Jornada de Jornada de Gestión en Gestión en el Pregrado el Pregrado

Viernes 9 de Septiembre, 2011

Prof. Pilar Majmud V.

Objetivos del Taller

1. Identificar los elementos claves de un Plan de Gestión para carreras de Pregrado en la Universidad de La Frontera.

2. Adquirir herramientas para diseñar el Plan de Gestión para su carrera.

3. Compartir experiencias entre las Carreras

Temario• Conceptos Generales–Objetivos, Indicadores y Metas–Cuadro de Mando Integral–Plan de Acción–Control de Gestión

• Avanzando en el Plan de Gestión Carreras de Pregrado UFRO

Planificación EstratégicaPlanificación Estratégica

4

La planificación estratégica es el proceso de decidir sobre nuevas

estrategias

Componentes BásicosComponentes BásicosMisión

VisiónFODA

Objetivos Objetivos Estratégicos

Cuadro Mando Integral

Estrategias Plan de Acción

MisiónMisión La razón de ser de la CarreraLa razón de ser de la Carrera

» ¿Quiénes somos?, ¿A qué nos dedicamos?» ¿En qué nos diferenciamos?» ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?» ¿Para quién lo hacemos?, ¿Cómo lo hacemos?» ¿Qué valores respetamos?

QUE HACEMOS – PARA QUIEN – COMO LO HACEMOS

Un ejemplo de buena Un ejemplo de buena MisiónMisión

La Universidad X es una institución pública cuya misión es la creación y transmisión del conocimiento mediante la investigación y docencia, al servicio de la sociedad, con proyección internacional bajo parámetros de calidad y con vocación de liderazgo intelectual y cultural.

Para quienQue hace Como lo hace

Propuesta Misión Carreras Propuesta Misión Carreras de Pregradode Pregrado

La Carrera de ____________________ de la Universidad de La Frontera tiene como Misión formar profesionales (características del perfil profesional de la carrera), a partir de una formación académica de calidad, integral y pertinente a los desafíos que plantea la sociedad actual.

Análisis Interno/ExternoAnálisis Interno/Externo

» Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de la Carrera y el entorno en el cual está.

» Una metodología es el Análisis FODA.

» El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el logro de la misión de su Carrera

» Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Análisis FODAAnálisis FODA

¿Cómo detectar¿Cómo detectarFortalezas y Fortalezas y

Debilidades?Debilidades?» ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos

donde usted cree que supera a sus principales competidores? (fortalezas)

» ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan? (debilidades)

» ¿Cuáles son las Fortalezas Comunes y las distintivas?

ver FODA carreras UFRO

En Resumen, el análisis FODAEn Resumen, el análisis FODA» Es un paso crítico en el proceso de planeación:˃ Se deben examinar correctamente las

oportunidades y amenazasy luego…˃ Relacionarlo en un estudio imparcial con las

fortalezas y debilidades+Los puntos Fuertes en que nos debemos

apoyar+Los puntos Débiles que debemos superar

Objetivos Objetivos Es una declaración que permite identificar el destino o estado futuro que una Carrera aspira alcanzar en un ámbito determinado.

Constituye un compromiso respecto a conductas o resultados esperados, y factor determinante de su éxito en un cierto ámbito.

Deben expresarse con un verbo, que denote la acción y un sustantivo que denote la aspiración.

NO CONFUNDIR con indicadores, metas o medios.

Ejemplo de mal planteamiento:

Implementar la plataforma Moodle para entregar material a los alumnos Capacitar a profesores

Ejemplo de buen planteamiento

Disponer de una herramienta que facilite el proceso de enseñanza aprendizaje Contar con profesores altamente competente

Acrónimo SMART Acrónimo SMART » S : específico»M: Medible» A: Alcanzable» R: Realista» T: acotado en el Tiempo

Objetivos Objetivos EstratégicosEstratégicos

Objetivo Objetivo Específico 1Específico 1Objetivo Objetivo Específico 2Específico 2

Misión

QUE LOGRAR

CÓMO LOGRARLO

PREGUNTA 1: ¿Cuál de los siguientes PREGUNTA 1: ¿Cuál de los siguientes objetivos es considerado como objetivos es considerado como ESTRATEGICO?ESTRATEGICO?

A. Evaluar las competencias de entrada en el área de matemáticas de los alumnos de primer año de la carrera

B. Mejorar la nota promedio en las pruebas de diagnóstico de los alumnos de primer año

C. Mejorar la retención de los alumnos en el primer año de la carrera

IndicadoresIndicadores“Si no se mide lo que se hace, no se

puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se

puede dirigir no se puede mejorar”.

Criterios de un IndicadorCriterios de un IndicadorMedible

Entendible

Controlable

Tipos de IndicadoresTipos de Indicadores» Un medidor o indicador puede ser de

proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, en el segundo se quiere medir las salidas del proceso.

» También se les conoce como indicadores de eficacia (resultados) o de eficiencia(proceso).

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Ejemplo Indicadores de ProcesoEjemplo Indicadores de ProcesoPROCESO INDICADOR

RECEPCION ALUMNOS

Existencia del Plan de recepción anual por cada carrera para los alumnos de nuevo ingreso.

ACTIVIDADES

DE AULA

Cantidad de clases realizadas por cada asignatura

Cantidad de inasistencias de los alumnos, semanalmente , por asignatura .

EVALUACIÓN

Cantidad de cuestionarios de autoevaluación concluidos (1ª y 2ª evaluación) en el semestre

Cantidad de entrevista individual entre tutor y alumno, al menos una vez al año, con cada uno de los alumnos.

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Ejemplo Indicadores de ResultadoEjemplo Indicadores de ResultadoREFERENTE

(CLIENTE)INDICADOR

ALUMNOS

Porcentaje de aprobados sobre los matriculados en cada semestre.

Porcentaje de quejas y reclamaciones del alumnado sobre la carrera

PROFESORES

Porcentaje de profesorado que utiliza las nuevas tecnologías en el aula (semestral)

Cantidad de horas anuales de formación de cada profesor

CENTRO

Número de documentos editados semestralmente por el Centro para informar sobre la organización y funcionamiento del personal docente y administrativo del mismo.

Número de apariciones anuales del Centro en medios informativos dentro o fuera de su entorno. 22

Ejemplo Indicadores de PercepciónEjemplo Indicadores de PercepciónSTAKEHOLDERS INDICADOR

ALUMNOS Y FAMILIAS

Grado de satisfacción del alumnado con el estado de conservación, limpieza y orden de las aulas teóricas

Grado de satisfacción del alumnado con las actividades extracurriculares

PROFESORES

Grado de satisfacción del profesorado con el Proyecto Curricular de la Carrera.

Grado de satisfacción del profesorado con los medios y tecnologías que pone el centro a su disposición.

Grado de satisfacción del profesorado con la organización horaria de la docencia. 23

Formas de Expresión Formas de Expresión El indicador puede ser:» Número Absoluto: número de reuniones, de

participantes, etc.» Relaciones o Razones:

Numerador/Denominador de dos variables de distinta naturaleza.

» Porcentajes: Numerador/Denominador de dos variables de igual naturaleza.

» Dicotómicos : SI y NO

Ver Listado de Indicadores

Se requiere conocer el estado actual y las coordenadas de la situación futura.

Estado Actual A Estado Esperado B

Medición Indicadores de Gestión

Tasa reprobación actual 45% Tasa reprobación esperada 40%

MetasMetas

» La meta se constituye en el resultado esperado de la medición del indicador.» La meta debe tener una línea base de cuya

comparación se puede establecer una desviación o acierto, sobre las cuales se determinarán acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento.

»Ejemplo:˃Indicador: % de participación de los

profesores en actividades de extensión.˃Medición: cantidad de profesores

que participan en act.ext./ total de profesores.˃Línea Base: 80%˃Meta: 90%

PREGUNTA 2: Indique cuál de las siguientes PREGUNTA 2: Indique cuál de las siguientes características NO corresponden a un características NO corresponden a un INDICADOR. INDICADOR. A. Puede ser cuantitativo y cualitativo B. Debe ser comprensible C. Debe medir solo resultados D. Debe ser controlable E. Debe ser concreto

Cuadro de Mando Integral“El Cuadro de Mando Integral es un modelode gestión que traduce la Misión y estrategiade la Carrera en Objetivos, medidos a travésde indicadores y ligados a un Plan de Acción”

Cuadro de Mando IntegralCuadro de Mando Integral

Objetivo específico

Indicadores Medida Línea Base

Meta Año X

Meta Año X +1

Meta Año X+2

MetaAño X+3

1.1 1.1.1

1.1.2

1.2 1.2.1

1.3

Objetivo Estratégico 1: (completar) Meta Final

Plan de AcciónPlan de Acción» Es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más

importantes para lograr cumplir con los objetivos y metas de una Carrera.

» El Plan de Acción se constituye en una guía o estructura a la hora de desarrollar un proyecto.

» Un Plan de Acción va a involucrar de manera transversal a la Carrera y debe establecer a los responsable de que se cumpla en tiempo y forma.

¿Qué debe contener?¿Qué debe contener?» Un objetivo claro, conciso y medible; no podemos

iniciar un Plan de Acción si no sabemos lo que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo. (Objetivo específico-Indicador-Meta)

Por ejemplo, un objetivo relativo a las inscripciones fuera de plazo de los estudiantes

puede ser: “Disminuir las inscripciones fuera de plazo entre el

1er. Y 2do. Semestre del 2011”

» A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo (Acciones). Las estrategias muestran en forma general lo que se está planeando hacer, sin que se especifique exactamente cómo se va a realizar.

» Después de esto se deben plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

Esquema del Plan de AcciónEsquema del Plan de Acción

Objetivo específico

Indicadores

Línea Base

Meta Año

X

Acciones Tareas Responsable E F M A M J J

1.1 1.1.1

1.1.2

1.2 1.2.1

1.3

Planificación Estratégica Planificación Estratégica v/s Control de Gestiónv/s Control de Gestión

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La planificación estratégica es el proceso de decidir sobre nuevas

estrategias Y

el control de gestión es el proceso de guiar , regular y conducir tales estrategias.

Control de Gestión Control de Gestión

Logro del Perfil del Titulado

» El objetivo del control de gestión es asegurarse que lo que se dice que se va a hacer, se realice eficiente y eficazmente.

» De acuerdo a lo anterior, ¿se justifica implementar un sistema de control de gestión en la Carrera ?

Control… ¿para que?

CONTROLRevisión - Verificación

Conseguir destreza en el desempeño

CONTROL DE GESTION

La tendencia es ayudar a la toma de decisiones,mejorar su desempeño

Espíritu crítico

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»Entonces, ¿qué entenderemos por Sistemas de Control de Gestión?

ó

¿seguir , vigilar? ¿dirigir, guiar, regular?

Luego, qué es un Luego, qué es un sistema de control de sistema de control de

gestión…gestión…» Es el proceso de establecer mecanismos en

distintos niveles de acción de la carrera, que posibilite la evaluación de eficiencia, calidad e innovación para satisfacer al usuario (cliente), e implementar su estrategia en forma exitosa.

4. Red de Comunicaciones

Elementos en un proceso de Elementos en un proceso de controlcontrol

Instrumento de control

Entidad Controlada

1. Detector 3. Ejecutor

2. Evaluador

Información sobre lo que

ocurre

Alteración del comportamiento si

es necesario

Comparación con el estándar

Ejemplo Ejemplo 41

Un automóvil en la autopista donde la velocidad legal es 90 km/h estándar).

1. Sus ojos (sensores) miden la velocidad actual mirando el velocímetro.

2. Su cerebro (evaluador) compara la velocidad actual con la deseada, y al detectar una desviación respecto al estándar,

3. Dirige su pie (ejecutor) a soltar o pisar el acelerador.4. Sus nervios forman el sistema de comunicación que transmite la

información de los ojos al cerebro y del cerebro a los pies.

El sistema de control que regula la velocidad del auto es complejo porque no existe la certeza sobre la acción del cerebro al recibir la información del detector. En este caso el control no es automático, habría que conocer sobre la personalidad del conductor y las circunstancias para predecir cual será la velocidad de auto al final de proceso.

Ejemplo Control de Gestión Ejemplo Control de Gestión en Carrerasen Carreras

» Objetivo Estratégico: Mejorar la retención de primer año

» Objetivo especifico: Mejorar la asistencia presencial a las asignaturas de ciencias básicas.

» Sistema Control de Gestión:˃ Sensor: Informe mensual de los % de Asistencia de

las asignaturas˃ Evaluador: Director de Carrera y Consejo Técnico

Asesor˃ Ejecutor: Acción a partir del proceso de

comparación del evaluador con el estándar.

Plan de Gestión Carreras Plan de Gestión Carreras UFROUFRO

PREGUNTA 3: Para poder aplicar un Control PREGUNTA 3: Para poder aplicar un Control de Gestión necesito que mi carrera tenga de Gestión necesito que mi carrera tenga definido: definido: A. Un sistema que permita obtener información

sobre la ejecución real de los hechos B. Estándares o metas a cumplir C. Un sistema que permita comparar la

ejecución real con las metas D. Una definición de las acciones a realizar frente

al análisis de las desviaciones E. Todas las anteriores

Trabajo de Trabajo de AplicaciónAplicación

1. Identifique la principal FORTALEZA de su carrera, aquella que pueda definir como “distintiva”.

Elija una carrera presente en su mesa de trabajo para definir la fortaleza

Use como referencia Anexo 1: FODA Diagnostico Estratégico ubicado en su carpeta de trabajo

2. Desarrolle la Misión de su Carrera aplicando los tres elementos claves (1era. Aproximación)

Qué hace – Para quién lo hace – Cómo lo hace.

Elija una carrera presente en su mesa de trabajo para definir la misiónUse como referencia la misión genérica expuesta. Pagina 6 ,

Documento Plan de Gestión, ubicado en su carpeta de trabajo

Objetivos EstratégicosObjetivos Estratégicos1.1 Ofrecer Programas de Pregrado de calidad pertinentes a las necesidades del medio.

+ Mejorar la eficiencia interna de todos los programas.– Indicadores: Tasa de Retención al Primer

Año y Tasa de Titulación Oportuna–Meta a nivel Institución: 86% y 50%

respectivamente

3. Discuta y defina el valor de las siguientes Metas para su Carrera conforme a lo

siguiente.

Elija una carrera presente en su mesa de trabajo para definir la metaUse como referencia el reporte de Indicadores por Carrera. Será

entregado.

» Defina 2 objetivos específicos (logros) que debe alcanzar para cumplir con el objetivo estratégico : “Mejorar la eficiencia interna de la Carrera”

Ejemplo:» Determinar el perfil de ingreso del alumno » Generar plan de reforzamiento

» E indique CON QUE INDICADOR(s) medirá el cumplimiento cada objetivo específico.

4. Cuadro de Mando Integral4. Cuadro de Mando Integral

Defina objetivos que puedan ser aplicados a cualquiera de las carreras que se encuentra en su mesa de trabajo

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