actuarial de provisión para pensiones de jubilación” (y que en el PUC de comerciantes sería el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese pasivo se reportará exclusivamente con el NIT de la entidad informante. Pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo (ce-santías, intereses sobre cesantías, etc.) sí se debe tener discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa índole, superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso).

En relación con este reporte lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales; o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato; o si durante el 2012 participó en consorcios y uniones temporales, entonces no deben reportar los pasivos a diciembre 31 de 2012 que figurarían en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos serán reportados únicamen-te por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario de los contratos de mandato o por el consorcio o unión temporal en el que participaron (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117). Es decir, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos sus demás pasivos fiscales que no se hayan originado por su participación en esos negocios jurídicos especiales. La resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean perso-nas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían can-celado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

El total de los pasivos llevados al formato 1009 deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (renglón 40 del formulario 110, o renglón 33 en el formulario 210), salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior. Es decir, que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, acá no se pedirán pasivos que sean solo contables pero que no pasan a la declaración de renta, como son los pasivos estimados, o los pasivos de una sucursal en Colombia con su casa matriz que esté en el exterior, o de una empresa colombiana para con sus vinculados económicos en el exte-rior, etc. Esos pasivos que solo son contables pero no fiscales únicamente se quedarían reflejando dentro de los renglones 188 a 209 del formato 1732 para quienes sí queden obligados a entregar dicho formato (véase la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013)

Téngase en cuenta que con la modificación que el artículo 10 de la Ley

1370 de diciembre de 2009 le hizo al artículo

287 del E.T., para las declaraciones de

renta 2010 y siguientes ya no se aceptarán

como pasivos fiscales ciertos pasivos que las empresas colombianas tengan con vinculados

económicos en el exterior. Además, para el año gravable 2013 y siguientes, ese art. 287

del E.T. ya no tendrá aplicación pues fue

derogado con el art. 198 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012

por lo cual esos pasivos sí volverán a aceptarse como pasivos fiscales.


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Además, si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de facto-ring con lo que en su contabilidad correspondía a la “cartera” o “cuenta por cobrar” (Ley 1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2012, en ese caso el pasivo se reportaría con el NIT original del beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios a crédito y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera, pues el parágrafo del artículo 773 del Código de Comercio (modificado por el art. 2 de la Ley 1231 de 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre de 2009) menciona lo siguiente:

“Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tene-dor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio.”

Por tanto, puede darse el caso de que a diciembre 31 de 2012 la empresa que tiene el pasivo no se termine dando cuenta de que su acreencia cambió de titular. La DIAN deberá aceptar la posible “falta de cruce” con los terceros que se pueda generar con este reporte de los pasivos.

Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se decla-rará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que sí figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad -algo que sucede, por ejemplo, por causa de los famosos “cheques girados y pendientes de cobro a diciembre 31”- pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la em-presa que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, en ese caso no sería correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sería “el banco” (pues puede ser, incluso, que en el banco el saldo sea positivo). Tampoco sería correcto decir que se reportaría con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro, pues esos terceros ya pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Por ello, el art. 268 del E.T. indica que los saldos en ban-cos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el “saldo en el último día” entendida esa frase como el “saldo en extracto” (y no por el saldo en libros de contabi-lidad), pues la norma se aplica por igual tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo debe figurar en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Y si el saldo en el extracto es negativo, ese mismo saldo se denunciará como pasivo.

En cuanto al concepto “2208-Pasivos respaldados en documentos de fecha cierta”, se entiende que ese concepto lo usarían solo los reportantes personas naturales no obligados a llevar contabilidad si los pasivos que incluyen en su declaración de renta 2012 están soportados de esa forma. Para ello conviene citar lo que dicen actualmente los Arts. 767, 770 y 771 del E.T:

“ARTICULO 767. FECHA CIERTA DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.”

“ARTICULO 770. PRUEBA DE PASIVOS. Los contribuyentes que no estén obligados a llevar li-bros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por docu-mentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.”

“ARTICULO 771. PRUEBA SUPLETORIA DE LOS PASIVOS. El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, acarreará el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario.”

► Se trataría solamente de la norma para declarar el valor fiscal del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados y entregados y pendientes de cobro se había afectado alguna compra de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un costo o gasto, esa parte de la operación contable sí se queda intacta.


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De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos especiales a diciembre 31 de 2012 que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario:

» El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de renta, IVA o Timbre” (cuentas código PUC 2365, 2367 y 2368). Este pasivo se entiende que le corresponde a un único beneficiario: la DIAN (NIT 800.197.268-4, y direc-ción Cra. 8 #6- 64 de Bogotá).

» El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de in-dustria y comercio”. Este pasivo se entiende que le corresponde a la Secretaría de Hacienda Municipal a la que se cancelan tales retenciones.

» El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar (cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: la DIAN.

Formatos a utilizar

Se utilizará el mismo Formato 1009, versión 7 utilizado en los reportes del 2011.

En ese formato se reportan los datos del tercero, los conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el “código de país”). Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

Téngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato -como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces- sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportarán en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 de 2012 pero por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes.

Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones tempora-les. Todos ellos tienen que reportar los pasivos especiales que se generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 8 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1009, reportarían solo los pasivos que sí se originaron en sus operaciones propias.


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 26 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando otras.


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Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o perso-na natural reportante descubre que se necesita corregir algún valor de su decla-ración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su renglón de pasivos?

En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicial-mente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello),, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de ren-ta o de ingresos y patrimonio, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos.

Quienes presentan información exógena deben analizar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.8, se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el re-porte del literal “h” del artículo 631, sobre los saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012.

3.8 Información sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

Literal i del Art. 631 del E.TArtículos 1, 2 y 9 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012


Lo desarrollan las mismas personas naturales y jurídicas que mencionamos cuan-do se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de esta publicación).


Datos de los terceros -tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior- con quienes se tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012. Al res-pecto, esta vez el art. 9 de la Resolución 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deberá discriminar en forma individualizada a los terce-ros con saldos superiores a un millón de pesos ($1.000.000). Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por cobrar es igual o inferior a los $500.000.000, reportará en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000).

► Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Literal h del Art.631 del E.T”, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.


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Adicionalmente, alrededor de la utilización en el 2012 del saneamiento fiscal permitido por el art. 163 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012, con el cual se pue-den inclur activos que antes se habían omitido, como es el caso de pronto de algunas cuentas por cobrar, debe tenerse en claro que esas cuentas por cobrar sí se tienen que incuir en este reporte de información exógena.

Se pide reportar al tercero cuando sus cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012 (antes de provisiones), agrupando todas las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000 (o superior a $1.000.000, según el tipo de reportante). Aque-llos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso), se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseña-dos por la DIAN, con el NIT 222222222 y razón social “cuantías menores”.

En cuanto al saldo de la cuenta de “provisión fiscal de deudores” a diciembre 31 de 2012 -que se reportará como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio se incluiría como un valor negativo- sucede que hasta los reportes del 2007 la DIAN pedía que todo el saldo de dicha cuenta a diciembre 31 se reportara con un único beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la información exógena. Pero en los reportes del 2008, 2009, 2010, 2011 y en estos del 2012, la Resolución indica que ese saldo total, sin importar si la provisión fue calculada con el método de “provisión general” o de “provisión individual”, se debe discriminar por tercero. En consecuencia, el saldo que se tenga por cada tercero dentro de la cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31, pues si se mezclara y reportáramos un “saldo neto de la cuenta por cobrar”, eso no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo tercero de lo que para él viene siendo un “pasivo”, ya que ese tercero no les hace “provisiones” a sus pasivos. Esa cuenta de provisiones se reportará entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso) y quedando los demás reportados con el NIT 222222222.

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociada de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o actuó como mandante en contratos de mandato o como miembro de consorcios y uniones temporales, no debe entonces reportar las cuentas por cobrar a diciembre 31 que le figurarían en su contabilidad y en su declaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, a través de los contratos de mandato o por la participación en los consor-cios y uniones temporales, pues tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que lo representó o por el consorcio y/o unión temporal en el que participó (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todas sus demás cuentas por cobrar que no se hayan originado por su participación en esos negocios jurídicos especiales. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si suce-dió que el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, consorcio u operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y les tocaría hacerlo entonces a los mandantes, a los miembros de los con-sorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, salvo si se presen-ta lo comentado en el párrafo anterior, deberá cruzar con el dato llevado a la declara-ción de renta 2012 (renglón 34 del formulario 110, o con el dato interno de los anexos


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del formulario 210 con el que se explique lo llevado al renglón 32, patrimonio bruto, de quienes usan ese formulario 210; adviértase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaración de renta 2012 y por eso, cuando men-cionamos algún renglón de ese formulario, asumimos que tendrán la misma ubicación que tuvieron en el formulario del 2011).

Formatos a utilizar

Se utilizará el mismo formato 1008, versión 7, utilizado en los reportes del 2011. Allí se reportan los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. Se exige reportar direcciones de los terceros solo si están domiciliados en Colombia. A los domiciliados en el exterior solo se les reporta el “código de país”. Cuando se repor-ten valores correspondientes a la “provisión fiscal de deudores” el valor se reportará como si fuese un valor positivo, a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio sí se incluiría como un valor negativo. Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

Téngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato, como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces, sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los saldos de cuentas por cobrar que les haya quedado a Diciembre 31 pero por causa de administrar los ingresos de sus mandantes.

Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar esas cuentas por cobrar que se generaron al manejar los ingresos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 9 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1008, reportarían solo las cuentas por cobrar que sí se originaron en sus propias operaciones.


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (ver numeral 3.1 de esta publicación)


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¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o per-sona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su decla-ración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su renglón de cuentas por cobrar?

En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores ini-cialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello), en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las de-claraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos).

Por tanto, quienes presentan información exógena deben analizar las consecuen-cias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.9, se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el re-porte del literal “i” del artículo 631, sobre los saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a diciembre 31 de 2012.

3.9 Información sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012

Literal “k” del art. 631 del E.TArtículos 1, 2 y 10 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012.


Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que menciona-mos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (nu-meral 3.3. de esta publicación).


El valor total del saldo fiscal -es decir, sin importar la cuantía- de “otros datos” de las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Por ejemplo, el saldo fiscal a diciembre 31 de los dineros en bancos o el saldo fiscal a diciembre 31 de las acciones y aportes en sociedades, el detalle de los ingresos no gravados o deducciones especiales que no tienen un beneficiario externo real o que la DIAN quiere tener más controlados y el detalle de las rentas exentas.

En vista de que algunos de estos datos sería necesario identificarlos completamen-te, incluido el nombre de su tercero -por ejemplo, un saldo en bancos nacionales o del exterior o el valor de las acciones y aportes en sociedades- mientras que otros datos no tienen ese tercero -por ejemplo, el valor del gasto depreciación del año- en este reporte se terminan usando dos formatos: el 1011 para los valores que no tienen un tercero que explique su saldo y el 1012 para los que sí cuentan con un tercero que lo explique (a estos terceros no se les reporta dirección sino solo el “código de país”).

Los datos que se presentan en dicho

numeral están tomados del archivo en Excel

titulado “Literal i del Art.631 del E.T”,

pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en

el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por

quien lo desee como plantilla para elaborar

allí sus propios casos particulares.


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Los datos que se lleven a ambos formatos deberán coincidir solamente con el saldo fiscal llevado a varios renglones de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. No se involucrarían, como sí se hace en el reporte de los pagos a terceros (forma-to 1001), los saldos contables para esas partidas.

Al respecto es importante comentar que a diferencia de lo solicitado hasta los re-portes del año 2011, esta vez el art. 10 de la Resolución 117 indica que en el formato 1011 ya no se incluirán los datos ni del saldo en caja a diciembre 31 (concepto 1105), ni del saldo fiscal a diciembre 31 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortiza-ciones (conceptos 1501 a 1518), ni del juego de inventarios (conceptos 1401 a 1407), ni del juego de inventarios de semovientes (conceptos 1408 a 1412), ni de las “com-pensaciones” (conceptos 8251 a 8251). Los valores fiscales de esas partidas solo se terminarán informado esta vez dentro de los renlones 100, 135 a 168 y 318 a 353 del formato 1732 para quienes quedaron obligados a entregar también dicho formato (ver la Resolución 0043 de Marzo 5 de 2013)

Además, se debe destacar que como las resoluciones de solicitud de información exógena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedición de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de información exógena (en especial el 1011) no solicitan ninguna información sobre los activos ocultos en años anteriores y que ahora se estén incluyendo en la declaración de renta 2012 lo cual es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 sí le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104,113, 119, 133, 167, 185 en el nuevo formato 1732). Por tanto, debe tenerse claro que esos activos que ahora se hacen figurar en el patrimo-nio bruto a diciembre 31 de 2012 sí se deben incluir tambie en el formato 1011.

Es importante destacar que varios de los conceptos que se usarán para detallar información en el formato 1011 tienen que guardar estrecha relación con lo que se tenga reportado en el formato 1001 de pagos a terceros (ver el numeral 5 del art. 10 de la Resolución, conceptos 8200 a 8256). Así, por ejemplo, si se usa el concepto 8200 para reportar el monto de la deducción especial por inversión en activos fijos que el reportante lleve al renglón 54 de su formulario 110 para declaración de renta 2012 (o renglón 42 si usa el formulario 210). Ese valor debe ser como máximo el 30% de lo reportado en el formato 1001 con el concepto 5020 (compra de activos fijos sobre los cuales se calculó la deducción especial).

Igualmente, si se hicieron, por ejemplo, donaciones a empresas de cine nacional (ley 814 de 2003) y se tomó como deducción especial el 125% del valor donado, ese valor tomado como deducción por donación se detalla en el formato 1011 con el con-cepto 8217, pero debe ser como máximo el 125% del valor reportado como donación a la empresa de cine y que figuraría en el formato 1001 con los conceptos 5013 y 5014.

Además, con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se pide informar los valores paga-dos durante el 2012 al ICBF, SENA y caja de compensación, que se tomen como deduc-ción y no como descuento tributario (ver art. 114 del E.T. y los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010), los cuales figurarán en los renglones informativos 32 del formulario 110 ó 31 del formulario 210.

De otra parte, se debe destacar que la DIAN, en el listado de conceptos con los que se reportarían los diferentes tipos de “rentas exentas” que el informante llegue a usar en su declaración de renta 2012 (ver el numeral 4 del art. 10), sigue incluyendo conceptos sobre “rentas exentas” que ya no están hoy día vigentes y no se pueden utilizar por los contribuyentes. Ese es el caso de lo indicado en el ítem 10 de ese lis-tado donde se menciona que con el concepto 8116 se reportaría el “Valor de la renta

► La modificación que el art. 195 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le efectúa al Art. 16 de la Ley 814 de 2003, aumentando de 125% a 165% la deducción fiscal por donaciones a proyectos de cine nacional, es un cambio que solo aplica para los ejercicios 2013 y siguientes.


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exenta en procesos de titularización de cartera hipotecaria y de los bonos hipoteca-rios, artículo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artículo 81 de la Ley 964 de 2005”. Ese beneficio del art. 16 de la Ley 546 de 1999, modificado con el art. 81 de la Ley 964 de 2005, se entendía que solo duraba durante los 11 años siguientes a la expedición de la Ley 546. No son 11 años contados desde la ley 964 sino 11 años contados desde la ley 546, pues la ley 546 había dicho inicialmente que el beneficio duraría 5 años y con la modificación de la Ley 964 lo que se buscó fue alargarlo 6 años más para un total de 11 años pero contados desde la Ley 546 de 1999. Por tanto, eso terminó en el año 2010.

Adicionalmente, si en este listado no se incluyen conceptos para reportar otros tipo de “rentas exentas” que sí se siguen utilizando hoy día como sucede a las entidades del régimen tributario especial, las cuales restan en el renglón de “rentas exentas” lo que sea el excedente fiscal que sí destinarán a sus objetos sociales (ver decreto 4400 de 2004), es porque la DIAN no está interesada en recibir el detalle de esas otras rentas exentas y por tanto no se reportarían, pues en el listado no se indica ningún concepto para reportar “las demás rentas exentas”.

Formatos a utilizar

Se utilizarán los mismos formatos 1011 versión 6 y 1012 versión 7 utilizados en los reportes de 2011 (pero tomando en cuenta que ya no se usarán varios de los con-ceptos que hasta el 2011 se usaron dentro del formato 1011)

En el formato 1011 no se detallan nombres de terceros sino solamente “concep-tos” y “saldos a diciembre 31”. En cambio, en el formato 1012 sí se piden “nombres de esos terceros” (no se les reportan direcciones sino solamente el código de país). Y si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.


En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación).

Plazos

Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad repor-tante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando otras.

Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, transcurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).


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¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o perso-na natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declara-ción de renta o de ingreso y patrimonio 2012?

En este caso se diría que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicial-mente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la corrección del formato 1732 si también se está obligado a ello), en el que se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN queda facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos).

Por tanto, quienes presentan información exógena deben pensar todas las conse-cuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral, 9.10 se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el re-porte del literal “k” del artículo 631, sobre otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2012.

3.10 Información especializada solicitada a algunos informantes especiales

Mandatarios, consorcios, operadores en contratos de exploración de hidrocarbu-ros; sociedades fiduciarias; órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional

Artículos 11 a 15 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012.

Las actividades económicas en nuestro país se pueden desarrollar en forma di-recta por parte de cada empresa o persona que quiera vender o comprar bienes y ser-vicios o mediante ciertas figuras jurídicas permitidas en el Código Civil y otras leyes especiales, en las que intervendría otra entidad o persona diferente y que actuaría en representación de esa empresa o persona que no quiere desarrollar sus actividades de comprar o vender en forma directa.

Ese último caso es el que se presenta cuando se utilizan figuras como “contratos de mandato”, “consorcios y uniones temporales” y “operaciones conjuntas para ejecutar contratos de exploración y explotación de hidrocarburos”.

Adicional a lo anterior, también existen las figuras jurídicas conocidas como “fidei-comisos” o “fiducias” (artículo 102 del E.T.), en las cuales una o varias personas natura-les o jurídicas (llamadas “fideicomitentes” o “fiduciantes”) hacen aportes de dineros o bienes (fijos o movibles) para que una sociedad fiduciaria les administre tales bienes. Se forman así distintos patrimonios autónomos que tienen unos dueños definidos pero que son administrados por la sociedad fiduciaria -todos los patrimonios autónomos que son administrados por una misma sociedad fiduciaria llegan a tener un único NIT (ver numeral 5 del art. 102 del E.T. antes de ser modificado con el art. 127 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012). La meta entonces de la sociedad fiduciaria es explotar esos bienes y cubrir los costos que demanden esas operacio-

► Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Literal k del art. 631 del E.T”, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.


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nes, practicando también las retenciones del caso. Pero al final del año simplemente le informa a los fideicomitentes o fiduciarios sobre la utilidad o pérdida que se obtuvo en el año por la explotación de los bienes o patrimonios autónomos. Esos dueños de los bienes son los que tienen que seguir denunciando en sus propias declaraciones de renta los bienes que han aportado a los patrimonios autónomos (art. 271-1 del E.T.), al igual que la simple utilidad que les reporte la sociedad fiduciaria (art. 102 numeral 2 del E.T.).

Miremos algunos detalles de esas figuras jurídicas:

a) Consorcios y uniones temporalesEn el caso de los “consorcios y uniones temporales”, esas son figuras definidas en

el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, donde se lee:

“ARTÍCULO 7o. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entien-de por:

1o. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la ad-

judicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

2o. Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adju-

dicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obli-gaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

PARÁGRAFO 1o. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la pro-puesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante.

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo derogado por el artículo 285 de la Ley 223 de 1995>.

PARÁGRAFO 3o. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las moda-lidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en esta ley para los consorcios”.

En el Estatuto Tributario, según lo indican los arts. 18, 368 y 437 (literal f), el con-sorcio o la unión temporal (que son entes sin personería jurídica pero con NIT propio pues se inscriben en el RUT de la DIAN identificándose en la página 2 de dicho RUT y en la casilla 68 con el código 03 ó 07), actúa como agente de retención en los costos y gastos en que se incurra por el desarrollo de las operaciones del consorcio o unión temporal. Pero no presentará la declaración de renta denunciando los ingresos y costos respectivos, ni las declaraciones de IVA -mientras solo facture valores que se tomarán los miembros del consorcio- pues el consorcio o la unión temporal como tal es con-siderado un “no contribuyente no declarante” (ver art. 18 del E.T.). Para este último efecto, son sus consorciados o miembros de la unión temporal los que bimestralmente


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en las declaraciones de IVA y anualmente en las declaraciones de renta denunciarán su respectivo ingreso y costo de acuerdo con su participación en el consorcio o unión temporal.

Además, en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997 se menciona también lo siguiente:

“ARTICULO 11. FACTURACIÓN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obli-gación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, ade-más de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.

En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su parti-cipación en el ingreso facturado.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión tem-poral, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.”

Por todo lo anterior, si el propio consorcio o unión temporal con su NIT expedía la facturación, y no los consorciados o asociados, ese consorcio o unión temporal deberá hacer los reportes exigidos en el artículo 11 de la Resolución 117 de octubre de 2012.

Para ello usará los 6 distintos formatos mencionados en ese art. 11 (1585, 1586, 1587 1588, 1043 y 1045) con los cuales reportará, por ejemplo, los costos que cubrió por cuenta de los miembros del consorcio, junto con las retenciones practicadas a tales costos, o los ingresos que facturó por cuenta de los consorciados; etc.

En relación con estos reportes exigidos a los consorcios y uniones temporales, debe tenerse presente lo que dice el parágrafo 1 de dicho art. 11 de la Resolución 117:

“Parágrafo 1. “En ningún caso la información reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado”.

Así se evita que a la DIAN le llegue información duplicada respecto de un mismo tercero. Es decir, los terceros que hicieron las operaciones de comprarle o venderle al consorcio o unión temporal usarán como beneficiario “al consorcio o unión tem-poral”, y ese mismo consorcio o unión temporal dirá que fue con esos terceros con quienes hizo la operación, solo que en el interior del reporte el consorcio o unión temporal al mismo tiempo debe indicar para cuáles miembros eran los costos y el IVA descontable y la cuenta por pagar a diciembre 31, al igual que los ingresos y el IVA generado y la cuenta por cobrar a diciembre 31. Pero los miembros del consorcio o unión temporal no tienen que volver a informar lo que ya informó el consorcio o unión temporal.

► En diciembre 23 de 2009 la Supersociedades expidió su Circular 115-006, acompañada de una guía con ejemplos, donde se indican cómo deben ser las contabilizaciones básicas que se efectúen en virtud de la ejecución de consorcios y uniones temporales; conviene repasarla para entender mejor este tipo de figuras jurídicas.


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La resolución no aclara lo que pasaría si el consorcio o unión temporal ya se habían disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unión temporal ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo a los miembros del respectivo consorcio o unión temporal.

Además, en el parágrafo 2 del artículo 11 de la Resolución 117 se establece lo siguiente:

“Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.”

Para entender esa disposición habría que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio consorcio o unión temporal haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio consorcio o unión temporal cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer men-sualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011.

Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1 de la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011 se dijo lo siguiente:

“Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos cele-brados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacio-nales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.”

Así que los consorcios que a lo largo del 2012 ya pasaron la información a la enti-dad pública o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información.

b) Patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciariasComo ya se explicó antes, los patrimonios autónomos, también llamados “fideico-

misos”, tienen su propio NIT y son simplemente administrados por una sociedad fidu-ciaria (a cada patrimonio autónomo o fideicomiso, cuando se inscribe en el RUT para obtener su NIT, en la página 2, casilla 68, le asignan el código 06).

Como este patrimonio termina siendo el que incurre en costos (practicando re-tenciones en la fuente) y también genera ingresos, la DIAN solicita que todos esos pa-trimonios autónomos le presenten el reporte sobre esas operaciones y la que tiene la tarea de entregarlos es la sociedad fiduciaria que administró el patrimonio autónomo (ver art. 14 de la Resolución 117). Al hacer esos reportes sobre pagos y sus retenciones y sobre los ingresos, deberá seleccionar a los terceros con los mismos criterios con que las empresas normales harían los reportes de pagos, retenciones e ingresos (ver nume-rales 3.2 y 3.4 de esta publicación).

Igualmente, en el reporte que le enviarán a la DIAN se informará sobre la utilidad anual que le haya correspondido a cada fiduciante y que debe ser reconocida como ingreso por parte de él mismo.


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Para hacer esos reportes usarán esta vez las nuevas versiones de los formatos 1013, 1014 y 1058. Los tres formatos mencionados cambiaron de versión, pues esta vez tendrán que manejar una nueva columna adicional para detallar el “subtipo” de fideicomiso al cual corresponden los datos.

Además, en el parágrafo 3 del artículo 14 de la Resolución 117 se indica lo siguiente:

“Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.”

Para entender esa disposición hay que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio patrimonio autónomo haya sido justamente un ejecutor de esos dineros pro-venientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio patrimonio autónomo cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011.

Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1° de esa Resolución 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:


Así que los patrimonios autónomos que a lo largo del 2012 ya pasaron la informa-ción a la entidad pública o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información.

c) Contrato de mandatoEn el contrato de mandato, regulado en los artículos 1.262 y siguientes del Códi-

go de Comercio, existe una parte llamada “el mandante”, que es quien contrata a otra llamada “mandataria” para que esta última actúe en representación de la primera. Como consecuencia de ello, la “mandataria” es la que facturaría, con su propia factu-ración, ingresos que no son para ella sino para su mandante. Por ejemplo, si el dueño de un inmueble contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le administre sus bienes raíces, el dueño del inmueble será “el mandante” y la inmobiliaria sería “la mandataria”.

En ese caso, y por virtud de lo indicado en el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 y el art. 29 del Decreto 3050 de 1997, es la inmobiliaria (mandataria) la que facturaría, con su propia papelería de facturación, los ingresos que se generan por arrendar las propiedades de su mandante. Y es también la inmobiliaria (mandataria) la que incu-rría en costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los bienes raíces y aunque ella no es la que usaría tales costos en su declaración de renta, pues los usará solo su mandante, sucede que tales costos y gastos sí llegaban facturados a nombre de ella y es ella la que incluso actuaría como agente de retención a título de renta y de IVA sobre tales costos y gastos, todo dependiendo de si su mandante es agente de retención o no por esos conceptos.

Estas retenciones las practica solo si su mandante, de haber hecho él mismo las operaciones, las hubiera practicado. Como quien dice, la mandataria asume las calidades que tenga su mandante; (ver el concepto DIAN 1762 de enero 10 de 2007 y el artículo 8 del Decreto 522 de 2003).


110

El mandante registra en su contabilidad los costos y gastos, el IVA

de tales costos y gastos, los ingresos con su IVA, las cuentas por cobrar

y las cuentas por pagar, de acuerdo con todos

los beneficiarios que le informe la mandataria. En todo caso, el art. 6

de la Resolución 117 les dice a los mandantes que los ingresos que

recibieron a través de sus mandatarios los

reporten solo con el Nit del mandatario y en la columna especial que

para tales efectos le diseñaron al formato

1007.

Estas retenciones practicadas por la inmobiliaria son declaradas en la declaración mensual de retenciones en la fuente de la propia inmobiliaria, pero los datos sobre los ingresos que facturó para su mandante y su respectivo IVA sí deben ser declarados en las declaraciones de IVA que presentaría el propio mandante de acuerdo con los informes que periódicamente le envía su mandataria. Los costos y gastos, junto con su IVA descontable serán igualmente tomados como tales solo por el mandante en sus respectivas declaraciones bimestrales de IVA y anual de renta.

En vista de lo anterior, es claro que los cruces de información exógena tributaria para la DIAN se podrían complicar por cuanto las personas y empresas que hicieron las operaciones directamente con la mandataria reportarían como beneficiaria de tales operaciones a dicha mandataria y no a su mandante, pues el dato final del mandante no era conocido por esos terceros (aunque se debe tener presente lo que dice el art. 394 del E.T.).

Para que esto no suceda, la DIAN mencionó en el artículo 13 de la Resolución 117, que todo mandatario -que es el que actuaba como intermediario- sin importar si es una persona natural o jurídica y sin importar el monto de los ingresos de él mismo o de su mandante a diciembre del año anterior (2011), deberá presentar la información de las operaciones que efectuó en desarrollo de todos sus contratos de mandato durante el año 2012 (y lo debe hacer solo en forma virtual).

Hay que aclarar además que si ese mandatario es quizás una persona jurídica o persona natural que tenía en diciembre de 2011ingresos brutos propios superiores a los $100.000.000 o a los $500.000.000, en ese caso tendría que responder adicional-mente por los otros reportes exigidos en los artículos 3 a 10 de la misma Resolución 117.

Para hacer los reportes de las operaciones que hicieron por cuenta de sus mandan-tes, los mandatarios usarán los mismos formatos que usaron en los reportes del año 2011 (formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054 1055).

Así mismo, y en razón de que los mismos mandantes también terminarían regis-trando en sus propias contabilidades los datos que les sean informados por sus man-datarios con todo y los mismos beneficiarios con que los registró inicialmente su man-dataria -pues el mandante es el que tiene que presentar las declaraciones de IVA y de renta con esos datos, ya que para él sí son sus ingresos, o sus costos, o sus IVA genera-dos o sus IVA descontables- es por eso que en el parágrafo 1 de art. 13 de la Resolución 117 se dispuso lo siguiente:

“Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el mandatario o contratista debe-rá ser informada por el mandante.”

Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el consorcio o unión temporal ya se habían disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unión temporal ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los miembros del respectivo consorcio o unión temporal.

Además, en el parágrafo 2 del artículo 11 de la Resolución se lee lo siguiente:

“Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en de-sarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.”


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Para entender esa disposición hay que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio mandatario haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio man-datario cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011.

Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1 de esa Resolución 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:


Así que los mandatarios que a lo largo del 2012 ya pasaron la información a la en-tidad pública o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información.

Ejemplo práctico

En el Capítulo 9, numeral 9.11, se presenta un ejemplo sobre la forma como una entidad que actuó como mandataria efectuaría los reportes que le son exigidos en el art. 13 de la Resolución 117.

Los datos que se presentan en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Reportes de los mandatarios en contratos de mandato”, pestaña “Hojas de trabajo”, incluido en el DVD que acompaña esta publicación y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

Cap

ítul

o 4


Suministro de la Información Exógena Tributaria del año gravable 2012 a través del

portal de internet de la DIAN

En vista de que las Resoluciones 111 a 118 de octubre de 2012 han exigi-do que los reportes con información exógena tributaria del año gravable 2012 sean suministrados en forma virtual utilizando los “servicios infor-máticos electrónicos” (SIE) de la DIAN, es necesario repasar cuáles son las características más importantes de dichos SIE.

Temario4.1 Qué son los servicios informáticos electrónicos (SIE) de la DIAN.

4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de información por enví�o de archivos” .

4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detectó errores

4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados


113

4.1 Qué son los servicios informáticos electrónicos (SIE) de la DIAN.

Los SIE sirven para varios propósitos, de los cuales los dos más importantes son los siguientes:

a. “Diligenciar” o “diligenciar y presentar” las respectivas declaraciones tributarias administradas por la DIAN.

b. “Suministrar” o “suministrar y presentar” los archivos con los reportes de informa-ción exógena (ya sea “exógena tributaria” o “exógena cambiaria”).

Para poder usar tales SIE y presentar los archivos que contienen la información exógena tributaria se requiere estar conectado a internet desde un computador que reúna unos mínimos requisitos tecnológicos, a saber.

a. Tener una memoria RAM de 512 MB (recomendada: 1024 MB).

b. Procesador 2 Ghz (recomendado: doble núcleo)

c. Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada: 1024 x 768).

d. Sistema operativo: Windows XP SP2, Windows Vista o Windows 7. Tener el com-putador con las actualizaciones del sistema operativo al día (Windows update). Tambien se puede hacer desde equipos con sistema operativo Mac OS X.

e. Software adicional: Acrobat Reader 8.0 ó o Superior, Flash 9.0 o superior y se reco-mienda máquina virtual JAVA última versión.

f. Navegadores: IExplorer (versiones 7,8 y 9), Firefox (versiones 3.5, 3.6, 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 y 8.0) o Chrome (versiones 11 o superior). Configuración del lenguaje: para Firefox es “Español/Colombia [es-co]”; para IExplorer es “Español(colombia)[es-co]” y para Chrome es “español (Latinoamérica)”; para todos los navegadores se debe dejar como primera opción de lenguaje. Configurados con ventanas emergen-tes permitidas al dominio dian.gov.co.

g. Impresora para imprimir los formularios: Se recomienda una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi; de ninguna manera se debe utilizar una im-presora de matriz de puntos. Para la impresión de los formularios utilice papel de 75 gramos (papel de fotocopia).

h. Contar con una conexión de banda ancha con un mínimo de 2000 Kbps. Las perso-nas jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internetinternet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia (http://www.nap.com.co/html /integrantes.php). El promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.

4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de información por envío de archivos” .

4.2.1. Actualización previa del RUT.

Se requiere contar con los RUT actualizados, tanto de la entidad u “organización” (el cual mostrará la responsabilidad “14-informante de exógena”), como del representante legal (el cual debe mostrarle la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”).

► Para ampliar más sobre los SIE, ver el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaña a esta publicación, pestaña “Anexos” / “inducción a los servicios informáticos de la DIAN”

► Aclaración: la DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, GLOBAL CROSSING, PEOPLE ON LINE y TELMEX.


114

Si el reporte lo hace una persona natural obligada a suministrar los archivos exi-gidos por la DIAN, solamente necesita tener actualizado su propio RUT y cuando inicie sesión en el portal de la DIAN entraría con la opción “a nombre propio”.

4.2.2 Crearse una “cuenta de usuario” en el portal de la DIAN

El representante legal de las personas jurídicas o la persona natural reportante, cuando ya tienen su RUT, deberán proceder a crearse en el portal de la DIAN una “cuen-ta de usuario”, con la cual podrán acceder a los SIE.

Para ello se utilizan los 13 últimos números que están debajo del código de barras que les figura en la primera página de su RUT (visitar el siguiente enlace en la DIAN: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefNuevosUsuarios.faces).

Si no se tiene RUT, recuérdese que tienen que obtenerlo con todos los nuevos re-quisitos establecidos por los Decretos 1 de julio de 2012 y 2820 de agosto de 2011 (recibo de servicios públicos, fotocopia de la cédula, etc.)

4.2.3. Obtener y/o renovar la firma digital

Para obtener la firma digital por primera vez (lo cual es un trámite totalmente gratuito), se debe hacer la diligencia personalmente en cualquier sede de la DIAN o a través de un tercero apoderado, o un tercero autorizado en un simple documento au-tenticado ante notario (ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117).

En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que quedará in-dicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf”, junto con una contraseña, para que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue, ingrese al portal de la DIAN con su “cuenta de usuario”, haga el proceso de activación en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se autoasigna-rá una nueva contraseña que solo él quedará conociendo) y luego sí lo pueda usar para firmar los reportes que entregará.

Al archivo con la firma digital, una vez activada, el usuario le podrá dar un nombre cualquiera pero quedará siempre con extensión “.epf”. Esa extensión siempre debe que-dar en minúsculas pues de lo contrario el archivo no funcionaría. Y se recomienda tener varias copias de ese archivo por si se llega a averiar.

Si un mismo representante legal firma en varias empresas, siempre usará una úni-ca firma digital para todos los reportes que firme así sean de diferentes empresas. Si se requiere obtener una nueva firma digital, la deben solicitar como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha en que entregarían los reportes.

La firma digital se debe renovar cada tres años, contados desde el momento en que la descargaron del portal de la DIAN. Para ello el propio portal de la DIAN le avisará automáticamente si la firma está próxima a vencerse y por el mismo portal se podrá renovar (ver Resolución 12717 de 2005 y la cartilla instructiva de la DIAN sobre “me-canismo de firma digital”).

4.2.4. Aclaración de lo que son las “solicitudes de envío” y la forma como se relacio-nan con los “formatos” que contienen la información exógena tributaria solicitada

De acuerdo con la mecánica del portal de la DIAN, para cada distinto formato que se quiera entregar se deberá elaborar una distinta “solicitud de información por envío de archivos”.

Ver el archivo en PDF incluido en el

DVD que acompaña a esta publicación,

pestaña “Anexos” / “Instrucciones para

descargar mecanismo digital”.

Para ampliar más sobre el mecanismo de firma

digital, véase el archivo en PDF incluido en el

DVD que acompaña a esta publicación,

pestaña “Anexos” / “Mecanismo digital (obtención de firma

digital”.

Todos los archivos que deba elaborarse

de un mismo formato deben cumplir con

una restricción muy importante, pues cada uno no puede exceder de los 5.000 registros,

y todos los archivos de un mismo formato se alistan en una sola “Solicitud de envío de

archivos”.


115

Las “solicitudes de información por envío de archivos” son formularios que el pro-pio portal de la DIAN (cuando se presenta virtualmente la información), o el funcio-nario de la DIAN (cuando se llevan los archivos en forma física a las sedes de la DIAN) generará automáticamente y se distinguen en su parte superior con el número 10006 (ver la imagen de un formulario de esos incluida como ejemplo en las primeras páginas de esta obra). Estos formularios 10006 serán la constancia de haber cumplido con la entrega de cada distinto formato.

Las mencionadas “solicitudes de información por envío de archivos” tienen también en su parte superior un código de barras y un número de varios dígitos debajo de él.

Dicho número es el que se necesitará diligenciar en los casos en que por alguna razón se deba corregir alguno de los archivos inicialmente entregados (se haría un “re-emplazo” de la solicitud inicial; ver más detalles en las páginas 31 y siguientes de la cartilla instructiva).

4.2.5. Manera correcta de nombrar los archivos que se entregarían en la DIAN

El nombre que se debe dar a cada uno de los archivos con los que se llegue a ela-borar cada uno de los “formatos” de las resoluciones 111 a 118 tiene que guardar una estructura especial.

Supongamos que se tiene que elaborar el “Formato 1001” con los datos de los pa-gos y retenciones practicados a terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son 15.000. En ese caso, para ese “formato 1001” habría que elaborar tres distintos archivos que quedarían nombrados así:

Dmuisca_010100108201300000001.xmlDmuisca_010100108201300000002.xmlDmuisca_010100108201300000003.xml

Los dos primeros dígitos (01) pueden llegar a ser también un (02). Se usa el (01) para identificar que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiaría a (02) si es un reemplazo o corrección. No importa si es la segunda, o tercera o cuarta corrección, etc., siempre se usará “02” para las correcciones de un reporte inmediata-mente anterior.

Los siguientes cinco dígitos (01001) identifican el número o tipo de formato.Los siguientes dos dígitos (08) identifican la versión del formato.

Los siguientes cuatro dígitos siempre deben corresponder al “año de la entrega” de la información y no al año gravable al que corresponde la información.n En ese caso se pone “2013” pues los archivos se estarán entregando durante el 2013. La huella sobre cual es el “año gravable” al que pertenece la información solo se ve en la parte interna del archivo denominada “encabezado” y se diligencia cuando se está construyendo el formato con el prevalidador diseñado por la DIAN, en los campos donde se pide “fecha inicial” y “fecha final”. En esos campos irían esta vez “2012-01-01” y “2012-12-31”.

Los siguientes ocho dígitos (ejemplo 00000001) son para que el reportante les dé una numeración consecutiva y sin saltos, a todos los distintos archivos que llegue a presentar, sin importar a cuántos formatos distintos corresponden dichos archivos (sin importar si en un mismo año entrega archivos de exógena tributaria junto con los de exógena aduanera y cambiaria). Al respecto debe tenerse en cuenta, como ya se dijo antes, que por cada formato se deberá elaborar una “solicitud de información por envío de archivos”. Aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que estar


116

diligenciando distintas solicitudes de información por envío de archivos, en ese caso la numeración del archivo tiene que guardar un estricto orden consecutivo.

Un ejemplo de ello sería:

Supongamos que durante el 2013 se entregará información del año gravable 2012, así: dos “archivos” del “formato 1001” y también dos “archivos” del “formato 1005”. En ese caso se tendrían que hacer las siguientes solicitudes de envío de archivos y adjun-tar los siguientes “archivos”:

a) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1001”:

Dmuisca_010100108201300000001.xml Dmuisca_010100108201300000002.xml

b) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1005”:


Nótese que el número del consecutivo de envío para esos dos últimos archivos son en este caso el “00000003” y el “00000004”, pues en la primera solicitud de envío ya se había utilizado el consecutivo “00000001” y “00000002”.

El propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el número del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega, pues en la pan-talla le irá mostrando un texto automático pequeño que diría, por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”.

Debe hacerse la recomendación de que los archivos que serán trasmitidos a la DIAN estén ubicados en una carpeta del computador del informante cuyo nombre no tenga caracteres especiales tales como la “ñ”, o “*” y similares, pues en esos casos, cuan-do se pretenda cargar los archivos en el portal de la DIAN se presentarán fallas.

Cada archivo que se vaya cagando en el portal de la DIAN se tiene que ir firmando digitalmente, y en ese caso el nombre del archivo, después de firmado, es cambiado automáticamente por el portal de la DIAN y luciría así:

signDmuisca_010100108201200000001.xml.xml

4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detectó errores

Cuando los archivos son recibidos por la DIAN y tal entidad emite el formulario 10006 como prueba de haber entregado la información, hasta este punto la DIAN no le ha hecho ningún tipo de verificación de fondo a la información reportada.

Cuando la DIAN procese todos esos reportes y detecte inconsistencias o problemas de fondo (por ejemplo, falta el cruce con los demás reportantes o porque un tercero fue reportado como si tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen NIT y por tanto había que reportarlo como una cédula, etc.), el reportante puede saberlo entrando en cualquier momento a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y fijarse en el ícono que se muestra en la parte de abajo, denominado “Tareas”. Si aparece algún número, es porque hay algún error por corregir.

Ver el archivo en PDF incluido en el DVD

que acompaña a esta publicación, pestaña

“Anexos” / Presentació de información por envío de archivos, comunicación de

resultados”, páginas 23 a 25.


117

Pero también se puede hacer uso de la opción “Consultar envíos de solicitudes” y después de indicar sobre cuál formato de los entregados se quiere averiguar si la DIAN le detectó errores o no., los resultados que se podrán desplegar son (ver páginas 26 a 29 de la cartilla):

• Solicitud recibida: Indica que la información reportada cumple con la especifica-ción técnica del respectivo formato.

• Cancelada: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de cancelación.

• Reemplazada parcialmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una soli-citud de reemplazo parcial.

• Reemplazada totalmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solici-tud de reemplazo total.

• Solicitud con error: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores rela-cionados con la especificación técnica requerida para describir el contenido.

• Solicitud con error a nivel de archivo(s)- Errores de encabezado o de validación de datos contra el esquema: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para construir los archivos.

• Solicitud con error-cantidad de registros en el(los) archivo(s) no coincide con la digi-tada en la solicitud de envío: Indica que hay una diferencia entre la cantidad de ítems o registros informados en la solicitud de envío y los que finalmente se recibieron.

• Solicitud con error.- La firma no coincide en el (los) archivo (s) que se intentó pro-cesar: Indica que la solicitud actual está siendo autorizada mediante una firma di-gital diferente a la usada para colocar los archivos en la bandeja de entrada.

4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados

Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será el año “2013”) tenga que “reemplazar” (entiéndase “corregir”) unos “archivos” que ha-bía enviado en el pasado (por ejemplo, corregir los archivos que tenían información del año gravable 2011 y que fueron entregados durante el 2012). En ese caso, con todos esos archivos (los del año más reciente más los de la corrección de un año anterior) se debe conservar el “consecutivo” del “número de envío”.

Para ilustrarlo, supóngase que en abril del 2012 se habían entregado dos archivos del “formato 1001” con la información del año gravable 2011 y sus nombres fueron:

Solicitud de envío número: 1000066000000531 (este es el número que había de-bajo del código de barras de la Solicitud de envío que se generó en ese año de la prime-ra entrega). Esa solicitud se componía de estos archivos:

Dmuisca_010100107201200000001.xml Dmuisca_010100107201200000002.xml Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos archivos para el “formato 1009”, pero con la información del año gravable 2012, y sus nombres fueron:


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Solicitud de envío número: 1000066000000640 Dmuisca_010100907201300000001.xml Dmuisca_010100907201300000002.xml

Pero luego sucede que durante el mismo 2013, en agosto de 2013, se debe corregir uno de los dos archivos con la información del año gravable 2011 y otro de los archivos con la información del año gravable 2012.

En ese caso se deberá corregir (“reemplazar”) las dos solicitudes de envío, y aunque sea uno solo el “archivo” en cada “solicitud” el que debe ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o “reemplazar”) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos que tenía la solicitud inicial. Eso sería:

Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían infor-mación del año gravable 2011:


b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían in-formación del año gravable 2012:


Obsérvese entonces, cómo en esas correcciones los números del consecutivo de envío ya son “3”, “4”, “5” y “6”, pues en el mismo año de entrega 2013 ya existían los números de consecutivo “1” y “2”.

De todas maneras, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equi-vocar con el número del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega, pues en la pantalla aparece un texto automático pequeño que diría, por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”.

Cap

ítul

o 5

Prevalidador para la elaboración o validación de la Información Exógena Tributaria,

año gravable 2012

Utilización del prevalidador tributario para la elaboración o validación de los formatos a que hacen referencia las resoluciones 111 a 118 del año 2012 que contendrían la información exógena tributaria del año gravable 2012.


Temario5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseñado por la DIAN

5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador

5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información que contendrí�a el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones


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Los comentarios de este capítulo se refieren a la versión del prevalidador que la DIAN publicó en su portal de internet en febrero de 2013 y al que se puede acceder visitando este enlace: http://www.dian.gov.co/descargas/prevalida-dor/2013/Prevalidador_Tributario_2013_v1.0.exe.

5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseñado por la DIAN

El prevalidador tributario que cada año publica la DIAN en su portal de internet es una herramienta gratuita construida en el programa Excel y cuyo menú de inicio tiene la siguiente presentación.

Es prevalidador entonces puede ser utilizada para cualquiera de los siguientes propósitos:

a. Diligenciar cualquiera de los distintos 51 formatos mencionados en las resolu-ciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012. En este caso primero se captura la infor-mación como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la DIAN para construir los formatos es que éste cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, por ejemplo, digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos. El aplicativo de la DIAN no está hecho para verificar si la información que le sumi-nistran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará la DIAN en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con todos los archivos que le entreguen los distintos informantes.

b. Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la DIAN.

c. “Ver archivo de error”. Si al consultar vía internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados a la DIAN (ver numeral 4.3 de esta publicación), esta entidad informa que los archivos de ese formato contienen errores de tipo técnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado como si


121

tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen ese Nit y por tanto había que reportarlo con otro tipo de documento), se permitirá entonces al reportante, desde el portal de Inter-net de la DIAN, descargar un archivo con el informe de esos errores detectados por la DIAN y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podrá comparar el archivo origi-nal enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN. Para eso se usa la opción “Ver archivo de error” en el menú principal del prevalidador

Una vez se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalación el aplicativo generará, en cualquier zona del com-putador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada “Prevalidador_DIAN_Tributario_2013_v1.0.”

Dentro de esa carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, que se recomienda sea leído por usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo. También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y también un archi-vo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls”, que es el que se deberá seleccionar para empezar a hacer los trabajos respectivos. En esa subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar xml y son los que se han de entregar a la DIAN.

La recomendación es que si un mismo usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de construirle la información a distintas empresas, en ese caso, por cada una de estas tendría que hacer una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas, entonces en la subcarpeta de “Salida” sucederá que los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la prim-era empresa trabajada (este aplicativo no es tan sofisticado como sí lo es el software STORM USER de la Supersociedades que permite, con un solo aplicativo, construir la información para varias empresas).

5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador

De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo don-de se piense usar debe contar con el software de Excel 2000 o superior.

Lo primero que se deberá hacer antes de trabajar con el archivo de Excel que se gen-era en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls”), es abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o que se tenga un Excel inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Además, ya se ha podido comprobar que ese aplicativo en Excel no corre en los equipos MAC aunque estén dotados con versión de “Office para MAC”. Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una partición del disco duro y en ella tener instalada una versión de Windows y dentro de esa partición con Windows instalar el Excel y así sí funciona el aplicativo de la DIAN. Lo anterior a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros las cuales no corren correctamente en el Excel que se vende normalmente para los equipos MAC y solo funciona en el Excel para Windows.

5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información que contendría el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones

Este punto se podrá apreciar en la videoconferencia grabada en el DVD que acom-paña esta publicación.

Cap

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o 6


Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la información

exógena tributaria

Actualizaciones del RUT de la persona natural o jurídica reportante y de su representante legal.

Pasos para conseguir las firmas digitales si aun no se tienen.

Manejo de contingencias si el día de la entrega virtual se presentan pro-blemas en el portal de la DIAN.


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Como las resoluciones 111 a 118 indican que todos los reportantes, incluidos quienes solo deban entregar un único formato, tienen que entregar esa infor-mación únicamente de manera virtual a través del portal de la DIAN, hay que asegurarse de que el RUT de la empresa (organización) refleje la responsabi-

lidad 14-Informante de exógena y que su representante legal tenga vigente y activada su firma digital. Si el reportante no es una persona jurídica sino una persona natural, dicha persona también debe tener su propio RUT con la responsabilidad 14-Informan-te de exógena y contar con su propia firma digital activada. El RUT de la empresa debe reflejar la responsabilidad 14-Informante de exógena y su representante legal tenga vigente y activada su firma digital.

Para el trámite de obtener firmas digitales es necesario que el representante legal, en el caso de las personas jurídicas, tenga su propio RUT y que en él le figure la respon-sabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros. Si el representante legal aún no tiene RUT, debe iniciar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011, por los cuales se modificó el Decreto 2788 de 2004, a saber:

1. Llevar el original y una fotocopia de la cédula.;

2. Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios públicos o de impuesto predial correspondientes al sitio que mantendrá reportado como dirección en la DIAN.;

3. Llevar constancia de tener una cuenta de ahorros o corriente en una entidad vigi-lada por la Superfinanciera. Esto último solo se lo exigen a las personas naturales que vayan a figurar en el RUT como responsables del IVA en el régimen común como importadores habituales o como exportadores habituales u ocasionales.

Si la persona no puede ir personalmente a tramitar su inscripción en el RUT, tiene que enviar a un apoderado que no requiere ser abogado (ver arts. 34 y 68 del Decreto-Ley anti trámites 019 de enero de 2012). Lo mismo aplica si el representante ya tiene su RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad 22.

Si aun no tiene mecanismo de firma digital, para el trámite de obtenerlo puede escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN o hacerlo mediante apode-rado o enviar a un simple tercero autorizado.

En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que queda indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” junto con una contraseña para que el titular de esa cuenta de correo lo descargue, lo active en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se reasignará una nueva con-traseña que solo él quedará conociendo) y luego lo pueda usar para firmar los reportes que entregará.

Si el representante legal o la persona natural obligada a reportar ya tiene asignada firma digital, ya sea porque se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para estar entregando otros tipos de reportes a la DIAN, entonces no debe ir a obtener nuevos mecanismos pues con el que ya posee puede también entregar virtualmente los reportes de la información exógena. Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, en ese caso con la firma que le asignan la primera vez, firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y también puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado.

► El tercero autorizado se presentaría con la simple carta autenticada ante notario (ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117).

► Para más detalles, ver las cartillas instructivas de la DIAN para obtención y activación de mecanismos de firma digital y para utilización de los servicios informáticos electrónicos del portal de internet de la DIAN, incluidas como archivos adicionales de PDF en la pestaña Anexos del DVD que acompaña esta publicación.


124

Todo el trámite de la obtención y activación de la firma digital es gratuito y se pue-de empezar a tramitar desde ya para no dejarlo para los últimos días.

Conviene aclarar que si alguien queda obligado a entregar estos reportes de infor-mación exógena de forma virtual, automáticamente queda por esa sola razón obligado a seguir presentando en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver numeral 11 del Artículo 1, y el Art.3, ambos de la Resolución DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011).

Lo anterior implica que aunque los reportes de exógena solo los firmará el repre-sentante legal o la persona natural reportante, sucederá que si el reportante es alguien que luego tendrá que presentar sus declaraciones en forma virtual,en tal caso para la presentación de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, será necesario que también le consigan firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las tienen.

Así mismo, en el caso de la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciando la sesión en el portal de la DIAN para entregar los archivos, se debe entrar con la opción “Organización” y no con la opción “A nombre propio”. Esa segunda opción solo la utiliza el reportante persona natural.

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de daños en los equipos o de pér-dida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital o si cambiaron de representante legal, deben pedir un cambio o asignación de nueva firma con mínimo tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento. (ver parágrafo del art. 20 Resolución 117).

En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 20 en la Resolución 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporanei-dad en el proceso.

Una vez se reportan los archivos, los cuales se firman digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas solicitudes de información por envío de archivos según el tipo de formato a que corresponda, el portal de la DIAN le generará al reportante el formulario 10006 como archivo en PDF descargable y con la leyenda que dice “Recibido”. Adicional-mente le generará un archivo llamado, por ejemplo, “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual se podrá descargar al equipo. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentación de información y su fecha será la que se entienda para todos los fines legales.

Adicionalmente, se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar el seguimiento a sus solicitudes. En caso de que la información presentada con la solici-tud tenga error, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para hacer la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud ini-cial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento.Ver páginas 19 a 22 de

la “Presentación de información por envío de archivos”, incluida como un archivo PDF

en la pestaña Anexos del DVD que acompaña esta

publicación.

Cap

ítul

o 7

Régimen sancionatorio aplicable adicho proceso

Sanciones que puede aplicar la DIAN y el plazo para hacerlo en caso que no se suministre, se haga extemporáneamente o con errores, la infor-mación exógena solicitada.


Temario7.1 Análisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolución 11774 de diciembre de 2005 que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, suministren extemporáneamente, con errores o corrijan la información exógena tributaria solicitada por la DIAN

7.2 Término que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes presentan la información. Firmeza de los reportes


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7.1 Análisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolución 11774 de diciembre de 2005 que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, suministren extemporáneamente, con errores o corrijan la información exógena tributaria solicitada por la DIAN

En relación con la información exógena tributaria exigida por la DIAN, a la fecha se encuentran vigentes varias normas que configuran el régimen sancionatorio aplicable a quienes no la suministren o lo hagan extemporáneamente, con erro-res o la corrijan.

En primer lugar, el artículo 651 del E.T. dispone que la información que no se sumi-nistre estando obligado, o que se suministre extemporáneamente, o que se suministre con errores, es sancionada con alguna de las siguientes dos sanciones:

a. Con sanciones en dinero (literal a del Art. 651) que puede llegar a ser de hasta 15.000 UVT (durante el 2013 significaría sanciones de hasta $402.615.000)

a. Con el desconocimiento de los pasivos, costos y gastos y rentas exentas de la decla-ración de renta y con el desconocimiento de los IVA descontables en las declaracio-nes de IVA (literal b del Art. 651).

Para las sanciones en dinero que trata el literal a del Art. 651, la DIAN expidió en diciembre de 2005 la Resolución 11774 en la que se establece lo siguiente:

• Si la falta consiste en información exigida sobre cifras que no son suministradas o son suministradas en forma extemporánea, se aplicará hasta el 5% de la sumatoria de dicha información, sin que en valores absolutos exceda los 15.000 UVT. Así por ejemplo, si no se entrega el reporte de las retenciones practicadas, la DIAN podría estimar la sanción tomando los valores de las declaraciones de retenciones en la fuente y aplicarles el 5%.

• Si la falta consiste en información exigida sobre cifras que es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios técnicos distintos a los señala-dos por la DIAN (es decir, no usan los archivos en XML), entonces se impone una sanción del 4% del valor total suministrado en esos medios no aprobados sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.

• Si la falta consiste en información exigida sobre cifras, la cual sí es presentada en forma oportuna y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero sucede que después de los procesos de cruce de información con terceros se le detectan errores de contenido, se aplica una sanción del 3% de la sumatoria de los datos erróneos, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.

• Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (por ejemplo NIT, direcciones, conceptos, etc.) que no es suministrada o es suministrada en forma extemporánea, se aplicará el 0,5% de los ingresos netos del periodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,5% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información o el que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. De todas formas, en valores absolutos la san-ción no puede exceder los 15.000 UVT.

• Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.) que sí es suministrada en forma oportuna y exacta pero


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se usan para ello medios técnicos distintos de los señalados por la DIAN (es decir, no se suministra en archivos en XML), se aplicará el 0,4% de los ingresos netos del pe-riodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,4% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información o el que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. De todas formas, en valores abso-lutos la sanción no puede exceder los 15.000 UVT.

• Si la falta es por información exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direc-ciones, conceptos, etc.), la cual sí es presentada en forma oportuna y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero después de los procesos de cruce de informa-ción con terceros se detectan errores, se aplicará el 0,3% de los ingresos netos del periodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en el perio-do, se aplica el 0,3% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información, o que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos la sanción no puede exceder los 15.000 UVT.

Adviértase que si a un reportante lo sancionan por no presentar la información, para que le reduzcan la sanción inicialmente propuesta por la DIAN, el obligado debe entregar la información que no había entregado (ver artículo 2 de la Resolución 11774 de diciembre de 2005). Pero si después de hacerlo ésta contiene errores, le abrirán otro proceso sancionatorio por haberla entregado con errores (ver fallo del Consejo de Estado 9216 de febrero 12 de 1999).

Además, si antes de que la DIAN detecte errores en los archivos, el reportante efectúa correcciones voluntarias a la información, éstas son sancionables por la DIAN (concepto 80262 de Nov. de 2005).

Entiéndase que en todos los casos en que la DIAN imponga sanciones por estos procesos, tales sanciones no las autoliquida el propio informante. Para el efecto, DIAN emite un documento denominado resolución sanción para definirla e imponerla.

De otra parte, puede decirse que si los reportes de información exógena tributaria son como los anexos de la declaración tributaria (renta, IVA, retención en la fuente), entonces en la práctica es como si quedara prohibido equivocarse con la declaración tributaria. Lo anterior por cuanto si una declaración ya fue presentada y también lo fue su reporte de información exógena tributaria, al hacerle entonces una corrección a la declaración tributaria también habría que hacerla a los reportes de información exóge-na tributaria y ahí vendrían las respectivas sanciones por haber entregado inicialmente información que era errónea

Así mismo, existe la norma del artículo 658-2 que establece:

“Artículo 658-2. Sanción por evasión pasiva. <Artículo adicionado por el artículo 27 de la Ley 863 de 2003.> Las personas o entidades que realicen pagos a contribuyentes y no relacionen el correspondiente costo o gasto dentro de su contabilidad, o estos no hayan sido informados a la administración tributaria existiendo obligación de hacerlo, o cuando esta lo hubiere requerido, serán sancionados con una multa equivalente al valor del impuesto teórico que hubiera generado tal pago, siempre y cuando el contribuyente beneficiario de los pagos haya omitido dicho ingreso en su declaración tributaria.

Sin perjuicio de la competencia general para aplicar sanciones administrativas y de las accio-nes penales que se deriven por tales hechos, la sanción prevista en este artículo se podrá proponer, determinar y discutir dentro del mismo proceso de imposición de sanción o de determinación oficial que se adelante contra el contribuyente que no declaró el ingreso. En este último caso, las depen-


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dencias competentes para adelantar la actuación frente a dicho contribuyente serán igualmente competentes para decidir frente a la persona o entidad que hizo el pago.”

Por consiguiente, esa norma castigaría el hecho de no informar los pagos que sí constituyan ingresos gravables para el tercero (los cuales irían en el formato 1001), pero siempre y cuando éste no haya declarado el ingreso. Si ese tercero no declaró lo que para él era un ingreso, y la entidad o persona informante tampoco lo había infor-mado entre sus pagos, se le impondrá como multa a la entidad informante el mayor valor por impuesto de renta que al tercero le tocará calcular cuando la DIAN le haga corregir su declaración de renta.

7.2 Término que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes presentan la información. Firmeza de los reportes

Por último, responderemos a las siguientes preguntas:

a. Si no se ha presentado la información estando obligado ¿cuánto tiempo tiene la DIAN para detectar esa omisión y exigir que se la presenten?

b. Si se entregó la información en forma oportuna, ¿cuál es el periodo de firmeza de tales reportes, es decir, el periodo que tiene la DIAN para detectarle errores de forma o de fondo?

En ambos casos, como el suministro de información exógena es otra de las obliga-ciones formales de los sujetos administrados por la DIAN (tal como lo es la de inscri-birse en el RUT o la de expedir factura de venta o documento equivalente a factura de venta), la norma contenida en el artículo 638 del E.T. es la que determina el plazo que tiene la DIAN para detectar el incumplimiento de esas obligaciones formales o para sancionar a quienes las presenten con errores.

En esa norma leemos lo siguiente:

“Articulo 638. Prescripción de la facultad para imponer sanciones. Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial. Cuando las sanciones se impongan en Resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sanción por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artículos 659, 659-1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el término de cinco años.

Vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la Administración Tributaria tendrá un plazo de seis meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.”(Subrayado fuera del texto)

De acuerdo con esa norma se interpretaría que si alguien no ha presentado la in-formación de un determinado año o la presentó con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sanción por no enviarla o por los errores que le detecten, hasta dos años posteriores a la fecha en que se deba presentar la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del periodo en el que se debía haber presentado el reporte de información exógena (o se presentó con errores).


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Por tanto, si los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2012 se presentarán en abril de 2013, entonces al presentar las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio por el año gravable 2013 (que se presentarían en abril de 2014) la DIAN contará con dos años (hasta abril de 2016) para iniciar sus procesos. En consecuencia, si esa información exógena del año gravable 2012 tiene errores o no se presenta, la DIAN tiene hasta abril de 2016 (tres años en total contados desde el plazo en que se vencía la entrega de los reportes) para detectar los errores o la no entrega de los reportes e imponer la sanción respectiva.

Esta interpretación fue ratificada por la DIAN en su concepto 96801 de noviembre 23 de 2009.

Además, si el reportante es alguien no obligado a presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio -caso de algunas de las entidades públicas del Art. 22 del E.T. que deben entregar la información de pagos y retenciones a terceros, pero que según el Art. 598 del E.T. no presentan declaración de renta ni de ingresos y patrimonio- la DIAN ha dicho, en sus conceptos 039199 de 1997 y el 22797 de abril 5 de 2010, que también se contaría con tres años para imponer la sanción por aplicación del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, en el cual se lee lo siguiente:

“Artículo 38. Caducidad respecto de las sanciones. Salvo disposición especial en contrario, la facultad que tienen las autoridades administrativas para imponer sanciones caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarlas (...)”

Cap

ítul

o 8


Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de información exógena

tributaria

Respuestas que la DIAN tiene publicadas en su portal de internet desde el año 2009 en relación con los aspectos técnicos más importantes en las solicitudes anuales de información exógena tributaria.

Se han recopilado las respuestas que la misma DIAN ha dado a varias preguntas relacionadas con el proceso de preparación y presentación de la información exógena tributaria. El listado de respuestas fue actua-lizado en mayo de 2009 y por ello, cuando alude a las normas de in-formación exógena, menciona las resoluciones 3841 a 3848 que en ese momento regían la información del año gravable 2008.

Varias de estas respuestas siguen siendo útiles para el proceso de pre-sentación de la información exógena tributaria del año gravable 2012 y por ello las hemos transcrito en este punto.

Fuente:http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/46e8bcb2eaecce4705256ed100565a1d/823cb9b852982d9e052572ed0079d5e8?OpenDocument

Temario8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar

8.2 Sobre la presentación de la información por enví�o de archivos

8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos

8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información

8.5 Identificación de terceros


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8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar

1. ¿Qué es un archivo XML?Un archivo XML es un conjunto de registros mag-

néticos en un estándar específico. Se basan en docu-mentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que ten-drán en pantalla o en la copia impresa, además de per-mitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes

Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos.

El prevalidador que pone a disposición la DIAN, en forma gratuita, le permitirá la conversión de los ar-chivos a XML.

2. ¿Qué es un esquema XSD?Un esquema XSD es la descripción de la estructu-

ra de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ejemplo longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos.

3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas?

Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Terce-ra edición, la cual se puede encontrar en la dirección http://www.w3.org/tr/rec-xml.

4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML?

Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1; los ca-racteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos.

5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML?

El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo; adicionalmente la so-licitud de presentación de información por envío de archivos también la incluye. El esquema, por su parte, incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe.

6. ¿Cómo se puede estar seguro de que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN?

Al validarlos con el esquema XSD correspondien-te se garantiza que los archivos están bien formados.

La validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN.7. ¿Los esquemas de validación serán entregados a los usuarios?

Los esquemas XSD hacen parte integral de las es-pecificaciones técnicas de cada uno de los formatos es-tablecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera.

8. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir?

Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes.

9. ¿Cómo se deben nombrar los archivos de los ane-xos en caso de que tengan que partirse por tener más de 5.000 registros?

En los anexos de cada una de las resoluciones se señalan las especificaciones técnicas para cada forma-to. En el numeral uno de cada anexo se encuentra el estándar del nombre de los archivos de las especifica-ciones técnicas de cada formato. Es así como el nom-bre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde:cc : concepto (Inserción 01, Reemplazo 02)mmmmm : formatovv : versión del formato (versión 06)aaaa : año de envíoccccccc : consecutivo de envío por año

Los archivos que correspondan a un mismo for-mato conservan el mismo nombre, pero varían los dígitos correspondientes al número de envío, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo.

10. ¿De qué manera se garantiza que un grupo de archivos corresponde a un formato?

Por el nombre de los archivos, por ejemplo:Dmuisca_01100206200600000050.xmlDmuisca_01100206200600000051.xmlDmuisca_01100206200600000052.xmlDmuisca_01100206200600000053.xml

Dentro del nombre del archivo se evidencia el for-mato, ya que se identifica su número, que para el caso del ejemplo es el 1002.

Si existen más de cinco mil registros a ser re-portados por el mismo formato, automáticamente se


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fraccionan en más de un archivo, pero en todo caso el segundo o más archivos siempre se identificarán con el mismo formato, en este caso el 1002.

No deben existir saltos ni repeticiones en el con-secutivo de este grupo de archivos y todos deben co-rresponder al mismo formato de la solicitud de pre-sentación de información por envío de archivos.

En caso de que exista algún error en los nombres de los archivos o falte uno de ellos, no se podrá pre-sentar la información.

11. ¿El número de envío siempre es 1, o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y así sucesi-vamente?

El número de envío es un consecutivo general del año para todos los archivos que el contribuyente envía a la DIAN. No es específico por formato o por mes o por tipo de información.

El número de envío debe coincidir con el número de envío especificado en el nombre del archivo; por tanto, la casilla “Numenvio”, en el contenido de los da-tos del encabezado del archivo, y el número de envío cuando se colocan los archivos en la bandeja de en-trada en la presentación de información por envío de archivos, deben coincidir. El informante debe llevar el control del consecutivo de envíos.

12. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así?

No. El número de envío es un consecutivo gene-ral para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año. No es específico por cada uno de los formatos. Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformación del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo.

Recuerde que el prevalidador no calcula y no con-trola el número de los archivos; por tanto, debe ser di-ligenciada directamente por los usuarios. Además, un formato puede tener más de un archivo, lo que implica que el inicial será el número 1 hasta el último por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuará en forma ascendente por el número de archivos que correspondan.

13. ¿Cómo se diligencian los campos fecha inicial y final?

En estos campos se debe diligenciar la fecha ini-cial y la fecha final correspondiente al periodo de la información que se está generando para enviar a la DIAN de acuerdo con la normatividad vigente.

14. ¿Quién debe poner la información en archivos XML?

Es de absoluta responsabilidad del informante.15. ¿La fecha de envío en el XML corresponde a la fecha de presentación de la información?

No. La fecha de envío registrada en el encabezado de los archivos se utilizará solamente para las valida-ciones de forma en los archivos. La fecha de envío co-rresponde a las fechas inicial y final de la información enviada, diferente de la fecha de presentación de la información, la cual corresponde al momento en que tenga lugar este hecho.

16. ¿Qué seguridad tiene la presentación virtual?Cuando se realiza la presentación virtual, este ser-

vicio tiene las siguientes características de seguridad:

a. Las conexiones a los servidores utilizan el proto-colo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicación.

b. Autogestión de sus mecanismos de seguridad, es decir, de su usuario y contraseña y/o de su meca-nismo de firma respaldada con certificado digital.

c. Presentación virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteración en la recepción.

17. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementa-rán sobre los discos compactos, disquetes o memo-ria flash USB entregados a la DIAN?

La DIAN no se quedará con los medios en los cua-les viene la información En caso de presentación pre-sencial dichos medios se utilizarán para traerla a los puntos autorizados por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la ingresará a través del ser-vicio de presentación de información por envío de ar-chivos y devolverá el medio.

18. ¿Cuál es la razón por la cual solo se pueden en-viar 5.000 registros?

Por la facilidad de transmisión (o retransmisión en caso de fallas), ya que esto reduce el tamaño de los archivos y facilita la corrección de los errores.

19. ¿Qué sucede si se envían más de 5.000 registros en un mismo archivo?

El archivo será rechazado en el proceso de carga.

20. ¿Se debe diligenciar una solicitud de envío por cada archivo de 5.000 registros?

No. Una solicitud de presentación de informa-ción por envío de archivos cubre todos los archivos que contengan información de un mismo formato. Si la información relativa a un formato tiene 5 mil regis-tros o menos, se diligenciará una solicitud, pero si la


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información supera los cinco mil registros se confor-marán varios archivos teniendo en cuenta en la deno-minación referir el mismo formato y se tramitará una solicitud de presentación.

Si se debe entregar información relacionada con varios formatos se diligenciarán tantas solicitudes como formatos deban entregarse.

21. ¿Si voy a enviar en 10 archivos información que corresponde a 10 formatos diferentes puedo dili-genciar una sola solicitud?

No. Todos los archivos, numerados consecuti-vamente, pueden ser colocados en la bandeja de en-trada. Ahora bien, debe diligenciarse una solicitud de envío por cada formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada formato puede haber uno o varios archivos conformados cada uno por máximo 5 mil re-gistros.

22. ¿Qué significado tiene el campo CodCpt (inser-ción, reemplazo) del encabezado?

El código de concepto indica si la carga se realiza como “01 – inserción”, para archivos nuevos ó “02 – reem-plazo” para corrección de la información. Cabe anotar que todos los archivos de una misma solicitud de presentación de información por envío de archivos deben corresponder al mismo concepto, es decir, a inserción o reemplazo.

23. En algunos formatos existe un campo denomi-nado Concepto, ¿tiene este campo relación con el campo Concepto del encabezado?

No existe relación entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros.

El campo concepto que se encuentra en el encabe-zado y en el nombre de los archivos está relacionado con el campo concepto de la solicitud de presentación de información por envío de información y se utiliza para identificar la operación de carga que se realizará con la información recibida. Puede tener valores:

1 – Inserción / Nuevo 2 – Reemplazo

Los campos concepto de los registros se refieren a la información contenida en cada registro.

24. ¿Cuál es la razón del campo Valor Total? El campo “Valor Total” del encabezado se utiliza

como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numérico de los registros de cada archivo. Debido a que todos los formatos no tie-nen la misma conformación, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numéricos del mismo.

8.2 Sobre la presentación de la información por envío de archivos

25. ¿La información tributaria de años anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones técnicas?

No. La información tributaria de años anterio-res se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones técnicas establecidas para cada año gravable.

Si ese es el caso, la información puede ser en-tregada en la administración correspondiente a su jurisdicción, almacenando los archivos en un medio magnético y acompañados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado al Grupo de In-formación Exógena Tributaria de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, ubicado en Bogotá en la dirección carrera 7 No. 6 – 54 Piso 13.

26. ¿Cuando se habla de información tributaria o de información por envío de archivos se hace refe-rencia a lo mismo y qué comprende?

Tradicionalmente se ha hablado de información exó-gena como aquélla que los obligados informan a la DIAN, en general, por operaciones de terceros y/o realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informá-ticos electrónicos implementados por la DIAN, se hace referencia al mismo tema solo que bajo la denominación de presentación de información por envío de archivos.

El servicio de información por envío de archivos también tiene aplicación, con sus propias especifica-ciones, en materia aduanera y próximamente en ma-teria cambiaria.

27. ¿Cuál es la forma para presentar la informa-ción?

Hay dos formas:• Presentación virtual: Es la transmisión electróni-

ca y segura de información a la DIAN, mediante el servicio presentación de información por envío de archivos, lo que garantiza el origen y protec-ción de la información utilizando el mecanismo de firma digital, a través de los cuales el intere-sado realiza el trámite virtualmente ante la DIAN, que confirma la presentación con una acuse de recibo igualmente firmado digitalmente.

• Presentación presencial: en Puntos de Contac-to de la DIAN donde funcionarios de la entidad atienden personalmente al interesado, quien lle-va la información a través de disquete, CD, o USB. En este caso el funcionario de la DIAN ingresa la información a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y entrega constancia física de recibo.


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29. ¿Quién debe cumplir el deber legal de presen-tar la información, el representante legal, el revisor fiscal?

Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la información por envío de archivos los contribuyentes, responsables o informantes directos, personalmente o por medio de sus representantes.

30. ¿Quién debe firmar la solicitud de envío de ar-chivos, el representante legal, el revisor fiscal o am-bos?

Los obligados a presentar la información en for-ma virtual deben diligenciar la solicitud de presenta-ción de información por envío de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente; para tal efecto deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita.

La solicitud de presentación de información por envío de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la información, esto es, el in-formante persona natural y en el caso de las entidades o personas jurídicas el representante legal.

31. ¿Cuando se realiza el trámite en forma presen-cial quién debe adelantarlo?

Tratándose de la presentación presencial, el trá-mite puede adelantarlo directamente el obligado (in-formante), o mediante apoderado debidamente cons-tituido o a través de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada de quien autoriza, señalando nombres, apellidos y documento de identificación de la persona autorizada.

32. ¿Por qué correo o en qué dirección acceso para remitir la información?

Las personas obligadas a presentar la informa-ción en forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio in-formático electrónico de DIAN virtual.

Previamente a la utilización del servicio ha debi-do agotarse la verificación del equipo, la habilitación de la cuenta y la activación del mecanismo digital.

33. ¿Para realizar la presentación de información es necesario actualizar el RUT de la entidad o per-sona natural informante y del representante legal?

Antes de efectuar la presentación de la informa-ción debe actualizarse el RUT de la entidad o persona natural informante con la obligación 14 (Informante) y del representante legal, obligación 22 (Suscribir De-claraciones a nombre de terceros, presentar informa-ción), de ser necesario.

34. ¿Cómo se obtiene la firma digital para presenta-ción virtual de la información?

El informante en forma personal, o a través de apoderado para adelantar en su nombre el trámite, podrá acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisión del mecanismo de firma digital, para lo cual deberá tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del repre-sentante legal con las responsabilidades correspon-dientes.

35. ¿El representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presen-tación de información?

No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, pue-de presentar virtualmente la información.

36. ¿La firma digital tiene algún costo?No. La emisión de la firma digital no tiene ningún

costo.

37. ¿Puede un interesado sin firma ni certificado di-gital presentar la información virtualmente?

No. Para cumplir con su obligación en forma vir-tual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital. Si se trata de un informante que no está obligado a presentar la información virtualmente, la presentará en forma presencial allegando la informa-ción en disquetes, CD o unidades extraíbles (USB) a los puntos habilitados donde un funcionario lo aten-derá para ingresar la presentación a través de los ser-vicios informáticos de la DIAN.

No obstante, los informantes que pueden pre-sentar la información en forma presencial, por estar inscritos en el RUT, pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos con-formados en XML en un espacio virtual llamado ban-deja de entrada, que es un recurso que facilita poner archivos en un medio diferente a disquete, CD o USB, y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligación.

Así mismo, al habilitar cuenta es posible diligen-ciar la solicitud de presentación, la cual queda en trá-mite, debiendo imprimirla y firmarla para su presen-tación en la DIAN, donde igualmente un funcionario lo atenderá para efectuar el ingreso de la información a través de los servicios informáticos de la DIAN.

Es decir, que en todo caso se requiere para cum-plir con la obligación agotar dicho trámite, después del cual recibirá la constancia correspondiente firma-da por el funcionario.


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38. ¿La presentación presencial dónde se debe rea-lizar?

La presentación presencial de la información se debe realizar en las Direcciones Seccionales o puntos habilitados por la entidad para el efecto.

39. ¿Puedo presentar la información en cualquier administración del país, o necesariamente en la ju-risdicción conforme con el domicilio registrado en el RUT?

La información se puede presentar en cualquier Dirección Seccional del país, siguiendo los mismos pa-rámetros establecidos para el RUT.

40. ¿En qué momento se entiende cumplida la obli-gación de presentar la información?

Se entiende cumplido el deber legal de presentar la información de acuerdo con la forma de presenta-ción:

• Presentación virtual: mediante acuse de recibo electrónico y el Formulario 10006 marcado PRE-SENTADO firmado digitalmente por la DIAN, ge-nerados por los servicios informáticos.

Para la firma de la solicitud de envío los servicios informáticos de la DIAN generan una pantalla adicio-nal del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que posee mecanismo de firma digital debe asegurar-se de firmar digitalmente la solicitud antes de proce-der a su envío virtual.

• Presentación presencial en puntos autorizados: mediante entrega física del Formulario 10006 “Presentación de información por envío de Archi-vos” firmada por el funcionario competente de la DIAN y marcado con la leyenda FORMALIZADO.

41. ¿Cuáles son los tiempos definidos para la vali-dación de los archivos?

El tiempo definido para este procesamiento de-penderá del volumen de información que esté siendo procesado por la DIAN.

42. ¿La información que contenga errores genera sanciones?

Cuando la DIAN establece que la información presentada contiene errores o que la información no corresponde a lo solicitado, procede la aplicación de sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tri-butario en concordancia con la Resolución No. 11774 de diciembre 7 de 2005.

43. ¿Habrá algún cobro adicional al usuario por la utilización del servicio virtual o presencial?

No existe ningún costo por el uso de este servi-cio. Los servicios que dispone la DIAN son de carácter gratuito.

44. ¿Se permite hacer retransmisiones de los mis-mos archivos por errores y/o inconsistencias?

Sí. En caso de encontrar errores o inconsistencias en la información se deben corregir los archivos y reali-zar un nuevo envío, para lo cual se debe utilizar el con-cepto de reemplazo (concepto 02) para identificar que se está corrigiendo una información ya presentada.

45. ¿Para efectos de control de términos qué fecha se tiene en cuenta?

Para efectos del control de términos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obliga-ción de informar se cuenta:

• Para presentación virtual, a partir de la fecha de acuse electrónico digital de la DIAN.

• Para presentación presencial, en sitios autori-zados: a partir de la fecha de la expedición de la constancia física de recibo firmada por la DIAN.

8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos

Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre esta herramienta se ha habilitado la siguiente dirección electrónica: [email protected]

46. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos?

La DIAN ha desarrollado una herramienta lla-mada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos”, la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la informa-ción, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000 registros. Adicionalmente po-drá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas.

Esta herramienta es gratuita. Para conocer más sobre la misma o descargarla ingrese por www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra to-dos los prevalidadores que hay disponibles.

47. ¿Es el prevalidador un programa o software?El prevalidador es una herramienta construida

sobre Excel para facilitar la presentación de la infor-mación y la conformación de los archivos cumpliendo con las especificaciones técnicas dispuestas para los formatos establecidos.


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48. ¿Qué información valida el prevalidador de da-tos?

El prevalidador de datos para presentar informa-ción por envío de archivos valida y genera archivos xml de la información de acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008 únicamente.

49. ¿El prevalidador funciona únicamente en Excel?Si. El prevalidador funciona únicamente con Excel.

50. ¿El prevalidador requiere licencia de software?No. El prevalidador es de distribución gratuita y la

DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta.

51. ¿Qué versión de Excel debo tener instalada en mi equipo? ¿En versiones anteriores puede insta-larse?

De acuerdo con los requerimientos técnicos de los servicios informáticos electrónicos DIAN incluido el prevalidador, la versión mínima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correc-tamente.

52. ¿Cuánto espacio ocupa en disco el prevalidador?El programa instalador y la herramienta instalada

ocupan en disco aproximadamente 9.5 MB.

53. ¿Para utilizar el prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo tra-bajarlo directamente en la página de la DIAN?

Debe ser instalado en el computador personal o en el que se vaya a diligenciar la información.

54. ¿Qué se debe hacer antes de instalar el prevali-dador?

Antes de instalar el prevalidador siga los siguien-tes pasos:

1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botón “Inicio” → “Programas” → Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuración de su computador).

2. Dé clic sobre el menú Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opción Seguridad.

3. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione la opción Bajo.

4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: menú Archivo → opción Salir:

5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador. Previamente lea el artículo “Léame” en www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo relacionado con los prevalidadores.

55. ¿Dónde se pueden descargar los prevalidado-res?

Los prevalidadores se encuentran en el menú iz-quierdo del portal, opción Otros servicios informáti-cos / Descarga prevalidadores.

También los encuentra por el botón superior Ayuda / Prevalidadores.

56. ¿El Prevalidador carga un archivo plano?No. El prevalidador solo carga archivos Excel.

57. ¿De una base de datos se puede pasar la infor-mación al prevalidador?

Se hace necesario convertir la información a for-mato Excel y luego pegarla en el prevalidador.

58. ¿El prevalidador valida archivos Excel?Sí. Para tal efecto se debe seguir el siguiente pro-

cedimiento:

• El archivo Excel donde está la información debe estar conformado de acuerdo con las especifica-ciones técnicas del formato que se va a diligenciar.

• Determinar el número de registros o líneas del archivo Excel.

• En el prevalidador ir al formato en el cual se in-gresará la información.

• Agregar el número de líneas o registros, selec-cionando en el menú del prevalidador la opción Agregar, digitar el número de líneas a diligenciar, dar enter y luego clic en Agregar.

• Dar clic en la opción Ocultar ayuda en el menú del prevalidador.

• En el archivo Excel seleccionar, únicamente, la in-formación correspondiente.

• Copiar la información seleccionada.• En el prevalidador, ubicado el cursor en la prime-

ra posición del registro donde se desea copiar la información utilizar la opción Pegar.

• Si el número de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y núme-ro de registros agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se podrá realizar el pegado.

• Una vez pegada la información verificarla con la ayuda línea a línea utilizando la opción Mostrar ayuda

• Utilizar la opción Generar XML para diligenciar la información del encabezado y nombre del archivo.

• En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dará aviso y generará un archivo plano de errores globales, le permitirá guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podrá ver el contenido del archivo de errores.

• Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado.


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• Generar los archivos XML.• La herramienta dará aviso en qué ubicación que-

dará el archivo generado.

59. Descargado e instalado el prevalidador, al in-gresar advierte que se deben habilitar o deshabili-tar las macros, o no funciona el botón Siguiente, o en la opción Diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botón “Ir al formato”, genera “Error en la definición del formato”, ¿qué se debe hacer en estos casos?

Para superar estos errores, se debe desinstalar el programa prevalidador de datos. Verificar que la ver-sión del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en menú opción Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de segu-ridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el pre-validador.

60. ¿Por qué cuando se genera el XML, la herra-mienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada?

Esto debido a que se guardó el prevalidador en una ubicación diferente a la original de la instalación, donde no están las carpetas y archivos necesarios para la validación y generación de los archivos.

Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no copiado. Igualmente, que cuando se guarde la in-formación no hacerlo en ubicación diferente a la origi-nal de la instalación.

61. Después de haber trabajado en el prevalidador, el Excel no está trabajando correctamente ¿Qué se debe hacer?

Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo ade-cuadamente e ingresar al Excel.

62. ¿El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos contiene ayudas?

Sí. Cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la información según el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que debe cumplir cada registro confor-me las especificaciones técnicas establecidas.

63. ¿Para cada formato hay un prevalidador de da-tos para presentación de información por envío de archivos?

Se publican tres prevalidadores, uno para la infor-mación tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos relacionados con el tipo de información que se deba presentar o que se desee diligenciar.

64. ¿Cómo se remite la información a la DIAN, cuan-do se hace uso del prevalidador de datos para pre-sentación de información para envío de archivos?

El prevalidador de datos permite hasta la con-formación de archivos XML de cada formato. Una vez generados estos archivos deben realizarse los proce-dimientos de presentación virtual o presencial, según corresponda.

Presentación virtual: para los obligados a entre-gar la información en forma virtual, deben poseer mecanismo de firma digital y utilizar el servicio de presentación de información por envío de archivos, dispuesto en DIAN virtual, ingresando por www.dian.gov.co.

Presentación presencial: en este caso se debe guardar o almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado o tercero debidamente autoriza-do, a los puntos habilitados por la DIAN para realizar la presentación.

65. ¿Cuál es la forma adecuada de regresar al preva-lidador después de generar un archivo XM?, Es nece-sario salir del prevalidador y volver a ingresar a él?

Oprimir el botón Regresar, y el prevalidador re-gresa al formato que se estaba diligenciando. Y estan-do allí, en la barra de menú del prevalidador oprimir Inicio y él regresará a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato.

66. Al volver a generar un archivo XML, correspon-diente a un formato que ya ha sido generado con an-terioridad y que será guardado en la misma carpeta Salida, ¿qué pasa con el archivo anterior, es reem-plazado o el nuevo se genera con nombre diferente?

Si el archivo a generar corresponde al mismo con-cepto (inserción o reemplazo) y mismo número de en-vío, este reemplazará el archivo.

Por eso en la generación de los archivos es impor-tante tener en cuenta el concepto y el manejo consecu-tivo del número de envío de los datos del encabezado.

67. ¿En dónde puedo acceder a cada formato XML? ¿Me pueden facilitar los formatos?

Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura de las especificaciones técnicas de los for-matos para conformar los archivos XML, se puede descargar del portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios / Informáticos Electrónicos / Presentación de información por envío de archivos (exógena) / Es-pecificaciones técnicas de las resoluciones.

Otra opción es descargar e instalar el prevalida-dor de datos. Este programa le permitirá conocer la especificación técnica de cada formato, validar la in-formación y conformar los archivos XML.


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8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información

68. ¿La información se suma la de todo el año o se coloca un total mes a mes?

De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008, la información es anual, acumulada por for-mato, tercero y por concepto, según corresponda.

69. ¿Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla?

Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT.

70. ¿Qué posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un sólo campo?

Las resoluciones de información tributaria 003841 a 003848 de 2008 con sus correspondientes especificaciones técnicas disponen que la información debe ser enviada detallando el primer y segundo ape-llido, el primer y segundo nombre y/o la razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas.

71. Como los campos de nombres, apellidos y razón social no son obligatorios, según las especificacio-nes técnicas ¿es posible no informarlos?

Las especificaciones técnicas indican que no es obligatorio informar los nombres y apellidos cuando el informado es una persona jurídica, ya que en este caso el campo a diligenciar obligatoriamente es razón social. En consecuencia, si el reportado es una persona natural deberá diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si la información se refiere a una persona ju-rídica, deberá informarse la Razón social.

8.5 Identificación de terceros

72. ¿Cómo se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dígitos?

Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 – Cédula de Ciudadanía y debe existir en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

73. ¿Las personas naturales se deben reportar obli-gatoriamente con el dígito de verificación y tipo de documento 31 (NIT)? Cuando no se cuente con el dí-gito de verificación ¿se pueden reportar con tipo de identificación 13- Cédula?

Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dígito de verificación correspondiente. Si se trata de una perso-na natural sin RUT se informa con tipo de documento

13, Cédula de ciudadanía En este caso no se diligencia el campo dígito de verificación.

75. ¿Una persona jurídica que no hizo ninguna re-tención está obligada a presentar la información?

Una persona jurídica que no realizó ninguna clase de retenciones (ni a título de renta ni a título de ven-tas), no debe presentar información de retenciones en la fuente practicadas; sin embargo, debe verificar si se trata o no de un gran contribuyente, o si supera o no los topes de ingresos brutos que le obligarían a la en-trega de información adicional. Así mismo, debe veri-ficar los distintos tipos de información contemplados en la Resolución de 2008; por ejemplo, es posible que deba presentar información de contratos de mandato o administración delegada, de consorcios o uniones temporales o contratos de exploración y explotación minera, si se encuentra el alguno de estos grupos.

Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de infor-mar que pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la Resolución 03847 de 2008.

76. ¿El tope de ingresos para presentar informa-ción es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la corrección monetaria?

El tope de ingresos brutos para determinar la obligación de presentar información incluye todos los ingresos obtenidos por cualquier concepto.

77. ¿Las cooperativas de ahorro y crédito se rigen por la Resolución 003841 o 3847 de 2008?

Las cooperativas deben entregar, con base en la Resolución 003841 de 2008, la información pertinen-te sin perjuicio de la que deban entregar en virtud de la Resolución 003847. En consecuencia debe revisar-se la información que se pide según cada Resolución, los topes y conceptos a reportar.

78. Tratándose de empresas en liquidación, ¿quién puede firmar la presentación de la información?

La representación de las empresas en liquidación la tiene el liquidador en consecuencia, la presentación de la información en este evento debe realizarla el li-quidador.

79. En la fusión de entidades, ¿quién está obligado a presentar información?

En la fusión de entidades debe presentar la infor-mación la entidad absorbente o la nueva que surge de la fusión.

80. En la escisión de entidades, ¿quién está obliga-do a presentar información?

La obligación de reportar la información recae sobre las nuevas entidades que surgen de la escisión.


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Las nuevas entidades pueden definir quién presenta la información.

Socios y accionistas

81. ¿Si una sociedad no repartió dividendos duran-te el año 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta información sobre el valor patrimonial? El prevalidador no acepta que sólo se reporte la in-formación sobre acciones o aportes.

En el formato 1010 se debe reportar el valor pa-trimonial a 31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho período. Si no hay valor de participaciones o dividen-dos este campo debe ir en cero.

Pagos o abonos en cuenta

82. Según el Artículo 4º de la Resolución de 2008, ¿los pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor neto?

Los pagos o abonos en cuenta que deben repor-tarse según el artículo 4º de la Resolución 0011429 de 2008, corresponden al valor bruto del pago.

Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 85, pues para decidir si se reporta o no un pago a un tercero, y pensando en que durante el año las compras a terceros pudieron haber sido sujetas a “de-voluciones, anulaciones y rescisiones”, solo habría que reportar el valor neto de las compras y no los valores brutos. Recuérdese que en el formato 1001 donde se re-portan estos costos y gastos no hay columna para “de-voluciones”, columna que sí existe en el formato 1007 de “Ingresos”

83. Si el informante incurrió en un gasto que a la luz de las normas legales constituye ingreso fiscal para su beneficiario en el año 2008, y por alguna circunstancia (legal o de criterio) el informante no hizo deducible este gasto en su declaración de ren-ta del año 2008, ¿para efectos de la presentación de información se debe reportar este pago?

Conforme al artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, los informantes deben suministrar los ape-llidos y nombres o razón social, identificación y direc-ción de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable.

84. ¿Las personas naturales a las cuales se les paga pensión de jubilación se incluyen en el concepto de pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos (5016)?

Los pagos por pensión de jubilación se deben re-portar en el FORMATO 1001, con el concepto 5001 – que corresponde a salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador.

85. ¿Los pagos efectuados a los estudiantes en prác-ticas se reportan en el concepto 5001 o 5016?

Si los pagos se efectúan bajo el concepto de sala-rios con los pagos adicionales que del mismo se deri-van, tales como aportes parafiscales y otros, se lleva-rán al concepto 5001; en caso diferente se registrarán según el contrato y concepto bajo el cual se haga el respectivo pago.

86. Para el caso de los trabajadores que hubiesen recibido ingresos por concepto de honorarios, co-misiones y demás pagos, ¿se deben acumular di-chos ingresos junto con el concepto de salarios y demás pagos laborales para determinar la cuantía de $10.000.000?

Sí, y se deben reportar en el concepto correspon-diente de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 4º de la Resolución 3847/08.

A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado pagos por otros conceptos, cuyo valor acu-mulado sea inferior a 10 millones de pesos, se repor-tarán con NIT 222222222 y razón social cuantías me-nores, en el concepto correspondiente.

87. ¿En el formato 1001, concepto 5008 Compra de activos fijos, se deben reportar todas las compras de esta clase que hice en el año o se refiere a la in-formación del renglón 57 Deducción inversiones en activos fijos del formulario 110?

Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en cuenta por compras de activos fijos du-rante el año 2008.

88. ¿Para el sector financiero, la compra de inver-siones se puede considerar como compra de activos movibles?

Según la Resolución 003847 de 2008 se deben re-portar los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descon-table, incluida la compra de activos fijos o movibles, clasificación que para el caso del sector financiero debe efectuarse según la naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de cuentas financiero.


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89. De acuerdo con la Resolución 003847 de 2008, en el concepto 5011 del formato 1001, se deben re-portar los pagos o abonos correspondientes al año gravable de 2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los aportes del trabajador. ¿En dicho con-cepto deben incluirse las deducciones por incapa-cidades?

No. En el concepto 5011 del formato 1001 se de-ben incluir los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los apor-tes del trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan en el concepto “Los demás costos y deduc-ciones” (concepto 5016).

90. ¿En el formato 1001, concepto 5011 se deben re-portar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores) al igual que los aportes voluntarios?

No. En el formato 1001, concepto 5012, se repor-tan los aportes obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del tra-bajador. No comprende aportes voluntarios.

91. Las depreciaciones en el gasto no tienen benefi-ciario y superan el millón de pesos, ¿cómo se inclu-yen en el formato 1001, en cuantías menores?

Las depreciaciones no se informan en el formato 1001. Se reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto 8206.

Retenciones

92. En el artículo 5° de la Resolución 003847 de 2008, relativo a información de retenciones en la fuente practicadas, ¿aplica la cuantía mínima para informar?

Todas las entidades de derecho público, los fon-dos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubila-ción e invalidez, los consorcios, las comunidades or-ganizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que hubie-ren efectuado retenciones en la fuente durante el año gravable 2008, deben informar, independientemente del monto de los ingresos obtenidos.

Así mismo, no aplica cuantía mínima en lo que se refiere al monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de los pagos efectuados a terceros a quienes se les practicó retención en la fuente en el año 2008 sin que exista tope alguno en cuanto al valor a infor-mar.

93. ¿Se deben informar las retenciones practicadas solamente a los responsables del régimen común o también a los de régimen simplificado?

De acuerdo con el numeral 1º del artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar la to-talidad de las retenciones en la fuente a título de ren-ta efectuadas a personas o entidades sin distinción. Luego, tratándose de la retención a título de renta es indiferente si se practicó a un sujeto que en lo que se refiere a ventas pertenece al régimen común o simpli-ficado.

De otra parte, conforme con el numeral 3º del ar-tículo 5º de la Resolución 0011429 de 2008, se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a título de IVA efectuadas en este caso a entidades o per-sonas del régimen común.

Nota: La respuesta de la DIAN a esa pregunta 96 quedó incompleta pues en los reportes del 2008 tam-bién se pidió reportar las retenciones de IVA asumidas con personas del régimen simplificado (concepto 2319).

94. ¿A una persona se le practicó retención por ho-norarios y por salarios. ¿Se debe reportar indepen-diente cada concepto? ¿Se puede repetir el NIT den-tro del mismo formato?

Se debe reportar tanto la retención efectuada por honorarios (concepto 2304) como por salarios (con-cepto 2301) en el formato 1002, especificando el valor de la base y valor de retención por cada uno de los conceptos. En consecuencia, se puede repetir el nú-mero de identificación en un mismo formato pero en diferente concepto

95. ¿El monto a reportar en medios magnéticos por el concepto retenciones en la fuente, debe ser el realmente descontado al beneficiario del pago, o el total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN?

Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a retención y el valor retenido, suma ésta que resulta de la tarifa aplicada al pago efectuado según el concepto de retención de que se trate.

96. ¿En el formato de retención en la fuente que se practicó, en la casilla de departamento y municipio se describe la ciudad donde se realizó el pago o es el municipio o departamento donde el proveedor tie-ne el domicilio principal?

La dirección, departamento y municipio que se debe informar son los correspondientes a la del ter-cero a quien se le efectuó la retención en la fuente, es decir, al beneficiario del pago.

1. Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 86, pues en los reportes del año 2008 sí se pidió reportar hasta los costos y gastos que no se haya deducido fiscalmente el reportante.


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97. En el formato 1002 “Retenciones en la fuente practicadas” del prevalidador tributario versión 7, aparece el campo “Dirección” como obligatorio, por lo que se requiere saber qué datos se colocan en este campo para el caso de las escrituras públicas, ya que en éstas no se anota la dirección del vendedor sino únicamente la ubicación del inmueble enajenado.

Si no se cuenta con la dirección del sujeto a quien se practicó la retención en la fuente, reporte la direc-ción de la Notaría informante.

98. Para los notarios en el formato 1002 “Retencio-nes en la fuente practicadas”, ¿el campo “Valor del pago o abono sujeto a retención”, se refiere al mon-to de la venta de inmueble?

Se refiere al valor base sobre el cual se aplicó la retención.

99. En el formato 1002 “Retenciones en la fuente practicadas”, en el caso de que haya un usuario con más de una enajenación, tendrá varias retenciones en la fuente. ¿Este usuario va en un solo registro y se informa la suma para los campos “Valor del pago o abono sujeto a retención” y “Valor de la retención en la fuente practicada a título de renta y a título de IVA”? ¿O qué se hace?

La información se debe acumular por concepto informado y por NIT del tercero.

IVA descontable

100. Como la información va reportada en miles de pesos, ¿los IVA inferiores a $500 se reportan en cuantías menores o no se reportan?

Las cifras deben reportarse en valores enteros; por consiguiente, es posible registrar valores inferio-res a mil pesos, ejemplos: 900, 20570, 160480. La in-formación correspondiente al IVA descontable, forma-to 1005, no tiene tope de cuantía mínima.

101. ¿Cuando se realizan importaciones el IVA se paga con la nacionalización. ¿A qué beneficiario se lleva: a “OPERACIONES DEL EXTERIOR”?

No. Se reporta con el NitNIT de la DIAN: 800197268-4.

Ingresos

102. ¿Cómo se deben reportar los ingresos recibi-dos por indemnizaciones de compañías de segu-ros, por ejemplo, si el bien estaba registrado por $500.000.000 y el valor de la indemnización fue por $300.000.000?

Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguro constituyen un ingreso no

operacional; por lo tanto, se reportan en el formato 1007 con el concepto 4002 que corresponde a ingre-sos no operacionales. Para este caso, por la suma de $300.000.000.

103. ¿Cómo se reportan las devoluciones que son mayores al ingreso?

Se debe diligenciar el ingreso y la devolución en las casillas correspondientes del formato que corres-ponda: 1007, 1017, 1045 o 1048.

Cargos diferidos

104. En el concepto 5009, formato 1001, cargos di-feridos o gastos pagados por anticipado, se debe identificar el pago o abono en cuenta. Siendo así, ¿qué se debe informar exactamente en el concep-to 8206, formato 1011: el gasto del año de amor-tización y depreciación para activos fijos y cargos diferidos, respectivamente? ¿Por tercero, o en qué forma y formato?

Tratándose de pagos por cargos diferidos y/o gas-tos pagados por anticipado, se debe informar el valor acumulado del pago o abono en cuenta registrado en dichas cuentas durante el año gravable 2008, suminis-trando los apellidos y nombres o razón social, identi-ficación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001, concepto 5009.

En cuanto a las amortizaciones de los cargos di-feridos o gastos pagados por anticipado, se debe re-portar el valor total acumulado tomado como costo o deducción en el año 2008, en el formato 1011 en el concepto 8206, sin la discriminación del tercero.

105. ¿Bajo el concepto 1508, formato 1011, se debe reportar sólo el saldo de la cuenta Depreciación acumulada y la amortización acumulada, sin iden-tificación del tercero?

Efectivamente. En el formato 1011, concepto 1508, se reporta el valor de la depreciación, amortiza-ción y agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin identificación del tercero.

Fiduciarias

106. En el formato 1013, al identificar el fideicomi-so ¿qué se debe informar en el campo Código inter-no?

Este número corresponde al número interno que le asigne la fiduciaria a cada fideicomiso.

107. ¿En el caso que algún fideicomiso genere pér-dida, se debe reportar?

No, por cuanto la norma no lo exige. Tratándose


142

de fideicomisos, a través del formato 1013 se solicita información sobre rendimientos y/o utilidades causa-das en el año o período gravable y el valor patrimonial del fideicomiso.

108. ¿Qué se entiende por valor patrimonial del fi-deicomiso o encargo fiduciario?

El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los beneficiarios es el que corresponda, de acuer-do con su participación, en el patrimonio líquido del fideicomiso al final del ejercicio o en la fecha de la de-claración.

Para los fines de la determinación del impuesto de renta y complementarios, los fiduciarios deben expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de los derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aun-que no hayan sido liquidados en forma definitiva, y los rendimientos del último ejercicio gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por inflación se de-ben hacer las aclaraciones de rigor.

109. ¿Qué se debe reportar con respecto a los ingre-sos, pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los patrimonios autónomos?¿Si es así, ¿en qué anexo y formato se debe reportar?

La Resolución 0011429 de 2008 no establece la obligación de informar estos conceptos por cada pa-trimonio autónomo.

110. En un fideicomiso se realizan pagos a diferen-tes personas. ¿Se debe reportar por tercero con su correspondiente NIT o un solo total en cabeza del fideicomitente?

Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se efectúan distinciones. Así, en el formato 1013 que identifica al fideicomitente, se informa el valor pa-trimonial del fideicomiso y el valor de los rendimien-tos o utilidades causadas, señalando los conceptos 1010,1020, 1030 o 1040 según el tipo de fideicomiso. No obstante, cuando el beneficiario de los rendimien-tos y/o utilidades o pagos abonados en cuenta es dife-rente del fideicomitente se informan con el concepto 1050.

Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para in-formar los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, incluyendo la información del fideicomi-so, debiendo en todo caso suministrar la información de identificación de los beneficiarios de los pagos, te-niendo en cuenta los conceptos del artículo 4º de la Resolución 0011429 de 2008. En el formato 1015 se informan las retenciones practicadas durante el año 2008, atendiendo a los conceptos fijados en el artículo 5º de la misma Resolución.

111. ¿Los giros que se realizan a través de los pa-trimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y que son a nombre del fideicomitente se deben re-portar como un pago?

Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta que den derecho a costo, deducción o impues-to descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles.

Consorcios

112. ¿Para consorcio y uniones temporales dónde se informa la retención de IVA?

Independientemente de otro tipo de información que deban entregar los consorcios y uniones tempo-rales, para efectos de reportar la información relativa a la retención en la fuente a título de renta como de IVA deben utilizar el formato 1044 con los mismos conceptos señalados en el artículo 5º de la Resolución 0011429 de 2008.

Mandato

113. ¿Las inmobiliarias que manejan contratos de administración para inmuebles en arriendo deben presentar información según lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 003847 de 2008? ¿En caso afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos?

Los mandatarios deben reportar todas las opera-ciones inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los topes de ingresos ni la obligación de repor-tar del mandante.

114. ¿Los contribuyentes que ejecutan contratos de mandato, mandatarios por cuenta del mandante, informan teniendo en cuenta los topes de cuantía mínima?

Los mandatarios deben informar la totalidad de la información solicitada sin tener en cuenta los topes mínimos.

Titulares secundarios y autorizados

115. Tratándose de personas jurídicas, ¿se deben reportar las personas naturales que figuran como autorizadas para realizar operaciones en relación con las respectivas cuentas, donde dicha autoriza-ción surge por efectos administrativos y políticas de las empresas?

En efecto, tratándose de cuentas a nombre de per-sonas jurídicas, las personas que figuren como auto-rizadas para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta se deben reportar como titulares secundarios.


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116. ¿En las cuentas que los titulares figuran como “Y/O” se deben reportar como titulares secunda-rios?

Uno de los titulares se debe reportar como princi-pal y los demás como secundarios.

117. ¿Los sobregiros de cuentas corrientes se de-ben reportar como préstamos otorgados durante el año?

Sí. Deben ser reportados como préstamos.

Cooperativas

118. Siendo cooperativa de ahorro y crédito mane-jamos un ahorro contractual que es una modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas mensuales a un tiempo determinado. La inquietud es: ¿en qué formato debe informarse: en el 1019 o en el 1020?

En el formato 1019 se informa el movimiento de las cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los certificados a término fijo o cualquier otro depósito.

119. Los Certificados de depósito de ahorro a térmi-no (CDAT) son una modalidad de ahorro. ¿Se deben reportar como otro depósito de acuerdo con las es-pecificaciones del formato 1020?

Sí. Se debe reportar de acuerdo con el formato 1020.

Diferencias contables y fiscales

120. Para el reporte de información del artículo 623-1 Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la decla-ración de renta en un 40%, no indica el monto de las operaciones de crédito durante el año 2005 a reportar. ¿Debe entenderse que se deben evaluar todas las operaciones de crédito durante el año?

Este concepto en la Resolución no tiene tope y se deben acumular todas las operaciones por cada titular efectuadas durante el año.

Cámara de Comercio

121. ¿Con qué documento se deben reportar los so-cios del exterior?

Con el documento que posean conforme el tipo de documento descrito. Si solo poseen pasaporte, podrá indicarse este número.

Notarios

122. Si en la Notaría hay cambio de notario, ¿quién debe cumplir con el deber de presentar la informa-ción?

De acuerdo con el artículo 629 del Estatuto Tribu-tario, los notarios deben reportar anualmente, dentro de los plazos que fije el gobierno nacional, la informa-ción a que se refiere dicha norma; en consecuencia, la información debe ser entregada por el período señala-do, es decir, anual, por el notario que se encuentre en ejercicio del cargo.

Tipógrafos

123. ¿Los tipógrafos pueden presentar la informa-ción en papel?

No. De acuerdo con la Resolución 003846 de 2008, la información que tienen que presentar las personas o entidades que elaboren facturas debe ser conformada según las especificaciones técnicas del formato 1037. Es decir, deberá ser presentada en ar-chivos XML.

Adicionalmente, de acuerdo con la Resolución 3859 de 2006, las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes a quie-nes la DIAN les otorgó firma digital por estar obliga-dos a la presentación virtual de declaraciones, deben realizar la presentación de la información virtualmen-te, de lo contrario deberán presentar la información en forma presencial en los puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos y almacenando los archivos XML generados en un disquete, CD o USB.

Las personas que no disponen del mecanismo de firma digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de presentación de información, la cual queda en trámite, debiendo acercarse igualmente a los puntos habilitados por la DIAN para realizar a través de funcionarios de la entidad la presentación de la información usando el respectivo servicio informático electrónico y recibir la constancia respectiva.

Cap

ítul

o 9


Ejemplos prácticos para los reportes exigidos en la Resolución 117 de octubre 31 de 2012,

artículo 631 del E.T.

Temario

Desarrollo de casos prácticos sobre la forma en que se recolectaría la información contable y/o fiscal de un reportante para luego depurar-la y convertirla en reportes con el estándar XML destacando los puntos más importantes de tipo contable o fiscal que se deben revisar en cada reporte.

Todos los ejercicios de este capítulo están incluidos como material de Excel en el DVD que acompaña esta publicación, en la carpeta “hojas de trabajo”.

9.1 Reporte literal a: Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012.

9.2 Reporte literal c: Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante.

9.3 Reporte literal e: Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros.

9.4 Reporte literal e: Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros

9.5 Reporte literal f: Ingresos recibidos durante el 2012.

9.6 Reporte literales e y f: IVA descontables e IVA generados del año 2012.

9.7 Reporte literal g: Ingresos recibidos para terceros durante el 2012.

9.8 Reporte literal h: Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012.

9.9 Reporte literal i: Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012.

9.10 Reporte literal k: Otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012.

9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato.


145

9.1 Reporte literal a

Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012 Artículo 3 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1010 versión 8

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012.

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Ejemplo Reportes de socios, accionistas, cooperados, comuneros y asociados a diciembre 31 de 2012

Literal “a” del art. 631 del E.T.Formato 1010, versión 8

(Art. 3 Resolución 117 de octubre 31 de 2012)

Hoja de Trabajo contable para recolectar la información básica que luego ha de llevarse al formato 1010, para generación del reporte a que hace referencia el literal “a” del artículo 631 del E.T., información sobre socios o accionistas, cooperados, comuneros y asociados a diciembre 31 de 2012, según el Art. 3 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012

Sociedad: EJEMPLO S.A.S. (Sociedad Comercial)Dirección de la empresa: Cra. 50 80-10 de Cali

1. Participación en el capital social a diciembre 31 de 2012

2. Utilidades distribuidas durante el 2012 a los socios o accionistas ocooperados o comuneros o asociados

El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el 2012, y el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado en el caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos de empleados, no se reportan en el formato 1010 sino en formato 1001 (pagos y retenciones a terceros). En ese formato 1001 se re-portan todos los pagos a terceros (incluido entonces hasta dividendos o participaciones o remanentes) cuando tales pagos hayan superado en el 2012 la cifra de $500.000 (quinientos mil pesos) . Pero si el reportante del formato 1001 es alguno de los mencionados en el literal “c” del art. 1 de la Resolución 117 (por ejemplo las em-presas que en el 2011 no tenían el tope de ingresos pero durante el 2012 sí practicaron retenciones en la fuente por cualquier monto y por cualquier concepto),en ese caso reportan la totalidad de los pagos a terceros y no solo a los que superen los $500.000 (véase los parágrafos 1 y 2 del art. 4 de la Resolución 117).

Nombre Accionistas Nit o CC DV Dirección País de domicilio

Valor nominal del Capital Suscrito y pagado a dic. 31

de 2012

Porcentaje respecto al Total de la

cuenta

Juan Reyes García 31234456 Calle 13 20-45 Cali En Colombia 100.000 0,00830%

Octavio Reyes García 16432345 Calle 13 20-45 Cali En Colombia 100.000 0,00830%

Roger Smith 47348 Wall Stret-New York En EEUU 5.100.000 0,42313%

Reyes SA 800456321 9 Calle 14 3-20 Bogotá En Colombia 500.000.000 41,48345%

Magos SA 890341333 1 Calle 13 3-23 Cali En Colombia 700.000.000 58,07683%

Totales 1.205.300.000 100%

Cuando se esté llevando esta información al forma-to 1010, el porcentaje de participación se tendrá que informar en una primer columna como una cifra en-tera sin usar separaciones decimales (por ejemplo ese valor de 0,42313% se re-portará como “1” pues está por debajo del 1%). Y luego, en otra columna siguiente, se indicará el número de posiciones decimales para esa primera cifra reporta-da en la columna anterior. En este caso, en la segunda columna se colocaría “5”. En el siguiente socio, si su por-centaje es 41,48345%, en-tonces en la primera colum-na se reporta “4148345” (sin ningún punto de se-paración decimal), pero en la siguiente columna, para indicar cuantos decimales tenía la primera cifra, se co-locará entonces la cifra “5”


146

3. Determinación del valor patrimonial del aporte del socio o accionista a diciembre 31 de 2012

En este caso, es importante aclarar que en el inciso tercero del artículo 3 de la Resolución 117 se indica lo siguiente:

“El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el patrimonio líquido sobre el número de cuotas o partes de in-terés social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratándose de aportes a cooperativas y fondos de empleados, el monto a reportar será el valor del aporte más su revalorización. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participación dentro del patrimonio líquido.”

En vista de lo anterior, la sociedad EJEMPLO S.A.S tomará el valor que figure como patrimonio líquido (fis-cal) en su declaración de renta 2012 (que a esta fecha en que hacemos el libro no conocemos su estructura pero que imaginamos seguirá siendo el renglón 41 del formulario 110) y de allí obtendrá el valor patrimonial del aporte de los accionistas que serán informados en el formato 1010.

Supóngase que ese patrimonio líquido arroja un valor de: $1.110.025.000

4. Con todos los datos anteriores, se concluye:

– Esta vez, según lo indicado en el art. 3 de la Resolución 117, se reportará la información de todos los accio-nistas sin importar el monto de sus aportes sociales a diciembre 31/12. Hasta los reportes del año 2011 solo se reportaba a aquellos que en diciembre 31 tuvieran aportes sociales superiores a $5.000.000.

– El tercer accionista, por ser extranjero, se reporta con su nit del extranjero pues en su país sí se usan códi-gos de identificación fiscal para efectos del impuesto de renta de ese país.

(Si en su país no se usaran códigos para esos fines, entonces se reportaría con NIT. 444.444.001 y tipo de documento 43).

– El valor que se reportaría en el formato 1010 para todos los accionistas (colombianos y/o extranjeros), saldría de tomar los: $1.110.025.000 y multiplicarlos por su porcentaje de participación. Eso daría:

Una Empresa comunitaria, son aquellas que en el RUT son distinguidas con el código 10 en la casilla 69 de la segunda pagina de su RUT). Pero en el caso de las cooperativas y fondos de empleados, el valor patrimonial a reportarle a cada asociado será el que les figure en las cuen-tas del Plan de cooperativas identificadas con los códigos “3105-Aporte social” más “3310-Re-valorización de aportes”

En este caso, este valor total sí sumará igual al valor total del patrimonio liquido fiscal a di-ciembre 31 de 2012 llevado al formulario de la declaración de renta 2012 pues esta vez sí se está reportando a todos los socios o accionistas. Ade-más, este valor que aquí se arroja será el mismo valor total de control que se formará en los datos del “Encabezado” cuando ya se tenga generado el respectivo archivo XML. Por tanto, se recomienda hacer visualmente la respectiva verificación.

Al reporte se llevan las cifras enteras, sin ningún tipo de aproximaciones a miles o millones, y sin usar puntos separadores de miles o millones.Nombre Accionistas Valor a reportar del aporte

Juan Reyes G. 92.095Octavio Reyes 92.095Roger Smith 4.696.862Reyes SA 460.476.645Magos SA 644.667.303

Totales 1.110.025.000


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S.A

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148

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3-23

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149

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3551

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l 201

2M

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o 20

12M

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2012

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Valo

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Valo

r Re

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Valo

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Valo

r Re

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Valo

r suj

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Valo

r Re

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ión

Valo

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ión

Valo

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Valo

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000

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S.A

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.000

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00

00

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s83

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0-8

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00

4

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0

1355

17IV

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0.54

3.23

5-3

La X

S.A

.0

30.0

00.0

002.

400.

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00

00

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1.

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nsec

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tenc

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ctic

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val

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n el

“val

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qu

e a

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o el

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nte

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tenc

ión.

Y e

s qu

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la re

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ción

117

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nció

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o 10

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y lu

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ient

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de IV

A al

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o 10

01 el

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la re

tenc

ión

de IV

A (e

n es

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o 10

01 e

l IVA

fact

urad

o po

r el v

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IVA

que

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que

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ente

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que

se q

ueda

rá v

iend

o si

empr

e en

ese

form

ato

1001

que

ent

rega

rá e

l age

nte

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tenc

ión

es e

l “va

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el

pago

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VA”. E

n co

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ia, p

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ruce

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ión,

los q

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rmat

o 10

03 le

s toc

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ambi

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com

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bas

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tenc

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de IV

A qu

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pra

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ism

o va

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e la

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e IV

A.

Dura

nte

el 2

012,

y se

gún

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nten

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de m

arzo

3 d

e 20

11 d

el C

onse

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e Es

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par

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exp

edie

nte

1744

3, e

l im

pues

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bre s

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ando

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umen

tos s

in cu

antía

(eje

mpl

o sa

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ctos

, o v

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, etc

. Ver

art.

521

del E

.T.).

Por t

anto

, par

a es

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po d

e re

tenc

ione

s (qu

e se

pid

e re

port

ar co

n el

conc

epto

“131

4”) n

o de

berí

a pe

dir r

epor

tars

e ni

ngún

“v

alor

bas

e”. S

in e

mba

rgo,

resu

lta q

ue e

l for

mat

o 10

03, a

l men

os cu

ando

se d

ilige

ncia

ba e

n el

pre

valid

ador

de

la D

IAN

par

a añ

o gr

avab

le 2

011,

exi

gía

que

hubi

era

un v

alor

bas

e su

peri

or a

cero

y q

ue in

clus

o te

nía

que

ser i

gual

o m

ayor

al v

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de

la

rete

nció

n de

tim

bre.

Si e

n el

pre

valid

ador

par

a 20

12 (q

ue a

un n

o lo

hem

os tr

abaj

ado)

se si

gue

exig

iend

o lo

mis

mo,

con

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dera

mos

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es u

n er

ror g

rand

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de

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IAN

y q

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úni

co q

ue se

pue

de h

acer

es e

nton

ces r

epor

tar c

omo

“val

or b

ase”

un

valo

r igu

al a

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e la

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n de

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bre

y lu

ego

com

unic

ar p

or e

scri

to a

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IAN

de

lo q

ue se

tuvo

que

ha

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ara

pode

r con

stru

ir e

l for

mat

o 10

03 e

n lo

s cas

os d

e es

as re

tenc

ione

s de

timbr

e en

doc

umen

tos s

in cu

antía

.

9.2

Rep

orte

lite

ral c

Ret

enci

ones

que

le p

ract

icar

on d

uran

te e

l 201

2 a

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ntid

ad in

form

ante

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o 5

de la

Res

oluc

ión

117,

For

mat

o 10

03 v

ersi

ón 7

A co

ntin

uaci

ón se

pre

sent

a un

eje

mpl

o so

bre

la fo

rma

com

o un

a so

cied

ad co

mer

cial

har

ía la

reco

lecc

ión

de lo

s dat

os n

eces

ario

s con

los c

uale

s pue

da h

acer

el r

epor

te d

el

liter

al “c

” del

art

ícul

o 63

1, so

bre

las r

eten

cion

es a

títu

lo d

e re

nta

y de

IVA

que

le p

ract

icar

on d

uran

te e

l 201

2.


150

Mov

imie

nto

neto

dur

ante

ju

lio 2

012

Mov

imie

nto

neto

dur

ante

ag

osto

201

2M

ovim

ient

o ne

to d

uran

te

sept

iem

bre

2012

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153

Primera parte:Caso de quienes podrán reportar a los terceros solo

si igualan o superan el límite mínimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de tra-bajo o el límite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo.(ver parágrafos 1 y 5 del Art. 4).

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el repor-te del literal e del artículo 631 sobre las pagos a ter-ceros durante el año 2012, incluidas las retenciones a título de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal b del Art. 631).

En este primer ejemplo se examina el caso de aquellos reportantes que no están obligados a dis-criminar en forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo con aquellos terceros que recibie-ron pagos o causaciones que sí hayan sido iguales o superiores a $500.000, si son por concepto distinto a salarios o rentas de trabajo, y los que hayan sido igua-les o superiores a $10.000.000, si son por concepto de salarios y pagos laborales o rentas de trabajo. Los pagos y/o causaciones que no superan esos topes los pueden agrupar bajo el Nit 222.222.222 cuantías me-nores según el concepto a que correspondan (ver pa-rágrafos 1 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117).

En el siguiente ejemplo, en el numeral 9.4 de esta publicación, se examinará el caso de los demás repor-tantes (los expresamente mencionados en el literal c del Art. 1 del a Resolución 117), los cuales tienen que reportar en forma individualizada a todos los terce-ros que hayan recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin importar su cuantía, pero que en relación con los pa-gos laborales y las rentas de trabajo sí tienen auto-rización para reportar en forma individualizada solo a los terceros que hayan recibido pagos iguales o su-periores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar, entonces, el Nit “222.222.222 cuantías meno-res” para reportar los pagos por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo y solo podrían usar ese Nit especial para agrupar a los terceros que por pa-gos laborales o rentas de trabajo no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117).

En este primer ejemplo los pasos que se siguie-ron en el proceso de examinar y organizar la informa-ción antes de llevarla al formato 1001 fueron:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (ac-tivos fijos incluyendo acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios, diferidos, distribución de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance también se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros a título de renta, IVA y timbre para extractar de tales pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratándose de las cuentas de cos-tos y gastos solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan bene-ficiarios externos tales como gasto depreciaciones, gasto provisiones, etc, pues estos últimos irán en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (ver art.10 de la Resolución 117).

Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por apar-te cuánto es el valor del pago y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago. Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos débitos de todo el año 2012, sus movimientos crédito de todo el año 2012, sus saldos contables a diciembre 31 de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fisca-les a diciembre de 2012, pues de nuevo se pidió re-portar los gastos contables, sean o no deducibles, y los saldos fiscales a diciembre de 2012.

En todo caso, esos gastos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente “estima-dos” (por ejemplo estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicional-mente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cual fue el valor efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarán en cuenta valores que estén simplemen-te causados (aunque los causados sí son deduci-bles con tal que se hayan pagado oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad social).

De esos valores efectivamente pagados al tra-bajador, el valor por Cesantías deben ser las entre-

9.3 Reporte literal e

Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retencionespracticadas a tales terceros

Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8.


154

gadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantías en febrero de 2012. Además, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARL, ICBF, SENA y Cajas de Compen-sación durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qué periodos de nómina mensual pertenecían). En el caso de los pagos a EPS y fondos de pensiones, el dato se debe mane-jar incluyendo los aportes del trabajador y tenien-do presente que el aporte del empleador se repor-tará en la columna pagos deducibles mientras que el aporte del trabajador irá en la columna pagos no deducibles. En los pagos a EPS se reportaría todo incluidos hasta los copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante. En los pagos a fondos de pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios. Para todos esos pagos se pue-de tomar la información de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el año 2012.

2. Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus con-tabilidades pero que fueron originados a través de esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minera-les, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración (ver parágrafo 1 del Art. 11, pará-grafo 2 del Art. 12 y parágrafo 1 del Art. 13, todos de la Resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el man-datario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012, ya se habían liqui-dado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En tal caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes, y sí le tocara hacerlo a los mandan-tes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

3. Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en una base de datos, donde, para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos débitos y crédito del año, su saldo contable a diciembre de 2012, los ajustes

para llevar esos saldos contables hasta saldos fis-cales, los saldos fiscales a diciembre de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a se-guridad social y aportes parafiscales.

4. Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sería la sub-base de datos con los pagos labores, de seguridad social y de pa-rafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así también for-mada la otra sub-base de datos para las demás cuentas distintas de los pagos laborales, de segu-ridad social y de parafiscales.

5. Luego, al trabajar en cada una de esas sub-bases de datos, se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit, sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exte-rior con nits de beneficiarios ubicados en Colom-bia, y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estén sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán in-formar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $500.000.

6. Seguidamente hacer con Excel el cálculo de sub-totales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una suma en la columna saldo contable a diciembre de 2012 (pues esa columna que in-volucra lo deducible y lo no deducible). Con eso se descubre cuáles terceros acumularon montos iguales o superiores a los $500.000 involucrán-doles todos los distintos conceptos en que tuvie-ron operaciones durante el año 2012. En el caso de los pagos laborales y demás rentas de trabajo pagadas a los asalariados, trabajadores y coope-rados, se reportan no cuando igualen o superen los $500.000, sino cuando igualen o superen los $10.000.000.

7. Luego, a esos terceros que sí deben ser llevados al reporte en forma individualizada porque sus pa-gos acumulados igualan o superan los $500.000 (o $10.000.000 si son asalariados, pensionados, trabajadores o cooperados), se les coloca un co-lor de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo contable a diciembre de 2012 y/o “salarios pagados durante 2012”)..

8. Una vez hechos los pasos anteriores, los terce-ros cuyas celdas en la columna saldo contable a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “ollitas” con registro único 222.222.222 cuantías menores. Y para po-der armar la “ollita” por cada “concepto” (la “olli-ta de honorarios”, la de “servicios”, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando esta vez como criterio el Código PUC de la cuenta.


155

Cuenta Nombre cuenta/nombre del Tercero

Saldo Contable a diciembre de

2011

Movimientos debitos de enero

a diciembre

Movimiento créditos

de enero a diciembe

Saldo contable a diciembre de 2012

Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales

a diciembe de 2012

Salarios y demás rentas de trabajo

efectivamente pagadas a los

asalariados

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ParafiscalesParte del

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15209901 IVA mayor valor de las maquinarias compradas

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17102001 Cargos diferidos-Útiles y papelería

SI Saldo Inicial - - - - - 900145321-7 Papelería Fina Ltda 3.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000

17109501 Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2011

SI Saldo Inicial 6.000.000 - - 6.000.000 6.000.000 - 800197268-4 DIAN - 2.000.000 -2.000.000 -2.000.000 -

236505 Retención a título de renta-Salarios

SI Saldo Inicial 500.000 500.000 - - - Pag Pagos 400.000 (400.000) (400.000)14.325.567 Juan Ruiz - 450.000 450.000 450.000 13.456.789 Raúl Paz - 300.000 300.000 300.000

236510 Retención a título de renta-Dividendos

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 5.130.000 (5.130.000) (5.130.000)47.348 Roger Smith - 330.000 330.000 330.000 800456321-9 Reyes SA - 2.000.000 2.000.000 2.000.000 890.341.333 Magos SA - 2.800.000 2.800.000 2.800.000

236510 Retención a título de renta-Honorarios

SI Saldo Inicial 100.000 100.000 - - - Pag Pagos - 0 0 7.493.444 José H. Zuluaga - 0 0

236540 Retención a título de renta-Compras

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 136.500 - (136.500) (136.500)890.222.333 La X S.A. 42.000 70.000 28.000 28.000 900145321 Papelería Fina Ltda 105.000 105.000 105.000 145.678.920 German Pérez - 3.500 3.500 3.500

236575 Autorretenciones a título de renta

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 1.800.000 - (1.800.000) (1.800.000)890.000.000 EJEMPLO S.A.S. 2.000.000 2.000.000 2.000.000

236702 Retención de Iva al régimen simplificado

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 488.000 - (488.000) (488.000)7.493.444 José H. Zuluaga 480.000 480.000 480.000 145.678.920 German Pérez 8.000 8.000 8.000

Subtotal Retenciones (sin incluir los movimientos de "saldo inicial" ni "pagos", ni las "autorretenciones"

42.000 6.546.500

Valor neto retenciones 2012 6.504.500

Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con las valores registrados en cuentas de inventarios, activos fijos (incluyendo acciones y aportes compradas), cargos diferidos, dividendos distribuidos, costos y gastos, y del cual se extraerían los valores a llevar al formato 1001 (por tener todos un beneficiario externo real), para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 # 45-45 de Bogotá.

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Pagos y retenciones a Terceros-Literal “e” y “b” del art. 631 del E.T.

Formato 1001 versión 8(Caso de quienes reportarán a los terceros que sí superen $500.000 o $10.000.000; ver parágrafos 1 y 5 del art. 4 de la Resolución)

Estos valores se toma-rían de las Planillas inte-gradas para liquidación de aportes (PILAS) pre-sentadas entre enero 1 y dic.31 de 2012 sin impor-tar de qué periodos eran. Es decir que si durante el 2012 se llegaron a pre-sentar y pagar PILAS de otros periodos distintos al 2012 (por ejemplo la de diciembre de 2011 o la de meses anteriores a ese que se tenían pendientes de pago), esas PILAS también se toman en cuenta pues todo lo que efectivamen-te se pague dentro del año por estos conceptos (sin incluir la parte del trabajador) es lo que se termina constituyendo en el gasto deducible para el empleador (ver art.108 y 114 del E.T.)

Este tipo de activos con-tables no se toman como activos fiscales a dic.31 pues no representan nin-gún valor que luego pue-da dar derecho a formar un gasto deducible. Por tanto, no se consideran un “bien apreciable en dinero” (ver art. 261 del E.T.) y en consecuencia no hacen parte del patri-monio fiscal.

Este valor irá en la columna “pagos deduci-bles” (ver parágrafo 11 del art. 4 de la resolución)

No se le practicó reten-ción a título de renta pues la compra de acciones no está sujeta a retención (ver literal d del artículo 5 del decreto 1512 de 1985 y concepto DIAN 064696 de 2008

Supóngase que este re-portante es un contribu-yente con un contrato de estabilidad jurídica (Ley 963 de 2005) y que en dicho contrato tiene in-cluida la estabilidad de la norma del art. 158-3 del E.T. Por tanto, durante el 2012, sobre la compra de este activo, se tomará el beneficio del 30% como deducción especial por inversión en activos fijos.

Esta empresa es auto-rretendora, al igual que la empresa “LA R S.A.” y “La W S.A.”

A las importaciones no se les hace retenciones en la fuente

Esta maquinaria era ex-cluida de IVA

Este valor irá en la co-lumna “pagos no dedu-cibles” (ver parágrafo 11 del art. 4 de la resolución)

El saldo inicial para los inventarios y demás cuentas del activo que participarán en este proceso (porque acumulan pagos a terceros) siempre debería verse con un único beneficiario para que esos va-lores del año 2011 no se mezclen con las operaciones del solo año 2012 que son las que se necesita reportar.

No se le hicieron reten-ciones pues es un traba-jador independiente del régimen simplificado del IVA a quien se le aplicó la tabla de la Ley 1527 de abril 27 de 2012 (sus pagos mensuales no su-peraban 100 UVT)

Se reportarán con el NIT. y dirección de la propia empresa reportante y reportando todo el valor en la columna de pagos no deducibles (ver pará-grafo 13 del art. 4 de la resolución)


156

Entiéndase que durante el 2012 la empresa hizo el pago de aportes de años anteriores que te-nía atrasados a esa EPS (y al fondo de pensiones que figura más abajo) y por tanto, como los pagó durante el año 2012,son deducibles en el 2012. Con este ajuste entonces se llega al saldo fiscal de 5.440.000 que será el que podrá deducir y que al mismo tiempo coincide con el que apa-rece discriminado en la penúltima columna como “aporte del empleador”

En el formato 1001, se reportarían todos los $5.000.000, usando las dos columnas (“pago deducible” por 1.250.000 y “pago no deducible” los otros $3.750.000). Y luego, en el formato 1011 todo el valor del impuesto deducible se reportará con el concepto 8211 (ver art.10 numeral 5, ítem 31, de la resolu-ción 117)

Aunque la Ley 814 de 2003 permite que fiscal-mente se pueda deducir no el 100% de la dona-ción sino el 125%, en todo caso en el formato 1001 solo se reportará el 100% pues fue lo que efectivamente recibió la entidad que recibió la donación. Y en cuanto al otro 25% llevado como mayor valor fiscal, ese valor terminará que-dando reflejado en otro formato, el formato 1011, y con concepto 8217 (ver art. 10, numeral 5, ítem 10, de la resolución 117)

Como solo se puede deducir el impuesto de industria y comercio pagado, entonces con este ajuste crédito de 1.900.000 se logra llegar al valor del impuesto de industria y comercio que sí fue pagado (100.000) y que es el que se refleja en la columna saldo fis-cal a diciembre de 2012



2011

Movimientos débitos de enero a

diciembre


de enero a diciembre


2012

Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales a

diciembre de 2012


efectivamente pagadas a los

asalariados

Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (incluido aportes del trabajador) y por

Parafiscales

Db Cr Parte del empleador

Parte del trabajador

370505 Resultados de ejercicios anteriores

SI Saldo Inicial 25.000.000 - - 25.000.000 25.000.000 47348 Roger Smith - 1.000.000 (1.000.000) (1.000.000)800456321 Reyes SA - 10.000.000 (10.000.000) (10.000.000)890341333 Magos SA - 14.000.000 (14.000.000) (14.000.000)510506 Sueldos14.325.567 Juan Ruiz - 14.400.000 - 14.400.000 14.400.000 9.000.000 13.456.789 Raúl Paz - 36.000.000 - 36.000.000 36.000.000 33.000.000 510530 Cesantías14.325.567 Juan Ruiz - 1.200.000 - 1.200.000 1.200.000 - 13.456.789 Raúl Paz - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000 - 510533 Intereses de cesantías14.325.567 Juan Ruiz - 144.000 - 144.000 144.000 - 13.456.789 Raúl Paz - 360.000 - 360.000 360.000 - 510536 Prima14.325.567 Juan Ruiz - 1.200.000 - 1.200.000 1.200.000 1.200.000 13.456.789 Raúl Paz - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000 3.000.000 510539 Vacaciones14.325.567 Juan Ruiz - 600.000 - 600.000 600.000 - 13.456.789 Raúl Paz - 1.500.000 - 1.500.000 1.500.000 - 510568 Aportes a ARP890.789.310 Suramericana 252.000 252.000 252.000 252.000 - 510569 Aportes a EPS890.890.900 S.O.S. Comfandi 4.284.000 4.284.000 1.156.000 5.440.000 5.440.000 2.560.000 510570 Aportes a Pensiones 800144331-2 Porvenir 6.048.000 6.048.000 2.952.000 9.000.000 9.000.000 3.000.000 510572 Aportes Cajas Compensación890.303.208 Comfandi 2.016.000 2.016.000 2.016.000 2.016.000 510575 Aportes a ICBF899999239-2 ICBF 1.512.000 1.512.000 1.512.000 1.512.000 510578 Aportes a SENA899.999.034-1 SENA 1.008.000 1.008.000 1.008.000 1.008.000

511010 Honorarios-Revisoría Fiscal

7493444-7 José H. Zuluaga 6.000.000 6.000.000 6.000.000 511505 Impuesto industria y comercio899.999.061 Secretaría Hacienda Bogotá 2.000.000 2.000.000 1.900.000 100.000 51159501 Gasto impuestos 4 x mil800197268-4 DIAN - 5.000.000 - 5.000.000 3.750.000 1.250.000 514540 Mantenimientos.890.777.999 La R S.A. - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 999.999 La Z INC. - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000

51651501 Amortizaciones Cargos Diferidos-Intereses

890.245.675 Banco Bogotá - 12.000.000 - 12.000.000 - 12.000.000 890.211.333 Banco BVBA - 11.000.000 11.000.000 11.000.000

51651502 Amortizaciones Cargos Diferidos-Útiles y papelería

900145321-7 Papelería Fina Ltda - 1.000.000 - 1.000.000 - 1.000.000

51651503Amortizaciones Cargos Diferidos-Impuesto al patrimonio

800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 - 530520 Interés.800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 - 539525 Donaciones

800198920-2 Los Cineastas SA (ley del cine) - 3.000.000 - 3.000.000 750.000 3.750.000

720101 Sueldos66.325.587 Eliana Gómez - 6.000.000 - 6.000.000 6.000.000 6.000.000 61.456.719 María Gómez - 6.000.000 - 6.000.000 6.000.000 6.000.000 720130 Cesantías66.325.587 Eliana Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 - 61.456.719 María Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 - 720133 Intereses de cesantías66.325.587 Eliana Gómez - 60.000 - 60.000 60.000 - 61.456.719 María Gómez - 60.000 - 60.000 60.000 - 720136 Prima66.325.587 Eliana Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 500.000 61.456.719 María Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 500.000 720139 Vacaciones66.325.587 Eliana Gómez - 250.000 - 250.000 250.000 - 61.456.719 María Gómez - 250.000 - 250.000 250.000 - 720168 Aportes a ARP890.789.310 Suramericana 120.000 120.000 120.000 120.000 720169 Aportes a EPS890.890.900 S.O.S. Comfandi 1.020.000 1.020.000 340.000 1.360.000 1.360.000 640.000 720170 Aportes a Pensiones 800144331-2 Porvenir 1.440.000 1.440.000 285.000 1.725.000 1.725.000 575.000 720172 Aportes Cajas Compensación890.303.208 Comfandi 480.000 480.000 480.000 480.000 720175 Aportes a ICBF899999239-2 ICBF 360.000 360.000 360.000 360.000 720178 Aportes a SENA899.999.034-1 SENA 240.000 240.000 240.000 240.000 730101 Servicio publico890.399.003-4 Emcali - 7.000.000 - 7.000.000 7.000.000

Totales (sin incluir los movimientos de las cuentas 13551501 ni las cuentas del grupo 2365 y 2367, Retenciones practicadas, ni los saldos iniciales en las cuentas de activos y del patrimonio, y tomando como positivos los saldos auxiliares en la cuenta 370505)

205.252.000 205.085.000 59.200.000 23.513.000 6.775.000

Esos valores resaltados con verde, y registra-dos en las subcuentas de la cuenta 516515 (amortizaciones), son claramente los valores que primero pasaron por las cuentas del activo de Cargos diferidos


157

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158

Independientemente se pueden extractar las otras cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, pues para ellas entonces se aplican otros criterios. Los valores resaltados en el siguiente cua-dro indican que a ese tercero se le reportó sus datos en forma individualizada dentro del reporte 1001 (por ser iguales o superiores a los $500.000). Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantías menores dentro de cada concepto.

Código PUC Nombre cuenta Nit BeneficiarioSaldo Contable a diciembre de

2011

Movimientos débitos de

enero a diciembre




2012Ajustes para llegar a

saldos fiscalesSaldos fiscales a diciembre de

2012

12050501Acciones y cuotas en la Empresa La V Ltda

16793233 Juan Miguel Pérez 500.000 500.000 500.000

140501 Materia Prima 999.998 La LLLL Inc. 2.000.000 2.000.000 2.000.000

140501 Materia Prima 890.222.833 La T SA - 10.000.000 10.000.000 10.000.000

140501 Materia Prima 890.222.333 La X S.A. - 2.000.000 1.200.000 800.000 800.000

140501 Materia Prima 999.999 La Z INC. - 1.000.000 80.000 920.000 920.000

152001 Maquinaria y Equipo 145.678.920 German Pérez - 100.000 100.000 100.000

152001 Maquinaria y Equipo 890.777.999 La R S.A. - 900.000 - 900.000 900.000

152001 Maquinaria y Equipo 890.999.000 La W S.A. - 4.500.000 4.500.000 4.500.000

15209901IVA mayor valor de las maquinarias compradas

145.678.920 German Pérez - 8.000 - 8.000 8.000


890.999.000 La W S.A. - 720.000 720.000

170505 Interés. 890.245.675 Banco Bogotá - 15.000.000 12.000.000 3.000.000 3.000.000

170505 Interés. 890.211.333 Banco BVBA - 17.000.000 11.000.000 6.000.000 6.000.000

17102001 Cargos diferidos-Útiles y papelería 900145321-7 Papelería Fina Ltda 3.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000

17109501Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2011

800197268-4 DIAN - 2.000.000 -2.000.000 -2.000.000 -

3705005Resultados de ejercicios anteriores

890.341.333 Magos SA - 14.000.000 14.000.000 14.000.000


800.456.321 Reyes SA - 10.000.000 10.000.000 10.000.000


47.348 Roger Smith - 1.000.000 1.000.000 1.000.000

511010 Honorarios-Revisoría Fiscal 7493444-7 José H. Zuluaga 6.000.000 6.000.000 6.000.000

511505 Impuesto de industria y comercio 899.999.061 Secretaría de Hacienda

Bogotá 2.000.000 2.000.000 1.900.000 100.000

51159501 Gasto impuestos 4 x mil 800197268-4 DIAN - 5.000.000 - 5.000.000 3.750.000 1.250.000

514540 Mantenimientos. 890.777.999 La R S.A. - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000

514540 Mantenimientos. 999.999 La Z INC. - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000

51651501Amortizaciones Cargos Diferidos-Intereses

890.245.675 Banco Bogotá - 12.000.000 - 12.000.000 - 12.000.000


890.211.333 Banco BVBA - 11.000.000 11.000.000 11.000.000

51651502Amortizaciones Cargos Diferidos-Útiles y papelería



800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 -

530520 Interés. 800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 -

539525 Donaciones 800198920-2 Los Cineastas SA (ley del cine) - 3.000.000 - 3.000.000

750.000 3.750.000

730101 Servicios Públicos 890.399.003-4 Emcali - 7.000.000 - 7.000.000 7.000.000

Totales 110.448.000

Este es un honorario percibido por una perso-na natural (es decir, una “renta de trabajo”) y que sumados a sus demás pagos o causaciones no le termina superando los $10.000.000. Por consi-guiente, no es necesario llevarlo en forma indivi-dualizada al reporte y en consecuencia quedará incluido en el registro de las “cuantías menores” del concepto 5002-Ho-norarios


159

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162

Segunda parteCaso de quienes reportarán a la totalidad de los

terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuantía) y pagos laborales y demás rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del Art. 4)

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal e del artículo 631 sobre las pagos a terceros durante el año 2012, incluidas las retenciones a título de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal b del Art. 631).

En este ejemplo se examinará el caso de los re-portantes expresamente mencionados en el literal “c” del Art. 1 de la Resolución 117, los cuales sí tienen que reportar en forma individualizada a todos los terceros que hayan recibido pagos y/o causaciones por con-ceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin im-portar su cuantía, pero que en relación con los pagos laborales o las rentas de trabajo sí tienen autorización para reportar en forma individualizada solo a los ter-ceros que hayan recibido pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar el Nit 222.222.222 cuantías menorespara reportar los pagos por conceptos distintos a salarios y demás ren-tas de trabajo. Solo podrían usar ese Nit especial para agrupar a los terceros personas naturales que por pa-gos laborales y otras rentas de trabajo (honorarios, comisiones, servicios) no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117).

Los pasos que se siguieron en el proceso de exa-minar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo acciones o cuotas compra-das a terceros, inventarios, diferidos, distribución de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance también se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros

a título de renta, IVA y timbre para extractar de ta-les pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratándose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos tales como gasto deprecia-ciones, gasto provisiones, etc, pues estos últimos irán en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (literal “k” del art.631; ver art.10 de la Reso-lución 117) el cual no les corresponde entregar a este tipo de reportantes (ver el literal “c” del art. 1 y 2 de la Resolución 117 donde se indica que a este tipo de reportantes no les corresponde entregar la información del literal k del art. 631 del E.T.). Ade-más, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago o causación.

Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos débitos de todo el año 2012, sus movimientos crédito de todo el año 2012, sus saldos contables a diciembre 31 de 2012, los ajustes para llevar estos saldos hasta sal-dos fiscales (pues de nuevo se pidió reportar los gastos contables, sean o no deducibles) y los sal-dos fiscales a diciembre de 2012. En todo caso, esos gastos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta, pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cuál fue el valor efectivamente pagado al tra-bajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarán en cuenta valores que estén simplemente causados (aunque los causados sí son deducibles con tal que se hayan pagado opor-tunamente los aportes parafiscales y de seguridad social). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por Cesantías deben ser las en-tregadas al trabajador y no las enviadas a los Fon-dos de Cesantías en febrero de 2012.

9.4 Reporte literal e

Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retencionespracticadas a tales terceros

Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8


163

Además, junto a la columna de los pagos la-borales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARP, ICBF, SENA y Cajas de Compensación durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin im-portar a qué periodos de nómina mensual perte-necían). En el caso de los pagos a EPS y fondos de pensiones, el dato se debe manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo presente que el aporte del empleador se reportará en la colum-na pagos deducibles mientras que el aporte del trabajador irá en la columna pagos no deducibles. En los pagos a EPS se reportaría todo incluidos hasta los copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante. En los pagos a Fondos de Pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes volun-tarios. Para todos esos pagos se puede tomar la información de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el año 2012.

2. Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminaría del archivo de Excel los cos-tos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos serán reporta-dos únicamente por el consorcio, o por el manda-tario que los representó, o por el operador del con-trato de exploración (ver parágrafo 1 del art.12, el parágrafo 2 del art. 13 y el parágrafo 1 del Art.14, todos en la resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el manda-tario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que an-tes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese man-datario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

3. Luego, tratar de convertir dicho Balance de Prue-ba en una base de datos donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nom-bre del tercero, los movimientos débitos y crédito

del año, su saldo contable a diciembre de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales.

4. Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sería la sub-base de datos con los pagos labores, de seguridad social y de pa-rafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así también for-mada la otra sub-base de datos para las demás cuentas distintas de los pagos laborales, de segu-ridad social y de parafiscales,

5. Luego, al trabajar con la sub-base de datos de los pagos laborales, de seguridad social y de parafisca-les, hacer con Excel el cálculo de subtotales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una suma en la columna salarios y demás rentas de trabajo efectivamente pagadas. Con eso se podrá descubrir a los asalariados que recibieron pagos efectivos iguales o superiores a $10.000.000 los cuales se llevarán en forma individualizada al re-porte. A aquellos que sí deben ser llevados al re-porte en forma individualizada porque sus pagos acumulados igualan o superan los $10.000.000 se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna salarios y de-más rentas de trabajo efectivamente pagadas). A los que no acumularon ese valor de pagos, y que quedarían sin color en la columna de salarios efec-tivamente pagados, se les reporta en un solo regis-tro y con el nit 222.222.222 cuantías menores.

6. Luego, al trabajar con la sub-base de datos de los pagos por conceptos diferentes a pagos laborales, solamente se les hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el ex-terior con Nits de beneficiarios ubicados en Co-lombia), y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportan-tes, sin importar si por el 2012 están sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior sin importar el monto de lo pagado y/o causado. Todos los valores, sin importar cuanto sumen, que haya acumulado un mismo tercero en las distintas cuentas y en la columna saldo con-table a diciembre de 2012 (que es la que reúne lo deducible y lo no deducible), serán llevados en forma individualizada al reporte según el concep-to del pago y/o causación.


164

Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con las valores registrados en cuentas de inventarios, activos fijos (incluyendo acciones y aportes compradas), cargos diferidos, dividendos distribuidos y costos y gastos, y del cual se extraerían los valores a llevar al formato 1001 (por tener todos un beneficiario externo real), para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 # 45-45 de Bogotá.

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Pagos y retenciones a Terceros-Literal “e” y “b” del art. 631 del E.T.

Formato 1001 versión 8(Caso de quienes reportarán a todos los terceros por conceptos diferentes a pagos laborales sin importar su cuantía, y en el caso de pagos por

rentas de trabajo solo a los que igualen o superen los $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del art. 4 de la Resolución)


Saldo Conta. A diciembre de

2011


diciembre

Movimiento créditos de ene a

diciembreSaldo Contable a

diciembre de 2012


diciembre de 2012


efectivamente pagadas a los asalariados

Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (incluido aportes

del trabajador) y por ParafiscalesParte del

empleadorParte del trabajadorDb Cr

12050501 Acciones y cuotas en la Empresa La V Ltda

SI Saldo Inicial - - - 16793233 Juan Miguel Perez 500.000 500.000 500.000

13551501Retenciones en la fuente a titulo de renta a favor-Autorretenciones

SI Saldo Inicial - - - 890.000.000 EJEMPLO S.A.S. 2.000.000 2.000.000 2.000.000 140501 Matería PrimaSI Saldo Inicial 20.000.000 20.000.000 20.000.000 999.999 La Z INC. - 1.000.000 80.000 920.000 920.000 999.998 La LLLL Inc. 2.000.000 2.000.000 2.000.000 890.222.333 La X S.A. - 2.000.000 1.200.000 800.000 800.000 890.222.833 La T SA - 10.000.000 10.000.000 10.000.000 152001 Maquinaria y EquipoSI Saldo Inicial 30.000.000 30.000.000 30.000.000 890.777.999 La R S.A. - 900.000 - 900.000 900.000 890.999.000 La W S.A. - 4.500.000 4.500.000 4.500.000 45.678.920 German Perez - 100.000 100.000 100.000

15209901 IVA mayor valor de las maquinarias compradas

SI Saldo Inicial 4.800.000 4.800.000 4.800.000 890.999.000 La W S.A. - 720.000 720.000 720.000 45.678.920 German Perez - 8.000 - 8.000 8.000 170505 Interes.SI Saldo Inicial 4.000.000 - - 4.000.000 4.000.000 890.245.675 Banco Bogotá - 15.000.000 12.000.000 3.000.000 3.000.000 890.211.333 Banco BVBA - 17.000.000 11.000.000 6.000.000 6.000.000

17102001 Cargos diferidos-Utilies y papelería

SI Saldo Inicial - - - - - 900145321-7 Papelería Fina Ltda 3.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000

17109501 Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2012

SI Saldo Inicial 6.000.000 - - 6.000.000 6.000.000 - 800197268-4 DIAN - 2.000.000 -2.000.000 -2.000.000 -

236505 Retención a título de renta-Salarios

SI Saldo Inicial 500.000 500.000 - - - Pag Pagos 400.000 (400.000) (400.000)14.325.567 Juan Ruiz - 450.000 450.000 450.000 13.456.789 Raul Paz - 300.000 300.000 300.000

236510 Retención a título de renta-Dividendos

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 5.130.000 (5.130.000) (5.130.000)47.348 Roger Smith - 330.000 330.000 330.000 800.456.321 Reyes SA - 2.000.000 2.000.000 2.000.000 890.341.333 Magos SA - 2.800.000 2.800.000 2.800.000

236510 Retención a título de renta-Honorarios

SI Saldo Inicial 100.000 100.000 - - - Pag Pagos - 0 0 7.493.444 Jose H. Zuluaga - 0 0

236540 Retención a título de renta-Compras

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 136.500 - (136.500) (136.500)890.222.333 La X S.A. 42.000 70.000 28.000 28.000 900145321 Papelería Fina Ltda 105.000 105.000 105.000 45.678.920 German Perez - 3.500 3.500 3.500

236575 Autorretenciones a título de renta

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 1.800.000 - (1.800.000) (1.800.000)890.000.000 EJEMPLO S.A.S. 2.000.000 2.000.000 2.000.000

236702 Retención de Iva al régimen simplificado

SI Saldo Inicial - - - - - Pag Pagos 8.000 - (8.000) (8.000)7.493.444 Jose H. Zuluaga 480.000 480.000 480.000 45678920-5 German Perez 8.000 8.000 8.000

Subtotal Retenciones (sin incluir los movimientos de "saldo inicial" ni "pagos", ni las "autorretenciones"

42.000 6.546.500

Valor neto retenciones 2012 6.504.500

Estos valores se tomarían de las Planillas integradas para liquida-ción de aportes (PILAS) presen-tadas entre enero 1 y dic.31 de 2011 sin importar de qué perio-dos eran. Es decir que si durante el 2011 se llegaron a presentar y pagar PILAS de otros periodos distintos al 2011 (por ejemplo la de diciembre de 2010 o la de meses anteriores a ese que se tenían pendientes de pago), esas PILAS también se toman en cuenta pues todo lo que efectiva-mente se pague dentro del año por estos conceptos (sin incluir la parte del trabajador) es lo que se termina constituyendo en el gas-to deducible para el empleador (ver art.108 y 114 del E.T.)

El saldo inicial para los inventarios y demás cuentas del activo que participarán en este proceso (porque acumulan pagos a terceros) siempre debería verse con un único beneficiario para que esos valores del año 2011 no se mezclen con las operaciones del solo año 2012 que son las que se necesita reportar

Este tipo de activos contables no se toman como activos fiscales a dic.31 pues no representan ningún valor que luego pueda dar derecho a formar un gasto deducible. Por tanto, no se con-sideran un “bien apreciable en dinero” (ver art.261 del E.T.) y en consecuencia no hacen parte del patrimonio fiscal

No se le hicieron retenciones pues es un trabajador indepen-diente a quien se le aplicó la Ley 1527 de 2012 (sus pagos mensuales no superaban 100 UVT). Además, es un indepen-diente que pertenece al régimen simplificado

Se reportarán con el nit y di-rección de la propia empresa reportante y reportando todo el valor en la columna de pagos no deducibles (ver parágrafo 13 del art. 4 de la resolución)

Este valor irá en la columna “pa-gos deducibles” (ver parágrafo 11 del art. 4 de la resolución)

Este valor irá en la columna “pagos no deducibles” (ver pa-rágrafo 11 del art. 4 de la resolución)

No se le practicó retención pues la compra de accio-nes está exonerada (ver el literal d del artículo 5 del decreto 1512 de 1985) y concepto DIAN 064696 de 2008

A las importaciones no se les hace retenciones en la fuente

Esta maquinaria era ex-cluida de IVA

Esta empresa es autorre-tendora, al igual que la empresa “LA R S.A.” y “La W S.A.”


165

Entiéndase que durante el 2012 la empresa hizo el pago de aportes de años anteriores que te-nía atrasados a esa EPS (y al fondo de pensiones que figura más abajo) y por tanto, como los pagó durante el año 2012, son deducibles en el 2021. Con este ajuste entonces se llega al saldo fiscal de 5.440.000 que será el que podrá deducir y que al mismo tiempo coincide con el que aparece en la penúltima columna “aporte del empleador”

En el formato 1001, se reportarían todos los $5.000.000, usando las dos columnas (“pago deducible” por 1.250.000 y “pago no deducible” los otros $3.750.000). Y luego, si les hubiera to-cado entregar también el formato 1011, entonces todo el valor del impues-to deducible se reportaría conel concepto 8211(ver art. 10 numeral 5, ítem 31 de la resolución 117)

Esos valores resaltados con verde, y registra-dos en las subcuentas de la cuenta 516515 (amortizaciones), son claramente los valores que primero pasaron por las cuentas del activo de Cargos diferidos

Aunque la Ley 814 de 2003 permite que fiscal-mente se puede deducir no el 100% de la dona-ción sino el 125%, en todo caso en el formato 1001 solo se reportará el 100% pues fue lo que efectivamente recibió la entidad que recibió la donación. Y en cuanto al otro 25% llevado como mayor valor fiscal, ese valor terminaría que-dando reflejado en otro formato, el formato 1011, y con concepto 8217 (ver literal “k” del art.631 del E.T y el art. 10, numeral 5, ítem 10, de la resolu-ción 117). Pero ese for-mato 1011 no lo entregan este tipo de reportantes.

Como solo se puede deducir el impuesto de industria y comercio pagado, entonces con este ajuste crédito de 1.900.000 se logra llegar al valor del impuesto de industria y comercio que sí fue pagado (100.000) y que es el que se refleja en la columna saldo fis-cal a diciembre de 2012



2011


diciembre




2012

Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales

a diciembre de 2012

Salarios y demás rentas

de trabajo efectivamente pagadas a los

asalariados

Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (incluido aportes

del trabajador) y por Parafiscales

Db Cr Parte del empleador

Parte del trabajador

370505 Resultados de ejercicios anteriores

SI Saldo Inicial 25.000.000 - - 25.000.000 25.000.000 47348 Roger Smith - 1.000.000 (1.000.000) (1.000.000)800456321 Reyes SA - 10.000.000 (10.000.000) (10.000.000)890341333 Magos SA - 14.000.000 (14.000.000) (14.000.000)510506 Sueldos14.325.567 Juan Ruiz - 14.400.000 - 14.400.000 14.400.000 9.000.000 13.456.789 Raul Paz - 36.000.000 - 36.000.000 36.000.000 33.000.000 510530 Cesantías14.325.567 Juan Ruiz - 1.200.000 - 1.200.000 1.200.000 - 13.456.789 Raul Paz - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000 - 510533 Intereses de cesantías14.325.567 Juan Ruiz - 144.000 - 144.000 144.000 - 13.456.789 Raul Paz - 360.000 - 360.000 360.000 - 510536 Prima14.325.567 Juan Ruiz - 1.200.000 - 1.200.000 1.200.000 1.200.000 13.456.789 Raul Paz - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000 3.000.000 510539 Vacaciones14.325.567 Juan Ruiz - 600.000 - 600.000 600.000 - 13.456.789 Raul Paz - 1.500.000 - 1.500.000 1.500.000 - 510568 Aportes a ARP890789310-4 Suramericana 252.000 252.000 252.000 252.000 - 510569 Aportes a EPS890.890.900 S.O.S. Comfandi 4.284.000 4.284.000 1.156.000 5.440.000 5.440.000 2.560.000 510570 Aportes a Pensiones 800144331-2 Porvenir 6.048.000 6.048.000 2.952.000 9.000.000 9.000.000 3.000.000 510572 Aportes Cajas Compensación890.303.208 Comfandi 2.016.000 2.016.000 2.016.000 2.016.000 510575 Aportes a ICBF899999239-2 ICBF 1.512.000 1.512.000 1.512.000 1.512.000 510578 Aportes a SENA899.999.034-1 SENA 1.008.000 1.008.000 1.008.000 1.008.000

511010 Honorarios-Revisoría Fiscal

7493444-7 Jose H. Zuluaga 6.000.000 6.000.000 6.000.000 511505 Impuesto industria y comercio899.999.061 Secretaría Hacienda Bogota 2.000.000 2.000.000 1.900.000 100.000 51159501 Gasto impuestos 4 x mil800197268-4 DIAN - 5.000.000 - 5.000.000 3.750.000 1.250.000 514540 Mantenimientos.890.777.999 La R S.A. - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 999.999 La Z INC. - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000

51651501 Amortizaciones Cargos Diferidos-Intereses

890.245.675 Banco Bogotá - 12.000.000 - 12.000.000 - 12.000.000 890.211.333 Banco BVBA - 11.000.000 11.000.000 11.000.000

51651502 Amortizaciones Cargos Diferidos-Utiles y papelería



800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 - 530520 Interes.800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 - 539525 Donaciones

800198920-2 Los Cineastas SA (ley del cine) - 3.000.000 - 3.000.000 750.000 3.750.000

720111 Sueldos66.325.587 Eliana Gomez - 6.000.000 - 6.000.000 6.000.000 6.000.000 61.456.719 María Gómez - 6.000.000 - 6.000.000 6.000.000 6.000.000 720130 Cesantías66.325.587 Eliana Gomez - 500.000 - 500.000 500.000 - 61.456.719 María Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 - 720133 Intereses de cesantías66.325.587 Eliana Gomez - 60.000 - 60.000 60.000 - 61.456.719 María Gómez - 60.000 - 60.000 60.000 - 720136 Prima66.325.587 Eliana Gomez - 500.000 - 500.000 500.000 500.000 61.456.719 María Gómez - 500.000 - 500.000 500.000 500.000 720139 Vacaciones66.325.587 Eliana Gomez - 250.000 - 250.000 250.000 - 61.456.719 María Gómez - 250.000 - 250.000 250.000 - 720168 Aportes a ARP890789310-4 Suramericana 120.000 120.000 120.000 120.000 720169 Aportes a EPS890.890.900 S.O.S. Comfandi 1.020.000 1.020.000 340.000 1.360.000 1.360.000 640.000 720170 Aportes a Pensiones 800144331-2 Porvenir 1.440.000 1.440.000 285.000 1.725.000 1.725.000 575.000 720172 Aportes Cajas Compensación890.303.208 Comfandi 480.000 480.000 480.000 480.000 720175 Aportes a ICBF899999239-2 ICBF 360.000 360.000 360.000 360.000 720178 Aportes a SENA899.999.034-1 SENA 240.000 240.000 240.000 240.000 730101 Servicio publico890.399.003-4 Emcali - 7.000.000 - 7.000.000 7.000.000

Totales (sin incluir los movimientos de las cuentas 13551501 ni las cuentas del grupo 2365 y 2367, Retenciones practicadas, ni los saldos iniciales en las cuentas de activos y del patrimonio, y tomando como positivos los saldos auxiliares en la cuenta 370505)

205.252.000 205.085.000 59.200.000 23.513.000 6.775.000


166

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167

Independientemente se pueden extractar las otras cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, pues para ellas entonces se aplican otros criterios. En este caso todos los terceros deben quedar reportados en forma individualizada dentro del for-mato 1001 con el valor que les figura en la columna “saldo contable a diciembre 31 de 2012” sin importar su cuantía y según el concepto por el cual se les realizaron pagos o causaciones. Por eso no es necesario discriminar con colores. En el caso particular de los terceros que acumularon pagos en la cuenta de cargos diferidos, lo que se les reporta no es el saldo contable a diciembre 31 de 2012, sino el débito total hecho durante el 2012 en esas cuentas el cual corresponde al verdadero valor del pago antes de ser amortizado y las amortizaciones son reportadas con otro concepto (5019).

Código PUC Nombre cuenta Nit Beneficiario

Saldo Contable a

diciembre de 2011


enero a diciembre



Saldo Contable a

diciembre de 2012

Ajustes para llegar asaldos fiscales

Saldos fiscales a diciembre

de 2012


890.245.675 Banco Bogotá - 12.000.000 - 12.000.000 - 12.000.000

170505 Interes. 890.245.675 Banco Bgta. - 15.000.000 12.000.000 3.000.000 3.000.000

170505 Interes. 890.211.333 Banco BVBA - 17.000.000 11.000.000 6.000.000 6.000.000


890.211.333 Banco BVBA - 11.000.000 11.000.000 11.000.000

51651503

Amortizaciones Cargos Diferidos-Impuesto al patrimonio

800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 -

17109501Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2012

800197268-4 DIAN 2.000.000 -2.000.000 -2.000.000 -

51159501 Gasto impuestos 4 x mil 800197268-4 DIAN - 5.000.000 - 5.000.000 3.750.000 1.250.000

51651503

Amortizaciones Cargos Diferidos-Impuesto al patrimonio

800197268-4 DIAN - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000 -

730101 Servicios Públicos 890.399.003-4 Emcali - 7.000.000 - 7.000.000 7.000.000

152001 Maquinaria y Equipo 145.678.920 German Perez - 100.000 100.000 100.000


145.678.920 German Perez - 8.000 - 8.000 8.000

511010 Honorarios-Revisoría Fiscal 7493444-7 Jose H. Zuluaga 6.000.000 6.000.000 6.000.000

12050501 Acciones y cuotas en la Empresa La V Ltda 16793233 Juan Miguel

Perez

500.000 500.000 500.000

140501 Materia Prima 999.998 La LLLL Inc. 2.000.000 2.000.000 2.000.000

152001 Maquinaria y Equipo 890.777.999 La R S.A. - 900.000 - 900.000 900.000

514540 Mantenimientos. 890.777.999 La R S.A. - 2.000.000 - 2.000.000 2.000.000

140501 Materia Prima 890.222.833 La T S.A. - 10.000.000 10.000.000 10.000.000

152001 Maquinaria y Equipo 890.999.000 La W S.A. - 4.500.000 4.500.000 4.500.000


890.999.000 La W S.A. - 720.000 720.000

140501 Materia Prima 890.222.333 La X S.A. - 2.000.000 1.200.000 800.000 800.000

140501 Materia Prima 999.999 La Z INC. - 1.000.000 80.000 920.000 920.000

514540 Mantenimientos. 999.999 La Z INC. - 3.000.000 - 3.000.000 3.000.000

539525 Donaciones 800198920-2 Los Cineastas SA (ley del cine) - 3.000.000 - 3.000.000 750.000 3.750.000

370505 Resultados de ejercicios anteriores 890.341.333 Magos SA - 14.000.000 14.000.000 14.000.000

17102001 Cargos diferidos-Utilidades y papelería 900145321-7 Papelería Fina

Ltda 3.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000

51651502Amortizaciones Cargos Diferidos-Utiles y papelería


370505 Resultados de ejercicios anteriores 800.456.321 Reyes SA - 10.000.000 10.000.000 10.000.000

370505 Resultados de ejercicios anteriores 47.348 Roger Smith - 1.000.000 1.000.000 1.000.000

511505 Impuesto de industria y comercio 899.999.061 Secretaría de

Hacienda Bogota 2.000.000 2.000.000 1.900.000 100.000

Totales 110.448.000

Este es un honorario percibido por una per-sona natural (es decir, una “renta de trabajo”) y que sumados a sus de-más pagos o causacio-nes no le termina supe-rando los $10.000.000. Por consiguiente, no es necesario llevarlo en forma individualizada al reporte y en consecuen-cia quedará incluido en el registro de las “cuan-tías menores” dl con-cepto 5002-Honorarios (ver par. 5 del art. 4 de la Res. 117)


168

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171

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el re-porte del literal f del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2012.


1. Tener a la mano una hoja de trabajo en excel, con los nombres y códigos de las cuentas contables, y con el detalle de todos los terceros y sus saldos fis-cales a diciembre de 2012 para todas los ingresos brutos y sus respectivas devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. El valor total de esos saldos fiscales debe coincidir con el valor que la entidad reportante haya llevado a los renglones 42, 43, 44 y 65 del formulario 110 para declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de ingresos y devolu-ciones que la persona incluirá dentro de los ren-glones 35 a 38, y el 53, de su formulario 210.

Importante: Si la entidad o persona natural in-formante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o actuó como mandante en contratos de mandato, o como miembro en un contrato de exploración de hidrocar-buros, o utilizó a otra persona o entidad a para que le recibiera ingresos propios, en ese caso los ingresos que recibió a través de tales figuras los debe reportar solo con el Nit del consorcio, o el Nit de su mandatario, o el Nit del operador del contrato de exploración, o con el Nit del que le recaudaba los ingresos y hacerlo en las columnas especiales que para tales fines contiene el formato 1007 v.8; ver parágrafo 6 del art. 6 de la Re-solución 117. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean perso-nas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver pará-grafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los repor-tes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

2. Retirar los ingresos que aunque sí figurarían en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 son ingresos que no se llevan al formato 1007 porque corresponden a conceptos que no se recibieron en verdad de ningún tercero (tales como el ingreso por intereses presuntivos en prestamos a socios, o el ingreso por diferencia en cambio).

3. Con los registros que queden se arma entonces una base de datos donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.

4. A dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportan-tes, aun si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán in-formar detalladamente, según el ingreso a que co-rrespondan, a todos sus beneficiarios del exterior.

5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuáles acumularon $1.000.000 o más de ingresos netos involucrándoles todos los conceptos en que reflejen saldos a dic. 31 de 2012.

6. Luego, a aquellos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte, porque sus saldos fiscales acumulados, reuniendo todos sus ingresos netos en que figuran, son iguales o su-peran el $1.000.000, se les coloca un color de re-lleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012).

7. Una vez hecho lo anterior, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, serán los que integrarían las cuantías menores con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese re-gistro especial de las cuantías menores (cuantías menores de los ingresos operacionales, las cuan-tías menores de ingresos no operacionales, etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el el Código PUC de la cuenta.

9.5 Reporte literal f

Ingresos recibidos durante el 2012 Artículo 6 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1007, versión 8


172

Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con los valores registrados en cuentas de todo tipo de ingresos para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogotá

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Ingresos propios del año 2012-Literal “f” del art. 631 del E.T.

Formato 1007 versión 8(Art. 6 Resolución 117 de octubre 31 de 2012)

En la declaración de renta o de ingresos y patrimonio, y hasta en el formato 1007, estos va-lores de las devoluciones en ventas se reportan en forma positiva. Sin embargo, en esta hoja de trabajo los mostramos como valor negativo pues nos ayudará a to-talizar si el ingreso neto para un determinado tercero le superó o no el $1.000.000

Ese interés es solo el interés presuntivo y que se calculó solo fiscal-mente por haberle hecho prestamos en dinero a ese accionista. Ese tipo de ingreso por intereses no se reporta pues si se reportara con el nit del ac-cionista se pensaría que ese ingreso se recibió en verdad del accionista y eso no es cierto. Además, el accionista no lo va a reportar como gasto.

Este ingreso, aunque es fiscal, no se llevaría al for-mato 1007 pues nació de una simple actualización de una cuenta por cobrar en moneda extranjera a dic. 31. Eso significa que es un “ingreso” pero que no se recibió de nadie y por eso no se reporta. Es lo mismo que sucedió en los reportes de exógena hasta el año gravable 2006 cuando tampoco se reportaba el “saldo crédito de la cuenta co-rrección monetaria fiscal” la cual era una partida del ingreso fiscal pero que se originaba con los ajustes por inflación a los activos no monetarios, pasivos monetarios y patrimonio.

Fiscalmente no se reporta ni la utilidad ni la perdida en venta que es el dato que queda en la contabilidad cuando se vende el activo fijo. Cuando se vende el activo, entonces entre los ingresos brutos va el precio de venta (que en este caso fue de 3.000.000) y en el renglón de otros costos va el “costo fiscal de venta” (así incluso habrá cruce con la información que el tercero que compró el activo presentará y en la que dirá que el activo lo compró por $3.000.000). Este criterio se aplica tanto si el activo fijo vendido se debe denunciar en la sección de rentas ordinarias (por haber sido poseído por menos de dos años) como si se debe denunciar en la sección de ganancias ocasiones (por haber sido poseído por más de dos años)

Esos ingresos que son de ejercicios anteriores, se deben es denunciar en el ejercicio al que correspondan aunque contablemente se hayan reconocido en el año 2012.Por tanto, no se llevarán a la declaración de renta 2012 y por ende tampoco al formato 1007.

Este total de esta hoja de trabajo, en esta columna, deberá coincidir con el to-tal llevado a los renglones 42, 43, 44, y 65 del formu-lario 110 para declaración de renta 2012 (Nota: a la fecha en que lo hacemos)

Fiscalmente estos ingre-sos no se declaran

Código PUC Nombre cuenta/nombre del Tercero


2012

Ajustes para llegar a saldos fiscales

Saldos fiscales a

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421005 Ingreso No operacional-Intereses

890.456.783 La Q S.A. 200.000 200.000 890.245.675 Banco de Bogotá 3.000.000 3.000.000 16.793.230 Juan Gómez Gómez 2.000.000 2.000.000

421020 Ingreso No operacional-Diferencia en Cambio

999.998 La LLLL Inc. 5.670.000 5.670.000

4218005Ingreso No operacional-Ingresos método de participación patrimonial

890.457.783 La V Ltda. 2.000.000 2.000.000 -

454504 Ingreso No operacional--utilidad en venta de terrenos

890.777.999 La R S.A. 900.000 2.100.000 3.000.000

426505 Ingreso No operacional-Ingresos de ejercicios anterior

890.222.833 La T SA 10.000.000 10.000.000 -

429505 Ingreso No operacional-Diversos-CERTS

899.999.090-2 Ministerio de Hacienda 3.000.000 3.000.000

Total 37.029.000 (tomando como positivoslos valores de las devolucionesen ventas)


173

A partir de esa hoja de trabajo anterior, se hará una organización de las cuentas de los ingresos (sin incluir la cuenta de ingresos por intereses presuntivos a socios y el ingreso por diferencia en cambio), y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las cuentas del ingreso, superan o no el $1.000.000. Los que cumplen con esa condición son aquellos que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1007. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantías menores dentro de cada concepto.

Código PUC Nombre cuenta Nit Nombre del Tercero

Saldos fiscales a

diciembre de 2012

412016 Ingreso operacional-industria manufactura-Elaboración vinos 16.793.233 Juan Miguel Pérez 100.000

412016 Ingreso operacional-industria manufactura-Elaboración vinos 18.904.567 Miguel Hernández Gómez 3.000.000

417501 Devoluciones en ventas 18.904.567 Miguel Hernández Gómez (2.100.000)

412016 Ingreso operacional-industria manufactura-elaboración vinos 834.567.908 La N S.A. 5.800.000

417501 Devoluciones en ventas 834.567.908 La N S.A. (4.800.000)

421005 Ingreso no operacional-intereses 890.245.675 Banco de Bogotá 3.000.000

412016 Ingreso operacional-industria manufactura-elaboración vinos 890.456.783 La Q S.A. 900.000

421005 Ingreso no operacional-intereses 890.456.783 La Q S.A. 200.000

412016 Ingreso operacional-industria manufactura-elaboración vinos 890.567.345 La F S.A. 3.459.000

454504 Ingreso no operacional-utilidad en venta de terrenos 890.777.999 La R S.A. 3.000.000

429505 Ingreso no operacional-diversos-CERT 899.999.090-2 Ministerio de Hacienda 3.000.000


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176

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer los re-portes relativos a sus IVA descontables e IVA genera-dos del año 2012.

Aunque lo que se reportaría en los formatos 1005 y 1006 es el dato consolidado de todos los IVA gene-rados y/o descontables pertenecientes a un mismo tercero, en el ejemplo se muestra que la empresa de-bería hacer un trabajo detallado con la información que a lo largo de cada bimestre se fue llevando a las declaraciones de IVA y con ello tener más evidencia de que las cifras finales a reportar en los formatos sí cruzarían luego con los valores que bimestralmente se llevaron a las declaraciones de IVA.

Esa especie de consolidación de los valores lleva-dos a las declaraciones de IVA es una consolidación que incluso puede llegar a ser solicitada algún día por la DIAN, pues en el numeral 4 del artículo 574 del E.T. se dice lo siguiente: “Igualmente la Administración podrá exigir una declaración resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas”.

Importante: Si la entidad o persona natural in-formante llegó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explo-tación de hidrocarburos, gases y minerales, o si du-

rante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si fue miembro de consorcios o uniones temporales, en ese caso no debe reportar los IVA ge-nerados e IVA descontables que figurarían en su con-tabilidad y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados a través de las operaciones he-chas con ese contrato de exploración, o a través de los contratos de mandato (este último caso, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria para que admi-nistre un bien raíz), o a través de la participación en el consorcio o unión temporal, pues tales IVA generados y descontables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el man-datario que los representó en el contrato de mandato, o por el consorcio o unión temporal (ver parágrafo 1 del Art. 11, parágrafo 2 del Art. 12 y el parágrafo 1 del Art. 13, todos de la Resolución 117).

La resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liqui-dado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contra-to de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

9.6 Reporte literales e y f

IVA descontables e IVA generados del año 2012Artículo 7 de la Resolución 117 de 2012, Formatos 1005 versión 7 y 1006 versión 7


177

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178

Los datos resaltados corresponden a los IVA generados de los terceros que cumplieron con el hecho de que sus valores bases igualaron o superaron el $1.000.000, y por tanto, a estos se les reporta en forma individualizada en el formato 1006. El valor del registro con Nit 222222222 cuantías menores se haría por la diferencia que haga falta para completar el total de 5.616.659 como IVAs totales generados del año, pero repartiendo ese va-lor entre la columna IVAs generados directos e IVAs generados en devolución en compras, pues cada columna dentro del formato 1006 tendría que coincidir con las sumas de ciertos renglones de los formularios bimestra-les del IVA presentados durante el 2012 (la primera de esas columnas tiene que coincidir con la suma de los valores llevados a los renglones 42 hasta 49 del formulario, y la segunda columna tendría que coincidir con los valores llevados al renglón 50 del formulario).

Con los datos de los IVA descontables también se puede armar otra base de datos como la que se ilustra a con-tinuación y que al organizarla por tercero nos serviría simplemente para ver si un mismo tercero, tiene valores al mismo tiempo en los IVAs descontables directos y en los IVAs descontables por devoluciones en ventas. En nuestro caso, esta situación se dio con el tercero “LA Y S.A.” y por tanto el valor del IVA descontable por devo-lución en ventas se tiene que reportar en la columna especial p que para tales efectos tiene diseñado el formato 1005. En el formato 1005 no es posible usar el Nit 222.222.222 Cuantías menores, excepto en el caso de las empresas que cuando hacen sus ventas utilizan tiquetes de maquina registradora, y por tanto el IVA generado en el formato 1006 y el IVA descontable de la devolución de esas ventas en el formato 1005, se pueden reportar con ese mismo Nit 222.222.222 (ver inciso segundo en el numeral 1 y el inciso segundo en el numeral 2, ambos numerales del art. 7 de la resolución 117).

Código PUC Nombre Cuenta Nit Nombre Base IVA generado

24080101 Por ventas al 16% 17.567.456 Juan Gómez 23.600 3.776

24080102 Por ventas al 10% 17.567.456 Juan Gómez 601.500 60.150

Total 17.567.456 625.100 63.926

24080101 Por ventas al 16% 800.411.560-9 La Y S.A 10.404.100 1.664.656

24080102 Por ventas al 10% 800.411.560-9 La Y S.A 23.558.890 2.355.889

Total 800.411.560-9 33.962.990 4.020.545

24080101 Por ventas al 16% 890.325.430-9 La Q S.A. 861.325 137.812

24080102 Por ventas al 10% 890.325.430-9 La Q S.A. 291.200 29.120

Total 890.325.430-9 1.152.525 166.932

24080103 Por devolución de compras gravadas al 16% 890.543.235-3 La M S.A. 8.470.350 1.355.256

Total 890.543.235-3 8.470.350 1.355.256

24080103 Por devolución de compras gravadas al 10% 895.657.456-2 La P S.A. 100.000 10.000

Total 895.657.456-2 100.000 10.000

Total general 5.616.659

Código PUC Nombre Cuenta Nit Nombre IVA descontable

24080205 Por devolución de ventas 17.567.456 Juan Gomez 4.000

24080204IVA descontable por retenciones de IVA al régimen simplificado

45678920-5 German Perez 7.800

24080201 Por compras 800.411.560-9 La Y S.A 456.000

24080205 Por devolución de ventas 800.411.560-9 La Y S.A 2.000

24080202 Por importaciones 800197268-4 DIAN 5.491

24080203 IVA comun sometido a prorrateo bimestralmente 890.399.003-4 Emcali 8.483

24080201 Por compras 890.543.235-3 La M S.A. 2.491.146

24080201 Por compras 895.657.456-2 La P S.A. 24.484

24080203 IVA comun sometido a prorrateo bimestralmente 900145321-7 Papelería Fina Ltda 2.650


179

Al llevar las informaciones anteriores hasta el archivo del prevalidador tributario, los archivos para construir los formatos 1006 (IVA generados) y 1005 (IVA descontables) se verían así:

1006-IVA Generado:

1005-IVA descontable:

Tipo de documento

Número de identificación del informado

Dv Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Otros Nombres

Razón Social

Impuesto descontable

IVA descontable por devoluciones

en ventas 31 890543235 3 La M SA 2491146 031 895657456 2 La P SA 24484 031 800411560 9 La Y SA 456000 200013 17567456 Gomez Juan 0 400031 45678920 5 Pérez Germán 780031 80197268 4 DIAN 5491 031 890399003 4 EMCALI 8483 0

31 900145321 7 Papelería Fina Ltda. 2650 0

230 Total 2.996.054 6.000 Total de las dos columnas 3.002.054

Este total no se calcula dentro del formato 1005 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que esta vez se quedará reflejando en la parte del “encabezado” en el formato 1005 cuando quede generado en el estándar XML

Estos “totales” no se calculan dentro del formato 1005 cuando la información se diligencia en el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el for-mato 1005 sí están completos y correctos.

Este dato total de esta primer columna tendría que coincidir con la cifra total de sumar los renglones 52 hasta 54 de los formularios bimestrales del IVA del 2012

Este total tendría que coincidir con la ci-fra total de sumar el renglón 55 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012

Este total no se calcula dentro del formato 1006 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que esta vez se quedará reflejando en la parte del “encabezado” en el formato 1006 cuando quede generado en el estandar XML

Estos “totales” no se calculan dentro del formato 1006 cuando se diligencia el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1006 sí están completos y correctos.

Este dato total de esta primer columna tendría que coincidir con la cifra total de sumar los renglones 42 hasta 49 de los formularios bimestrales del IVA del 2012

Este total tendría que coincidir con la ci-fra total de sumar el renglón 50 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012

Tipo de documento


Dv Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Otros Nombres

Razón Social

impuesto generado

IVA generado por devoluciones en

compras

31 800411560 9 La Y SA 4020545 0

31 890325430 9 La Q SA 166932 0

31 890543235 3 La M SA 0 1355256

43 222222222 CUANTIAS MENORES 63926 10000

136 Total 4.251.403 1.365.256

Total las dos columnas 5.616.659


180

Al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estándar XML, se obtendrían dos archivos así:

Para el formato 1006 un archivo titulado Dmuisca_010100607201300000001.xml, que se vería así :(El dato ”año” siempre será en el que se entrega la información)

<?xml version=”1.0” encoding=”ISO-8859-1” ?> - <mas xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xsi:noNamespaceSchemaLocation=”../xsd/1006.xsd”>- <Cab><Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1006</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>136</ValorTotal> <CantReg>4</CantReg> </Cab><impoventas tdoc=”31” nid=”800411560” dv=”9” raz=”La Y SA” imp=”4020545” iva=”0” /> <impoventas tdoc=”31” nid=”890325430” dv=”9” raz=”La Q SA” imp=”166932” iva=”0” /> <impoventas tdoc=”31” nid=”890543235” dv=”3” raz=”La M SA” imp=”0” iva=”1355256” /> <impoventas tdoc=”43” nid=”222222222” raz=”CUANTIAS MENORES” imp=”63926” iva=”10000” /> </mas>

Para el formato 1005 un archivo titulado Dmuisca_010100507201300000001-xml, y que se vería así:(El dato ”año” siempre será en el que se entrega la información.)

<?xml version=”1.0” encoding=”ISO-8859-1” ?> - <mas xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xsi:noNamespaceSchemaLocation=”../xsd/1005.xsd”>- <Cab><Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1005</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>230</ValorTotal> <CantReg>8</CantReg> </Cab><impventas tdoc=”31” nid=”890543235” dv=”3” raz=”La M SA” vimp=”2491146” ivade=”0” /> <impventas tdoc=”31” nid=”895657456” dv=”2” raz=”La P SA” vimp=”24484” ivade=”0” /> <impventas tdoc=”31” nid=”800411560” dv=”9” raz=”La Y SA” vimp=”456000” ivade=”2000” /> <impventas tdoc=”13” nid=”17567456” apl1=”Gomez” nom1=”Juan” vimp=”0” ivade=”4000” /> <impventas tdoc=”31” nid=”45678920” dv=”5” apl1=”Pérez” nom1=”Germán” vimp=”7800” ivade=”” /> <impventas tdoc=”31” nid=”80197268” dv=”4” raz=”DIAN” vimp=”5491” ivade=”0” /> <impventas tdoc=”31” nid=”890399003” dv=”4” raz=”EMCALI” vimp=”8483” ivade=”0” /> <impventas tdoc=”31” nid=”900145321” dv=”7” raz=”Papelería Fina Ltda” vimp=”2650” ivade=”0” /> </mas>


181

A continuación se presentará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal g del artículo 631, sobre los dineros que durante el año 2012 recibía en calidad de ingre-sos para terceros.


1. Tener a la mano una hoja de trabajo en excel en la cual se muestre el movimiento total del año 2012 para las cuentas auxiliares del pasivo donde se re-gistraban los ingresos recibidos para terceros, ase-gurándose de que exista suficiente detalle sobre cuáles eran los terceros a cuyo nombre se recibían los ingresos y cuáles eran las personas o entidades que entregaban los dineros con destino a cada uno de esos terceros. Los datos de los ingresos recibi-dos por cuenta de un tercero se deben reportar sin importar que a diciembre 31 de 2012 ya se le ha-yan entregado al tercero todos los valores que se le recaudaron durante el 2012 y que por tanto el pasivo con ese tercero esté en ceros.

Importante: Quienes entregan este reporte en el formato 1647, no se deben confundir con los que hayan sido mandatarios en contratos de manda-to, ni con los miembros encargados de facturar

en los consorcios y uniones temporales, ni con los operadores de contratos de exploración, ni con las sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos, pues todos ellos tie-ne otros reportes especiales para elaborar con los ingresos que recibían para terceros según lo indicado en los Arts. 11 a 14de la Resolución, y en esos reportes se debe detallar hasta el IVA ge-nerado que se originaba sobre tales ingresos. Por tanto, este reporte lo entregan personas o entida-des tales como las agencias de viajes que trabajan para las aerolíneas o los concesionarios que tra-bajan para las fábricas de autos, pues ellos actúan bajo la figura de un contrato de intermediación comercial facturando el ingreso, pero entendien-do que todo el ingreso (o una gran parte de él) era para el tercero que les encomendó la tarea de fac-turar sus ingresos. Ese tercero, entonces (la aero-línea o la fábrica de carros), en su formato 1007 dirá que sus ingresos lo obtuvo con la agencia de viajes o con el concesionario (ver Art. 433 y 455 del E.T. el Art. 8 del Decreto 1165 de 1996 y la pregunta No. 2 en el concepto DIAN 007024 de enero de 2007).

2. De esa relación anterior se tendrá que reportar a la totalidad de las personas o entidades que en-tregaban los dineros para el tercero, sin importar su monto.

9.7 Reporte literal g

Ingresos recibidos para terceros durante el 2012Artículo 16 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1647, versión 1


182

Ejemplo de cómo luciría el detalle de las cuentas del pasivo en las cuales se manejaron los dineros de ingresos recibidos para terceros durante el año 2012 en la contabilidad de la empresa EL EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogotá, la cual es una agencia de viajes que en el 2011 tuvo ingresos brutos propios superiores a $100.000.000 y que durante el 2012 facturó ingresos para las aerolíneas bajo la figura de un contrato de intermediación comercial (ver art. 433 y 455 del E.T., el art. 8 del decreto 1165 de 1996 y la pregunta No. 2 en el concepto DIAN 007024 de enero de 2007).

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Ingresos recibidos para terceros durante el 2012-Literal “g” del art. 631 del E.T.

Formato 1647, versión 1 (art. 16 Resolución 117 de octubre 31 de 2012)

Código PUC Nombre cuenta/nombre del Tercero

Saldo Contable a diciembre

de 2011


enero a diciembre



Saldo Contable a diciembre

de 2012

Ajustes para llegar

a saldos fiscales

Saldos fiscales a

diciembre de 2012

Db Cr

281505 ingresos recibidos para terceros

28150501 A Favor de Avianca, NIT 890.100.577-6

SI Saldo Inicial 1.450.000 1.450.000

Pag Pagos 600.000 ($600.000) ($600.000)

800456321-9 Reyes SA - 300.000 300.000 $300.000

890.777.999 La R S.A. 500.000 500.000 $500.000

Subtotal saldo Avianca 200.000 $200.000

28150502 A Favor de Aires S.A., NIT 890.794.196-6

SI Saldo Inicial 2.345.000 2.345.000

Pag Pagos 7.456.000 ($7.456.000) ($7.456.000)

890.341.333-1 Magos S.A. - 3.456.000 3.456.000 $3.456.000

7.493.444 Jose H. Zuluaga 4.567.099 4.567.099 $4.567.099

Subtotal saldo Aires 567.099 $567.099

28150503 A Favor de Copa Airlines Colombia, NIT 800.185.781-1

SI Saldo Inicial 3.456.000 3.456.000

Pag Pagos 1.134.679 ($1.134.679) ($1.134.679)

13.456.789 Raul Paz - 789.000 789.000 $789.000

66.325.587 Eliana Gomez 345.679 345.679 $345.679

Subtotal saldo Copa Airlines $0 $0

Todos los datos resaltados son los que se deben llevar hasta el formato 1647. (Ver literal g, en las hojas de trabajo en el DVD que acompaña esta publicación).

Si el ingreso recibido para el tercero era un ingreso que se recibía junto con IVA, en este caso la DIAN solo pidió reportar los ingresos sin ese IVA pues cada uno de esos terceros para quienes se recibió el ingreso hará lo mismo en su formato 1007 (reportará el ingreso antes de IVA que fue facturado mediante este reportante intermediario; ver art 6 de la resolución). Por tanto, debemos asumir que estos valores registrados en estas cuentas del grupo 281505 son los valores facturados por cuenta del tercero antes de IVA y que el IVA está reconocido en otra cuenta también del pasivo

No importa que a diciembre 31 de 2012 no se tengan valores adeudados a Copa Airlines, pues lo que se va a reportar es a los terceros a los que durante el 2012 se facturaron ingresos que pertenecían a Copa Airlines


183

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184

A continuación se presentará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el repor-te del literal h del artículo 631, sobre saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012.


1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los códigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a diciembre de 2012 para todas las cuentas por pagar (incluido hasta el pasivo del calculo actua-rial si la entidad lo maneja), y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al ren-glón de total pasivos de su formulario para decla-ración de renta o de ingresos y patrimonio 2012.

2. Luego, si la entidad o persona natural informan-te participó durante el año 2012 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, en ese caso se retirarían esos pasivos existentes fis-calmente a diciembre 31 de 2012 pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a tra-vés de los contratos de mandato o los contratos de exploración, o los consorcios y uniones tempora-les pues tales cuentas por pagar serán reportadas únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del art.11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del Art.13, todos en la resolución 117). Como sea, la resolu-ción no aclara lo que pasaría si sucedió que el man-datario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquida-do y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los man-dantes, o a los miembros de los consorcios y unio-nes temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de pasivo del cálculo actuarial (ya que ese pasivo se reportará en su totalidad con el nit del informan-te), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una Base de datos donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.

4. Luego, a dicha base de datos se le hace un orde-namiento usando como primer criterio el nit (sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recuérdese que to-dos los reportantes, sin importar si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por pagar al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior.

5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal por cada cambio en el Nit. Con esto se descubre cua-les acumularon saldos superiores a $1.000.000 (o iguales o superiores a $5.000.000, según le toque hacer el reporte a cada informante) involucrán-doles todos los distintos conceptos en que refle-jen saldos a diciembre 31 de 2012.

6. Luego, a aquellos que deben ser llevados en forma individualizada al reporte, porque sus saldos acu-mulados reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran sí fueron superiores $1.000.000, o su-periores a los $5.000.000, se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012)

7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciem-bre de 2012 queden sin color de relleno, serán los que integrarían las cuantías menores con registro único 222.222.222. Para poder armar ese regis-tro especial de las cuantías menores dentro de cada concepto (es decir, las cuantías menores de proveedores, o las cuantías menores de obligacio-nes financieras, etc.), se realiza de nuevo el orde-namiento de la base de datos pero usando como criterio el el Código PUC de la cuenta.

9.8 Reporte literal h

Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012Artículo 8 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1009 versión 7


185

Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con las valores registrados en todo tipo de cuentas por pagar a diciembre 31, para la Sociedad EL EJEMPLO S.A.S, NIT 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogotá

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2011-Literal “h” del art. 631 del E.T.

Formato 1009 versión 7 (art. 8 Resolución 117 de octubre 31 de 2012)

Código PUC Nombre cuenta/nombre del Tercero Saldo Contable a diciembre de 2012

Ajustes para llegar a saldos fiscales

Saldos fiscales a diciembre de 2012

Db Cr

210505 Obligaciones Financieras-Bancos nacionales-Sobregiros

890.245.675 Banco de Bogotá. 1.000.000 1.000.000

211505 Obligaciones Financieras-Corporaciones Financieras-Pagarés

890.234.567 Su financiamiento 5.670.000 5.670.000 219520 Otras obligaciones financieras-Socios y accionistas890.777.999 La R S.A. 3.670.000 3.670.000 220505 Proveedores-Nacionales890.222.333 La X S.A. 3.200.000 3.200.000 890.222.833 La T SA 5.467.000 5.467.000 222505 Proveedores-Compañias Vinculadas-Nacionales890.777.999 La R S.A. 3.200.000 3.200.000

231001 Cuentas corrientes comerciales-Casa matriz en el exterior

999.999 La Z INC. 2.000.000 2.000.000 - 231501 Cuentas por pagar-Compañias vinculadas890.999.000 La W S.A. 5.000.000 5.000.000 233525 Costos y gastos por pagar-Honorarios890.310.420-1 Consultores SA 2.567.900 2.567.900 16.890.320 Jorge Vives 3.245.000 3.245.000 235505 Deudas con accionistas890.777.999 La R S.A. 3.200.000 3.200.000 236505 Retefuente por pagar-Salarios800197268-4 DIAN 2.567.000 2.567.000 236515 Retefuente por pagar-Honorarios800197268-4 DIAN 3.900.000 3.900.000 236701 ReteIVA por pagar-Al régimen común800197268-4 DIAN 2.800.000 2.800.000 236801 Rete ICA por pagar899.999.061 Secretaría de Hacienda Bogotá 5.000.000 5.000.000 237005 Aportes a EPS890.890.900 S.O.S. Comfandi 2.300.000 2.300.000 237010 Aportes a ICBF, Sena y Caja899999239-2 ICBF 1.234.000 1.234.000 899.999.034-1 SENA 900.000 900.000 890.303.208 Comfandi 1.900.000 1.900.000 238095 Acreedores Varios-Otros16.788.889 Juan Valdez Pérez 5.100.000 5.100.000 240405 Impuesto de renta por pagar-Vigencia Cte.800197268-4 DIAN 3.700.000 3.700.000 2408 Iva por pagar800197268-4 DIAN 4.568.000 4.568.000 2412 Industria y comercio por pagar899.999.061 Secretaría de Hacienda Bogotá 2.300.000 2.300.000 251005 Cesantías por pagar14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000 1.200.000 13.456.789 Raul Paz 5.000.000 5.000.000 66.325.587 Eliana Gomez 500.000 500.000 61.456.719 María Gómez 500.000 500.000 251505 Intereses sobre Cesantías por pagar14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000 1.200.000 13.456.789 Raul Paz 3.000.000 3.000.000 66.325.587 Eliana Gomez 500.000 500.000 61.456.719 María Gómez 500.000 500.000 252505 Vacaciones consolidadas14.325.567 Juan Ruiz 600.000 600.000 13.456.789 Raul Paz 1.500.000 2.500.000 66.325.587 Eliana Gomez 250.000 250.000 61.456.719 María Gómez 250.000 250.000 260505 Pasivo estimado-Intereses16.788.889 Juan Valdez Pérez 250.000 250.000 - 2620 Pensiones de Jubilación890.000.000 El Ejemplo S.A.S 1.500.000 1.500.000 272505 Impuestos diferidos-Depreciación flexible890.000.000 El Ejemplo S.A.S 1.500.000 1.500.000 - 281505 Valores recibidos para terceros18.904.567 Miguel Herández Gomez 4.309.000 4.309.000 291501 Papeles comerciales18.904.567 Miguel Herández Gomez 2.456.000 2.456.000

Total 96.753.900

Aunque en la contabilidad estas cuentas del pasivo de retenciones en la fuente por pagar (cuentas 2365 y 2367) se manejan con mu-chos terceros, para efectos de este reporte el saldo de esas cuentas a dic. 31 de 2012 en esta hoja de trabajo se manejará con un único beneficio (DIAN), pues es a la DIAN a la que se debe ese valor que en esas cuentas figure como saldo por pagar a dic.31 de 2012. Y si es el pasivo de la cuenta 2368 (por retenciones de ICA por pagar) se usará también un único beneficiario(la secretaría de hacienda del municipio al que se deba pagar ese pasivo). Adviértase además que estos tipos de pasivos por retenciones por pagar no se reporta en el formato 1009 como si fuese un “pasivo por impuestos” (concepto 2204) sino como “los demás pasivos” (concepto 2226)

Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que sí figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte a esta entidad como su “deudor”. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables (y que surgen por causa de los cheques girados y pendientes de cobro), en ese caso no sería correcto reportar que el ter-cero de ese tipo de pasivos sería el banco (pues puede que incluso en el banco el saldo sea hasta positivo). Ni tampoco sería correcto decir que se reportaría con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro pues esos terceros ya no tienen en sus contabilidades ninguna “cuenta por cobrar” y hasta incluso pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Es por ello que el art. 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar fiscalmente por el saldo en bancos (extracto) y no por el saldo en libros de contabilidad. Si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo del extracto se declará en la renta como un activo. Y si el saldo es negativo en el extracto, ese mismo saldo se denunciará en la renta como pasivo.

El pasivo del impuesto de IVA por pagar se manejará aquí con un único benefi-ciario (DIAN) pues es a la DIAN a quien en verdad se debe ese pasivo.

El total de este pasivo (que es el único pasivo que sien-do simplemente estimado se acepta fiscalmente) se informará con el NIT de la entidad informante (concepto 2207)

Tratándose de la decla-ración de sucursales de sociedades extranjeras, los pasivos con la casa matriz en el exterior no se acep-tan fiscalmente (aunque el costo o gasto sí se acepte; ver art.287 del ET).

Para efectos fiscales, ningún pasivo estimado (cuentas del grupo26 en el PUC de comerciantes) es aceptado fiscalmente. La única excepción sería el pasivo del calculo actuarial, cuenta PUC 2620

Este pasivo no es un pasi-vo real con un beneficiario externo real. Por tanto no se acepta fiscalmente

En el formato 1009 solo se reportará el saldo final que a dic.31 se esté debiendo a esos terceros bajo cuyo nombre se recibieron dineros durante el año. Pero en el formato 1647 (mencionado en el art. 16 de la resolución 117) se reportará el detalle sobre cuáles personas entregaban los dineros a lo largo de todo el 2012 y para quién eran esos dineros, sin importar que a dic. 31 este pasivo haya podido quedar en ceros

Este saldo tiene que coincidir con el llevado al renglón de “total pasivos” de la declara-ción de renta o de ingresos y patrimonio 2012 de la entidad o persona informante. En este ejemplo, como el total de pasi-vos fiscales a dic. 31 de 2012 no supera $500.000.000, en ese caso la empresa solo tendrá que detallar en forma individualizada dentro del formato 1009 a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000. Si el total de pasivos hubiera sido superior a $500.000.000, en ese caso se tendría que haber reportado en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000.


186

A partir de la hoja de trabajo anterior se hará una organización de las cuentas por pagar sin incluir la cuenta de provisión para pensiones de jubilación y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012.

Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por pa-gar, termina acumulando saldos superiores a $1.000.000, o a $5.000.000, según lo que le corresponda informar a cada reportante, o más.

Los que cumplen con esa condición son aquellos que se muestran resaltados y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1009. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuan-tías menores dentro de cada concepto diseñado por la DIAN.

Código PUC Nombre cuenta Nit Nombre del Tercero Saldos fiscales adiciembre de 2012

210505 Obligaciones Financieras-Bancos nacionales-Sobregiros 890.245.675 Banco Bogotá 1.000.000

211505 Obligaciones Financieras-Corporaciones Financieras-Pagarés 890.234.567 Su financiamiento 5.670.000

219520 Otras obligaciones financieras-Socios y accionistas 890.777.999 La R S.A. 3.670.000

220505 Proveedores-Nacionales 890.222.333 La X S.A. 3.200.000

220505 Proveedores-Nacionales 890.222.833 La T SA 5.467.000

222505 Proveedores-Compañías Vinculadas-Nacionales 890.777.999 La R S.A. 3.200.000

231501 Cuentas por pagar-Compañias vinculadas 890.999.000 La W S.A. 5.000.000

233525 Costos y gastos por pagar-Honorarios 16.890.320 Jorge Vives 3.245.000

233525 Costos y gastos por pagar-Honorarios 890.310.420-1 Consultores S.A. 2.567.900

235505 Deudas con accionistas 890.777.999 La R S.A. 3.200.000

236505 Rete fuente por pagar-Salarios 800197268-4 DIAN 2.567.000

236515 Rete fuente por pagar-Honorarios 800197268-4 DIAN 3.900.000

236701 ReteIVA por pagar-Al régimen común 800197268-4 DIAN 2.800.000

236801 Rete ICA por pagar 899.999.061 Secretaría de Hacienda Bogotá 5.000.000

237005 Aportes a EPS 890.890.900 S.O.S. Comfandi 2.300.000

237010 Aportes a ICBF, Sena y Caja 890.303.208 Comfandi 1.900.000

237010 Aportes a ICBF, Sena y Caja 899.999.034-1 SENA 900.000

237010 Aportes a ICBF, Sena y Caja 899999239-2 ICBF 1.234.000

238095 Acreedores Varios-Otros 16.788.889 Juan Valdez Pérez 5.100.000

240405 Impuesto de renta por pagar-Vigencia Corriente. 800197268-4 DIAN 3.700.000

2408 IVA por pagar 800197268-4 DIAN 4.568.000

2412 Industria y comercio por pagar 899.999.061 Secretaría de Hacienda Bogotá 2.300.000

251005 Cesantías por pagar 13.456.789 Raúl Paz 5.000.000

251005 Cesantías por pagar 14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000

251005 Cesantías por pagar 61.456.719 María Gómez 500.000

251005 Cesantías por pagar 66.325.587 Eliana Gómez 500.000

251505 Intereses sobre Cesantías por pagar 13.456.789 Raúl Paz 3.000.000

251505 Intereses sobre Cesantías por pagar 14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000

251505 Intereses sobre Cesantías por pagar 61.456.719 María Gómez 500.000

251505 Intereses sobre Cesantías por pagar 66.325.587 Eliana Gómez 500.000

252505 Vacaciones consolidadas 13.456.789 Raúl Paz 2.500.000

252505 Vacaciones consolidadas 14.325.567 Juan Ruiz 600.000

252505 Vacaciones consolidadas 61.456.719 María Gómez 250.000

252505 Vacaciones consolidadas 66.325.587 Eliana Gómez 250.000

281505 Valores recibidos para terceros 18.904.567 Miguel Hernández Gómez 4.309.000

291501 Papeles comerciales 18.904.567 Miguel Hernández Gómez 2.456.000


187

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189

Se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal i del artículo 631, sobre las saldos de sus cuen-tas por cobrar fiscales a Diciembre 31 de 2012.


1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los saldos fiscales a diciembre de 2012 para todas las cuentas por cobrar, incluida la provisión sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de esos sal-dos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 34 de su formu-lario para declaración de renta por el año grava-ble 2012. Si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respecti-vo de cuentas por cobrar que la persona incluirá dentro del renglón 32 de su formulario 210.

2. Luego, si la entidad o persona natural informan-te participó durante el año 2012 como mandan-te en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, en ese caso se retirarían esas cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 de 2012 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolla-das a través de los contratos de mandato o los de exploración, o los consorcios y uniones tempora-les pues tales cuentas por pagar serán reportados únicamente por el mandatario que los represen-tó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del Art. 11, parágrafo 2 del Art. 12 y parágrafo 1 del Art. 13, todos en la Resolución 117). Como sea, la reso-lución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del con-trato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían li-quidado y habían cancelado su RUT (ver parágra-fo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los con-tratos de hidrocarburos.

3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin in-cluir la cuenta de provisión fiscal de deudores a diciembre 31 (pues ella se reportará detallada con sus terceros pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen con los saldos que ten-gan en las demás cuentas) se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una base de datos donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.

4. Luego, a dicha base de datos se le hace un orde-namiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nit de beneficiarios ubi-cados en el exterior con Nits de beneficiarios ubi-cados en Colombia), y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 están sujetos o no al régimen de precios de transferen-cia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior.

5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon $5.000.000 o más, involucrán-doles todos los distintos conceptos en que refle-jen saldos a diciembre 31 de 2012.

6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en for-ma individualizada al reporte porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por cobrar en que figuran, sí fueron iguales o supe-riores a $1.000.000 (o a $5.000.000, según la tarea que tenga el reportante ), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012).

7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciem-bre de 2012 queden sin color de relleno, serán los que integrarían las cuantías menores con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese regis-tro especial de las cuantías menores (las cuantías menores de cuentas por cobrar clientes, las cuan-tías menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados, etc.), se ordena usando como criterio el Código PUC de la cuenta.

9.9 Reporte literal i

Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012Artículo 9 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1008 versión 7


190

Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con las valores registrados todo tipo de cuentas por cobrar a diciembre 31, para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogotá

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012-Literal “i” del art. 631 del E.T.

Formato 1008, versión 7 (Art. 9 Resolución 117 de Octubre 31 de 2012)

Código PUC/NIT Nombre cuenta/nombre del Tercero


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131015 Cuentas Corrientes Comerciales-Accionistas

999.998 La LLLL Inc. 5.670.000 5.670.000 890.222.333 La X S.A. 800.000 800.000 890.222.833 La T SA 10.000.000 10.000.000

131505 Cuentas por cobrar-A Casa Matriz-Por ventas

999.999 La Z INC. 920.000 920.000 132005 Vinculados económicos890.777.999 La R S.A. 900.000 900.000 890.999.000 La W S.A. 4.500.000 4.500.000

132510 Cuentas por cobrar a socios y accionistas

890.245.675 Banco de Bogotá 3.000.000 3.000.000 890.211.333 Banco BVBA 6.000.000 6.000.000

133005 Anticipos y Avances-A proveedores

14.325.567 Juan Ruiz 14.400.000 14.400.000 13.456.789 Raúl Paz 36.000.000 36.000.000 133510 Depósitos-Para servicios14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000 1.200.000 13.456.789 Raúl Paz 3.000.000 3.000.000 134510 Ingresos por cobrar-Intereses18.904.567 Miguel Hernández Gómez 1.309.000 1.309.000

135515 Anticipos de impuestos-Retefuentes

800197268-4 DIAN 2.000.000 2.000.000 136095 Reclamaciones-Otras14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000 1.200.000

137005 Prestamos a particulares-con garantía real

834.567.908 La N S.A. 2.400.000 2.400.000 138095 Deudores Varios-Otros890.456.783 La Q S.A. 4.000.000 4.000.000 139905 Provisión-Clientes18.904.567 Miguel Hernández Gómez (5.309.000) 150.000 (5.159.000)890.567.345 La F S.A. (3.459.087) 300.000 (3.159.087)139925 Provisión-CxC socios890.245.675 Banco de Bogotá (250.000) 250.000 0

Total 106.199.000

Normalmente las cuentas 135515 y 135517 quedan en ceros a dic. 31 pues su saldo se cruza contra los pasivos por impuestos. Pero si no lo hicieran, y esas cuentas están reflejando saldos por todos esos distintos terceros que le hicieron las retenciones a la empresa, en ese caso todos esos terceros, para efectos del reporte de cuentas por cobrar, se agruparían con un solo tercero, a saber, la DIAN

El art.145 del E.T. indica que fiscalmente no se aceptan provisiones sobre cuentas por cobrar con socios o vinculados económicos

Como en este ejemplo la reportante es una empresa, entonces este total de esta hoja de trabajo en esta columna, deberá coincidir con el total llevado al renglón 34 de la declaración de renta 2012

En años anteriores, la DIAN pedía que todo el saldo de la cuenta de provisiones sobre cuentas por cobrar se reportara con un único beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la información exógena. Pero esta vez ha vuelto a pedir que ese saldo total (sin impor-tar si la provisión fue estimada con el método de “provisión general” o de “provisión individual”) se debe dis-criminar con el NIT de los diferentes deudores. En consecuencia, este saldo que se tenga por cada tercero en esta cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a dic. 31 (pues si se mezclara, y reportáramos un “saldo neto de la cuenta por cobrar”, eso no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo tercero de lo que para él viene siendo un “pasivo”; ese tercero no le hace “provisiones” a sus pasivos). Esta cuenta de provisiones se reportará entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos superiores a 1.000.000 (o a $5.000.000 según el tipo de reportante) y quedando los demás reportados con el NIT 222222222


191

A partir de la hoja de trabajo anterior, se hará una organización de las cuentas por cobrar (sin incluir la cuenta de provisiones) y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por cobrar, termina acumulando saldos supe-riores a $1.000.000 (o a $5.000.000, según como le corresponda la tarea a cada reportante). Los que cumplen con esa condición son aquellos que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados indi-vidualmente dentro del formato 1008. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantías menores dentro de cada concepto diseñado por la DIAN.

Código PUC Nombre cuenta Nit Nombre del Tercero Saldos fiscales a diciembre de 2012

130505 Clientes 16.793.233 Juan Miguel Perez 1.000.000

130505 Clientes 18.904.567 Miguel Herández Gomez 7.309.000

130505 Clientes 834.567.908 La N S.A. 3.450.000

130505 Clientes 890.456.783 La Q S.A. 2.000.000

130505 Clientes 890.567.345 La F S.A. 3.459.087

131015 Cuentas Corrientes Comerciales-Accionistas 999.998 La LLLL Inc. 5.670.000

131015 Cuentas Corrientes Comerciales-Accionistas 890.222.333 La X S.A. 800.000

131015 Cuentas Corrientes Comerciales-Accionistas 890.222.833 La T SA 10.000.000

131505 Cuentas por cobrar-A Casa Matriz-Por ventas 999.999 La Z INC. 920.000

132005 Vinculados económicos 890.777.999 La R S.A. 900.000

132005 Vinculados económicos 890.999.000 La W S.A. 4.500.000

132510 Cuentas por cobrar a socios y accionistas 890.211.333 Banco BVBA 6.000.000

132510 Cuentas por cobrar a socios y accionistas 890.245.675 Banco de Bogotá 3.000.000

133005 Anticipos y Avances-A proveedores 13.456.789 Raul Paz 36.000.000

133005 Anticipos y Avances-A proveedores 14.325.567 Juan Ruiz 14.400.000

133510 Depósitos-Para servicios 13.456.789 Raul Paz 3.000.000

133510 Depósitos-Para servicios 14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000

134510 Ingresos por cobrar-Intereses 18.904.567 Miguel Herández Gomez 1.309.000

135515 Anticipos de impuestos-Retefuentes 800197268-4 DIAN 2.000.000

136095 Reclamaciones-Otras 14.325.567 Juan Ruiz 1.200.000

137005 Prestamos a particulares-con garantía real 834.567.908 La N S.A. 2.400.000

138095 Deudores Varios-Otros 890.456.783 La Q S.A. 4.000.000


192

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194

9.10 Reporte literal k

Otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 Artículo 10 Resolución 117 de 2012, formatos 1011 versión 6, y 1012 versión 7

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal k del artículo 631, sobre otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2012.

Hoja de Trabajo contable para recolectar la información básica que luego ha de llevarse a los formatos 1011 y/o 1012, para generación de los reportes a que hace referencia el literal “k” del artículo 631 del E.T, información sobre otros datos de la Declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (ver el artículo 10 de la resolución de 117 de 2012).Supóngamos que en la declaración de renta año gravable 2012 de la sociedad EJEMPLO S.A.S , los anexos de dicha declaración contienen la siguiente información que fue llevada al formulario 110:

Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2012Reportes de otros datos de la Declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012-Literal “k” del art. 631 del E.T.

Formatos 1011 y 1012 (Art. 10 Resolución 117 de Octubre 31 de 2012)

Renglón del formulario

de la DR 2012 )formulario

110)

Nombre Renglón Detalle

Valor fiscal a dic.31 de 2012 y que

se llevaría al formato 1011

Valor fiscal a dic.31 de 2012 y que se llevaría al formato

1012

Valor total fiscal declarado a dic.31 de 2012 en el respectivo renglón de

la DR

32Aportes al ICBF, SENA y CAJA de compensación

Aportes al ICBFAportes al SENAAportes a Cajas de compensación

459.000688.000917.000

000

459.000688.000917.000

Total renglón 2.064.000 0 2.064.000

33 EfectivoBanco de Colombia ,Cta. cte 00100, , Nit 800.000.001-1, C.D.T en el Banco Davivienda, Nit 830.510.999-1,

500.0001.000.000

500.0001.000.000

Total renglón 0 1.500.000 1.500.000

35 Acciones y aportes

Sociedad la X INC, nit AF-400-090, en ChileSociedad la V Ltda, NIT. 890.900.850, en Colombia

2.000.000100.000

2.000.000100.000

Total renglón 0 2.100.000 2.100.000

36 Inventarios

La empresa posee Inventarios de mercancías y los maneja con el Sistema Permanente. Los detalles de ese inventario son:Inventario de MercancíasSaldo a diciembre de 2011... 1.000.000.000 Mas: Compras netas del año 13.720.000 Más: costo de mano de obra 25.280.000 Mas: Costos indirectos 3.000.000 Mas: otros costos - Menos: Costo de venta (200.000.000)Inventario Final 842.000.000 842.000.000

Total renglón 842.000.000 0 842.000.000

47 Ingresos no gravados

Dividendos recibidos de la sociedad XXX S.A. Nit 856.999.009-3. 90.000.000 90.000.000

Prima en Colocación de acciones, por las acciones vendidas al nuevo accionista Jose Reyes, cc 45.675.450, Calle45 #44-56 de Cali, quien pagó el valor nominal de 10.000.000 y adicionalmente 60.000.000 de prima

60.000.000 60.000.000

Total renglón 150.000.000 0 150.000.000

50 Otros costos

Costo fiscal de activo fijo vendido durante el 2012 y que constituía renta por haber sido poseído por menos de dos años

30.000.000 30.000.000

Total renglón 30.000.000 0 30.000.000

52Gastos operacionales de ventas

Adicional a todos los valores que sí tienen terceros y que van en este renglón, la empresa también incluyó en este renglón el valor del gasto fiscal por provisión sobre cartera incobrable

1.567.890 0 1.567.890

En este renglón también quedó reportada la depreciación de los equipos de oficina y vehículos y computadores por un monto de 300.000. Pero la otra depreciación, la de las máquinas, está sumando por 500.000 dentro de los 3.000.000 de costos indirectos que ya detallamos en el renglon 36 del formulario de la declaración de renta. Por tanto, al formato 1011, con el concepto 8206, se terminará reportando un total de 800.000

300.000

Estos valores llevados al renglón informativo 32 son valores que deben haber sido pagados durante el año 2012 y por tanto son valores que la empresa puede tomar como deducibles (ya sea dentro de los gastos de los renglones 52 y 53, o sino, en las empresas industriales quedan sumando en el costo de los inventarios finales o el costo de la mercancía vendida). Estos valores entonces la DIAN pidió que quedaran reportados en el formato 1011 con los conceptos 8241, 8242 y 8243

A la fecha en que hacemos este libro no conocemos la estructura que tendrá el formulario 110 para la Declaración de renta 2012 y por tanto suponemos que tendrá la misma estructura que tuvieron los formularios utilizados en las declaraciones del año gravable 2011

Este dato corresponde a los valores que contablemente se controlaban transitoriamente en la cuenta PUC “73-Costos indirectos” y que luego se trasladaban a los inventarios. Esos costos indirectos quedan involucra-dos, si manejaban terceros, dentro del formato 1001. Pero supóngase que la depreciación de las máquinas está sumando dentro de este valor por un monto de 500.000. En ese caso, esa depreciación, junto con la depreciación de los demás activos administrativos que pueda estar re-flejada en los renglones 52 y 53 de la declaración, se terminará reportando toda en el concepto 8206

Los valores que se tomarán de la de-claración de renta y complementarios 2012, y que se llevarían al formato 1011 y 1012, no tienen ningún límite mínimo para seleccionarlos. Por tanto, se llevará cualquier valor que supere el $1= en adelante

Tenga presente que estos valores que se incluyen en el renglón 47 de la declaración de renta también debieron ser al mismo tiempo repor-tados en alguno de los renglones 42 a 44 del mismo formulario y por consiguiente, cuando se elabore el formato 1007 sobre el detalle de los ingresos operacionales y no operacionales, en ese formato 1007 sí se vería el tercero de estos mismos ingresos que van a ir al formato 1011 y es por eso que en el 1011 no tienen que pedir el nombre del tercero. En el formato 1011 solo importa conocer cuál fue el concepto por el cual se tomaron el ingreso no gravado.

Esta vez ya no se pide reportar este dato de los inventarios



Este dato ya no se pide


195

54Deducción inversiones en activos fijos

Activo fijo productivo comprado por un valor de 6.000.000 y que le da derecho a la empresa a tomarse en el 2012 un 30% de dicho costo como deducción especial del art. 158-3 pues esta empresa tiene vigente un contrato de estabilidad jurídica tributaria (Ley 963 de 2005)

1.800.000 1.800.000

Total renglón 1.800.000 0 1.800.000

55 Otras deducciones

Donación en dinero a la empresa de cine Colombiano Los cineastas SA, NIT. 899.198-920-3 (Ley 814 de 2003). El valor de la donación fueron 1.000.000 pero la Ley 814 de 2003 permite deducir el 125% de la donación

1.250.000 0 1.250.000

Total renglón 1.250.000 0 1.250.000

62 Rentas Exentas

La empresa se tomó en este renglón un único valor por rentas exentas, por vender predios destinados a fines de utilidad pública (Art. 58 Ley 388 de 1997)

1.934.000 1.934.000

Total renglón 1.934.000 0 1.934.000

66Costos por ganancias ocasionales

Costo fiscal de activo fijo vendido durante el 2012 y que constituía ganancia ocasional por haber sido poseído por más de dos años

7.000.000 7.000.000

Total renglón 7.000.000 0 7.000.000

Este valor, que se reportará en el formato 1011 con el concepto 8200, tendría que corresponder no sola-mente con el valor total del renglón 54 de la declaración de renta, sino que también deberá corresponder al 30% de lo que se reporte en el formato 1001 con el concepto 5020

Este tipo de gasto se entiende que ya fue reportado en el formato 1001 y con el concepto 5013 y allá en ese formato, con todo y los datos del tercero, se indicó que el pago al tercero fue solo de $1.000.000. Pero para el formato 1011 nos piden volver a reportar ya no el valor pagado al tercero sino el valor que fiscalmente fue tomado como deducción, a saber, $1.250.000 y se hará con el concepto 8217. De esa forma entonces la DIAN podrá cruzar la información de los dos formatos y darse cuenta de que en verdad, a la declaración de renta, solo se haya llevado como gasto deducible hasta un 125% del valor reportado en el formato 1001

Si la resolución no hace distinción, entonces este costo de activo fijo ven-dido, aunque esté en la zona de las ganancias ocasionales del formulario de la Declaración de Renta, sería un costo que también se reportará bajo el concepto 8210, es decir, en el mismo concepto con el cual también se informará la partida que tenemos en el renglón 50 (costo de activo fijo vendido que se denunció en la sección de rentas ordinarias)

Además, el valor de los salarios y prestaciones sociales en que se incurrió en el año (y que se tomó como deducible entre los renglones de gastos operacionales de administración y los de ventas, o que se capitalizaba en el inventario de mercancía que se fue fabricando y vendiendo) ascendío a $94.804.000 (ese valor es el causado y que por tener los pagos de seguridad social y parafiscales realizados, por tanto termina siendo aceptado fiscalmente; no tiene que ser el de los salarios y prestaciones sociales pagados que es el que se reporta el formato 1001).

Conciliación

Totales de los valores positivos de la columna 4 de esta hoja de trabajo, sin incluir el valor del saldo final fiscal de los inventarios 195.915.890

Mas: Valor del costo depreciación de maquinarias el cual no está sumando en la columna 4 (está involucrado dentro de los 3.000.000 que se explicaron como "costos indirectos de fabricación detallados en el renglón 36 de la declaración), pero que nos piden reportarla en el concepto 8206

500.000

Mas: valor final comentado al final del cuadro, por el total de costos y gastos laborales 94.804.000

Gran total de control que deberán sumar los valores llevados al formato 1011 291.219.890

Total que quedará en el formato 1012 por los valores de la columna 5 de esta hoja de trabajo 3.600.000

Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1011 se vería así:

Este total no se muestra en el preva-lidador en la zona donde se captura la información. Pero sí se genera cuando la información se convierte a un archivo en el estándar XML. Por tanto, solo lo mostramos para que quien estudie en forma completa el ejemplo se entere de dónde saldría ese valor total que se muestra en el archivo XML.

Concepto Saldo a diciembre 318001 900000008004 600000008111 19340008200 18000008205 15678908206 8000008207 948040008210 370000008217 12500008241 4590008242 9170008243 688000

Total 291.219.890


196

Y al llevar la información que iría al formato 1012, el mismo se vería así:

Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la información. Pero sí se genera cuando la información se convierte a un archivo en el estándar XML. Por tanto, solo lo mostramos para que quien estudie en forma completa el ejemplo, se entere de dónde saldría ese valor total que se muestra en el archivo XML.

Concepto Tipo de documento


Dv Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Otros Nombres Razón Social País Saldo a

dic. 31

1110 31 800000001 1 Bancolombia S.A. 169 5000001201 31 830510999 1 Banco Davivienda S.A. 169 10000001205 42 AF-400-090 La X inc. 211 20000001205 31 890900850 5 La V Ltda. 169 100000

Total 3600000

Y al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estándar XML, se obtendrían dos archivos de esta manera:

Para el formato 1011, un archivo titulado Dmuisca_0101011062013000001.xml que se vería así: (El dato ”año” siempre será en el que se entrega la información)

<?xml version=”1.0” encoding=”ISO-8859-1” ?> - <mas xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xsi:noNamespaceSchemaLocation=”../xsd/1011.xsd”>- <Cab><Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1011</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>291219890</ValorTotal> <CantReg>12</CantReg> </Cab><decl cpt=”8001” sal=”90000000” /> <decl cpt=”8004” sal=”60000000” /> <decl cpt=”8111” sal=”1934000” /> <decl cpt=”8200” sal=”1800000” /> <decl cpt=”8205” sal=”1567890” /> <decl cpt=”8206” sal=”800000” /> <decl cpt=”8207” sal=”94804000” /> <decl cpt=”8210” sal=”37000000” /> <decl cpt=”8217” sal=”1250000” /> <decl cpt=”8241” sal=”459000” /> <decl cpt=”8242” sal=”917000” /> <decl cpt=”8243” sal=”688000” /> </mas>

Para el formato 1012 un archivo titulado Dmuisca_0101012072013000001.xml que se vería así:(El dato ”año” siempre será en el que se entrega la información; véase más detallaes al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):

<?xml version=”1.0” encoding=”ISO-8859-1” ?> - <mas xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xsi:noNamespaceSchemaLocation=”../xsd/1012.xsd”>- <Cab><Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1012</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>3600000</ValorTotal> <CantReg>4</CantReg> </Cab><dectri cpt=”1110” tdoc=”31” nid=”800000001” dv=”1” raz=”Bancolombia S.A.” pais=”169” val=”500000” /> <dectri cpt=”1201” tdoc=”31” nid=”830510999” dv=”1” raz=”Banco Davivienda S.A.” pais=”169” val=”1000000” /> <dectri cpt=”1205” tdoc=”42” nid=”AF-400-090” raz=”La X inc.” pais=”211” val=”2000000” /> <dectri cpt=”1205” tdoc=”31” nid=”890900850” dv=”5” raz=”La V Ltda” pais=”169” val=”100000” /> </mas>


197

A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que un entidad que actuó como mandataria efectuaría los reportes que le son exigidos en el Art. 13 de la Resolución 117.

Para ilustrar los tipos de reportes que deben ha-cer esos mandatarios o representantes, supóngase que la empresa Inmobiliaria Uno A” actuó como man-dataria durante el año 2012 para administrar un bien raíz que es propiedad de la empresa “La poderosa SA”, identificada con el Nit 891.891.891. Esta última es, entonces, la entidad mandante.

El contrato de mandato entre “La poderosa SA” y la “Inmobiliaria UNO A S.A” se firmó en diciembre 1 de 2012, y por tanto, en el transcurso del mes de diciembre de 2012 la “Inmobiliaria UNO A” efectuó las siguientes operaciones de facturar ingresos y cubrir costos que eran para su mandante “La Poderosa SA” (supongamos que el ingreso y el costo respectivo quedaron pendientes de cobro y de pago a diciembre 31 de 2012, respectiva-mente). Además, se aclara que las contabilizaciones que

se ilustran utilizando cuentas de orden para llevar los registros de las operaciones derivadas del contrato de mandato se realizan siguiendo las instrucciones que dio la propia Supersociedades en el numeral 4 de su Circu-lar Externa 115-0006 de diciembre 23 de 2009 cuando ilustró que los Contratistas Delegados en el sector de la construcción son un ejemplo de lo que es un contrato de mandato y que por tanto los que reciben encargos bajo mandato registrarían las operaciones de dichos contra-tos en cuentas de orden Acreedoras de Control para que no queden reflejadas en sus balances generales como si fueran operaciones propias.

a. Facturó un ingreso por cuenta de su mandante así:

Le facturó al inquilino Alberto Pérez, identificado con C.C.16.793.988, y con domicilio en la Calle 20 40-10 de Cali, por 10.000.000 más IVA de 1.600.000. El re-gistro que se efectúa en la contabilidad de “Inmobilia-ria UNO A S.A.” fue:

Código PUC/Nit del tercero Nombre cuenta/ o del Tercero Db Cr

949501 Responsabilidades contingentes por contra-Por contratos de mandato

94950101 Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A.

9495010101 Cuentas por cobrar a terceros por cuenta del mandante

16.793.988 Inquilino Alberto Pérez 11.600.000

919501 Otras Responsabilidades Contingentes-Por contratos de mandato

91950101 Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A.

9195010101 Valor del Ingreso facturado antes de IVA


9195010102 Valor del IVA


9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato

Art. 13, Resolución 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055


198

b. Cubrió costos y gastos que son de su mandante así:Compró a la Ferretería El Paisa, Nit 890.000.000, ubicada en la calle 20 30-10 de Cali, unas pinturas

que costaron $2.000.000 más IVA de $320.000.El registro que se efectúa en la contabilidad de “Inmobiliaria UNO A S.A.” fue:

Código PUC/Nit del tercero Nombre cuenta/ o del Tercero Db Cr

919501 Otras Responsabilidades Contingentes-Por contratos de mandato

91950101 Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A

9195010103 Retenciones practicadas a terceros por cuenta del mandante

890000000-1 Ferretería el Paisa 70.000

9195010104 Pasivos por pagar por cuenta del mandante

890.000.000 Ferretería el Paisa

2.250.000

949501 Responsabilidades contingentes por contra-Por contratos de mandato

94950101 Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A

9495010102 Valor del costo o gasto cubierto antes del IVA 2.000.000

890.000.000 Ferretería el Paisa

9495010103 Valor del IVA cubierto

890.000.000 Ferretería el Paisa 320.000

Al final del mes, “Inmobiliaria UNO A” le dio el reporte a “La Poderosa S.A” para que esta última in-cluyera en su propia contabilidad, y con todos esos mismos beneficiarios antes mencionados, los valo-res del costo, IVA descontable, Ingreso, IVA generado, cuenta por cobrar y cuenta por pagar. Lo único que no registró “La Poderosa S.A” fue el pasivo de retención en la fuente, pues ese pasivo lo cubrirá directamente “Inmobiliaria UNO A” involucrando esa retención he-cha en el contrato de mandato junto con sus demás retenciones normales hechas en sus propios costos y gastos.

Por tanto, “La Poderosa S.A” (que para nuestro ejemplo podemos suponer que es una entidad que está obligada a hacer los reportes del Art..631 del ET sobre pagos, ingresos, IVA generados e IVA desconta-bles, Cuentas por cobrar a dic. 31, Cuentas por pagar a dic. 31), sabe que esos registros que hizo en su con-tabilidad, como serán reportados por “Inmobiliaria

UNO A”, entonces no los reportarán a la DIAN, ya que a la DIAN se le duplicaría la información sobre unos mismos beneficiarios (ver parágrafo 1 del Art. 14 de la Resolución). Esto último en todo caso tiene una excepción, pues en el artículo 6 de la resolución, se indica que si la entidad mandante de nuestro ejemplo (“La Poderosa S.A”) va a contabilizar los ingresos que se ganó a través de su mandataria, en ese caso los debe registrar es con el Nit de su mandataria y no con el Nit de los inquilinos. Y que ese ingreso que le quedó en sus cuentas del ingreso lo llevaría al formato 1007 reportándolo en la columna ingresos recibidos a tra-vés de contratos de mandato.

En las hojas de trabajo adjuntas se vería entonces como ese ingreso, costo, IVA generado, IVA descon-table, Cuenta por cobrar y Cuenta por pagar que se formaron en la contabilidad de la “Inmobiliaria UNO A S.A” por hacer operaciones en nombre de “La Pode-rosa S.A” serían reportados a la DIAN.


199

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Albe

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000

3189

1891

891

La P

oder

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200

Al m

omen

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e co

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l For

mat

o 10

18, e

l man

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rio

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rá se

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las m

ism

as in

stru

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dan

en

el a

rtíc

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117

. Por

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tará

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los

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000

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el to

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e CX

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n su

peri

ores

a $

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000.

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peri

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000

(cua

ndo

el to

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e CX

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n in

feri

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500.

000.

000)

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22 y

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o 10

18 to

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un m

ism

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l 134

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Al m

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o 10

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l man

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rio

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inst

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.000

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2222

22 y

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enor

es” E

n es

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rmat

o 10

27 to

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os re

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ros s

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un m

ism

o co

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to, e

l 224

0.

Repo

rtes

de

Info

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, Año

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o 10

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Repo

rtes

de

Info

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la D

IAN

, Año

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e 20

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port

es d

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s m

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2222

222

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Calle

20

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3189

1891

891

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Pod

eros

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Conc

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eros

a S.A

.


201

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Al m

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l For

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o 10

55, e

l man

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rio

debe

rá se

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las m

ism

as in

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nes q

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dan

en

el a

rtíc

ulo

7 de

la re

solu

ción

117

; por

eje

mpl

o, q

ue re

port

ará

el d

etal

le d

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.000

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222

2222

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rtes

de

Info

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, Año

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nte

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rtes

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Info

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IAN

, Año

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vabl

e 20

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os-I

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l infor

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Prim

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te o

contr

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Segu

ndo

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ido de

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te o

contr

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Prim

er no

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de

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o co

ntrata

nte

Otro

s no

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ante

o co

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nte

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n soc

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te o c

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3189

0000

000

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3200

000

3189

1891

891

La P

oder

osa S

.A.

Tipo d

e Do

cume

ntoNú

mero

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s nom

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Razó

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orma

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voluc

iones

en

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Tipo d

e doc

umen

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ficac

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del m

anda

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o co

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Prim

er no

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l man

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ntrata

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s nom

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l ma

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1316

7939

88Pé

rez

Albe

rto16

0000

00

3189

1891

891

La P

oder

osa S

.A.


202

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Resolución 117(Octubre 31 de 2012)

Por la cual se establece para el año gravable 2012, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entida-des, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), e), f), g), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Dirección de Impuestos y Aduanas Naciona-les; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega


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Resolución 117(Octubre 31 de 2012)

Por la cual se establece para el año gravable 2012, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que de-ben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), e), f), g), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega

EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales, en especial las consa-gradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en los artículos 631, 631-2, 631-3, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario y lo señalado en el artículo 2 del Decreto 1738 de 1998

RESUELVE ARTÍCULO 1. Sujetos obligados a presentar infor-mación por el año gravable 2012.

a) Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos supe-riores a quinientos millones de pesos ($500.000.000).

b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000).

c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sec-tor financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las demás personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron re-tenciones en la fuente, durante el año gravable 2012, independientemente del monto de los ingresos obte-nidos

d) Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2012 hubieren efectuado transaccio-nes económicas, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operacio-nes inherentes a su actividad económica ejecutadas por ellos.

e) Las personas o entidades que actuaron como man-datarios o contratistas, durante el año gravable 2012, en relación con las actividades ejecutadas en desarro-llo de cada uno de los contratos de mandato o de ad-ministración delegada.

f) Las personas o entidades que actuaron en condi-ción de “operador” o quien haga sus veces, en condi-ción de “solo riesgo” o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hi-drocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos.

g) Las sociedades fiduciarias que durante el año gra-vable 2012 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central ydescentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.

i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus ve-ces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b), o h) del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos.

j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, que hayan recibido ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, en el año 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).

Parágrafo. Para efectos de establecer la obligación de informar prevista en la presente Resolución, los “In-gresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 2. Información a suministrar por parte de los obligados.

a) Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos supe-riores a quinientos millones de pesos ($500.000.000).


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están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artícu-lo 631 del Estatuto Tributario.

b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000), están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artícu-lo 631 del Estatuto Tributario

Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas con ánimo de lucro, las cooperativas y los fondos de em-pleados, obligadas a presentar declaración del im-puesto sobre la renta y complementarios, adicional-mente, deben suministrar la información de que trata el literal a) del artículo 631 del Estatuto Tributario.

c) Las personas o entidades enunciadas en el literal c) del artículo 1 de la presente Resolución, están obli-gadas a suministrar la información de que trata el li-teral b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de esta Resolución.

d) Las entidades enunciadas en el literal d) del artícu-lo 1 de la presente Resolución, Consorcios y Uniones Temporales, están obligadas a suministrar la infor-mación de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de esta Resolución.

Lo anterior sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados o asociados, si cumplen los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su activi-dad económica.

e) En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o en-tidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entida-des poseedoras de títulos mineros, deberán informar el valor total de las operaciones, suministrando la in-formación de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformi-dad con lo establecido en el artículo 12 de la presente Resolución.

f) Las personas o entidades que actuaron como man-datarios o contratistas, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, relacionada con las operaciones inherentes a las actividades eje-cutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, de conformi-dad con lo establecido en el artículo 13 de la presente Resolución.

Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar el mandatario o administrador si cumple los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su activi-dad económica.

g) Las sociedades fiduciarias que durante el año 2012 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios, deberán informar bajo su propio NIT y razón social el valor patrimonial de los derechos fi-duciarios, las utilidades causadas, el valor de los in-gresos recibidos con cargo a cada uno de los fideico-misos, los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas y/o asumidas, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la presente Resolución.

Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar la fiduciaria, en relación con operaciones propias.

h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, señalados en el literal h) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligados a suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatu-to Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b) o h) del presente artículo, deberán suministrar la infor-mación de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo es-tablecido en el artículo 15 de la presente Resolución.

j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, señaladas en el literal j) del artícu-lo 1 de la presente Resolución, están obligadas a su-ministrar la información de que trata el literal g) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en artículo 16 de la presente Reso-lución.


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Parágrafo. Información a reportar por la fracción del año gravable. Las personas naturales que cancelen su registro mercantil o terminen sus actividades y las personas jurídicas y asimiladas y demás entidades que se liquiden durante el año y que para la fecha de expedición de la presente Resolución no hayan cance-lado el Registro Único Tributario y cumplan los requi-sitos para estar obligados a reportar la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán informar antes de la cancelación del Registro Único Tributario, por la fracción de año, con el conte-nido y las características técnicas señalados en esta Resolución.

ARTICULO 3. Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados.

De acuerdo con lo establecido en el literal a) del artí-culo 631 del Estatuto Tributario, deberá suministrarse:

Los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, país de residencia o domicilio y porcentaje de participación de cada una de las personas o enti-dades que sean socias, accionistas, comuneros, aso-ciados y/o cooperadas de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes, con indicación del valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las accio-nes o aportes y el valor porcentual de participación. Esta información deberá ser reportada en el FORMA-TO 1010, Versión 8.

El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el patrimonio líquido sobre el número de cuotas o partes de interés social. Cuando el valor a reportar resulte ne-gativo, debe informarse con valor cero (0).Tratándose de aportes a cooperativas y fondos de empleados, el monto a reportar será el valor del aporte más su reva-lorización. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participación dentro del patrimonio líquido.

Para los socios, accionistas, comuneros y/o coopera-dos del exterior, en el campo de identificación se re-porta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben registrar.

Parágrafo. El valor de las participaciones o divi-dendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el período, y el valor que del fondo de protección de aportes creado con el re-manente fue pagado o abonado en cuenta al coope-rado en el caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos de empleados, deben ser reportados en el FORMATO 1001 versión 8 Pa-gos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas. ARTICULO 4. Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas.

De acuerdo con lo establecido en los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, por el año gravable 2012, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades beneficiarias de los pagos o abonos en cuenta (cau-sación) que constituyan costo o deducción o den de-recho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles y los pagos o abonos en cuen-ta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA, autorretenciones y timbre, según el concepto a que corresponda en el FORMATO 1001 versión 8 Pa-gos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas, de la siguiente manera:

1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001.

2. Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055.

3. Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056.

4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022.

5. Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5002.

6. Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003.

7. Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004.

8. Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005.

9. Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006.

10. Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007.

11. Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5008.

12. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010.


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13. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011.

14. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012.

15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2012, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5013.

16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2012 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5014.

17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2012 solicitados como deducción, en el concepto 5015.

18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2012, solicitados como deducción, en el concepto 5058.

19. Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en el concepto 5060.

20. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016. 21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó

deducción según el parágrafo, del artículo 158-3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008.

22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004.

23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023.

24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024.

25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025.

26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026.

27. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028.

28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029.

29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030.

30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031.

31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032.

32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033.

33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034.

34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035.

35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057.

36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057.

37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036.

38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037.

39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038.

40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039.

41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040.

42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041.

43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042.

44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2012, en el concepto 5043.

45. El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044.

46. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 5045.

47. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046.

48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059.

49. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informará en el FORMATO 1014 en el concepto 5061.

Autorretenciones:

1. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049.2. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050.3. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el

concepto 5051.4. Otras autorretenciones, en el concepto 5052.Timbre:

1. Retenciones practicadas a título de timbre, en el concepto 5053.

2. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, en el concepto 5054.


210

Las compañías de seguros deberán informar adicio-nalmente los pagos o abonos en cuenta efectuados por los siguientes conceptos:

1. El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5018.

2. El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta en el concepto 5047.

3. El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5048.

Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada be-neficiario de un pago o abono en cuenta es de qui-nientos mil pesos ($500.000), no obstante que al dis-criminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores.

Sin embargo, a opción del informante, podrán re-portarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas.

Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto, sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la direc-ción del informante.

Parágrafo 2. Las personas o entidades enunciadas en el literal c) de los artículos 1y 2 de la presen-te Resolución, agentes de retención, deberán in-formar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspon-dan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar señalado en el Parágrafo 1 del presente artículo. Parágrafo 3. El valor de Retención en la fuente practicada por Renta, Retención en la fuente asu-mida por Renta, Retención en la fuente practica-da a responsables del Régimen común, Retención en la fuente por concepto de IVA asumida Régimen Simplificado y Retención en la fuente practicada por IVA a no domiciliados, son de obligatorio di-ligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningún valor, diligenciar cero (0). Parágrafo 4. Los pagos o abonos en cuenta (causa-ción) que constituyan costo o deducción o den dere-cho a impuesto descontable, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deduci-bles, y los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, se-

gún el concepto contable a que correspondan, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles.

Parágrafo 5. Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2012 se les hubieren realizado pagos o abo-nos en cuenta por conceptos de salarios y demás re-muneraciones laborales, honorarios, comisiones, ser-vicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspon-dientes.

En el caso de salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales devengados por el trabajador, se debe reportar el valor efectivamente pagado en el año gra-vable 2012.

Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pa-gos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a diez millones de pesos ($10.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la dirección del informante.

Parágrafo 6. Cuando se trate de erogaciones efectuadas por el informante que tengan el carácter de cargos dife-ridos o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor del pago o abono registrado en dichas cuentas. Parágrafo 7. Para los pagos o abonos en cuenta efec-tuados a personas o entidades del exterior, en el cam-po de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figu-ra en el registro fiscal del país de residencia o domici-lio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, códi-go o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecuti-vamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departa-mento y municipio no se deben diligenciar.

Parágrafo 8. Las entidades del Régimen Tributario Es-pecial, deberán reportar los egresos efectuados en el año gravable 2012, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artículo, respec-to de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, los cuales deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deduci-bles. Los que no sean de su objeto social deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles


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Parágrafo 9. Las entidades públicas que celebren con-tratos de construcción y de obra, suministro, consul-toría, prestación de servicios y concesión, deberán informar el valor de los pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el año gravable 2012, indepen-dientemente del año de su celebración, en el concepto correspondiente.

Parágrafo 10. Las entidades no contribuyentes obliga-das o no a presentar declaración de ingresos y patri-monio, deberán informar el valor total de los egresos diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la co-lumna de pagos o abonos en cuenta deducibles

Parágrafo 11. Los pagos correspondientes a los apor-tes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autoriza-das para recaudar estos rubros. Deberán reportarse los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes co-rrespondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deduci-bles, según correspondan.

Parágrafo 12. El valor base de retención sobre ingre-sos de tarjetas débito y crédito, el valor de enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras autoridades, el valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspon-dientes a operaciones de años anteriores que fueron anuladas rescindidas o resueltas, el valor base de las retenciones practicadas a título de impuesto de tim-bre y el valor base de las devoluciones de retenciones a título de impuesto de timbre, se deben reportar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deduci-bles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles.

Parágrafo 13. Las autorretenciones deberán ser re-portadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.

Parágrafo 14. El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto, se debe informar en el FORMATO 1001 versión 8.

ARTÍCULO 5. Información de retenciones en la fuente que le practicaron. De acuerdo con lo esta-blecido en el literal c) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón

social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado re-tención en la fuente en el año gravable 2012, con indi-cación del concepto, valor acumulado del pago o abo-no en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el FORMATO 1003 Versión 7, según el concepto que corresponda, de la siguiente manera:

1. Retención por salarios prestaciones y demás pagos laborales, en el concepto 1301.

2. Retención por ventas, en el concepto 1302.3. Retención por servicios, en el concepto 1303.4. Retención por honorarios, en el concepto 1304.5. Retención por comisiones, en el concepto 1305.6. Retención por intereses y rendimientos financieros, en

el concepto 1306.7. Retención por arrendamientos, en el concepto 1307.8. Retención por otros conceptos, en el concepto 1308.9. Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas,

en el concepto 1309.10. Retención por dividendos y participaciones, en el

concepto 1310.11. Retención por enajenación de activos fijos de personas

naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 1311.

12. Retención por ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 1312.

13. Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 1313.

14. Retención por impuesto de timbre, en el concepto 1314.

ARTÍCULO 6. Información de ingresos recibidos en el año. Conforme con lo dispuesto en el literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apelli-dos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades, nacionales o extranjeras, de quienes se re-cibieron ingresos, cuando el valor acumulado del in-greso obtenido por el año gravable 2012 hubiese sido igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000) in-dicando el valor total de los ingresos brutos recibidos, el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos, especificando el origen de los ingresos recibidos por operaciones de Consorcios o Uniones Temporales, o en Contratos de Mandato y/ o Administración Dele-gada, o en Contratos de Exploración y Explotación de Minerales, o en Contratos de Fiducia y los ingresos re-cibidos a través de terceros.

La información deberá ser suministrada en el FOR-MATO 1007, Versión 8, según el concepto a que co-rresponda, de la siguiente manera:

1. Ingresos brutos operacionales, en el concepto 4001.2. Ingresos no operacionales, en el concepto 4002.3. Ingresos por intereses y rendimientos financieros, en el

concepto 4003.4. Ingresos por intereses correspondientes a créditos

hipotecarios, en el concepto 4004.


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Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada per-sona de quien se recibieron ingresos es de un millón de pesos ($1.000.000), no obstante que al discriminar por concepto los valores a reportar, estos sean meno-res.

Sin embargo a opción del informante podrán repor-tarse los ingresos menores a dicha cuantía, cumplien-do con las especificaciones técnicas establecidas.

Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servi-cios por el sistema de facturación que se utilice y los ingresos menores a un millón de pesos ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el país del informante.

Parágrafo 2. Para los ingresos obtenidos del exterior, en el campo de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice nú-mero, código o clave fiscal, se debe informar con iden-tificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.

Parágrafo 3. Diligenciar en la columna de Ingresos brutos recibidos por operaciones propias la totali-dad de los ingresos sin incluir los Ingresos a través de Consorcios o Uniones Temporales, Ingresos a través de contratos de mandato o administración delegada, Ingresos a través de contratos de exploración y explo-tación de minerales, Ingresos a través de Contratos de Fiducia e Ingresos recibidos a través de terceros.

Parágrafo 4. Diligenciar en la columna de Devolucio-nes, rebajas y descuentos, el valor correspondiente a la totalidad de las Devoluciones, rebajas y descuentos.

Parágrafo 5. Las columnas de Ingresos brutos reci-bidos por operaciones propias, Ingresos a través de Consorcio o Uniones temporales, Ingresos a través de contratos de mandato o administración delegada, Ingresos a través de contratos de exploración y explo-tación de minerales, Ingresos a través de contratos de Fiducia, Ingresos recibidos a través de terceros y Devoluciones, rebajas y descuentos, son de obligato-rio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningún valor, diligenciar cero (0).

Parágrafo 6. En la información de los ingresos reci-bidos a través de Consorcios o Uniones temporales, Contratos de mandato o administración delegada, Contratos de Exploración y Explotación de Minera-les, Contratos de Fiducia y los recibidos a través de terceros, se debe reportar la identificación, nombres y apellidos, razón social y país de los terceros que ad-ministraron el contrato.

ARTÍCULO 7. Información del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ven-tas generado.

De conformidad con lo señalado en los literales e) y f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar:

1. El valor del impuesto sobre las ventas descon-table y el de las ventas devueltas, anuladas, res-cindidas o resueltas, correspondientes al año gravable 2012, indicando los apellidos y nom-bres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1005 Versión 7. El valor del impuesto sobre las ventas descontable co-rrespondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindi-das o resueltas del año gravable 2012, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado. El impuesto sobre las ventas descontable correspon-diente a servicios prestados por personas o entida-des sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributa-ria, tal como figura en el registro fiscal del país de re-sidencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y tipo documento 42. Cuando en dicho país no se utilice nú-mero, código o clave fiscal, se debe informar con iden-tificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43.

2. El valor del impuesto generado de operaciones donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o su-perior a un millón de pesos ($1.000.000) y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas, corres-pondientes al año gravable 2012, indicando los apellidos y nombres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1006 versión 7.

El Impuesto sobre las Ventas generado en operacio-nes donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación


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que se utilice o el que corresponda a operaciones acumuladas por terceros inferiores a un millón de pe-sos ($1.000.000), se informará acumulado en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo de documento 43.

El impuesto sobre las ventas generado correspon-diente a operaciones realizadas con personas o enti-dades sin residencia o domicilio en el país, se infor-mará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tri-butaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe in-formar con identificación 444444001 en forma as-cendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTÍCULO 8. Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012.

Conforme con lo establecido en el literal h) del artí-culo 631 del Estatuto Tributario los obligados a pre-sentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, cuando:

1. El saldo acumulado por acreedor a 31 de diciembre del año gravable 2012 sea igual o superior a cinco mi-llones de pesos ($5.000.000)

2. Si, el saldo total de los pasivos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deberá informarse cada uno de los acreedores con saldos acumulados superiores a un millón de pesos ($1.000.000).

En el FORMATO 1009 Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera:

1. El valor del saldo de los pasivos con proveedores, en el concepto 2201.

2. El valor del saldo de los pasivos con compañías vinculadas accionistas y socios, en el concepto 2202.

3. El valor del saldo de las obligaciones financieras, en el concepto 2203.

4. El valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas, en el concepto 2204.

5. El valor del saldo de los pasivos laborales, en el concepto 2205.

6. El valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial, en el concepto 2207, con el NIT del informante.

7. El valor de los pasivos exclusivos de las compañías de seguros, en el concepto 2209.

8. El valor de los pasivos respaldados en documento de fecha cierta, en el concepto 2208.

9. El valor del saldo de los demás pasivos, en el concepto 2206.

El saldo de los pasivos del exterior, deberá ser rela-cionado por cada una de las personas o entidades, in-formando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice nú-mero, código o clave fiscal, se debe informar con iden-tificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento, y municipio no se deben diligenciar.

Parágrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, a opción del informante podrán reportarse los pasivos menores a la cuantía que esté obligado.

Los saldos de los pasivos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un millón ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con iden-tificación 222222222, razón social “CUANTIAS ME-NORES” y tipo documento 43, en el concepto a que co-rrespondan, reportando la dirección del informante.

ARTÍCULO 9. Información de los deudores de cré-ditos activos a 31 de diciembre de 2012.

Conforme con lo establecido por el literal i) del artí-culo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a pre-sentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los deu-dores por concepto de créditos activos, cuando:

1. El saldo acumulado por deudor a 31 de diciembre del año gravable 2012, sea igual o superior a cinco mi-llones de pesos ($5.000.000).

2. Si, el saldo total de los créditos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deberá informarse cada uno de los deudores con saldos acumulados superiores a un mi-llón de pesos ($1.000.000).

En el FORMATO 1009 Versión 7, de la siguiente ma-nera:

1. El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes, en el concepto 1315.


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2. El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros, cooperados y compañías vinculadas, en el concepto 1316.

3. El valor total de otras cuentas por cobrar, en el concepto 1317.

4. El valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera, en el concepto 1318, identificándolo con el NIT del deudor.

El saldo de los deudores por concepto de créditos ac-tivos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identi-ficación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fis-cal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de docu-mento 43.

Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.

Parágrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, a opción del informante podrán reportarse los créditos menores a la cuantía que esté obligado.

Los saldos de los créditos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un millón ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con iden-tificación 222222222, razón social “CUANTIAS ME-NORES” y tipo documento 43, en el concepto a que co-rrespondan, reportando la dirección del informante.

ARTÍCULO 10. Información de las declaraciones tributarias.

De acuerdo con lo establecido en el literal k) del ar-tículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a informar, deberán suministrar los valores correspon-dientes a la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio del año gravable 2012, de saldos cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el país o en el exterior, inversiones y rentas exentas de la siguiente manera::

1. Información de los saldos de cuentas

a) Saldo a 31 de diciembre de 2012 de las cuentas co-rrientes y/o ahorro que posea en el país, indicando el saldo acumulado por entidad financiera, la razón social y NIT de la entidad financiera, en el concepto 1110 en el FORMATO 1012 Versión 7.

b) El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el exterior se informará, re-lacionando la identificación, razón social de la enti-dad financiera del exterior y país al cual corresponde dicha cuenta. En el campo número de identificación del informado, se registrará el número, código o clave de identificación fiscal tributaria de la entidad finan-ciera del exterior, tal como figura en el registro fiscal, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42, en el FORMATO 1012, Versión 7, en el concepto 1115. Cuando en dicho país no se utilice número, có-digo o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecuti-vamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.

2. Inversiones

a) Valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las inversiones representadas en bonos, certificados a término, títulos, derechos fiduciarios y demás inver-siones indicando la entidad emisora del título, país de residencia o domicilio y el NIT en el FORMATO 1012, Versión 7, de la siguiente manera:

1. Valor patrimonial de los bonos, en el concepto 1200.2. Valor patrimonial de los certificados de depósito, en el

concepto 1201.3. Valor patrimonial de los títulos, en el concepto 1202.4. Valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el

concepto 1203.5. Valor patrimonial de las demás inversiones poseídas,

en el concepto 1204.

Cuando la entidad emisora del título sea una perso-na del exterior, en el campo número de identificación del informado se registrará el número, código o cla-ve de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domici-lio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, códi-go o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecuti-vamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.

b) Razón social, NIT y país de residencia o domicilio de las sociedades de las cuales es socio, accionista, co-munero y/o cooperado, con indicación del valor pa-trimonial de las acciones o aportes poseídos a 31 de diciembre de 2012 en el FORMATO 1012 Versión 7, en el concepto 1205. Para las sociedades del exterior, el campo número de identificación del informado, debe-


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rá reportarse con el número, código o clave de identi-ficación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fis-cal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de docu-mento 43.

3. Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia oca-sional. Los obligados a presentar información, debe-rán suministrar los siguientes datos, en el FORMATO 1011 Versión 6:

1. Valor solicitado por dividendos y participaciones, en el concepto 8001.

2 Valor solicitado por rendimientos financieros, en el concepto 8002.

3. Valor solicitado de la prima por colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, en el concepto 8004.

4. Valor solicitado por la utilidad en la enajenación de ac-ciones, en el concepto 8005.

5. Valor solicitado por la utilidad en la enajenación de de-rivados que sean valores, en el concepto 8006.

6. Valor solicitado por la capitalización de la cuenta de Revalorización del Patrimonio, en el concepto 8007.

7. Valor solicitado por las indemnizaciones en virtud de seguros de daño, en el concepto 8008.

8. Valor solicitado por las indemnizaciones por destruc-ción o renovación de cultivos o por control de plagas, en el concepto 8009.

9. Valor solicitado por los aportes de entidades estatales, sobretasas e impuestos para financiamiento de siste-mas de servicio público de transporte masivo de pasa-jeros, en el concepto 8010.

10. Valor solicitado por los ingresos percibidos por las or-ganizaciones regionales de televisión y audiovisuales provenientes de la Comisión Nacional de Televisión, en el concepto 8011.

11. Valor solicitado por la distribución de utilidades o reservas en acciones o cuotas de interés social, en el concepto 8012.

12. Valor solicitado por los ingresos recibidos por la lib-eración de la reserva, constituida por deducción de cuotas de depreciación superiores al valor contabili-zado, en el concepto 8013.

13. Valor solicitado proveniente del incentivo a la capitali-zación rural, (ICR), en el concepto 8014.

14. Valor solicitado por la utilidad en la venta de casa o apartamento de habitación, en el concepto 8015

15. Valor solicitado por la retribución como recompensa, en el concepto 8016.

16. Valor solicitado por la utilidad en la enajenación vol-untaria de bienes expropiados, en el concepto 8017

17. Valor solicitado por la utilidad en las primas de locali-zación y vivienda, en el concepto 8018.

18. Valor solicitado por los aportes obligatorios a los fon-dos de pensiones, en el concepto 8019.

19. Valor solicitado por los aportes voluntarios a los fon-dos de pensiones, en el concepto 8020.

20. Valor solicitado por los ahorros a largo plazo para el fomento de la construcción, en el concepto 8021.

21. Valor solicitado por los aportes a fondos de cesantías, en el concepto 8022.

22. Valor solicitado por los subsidios y ayudas otorgadas por el programa Agro Ingreso Seguro- AIS en el con-cepto 8023.

23. Valor solicitado por los dividendos y participaciones percibidos por socios o accionistas o asociados de em-presas editoriales, en el concepto 8024.

24. Valor solicitado por Distribución de utilidades por liq-uidación de sociedades limitadas, en el concepto 8025.

25. Valor solicitado por Donaciones recibidas para parti-dos, movimientos y campañas políticas, en el concepto 8026.

26. Valor solicitado por la utilidad obtenida en la ena-jenación de bienes inmuebles, en el concepto 8027.

27. Valor solicitado por la utilidad en procesos de capitali-zación, en el concepto 8028.

28. Valor solicitado por los ingresos recibidos para ser destinados al desarrollo de proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de inversión, en el concepto 8029.

4. Rentas exentas. Los obligados a presentar infor-mación, deberán suministrar el valor total solicitado como renta exenta en el año gravable 2012, en el FOR-MATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera:

1. Valor de las rentas exentas Ley Páez, en el concepto 8102.

2. Valor de las rentas exentas Eje Cafetero, en el concepto 8103.

3. Valor de las rentas exentas por venta de energía eléc-trica generada con recursos eólicos, biomasa o residu-os agrícolas, en el concepto 8104.

4. Valor de las rentas exentas por servicios de ecoturis-mo, en el concepto 8105.

5. Valor de las rentas exentas por el aprovechamiento de nuevas plantaciones forestales, en el concepto 8106.

6. Valor de las rentas exentas por la prestación del ser-vicio de transporte fluvial con embarcaciones y plan-chones de bajo calado, en el concepto 8109.

7. Valor de las rentas exentas por los nuevos contratos de arrendamiento financiero con opción de compra (leasing), de inmuebles construidos para vivienda, en el concepto 8110.

8. Valor de las rentas exentas por la utilidad en la ena-jenación de predios destinados a fines de utilidad pública a que se refieren los literales b) y c) del artículo 58 de la Ley 388 de 1997 que hayan sido aportados a patrimonios autónomos que se creen con esta finali-dad exclusiva, en el concepto 8111.


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9. Valor de rentas exentas de empresas editoriales, en el concepto 8115.

10. Valor de la renta exenta en procesos de titularización de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artículo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artículo 81 de la Ley 964 de 2005, en el concepto 8116.

11. Valor de la renta exenta por incentivos a la financiación de viviendas de interés social, artículo 56 de la Ley 546 de 1999, modificada por la Ley 964 de 2005, en el con-cepto 8117.

12. Valor de la renta exenta por asfaltos, artículo 5 de la Ley 30 de 1982, en el concepto 8118.

13. Valor de la renta exenta por aplicación de algún con-venio para evitar la doble tributación, en el concepto 8120.

14. Valor de la renta exenta por derechos de autor, artículo 28 Ley 98 de 1993, en el concepto 8121.

15. Valor de la renta exenta por dividendos y participa-ciones de socios y accionistas, Ley Páez, Inc. 2, artículo 228 Estatuto Tributario, en el concepto 8123.

16. Valor de la renta exenta por Incentivo para la construc-ción de vivienda para arrendar, artículo 41 Ley 820 de 2003, en el concepto 8124.

17. Valor de la renta exenta por Intereses, comisiones y pagos por deuda pública externa, artículo 218 Estatuto Tributario, en el concepto 8125.

18. Valor de la renta exenta por las donaciones que reciban las personas naturales o jurídicas que participen en la ejecución y desarrollo de proyectos aprobados por el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal, artículo 32, Ley 488 de 1998, en el concepto 8126.

19. Valor de la renta exenta por inversión en reforestación, aserríos y árboles maderables, en el concepto, en el concepto 8127.

20. Valor de renta exenta en proyectos de infraestructura en Zonas Especiales Económicas de Exportación, en el concepto 8128.

21. Valor de la renta exenta por renta líquida generada por el aprovechamiento de nuevos cultivos de tardío rendimiento, en el concepto 8129.

22. Valor de la renta exenta por empresas asociativas de trabajo, Ley 10 de 1991, en el concepto 8130

23. Valor de las rentas exentas por nuevos productos medicinales elaborados en Colombia, en el concepto 8131.

24. Valor de las rentas exentas por nuevo software elabo-rados en Colombia, en el concepto 8132.

25. Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles nuevos, en el concepto 8133.

26 Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles remodelado y/o ampliados, en el concepto 8134.

27. Valor de las rentas exentas por juegos de suerte y azar, en el concepto 8135.

28. Valor de las rentas exentas por licores y alcoholes, en el concepto .8136.

29. Valor de la renta exenta por pagos laborales, en el con-cepto 8137.

30. Valor de renta exenta por ingresos obtenidos por la venta de certificados de emisión de bióxido de carbono de acuerdo a los términos del Protocolo de Kyoto, en el concepto 8138.

5. Costos y deducciones. Los obligados a presentar in-formación, deberán suministrar el valor total de los costos y deducciones solicitados en la declaración año gravable 2012 en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera:

1. Valor solicitado como deducción en la declaración de renta por las inversiones realizadas en activos fijos re-ales productivos, en el concepto 8200.

2. Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en control y mejoramiento del medio ambi-ente, en el concepto 8202.

3. Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en nuevas plantaciones, riegos, pozos y si-los, en el concepto 8203.

4. Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en investigaciones científicas, tecnológicas o de innovación, en el concepto 8229.

5. Valor solicitado como deducción por las inversión re-alizada en librerías, en el concepto 8230

6. Valor solicitado como deducción por la inversión re-alizada en centros de reclusión, en el concepto 8231.

7. Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas para adelantar proyectos agroindustriales, en el concepto 8232.

8. Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas para el transporte aéreo en zonas apartadas del país, en el concepto 8264.

9. Valor solicitado como deducción por las donaciones realizadas en proyectos de desarrollo científico y tec-nológico, en el concepto 8204.

10. Valor solicitado como deducción por donación o in-versión en producción cinematográfica artículo.16 Ley 814 de 2003, en el concepto 8217.

11. Valor solicitado como deducción por donación a enti-dades no contribuyentes, numeral 1, artículo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8219.

12. Valor solicitado como deducción por donación a aso-ciaciones, corporaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, numeral 2, artículo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8220.

13. Valor solicitado como deducción por donación a fon-dos mixtos de la promoción de cultura, deporte, artes, al ICBF, numeral 2, artículo 125 del Estatuto Tributar-io, en el concepto 8221.

14. Valor solicitado como deducción por donación a la Corporación General Gustavo Matamoros D’ Costa y demás fundaciones dedicadas a la defensa, protección de derechos humanos, en el concepto 8222.

15. Valor solicitado como deducción por donación a or-ganismos de deporte aficionado, Inciso 2, artículo 126- 2 del Estatuto Tributario, en el concepto 8223.


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16. Valor solicitado como deducción por donación a or-ganismos deportivos y recreativos o culturales perso-nas jurídicas sin ánimo de lucro, Inciso 3, artículo 126-2 del Estatuto Tributario, en el concepto 8224.

17. Valor solicitado como deducción por donación a la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, parágrafo, artículo 125 Estatuto Tributario, en el con-cepto 8225.

18. Valor solicitado como deducción por donación al Fon-do de Seguro de Obligatorio Accidentes de Tránsito –FONSAT, en el concepto 8226.

19. Valor solicitado por concepto de regalías en el país, en el concepto 8227.

20. Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión para deudas de dudoso o difícil cobro, en el concepto 8205.

21. Valor solicitado como costo o deducción por depre-ciación, amortización y agotamiento, en el concepto 8206.

22. Valor solicitado como deducción por agotamiento en explotación de hidrocarburos, artículo 161 del Estatu-to Tributario en el concepto 8212.

23. Valor solicitado como deducción por factor especial de agotamiento en explotación de hidrocarburos, artículo 166 del Estatuto Tributario, en el concepto 8257.

24. Valor solicitado como deducción por amortización de inversiones en exploración de gases, y minerales dis-tintos de hidrocarburos, en el concepto 8258

25. Valor solicitado como deducción por amortización en el sector agropecuario, artículo 158 Estatuto Tributar-io, en el concepto 8214.

26. Valor solicitado como deducción por pagos efectuados a la casa matriz, en el concepto 8208.

27. Valor total solicitado como deducción por gastos en el exterior, en el concepto 8209.

28. Valor solicitado como costo en la enajenación de ac-tivos fijos, en el concepto 8210.

29. Valor solicitado como protección, mantenimiento y conservación muebles e inmuebles de interés cultural, artículo 14 Ley 1185 de 2008, en el concepto 8218.

30. Valor solicitado como costo o deducción por las repar-aciones locativas realizadas sobre inmuebles, en el concepto 8228.

31 Valor solicitado como deducción por concepto del gra-vamen a los movimientos financieros, en el concepto 8211.

32. Valor solicitado como deducción por intereses présta-mos vivienda, artículo 119 Estatuto Tributario, en el concepto 8215.

33. Valor solicitado como deducción de impuestos paga-dos, en el concepto 8233.

34. Valor solicitado como deducción por tasas y contribu-ciones fiscales pagadas, en el concepto 8259.

35. Valor solicitado como deducción por impuestos, re-galías y contribuciones pagados por organismos de-scentralizados, en el concepto 8260.

36. Valor solicitado como costo o deducción de intereses, artículo 117 Estatuto Tributario, en el concepto 8234.

37. Valor solicitado como deducción por las contribu-ciones a carteras colectivas, en el concepto 8235.

38. Valor solicitado como costo o deducción por contratos de leasing, artículo 127-1 Estatuto Tributario, en el concepto 8236.

39. Valor solicitado como costo o deducción por concepto de publicidad y propaganda, en el concepto 8237.

40. Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión individual de cartera de créditos y provisión de coeficiente de riesgo, Parágrafo del artículo 145 Es-tatuto Tributario, en el concepto 8238.

41. Valor solicitado como deducción correspondiente a deudas manifiestamente pérdidas o sin valor, en el concepto 8239.

42. Valor solicitado como deducción por pérdida de ac-tivos, en el concepto 8240.

43. Valor solicitado como costo o deducción por aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, (ICBF), en el concepto 8241.

44. Valor solicitado como costo o deducción por aportes a Cajas de Compensación Familiar, en el concepto 8242.

45. Valor solicitado como costo o deducción por aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje, (SENA) en el con-cepto 8243.

46. Valor solicitado como deducción por concepto de con-tribuciones a fondos de pensiones de jubilación e in-validez, en el concepto 8244.

47. Valor solicitado como deducción de la provisión para el pago de futuras pensiones, en el concepto 8261.

48. Valor solicitado como deducción de sumas pagadas de renta vitalicia, en el concepto 8262.

49. Valor solicitado como deducción por concepto de ce-santías efectivamente pagadas y o reconocidas irrevo-cablemente al trabajador, en el concepto 8245.

50. Valor solicitado como deducción por concepto de aportes a cesantías por los trabajadores independi-entes, en el concepto 8246.

51. Valor solicitado como deducción por concepto de con-tribuciones parafiscales agropecuarias efectuadas por los productores a los fondos de estabilización de la ley 101 de 1993, en el concepto 8247.

52. Valor solicitado como costo o deducción por salarios, y demás pagos laborales, en el concepto 8207.

53. Valor solicitado como costo o deducción por salarios y prestaciones sociales a trabajadores con discapacidad no inferior al 25%, Ley 361 de 1997, en el concepto 8263.

54. Valor solicitado como costo o deducción por salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales, paga-dos a viudas y huérfanos de miembros de las Fuerzas Armadas muertos en combate, secuestrados o desa-parecidos, Héroes de la Nación, y/o mujeres víctimas de violencia comprobada, en el concepto 8248.

55. Valor solicitado como costo o deducción por apoyo de sostenimiento mensual de los trabajadores contrata-dos como aprendices, Art. 189, Ley 115 de 1994, en el concepto 8249.

56. Valor solicitado como costo o deducción por salarios pagados, durante el cautiverio, a sus empleados vícti-mas de secuestros, en el concepto 8250.


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57. Valor solicitado como costo o deducción por concepto de alimentación del trabajador y su familia o suminis-tro de alimentación para los mismos, en el concepto 8255.

58. Valor solicitado como costo o deducción por el pago de estudios a trabajadores en instituciones de educación superior, en el concepto 8256.

ARTÍCULO 11. Información de consorcios y unio-nes temporales.

La totalidad de las operaciones ejecutadas a través de consorcios o uniones temporales, serán informadas por quien deba cumplir con la obligación de expedir factura, conforme con lo señalado en el artículo 66 de la Ley 488 de 1998 y las opciones establecidas en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identifi-cación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificación de cada uno de los consorciados y asociados por operación, por cada una de las transacciones económicas, de la siguiente manera:

1. Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1043 Versión 8, teniendo en cuenta lo esta-blecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

2. El valor de los ingresos brutos recibidos y las devolu-ciones, rebajas y descuentos, se informará en el FOR-MATO 1045 Versión 8, en el concepto 4010, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución.

3. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1585 Versión 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.

4. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ven-tas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1586 Versión 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.

5. El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se infor-mará en el FORMATO 1587 Versión 1, en el concepto 1370, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución.

6. El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1588 Versión 1, en el concepto 2270, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución.

Parágrafo 1. En ningún caso la información que deba ser reportada por el consorcio y/o unión temporal de-berá ser informada por el consorciado y/o asociado.

Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta y la reten-ción en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desa-rrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio. ARTIÍCULO 12. Información de contratos para ex-ploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.

En los contratos de exploración y explotación de hi-drocarburos, gases y minerales, las personas o entida-des que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo”, deberán informar el valor total de las operaciones, y las personas o entidades poseedoras de un título minero deberán informar el valor total de las operaciones, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, di-rección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificación y apellidos y nom-bres o razón social de los asociados o poseedores, de la siguiente manera:

Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practi-cadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1046 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución. El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informará en el FORMATO 1048 Versión 8, en el concepto 4050, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devo-luciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1049 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ven-tas anuladas, rescindidas o resueltas correspondien-tes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1050 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.

El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se infor-mará en el FORMATO 1051 Versión 8, en el concepto


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1350, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución.

El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1052 Versión 8 en el concepto 2250, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución.

Parágrafo 1. Las operaciones donde el operador se reporta como asociado o en la condición de “solo ries-go”, deberá diligenciar el tipo de documento y número de identificación del operador en las casillas corres-pondientes a la información de los asociados para cada operación.

Parágrafo 2. Tanto el operador o quien haga sus veces como el asociado, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las de la cuenta conjunta, de acuerdo con las demás obligaciones esta-blecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolución. Parágrafo 3. De igual manera las personas o entida-des que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entidades poseedoras de un título minero, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las informadas en el presente artículo, de acuerdo con las demás obligaciones esta-blecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolu-ción.

ARTICULO 13. Información de contratos de man-dato o de administración delegada.

En los contratos de mandato o de administración de-legada, las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, deberán informar el valor total de las operaciones realizadas en el año grava-ble 2012, inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, di-rección, y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, identificación y apellidos y nombres o razón social del mandante o contratante de la siguien-te manera:

Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practica-das durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1016 Versión 9, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

El valor de los ingresos brutos recibidos, devolucio-nes, rebajas y descuentos se informará en el FORMA-TO 1017 Versión 8, en el concepto 4040, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución.

El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o re-sueltas correspondientes al año gravable 2012, se informarán en el FORMATO 1054 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.

El valor del impuesto generado y el valor del impues-to sobre las compras recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspon-dientes al año gravable 2012 se informará en el FOR-MATO 1055 Versión 8, teniendo en cuenta lo estable-cido en el artículo 7 de la presente Resolución.

El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 respectivamente se informará en el FORMATO 1027 Versión 8, en el concepto 2240, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolu-ción.

El valor del saldo de los deudores por concep-to de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1018 Versión 8, en el concepto 1340, de acuerdo con lo estable-cido en el artículo 9 de la presente Resolución. Parágrafo 1. En ningún caso la información que deba ser reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante.

Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contra-tista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.

ARTICULO 14. Información adicional de las socie-dades fiduciarias.

Las sociedades fiduciarias deberán informar bajo su propio NIT y razón social, la totalidad de los patrimo-nios autónomos y/o encargos fiduciarios administra-dos durante el año 2012, con los siguientes datos:

1. La información de los fideicomisos (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios) que administran, especificando la identificación, apellidos y nombres o razón social, dirección, país de residencia o domicilio del fideicomitente o fiduciante y el número de reporte del fideicomiso por tipos y subtipos, de acuerdo a la clasificación de negocios fiduciarios, mediante el cual informa a la Superintendencia Financiera, informan-do el valor total de las utilidades causadas en el año


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gravable y el valor patrimonial de los derechos fidu-ciarios en el FORMATO 1013 Versión 8, de la siguien-te manera:

a) TIPO 1- FIDEICOMISO DE INVERSIÓN.

Subtipo 1- Fideicomisos de Inversión con destina-ción específica.

Subtipo 2- Administración de inversiones de fondos mutuos de inversión

b) TIPO 2- FIDEICOMISO INMOBILIARIO

Subtipo 1- Administración y pagos

Subtipo 2- Tesorería

Subtipo 3- Preventas

c) TIPO 3- FIDUCIA DE ADMINISTRACION

Subtipo 1- Administración y pagos

Subtipo 2- Administración de procesos de titulari-zación

Subtipo 3- Administración de cartera

Subtipo 4- Administración de procesos concursales

d) TIPO 4- FIDUCIA EN GARANTIA

Fiducia en garantía

Fiducia en garantía y fuentes de pago

e) TIPO 5- CESANTIAS

Subtipo 1- Cesantías

f) TIPO 6- RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SE-GURIDAD SOCIAL Y OTROS RELACIONADOS

Subtipo 1- Obligatorios

Subtipo 2- Fondos de Pensiones de Jubilación e in-validez ( Fondos de Pensiones Voluntarias)

Subtipo 3- Pasivos pensionales

Subtipo 4- Recursos de seguridad social

Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se infor-marán en el FORMATO 1014 en el cconcepto 5061.

Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta a perso-nas o entidades del exterior, deberán ser informadas,

indicando número de identificación, apellidos y nom-bres o razón social, país y dirección. En el número de identificación, deberá informarse el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figu-ra en el registro fiscal del país de residencia o domici-lio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, códi-go o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecuti-vamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departa-mento y municipio no se deben diligenciar.

2. Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios), se deben informar en el concepto 4060 del FORMATO 1058 Versión 8, para lo cual debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente resolución.

3. Información de los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso y las retenciones practica-das, identificando al fideicomitente:

Los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del Fideicomiso y las retenciones practicadas durante el año 2012 se deben informar en el FORMATO 1014 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el ar-tículo 4 de la presente Resolución.

Parágrafo 1. En el caso de que haya más de un fidei-comitente, se debe identificar el fideicomiso con el número de reporte mediante el cual se informa a la Superintendencia Financiera.

Parágrafo 2. En el caso de los fideicomisos, la obliga-ción de reportar recae en la sociedad fiduciaria. Por lo tanto los fideicomitentes o fiduciantes no deben re-portar los pagos efectuados por los fiduciarios.

Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, y la reten-ción en la fuente practicada por la sociedad fiducia-ria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.

ARTÍCULO 15. Información de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacio-nal. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1738 de 1998, los Secretarios Genera-les de los órganos que financien gastos con recur-sos del Tesoro Nacional, o quienes hagan sus veces, deberán informar los pagos efectuados y las re-tenciones practicadas en el año gravable 2012, así:


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a) Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1056 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.

b) Los terceros que administren los recursos recibi-dos del organismo estatal deben enviar la relación de los beneficiarios de los pagos para que las entidades estatales los reporten a la DIAN en los términos pre-vistos por esta Resolución.

Parágrafo. Corresponde a las sociedades fiduciarias reportar la información relacionada con los fideico-misos que ella administre, de conformidad con los tér-minos previstos en el artículo 14 de esta Resolución. ARTÍCULO 16. Información de Ingresos recibi-dos para terceros. Conforme a lo dispuesto en el literal g) del artículo 631 del Estatuto Tributario, las personas o entidades que recibieron ingresos para terceros, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entida-des nacionales o extranjeras, de quienes recibieron ingresos para terceros y los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de re-sidencia o domicilio de cada una de las personas o entidades nacionales o extranjeras a cuyo nombre se recibieron los ingresos de la siguiente manera: La información deberá ser suministrada en el FOR-MATO 1647, Versión 1, con el concepto 4070.

Parágrafo. La información aquí señalada no debe ser suministrada por el beneficiario del ingreso, quien únicamente reportara la información del intermedia-rio a través del cual recibió el ingreso.

ARTÍCULO 17. Plazos para presentar la informa-ción.

Para la entrega de la información solicitada en la pre-sente Resolución, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurí-dica y asimilada o de una persona natural, y suminis-trarse a más tardar en las siguientes fechas:

GRANDES CONTRIBUYENTES:

ÚLTIMO DÍGITO FECHA1 09 de Abril de 20132 10 de Abril de 20133 11 de Abril de 20134 12 de Abril de 2013

5 15 de Abril de 20136 16 de Abril de 20137 17 de Abril de 20138 18 de Abril de 20139 19 de Abril de 20130 22 de Abril de 2013

PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES:

ÚLTIMOS DÍGITOS FECHA96 a 00 24 de Abril de 201391 a 95 25 de Abril de 201386 a 90 26 de Abril de 201381 a 85 29 de Abril de 201376 a 80 30 de Abril de 201371 a 75 2 de Mayo de 201366 a 70 3 de Mayo de 201361 a 65 6 de Mayo de 201356 a 60 7 de Mayo de 201351 a 55 8 de Mayo de 201346 a 50 9 de Mayo de 201341 a 45 10 de Mayo de 201336 a 40 14 de Mayo de 201331 a 35 15 de Mayo de 201326 a 30 16 de Mayo de 201321 a 25 17 de Mayo de 201316 a 20 20 de Mayo de 201311 a 15 21 de Mayo de 201306 a 10 22 de Mayo de 201301 a 05 23 de Mayo de 2013

ARTÍCULO 18. Forma de presentación de la infor-mación.

La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emiti-do por la DIAN, incluyendo los obligados del literal c) del artículo 1 de la presente resolución.

ARTÍCULO 19. Procedimiento previo a la presen-tación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos.

Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro


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Único Tributario del informante incluyendo la res-ponsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario, inclu-yendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario perso-nal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cum-plir deberes formales a nombre de terceros”.

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respalda-do con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, respon-sable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera vir-tual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al pro-cedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005. Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpues-ta persona con autorización autenticada, presenta-da ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y re-presentantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado di-gital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo. Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utili-zarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la infor-mación de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al ar-

tículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 y la responsa-bilidad como informante de exógena.

ARTÍCULO 20. Contingencia. Cuando por inconve-nientes técnicos no haya disponibilidad de los servi-cios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Sec-cional o puntos habilitados por la DIAN llevando la in-formación en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.

Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirec-ción de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electró-nicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comuni-cado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimien-tos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten si-tuaciones de fuerza mayor no imputables a los infor-mantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habi-litar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.

Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la in-formación, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la infor-mación.

Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos in-formáticos del informante.

Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital.

El olvido de las claves asociadas al mismo, por quie-nes deben cumplir el deber formal de declarar.

El no agotar los procedimientos previos a la presenta-ción de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación


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de un nuevo mecanismo de firma amparado con certifi-cado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una an-telación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.

ARTÍCULO 21 Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuan-do el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las san-ciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 22. Formatos y especificaciones téc-nicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos del 1 al 33, que hacen par-te integral de la presente resolución.

Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento.12. Tarjeta de identidad.13. Cédula de ciudadanía.21. Tarjeta de extranjería.

22. Cédula de extranjería.31. Nit.41. Pasaporte.42. Tipo de documento extranjero.43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN.

Para diligenciar la casilla país de residencia o domi-cilio, se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, los cuales se encuentran para su consulta en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la dirección www.dian.gov.co

bajo la opción: Servicios \ Formularios \ Formularios e Instructivos \ Códigos complementarios diligencia-miento formularios \ Países”.

ARTICULO 23. Unidad monetaria para la presen-tación de la información. Los valores se deben in-formar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

ARTICULO 24. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASEDada en Bogotá D. C., a los

libro informacion exogena 2013

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