informe final 40-12 universidad de la serena auditoria de transferencias por becas estudiantiles y...

7/30/2019 Informe Final 40-12 Universidad de La Serena Auditoria de Transferencias Por Becas Estudiantiles y Fondos Central

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C O N T R A L O R IA R E G I O N A L D E C O Q U I M B OC O N T R O L E X T E R N O

Universidad de La SerenaRegion de Coquimbo

N i tm e ro d e In f o rm e : 4 0 1 2 0 1 26 d e d i c iem b r e d e 2012

"lliw w . c o n t r a l o r i a . c 1


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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R I A R EG I O N A L D E C O Q U I M B OC O N T R O L EX T ER N O

C E 9 8 7E M I T E I N F O R M E F I N A L Q U E I N D IC A .5 2 0 0OF ICIO N -L A S E R E N A ,) 6 D I C 2 3 1 2\ ERSID \ I) D.I :RE NAkR E ( I R M O :012VVVF OL IO :LIN t.. n ES VIADO.N:13 &:En cumplimiento del Plan Anual de

Fiscal izaciOn del presente, adjunto el inform e fina l N' 40, de 2012, elab orado porpersona l de esta Con tralor ia R egional, aprobado por el infrascr i to, relac ionado c onuna auditor ia a las tran sferencias por becas estudian t iles y fondos c entrales dei n v e s t i g a d i d n .

Sobre el particular, y considerando losantecedentes de que da cuenta este inform e fina l, esa entidad debera inic ia r unsumario administrativo, de acuerdo al punto N 7, de las conclusiones del presentei n f o r m e .

S in p er ju i c io de lo a n ter io r, eseservic io debera a doptar la s m edidas tendientessubsa na r l as s i tuac ionesobserva das, en los plazos estab lecidos en las c onc lusiones del presente informe,cuya efectividad se cons tatara por la Un idad de Seguimientos de este Orga nis m deC o n t r o l .

Saluda a tentam ente a Ud.,

C \ 1t p,\ 10 ,./GUSTAO JORDAN ASTASURUAGAConvalor Regiona l de CoqumboContraloria General de La Rept:tkaAL SENORRECTOR' - /UNIVERSIDAD DE LA SEREN APRESENTE


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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICAC O N T R A L O R I A R E G IO N A L D E C O Q U IM B OC O N T R O L E X T E R N O

PRE G: 4.012/12 INFORMEINAL N4 0 ,E 2012,S O B R EU D I T O R I AA ST R A N S F E R E N C I A SOR BECASE S T U D I A N T I L E SO N D O SC E N T R A L E S D E IN V E S T IG A C IO N , E NL A U N I VE R S ID A D D E L A S E R E N A .LA SERENA, 06 DIG. 2012En cumplimiento dellan Anual deFiscalizaciOn aprobado para el presente ano, esta Contraloria Regional efectuO una

auditoria a las transferencias por becas estudiantiles y fondos centrales deinvestigaciOn, en la Universidad de La Serena, para el periodo comprendido entre el 1de julio de 2011 y el 31 de julio del ano en curso.

Objet ivo.La auditoria tuvo por finalidad realizar unexamen de cuentas a las transferencias por becas otorgadas a los estudiantes y losgastos ejecutados can cargo a los proyectos de investigaciOn; como asimismo que sediera cumplimiento a la normativa que regula el otorgamiento de becas de acuerdo alo dispuesto en el decreto N 39, de 2011, del Ministerio deducaciOn y, lasinstrucciones que ha dictado la Universidad de La Serena sobre ambas materias.

Metodologia.El examen se efectu6 conforme a laMetodologia de Auditoria de este Organismo Superior de Control e incluy6 pruebasselectivas a los registros contables, la verificaciOn de la suficiencia del respaldo

documental, la validaciOn del cumplimiento de la normativa legal y reglamentariarespectiva, y la aplicaciOn de otros medios tcnicos que se estimaron necesarios enlas circunstancias.

Un iverso y M uest ra .El examen se efectu6 sobre la base de lainformaciOn contable y presupuestaria proporcionada por esa Casa de Estudios, entreel 1 de julio de 2011 y el 31 de julio de 2012.

A L S E N O RG U S T A V O JO R D A N A S T A B U R U A G Ac,p N T R A L O R R E G IO N A L D E C O Q U I M B O,\P R E S E N T EOMM/ALP


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C ON T R A LOR I A GEN ER A L D E LA R EPOB LIC AC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR O L E XTE R N O

La metodologia de selecciOn de la muestrapara las becas otorgadas, tanto con recursos de la Universidad, coma por el Ministeriode EducaciOn, en adelante Mineduc,s estadistica,tilizando elistemaAutomatizado de Muestreo de la Contraloria General de la Repitlica, en base a unaconfianza del 95%, y error y precision de un 3% en cada una. Al respecto el universodeterminado correspondi6 a 5.927 alumnos, de los cuales se dedujo una muestraaleatoria, estratificada y por registros de 120 casos.En cuanto a las transferencias efectuadas ala Direcci6n de InvestigaciOn, los gastos por concepto de proyectos suman durante elano 2011 y 2012 $ 135.006.935. mientras que la muestra determinada ascendiO a$ 122.641.807, representando un 91%.

El examen deas operaciones seealizOconforme con los articulos 95 y 98 de la ley N 10.336, Organica de esta InstituciOn y54 y 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, Organica de la Administraci6n Financieradel Estado. Para tal efecto, la documentaci6n fue puesta a disposici6n de esta Sedede Control a contar del 6 de septiembre de 2012.Antecedentes Generales.

En el ano 1981, a partir de la fusion de las exsedes regionales de la Universidad Tacnica del Estado y de la Universidad de Chile.se crea la Universidad de La Serena, corporaciOn de derecho pUblico, autOnoma, conpatrimonio propio.

Losstatutose la universidadueronaprobados a travs del decreto con fuerza de ley N 158, de 1981, del Ministerio deEducaciOn, sabre Estatutos de la Universidad de La Serena y sus modificaciones,estableciendo que la autoridad maxima esta representada por la Junta Directiva, entanto el gobierno y la administraciOn es ejercido por el Rector de dicha casa deestudios.

LairecciOnenvestigaciOneaUniversidad de La Serena (DIULS) financia programas por un maxima de dos anos,que forman parte de la actividad de investigaciOn. Sus objetivos apuntan a la creaciOnde condiciones que faciliten la formaciOn de capital humano avanzado, apoyando aacadarnicos con potencial cientifico que se inician en lanvestigaciOn. apoyoacadmicos de excelencia que tengan lineas de investigaciOn consolidadas y a gruposde investigaciOn reconocidos, a travs de siete programas y una politica de incentivos.

Las lineas de programas que se desarrollanen la Universidad son las siguientes:Programa de iniciaciOn en la investigaciOn.Programa de fortalecimiento de la investigaciOn vinculada al postgrado.Programa de investigaciOn DIULS regular.Programa de convenios de desempeno DIULS, modalidad individual.Programa de investigadores acadmicos asociados. adscritos a la DIULS.Programa de fortalecimiento de grupos de investigaciOn.Programa de financiamiento de monografias de investigaciOn.

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Por otra parte, el articulo 19. del citadodecreto con fuerza de ley N 158, senala que el Director de la DirecciOn General deAsuntos Estudiantiles (DAE), es la autoridad responsable de coordinar as relacionesde la Universidad con los estudiantes, mediante la administraci6n de los servicios deBienestar. Deportes y RecreaciOn y otras actividades extracurriculares de los alumnos,asesorndoles en sus organizaciones, otorgando beneficios y supervisando laorientaciOn vocacional que les facilite su actividad universitaria.

En ese contexto, la DAE tiene estructurado unPrograma de Asistencia Econ6mica en el Departamento de Bienestar Estudiantil, quese traducen en los siguientes beneficios:

Beca de almuerzo.Beca de once.Beca de residencia.Beca de dinero.Beca de dinero almuerzo.Beca de jardin infantil.Beca laboral.Ayudas eventuales.

Adems, dentro de otras actividades. elDepartamento de Bienestar Estudiantil recibe los antecedentes respaldatorios de lainformaciOn entregada por los alumnos al Ministerio de EducaciOn, por la postulaciOno renovaciOn de las becas de arancel.

Mediante oficio N 4.677, de 2012, fue puestoen conocimiento de la Universidad de La Serena el preinforme de auditoria N 40, conlas observaciones establecidas al trmino de la visita. con la finalidad que formularalos alcances y precisiones que a su juicio procedieran, lo que se concretO mediante eloficio N 155, de 2012.

Del examen de cuentas realizado y de asactividades de fiscalizaciOn inherentes al desarroilo del presente programa, sededujeron las siguientes observaciones:

RESULTADO DE LA FISCALIZACION.ENTORNO DE CONTROL INTERNO.

Sobre la materia, cabe senalar que el examenpracticado permitiO detectar las siguientes falencias relacionadas con el controlinterno:1.-ontraloria Interna.1.1.-probaci6n de Ordenanza. Mediante oficio N 225, de 10 de abril de0 , 12, el Contralor de esa Universidad enviO para su aprobaci6n al senor Rector, unaOpuesta de Ordenanza de la Contraloria Interna.3


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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNOAl respecto, a la fecha de esta auditoria, elsenor Rector no se habia pronunciado por la pertinencia y legalidad de ese

documento.Sobre el particular, el articulo 21 del decretocon fuerza de ley N 158, senala que el Contralor de la Universidad es el funcionariosuperior que ejercera el control de la legalidad de los actos de las autoridades de laCorporaciOn, fiscalizara el ingreso y use de sus fondos, examinara las cuentas de laspersonas que tengan a su cargo bienes y desempenara las funciones que se senalen

en la Ordenanza dictada por la Junta Directiva.Por lo expuesto. no se ha dado cumplimientocon el precepto legal citado, en orden a implementar y aprobar una Ordenanza que

norme especificamente el actuar de la Contraloria Interna.La Universidad senala que la Ordenanza, quenorma el actuar de la Contraloria Interna, se encuentra dentro de los temas

pendientes a resolver por parte de la Honorable Junta Directiva y sera puesto en tablapor parte de su presidente prOximamente.

Al respecto, corresponde mantener laobservaciOn, mientras no se apruebe esa Ordenanza que guia el actuar de laContraloria Interna.1.2.- Acceso a la plataforma financiera.

La Universidad de La Serena tieneimplementada la plataforma financiera y acadmica denominada PHOENIX ULS, lapuesta en marcha del programa comenz6 en enero de 2009. e incluya mOduloscontables, presupuestarios, de compras, tesoreria, cuentas por cobrar, cuentas porpagar. cajas, existencias. activo fijo, beneficios estudiantiles, remuneraciones.integrando la plataforma acadrnica y financiera.

Al respecto, y de acuerdo a lo constatado conel Contralor Interno y el administrador del sistema, esa Unidad no cuenta con accesoo privilegios a la mencionada plataforma financiera, lo que no permite examinar enlinea la informaciOn financiera generada por ese sistema.Sobre el particular, la Contraloria Interna pordepender del ms alto nivel de la Universidad, esto es de la H. Junta Directiva,debiera tener acceso a todas las dependencies y operaciones de esa Casa deEstudios y no tener restricciones en su actuar.Sobre la materia, la Casa de EstudiosSuperiores fiscalizada indica en su respuesta que se reconoce la jerarquia queostenta la Contraloria de esa Universidad y siempre ha estado y estara toda ladisposiciOn, para que el Contralor pueda requerir la informaciOn financiera yacadmica que necesite para Ilevar adelante sus procesos de fiscalizaciOn y controlinterno.Sin embargo. no se pronuncia directamentespbre la forma como aquello se materializaria, por tanto procede mantener laServaciOn, mientras no se otorgue a esa dependencia privilegios para acceder a la

ormaciOn que entrega el citado sistema informtico.


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C ON T R A LOR I A GEN ER A L D E LA R EPOB LIC ACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

2 .-yudas Eventuales.Del examen efectuado. se constatO laexistencia de "ayudas eventuales - que otorgan las macrounidades de la Universidad a

sus alumnos. Para ello, remiten a la DirecciOn General de Asuntos Estudiantiles (DAE)un documento denominado traspaso presupuestario, en el que presupuestariamentese transfieren recursos para que esa DirecciOn le otorgue el visto bueno y procedaenvier para pago de esas ayudas.Al respecto, el reglamento interno deorganizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica delDepartamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 3, considera las ayudas

eventuales como una donaci6n, que se traduce en una suma de dinero queocasionalmente se otorga a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistoso situaciones de emergencia, que inciden en su quehacer academic y que no estanen condiciones de solventar (costo de pasajes para viajes urgentes, textos deestudios, fotocopias, medicamentos, lentes Opticos, exemenes medicos, etc.).

No obstante lo anterior, las macrounidades dela Universidad envian a traves de traspasos presupuestarios. recursos a la DAE paraque proceda a materializar la ayuda, sin que se efectOe un analisis tecnico respectode la pertinencia de esa erogaciOn.

Lo anterior queda demostrado en el examende cuentas practicado a este rubro, por cuanto se detectaron situaciones que noconcuerdan con lo expresado por el reglamento interno, por los pagos solicitados porunidades distintas a la DAE a alumnos, tales como:

Pago a alumno como delegado de basquetbol de la Universidad.- Pago a alumna para participar en proyectos FIAC2.Pago a alumnos de Ingenieria civil en minas para asistir a la Expomin 2012.Pago a alumno por participar en evento institucional integrando el grupo deTunas Distrito.

- Pago a alumnos por colaborar en proyecto de investigaciOn.Al respecto, ratificando lo anterior, el Director

de Finanzas de esa Casa de Estudios Superiores, serialO que las distintas unidadesde la Corporaci6n tambien realizan aportes eventuales para distintos fines de carecteracademic, tales como apoyos para asistencia a congresos. asistencia o coordinaci6nen ferias de emprendimiento, entre otras.Agrega que, en ese caso, la unidadpresupuestaria, mediante traspaso, efectCla su aporte, transfiriendo el recurso alcodigo de gestiOn perteneciente al Departamento de Bienestar Estudiantil, el cual

debe estar debidamente respaldado por la carta de la actividad a realizar, el monto delaporte solicitado. y el formulario de traspaso presupuestario debidamente refrendadopor las instancias competentes y responsables de los presupuestos asignados.En su respuesta, la Universidad ratifica loexpuesto en el preinforme de esta auditoria. precisando que la Direcci6n de Asuntos

Estudiantiles recibe traspasos presupuestarios para apoyar las actividadesestudiantiles que sirven para traslados, inscripciones en congresos, seminarios; pagode prestaciones de servicios o ayudas academicas para que los alumnos desarrollenproyectos de caracter academic que son parte de su quehacer y formaciOnfesional y que no cuentan con recursos econOmicos.

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CONTR AL ORIA G E NE RAL DE L A RE P UBL ICAC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M B OCON TR OL E XTE R N ODado el perfil socioeconOmico de losestudiantes (mayoritariamente quintiles uno, dos y tres), la InstituciOn ha consideradoque las actividades extracurriculares son parte de la formaciOn y que atendido su

situaci6n econ6mica restrictive. ha homologado el concepto de imprevisto a este tipode actividades. Es necesario senalar que dado lo expresado. el concepto en cuestiOnse encuentra desactualizado. por lo que se debera estudiar y Ilevar a cabo lascorrecciones necesarias al citado reglamento interno.

Lo anterior, por cuanto correspondiendo elanalisis tcnico o viabilidad de ese tipo de ayuda a las unidades (escuelas,departamentos) que conceden el aporte econOmico, quienes en forma exclusivadeben velar por el cumplimiento de los objetivos curriculares, no resulta pertinenteque se canalicen a travs de la DAE, macrounidad de caracter administrative, quecarece de facultades para objetar contratos de prestaciones para actividades deinvestigaciOn, representaciOn y actividades acadmicas.

La DirecciOn de Asuntos Estudiantiles, atravs del Departamento de Bienestar Estudiantil y regulado por el reglamento internode organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, tiene unitem de "ayudas eventuales", constituido con recursos propios que se asignan encasos excepcionales y previo analisis de las causas que originan la peticiOn delalumno, reuniendo los documentos que lo acreditan.

Las ayudas eventuales fueron establecidaspara solucionar problemas de caracter socio-econ6micos, diferenciandose de las decaracter acadrnico en cuyo ambito se encuentran los cinco casos observados.debidamente respaldados por los procedimientos administrativos y refrendados por lasinstancias competentes y responsables.

Si bien los pages observados podrian serimputados come gastos atingentes a la funciOn acadmica. no corresponde que seancatalogados come ayuda eventual, teniendo en consideraciOn lo que entiende por elloel reglamento del Departamento de Bienestar Estudiantil.

Por lo expuesto, corresponde mantener laobservaciOn mientras no se regularice lo relacionado can la actualizaciOn delreglamento interno de organizaci6n y funcionamiento del programa de asistenciaeconOmica, del Departamento de Bienestar Estudiantil, en especial lo relacionado conlas ayudas eventuales que se otorgan por peticiOn de otras unidades que tienenrelaciOn con aspectos academicos o de investigaciOn.3.-ecas de Arancel. Este tipo de becas corresponden a un apoyoque otorga el Ministerio de EducaciOn (en adelante Mineduc), para que los alumnoscubran el valor de la carrera en forma anual y, en ocasiones, la matricula.Las becas de arancel revisadas dentro de lamuestra fueron: bicentenario: excelencia academica; para hijos de profesionales de laducaciOn; para estudiantes destacados que ingresan a pedagogia; vocaciOn dei ,519fesor, y de reparaciOn (beca traspaso Valech).

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CONTR AL ORIA G E NE RAL DE L A RE P UBL ICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

3.1.-obre aspectos generales de control interno a las becas de aran cel.La i n fo rm ac i 6n pa r a pos tul a r a l a s b eca s d earan cel otorgadas por el Min educ, es ingresada a l porta l ww w.fuas.c l por los propiosa lumn os, de acuerdo a l as fecha s ent rega das por e l m in i s terio . los que una vezm atr icu lados ent regan l a documentac iOn en l a Ins t i tuc iOn de educa c iO n s uper iorrespectiva, en este cas o la Un iversidad de La Serena .Pa ra e l ca so de los a lum nos que postulan porprimera vez a ese tipo de becas , los a ntecedentes entregados por el los son va l idadospor la t rab a jadora s oc ia l de l a c a r rera a l a c ua l per tenecen, y ese da to quedaregistrado en el form ular io unico de acreditaciOn socioeconO m ica, denom inado FU AS .Por otra parte. cuando el alumno debeefectua r la renova ciO n a nua l del beneficio, debe com pletar el form ulario de solicitud debenef ic ios, em i tido por e l D epar ta m ento de B ienes tar E stud ian t il , ad junta ndo ladocum entac iOn de respa ldo. El c i tado formula r io debe ser f irma do por la traba jadorasocia l que rev isa y ver if ica que e l a lum no c umple con la s c ondic iones pa ra m an tenerel benefic io. S in em ba rgo, de la m uestra que con tenia este tipo de beca s s e detect6que algun os de los form ular ios n o presentaba n la f i rm a de la traba jadora s ocia l (An exoN ' 1), en s ena l de revis ion de la f icha y s us respect ivos an tecedentes, lo que reflejauna debilidad de control.La Un ivers idad de La S erena expresa en su

respues ta que, efect iva m ente, los form ular ios denom ina dos FU A S, refer idos a lapostulac iOn y renova ciOn de as becas y benefic ios del MINE DU C, no fueron f i rm adospor parte de las traba jadoras soc ia les que los evalua ron. Ag rega que se ha in struidopara que se cum pla la va l idac iOn del FUA S c on la f i rma respect iva . para as egurar e ldebido control.Por la m edida adoptada. correspon de leva ntarla observac iOn . sin perjuicio de val idar. en futuras visi tas de seguim iento, que se estaprocediendo de la m an era que se indica .

4.-ecas O torga das por el Departamento de Bienestar E studiant i l .Es te t ipo de becas son adm in i s t radas por elD epartam ento de Bienestar Es tudian t i l de la U niv ersidad de La Serena, para a poya rlas diferentes n ecesidades econO m icas que pueden presentar los a lum nos , duran te suca rrera ac adm ica en la inst i tuci6n de educa ciOn superior.Los b eneficios en dinero y de al im entaciO n s eencuentran regula dos en la U niversidad de La Serena a trav s del reglam ento internopara l a orga n i za c iO n y func iona m iento de l program a de as i s tenc ia econ bm ica delD epar tam ento de Bienestar E s tud ian t il , respecto del cua l no se proporc ion6 laresoluciOn que lo aprueba.Para esta fiscalizaciOn. la muestra seencon trab a com puesta por las becas de residenc ia: de dinero: de dinero-alm uerzo; deonc e: y de alm uerzo.Re spec to a e s ta obse rvac i On , e sa C asa deEs tudios in forma que no s e ubicO la resoluc iOn que aprueba el reg lam ento in ternopara la organ izac iOn y funciona m iento de los benef ic ios estudian t iles. s in emb argo. sei n i c i ar el p roceso adm in i s t ra t i vo para va l idar lo an te l as i ns tanc ias un ivers i tar iasL respec t iva s .


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C ON T R A LOR I A GEN ER A L D E LA R EPOB LIC AC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR OL E XTE R N O

En el evento ci tado, corresponde ma ntener laobservac iOn , en tan to esa Un iversidad no va l ide ese ac to median te la dictaciO n de larespective resoluciOn.4.1 . - Sob re as pectos genera les de cont ro l i n terno a la s b ecas otorga das por e lDepartam ento de Bienesta r.

Del proceso de conf i rma c iO n de becasentregadas, efectuada c on a lumn os b enefic iar ios de la m uestra, se con statO que en elca so de la a lum na Rut 17.605.384-4, esta no ha bia efectuado el cobro del benefic iocorrespondien te a l a t io de 2011, ademes del l e r sem estre de 2012, de la b eca dedinero, por un m onto total de $ 238 .400 , situaciO n que fue confirm ada por la Tesoreriade la U niv ersidad, al inform ar que el va le vista s e encon trab a dispon ib le en el Ba nc oSantander. Si bien la s i tuac i6n a ntes desc r i ta evidenc iO Iafa l ta de com unica ciO n por parte de la alum na con el Departam ento de Bienestar, dejade m an if iesto, adernes, que no existiO un c ontrol entre Tesoreria y el Departam ento deBienestar , para determin ar s i e l a lum no que renueva esta beca hab ia efectuado e lco bro de l ben ef ic io s o l i c i tado en e l sem estre a n ter ior. Sob re e l pa r ti cu la r , e lreg l am en to no s e p ronun c i a a l respec to ,o que perm i te que d ichos recurso sperman ezca n inmovi l izados s in p lazo de v igenc ia .

Sobrea m ateria , I a U n ivers idad fi sca l iza dasena la que la D i recc i6n de F ina nz as ha i ns t ru ido a l D epar tam ento de Tesoreria ,m edian te o f ic io N 08 3 , de 2012 , pa ra que rea l i ce l a s ges t iones de con t ro l yrev is iones per tinentes, relac ion adas con beca s otorgadas por el Depar tam ento deBienestar Estudiant i l , donde se establece un procedimiento de revis ion de caractertrimestral.Adema s, se informa que el reglam ento internode Bienestar E studian t i l debe a decua rse aas ac tua les c ond ic iones, pr inc ip ios ynorm as que regulan as becas y benef ic ios del Mineduc, para un m ayor con trol .L a U n i v e rs i d a d h a a d op ta d o l a s m e di da stendientes a subsanar la debil idad de control constatada, por tanto procede levantar la

observaciO n, s in per ju ic io de que deba com unica r a la a lumn a R ut 17.605.384-4 queposee un va le v ista pa ra su c obro.P or otra pa rte, se detectO dentro de lam uestra de las b ecas de "onc e", que el alum no R ut 15.028.85 9-2, recib iO la beca enel alio 2011, segim consta en la resoluciOn N 68, de 2011, de la DAE, encircun stan cia s que el alum no s e encon trab a excedido en m as de un a n con respectoal egreso de Ia ca rrera, vuln erando lo esta blecido en el articulo 15 letra h), del referidoreglam ento, el cua l estipula que el estudian te que reciba un beneficio, n o puede ten erRies de un a rio adiciona l a la durac iOn establecida por su ca rrera.

As imism o, el a lumn o Rut 16.687.125-5, recibi6el beneficio, para el primer sem estre de 2012, m edian te resoluciO n N 57, de 2012, dela D AE , s in emba rgo, presentaba un rendimiento ac ademic del an o an ter ior, inferior al a n ota 4 .0 . t ra ns gred iendo lo c i tado en e l a r ti cu lo 15, let ra f ) , del m enc iona dol am ento, el cua l sena la que ca da b enefic iar io debere cum pl ir con los requis i tosnf iernicos que se establezcan para cada beneficio.

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i t o s i A L 0 C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC ACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

En su respuesta, la Universidad senala queefectivamente la alumna Rut: 15.028.859-2ngresb el ano 2005 a la carrera deagronomia y recibib la beca de onces-comida en el ano 2011, para aplicarse en elcasino que la institucibn posee en Ovalle, reconociendoue la aludida habiareprobado una asignatura. Cabe agregar como antecedente, que la mencionadaalumna tiene domicilio en la ciudad de La Serena.En cuantol alumno Rut: 16.687.125-5,ingres6 el ano 2006 a la carrera de agronomia. El primer semestre del ano 2012 fuebeneficiado con la beca de onces-comida, debido a quea familia. segUnosantecedentes socioeconOmicos, no logra solventar los gastos que debe realizar en laciudad de Ovalle, donde esta ubicada su carrera.

En ambos casos,rivarlos de la ayudapudiera haber significado un impedimento para terminar y/o continuar sus estudios,por carecer de los recursos de subsistencia, situacibn vinculante al rendimientoacademic.Sobre la materia, yonsiderandoueoshechos observados no constituyen una habitualidad, se levanta la observaciOn, sinperjuicio de reiterar el apego que debe existir al reglamento que norma estas materias.Los casos observados atendido su carcter social, corresponde sean solucionados

conforme can los programas del Servicio de Bienestar Estudiantil.En cuanto a los formularios de solicitudde beneficios, se detectO en algunos casos de la muestra correspondiente a las becasentregadas por el Departamento de Bienestar, la misma situaci6n planteada en lasbecas de arancel, en lo relacionado a la falta de la firma de la trabajadora social querecibib los antecedentes. y verificO que lo informado por el alumno se encontraba

conforme al reglamento. (Anexo N 2).La Casa de Estudios Superiores informa quela falta de firma de las trabajadoras sociales en los formularios para postular a becasde arancel y becas internas, pueden ser explicadas en razOn de que cuatro de ellasfueron contratadas a partir del ano 2012, en reemplazo de 4 asistentes socialesacogidas a jubilaciOn.Senalan que se ha instruido para queecumpla con la firma respectiva en el formulario, con el fin de asegurar el debidocontrol. Al respecto,e levanta la observaciOn, sinperjuicio de validar en futuras visitas de seguimiento la implementaciOn de esamedida.

LasecastorgadasorlDepartamento de Bienestar no cuentan con uneglamento especifico paralotorgamiento de beneficios. Es asi, por ejemplo, no se senala la forma de medir elcumplimiento de los requisitos acadmicos que se establezcan para cada beneficio.Sobre la materia, el reglamento interno para laorganizaciOn y funcionamiento del programae asistencia econOmica delDepartamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 15. senala que "los postulantes orenovantes al Programa de Asistencia EconOrnica deben cumplir con los siguientesrequisitos, sin perjuicio de las exigencies especificas de cada beneficio", sin embargo,W\Fp no se ha normado las materias pormenorizadas de cada beca.


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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R I A R E G IO N A L D E C O Q U IM B OC O N T R O L E X T E R N O

La U n ivers idad, sob re esta m a ter ia , sena laque las beca s o torgadas por el Depar tam ento de B ienestar E studian t il t ienen unregla m ento interno que data del a l io 198 3. y que debe ser actual iza do. Por tanto, seprocedera tam bin a redactar las n ormas con las ex igencias especi f icas inherentes acada beneficio.

Se debe m an tener la obs erva c ian m ient rasesa U n iversida d, n o com plem ente el regla m ento de otorga m ien to de crdi tos enrelaciOn con las exigencias especif icas para s ol ic i tar los benef ic ios.Desembolsos s in c ontar con Docum entos de Eg resos.

Se determin6 que a lgunos desem bolsos n otienenos respect ivos doc um entos de egresos . En efecto, a l so l ic i tarse aquel losrelaciona dos con el pago de ayudas eventuales, se acom pan 6 una ca rtola histOr ica decuenta corr iente y un docum ento l lam ado pag o de proveedores, "officeba nkin g", delBan co Sa ntan der, y la copia del va le v ista cob rado por los a lum nos.

E ste procedim ien to, se t ien e im plemen tadopor cuan to el sis tem a de inform ac i6n n o lo tiene con tem plado. ya que se efectUa una"carga de los docum entos a paga r por el ban co".Conjuntamente con la omisiOn de esedocum ento, no s e han forma l iza do los diversos pun tos de con trol o autoriza cion es delas operac iones necesar ias para e l proceso. S i b ien e l s is tem a de in forma ciO n a ctUacon con t ro les au tom at i cos de ap roba c iones , n o es pos ib le di s t ing u i r a quel losfunciona r ios que efecta n esas labores en el proceso de pago.L a U n i ve r s i da d s e n a l a q u e e n e fe c to l o sdesembolsos asociados a egresos por "officebanking", no cuentan con uncom proban te formal de egreso. no obs tante lo senala do, los c ontroles se efectUan dem an era au toma ti ca en e l s i s tema i n fo rm a t ico de l a U LS , prev i a v i sa c iO n de lasrespect iva s n6m ina s. Sena la , adem as , que se im plem entaran reportes as oc iados adichos n iveles de autor izac iOn en plataform a f ina nc iera, como a sim ism o en lo relat ivoa procesos de "off icebanking".Por lo expuesto anteriormente, procedem an tener la obs erva c iO n , m ien tras n o se com pruebe la im p lementac iO n de losreportes as ocia dos a los distintos n iveles de autorizac iOn .

Apl icaciO n C ontable de las Becas M ineduc.El M ineduc aprueba, m edian te decretos, losm ontos y a lum nos bene fi c iados c on l a s d iferen tes becas que o to rga . Ta n to l osdecretos com o la informac iOn relac iona da con los fondos tran sferidos, son envia dos ala D irecciOn de Asun tos Estudiant i les (DAE ).D e acuerdo con e l a na l is i s e fec tuado, se

,eterm in6 que las t ran sferenc ias rec ib idas con cuerdan c on lo in forma do y as ign ado4. . r

,c . o .el M ineduc. s in em bargo esa in form ac iOn no co inc ide con lo ap l icado y reg is tradoe lacon tabi l idad. El detal le se presenta a con tinua ci6n:


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,,essua L 4 CONTRA L ORIA G E NE RAL DE L A RE P UBL ICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

Beca Monto segtindecretoSecreduc $Transferenciarecibida $

Valor

registradoiferenciacontabilidad$Bicentenario 2 .154.028.109 2 .154.028.109 2.086.749.891 (67.278.218)Excelencia A cadernica 2 58.418.500 2 58.418.500 2 50 .505.470 (7.913.030)Hijo de Profesionales de la EducaciOn 92 .800 .000 92 .800 .000 87.2 50 00 0 (5.550.000)Pedagog la 18.82 5.000 18.82 5.000 19.553.500 728.500Valech (Traspaso) 37.396 .6 02 37.396 .6 02 34.740.557 (2.656.045)VocaciOn P rofesores 12 5.309.16 8 12 5.309.16 8 109.532.701 (15.776.467)T O T A L E S $ 2.686 .777 .379 2.686.777.379 2 .5 88 .3 3 2.1 1 9 ( 98 .4 4 5.2 6 0)Del cuadro anterior, se infiere que la suma de$ 98.445.260 no ha sido aplicada contablemente. lo que denota la falta de control poroposici6n entre la DAE y Contabilidad. deficiencia que puede afectar la calidad demoroso de los alumnos de esta universidad. toda vez que si dichos montos no sonregistrados contablemente. se traduce en que algunos estudiantes se representancomo deudores por falta de pago de su arancel.En cuanto al ano 2012, no se ha segregado lainformaci6n y al mes de octubre de este ano, ailin no aplicaban contablemente losfondos recibidos por esos conceptos, los que ascienden a $ 3.121.171.118. La

explicaciOn otorgada por esa entidad se refiere a que a la fecha, aCm el Ministerio deEducaci6n no tiene conformados los montos definitivos.

Sobre la materia, se informa que la aplicaciOnde becas sobre arancel corresponden a los aportes entregados de acuerdo a laspoliticas del Mineduc y son ajustados conforme la dinemica y movilidad de losestudiantes. los cuales dadas distintas circunstancias cambian las correspondientesasignaciones de becas (postergaciones del semestre, suspension, abandonos) y otrassituaciones que varian la situaciOn inicial informada por el Mineduc.Finalmente, senala, se debe precisar que losfondos por becas asociados a un menor valor son deducidos al ano siguiente por el

Mineduc.En cuanto al periodo 2012, senala, que es elMineduc quin, conforme a nuevas regulaciones, efectuara los cruces respectivos conla InstituciOn a fin de establecer un proceso de cierre de las asignaciones de becas yfondos recibidos en el mismo ano en que se asignaron y aplicaron los beneficiosestatales.Las explicaciones que entrega la Universidad,acerca de las diferencias correspondientes al ano 2011, carecen de un anlisis tcnicoque respalde las afirmaciones entregadas. Similar situaci6n acontece con el ano 2012,por cuanto no se acompanan antecedentes formales que respalden los motivos por

los que esa entidad, a la fecha de la auditoria practicada, no aplicaba los recursosrecibidos por concepto de las distintas becas.Por lo expuesto, corresponde mantener laobservaciOn, debiendo esa Universidad iniciar una investigaciOn con el fin dedeterminar la diferencia en la aplicaciOn de recursos, ano 2011, como asimismo de los(foridos correspondientes al ano 2012.

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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR O L E XTE R N O

I L -OBRE EL EXAMEN DE CUENTAS.Sobre la materia, el examen de los egresos dela muestra y la documentaciOn de respaldo y otros medios de validaciOn. permitiO

deducir las siguientes observaciones:1.-ecas de Arancel. El trabajo desarrollado incluyO el examen de ladocumentaci6n de respaldo de las fichas de los alumnos beneficiaries de la muestra.su registro en la contabilizaciOn, el cumplimiento de la normativa legal aplicable en laespecie y la ejecucion de las validaciones respectivas. Adems, se practic6 unaconfirmaciOn directa con los alumnos respecto de as beneficios recibidos de parte dela DAE, los que en general sehalaron haber recibido conforme las becas otorgadas.

Sobre el particular, se constat6 que la alumnaRUT 17.404.647-6, no procedia que fuese beneficiaria d e la beca bicentenario, todavez que, de acuerdo a as antecedentes presentados conjuntamente can el formulariode solicitud de beneficios para el ano 2011, se determin6 que su situaci6nsocioeconOmica la ubicaba en el IV quintil, segOn as tramos informados per elMineduc. range superior al limite establecido para postular a dicho beneficio, el quecorrespondia al segundo quintil. El efecto financiero de la situaciOn mencionadacorresponde a una rebaja anual de su arancel ascendiente a $ 1.967.744. hecho que,a laecha de la fiscalizaciOn, no habia sido comunicado formalmente per elDepartamento de Bienestar de la Universidad de La Serena al Ministerio deEd ucaciOn.

Lo anterior vulner6 lo establecido en la letrac), del articulo 3 y la letra b), del articulo 28. ambos del decreto N 39, de 2011, delMinisterio de EducaciOn, aplicables al memento de la renovaciOn de este beneficio,puesto que uno de los requisites para continuar can la beca era que el alumno debiamantener la condici6n de necesidad socioecon6mica que lo hizo acreedor al beneficio,en lo especifico que para este tipo de beca, debia pertenecer a los dos quintiles demenores ingresos de la poblaciOn del pals.

La Universidad informa que efectuada unanueva revision del case observado, se estableci6 que la alumna ingres6 el ano 2008 ala carrera de enfermeria y el aria 2009 el Mineduc le otorg6 la beca bicentenario,perteneciendo al quinto quintil. Expresa. adems, que se solicitar informaciOn alDepartamento de Becas y Creditos del Mineduc can el fin de conocer las causas perlas que una alumna perteneciente a un quinto quintil haya sido beneficiada, encircunstancias que la norma legal senala que son los dos primeros quintiles los quetienen acceso at beneficio. En el mismo contexto, sehala que el Departamento deBienestar Estudiantil de la Universidad, solo cumple el rol de mediador al solicitardocumentos y transferirlos al Mineduc, previo ingreso de los antecedentes socio-econ6micos familiares en forma electrOnica per la alumna.

No obstante las explicaciones entregadas. yreconociendo que al Departamento de Bienestar Estudiantil no le corresponde otorgar\_;4esas becas. se mantiene la observaciOn mientras no se aclaren las causas por las que\otorg6 e l beneficio y la validez de los antecedentes que sustentaron la postulaciOn.

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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC ACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

2 .-ecas Otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil.Para la fiscalizaciOn, la muestra abarcO lossiguientes tipos de becas: de residencia; de almuerzo y once; de dinero y de dinero

almuerzo; cuyos montos se detallan a continuaciOn:Beca0 1 1012Monto $on to $Exce lenc ia ULS 34.564.360 -E xen ciO n H ijos F un c ion a rios 9 5.35 2.5 17 -Residencia 21.660 .000 31.68 0 .000Almuerzo y O n ce 9 3.49 1.200 8 1.528 .600Dinero 7 3.133.49 0 66 60 8 .7 10Dinero-A lmuerzo 7.966.000 8 .088 .850T O T A L E S 326.167 .567 187.906 .160

Del examen efectuadoe detectO que laalumna Rut 17.363.561-3, recibi6 beca de almuerzo para el 1' semestre de 2012,segn consta en la resoluciOn N 56, del presente ano: sin embargo no fueron habidoslos antecedentes socioeconOmicos y academicos que respalden la entrega del citadobeneficio.D ecuerdo aoenalado por elDepartamento de Bienestar, esta situaciOn corresponde a un caso de excepciOndenominado supernumerario, razOn por la cual no contaba con los antecedentesrespaldatorios.Sobre la materia, corresponde precisar queatlin cuando la alumna postule al beneficio fuera de los plazos indicados por el

departamento, dicha circunstancia no lo exime de exigir laocumentaci6n quejustifique su entrega y que aderns permita acreditar al departamento otorgante, elpresupuesto utilizado por ese concepto, en la respectiva resoluciOn de asignaci6n dela beca.

Sobre la materia, esa Universidad senala quela alumna pertenece a la carrera de arquitectura e ingres6 a la Universidad el ano2008. Posteriormente. posterg6 estudios el ano 2010 y el primer semestre 2011.reincorporndose a partir del 2 semestre011. perdiendoodosos beneficiosotorgados anteriormente, tales como beca bicentenario. BAES y BMES, por haberexcedido los periodos que el Mineduc contempla para suspender estudios.El primer semestre 2012, por su estado desalud, no pudo asistir al proceso de postulaciOn de beneficios, motivo por el cual no le

fueron asignados en forma regular. Sin embargo, ante unaolicitud personal yexpresa de la madre de la alumna, se le otorg6 el beneficio. considerando adems eldiagnOstico de una enfermedad crOnica en las extremidades.

Tiene su domicilio en la ciudad de La Serena yvive en casa de la tia materna. Al no poder desplazarse diariamente del lugar dondeestudia a su casa habitaciOn, se le entreg6 en forma extraordinaria y en calidad desupernumeraria una beca de almuerzo.

LamisiOneosntecedentes\\ocioeconOrnicos ha sido subsanada, al crearse un expediente completo e informando\las Trabajadoras Sociales, con el objeto de conceder una beca de alimentaciOn en\ 1 \W I Gia r 6c t e r supernumerario, en el entendido que la condiciOn especial de la requirente,ho la eximia de presentar documentos que acreditaren su relato.13


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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P O B LIC AC O N T R A L O R IA R E G I O N A L D E C O Q U I M B OC O N T R O L E X T E R N O

Por lo expuesto, corresponde levantar esaobservaciOn. sin perjuicio de poner aisposiciOn todos los antecedentessocioeconOmicos que sobre la materia soliciten los funcionarios de esta ContraloriaRegional que practicaran el respectivo seguimiento de la presente auditoria.3.-yudas Eventuales. Tal como se sena16. segOn el reglamentointerno de las becas de bienestar. las ayudas eventuales corresponden a la suma dedinero que ocasionalmente el Departamento de Bienestar Estudiantil otorga en calidadde donaciOn a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistos o situacionesde emergencia que inciden en su quehacer acadmico y que no estan en condicionesde solventar.

De la revision realizada se detectaronsituaciones que no concuerdan con lo expresado por el citado reglamento interno,comprobndose traspasos presupuestariosesde distintos departamentos de launiversidad al Departamento de Bienestar Estudiantil, para financiar actividades nocontestes con los objetivos de este tipo de ayuda, tales como los siguientes casos:Traspaso presupuestario N 22.545, de2011,or $ 119.000, desde elDepartamento de Educacicin Fisica y Deportes aBienestar Estudiantil para la participaciOnel alumno Rut 16.189.447-8. comodelegado de basquetbol de la casa de estudios. El monto corresponde al pago de 7meses por $ 17.000 cada uno.Traspaso presupuestario N 24.588, de2011, por $ 50.000. desde el Departamento de PlanificaciOn a Bienestar Estudiantilpor la participaciOn de la alumna Rut 15.572.699-7, en los proyectos FIAC2.Traspaso presupuestario N 27.940, de

2012,or $ 1.980.000. desde el Departamento de lngenieria de Minas. para asalumnos Rut 16.893.576-5. 17.284.662-9 y 17.277.343-5, por $ 660.000 cada uno,pertenecientes al centro de alumnos de ingenieria civil en minas, con el objeto de quejunto a otros alumnos de la carrera asistan a la Expomin 2012, financiando con dichosfondos el alojamiento y la alimentaciOn.

Traspaso presupuestario N 28.471, de2012. por $ 40.000, desde la Rectoria, para el alumno Rut 17.434.849-9, por participaren un evento institucional integrando el grupo de Tunas Distrito.Traspaso presupuestario N 28.583. de2012. por $ 200.000, desde la DirecciOn de Estudios Institucionales y PlanificaciOn abienestar estudiantil. para la alumna Rut 19.203.796-4, para participar en el proyecto

FDI Feria Vocacional "Universitarios por un dia".Traspaso Presupuestario N' 24.561, de

2011, por $ 210.000, desde la DirecciOn de InvestigaciOn a Bienestar Estudiantil, parapagos de tres alumnos que colaboraron en el proyecto N 1020760, del profesor J.Zepeda.De forma previa la Universidad fiscalizadasenala que la DirecciOn de Asuntos Estudiantiles recibe traspasos presupuestariospara apoyar las actividades estudiantiles que sirven para traslados, inscripciones enongresos, seminarios; pago de prestaciones de servicios o, ayudas acadmicas para

e los alumnos desarrollen proyectos de caracter academic.14


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CONTRA L ORIA G E NE RAL DE L A RE P UBL ICAC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR OL E XTE R N OEl analisis tecnicoviabilidad dea ayuda

eventual corresponde a la unidad o macrounidad que concede el aporte econOmico, yes quin en forma exclusiva evala el cumplimiento de los objetivos curriculares, porcuanto la DAE, es una DirecciOn de caracter administrativo y no tiene facultades paraobjetar contrato de prestaciones para actividades de investigaciOn, representaciOn yactividades acadrnicas.

E nuantolrocedimientoeastransferencias observadas, de las distintasnidades a Bienestar Estudiantil, seraincorporada en el nuevo reglamento para establecer claramente los requisitos yobjetivos de acuerdo a su naturaleza acadmica.Al respecto, estaontraloria Regionaloobjeta el caracter acadmico de los desembolsos, sino que la imputaciOn de ayudaseventuales que se les otorgan ellos, por cuanto la finalidad de 6stas, no se condicencon la definici6n de ayuda eventual entregada por el reglamento que las rige. Noobstante, se levanta la observaciOn en el entendido que se actualizara la normativaque contiene este tipo de ayudas, situaci6n que sera en todo caso verificada por laUnidad de Seguimientos de esta Entidad Fiscalizadora.4.-eca Hijo de Funcionarios. Mediante Decreto 33, de 1999, de laRectoria de la Universidad de La Serena, se aprueba la exenci6n de matricula parahijose funcionarios y ex funcionarios que cursen estudios superiores ensaUniversidad.

Para ello, se establecen diversos porcentajesde exenciOn, de acuerdo con el rendimiento acadmico de los alumnos.

El articulo quinto de ese cuerpo reglamentario,senala que sera la Vicerrectoria Acadmica quien definira anualmente las exencionesen sus diferentes tramos sobre aquellos hijos de funcionarios que expresamente losoliciten.

En se contexto, mediante las resolucionesexentas NOS 101 y 136, de 2011 y 2012, respectivamente, de la VicerrectoriaAcadernica, se establece la exenciOn de un 100% del arancel de matricula para losanos011 y 2012, de la alumna senorita Maria Paz Catalan Badilla,ut17.625.789-K. por un valor de $ 2.293.000 y $ 2.317.000, para cada ano.Ahora bien, las mencionadas resoluciones,son firmadas por el Secretario General de la Universidad y el Vicerrector Acadmico,senor Jorge Catalan Ahumada, padre de la alumna Maria Paz Catalan Badilla,beneficiaria de la beca.

Sobre la materia, es menester senalar.nrelaciOn con la situaci6n planteada, que el articulo 8 de la ConstituciOn Politica de laepOblica, prescribe que el ejercicio de las funciones pUblicas obliga a los titulares aaf estricto cumplimiento al principio de probidad en todas sus actuaciones.

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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R IA R E G I O N A L D E C O Q U I M B OC O N T R O L E X T E R N O

A su vez, el articulo 52 de la ley N18.575, de1986. Orgnica Constitucional de Bases Generales de la AdministraciOn del Estado,establece que as autoridades y los funcionarios de la Administraci6n del Estado, seanestos Ultimos de planta o a contrata, debern dar estricto cumplimiento al principio deprobidad administrativa, precisando en su inciso segundo, que dicho principio consisteen observar una conducta funcionaria intachable y un desempeno honesto y leal de lafunciOn o cargo, con preeminencia del interes general por sobre el particular, cuyainobservancia acarrear las sanciones legales del caso.

Por su parte, el articulo 62 del texto legal encomento, senala que contravienen especialmente el principio de probidadadministrativa, la conducta a que hace menciOn, entre otras, la contenida en el N 6 dedicho precepto, relativa a intervenir en razOn de sus funciones. en asuntos en que setenga inters personal o en que lo tengan el cOnyuge, hijos, adoptados o parienteshasta el tercer grado consanguineo y segundo de afinidad inclusive. o participar endecisiones en que exista cualquier circunstancia que le reste imparcialidad, surgiendola obligaciOn de abstenerse de participar en estos asuntos, debiendo poner enconocimiento de su superior jerrquico la implicancia que les afecta.

Respecto de lo anteriormente planteado, esmenester informar que la alumna mencionada cumple con todos los requisitos paraacceder a una exenciOn de matricula del 100%, por cuanto su rendimiento academicpara los periodos senalados es de 6,4 (seis coma cuatro).

Esa Casa Superior de Estudios senala que laVicerrectoria Acadmica ha procedido a dictar los decretos que invalidan parcialmentelos actos que se observan y al mismo tiempo, ha procedido a dictar los decretos queotorgan el beneficio a la citada alumna, por el funcionario no inhabilitado para ello, deconformidad con lo dispuesto en el articulo 53 de la Ley N19.880.Al respecto, cabe mantener la observaciOnmientras esa Universidad no demuestre mediante los decretos respectivos que hasubsanado el acto administrativo, sin perjuicio que deba esa InstituciOn iniciar unproceso disciplinario, relacionado con la infracciOn a la norma de probidad, en cuyocaso deber tener presente que, si bien es cierto podria estimarse que ocurriOirregularidad, del mismo modo debe considerarse que laeneficiada cumplialargamente con los requisitos para obtener la beca.

5. -irecciOn de InvestigaciOn Gastos de Proyectos.El examen efectuadouvo como objetivoverificar que los gastos realizados con cargo a los proyectos de investigaciOn.cumplan con lo establecido en los respectivos proyectos y normativa general de laUniversidad, para comisiones de servicios, adquisiciones, entre otras.En ese contexto, se examinaron 8 proyectoscorrespondientes al ano 2011. y 14 del ano 2012, los que suman $ 30.462.364 y$ 92.179.443. respectivamente. La muestra determinada para el examen ascendiO a$ 122.641.807, representando un 91% de los gastos de esos periodos. (Anexo N 3).

EnosroyectosApoyoeunionesCientificas" y "DIULS regular", de los acadmicos Sonia Salas y Alejandro Perez

1 ?once, se pagaron viticos al extranjeroor $ 300.000 y S 1.000.000,VrOlspect ivamente.16


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41I ILT

ovotam.4eONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICAC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M B OCON TR O L E XTE R N OSobreaateria,aocumentaci6nsustentatoriaroporcionada por el Departamentoe Contabilidad contenia as

resoluciones exentas N O S 3.310 y 411, ambas de 2012, sin la firma del senor Rector ySecretario General de la Universidad.Al respecto,e validaron las mencionadasresoluciones en la Direcci6n de InvestigaciOn, comprobando que se encontrabanfirmadas por la autoridad universitaria. La observaciOn deja en evidencia que aOncuando lasesoluciones no se encuentranirmadas, seagan los viticos,desconociendo la validez de esa resoluciOn y los procedimientos administrativos de la

universidad.Sobre la materia, es precisondicar que elpago de recursos que no se encuentren sustentados con la dictaciOn v6lida del actoadministrativo incumple las obligaciones de los funcionarios,stablecidas en elarticulo 61 del Estatuto Administrativo. Asimismo, es necesario sefialar que la firmade la autoridad debe ser entendida como una formalidad indispensable, y por endeesencial, forma por la cual manifiesta su voluntad expresada vida al actoadministrativo, en los trminos del articulo 1 de la ley N 19.880, esto es, unadecision formal emitida por un organo de la AdministraciOn del Estado en la cual se

contiene una declaraciOn de voluntad en el ejercicio de una potestad pOblicaLa Universidad sefiala que el procedimiento

de pago esta claramente establecido, incluyendo las etapas de control. Lo ocurrido esun error involuntario y puntual que surge dea urgencia y la gran cantidad deactividades acadmicas tanto nacionales e internacionales que se generan por partede las facultades, Ilegndose en algunos casos. a superar la capacidad del personal.Por tanto. procede levantar la observaciOn.Finalmente,rocede establecer que engeneral. los gastos efectuados con cargo a los proyectos ejecutados por la DirecciOnde InvestigaciOn, se ajustan a las finalidades de los mismos y, cumplen con lanormativa interna dispuesta por la Universidad.

6.-tras Observaciones.6.1.-eneficios incompatibles entre si entregados a un alumno.De acuerdo a lo establecido en el articulo 7del reglamento interno para las becas otorgadas por el Departamento de BienestarEstudiantil, "los beneficios del sub-programa alimentaciOn y sub-programa en dinerodel programa de asistencia econOmica son incompatibles entre si. El estudiante nopodr tener ms de un beneficio de los asignados por estos dos sub-programas-.Al respecto, para el 1 er semestre del ario 2012se constatO la entrega de ambos beneficios para las estudiantes Rut 18.317.541-6 y17.452.368-1, aprobados mediante resoluciones N 56, y N 24, de 2012, que asignanla beca de almuerzo y de dinero, ambas de la DAE. Si bien lo expuesto no esr e z rrente. esta situaci6n infringe la incompatibilidad de percibir esas dos becas, deerdo con lo estipulado en el citado reglamento.

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICAC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O C ) LJ IM B OC O N T R O L E X T E R N O

to C R A L 4

Esa Universidad responde que la alumnaRut. 18.317.541-6, de la carrera pedagogia en educaciOn diferencial, ingresO a laU n i ve rs idad e l an o 2011, c u r s a nd o a c tu a lm e n te el 4 n i ve l c u r r ic u l a r c o n p r o m e d io 5 ,5 .Su familia la constituye su madre y un hermano. Reside en la ciudad de Coquimbo,poblaciOn Sindempart y se le otorgaron ambas becas por bajo ingreso per capita y elgasto de cuatro pasajes diarios. Asimismo, se puede informar que el segundosem es t re so l o t ien e b eca de a l im en t a c i O n .

Al respecto, y por tratarse de casos aisladosdentro del examen, se levanta la observacin, sin perjuicio de reiterar el apego a lasno rm as q u e r ige n e s te ti p o de ayu d as .6.2.- Cr-kiltcon aval del Estado aprobado, no aplicado en registros contables.

De acuerdo a lo informado por el BienestarEstudiantil, el crdito con aval del Estado, CAE, del alumno Rut 17.514.399-8 quecubre el 50% del arancel de su carrera, se encuentra vigente desde el ano 2008 a lafecha; antecedente que tambien se presenta en la pagina web www.ingresa.cl . Porotra parte, se constat6 que dicho beneficio no se encuentra contabilizado con cargo alarancel del citado alumno, por lo tanto el sistema de finanzas de la universidad loc o n s i g n a c o m o d eu do r .

Lo anterior denota que no existiO un controlcruzado, entre lo informado por la comisi6n que administra ese crdito, pertenecientea l M i n i s t er io de E duc a c i On y l a i mput a c i On de es t e en l a con t a b i l ida d .

La Universidad seriala que efectivamente elalumno mencionado en plataforma financiera, presentaba una deuda de arancel, porc o n c e p to d e be ne f ic i o s no a p l ic a d o s re la t i vo s a C A E .

Prosigue manifestando que a la fecha se hanefectuado las aplicaciones correspondientes del beneficio y se ha instruido respectode esta materia al Departamento de Tesoreria en cuanto a aplicaciones y fondosr ec i b i dos por con cept os de C AE .

Sobre la materia, corresponde mantener lao b s e r v a c i O n p o r c u a n to n o e x i s te e v id en c i a f o rm a l d e la r eg u l a r iz a c i O n d e la a p l ic a c i O nd e l a b e c a , c o m o a s i m i s m o d e la s i n s t ru c c i o n e s i m p a r ti da s .6.3.- Transferencias a otras entidades relacionadas.

De acuerdo can certificado otorgado por lasenora Maria Marcela Aguirre Salgado, Vicerrectora de Asuntos EconOmicos y donSergio Zepeda Maluenda, Secretario General, de esa Casa de Estudios, se senalaque de acuerdo a los antecedentes contables y financieros, como asimismo a lasActas de la Honorable Junta Directiva de la Universidad de La Serena,correspondiente a los arias 2011 y 2012, no se ha efectuado aportes o transferenciasas Sociedades, fundaciones o empresas relacionadas con la Universidad de Laf lena.


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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR OL E XTE R N O

CONCLUSIONES.La Universidad de La Serena ha aportadoantecedentes e iniciado acciones sobre algunas observaciones formuladas en el

preinforme de auditoria puesto en conocimiento de esa entidad.

Sinerjuicio de lo anterior, se deberbnadoptar las siguientes medidas, a mas tardar el 30 de marzo de 2013, con el objeto dedar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias aplicables,comprendiendo, entre otras, as siguientes acciones, sobre las materias que a

continuaciOn se indican:Aprobar e implementar la Ordenanza quefije la manera especifica del actuar de la Contraloria Interna de esa Universidad.Dotar a la Contraloria Interna deprivilegios en el acceso a los sistemas de informaci6n que mantiene esa Universidad.

Actualizar el reglamento interno deorganizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, delDepartamento de Bienestar Estudiantil. en especial aquellas materias relacionadascon el otorgamiento de ayudas eventuales y exigencias especificas para postular a losbeneficios. Asimismo, dictar la resoluciOn que apruebe la modificaciOn y/oactualizaciOn de ese reglamento

Formalizar los distintos niveles de

autorizaciOn de los egresos, tanto ena plataforma financiera como en el"officebanking". Analizar la diferencia ascendente a$ 98.445.260, correspondiente al aho 2011. producida entre la aplicaciOn e ingreso delas distintas becas otorgadas por el Mineduc. Asimismo, aplicar los recursosentregados por ese mismo concepto el ano 2012.

Solicitar al Ministerio de EducaciOninformacibn acerca de las causas por los cuales se otorg6 la beca bicentenario a laalumna Rut 17.404.647-6, perteneciente al IV quintil, en circunstancias que lanormativa sehala que para postular se requiere pertenecer a los dos primerosquintiles. Asimismo. esa Universidad debera efectuar una revision de la mencionadabeca, en particular de los antecedentes presentados por los alumnos los aflos 2011 y2012, con el fin de determinar su correcto otorgamiento, informando el resultado aesta Contraloria Regional.

7.- Iniciar un proceso disciplinario, tendiente aestablecer en qu medida se vulneraron las normas de probidad, en el otorgamientode la beca "Hijos de Funcionarios", a dona Maria Paz Catalan Badilla, sobre la baseun acto administrativo suscrito por su padre, en su calidad de Vicerrector

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Osvaldo astillo Agui eraJefe Unidad de Control Externo(s)

C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC ACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

8.- Regularizar la omisiOn en la aplicaciOn delCrdito con Aval del Estado (CAE), del alumno Rut 17.514.399-8, por cuanto elbeneficio no se encontraba reconocido.

Saluda atentamente a Ud..

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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P U B L IC AC O N T R A L O R I A R E G I O N A L D E C O Q U I M BOCON TR OL E XTE R N OA n e x o N 1

Solicitudes de beneficios sin firma de Ia trabajadora social, asociados a lasbecas de arancel.

A n o COdigo de Iacarrera R ut2 0 1 1 2515 1 7 3 3 1 6 3 12 0 1 1 2563 177116102 0 1 1 2567 174012572 0 1 1 2 5 2 1 178277482 0 1 1 2564 160007932 0 1 1 2550 169281952 0 1 1 2 5 4 1 178054982 0 1 1 2 5 6 1 170709122 0 1 1 2542 171355882 0 1 1 2533 177217462 0 1 1 2567 174373752 0 1 1 2510 176265532 0 1 1 2566 176055042 0 1 1 2 5 6 1 181783382 0 1 1 2514 172946492 0 1 1 2533 174046472 0 1 1 2504 174011942 0 1 1 2513 173641982012, 1 semestre 2533 178278022012, 1 semestre 2567 174929892012, 1 semestre 2563 179802482012, 1 semestre 2 5 6 1 177136792012, 1 semestre 2510 181782402012, 1 semestre 2552 181784902012, 1 semestre 2567 179027782012, 1 semestre 2513 181756582012, 1 semestre 2567 180031762012, 1 semestre 2510 174531772012, 1 semestre 2 5 5 1 155747022012, 1 semestre 2 5 4 1 176260562012, 1 semestre 2563 18217373

2012, 1 semes t re 2567 167447682012, 1 semestre 2533 176254852012, 1 semestre 2 5 4 1 165787282012, 1 semestre 2553 1801243890 12, 1 sem estre 2533 18178086? r- z0 12, 1 sem estre 2512 17625839

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C O N T R A L O R I A G E N E R A L D E L A R E P C J B LIC ACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNOAnexo N 2

Solicitudes de beneficios sin firma de la trabajadora social, asociados a lasbecas otorgadas por bienestar estudiantil.

Alio COdigo dela carrera Rut2 0 1 1 2 5 3 1 164435072 0 1 1 2534 171734992 0 1 1 2515 166868802 0 1 1 2552 163247322 0 1 1 2553 179740192011 2 5 6 1 176053842 0 1 1 2553 177126752 0 1 1 2 5 3 1 163579722 0 1 1 2 5 3 1 150288592 0 1 1 2512 166019122 0 1 1 2510 159961082 0 1 1 2 5 3 1 162105822 0 1 1 2533 181031592012, 1 semestre 2 5 3 1 172247422012, 1 semestre 2530 165513402012, 1 semestre 2510 178281842012, 1 semestre 2515 179343782012, 1 semestre 2567 179793392012, 1 semestre 2513 17362166

2012, 1 semestre 2553 177136962012, 1 semestre 2 5 3 1 166871252012, 1 semestre 2512 166019122012, 1 semestre 2552 182320022012, 1 semestre 2564 179988992012, 1 semestre 2 5 3 1 16689288. 12012, 1 semestre 2564 1751439912, 1 semestre 2524 17231966V

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C ON T R A LOR I A GEN ER A L D E LA R EPOB LIC AC O N T R A L O R i A R E G I O N A L D E C O Q U I M B OC O N T R O L E X T E R N OA N E X O N 3

P R O Y E C T O S E X A M IN A D O S A N O 2 0 1 1P r o g r a m a M o n t o g a s ta d o $1 1 . 7 0 0 . 0 0 0nc en t ivo a l desa r ro l lo de la i n ves t i gac iO nC o n v e n i o d e de s e m p e r io V . B r i o n e s 4 0 0 . 0 0 0C o n v e n i o de de s e m p e n o M . P e re z 2 0 0 . 0 0 0D I U L S r e g u la r R . B a r b a 1.146.565D I U L S r eg u l a r J . C e p e da 9 2 9 . 8 7 0P rog ra m a In ves tig a ciO n a ca dem ic os (P IA ) 13 .4 10 .0 0 0D I U L S r eg u l a r C . N o e m i 6 9 1 . 4 7 3P ro y ec to R o m n L o pez 1.9 8 4 .4 5 6T O T A L 3 0 . 4 6 2 . 3 6 4

P R O Y E C T O S E X A M IN A D O S A N O 2 0 1 2P r o g r a m a M o n t o g a s ta d o $I n c e n t i v o D e s a r ro l lo a l a i n v e s t i a c i O n 2 8 . 6 6 4 . 8 4 2Apoyo reuniones cientificas 1 .5 91 .769DIU LS regu l a r J . Cepeda 3 8 8 . 4 8 8M o n o g r a f ia s D I U L S 1 . 3 4 9 . 9 9 9P rog ra m a in ves tig adores a ca dern ic os (P IA ) 13 .34 9 .9 99D I U L S r e g u l a r E . U r ib e 1 .320 .5 46D IU L S reg u la r A . P erez 1 .0 0 0 .0 0 0D I U L S r eg u l a r C . N o e m i 7 4 7 . 9 8 7DIULS regular F. A r a y a 6 8 4 . 5 1 0P r o y e c to E r n e s to G i a n o l i 2 0 . 0 0 0 . 0 0 0P r o y e c t o A n t o n i o V e g a 2 0 . 0 0 0 . 0 0 0P r o y e c t o R o m n L o p e z 1 . 9 9 9 . 4 5 5P re .r. m a L i n a B a r r ie n t os 1 .081 .848

0 92.179 .443

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www.contraloria.c1

informe final 40-12 universidad de la serena auditoria de transferencias por becas estudiantiles y...

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